Embed Size (px)
Citation preview
PELAKSANAAN KEARSIPAN DI PROGRAM STUDI ILMU
ADMNISTRASI NEGARA FAKULTAS ILMU SOSIAL
DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS
MARITIM RAJA ALI HAJI
TANJUNGPINANG
NASKAH PUBLIKASI
OLEH
N U R S H I L A
Nama Pembimbing I : Wahjoe Pangestoeti, M. Si
Nama Pembimbing II : Ramadhani Setiawan, M. Soc.Sc
PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
TANJUNGPINANG
2016
i
SURAT PERSETUJUAN DOSEN PEMBIMBING
Yang bertanda tangan di bawah ini adalah Dosen Pembimbing Skripsi mahasiswa yang
disebut di bawah ini :
Nama : Nurshila
NIM : 100563201051
Jurusan Prodi : Ilmu Administrasi Negara
Alamat : Jln. Kuantan Gg. Putri Ledang Delapan
Nomor Telpon : 081270705068
Email : [email protected]
Judul Naskah : Pelaksanaan Kearsipan di Program Studi Ilmu Administrasi Negara
Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Maritim Raja Ali Haji Tanjungpinang
Menyatakan bahwa judul tersebut sudah sesuai dengan aturan tata tulis naskah Ilmiah dan
untuk dapat di terbitkan .
Tanjungpinang, Agustus 2016
Yang menyatakan
Dosen Pembimbing I Dosen Pembimbing II
Wahjoe Pangestoeti, M.Si Ramadhani Setiawan, M. Soc.Sc
NINDN.0713097001 NIND.1026058301
ii
PELAKSANAAN KEARSIPAN DI PROGRAM STUDI ILMU
ADMNISTRASI NEGARA FAKULTAS ILMU SOSIAL
DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS
MARITIMRAJA ALI HAJI
TANJUNGPINANG
Nurshila [email protected]
Wahjoe Pangestoeti, M.Si [email protected]
Ramadhani Setiawan, M. Soc.Sc [email protected]
ABSTRAK
Program Studi Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Maritim Raja Ali Haji
Arsip merupakan objek yang penting dalam menjalankan sebuah aktivitas
pekerjaan di kantor khususnya yang berhubungan dengan pelayanan administrasi.
Arsip sebagai sumber ingatan dan informasi membantu mekanisme kerja dari
seluruh pegawai instansi dalam pencapaian tujuan yang lebih efisien dan efektif.
Maka untuk menjamin terlaksananya tugas-tugas organisasi khususnya dalam hal
pelayanan administrasi dengan lancar, diperlukan adanya arsip-arsip yang utuh,
otentik, dan terpercaya. Tujuan penelitian ini yaitu untuk mengetahui pelaksanaan
kearsipan di Program Studi Ilmu Administrasi Negara FISIP Universitas Maritim
Raja Ali Haji.
Dijelaskan bahwa penelitian ini tidak menggunakan populasi dan sampel,
melainkan key informan dan responden. Peneliti menentukan Wakil Dekan II
FISIP sebagai key informan, sedangkan responden adalah Ketua Program Studi
IAN, Sekretaris Program Studi IAN dan keseluruhan staf Program Studi Ilmu
Administrasi Negara sesuai dengan lingkup permasalahan penelitian ini.
Skripsi ini menggambarkan hasil penelitian yang berkenaan dengan
kearsipan di Program Studi Ilmu Administrasi Negara FISIP UMRAH. Jenis
penelitian yang dipakai adalah penelitian deskriptif yang kemudian dianalisa
menggunakan pendekatan kualitatif.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa belum diperhatikannya beberapa
faktor yang dapat menunjang kearsipan dalam bekerja yaitu faktor ekonomis,
keamanan, penempatan yang strategis, fleksibel, dan petugas arsip. Sebagai
sebuah institusi yang bersentuhan langsung kepada masyarakat dalam hal
pelayanan hendaknya Jurusan Ilmu Administrasi Negara FISIP lebih
memperhatikan faktor-faktor yang dapat menunjang kearsipan demi terciptanya
pelayanan yang lebih efektif dan efisien.
Kata Kunci: kearsipan
iii
ABSTRACT
Archive is an important object in performing a work activity in the office,
especially relating to administrative services. Archive as a source of memories
and information helps the mechanism of action of all employees of the agency in
achieving more efficient and effective goal. So to ensure the implementation of
organizational tasks, especially in terms of administration services fluently, the
needed of intact, authentic, and reliable archives. The purpose of this study is to
investigate the implementation of archives at the Department of Public
Administration FISIP of Raja Ali Haji Maritime University.
It was explained that this study did not use sample and population, but key
informants and respondents. Researchers determine the Chairman of the
Department as a key informant while the respondent is the whole staff of the
Department of Public Administration in accordance with the scope of the problem of this research.
This research describes the results of studies related to the archives at the
Department of Public Administration of FISIP UMRAH. The type of research is
descriptive research then analyzed using a qualitative approach.
The research results showed that not noticed yet of some factors that can
support the archival work that is economical, security, strategic placement,
flexible, and archivist. As an institution that is in direct contact to the community
in terms of service, Public Administration Department of FISIP should give more
attention to the factors that can support archival services for the creation of a
more effective and efficient services.
Keyword : Archives
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Usaha meningkatkan
pelayanan dalam suatu organisasi
memerlukan sistem menajemen yang
tepat, dimana usaha yang dapat
menunjang manajemen tersebut
diperlukan informasi yang tepat dan
cepat. Salah satu informasi yang
penting bagi organisasi adalah
kegiatan organisasi itu sendiri yang
terekam dalam arsip. Dalam arti arsip
tercipta sebagai akibat dari proses
kegiatan yang dilakukan suatu
organisasi. Arsip merupakan salah
satu aspek penting yang seringkali
dilupakan keberadaannya dalam
kehidupan. Padahal, arsip
mempunyai nilai urgensi yang tinggi.
Arsip merupakan salah satu
faktor yang menunjang
kelancaran penyelenggaraan
kegiatan di suatu instansi.
Betapa pentingnya arsip
dalam administrasi negara
Indonesia dan bagi
penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya
telah disadari oleh pemerintah
Republik Indonesia dengan
ditetapkannya Peraturan
Presiden No.19 Tahun 1961
tentang Pokok-pokok
Kearsipan Nasional.
Setiap pekerjaan dan kegiatan
kantor, baik pemerintah maupun
swasta memerlukan penyimpanan,
pencatatan serta pengolahan surat,
baik kedalam maupun keluar dengan
sistem tertentu dan dapat
dipertanggungjawabkan. Kegiatan ini
disebut dengan istilah Manajemen
Kearsipan.
Menurut Amsyah (2003:2),
setiap pekerjaan dan kegiatan
di perkantoran memerlukan
data dan informasi. Salah satu
sumber data adalah arsip
karena arsip adalah bukti
rekaman dari kegiatan atau
transaksi mulai dari kegiatan
terdepan sampai pada
kegiatan pengambilan
keputusan. Sesuai Undang-
undang Republik Indonesia
Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan
menerangkan bahwa yang
dimaksud dengan kearsipan
2
adalah hal-hal yang
berkenaan dengan arsip
sedangkan yang dimaksud
dengan arsip adalah rekaman
kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga
negara, pemerintah daerah,
lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi
politik, organisasi
kemasyarakatan dan
perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara.
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Maritim Raja Ali
Haji Tanjungpinang sebagai lembaga
pemerintahan daerah diharapkan
mampu menunjukkan peran nyata
dalam mendukung implementasi
Undang-Undang Nomor 25 Tahun
2009 tentang pelayanan publik,
khususnya dalam penyediaan arsip
yang utuh, otentik, dan terpercaya
untuk meningkatkan kualitas
pelayanan publik dalam rangka
memperoleh kepastian hukum antara
masyarakat dengan penyelenggaran
urusan publik.
Arsip yang dimiliki oleh
organisasi harus dikelola dengan baik
sebab validitas pada bidang
kearsipan akan sangat membantu
tugas pimpinan serta membantu
mekanisme kerja dari seluruh
karyawan instansi yang bersangkutan
dalam pencapaian tujuan secara lebih
efisien dan efektif. Informasi yang
diperlukan melalui arsip dapat
menghindari salah komunikasi,
mencegah adanya duplikasi
pekerjaan dan membantu mencapai
efisiensi kerja. Dengan bantuan data
dan informasi yang benar dan teliti
maka pengambilan keputusan dapat
dipertanggungjawabkan di kemudian
hari.
Menurut Sedarmayanti
(2003:19), “peran arsip
adalah sebagai alat utama
ingatan organisasi, bahan atau
alat pembuktian (bukti
otentik), bahan dasar
3
perencanaan dan
pengambilan keputusan,
barometer kegiatan suatu
organisasi mengingat setiap
kegiatan pada umumnya
menghasilkan arsip, serta
sebagai bahan informasi
kegiatan ilmiah lainnya.”
Kesadaran akan pemahaman
bahwa peran arsip sebagai aspek
penting yang harus dimiliki oleh
pengelola kearsipan dan semua pihak
yang berkepentingan terhadap arsip,
terlebih lagi bagi para pengambil
kebijakan. Apabila kesadaran ini
telah dipahami dan dihayati bersama,
akan ada keselarasan bahwa tiap
pihak akan melaksanakan tanggung
jawab masing-masing.
Menurut Burhanudin
(2009:1), “penyelenggaraan
tata kearsipan yang baik
harus dapat menjamin
ketersediaan arsip yang
memberikan kepuasan bagi
pengguna (user) serta
menjamin keselamatan arsip
itu sendiri. Indikator
keberhasilan penyelenggaraan
arsip adalah sejauh mana
kearsipan tersebut
memberikan kontribusi dalam
pencapaian tujuan organisasi.
Semakin besar kontribusi
arsip dalam mendukung
kelancaran aktivitas
organisasi, menunjukkan pula
tingginya keberhasilan
pengelolaan arsip.”
Oleh sebab itu, arsip-arsip
perlu disimpan dengan
memperhatikan faktor-faktor
penunjangnya agar mudah dan cepat
ditemukan kembali apabila
diperlukan. Menurut Sedarmayanti
(2003:43) untuk dapat menunjang
penyimpanan dan penemuan kembali
arsip dengan cepat dan tepat,
diperlukan peralatan dan
perlengkapan baik secara manual
maupun secara elektronis. Telah
dikatakan bahwa arsip mengandung
informasi yang berguna bagi
organisasi. Jika informasi yang
diperlukan tidak segera diperoleh
maka akan menghambat jalannya
roda organisasi dan kemajuannya.
Sedangkan menurut Gie
(2000:125) syarat pokok
4
penyimpanan arsip yang baik ialah
kemungkinan diketemukan kembali
secara cepat sewaktu arsip
dibutuhkan. Pelaksanaan kegiatan
oleh suatu organisasi, dalam hal ini
organisasi birokrasi penyelenggara
negara, harus terdokumentasi atau
terarsipkan secara baik dalam tiap
tahapannya dan dalam
penyimpanannya tersimpan dalam
satu berkas yang mudah ditemukan
kembali. Hal ini akan memudahkan
organisasi untuk
mempertanggungjawabkan
kinerjanya.
Seperti halnya Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik Universitas
Maritim Raja Ali Haji
Tanjungpinang merupakan bentuk
pemerintahan tingkat bawah yang
menjadi landasan utama bagi
stabilitas pemerintahan di tingkat
yang lebih tinggi. Realisasi program-
program pemerintah biasanya terarah
pada implementasinya di tingkat
kelurahan. Hal ini dikarenakan
program-program tersebut akan
berdampak langsung pada kelompok
masyarakat terkecil. Dengan begitu,
program-program tersebut akan lebih
tepat sasaran. Untuk mewujudkan
kesejahteraan masyarakat pedesaan
tersebut, dukungan pelayanan
administrasi pemerintahan kelurahan
yang baik mutlak diperlukan.
Untuk mendukung
terlaksananya tugas dan fungsinya,
Program Studi Ilmu Administrasi
Negara Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Maritim
Raja Ali Haji Tanjungpinang
memerlukan data dan informasi yang
bersumber dari arsip. Fungsi dan
peranan arsip sebagai pusat ingatan
dan informasi serta sumber sejarah
perlu dikelola dengan baik dengan
5
memperhatikan faktor penunjang
agar dapat memperlancar seluruh
kegiatan dan proses pekerjaan kantor
yang berhasil guna dan berdaya
guna. Dalam hal ini dapat
memberikan pelayanan informasi
yang akurat dalam memecahkan
masalah administrasi pada umumnya.
Namun di dalam kegiatan
perkantoran masih banyak pegawai
yang belum menyadarinya seperti
halnya arsip tidak tertata dengan rapi
di dalam gudang dan masih terdapat
beberapa gejala yang tidak
mendukung proses kegiatan
kearsipan.
Dari hasil pengamatan
penulis pada saat melakukan pra
survei dengan mengamati objek
penelitian yaitu pelaksanaan
kearsipan di Program Studi Ilmu
Administrasi Negara Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik Universitas
Maritim Raja Ali Haji
Tanjungpinang terdapat gejala-gejala
atau fenomena sebagai berikut:
a. Masih terdapat sarana kerja yang
tidak memadai terutama dalam
penyimpanan data dan informasi
yang ada seperti penanganan data-
data yang mudah rusak.
b. Prosedur ketata-usahaan yang
belum efektif terutama dalam
pencarian kembali data dan
informasi kadang kala data
tersebut tidak bisa ditemukan.
c. Masih terdapat sistem
penyimpanan arsip yang belum
standar.
d. Pemeliharaan arsip kurang
mendapat perhatian seperti
perawatan sarana penyimpanan
arsip maupun pengawasan keluar
masuknya arsip.
e. Pemahaman pegawai terhadap
pentingnya arsip masih kurang.
6
Dari hasil pra penelitian
diperoleh jumlah data berkala arsip
di Program Studi Ilmu Administrasi
Negara Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Maritim
Raja Ali Haji Tanjungpinang sebagai
berikut:
Tabel I.2
Jumlah Arsip Mahasiswa Aktif di
Program Studi Ilmu Administrasi
Negara Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Maritim
Raja Ali Haji Tanjungpinang
Tahun Arsip
2011 542
2012 646
2013 704
2014 677
Sumber: Program Studi Ilmu
Administrasi Negara
Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas
Maritim Raja Ali Haji
Tanjungpinang Tahun
2016
Dari hasil tabel tersebut
menunjukkan bahwa arsip bersifat
dinamis sehingga arsip dari tahun ke
tahun akan mengalami penambahan
maupun penyusutan. Oleh karena itu
demi kelancaran pelayanan suatu
organisasi, maka perlu diperhatikan
faktor-faktor penunjang
penyimpanan dan penemuan kembali
arsip.
Berdasarkan uraian-uraian
tersebut maka penulis tertarik untuk
mengadakan penelitian dengan judul
“Pelaksanaan Kearsipan di
Program Studi Ilmu Administrasi
Negara Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Maritim
Raja Ali Haji Tanjungpinang Kota
Tanjungpinang”.
B. Perumusan Masalah
Dalam sebuah penelitian,
perlu dirumuskan masalah secara
jelas untuk mendapatkan hasil
penelitian yang baik. Berdasarkan
latar belakang tersebut, maka yang
menjadi perumusan masalah dalam
penelitian ini adalah:
7
“Bagaimana pelaksanaan
kearsipan di Program Studi Ilmu
Administrasi Negara Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Maritim Raja Ali Haji
Tanjungpinang Kota
Tanjungpinang?”
C. Tujuan dan Kegunaan
Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan
penelitian ini adalah untuk
mengetahui pelaksanaan kearsipan di
Ilmu Administrasi Negara Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Maritim Raja Ali Haji
Tanjungpinang Kota Tanjungpinang.
2. Kegunaan Penelitian
Adapun kegunaan dari
penelitian ini adalah :
a. Secara ilmiah, penelitian
ini dapat dijadikan
sebagai bahan masukan
yang memberikan
pemahaman dan
pengetahuan yang
berhubungan dengan
kearsipan.
b. Secara praktis, hasil
penelitian ini diharapkan
dapat menjadi bahan
pertimbangan ataupun
informasi tentang faktor-
faktor penunjang
kearsipan dalam sebuah
organisasi pemerintah,
seperti Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Maritim Raja
Ali Haji Tanjungpinang.
c. Secara akademis,
penelitian ini sebagai
karya tulis untuk
menyelesaikan studi
tingkat sarjana sekaligus
menjadi penambahan
8
referensi di perpustakaan
Ilmu Administrasi Negara
Fakultas Ilmu Sosial dan
Politik pada bidang ilmu
sosial khususnya dalam
bidang Ilmu Administrasi
Negara.
D. Konsep Teoritis
Sebelum melakukan
penelitian lebih lanjut, perlu
mengemukakan teori-teori sebagai
kerangka berpikir untuk
menggambarkan dari sudut mana
penelitian menyoroti masalah yang
dipilih. Singarimbun (2006:37)
menyebutkan teori adalah
serangkaian asumsi, konsep dan
konstruksi, definisi dan proposisi
untuk menerangkan suatu fenomena
sosial secara sistematis dengan cara
merumuskan hubungan antar konsep.
Dalam penelitian ini yang menjadi
konsep teori adalah:
1. Pengertian Arsip dan
Kearsipan
Istilah Kearsipan berasal dari
kata "Arsip". Arsip pada prinsipnya
mengandung pengertian defenitif
yang sama, namun demikian para
ahli cenderung memberikan
pengertian arsip yang berlainan satu
dengan lainnya, tergantung pada
sudut pandang dan poin penekanan
utama yang diberikan didalamnya
sebagaimana dikemukakan oleh Gie
(2000:18) bahwa “arsip adalah suatu
kumpulan warkat yang disimpan
secara sistematis karena mempunyai
suatu kegunaan agar setiap kali
diperlukan dapat secara cepat
ditemukan kembali.”
Barthos (2005:1)
menyebutkan arsip adalah setiap
9
catatan tertulis baik dalam bentuk
gambar ataupun bagan yang memuat
keterangan-keterangan mengenai
sesuatu subyek (pokok persoalan)
ataupun peristiwa yang dibuat orang
untuk membantu daya ingatan orang
(itu) pula. Jadi yang termasuk arsip
misalnya: surat-surat, kwitansi,
faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar
harga, kartu penduduk, bagan
organisasi, foto-foto dan lain
sebagainya.
Menurut Wursanto (2000:13)
“Arsip adalah kumpulan warkat yang
disimpan secara teratur berencana
karena mempunyai suatu kegunaan
agar setiap kali diperlukan dapat
cepat ditemukan kembali”.
Moekijat (2002:75)
berpendapat bahwa “kearsipan
adalah penempatan kertas-kertas
dalam tempat-tempat penyimpanan
yang baik menurut aturan yang telah
ditentukan terlebih dahulu
sedemikian rupa sehingga setiap
kertas (surat) apabila diperlukan
dapat diketemukan kembali dengan
mudah dan cepat.”
Beberapa pengertian lain mengenai
arsip, akan dikemukakan dibawah ini
:
a. Menurut UU No.7/1971/pasal 1
dalam Amsyah (2003:2), arsip
adalah:
1) Naskah-naskah yang dibuat
dan diterima oleh lembaga-
lembaga negara dan badan-
badan pemerintahan dalam
bentuk dan corak apapun,
baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam
rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
2) Naskah-naskah yang dibuat
dan diterima oleh badan-
badan swasta dan atau
perorangan, dalam bentuk
corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka
pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
10
b. Menurut Lembaga Administrasi
Negara (LAN) dalam Wursanto
(2000:47)
Arsip sebagai segala kertas,
buku, foto, film, rekaman suara,
gambar peta, bagan atau
dokumen-dokumen lain dalam
segala macam bentuk dan
sifatnya, asli atau salinannya,
serta dengan segala
penciptaannya, dan yang
dihasilkan atau diterima oleh
suatu organisasi/badan, sebagai
bukti atas tujuan, organisasi,
fungsi-fungsi, kebijaksanaan-
kebijaksanaan, keputusan-
keputusan, prosedur-prosedur,
pekerjaan-pekerjaan, atau
kegiatan pemerintah yang lain,
atau karena pentingnya informasi
yang terkandung didalamnya.
Berdasarkan uraian di atas
dapat disimpulkan bahwa arsip
adalah kumpulan surat yang
mengandung arti dan mempunyai
kegunaan baik kepentingan suatu
instansi. Kepentingan tersebut
berkaitan dengan
individu/pribadi/perorangan. Arsip
disimpan dengan metode tertentu
sehingga dapat dengan mudah dan
cepat ditemukan kembali. Arsip yang
disimpan secara tidak teratur akan
menyebabkan proses temu kembali
yang sukar.
2. Jenis Arsip
Berdasarkan jenisnya, arsip
dapat dibedakan menjadi beberapa
macam tergantung dari segi jenis
peninjauannya. Jenis arsip menurut
fungsi dan kegunaannya dibedakan
menjadi 2 yaitu:
a) Arsip Dinamis adalah arsip yang
dipergunakan dalam
perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan administrasi
suatu organisasi. Arsip ini tidak
hanya berupa kertas atau surat
saja, tetapi juga termasuk bahan
tertulis atau bahan tercetak yang
direkam dalam pita kaset, juga
termasuk naskah-naskah,
memorandum, nota, slide, foto
dan lain-lain.
Berdasarkan nilainya arsip
dinamis dibagi sebagai berikut :
1) Arsip Aktif yaitu arsip yang
masih dipergunakan terus-
menerus bagi kelangsungan
pekerjaan di unit suatu
organisasi/kantor.
2) Arsip in-aktif yaitu arsip yang
tidak lagi dipergunakan
secara langsung karena
11
nilainya yang semakin
menurun di unit suatu
organisasi/kantor.
b) Arsip Statis adalah arsip yang
tidak dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan
kegiatan maupun ketatausahaan.
Arsip tersebut cenderung
mempunyai kepentingan dalam
nilai sejarah dan disimpan
ditempat yang lebih aman dan
sulit dijangkau. Arsip ini tidak
lagi berada pada organisasi atau
kantor pencipta arsip tersebut
akan tetapi berada di Arsip
Nasional Republik Indonesia
(ARNAS). Contoh arsip statis
adalah berkas Undang-undang,
peraturan dan lain-lain. Arsip ini
tidak diperlukan secara langsung
tetapi dibutuhkan sebagai
referensi untuk kegiatan lainnya.
3. Ciri-Ciri Sistem Kearsipan
yang Baik
Menurut Sedarmayanti
(2008:104) bahwa ada beberapa
faktor yang menunjang dan perlu
diperhatikan dalam kearsipan
sehingga memudahkan penyimpanan
dan penemuan kembali arsip, yaitu
sebagai berikut:
1. Kesederhanaan, sistem
penataan yang dipilih dan
diterapkan harus mudah
agar bukan hanya oleh
satu orang saja yang
mengerti melainkan juga
dapat dimengerti oleh
pegawai lain.
2. Ketepatan menyimpan
arsip berdasarkan sistem
yang digunakan, harus
memungkinkan
penemuan kembali arsip
dengan cepat dan tepat.
3. Memenuhi persyaratan
ekonomis, yaitu dapat
memanfaatkan ruangan,
tempat dan peralatan yang
ada serta biaya yang
sederhana.
4. Menjamin keamanan,
arsip harus terhindar dari
kerusakan,
pencurian/kemusnahan
dan harus aman dari
bahaya seperti api, air,
udara yang lembab,
gangguan binatang dan
lain-lain, sehingga
penyimpanan harus
ditempat yang benar-
benar aman dari segala
gangguan.
5. Penempatan arsip
hendaknya diusahakan
pada tempat yang
strategis, maksudnya
adalah agar tempat
penyimpanan mudah
dicapai oleh setiap unit
tanpa membuang banyak
waktu dan tenaga.
6. Sistem yang digunakan
harus fleksibel,
maksudnya adalah harus
memberikan
kemungkinan adanya
perubahan-perubahan
dalam rangka
12
penyempurnaan dan
efektivitas kerja.
7. Petugas arsip perlu
memahami pengetahuan
di bidang kearsipan.
Selanjutnya agar penemuan
kembali arsip dapat terlaksana
dengan baik, maka beberapa syarat
yang harus ditaati adalah:
1. Kebutuhan pemakai arsip
atau surat harus diteliti
dahulu dan sistemnya
harus mudah diingat.
2. Harus didasarkan atas
kegiatan nyata instansi
yang bersangkutan, maka
disusunlah kata tangkap /
indeks sebagai tanda
pengenal.
3. Sistem penemuan kembali
arsip harus logis,
konsisten dan mudah
diingat.
4. Sistem penemuan harus
didukung oleh peralatan
dan perlengkapan.
5. Selanjutnya sistem
penemuan harus didukung
oleh personil yang terlatih
dan harus mempunyai
daya tangkap yang tinggi,
cepat, tekun, suka
bekerja, senang bekerja
secara detail tentang
informasi.
E. Metode Penelitian
Arikunto (2010:151)
menyebutkan bahwa, “metode
penelitian adalah cara yang di
gunakan oleh peneliti dalam
mengumpulkan data penelitiannya.”
1. Jenis Penelitian
Jenis penelitian ini adalah
deskriptif dengan pendekatan
kualitatif. Sugiono (2009:11),
menyatakan bahwa “penelitian
deskriptif adalah penelitian yang
dilakukan untuk mengetahui nilai
variabel mandiri, baik satu variabel
maupun lebih tanpa membuat suatu
perbandingan, atau menghubungkan
satu variabel dengan variabel lain”.
Tujuan penelitian ini adalah untuk
membuat deskripsi, gambaran atau
lukisan secara sistematis, faktual dan
akurat mengenai fakta-fakta, sifat
serta hubungan antar fenomena yang
diselidiki.
Selanjutnya Singarimbun
(2006:4), menyebutkan bahwa
“penelitian deskriptif dimaksudkan
13
untuk pengukuran yang cermat untuk
fenomena sosial tertentu, peneliti
mengembangkan konsep dan
menghimpun fakta, tetapi tidak
menggunakan uji hipotesa”.
Sedangkan yang dimaksud
dengan pendekatan kualitatif yaitu
membuat rangkaian atau proses
penyaringan data atau informasi yang
bersifat sewajarnya mengenai suatu
masalah dalam kondisi, aspek atau
bidang tertentu dalam kehidupan
objeknya.
2. Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan di
Program Studi Ilmu Administrasi
Negara Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Maritim
Raja Ali Haji Tanjungpinan. Adapun
alasan peneliti memilih lokasi
penelitian tersebut yaitu karena:
a. Program Studi Ilmu
Administrasi Negara Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Maritim Raja Ali
Haji Tanjungpinang sebagai
salah satu instansi yang harus
menyelenggarakan pelayanan
administrasi yang baik. Untuk
itu, diperlukan data dan
informasi yang lengkap
dalam hal ini arsip sebagai
penunjang kegiatan.
3. Informan Penelitian
Metode penelitian yang
digunakan adalah deskriptif
kualitatif, maka untuk memperoleh
informasi dalam penelitian ini tidak
menggunakan sebutan populasi dan
sampel melainkan informan.
Informan merupakan orang yang
memberikan informasi dengan
pengertian ini maka informan dapat
dikatakan sama dengan responden
14
apabila pemberian keterangannya
karena dipancing oleh pihak peneliti.
Dalam penelitian ini
penentuan responden menggunakan
teknik purposive sampling. Menurut
Sugiyono purposive sampling adalah
teknik penentuan sampel dengan
pertimbangan tertentu (Sugiyono,
2011:67).
Berdasarkan teknik
penentuan informan tersebut maka
ditentukan informannya adalah
Kepala Tata Usaha, 2 orang staf
Program Studi Ilmu Administrasi
Negara Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Maritim
Raja Ali Haji Tanjungpinang.
4. Jenis dan Sumber Data
Dalam penelitian ini sumber
data didapat dari:
a. Data Primer
Data primer adalah yaitu data
penelitian yang diperoleh secara
langsung dari sumber data yang
dikumpulkan secara khusus dan
berhubungan langsung dengan
masalah yang diteliti. Data primer
didapat melalui observasi dan
wawancara berkaitan dengan
masalah yang diteliti.
b. Data Sekunder
Data sekunder adalah data
pendukung yang melengkapi data
primer, yang diperoleh dari jurnal-
jurnal penelitian, literatur dan buku-
buku kepustakaan yang ada
hubungannya dengan penelitian ini
untuk dijadikan sebagai landasan
teori dalam mencari alternatif
pemecahan yang dihadapi.
5. Teknik dan Alat Pengumpulan
Data
a. Observasi
Secara umum, pengertian
observasi atau pengamatan
merupakan suatu teknik atau cara
15
mengumpulkan data dengan jalan
mengadakan pengamatan terhadap
kegiatan yang berlangsung. Sugiyono
(2009:166) mengemukakan bahwa
“teknik observasi merupakan suatu
proses yang komplek dan sulit, yang
tersusun dari berbagai proses
biologis dan proses psikologis
diantaranya yang terpenting adalah
pengamatan dan ingatan”. Dalam
penelitian ini teknik observasi
digunakan untuk mengumpulkan
data tentang gambaran umum obyek
penelitian.
b. Wawancara
Menurut Sugiyono
(2009:194), wawancara digunakan
sebagai teknik pengumpulan data
apabila peneliti akan melaksanakan
studi pendahuluan untuk menemukan
permasalahan yang harus diteliti, dan
juga apabila peneliti ingin
mengetahui hal-hal dari responden
yang lebih mendalam dan jumlah
respondennya sedikit atau kecil.
Adapun jenis wawancara
yang digunakan dalam penelitian ini
adalah wawancara terstruktur.
Menurut Sugiyono (2009:194),
wawancara terstruktur digunakan
sebagai teknik pengumpulan data,
apabila peneliti atau pengumpul data
telah mengetahui dengan pasti
tentang informasi apa yang akan
diperoleh. Oleh karena itu dalam
melakukan wawancara, pengumpul
data telah menyiapkan instrumen
penelitian berupa pertanyaan-
pertanyaan yang alternatif
jawabannya pun telah disiapkan.
Wawancara ini dilakukan
terhadap staf dan kepala bagian tata
usaha di Program Studi Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Maritim Raja Ali Haji
Tanjungpinang yang menjadi
16
informan berkaitan dengan
pelaksanaan kearsipan.
c. Dokumentasi
Menurut Arikunto
(2010:231), dokumentasi yaitu
mencari data mengenai hal-hal atau
variable yang berupa literatur,
catatan, transkip, buku, surat kabar,
majalah, prasasti, notulen rapat,
legger, agenda dan sebagainya.
Misalnya literatur tentang kearsipan,
faktor penunjang kearsipan, dan
sebagainya.
F. Teknik Analisis Data
Teknik analisis data yang
digunakan dalam penelitian ini
adalah teknik analisa data kualitatif.
Menurut Patton dalam Moleong
(2002:103) analisa data kualitatif
adalah proses pengorganisasian dan
pengurutan data ke dalam pola dan
kategori serta satuan uraian dasar,
sehingga dapat dikemukakan tema
seperti yang disarankan oleh data.
Dengan menyajikan data
kualitatif yang dikumpulkan melalui
teknik pengumpulan data seperti
hasil wawancara dari responden dan
hasil dokumentasi sesuai dengan
indikator yang digunakan. Data dan
informasi yang bersifat kualitatif
tersebut selanjutnya diinterpretasikan
oleh penulis sesuai dengan tujuan
penelitian yang telah dirumuskan
sebelumnya. Untuk itu data primer
dan sekunder yang sudah terkumpul
akan diorganisir dan disusun. Setelah
tersusun kemudian dilakukan
penafsiran dan pembahasan.
BAB II
LANDASAN TEORITIS
Cooper and Schindler dalam
Sugiyono (2009:80), menyebutkan
bahwa teori adalah seperangkat
17
konsep, definisi, dan proposisi yang
tersusun secara sistematis sehingga
dapat digunakan untuk menjelaskan
dan meramalkan fenomena. Sebagai
landasan berpikir dalam
menyelesaikan atau memecahkan
masalah yang ada, perlu adanya
pedoman teoritis yang dapat
dijadikan sebagai bahan referensi
dalam membantu proses penelitian.
Mengkaji faktor-faktor
penunjang kearsipan di Kelurahan
Kampung Bulang yang merupakan
unsur pendukung pelaksanaan
pemerintah daerah di bidang
pelayanan, maka konsep yang
dianggap relevan untuk menelaah
fokus masalah adalah konsep
Manajemen Perkantoran dan
Manajemen Kearsipan.
A. Manajemen Perkantoran
Menurut Grager dalam Gie
(2000:2), manajemen perkantoran
adalah fungsi tata penyelenggaraan
terhadap komunikasi dan pelayanan
warkat dari suatu organisasi.
Menurut Terry dalam Gie
(2000:3), manajemen perkantoran
dapat didefinisikan sebagai
perencanaan, pengendalian, dan
pengorganisasian pekerjaan
perkantoran, serta penggerakan
mereka yang melaksanakannya agar
mencapai tujuan-tujuan yang telah
ditentukan lebih dahulu. Ini
bersangkut paut dengan peredaran
hidup data dan keterangan
perusahaan dari sejak penciptaannya
melalui pemeliharaan, penyebaran,
dan penyimpanannya kalau memiliki
nilai tetap atau pemusnaannya kalau
usang.
Selanjutnya mengenai
manajemen perkantoran, Gie
(2000:4) menyatakan bahwa:
“Pada pokoknya manajemen
perkantoran merupakan
18
rangkaian aktivitas
merencanakan,
mengorganisasi (mengatur
dan menyusun), mengarahkan
(memberikan arah dan
petunjuk), mengawasi, dan
mengendalikan (melakukan
kontrol) sampai
menyelenggarakan secara
tertib sesuatu hal. Hal atau
sasaran yang terkena oleh
rangkaian kegiatan itu pada
umumnya ialah office work
(pekerjaan perkantoran).”
Lebih lengkapnya,
manajemen perkantoran berarti
penerapan fungsi-fungsi manajemen
pada sarana dan sumber daya kantor
untuk mencapai tujuan dan sasaran
yang ditetapkan, dengan cara
memberdayakan pegawai sebaik-
baiknya, menggunakan mesin dan
perlengkapan dengan tepat,
menggunakan metode yang paling
baik, dan memberikan lingkungan
yang kondusif.
Gunanya kantor seperti yang
dikemukakan oleh Moekijat
(2002:22) adalah memberikan
pelayanan komunikasi dan warkat.
Selanjutnya dijelaskan Moekijat
(2002:18), secara garis besar
tugas/pekerjaan kantor itu
berhubungan dengan warkat-warkat
dan statistik-statistik, dengan
komunikasi-komunikasi, dengan
perhitungan, dengan perencanaan,
dan dengan penemuan waktu.
Dalam hal ini, menurut
Denyer yang dikutip oleh Moekijat
(2002:23) mengemukakan fungsi
kantor itu adalah untuk memberikan
pelayanan komunikasi dan warkat
secara rinci adalah:
1. Untuk menerima
keterangan (misalnya
surat-surat, harga-harga,
kutipan-kutipan, dan
sebagainya)
2. Untuk mencatat
keterangan (misalnya
persediaan, dan catatan-
catatan kepegawaian)
3. Untuk menyusun
keterangan (misalnya
dalam pembiayaan,
pembukuan)
4. Untuk memberi
keterangan (misalnya
faktur-faktur penjualan,
perkiraan-perkiraan)
19
5. Untuk menjamin aktiva-
aktiva (misalnya
pemeliharaan uang tunai,
persediaan-persediaan).
Menurut Winardi (1990:9),
pekerjaan kantor umumnya
berhubungan dengan empat macam
aktivitas pokok, yaitu:
1. Catatan; misalnya data
finansial, rekening-
rekening, keterangan dan
lain sebagainya
merupakan bukti tertulis
guna menyimpan atau
meneruskan pengetahuan
mengenai kejadian-
kejadian lampau.
2. Angka-angka dan
perhitungan-perhitungan;
menunjukkan jumlah dan
trend pada berbagai fase
perusahaan yang
bersangkutan merupakan
aktivitas dasar sebagian
pekerjaan kantor. Upaya
statistik seringkali sebagai
tindakan membuat
perbandingan antara data.
3. Penyimpanan produk-
produknya sendiri;
mencakup dokumen-
dokumen kantor yang
dapat digunakan pada
masa yang akan datang.
4. Komunikasi intern dan
ekstern; merupakan
aktivitas penting dalam
bidang pekerjaan kantor.
Komunikasi intern
sebagai pertukaran opini
atau pikiran antara
individu dalam
lingkungan kantor
sebaliknya komunikasi
ekstern adalah pertukaran
opini atau pikiran yang
datang dari luar
lingkungan kantor.
Sedangkan menurut
Leffingwell dan Robinson dalam Gie
(2000:14), pekerjaan kantor dapat
dirinci dalam kegiatan-kegiatan
sebagai berikut:
1. Menerima pesanan-
pesanan, mengantarkan,
dan mengirimkannya
dengan kapal.
2. Membuat rekening.
3. Sutat menyurat, mendikte,
mengetik.
4. Menyimpan warkat.
5. Menyampaikan hutang
dan mengumpulkan
perhitungan-perhitungan
yang belum diselesaikan.
6. Mengurus, membagi-
bagi, dan mengirimkan
surat-surat pos.
7. Pekerjaan memperbanyak
warkat dan
membubuhkan alamat.
8. Macam-macam pekerjaan
seperti menelepon,
menerima tamu,
pekerjaan pesuruh.
9. Tugas-tugas khusus
dengan maksud untuk
menyederhanakan sistem,
menghapuskan pekerjaan
yang tidak perlu.
20
10. Membuat warkat-warkat,
mencatat data yang
diinginkan.
Winardi (1990:12)
menyebutkan manajemen dapat
diterapkan dalam bidang pekerjaan
kantor. Ada macam-macam fungsi
manajemen kantor; tetapi walaupun
demikian aktivitas-aktivitas tersebut
dapat dinyatakan sebagai berikut:
1. Menyediakan sesuatu
organisasi kantor yang
efektif,
2. Mengusahakan adanya
fasilitas-fasilitas fisik yang
baik di kantor,
3. Menspesifikasikan dan
membeli alat-alat dan
persediaan-persediaan
(supplies),
4. Mengusahakan adanya
fasilitas service dan
komunikasi,
5. Mengusahakan adanya
hubungan majikan pekerja
yang memuaskan,
6. Menganalisis dan
memperbaiki metode-metode
kantor serta prosedur-
prosedur,
7. Mengawasi aktivitas-
aktivitas kantor.
Menurut Winardi (1990:15),
kesalahan-kesalahan umum yang
paling banyak terdapat pada bidang
manajemen perkantoran adalah:
1. Ketidakmampuan untuk
mengerti hubungan-hubungan
tepat kantor dengan bagian-
bagian lain dari perusahaan.
2. Pekerjaan kertas dilakukan
secara berlebihan yang
sebagian besar tidak perlu.
3. Kegagalan untuk
menyederhanakan pekerjaan-
pekerjaan kantor.
4. Ketiadaan keseimbangan
antara sentralisasi dan
desentralisasi.
5. Penerapan azas-azasm
mekanisasi tanpa motivasi.
6. Ketidaksediaan untuk
mendelegasi, tingkat otoritas
yang perlu untuk
melaksanakan fungsi mereka
dengan baik, kepada pihak
bawahan.
7. Terbatasnya jumlah
pengawas-pengawas yang
merupakan pemimpin.
Kantor terdiri dari beberapa
komponen yaitu manusia, sarana, dan
pekerjaan. Pengelolaan yang baik
dan efektif dari ketiganya akan
meningkatkan nilai yang tinggi bagi
perusahaan. Menurut Maryati
(2008:5), peran penting manajemen
perkantoran dalam perusahaan antara
lain:
21
1. Membantu pihak
manajerial dalam
membuat keputusan.
2. Membantu bagian lain
memberikan pelayanan
administrasi.
3. Membantu meningkatkan
pelayanan pelanggan.
Adapun kegiatan manajemen
perkantoran menurut Maryati
(2008:8), meliputi:
1. Menyediakan organisasi
kantor yang efektif, agar
tercapai efisiensi
perusahaan.
2. Menyediakan informasi
yang tepat, agar dalam
pengambilan keputusan
pihak manajerial dapat
menetapkan strategi yang
tepat, sehingga jalannya
roda organisasi mampu
menggelinding ke depan
dengan cepat.
3. Mengusahakan fasilitas
pelayanan dan
komunikasi, agar tercipta
kinerja yang prima di
dalam perusahaan.
4. Menentukan luasnya
otomatisasi kantor yang
diperlukan, agar tidak
terjadi pemborosan yang
berlebihan karena
ketidaktepatan dalam
strategi otomatisasi
peralatan kantor.
5. Mengelola lingkungan
fisik, agar tercipta
kenyamanan kerja
sehingga karyawan lebih
produktif dalam bekerja.
6. Menganalisis dan
memperbaiki metode
serta prosedur kerja,
untuk mencari yang
terbaik sebelum dijadikan
standar kerja.
7. Membuat standar kerja
yang akan digunakan
untuk evaluasi kinerja
pekerjaan kantor.
8. Mengarahkan pegawai-
pegawai kantor untuk
bekerja dengan optimal.
B. Manajemen Kearsipan
Menurut Soedjadi
(2000:97), titik berat arsip dalam
kearsipan adalah pada segi
penemuan kembali bukan pada
penyimpanan. Informasi yang
tertulis disimpan untuk
kemungkinan dipergunakan
pada waktu yang akan datang.
Manajemen secara
pengertian, sebagaimana yang
dikemukakan oleh Follet yang
dikutip oleh Sule dan Saefullah
(2006:5) adalah “seni dalam
menyelesaikan sesuatu melalui
22
orang lain. Management is the art
of getting things done through
pepole”.
Menurut Manullang
(2009:15), pengertian manajemen
dapat dilihat dari 3 pengertian
yaitu: manajemen sebagai suatu
proses, manajemen sebagai suatu
kolektivitas manusia dan
manajemen sebagai ilmu.
Menurut Handoko (2000:10),
“manajemen adalah bekerja
dengan orang-orang untuk
menentukan,
menginterpretasikan, dan
mencapai tujuan-tujuan.”
Pekerjaan atau kegiatan
yang berhubungan dengan
pengurusan arsip disebut
Manajemen Kearsipan. Menurut
Amsyah (2003:4), manajemen
kearsipan adalah pekerjaan
pengurusan arsip yang meliputi
pencatatan, pengendalian dan
pendistribusian, penyimpanan,
pemeliharaan, pengawasan,
pemindahan dan pemusnahan.
Jadi pekerjaan tersebut meliputi
suatu siklus “kehidupan” warkat
sejak lahir sampai mati.
Menurut Sugiarto dan
Wahyono (2005:9-10) dalam
Manajemen Kearsipan Modern,
menyebutkan bahwa arsip
mempunyai beberapa kegunaan
yaitu:
1. Arsip sebagai ingatan atau memori Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi apabila diperlukan. Dengan demikian kita bias mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi yang terekam dalam arsip tersebut.
23
2. Arsip sebagai bahan pengambil keputusan Pihak manajemen dalam kegiatannya tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Data atau informasi tersebut dapat ditemukan dalam arsip yang disimpan dala berbagai media baik media elektronik maupun non elektronik.
3. Arsip sebagai bukti atau legalitas Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti –bukti apabila diperlukan.
4. Arsip sebagai rujukan historis Arsip merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datang. Sehingga arsip dapat digunakan sebagai alat untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika kegiatan organisasi.
Dalam hal ini, Martono
(1994:4) mengatakan “record
management secara singkat
disebut juga manajemen warkat,
tidak lain adalah seluruh mata
rantai aktivitas penataan warkat
sejak warkat dilahirkan hingga
warkat tersebut dimusnahkan
atau dilindungi secara permanen
karena mempunyai nilai guna
yang permanen”.
Arsip suatu organisasi
perlu dikelola dengan baik
karena mempunyai fungsi dan
nilai guna yang sangat
diperlukan oleh suatu organisasi.
Adapun nilai guna dari suatu
arsip meliputi berbagai aspek
sesuai dengan nilai guna yang
dimilikinya.
Menurut Martono nilai
guna suatu arsip disingkat
dengan ALFRED, yang
maksudnya:
24
A = Administration Value / warkat yang bernilai administrasi
L = Legal Value / warkat yang mempunyai nilai hukum
F = Fiscal Value / warkat yang mempunyai nilai keuangan
R = Research Value / warkat yang mempunyai nilai penelitian
E = Education Value / warkat yang mempunyai nilai pendidikan
D = Documentary Value / warkat yang mempunyai nilai dokumentasi
Dari pendapat di atas,
dapat disimpulkan manajemen
arsip adalah proses dimana
sebuah organisasi mengelola
semua aspek arsip baik yang
diciptakan maupun yang
diterimanya dalam berbagai
format dan jenis media, mulai
dari penciptaan, pengunaan,
penyimpanan, dan penyusutan.
Kearsipan dalam suatu
organisasi berfungsi sebagai
penunjang kelancaran kegiatan
operasional organisasi. Melalui
kearsipan inilah informasi dan
data yang otentik dan akurat
dapat diperoleh dengan cepat
dan mudah.
Banyak fungsi dari
penyelenggaraan kearsipan
Anhar (1980:55), mengemukakan
pendapatnya bahwa fungsi
kearsipan yang baik adalah:
1. Sebagai alat menyimpan warkat
2. Sebagai alat bantu perpustakaan khususnya pada perusahaan besar yang menyelenggarakan sistem sentralisasi. Demikian pula arsip, surat, warkat yang menjadi milik perusahaan merupakan sekumpulan data yang berguna bagi perusahaan.
3. Dengan menyimpan warkat tersebut terdapat keputusan yang dambil merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan.
25
4. Kearsipan berarti menyimpan secara tepat dan teratur warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.
5. Surat-surat dapat dilaksanakan ke sistematika tertentu kearah tercapainya efektivitas dan efisiensi kerja.
6. Melengkapi bila ada kasus yang membingungkan.
7. Memberikan keterangan-keterangan bila diperlukan.
8. Memberitahukan tentang kegiatan-kegiatan bersaing.
9. Bahan-bahan yang berhubungan dengan keputusan yang lalu dapat membantu perumusan kebijaksanaan di masa yang akan datang.
10. Pengambilan keputusan didasarkan atas system kearsipan yang baik.
Menurut Wiryatmi
(1993:14), dikatakan bahwa arisp
dapat dilihat dari fungsi arsip
baik secara mikro maupun makro
dalam kesatuan sistem kearsipan,
yaitu:
1. Arsip sebagai sumber informasi
2. Arsip sebagai sumber penelitian
3. Arsip sebagai sumber sejarah
4. Arsip sebagai sumber ingatan
5. Arsip sebagai sumber komunikasi
Menurut Widjaja (1999:1)
fungsi arsip yang sangat penting
yaitu sebagai sumber informasi
dan dokumentasi. Sebagai
sumber informasi maka arsip
akan dapat membantu
mengingatkan petugas yang lupa
mengenai sesuatu masalah.
Sebagai sumber dokumentasi
arsip dapat dipergunakan oleh
pimpinan organisasi untuk
membuat atau mengambil
keputusan secara tepat mengenai
sesuatu masalah yang dihadapi.
26
Dari pendapat tersebut
dapat disimpulkan bahwa fungsi
arsip bagi organisasi banyak
memberikan manfaat dalam
mencapai tujuan, terutama
sebagai sumber informasi. Arsip
berfungsi sebagai urat nadi
sebuah organisasi pemerintah
maupun swasta karena arsip
sarat akan nilai-nilai tentang data
dan informasi. Selain itu arsip
juga dapat berfungsi sebagai
jembatan komunikasi, karena
tiap-tiap bagian dalam organisasi
erat hubungannya dengan bidang
kearsipan. Oleh karena itu arsip
perlu diatur dengan sebaik-
baiknya, agar dapat melancarkan
pekerjaan kantor.
Selain fungsi,
penyelenggaraan arsip pun
memiliki tujuan. Menurut
Soewito dalam Suhaedin
(2009:36) tujuan kearsipan
adalah:
1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman
2. Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan
3. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan
4. Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip
5. Untuk menjaga kerahasiaan arsip
6. Untuk menjaga kelestarian arsip
Selain itu, Widjaja (1999:8)
juga mengungkapkan tujuan
kearsipan diantaranya:
1. Menyimpan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan.
2. Menyimpan surat setiap saat diperlukan.
3. Mengumpulkan bahan yang mempunyai sangkut paut dengan suatu masalah yang diperlukan sebagai pelngkap.
27
A.
Banyak faktor yang
mempengaruhi kearsipan agar
berjalan dengan baik dan lancar.
Seperti yang dikemukakan oleh
Wursanto (1991:30), sistem
kearsipan yang dijalankan oleh suatu
instansi dikatakan baik apabila
mempunyai ciri-ciri: mudah
dilaksanakan, mudah dimengerti,
murah/ekonomis, tidak memakan
tempat, mudah dicapai, cocok bagi
organisasi, fleksibel/luwes, dapat
mencegah kerusakan dan kehilangan
arsip, serta mempermudah
pengawasan. Sedangkan Sutarto
(2002:20) mengatakan kearsipan
dapat dikatakan baik jika
memperhatikan hal-hal sebagai
berikut: kepadatan, mudah dicapai,
kesederhanaan, keamanan,
kehematan, elastisitas, penyimpanan
dokumen seminimalnya, pemberian
keterangan bila diperlukan,
penyusunan dokumen secara up to
date, serta sistem penggolongan yang
tepat. Selanjutnya dijelaskan Widjaja
(1999:103) tentang faktor-faktor
kearsipan yang baik yaitu:
penggunaan sistem penyimpanan
yang tepat, fasilitas kearsipan
memenuhi syarat, dan petugas
kearsipan yang memenuhi syarat.
Dalam penelitian ini, peneliti
menggunakan pendapat
Sedarmayanti (2008:104) bahwa ada
beberapa faktor yang menunjang dan
perlu diperhatikan dalam kearsipan
sehingga memudahkan penyimpanan
dan penemuan kembali arsip, yaitu:
kesederhanaan, ketepatan, ekonomis,
keamanan, penempatan yang
strategis, fleksibel dan petugas arsip.
Dari hasil wawancara terhadap key
informan dan responden serta
pengamatan di lapangan
28
menunjukkan bahwa Program Studi
Ilmu Administrasi Negara FISIP
UMRAH belum memperhatikan dan
melaksanakan faktor-faktor yang
dapat menunjang kearsipan agar
berjalan dengan baik. Adapun faktor
tersebut antara lain: faktor ekonomis,
keamanan, penempatan yang
strategis, fleksibel, dan petugas arsip.
Faktor ekonomis dalam
kearsipan diharapkan mampu
mengontrol anggaran atau biaya yang
dikeluarkan untuk sarana
penyimpanan maupun peralatan
kearsipan agar berkualitas dan tahan
lama sehingga tidak terjadi
pemborosan. Faktor keamanan
diharapkan mampu menjaga arsip-
arsip penting agar tidak terjadi
kerusakan yang disebabkan oleh
alam maupun kecuaian manusia.
Faktor penempatan yang strategis
berarti sarana penyimpanan
hendaknya diletakkan pada pegawai
yang sering memerlukannya agar
dapat menciptakan suatu proses
pekerjaan yang cepat. Faktor
fleksibel seharusnya diterapkan
sesuai dengan kebutuhan organisasi
dan perkembangann teknologi zaman
sekarang. Sedangkan faktor petugas
arsip yang merupakan faktor penting
dalam menjalankan kearsipan
hendaknya memiliki pengetahuan
dan pemahaman yang cukup pada
tata kelola arsip yang baik dan benar.
Menurut Amsyah (2003:7-8),
kantor-kantor yang kegiatannya
banyak berhubungan dengan
pelayanan diharapkan mempunyai
file yang dapat berjalan dengan
efektif dan efisien. Oleh karena itu,
penting untuk diperhatikan faktor-
faktor yang dapat menunjang
kearsipan agar berjalan dengan baik
29
demi kelancaran sebuah pelayanan
administrasi.
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian
dan pembahasan yang telah penulis
uraikan sebelumnya pelaksanaan
kearsipan di Program Studi Ilmu
Administrasi Negara FISIP UMRAH
dengan menggunakan teori
Sedarmayanti (2008:104) mengenai
faktor-faktor penunjang kearsipan
dari tujuh dimensi yang terdiri dari
kesederhanaan, ketepatan, ekonomis,
keamanan, penempatan arsip
strategis, fleksibel dan petugas arsip
dan hasil observasi yang penulis
lakukan, dapat disimpulkan bahwa:
1. Hasil tanggapan responden
terhadap dimensi kesederhanaan
yang diperoleh dari indikator
tingkat kemudahan menyimpan
arsip dan tingkat kemudahan
pengurusan arsip maka dapat
penulis simpulkan bahwa tempat
penyimpanan arsip sebagai faktor
penunjang kearsipan dapat
dikatakan sederhana.
2. Tanggapan responden terhadap
dimensi ketepatan yang diperoleh
dari indikator tingkat kecepatan
dan tingkat ketepatan penemuan
kembali arsip, maka dapat
diketahui bahwa penataan dan
metode penyimpanan telah tepat
sehingga menunjang faktor-
faktor kearsipan.
3. Selanjutnya tanggapan responden
terhadap dimensi ekonomis yang
dilihat melalui indikator tingkat
efisiensi penggunaan tempat dan
peralatan kearsipan dan tingkat
pemanfaatan peralatan kearsipan
diperoleh kesimpulan bahwa
penggunaan tempat atau ruang
30
dan peralatan arsip belum
ekonomis dalam menunjang
faktor-faktor kearsipan.
4. Dari hasil tanggapan terhadap
dimensi keamanan yang dilihat
melalui indikator tingkat
pemeliharaan arsip dan tingkat
keamanan maka dapat penulis
simpulkan bahwa keamanan
pengawasan dan pemeliharaan
arsip sebagai faktor penunjang
kearsipan belum dilakukan
dengan maksimal.
5. Berdasarkan tanggapan
responden terhadap dimensi
penempatan arsip strategis yang
dilihat dari indikator tingkat
kemudahan pengambilan arsip
dan tingkat keteraturan maka
dapat ditarik kesimpulan
penempatan dan penataan ruang
dalam menunjang faktor-faktor
kearsipan belum strategis.
6. Berikutnya tanggapan responden
terhadap dimensi fleksibel dilihat
dari indikator tingkat kesesuaian
sistem yang digunakan dan
kemungkinan perluasan sistem,
penulis menyimpulkan bahwa
sistem penyimpanan arsip belum
fleksibel dalam menunjang
faktor-faktor kearsipan.
7. Terakhir tanggapan responden
terhadap dimensi petugas arsip
yang dilihat dari tingkat
pemahaman terhadap tata
kearsipan dan tingkat
pemahaman terhadap
perlengkapan dan peralatan
kearsipan maka dapat penulis
simpulkan bahwa masih ada
beberapa petugas arsip yang
kurang paham tentang tata
kearsipan dalam menunjang
faktor-faktor kearsipan.
B. Saran-saran
31
Dalam rangka menunjang
pelaksanaan kearsipan yang baik
maka penulis memberikan saran dari
hasil penelitian ini sebagai berikut:
1. Bagi pemimpin dan pegawai di
Program Studi Ilmu Adm.Negara
FISIP UMRAH hendaknya
memperhatikan faktor ekonomis
dalam menunjang kearsipan yang
baik. Penggunaan tempat dan
peralatan kearsipan senantiasa
mempertimbangkan sisi kuantitas
yang diperlukan sehingga tidak
menghamburkan material dan
tidak terjadi pemborosan
sedangkan sisi kualitas sebaiknya
mempertimbangkan besarnya
biaya yang dikeluarkan sehingga
tidak terjadi penghematan semu.
Pemanfaatan peralatan kearsipan
diusahakan yang bercorak
serbaguna sehingga dapat dipakai
untuk berbagai keperluan
sekaligus.
2. Selain memperhatikan faktor
ekonomis dalam menunjang
kearsipan yang baik, diperhatikan
juga faktor keamanan.
Pemeliharaan arsip sebaiknya
disimpan pada sarana yang
memadai dan standar sehingga
aman dan jauh dari kerusakan.
Disamping itu, pengawasan
keluar masuknya arsip penting
hendaknya menggunakan kartu
kendali.
3. Faktor lainnya yaitu faktor
penempatan arsip yang strategis.
Perabotan maupun peralatan
arsip hendaknya diletak dan
disusun sesuai dengan urutan
penyelesaian arsip pada pegawai
yang membutuhkannya sehingga
pengambilan dan pengurusan
32
arsip dapat mudah dilakukan
(efektif).
4. Selanjutnya faktor fleksibel
dalam menunjang kearsipan perlu
mendapat perhatian juga.
Fleksibel berarti perubahan untuk
membuat suatu sistem menjadi
lebih mudah atau efektif
dilakukan. Dengan
perkembangan teknologi zaman
ini, sistem penyimpanan
hendaknya menggunakan sistem
pengarsipan otomatis
(komputeriasi).
5. Faktor terakhir yang perlu
diperhatikan dalam menunjang
kearsipan yaitu faktor petugas
arsip dalam hal ini
pegawai,mereka hendaknya
dibekali pengetahuan tentang
kearsipan dari tahap pembuatan
hingga pemusnahan arsip. Selain
itu juga pemahaman akan cara
penggunaan perlengkapan dan
peralatan kearsipan juga harus
dibekali agar tidak mudah rusak
dan proses kerja menjadi lancar.
DAFTAR PUSTAKA
Arikunto, Suharsimi. 2010. Manajemen Penelitian. Jakarta: Rineka Cipta.
2
Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen kersipan, PT Gramedia Pustaka Utama,
Jakarta.
Anhar. 1980. Menyusun Surat dan Kearsipan. Jakarta: Depdikbud.
Barthos, Basir. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.
Bungin, Burhan. 2010. Metodologi Penelitian Kualitatif. Jakarta: Rajawali Pers.
Burhanudin, TR. 2009. Pendekatan, Metode, dan Teknik Penelitian Pendidikan.
Purwakarta: UPI.
Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.
Handoko T. Hani. 2000. Manajemen. Yogyakarta: BPFE.
Manullang. 2009. Dasar-Dasar Manajemen. Yogyakarta: Gadjah Mada
University Press.
Martono. 1994. Record Manajemen dan Filling dalam Praktek Perkantoran
Modern. Jakarta: Karya Utama.
Maryati, MC. 2008. Manajemen Perkantoran Efektif. Jogyakarta: YKPN Sekolah
Tinggi Ilmu Manajemen Unit Penerbit dan Pecetakan.
Mills, Geoffrey., Standingford Oliver., Appleby Robert C. 1991. Manajemen
Perkantoran Modern. Jakarta Barat: Binarupa Aksara.
Moekijat. 2002. Tata Laksana Kantor. Bandung: Mandar Maju.
Moleong, Lexy J. 2002. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja
Rosda Karya.
Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.
Robbins, Stephen P. 2006. Perilaku Organisasi, Edisi kesepuluh. Jakarta: PT.
Indeks Kelompok Gramedia
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memamfaatkan Teknologi Modern.
Bandung: Mandar Maju.
. 2008. Tata Kearsipan dengan Memamfaatkan Teknologi Modern.
Bandung: Mandar Maju.
Singarimbun, Masri dan Sofian Effendi. 2006. Metode Penelitian Survai. Jakarta:
LP3ES.
3
Soedjadi. 2000. Pengantar Manajemen. Jakarta: Kencana.
Sugiarto, Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gava
Media.
Sugiyono. 2009. Metode Penelitian Pendidikan. Bandung: CV. Alfabeta.
Suhaedin, Enjang. 2009. Pengaruh Kemampuan Kerja Petugas Arsip Terhadap
Efektivitas Kearsipan Pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota
Bandung. Skripsi pada FPEB UPI Bandung: Tidak diterbitkan.
Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
Surabaya: Erlangga.
Sule, Saefullah. 2005. Pengantar Manajemen Edisi Pertama. Jakarta: Kencana
Prenada Media Group.
Sutarto . 2002. Dasar-dasar Organisasi. Yogyakarta: Gadjah Mada
University Press.
Warsoamisastro, A.J., Soepeket. 1981. Pengurusan Surat dan Kearsipan. Jakarta:
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
Widjaja, AW. 1999. Administrasi Kearsipan: Suatu Pengantar. Jakarta: Raka
Grafindo Pustaka.
Winardi. 1990. Manajemen Perkantoran dan Pengawasan. Bandung: Mandar
Maju
. 2007. Manajemen Perilaku Organisasi (Edisi Revisi). Jakarta: Prenada
Media Group.
Wiryatmi, Endang. 1993. Arsip Dinamis dalam Informasi. Jakarta: Biro Tata
Media Cipta.
Wursanto, Ig. 2000. Kearsipan Jilid 1 dan 2.Yogyakarta: Kanisius.
Yatimah, Durotul. 2005. Pengembangan Sumber Daya Manusia Bidang
Keahlian: Kesekretarisan Modern & Administrasi Perkantoran. Bandung:
Pustaka Setia.
