Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran untuk SMK Oleh: Eka ... · Perkantoran yang meliputi pengertian otomatisasi, pengertian kantor, pengertian adminiatrasi kantor, dan juga ruang

Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran untuk SMK Oleh: Eka Novia Agustin

i

MODUL

PEMBELAJARAN

OTOMATISASI TATA

KELOLA PERKANTORAN

Oleh Eka Novia Agustin

Nama :........................................

Kelas :........................................

Sekolah :........................................


i

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yan Maha Esa, karena atas

berat rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan modul ini dan dapat dterbitkan

tepat pada wakunya. Modul ini disusun berdasarkan kurikulum K-13 revisi yang

sudah dirumuskan oleh Pemeintah.

Modul ini merupakan buku pegangan bagi guru dan peserta didik dalam

kegatan belajar mengajar di sekolah. Materi yang terdapat pada modul ini dititik

beratkan pada materi berdasaran SKNI (Standar Kompetensi Kerja Nasional

Indonesia) Sektor Jasa Perusahaan Bidang Administrasi Perkantoran.

Melalui modul ini penulis berusaha meyajikan materi dengan berbagai

model evaluasi dan penugasan dalam bentuk pratik lagsung dengan teknik

bevariasi untuk memdahkan peserta didik dalam mencapai target-target belajar

atau kompetensi yang diharapkan. Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasikan

dengan kegiatan mendengarkan materi yang disampaikan guru dan kegiatan

membaca buku-buku sumber lainnya secara mandiri. Berbagai kegiatan tersebut

diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar peserta didik secara menyeluruh.

Akhir kata, penulis berterimakasih kepada semua pihak yang telah

membantu hingga terselesaikannya modul ini.

Malang, November 2018

Penulis


ii

DAFTAR ISI

Kata Pengantar .............................................................................. i

Daftar Isi........................................................................................ ii

BAB I PENDAHULUAN ............................................................. 1

a. Deskriptif Umum .............................................................. 1

b. Prasyarat ............................................................................ 1

c. Kompetensi Inti ................................................................. 1

d. Kompetensi Dasar ............................................................. 2

e. Indikator Pencapaian Materi ............................................. 2

f. Petunjuk Penggunaan Modul ............................................ 2

BAB II Pembahasan ...................................................................... 4

Bagian 1 Merencanakan Sistem Otomatisasi dalam ....................

Administrasi Perkantoran .............................................................. 4

a. Hakikat Otomatisasi Perkantoran ...................................... 5

b. Konsep-Konsep Otomatisasi Perkantoran......................... 5

c. Tahap Perencanaan Sistem Otomatisasi Perkantoran ....... 6

d. Manfaat Perencanaan Sitem Otomatisasi Perkantoran ..... 6

e. Prosedur Perencanaan Sistem Otomatisasi Perkantoran ... 6

Bagian 2 Menerapkan Sistem Otomatisasi dalam Administrasi ..

Perkantoran dengan Teknolohi yang Semakin Berkembang ........ 10

a. Perkantoran Elektronis ..................................................... 10

b. Strategi Kantor Maya ........................................................ 11

c. Model OA ......................................................................... 14

d. Komponen Aplikasi dalam OA ......................................... 16

e. Aplikasi-Aplikasi dalam OA ............................................. 17

f. Subjek yang Menggunakan Aplikasi OA .......................... 20

TES FORMATIF .......................................................................... 23

LEMBAR PENILAIAN ................................................................ 25

GLOSARIUM ............................................................................... 28

DAFTAR PUSTAKA ................................................................... 29


1

Salah satu kompetensi yang harus dikuasai oleh peserta didik pada

program keahlian Administrasi Perkantoran adalah memahami pekerjaan kantor

agar dapat melakukan tugas-tugas kantor dengan baik sehingga dapat

menghasilkan pekerjaan kantor dengan sempurna, sesuai dengan harapan.

Kompetensi ini memiliki dua kompetensi dasar (KD) yaitu :

4.3 Merencanakan Otomatisasi dalam Administrasi Perkantoran

4.4 Menerapkan Otomatisasi dalam Administrasi Perkantoran

Modul ini disiapkan sebagai bahan pembelajaran untuk dapat mempelajari dan

memahami lebih dalam lagi mengenai organisasi kantor, dari mulai pekerjaan

kantor hingga hasil pekerjaan kantor. Kompetensi ini sangat penting dipelajari

oleh siapa saja khusunya yang bergerak di bidang administrasi kantor, karena

pada dasarnya kegiatan administrasi ini terdapat di segala bidang kehidupan

khusunya di kalangan industri/dunia usaha.

Kemampuan awal yang diprasyaratkan untuk mempelajari modul ini adalah siswa

sudah memahami dan dapat medeskripsikan Otomatisasi dalam Administrasi

Perkantoran yang meliputi pengertian otomatisasi, pengertian kantor, pengertian

adminiatrasi kantor, dan juga ruang lingkup dari otomatisasi dalam administrasi

kantor.

KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2 : Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun,

ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-

aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai

permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial

dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam

pergaulan dunia.

DESKRIPTIF UMUM

BAB I PENDAHULUAN

PRASYARAT

KOMPETENSI INTI


2

KI 3 : Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural

dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan

wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena

dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang

spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.

KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak

terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri,

dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.

4.3 Merencanakan Sistem Otomatisasi dalam Administrasi Perkantoran

4.4 Menerapkan Sistem Otomatisasi dalam Administrasi Perkantoran dengan

Memanfaatkan Teknologi yang Semakin Berkembang

1. Peserta didik dapat memahami pengertian otomatisasi perkantoran

2. Peserta didik dapat mengetahui konsep-konsep otomatisasi perkantoran

3. Peserta didik dapat menyebutkan dan membedakan bentuk-bentuk dari

perkantoran elektronik

4. Peserta didik dapat mengetahui siapa saja pengguna otomatisasi perkantoran

5. Peserta didik dapat mengetahui jenis-jenis aplikasi otomatisasi perkantoran

Sebelum mempelajari modul ini, perhatikan dan ikuti petunjuk-petunjuk

serta cara-cara mempelajarinya, baik oleh siswa maupun oleh guru atau fasilitator

agar pembelajaran dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang ada pada petunjuk

penggunaan modul ini.

1. Penjelasan bagi siswa

a. Pelajari secara berurutan dari kegiatan belajar 1 sampai 2.

b. Persiapkan alat tulis dan bahan praktik yang diperlukan sesuai kompetensi yang

dipelajari.

c. Kerjakan tes formatifnya.

KOMPETENSI DASAR

INDIKATOR PENCAPAIAN MATERI

PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL


3

d. Cocokkan hasil jawaban dengan kunci jawaban (jangan melihat kunci jawaban

sebelum seleai mengerjakan tes formatif) karena tuuan tes foemastif ini umtuk

menguji sejauh mana tingkat pengiasaan sisea terhadap kompetensi tersebut.

e. Apabila telah kompeten dengan memperoleh nilai minimal 7.00 lanjutkan ke

kegiatan belaar berikutnya. Apabila belum memenuhi standar minimal 7.00 maka

harus mengulangi kegiatan belajar yang masih belum berhasil sampai

memperoleh standar minamal yang ditentukan.

f. Setelah berakhir mempelajari subkompetensi ke-2 dan dinyatakan lulus dari

semua subkompetensi maka kerjakan evaluasinya. Tes evaluasi adalah tes untuk

menguji kemampuan penguasaan sisea atas kompetensi Memproses Perjalanan

Bisnis secara keseluruhan.

g. Cocokkan hasil jawaban evaluasi dengan kunvi jawaban evaluasi.

h. Apabila ada hal yang kurang dimengerti, tanyakan kepada guru atau faslitator.

2. Penjelasan bagi fasilitator

a. Membantu siswa dalam merencanakan proses pembelajaran.

b. Membimbing siswa melalui tugas-tugas pelatihan yang dijelaskan dalam tahap

belajar.

c. Membantu siswa memahami konsep-konsep dan praktik-praktik baru serta

menjawab pertanyaan sisea mengenai proses pembelajaran.

d. Membantu siswa untuk menentukan dan mengakses sumber tambahan lain

yang diperlukan untuk belajar.

e. Mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok jika diperlukan.

f. Merencanakan seorang ahli/pendamping guru dari tempat kerja untuk

membantu jika diperlukan.

g. Merencanakan proses penilaian dan menyiapkan perangkatnya.

h. Melaksanakan penilaian.

i. Menjelaskan kepada siswa tentang sikap, pengetahuan dan keterampialn dari

suatu kompetensi yang perlu intuk dibenahi dan merundingkan rencana

pembelajaran selanjutnya.

j. Mencatat pencapaian kemajuan siswa.

k. Mengadakan remedial bagi siswa yang belum kompeten .


Merencanakan Sistem Otomatisasi dalam Administrasi Perkantoran

Otomatisasi dalam bahasaInggris disebut automation memilikipadanan kata

mechanization dancomputerization (Lernout & HauspieSpeech Products N.V.,

1993).Automation memiliki dua maknayaitu:

1. The use of automatic equipment to save mental and manual labour

(penggunaan peralatan otomatis untuk menghemat pikiran dan tenaga) dan

2. The automatic control of the manufacture of a product through its successive

stages (kendali otomatis dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan yang

sistematis).

Mechanization yang memiliki katakerja mechanize memiliki arti give

amechanical caracter to (menerapkansistem mekanis), dan compurizationdengan

kata kerja computerizemengandung makna:

1. Equip with a computer, install a computer in (menggunakan komputer) dan

2. Store, perform, or produce by computer (menyimpan, melaksanakan, atau

menghasilkan dengan komputer) (AND Complex for Windows, 1993).

Esensi makna otomatisasi yaitu proses penggunaan peralatan otomatisyang

memiliki sistem kerja sistematis.Otomatisasi akan berdampak padapengurangan

penggunaan tenagamanusia, yang tentu saja akanmenimbulkan masalah

tersendiri danakan kita bahas dalam sub bab yangakan datang. Otomatisasi

sangat terkaitan erat dengan mekanisasi dankomputerisasi.

Hal ini mengisyaratkan bahwa otomatisasi berarti penggunaan alat-

alatmekanis dan lebih khususnya komputer.Dengan kata lain,

membahasotomatisasi berarti mengupas berbagaiperalatan mekanis dan komputer,

tentusaja dengan tetap memperhatikanrelevansinya dengan objek

yangdiotomatisasi, dalam hal ini perkantoran.

Waluyo (2000) menegaskan bahwaera otomatisasi perkantoran

dimulaibersamaan dengan berkembangnyateknologi informasi,

penggunaanperangkat komputer untuk keperluanperkantoran.Otomatisasai

Hakikat Otomatisasi Perkantoran

BAB II PEMBAHASAN

BAGIAN 1


5

perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang

berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di

dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran

merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui

perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan (Suhartini, 2010)

Beberapa system otomatisasi perkantoran secara formal dan

didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. System formal ini diterapkan di

seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem

informasi manajemen. Namun sebagian besar system otomatisasi perkantoran

tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini

diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluaannya

sendiri. Dan otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan segala

jenis komunikasi baik secara lisan maupun secra tertulis.

Perkantoran sebagaimana telah diuraikan pada sub bab latarbelakang,

merupakan kegiatan yang berhubungan denganpelayanan (services) dalam

perolehan, pencatatan,penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian

informasi. Cakupanaktivitas perkantoran meliputi kegiatan-kegiatan seperti

pencatatan,pembuatan dan pengolahan naskah (word processing);

penyajian/display,pengelompokan/sortir, dan kalkulasi data (spreadsheet);

pengelolaandatabase; melakukan perjanjian, pertemuan, dan

penjadwalan(appointment); presentasi; korespondensi; dokumentasi; dan

sebagainya.

Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatankantor

yang banyak menggunakan tenagamanusia kepada fungsi-fungsi otomatisdengan

menggunakan peralatan mekaniskhususnya computer untuk meningkatkan kinerja

perusahaan. Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM

menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik

listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang

disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang

dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.

1) Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu

mengarah ke otomatisasi.

2) Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa

rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.

3) Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

Konsep-Konsep Otomatisasi Perkantoran


4) Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan

keputusan yang lebih baik.

5) Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional

bukan sebagai pengganti.

1) Sistem perkantoran yang baik mempunyai suatu arus kerja yang lancar tanpa

terjadi hambatan hambatan

2) Sistem perkantoran yang baik menghindari terjadinya kekembaran kerja dan

warkat

3) Sistem itu menjaga sehingga perjalanan mondar mandir para petugas terjadi

secara minimum

4) Sistem itu menghindari pula tulis menulis yang tidak perlu 5) Sistem perkantoran memanfaatkan sebaik baiknya kelebihan spesialisasi

dalam pelaksanaan kerja 6) Sistem perkantoran yang baik menjaga sehingga jumlah pekerjaan dengan

perbekalan kertas adalah minimum 7) Untuk terciptanya prosedur rutin yang tetap, pengecualian terhadap aturan

perlu diusahakan sesedikit mungkin 8) Sistem perkantoran yang baik menghindarkan pengecekan yang tidak perlu

1) Menaikkan aksesibilitas bagi orang orang. Komunikasi antar orang

difasilitasi baik melalui perangkat tatap muka maupun melalui transmisi

pesan - pesan suara dan pesan-pesan tercetak.

2) Menaikkan aksesibilitas untuk informasi. Informasi dapat ditelusu dari

banyak lokasi dan dalam formulir - formulir yang bermacam - macam.

3) Menaikkan produktivitas perseorangan.

4) Menaikkan kesinambungan.

5) Menaikkan pengawasan terhadap kegiatan perseorangan

1) Membuat pedoman survei aspek perangkat keras, perangkat lunak dan

fasilitas pendukung

2) Membuat pedoman survai tentang basic skill sumber daya manusia yang

akan terlibat dalam pengembangan Sistem

Tahap Perencanaan Sistem Otomatisasi Perkantoran

Manfaat Perencanaan Sistem Otomatisasi Perkantoran

Prosedur Perencanaan Sistem Otomatisasi Perkantoran

TAHAP PERSIAPAN


7

3) Membuat pedoman survai tentang kondisi jaringan baik LAN, intranet,

dan internet

4) Membuat pedoman survei tentang prosedur administratif pada setiap

bagian yang ada dalam rangka persiapan pengembangan system software

Tahap ini bertujuan memberikan

Gambaran perencanaan dan

Pembuatan sketsa atau pengaturan

dari beberapa elemen yang

terpisah ke dalam satu kesatuan

yang utuh dan berfungsi

ANALISIS KEBUTUHAN

Tahap ini bertujuan untuk melihat cakupan

permasalahan serta kondisi yang dihadapi

saat ini agar perancangan dan pembuatan

sistem sesuai dengan kebutuhan dan

harapan pengguna

MELAKSANAKAN SEMUA PEDOMAN

TAHAP DESAIN

Pembuatan Data Flow Diagram

Pembuatan Diagram Konteks

Desain Basis Data


Membuat dan mengembangkan system software

yang mendukung proses penanganan pekerjaan

kantor ( office work )

Sosialisasi dan penerapan System Software yang telah dibuat

Tahap ini bertujuan untuk mengupayakan agar aktivitas sistem dapat berjalan

selaras dengan perencanaan dan mengarah sesuai dengan sasaran yang ditetapkan

sehingga muncul kepercayaan ( trust ) terhadap sistem yang dibangun

1. PENGENDALIAN UMUM

2. PENGENDALIAN APLIKASI

TAHAP PROGRAMING

Pemilihan Paket

Program

Penulisan Kode

Sumber Compile

TAHAP IMPLEMENTASI

RELEVANSI AKURASI,

KETEPATAN, DAN

KECEPATAN

KOMPATIBILITAS

TAHAP PENGENDALIAN


9

Pengendalian Umum

Pengendalian Aplikasi

ORGANISASI

PERANGKAT KERAS

AKSES KE PERANGKAT

PENGEMBANGAN SISTEM

PENGAMANAN SISTEM

PROSES

OUTPUT

INPUT


Menerapkan Sistem Otomatisasi dalam

Administrasi Perkantoran dengan Teknologi yang

Semakin Berkembang

Kemampuan OA untuk menghubung orang secara elektronik telah membuka cara

baru melakukan pekerjaan kantor, di manapun pegawai berada dapat melakukan

pekerjaan tersebut. Kemampuan ini disebut Kantor maya. Pekerjaan kantor dapat

dilakukan di lokasi geografis manapun selama tempat kerja itu terhubung dengan

lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik. Dampak Kantor

maya adalah berkembangnya Telecommuting, yaitu kemampuan komunikasi data

dua arah secara elektronik menggunakan fasilitas komunikasi.

KEUNTUNGAN KANTOR MAYA:

1) Pengurangan biaya fasilitas

Perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, sehingga

mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.

2) Pengurangan biaya peralatan

Telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta LAN

dalam berbagi sumber daya.

3) Jaringan komunikasi formal

Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuter berpotensi

menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai

bekerja di lokasi yang tetap.

4) Pengurangan penghentian kerja

Dengan kantor maya, keadaan cuaca tidak mempengaruhi kegiatan

transportasi kerja.

5) Kontribusi sosial

Kantor Maya memungkinkan perusahaan mempekerjakan pegawai yang

tidak memiliki peluang kerja diluar tempat tinggalnya.

KERUGIAN KANTOR MAYA:

1. Rasa tidak memiliki

Kurangnya kontak langsung antar pegawai, membuat berkurangnya

perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.

2. Takut kehilangan pekerjaan

Kurangnya rasa keterkaitan dengan operasional perusahaan, maka

pegawai merasa mudah untuk dilepaskan/ dipecat.

BAGIAN 2

Perkantoran Elektronis (electronic office/ e-office)


11

3. Semangat kerja yang rendah

Tidak adanya interaksi berupa umpan balik secara langsung dari rekan

maupun atasan, kemudian biasanya gaji bagi telecommuter lebih rendah,

maka akan mempengaruhi semangat kerja

4. Ketegangan keluarga

5. Ketegangan keluarga akan sangat berpengaruh pada kinerja para

telecommuter.

Dari keuntungan perusahaan, hanya satu yang bisa langsung dirasakan

pegawai, tetapi dari kerugiannya semua merupakan kerugian pegawai. Supaya

Kantor maya berhasil, perusahaan harus melakukan upaya khusus untuk

memastikan bahwa pegawai tidak menderita. Strategi yang disarankan :

a. Sediakan sumber daya komputer

Bila pegawai tidak dapat menyediakan sendiri perangkat keras dan

perangkat lunak, perusahaan harus menyediakannya.

b. Sediakan akses ke sumber daya informasi

Apabila riset merupakan bagian dari tanggung jawab, perusahaan

menyediakan intrnet.

c. Sediakan perlengkapan non komputer

Pegawai harus diberikan perlengkapan non-komputer yang mereka

perlukan untuk bekerja . seperti kalkulator, amplop, manual prosedur.

d. Mengoptimalkan pemakaian telepon

Atasan harus menjadwalkan konferensi tetepon secara teratur sehingga

telecommuter berkesempatan terlibat dalam interaksi langsung dua arah.

e. Jadwalkan pertemuan rutin

Pertemuan tersebut dimaksudkan untuk memperkuat rasa kebersamaan di

antara para pegawai dan harus dijadwalkan sesering mungkin agar tujuan

tersebut tercapai.

f. Lakukan rutinitas kerja

Telecommuter harus berkomitmen untuk bekerja sekian jam dalam sehari.

Linda T. Risse, konsultan manajemen pada Synergy Planning

Incorporated, mengidentifikasi beberapa kebijakan yang harus diikuti perusahaan

agar mencapai keuntungan maksimum setelah memilih kantor maya, sebagai

berikut:

Strategi Kantor Maya


1. Sediakan sumber daya komputer, apabila pegawai tidak dapat

menyediakan seindiri perangkat keras dan perangkat lunak, perusahaan

harus menyediakannya.

2. Sediakan akses ke sumber daya informasi, apabila riset merupakan

bagian dari tanggung jawab telecommuter, perusahaan harus

menyediakan sumber daya informasi yang diperlukan seperti database

komersial dari internet.

3. Sediakan perlengkapan nonkomputer, walaupun kantor maya

didasarkan atas data elektronik, kepada pegawai harus diberikan

perlengkapan non-komputer yang mereka perlukan untuk bekerja

seperti: kalkulator, stapler, amplop surat, daftar telepon, manual

prosedur, dan sebagainya.

4. Mengatur penerusan panggilan telepon, seseorang di situs kantor tetap

harus memiliki tanggung jawab untuk meneruskan panggilan telepon

ke telecommuter. Juga, perusahaan harus membuat penggunaan suara

pesan telecommuters sistem dapat mengakses dari rumah mereka.

5. Gunakan konferensi telepon, konferensi telepon memungkinkan dua

orang atau lebih berpartisipasi dalam pembicaraan telepon pada saat

yang sama. Atasan harus menjadwalkan konferensi telepon secara

teratur sehingga telecommuter berkesempatan terlibat dalam interaksi

langsung dua arah.

6. Jadwalkan pertemuan rutin, perusahaan harus menjadwalkan

pertemuan yang perlu dihadiri semua orang. Pertemuan tersebut

dimaksudkan untuk memperkuat rasa kebersamaan di antara pegawai

dan harus dijadwalkan sesering mungkin agar tujuan tersebut tercapai.

7. Lakukan rutinitas kerja, telecommuter harus berkomitmen untuk

bekerja sekian jam sehari, idealnya di suatu ruangan yang jauh dari

gangguan. Teman dan saudara harus memahami bahwa telecommuter

itu sedang bekerja walau ia ada di rumah.

Strategi yang terakhir harus diterapkan oleh pegawai, yang lain

adalah tanggung jawab perusahaan. Karena itu agar berhasil kantor maya


13

menuntut kerja sama baik dari perusahaan maupun pegawai. Mungkin

saja, kantor maya menuntut dedikasi yang lebih besar dari pegawai

daripada yang dituntut kantor tetap. Kantor maya bukanlah untuk semua

orang. Jika pegawai tidak dapat mendisiplinkan dirinya untuk melakukan

pekerjaan tanpa pengawasan dan motivasi, pekerjaan itu tidak dapat

dilaksanakan. Untuk pegawai yang memilih bekerja sendiri, kantor maya

merupakan pengaturan ideal.


Dalam gambar model OA di atas tidak terjadi aliran data tetapi hanya ada

aliran komunikasi dan informasi. Pengertian data sendiri adalah penggambaran

dari segala sesuatu dari sebuah kenyataan maupun kejadian. Melalui proses

pengolahan data, sebuah data menjadi lebih bermanfaat bagi penggunanya dan

disebut sebagai informasi. Pengertian komunikasi adalah adanya saling tukar

menukar informasi antara dua obyek atau lebih.

Untuk lebih menekankan pemahaman tentang model OA, akan dibagi

dalam dua komponen utama yaitu komponen database dalam OA dan komponen

Aplikasi dalam OA.

Komponen database dalam OA

Dalam gambar model di atas database adalah kumpulan data yang terintegrasi

dari seluruh sumber daya dalam perusahaan, baik sumber daya masukan, proses

maupun output. Data yang sudah terproses menjadi informasi dalam database juga

didapatkan dari lingkungan sistem perusahaan serta data-data hasil olahan dari

para manager sebagai problem solver. Untuk dapat mengumpulkan data dalam

Model OA


15

database harus melalui proses pengolahan data menggunakan komputer.

Pengolahan data meliputi :

Mendapatkan data, yaitu dengan :

o Mendokumentasikan setiap transaksi

o Kejadiannya apa?

o Kapan terjadinya?

o Berapa banyak dan berapa nilainya?

o Keterangan tentang transaksi

Memanipulasi data, yaitu dengan :

o Mengklasifikasikan (dengan diberi kode)

o Diurutkan

o Dihitung

o Ditotal

Menyimpan Data

o Menggambarkan setiap transaksi

o Dalam bentuk database

Menyiapkan dokumen

o Terbentuk dalam kategori :

Berdasarkan jenis kejadiannya

Berdasarkan waktu kejadiannya

Untuk melihat sebuah database dapat dibedakan dari dua sudut pandang,

yang pertama dari sudut pandang pemakai database dan dari sudut pandang

perancang database. Dari sudut pandang pemakai database dilihat dalam bentuk

file dengan struktur data dan record yang siap dipakai untuk diisi, dikoreksi,

dikurangi atau mengolahnya menjadi laporan.

Dari sudut perancang dibedakan lagi pada tingkat phisik dan logik. Pada

tingkat phisik seorang perancang database harus menentukan jenis dan kapasitas

penyimpan serta media cadangan (backup) yang digunakan. Pada tingkat logik

seorang perancang database harus menentukan entitas data apa saja yang terlibat

dalam sistem, relasi antar entitas dan ketergantungannya, atribut dari setiap entitas

serta atribut dari relasi yang terbentuk. Pada sudut pandang logik ini akan


terbentuk file-file atau tabel-tabel yang saling berkaitan satu sama lain dan

membentuk satu kesatuan.

Contoh tabel dalam suatu database dapat dilihat dalam contoh menggunakan

Microsoft Excell berikut ini :

Gambar Tabel Barang

Tabel tersebut, dapat juga dikaitkan dengan tabel lain, dapat diolah

lagi menjadi informasi lain yang diperlukan oleh pengguna atau pemecah

masalah. Misalnya untuk menjawab berapa nilai penjualan Jenis Supra X,

tabel Barang dikaitkan dengan tabel Harga untuk jenis yang sama akan

didapatkan nilai penjualan.

Gambar Tabel Penjualan, hasil hubungan Tabel Barang dan Tabel Harga

Aplikasi dalam OA dibedakan menjadi dua macam yaitu aplikasi

perkantoran menggunakan peralatan elektronik non komputer dan aplikasi

perkantoran menggunakan komputer. Dalam banyak hal fungsi dari kedua

jenis aplikasi di atas adalah sama hanya peralatannya saja yang berbeda.

Komponen Aplikasi dalam OA

http://1.bp.blogspot.com/-HKICWlc0grU/VV25iZs2hVI/AAAAAAAAAC8/XT1m4HmvN9o/s1600/CD1.png

http://2.bp.blogspot.com/-cCXR1j9MBjU/VV25q61Us1I/AAAAAAAAADE/TmNJKhIciMU/s1600/CD2.png


17

Aplikasi-aplikasi dalam OA adalah :

a. Word processing

b. Electronic and voice mail

c. Computer calendaring

d. Audio conferencing

e. Video conferencing

f. Computer conferencing

g. FAX

h. Videotex

i. Imaging

j. Desktop publishing

Penggunaan perangkat komputer yang menghasilkan berbagai tugas

pengetikan dan pencetakan dokumen secara otomatis.

Gambar Sistem Word Processor

Sekretaris atau manajer melakukan pengetikan melalui terminal,

dari sini sebuah dokumen yang disiapkan (diketik) dapat dilakukan

pengeditan terlebih dahulu, sebelum disimpan ke dalam komputer.

Aplikasi-aplikasi dalam OA

http://2.bp.blogspot.com/-7BcE9YhwM-s/VV62YOv00II/AAAAAAAAAEg/wMY8v-dpeKk/s1600/WORD+PROCESSING.png


Dokumen juga dapat diambil atau disimpan dalam media penyimpanan

luar. Jika diperlukan dapat dibuat hard copy dalam cetakan printer. Hasil

cetakan ini dapat diberikan kepada manajer sebagai bahan persiapan agar

komunikasi dapat berjalan lebih efektif. Dalam perkantoran modern

dokumen tidak mesti harus dicetak, namun dapat di attach dari komputer

lain yang terhubung dalam satu jaringan komputer.

Voice mail, adalah sarana yang disediakan oleh penyedia layanan

telpon kepada pelanggan untuk dapat meninggalkan pesan dalam

sebuah mail-box apabila telpon yang dituju tidak dapat dihubungi. Mail-

box yang berisi pesan-pesan ini dapat dipanggil oleh pemilik telpon untuk

mendengarkan pesan-pesan yang diterima dan telah tersimpan di

dalamnya.

Electronic mail atau sering disingkat e-mail, konsepnya sama

dengan voice mail, hanya saja terjadi antar pengguna komputer yang

terhubung dalam satu jaringan komputer. Seorang pengguna e-mail

mempunyai mail-boxatau folder disebuah mail-server yang terhubung 24

jam dalam jaringan komputer. Pengguna lain dapat mengirimkan pesan ke

dalam mail-box dengan menyebutkan alamat e-mail yang dituju walaupun

si pemilik mail-box tidak sedang terhubung dalam jaringan komputer.

Untuk membaca pesan-pesan yang diterima, seorang pengguna harus

membuka mail-boxnya.

Gambar System Voice Mail

http://1.bp.blogspot.com/-K7-Bc8QNH1I/VV62XguJjBI/AAAAAAAAAEc/16A9O2onbUY/s1600/VOICE+MAIL.png


19

Gambar Sistem Electronic Mail

Apabila anda pernah menandai kalender di rumah untuk suatu agenda

kegiatan, computer calendaring punya analogi seperti itu. Jadwal kegiatan

maupun perjanjian dengan kolega dapat disimpan dalam komputer, pada saat atau

sebelum kegiatan komputer akan mengingatkan manajer tentang perjanjian

maupun kegiatan tersebut melalui penanda (alarm).

Sebuah perjanjian dapat dikirimkan atau diakses oleh pihak lain yang

terhubung dalam jaringan komputer, penandaan kegiatan akan diberikan ke semua

komputer yang mencatat kegiatan tersebut.

Gambar Sistem Electronic Calendaring

http://4.bp.blogspot.com/-mdN3k2E_AJo/VV62VxhnICI/AAAAAAAAAEI/ip5jKxJz26g/s1600/ELECTRONIK+MAIL.png

http://1.bp.blogspot.com/-3yN-ecF0svk/VV62WJ3yhUI/AAAAAAAAAEE/bZGKTyUCKKA/s1600/ELEKTRONIK+CALENDER.png


Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam

kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :

1. Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya

perusahaan terutama sumber daya manusia.

2. Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian

khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan

profesional secra bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

3. Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk

melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon,

dan mengatur jadwal pertemuan.

4. Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas

untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen

dan mengirimkan surat.

Otomatisasi perkantoran mencakup semua system elektronik formal dan

informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informal dari orang-orang

didalam maupun diluar perusahaan.Sistem Elektronik Formal dimaksudkan

sebagai kegiatan perkantoran yang dokumentasiakan dengan suatu prosedur

tertulis. semua perusahaan menerapakan system formal untuk memenuhi

kebutuhan organisasi. Misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan

ke manajer berupa laporan-laporan periodik maupun laporan khusus.Sistem

Elektronik informal berarti system perkantoran yang tidak direncanakan atau

diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan

oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Misalnya melakukan

konsultasi atau diskusi dengan pengambil keputusan lainnya.

System informal dalam otomatisasi perkantoran menjadikan ciri tersendiri

dalam penggunaan komputer dalam perusahaan, Karena otomatisasi perkantoran

dimaksudkan untuk memudahkan jenis komunikasi. Otomatisasi perkantoran

tidak hanya melayani orang-orang didalam perusahaan, akan tetapi juga dengan

orang lain di lingkungan perusahaan.

Subjek yang menggunakan aplikasi dalam OA


21

TUGAS INDIVIDU

Langkah kerja:

penerapan otomatisasi dalam administrasi perkantoran.

produk dengan salah satu aplikasi yang terdapat dalam

otomatisasi administrasi perkantoran.

Ketepatan dan ketelitian sangat diperlukan

lkan hasil cetakan produk kepada guru.

TUGAS DISKUSI

Langkah kerja:

-jenis pekerjaan yang dapat diselesaikan dengan

aplikasi-aplikasi yang terdapat dalam OA

anggota kelompok mengenai cara menyelesaikan

pekerjaan tersebut dengan menggunakan OA.

Fungsi pekerjaan

Cara Penyelesaian 1............ 2............ dst.

Kumpulkan pada guru hasil diskusi yang telah dikerjakan.


I. Pilihan Ganda

Pilihlah jawaban yang benar dengan memberi t silang (x) pada huruf a, b, c, d,

atau e! 1. Apa yang dimaksud dengan kantor maya?

a. Kantor yang diadakan tanpa tatap muka secara langsung antara

direktur sesama direktur/ direktur dengan staff/ direktur dengan dewan

direksi.

b. Kantor yang diperuntukan bagi staff yang belajarnya dipercepat sesuai

dengan tingkat kinerja karyawan.

c. Jangkauan atau jarak antar kantor yang satu dengan kantor yang lain

secara berurutan.

d. Kantor yang dapat bertatap muka tanpa harus menggunakan jaringan

internet

e. Kantor dimana staff tidak menggunakan perangkat keras sebagai

media.

2. Berikut ini yang termasuk dalam kegiatan dalam kantor virtual

diantaranya...

a. Para staff tidak perlu cermat dalam menjalankan tugasnya di kantor

virtual

b. Pekerjaan dapat dilaksanakan ketika ada waktu luang

c. Interaksi antar atasan dan bawahan tidak perlu

d. Kegiatan atau pekerjaan diwajibkan pada jam-jam tertentu sehingga

antar tugas pekerjaan tidak bertubrukkan

e. Direksi sebagai fasilitator untuk menyampaikan pekerjaan

3. Yang termasuk contoh dari kantor virtual adalah...

a. Facebook

TES FORMATIF

PETUNJUK

1. Bacalah Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar pada bagian

awal dengan baik dan cermat!

2. Baca dan pahamilah Pendalaman Materi di atas!

3. Diskusikan dengan teman sebangku dan buatlah ikhtisar dari

Pendalaman Materi di atas!

4. Perhatikan dan pahami kembali tugas-tugas pada Pendalaman

Materi dengan cermat dan teliti!

5. Kerjakan Latihan Soal di bawah ini dengan cermat dan teliti!

6. Kumpulkanlah hasil pekerjaan kepada guru!


23

b. Instagram

c. Opera mini

d. Virtual Office

e. Amazon

4. Apa saja yang tidak dapat diakses di virtual office?

a. Mp3

b. Tugas/file

c. Game

d. Aplikasi sosial media

e. Video

5. Apa yang bisa dilakukan agar kita bisa berpartisipasi didalam kelas

virtual?

a. Bergabung di group hacker

b. Bergabung di group bbm

c. Bergabung di Einztein

d. Bergabung di jaringan internet

e. Bergabung di blog

6. Kantor virtual atau kantor maya merupakan bentuk penerapan teknologi

informasi di bidang...

a. sosial dan budaya

b. sosial media

c. perkantoran

d. teknik komputer

e. politik

7. Siapa yang dapat berpartisipasi dalam kantor virtual?

a. Manajer dan Manajer Keuangan

b. Direktur dan Staff

c. Direktur dan Direktur

d. Atasan dan Bawahan

e. Bawahan dan Staff

8. Siapa saja yang dapat mengakses materi di kelas virtual?

a. Kepala sekolah

b. Tukang Parkir

c. Staff

d. Direktur dan Staff

e. Direktur

9. Fungsi dari forum diskusi?

a. Untuk berkomunikasi

b. Untuk membuka lapangan pekerjaan

c. Media untuk bertatap muka

d. Tempat menyimpan file yang ada d edmodo


e. Tempat untuk saling bertukar informasi

10. Yang bukan fitur dari kelas virtual adalah...

a. Quiz

b. Assignment

c. Backpag

d. Login

e. Group


25

B. PENUGASAN INDIVIDU DAN KELOMPOK

1. Lembar Penilaian Proses

Format Assesmen Kerja Proses

NO Rincian Tugas Kinerja Skor

Maksimal

Skor Asesmen

Oleh siswa

sendiri Oleh guru

1 Persiapan :

Kemampuan mempersiapkan

peralatan dan bahan dalam

pembuatan produk hasil dari

aplikasi yang tersedia dalam

otomatisasi perkantoran

20

2 Proses Pembuatan Produk ( E-

mail)

Kemampuan untuk memahami

langkah-langkah pembuatan

produk menggunakan aplikasi

email dengan baik dan benar

40

3 Hasil/ Produk berupa Tampilan

Email dan dapat di gunakan:

Kesesuaian Format

Kelengkapan Informasi

Kreativitas desain

Kerapian

10

10

10

10

Jumlah 100

2 LEMBAR PENILAIAN PSIKOMOTOR

Format Asesmen Kinerja Psikomotor

NO Rincian Tugas Kinerja Skor

Maksimal

Skor Asesmen

Oleh siswa

sendiri Oleh guru

1 Menyiapkan alat dan bahan

dalam pembuatan emai 25

2 Menyalakan

laptop/computer dengan

program Microsoft terbaru

sesuai dengan prosedur dan

SOP

25

3 Menyelesaikan pembuatan

email dan bisa di akses 25

LEMBAR PENILAIAN


4 Mencetak bukti membuat

email 25

JUMLAH 100


27

3 FORMAT PENGAMATAN PERILAKU BERKARAKTER

Petunjuk:

Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku

berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini:

D= Memerlukan perbaikan C= Mewujudkan kemajuan B= Memuaskan

A= Sangat Baik

Format Pengamatan Perilaku Berkarakter

NO Rincian Tugas

Kinerja

Memerlukan

Perbaikan

Menunjukkan

Kemajuan

Memuaskan Sangat

Baik

1

2

3

4

5

4 FORMAT PENGAMATAN KETRAMPILAN SOSIAL

Petunjuk:

Untuk setiap ketrampilan social berikut ini, berikan penilaian atas ketrampilan

social setiap siswa itu menggunakan skala berikut ini:

D= Memerlukan perbaikan C= Mewujudkan kemajuan B= Memuaskan

A= Sangat Baik

NO Rincian Tugas

Kinerja

Memerlukan

Perbaikan

Menunjukkan

Kemajuan

Memuaskan Sangat

Baik

1 Berkomunikasi

2 Bekerjasama

3 Partisipasi


Aplikasi Sejenis program tambahan atau penggunaan, penerapan suatu program.

Area Bagian, daerah, atau wilayah suatu obyek.

Blank page Halaman kosong atau halaman baru untuk memulai suatu pekerjaan

dalam sebuah program komputer.

Calendar [Kalender] daftar hari dan bulan dl setahun (penanggalan) atau bisa

juga diartikan sebagai jadwal kegiatan di suatu perguruan atau lembaga.

Dokumen Surat-surat atau benda-benda berharga, termasuk rekaman yang dapat

dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih

meyakinkan. Embedded Menempel atau lekat.

Font satu stel lengkap huruf cetakan yang sama jenis dan ukurannya.

Entry-level Tingkat masukan atau seberapa besar masukan suatu data ke dalam

suatu program.

Event Peristiwa atau kejadian.

File Suatu arsip, catatan, berkas atau tempat surat, berkas catatan – catatan dan

bundel surat-surat.

Icon Tanda atau lambang yang mewakili suatu perintah dalam suatu pogram

komputer.

Informational Bersifat memberikan informasi atau keterangan mengenai suatu

hal.

Instalasi perangkat peralatan teknik/teknologi beserta perlengkapannya yg

dipasang pd posisinya dan siap dipergunakan.

Memori peranti komputer yg dapat menyimpan dan merekam informasi.


29

DAFTAR PUSTAKA

Hidayat, Riswanto 2014. Modul Otomatisasi Perkantoran, (online),

(http://iceinspirasi.blogspot.com), diakses 21 November 2014. Siswanto, Tri

Agus. 2013. Otomatisasi Perkantoran 1, (online),

(http://iceinspirasi.blogspot.com), diakses 21 November 2014. Surya,

Wahyu Adi. 2012. Otomatisasi Kantor dan Virtual Office, (online),

(http://wahyuadisurya.wordpress.com), diakses 21 November 2014

Documents

Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran untuk SMK Oleh: Eka ... · Perkantoran yang meliputi pengertian otomatisasi, pengertian kantor, pengertian adminiatrasi kantor, dan juga ruang