OS1 & OS1 Enterprise - deimos.net · OSI & OS1 Enterprise 3 Introduzione OS1 & OS1 Enterprise Il panorama italiano del software gestionale annovera molti packages ERP che “possono

Soluzione per la gestione aziendale

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OS1 & OS1 Enterprise 2

Sistema

informativo:

una scelta

strategica

In questi ultimi anni hanno avuto grande af-fermazione nel mercato mondiale i cosiddetti sistemi software ERP. Tali sistemi sono in grado di gestire i processi chiave delle impre-se, quali la Contabilità, le Vendite, la Logisti-ca, la Produzione, ecc. in modo perfettamen-te integrato, ottimizzato e distribuito geografi-camente. I sistemi ERP, inoltre, proprio per il loro ele-vato livello di integrazione, si disegnano per-fettamente sulle nuove strutture aziendali, basate, dal punto di vista organizzativo, più sui processi che sulle funzioni.

Una struttura organizzativa snella e basata sui processi unita ad un buon sistema infor-mativo ha dimostrato e dimostra, sul campo, di portare a dei vantaggi non solo operativi, ma anche strategici e competitivi: per questo motivo molte PMI stanno sostituendo i loro sistemi informativi con sistemi ERP. Scegliere una soluzione ERP non è cosa semplice: molti package realizzano livelli più o meno elevati di integrazione fra le varie funzioni aziendali e conseguentemente si de-finiscono ERP; tuttavia, la semplice interazio-ne di vari programmi operativi collegati, tra lo-ro, in termini di sequenza di eventi aziendali non realizza un vero sistema informativo ERP oriented.

Occorre, anche e soprattutto, che l’architettura dei package sia stata disegnata, in fase di progettazione, tenendo conto di al-cune esigenze aziendali essenziali e irrinun-ciabili, quali:

� l’architettura progettuale: i vari moduli software non solo devono integrarsi su una base dati comune, ma devono an-che mostrare un’interfaccia funzionale unitaria e comune;

� l’utilizzo di un Data Base relazionale: una collezione di dati che viene gestita e organizzata da un software specifico, il RDBMS (Relational Data Base Management System o sistema di ge-stione di Data Base relazionali). Un RDBMS è uno “strato” software che si interpone tra le applicazioni e i dati veri e propri; grazie a questo “strato” inter-medio l’utente e le applicazioni non ac-cedono ai dati così come sono memo-rizzati fisicamente, ma ne vedono sola-mente una rappresentazione logica. Tut-to questo permette un elevato grado di indipendenza tra le applicazioni e la memorizzazione fisica dei dati. Molti package, tuttavia, utilizzano una base dati “proprietaria”, che limita la portabilità del software;

� una progettazione dell’applicazione e della base dati funzionale all’esigenza di alimentare in modo consistente ed inte-grato il Data Warehouse (Magazzino Dati) aziendale. Il Data Warehousing è

un sistema che consente agli analisti e ai manager d’azienda di accedere ai dati in modo veloce, consistente e interattivo, in un’ampia varietà di visioni dell’informazione, utilizzando modelli multidimensionali di analisi

OS1 / OS1 Enterprise OS1 e OS1enterprise sono due moderne piattaforme gestionali ERP in architettura client/server, sviluppate da Open Source Ita-lia per supportare le esigenze delle PMI ita-liane che necessitano di un sistema informa-tivo molto flessibile, rapidamente modificabile e che, al tempo stesso, richieda tempi e costi di avviamento contenuti.

Il progetto da cui nascono si basa sull’utilizzazione di DBMS relazionali: offre, quindi, una navigazione guidata e diretta tra le informazioni per ottenere in modo imme-diato i risultati di analisi ed i quadri di sintesi richiesti, sia estemporanea-mente, sia ordina-ti in ambiente di Data-Warehouse.

OS1 e OS1 Enterprise costituiscono, quindi, la piattaforma ideale per realizzare sofisticate soluzioni di gestione in grado di soddisfare qualsiasi esigenza aziendale. Multiaziendali e multiutenti, le procedure si specializzano su molteplici versioni, ciascuna delle quali è de-stinata ad uno specifico settore di attività im-prenditoriale, allo scopo di soddisfare le pe-culiari esigenze del commercio, dell’industria, dell’artigianato, dei servizi, ecc. E poiché ogni Azienda ha specifiche necessità amministrative, gestionali e di controllo di gestione indotte dalla sua attività, dalla sua storia e dalle sue tipicità organizzative, le funzionalità espresse da queste versioni sono intrinsecamente flessibili e configurabili dall’esterno in modo personalizzato.

OS1 è la piattaforma gestionale per le aziende di piccole e medie dimensioni che introduce un nuovo e

più elevato standard nelle soluzioni per la gestione aziendale. La struttura modulare e le soluzioni componenti permettono di scegliere i moduli che più si adattano alle necessità aziendali, senza correre il rischio di sovradimensionare o sottodimensionare il sistema informativo aziendale.

OS1 Enterprise è un potente ERP in architettura client server destinato alle aziende di medie e grandi

dimensioni; completamente personalizzabile, infatti, copre ogni area funzionale e, grazie all’utilizzo di Microsoft SQL Server, rende completamente disponibile questa potente base dati agli utenti più qualificati.

OSI & OS1 Enterprise 3

Introduzione

OS1 & OS1 Enterprise

Il panorama italiano del software gestionale annovera molti packages ERP che “possono gestire tutto”. Ovvero, che sarebbero in grado di risolvere tutte le esigenze gestionali delle a-ziende, prescindendo dal settore di apparte-nenza, dalle dimensioni e dalla tipologia del mercato in cui operano, dagli obiettivi delle a-ziende stesse.

Per poter sopravvivere e progredire nell'attuale contesto competitivo è essenziale effettuare analisi rigorose e dinamiche della propria a-zienda e di come si pone sul mercato: sul pro-prio mercato di riferimento, non su un generico e indefinito “mercato”.

Ogni mercato richiede infatti informazioni perti-nenti, originali metodi di lettura e propri criteri di analisi, nonché specifici metodi organizzativi ed operativi: una cosa è gestire un’azienda mani-fatturiera, altro è gestire una impresa edile o una azienda di trasporti.

OS1, il prodotto di punta dalla C.S.A. Informa-tica srl , è un moderno gestionale ERP in ar-chitettura client/server, nelle versioni OS1standard e OS1enterprise di Open Sour-ce Italia e distribuito ed assistito dalla rete par-tners OSItalia Network per supportare la ge-stione informatica delle PMI, industriali, com-merciali e di servizi, che necessitano di un si-stema informativo molto flessibile, rapidamente modificabile e che, al tempo stesso, richieda tempi e costi di avviamento contenuti.

Multiaziendale e multiutente, la soluzione si ar-ticola su più aree funzionali, ciascuna delle quali ulteriormente scomponibile in moduli inte-grati ed attivabili anche separatamente. Cia-scuna area funzionale è orientata alla gestione di tutte le attività e le procedure attinenti ad uno specifico settore aziendale: Amministrativo, Vendite, Acquisti, Magazzino, Produzione.

Le procedure di analisi delle informazioni via via immagazzinate nel data-warehouse di OS1 forniscono un supporto completo per le esigen-ze di reporting, analisi, modelling e pianifica-zione dell’azienda.

I vantaggi per le aziende che adottano tali pro-cedure comprendono un miglioramento della qualità delle informazioni, una maggiore capa-cità di valutazione delle prestazioni aziendali e la liberazione di preziose risorse aziendali.

Nella versione OS1standard, mette a disposi-zione dell’utenza una serie di moduli agili ed essenziali che automatizzano tutta la gestione documentale, organizzano la gestione del ma-gazzino, razionalizzano la gestione della pro-duzione e forniscono tutte le informazioni di dettaglio e di sintesi per la valutazione, diven-tando utili strumenti per calcolare i giusti prezzi di vendita e gli sconti possibili rispetto ai listini, per controllare l'incidenza dei costi sul fatturato totale, per stimare i fabbisogni di produzione, per fare previsioni razionali e raggiungibili sui risultati e per definire obiettivi coordinati e cali-brati alle risorse realmente disponibili

Nella versione OS1enterprise, la procedura

aggiunge molteplici funzionalità a partire dalla gestione dei costi diretti e dei costi indiretti tra-mite l’imputazione degli oneri accessori (dazi, noli, trasporti, imballi ecc. sulle materie prime, costi di manodopera e oneri indiretti su semila-vorati e prodotti finiti), alla gestione delle prov-vigioni sull’incassato, alla gestibilità di lotti e va-rianti.

In OS1, contabilità generale, vendite e magaz-zino sono integrati con funzionalità specifiche per soddisfare al meglio le esigenze gestionali di ogni azienda e relative alla sua attività, alla sua storia ed alle sue tipicità organizzative, le funzionalità di questi moduli sono state rese flessibili e configurabili dall’esterno in modo personalizzato.

La struttura multidimensionale dell’applicazione consente di rispecchiare al meglio il modello di business aziendale, gestendo i dati al livello di dettaglio richiesto, per esempio per prodotto, mercato, canale di vendita, territorio. Le raffinate funzionalità di reportistica permet-tono la creazione di prospetti preformattati di alta qualità, per i fruitori interni ed esterni.

I tools per la creazione di query ed analisi ad hoc consentono agli utenti di interpretare i loro dati in modo interattivo e intuitivo.


Le problematiche amministrative e finanziarie sono risolte tramite l’integrazione con OS1 accounting & finance, la sofisticata suite di contabilità e controllo di gestione, con la quale vengono condivisi gli archivi anagrafici clienti e dei fornitori e a cui confluiscono per gli adem-pimenti fiscali tutti i documenti di vendita e di acquisto. L’integrazione con OS1 trade & ser-vice, fornisce una soluzione completa per le esigenze del comparto commerciale e dei ser-vizi e permette di risolvere le esigenze di repor-tistica, analisi e pianificazione dell’azienda e che nella versione OS1enterprise permette il trattamento delle provvigioni sull’incassato.

Scalabile

In primo luogo, OS1 si distingue per la sua sca-labilità; grazie, infatti, alla sua ricca struttura modulare, la procedura si adatta alle differenti esigenze gestionali ed organizzative dei diversi utilizzatori, sia in termini dimensionali che in termini di funzionalità.

Sono gestiti i seguenti moduli:

Contabilità e Controllo di Gestione

• Contabilità generale

• Partite aperte clienti

• Effetti attivi

• Solleciti di pagamento

• Partite aperte fornitori

• Pagamenti e Bonifici fornitori

• Ritenute d’acconto

• Gestione cespiti ammortizzabili

• Contabilità analitica e budget

• Riclassificazione e Analisi di bilancio

• Gestione conto corrente

• Contabilità semplificata / professionisti

• Parcellazione

• Partite contabili

Area comune ciclo attivo/passivo

• Listini e contratti • Adempimenti Intra

Ciclo attivo

• Offerte / preventivi • Ordini clienti • Packing List • Liste di prelievo • Vendite (DDT e fatture) • Provvigioni agenti fatturato / incassato • Vendite al dettaglio (Retail) • Autofatture

Ciclo passivo

• Ordini fornitori • Richieste di Acquisto • Acquisti (DDT e fatture)

Magazzino

• Magazzino – Bar code • Varianti – Lotti • Valorizzazione F.I.F.O / L.I.F.O.

• Liste di Prelievo

Produzione

• Distinta Base – Note di produzione

• Produzione – Disposizioni

• Conto Lavoro

Altro Moduli

• Commesse e progetti

• Statistiche

• Statistiche+

• Analisi rischio clienti

• Magazzino Remoto

• Import Fatture

• Import / export contabilità

• eCommerce B2B

• eCommerce B2C

• Schede Commerciali

• Raccolta Telematica Ordini

• Tentata Vendita

• Gestione Lavorazione interne e/o conto terzi

• Rilevazione ore

• Gestione Assistenze, interventi e chiamate

Per esigenze più sofisticate e di controllo della produzione è inoltre disponibile una verticaliz-zazione finalizzata a risolvere ulteriori proble-matiche:

• Visual Profit Per l’illustrazione delle verticalizzazioni si ri-manda alle apposite brochures.


Facile e intuitivo Gli operatori di un package ERP non devono essere necessariamente esperti informatici, ma devono essere messi in grado di affrontare si-tuazioni critiche senza particolari istruzioni e competenze. In questi casi OS1 supporta l’operatore con una serie di controlli e di pro-cessi di rilevazione e sistemazione semiauto-matici, basati su criteri di congruenza delle in-formazioni e di consistenza dei processi gestiti.

OS1 con la sua potenza di elaborazione, l'inte-grazione coerente delle sue funzioni e un’interfaccia utente amichevole, è attenta alle esigenze operative dei suoi utenti rendendo di-sponibili, fra l’altro:

• sistemi di ricerca estremamente flessibili e di facile utilizzo tramite tasti funzione;

• funzionalità di esportazione dati su Micro-soft Excel, Word, XML, HTML, Lotus 1-2-3, file di testo o in formato Acrobat;

• possibilità di accedere ai programmi di ma-nutenzione tabelle e archivi interattivamen-te in fase di data entry;

• help di campo e di procedura;

• possibilità di definire individualmente l’ambiente di lavoro in termini di personaliz-zazione del desktop e di scelte fra il menu a tendina classico di Windows oppure un menu ad albero simile alla gestione risorse.

Sicuro OS1 offre all’Amministratore del sistema fun-zioni estremamente flessibili per la configura-zione dei profili degli utenti o dei gruppi di uten-ti, garantendo un elevato grado di protezione dei dati:

• gestione capillare di un sistema di prenota-zioni (lock di record) per garantire la con-gruità dei documenti nel caso in cui più u-tenti lavorino sulla stessa tipologia di do-cumento;

• salvataggio di tutti i documenti e delle ela-borazioni eseguito in transazione;

• possibilità di personalizzare i menu in base ai gruppi di utenti e/o ai singoli utenti;

• possibilità di definire le modalità di accesso ai moduli e/o ai programmi per ogni gruppo di utenti e/o per ogni singolo utente: l’utente potrà accedere tramite funzione operativa o tramite funzione di data warehousing sola-mente alle informazioni di ogni archivio di sua stretta pertinenza e, eventualmente, ne potrà variare solo un sottoinsieme;

• possibilità di proteggere (sola lettura) o na-scondere i singoli campi a livello di gruppo di utenti e/o di singolo utente.

Il sistema di sicurezza, ovvero la gestione degli accessi è particolarmente dettagliata. Ogni u-tente sarà abilitato a una o più funzioni in base all’attività svolta e al livello gerarchico occupa-to.


Ambiente operativo

OS1 incorpora numerose innovazioni rispetto ai gestionali tradizionali, di cui forniamo un breve elenco, significativo, anche se incompleto.

• L’applicazione principale consente l’apertura di

nuovi programmi mantenendo contemporanea-mente attivo il programma che si sta utilizzando.

• Interamente progettato per l’utilizzo sia con che senza mouse.

• I menu sono strutturati gerarchicamente su più livelli con selezione tramite i tasti direzionali o mouse. L’accesso alle funzioni, oltre che da menu, è possibile anche in modo diretto.

• Su ciascun campo “codice”, in ogni punto della procedura, è disponibile la funzione “Zoom” che consente la ricerca fra gli elementi presenti nella tabella interessata (clienti, fornitori, articoli, ali-quote Iva, ecc.). Un wizard di personalizzazione ricerche consente a ciascun utente di inserire nella vista le colonne che preferisce.

• Su ciascun campo codice è possibile accedere direttamente alla finestra di gestione della tabel-la relativa.

• E’ possibile associare agli archivi anagrafici (Clienti, Fornitori, Sottoconti, Causali contabili) oggetti OLE (documenti di Word, fogli di Excel, immagini bitmap e altri formati, disegni Cad, suoni, videoclip, ecc.). E’ inoltre sempre possibi-le gestire su ciascun record anagrafico, note li-bere a piacere.

• E’ possibile impostare velocemente, memorizza-re e realizzare al momento visualizzazioni e stampe tabulari che prelevano dati da qualsiasi campo del database di OS1, utilizzando il lin-guaggio SQL, oppure uno strumento di compo-sizione semplificata di Query SQL.

• OS1 è espandibile verso l’esterno in quanto è possibile richiamare dai suoi menu anche appli-cazioni esterne e/o di terze parti, nonché ag-giungere funzioni nuove perfettamente integrate nella procedura.

• La gestione multiaziendale prevede la possibilità di passare da una azienda all’altra nella stessa sessione e la possibilità di duplicare gli archivi di un’azienda su un’altra, nella loro totalità o in modo selezionato (alcune tabelle, l’anagrafica dei clienti, l’anagrafica degli articoli, ecc.).

• Possibilità di importazione da qualsiasi procedu-ra di tutti gli archivi gestiti da OS1.

• Anteprima di stampa con possibilità di stampare il contenuto di tutte le finestre video. Stampe di Spool con possibilità di salvataggio su disco del-le stampe.

• Associazione delle stampanti di Windows per le tipologie di stampa (Es. DDT, Fatture, Ordini di vendita e acquisto, ecc.).

• Sono presenti programmi per variare, in modo interattivo o batch, un campo su un archivio o su parte di esso in modo veloce, automatico e con-trollato.

• Possibilità di gestire (visualizzare, variare, elimi-nare) qualsiasi dato del database, compresi i numeratori automatici, i progressivi aggiornati dalla procedura, ecc.


Modulo base Il modulo base, comune a tutte le procedure di OS1, abilita la gestione delle molteplici tabelle utilizzate dai packages ed è sempre presente in ciascuna installazione.

Tabelle generali Le tabelle generali vengono utilizzate sia dalle procedure gestionali che dalle procedure am-ministrative. Il menù comprende programmi di manutenzione e stampa. Citiamo alcune delle caratteristiche peculiari di queste tabelle: • Mastri: possibilità di definire una struttura di ma-

stri fino a 3 livelli (OS1 standard) o fino a 5 livelli (OS1 enterprise) completamente autonoma dal piano dei conti. La metodica adottata, garanti-sce la portabilità di un conto da un mastro ad un altro anche in corso di esercizio.

• Modalità di pagamento: gestione delle tipologie di pagamento; emissione effetti, calcolo spese di incasso, bollo per tratte; definizione delle scadenze dei pagamenti; sconto cassa, paga-mento immediato, iva differita, un massimi di 36 rate con condizioni anche non omogenee, con-teggio da data fattura, fine mese, a vista, in un giorno qualsiasi del mese; rate in percentuale o in valore assoluto, scadenze ad intervalli di giorni o in date fisse.

• Banche: data base integrato Banche e Agenzie bancarie con codice ABI, CAB e CIN, periodi-camente aggiornabile dal sito www.ositalia.com.

Tabelle gestionali Fra le molteplici tabelle gestionali utilizzate dal-la procedura, presentano aspetti di particolare interesse le seguenti: • categorie di vendita: utilizzate nelle anagrafiche

articoli, oltre a consentire elaborazioni selettive sono elementi concorrenti alla determinazione dei criteri di composizione delle provvigioni a-genti e dei listini prodotti.

• tipologie di costo e ricavo: inserite nella anagra-fiche articoli, concorrono unitamente ad altri e-lementi (mastro clienti o fornitori, attività degli stessi ecc.), alla determinazione dei conti di im-putazione dei costi o dei ricavi da fatture di ac-quisto o vendita.

• gruppi voci di costo: inserite nelle causali di ma-gazzino, consentono la definizione e l’individuazione dei costi accessori di acquisto (trasporto, sdoganamento, ecc.) o che vengono automaticamente richiesti come ulteriore com-ponente del costo di puro acquisto merce nelle transazioni adeguate.

• voci di costo: costituiscono il livello elementare dei Gruppi voci di costo, e definiscono i singoli elementi di costo (acquisto merci, noli, dazi do-ganali, sdoganamento ecc.) che concorrono alla definizione del costo del prodotto. In questa se-de viene anche definita la divisa di gestione di ciascun costo, per consentire l’inserimento di costi in divisa estera.

• testi fissi documenti: consente la libera creazio-ne da parte dell’utente di testi fissi, anche di consistenti dimensioni, da inserire automatica-mente all’occorrenza nei documenti emessi tra-mite apposito zoom di selezione.

• magazzini: abilita la gestione multimagazzino, consentendo il trattamento di magazzini o depo-siti fisici o logici, di proprietà, presso terzi e/o di terzi. Per ciascun magazzino viene parametriz-zata la facoltà di stampa inventario congiunta agli altri magazzini di proprietà oppure disgiunta.

Tabelle anagrafiche Le tabelle anagrafiche generali vengono utiliz-zate sia dalle procedure gestionale che dalle procedure amministrative:

Sottoconti

• Codice alfanumerico di 8 caratteri; ricerca per codice, descrizione e codice alternativo; gestio-ne dello stato; sottoconto alternativo se obsole-to, tipologia del conto; riclassificazione IV Diret-tiva CEE; gestione data valuta; utilizzo in conta-bilità analitica con o senza riparto parametrico; assoggettamenti IRAP e percentuale assogget-tamento (solo economici); in detraibilità IRPEG e percentuale in detraibilità (solo conti economi-ci); note; data creazione; saldi e progressivi con-tabili per esercizio; parametri applicazioni in contabilità analitica.

Anagrafica clienti

L’anagrafica clienti si articola su ben 12 sezioni video, a testimonianza della ricchezza di infor-mazioni che il data base consente di gestire: • codice alfanumerico fino a 8 caratteri o, a scelta,

numerico automatico; ricerca per codice, ragio-ne sociale, partita Iva o per elementi seleziona-bili dall’utente (viste personalizzate); fino a 5 sconti parametrizzabili; gestione delle preferen-ze su tipologie di documenti; saldi e progressivi contabili e Iva pluriesercizio su anagrafica; vista interattiva sulle vendite effettuate al cliente.

• ampia disponibilità di elementi selettivi: zona, zona consegna, attività, gruppo societario, ente pubblico, divisa ecc..

• note generali richiamabili in tutti i programmi di emissione documenti, note commerciali, note spedizione.

• gestione del fido e dinamica dello sco-perto, con segnalazione dello sta-to fido.

• gestione integrale delle esenzioni Iva, con azzeramento automatico delle lettere di sospensione d’imposta a fine eserci-zio.

• personalizzazioni su documenti: stampa prezzi su DDT, stampa codici e descrizioni pro-dotto del cliente su documenti, stampa numero


lotti prodotti su documenti; numero copie docu-menti su ordini, packing, DDT, fatture.

• personalizzazioni su tipologie raggruppamento DDT in fattura: per cliente, cliente/destinazione, cliente/prodotto, ecc..

• gestione di due agenti per ciascun cliente, a loro volta riferibili a capi zona, capi area, ecc.

• gestione delle lingue estere, tramite indicatore presente in anagrafica del cliente.

• Completano la ricca articolazione dell’anagrafica clienti: l’archivio contatti, che consente di memo-rizzare i referenti dell’azienda cliente con relativi funzione, numeri di telefono e fax, e-mail, ecc.; l’archivio destinazioni diverse che consente di memorizzare non solo l’ubicazione di un reparto o di uno stabilimento, ma di gestire ciascuna di queste come un vero e proprio cliente alternati-vo con propri agenti, modalità di pagamento e spedizione, listini, ecc.; l’archivio contratti, che visualizza i contratti in essere con il cliente elen-cando i prodotti oggetto del contratto, validità e prezzi; l’archivio listino cliente, che visualizza prodotti e prezzi concordati; l’archivio descrizioni speciali, che consente di memorizzare codice, descrizioni, codici a barre utilizzati dal cliente correlati ai prodotti dell’utente.

Anagrafica fornitori

• codice alfanumerico fino a 8 caratteri o, a scelta, numerico automatico; ricerca per codice, ragio-ne sociale, partita Iva o per elementi seleziona-bili dall’utente (viste personalizzate); ricca arti-colazione dell’anagrafica, paragonabile presta-zionalmente a quella già illustrata dei clienti.

Agenti

• codice alfanumerico di 3 caratteri, che individua una sofisticata anagrafica in grado di gestire praticamente ogni metodica possibile di calcolo provvigioni, sia nella tipologia di liquidazione sul fatturato che sull’incassato (Enasarco)

• Gestione tramite una griglia di definizione dei criteri di assegnazione delle aliquote provvigio-nali consente di subordinare le stesse alla na-zione, zona, categoria, attività del cliente, alla divisa e al listino applicato, al singolo prodotto o al singolo cliente, all’ammontare dell’importo delle forniture o agli sconti concessi.

Anagrafica Articoli – Prestazioni

L’anagrafica articoli, estremamente ricca di in-formazioni, si articola su 11 sezioni video. Prevede in primo luogo un indicatore “Tipo articolo” che gestisce le seguenti tipologie: Prodotto finito, Prestazione / servizio, mano-dopera, Lavorazione, Costi vari. L’attribuzione di tale indicatore governa la gestione del magazzino. Infatti le Prestazioni, la Mano d’opera, le Lavorazioni ed i Costi vari, pur utilizzabili in sede di emissione documenti e trattati ai fini delle elaborazioni statistiche, non generano

movimenti di magazzino e sono invece gestite dalla procedura Commesse.

Per evidenti motivi di spazio, qui vengono illu-strate le sezioni video di maggiore interesse ai fini della gestione commerciale. • Codice alfanumerico fino a 22 caratteri, ricerca

per codice, descrizione o per elementi selezio-nabili dall’utente (viste personalizzate);

• Descrizione ridotta e descrizione estesa; tabella collegata descrizioni in lingua; annotazioni, ri-chiamabili interattivamente all’interno dei pro-grammi applicativi; tipologia prodotto (prodotto finito, materia prima, semilavorato, in lavorazio-ne, prestazione/servizio); 3 unità di misura, con fattori conversione correlati, stato prodotto (atti-vo, in esaurimento, obsoleto) con codice alter-nativo. Data creazione e obsolescenza.

• Prezzo base di vendita; fino a 5 sconti gestibili; bottoni per la vista interattiva su vendite e ac-quisti del prodotto in esame; aliquota iva; conto di ricavo o costo (o tipologia ricavo o costo) per contabilizzazione fatture vendita – acquisto; ca-tegoria di vendita; nomenclatura combinata; im-ballo; documenti annessi; eventuale reparto di vendita.

• Gruppo vendite; gruppo acquisti; categoria mer-ceologica; codice inventario per inventari a gruppi omogenei; collocazione; classificazione ABC prodotto; fornitore abituale; costo di merca-to (standard); costo di lavorazione; % ricarico minimo – massimo; lotto di riordino; giorni di riordino; massimo giorni invenduto; scorta mini-ma; scorta massima; disponibilità minima; ge-stione a lotti/partite di produzione;

• Giacenze e progressivi globali del prodotto, per esercizio, con dettaglio interattivo per ciascun magazzino – stabilimento.

• Vista interattiva, se prevista la gestione, sull’esistenza lotti del prodotto.

• Vista interattiva, se prevista la gestione varianti, sull’esistenza varianti del prodotto.

• Vista interattiva sugli archivi ordini, che visualiz-za, separatamente per ciascun magazzino – stabilimento, l’impegnato clienti, l’impegnato alla produzione, l’ordinato a fornitori e l’ordinato alla produzione, visualizzando inoltre l’esistenza e determinando la disponibilità del prodotto.

• Vista interattiva sui listini prodotti, con evidenza di tutti i prezzi correnti di vendita e di acquisto del prodotto in esame.

• Vista interattiva sui listini speciali (clienti e forni-tori), con evidenza di tutti i prezzi speciali cor-renti di vendita e di acquisto del prodotto in e-same.

• Vista interattiva sulle descrizioni speciali correla-te al prodotto in esame, con possibilità di memo-rizzare codici articolo, descrizioni anche in lin-gua estera e codici a barre dei clienti o dei forni-tori correlati al prodotto in esame, da utilizzare in occasione della stampa di documenti intestati ai clienti o ai fornitori citati.

• Immagine del prodotto utilizzabile anche per stampa listini e/o aggiornamento siti Web.


Contabilità e controllo di gestione La procedura amministrativa di OS1, scaturisce da una esperienza più che ventennale nella re-alizzazione di sistemi informativi che ha portato questo segmento ad essere uno dei migliori prodotti disponibili sul mercato italiano in fatto di gestione contabile, finanziaria, patrimoniale, di analisi e gestione del credito e del debito.

La filosofia della “scalabilità”, che sottotende al progetto informatica, ha consigliato di articolare la procedura in una serie di moduli, integrati ed integrabili.

La contabilità generale, spesso sottovalutata in quanto pensata esclusivamente ad adempiere agli obblighi fiscali e civilistici, costituisce il mezzo più adeguato per l'analisi ed il controllo di gestione e per la programmazione di even-tuali azioni future.

L'ampia gamma dei moduli di OS1 dedicati al-l'area Contabilità e al Controllo di gestione di gestione costituisce un formidabile complesso di strumenti a disposizione dell'imprenditore per risolvere le più sofisticate esigenze.

Anche il solo modulo contabile base, che gesti-sce compiutamente tutti gli adempimenti con-tabili e fiscali fino alla redazione dei bilanci nel-le varie forme e alla predisposizione dei dati necessari per la dichiarazioni dei redditi, mette, comunque a disposizione dell'imprenditore strumenti inusuali in procedure di pari livello, ad iniziare dalla possibilità di determinare, a livello di piano dei conti, le modalità trattamento ai fini IRAP e IRPEG per pervenire, tramite apposite simulazioni di bilancio, alla determinazione del reddito di impresa al netto delle imposte. Il fulcro della procedura è costituito sia dalla duttilità del piano dei conti, articolabile su strut-ture multiple fino a 5 livelli con visualizzazione ad albero, sia dalla potenza delle causali con-tabili, la cui parametrabilità consente di gestire ogni esigenza contabile e gestionale. La filosofia di base che sottende a tutti i moduli dell’area contabile prevede:

• la presenza di un unico programma di gestione prima nota che consenta di trattare indifferentemente diverse tipologie di movimenti: iva, contabilità, operazioni correlate alla gestione cespiti, alla gestione ritenute d’acconto, alle partite aperte clienti – fornitori, alla contabilità analitica, ecc;

• la presenza di un unico archivio movimenti contabili, che consente di gestire illimitati esercizi contabili in linea e, a cavallo di esercizio, trattare indifferentemente operazioni del vecchio e del nuovo esercizio;

• la possibilità di gestire sia esercizi corrispondenti all’anno solare, sia esercizi non al 31/12 o di durata diversa da un anno;

• la possibilità di gestire, su ciascuna transazione, oltre alla data di competenza fiscale, anche la data di competenza economica;

• la possibilità di gestire le partite aperte (clienti, fornitori, patrimoniali) sia in Euro che in altra divisa, allo scopo di consentire una gestione finanziaria multivaluta;

• il concetto che le “stampe fiscali” (giornale, registri Iva, ecc), sono semplicemente un adempimento non sostanziale per la procedura, con la conseguente assenza di programmi di consolidamento e la possibilità di effettuare, ove se ne presenti il caso, ristampe;

• l’esistenza di procedure di chiusura e apertura contabile completamente automatiche e, comunque ripetibili illimitatamente.

• Tra le operazioni di fine esercizio troviamo anche la stampa del libro inventari. Tale funzionalità è costituita da più programmi di stampa (bilancio, schede contabili, dettaglio clienti/fornitori, valorizzazioni di magazzino).

Contabilità generale ed Iva Il modulo costituisce l’ossatura di tutta la pro-cedura contabile amministrativa e si articola su più funzioni.

Può essere attivato autonomamente oppure in collegamento ad uno o più dei residui moduli della procedura. In quest’ultimo caso, il pro-gramma Gestione prima nota implementa, gra-zie alla parametrizzazione delle causali conta-bili, ulteriori finestre video che consentono la gestione delle informazioni richieste dai moduli opzionali.

Prima nota contabile

L'inserimento della prima nota, che costituisce l'operazione più frequente e fondamentale del-l'area contabilità, avviene tramite il programma Gestione prima nota, particolarmente curato, a partire dalla possibilità di utilizzare indifferen-temente tastiera o mouse per la navigazione nelle varie finestre video.

Il programma provvede all’aggiornamento inte-rattivo di tutte le tabelle interessate dalla tran-sazione (movimenti contabili, movimenti Iva, saldi contabili e progressivi Iva, ecc.). La varia-zione e la cancellazione di una transazione contabile, sempre gestite dallo stesso pro-gramma, riaggiornano coerente-mente le tabelle trattate.

Il programma implementa numero-se funzioni che facilitano il lavoro dell’utente e garantiscono la perfet-ta quadratura delle registrazioni.

I movimenti contabili, ad esempio, sia inseriti manualmente che gene-rati dagli appositi moduli (contabi-lizzazione fatture di vendita e/o d’acquisto) vengono memorizzati su un unico archivio, anche se re-lativi ad esercizi diversi. Da questo archivio traggono origine liste di prima nota per data, per operatore e per registrazione.


Particolarmente apprezzata risulta la possibili-tà, durante l’analisi a video di un sottoconto, cliente o fornitore, di accedere in modo interat-tivo alla variazione di eventuali registrazioni er-rate, con contestuale coerente aggiornamento di tutti gli archivi coinvolti. Relativamente a cliente e fornitori, il programma prevede la vi-sualizzazione interattiva delle righe dei docu-menti selezionati, evitando in tal modo la ne-cessità di ricorrere al documento cartaceo per conoscere l’oggetto della fornitura.

L’impostazione delle stampe di prima nota è stata studiata per offrire le migliori caratteristi-che di leggibilità.

Registri bollati

Le elaborazioni e le stampe possono essere eseguite un numero indefinito di volte e le stampe definitive sui bollati sono comunque sempre reversibili. Non sono obbligatorie chiu-sure periodiche e anche quella annuale è ne-cessaria ai solo fini fiscali.

Estremamente curata è la gestione dei libri contabili, delle liquidazioni iva e delle scritture ausiliarie. Sono previste stampa di controllo dei registri iva; inoltre, la stampa del registro Iva acquisti ventilabili provvede alla ventilazione dei corrispettivi con generazione automatica delle rilevazioni Iva. Il programma gestisce gli adempimenti Iva e la sospensione Iva per il dif-ferimento dell’Iva sulle fatture di vendita per gli spedizionieri che vogliono usufruire dei benefici concessi dalle normative fiscali.

Le liquidazioni Iva non richiedono la preliminare stampa definitiva dei registri iva. Sono gestite le liquidazioni Iva mensili o trimestrali, l’importo minimo da versare, il credito anno precedente, l’acconto su liquidazione di dicembre, l’addebito finanziario per trimestrali, l’iva recu-perabile solo in sede annuale, le richieste di rimborsi, anche periodici, e le compensazioni, la gestione plafond export e del prorata.

Bilanci correnti

e bilanci IV direttiva CEE

OS1 mette a disposizione una notevole quanti-tà di bilanci e situazioni contabili. Tutti i tipi di bilancio possono essere elaborati da data a da-ta o a valori correnti: bilanci di verifica, situa-zioni contabili (riclassificate o meno) per mastri, per sottoconti, per clienti e per fornitori, com-pleti o con saldo diverso da zero, bilanci a se-zioni contrapposte o secondo le specifiche del-la IV direttiva CEE.

La scelta di menù, integra anche la procedura di Gestione movimenti di rettifica che consente la registrazione di operazioni extracontabili di

rettifica periodiche necessarie per una più cor-retta elaborazione dei bilanci infraannuali. Tali scritture, registrate su un apposito archivio, possono essere modificate o cancellate nel tempo, ma non vengono trattate per la stampa dei registri fiscali e per l’elaborazione dei bilan-ci civilistici o di rilevanza fiscale.

Di particolare interesse risulta, inoltre, nell’elaborazione dei bilanci gestionali, la pos-sibilità di determinazione automatica degli ac-cantonamenti Irpeg e Irap la cui consistenza al-tera, spesso in misura sostanziale, il risultato d’esercizio.

Tutti i i bilanci possono essere generati in for-mato excel per consentire trattamenti e simula-zioni extracontabili.

Operazioni di fine esercizio

Le procedure di fine esercizio sono sostanzial-mente ripartite in due fasi.

La prima fase, in corrispondenza dell’inizio di un nuovo esercizio, ma non necessariamente con cadenza solare, provvede ad aprire tutti i protocolli e abilita la gestione del doppio eser-cizio,

da questo momento è possibile inserire scrittu-re con data e competenza del vecchio eserci-zio, scritture con data e competenza del nuovo esercizio e scritture di rettifica con data del nuovo esercizio e competenza del vecchio.

Tale struttura trova riscontro nella gestione dei bilanci che sono, sempre e comunque, corret-tamente elaborati per competenza.

Il secondo blocco è costituito dai programmi di chiusura/riapertura veri e propri, che general-mente vengono utilizzati in momenti successivi.

La generazione dei movimenti di chiusura e dei movimenti di apertura è completamente auto-matica ed è prevista sia un’elaborazione di prova, in cui viene prodotto un prospetto della prima nota di chiusura/riapertura che il pro-gramma provvederebbe a generare, sia un’elaborazione definitiva in cui tali scritture vengono effettivamente generate.

La chiusura dell’esercizio contabile avviene senza necessità di prechiusure per aggiorna-mento saldi, con rilevazione automatica dell’utile o della perdita esercizio. La data di chiusura è gestibile anche nell’esercizio suc-cessivo.

Le scritture generate dal programma sono co-munque scritture contabili mantenibili e modifi-cabili, esattamente come le scritture inserite dall’operatore. Le stampe annuali ai fini Iva completano il menù delle operazioni di fine e-sercizio.


Partite aperte clienti/fornitori

Il modulo Partite aperte Clienti/Fornitori è fina-lizzato alla analisi e alla gestione del credito e del debito ed agisce normalmente in situazione di coesistenza con il modulo di Contabilità ge-nerale; consente la gestione delle partite e del-le scadenze attive e passive, in euro e in divisa estera, generate dalla registrazione manuale o automatica dei movimenti contabili derivati da documenti attivi o passivi. • La prima utilità di questo modulo si manifesta

durante le registrazioni contabili relative ad in-cassi, pagamenti, insoluti, anticipi, riemissione effetti, ecc., nel corso delle quali una apposita finestra video dettaglia la situazione debitoria dei clienti o creditoria dei fornitori, al fine di faci-litare il reperimento delle informazioni utili e il calcolo automatico di sconti, abbuoni e di even-tuali utili o perdite per differenza cambi.

• Le partite sono gestite per data e numero riferi-mento, con possibilità di far confluire più docu-menti sulla stessa partita (fatture, note di accre-dito, pagamenti, insoluti, ecc.). Ciascuna partita, gestita sia in Euro che in divisa estera, è riparti-ta in più “scadenze” correlate alle modalità di pagamento convenute.

• Ogni scadenza è a sua volta ripartita su più ri-ghe (documenti, pagamento, insoluto, remissio-ne, ecc) contenenti tutti gli estremi atti al tratta-mento delle stesse: data scadenza, importo, ri-ferimenti bancari, codice agente, trattamento ai fini provvigionali, ecc.

• La base dati così strutturata consente la produ-zione di molteplici stampe e situazioni destinate alla valutazione e alla gestione del credito e del cash flow

Effetti attivi Tradizionalmente integrato alle Vendite, OS1 inserisce questo modulo nell'area contabile sia per consentirne l'utilizzazione anche ad utenti che non utilizzano moduli gestionali, sia per consentire trattamenti non derivanti dalla fattu-razione attiva quali le riemissioni effetti su inso-luti o l’emissione posticipata di effetti su paga-menti previsti mediante rimessa diretta o boni-fici. • Il modulo consente inoltre di gestire il portafoglio

cessioni, integrando nella gestione complessiva anche pagherò ed effetti girati da terzi ed incas-sati in conto anche parziale di crediti.

• Grazie alla procedura Esito effetti è possibile determinare il momento in cui considerare real-mente incassato l’effetto allo scopo di ricono-scere le provvigioni correlate all’agente titolare, nel caso di gestione provvigioni sull’incassato.

Pagamenti fornitori Il modulo realizza la gestione automatizzata dei pagamenti a fornitori. Per molti aspetti speculare alla gestione effetti clienti, assume le informazioni attinenti ai pa-gamenti da effettuare dall’archivio scadenze passive, trattando le modalità di pagamento Bonifico bancario, Assegno di traenza, Asse-gno circolare, Ricevuta bancaria, Tratta auto-rizzata.

Il programma Elaborazione pagamenti genera “distinte di pagamento” nella duplice modalità di “Distinta di ritiro effetti” o di “Distinta disposi-zioni di pagamento”.

Nel primo caso assume le scadenze passive a mezzo Ricevute bancarie o Tratte, in base a parametri selettivi quali la banca aziendale di pagamento, la divisa, le date di scadenza e l’importo massimo disponibile per i pagamenti. Nel secondo caso assume, tramite analoghi parametri, le scadenze a mezzo Bonifico, As-segno di traenza o Assegno circolare. In entrambi i casi, possono essere omesse dall’elaborazione le scadenze “sospese” a cau-sa di contenzioso con il fornitore. Analogamen-te sono gestiti pagamenti parziali in conto.

Le “distinte di pagamento” così generate danno origine alla stampa delle “situazioni pagamenti” che elencano analiticamente i pagamenti da ef-fettuare modificabili tramite il programma Ma-nutenzione distinte. • Le distinte per disposizioni di pagamento danno

origine, tramite il programma “stampa documen-ti”, all’invio automatico della lettera di avviso ai fornitori interessati, contenente il dettaglio dei documenti pagati e l’indicazione della banca e-mittente; il ciclo si conclude con la stampa di-stinta di pagamento da consegnare alla banca emittente che, quando eseguita in forma defini-tiva, provvede anche alla contabilizzazione au-tomatica dei pagamenti disposti.

• Le distinte per ritiro effetti si limitano invece a produrre il documento di disposizione per la banca affinché la stessa provveda, senza ulte-riori indicazioni, ad effettuare il ritiro degli effetti passivi indicati nella distinta stessa addebitando il conto corrente aziendale indicato. Anche in questo caso, la stampa definitiva provvede alla contabilizzazione automatica degli effetti ritirati.

• Disponendo di procedure Home-banking, en-trambe le tipologie di distinte possono essere trasmesse in formato ABI previa generazione dell’apposito file tramite il programma Elabora-zione floppy bonifici.


Ritenute d’acconto Il modulo tratta i compensi a professionisti, a collaboratori occasionali e ad agenti o rappre-sentanti.

Ovviamente integrato alla contabilità (acquisi-sce le informazioni necessarie in sede di regi-strazione contabile di fatture, ricevute e paga-menti a percipienti) il modulo produce tutte le informazioni necessarie sia alla determinazione mensile degli importi da versare all’Erario sud-divisi per codice tributo, sia agli adempimenti annuali. • Il programma “Manutenzione movimenti” con-

sente sia la manutenzione di movimenti ritenute d’acconto derivanti dalla contabilità, sia l’inserimento manuale di compensi corrisposti.

• Il programma “stampa situazione movimenti” produce report selettivi sulle transazioni inserite, selezionabili a livello di codice percipiente o di

codice tributo, da data a data, ecc.

• Il programma “stampa elenco” visua-lizza i compensi corrisposti nei mesi indicati dall’utente, consentendo l’eventuale estrapolazione di singoli compensi, e produce il report analiti-co e sintetico degli importi da versare riepilogati per codice tributo. Se ese-guito in modalità definitiva, valida i singoli compensi elencati ai fini della certificazione annuale, che può esse-re eseguita in modo totalmente au-tomatico tramite l’apposito program-ma “Stampa certificazioni”.

• Infine, il programma Stampa schede nominative consente la produzione delle schede analitiche per compensi a terzi previste dalla normativa vi-gente, anche per più anni.

Cespiti ammortizzabili Il modulo provvede al trattamento integrale dei beni ammortizzabili. • Anch’essa integrata alla contabilità (i nuovi ce-

spiti nascono infatti contestualmente alla regi-strazione della relativa fattura di acquisto, così come contestuali alla contabilità sono le regi-strazioni di incremento cespiti, di cessione par-ziale o totale, di rivalutazione o svalutazione, ecc), la procedura automatizza i trattamenti pe-riodici generando automaticamente gli ammor-tamenti fiscali e gli ammortamenti industriali (con aliquote valide ai fini civilistici).

• E' previsto il calcolo simulato delle quote di am-mortamento da imputare all'esercizio, anche in frazione di anno, i cui risultati possono transita-re ai “movimenti di rettifica”, e la generazione automatica annuale delle scritture contabili rela-tive agli ammortamenti, con contestuale aggior-namento della scheda cespiti.

• Per gli utenti che utilizzano il modulo di Contabi-lità analitica, è gestito il collegamento di ogni cespite ad uno o più centri di costo/ricavo e/o ad una o più commesse, anche con indicazione delle eventuali percentuali di contribuzione e

conseguente riparto pro quota degli ammorta-menti.

• Tutti i movimenti che caratterizzano la vita di un cespite rimangono residenti nel data base, da cui vengono estratti per le molteplici stampe trattate dal programma: stampa schede cespiti, stampa libro cespiti, stampe riepiloghi ammor-tamenti, stampe riepilogo cespiti per categoria, ecc.

• Di particolare pregio il programma che provvede all’elaborazione e alla stampa del “Prospetto costi di manutenzione e riparazione ammessi in deduzione e calcolo dell’eccedenza ammortiz-zabile nei 5 esercizi successivi” ai sensi dell’art. 67 T.U. Imposte Dirette che, pressoché unico nel panorama dei packages gestionali italiani, OS1 mette a disposizione dei propri utenti.

Contabilità analitica e gestione Budget La contabilità analitica rende possibile il con-trollo di gestione tramite il continuo raffronto fra le previsioni ed i consuntivi, pur dinamici, de-terminati dalle scritture in contabilità analitica. Nella sua massima estensione, determinata dalla configurazione definita, ogni movimento di contabilità analitica può essere riclassificato in base a tre parametri di base del tutto autonomi l’uno dall’altro: il centro di costo/ricavo; la voce di costo/ricavo; la commessa.

• Il centro di costo/ricavo individua generalmente un reparto aziendale ed è rappresentato da un codice alfanumerico.

• La voce di costo/ricavo individua, generalmente, tipologie di articoli o servizi commercializzati o prodotti dall’azienda.

• La commessa individua generalmente una spe-cifica commessa di lavoro per la produzione di prototipi o manufatti complessi che comportano costi di progettazione, di lavoro e di materiali.

Occorre inoltre considerare che: • Le imputazioni in contabilità analitica sono con-

testuali alle registrazioni di contabilità generale; quando tali registrazioni vengono generate au-tomaticamente da documenti, i programmi di contabilizzazione provvedono anche all’imputazione in contabilità analitica in base al-le informazioni (centri di C/R, voci di C/R, com-messa) presenti in ciascuna riga dei documenti stessi.

• La procedura tratta sia movimenti “effettivi” (provenienti cioè da effettivi scritture contabili), sia movimenti “previsionali” (immessi cioè ma-nualmente per considerare costi o ricavi previsti, ma non ancora contabilizzati).

• È possibile definire parametri in base ai quali gli importi imputati in contabilità analitica ad uno specifico sottoconto vengano ripartiti automati-camente su più centri di costo/ricavo in base a percentuali di contribuzione diverse, eventual-mente legate a periodi temporali

• Se attivo il modulo gestione cespiti, è possibile l’imputazione automatica degli ammortamenti,


proquota o definitivi, ai vari centri di co-sto/ricavo.

• È disponibile un programma parametrico di ela-borazione e stampa bilanci di contabilità analiti-ca, anche con output in formato Excel, che con-sente di definire tre parametri di raggruppamen-to, ordinati gerarchicamente, rendendo disponi-bile per ciascun parametro i valori di sottoconto, mastro C/R, centro C/R, tipo voce C/R, voce C/R, commessa, nonché la possibilità di con-frontare i risultati con il budget di riferimento in-dicato.

Analisi e riclassificazione

di bilancio Il modulo analisi di bilancio permette di creare liberamente modelli di riclassificazione del bi-lancio aziendale al cui interno sono presenti sia voci di aggregazione di conti del piano dei con-ti, sia voci di subtotale.

I vari modelli di riclassifica vengono costruiti sulla base di un piano dei conti di riferimento; questo può coincidere con il piano dei conti uti-lizzato dal modulo Contabilità di OS1 e può, in alternativa, essere un piano dei conti libero, in modo da poter utilizzare il modulo di analisi di bilancio anche non integrato in OS1. • L’acquisizione dei valori deriva dalle scritture

contabile, ma è possibile inserire anche scritture di rettifica che possono essere considerate in occasione dell’elaborazione dei bilanci riclassifi-cati.

• Oltre alla possibilità di definire “periodi di riclas-sificazione” correlati alle esigenze di analisi di bilancio (trimestrale, quadrimestrale, semestra-le, ecc.) è previsto anche un programma di ge-nerazione automatica risconti che riparametriz-za costi e ricavi in base alla competenza tempo-rale.

• La competenza viene definita per ogni singolo movimento di contabilità generale sia infase di registrazione prima nota contabile, sia in fase di emissione fattura di vendita (dal modulo vendi-te) o registrazione fatture acquisto (dal modulo acquisti). Vengono, inoltre, generati movimenti di rettifica anche in fase di simulazione ammor-tamenti.

• La stampa del bilancio può essere effettuata del singolo periodo oppure con raffronto con qual-siasi altro periodo, considerando solo i movi-menti effettivi oppure anche i movimenti rettifica-ti.

• La procedura di definizione indici e analisi di bi-lancio consente l’inserimento di nuovi indici ag-giuntivi a quelli proposti dalla configurazione standard, e produce accurati output a video e in stampa.

Conti Correnti Bancari La procedura permette di gestire i rapporti di conto corrente con le proprie banche. Attraver-so tale modulo è quindi possibile registrare in maniera analitica tutte le operazioni intercorse con la propria banca al fine di tenere costante-mente sotto controllo la situazione del proprio estratto conto. • Per ciascun istituto di credito è possibile defini-

re le causali operazioni da utilizzare per la mo-vimentazione, le date di valuta che la banca applica e tutte le condizioni che regolano il conto (tipo e importo spese).

• Ad ogni c/c viene attribuito un conto contabile e quindi durante la registrazione dei normali mo-vimenti di prima nota, al momento in cui viene selezionato un conto contabile memorizzato al-l'interno della tabella "condizioni operazioni c/c", viene attivata una ulteriore finestra in cui l'operatore può inserire le informazioni fonda-mentali ai fine della movimentazione c/c.

• I movimenti inseriti direttamente da prima nota possono essere integrati e/o modificati anche attraverso l'apposito programma di manuten-zione movimenti.

• E' possibile in qualsiasi momento stampare l'e-stratto conto e lo scalare interessi con il calcolo delle competenze del periodo, in modo da po-terlo raffrontare con quello inviato dalla banca


Contabilità Professionisti La Contabilità Professionisti gestisce i regimi attualmente previsti dalla normativa fiscale: or-dinario, con stampa registro cronologico, e semplificato con registro incassi e pagamenti. Sotto l’aspetto operativo per l'operatore la con-tabilità professionisti è analoga alla contabilità ordinaria con talune estensioni governate dalle causali contabili per la gestione del criterio di cassa nella rilevazione di costi e ricavi.

Funzioni specifiche della Contabilità Professio-nisti:

• Gestione Conti Transitori : La gestione del criterio di cassa è effettuata attraverso l'u-tilizzo di Conti Transitori (Costi da imputa-re; Ricavi da imputare; Ritenute d’acconto subite). Tale meccanismo si perfeziona memorizzando in apposita tabella il debito verso il fornitore o il credito verso il cliente, il costo ed il ricavo transitori con le loro contropartite definitive. All'inserimento del-la fattura da pagare o da incassare dalla prima nota Iva, si gestiscono esclusiva-mente i Conti Transitori (né costi, né rica-vi). All’atto del pagamento o dell’incasso delle stesse, la procedura genera in auto-matico i giriconto dai sottoconti transitori ai definitivi.

• Rilevazione delle ritenute subite: all'atto dell’incasso delle parcelle attive, le ritenu-te d'acconto subite verranno automatica-mente imputate al conto Ritenute d’acconto subite.

• Stampe Registri nel regime ordinario: re-gistro Iva degli onorari (Iva vendite), regi-stro Iva fatture ricevute, registro cronologi-co dei componenti di reddito e dei movi-menti finanziari.

• Stampe Registri nel regime semplificato: registro incassi e pagamenti professionali, registro degli onorari integrato, registro acquisti integrato.

• Prospetto del reddito: corrisponde alla si-tuazione contabile dell'ordinaria, ma è ot-tenuta sulla base delle operazioni incassa-te e pagate consentendo allo Studio di co-noscere il reddito imponibile del professio-nista (ottenuto applicando le regole di de-ducibilità fiscale indicate sui singoli conti).

• Lista certificazioni da ricevere: l'elaborato consente di controllare le certificazioni che i professionisti devono ricevere dai loro Clienti lo Studio ha così un valido supporto per il controllo da eseguire al momento della redazione della dichiarazione redditi del Cliente.

Contabilità Semplificata La Contabilità Semplificata gestisce corretta-mente gli adempimenti IVA e Contabili delle imprese ammesse al regime semplificato.

Funzioni specifiche della Contabilità Semplifi-cata:

• Stampe Registri: registro Iva vendite inte-grato da ricavi non documentati da fatture e Iva acquisti integrato da costi non do-cumentati da fatture.

• Prospetto del reddito: corrisponde alla si-tuazione contabile dell'ordinaria, ma è rie-pilogata secondo il modello del quadro RG della dichiarazione dei Redditi (ottenuto applicando le regole di deducibilità fiscale indicate sui singoli conti).

Parcellazione Il modulo Parcellazione gestisce la modalità di fatturazione specifica delle prestazioni per a-ziende che non producono o vendono merci. In taluni casi, correlatamente al regime contabile della “Ditta”, nelle Parcelle (o Fatture, o Notule) le prestazioni sono assoggettate a ritenuta d’acconto (e talvolta a contributo cassa di pre-videnza); in altri casi, quando l’attività è svolta da società di persone o di società di capitali, si tratta di una normale fatturazione.

E’ tipico il caso di molti professionisti (commer-cialisti; consulenti del lavoro, ma anche inge-gneri ed architetti) che dispongono sia di una partita Iva come professionista che comporta la gestione della ritenuta d’acconto, sia di società di elaborazione dati o di progettazione che in-vece, in quanto società di persone o di capitali, non devono assoggettare le proprie prestazioni a ritenuta d’acconto pur emettendo “Parcelle” e non “Fatture di vendita”.

La procedura gestisce:

Le prestazioni ricorrenti, ovvero addebiti perio-dici forfettizzati per prestazioni ricorrenti (es: assistenza contabile, ecc) per i quali non è ne-cessaria la quotidiana rilevazione delle attività svolte. Tali prestazioni ricorrenti vengono me-morizzate nell’apposita tabella “Prestazioni ri-correnti” visualizzata in anagrafica clienti. Pe-riodicamente tale tabella viene esaminata dal programma “Generazione movimenti da pre-stazioni ricorrenti” e, per ciascun elemento coe-rente con i criteri di generazione, viene genera-to un rigo di “Movimenti prestazioni”.

Le prestazioni occasionali o estemporanee ef-fettuate per i vari clienti, quando non comprese negli accordi per “prestazioni ricorrenti”, posso-no essere inserite quotidianamente o periodi-camente nell’apposito file “Movimenti presta-zioni”, acquisendo il prezzo previsto

OSI & OS1 Enterprise 15dall’anagrafica prestazione, oppure quello pre-sente listino “prestazioni” se esistente, oppure quello presente nel listino cliente se presente, secondo l’abituale modalità operativa di OS1. Nel caso in cui la “Ditta” intenda comunque monitorare le tutte le attività eseguite anche per i clienti con cui esistono accordi per prestazioni ricorrenti, è comunque possibile registrare le

singole prestazioni qualificandole come non fat-turabili.

I movimenti prestazioni sono quindi i righi di prestazioni occasionali o generati da “Presta-zioni ricorrenti” che danno origine, con la perio-dicità preferita dall’utente, alle Fatture (Parcel-le) pro forma o definitive. A seconda delle esi-genze della Ditta, può essere definito in confi-gurazione che i movimenti prestazioni evolvano prima in Pro forma, e da lì in Definitive, oppure direttamente in Fatture (Parcelle) definitive.

Le Fatture (Parcelle) pro forma pertanto sono documenti redatti interattivamente oppure ge-nerati automaticamente da Movimenti presta-zioni, che vengono inviati ai clienti e sono do-cumenti validi ai fini del contenzioso. Pertanto possono essere sollecitati, contengono tutti gli elementi numerari significativi ma non hanno valore fiscale. Possono evolvere (generalmente ma non necessariamente dopo l’incasso) in Fatture (Parcelle) definitive.

Le Fatture (Parcelle) definitive sono i documen-ti rilevanti ai fini fiscali. Abitualmente vengono generate conseguentemente all’incasso di una Fattura (Parcella) pro forma, ma possono esse-re redatte interattivamente.

Il modulo Parcellazione, che naturalmente non gestisce il magazzino, utilizza la tabella Articoli standard con alcuni campi implementati ma con una maschera video di manutenzione e-stremamente ridotta.

Partite Contabili Il modulo si pone come obiettivo la soluzione delle problematiche inerenti la gestione delle partite, in Euro o divisa estera, sui sottoconti del piano dei conti di contabilità generale, inte-grando e completando i moduli già esistenti di gestione partite aperte clienti e fornitori.

Il modulo è strettamente integrato alla funzione di gestione prima nota contabile, attraverso la quale viene gestita la movimentazione dei sot-toconti.

Vediamo alcuni esempi nei quali casi pratici può essere efficacemente utilizzato.

Gestione delle fatture da ricevere: registrazione fattura da ricevere con apertura della partita sul conto patrimoniale “Fatture da ricevere”. Chiu-sura/Acconto della partita durante la fase di re-gistrazione della fattura fornitore: apre una par-tita fornitore e chiude una partita patrimoniale.

Anticipi a fornitori (alternativa alla gestione già presente): registrazione anticipo con apertura della partita patrimoniale sul conto anticipi. Re-gistrazione normale della fattura fornitore. Re-gistrazione dell’acconto/incasso che accon-ta/salda sia la partita fornitore che quella patri-moniale sul conto anticipi.

Provvigioni da liquidare: registrazione dell’importo provvigioni da liquidare con apertu-ra della partita patrimoniale. Al ricevimento del-la fattura apertura della partita fornitore e chiu-sura della partita patrimoniale.

Acquisto divisa: registrazione su un conto Ban-ca in valuta dell’acquisto di denaro in divisa e-stera con apertura di una partita patrimoniale al tasso di cambio del giorno.

Versamento incassi da clienti in valuta diretta-mente su conto bancario valutario con apertura di una partita patrimoniale per ogni incasso.

Gestione dei finanziamenti in valuta per saldo fatture fornitori: registrazione fattura in valuta con apertura partita. Alla scadenza apertura di un finanziamento a n giorni in valuta (può esse-re la stessa della fattura o può essere diversa) o in Euro: chiusura della partita fornitore, aper-tura del conto banca anticipi, creazione della partita patrimoniale e rilevazione della differen-za cambio tra la fattura e la data della contabile di accensione del finanziamento. Alla scadenza del finanziamento chiusura della partita in valu-ta e addebito del conto corrente ordinario (co-me da contabile della banca); rilevazione even-tuale differenza cambio.

Da un punto di vista operativo, a livello di sin-golo sottoconto è possibile gestire più divise (impostando a livello di sottoconto una divisa preferenziale).

Le operazioni di movimentazione sul sottoconto sono riconducibili a due classi fondamentali:

creazione/apertura della partita: in questo caso viene creata una nuova partita per il conto e la divisa selezionata. (ad esempio l’apertura di un c/c valutario, la registrazione di una fattura da ricevere)

saldo/chiusura della partita: le partite create e non saldate vengono visualizzate, consentendo la libera selezione degli importi da saldare, an-che in una divisa diversa rispetto a quella di apertura della partita stessa (ad esempio il sal-do di una fattura fornitore utilizzando il conto valutario precedentemente aperto).

A completamento della procedura sono presen-ti nell’apposito modulo i programmi di analisi e stampa della situazione sottoconti e la manu-tenzione movimenti al fine di consentire even-tuali modifiche senza dover necessariamente accedere alla prima nota (ovviamente nel ri-spetto del tipo di quadratura impostata a livello di configurazione)


Moduli e funzioni comuni Ciclo attivo e ciclo passivo identificano la ge-stione, rispettivamente, dei rapporti commercia-li con i clienti e con i fornitori. OS1 prevede tut-tavia due “moduli” software opzionali che, per la loro natura, sono comuni sia al ciclo attivo che al ciclo passivo: il modulo Listini ed il mo-dulo Modelli Intra.

In questa sede vengono illustrate le prestazioni dei due moduli citati e le funzioni ed utilità pre-senti in tutti i programmi di trattamento dei do-cumenti, ovvero delle offerte/preventivi, degli ordini di vendita, dei DDT e delle fatture di ven-dita, degli ordini di acquisto e dei DDT e fatture di acquisto.

Listini La procedura presiede al trattamento dei prezzi di vendita e dei prezzi di acquisto. OS1 mette a disposizione dell’utenza una gamma estrema-mente vasta di combinazioni possibili: dai listini prodotti, ai listini speciali per singolo cliente o fornitore, ai contratti associati sia a singoli clienti o agenti che a zone o codici attività, op-pure a fornitori nel caso in cui l’utente faccia parte di gruppi di acquisto. I prezzi dei listini clienti o fornitori e dei contratti vengono visualizzati anche nell’anagrafica del cliente o del fornitore a cui si riferiscono.

I prezzi dei listini prodotti, dei listini clienti e dei listini fornitori vengono visualizzati anche nell’anagrafica dei prodotti a cui si riferiscono. I programmi di stampa generano report, espor-tabili in Excel, Word, ecc. anche con immagine dei prodotti.

Listini prodotti

Il programma consente la creazione e la ge-stione di listini di vendita o di acquisto dei prodotti in Euro o in divisa estera. I listini di acqui-sto sono normalmente intestati ad uno specifico fornitore. I listini di vendita sono, invece, ri-servati a tipologie di clienti (prezzi per rivenditori, prezzi per utilizza-tori ecc.).

Il codice del listino di acquisto viene inserito nell’anagrafica del fornitore, determinando l’assunzione dei prezzi di acquisto da tale listino in occasione dell’emissione degli ordini di acquisto.

Il codice del listino di vendita viene invece inserito nell’anagrafica dei clienti a cui vengono riservate tali condizioni, determinando la proposizione dei prezzi di tale listino nelle

operazioni di vendita (offerte, ordini, DDT, fattu-re). • Ciascun listino (teoricamente ne possono venir

creati oltre 50.000) è individuato da un codice alfanumerico e può essere generato manual-mente o automaticamente da prezzi presenti in anagrafica articoli o in altri listini già esistenti.

• E' possibile copiare tutti gli articoli dal listino di provenienza, oppure solo quelli appartenenti a talune categorie merceologiche o categorie di vendita.

• E' possibile fornire, all'atto della generazione di un nuovo listino, la valuta, il cambio e indicare il fattore di modifica rispetto al listino di origine. Tale fattore può essere espresso sia in termini di divisore per valore costante, moltiplicatore per fattore costante o percentuale di incremen-to/decremento. In tutti i casi è comunque previ-sto l'arrotondamento matematico.

• E’ gestita la data di validità dei listini, offrendo in tal modo la possibilità all’utente di creare preli-minarmente o aggiornare in via anticipata un li-stino che entrerà automaticamente in funzione in data successiva.

Listini speciali clienti - fornitori

Il programma consente la creazione e la manu-tenzione di listini “speciali” riservati a singoli clienti o fornitori. In questi listini speciali è pos-sibile definire: • prezzi particolari relativi a specifici prodotti (con

eventuali relativi ulteriori sconti/maggiorazioni e date di inizio e fine validità), oppure scon-ti/maggiorazioni da applicarsi al cliente o alla ti-pologia di attività;

• sconti/maggiorazioni (e relative date di inizio e fine validità) da applicarsi a prodotti appartenen-ti a specifiche categorie merceologiche;

• oppure ancora sconti/maggiorazioni (e relative date di inizio e fine validità) correlati a scaglioni di importo delle vendite, da applicarsi a tutti i prodotti venduti, a singoli prodotti, a prodotti ap-partenenti a singole categorie merceologiche o di vendita.

Contratti

Il programma consente la creazione e la manu-tenzione di contratti per gestire singoli accordi o campagne di vendita, collegati ad uno speci-fico cliente, oppure a clienti di un singolo agen-te, oppure a clienti appartenenti ad una specifi-

ca zona, anche utilizzando combinazioni incro-ciate dei citati parametri.

OSI & OS1 Enterprise 17Definiti i parametri di applicazione, è possibile elencare i prodotti previsti dal contratto indi-cando per ciascuno di essi l’eventuale prezzo di vendita e, anche in sua assenza, le percen-tuali di sconto maggiorazione e aliquote provvi-gionali da applicare; in alternativa, è possibile definire, con analoga metodica di trattamento, sconti/maggiorazioni e aliquote provvigionali da applicare su tutti i prodotti appartenenti ad una stessa categoria di vendita.

E’ gestita l’applicazione di sconti/maggiorazioni e aliquote provvigionali diverse in funzione di scaglioni di quantità diverse vendute (scon-ti/provvigioni per quantità).

Modelli INTRA Il modulo gestisce la problematica dei modelli Intra da vendite o da acquisti.

Il programma “Generazione movimenti”, previa definizione delle tabelle contenenti le tipologie di transazione, acquisisce dalle fatture di vendi-ta o dalle fatture di acquisto le informazioni ne-cessarie per l’adempimento dell’obbligo.

Il programma “Manutenzione movimenti” con-sente l’eventuale variazione delle informazioni generate automaticamente, ma soprattutto l’eventuale inserimento manuale di righi di transazioni di vendita non generabili dalle fattu-re emesse.

La procedura si completa con il programma “Lista movimenti” che produce report e bro-gliacci selettivi (cessioni, rettifiche a cessioni), e con i programmi per gli adempimenti fiscali, quali il programma di stampa del Mod. Intra 1 cartaceo o il programma di generazione del floppy disk contenente i dati dei modelli Intra per l’inoltro telematico.

Funzioni comuni alla gestione documentale I programmi che presiedono alla gestione do-cumentale (offerte/preventivi, ordini di vendita, packing list, DDT a clienti, fatture di vendita, ordini di acquisto, DDT di fornitori, acquisizione

fatture di acquisto) pur appartenendo a moduli diversi, sono accomunati da scelte metodologi-che di disegno della base dati comuni e dalla presenza, nelle pagine video di inserimento da-ti, di molteplici funzioni di utilità disponibili agli utenti.

Particolarmente curati risultano i layout di stampa documenti, generalmente in modalità grafica e soprattutto le funzioni di “esportazio-ne” del documento fra le quali risulta di partico-lare interesse la trasmissibilità interattiva al for-nitore o al cliente come allegato di messaggio e-mail. • In tutti i documenti è possibile gestire fino a 2

sconti di testa o di rigo nella versione OS1 stan-dard e fino a 5 sconti di testa o di rigo nella ver-sione OS1 enterprise.

• Ove necessario, è gestita la facoltà di trattare a livello di rigo i volumi, ovvero indicare misure di base, altezza e profondità che determinano au-tomaticamente la quantità da consegnare o da ricevere.

• Se è attivo il modulo di “contabilità analitica”, su ciascun rigo di documento è presente la vista in-terattiva sulle tabelle “centri di costo/ricavo” e/o “commesse di contabilità analitica” per la sele-zione dei riferimenti a cui assegnare il documen-to ai fini della contabilità analitica.

• Se attivo il modulo “gestione commes-se/progetto”, su ciascun rigo di documento è presente la vista interattiva sulla tabella stessa per la selezione della commessa a cui assegna-re il documento.

• Se attivo il modulo “bar code”, in qualsiasi do-cumento i codici dei prodotti (ma anche delle prestazioni), possono essere acquisiti automati-camente per lettura da strumento ottico (penna ottica, scanner, terminalino) evitando in tal mo-do la digitazione o la ricerca del codice.

E’ opportuno illustrare qui tale architettura e parte di tali funzioni, per evitare inutili ridon-danze nei paragrafi dedicati a ciascun modulo che utilizza la gestione documentale: • Tutti i documenti trattati dal package vengono

registrati in modo permanente per incrementare il Data Warehouse aziendale; pertanto i docu-menti restano sempre disponibili (fino a decisio-ne da parte dell’utente di procedere alla loro cancellazione) per analisi selettive, ristampe, ecc.. Tale scelta metodologica garantisce, nel breve periodo, la possibilità di ripristinare se-quenzialmente l’iter documentale: ad esempio, cancellando una fattura di vendita (non ancora contabilizzata) vengono ripristinati il o i DDT dai quali era stata generata. La presenza dei documenti rende inoltre possibile la funzionalità dei programmi di Analisi flusso documenti.

• Il trattamento delle lingue straniere, attivabile da configurazione, permette la redazione e la stampa di documenti con descrizioni dei prodotti e delle condizioni in lingua estera. È inoltre possibile gestire prezzi, sia di acquisto che di vendita, in divisa estera con conversione automatica all’atto della conta-bilizzazione in base alla tabella cambi.

• Per ciascuna tipologia di documento è possibile gestire molteplici numerazioni progressive. È


quindi estremamente agevole rispondere all’esigenza di emettere, ad esempio, DDT con numerazioni diverse in relazione al magazzino o stabilimento di partenza, oppure ordini o fatture con numerazioni diverse in relazione alla filiale o reparto aziendale.

• In tutti i programmi di gestione documenti, l’esigenza di individuare i codici viene risolta dalla funzione “zoom” che apre interattivamente la finestra video di ricerca. Tale finestra presen-ta ordinariamente su colonne i più importanti e-lementi dell’archivio anagrafico visualizzato e l’utente può selezionare indifferentemente uno qualsiasi di tali elementi come chiave principale di ricerca. Nella versione enterprise l’utente, grazie ad un intuitivo “wizard” disponibile a vi-deo può personalizzare tali zoom aggiungendo e eliminando ulteriori colonne secondo le speci-fiche esigenze di ricerca.

• Inoltre, una volta selezionato il cliente o il forni-tore intestatario del documento stesso, è dispo-nibile il bottone “stato” premendo il quale viene aperta interattivamente la finestra video “Situa-zione amministrativa” che fornisce interessanti

informazioni quali l’evidenza del fido, del valore degli ordini in corso ecc. per una corretta valu-tazione commerciale.

• Indicato il cliente o il fornitore intestatario del documento, è possibile selezionare l’eventuale destinazione diversa di consegna o di destina-zione merce acquisendo dall’anagrafica della stessa anche l’eventuale agente, condizioni di pagamento e di

spedizione propri della destinazione diversa.

• Tutte le modalità di pagamento, consegna, a-gente, ecc. acquisite dall’anagrafica del cliente o fornitore all’atto della creazione di un documen-to, oppure eventualmente provenienti da un do-cumento precedente della sequenza documen-tale, sono comunque all’occorrenza modificabili interattivamente e solo per il documento attivo senza alterare l’anagrafica cliente o il documen-to di provenienza.

• Ciascun rigo di documento è preceduto dall’indicatore di “tipo rigo” che permette di defi-nire righi prodotti, righi di addebito per servi-zi/recuperi spese, righi omaggio, righi cessioni gratuite, righi rettifiche di valore per note credi-to/debito, righi descrittivi, ecc. Ciascun tipo di rigo richiede solo le informazioni specifiche, secondo quanto previsto dalla configurazione in sede d’installazione, del layout di visualizzazione delle righe.

• Nel caso di tipo rigo per righe descrittive, sul campo è attiva la ricerca sulla tabella dei Testi fissi documenti, che consente di acquisire testi precedentemente inseriti ed individuati da un codice.

• Nelle sezioni video “righe documento”, è pre-sente la funzione “copia documento” che con-sente di “incollare” in tutto o in parte nel docu-mento attivo righi di prodotti - prestazioni pre-senti in qualsiasi altro documento esistente nel database aziendale. La selezione del documen-to da “copiare” è facilitata da un agevole filtro di parametri documento da acquisire.

• Nelle sezioni video “righe documento”, è pre-sente la funzione “ordinamento righe” che con-sente di riordinare, tramite semplici funzioni di “spostamento righi”, la sequenza dei righi del documento stesso.

• Nella sezioni video “righe documento”, una volta selezionato il prodotto vengono visualizzate in-terattivamente la giacenza, l’impegnato e l’ordinato del prodotto stesso, relativi al magaz-zino o deposito movimentato dal documento stesso, sempre aggiornati all’ultima transazione confermata.

• La disponibilità nell’anagrafica prodotti del cam-po “descrizione estesa” consente di memorizza-re descrizioni dei prodotti particolarmente detta-gliate e senza limiti di lunghezza. Tale descri-zione, in alternativa alla descrizione ridotta, può essere acquisita nel documento attivo in base all’apposito indicatore presente nell’anagrafica prodotto.

• Nella sezione video “righe documento”, la pro-posta automatica dei prezzi di vendita o di ac-quisto segue un preciso ordine gerarchico defi-nito in configurazione. Analoga sequenza viene osservata per l’eventuale applicazione automa-tica degli sconti.

• Su tutti i righi documenti è disponibile la funzio-ne di “visualizzazione prezzi” che presenta, in ordine decrescente di data, tutti i prezzi praticati per il prodotto/prestazione attiva al cliente/dal fornitore in esame, con scroll per data e possibi-lità di acquisizione nel documento attivo.

• I programmi di gestione documenti trattano, ove previsto dall’anagrafica del cliente/fornitore atti-vo, i prezzi in divisa estera con conversione au-tomatica, se del caso, in base al cambio del giorno presente in tabella “Cambi giornalieri”.

• È possibile la ricerca dei prodotti anche tramite il codice articolo utilizzato dallo specifico cliente o fornitore, quando presente in archivio l’apposita informazione.

• In chiusura di un documento, oltre all’eventuale indicazione separata di spese trasporto, imballo, varie, art. 15, viene presentato il dettaglio sca-denze, calcolato in base alla condizioni di pa-gamento previste. Il dettaglio scadenze è co-munque modificabile sia in termini di modalità di pagamento che in termini di date scadenza e importi delle rate stesse.


Ciclo attivo Il ciclo attivo di OS1 copre tutte le operazioni inerenti i clienti e le vendite: preventivi e offerte, conferme ordini a clienti, spedizione delle merci (Packing e/o DDT) fatturazione e contabilizza-zione delle fatture e delle note credito.

Offerte - preventivi

Il modulo consente la produzione, la cataloga-zione e l'analisi delle offerte di vendita o di for-nitura di servizi. È pertanto adatto sia alle a-ziende commerciali che alle aziende di eroga-zione di servizi.

Le offerte emesse vengono registrate in appo-site tabelle residenti nel data base aziendale, e restano sempre disponibili per analisi selettive, ristampe, ecc.

Il programma principale, Gestione offerte, tratta l’inserimento, la variazione e la cancellazione di un preventivo/offerta a cliente.

Oltre alle prestazioni già illustrate nel paragrafo “Architettura e funzioni comuni della gestione documentale”, meritano un cenno le seguenti prestazioni: • ll modulo offerte gestisce clienti, prodotti e listini

provvisori, allo scopo di non dilatare inutilmente le tabelle aziendali con clienti, prodotti o prezzi di listino per i quali non sussiste certezza di ef-fettivo utilizzo futuro; i dati provvisori possono essere resi definitivi con gli appositi programmi di consolidamento.

• Ciascuna offerta gestisce una data di fine validi-tà e una data di prevista consegna, quest’ultima variabile a livello di singolo rigo dell’offerta stes-sa.

• La disponibilità di ampi campi note “di testa of-ferta”, “di coda offerta” (stampabili sul documen-to) e “interne”, e la possibilità di acquisire tali componenti di testo prememorizzati da apposita tabella rende estremamente agevole la redazio-ne dei testi di accompagnamento.

• Ciascun rigo dell’offerta prevede a sua volta un campo “note offerta” per ulteriori descrizioni e-stemporanee del prodotto ed un campo “note ordine” che verrà acquisito nella conferma d’ordine all’atto della conferma dell’offerta.

• Un’offerta può generare una conferma d’ordine oppure direttamente un DDT o una fattura. E’ possibile acquisire gli estremi delle offerte in qualsiasi documento anche del ciclo passivo (ordini a fornitori, DDT di acquisto, fatturazione passiva) tramite la già citata funzione di “copia documento”.

Il programma “Analisi offerte” consente l’analisi a video delle offerte selezionandole sulla base dei parametri inseriti dall’utente. Visualizzato il risultato, è possibile accedere interattivamente in variazione all’offerta selezionata.

Completa il modulo il programma “Saldo offer-te” che consente di selezionare le offerte com-pletamente o parzialmente inevase in base a più filtri di selezione per determinarne l’obsolescenza totale. Peraltro, le offerte obso-lete o evase permangono in archivio con la possibilità di essere riutilizzate tramite la fun-zione di “copia documenti”.

Ordini clienti Il modulo gestisce la problematica dell’acquisizione e della gestione degli ordini di vendita. Studiato per le aziende commerciali, può essere utilizzato vantaggiosamente anche dalle aziende che erogano servizi alle imprese come supporto alla fatturazione e alla pianifica-zione delle attività.

È strutturato su due scelte principali di menu: • la scelta Conferme d’ordine contiene tutti i pro-

grammi di trattamento corrente degli ordini: in-serimento, acquisizione automatica da offerte o copia da altri documenti esistenti nel database; variazione e annullamento di ordini; stampa dif-ferita o ristampa; analisi ordini; saldo automatico di residui d’ordine;

• la scelta Interrogazione ordini contiene, invece, tutti i programmi relativi all’analisi a stampa del portafoglio ordini e alla stampa degli scadenzari ordini da evadere.

Gli ordini emessi vengono registrati in specifi-che tabelle residenti ad incrementare il data base aziendale, sempre disponibili per analisi selettive, ristampe, ecc.


Conferme d’ordine

Il programma principale, Gestione ordini, tratta l’inserimento, la variazione e la cancellazione di una conferma d’ordine a cliente. Oltre a quanto già illustrato nel paragrafo “Architettura e fun-zioni comuni della gestione documentale”, me-ritano un cenno le seguenti prestazioni: • Un ordine di vendita può essere inserito interat-

tivamente, oppure acquisito da una precedente offerta.

• E’ gestita la facoltà di intestare le fatture a clienti diversi rispetto a quelli a cui vengono intestati gli ordini.

• Possono essere trattate in testa ordine, in fun-zione delle configurazioni definite, una data di consegna richiesta dal cliente, una data di pro-duzione e una data di prevista consegna. Tali informazioni possono essere replicate sui singoli righi di ordine per gestire consegne scaglionate.

• In stato di “variazione” ordine, è disponibile su ciascun rigo la funzione interattiva “analisi eva-sione righe ordine” che dettaglia la sequenza delle eventuali evasioni parziali, indicando per ciascuna di esse quantità evasa, estremi del documento di evasione (DDT o fattura) ed e-stremi del movimento di magazzino generato.

• Ciascun rigo di ordine tratta specifici campi “no-te ordine”, “note DDT”, “note fattura” che vengo-no automaticamente importate nei rispettivi do-cumenti al momento della loro generazione. E’ inoltre disponibile a livello di rigo l’indicazione del magazzino o stabilimento di evasione ordi-ne, e vengono visualizzate ove desiderato le percentuali di provvigioni assegnabili agli agenti con possibilità di modifica interattiva.

• Per gli utenti che dispongono del modulo “ordini a fornitori” è disponibile la funzione di genera-zione automatica ordini di acquisto da ordini di vendita.

• Un ordine può essere evaso indifferentemente da un Packing list, da un DDT oppure diretta-mente da una fattura interattiva.

• L'emissione o la variazione di un ordine di ven-dita prodotti provvedono all'aggiornamento inte-rattivo dell’archivio giacenze prodotti relativa-mente all’ordinato dal cliente.

Il programma “Analisi ordini” consente l’analisi a video degli ordini di vendita, selezionandoli sulla base dei parametri inseriti dall’utente. Vi-sualizzato il risultato, è possibile accedere inte-rattivamente in variazione all’ordine seleziona-to. L’ultima scelta di menu accede al programma “saldo ordini” che consente di selezionare gli ordini completamente o parzialmente inevasi in base a più filtri per abilitarne l’obsolescenza to-tale. Peraltro, gli ordini obsoleti o evasi per-mangono in archivio.

Interrogazione ordini

La scelta di menu “Interrogazione ordini”, con i due programmi Analisi ordini e Stampa sca-denzario consegne, completa le funzionalità del modulo Ordini clienti: • Dall’analisi degli ordini clienti memorizzati pos-

sono scaturire la stampa degli scadenzari di consegna per la razionalizzazione delle spedi-zioni.

• Le analisi a stampa prevedono diversi filtri se-condari di selezione che si aggiungono ai para-metri primari da prodotto a prodotto, da cliente a cliente, da data a data, ecc. L’utente può inoltre definire il tipo di ordinamento e le opzioni di stampa, determinando l’output a solo valore op-pure a quantità e valore.

• Gli scadenzari, orientati alla gestione delle spe-dizioni, possono essere richiesti per prodotto e per cliente; nell’ambito delle date, possono es-sere attivate come filtro principale le date di or-dine, le date di richiesta consegna, le date di prevista produzione, le date di consegna con-fermate; ulteriori filtri di selezione sono costituiti dai prodotti, dai clienti, dalle categorie di vendita dei prodotti, dalle categorie merceologiche degli stessi, da nazione, zona, zona di consegna, de-stinazione specifica del singolo cliente, magaz-zino o stabilimento di evasione, agente, tipo o causale ordini, tipo di disposizione (da spedire o da produrre).

Packing list Il modulo è adatto a specifiche esigenze delle aziende commerciali, ma non a quelle delle a-ziende erogatrici di servizi alle imprese.

Il packing list è un documento di accompagna-mento merce generalmente utilizzato per l'e-sportazione o per esigenze di ottimizzazione delle capacità di carico. Consiste nell'elenca-zione dei vari prodotti presenti in ciascun collo oggetto della spedizione, e per ciascun collo viene indicato peso lordo, peso netto e volume. Il programma principale del modulo, Gestione packing, presiede all’inserimento, alla variazio-ne e alla cancellazione di un packing.

Un packing list può essere generato per as-sunzione totale o parziale da un ordine di ven-dita (con scarico dello stesso) da un DDT op-pure da una fattura. A sua volta, un packing può generare un DDT o una fattura.

Durante l’inserimento di un packing sono di-sponibili le logiche e le funzioni comuni illustrati nel paragrafo “Architettura e funzioni comuni della gestione documentale”.

Il modulo si completa con programmi selettivi di analisi a video o a stampa della base dati cor-relata.

L’attivazione del modulo richiede la presenza del modulo Vendite.


Vendite Il modulo, fondamentale nel ciclo attivo, gesti-sce la problematica della consegna delle merci alla clientela e della fatturazione attiva.

E’ strutturato su due scelte principali di menu: • la scelta Documenti di trasporto raggruppa tutti i

programmi di trattamento dei DDT emessi dall’azienda utente: inserimento, acquisizione automatica da ordini o copia da altri documenti esistenti nel database; variazione e annullamen-to di DDT; stampa differita o ristampa; analisi DDT; sospensione della fatturazione e genera-zione selettiva delle fatture; i programmi di que-sta sezione sono adatti alle aziende commercia-li.

• la scelta Fatturazione accoglie invece tutti i pro-grammi attinenti alla fatturazione attiva e alla re-lativa contabilizzazione. I programmi del menu Fatturazione sono quindi adatti sia per le azien-de commerciali, sia per le aziende erogatrici di servizi alle imprese. Queste ultime provvede-ranno alla fatturazione delle prestazioni, sia per evasione di ordini o offerte preesistenti, sia inte-rattivamente, utilizzando righi di “prestazioni” anziché righi di “prodotti”.

I documenti emessi (DDT e fatture) vengono registrati in specifiche tabelle residenti ad in-crementare il Data Warehouse aziendale, sempre disponibili per analisi selettive, ristam-pe, ecc.

I programmi del modulo interagiscono dinami-camente con gli altri moduli del package (ma-gazzino, contabilità generale, gestione ordini, ecc.) provvedendo all’aggiornamento interattivo di tutte le tabelle collegate (giacenze articoli, tabelle ordini, ecc.).

La potente configurabilità garantita dalle tabelle causali di bollettazione e causali di fatturazio-ne, unita alla ricchezza di informazioni gestite nelle tabelle dedicate ai documenti DDT e fattu-re, pongono i presupposti per una completa gestione della problematica in grado di adattar-si parametricamente ad ogni esigenza di per-sonalizzazione.

Documenti di trasporto

Il modulo gestisce il trattamento dei documenti di trasporto. L'emissione di un documento di trasporto può avvenire in modo automatico, con assunzione e correlativa evasione anche parziale di ordini clienti o di offerte, per genera-zione automatica da un packing list esistente oppure per inserimento manuale interattivo di un DDT, o, ancora, in modo manuale, evaden-do cioè uno o più ordini e/o offerte ed aggiun-gendo ulteriori prodotti al documento.

La configurazione parametrica delle causali consente di gestire sia DDT a clienti evolvibili in fatture di vendita, sia DDT a clienti che non ge-nerano fatture (sostituzioni in garanzia, fine ri-parazione, visione o comodato d’uso) sia verso fornitori, resi su acquisti, ecc.

Oltre alle prestazioni già illustrate nel paragrafo “Architettura e funzioni comuni della gestione

documentale”, è opportuno ricordare che: • Un DDT può essere modificato e ristampato più

volte, fino al momento in cui viene generata la relativa fattura.

• L'emissione di una DDT, quando previsto dalla causale, provvede all'aggiornamento del ma-gazzino e allo scarico dell’ordine di vendita. I va-lori progressivi vengono coerentemente riag-giornati in caso di variazione o cancellazione del DDT stesso;

• In caso di emissione di DDT da ordine, le condi-zioni di vendita, l’eventuale destinazione diversa e le condizioni correlate sono quelle presenti sull’ordine stesso, con possibilità di variazione interattiva da parte dell’utente.

• È gestita la facoltà di generare da un DTT una fattura intestata a cliente diverso dall’intestatario del DDT.

• Ciascun rigo di DDT tratta specifici campi “note DDT” e “note fattura” ereditabili dagli ordini. E’ inoltre disponibile, a livello di rigo, l’indicazione del magazzino o stabilimento di emissione DDT e vengono visualizzate, ove desiderato, le per-centuali di provvigioni assegnabili agli agenti con possibilità di modifica interattiva.

• In chiusura di DDT è possibile registrare l’eventuale incasso in acconto o a saldo, la rela-tiva modalità di pagamento e l’eventuale abbuo-no o arrotondamento concesso. Naturalmente tali informazioni generano le correlate scritture contabili ed agiscono in detrazione di scadenza-ri e solleciti di pagamento.

Il programma Sospensione fatturazione DDT consente di inibire, e successivamente di ripri-stinare, la possibilità di generazione automatica di fatture relativamente a DDT “sospesi” dall’utente perché privi di elementi necessari al-la fatturazione (prezzi, condizioni di vendita, ecc) oppure perché in contestazione.

Il programma Analisi DDT consente un'imme-diata visualizzazione dei DDT (completa, da fatturare, fatturati) e, in caso di DDT da fattura-re, può accedere direttamente al programma di Gestione DDT per eventuali interventi di rettifi-ca.

Il programma Lista DDT produce report attinen-ti alla consegne effettuate a un cliente in base a più parametri selettivi, completa, da fatturare, fatturati – da data a data – tutti i DDT, solo i sospesi, esclusi i sospesi).

Il programma Generazione fatture da DDT può essere eseguito in modalità simulata o definitiva. In entrambi i casi esercita una serie di controlli formali sui DDT selezionati, segnalando quelli che non possono essere trattati per assenza di elementi obbligatori per la fatturazione. La scelta dei DDT da fatturare può essere effettuata in base a molteplici parametri selettivi; è possibile, ove necessiti, indicare un numero di fattura iniziale diverso dal numero progressivo proposto dal programma.

È disponibile nel menu servizi il programma “annullamento fatturazione” che determina la cancellazione automatica delle fatture generate dai DDT, purché non contabilizzate, ed il ripri-


stino integrale dei DDT correlati.

Fatturazione

Il modulo di fatturazione completa la procedura “vendite” tramite l'emissione di fatture e/o note di accredito a clienti e tramite la conseguente contabilizzazione, che trasferisce le fatture e-messe al modulo di contabilità e gestione parti-te

La generazione di una fattura può avvenire in modo automatico sia tramite il programma già citato “Generazione fatture da DDT”, sia per generazione automatica da packing list esisten-te. Può anche avvenire per inserimento manua-le o per evasione manuale di un ordine o di un’offerta. Oltre alle prestazioni già illustrate nel paragrafo “Architettura e funzioni comuni della gestione documentale”, è opportuno ricordare che: • la configurazione parametrica delle causali con-

sente di determinare la tipologia di documento: fattura differita da DDT, fattura accompagnatoria con o senza scarico di magazzino, fattura di prestazione/servizi senza scarico di magazzino, fattura “pro forma” non contabilizzabile, fattura-nota di addebito per differenze prezzi, fattura ad Iva differita per forniture a Enti pubblici, nota di accredito per reso merce con o senza ricarico del magazzino, nota di accredito per differenza prezzi o premi di fine anno, ricevuta fiscale, ecc.;

• una fattura può essere modificata e ristampata più volte, fino al momento in cui viene contabi-lizzata;

• l'emissione di una fattura accompagnatoria, quando previsto dalla causale, provvede all'ag-giornamento del magazzino, che viene coeren-temente riaggiornato in caso di variazione o cancellazione della fattura;

• in caso di emissione di fatture da ordine, le con-dizioni di vendita assunte sono quelle presenti sull’ordine stesso, ferma restando la possibilità di variazione interattiva;

• ciascun rigo di fattura tratta uno specifico campo “note fattura”, eventualmente ereditabile dall’ordine. E’ inoltre disponibile a livello di rigo l’indicazione del magazzino o stabilimento di uscita merce e vengono visualizzate, ove desi-derato, le percentuali di provvigioni assegnabili agli agenti con possibilità di modifica interattiva;

• in chiusura di fattura accompagnatoria per con-segna merce, è possibile registrare l’eventuale incasso in acconto o a saldo, la relativa modalità di pagamento e l’eventuale abbuono o arroton-damento concesso. Naturalmente tali informa-zioni generano le correlate scritture contabili ed agiscono in detrazione di scadenzari e solleciti di pagamento.

Il programma “Stampa fatture”, che agisce inte-rattivamente in coda all’emissione di un docu-mento, ma che può essere utilizzato dall’utente anche per stampe differite o ristampe degli stessi, produce il numero di copie “destinatario” personalizzato per cliente.

Il programma “Lista fatture” produce report atti-nenti alle fatture / note di accredito emesse ad

uno o più clienti, entro due date indicate, sele-zionando le fatture da contabilizzare, contabi-lizzate, tutte. Il programma “Analisi fatture” consente un'im-mediata visualizzazione delle fatture/note di accredito e, in caso di fatture da contabilizzare, può accedere direttamente al documento sele-zionato per interventi di rettifica.

Il programma “Contabilizzazione” fatture può essere eseguito in modalità simulata o definiti-va, e segnala le fatture che non possono esse-re trattate per assenza di elementi obbligatori per la contabilizzazione. La scelta delle fatture da contabilizzare può essere effettuata tramite una articolata serie di criteri selettivi. Il programma “Analisi flusso documenti clienti” consente, conoscendo una singola informazio-ne (cliente, date approssimative, ecc.) di rico-struire e interrogare l’intera catena documenta-le offerta - ordine – DDT – fattura, con possibili-tà di accedere interattivamente a tali documen-ti.

Vendite al dettaglio Il modulo è rivolto alla soluzione dell'attività di vendita al dettaglio, per negozi e catene di di-stribuzione.

La procedura permette di gestire il punto vendi-ta per la gestione della vendita al banco, attra-verso la quale è possibile registrare i movimenti che possono dare luogo alla stampa dello scontrino fiscale, alla stampa di documenti non fiscali oppure alla generazione di ricevute fisca-li/fatture. Sono previste sia la stampa delle etichette bar-code che dei frontalini prodotti. La stampa eti-chette barcode e dei frontalini è prevista anche su stampanti a trasferimento termico purché abbiano a disposizione un driver per Windows.

E’ prevista una serie di reports per permettere di analizzare le proprie vendite da più punti di vista (reparto, categoria prodotti, fascia oraria, ecc.).

Possibilità di gestire le tessere "Fidelity Card", con la gestione di accredito bonus (sia a punti che a valore) e la possibilità di utilizzare tali bonus da scalare su successiva vendita oppure per il prelievo di prodotti da un apposito catalo-go premi.

Per quanto riguarda i registratori di cassa, sono previste le modalità di stampante fiscale (Sa-rema Extra, Olivetti Logic, Olivetti 6600) o, per il modello CRF Olivetti 660, la gestione regi-stratore On Line con la possibilità di inviare le anagrafiche e di ricevere le vendite del regi-stratore di cassa stesso.

Tramite il modulo magazzino remoto, è stata implementata la possibilità di gestire più punti vendita dislocati sul territorio che inviano i dati delle vendite alla sede centrale che prevede ad acquisirli e ad eseguire tutti i trattamenti suc-cessivi.


Provvigioni agenti Il modulo opzionale può essere utilizzato sia dalle aziende commerciali che dalle aziende erogatrici di servizi alle imprese, nel caso in cui dispongano di una forza di vendita retribuibile a provvigioni.

Consente il trattamento delle provvigioni sia nella modalità di liquidazione sul fatturato, sia nella modalità di liquidazione sul maturato (E-NASARCO). In questo secondo caso, le prov-vigioni vengono determinate sulla base dell'in-cassato nel periodo. La gestione delle provvi-gioni sull’incassato è disponibile solo nella ver-sione enterprise di OS1.

Le provvigioni vengono generate dal program-ma di Gestione fatture in base alle aliquote provvigionali degli agenti definite come più oltre

illustrato. I righi provvigioni vengono ulterior-mente trattati dai pagamenti dei clienti in caso di trattamento delle provvigioni sull’incassato.

Vengono pertanto correttamente gestiti, ad e-sempio, i riaddebiti per insoluti o per note di accredito emesse anche su provvigioni già li-quidate.

Ciascun agente può assumere, anche contem-poraneamente, la configurazione di Agente 1, Agente 2 o Capoarea e per ciascuna di tali ve-sti può essere titolare di specifiche aliquote provvigionali. La sequenza gerarchica dei Ca-piarea è ciclica, e ciò determina la possibilità di

gestire “n” livelli di struttura commerciale.

Una preziosa estensione del modulo, disponibi-le per gli utenti che ne rav-visano l’esigenza, provvede alla generazione automati-ca delle “autofatture” di provvigioni agenti, con pos-sibilità di contabilizzazione su registro Iva acquisti. Elemento fondamentale del modulo è l’anagrafica agen-te, che implementa anche le aliquote provvigionali.

La potente griglia di defini-zione dei criteri di assegna-zione delle aliquote provvi-gionali consente di subor-dinare le stesse alla nazione, zona, categoria,

attività del cliente, alla divisa e al listino applicato, al singolo prodotto o al singolo cliente, all’ammontare dell’importo delle forniture o agli sconti concessi, il tutto gestito tramite le date di validità delle aliquote.

Il modulo si completa con i pro-grammi raggruppati sotto la scelta di menu: • Il programma Manutenzione

movimenti consente l’accesso manuale su ciascun rigo prov-vigioni, per eventuali rettifiche conseguenti ad accordi parti-

colari intervenuti con gli agenti stessi.

• Il programma Registrazione incassi aggiunge ai righi già esistenti le informazioni correlate agli incassi e ai riaddebiti intervenuti.

• Il programma Stampa estratto conto provvede infine a produrre tutti i report della procedura, come sempre ottenibili anche in formati Word, Excel, Lotus, ecc. secondo molteplici criteri se-lettivi e tipologici: elaborazione provvisoria o de-finitiva, da agente ad agente, da data a data, stampa completa, provvigioni da liquidare, ma-turato da liquidare, fatturato del periodo, ecc..


Ciclo passivo I moduli del ciclo passivo di OS1 coprono tutte le operazioni con i fornitori di beni, di servizi e di prestazioni. L'emissione degli ordini a fornito-ri dà luogo a tutte le annotazioni opportune sul magazzino, nonché all’eventuale avanzamento delle commesse. Il ricevimento merci consente il controllo delle merci in entrata e la congruità con l’ordine di acquisto, se esistente. I DDT di acquisto merci vengono memorizzati nel data base aziendale per molteplici scopi, fra i quali quello di consen-tire il successivo controllo fatture fornitori all’atto del ricevimento e la conseguente conta-bilizzazione automatica, ove previsto. I trattamenti del ciclo passivo sono articolati su tre moduli documentali (Ordini a fornitori, Do-cumenti di trasporto passivi e Fatturazione passiva) e su due moduli complementari: Listini (ovviamente relativi ad acquisti e a fornitori) e Modelli Intra acquisti. Ciascun utente può atti-vare solo i moduli corrispondenti al proprio flusso di lavoro (work-flow), informatizzando solo le operazioni effettivamente gestite dall'A-zienda.

Richieste di Acquisto Il modulo, disponibile solo per la versione OS1 Enterprise, permette la gestione ottimizzata dell'iter operativo legato all'approvvigionamento dei materiali; esplica quindi tutte quelle opera-zioni che a partire da un calcolo di fabbisogni portano all'emissione dell'ordine fornitore.

Il modulo è integrato da una parte al modulo ordini clienti oppure al modulo produzione e dall'altra alla gestione ordini fornitori. La procedura è altamente configurabile e può essere utilizzata sia da piccole azienda che da azienda me-dio/grandi.

Il nucleo della procedura è rappresentato dal docu-mento "Richieste di acquisto"; questo documento può essere creato partendo dagli ordini clienti oppu-re dai fabbisogni, oltre che ovviamente inserito libe-ramente a mano.

Il documento così creato inizia il suo iter operativo fino a giungere alla generazione dell'ordine fornitore.

In realtà strutturate l'iter è rappresentato dai vari passaggi di validazione che la R.D.A. subisce:

una volta che l'operatore dell'ufficio produzione ha inserito la richiesta, viene inoltrata al proprio respon-sabile il quale provvede attraverso l'apposito pro-gramma di approvazione richieste ad inoltrarla all'uf-ficio acquisti.

L'ufficio acquisti a questo punto può analizzare le R.D.A. ricevute ed attraverso l'apposito programma di accettazione richieste dare il proprio assenso e provvedere alla emissione dell'ordine a fornitore (oppure rifiutare l'accettazione modtivando il rifiuto).

Tutti questi passaggi vengono tracciati a livello di ri-chiesta, per cui l'operatore che ha inserito la richie-sta può in qualsiasi momento conoscere lo stato di

avanzamento della R.D.A. stessa e verificare le a-zioni intraprese.

A corredo del modulo sono presenti una serie di analisi (sia a video che a stampa) che permettono di analizzare le richieste inserite

Ordini fornitori Il modulo gestisce la problematica dell’emissione e della gestione degli ordini di acquisto e può essere utile sia alle aziende commerciali che alle aziende erogatrici di ser-vizi alle imprese. È strutturato su due scelte principali di menu: • la scelta Ordini a fornitori contiene tutti i pro-

grammi di trattamento corrente degli ordini: e-missione interattiva o per copia di altri documen-ti esistenti nel database, variazione e annulla-mento di ordini, stampa differita o ristampa, ana-lisi ordini, saldo automatico di residui d’ordine;

• la scelta Interrogazione ordini contiene, invece, tutti i programmi relativi all’analisi a stampa del portafoglio ordini e alla stampa degli scadenzari ordini da ricevere.

Gli ordini emessi vengono registrati in appositi archivi residenti ed incrementano il data base aziendale, sempre disponibile per analisi selet-tive, ristampe, interrogazioni, ecc..

Ordini a fornitori

La scelta Gestione ordini accede al programma principale del modulo, che consente l’inserimento, la variazione, la cancellazione e la stampa di un ordine di acquisto. Oltre a quanto illustrato nel paragrafo “Architettura e funzioni comuni della gestione documentale”, meritano un cenno le seguenti prestazioni: • un ordine di acquisto può essere inserito interat-

tivamente, generato automaticamente da un or-dine di vendita tramite l’apposito programma, oppure “copiato” da un documento esistente;

• in stato di “variazione” ordine, è disponibile su ciascun rigo la funzione interattiva “analisi eva-sione righe ordine” che dettaglia la sequenza delle eventuali evasioni parziali, indicando per ciascuna di esse quantità evasa, estremi del documento, estremi del movimento di magazzi-no generato;

• ciascun rigo di ordine tratta specifici campi “note ordine” e “note DDT”. È inoltre disponibile a li-vello di rigo l’indicazione del magazzino o stabi-limento di consegna della merce, nel caso in cui l’azienda utente sia strutturata su più stabilimen-ti, magazzini o cantieri;

• il programma permette di configurare, in sede d’installazione, layout multipli di visualizzazione delle righe. È presente la funzione di “modifica ordinamento righe” in tutti i documenti;

• un ordine può essere evaso da un brogliaccio DDT oppure acquisito in fatturazione passiva,

• l'emissione o la variazione di un ordine provve-dono all'aggiornamento interattivo dell’archivio giacenze prodotti relativamente all’ordinato a fornitore.

OSI & OS1 Enterprise 25Dall’esame degli archivi ordini fornitori possono scaturire molteplici analisi sia a video che a stampa, relative agli ordini completi e da eva-dere.. L’ultima scelta di menu accede al programma “saldo ordini” che consente di selezionare gli ordini completamente o parzialmente inevasi in base a più filtri di selezione per abilitarne l’obsolescenza totale o parziale.

Interrogazione ordini

Il menu raggruppa i programmi di analisi degli ordini fornitori, sia in termini di interrogazioni selettive che di scadenzari di prevista conse-gna.

• Le analisi a stampa prevedono molteplici filtri

secondari di selezione (nazione, zona, zona di consegna, magazzino di ricevimento, divisa, de-stinazione diversa) che si aggiungono ai para-metri primari da prodotto a prodotto, da fornitore a fornitore, da data a data, ecc.. L’utente può inoltre definire il tipo di ordinamento e le opzioni di stampa, determinando l’output solo a valore oppure a quantità e valore.

• Come in tutti i programmi di stampa, anche l’output di questi report può avvenire in formato cartaceo oppure interattivamente in formato Word, Excel, ecc.. Vale anche in questo caso la funzione di inoltro report via e-mail.

• Gli scadenzari, specificamente orientati alla ge-stione del ricevimento merci, possono essere ri-chiesti per prodotto o per fornitore; nell’ambito delle date, possono essere attivate come filtro principale le date di ordine e le date di richiesta consegna; ulteriori filtri di selezione sono costi-tuiti dai prodotti, dalle categorie di vendita dei prodotti, dalle categorie merceologiche degli stessi, da nazione, zona, zona di consegna, provenienza specifica del singolo fornitore, ma-gazzino o stabilimento di evasione, tipo o cau-sale ordini, tipo di disposizione.

Documenti di trasporto passivi

La sequenza funzionale del ciclo passivo pro-segue con il ricevimento delle merci ed il con-seguente caricamento dei DDT dei fornitori.

La registrazione di un DDT determina la gene-razione dei movimenti di magazzino di carico per acquisto, provvede alla memorizzazione dei dati del documento al fine di renderli suc-cessivamente disponibili sia ai programmi del modulo Fatturazione passiva sia per le molte-plici interrogazioni ed analisi previste dal package. Nel caso in cui il DDT evada in tutto o in parte un precedente ordine di acquisto, viene

inoltre aggiornato il valore di “Ordinato a forni-tori” dell’anagrafica articoli.

La scelta Gestione DDT attiva il programma principale del modulo, che consente l’inserimento, la variazione, la cancellazione e la stampa di un DDT di acquisto. Oltre a quanto illustrato nel paragrafo “Architettura e funzioni comuni della gestione documentale”, meritano un cenno le seguenti prestazioni: • Un DDT di fornitore può essere cancellato o

modificato più volte fino al momento in cui viene trattato dal programma di “fatturazione passiva”. La variazione o la cancellazione determinano un coerente riaggiornamento interattivo di tutte le tabelle trattate, compresa la riapertura dell’eventuale ordine di acquisto.

• All'atto della registrazione del DDT di un fornito-re, il sistema segnala all'utente l’eventuale pre-senza di ordini di acquisto da evadere e consen-te la selezione totale o parziale degli stessi per acquisirli automaticamente nel documento atti-vo.

• Se attivo il modulo “gestione commesse”, su ciascun rigo di DDT è presente la vista interatti-va sulla omonima tabella per la selezione della commessa a cui assegnare il documento.

• Se attivo il modulo di “contabilità analitica”, su ciascun rigo di DDT è presente la vista interatti-va sulle tabelle “centri di costo/ricavo” e/o “commesse di contabilità analitica” per la sele-zione dei riferimenti a cui assegnare il documen-to.

• Ove attivo il modulo Bar-Code, è prevista la possibilità sia di acquisire le informazioni tramite lettura di codici a barre, si la possibilità di stam-pare le etichette da applicare ai prodotti in base alle quantità presenti nel DDT di acquisto della merce.

La procedura si completa con accurati pro-grammi di trattamento dei DDT. In particolare: • il programma Analisi DDT consente un'immedia-

ta visualizzazione del DDT;

• il programma Lista DDT produce report attinenti alla consegne ricevute da un fornitore con vari parametri selettivi;

• particolare pregio e funzionalità presenta il pro-gramma Registrazione costi, che consente di “aggiungere” a ciascun carico per acquisto i co-sti accessori (spese di trasporto, sdoganamen-to, collaudo, ecc.) che influiscono sulla determi-nazione del valore di carico. Le informazioni in-serite rimangono disponibili nel data base in modo autonomo, allo scopo di consentire in ogni momento la documentazione dettagliata dei co-sti utilizzati per le valorizzazioni di magazzino o, più semplicemente, per consentire a posteriori l’individuazione di costi accessori sostenuti per acquisti precedenti.


Fatturazione passiva Per gli utenti che intendono automatizzare completamente il ciclo passivo, è disponibile il modulo opzionale Fatturazione fornitori che completa il ciclo generando a video le fatture relative ai DDT di acquisto selezionati e prov-vedendo successivamente, previo controllo vi-sivo di congruenza con il documento cartaceo pervenuto dal fornitore, alla contabilizzazione automatica.

Il modulo può essere utilizzato anche per l’acquisizione di fatture accompagnatorie di ac-quisto o per fatture di prestazioni/servizi, con o senza scarico dell’ordine.

Attivando questo modulo viene quindi elimina-ta, in tutto o in parte, la registrazione manuale in prima nota della fatture di acquisto.

• Al ricevimento della fattura, l'addetto alla conta-

bilità può richiamare a video uno o più DDT del fornitore, acquisendoli in tutto o in parte; può controllare la congruità delle quantità presenti a video (che provengono dalla precedente regi-strazione della bolla) con quelle esposte in fattu-ra; po’ controllare la congruità dei prezzi presen-ti a video (che provengono direttamente dall’eventuale ordine di acquisto) con quelli e-sposti in fattura; può aggiungere eventuali costi accessori non previsti in ordine e contabilizzare direttamente la fattura stessa, eliminando quindi la sequenza manuale del triplice trattamento: controllo visivo bolle/fatture, controllo ordi-ni/fatture e registrazione in prima nota contabile della fattura.

• Sia la contabilizzazione della fattura che la ge-nerazione delle relative scadenze, sulla base delle condizioni di pagamento già presenti sul-l'ordine di acquisto e modificabili a cura dell'ope-ratore, possono avvenire contestualmente alla conferma della fattura stessa o in modalità diffe-rita.

La procedura si completa con accurati pro-grammi di trattamento delle fatture. In particola-re: • il programma Analisi fatture consente un'imme-

diata visualizzazione delle fatture/note di accre-dito e, in caso di fatture da contabilizzare, può accedere direttamente al programma di Gestio-ne fatture per eventuali interventi di rettifica;

• il programma Lista fatture produce report atti-nenti alle fatture/note di accredito ricevute da un fornitore con vari parametri selettivi;

• il programma Contabilizzazione fatture può es-sere eseguito in modalità simulata o definitiva, esercitando una serie di controlli formali sulle fatture selezionate e segnalando quelle che non possono essere trattate per assenza di elementi obbligatori per la contabilizzazione;

• la selezione delle fatture da contabilizzare può essere effettuata tramite una articolata serie di criteri: da serie - numero a serie - numero, da fornitore a fornitore, da data a data, da causale a causale, per tipo di pagamento.

• il programma “Analisi flusso documenti fornitori” consente, conoscendo una singola informazione (fornitore, date approssimative, ecc.) di ricostrui-re e interrogare l’intera catena documentale or-dine – DDT – fattura, con possibilità di accedere ad uno dei documenti.


Magazzino Nei menu Magazzino OS1 concentra la gestione delle movimentazioni e della logistica dei magazzini o depositi, sia sotto l’aspetto fiscale (magazzini di proprietà e, quindi, valutati in sede di inventari a prezzo medio, costo ultimo, costo standard, L.I.F.O, F.I.F.O., e magazzini contenenti merci di terzi, esclusi da tali valorizzazioni), sia sotto l’aspetto gestionale (magazzini di proprietà presso terzi e magazzini di terzi presso l’Azienda).

Anche per quanto attiene l’area magazzino e logistica, la filosofia della “scalabilità” ha consi-gliato di articolare la procedura su una serie di moduli, integrati ed integrabili: Gestione Ma-gazzino base, Gestione Bar code, Valorizza-zioni F.I.F.O. (solo nella versione OS1 enter-prise), Gestione Lotti, Gestione Varianti.

Magazzino base Il modulo base Magazzino tratta le transazioni di carico-scarico delle merci, a qualsiasi titolo, e sulla base di tali transazioni fornisce tutte le informazioni necessarie alla gestione ed agli adempimenti fiscali.

Il modulo, che può essere installato anche au-tonomamente, è normalmente integrato nelle procedure del Ciclo attivo e del Ciclo passivo. Ne consegue che la maggior parte delle tran-sazioni inerenti la movimentazione di magazzi-no può provenire automaticamente dall'emis-sione di DDT e fatture accompagnatorie di vendita e dalla registrazione di DDT e fatture accompagnatorie di acquisto.

Il modulo offre la possibilità di gestire un unico magazzino oppure più magazzini periferici o logici, sia di proprietà che di terzi.

Lo strumento più importante della procedura è un potente programma di parametrazione delle causali di magazzino che consentono la ge-stione completa di magazzini commerciali, an-che con depositi periferici nonché, ove neces-sario, la gestione dei lotti, delle varianti o delle commesse.

Tramite le causali, l'utente determina quali va-lori di contabilità di magazzino vuole che siano aggiornati dal movimento.

I movimenti di magazzino vengono registrati su apposite tabelle del data base e rimangono re-sidenti anche dopo tutti i trattamenti fiscali per qualsiasi esigenza di consultazione. Ogni movimento di magazzino è strutturato su una “testa”, che contiene le informazioni gene-rali (causale, estremi del documento da cui de-riva il movimento, ecc) e su più “righi”, ciascuno relativo ad un prodotto movimentato nella tran-sazione.

Prima nota di magazzino

Il programma principale del modulo, Gestione prima nota, tratta l’inserimento, la variazione e la cancellazione delle transazioni e gestisce, grazie alle specifiche causali di magazzino, tut-te le tipologie di movimento.

Il programma prevede ricerche facilitate per codice, descrizione o altri parametri definiti dall’utente delle anagrafiche prodotti utilizzate nelle transazioni di magazzino, e la visualizza-zione per ciascun prodotto, durante l'inserimen-to dei movimenti di magazzino, dell'esistenza, dell’ordinato a fornitori o alla produzione, dell’impegnato da clienti o dalla produzione, dell'ultimo prezzo di carico e del prezzo medio di carico.

E’ possibile inoltre collegare più causali per at-tivare operazioni concatenate e, nel caso in cui disponga delle procedure di gestione della pro-duzione, può attivare movimenti inerenti la di-stinta base.

La conferma di una transazione scatena l’aggiornamento interattivo di tutte le tabelle collegate, rendendo in tal modo immediata-mente disponibili nella base dati tutti i valori aggiornati.

Eseguendo le stampe definitive, i movimenti non vengono eliminati ma semplicemente "marcati" come già stampati. Questo tipo di struttura consente: • di effettuare interrogazioni per periodi non pre-

definiti, in quanto non esiste una interruzione fra un esercizio e il successivo;

• di lavorare sul nuovo esercizio e contempora-neamente sull’esercizio precedente;

• di disporre sempre e comunque dell'esistenza degli articoli aggiornata interattivamente dai vari programmi, indipendentemente dall'avvenuta ef-fettuazione delle chiusure e della stampa dell'in-ventario finale;

• di poter in qualsiasi momento ricostruire situa-zioni di giacenza a date indicate dall'utente;

Il menu Prima nota magazzino si completa con i programmi di analisi, a video o a stampa, dei movimenti di magazzino, in base a più parame-tri di ordinamento.

Il programma Lista prima nota produce report dei movimenti di magazzino ordinati per data o per numero di registrazione, selezionabili da data a data, per causale, per magazzino, per operatore.

Il programma Analisi movimenti di magazzino consente l’interrogazione della prima nota in base a molteplici filtri di ricerca. A selezione avviata vengono visualizzati i movimenti richie-sti ed è disponibile la funzione di accesso inte-


rattivo alla variazione di eventuali movimenti er-rati.

Il programma Analisi giacenze attiva l’analisi, a video o a stampa, delle giacenze dei prodotti evidenziando per ciascuno di essi giacenza, impegnato, ordinato e disponibilità. Sono pos-sibili filtri di selezione e di ordinamento con o senza stampa del dettaglio analitico.

Il programma Analisi partite consente l’interrogazione della prima nota ordinata per partita, da data a data, per causale, per ma-gazzino indicato, per categoria merceologica, per cliente/fornitore.

Interrogazioni

Una ricca scelta di interrogazioni a video e a stampa, valorizzazioni ed inventari completano il modulo base Magazzino. Molteplici sono in-fatti le informazioni che la gestione propone al-l'utente e diversi sono anche i loro usi:

Il programma Articoli non movimentati produce report a video e a stampa relativi ai prodotti non movimentati fra le due date indicate dall’utente.

Il programma Inventario di magazzino attiva molteplici forme di valorizzazione in base a svariati parametri di selezione. A scelta dell’utente è possibile ottenere la valorizzazio-ne corrente oppure a data precedente. Il programma Raffronto impegnato – ordinato produce un report di raffronto fra ordinato ed impegnato a quantità, ripartito su periodi tem-porali definiti dall’utente (settimana, quindicina, mese, ecc.).

Il programma Analisi vendite/acquisti produce prospetti di analisi del venduto o dell’acquistato relativi a uno o più parametri di selezione.

Il programma Analisi scorte produce prospetti di analisi delle scorte minime o massime relativi a uno o più parametri di selezione, fornendo in-teressanti elementi di conoscenza per la corret-ta gestione delle scorte.

Il programma Invenduto su acquisti produce report a video e a stampa relativi ai prodotti in-venduti fra le due date indicate dall’utente.

Il programma Margini di contribuzione offre in-teressanti informazioni relative alla redditività dei singoli prodotti.


Bar code La rilevazione dati inerenti le transazioni di ma-gazzino oltre che per digitazione manuale può essere effettuata attraverso l’acquisizione au-tomatica dei dati da strumenti di lettura ottica di codici a barre quali penne ottiche, terminali di raccolta dati, ecc.

Il modulo opzionale implementa in tutta la ge-stione documentale sia del ciclo attivo che del ciclo passivo nonché nella gestione di magaz-zino, ed eventualmente nella gestione della produzione, le funzioni correlate alla lettura ot-tica di codici a barre per l’inserimento dei mo-vimenti nelle varie transazioni.

Il modulo determina inoltre la possibilità di stampa di etichette prodotti con codici a barre.

Gestione lotti Il modulo opzionale, attiva la gestione dei “lotti” ed è quindi indicato per le aziende che necessi-tano della “tracciabilità” per i prodotti trattati (prodotti chimici, alimentari, ecc.).

Quando il modulo è attivo, tutta la gestione do-cumentale sia del ciclo attivo che del ciclo pas-sivo (ordini, DDT, fatture) implementa l’accesso alle tabelle lotti per consentire la memorizza-zione o l’assunzione dei vari lotti di prodotti e delle quantità correlate.

Conseguenza diretta del trattamento dei lotti è la disponibilità, sia a livello di analisi movimenti che di analisi giacenza, della stampa inventario a lotti.

Gestione varianti Il modulo opzionale attiva la gestione delle “va-rianti”, ed è quindi indicato per le aziende commerciali che trattano prodotti disponibili in più varianti (ad esempio, di colore, oppure di materiali).

Il vantaggio offerto dall’attivazione del modulo è quindi il poter assegnare un unico codice arti-colo (ma anche un prezzo base di vendita, listi-ni e offerte speciali, ecc.) al prodotto, con la possibilità di trattare comunque le sue varianti a livello documentale e di giacenza.

Quando il modulo è attivo, infatti, tutta la ge-stione documentale sia del ciclo attivo che del ciclo passivo (ordini, DDT, fatture) implementa l’accesso alle tabelle varianti per consentire la movimentazione per prodotto – variante. Con-seguenza diretta del trattamento è la disponibi-lità, sia a livello di analisi movimenti che di ana-lisi giacenza, di report analitici per prodotto - variante.

Gestione L.i.f.o/F.i.f.o. Caratteristica fondamentale della procedura di gestione magazzino è la presenza della tabella Valori magazzino che contiene, per ciascun prodotto e per ciascun giorno in cui gli stessi sono stati movimentati, i valori di esistenza ini-ziale, progressivi quantità e valore in carico, prezzo di ultimo carico, ecc. Ciò determina la disponibilità della base dati necessaria per le valorizzazioni L.I.F.O. (che costituiscono una componente del modulo Magazzino base, in quanto modalità ordinaria di valutazione fiscale delle rimanenze) e per le Valorizzazioni F.I.F.O. (che invece formano un “modulo op-zionale” della procedura).

La particolare metodica di trattamento utilizzata consente di ottenere valorizzazioni anche in corso di esercizio oppure relative ad esercizi precedenti senza la necessità di procedere a fasi preliminari di verticalizzazione o di stampa definitiva di giornali di magazzino e simili.


Liste di Prelievo Il modulo è stato realizzato per rispondere alle esigenze di tutte quelle aziende che necessita-no di ottimizzare le giacenze di magazzino e quindi operano tenendo costantemente sotto controllo il materiale disponibile a magazzino.

Si integra da un lato con i moduli del ciclo attivo (Ordini clienti, Vendite) e dall’altro lato con il modulo di Produzione Light.

L’aspetto fondamentale che viene preso in considerazione è la prenotazione di un prodotto presente a magazzino. Tale evento di per sé non da luogo ad una modifica della giacenza del prodotto e quindi analizzando il fatto pura-mente da un punto di vista di magazzino, gli e-lementi restano gli stessi. Tuttavia è molto im-portante da un punto di vista di disponibilità di magazzino conoscere l’effettiva disponibilità del prodotto.

La lista di prelievo, dando luogo ad una preno-tazione di materiale e di conseguenza dimi-nuendo la disponibilità, permette all’operatore di magazzino di appartare un certo materiale pronto per la spedizione, rendendolo non più disponibile per altre spedizioni.

Il documento Lista di prelievo può essere gene-rato dal portafoglio ordini da evadere, oppure inserita manualmente. In entrambi i casi dalla lista di prelievo è possibile generare i docu-menti di spedizione successivi (ddt/fattura).

L’altro caso in cui è possibile riservare una quantità disponibile a magazzino è durante la fase di generazione delle disposizioni di produ-zione; in questo caso è l’operatore di produzio-ne che avendo una disponibilità di un determi-nato prodotto finito decide di riservare tale quantità (o una parte di essa) ad un determina-to ordine; di conseguenza l’ordine a produzione verrà generato solo per la parte mancante a magazzino, e sarà creata una lista di prelievo per prenotare il materiale disponibile.

La nuova informazione, insieme all’indicazione della giacenza, può essere analizzata attraver-so le procedure di analisi giacenze di magazzi-no


Produzione I moduli di OS1 dedicati all’area produzione af-frontano gli aspetti produttivi dell’attività azien-dale con l’obiettivo di fornire funzionalità per l’analisi dei fabbisogni, principalmente rivolta ai materiali (MRP - Material Requirements Plan-nig) e strumenti operativi per il controllo del processo e per la movimentazione dei materiali attraverso procedure agili e flessibili, in grado di adattarsi alle specifiche esigenze produttive. Gli elementi fondamentali del modulo sono le disposizioni (preventivi) di produzione, inserite manualmente o acquisite automaticamente da-gli ordini clienti, dall’analisi delle quali scaturi-scono la stampa dei piani di produzione ed i prospetti dei fabbisogni futuri, e la distinta base che definisce la composizione di un prodotto fi-nito, specificando i livelli gerarchici in cui sono strutturati le materie prime ed i semilavorati di cui il prodotto finito si compone, integrando la scheda di lavorazione che elenca la sequenza ed il valore delle lavorazioni a cui è soggetta la specifica produzione, ed i costi di produzione definibili in valore assoluto, in percentuale o in divisore.

La procedura fornisce un consistente supporto per la pianificazione dei fabbisogni e delle poli-tiche di approvvigionamento dei materiali trami-te l'analisi degli ordini di vendita, degli ordini di acquisto, delle giacenze di magazzino e delle disposizioni di produzione, al fine di fornire una vasta gamma di informazioni e di dettagli che possono anche generare automaticamente or-dini di acquisto. Le attività del processo produttivo che possono essere affrontate con il modulo di Produzione Base sono:

• il trattamento delle distinte basi e delle schede

di lavorazione;

• la gestione delle commesse;

• l’inserimento o la generazione automatica e la gestione delle disposizioni di produzione;

• l’elaborazione dei Master Production Scheduling (MPS) che, partendo dai fabbisogni lordi, consi-dera sia le scorte che gli ordini in essere e cal-cola i fabbisogni netti;

• la generazione automatica degli ordini di acqui-sto da fabbisogni di produzione;

• il Controllo Avanzamento (CA) che registra le in-formazioni relative alle produzioni sia per la va-lutazione delle prestazioni e dei costi di produ-zione, che per restituire un feed-back alla pro-grammazione.

Sono inoltre disponibili molteplici moduli, desti-nati alle gestione avanzata delle diverse moda-lità di realizzazioni dei prodotti (produzioni di processo, produzioni per componenti) sia per il magazzino che su commessa. Tali moduli im-plementano funzioni quali la Preventivazione, l’elaborazione di MPS – Piano Principale di Produzione, CRP – Pianificazione a Medio Termine, MRP I – Fabbisogno Materiali, la Ge-

stione del Conto Lavoro, la Schedulazione a Capacità Finita (FCS) e gestiscono l’avanzamento lavori, il monitoraggio delle ri-sorse, le verifiche di produttività ed efficienza, i controlli di processo in linea, la gestione delle non conformità, la rintracciabilità totale nonché, ove ne sussista l’esigenza, l’identificazione e la marcatura ottica dei prodotti, e la mappatura tridimensionale del magazzino.

Distinta base Il modulo gestisce tutte le attività relative alla creazione e alla gestione delle distinte base, al-le schede di lavorazione anche per lavorante, ai costi di produzione per stabilimento / reparto.

Il programma principale del modulo, Gestione distinta base, permette di gestire, attraverso una agevole navigazione in modalità tree-view, la composizione di un prodotto finito, struttu-rando in n livelli gerarchici i suoi componenti semilavorati e materie prime.

Ciascuna distinta base prevede il collegamento alla propria scheda di lavorazione, che elenca le fasi di lavorazione ed i costi correlati, anche riferiti a lavorazioni esterne. Ciascuna distinta base prevede il collegamento alla propria scheda di costi di produzione, va-riabile per stabilimento/reparto e per data di va-lidità, che consente l’elencazione dei costi ge-nerali di produzione (energia elettrica, ammor-tamento macchinari, ecc), di gestione (spese generali aziendali), di vendita (provvigioni a-genti), nonché il margine di contribuzione per pervenire ad una dettagliata valorizza-zione della distinta base.

Una distinta base può assu-mere 3 stati: Provvisoria, du-rante la fase di inserimento e modifica; Attiva, per l’utilizzo in produzione a partire dalla data di inizio validità; Disatti-vata, quando la stessa diven-ta obsoleta in base alla data di attivazione di una nuova versione.

In funzione delle esigenze dell’utente, è possi-bile esplodere la distinta base anche nei docu-menti di vendita o nei movimenti manuali di magazzino. Sulla base di specifiche causali è possibile gestire le produzioni interne o esterne su qualsiasi deposito/terzista, ed è possibile eseguire carichi dei finiti e scarichi dei compo-nenti su depositi diversi

Fra le funzioni più significative del programma, ricordiamo: • manutenzione e visualizzazione distinta tree-

view, ad illimitati livelli su illimitati componenti. La distinta base può essere esplosa e collassa-ta a piacere su ogni componente. Variazione di-


retta del componente sulla distinta scalare; • gestione dinamica di più versioni della stessa

distinta, in base a varie date di validità; • utility generazione di una nuova distinta per co-

pia di una esistente; • gestione distinta di riferimento, che permette di

creare distinte derivate contenenti solo i compo-nenti diversi rispetto alla distinta di riferimento;

• gestione varianti in distinta, che permette di cre-are più varianti di una distinta;

• gestione componenti variabili di distinta, che permette di definire i componenti variabili al momento dell’inserimento di una disposizione;

• ricerca e sostituzione automatica di componente e inserimento dello stesso in archivio storico;

• funzione di riordinamento della sequenza com-ponenti;

• descrizione aggiuntiva e campo note su ciascun componente;

• possibilità di valorizzare il singolo componente, in sede di valorizzazione, a costo ultimo, o a prezzo medio, o a costo standard, o a prezzo di vendita o a prezzo di listino da definire;

• stampa interattiva della distinta base anche in formato excel;

Completano il modulo i programmi di analisi, di valorizzazione e di ricerca/sostituzione compo-nenti. L’esplosione della distinta offre una vi-sione del prodotto finito per singolo livello o su più livelli anche per singola variante, con pos-sibilità di analizzare anche le distinte basi obso-lete. La valorizzazione della distinta consente di analizzare il costo del prodotto considerando sia il costo dei materiali che costi di lavorazione e di produzione, con possibilità di aggiornare vari prezzi sull’anagrafica articolo. L’implosione consente, infine, di ottenere una lista di tutte le distinte nelle quali viene impiegato il compo-nente indicato.

Gestione Disposizioni

L’obiettivo principale del modulo, oltre ovvia-mente alla rilevazione in magazzino della mo-vimentazione dei componenti e dei composti, è il controllo continuo e aggiornato dei piani di produzione e la disponibilità immediata e inte-rattiva dei fabbisogni futuri.

Naturalmente è indispensabile disporre del modulo distinta base.

La produzione viene gestita a partire dalla ge-nerazione delle disposizioni previsionali di pro-duzione, manuale o automatica da ordini di vendita.

Il conseguente aggiorna-mento del data base consente alla programma-zione di elaborare le informazioni necessarie a garantire la disponi-bilità dei materiali, anche attraverso la genera-zione automatica degli eventuali ordini di ac-quisto.

Gestione disposizioni

Il programma Gestione disposizioni consente l’inserimento manuale delle disposizioni, con vista interattiva sul portafoglio ordini di vendita per l’acquisizione automatica degli stessi.

Su ciascun rigo composto è attivo l’accesso al dettaglio componenti, che consente di visualiz-zare la distinta base del composto e di proce-dere a variazioni interattive sia di quantità che di composizione. In questa sede vengono pre-cisati i componenti adeguati se la distinta base prevede componenti variabili.

Per ciascun rigo composto viene segnalato se è già stato effettuato l’impegno del composto e dei componenti e se sono già stati registrati rientri. Ove attiva la Gestione lotti, ciascun rigo com-posto prevede l’accesso all’omonimo archivio per la creazione dell’anagrafica lotto da mpe-gnare.

Ove attiva la Gestione commesse, in ciascun rigo composto è possibile indicare la commes-sa di pertinenza.

Piani di produzione – Fabbisogni futuri

I programmi elaborano prospetti per la deter-minazione dei fabbisogni e delle situazioni di magazzino relativamente a tutti i prodotti inseri-ti nelle disposizioni selezionate oppure a singoli prodotti indicati dall’utente.

L’utente dispone di numerosi parametri selettivi in base ai quali avviare l’elaborazione. In stam-pa, i risultati dell’elaborazione possono essere esposti:

• senza nessun raggruppamento: dettaglio per disposizione;

• raggruppate per prodotto (presente sui righi di disposizione);

• raggruppate per prodotto occorrente (fabbi-sogni globali).

Generazione ordini fornitori

E’ possibile, tramite la funzione di generazione ordini presente nel modulo Ordini Fornitori, ge-nerare automaticamente gli ordini a fornitore per le disposizioni selezionate

Impegno disposizioni

Il programma rende definitive le Disposizioni previsionali inserite, aggiornando la disponibili-tà di magazzino per i prodotti delle disposizioni selezionate, incrementando l’ordinato in produ-zione per i prodotti presenti nei righi disposizio-ne e incrementato l’impegnato in produzione per i componenti dei prodotti presenti nei righi disposizione.

OSI & OS1 Enterprise 33Rientro disposizioni

Il programma chiude le disposizioni generando i movimenti di magazzino di carico composti e scarico dei componenti presenti nella disposi-zione. Tramite un flag in configurazione è pos-sibile generare i movimenti di magazzino di ca-rico e scarico per tutti i livelli della distinta effet-tuando un controllo sulla disponibilità dei semi-lavorati. E’ possibile scaricare i componenti da un ma-gazzino diverso da quello su cui viene caricato il composto

In fase di rientro, il carico viene valorizzato sul-la base sia delle materie prime (in base ai me-todi di valorizzazione specificati in distinta, sia dei costi di lavorazione (in base alla scheda di produzione). Le informazioni delle quantità e dei costi a preventivo e consuntivo presenti rendono possibile l’effettuazione di analisi a preventivo, consuntivo e relativi scostamenti sui costi di produzione. Per quanto attiene alla manodopera è possibile utilizzare tempi e costi standard definiti nella scheda di lavorazione oppure, disponendo le modulo Commesse, è possibile imputare a consuntivo i costi di ma-nodopera considerando i turni reali di lavoro con i costi standard ordinari, straordinari, festivi e notturni.

Implementazioni e verticalizzazioni

Le metodiche di gestione della produzione so-no spesso diversificate in funzione del settore merceologico in cui opera l’azienda utente. E’ qui impossibile illustrare approfonditamente le varie versioni specializzate che la rete partners di Open Source Italia ha nel tempo immesso sul mercato informatico, per cui si rimanda a specifiche documentazioni disponibili presso i partners. E tuttavia, anche prescindendo dalle varie ver-ticalizzazioni disponibili, è proprio nell'analisi e nella risoluzione delle problematiche gestionali connesse alla produzione che si possono otte-nere i migliori risultati grazie alla potenza e alla duttilità degli strumenti di programmazione, al fatto che OS1enterprise è sviluppato in am-biente completamente orientato agli oggetti e, soprattutto, alla flessibilità dell’ambiente di svi-luppo K-ODT che permette di realizzare, in tempi brevi, modifiche funzionali ai moduli sof-tware già disponibili o nuove procedure mirate a risolvere le esigenze specifiche del singolo utente.

Conto Lavoro Il modulo, disponibile solo per la versione OS1 Enterprise, si rivolge a tutte le aziende di pro-duzione che nello svolgimento della propria at-tività fanno ricorso all'utilizzo di aziende ester-ne che curano parti del ciclo di produzione (ter-zista). E' quindi possibile definire per ogni arti-colo un ciclo di produzione composta da più fa-si, che l'azienda può far svolgere ad un terzista esterno.

Sulla base quindi degli ordini di produzione è possibile generare l'apposita proceduradi "pia-nificazione lavorazioni" tutti gli ordini da produr-re esternamente, dopodichè se per ciascuna fase del ciclo di produzione è definito un forni-tore preferenziale è possibile generare imme-diatamente l'ordine, altrimenti attraverso l'ap-posita fuzione di assegnazione fornitore è pos-sibile scegliere fra i terzisti l'azienda che prov-vederà a svolgere la lavorazione c/terzi e gene-rare l'ordine fornitore.

• Gestione parametrica dei listini prezzi la-vorazioni.

• Associazione, alle singole righe ordine, della distinta base componenti da inviare al terzista.

• Generazione della bolla, da inviare al ter-zista dei componenti da inviare al terzista stesso.

• Impegno dei componenti utilizzati e/o in-viati.

• Procedura di rientro materiali lavorati dal terzista, con selezione degli articoli e quantità.

• Gestione degli scarti e resi non lavorati

• Movimenti di rientro del semilavora-to/prodotto finito valorizzato tenendo conto dei costi dei materiali e dei costi di lavora-zione.


Commesse - Progetti Il modulo può essere utilizzato autonomamen-te, per sole esigenze di controllo di gestione, oppure in abbinamento al modulo Magazzino quando sussistano solo esigenze di raffronto preventivi – consuntivi e di reperibilità dei do-cumenti e delle operazioni attinenti alle com-messe.

In abbinamento alla procedura di gestione della produzione, il modulo fornisce importanti stru-menti di controllo dei costi effettivi di realizza-zione, sia a livello di preventivo che di consun-tivo, da comparare con i ricavi preventivi e con-suntivi inerenti le commesse.

La gestione delle commesse può essere attiva-ta con l’inserimento di un preventivo di vendita o di una conferma d’ordine.

Scopo della gestione di una commessa è la scomposizione dei valori nelle voci di costo, prevedibili o previste, che stanno alla base del-la loro determinazione.

La procedura permette di scomporre le voci di costo in:

• manodopera • materie prime • lavorazioni interne o di terzisti • varie

Le transazioni relative ad una commessa vengono inserite e valorizzate contestualmente alla gestione dei documenti del ciclo attivo (preventivi, ordini di vendita, DDT e fat-ture), del ciclo passivo (ordini di acquisto, DDT e fatture) e attraverso le movimentazioni di magazzino e produzione (prima nota, disposizioni), attribuendo a ciascuna transazione il codice della commessa. Tali transazioni ag-giornano interattivamente i valori progressivi della commessa, sinteticamente visualizzati in apposita sezione dell’anagrafica.

E’ prevista la possibilità di elencare, in anagra-fica commessa, l’elenco dei materiali ad essa attinenti, allo scopo di controllarne nelle fasi successive l’esatta imputazione. • Attraverso semplice stampe e zoom il modulo

tiene sotto controllo i costi e i ricavi relativi alla commessa.

• è possibile costruire aggregazioni di progetti da utilizzare in fase di analisi.

• È attiva la possibilità di movimentare per cia-scun progetto determinati articoli.

• Il modulo è parametrizzabile attraverso apposita configurazione e quindi modellabile secondo le esigenze di aziende anche di diversa natura.

• Per ciascun progetto sono gestite tutte le infor-mazioni necessarie per tener sotto controllo l’andamento dei costi e dei ricavi.

• È possibile stampare anche le note informative (simili a fatture di vendita) per dare all’intestatario del progetto la possibilità di sape-

re in qualsiasi momento l’ammontare dei costi sostenuti per ogni progetto.

• L’anagrafica della commessa, oltre alla descri-zione del lavoro e ad informazioni anagrafiche, contiene l’elenco delle prestazioni, dei lavori ef-fettuati da terzi e delle prestazioni di personale dipendente. Visualizza inoltre il flusso dei do-cumenti interessati alla commessa ed il riepilogo sintetico (preventivo, consuntivo, scostamento) di costi e ricavi di commessa ripartiti fra materia-li, mano d’opera, varie e lavorazioni.

• Gestione Mano d’opera: è presente un’anagrafica operatori. Ad ogni operatore è at-tribuita una categoria ed è possibile specificare se si tratta di un lavorante esterno oppure di un dipendente. Il programma “Movimenti mano d’opera” consente l’inserimento delle ore lavora-te specificandone la tipologia e attribuendole al-la commessa o direttamente al cliente. In fase di inserimento delle ore è possibile modificare il ri-carico previsto.

• Gestione dei Costi Aggiuntivi e Lavorazioni: l’inserimento di tali transazioni avviene tramite il programma Gestione prima nota magazzino, oppure automaticamente da gestione documen-tale, o ancora tramite l’apposito programma di registrazione costi. E’ possibile definire diverse tipologie di costi aggiuntivi.

• Fatturazione automatica: un progetto/commessa può essere definito come “sotto contratto di ma-

nutenzione” (e pertanto da non fatturare) o “normale”. In quest’ultimo caso, il programma generazione fatture da progetti acquisisce tutte le transazioni inerenti i progetti indicati per prov-vedere alla fatturazione automatica, anche a fa-si di stato avanzamento lavori.

• A consuntivo è possibile ottenere: estrazioni re-lative al numero di ore lavorate da ogni dipen-dente, per ogni fase della commessa, con la va-lorizzazione delle stesse. Bilanci consuntivi con-trapposti con raffronto tra le voci di preventivo e le voci di costo. Bilanci contrapposti, per com-messa, fase, con possibilità di specificare il gra-do di dettaglio (fase, commessa, commesse del mese, riepilogo annuale). La procedura consen-te di gestire ed avere traccia del materiale im-piegato, delle ore del personale utilizzato, dei costi aggiuntivi, dei lavori eseguiti da terzi relati-vi ad una commessa acquisita fino a pervenire alla fatturazione automatica della stessa.

Molteplici programmi di analisi movimenti e progetti completano una procedura estrema-mente flessibile.


Statistiche Un package moderno non può non disporre di accurati programmi di elaborazione statistica.

OS1 mette a disposizione dell’utenza un mo-dulo “Statistiche standard” e, nella versione enterprise, per le esigenze più sofisticate, un modulo “Statistiche plus”.

In entrambi i moduli è attiva la possibilità, come peraltro in tutti gli output di stampa di OS1, di attivare l’esportazione di tutti i dati stampabili verso Excel, allo scopo di rendere disponibili i risultati delle elaborazione statistiche per ulte-riori trattamenti personalizzati, proiezioni, simu-lazioni, ecc.

Statistiche standard Il modulo “Statistiche standard” mette a dispo-sizione dell’utente una serie di interessanti pro-spetti statistici, fra cui:

• Venduto agente articolo a quantità

• Venduto agente articolo a valore

• Venduto cliente articolo a quantità

• Venduto cliente articolo a valore

• Venduto agente cliente a valore

• Venduto articolo agente a quantità

• Venduto articolo agente a valore

• Venduto articolo cliente a quantità

• Venduto articolo cliente a valore

• Acquistato per prodotto a quantità

• Acquistato per prodotto a valore

• Acquistato per cat. merc.a valore

tutte articolate per mese/anno, con raffronti su due o tre anni.

Nella versione OS1 enterprise l’utente stesso ha la possibilità di creare le proprie statistiche utilizzando le basi dati Magazzino, Vendite, Ordini clienti e Ordini fornitori e definendo liberamente fino a tre filtri di selezione per ciascuna statistica, grazie ad un agevole e intuitivo wizard di costruzione filtri di selezione.

Statistiche plus Il modulo “Statistiche plus”, disponibile solo sul-la versione OS1enterprise, utilizza funzioni standard di query che interagiscono su tutta la base dati del package, senza limiti in termini di parametri selettivi e di condizioni di analisi. Ne consegue la possibilità di creare le più sofisti-cate elaborazioni statistiche.

Completa la funzionalità del modulo il pro-gramma di definizione layout di stampa che fornisce all’utente la massima libertà di disegno dei prospetti statistici.


Moduli Aggiuntivi Schede commerciali

Con questo modulo risulterà possibile gestire informazioni extragestionali per ogni singolo cliente con la possibilità di suddivisione per le eventuali destinazioni diverse. Tra i dati richie-sti dal sistema è presente il tipo riga, la data e la descrizione dell’annotazione. Opportune stampe permetteranno di visionare le singole schede con selezione sulle date, sui tipi riga ecc.

Gestione telematica ordini

La procedura è la soluzione applicativa che soddisfa l’esigenza dello scambio bidirezionale di informazioni fra un Sistema Informativo Cen-trale (sede) e un numero illimitato di Sistemi Remoti (agenti).

Il Sistema Centrale trasmette ai sistemi remoti le informazioni di base aggiornate (anagrafiche articoli, clienti, listini prezzi, ecc..). Le informa-zioni sono opportunamente personalizzate e strutturate in modo da poter essere utilizzate dalle postazioni remote per raccogliere gli or-dini clienti, nel modo più semplice possibile.

I documenti inseriti saranno successivamente trasmessi alla sede centrale che li elaborerà e, dopo un controllo, li renderà disponibili alla

procedura gestionale.

Il sistema telematico per la raccolta ordini offre all’utente dei vantaggi decisamente apprezzabili, quali:

• Un notevole risparmio di tempo sull’immissione dei dati raccolti, in quanto gli stessi possono essere trasmessi all’host senza necessità di reinserirli.

• Eliminazione dei supporti cartacei normalmente utilizzati dall’azienda per documentare il passaggio

delle transazioni. • Abbattimento dei tempi e dei costi di

trasmissione dei documenti di vendita e risparmio delle spese postali e di spedizione relative alle copie degli stessi.

• Sicurezza del dato, in quanto ciò che è stato inserito in fase di vendita non subisce errori di trascrizione o trasformazioni dovute al mancato rispetto delle condizioni di vendita (la procedura che opera sulle postazioni remote, non consente la definizione di informazioni non conformi all’impostazione decisa dal sistema centrale).

• Migliore veste estetica e leggibilità del documento rilasciato al cliente.

• Aumento della produttività del venditore.

Tentata vendita I vantaggi precedentemente descritti sono ri-scontrabili anche nel sistema portatile per la tentata vendita con in aggiunta la possibilità di controllare gli spostamenti dei prodotti e le si-tuazione di magazzini, depositi ed automezzi.

Il sistema centrale trasmette ai sistemi remoti le informazioni di base aggiornate (anagrafiche articoli, clienti, listini prezzi, ecc..). Le informa-zioni sono opportunamente personalizzate e strutturate in modo da poter essere utilizzate dalle postazioni remote per emettere i docu-menti di vendita, nel modo più semplice pos-sibile. I documenti inseriti saranno successiva-mente trasmessi alla sede centrale che li ela-borerà e, dopo un controllo, li renderà disponi-bili alla procedura gestionale.

Per quanto riguarda il Venditore / Deposito Viaggiante, vengono gestite e risolte le seguenti problematiche: • gestione del giro visite. • operazioni di inizio giornata (carico

dell’automezzo). • gestione clienti (consolidati e nuovi), incassi,

partite aperte, fido, sconti e promozioni. • situazione del magazzino automezzo. • emissione dei documenti di vendita. • operazioni di fine giornata per lo scarico all’host.

Relativamente all’Azienda, vengono organizzate le seguenti procedure: • acquisizione dei dati generati da tutti i mezzi

viaggianti e aggiornamento degli stessi. • organizzazione logica di tali dati.

Magazzino remoto Il modulo permette la gestione off-line presso sedi distaccate di tutta la movimentazione rela-tivi ai documenti di spedizione (sia bolle che fatture) e al magazzino.

La principale caratteristica del modulo è la pos-sibilità di parametrizzazione in base alle appo-site tabelle di configurazione per cui oltre alle tabelle standard dell’applicazione possono es-sere inviate anche tabelle specifiche non facen-ti parte dello standard.

Per ciascuna sede periferica è possibile defini-re quali magazzini sono di competenza e nella fase di configurazione è possibile specificare se inviare la tabella oppure sono una parte de-gli elementi in tabella.


Import fatture e tabelle Il modulo permette di importare nel gestionale i documenti di vendita (fatture) emessi con altra procedura e successivamente esportati secon-do un determinato tracciato record in formato ascii o dbf.

Pertanto il modulo permette l’importazione del-le fatture di vendita, in modo tale poi da conta-bilizzarle e procedere al normale iter

Gestione lavorazioni interne e/o terzisti

Per le aziende operanti nel settore della lavo-razione conto terzi quali galvaniche, verniciatu-re, trattamentisti ecc. o che necessitano di se-guire le loro lavorazioni interne o date ester-namente sono state realizzate delle procedure che si occupano di gestire le seguenti proble-matiche: • Presa in carico del materiale cliente (in caso di

lavorazione c.to terzi) od esplosione dei fabbi-sogni con impegno dei componenti (nel caso di lavorazione interna o esterna) con eventuale uti-lizzo della distinta base per definire i quantitativi da utilizzare.

• Eventuale gestione delle Non Conformità per il materiale in ingresso.

• Creazione dell’Ordine Cliente o dell’ODL (Ordi-ne di Lavorazione) interno.

• Generazione delle Schede di Lavorazione re-canti gli identificativi della lavorazione da effet-tuare (componenti, trattamenti, macchine, ecc.).

• Eventuale gestione della distinta base per defi-nizione dei componenti da utilizzare.

• Gestione dei cicli e delle fasi di lavorazione. • Preparazione Piano di produzione. • Generazione delle schede tecniche • Emissione del DDT utilizzando i dati dell’ODL in

caso di Impegno Fornitore per lavoranti esterni • Procedure d’inizio e fine lavorazione in base al

piano di produzione con eventuale generazione dei movimenti di magazzino.

• Rilevazione delle ore impiegate dai lavoranti e imputabili direttamente a ciascuna scheda di la-vorazione.

• Emissione dei Certificati di Lavorazione con in-tegrazione dei dati della Scheda di Lavorazione.

• Emissione del DDT utilizzando i dati dell’Ordine Cliente (per il c.to terzi) o carico di magazzino in caso di materiale rientrato dal lavorante esterno.

• Controllo qualità tecnica e documentale.

Rilevazione ore La procedura consente di rilevare per ciascuna giornata lavorativa e per i singoli lavoranti le ore impiegate e imputate alle singole commes-se o schede di lavorazione. Sarà possibile ana-lizzare / stampare le ore impiegate in modo a-nalitico e ottenere dei totali riepilogativi per scheda di lavorazione e singola commessa. Dopo l’imputazione dei dati, questi potranno essere visualizzati anche sulle singole schede di lavorazione, al fine di dare una proiezioni dei tempi impiegati per verificare una situazione dei tempi impiegati e verificare scostamenti con le ore previste per eventuali rettifiche dei costi.

Gestione assistenze, interventi e chiamate La procedura è stata realizzata per coprire le esigenze delle aziende che eseguono servizi d'assistenza e manutenzione impianti, per po-ter gestire al meglio i contratti con i clienti, le chiamate e gli interventi.

La procedura è stata realizzata quale modulo aggiuntivo del gestionale OS1, nel quale risulta perfettamente integrata, ma può essere instal-lata anche autonomamente ed eventualmente scambiare dati con altre procedure. La proce-dura risulta alquanto articolata ma, anche gra-zie ad un aspetto grafico semplice ed intuitivo, è di facile utilizzo. Tra le principale funzionalità, evidenziamo • Gestione contratti clienti • Gestione impianto, definendo le garanzia e pro-

grammando le manutenzioni periodiche • Registrazione chiamate clienti • Gestione interventi con eventuale successiva

fatturazione

Analisi rischio clienti La procedura sfrutta la caratteristiche del pro-getto "Microsoft Smart Documents" ed è strettamente collegata con la versione di Excel 2003 versione professional, rendendo disponbi-le all'interno di un fogli di excel una serie di comandi che permettono di interagire con gli archivi di OS1.

Lo scopo della procedura è quello di tenere sotto controllo la situazione dei crediti nei con-fronti del parco clienti, evidenziando situazioni critiche di fuori fido.


eCommerce B2B & B2C eCommerce è una nuova modalità di vendita Business to Busines che garantisce a rivendito-ri, clienti, agenti e funzionari commerciali delle filiali, la possibilità attraverso internet, di acqui-stare, interrogare, ordinare merce, in piena au-tonomia, anche quando le normali attività lavo-rative sono sospese o il personale addetto non è disponibile.

Il modulo è integrato con il gestionale OS1 e in particolare con il ciclo attivo. eCommerce non è soltanto la “vetrina dell’azienda”, ma anche uno strumento che rende più semplice, affidabi-le ed efficace il processo di vendita ed il rap-porto con i propri interlocutori

Facilmente integrabile con situazioni già esi-stenti e personalizzabile secondo la veste gra-fica desiderata dal cliente, prevede la possibili-tà di personalizzare il layout e di gestire il multi-lingua in tutte le sue maschere e funzioni.

Le possibilità di abilitare quali clienti e articoli gestire e pubblicare sul proprio sito internet è definibile in pochi e semplici passaggi, così come l’assegnazione dei permessi d’accesso e l’attribuzione di un utente e password ai singoli clienti.

L’accesso avviene via browser internet, tramite un apposito link dal sito aziendale o da un pro-prio indirizzo registrato ed è consentito ai clienti autorizzati, per mezzo di una configurazione di permessi. E’ possibile definire una modalità di accesso “anonimo” per quei clienti non identifi-cati, ma che vogliono consultare solo il catalo-go dei prodotti.

eCommerce utilizza una database locale (di SQL Server), contenente le anagrafiche articoli, agenti, clienti, listini, scontistica, ecc che sono alimentati dal database centrale in maniera au-tomatica o manuale tramite apposite funzioni di sincronizzazione, che effettuano il riallineamen-to di entrambe le basi dati.

Tra le principali funzionalità:

o Gestione di transazione elettroniche con utenti abiliti e registrati

o Inserimento e tracking degli ordini, con controllo della situazione analitica dei sin-goli ordini

o Stampa diretta dell’ordine inseriti o Importazioni ordine web ed export situa-

zione attuale ordini accetti. o Acquisizione definitiva degli ordini ricevuti

via web, tramite controllo visivo e accetta-zione da parte del personale preposto.

o Gestione offerte speciali o Completa integrazione con gli archivi ge-

stionali, da cui prelevare informazioni rela-tive ai clienti, agli articoli, ai listini e ai con-tratti.

o Applicazione automatica delle politiche e delle condizioni commerciali, cosi come previste e gestite nel gestionale.

o Gestione delle descrizioni multilingua degli articoli e del layout

o Gestione delle immagini collegate ai sin-goli prodotti con generazione automatica dei formati corretti.

o Ricerca articoli per categoria, marchio o libera.

o Gestione articoli “novità”. o Visualizzazione analisi ordini o Stato del fido

Business to Consumer La procedura Ecommerce Business to Consu-mer (di seguito B2C) permette di gestire sia la vetrina on line dei propri prodotti sia l’acquisizione degli ordini da utenti non prece-dentemente autorizzati (quindi sia consumatori finali che aziende che ordinano prodotti in via occasionale).

Le principali caratteristiche sono:

Lingue: l'intero sito può essere gestito in una o più lingue;

Presentazione prodotti: i prodotti da visualizza-re saranno definiti in OS1 e saranno raggrup-pabili in una o più categorie WEB. Sono previ-ste funzionalità di ricerca per categoria, mar-chio, e codice/descrizione.

Varianti prodotti: ogni prodotto potrà essere as-sociato ad una o più varianti. Nel caso di ge-stione varianti in OS1 dovranno essere definite le associazioni Prodotti/Varianti.

Listino di riferimento: è prevista la possibilità di definire su ogni articolo il codice del listino di vendita al pubblico.

Divise: gli importi possono essere presentati in una o più divise configurabili.

Layout: il progetto è stato sviluppato tenendo separato il codice dell’applicazione dal layout al fine di rendere più agevole la personalizzazio-ne.

Scheda utente: ciascun acquirente viene identi-ficato attraverso il proprio codice utente (si uti-lizza l’indirizzo email).

Viene gestito anche il pagamento con carta di credito. Nella versione corrente il prodotto è in-terfacciabile al sistema GestPay di Banca Sel-la.


E inoltre.... Le tecnologie utilizzate per lo sviluppo dell’applicazione, l’articolazione e la ric-chezza della base dati, le possibilità di integrazione con i più diffusi strumenti di Office Automation e l’apertura verso il mondo Internet, fanno di OS1 e OS1 enterprise le piattaforme gestionali ideali su cui basare il Sistema In-formativo aziendale. Tuttavia, non basta: un package gestionale privo di una adeguata copertura di formazione, assistenza e sviluppo rischia di diventare un sistema

sottoutilizzato e incapace di rispondere alle aspettative.

E’ quindi necessario poter contare su referenti qualificati, competenti e in grado di accompagnare l’impresa nell’avviamento e nell’implementazione del proprio Sistema Informativo.

Per questo motivo, Open Source Italia ha selezionato, formato e abilitato una competente rete di Par-tner che costituiscono il vero plus della sua proposta. Per Voi.

Architettura L’architettura di OS1 e OS1 enterprise si fonda sull’utilizzo delle tecnologie di programmazione di ul-tima generazione. In sintesi: � ambienti Windows 32bit che offrono la sicurezza e la stabilità propria delle applicazioni native a

32 bit, condizione indispensabile per un soddisfacente funzionamento di procedure “mission-critical” quali sono, solitamente, gli applicativi gestionali;

� sviluppato completamente con il RAD Borland Delphi;

� interfaccia visuale nativa con uso esteso dei controlli grafici propri dell’ambiente;

� architettura Client/Server, che consente di distribuire al meglio le elaborazioni sulle CPU che compongono la rete per migliorare le performance complessive del sistema, pur mantenendo la massima sicurezza per la base dati;

� uso delle possibilità più avanzate fornite dal database, come per esempio i triggers e le stored procedures, al fine di ottenere le migliori prestazioni dal sistema;

� utilizzo di driver nativi per l’accesso al database per garantire le massime prestazioni. Output automatico di tutti i report anche in formato Ascii, Excel, Word, Lotus 1-2-3, Acrobat pdf, XML, HTML e posta elettronica (via MAPI); possibilità di utilizzo di driver ODBC per garantire l’apertura totale dei dati verso altre applicazioni e tramite i quali è possibile prelevare o inviare (import/export) dati da/ad altre applicazioni che supportano ODBC: in pratica, tutti i più diffusi strumenti di produttività individuale (come word-processing, fogli elettronici, database per PC, ecc.).

Piattaforma Il lato Client è in ambiente Windows 32Bit nativo e supporta tutti i sistemi operativi Microsoft delle ultime generazioni:

Windows 2000 Professional Windows XP Professional

Windows Vista Business Lato Server, OS1:

Windows 2000 Server – Windows Server 2003 SQL Server 2000 - SQL Server 2005 I prerequisiti minimi di sistema prevedono:

Lato Client: CPU Intel Pentium 4 o superiore, 256 M b. di memoria RAM (consigliati 512 Mb.), 200 Mb. di spazio libero su Hard Disk, CD-Rom.

Lato Server: CPU Intel Pentium 4 o superiore, 1 Gb. di memoria RAM, 10 Gb. di spazio libero su Hard Disk, CD-Rom.


OS 1 e OS1 enterprise sono realizzazioni di Open Source Italia s.r.l.,

Deimos Informatica s.n.c. P.zza Garibaldi, 1 26013 Crema (CR)

Tel. +39 0373 250930 Fax +39 0373 255189

www.deimos.net

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