OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA DAN PRASARANA · 2020. 6. 16. · v Sungguh sebuah kebahagiaan dan rasa syukur yang mendalam bagi penulis karena dapat menyelesaikan buku ini. Buku

OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA DAN PRASARANA

(C3) KELAS XII

Sri Rahayu

Yuni Hidayati

PT KUANTUM BUKU SEJAHTERA

OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA DAN PRASARANASMK/MAK Kelas XII© 2020Hak cipta yang dilindungi Undang-Undang ada pada Penulis.Hak penerbitan ada pada PT Kuantum Buku Sejahtera.

Penulis : Sri Rahayu Yuni HidayatiEditor : Fourdina RatnasariDesainer Kover : Achmad FaisalDesainer Isi : Ayu Amelia SyafitrieTahun terbit : 2020ISBN : 978-623-7591-86-3

Diterbitkan oleh PT Kuantum Buku SejahteraAnggota IKAPI No. 212/JTI/2019Jalan Pondok Blimbing Indah Selatan X N6 No. 5 Malang - Jawa TimurTelp. (0341) 438 2294, Hotline 0822 9951 2221; Situs web: www.quantumbook.id

Dilarang memperbanyak atau memindahkan sebagian atau seluruh isi buku ini dalam bentuk apa pun, baik secara elektronis maupun mekanis, termasuk memfotokopi, merekam atau dengan sistem penyimpanan lainnya, tanpa izin tertulis dari PT Kuantum Buku Sejahtera.

iii

Daftar Isi

Prakata ..................................................................................................................... vBab 1 Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana ............................................ 1 A. Memahami Analisis Perencanaan Kebutuhan ......................................................... 2 B. Jenis-Jenis Analisis Kebutuhan ...................................................................................... 5 C. Pengusulan Sarana dan Prasarana ............................................................................... 7 D. Bentuk-Bentuk Formulir Rencana Kebutuhan ......................................................... 9 E. Komputerisasi Dokumen Perencanaan Kebutuhan Sarana Prasarana ........... 10 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 11

Bab 2 Pengadaan Sarana dan Prasarana ................................................................... 15 A. Memahami Pengadaan Sarana dan Prasarana ........................................................ 16 B. Tujuan Pengadaan Sarana dan Prasarana ................................................................. 17 C. Asas-Asas/Prinsip-Prinsip Pengadaan ........................................................................ 17 D. Metode Pengadaan ........................................................................................................... 19 E. Sistem Pengadaan ............................................................................................................. 20 F. Kerja Sama dengan Pemasok ........................................................................................ 22 G. Analisis Pemasok ................................................................................................................ 24 H. Persepsi Pemasok ............................................................................................................... 27 I. Ketentuan Pengadaan ...................................................................................................... 28 J. Etika Pengadaan ................................................................................................................. 31 K. Komputerisasi Pembuatan Dokumen Pengadaan Sarana Prasarana .............. 32 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 33

Bab 3 Penerimaan, Penyimpanan, dan Penyaluran Sarana dan Prasarana ........... 39 A. Memahami Penerimaan, Penyimpanan, dan Penyaluran Sarana ..................... 40 B. Asas-Asas Penyaluran Sarana dan Prasarana Kantor ............................................. 44 C. Jenis-Jenis Moda Transportasi ....................................................................................... 46 D. Proses Penyaluran .............................................................................................................. 50 E. Komputerisasi Pembuatan Dokumen Distribusi ................................................... 52 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 63

Bab 4 Inventarisasi Sarana dan Prasarana ................................................................ 67 A. Memahami Inventarisasi.................................................................................................. 68 B. Tujuan, Manfaat, dan Dasar Hukum ............................................................................ 69 C. Langkah-Langkah Inventarisasi .................................................................................... 71 D. Komputerisasi Pembuatan Dokumen Inventarisasi ............................................. 75 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 85

Bab 5 Pemanfaatan Sarana dan Prasarana ................................................................ 91 A. Memahami Pemanfaatan Sarana dan Prasarana .................................................... 92 B. Tujuan Pemanfaatan Sarana dan Prasarana ............................................................. 94 C. Prosedur Pemanfaatan Sarana dan Prasarana ......................................................... 95

iv

D. Pembuatan Dokumen Kegiatan Pemanfaatan Sarana dan Prasarana ............ 97 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 101

Bab 6 Pengamanan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana ................................ 105 A. Memahami Pengamanan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana .............. 106 B. Perencanaan Pengamanan dan Pemeliharaan ....................................................... 107 C. Kegiatan Inspeksi .............................................................................................................. 108 D. Macam-Macam Perawatan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana ............ 108 E. Tujuan dan Manfaat Pemeliharaan Sarana dan Prasarana .................................. 113 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 115

Bab 7 Penghapusan Sarana dan Prasarana ............................................................... 119 A. Memahami Penghapusan Sarana dan Prasarana .................................................. 120 B. Peranan dan Syarat-Syarat Penghapusan ................................................................ 121 C. Tata Cara Penghapusan Sarana dan Prasarana ....................................................... 121 D. Pembuatan Dokumen Penghapusan Sarana dan Prasarana ............................. 125 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 129

Bab 8 Penyimpanan Dokumen Sarana dan Prasarana ............................................. 133 A. Memahami Sistem Penyimpanan Dokumen Administrasi Sarana Prasarana Berdasarkan Sistem Kearsipan .................................................................. 134 B. Pengumpulan Portofolio Dokumen Sarana dan Prasarana ................................ 136 C. Klasifikasi Portofolio Dokumen Sarana dan Prasarana ......................................... 137 D. Penyimpanan Portofolio Dokumen Sarana dan Prasarana Berdasarkan Sistem Penyimpanan Arsip ............................................................................................ 140 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 143

Bab 9 Evaluasi Pengelolaan Administrasi Sarana dan Prasarana ............................ 147 A. Memahami Evaluasi Pengelolaan Administrasi Sarana dan Prasarana........... 148 B. Analisis Pengelolaan Administrasi Sarana dan Prasarana ................................... 149 C. Penyusunan Portofolio Pengelolaan Administrasi Sarana dan Prasarana ............................................................................................................................... 149 D. Perencanaan Isi dan Susunan Laporan Pengelolaan Administrasi Sarana dan Prasarana ...................................................................................................................... 150 E. Teknik Penyusunan Laporan Pengelolaan Administrasi Sarana dan Prasarana ............................................................................................................................... 152 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 153 Glosarium.......... ................................................................................................................. 157Daftar Pustaka ................................................................................................................... 158Biodata Penulis .................................................................................................................. 161Biodata Konsultan ............................................................................................................. 162Tim Kreatif.......... ................................................................................................................ 163

v

Sungguh sebuah kebahagiaan dan rasa syukur yang mendalam bagi penulis karena dapat menyelesaikan buku ini. Buku ini ditulis sebagai salah satu sumber belajar siswa SMK/MAK kelas XII untuk mempelajari dan memperdalam materi Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana. Buku Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana ini disajikan dalam sembilan bab, sebagai berikut.BAB 1 : Perencanaan Kebutuhan Sarana dan PrasaranaBAB 2 : Pengadaan Sarana dan Prasarana BAB 3 : Penerimaan, Penyimpanan, dan Penyaluran Sarana dan PrasaranaBAB 4 : Inventarisasi Sarana dan PrasaranaBAB 5 : Pemanfaatan Sarana dan PrasaranaBAB 6 : Pengamanan dan Pemeliharaan Sarana dan PrasaranaBAB 7 : Penghapusan Sarana dan PrasaranaBAB 8 : Penyimpanan Dokumen Sarana dan PrasaranaBAB 9 : Evaluasi Pengelolaan Administrasi Sarana dan Prasarana Setiap bab dalam buku ini dilengkapi dengan Kompetensi Dasar dan Tujuan Pembelajaran yang telah disesuaikan dengan Revisi K-13. Pembahasan materi disajikan dengan bahasa yang lugas dan mudah dipahami, dari pembahasan umum ke pembahasan secara khusus. Untuk menunjang pembelajaran yang aktual, buku ini sudah menerapkan Science, Technology, Engineering, dan Mathematics (STEM) serta soal-soal evaluasi berbasis HOTS. Semoga buku Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana SMK/MAK kelas XII ini bermanfaat bagi siswa dan seluruh pembaca dalam memperoleh pengetahuan. Penulis menerima saran dan kritik yang membangun. Selamat belajar, semoga sukses!

Penulis

Prakata

vi

Do not Pray for an Easy life,

pray for the strength to endure a difficult one

Jangan kamu berdoa untuk hidup yang mudah,Berdoalah agar diberi kekuatan supaya dapat

menghadapi hidup yang sulit.

"Bruce Lee"

Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana 1

1BAB

Setelah menerima materi ini diharapkan peserta didik mampu1. menjelaskan analisis perencanaan kebutuhan;2. menjelaskan jenis-jenis analisis kebutuhan;3. menganalisis pengusulan sarana dan prasarana;4. membuat bentuk-bentuk formulir rencana kebutuhan; dan5. membuat dokumen perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana menggunakan aplikasi komputer.

Tujuan Pembelajaran

Perencanaan Kebutuhan Sarana dan

Prasarana

3.10 Menganalisis perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana.4.10 Membuat perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana.

Kompetensi Dasar

Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana2

Pekerjaan kantor akan berjalan dengan lancar apabila disediakan peralatan yang sesuai dengan bidang pekerjaan masing–masing. Tahukah Anda, peralatan yang dibutuhkan untuk setiap unit pekerjaan di kantor? Pengusulan kebutuhan peralatan kantor yang terbaik berasal dari bidang pekerjaan masing-masing. Dengan demikian, sebelum pengadaan peralatan perlu adanya perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana. Sarana dan prasarana yang tersedia dengan baik dari segi jumlah dan kualitas merupakan salah satu aspek penting dalam pencapaian tujuan kantor. Tidak tersedianya sarana dan prasarana yang memadai akan menghambat pekerjaan kantor yang berarti pula menghambat pencapaian tujuan kantor. Agar sarana dan prasarana dapat selalu tersedia dengan baik, perlu perencanaan sarana dan prasarana yang baik pula. Rencana sarana dan prasarana, baik yang bersifat teknik operasional maupun administrasi bertujuan agar pekerjaan menjadi efektif dan efisien. Pada bab ini Anda akan mempelajari cara menyusun rencana kebutuhan. Hal tersebut agar Anda dapat menyusun rencana kebutuhan sarana dan prasarana dengan baik.

A. Memahami Analisis Perencanaan Kebutuhan

Sarana dan prasarana merupakan kebutuhan yang sangat penting dalam sebuah perusahaan. Apa yang terjadi apabila sarana dan prasarana tidak terpenuhi sesuai perkembangan IPTEK? Analisis kebutuhan sarana dan prasarana perlu dilakukan untuk mengevaluasi dan memberikan sarana prasarana yang tepat sesuai dengan kebutuhan masing-masing pegawai dan peralatan harus disesuaikan dengan perkembangan teknologi yang berkembang secara pesat. Pengertian analisis menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah proses pengurai dan penelaahan suatu pokok yang saling berhubungan agar mendapatkan pemahaman yang tepat dan pengertian secara keseluruhan. Berdasarkan pendapat dari beberapa para ahli, pengertian analisis adalah sebuah aktivitas, proses, dan kegiatan yang saling berhubungan untuk memecahkan suatu komponen atau permasalahan agar lebih detail, kemudian digabungkan kembali supaya dapat ditarik kesimpulan yang tepat. Sedangkan, kegiatan mengamati dan mempelajari tentang sarana dan prasarana yang menjadi kebutuhan suatu organisasi sekarang dan di masa mendatang dapat disebut dengan analisis kebutuhan sarana dan prasarana. Setiap melakukan kegiatan perlu adanya perencanaan yang matang terlebih dahulu agar tercapai tujuan yang telah ditentukan. Mengapa perencanaan perlu dilakukan? Perencanaan adalah suatu proses untuk menentukan sesuatu yang ingin dicapai di masa yang akan datang serta menetapkan langkah-langkah yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 1. Langkah-langkah proses perencanaan

Langkah-langkahnya antara lain:a. menguji dengan berbagai macam cara; b. mengkaji ketidakpastian yang ada;c. mengukur kemampuan yang ada ; dand. memilih langkah-langkah untuk pencapaian. Setiap karyawan mempunyai kebutuhan untuk meningkatkan produktivitas kerja di kantor. Apakah kebutuhan semua karyawan sama?


Kebutuhan merupakan segala sesuatu yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan kantor sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan memberikan kepuasan jasmani dan rohani. Perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana dalam suatu kantor merupakan proses menganalisis dan menentukan kebutuhan sarana dan prasaran oleh masing-masing bagian. Perencanaan kebutuhan dilakukan dengan cara menganalisis banyaknya sarana dan prasarana yang diperlukan untuk melakukan kegiatan administrasi perkantoran pada setiap bidang atau disesuaikan dengan bidang pekerjaannya. Perencanaan sarana dan prasarana kantor perlu mendapat perhatian yang serius. Hal ini untuk menghemat biaya, waktu, dan tenaga sehingga tujuan oraganisasi akan tercapai.

2. Macam-macam kegiatan administrasi perkantoran

Setiap organisasi mempunyai ciri tersendiri dalam menjalankan kegiatannya dan tidak sama antara satu perusahaan dengan yang lain. Semakin besar perusahaan/organisasi yang telah berkembang dengan pesat tentu dalam menjalankan kegiatan administrasi perkantoran akan semakin kompleks. Berikut macam–macam kegiatan administrasi perkantoran.a. Perencanaan perkantoran (Office planning) Perencanaan perkantoran merupakan proses menentukan kegiatan kantor

yang akan dilakukan pada masa yang datang mengenai pekerjaan perkantoran. Perencanaan perkantoran, meliputi1) standardisasi pekerjaan ketatausahaan;2) anggaran pekerjaan kantor;3) sistem informasi dan komunikasi kantor;4) perencanaan gedung;5) perencanaan tata ruang kantor; dan 6) perencanaan perabot/peralatan kantor.

Gambar 1.1 Peralatan kantor

Sumber: Nina G, 2017

b. Pengorganisasian perkantoran (Office organizing) Pegorganisasian perkantoran mempunyai pengaruh yang besar terhadap

tujuan yang ingin dicapai dalam sebuah organisasi dengan cara pemberdayaan sumber daya manusia agar dapat bekerja sama dalam sebuah sistem organisasi. Apakah yang dimaksud dengan pengorganisasian perkantoran?


Pengaturan keseluruhan proses pengelompokan dan penempatan orang, alat, tugas, tanggung jawab, dan wewenang yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam organisasi untuk mencapai tujuan itulah yang dinamakan dengan pengorganisasian perkantoran.

Berikut pengorganisasian perkantoran.1) Penyediaan perbekalan/peralatan kantor sesuai dengan jenis pekerjaan.2) Pembagian tugas dan pekerjaan sesuai dengan kemampuan pegawai.3) Hubungan kerja terjalin dengan baik antara atasan dengan bawahan

berdasarkan tugas pokok dan fungsi kedianasan.c. Pengarahan perkantoran (Office actuating) Pengarahan perkantoran merupakan suatu kegiatan yang dilaksanakan untuk

meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses kerja secara maksimal agar hasil sesuai dengan target dan sasaran yang telah dirumuskan serta menciptakan lingkungan kerja yang dinamis dan sehat. Berikut pengarahan perkantoran:1) pengawasan terhadap pegawai;2) memberikan motivasi terhadap pegawai;3) memberikan bantuan atau solusi kepada pegawai yang mengalami

kesulitan dalam bekerja;4) menyatukan visi misi pegawai dan organisasi;5) komunikasi yang efektif dengan pegawai; dan6) pemberian gaji yang adil.

d. Pengawasan perkantoran (Office controlling) Seberapa perlu pengawasan kantor dilakukan? Pengawasan kantor yang

dilakukan oleh pimpinan secara langsung akan mendapatkan banyak mafaatnya bagi sebuah perusahaan. hal ini karena pimpinan akan bertindak tegas terhadap karyawan yang bekerja tidak sesuai target yang telah ditentukan.

Menurut Admosudirjo, pengawasan perkantoran adalah keseluruhan kegiatan yang membandingkan atau mengukur hal yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma, standar, atau rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.

Manfaat pengawasan kantor sebagai berikut:1) mengurangi kesalahan yang terjadi pada pegawai;2) meminimalisir kecurangan;3) menjalin komunikasi yang baik antarpegawai dengan pimpinan; dan4) menciptakan lingkungan kerja yang lebih kondusif.

Pengawasan perkantoran meliputi 1) manajemen waktu dan biaya;2) kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor;3) pekerjaan pelayanan kepada masyarakat; dan4) pemakaian perabot/peralatan kantor.

Pengadaan sarana dan prasarana agar bermanfaat dan tepat sesuai dengan yang dibutuhkan maka perlu adanya analisis perencanaan pengadaan sarana dan prasarana kantor.


3. Tujuan analisis perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana a. Menyesuaikan antara pekerjaan perkantoran dengan alat yang akan dipakai.b. Pekerjaan yang berhubungan dengan surat menyurat membutuhkan peralatan,

seperti seperangkat computer serta printer yang dilengkapi dengan scanner dan fotokopi.

c. Anggaran yang telah ditetapkan disesuaikan dengan biaya pengadaan perabot/peralatan.

d. Pengadaan peralatan kantor perlu memperhatikan antara anggaran yang telah ditetapkan setiap tahun dengan manfaat/kegunaan dari perabot/peralatan.

e. Mengikuti perkembangan teknologi. f. Peralatan yang akan digunakan untuk menunjang pekerjaan administrasi

disesuaikan dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih, misalnya penggunaan gawai dan video referensi.

g. Mempertimbangkan penghematan tenaga, waktu, dan biaya.

4. Fungsi analisis perncanaan kebutuhan sarana dan prasarana a. Memenuhi kebutuhan sarana prasarana pada setiap bidang.b. Mengurangi penumpukan sarana dan prasarana pada tempat tertentu sehingga

dapat menghemat tempat. c. Disesuaikan kebutuhan sarana prasarana berdasarkan permintaan dari masing-

masing unit.d. Menghemat anggaran yang ada karena pengadaan sarana berdasarkan

pengajuan dari bawah sesuai kebutuhan karyawan.

B. Jenis-Jenis Analisis Kebutuhan

Jenis analisis kebutuhan sarana prasarana suatu organisasi/perusahaan dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu analisis kebutuhan kualitatif dan analisis kebutuhan kuantitatif.1. Analisis kebutuhan kualitatif

Analisis kebutuhan kualitatif merupakan suatu rangkaian kegiatan mengelompokkan informasi tentang macam-macam kegiatan yang terdapat dalam suatu organisasi/perusahaan tertentu dan sarana yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan tersebut.Berikut cara pengumpulan informasi untuk analisis kebutuhan kualitatif:a. menganalisis perabot/peralatan yang masing ada di kantor;b. melihat kondisi perabot/perlengkapan yang masih ada; danc. menyediakan fasilitas pendukung apabila sarana tiba di lokasi.

2. Analisis kebutuhan kuantitatifBedakah antara analisis kebutuhan kualitatif dengan analisis kebutuhan kuantitatif? Analisis kebutuhan kuantitatif dilakukan dengan cara meneliti volume dan frekuensi kegiatan yang terdapat dalam masing-masing unit organisasi.Berikut kegiatan analisis kebutuhan kuantitatif sarana dan prasarana.a. Jumlah sarana yang ada masih efisiensi penggunaannya. Apabila sarana yang

ada sudah tidak dapat digunakan sebaiknya segera dihapuskan.


b. Jumlah sarana yang ada dikantor disesuaikan dengan jumlah pegawai yang ada di masing-masing bagian. Sehingga semua pegawai dapat melaksanakan tugas dengan baik dan tidak saling menunggu giliran memakai sarana kantor.

c. Jumlah sarana kantor masih dapat memenuhi target capaian yang ditetapkan.

3. Langkah-langkah analisis kebutuhan kuantitatif a. Mengetahui jumlah pegawai berdasarkan struktur organisasi yang ada untuk

pemenuhan kebutuhan perabot/peralataan kantor.b. Meneliti jumlah warkat yang dihasilkan untuk satuan waktu periode tertentu

untuk pemenuhan sarana penyimpanan warkat/arsip kantor.c. Mengetahui waktu penggunaan mesin perkantoran (waktu riil penggunaan,

waktu kerja, dan waktu ekstra) untuk pemenuhan mesin-mesin kantor.d. Mengetahui kebutuhan bahan habis pakai/bahan dasar berdasarkan pengalaman

tiap bulan. Untuk menghindari penumpukan bahan sehingga tidak memakan tempat dan juga tidak kekurangan bahan yang akan mengganggu proses penyelesaian pekerjaan karen masih menunggu datangnya pesanan bahan baku.

e. Cara pengadaan barang yang paling ekonomis harus mengetahui kebutuhan bersifat rutin, biaya setiap kali mengadakan pesanan, dan biaya yang harus dikeluarkan setiap unit/satuan barang selama berada di gudang.

4. Jenis sarana prasarana untuk menunjang kegiatan kantorKegiatan melakukan analisis mengenai kebutuhan sarana dan prasarana setiap bidang pekerjaan yang akan dipakai untuk melakukan pekerjaan tidaklah mudah. Hal tersebut harus diketahui sifat dan jenis sarana dan prasarana yang akan dianalisis. a. Ada beberapa jenis sarana untuk menunjang kegiatan kantor, yaitu

1) peralatan kantor;2) perabot kantor;3) bekal kantor;4) hiasan kantor;5) mesin kantor;6) pesawat kantor; 7) alat bantu peraga; dan8) perabot tempelan.

Administrasi perkantoran meliputi kegiatan kantor dan prasarana yang digunakan untuk melakukan pekerjaan ketatausahaan.

b. Prasarana untuk melakukan pekerjaan perkantoran meliputi hal berikut.1) Lokasi kantor Lokasi kantor yang harus mendapat perhatian utama adalah faktor-faktor

keamanan dan faktor lingkungan. a) Ditinjau dari segi keamanan Kantor merupakan tempat untuk menyimpan dokumen penting.

Penempatan kantor sebagai tempat menyimpan dokumen atau arsip yang harus mendapatkan perhatian dari segi keamanan yaitu jauh dari kriminalitas atau kejahatan sehingga dokumen penting perusahaan dapat disimpan dengan baik. Kekhawatiran akan kehilangan warkat


mampu diminimalisir. Selain itu, juga harus memperhatikan rasa nyaman agar pegawai bekerja lebih baik sehingga produktivitas pegawai akan meningkat.

b) Ditinjau dari faktor lingkungan Kantor yang terletak di tempat strategis akan menguntungkan bagi

perusahaan karena mudah dijangkau oleh masyarakat. Selain itu, transportasi juga mudah dijangkau. Fungsi kantor sebagai tempat menyimpan peralatan/perabot kantor yang berupa barang atau mesin letaknya harus dipertimbangkan faktor yang mempengaruhi yaitu lingkungan. Agar dapat merencanakan kantor yang baik perlu memahami sarana prasarana yang akan disimpan di kantor dan faktor lingkungan seperti kantor berdiri.

2) Gedung Keserasian tata letak gedung terhadap lahan dan lingkungan sekitarnya

disesuaikan dengan jumlah, kapasitas dan penempatan ruangan, serta ketepatan pengaturan tata cahaya, ventilasi dan sarana kantor. Hal yang perlu mendapat perhatian adalah keselamatan gedung beserta seluruh isinya/penghuninya, perlengkapan yang ada, serta lingkungannya.

Gambar 1.2 Gedung kantor Sumber: Wisnu G, 2017

C. Pengusulan Sarana dan Prasarana

Setiap pegawai wajib mengusulkan sarana yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaannya. Pengusulan sarana dan prasarana kantor dari pegawai masing-masing bidang ditujukan kepada bagian perlengkapan/logistik. Perlu diketahui bahwa bagian logistik mempunyai tugas yang sangat berat. 1. Tugas bagian logistik

a. Melayani permintaan pengadaan perlengkapan.b. Menerima barang yang datangc. Mengecek dan memeriksa perlengkapan/perabot yang baru datang.d. Menyimpan perlengkapan/perabot kantor.e. Memelihara perlengkapan/perabot kantor dari kerusakan.f. Menerima pengaduan perlengkapan yang rusak.g. Melayani perbaikan perabot kantor yang rusak.h. Kerja sama dengan perusahaan layanan jasa.


Bagian perlengkapan atau bagian logistik harus melayani semua bagian yang ada di perusahaan. Bagi kantor besar tugas ini sangatlah kompleks karena banyaknya bagian-bagian yang harus mendapatkan pelayanan. Pengajuan permintaan barang kantor atau perlengkapan harus sudah diusulkan sebelum barang habis sama sekali. Hal ini karena pengajuan menunggu giliran dan tidak dapat segera diproses. Tata cara pengusulan sarana dan prasarana kantor harus sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Masing–masing kantor/perusahaan tentu mempunyai aturan yang tidak sama antara kantor satu dengan kantor yang lain. Hal ini tergantung besar kecil usaha yang dilakukan oleh kantor/perusahaan. Semakin maju perusahaan maka prosedur pengusulan sarana dan prasarana akan semakin lama prosesnya. Pengusulan peralatan dilakukan sebelum peralatan habis. Utamanya pada bekal kantor yaitu barang yang habis pakai dalam menunjang pekerjaan kantor. Bekal kantor itu terdiri dari alat tulis kantor yang penggunaanya secara langsung untuk menulis, mengetik, menghapus, dan menyetempel. Bekal kantor yang lain adalah ATK yang penggunaannya tidak langsung, tetapi hanya sebagai pelengkap dari alat tulis kantor.

2. Syarat pengusulan sarana dan prasarana kantora. Mengisi formulir perlengkapan sarana dan prasarana yang dibutuhkan. Misalnya,

dalam satu tahun, satu semester, atau triwulan.b. Menentukan kualitas dan kuantitas barang.c. Menentukan jenis dan spesifikasi barang.d. Menentukan skala prioritas menurut urgensi kebutuhan.e. Menyesuaikan biaya yang telah ditetapkan dalam rancangan anggaran belanja

tahunan.f. Menganalisis manfaat dari barang yang diusulkan. Pengadaan sarana dan prasarana harus direncanakan terlebih dahulu dengan cara membuat daftar usulan permintaan barang pada awal tahun buku. Semua bagian diberi formulir untuk pengajuan pengusulan sarana dan prasarana yang dibutuhkan oleh masing-masing bagian.

3. Tujuan pengusulan sarana dan prasarana a. Mengetahui jenis, kualitas, dan kuantitas perlengkapan yang diusulkan oleh

bagian. b. Memprediksi anggaran yang akan digunakan untuk pengadaan. c. Menghemat tenaga, waktu, dan biaya. d. Memilih barang sesuai dengan perkembangan teknologi yang tercanggih. Pengadaan sarana dan prasarana dalam satu tahun sekali dapat menghemat biaya karena pembelian dalam jumlah yang besar akan mendapatkan potongan harga sehingga harga lebih murah.


D. Bentuk-Bentuk Formulir Rencana Kebutuhan

Prosedur pengajuan sarana dan prasarana kantor dalam setiap awal tahun anggaran yang diajukan kepada bagian perlengkapan atau bagian logistik. Agar pengajuan sarana dan prasarana berjalan dengan efektif dan efisien maka bagian perlengkapan atau bagian logistik akan membuatkan formulir pengusulan permintaan perlengkapan kantor.Berikut contoh formulir rencana kebutuhan perlengkapan kantor.

Formulir Rencana Penyusunan Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor Bagian KetatausahaanTahun Anggaran 2020

No Jenis sarana dan prasarana Satuan Jumlah Spesifik Biaya No.

Reg. Ket

1 2 3 4 5 6 7 8

1.2.3.

4.5.

Kertas HVS FolioKertas HVS KuartoTinta Printer EPSONTinta Fotokopi Printer

RimRim

Buah

BuahBuah

10205

51

70 gram70 gramBlack Ink

Cartridege Merk Panter

Canon PIXMA G2010

Rp47.500Rp37.900Rp79.900

Rp140.000Rp1.859.000

Disetujui Oleh Kepala Logistik

MANSYURI ADI

Malang, 2 Januari 2020 Yang MengajukanKepala Tata Usaha

ALEXANDER WILLIYAM

Cara mengisi kolom No. 1. Diisi nomor urut 2. Diisi jenis peralatan yang mau diusulkan untuk pengadaan 3. Diisi satuan (rim, buah, dan lain-lain.) 4. Diisi jumlah sarana dan prasarana yang dibutuhkan 5. Diisi merek, ukuran, warna, dan lain-lain 6. Diisi perkiraan harga dan biaya pengangkutan 7. Diisi no. induk bila barang itu merupakan pengganti barang yang sudah rusak 8. Keterangan tentang ciri-ciri sarana dan prasarana


Contoh Format Kebutuhan Sarana dan Prasarana

PT Sejahtera. TbkTahun Anggaran 2020

E. Komputerisasi Dokumen Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana

Sejalan dengan kemajuan teknologi yang semakin cepat penggunaan komputer dalam administrasi sarana dan prasarana merupakan hal yang sangat dibutuhkan. Penggunaan komputer akan memudahkan dan mengoptimalkan pekerjaaan administrasi sarana dan prasarana. Dalam rangka efisiensi dan efektivitas kegiatan perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana, dokumen perencanaan kebutuhan sarana, dan prasarana dapat dibuat dengan menggunakan aplikasi komputer. Aplikasi yang umum digunakan ialah aplikasi Word atau Excel. Penggunaan aplikasi komputer diharapkan mampu membuat pekerjaan menjadi lebih mudah, cepat, dan hasil yang rapi.

Tugas KelompokBentuk kelompok dengan 4—5 orang teman Anda. Buatlah rencana penyusunan kebutuhan sarana dan prasarana untuk bagian kepegawaian. Ikuti langkah kegiatan berikut ini.1. Buatlah analisis kebutuhan sarana.2. Hitung biaya/harga per satuan untuk pengadaan sarana.3. Cari informasi mengenai jenis-jenis sarana di internet mengenai harga dan

kualitasnya.4. Kerjakan memakai komputer.5. Berdasarkan rencana penyusunan kebutuhan sarana dan prasarana yang Anda buat,

diskusikan dengan kelompok Anda!6. Buatlah kesimpulan diskusi, kemudian sajikan dalam bentuk slide presentasi!7. Presentasikan hasil diskusi Anda tentang pengamanan dan pemeliharaan sarana

prasarana.


Rangkuman

Perencanaan adalah sebuah proses untuk menentukan dan mengatur hal yang dibutuhkan dan proses atau cara memenuhi kebutuhan secara rasional. Administrasi perkantoran adalah pelayanan untuk membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan atau kebijakan, menunjang kegiatan pelaksanaan pekerjaan operational, dan menentukan kemajuan perusahaan atau organisasi. Macam–macam kegiatan administrasi perkantoran, di antaranya perencanaan perkantoran (office planning), pengorganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling). Jenis–jenis analisis kebutuhan sarana dan prasarana, meliputi peralatan kantor, perabot kantor, bekal kantor, hiasan kantor, mesin kantor, pesawat kantor, alat bantu peraga, dan perabot tempelan. Pengusulan sarana dan prasarana dapat dilakukan melalui bagian perlengkapan atau bagian logistik. Bagian perlengkapan atau bagian logistik memiliki tugas yang berat, antara lain melayani permintaan pengadaan perlengkapan, menerima barang yang datang, mengecek dan memeriksa perlengkapan/perabot yang baru datang, menyimpan perlengkapan/perabot kantor, memelihara perlengkapan/perabot kantor dari kerusakan, menerima pengaduan perlengkapan yang rusak, melayani perbaikan perabot kantor yang rusak, dan bekerja sama dengan perusahaan layanan jasa.

Uji KompetensiA. Soal Pilihan GandaPilihlah jawaban yang paling tepat.1. Proses perencanaan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut.

1. Menguji berbagai macam cara untuk pencapaian 2. Mengkaji ketidakpastian yang ada3. Mengukur kemampuan yang ada 4. Memilih langkah-langkah untuk mencapainya5. Menyingkirkan kegagalan yang bakal terjadiDari pernyataan di atas proses perencanaan dapat dilakukan pada nomor ….a. 1, 2, 3, dan 5 d. 1, 3, 4, dan 5b. 1, 2, 3, dan 4 e. 1, 2, 4, dan 5c. 2, 3, 4, dan 5

2. Sofi melakukan aktivitas dalam perusahaan membuat SOP penerimaan surat yang akan dilakukan pada masa akan datang pada tata usaha. Sofi sedang melakukan kegiatan administrasi perkantoran yaitu ….a. perencanaan d. pengorganisasianb. pengarahan e. pengomunikasianc. pengawasan

3. Seorang Manager PT Bahtera mempunyai tugas mengawasi kegiatan karyawan di kantornya. Berikut yang bukan objek pengawasan yang dilakukan oleh manager perkantoran yaitu ….a. manajemen waktu dan biaya


b. pemakaian perabot/peralatan kantor c. hubungan sosialisasi antarpegawai d. pekerjaan pelayanan kepada masyarakate. kualitas dan kuantitas pekerjaan administrasi perkantoran

4. Jenis–jenis analisis kebutuhan sarana dan prasarana secara kuantitatif dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut ….a. sarana yang ada masih dapat memenuhi target capaian yang ditetapkanb. menganalisis kelayakan perabot/peralatan yang masing ada di kantor c. menganalisis sarana yang ada masih efisien dalam penggunaannyad. menyediakan fasilitas pendukung bila barang tiba di lokasi e. melihat kondisi perlengkapan yang masih ada

5. Siti melakukan kegiatan mengelompokkan informasi tentang macam-macam kegiatan yang terdapat dalam bidang ketenagakerjaan di sebuah perusahaan dengan menggunakan sarana yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan analisis kebutuhan. Hal yang dilakukan Siti merupakan ….a. pengertian dari analisis kebutuhan kualitatifb. pengertian dari analisis kebutuhan kuantitatifc. kegiatan pengumpulan informasi untuk analisis kebutuhan saranad. pengertian analisis perencanaan kebutuhane. pengertian analisis kebutuhan sarana

6. Melakukan kegiatan menganalisis kebutuhan bekal kantor pada bidang pekerjaan tertentu yang akan dipakai untuk menunjang pekerjaan perkantoran. Di bawah ini adalah jenis–jenis kebutuhan perbekalan kantor yang akan dianalisis yaitu ….a. tinta printer, kertas HVS, dan dekorasib. karbon, vidio kaset, dan bolpoinc. NCR, stylus, dan tipe exd. ordner, paper clipe, dan formulire. tinta printer, stempel, dan ordner

7. Bagian logistik membuat rencana analisis kebutuhan mesin kantor yang dapat digunakan sebagai alat komunikasi dan pengiriman data antara pegawai dengan klien berjalan lancar. Adapun alat komunikasi yang direncanakan sebagai kebutuhan kantor yaitu ....a. telepon kantor d. aiphoneb. gawai e. faximilec. intercom

8. KPU pusat mengusulkan alat yang harus mendapat perhatian utama untuk kegiatan penggandaan dokumen kartu suara seluruh Indonesia. Peralatan yang diusulkan KPU tersebut berupa ….a. mesin fotokopi d. mesin risographb. mesin stensil e. mesin scanerc. mesin offset

9. Alex sebagai kepala logistik di perusahaan keramik mempunyai tugas yang berat antara lain di bawah ini yang bukan tugas kepala logistik adalah ....a. menyimpan perlengkapan/perabot kantorb. melayani permintaan pengadaan perlengkapanc. memelihara perlengkapan/perabot kantor dari kerusakan


d. menerima dan membayar barang pesanan yang datange. mengecek dan memeriksa perlengkapan/perabot yang baru datang

10. Pengadaan sarana dan prasarana dalam satu tahun sekali dapat menghemat biaya, karena harga lebih murah disebabkan pembelian dalam jumlah yang besar akan mendapatkan potongan harga. Pernyataan tersebut adalah ....a. tujuan pengusulan sarana dan prasaranab. prinsip pengadaan sarana dan prasaranac. teknik analisis kebutuhan sarana dan prasaranad. tata cara pengusulan sarana dan prasarane. prinsip analisis kebutuhan sarana dan prasarana

11. Melayani perbaikan perabot kantor yang rusak dari masing-masing bagian dan mengadakan kerja sama dengan perusahaan layanan jasa. Ini merupakan tugas dari bagian ….a. manager d. perawatanb. logistik e. kepala gudangc. maintener

12. Selvi bagian keuangan mengajuan pengusulan kebutuhan sarana setiap awal tahun anggaran dengan mengisi formulir. Agar mendapatkan sarana secara cepat maka Selvi perlu mengirim formulir yang telah diisi lengkap sesuai kebutuhan sarana selama satu tahun pada ....a. kepala gudang d. kepala kantor tatausahab. manager masing-masing bagian e. kepala bagian keuanganc. bagian perlengkapan

13. Martono sebagai kepala bidang melakukan kegiatan perencanaan marketing untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses kerja secara maksimal, agar hasil sesuai dengan target dan sasaran yang telah dirumuskan serta menciptakan lingkungan kerja yang dinamis dan sehat. Ini merupakan kegiatan dari ….a. office planning d. office actuatingb. office organizing e. office staffingc. office controlling

14. Supervisor mengupayakan pemberdayaan sumber daya manusia agar dapar bekerja sama dalam sebuah sistem untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan. Kegiatan supervisor ialah ….a. fungsi organizing d. ruang lingkup pekerjaan kantorb. pengertian organizing e. jenis kegiatan perkantoranc. fungsi manajemen

15. Anda mendapat jabatan sebagai kepala bagian perlengkapan atau bagian logistik. Di bawah ini yang bukan tugas Anda ….a. menerima barang yang datangb. menyimpan perlengkapan/perabot kantorc. melayani permintaan pengadaan perlengkapand. mengecek dan memeriksa perlengkapan/perabot yang baru datange. barang yang sudah didistribusikan ke masing-masing bagian dan rusak bukan

menjadi tanggung jawab Anda


B. Soal EsaiJawablah dengan tepat dan benar.1. Kepala bagian adminstrasi sedang melakukan kegiatan mengamati dan mempelajari

tentang hal saja yang menjadi kebutuhan sarana masing-masing staf sekarang dan di masa mendatang. Disebut apakah kegiatan ini?

2. Sumarsono dapat tugas untuk membantu kesalahan yang terjadi pada pekerjaan kantor dan meminimalisir kecurangan yang terjadi dalam pelaksanaan pekerjaan kantor atau organisasi. Pekerjaan kantor apa yang dilakukan Sumarsono?

3. Kalian mendapat tugas dari pimpinan untuk mengecek kondisi alat kantor yang masih ada layak dipakai untuk menunjang pekerjaan kantor. Kegiatan ini termasuk jenis analisis kebutuhan ….

4. Yulia dapat tugas membuat undangan seminar tentang MEA dari pimpinan yang telah direkam, sebagai dasar pembuatan surat tersebut. Apakah nama alat yang digunakan Yulia?

5. Sebelum melakukan pengadaan peralatan kantor perlu dianalisis terlebih dahulu agar mengurangi penumpukan sarana dan prasarana pada tempat tertentu sehingga mampu menghemat tempat. Hal ini merupakan fungsi dari ….

6. Pengusulan perabot kantor yang berupa meja dan kursi untuk pegawai melakukan aktivitas kantor sehingga menghasilkan produktivitas yang tinggi maka pengadaan sarana tersebut harus mempertimbangkan ….

7. Perencanakan kantor yang baik perlu memahami sarana prasarana yang dibutuhkan, untuk menyelesaikan pekerjaan kantor yang berupa presentasi maka pegawai dapat mengajukan usulan sarana berupa ….

8. Sarana dan prasarana di kantor banyak jenis dan ragamnya. Anda mendapat tugas dari kepala bidang untuk menyusun perencanaan pengadaan sarana kantor. Dengan cara apa Anda melakukannya?

9. Serly mempunyai tugas mengurus surat kerja sama dengan perusahaan asing. Hal yang harus dilakukan Serly adalah ….

10. Bagian produksi perusahaan tahu mengajukan sarana untuk produksi dan sifatnya sangat mendesak. Agar sarana tersebut cepat diperoleh maka yang membuatkan formulir pengusulan permintaan perlengkapan kantor adalah bagian ….

C. Soal Esai Uraian Jawablah dengan ringkas dan benar.1. Sebagai sekretaris harus mengetahui macam-macam kegiatan administrasi

perkantoran. Kegiatan apa saja yang harus diketahui dan dipahami oleh sekretaris di bidang administraasi kantor?

2. Mengapa kepala bagian perlu membuat analisis perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana?

3. Bagaimana cara pengumpulan informasi yang diperlukan untuk menunjang perumusan kebutuhan sarana dalam analisis kebutuhan kualitatif?

4. Pengajuan sarana kantor dengan cara analisis kebutuhan masing-masing bagian. Identifikasikan hal-hal yang harus diperhatikan dalam pengusulan sarana dan prasarana di perusahaan?

5. Analisis kebutuhan sarana dan prasarana dapat dilakukan secara kuantitatif dan kualitatif. Bandingkan kegunaan kedua analisis tersebut di kantor.

Documents

OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA DAN PRASARANA · 2020. 6. 16. · v Sungguh sebuah kebahagiaan dan rasa syukur yang mendalam bagi penulis karena dapat menyelesaikan buku ini. Buku