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CLOSING COCKPIT - como obter a eficiência no fechamento contábil
Frédéric DE SOUSA Gerente Administrativo e Financeiro 15/03/2012
1. Grupo Pão de Açúcar - Descritivo do Negócio 2. A Estratégia Corporativa e seus Desafios
3. CLOSING COCKPIT - como obter a eficiência no fechamento contábil a. Resumo do Casob. Desafios do Negócioc. Estratégia e Metodologia da Implementaçãod. Cronograma do Projeto e Lições Aprendidas
4. Valor Gerado e Benefícios Alcançados
Agenda
Grupo Pão de Açúcar SAP FORUMTempo de Fazer Melhor
“ O Grupo Pão de Açúcar almeja ampliar a participação no mercado brasileiro de varejo e tornar-se a empresa mais admirada por sua rentabilidade, inovação, eficiência, sustentabilidade e contribuição para o desenvolvimento do Brasil
• Varejo (Alimentar, Atacado, Eletro, E-commerce)• Receita líquida de Vendas: R$ bilhões 46.6• Presente em 19 Estados• 150 000 funcionários
Fatos relevantes do negócio recentes:
conversão de 221 lojas das bandeiras CompreBem, Sendas e ABC CompreBem para o novo formato Extra Supermercado,
revisão do modelo de gestão do ASSAÍ e do formato de proximidade (Extra Fácil para Mini Mercado Extra)
Prêmios: 2011/ Categoria Melhor Varejista de Mercados Emergentes
1. Grupo Pão de Açúcar - Descritivo do Negócio
2. A Estratégia Corporativa e seus Desafios3. CLOSING COCKPIT - como obter a eficiência no fechamento
contábil a. Resumo do Casob. Desafios do Negócioc. Estratégia e Metodologia da Implementaçãod. Cronograma do Projeto e Lições Aprendidas
4. Valor Gerado e Benefícios Alcançados
Agenda
Estratégia CorporativaPosicionamento Estratégico
Sub-Objetivo 1
Principal Objetivo
do Negócio
Sub-Objetivo 2
Sub-Objetivo 3
Sub-Objetivo 4
Sub-Objetivo 5
Desafios e seus impactos na Estratégia Corporativa
Como TI pode ajudar a superação dos desafios
O domínio da tecnologia é um dos pilares do Grupo Pão de Açúcar, que investe constantemente em iniciativas na área de TI.
SAP FORUMTempo de Fazer Melhor
Foi escolhido o Closing Cockpit pelo motivos seguintes:
– Integração nativa com o ERF Financeiro SAP
– Maturidade da solução
– Cliente já acostumado a Interface SAP
– Facilidade de uso e treinamento
Por quê SAP?Motivadores do Investimento SAP FORUM
Tempo de Fazer Melhor
1. Grupo Pão de Açúcar - Descritivo do Negócio
2. A Estratégia Corporativa e seus Desafios
3. CLOSING COCKPIT - como obter a eficiência no fechamento contábil a. Resumo do Casob. Desafios do Negócioc. Estratégia e Metodologia da Implementaçãod. Cronograma do Projeto e Lições Aprendidas
4. Valor Gerado e Benefícios Alcançados
Agenda
Desafios de NegócioCumprir o prazo de fechamento contábil mensal definido pelo acionista Francês: 5 dia útil
Benefícios EstratégicosGanho e controle de tempo operacional, bem como obtenção de consistência dos valores apresentados: cada executor é responsável pela atualização e correta informação compartilhadaAtualização automática de status após execução permite um controle e análise do andamento em realtime por todos os envolvidosDisponibilidade de relatórios de performance para os executores e chefe direto
Diferencial / Solução SAP?Permite que você crie uma interface estruturada para executar transações e programas no SAP em horários definidos Ferramenta pode ser usado por vários executores e gestores ao mesmo tempoPermite definir as atividades por dependências
SAP FORUM
Objetivo do ProjetoTrocar a planilha Excel do cronograma de fechamento contábil mensal pela uma ferramenta padrão que oferece mais segurança e professionalismo com uma interatividade entre os executores e os gerentesImplementar uma ferramenta de controle e acompanhamento do fechamento contábil que facilita um roll-out nas demais empresas, mesmo se não tiver SAP
Resumo
Estratégia e Metodologia de Implementação
Mapeamento das necessidades1
Criação template e definição das tarefas + revisão de horários2
Testes e ajustes4
Definição da Especificação Funcional De Desenvolvimento com os executores3
Treinamentos 5
Go Live !
Cronograma do Projeto
Ano de 2011Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Realização e testes
Treinamento 2 semanas
Ferramenta em produção: 24/10
Acompanhamento e suporte
Workshop de feedback
Legend: Duração Inicio
SAP FORUMTempo de Fazer Melhor
Go Live
Melhores PráticasLições Aprendidas
Melhores práticas: conhecimento da SAP para a implementação da ferramenta com a metodologia ASAP
Lições aprendidas:
Ajuda ter um processo de fechamento contábil maduro : existência de cronograma detalhado com definição de atividades e de responsáveis, horários validados, definição de um responsável pela atualização do cronograma
Se reportar para uma empresa estrangeira, alinhar bem os dias feriados e os fechamentos anuais que podem ser diferentes da empresa brasileira
Sempre se colocar no lugar do executor o gestor para antecipar que tipo de possibilidades da ferramenta ele está esperando
Realizar um treinamento detalhado e profundo com os usuários porque para muito é o primeiro contato com SAP. No GPA, foi realizado uma introdução básica ao SAP para que cada executor saiba do que se trata
SAP FORUMTempo de Fazer Melhor
Melhores PráticasLições Aprendidas
Melhores práticas nascidas do projeto:
• Foi desenvolvido um e-mail ‘lembrente’: enviado automaticamente pela ferramentano dia anterior da atividade a cada executor. Isto permite uma melhor organizaçãoe antecipação das atividades a ser programadas
• No dia da atividade, em caso de atraso, é enviado um e-mail automaticamente de‘cobrança’ pela ferramenta 1 segundo depois o horário previsto ao executor.Depois a cada hora de atraso é enviado um novo e-mail de cobrança ao executore chefe direto até a atividade ser finalizada no Closing Cockpit
• A partir do primeiro dia até o último dia, cada gerente ou diretror de departamentorecebe um e-mail automático de um ponto de andamento do fechamento segundohorários definidos por dia: ‘flash report’ com a % de realização naquela hora
• Foram desenvolvidos relatórios de gestão on-line do fechamento que permite verquem usuário está atrasado, quantas atividades na área foram feitas.
• Foram realizados relatórios de gestão quando o fechamento mensal acabou. Comestas visão tanto o executor com o gestor dele pode avaliar a performance documprimento das atividades e definir planos de ações para melhorar osresultados. Esta visão pode ajudar igualmente o gestor no momento dasavaliações anuais porque foi desenvolvido a possibilidade de comparar aperformance entre meses ou anos para um executor ou chefe direto
1. Grupo Pão de Açúcar - Descritivo do Negócio
2. A Estratégia Corporativa e seus Desafios
3. CLOSING COCKPIT - como obter a eficiência no fechamento contábil a. Resumo do Casob. Desafios do Negócioc. Estratégia e Metodologia da Implementaçãod. Cronograma do Projeto e Lições Aprendidas
4. Valor Gerado e Benefícios Alcançados
Agenda
• O prazo e o orçamento do projeto foram respeitados• O processo que mais beneficio da implementação foi o do fechamento contábil
mensal do Grupo Pão de Açúcar• Cada área envolvida (em torno de 7 principais: Tesouraria, RH, CSC, Logística,
Contabilidade, Controladoria, operações) está mais atenta ao acontecimento do fechamento e responsável pela realização da sua atividade no prazo definido.
• Com futuras otimizações do sistema poderemos ganhar tempo com a possibilidade de ‘dependência’ entre atividades
• Houve uma redução de retrabalho para atualizar as atividades e horários por mês de 2 dias para 2h00
Valor GeradoBenefícios Medidos SAP FORUM
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