Osnovati udruženje – evo kako to funkcioniše

2

Šta je to udruženje?

Udruženje može osnovati nekolicina ljudi koji imaju isto interesovanje i žele raditi nešto zajedno. Udruženje je demokratično. To znači da vi kao član udruženja možete uticati i odlučivati o tome kako će udruženje funkcionisati, to je mjesto gdje svaki glas isto vrijedi. U neprofitnom udruženju ćete raditi u svoje slobodno vrijeme, bez bilo kakve naknade. Udruženja se mogu podijeliti u tri različite grupe:

- Udruženje s pozitivnim ciljevima za društvo koje ima neprofitnu djelatnost. - Udruženje s pozitivnim ciljevima za društvo koje ostvaruje ekonomsku dobit. - Udruženje koje ima za cilj da radi za ekonomski interes svojih članova, ali putem

dobrovoljnog rada.

Udruženje s pozitivnim ciljevima za društvo se obično naziva udruženje za opće dobro. Neprofitna udruženja nemaju istu obavezu da plaćaju porez kao udruženja na bazi ekonomske dobiti. Zato je porezna uprava donijela četiri zahtjeva koja treba ispuniti da bi udruženje bilo neprofitno udruženje za opće dobro. Zahtjevi su sljedeći:

- Zahtjev koji se odnosi na cilj: znači da udruženje na neki način mora dati pozitivan doprinos društvu.

- Zahtjev koji se odnosi na djelatnost: znači da će udruženje svojom djelatnošću doprinijeti društvu.

- Zahtjev otvorenosti: znači da ako se nekoj osobi dopada to što je udruženje sebi postavilo za cilj i ako ona želi pratiti posebne odredbe udruženja (statute) ne može joj se odbiti da učestvuje u udruženju niti se može isključiti iz njega.

- Zahtjev o ispunjavanju obaveza: znači da udruženje upotrebljava svoje prihode da bi dalo pozitivan doprinos društvu.

3

Kako napraviti udruženje?

Da biste napravili udruženje, vi kao grupa, morate formirati privremeni upravni odbor. Tada ćete čak napisati i prijedlog za posebne odredbe (takozvane statute). O ovim statutima će se kasnije razgovarati i odlučivati na prvoj godišnjoj sjednici udruženja. Na toj prvoj godišnjoj sjednici članovi još biraju upravni odbor koji će upravljati radom udruženja između dvije godišnje sjednice.

Udruženje mora imati upravni odbor. Upravni odbor sačinjavaju osobe koje su odgovorne za udruženje i brinu se za to da djelatnost funkcioniše. Najmanje tri osobe moraju biti u upravnom odboru. To su predsjednik, sekretar i blagajnik.

- Predsjednik vodi sastanke upravnog odbora i odgovoran je, zajedno s blagajnikom, za novac udruženja.

- Sekretar zapisuje šta se kaže u udruženju na sastancima. Sekretar takođe zapisuje informacije namijenjene članovima udruženja i sve to pohranjuje na sigurno mjesto.

- Blagajnik je odgovoran za novac udruženja i za vođenje evidencije članova udruženja.

Udruženje takođe bira jednog ili dva revizora koji će kontrolisati rad udruženja između godišnjih sjednica. Članovi biraju čak i izbornu komisiju. Izborna komisija ima zadatak da nominuje odgovarajuće osobe koje bi mogle sjediti u upravnom odboru kad se on izabere sljedeći put.

Važno je misliti na to da se različite funkcije u odboru biraju na različito dugo vrijeme. To se radi da bi se izbjeglo da cijeli upravni odbor istovremeno napusti svoje zadatke. U tom slučaju bi to značilo da nema niko ko bi mogao ispričati novim članovima upravnog odbora kako se ranije radilo u udruženju.

4

Statuti

Udruženje mora imati posebne odredbe koje moraju biti u pisanoj formi i lako dostupne. Ove odredbe se nazivaju statuti. U statutima stoji između ostalog kako se udruženje zove i šta će se raditi u dotičnom udruženju. Evo primjera šta sve treba stajati u statutima:

- Ime udruženja i kad je osnovano - Sjedište upravnog odbora/udruženja - Svrha - šta će udruženje raditi - Kako će se voditi djelatnost udruženja - Pravila članstva i isključenja - Podaci o organu odlučivanja - Kad i kako će se držati godišnje sjednice - Fiskalna i obračunska godina - Poziv za sastanke, pravo glasa i kako se odlučuje - Odredbe o upravnom odboru – kako se bira, koliko članova ulazi u upravni odbor, kako se

odlučuje itd. - Odredbe o revizorima – koliko će ih se izabrati i kako - Pravila o promjeni statuta - Pravila o raspuštanju udruženja i odredbe o tome šta će biti sa sredstvima udruženja nakon

raspuštanja.

Savjet koji može pomoći je da pogledate primjer statuta Nacionalnog sportskog saveza (RF) da biste vidjeli kako se piše statut. Dokument se zove RF-ov šablon statuta za sportska udruženja.

5

Odgovornost upravnog odbora

Ako vaše udruženje ima statut i upravni odbor onda je ono pravno lice. To znači između ostalog da je udruženje vlasnik svojih sredstava, da udruženje odgovara za svoje dugove i da ima i druge obaveze. To što je pravno lice znači da vaše udruženje može odgovarati na sudu i u drugim institucijama vlasti.

Članovi udruženja biraju upravni odbor na godišnjoj sjednici. Ako vas izaberu da budete član upravnog odbora to znači da morate preuzeti odgovornost. Time što su vas izabrali ostali članovi su vam ukazali povjerenje da se možete brinuti o udruženju i da se to od vas i očekuje u skladu sa statutom udruženja. Svaki pojedini član udruženja sam odlučuje da li će svoj zadatak u udruženju obaviti korektno, savjesno i pažljivo. Ako kao član upravnog odbora niste u stanju savjesno obaviti zadatke možete lično odgovarati za štetu nanijetu udruženju.

Ako se udruženje vodi na pravi način onda će ono uglavnom koristiti svoja sredstva kako bi moglo platiti dugove koje ima. Ako se udruženje ne vodi kako treba može se desiti da predstavnici udruženja moraju lično platiti. Pod predstavnicima udruženja misli se na upravni odbor, ali i druge osobe koje su eventualno imale odgovornost. Primjer kad možete biti prisiljeni platiti lično je ako se pokaže da udruženje ne ispunjava postojeće zahtjeve da bi bilo pravno lice, npr. ako udruženje nema statut koji su članovi izglasali.

Kao primjer možemo uzeti da je neko iz upravnog odbora sklopio neki ugovor i da ne može platiti to što je udruženje dužno platiti. To znači da je osoba koja je to napravila odgovorna i da mora platiti. Cijela naplata se može zahtijevati ili od udruženja ili od tog predstavnika koji je sklopio ugovor. Ako udruženje nema dovoljno novca može se desiti da mora platiti osoba koja raspolaže sa najviše sredstava u upravnom odboru udruženja.

Ako ste žirant za kredit udruženja onda ste na sebe preuzeli obavezu da platite dugove udruženja u slučaju da ono nema sredstava da ih plati. Ova odgovornost za vraćanje dugova važi bez obzira na to da li se udruženje vodi dobro ili loše.

6

Koncepti

Ovdje možete pročitati nešto više o raznim riječima s kojima se možete susresti kad postanete član udruženja.

Demokratija – znači vlast naroda ili narodna uprava. Često se govori o demokratiji odlučivanja, što će reći da se odluke donose tako što se poštuje odluka većine. To znači da svi ljudi imaju jednaku šansu da utiču i da svi glasovi jednako vrijede. Mogu biti u pitanju političke odluke, ali i odluke u udruženjima i slično.

Neprofitno – znači da čovjek radi nešto zato što je zainteresiran za to, a ne da bi zaradio novac. Neprofitno udruženje ne smije zarađivati novac za svoje članove.

Upravni odbor – je izabrana grupa za vođenje udruženja ili neke druge sastavljene grupe.

Izborna komisija – to je grupa izabranih članova koji sakupljaju kandidate za različite funkcije u upravnom odboru. Ovaj zadatak se mora obaviti mnogo prije godišnje sjednice. U nekim slučajevima izborna komisija može uporediti kompetencije različitih kandidata i na osnovu toga dati svoj prijedlog.

Predsjednik – to je osoba koja je izabrana da vodi djelatnost udruženja i sastanke. Predsjednik se bira na određeno vrijeme.

Sekretar – to je osoba koja ima zadatak da piše protokol na sastancima udruženja i koja je odgovorna za papire udruženja.

Blagajnik – to je osoba odgovorna za ekonomiju udruženja.

Član upravnog odbora – to je osoba u upravnom odboru koja je odgovorna za svoje područje u okviru djelatnosti udruženja. Priprema stvari koji se tiču tog područja i to predstavi članovima prije nego što upravni odbor ili udruženje donesu odluku.

Revizor – to je odobrena ili ovlaštena osoba koja ima zadatak da kontroliše račune udruženja, godišnji obračun i upravu udruženja. Revizori su odgovorni za kontrolu unutar udruženja i oni su veza između članova udruženja i uprave.

Ovlašteni potpisnik – je osoba ili osobe koje se odaberu da mogu potpisivati ugovore u ime udruženja. Dokumenti udruženja se uvijek mogu potpisati i od strane upravnog odbora.Upravni odbor može odlučiti da jedna ili više osoba mogu potpisivati dokumente kao odabrani ovlašteni potpisnici, onda kad nije nešto drugo odlučeno statutom. Ovlašteni potpisnik je osoba koja predstavlja udruženje i koja ima pravo potpisivati ugovore.

Statuti – osnovna pravila udruženja. Udruženje između ostalog mora imati statut (tj. posebne odredbe) da bi se moglo računati kao pravno lice. U statutima stoji čime će se udruženje baviti, kako će se voditi i kako će se kontrolisati oni koji vode udruženje.

7

Godišnja sjednica – to je sastanak koji se u pravilu održava svake nove godine u koju udruženje ulazi. Na godišnjem sastanku se mora proći kroz prošlogodišnji rezultat djelatnosti. Da bi se to moglo uraditi prođe se kroz godišnji zapisnik upravnog odbora ili kroz godišnji obračun. Na godišnjoj sjednici se donese odluka o razduživanju odgovornosti upravnog odbora koji završava svoj mandat. Takođe se odabere upravni odbor za nastupajući izborni period. Odlučuje se i o drugim stvarima o kojima se treba odlučivati u skladu sa statutom, npr. o eventualnim promjenama statuta. Dnevni red godišnje sjednice i o čemu će biti riječi na sjednici možete pročitati u statutu udruženja.

Fiskalna godina – je period djelovanja udruženja od godinu dana unutar same djelatnosti udruženja. Fiskalna godina se obično sastoji od mandatnog perioda upravnog odbora, budžeta i financijskog izvještaja. Fiskalna godina normalno počinje nakon završene godišnje sjednice, ili sličnog sastanka koji ima funkciju odlučivanja i važi do sljedeće godišnje sjednice.

Godina obračuna – U Švedskoj je to godina obračuna za pravno lice. Godina obračuna može padati u istom periodu kad i fiskalna godina, mada nije nužno. Kao godina obračuna se obično upotrebljava kalendarska godina 1. Januara - 31. Decembra. Može se uzeti i tzv. prekinuta godina obračuna koja počinje prvog bilo kojeg mjeseca i završava 12 mjeseci poslije tog datuma.

8

Spisak potrebnih stvari za osnivanja udruženja

Savjetujemo vam da upotrijebite sljedeći spisak potrebnih stvari da biste bili sigurni da imate sve. Kako bi se udruženje moglo registrovati i na taj način se kvalificirati za financijsku pomoć od strane općine Karlskrona morate predati sljedeće dokumente:

o Formular ”Prijava o osnivanju udruženja/Podaci za registar udruženja”. o Organizacijski broj udruženja (dobije se u poreznoj upravi- Skatteverket). o Žiro- račun udruženja. o Potpisan protokol s godišnje sjednice kad je udruženje osnovano ili najnoviji protokol sa

zadnje godišnje sjednice. o Statut udruženja. o Spisak članova udruženja s imenima, adresama i datumima rođenja (uključujući i matični

broj, dakle, 6 cifara). o Ako je udruženje dio državne organizacije onda morate priložiti i kopiju dokaza o

članstvu. o Ako udruženje ima vlastiti lokal morate priložiti protokol o građevinskoj dozvoli i

protupožarni protokol. o Politika o drogama. o Politika zastupanja različitosti.

Opći uslovi:

Udruženje mora:

o U demokratskom duhu biti otvoreno za svakoga. o Imati najmanje 10 članova. o Zatražiti i dobiti organizacioni broj od porezne uprave. o Imati takvu strukturu da funkcionira u skladu s demokratskim principima i otvoreno se

zalagati za demokratiju, i istovremeno se boriti protiv ponižavanja i diskriminacije. o Baviti se društveno korisnom neprofitabilnom djelatnosti veći dio godine. o Imati na konstitutivnoj sjednici (sjednici kad se osnovalo udruženje) ili na godišnjoj sjednici

usvojen statut u pisanoj formi, koji je odobrio sportski savez i odbor za rekreaciju. o Imati upravni odbor u skladu sa statutom, izbornu komisiju i izabrane revizore. o Naplatiti članarinu od 50 kr svakom od članova. o Imati financijsko knjigovodstvo koje pruža zadovoljavajuću sliku ekonomske situacije

udruženja i koje je napravljeno u skladu s općeprihvaćenim načelima u računovodstvu. Ekonomski i fiskalni obračun se moraju tako formirati da mogu biti dovoljna podloga za kontrolu odbora za rekreaciju i za odluku o tome koliko veliku financijsku pomoć će udruženje dobivati.

0455 - 30 30 00 karlskrona.kommun@karlskrona.se