Organizacijos vidinė komunikacija

2007 Vilija Gudonienė 1

Organizacijos vidinė komunikacija

Vilniaus universitetas


Komunikacijos tikslai

• Komunikacija kuri informuoja: operacinė (užduotys) strateginė (krypties) korporatyvinė

(aplinkos)

• Komunikacija kuri keičia: organizacijos kultūra,

tapatybė kompetencijų ugdymas


Organizacijų kultūrų tipai

• Šeima

• Eifelio bokštas

• Raketa

• Inkubatorius

• Galios• Vaidmenų• Užduočių• Asmenybių


Organizacinių kultūrų dimensijos (praktikos)

• Orientuotos į procesus - orientuotos į rezultatus• Orientuotos į darbuotojus - orientuotos į darbą• “Parapijinės” - profesinės• Atviros sistemos - uždaros sistemos• Menka kontrolė - stipri kontrolė• Normatyvinės - pragmatinės


Komunikacijos kryptys

Iš viršaus į apačią

• Darbo instrukcijos• Darbo paaiškinimai• Procedūros• Atgalinis ryšys• Mokymas

• Trukdžiai Nėra įsitraukimo Nepakankamos žinios Per daug informacijos Netinkamu laiku Sugedęs telefonas Asmeninės savybės



Iš apačios į viršų

• Ataskaitos• Klausimai• Problemos• Pasiūlymai• Nuostatos

bendradarbių atžvilgiu

• Nauda: Parodo kaip suprastos

užduotys parodo, kaip vykdomi

sprendimai Leidžia greičiau aptikti

problemas



Horizontali komunikacija

• Užduočių atlikimo koregavimas

• Problemų sprendimas• Pasidalijimas

informacija• Konfliktų sprendimas• Įsitraukimas (tapatybė,

kultūra)

• TrukdžiaiKonkurencijaSpecializacijaMotyvacijos stoka Informacijos pertekliusFiziniai barjeraiOrganizacijos kultūra


Komunikacijos būdai

• Raštu Privalumai:

Tikslumas, glaustumas Greitis ir pasiekiamumas Detalaus nagrinėjimo

galimybės Problemos

Interpretacija Lėtėja grįžtamasis ryšys Sunku išskirti svarbą Ilgesni tekstai sunkiai

įsisavinami

• Žodžiu Privalumai:

Keli kanalai Operatyvus grįžtamasis

ryšys Bendravimas

Problemos: Efektyvi mažose grupėse Užima laiko Efektyvi - kai aktyviai

bendraujama Reikalinga struktūra


Kodėl reikalingos vidinės komunikacijos programos

darbuotojai geriau dirba, kai žino organizacijos tikslus, savo vaidmenį, užduotis, kaip jas atlikti, kam pranešti, kaip pagerinti veiklą

esant gerai komunikacijos vadybai, neperkraunama informacija

pagerinamas grįžtamasis ryšys iš tų darbuotojų, kurie turi kontaktus su išore, klientais

gera komunikacija pagerina darbuotojų motyvaciją, padeda suvokti jų darbo svarbą visai organizacijai

• pagerina komandos dvasią• lengviau įveikti krizes• kai geresnė komunikacija,

darbuotojai labiau įsitraukę į organizacijos reikalus

• darbuotojai kartu yra kitos publikos nariai, gera komunikacija viduje užtikrina ir geresnę komunikaciją su išore

• reikia “išversti” vadovų pranešimus į darbuotojams suprantamą kalbą

• gerų rezultatų skelbimas motyvuoja darbuotojus


Ryšių su darbuotojais raida

• Pirmosios ryšių su darbuotojos programos parengtos I-ojo ir II-ojo karo metais. Buvo siekiama socializuoti naujus darbuotojus, užtikrinti jų lojalumą.

C.J.Dover išskyrė tokias vidinių ryšių raidos stadijas:

- apie 1940 – darbuotojų linksminimo programos, siekiant parodyti, kad organizacija gera vieta dirbti

- apie 1950 metus – atsiranda darbuotojų informavimo programos


M.C. Brandon fazėsIki 1960 1960-1980 1980- iki dabar

Ištakos Gamybiniai ryšiai Žurnalistika Marketingas

Tikslas Pagerinti dvasinę būklę, nuotaiką

Pateikti naujienas Diegti strategiją

Akcentas Individai Faktai Organizacija

Kryptis Draugiškumas Pranešimai, raportavimas

Pagalba vadovams

Elgsena Šilta, asmeninė Šaltas, skeptiškas Verslo

Dėmesys Žmonėms Įvykiams Strateginiai tikslai


Vidinės komunikacijos pokyčiai

Pirmaisiais etapais ŠiuolaikinėInformuoti darbuotojus Keisti darbuotojų elgesį

Reakcija į pokyčius Pokyčių skatinimas

Vienpusė be atgalinio ryšio Dvipusė su atgaliniu ryšiu ir matavimu

Dėmesio centre rezultatai Komunikacijos gebėjimų tobulinimas

Pasitelkiama paskutiniu momentu

Strateginio valdymo elementas


Ryšių su darbuotojais funkcijos panaudojamos įvairiose stadijose

• Įdarbinant (skelbimai, apmokymai, informavimas)• Darbo procese (grįžtamasis ryšys, nuomonių

tyrimas, telekonferencijos...)• Pripažinimas • Nutraukiant darbą (streikai, pensija, išeinant į

kitą...)


Ryšių su darbuotojais taisyklės

• Darbuotojams turi būti pranešta pirmiausia, tai turi padaryti vadovai

• Geros ir blogos naujienos kartu• Operatyviai• Darbuotojai turi būti informuoti apie tai kas jiems

rūpi• Patikimos komunikacijos priemonės


Informacijos šaltinių ptikimumas (iš kur norėtų gauti informaciją)

1. Tiesioginis vadovas2. Nedidelės grupės susirinkimas3. Aukščiausio lygio vadovai4. Dideli susirinkimai5. Bukletai6. Periodinis vidinis leidinys7. Skelbimų lentos8. Metinė ataskaita9. Masinė komunikacija10. Vynuogienojai


Vidinė komunikacija turi atitikti poreikių hierarchiją:

• Kaip aš? – Koks mano darbas

– Kaip man sekasi

– Su kuo konfliktuoju

• Kaip komanda?– Kaip mums sekasi

– Kaip deram prie visumos

– Kaip galiu prisidėti

• Bendras vaizdas


012345678

Ką žmonės nori žinoti


Pasitikėjimo komponentai

• Atvirumas• Bendros vertybės• Žodžių ir darbų atitikimas• Dėkingumas• Grįžtamasis ryšys• Autonomija


Kaip norėtų gauti informaciją, kokia laikoma patikima, kokia dažniausiai naudojama

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Bendradarbiai, paskalos

El. laiškas iš kompanijosprezidento

El. laiškas iš tiesioginiovadovo

TV, radijas, laikraščiai,internetas

Pokalbis prie kavos su VVvadovu

El. laiškas iš verslovieneto vadovo

Kompanijos intranetas

Asmeniškas bendravimassu tiesioginiu vadovu

Patikimumas

Norimumas

Naudojimas


Komunikacijos trukdžiai

• Amžius• Lytis• Galimybės• Kultūra, religija• Kanalo trukdžiai• Vynuogienojai• Organizacijos istorija• Nepasitikėjimas vadovais• Pasikartojimai• Perteklius

• Kaip įveikti perteklių:

– Treniruoti komunikatorius

– Išmokyti informacijos gavėjus

– Neapsiriboti vienu kanalu

– Numatyti realų laiką atsakui

– Išmokyti darbuotojus naudotis elektroniniu “ant padėklo” metodu


Komunikacijos pjūviai

Strateginė

Struktūrinė

Tarpasmeninė

Vadybinė


Komunikacija organizacijoje tarnauja:

• Darbo procedūroms atlikti

• Informuotumui apie pačią organizaciją– motyvacijai

– identitetui

– lojalumui

– įvaizdžiui


Komunikacijos auditas

• Apklausa– Darbuotojų

– Klientų

– Partnerių

– Investuotojų

• Analizė:– Vidinės ir išorinės

komunikacijos priemonių

– Žiniasklaidos• visuomeninės

• šakinės


Pasakojimai organizacijoseApie ką žmonės pasakoja

• Pasakojimai apie kitus žmones (motyvacija – patikimumas, pasitikėjimas, žinios):

– Jei nėra bendros erdvės, žmonės nesusitinka, kaip žinoti ar jie patikimi?

– Jei jie sudaro komandą, kaip žinoti ar ji veiks?– Kaip žinoti ar jie tinka komandai?– Kaip sužinoti, kaip su jais dirbti?

• Pasakojimai apie patį darbą• Dialogai, pokalbiai• Pasakojimai apie pačią organizaciją


Pasakojimai organizacijose

• Pasakojimo kontekstas (pvz. laikas)• Pasakojimas kaip socialiniai saitai• Pasakojimai kaip signalai (pvz. architektūra)• Pasakojimai apie praeitį, žodinė istorija, (perteikia

organizacijos kultūrą)• Pasakojimai apie ateitį (paskatinti pokyčius, atsikratyti

senų pasakojimų)• Pasakojimai apie gyvenimą apskritai• Pasakojimai apie save patį (tapatybė)


Pasakojimo savybės

• Patvarumas• Iškilumas (sąmojingas, glaustas, jaudinantis)• Prasmingumas• Komfortas (priimtinumas)• Perteikia žinias• Pasakojimas yra interaktyvus (klausytojas pats

suteikia prasmę, toliau kuria savo pasakojimą)


Pasakojimai gali būti panaudojami

• Kaip pramoga

• Informacijai perteikti

• Puoselėti, brandinti bendruomenę

• Skatinti naujoves

• Išsaugoti organizaciją

• Keisti organizaciją


Reikalavimai pasakojimams

• Pasakojimas turi būti teisingas, tikroviškas

• Paprastas

• Turi turėti laimingą pabaigą

• Turi neprimesti nuomonės

• Pasakotojas pats turi tikėti

• Pasakojimas turi būti priderintas auditorijai


Kodėl pasakojimai plinta, persmelkia organizaciją?

• Reikšmingi žmonėms• Padeda suprasti ir suvokti organizaciją• Tai greiti ir galingi pranešimai• Nereikialauja daug sąnaudų• Lengva pagerinti pasakotojo įgūdžius• Natūrali komunikacija (paprasta, o ne abstrakti

kalba)• Pasakojimas yra bendras, įtraukia klausytojus


Kodėl pasakojimai plinta, persmelkia organizaciją

• Pasakojimai yra įtikinami, nes klausytojas lygiagrečiai kuria savo pasakojimą

• Perteikia bendriausius dalykus, abstrakti kalba pjausto realybę, pateikia fragmentus

• Pasakojimas perteikia kontekstą• Veikia intuityviai• Kartu yra pramoga, nereikalauja pastangų• Paveikia ir jausmus


Kodėl pasakojimai plinta, persmelkia organizaciją

• Tai interaktyvus komunikacijos būdas• Lengvai įsimenama• Padeda mokytis• Padeda vadovauti• Pasakojimai palaiko autentiškumą• Susieja pasakotoją su tuo kas pasakojama• Susieja su žiniomis• Pasakojimai - sudaro didelę pasaulio ekonomikos

dalį (pvz. Apie 20% JAV BNP)


Pasakojimas apie organizaciją

• Visi pasakojimai apie organizaciją derinami su bendromis pamatinėmis, pradinėmis vertybėmis

• Jos turi būti pragmatiškos

• Turi būti naudojamos visuose komunikacijos kanaluose:

– Vadovų kalbose,

– Vidinėje komunikacijoje

– Tinklapyje

– Metinėje ataskaitoje

– Korporatyvinėje reklamoje


Pasakojimo kūrimo žingsniai

Pozicionavimas

Korporatybinis identitetas Korporatybinė Reputacija

Nuoseklaus pasakojimokūrimas ir pagrindimas

Galutinės versijosįdiegimas

Monitoringas

Documents

Organizacijos vidinė komunikacija