PEDOMAN MUTU INTERNAL UNIVERSITAS BAITURRAHMAH · Pedoman SPMI UNBRAH 2013-2018 2 KATA PENGANTAR Universitas Baiturrahmah merupakan pelopor pendirian p endidikan tinggi di bidang

Pedoman SPMI UNBRAH 2013-2018 1

Universitas Baiturrahmah

Jln. Raya By Pass Km 15 Padang Sumatera

Barat Telp (0751) 463069 Fax (0751) 463068

Kode:

Tanggal:

Pedoman Mutu Internal

Revisi:

Halaman :

PEDOMAN MUTU INTERNAL

UNIVERSITAS BAITURRAHMAH

Proses Penanggung Jawab

Nama Jabatan Tanda Tangan

Perumusan

Pemeriksaan

Persetujuan

Penetapan

Pengendalian

©Universitas Baiturrahmah, -All Rights Reserved


KATA PENGANTAR

Universitas Baiturrahmah merupakan pelopor pendirian pendidikan tinggi di bidang

kesehatan dan satu-satunya pendidikan tinggi yang menyelenggarakan pendidikan sarjana dan

diploma bidang kesehatan secara lengkap di Kopertis Wilayah X yang mencakup Propinsi

Sumatera Barat, Riau, Jambi, dan Kepulauan Riau. Selama lebih kurangdua puluh tahun

perkembangannya, Unbrah telah menyelenggarakan enam program studi, yaitu Program Studi

Pendidikan Dokter Gigi di Fakultas Kedokteran Gigi, Program Studi Pendidikan Dokter di

Fakultas Kedokteran, Program Studi Kesehatan Masyarakat di Fakultas Kesehatan

Masyarakat, Program Studi Manajemen dan Akuntansi di Fakultas Ekonomi, dan dua program

studi D III yang berdiri sendiri, yaitu Program Studi Kebidanan Unbrah menyadari pentingnya

pengendalian mutu dalam mewujudkan visi, mencapai visi serta memenuhi tuntutan

stakeholder. Oleh karena itu, Unbrah membentuk Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu

(P3M) pada tanggal 17 September 2007 sesusai dengan SK Rektor No.

292.a/F/UNBRAH/IX/2007. Tim P3M ini bekerjasama dengan pimpinan dan stakeholder,

menyusun dokumen-dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang berisikan garis

besar pelaksanaan sistem penjaminan mutu serta menjadi dasar dalam menyusun

kebijakan/peraturan setiap unit di Unbrahdan Program Studi Radiografi yang telah meluluskan

ribuan sarjana dan diploma.

Atas dasar pemikiran tersebut Unbrah telah menyusun dokumen Kebijakan Mutu Unbrah.

Buku Kebijakan mutu ini berisi tentang latar belakang, tujuan, strategi, prinsip dan arah untuk

menjamin dan meningkatkan mutu pendidikan di Unbrah dan menjadi dasar bagi seluruh

standar, manual dan formulir mutu yang ada di Unbrah

Padang, 6 Juli 2013

Rektor

Prof.Ir. Firdaus Rivai, M.SC


PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS BAITURRAHMAH

NOMOR 369/A/Unbrah/VII/2013 TAHUN 2013 TENTANG

PEDOMAN MUTU INTERNAL UNIVERSITAS BAITURRAHMAH

TAHUN 2013 - 2018

REKTOR UNIVERSITAS BAITURRAHMAH

Menimbang:

a. bahwa perkembangan lingkungan Strategis mengharuskan Universitas Baiturrahmah

mengembangkan paradigma mutu internal baru menjadi Kebijakan Mutu Internal yang

mencakup aspek akademik dan nonakademik agar mampu mengantisipasi perubahan

yang sedang terjadi;

b. bahwa berbagai pandangan, dasar berpikir, pembuatan keputusan, dan upaya

pengembangan secara sistematik perlu diperhatikan dalam merevisi arah kebijakan mutu

internal Unbrah;

c. bahwa pengembangan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat

(Tridharma) didasarkan pada telaah kritis dan bukti ilmiah yang terintegrasi;

d. bahwa pengembangan mutu internal di Unbrah tidak lagi sentralistik, maupun otonomi

penuh, namun mencakup keduanya secara proporsional;

e. bahwa dalam upaya untuk mewujudkan tujuan sebagaimana dimaksud pada sub a, b, c

dan d di atas perlu menyusun Kebijakan Mutu Internal Universitas Baiturrahmah Tahun

2013-2018 yang ditetapkan melalui Peraturan Rektor.

Mengingat :

1. Undang-Undang Nomor 18 Tahun 2002 tentang Hak Cipta;

2. Undang-Undang No.18 Tahun 2003 Tentang Penelitian, Pengembangan, dan

Penerapan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi;

3. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;

4. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen;

5. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;

6. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Nasional;

7. Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan;

8. Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan

Penyelenggaraan Pendidikan;

9. Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 2010 tentang Perubahan atas Peraturan

Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan

Pendidikan;

10. Permen Diknas RI No. 17 Tahun 2010 tentang Pencegahan dan Penanggulangan

Plagiat di Perguruan Tinggi;

Mengingat :

1. Visi, misi, tujuan dan rencana arah pengembangan Universitas Baiturrahmah

2. Rencana Induk Pengembangan (RIP) Universitas Baiturrahmah tahun 2013-2028

3. Rencana Strategis Universitas Baiturrahmah 2013-2018.


MEMUTUSKAN

Menetapkan:

BAB I. PENDAHULUAN

Sesuai tuntutan untuk menghasilkan produk dan jasa (luaran)yang bermutudi

lingkungan Universitas Baiturrahmah (UNBRAH), diperlukan peningkatan kualitas sumber

daya dan proses pelaksanaan berbagai kegiatan. Oleh sebab itu pengelolaan UNBRAH harus

membangun sistem manajemen yang baik dan teruji serta memiliki jaminan mutu yang dapat

dipertanggungjawabkanuntuk meningkatkan daya saing UNBRAH.

Mutu proses, produk dan jasa di UNBRAH adalah kesesuaian antara penyelenggaraan

semua aktivitas dengan Standar Nasional Pendidikan, maupun dengan Standar Mutu Internal

UNBRAH berdasarkan visi dan kebutuhan dari pemangku kepentingan (stakeholders). Dengan

demikian, UNBRAH dinyatakan bermutu apabila mampu:

a. Menetapkan dan mewujudkan visi melalui pelaksanaan misi

b. Menjabarkan visi ke dalam sejumlah standar

c. Melaksanakan, mengendalikan, dan mengembangkan sejumlah standar tersebut untuk

memenuhi kebutuhan stakeholders.

Penjaminan mutu di UNBRAH meliputi proses penetapan, pelaksanaan, evaluasi,

pengendalian, dan peningkatan standar pendidikan tinggi secara konsisten dan

berkelanjutan.Tujuannya adalah agar stakeholdersinternal dan eksternal perguruan tinggi

(mahasiswa, dosen, tenaga kependidikan, masyarakat, dunia usaha, asosiasi profesi, dan

pemerintah) memperoleh kepuasan atas kinerja dan luaran UNBRAH.

Kewajiban UNBRAH untuk melaksanakan penjaminan mutu dalam

penyelenggaraan pendidikan tinggi diatur oleh peraturan perundang-undangan yaitu:

a. Undang-Undang No. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional

b. Undang-Undang No. 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi.

c. Peraturan Pemerintah No. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan

d. Peraturan Pemerintah No. 17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan

Pendidikan, pasal 96 ayat (7) bahwa perguruan tinggi melakukan program penjaminan

mutu secara internal, sedangkan penjaminan mutu eksternal dilakukan secara berkala

oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN PT) atau lembaga mandiri lain

yang diberi kewenangan oleh Menteri.

Kegiatan penjaminan mutu di UNBRAH dilaksanakan dalam sebuah sistem yang

disebut Sistem Penjaminan Mutu Internal UNBRAH (SPMI-UNBRAH.Hasil pelaksanaan


SPMI oleh UNBRAH digunakan untuk mendukung pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu

Eksternal (SPME) atau akreditasi oleh BAN-PT dan/atau lembaga mandiri lainnya (nasional,

regional dan internasional) yang diakui Pemerintah.Kebijakan nasional untuk menjamin mutu

pendidikan tinggi, khususnya melalui SPMI, bersifat sebagai pedoman bagi perguruan tinggi

untuk dikembangkan sendiri sesuai dengan nilai dasar, visi, dan misi perguruan tinggi tersebut.

Oleh karena itu pelaksanaan SPMI di UNBRAH bersifat internally driven berdasarkan

kebutuhan, kesadaran, dan kesiapan UNBRAH, sehingga diharapkan mampu:

a. Menggalang komitmen untuk menjalankan SPMI.

b. Menetapkan, melaksanakan, mengevaluasi, mengendalikan, dan meningkatkan Standar

Mutu UNBRAH.

c. Melakukan benchmarking penjaminan mutu di UNBRAH secara berkelanjutan, baik di

dalam maupun ke luar negeri.

Tahap pelaksanaan SPMI terdiri dari:

a. Pembuatan dokumen SPMI yang berisikan Pedoman SPMI,Kebijakan Mutu, Standar

Mutu, Manual Mutu, dan dokumen lain.

b. Pelaksanaan, evaluasi dan pengendalian Standar Mutu.

c. Pengembangan keorganisasian SPMI.

UNBAH telah membentuk unit tersendiri untuk menjaminsiklus penjaminan mutu

internal di lingkungan universitas, fakultas dan jurusan/program studi. Di tingkat universitas,

unit penjaminan mutu internal berada dibawah Lembaga Pengembangan Pendidikan dan

Penjaminan Mutu (P3M). Di tingkat fakultas berada dibawah Badan/Pusat Penjaminan Mutu

(BAPEM/PPM), dan di tingkat jurusan/program studi berada dibawah Gugus Kendali Mutu

(GKM).

Model manajemen kendali yang dipilihadalahModel PDCA (Plan, Do, Check,

Action) seperti pada Gambar 1. Model PDCA dipilih karena memungkinkan terjadinya kaizen

atau peningkatan/perbaikan/pengembangan berkelanjutan (continuous quality improvement)

yang didorong dari dalam (internally driven).


Gambar 1. Siklus Penjaminan Mutu Unbrah

DO

Sesuai

Sesuai

PENINGKATAN

MUTU

ACTION

BENCHMARK

ORGANISASI, SDM,

DOKUMEN, SARANA& DANA

PENETAPAN

STANDAR PELAKSANAAN

STANDAR

MONITORING

&EVALUASI

CHECK

AUDIT

ASSESSMENT

EVALUASI

PERMINTAAN

KOREKSI

PLAN


BAB II. SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL UNBRAH

A. Ketentuan Umum

1. Mutu adalah kesesuaian antara penyelenggaraan kegiatan dengan standar dan

harapan stakeholder atau pemenuhan janji yang telah diberikan.

2. Mutu internal Universitas Baiturrahmahadalah tingkat kesesuaian antara

penyelenggaraan kegiatan akademik dan non-akademik dengan standar mutu

Universitas Baiturrahmah.

3. Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Baiturrahmah, selanjutnya

disingkat SPMI-UNBRAH, merupakan kegiatan sistemik untuk meningkatkan

mutu UNBRAH secara berencana dan berkelanjutan.

4. Mutu kegiatan akademik meliputi:

a. Mutu pendidikan, diartikan sebagai pencapaian tujuan pendidikan nasional

dan tujuan UNBRAHyang telah ditetapkan berdasarkan standar mutu

UNBRAH.

b. Mutu penelitian, diartikan sebagai pencapaian hasil penelitian berupa

publikasi ilmiah, perolehan HAKI atau paten.

c. Mutu pengabdian kepada masyarakat, diartikan sebagai pencapaian hasil

kegiatan yang dapat membantu pemecahan masalah pembangunan baik

pada tingkat lokal, nasional maupun isu global.

5. Mutu kegiatan non akademik meliputi:

a. Kesesuaian perumusan identitas dengan standar.

b. Kesesuaian pengelolaan sistem informasi dan komunikasi dengan standar.

c. Kesesuaian pengelolaan asset dan keuangan dengan standar.

d. Kesesuaian Pengelolaan unit kerja dengan standar.

e. Pengelolaan kerjasama dengan standar.

f. Kesesuaian perumusan dan pelaksanaan kode etik dengan standar.

g. Kesesuaian pengelolaan keamanan, ketertiban, kebersihan, kesehatan dan

keindahan lingkungan dengan standar.

6. SPMI-UNBRAHadalah kegiatan sistemik penjaminan mutu UNAND oleh setiap

unit kerja untuk mengendalikan penyelenggaraan kegiatan akademik dan non-

akademik secara berencana dan berkelanjutan.

7. Standar Mutu Internal UNBRAHadalah standar pendidikan tinggi berupa satuan

standar yang dibuat oleh UNBRAHdalam bidang akademik dan non-akademik

yang melampaui Standar Nasional Pendidikan.


8. Standar Nasional Pendidikanadalah satuan standar yang menunjukkan kriteria

minimal tentang sistem pendidikan di seluruh Indonesia.

B. Ruang Lingkup

1. SPMI-UNBRAH mencakup kegiatan akademik dan non akademik.

2. SPMI-UNAND mencakup semuajenisdanjenjang pendidikan (S1, dan profesi),

semua unit kerjatermasuk Unit Pelayanan Teknis (UPT) di lingkungan UNBRAH.

3. SPMI-UNBRAH mencakup penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian dan

peningkatan standar mutu internal.

4. SPMI-UNBRA mencakuppendampinganterhadap program studi atau institusi

dalam menghadapi SPME.

C. Mekanisme Pelaksanaan

Pelaksanaan penjaminan mutu internal UNBRAH menggunakan pendekatan PDCA

(Plan = perencanaan/penetapan mutu, Do = pelaksanaan mutu, Check = monitoring dan

evaluasi mutu, dan Action = tindakan koreksi/perbaikan mutu) untuk tercapainya perbaikan

terus menerus (continuous improvement).

C.1. PENETAPAN MUTU

Penetapan mutumerupakan penyusunan dokumen-dokumen mutu dan penetapan standar mutu yang ter

C.1.1. Kebijakan MutuInternal

Kebijakan Mutu Internal adalah dokumen yang menjadi dasar dalam menyusun

standar mutu, manual mutu dan semua formulir mutu di UNBRAH.Kebijakan mutu memuat

prinsip-prinsip dasar yang dianut oleh universitas dalam menyelenggarakan Tri Dharma

Perguruan Tinggi dan mengelola tatanan perangkat keras, perangkat lunak, dan sumberdaya

manusia yang berkualitas sesuai dengan tugas dan kewajiban universitas agar mampu

menciptakan sistem kecerdasan kolektif dalam pembuatan kebijakan, perencanaan,

pelaksanaan, evaluasi, pengendalian dan peningkatan untuk mencapai dan mewujudkan visi

dan misiUNBRAH.


Sistematika dokumen Kebijakan Mutu Internal adalah:

I. Pendahuluan

II. Ketentuan Umum

III. Kebijaksanaan Akademik

3.1. Kebijaksanaan Pendidikan

3.1.1. Misi dan Tujuan

3.1.2. Program Pendidikan

3.1.3. Sumberdaya

3.1.4. Evaluasi Program

3.1.5. Kelembagaan

3.2. Kebijaksanaan Penelitian


3.2.2. Program Penelitian

3.2.3. Sumberdaya


3.2.5. Kelembagaan

3.3. Kebijaksanaan Pengabdian Kepada Masyarakat


3.3.2. Program

3.3.3. Sumberdaya


3.3.5. Kelembagaan

IV. Kebijaksanaan non-akademik

4.1. Misi dan Tujuan

4.2. Program

4.3. Sumberdaya

4.4. Evaluasi Program

4.5. Kelembagaan

V. Azas Penyelenggaraan

VI. Hubungan kebijakan mutu internal dengan berbagai dokumen Perguruan Tinggi

lainnya (misalnya Statuta, Renstra)

VII. Penutup

C.1.2. Standar Mutu Internal

Standar Mutu Internal memuat standar pendidikan tinggi di UNBRAH berupa

satuan standar dalam bidang akademik dan non-akademik. Dokumen ini berisikan butir-butir

mutu yang menjadi landasan penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian dan peningkatan

standar mutu.


Sistematika dokumen Standar Mutu Internal adalah:

I. PENDAHULUAN

I.1. Tujuan

I.2. Kegunaan Standar Mutu

I.3. Ketentuan Umum

II. STANDAR UMUM

2.1. Identitas

2.2. Kurikulum

II.3. Proses

2.4. Evaluasi

2.5. Suasana Akademik

2.6. Kemahasiswaan

2.7. Kompotensi Lulusan

2.8. Sumber Daya Manusia

2.9. Sarana dan Prasarana

2.10. Sistem Informasi dan Komunikasi

2.11. Pembiayaan

2.12. Pengelolaan

2.13. Penelitian

2.14. Pengabdian kepada Masyarakat

2.15. Kerjasama

2.16. Kode Etik

2.17. Keamanan, Ketertiban, Kebersihan, Kesehatan dan Keindahan

Lingkungan

III. PENUTUP

C.1.3. Manual Mutu Internal

Manual Mutu Internal adalah pedoman dalam penetapan, pelaksanaan, evaluasi,

pengendalian dan peningkatan mutu internal UNBRAH.Dokumen ini digunakan sebagai acuan

bagi pengembangan manual mutu internal tingkat fakultas, penyusunan Spesifikasi Program

Studi (SP), penyusunan Manuall Prosedur (MP) serta penyusunan Instruksi Kerja (IK) pada

tingkat program studi dan satuan kerja lainnya.


Sistematika Manual Mutu Internal adalah:

I. Tujuan dan maksud

II. Ruang lingkup

2.1. Manual Penetapan Standar

2.2. Manual Pelaksanaan Standar

2.3. Manual Evaluasi Standar

2.4. Manual Pengendalian Standar

2.5. Manual Peningkatan Standar

III. Tugas Dan Wewenang Pelaksana

3.1. Uraian pekerjaan

3.2. Pelaksana dan Penanggung jawab

3.3. Azas pelaksanaan

IV. Rincian Formulir atau Borang yang harus disiapkan dan digunakan sebagai

bagian dari manual mutu internal

V. Rincian Sarana

C.1.4. Formulir Mutu Internal

Formulir Mutu Internal adalah instrumen untuk merekam dan mengendalikan hasil

pelaksanaan standar mutu internal.Formulir ini digunakan sebagai bahan untuk menjamin

kesesuaian antara pelaksanaan standar mutu dengan standar mutu internal yang telah

ditetapkan.

Formulir Mutu Internal meliputi dokumen-dokumen berikut:

1. Spesifikasi Program Studi

Berisikan profil program studi, profil lulusan, kompetensi lulusan/capaian

pembelajaran (hardskills, softskills dan values), struktur dan peta kurikulum,

dan sebaran mata kuliah, metode pembelajaran, sistem penilaian, dan prasyarat

ujian akhir.

2. Buku Panduan

Meliputi Buku Panduan Akademik (Peraturan Akademik, Buku Panduan

Seminar dan Tugas Akhir, Buku Panduan Praktek Lapangan, Buku Panduan

Penelitian Dosen, Buku Panduan Pengabdian Masyarakat, dan lain lain), dan

Buku Panduan Non-Akademik (Buku Panduan Penerimaan Mahasiswa,

Karyawan dan Dosen, Buku Panduan Pengadaan Barang dan Jasa, dan lain

lain)

3. Prosedur Operasi Standar


Setiap kegiatan harus memiliki Prosedur Operasi Standar (POS), misalnya:

POSPenerimaan Mahasiswa Baru, POS Kenaikan Pangkat, POS Keselamatan

Kerja di Laboratorium atau Bengkel dan lain lain.

4. Instruksi Kerja

Instruksi Kerja berisikan butir-butir perintah kerja dalam menyelesaikan

kegiatan tertentu, misalnya: Instruksi Kerja Kebersihan Ruangan, Instruksi

Kerja Penggunaan Alat Laboratorium

C.2. PELAKSANAAN

Pelaksanaan mutu merupakan implementasi dari perencanaan mutu sesuai dengan

standar mutu UNBRAH.Pelaksanaan mutu dapat diselenggarakan melalui berbagai model

manajemen kendali mutu.UNBRAH menggunakan model PDCA (Plan, Do, Check, Action)

menuju tercapainya pengembangan berkelanjutan (continuous improvement) atau kaizen mutu

pendidikan di UNBRAH.Model PDCA dapat dilihat pada Gambar 2.

Gambar 2. Manajemen PDCA

Model PDCA menekankan pada pelaksanaan semua kegiatan sesuai standar mutu yang

ditetapkan dalam siklus pelaksanaan-monitoring dan evaluasi-peningkatan (SDCA= standard-

do-check-action), dimana secara berkelanjutan dilakukan peningkatan standar mutu (PDCA).

Kaizen/Continuous improvement

PDC

A

SDCA

SDCA

SDCA

SDCA

PDC

A

PDC

A

PDC

A


Semua pikiran dan tindakan dari pelaku manajemen mutu berbasis PDCA berlandaskan pada

prinsip-prinsip berikut:

a. Quality first: semua pikiran dan tindakan berorientasi pada mutu.

b. Stakeholder-in: semua pikiran dan tindakan berorientasi pada kepuasan

stakeholders.

c. The next process is our stakeholders: setiap tindakan yang dilakukan selalu

menganggap pengguna sebagai stakeholders yang harus dipuaskan.

d. Speak with data: setiap tindakan atau keputusan yang dibuat berdasarkan

analisis data hasil evaluasi.

e. Upstream management: pengambilan keputusan dilakukan secara partisipatif

bukan otoritatif.

C.3. MONITORING DAN EVALUASI

Evaluasi mutu merupakan kegiatan menilai kesesuaian dan kepatuhan terhadap

standar mutu UNBRAH yang telah ditetapkan. Proses evaluasi mutu tercakup dalam tahap

“check”, dimana terdapat titik-titik kendali mutu (quality check points). Titik-titik kendali mutu

pada setiap satuan kegiatan dalam manajemen kendali mutu harus ditetapkan secara jelas dan

menjadi ruang lingkup audit mutu yang akan dilaksanakan.

Audit mutu adalah penilaian kesesuaian antara pelaksanaan kegiatan dengan standar

mutu UNBRAH. Bila hasil audit adalah positif, berarti telah mencapai standar mutu (S dalam

SDCA) maka pada proses perencanaan selanjutnya (P dalam PDCA) dalam standar mutu harus

ditingkatkan supaya terjadi kaizen mutu internal di UNBRAH. Bila hasil audit adalah negatif,

berarti pelaksanaan tugas belum mencapai standar yang ditetapkan maka harus segera

dilakukan tindakan koreksi (A dalam PDCA) agar standar mutu dapat dicapai.

C.4. TINDAK LANJUT

Temuan-temuan negatif dari monitoring dan evaluasi perlu ditindaklanjuti melalui

tindakan korektif oleh pengelola unit kerja atau program studi, disebut dengan permintaan

tindakan koreksi (PTK).Temuan negatif disebut juga “Ketidak sesuaian” (KTS) terdiri atas

KTS berat dan KTS ringan.KTS berat adalah bila ketidaksesuaian terhadap standar mutu

bersifat prinsipil yang mengganggu pencapaian mutu secara signifikan.KTS berat perlu

ditindak lanjuti melalui perbaikan-perbaikan mayor dalam rentang waktu yang ditetapkan.KTS

ringan atau observasi (OB) adalah bila ketidaksesuaian tidak bersifat prinsipil yang tidak

mengganggu pencapaian mutu secara signifikan. KTS ringan ditindaklanjuti melalui perbaikan

minor dalam rentang waktu yang tidak terlalu lama dari proses audit mutu sebelumnya.


BAB III. ORGANISASI PENJAMINAN MUTU INTERNAL UNBRAH

Struktur organisasi pejaminan mutu internal Unand terdiri atas 3 tingkat yaitu

tingkat universitas, fakultas dan jurusan/program studi (Gambar 3).

Gambar 3. Struktur Organisasi SPMI Unbrah

Rektor Wakil Rektor 1 Wakil Rektor 2 Wakil Rektor 3

Ketua P3M

Sekretaris P3M

Kabag Tata Usaha

BAPEM

Fakultas/PPS Dekan/PPS

Ka Jur/Prodi GKM Jur/Prodi


Masing-masing tingkatan diuraikan lebih rinci pada sub bab di bawah ini.

A. Tingkat Universitas

1. Organisasi penjaminan mutu internal di tingkat universitas terdiri atas Senat Universitas,

Pimpinan Universitas dan P3M serta Satuan Pengawas Internal (SPI).

2. Senat Universitas merupakan organ yang menjalankan fungsi pertimbangan dan

pengawasan akademik yang beranggotakan antara lain: rektor, dekan, dan utusan

fakultas.

3. Tugas dan wewenang Senat Universitas antara lain:

a. penetapan kebijakan pengawasan di bidang akademik;

b. pemberian pertimbangan terhadap norma akademik yang diusulkan oleh Rektor;

c. pemberian pertimbangan terhadap kode etik sivitas akademika yang diusulkan

oleh Rektor;

d. pengawasan penerapan norma akademik dan kode etik sivitas akademika dan

untuk pelaksanaannya dibuat komite etik;

e. pemberian pertimbangan terhadap ketentuan akademik yang dirumuskan dan

diusulkan oleh Rektor mengenai hal-hal sebagai berikut:

- kurikulum program studi;

- persyaratan akademik untuk pemberian gelar akademik;

- persyaratan akademik untuk pemberian penghargaan akademik.

f. pengawasan penerapan ketentuan akademik;

g. pengawasan kebijakan dan pelaksanaan penjaminan mutu UNBRAH paling

sedikit mengacu pada standar nasional pendidikan;

h. pengawasan dan evaluasi pencapaian proses pembelajaran, penelitian, dan

pengabdian kepada masyarakat dengan mengacu pada tolok ukur yang ditetapkan

dalam rencana strategis;

i. pemberian pertimbangan dan usul perbaikan proses pembelajaran, penelitian, dan

pengabdian kepada masyarakat kepada Rektor;

j. pengawasan pelaksanaan kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik, dan

otonomi keilmuan;

k. pemberian pertimbangan terhadap pemberian atau pencabutan gelar dan

penghargaan akademik;

l. pengawasan pelaksanaan tata tertib akademik;

m. pengawasan pelaksanaan kebijakan penilaian kinerja dosen;


n. pemberian rekomendasi penjatuhan sanksi terhadap pelanggaran norma, etika,

dan peraturan akademik oleh sivitas akademika kepada Rektor;

o. pemberian pertimbangan terhadap pembukaan program studi dan fakultas baru;

p. pemberian pertimbangan terhadap usulan kenaikan pangkatdan jabatan ke lektor

kepala dan guru besar.

4. Pimpinan universitas adalah Rektor yang dibantu oleh para Wakil Rektor, Biro,

danKetua Lembaga. Pimpinan universitas bertanggung jawab atas penyelenggaraan

pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Rektor menetapkan

peraturan, kaidah, dan tolok ukur penyelenggaraan kegiatan akademik secara umum.

5. Lembaga adalah unsur pelasana akademik di bawah Rektor yang melaksanakan sebagian

tugas dan fungsi di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

6. Lembaga dipimpin oleh seorang Ketua yang bertanggung jawab kepada Rektor.Ketua

dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh seorang Sekretaris Lembaga.Ketua dan

Sekretaris Lembaga diangkat dan diberhentikan oleh Rektor.

7. Lembaga terdiri atas:

a. Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat, yang disingkat dengan

LPPM;

b. Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu yang disingkat dengan P3M; dan

c. Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi, yang disingkat

dengan LPTIK.

8. Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu (P3M) mempunyai tugas melaksanakan,

mengkoordinasikan, memonitor, dan mengevaluasi kegiatan pengembangan pendidikan

dan penjaminan mutu.

9. Lingkup kerja P3M mencakup semua program studi pada strata pendidikan (diploma,

sarjana, spesialis dan magister serta doktor), fakultas/program pascasarjana, unit kerja

lainnya.

10. LPPM menyelenggarakan fungsisebagai berikut:

a. penyusunan rencana, program, dan anggaran Lembaga;

b. pelaksanaan penelitian ilmiah murni dan terapan;

c. pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat;

d. pelaksanaan publikasi hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat;


e. peningkatan relevansi program penelitian dan pengabdian kepadamasyarakat

sesuai dengan kebutuhan masyarakat; dan

f. pelaksanaan urusan administrasi Lembaga.

11. P3M melaksanakan tugas sebagai berikut:

a. Peningkatan mutu proses pembelajaran, yang mencakup:

- Pengembangan metode pembelajaran;

- Menyelenggarakan evaluasi proses pembelajaran secara terintegrasi;

- Pengembangan buku ajar.

b. Pengembangan sistem penjaminan mutu pendidikan yang mencakup:

- Perumusan dokumen mutuinternal (Kebijakan Mutu Internal, Standar Mutu

Internal, Peraturan Akademik, Manual Mutu Internal, Prosedur Mutu, dan

formulir serta Instrumen Audit Mutu Internal);

- Pengintegrasian SPMI dan SPMEpada manajemen perguruan tinggi;

- Sosialisasi SPMI dan SPME ; dan

- Pendampingan dan pelayanan konsultasi BAPEM dan GKM

c. Pelaksanaan penjaminan mutu pendidikan, yang mencakup:

- Pengembangan kurikulum institusi; dan

- Pengembangan program studi unggulan

d. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi penjaminan mutu internal yang disertai

dengan Permintaan Tindakan Koreksi (PTK);

e. Pelaksanaan rekareditasi institusi dan pendampingan akreditasi program studi;

f. Menganalisis dan meninterpretasikan data PDPT;

g. Mengkoordinir sertifikasi dosen dan PTP serdos;

h. Mengevaluasi beban kinerja dosen (BKD) dan tugas khusus profesor;

i. Menyedikan informasi perundang-undangan, permendikbud, peraturan dan

kebijakan rektor, dokumen dan data yang terkait dengan pendidikan dan

penjaminan mutu pada website LP3M; dan

j. Menyusun roadmapP3M per periode kepemimpinan.

12. P3M mengusulkan Koordinator Pengembangan Sistem Pendidikan dan Koordinator

Sistem Penjaminan Mutu yang ditetapkan dengan surat keputusan Rektor.

13. Koordinator Pengembangan Sitem Pendidikan bertanggung jawab atas terlaksananya

pengembangan dan evaluasi mutu pendidikan.


14. Koordinator Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu bertanggung jawab atas

terlaksananya pengembangan dan evaluasi mutu akademik dan akademik internal, dan

pendampingan akreditasi program studi.

B. Tingkat Fakultas

15. Organisasi jaminan mutu internal di tingkat fakultas/program studi terdiri atas Senat

Fakultas, Dekan/Direktur, Wakil Dekan/Direktur dan BAPEM Fakultas.

16. Senat Fakultas merupakan badan normatif tertinggi di lingkungan fakultas yang

memiliki wewenang untuk menjabarkan kebijakan dan peraturan universitas untuk

fakultas. Senat Fakultas terdiri atas Dekan dan Wakil Dekan, Ketua jurusan/bagian, guru

besar dan dosen wakil jurusan/bagian. Tugas Senat Fakultas adalah:

a. merumuskan rencana dan kebijakan mutu internal fakultas;

b. melakukan penilaian prestasi dan etika akademik, kecakapan, serta integritas

kepribadian dosen di lingkungan fakultas;

c. merumuskan norma dan tolok ukur bagi pelaksanaan penyelenggaraan fakultas,

dan menilai pelaksanaan tugas Pimpinan Fakultas;

d. memberikan pendapat dan saran untuk kelancaran pengelolaan fakultas.

17. Dekan bertanggung jawab atas penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian

kepada masyarakat, serta pembinaan tenaga akademik, tenaga administrasi, dan

mahasiswa. Dekan bertanggung jawab atas terjaminnya mutu internal di fakultas.

18. Dekan selaku penanggung jawab mutu internal fakultas/program pascasarjana

menetapkan ketua, sekretaris dan anggota BAPEM Fakultas.

19. BAPEM Fakultas, bertanggung jawab atas tersusunnya:

a. Standar Mutu Internal Fakultas/Program Pascasarjana,

b. Manual Mutu Internal Fakultas/Program Pascasarjana,

c. Manual Prosedur Fakultas/Program Pascasarjanayang selaras dengan Standar

Mutu Internal, Manual Mutu Internal, dan Manual Prosedur di tingkat universitas.

d. Formulir untuk semua jenis layanan akademik dan non akademik.


20. BAPEM Fakultas/Program Pascasarjanadibantu oleh sejumlah anggota sesuai dengan

kebutuhan fakultas.

21. BAPEM Fakultas/Program Pascasarjanabertugas untuk:

a. Membuat turunan dari Kebijakan Mutu Internal universitas menjadi Kebijakan

Mutu Internal fakultas/program pascasarjana, dari Standar Mutu Internal

universitas menjadi StandarMutu Internal fakultas, dari Peraturan Akademik

universitas menjadi Peraturan Akademik fakultas, dari Manual Mutu universitas

menjadi Manual Mutu fakultasyang berlaku untuk semua jenjang pendidikan

yang dikelolanya.

b. Membuat Prosedur Mutu yang berlaku di lingkungan fakultas.

c. Membuat formulir layanan administrasi akademik, administrasi dan keuangan,

kemahasiswaan, saranadan prasarana.

d. Sosialisasi sistem penjaminan mutu kepada sivitas akademika dalam lingkungan

fakultas/program pascasarjana.

e. Pelatihan dan konsultasi kepada GKM dan sivitas akademika fakultas tentang

pelaksanaan penjaminan mutu;

f. Membahas dan menindaklanjuti PTK pada program studi dan fakultas/program

pascasarjana.

g. Pendampingan akreditasi program studi S1/profesi

h. Mengkoordinasikan hasil evaluasi proses pembelajaran dengan GKM

Dalam melaksanakan tugasnya BAPEM Fakultas melakukan konsultasi dan koordinasi

dengan LP3M universitas, dan berkoordinasi GKM program studi.

22. Dekan/direktur menerima dan menyetujui laporan audit mutu (termasuk permintaan

tindakan koreksi (PTK) dari P3M melalui BAPEM Fakultas/Program Pascasarjana.

Dekan melakukan koordinasi tindak lanjut atas PTK, membuat keputusan dalam batas

kewenangannya, serta memobilisasi sumberdaya di tahun berikutnya.

23. Setiap tahun Senat Fakultas menerima laporan evaluasi diri serta laporan audit mutu

internal dari dekan. Senat Fakultas akan mempelajari kedua laporan tersebut dan

menentukan kebijakan dan peraturan baru di tingkat fakultas untuk peningkatan mutu

internal.


C. Tingkat Program Studi

24. Penjaminan mutu tingkat Program Studi dilakukan dibawah koordinasi Ketua atau

Sekretaris Program Studi.

25. Gugus Kendali Mutu (GKM) dibentuk untuk membantu pengelola Program Studi baik

S1 maupun profesi dalam penjaminan mutu di tingkat Program Studi.

26. Ketua Jurusan/Program Studi mengusulkan ketua, sekretaris dan anggota GKM untuk

ditetapkan oleh dekan/direktur.

27. Ketua Program Studi bersama GKM pada tingkat tersebut bertanggung jawab atas

tersusunnya:

a. Menyusun dan menyempurnakan Spesifikasi Program Studi;

b. Profil dan kompetensi/capaian pembelejaran lulusan;

c. Menyusun Manual Prosedur dan Formulir yang relevan dengan program studi;

d. Menganalisis hasil evaluasi proses pembelajaran setiap dosen;

e. Mengevaluasi kesesuaian RPS dengan pelaksanaan perkuliahan;

f. Mengevaluasi tingkat kehadiran dosen dan mahasiswa dalam perkuliahan;

g. Menyusun roadmap program studi yang sesuai dengan Standar Mutu Internal;

Manual Mutu Internal, dan Manual Prosedur Tingkat Fakultas/Program

Pascasarjana.

Ringkasan mengenai tanggung jawab dan wewenang dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal

di tingkat universitas, fakultas/program pascasarajana, danjurusan/program studi diberikan

dalam Tabel 1.


Tabel 1. Tanggungjawab dan Wewenang Sistem Penjaminan Mutu Tingkat Universitas,

Fakultas/Program Pascasarjana dan Jurusan/Program Studi

Tingkat

Dokumen yang

dihasilkan

Satuan

Kerja

Penanggung

Jawab

Pelaksanaan

SPMI

Penanggung

JawabSistem

AMI

Universitas

Kebijakan Mutu

Internal

Standar Mutu

Internal

Peraturan Akademik

Manual Mutu

Internal

Manual Prosedur

Formulir

P3M

KetuaP3M Koordinator

Program AMI

dan Tim Monev

(diangkat oleh

Rektor atas usul

Ketua P3M)

Fakultas/

Program

Pascasarjana

Kebijakan Mutu

Internal

Standar Mutu

Internal

Peraturan Akademik

Manual Mutu

Internal

Manual Prosedur

Formulir

BAPEM

Ketua

BAPEM

Koordinator

Program AMI

dan Tim Monev

(diangkat oleh

Dekan)

Jurusan/

Program

Studi

Kompetensi

Lulusan

Spesifikasi Program

Studi

Manual Prosedur

Instruksi Kerja

Formulir

GKM

Ketua GKM

Tim Monev

(ditugaskant oleh

Dekan)


BAB IV. MONITORING, EVALUASI DAN TINDAK LANJUT

A. AUDIT MUTU INTERNAL

Audit Mutu Internal (AMI) dilaksanakan untuk menganalisis kekuatan, kelemahan,

ancaman, dan peluang penyempurnaan mutu akademik dan non akademik. Secara khusus, AMI

bertujuan untuk:

1. Memberi nilai tambah dan memperbaiki kegiatan operasional atau proses akademik

dan non akademik UNBRAH.

2. Mengetahui bahwa pelaksanaan standar mutu akademik/non akademik UNBAH

telah tepat dan efektif, serta terdapat upaya-upaya peningkatan standar mutu

tersebut.

3. Mengidentifikasi lingkup perbaikan dan mengembangkannya secara profesional

berkelanjutan.

AMI dilakukan secara berkala sesuai persyaratan peraturan atas permintaan klien yaitu

pihak manajemen (Rektor dan Dekan) atau bilaterdapat perubahan yang signifikan dalam

manajemen, kebijakan, dan prosedur. Ketua P3M sebagai Manajer Program (MP) AMI

menindaklanjuti dengan merencanakan, melaksanakan dan menyerahkan laporan AMI kepada

klien. Siklus AMI adalah sebagai berikut:

a. Menetapkan tujuan audit

b. Merencanakan audit tahunan

c. Menetapkan sasaran dan lingkup audit

d. Membentuk tim audit

e. Mengkaji ulang dokumen dan menyiapkan daftar pengecekan (audit sistem)

f. Menyelenggarakan rapat tim audit

g. Menetapkan jadwal audit

h. Melaksanakan audit di tempat obyek audit (audit kepatuhan)

i. Menyusun laporan audit [Temuan (KTS,OB) & PTK]

j. Melakukan kajiulang oleh manajemen


B. PERMINTAAN TINDAKAN KOREKSI (PTK)

PTK adalah permintaan perbaikan oleh manajemen (Rektor) kepada teraudit (Dekan

atau Ketua Program Studi) atas dasar laporan auditagar teraudit mengidentifikasi penyebab

KTS dan memperbaiki KTS dalam rentang waktu yang disepakati.

C. TINDAK LANJUT DAN PERBAIKAN

MP AMI mempresentasikan hasil AMI didepan pihak manajemen (Rektor, Dekan dan

Ketua Program Studi). Temuan AMI (KTS, OB, PTK) menjadi landasan bagi pihak

manajemen dalam merencanakan dan mengganggarkan kegiatan-kegiatan atau tindakan

perbaikan dan peningkatan mutu pada tahun berikutnya.


DAFTAR RUJUKAN

1) Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;

2) Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;

3) Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen;

4) Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Nasional;

5) Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan;

6) Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan;

7) Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan

Pendidikan;

8) Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 2010 tentang Perubahan atas Peraturan

Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan

Pendidikan;

9) Keputusan Yayasan Pendidikan Baiturrahmah Nomor.......Statuta Universitas

Baiturrahmah.

10) Rencana Strategis Universitas Baiturrahmah Tahun ...............................

11) Panduan Sistem Penjaminan Mutu Universitas Andalas 2013-2017.


TIM PENYUSUN

1. (Pengarah) : Prof. Ir. Firdaus Rivai, M.Sc.

2. (Penanggung Jawab) : dr. Muchlis Hasan, Sp. OG.

3. (Perumus) : Prof. Rusjdi Djamal, Apt.

4. (Perumus) : Drs. Darman, M.Si. Ak.

5. (Perumus) : Drs. Awalludin, M.Si.

Documents

PEDOMAN MUTU INTERNAL UNIVERSITAS BAITURRAHMAH · Pedoman SPMI UNBRAH 2013-2018 2 KATA PENGANTAR Universitas Baiturrahmah merupakan pelopor pendirian p endidikan tinggi di bidang