Ordinul Prefectului nr. 38 din 18.02.2013 privind actualizarea

1

ANEXA NR. 2 LA ORDINUL PREFECTULUI NR. 38/18.02.2013

MINISTERUL AFACERILOR INTERNE

INSTITUŢIA PREFECTULUI – JUDEŢUL GORJ

PLANUL DE ACŢIUNI AL INSTITUŢIEI PREFECTULUI – JUDEŢUL GORJ

PENTRU ANUL 2013

ACŢIUNEA TERMEN LIMITĂ RESURSE RESPONSABILI INDICATORI DE EVALUARE1

OBIECTIV GENERAL 1. ASIGURAREA SPRIJINULUI DE SPECIALITATE NECESAR ŞI A CONSILIERII PREFECTULUI ÎN DOMENII SPECIFICE, DE CĂTRE PERSONALUL CANCELARIEI PREFECTULUI

Obiectiv specific 1.1 Sprijinirea realizării obiectivelor individuale ale Prefectului, stabilite de Guvern, precum şi a celor stabilite prin Planul de management al Instituţiei Prefectului – Judeţul Gorj

1. Informarea periodică a Prefectului cu privire la stadiul realizării obiectivelor individuale

Trimestrial Proprietarii de procese implicaţi

Janina Apostol Indicatori cantitativi

- 4 informări aprobate de Prefect

Indicatori calitativi

- Număr soluţii propuse şi aprobate de Prefect

2. Întocmirea proceselor verbale de şedinţă, atunci când, în şedinţele de lucru organizate de Prefect, se analizează stadiul realizării obiectivelor

Permanent Cancelaria Prefectului Janina Apostol

Adrian Drăgoi

Procese verbale de şedinţă, avizate de Prefect

1Notă: toate structurile funcţionale vor avea ca indicator, în afara celor prevăzute în col. 5 a tabelului, Numărul recomandărilor de audit implementate/Numărul recomandărilor de audit formulate de Compartimentul Audit Intern.

2

3. Monitorizarea implementării de către structurile funcţionale ale instituţiei, a deciziilor luate de Prefect, în cadrul şedinţelor de lucru, şi consemnate în procesele verbale

Permanent Cancelaria Prefectului Janina Apostol

Claudiu Sîrbu

Rapoarte de monitorizare aprobate de Prefect

Obiectiv specific 1.2. Creşterea gradului de transparenţă a activităţilor desfăşurate de Instituţia Prefectului – Judeţul Gorj

4. Întocmirea informărilor periodice cu privire la activităţile desfăşurate de Prefect şi prezentarea acestora opiniei publice prin mass-media, pagina de internet a instituţiei şi alte mijloace de comunicare

Permanent Cancelaria Prefectului Adrian Drăgoi Numărul de informări aprobate de Prefect

5. Organizarea conferinţelor de presă Permanent Cancelaria Prefectului Adrian Drăgoi Numărul conferinţelor de presă organizate

6. Monitorizarea actualizării paginii de internet a instituţiei cu toate datele şi informaţiile stabilite de conducere

Trimestrial Cancelaria Prefectului Otilia Sîrbu

Indicatori cantitativi

- Numărul rapoartelor de monitorizare


- Numărul documentelor de interes public postate pe site-ul instituţiei/ numărul total al documentelor de interes public cuprinse în listă

7. Monitorizarea îndeplinirii de către structurile funcţionale ale instituţiei a obligaţiilor ce le revin cu privire la transparenţă

Trimestrial Cancelaria Prefectului Otilia Sîrbu

Claudiu Sîrbu

- Numărul rapoartelor de monitorizare

- Numărul observaţiilor formulate

Obiectiv specific 1.3. Îmbunătăţirea procesului de organizare a şedinţelor de lucru şi de monitorizare a deciziilor luate în cadrul acestora

8. Stabilirea unui Calendar săptămânal al şedinţelor de lucru organizate de Prefect şi aducerea acestora la cunoştinţa factorilor interesaţi

Săptămânal Cancelaria Prefectului

Otilia Sîrbu


- Numărul calendarelor elaborate şi aprobate de Prefect

3


- Numărul modificărilor intervenite fără justificare

9. Întocmirea proceselor verbale ale şedinţelor de lucru şi consemnarea principalelor decizii luate în cadrul acestora

Permanent Cancelaria Prefectului

Janina Apostol

Număr procese verbale de şedinţă întocmite

10. Monitorizarea structurilor funcţionale ale instituţiei cu privire la deciziile luate în cadrul şedinţelor de lucru

Lunar Cancelaria Prefectului

Janina Apostol

Claudiu Sîrbu

Număr rapoarte de monitorizare

11. Stabilirea unei proceduri de lucru în vederea urmăririi implementării deciziilor luate în cadrul şedinţelor de lucru

31.03.2013 Cancelaria Prefectului

Manager public

Janina Apostol Procedură operaţională aprobată

Obiectiv specific 1.4. Îmbunătăţirea procesului de comunicare internă şi externă

12. Diseminarea personalului instituţiei a informaţiilor şi deciziilor luate în cadrul şedinţelor de lucru

Lunar Cancelaria Prefectului

Manager public

Otilia Sîrbu

Numărul întrunirilor organizate cu structurile de specialitate ale

Prefectului

13. Comunicarea scrisă către personalul instituţiei a setului de valori stabilite de managementul de vârf

Anual Cancelaria Prefectului

Manager public

Janina Apostol

Adrian Drăgoi

Claudiu Sîrbu

Document aprobat de Prefect care cuprinde setul de politici

şi valori

14. Stabilirea unor reguli de comunicare cu instituţiile şi autorităţile judeţene

31.03.2013 Cancelaria Prefectului Adrian Drăgoi

Procedura de comunicare aprobată de Prefect

15. Monitorizarea comunicării Permanent Cancelaria Prefectului Adrian Drăgoi Număr de informări adresate Prefectului

16. Luarea unor măsuri pentru simplificarea, modernizarea sau îmbunătăţirea interfeţei serviciilor publice furnizate de instituţie

Permanent Cancelaria Prefectului

Serviciul Informare

Adrian Drăgoi

Alin Mircea-Dafinescu

Numărul măsurilor adoptate

4

Obiectiv specific 1.5. Promovarea politicilor şi strategiilor guvernamentale cu relevanţă/impact pentru judeţul Gorj

17. Informarea personalului Cancelariei Prefectului cu privire la politicile şi strategiile guvernamentale cu impact pentru judeţul Gorj

Permanent Cancelaria Prefectului Cancelaria Prefectului Număr politici şi strategii

18. Identificarea mijloacelor şi instrumentelor de promovare a acestor politici şi strategii guvernamentale, adaptate la domeniul pe care îl vizează, precum şi la contextul mediului social

Permanent Cancelaria Prefectului Adrian Drăgoi Metode şi instrumente de promovare aprobate de Prefect

19. Aplicarea mijloacelor şi instrumentelor de promovare identificate

Permanent Cancelaria Prefectului Adrian Drăgoi Indicator calitativ

Instrumente promovate/ Instrumente identificate

20. Monitorizarea implementării principalelor politici şi strategii guvernamentale

Trimestrial Cancelaria Prefectului Janina Apostol

Otilia Sîrbu

Număr rapoarte de monitorizare

21. Aducerea la cunoştinţă publică a progreselor înregistrate prin implementarea politicilor şi programelor guvernamentale

Trimestrial Cancelaria Prefectului Adrian Drăgoi Număr de conferinţe de presă organizate cu tema respectivă

OBIECTIV GENERAL 2. CREŞTEREA IMPACTULUI ŞI MAXIMIZAREA REZULTATELOR ACTIVITĂŢII CORPULUI DE CONTROL AL PREFECTULUI

Obiectiv specific 2.1. Creşterea gradului de eficienţă a controalelor

1. Stabilirea, prin Regulamentul de organizare şi funcţionare a instituţiei, a caracterului actelor de constatare întocmite, prin raportare la Legea nr. 554/2004 a contenciosului administrativ

La elaborarea ROF Corpul de Control al Prefectului

Daniel Bivolaru

Ioan-Miron Zegrean


- Numărul de controale în comisii mixte/Numărul de controale proprii;

- Numărul recomandărilor formulate avizate de conducătorul instituţiei/ Numărul total al recomandărilor formulate;

2. Cuprinderea în comisiile mixte de control a personalului din cadrul structurilor de audit/inspecţie internă ale serviciilor publice deconcentrate (SPD)

Permanent Corpul de Control al Prefectului

Personalul specializat al SPD-urilor

Daniel Bivolaru

Ioan-Miron Zegrean

5

3. Selectarea petiţiilor care fac obiectul de verificare al Corpului de Control al Prefectului, astfel încât acestuia să îi fie repartizate acţiuni de verificare cu grad ridicat de dificultate


Daniel Bivolaru

Ioan-Miron Zegrean

4. Gruparea petiţiilor pe domenii de probleme şi declanşarea verificărilor pe problemele cele mai importante


Personalul specializat al instituţiei

Daniel Bivolaru

Ioan-Miron Zegrean

Obiectiv specific 2.2. Dezvoltarea activităţii de inspecţie internă ca parte componentă a sistemului de management

5. Elaborarea unei proceduri de lucru care să reglementeze activitatea de inspecţie internă de la emiterea ordinului de serviciu, până la întocmirea actului de constatare

Trimestrul I 2013 Manager public Daniel Bivolaru Indicator cantitativ

- Procedura operaţională aprobată de Prefect

Indicator calitativ

- Numărul de şedinţe propuse/ Numărul de şedinţe realizate

6. Schimbul permanent de date şi informaţii între structura de control, structura de audit intern şi Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului de control intern/managerial (Comisia de control intern)

Permanent Compartimentul Audit Intern

Comisia de control intern

Daniel Bivolaru

Ioan-Miron Zegrean

Obiectiv specific 2.3. Îmbunătăţirea procesului de urmărire a implementării recomandărilor aprobate urmare acţiunilor de control/inspecţie internă

7. Exercitarea de către Prefect/Subprefect a controlului ierarhic cu privire la implementarea recomandărilor cuprinse şi aprobate în notele/rapoartele întocmite

Permanent Prefect/Subprefect Daniel Bivolaru

Ioan-Miron Zegrean

Indicator calitativ

- Numărul recomandărilor formulate avizate de Prefect/Numărul total al recomandărilor formulate 8. Solicitarea, după caz, SPD-urilor, a

aplicării sancţiunilor disciplinare Când este cazul Prefect/Subprefect Daniel Bivolaru

Ioan-Miron Zegrean

Obiectiv specific 2.4. Îmbunătăţirea procesului de perfecţionare profesională a personalului în domeniul controlului

9. Participarea personalului Corpului de Control al Prefectului la programele de

Permanent Compartimentul Financiar Contabil

Daniel Bivolaru Indicator calitativ

- Numărul instruirilor organizate

6

perfecţionare derulate la nivel naţional/local, prin intermediul ANFP, MAI etc.

Compartimentul Resurse Umane

Ioan-Miron Zegrean pe an/ Numărul instruirilor la care a participat personalul Corpului de Control al Prefectului 10. Perfecţionarea continuă a personalului

Corpului de Control al Prefectului, prin intermediul unor surse alternative

Permanent Daniel Bivolaru

Ioan-Miron Zegrean

OBIECTIV GENERAL 3. ASIGURAREA UNEI ACTIVITĂŢI EFICIENTE ŞI EFICACE DE AUDIT INTERN

Obiectiv specific 3.1. Asigurare rezonabilă furnizată managementului instituţiei că activităţile desfăşurate de structurile de specialitate ale Instituţiei Prefectului – Judeţul Gorj se desfăşoară în conformitate cu legislaţia aplicabilă, cu reglementările interne instituite de conducere şi în condiţii de

economicitate, eficienţă, eficacitate şi echitate

1. Efectuarea a 5 (cinci) misiuni de asigurare (regularitate şi sistem), în conformitate cu Planul de audit public intern pentru anul 2013

Misiune 1 – 28.02.2013

Misiune 2 – 19-04.2013

Misiune 3 – 07.06.2013

Misiune 4 – 27.09.2013

Misiune 5 – 13.12.2013

Compartiment Audit Intern

Ştefan Cristinel Bujor Indicatori cantitativi:

- Numărul rapoartelor de audit/Total fond de timp


- Numărul misiunilor efectuate/ Numărul acţiunilor planificate

- Numărul recomandărilor formulate/Numărul misiunilor planificate

- Numărul recomandărilor formulate avizate de Prefect/Numărul total al recomandărilor formulate

2. Stabilirea unor reglementări interne de distribuire a rapoartelor de audit public intern şi Comisiei de control intern

31.03.2013 Compartiment Audit Intern

Ştefan Cristinel Bujor

Obiectiv specific 3.2. Sprijinirea realizării obiectivelor Instituţiei Prefectului – Judeţul Gorj, prin misiuni de consiliere cu caracter informal

3.Participarea auditorului intern la şedinţele de lucru organizate de managementul de vârf şi operaţional

La data la care se formulează solicitarea


Ştefan Cristinel Bujor Indicatori cantitativi

- Numărul solicitărilor


- Numărul soluţiilor de audit formulate/ Numărul de

7

participări

4. Participarea auditorului intern la şedinţele de lucru ale Comisiei de control intern



Ştefan Cristinel Bujor Indicatori cantitativi



- Numărul soluţiilor de audit formulate/ Numărul de participări

5. Participarea auditorului intern la formarea pregătirii profesionale a personalului, pe baza planului de instruire a personalului instituţiei

La termenele stabilite prin Planul anual de

instruire


Compartiment Resurse Umane





- Planul de instruire a personalului, prin care auditorul intern este prins ca furnizor de date şi informaţii în formarea profesională a personalului


- Creşterea performanţelor profesionale individuale ale personalului instituţiei

Obiectiv operaţional 3.3. Îmbunătăţirea procesului de management al riscurilor la nivelul Instituţiei Prefectului – Judeţul Gorj

6. Instituirea unor reglementări interne, prin care documentaţia rezultată din procesul de evaluare a riscurilor efectuat de Compartimentul Audit Intern, în faza de pregătire a misiunilor de audit public intern, să fie transmisă responsabilului de activităţi

Misiune 1 – 28.02.2013

Misiune 2 – 19-04.2013

Misiune 3 – 07.06.2013

Misiune 4 – 27.09.2013

Misiune 5 – 13.12.2013




- Numărul riscurilor identificate


- Numărul riscurilor incluse în Registrul de riscuri/Numărul riscurilor identificate

8

7. Desfăşurarea unei misiuni de consiliere cu caracter informal la Comisia de control intern, care va avea ca obiectiv stabilirea nivelului de toleranţă al riscurilor şi determinarea răspunsului la risc al managementului




- Misiune cu caracter informal efectuată


- Nivelul de toleranţă la risc determinat şi acceptat de către management

Obiectiv operaţional 3.4. Îmbunătăţirea sistemului de control intern/managerial al Instituţiei Prefectului – Judeţul Gorj

8. Stabilirea pentru cele 5 misiuni privind auditul de asigurare cuprinse în Planul de Audit Public Intern pentru anul 2013, a unui obiectiv general de evaluare a sistemului de control intern/managerial (SCM) aferent activităților auditate, obiectivele specifice derivate din obiectivul general fiind grupate astfel: obiective, mijloacele, organizarea, sistemele de informare, procedurile şi supervizarea

Misiune 1 – 28.02.2013

Misiune 2 – 19-04.2013

Misiune 3 – 07.06.2013

Misiune 4 – 27.09.2013

Misiune 5 – 13.12.2013




- Obiectiv de evaluare a SCM stabilit


- Numărul recomandărilor efectuate cu privire la obiectivul de evaluare a SCM

9. Participarea auditorului intern la procesul de autoevaluare a SCM, prin misiuni de consiliere cu caracter informal

Trimestrial Compartiment Audit Intern



- Numărul de misiuni/ Numărul de participări


- Număr soluţii de audit

Obiectiv specific 3.5. Îmbunătăţirea contribuţiei auditului intern la procesul de guvernanţă al Instituţiei Prefectului – Judeţul Gorj

10. Efectuarea unor misiuni de consiliere cu caracter informal, prin care să fie prezentate soluţii de audit pentru îmbunătăţirea procesului prin care se definesc şi se comunică valorile şi obiectivele, se urmăreşte realizarea obiectivelor, se raportează şi se păstrează


din partea managementului




- Misiune cu caracter informal efectuată


9

valorile - Număr soluţii de audit

Obiectiv specific 3.6. Îmbunătăţirea procesului de pregătire profesională a auditorului intern, în strictă corelaţie cu domeniile de competenţă instituite prin lege

11. Se va solicita Comisiei de atestare constituită prin HG nr. 1259/2012, atestarea profesională a auditorului intern, în conformitate cu Legea nr. 672/2002 pe baza diplomelor şi certificatelor deţinute până în prezent sau, după caz, se va solicita Comisiei să precizeze domeniile de competenţă pe care auditorul intern nu le poate demonstra pe baza documentelor de studii deţinute până în prezent



- Solicitare adresată Comisiei de atestare

- Răspunsul Comisiei de atestare sau, după caz, Certificatul de atestare

12. Întocmirea programului de perfecţionare profesională a auditorului intern ca parte componentă a programului de formare profesională a funcţionarilor publici, cu luarea în considerare a răspunsului Comisiei de atestare

31.03.2013 Compartiment Resurse Umane


Emanuela-Georgeta Croitoru

- Program de formare profesională a auditorului intern

13. Rezervarea de credite bugetare la subdiviziunea bugetară corespunzătoare pentru perfecţionarea profesională continuă de minimum 15 zile pe an şi obţinerea certificatului de atestare prevăzut de Legea nr. 672/2002

31.03.2013 Compartiment Financiar Contabil şi

Achiziţii Publice

Manuela-Nicoleta Cernăeanu

- Angajament bugetar individual aprobat de Prefect

14. Identificarea furnizorilor de formare profesională autorizaţi pe domeniile de competenţă prevăzute de lege şi încheierea angajamentelor legale




- Contracte de formare profesională încheiate

Obiectiv specific 3.7. Îmbunătăţirea cadrului metodologic şi procedural

15. Elaborarea de Norme metodologice proprii pentru instituţiile prefectului, cu consultarea structurilor de audit public intern din cadrul acestor instituţii, în vederea implementării




- Norme metodologice proprii

10

auditului public intern în sistem descentralizat, după modelul organizării şi funcţionării auditului intern la structurile teritoriale ale MAI, cunoscut fiind faptul că auditul în sistem centralizat nu poate acoperi sfera misiunilor de consiliere prevăzută de lege

instituţiilor prefectului


- Organizarea auditului intern în sistem descentralizat

16. Clarificarea aspectului juridic referitor la obligativitatea elaborării procedurilor de lucru pe formatul standardelor, pornind de la faptul că Normele metodologice conţin aceste proceduri care răspund cerinţelor standardelor



- Solicitare adresată Instituţiei Supreme de Audit

- Răspunsul primit din partea Instituţiei Supreme de Audit

17. elaborarea procedurilor operaţionale după clarificarea juridică



- Proceduri interne elaborate şi aprobate de către conducere

Obiectiv specific 3.8. Îmbunătăţirea procesului de implementare a recomandărilor formulate de structurile de audit intern şi extern, precum şi a celor formulate de structurile de inspecţie

18. Elaborarea unei proceduri de lucru care să reglementeze controlul implementării recomandărilor de audit şi inspecţie, pornind de la criteriile minimale aprobate de către Prefect prin Rapoartele de monitorizare a performanţelor Compartimentului de Audit Intern, documente transmise Comisiei de control intern

Trimestrul I 2013 Manager public


Cristina Rădulea-Zamfirescu

Procedură de lucru aprobată de Prefect

19. Schimbul permanent de date şi informaţii între Compartimentul Audit Intern şi Comisia de control intern

Permanent Compartiment Audit Intern




- Numărul de informări transmise între cele două structuri

Obiectiv specific 3.9. Îmbunătăţirea procesului de asigurare a calităţii activităţii de audit public intern

20. Elaborarea Programului de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii de audit public


Ştefan Cristinel Bujor - Program de asigurare a calităţii aprobat de către Prefect

11

intern

21. Efectuarea acţiunilor de evaluare a programului de asigurare de către management şi auditorul intern, pe baza Rapoartelor de monitorizare întocmite de auditorul intern

Trimestrial Prefect


Ion-Claudiu Teodorescu


Indicator cantitativ

- 4 rapoarte de monitorizare aprobate de Prefect

Indicator calitativ

- Numărul observaţiilor/ Numărul acţiunilor de monitorizare

22. Efectuarea acţiunilor de evaluare de Şeful Biroului 3 Audit Intern Craiova, cu ocazia supervizării fiecărei misiuni de audit public intern

Misiune 1 – 28.02.2013

Misiune 2 – 19-04.2013

Misiune 3 – 07.06.2013

Misiune 4 – 27.09.2013

Misiune 5 – 13.12.2013

Birou 3 Audit Intern Craiova

Cms. Şef de poliţie Romano Sabin

Petrişor


- 5 Note de supervizare a misiunilor de audit public intern

Indicator calitativ

- Numărul observaţiilor/ Numărul acţiunilor de supervizare

23. Efectuarea evaluării activităţii de audit public intern de Grupul de Certificare a Sistemelor de Management al Calităţii

Octombrie 2013 SC GCSM SRL SC GCSM SRL Indicator cantitativ

- Raportul de audit extern

Indicator calitativ

- Puncte tari/Puncte slabe

OBIECTIV GENERAL 4. ÎMBUNĂTĂŢIREA MANAGEMENTULUI INSTITUŢIEI PREFECTULUI – JUDEŢUL GORJ

Obiectiv specific 4.1. Asigurarea, la nivelul instituţiei, a unui cadru programatic general, flexibil, coerent şi corelat cu legislaţia aplicabilă în vigoare

1. Stabilirea viziunii, misiunii şi obiectivelor strategice şi operaţionale ale instituţiei şi asumarea lor de către Prefect

14.02.2013 Întregul personal Cristina Rădulea-Zamfirescu

Strategia de dezvoltare şi modernizare a Instituţiei

Prefectului – Judeţul Gorj pentru anul 2013

2. Stabilirea activităţilor necesare pentru îndeplinirea fiecărui obiectiv specific aprobat,

14.02.2013 Întregul personal Cristina Rădulea-

12

precum şi a termenelor de realizare a acestora Zamfirescu

3. Stabilirea responsabililor pentru îndeplinirea activităţilor instituţiei

14.02.2013 Conducătorii/ coordonatorii

structurilor funcţionale


4. Stabilirea de indicatori de performanţă, cantitativi şi calitativi, asociaţi obiectivelor specifice ale instituţiei

14.02.2013 Conducătorii/ coordonatorii



5. Monitorizarea prin rapoarte specifice şi date şi informaţii furnizate de responsabilii pentru activităţi, a gradului şi modului de îndeplinire a obiectivelor specifice

Trimestrial Conducătorii/ coordonatorii



- Numărul rapoartelor de monitorizare primite şi analizate

6. Evaluarea gradului şi modului de îndeplinire a obiectivelor generale şi specifice ale instituţiei

Trimestrial Comisia de control intern



- Numărul rapoartelor de evaluare întocmite


- Numărul rapoartelor de evaluare aprobate de Prefect/ Numărul rapoartelor de evaluare întocmite

7. Identificarea măsurilor de îmbunătăţire privind realizarea obiectivelor şi activităţilor

Când este cazul, în urma evaluărilor

Conducătorii/ coordonatorii




- Numărul măsurilor de îmbunătăţire identificate


- Numărul măsurilor de îmbunătăţire aprobate/ Numărul măsurilor de îmbunătăţire identificate

8. Actualizarea obiectivelor strategice şi Când este cazul, în urma Conducătorii/ Cristina Rădulea- - Numărul obiectivelor

13

operaţionale ale instituţiei evaluărilor

coordonatorii structurilor funcţionale

Zamfirescu actualizate

Obiectiv specific 4.2. Asigurarea, la nivelul instituţiei, a unui cadru programatic sectorial, flexibil şi coerent, corelat cu legislaţia aplicabilă în vigoare

9. Stabilirea direcţiilor şi activităţilor de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial

Trimestrul I 2013 DGRIP, MAI Cristina Rădulea-Zamfirescu

Programul de dezvoltare a sistemului de control

intern/managerial al Instituţiei Prefectului – Judeţul Gorj,

pentru anul 2013

Strategia Instituţiei Prefectului – Judeţul Gorj în domeniul calităţii, pentru anul 2013

10. Stabilirea obiectivelor strategice, a obiectivelor operaţionale şi a activităţilor instituţiei în vederea creşterii calităţii serviciilor publice furnizate

Trimestrul I 2013 Cristina Rădulea-Zamfirescu

11. Stabilirea responsabililor pentru îndeplinirea activităţilor în cadrul celor două sisteme de management

Trimestrul I 2013 Conducătorii/ coordonatorii




12. Stabilirea termenelor pentru îndeplinirea activităţilor în cadrul celor două sisteme de management

Trimestrul I 2013 Conducătorii/ coordonatorii




13. Stabilirea indicatorilor de performanţă, calitativi şi cantitativi, asociaţi obiectivelor operaţionale sectoriale

Trimestrul I Conducătorii/ coordonatorii




- Numărul indicatorilor stabiliţi

14. Realizarea monitorizării şi evaluării implementării celor două sisteme de management

Trimestrial

Semestrial

Anual



Comisia de control


- Numărul şedinţelor Comisiei de control intern

- Numărul chestionarelor de autoevaluare completate

14

intern - Numărul situaţiilor sintetice elaborate

- Raportul anual al Prefectului

- Rapoartele Grupurilor de lucru constituite prin ordin al Prefectului

- Raportul RMC privind sistemul de management al calităţii

- Analiza efectuată de management în domeniul calităţii

Obiectiv specific 4.3. Asigurarea conformităţii sistemelor de management proiectate şi implementate la nivelul instituţiei, cu standardele specifice (de control intern/ managerial şi de calitate)

15. Elaborarea de noi proceduri operaţionale pentru activităţile procedurabile nedocumentate

Când este cazul, în urma analizelor trimestriale/

semestriale





- Numărul procedurilor operaţionale elaborate


- Numărul procedurilor operaţionale elaborate/Numărul procedurilor aprobate

16. Actualizarea procedurilor existente Când este cazul, în urma analizelor trimestriale/

semestriale

Proprietarii de procese Cristina Rădulea-Zamfirescu


- Numărul procedurilor de sistem revizuite elaborate

- Numărul procedurilor operaţionale revizuite elaborate


15

- Numărul procedurilor revizuite elaborate/Numărul procedurilor revizuite aprobate

17. Actualizarea celorlalte documente ale calităţii (manual, politică, angajament)

Când este cazul, în urma analizelor trimestriale/

semestriale

Proprietarii de procese

Prefect



- Numărul documentelor revizuite elaborate


- Numărul documentelor întocmite/Numărul documentelor aprobate

18. Menţinerea certificării sistemului de management al calităţii conform standardelor din familia ISO 9000

August-septembrie 2013 Proprietarii de procese

Prefect


Indicator calitativ

Raportul anual de audit extern al SC GCSM SRL

19. Informarea Prefectului cu privire la implementarea celor două sisteme de

management

Semestrial Cristina Rădulea-Zamfirescu

Numărul informărilor transmise Prefectului

Obiectiv specific 4.4. Identificarea şi evaluarea oportunităţilor de aplicare de noi practici manageriale

20. Identificarea practicilor complementare/alternative de management al organizaţiilor publice

Permanent Cristina Rădulea-Zamfirescu

Numărul practicilor identificate

21. Formularea de propuneri de noi practici de management ce ar putea fi implementate la nivelul instituţiei şi transmiterea acestora către Prefect

În urma analizei Cristina Rădulea-Zamfirescu

Indicator calitativ

Numărul şi tipul noilor practici de management propuse/Numărul celor agreate de Prefect

Obiectiv specific 4.5. Promovarea şi diseminarea măsurilor Guvernului României cu relevanţă asupra redefinirii locului şi rolului prefectului în sistemul administrativ românesc

16

22. Participarea la programe de perfecţionare profesională în domeniile de management

Conform planului anual de perfecţionare a

personalului

Prefect




- Numărul programelor de perfecţionare la care m.p. a participat


- Rezultatele evaluărilor în urma programelor de perfecţionare

- Rezultatele evaluării profesionale individuale anuale

23. Perfecţionarea continuă a managerului public prin resurse proprii

Permanent Cristina Rădulea-Zamfirescu

24. Analizarea legislaţiei în materie sub aspect comparativ şi evolutiv

După modificarea legislaţiei


25. Identificarea de modalităţi de creştere a gradului de cunoaştere la nivel intern cu privire la reformarea sistemului administrativ (ex. organizare de şedinţe şi instruiri de specialitate)

Ulterior modificării legislaţiei în materie


Numărul modalităţilor identificate

26. Identificarea de modalităţi de creştere a gradului de cunoaştere la nivel extern cu privire la reformarea sistemului administrativ (ex. realizarea de materiale informative, organizarea de dezbateri publice, mese rotunde, ziua porţilor deschide cu tema rolului prefectului în sistemul administrativ)

Ulterior modificării legislaţiei în materie


Numărul modalităţilor identificate

27. Transmiterea propunerilor către Prefect, în vederea aprobării lor

Ulterior formulării propunerilor


Indicator calitativ

Numărul modalităţilor identificate/Numărul celor

aprobate

28. Organizarea şi coordonarea desfăşurării evenimentelor propuse

Ulterior acceptării propunerilor

Cancelaria Prefectului

Consilierul de afaceri europene


Numărul evenimentelor desfăşurate

17

OBIECTIV GENERAL 5. ÎMBUNĂTĂŢIREA ACTIVITĂŢILOR DE VERIFICARE A LEGALITĂŢII ACTELOR, DE APLICARE A LEGISLOR CU CARACTER REPARATORIU, DE CONTENCIOS ADMINISTRATIV ŞI DE APLICARE A APOSTILEI

Obiectiv specific 5.1. Creşterea gradului de eficienţă a controalelor efectuate de personalul Serviciului Verificarea Legalităţii Actelor, Aplicarea Legilor cu Caracter Reparatoriu, Contencios Administrativ şi Aplicarea Apostilei

1. Elaborarea studiilor şi a rapoartelor cu privire la aplicarea actelor normative în vigoare

Permanent Eventual prin echipe mixte

Compartimentul Verificarea Legalităţii Actelor, Contencios

Administrativ, Relaţiile cu

Autorităţile Locale şi Procesul Electoral


- numărul studiilor şi rapoartelor

- numărul propunerilor privind îmbunătăţirea stării de legalitate

- numărul acţiunilor de verificare

Indicator calitativ

- numărul propunerilor privind îmbunătăţirea stării de legalitate implementate/ numărul total al propunerilor formulate

2. Elaborarea şi aprobarea propunerilor privind îmbunătăţirea stării de legalitate

Permanent Compartimentul Verificarea Legalităţii Actelor, Contencios



3. Participarea la acţiuni de verificare a modului de aplicare şi respectare a actelor normative la nivelul judeţului, în cadrul comisiilor mixte constituite prin ordin al prefectului

Permanent Echipe mixte Compartimentul Verificarea Legalităţii Actelor, Contencios



Obiectiv specific 5.2. Îmbunătăţirea competenţelor şi a cunoştinţelor personalului Serviciului Verificarea Legalităţii Actelor, Aplicarea Legilor cu Caracter Reparatoriu, Contencios Administrativ şi Aplicarea Apostilei

4. Identificarea nevoilor de formare/perfecţionare la nivelul

Permanent Coordonatorii compartimentelor

Liviu Diaconescu Indicator cantitativ ‐ numărul personalului participant la forme de formare/ perfecţionare profesională Indicator calitativ

5. Participarea la programe de formare/perfecţionare

Permanent Compartiment Resurse Umane

Liviu Diaconescu

Personalul care

18

participă ‐ personalul participant/ personalul căruia i s-au stabilit necesităţi de formare prin rapoartele de evaluare

6. Evaluarea cunoştinţelor şi a competenţelor personalului dobândite în urma participării la programele de mai sus, precum şi a modului de utilizare a acestora

Anual Liviu Diaconescu

Obiectiv specific 5.3. Asigurarea eficacităţii controlului de tutelă administrativă

7. Intensificarea controlului de tutelă administrativă asupra actelor administrative emise/adoptate de autorităţile administraţiei publice locale pentru aplicarea normelor juridice cu privire la drepturile de personal





Numărul acţiunilor formulate în instanţele de judecată;

- Numărul întâmpinărilor formulate şi depuse la instanţele de judecată;

- Numărul total al cazurilor aflate pe rolul instanţelor de judecată;

- Numărul recomandărilor formulate structurilor organizatorice ale instituţiei în vederea aplicării actelor normative.

- Numărul acţiunilor de îndrumare a autorităţilor publice locale, organizate pentru cunoaşterea normelor legale


- Numărul propunerilor de modificare (revocare) a actelor adoptate sau emise autorităţile publice locale şi judeţene, înscrise în “Notele de

8. Examinarea legalităţii, în termenele prevăzute de lege, a actelor administrative emise/adoptate de autorităţile publice locale




9. Elaborarea de propuneri privind sesizarea, după caz, a autorităţilor emitente în vederea reexaminării actului considerat nelegal sau a instanţei de contencios administrativ

Când este cazul Compartimentul Verificarea Legalităţii Actelor, Contencios



10. Întocmirea documentaţiei, formularea acţiunilor şi susţinerea lor în faţa instanţei de contencios administrativ

Când este cazul Compartimentul Verificarea Legalităţii Actelor, Contencios



19

11. Elaborarea de rapoarte şi informări către Prefect, cu privire la actele verificate

Trimestrial Compartimentul Verificarea Legalităţii Actelor, Contencios



constatare” / Numărul total de “Note de constatare”.

- Numărul propunerilor de modificare (revocare) a actelor adoptate sau emise de autorităţile publice locale şi judeţene, formulate de responsabilul activităţii de control legalitate acte / Numărul total de acte adoptate sau emise de autorităţile publice locale şi judeţene

- Numărul de hotărâri judecătoreşti definitive prin care s-au anulat acte administrative / Numărul de acţiuni în contencios administrative;

- Numărul sentinţelor civile pronunţate în favoarea instituţiei /Numărul total al acţiunilor formulate în instanţele de judecată.

12. Realizarea de acţiuni de îndrumare a autorităţilor publice locale, în vederea cunoaşterii normelor legale

Lunar Compartimentul Verificarea Legalităţii Actelor, Contencios



Obiectiv specific 5.4. Îmbunătăţirea activităţii instituţiei şi a celorlalte structuri implicate în realizarea atribuţiilor prevăzute de actele normative cu caracter reparatoriu

13. Aplicarea legilor cu caracter reparatoriu

Permanent Compartimentul de specialitate


- Numărul petiţiilor cu privire la restituirea proprietăţilor;

- Numărul referatelor de validare/invalidare transmise Comisiei judeţene de restituire a proprietăţii;

- Numărul acţiunilor de

14. Analizarea şi soluţionarea tuturor dosarelor comunicate Comisiei Judeţene pentru stabilirea dreptului de proprietate


15. Verificarea legalităţii dosarelor de despăgubiri propuse în baza Titlului VII din Legea nr. 247/2005


20

16. Realizarea acţiunilor de instruire şi îndrumare pentru cunoaşterea de către cei implicaţi a normelor legale incidente

Lunar Compartimentul de specialitate

instruire şi îndrumare organizate pentru cunoaşterea de către cei implicaţi a normelor legale incidente;

- Numărul analizelor şi studiilor efectuate cu privire la stadiul procesului de aplicare a actelor normative cu caracter reparatoriu;

- Numărul de informări înaintate Prefectului, în vederea transmiterii la MAI, cu privire la problemele identificate ori la aspectele care pot fi îmbunătăţite


- Numărul Notelor de constatare încheiate / Numărul total al unităţilor administrativ teritoriale.

- Numărul Proceselor verbale de constatare a contravenţiilor / Numărul total al Notelor de constatare încheiate în care s-a consemnat nerespectarea normelor legale în domeniu;

- Numărul proceselor verbale de constatare a contravenţiilor anulate în instanţă / Numărul total al proceselor de constatare a contravenţiilor încheiate;

- Numărul propunerilor de validare/Numărul hotărârilor

17. Realizarea de analize şi studii cu privire la stadiul procesului de aplicare a actelor normative cu caracter reparatoriu

Lunar Liviu Diaconescu

18. Realizarea şi înaintarea de informări către Prefect, în vederea transmiterii la MAI, cu privire la problemele identificate ori la aspectele care pot fi îmbunătăţite

Lunar Liviu Diaconescu

21

Comisiei judeţene.

Obiectiv specific 5.5. Asigurarea calităţii activităţii de apostilare a documentelor, în conformitate cu practicile de lucru şi cerinţele manageriale

19. Eliberarea apostilei pentru actele oficiale administrative la solicitarea persoanelor interesate

Permanent Camil Deaconu Indicatori cantitativi

- Numărul cererilor înregistrate şi soluţionate prin eliberarea apostilei

- Numărul actelor pentru care s-a eliberat apostila

- Numărul cererilor înregistrate şi prelucrate dar care nu au fost soluţionate prin eliberarea apostilei şi motivele avute în vedere

Indicator calitativ

- Numărul sesizărilor primite de Instituţia Prefectului – Judeţul Gorj cu privire la neîndeplinirea în mod corect a activităţii de eliberare a apostilei

20. Colaborare şi corespondenţă cu Ministerul Afacerilor Interne, toate Instituţiile Prefectului din ţară, precum şi toate instituţiile publice şi organismele din judeţul Gorj care produc acte ce pot fi supuse procedurii de eliberare a apostilei şi actualizarea permanentă a bazei de date cu specimenele de semnături şi ştampilele utilizate la eliberarea actelor

Permanent Camil Deaconu - Numărul acţiunilor comune cu privire la verificarea actelor oficiale administrative supuse procedurii de eliberare a apostile, întreprinse împreună cu Ministerul Afacerilor Interne, cu Instituţiile Prefectului din ţară, precum şi cu instituţiile publice şi organismele din judeţul Gorj care produc acte oficiale administrative

21. Întocmirea rapoartelor de activitate lunare privind apostilele eliberate şi transmiterea

Lunar, până la data de 5 ale lunii în curs, pentru

Camil Deaconu - Numărul rapoartelor lunare privind apostilele eliberate,

22

acestora către Ministerul Afacerilor Interne, în conformitate cu prevederile legale

luna anterioară, începând cu luna

februarie 2013, pentru luna ianuarie 2013

neîntocmite şi netransmise în termenul prevăzut către Ministerul Afacerilor Interne

22. Întocmirea rapoartelor de activitate semestriale privind activitatea de eliberare a apostilei şi transmiterea acestora către Ministerul Afacerilor Interne, în conformitate cu prevederile legale

Semestrial, până la data de 15 ale lunilor iulie 2013 şi ianuarie 2014,

pentru semestrele I şi II ale anului 2013

Camil Deaconu - Numărul rapoartelor semestriale privind activitatea de eliberare a apostilei, neîntocmite şi netransmise în termenul prevăzut către Ministerul Afacerilor Interne

OBIECTIV GENERAL 6. ÎMBUNĂTĂŢIREA PROCESULUI DE MANAGEMENT AL RESURSELOR UMANE

Obiectiv specific 6.1. Asigurarea promovării personalului la nivelul instituţiei, în conformitate cu procedurile interne de lucru şi cerinţele manageriale

1. Identificarea tuturor persoanelor din cadru instituţiei care îndeplinesc condiţiile legale de promovare



Numărul persoanelor identificate care îndeplinesc condiţiile legale de promovare

2. Iniţierea procedurilor de avizare, promovare şi transformare a posturilor, în vederea promovării

Când este cazul Compartiment Resurse Umane



- Numărul procedurilor efectuate

Indicator calitativ

- Numărul procedurilor efectuate acceptate de forurile superioare

3. Emiterea actelor administrative de promovare




- Numărul actelor de promovare emise

Indicator calitativ

- Numărul actelor de promovare emise valabile

23

Obiectiv specific 6.2. Asigurarea stabilirii corecte şi la termen a drepturilor salariale pentru anul 2013

4. Analiza cadrului legal care reglementează stabilirea drepturilor salariale ale personalului



5. Emiterea actelor administrative de stabilire/actualizare a drepturilor salariale




- Numărul actelor administrative de stabilire a drepturilor salariale emise


- Numărul actelor administrative necontestate

- Observaţiile formulate de auditul intern şi extern, precum şi de managementul instituţiei

Obiectiv specific 6.3. Îmbunătăţirea procesului de evaluare a performanţelor profesionale individuale ale personalului, pentru anul 2013

6. Informarea managementului general şi operaţional cu privire la cadrul legal aplicabil



Florin-Tiberiu Popescu

Informarea Prefectului

7. Monitorizarea procesului de evaluare 28.02.2013

Când este cazul




Numărul rapoartelor de evaluare primite de

Compartimentul Resurse Umane

Obiectiv specific 6.4. Sprijinirea managementului în elaborarea şi actualizarea documentelor de organizare a instituţiei

8. Iniţierea proiectelor de ROF, RI, structură organizatorică şi funcţională, Stat de funcţii, Stat de personal



Numărul de operaţiuni efectuate

24

9. Coordonarea procesului de analiză a posturilor



Numărul de informări cu privire la analiza posturilor

transmise managementului de vârf

Obiectiv specific 6.5. Îmbunătăţirea procesului de perfecţionare profesională a salariaţilor

10. Analiza nevoilor de perfecţionare rezultate din rapoartele de evaluare

28.02.2013

Când este cazul




Numărul rapoartelor de evaluare analizate

11. Întocmirea Planului anual de perfecţionare




Numărul programelor de perfecţionare propuse

12. Monitorizarea Planului anual de perfecţionare

Trimestrial Compartiment Resurse Umane




- Numărul rapoartelor de monitorizare efectuate

Indicator calitativ

- Numărul persoanelor participante la programele de perfecţionare/ Numărul persoanelor planificate

13. Realizarea schimbului de date şi informaţii cu ANFP şi MAI




Numărul adreselor/informărilor transmise

Obiectiv specific 6.6. Asigurarea eficacităţii gestiunii evidenţei personalului şi a dosarelor profesionale

14. Actualizarea dosarelor profesionale ale personalului



Numărul dosarelor actualizate

25


15. Actualizarea Registrului de evidenţă a funcţionarilor publici şi a Registrului de evidenţă a personalului contractual



Numărul operaţiunilor efectuate

Obiectiv specific 6.7. Asigurarea acordării tuturor drepturilor izvorâte din raportul de muncă/de serviciu şi a evidenţei timpului efectiv de lucru

16. Întocmirea planului anual de concedii 31.12.2012 Compartiment Resurse Umane


Planul anual aprobat

17. Monitorizarea realizării planului anual de concedii




18. Întocmirea foilor colective de prezenţă şi realizarea controlului de specialitate cu privire la respectarea programului de lucru

Lunar/zilnic Compartiment Resurse Umane



Numărul documentelor întocmite

19. Informarea angajaţilor cu privire la drepturile ce li se cuvin în virtutea raporturilor de muncă/de serviciu




Obiectiv specific 6.8. Sprijinirea managementului în vederea asigurării integrităţii personalului

20. Gestiunea declaraţiilor de avere şi de interese



Numărul declaraţiilor de avere şi de interese

21. Consilierea personalului în domeniul integrităţii



Numărul persoanelor consiliate

22. Participarea în cadrul Grupului de lucru pentru prevenirea faptelor de corupţie, în vederea identificării riscurilor la corupţie şi a monitorizării realizării planului de prevenire a



Numărul întâlnirilor la care s-a asigurat participarea

26

corupţiei

Obiectiv specific 6.9. Asigurarea unei documentări corespunzătoare a procesului de management al resurselor umane

23. Identificarea activităţilor procedurabile la nivelul procesului de management al resurselor umane



Numărul activităţilor procedurabile identificate

24. Întocmirea procedurilor operaţionale necesare




- Numărul procedurilor întocmite

Indicator calitativ

- Numărul procedurilor aprobate/ Numărul procedurilor întocmite

25. Actualizarea procedurilor operaţionale în vederea îmbunătăţirii acestora



Numărul procedurilor actualizate

Obiectiv specific 6.10. Sprijinirea autorităţilor publice locale în domeniul managementului resurselor umane

26. Consilierea conducătorilor unităţilor administrativ-teritoriale şi a persoanelor desemnate în domeniul resurselor umane de la nivelul primăriilor




- Numărul conducătorilor consiliaţi

- Numărul persoanelor consiliate

27. Consilierea cu privire la legislaţia în vigoare în vederea asigurării unui proces corespunzător de management al resurselor umane la nivelul unităţilor administrativ-teritoriale



- Numărul persoanelor consiliate

- Numărul cazurilor în care s-a acordat consiliere

OBIECTIV GENERAL 7. ÎMBUNĂTĂŢIREA PROCESELOR DE INFORMARE ŞI RELAŢII PUBLICE

Obiectiv specific 7.1. Gestionarea în condiţii de eficienţă şi eficacitate a activității din domeniul IT&C

1. Asigurarea legăturilor de conducere şi cooperare necesare, monitorizarea evenimentelor

Permanent Alin Mircea- Indicatori calitativi

27

apărute în exploatarea sistemului Dafinescu - Numărul de incidente

- Timpii de răspuns în cazul unui incident

- Numărul de cazuri de diseminare cu întârziere a informaţiilor

2. Implementarea măsurilor de securizare Permanent Alin Mircea-Dafinescu


- Numărul de proceduri operaţionale în domeniul INFOSEC întocmite/actualizate


- Numărul de echipamente autorizate raportat la numărul total de echipamente ce necesită autorizare

- Numărul de incidente de securitate în domeniul IT

3. Implementarea unor măsuri tehnice de optimizare a legăturilor de voce şi date

Permanent Alin Mircea-Dafinescu

Numărul de măsuri propuse pentru optimizarea legăturilor

de voce şi date

4. Dezvoltarea şi modernizarea sistemului informatic al instituţiei, în conformitate cu tehnologiile existente pe piaţă


Indicator calitativ

- Numărul de echipamente IT care au depăşit durata normală de funcţionare, fiind uzate fizic şi moral, raportat la numărul total de echipamente

5. Asigurarea interoperabilităţii şi coerenţei informaţionale


Numărul de sisteme informatice cu care sistemul

28

propriu interacţionează

6. Realizarea şi/sau extinderea sistemelor de comunicaţii de date şi de securitate IT


Numărul de echipamente nou achiziţionate

7. Asigurarea managementului inteligent al activităţilor şi schimbului informatizat de date în relaţia cu cetăţenii, instituţii şi autorităţi publice centrale şi locale


Numărul documentelor postate pe site-ul instituţiei

8. Asigurarea condiţiilor tehnice optime pentru desfăşurarea şedinţelor, instruirilor organizate de Instituţia Prefectului – Judeţul Gorj


Numărul şedinţelor

9. Constituirea şi actualizarea fişelor de evidenţă a staţiilor de lucru aflate în exploatare


Fişele de evidenţă

10. Întreţinerea relaţiilor contractuale cu furnizorii de hardware, software şi servicii informatice


Numărul rapoartelor de intervenţie

11. Acordarea de asistenţă tehnică de specialitate utilizatorilor din cadrul instituţiei


Numărul angajaţilor cărora li s-a acordat asistenţă

Numărul rapoartelor de intervenţie

Obiectiv specific 7.2. Asigurarea protecţiei datelor cu caracter personal

12. Respectarea prevederilor legale privind publicarea de date şi protecţia datelor cu caracter personal


Indicator calitativ

- Numărul neconformităţilor depistate

13. Afişarea şi actualizarea pe site-ul instituţiei a ghidului privind protecţia datelor cu caracter personal


Numărul operărilor efectuate

14. Acordarea de asistenţă personalului instituţiei cu privire la normele din domeniul


Numărul angajaţilor cărora li s-a acordat asistenţă

29

protecţiei datelor cu caracter personal

Obiectiv specific 7.3. Asigurarea eficacităţii fluxului de informare-documentare în cadrul instituţiei

15. Îmbunătăţirea continuă a fluxului de informare-documentare


Numărul acţiunilor care urmăresc îmbunătăţirea fluxului de informare-documentare în cadrul

instituţiei

Numărul procedurilor operaţionale cu privire la fluxul

documentelor şi actualizarea acestora

16. Înregistrarea documentelor Zilnic Hermina Daniela Mareş

Lavinia Sîrbu

Numărul documentelor înregistrate

17. Scanarea documentelor gestionate în cadrul instituţiei, pentru regăsirea uşoară a acestora

Zilnic Hermina Daniela Mareş

Personalul instituţiei

Numărul documentelor scanate

18. Repartizarea documentelor Zilnic Hermina Daniela Mareş

Lavinia Sîrbu

Numărul documentelor repartizate

Numărul mediu de zile necesare circuitului intern până la soluţionarea documentelor şi a sarcinilor primite, în funcţie

de tipul acestora

19. Expedierea documentelor Zilnic Lavinia Sîrbu Numărul documentelor expediate

Obiectiv specific 7.4. Furnizarea unui spectru larg de informaţii de interes public şi implicarea partenerilor sociali în procesul decizional

20. Organizarea de conferinţe de presă pentru asigurarea transparenţei acţiunilor şi agendei de lucru a prefectului şi informarea

Săptămânal Conducerea instituţiei Numărul de conferinţe de presă organizate

30

promptă a opiniei publice, prin intermediul mass-media, cu privire la activităţile desfăşurate de instituţie

21. Punerea la dispoziţia mijloacelor de informare în masă a informațiilor destinate opiniei publice, pentru informarea corectă, oportună şi sistematică asupra activităţilor instituţiei

Permanent Conducerea instituţiei Numărul comunicatelor şi informaţiilor de presă publicate

pe site-ul instituţiei

22. Creşterea vizibilităţii instituţiei Permanent Conducerea instituţiei Numărul şedinţelor de lucru ale comisiilor conduse de Prefect/Subprefect şi a

şedinţelor de lucru organizate de conducerea instituţiei

mediate prin mijloacele de informare în masă

23. Publicarea unui număr mare de documente de interes public pe site-ul instituţiei


Numărul documentelor afişate pe site şi diversitatea informaţiilor oferite

24. Actualizarea categoriilor de informaţii de interes public gestionate de instituţie

Când este cazul Hermina Daniela Mareş

Numărul operărilor specifice

25. Întocmirea buletinului informativ anual

Anual Hermina Daniela Mareş

Numărul buletinelor întocmite

26. Soluţionarea petiţiilor formulate pe Legea nr. 544/2001, în cel mai scurt timp

Permanent Hermina Daniela Mareş


- Numărul petiţiilor soluţionate


- Numărul petiţiilor soluţionate/Numărul petiţiilor înregistrate

- Numărul petiţiilor soluţionate în afara termenului legal

31

27. Întocmirea rapoartelor anuale cu privire la aplicarea Legii nr. 544/2001 şi a Legii nr. 52/2003


Numărul rapoartelor întocmite

28. Transmiterea rapoartelor anuale cu privire la aplicarea Legii nr. 544/2001 şi a Legii nr. 52/2003


Numărul rapoartelor transmise

29. Monitorizarea activităţilor autorităţilor publice locale cu privire la modul de aplicare a Legii nr. 544/2001

Trimestrial Hermina Daniela Mareş

Numărul documentelor de monitorizare

30. Organizarea de instruiri şi alte evenimente specifice cu privire la modul de aplicare a Legii nr. 544/2001numărul colaborărilor stabilite între Instituţia Prefectului şi partenerii sociali

Semestrial Hermina Daniela Mareş

Numărul evenimentelor organizate

31. Implicarea partenerilor sociali în procesul decizional

Permanent Conducerea instituţiei Numărul documentelor de monitorizare

Numărul soluţiilor propuse

32. Monitorizarea modului de soluţionare a petiţiilor din cadrul instituţiei


Numărul persoanelor înscrise

33. Înscrierea persoanelor la audienţe şi operarea datelor în DocManager


Numărul reclamaţiilor cu privire la condiţiile în care se

desfăşoară audienţele

34. Asigurarea condiţiilor optime pentru desfăşurarea audienţelor


Numărul audienţelor organizate în teritoriu

35. Organizarea de audienţe în teritoriu Permanent Conducerea instituţiei Numărul rapoartelor întocmite

36. Întocmirea raportului anual privind OG nr. 27/2002

Anual Alin Mircea-Dafinescu

Numărul documentelor arhivate

37. Arhivarea petiţiilor şi a altor documente aferente


32

OBIECTIV GENERAL 8. ÎMBUNĂTĂŢIREA PROCESULUI ADMINISTRATIV DESFĂŞRAT LA NIVELUL INSTITUŢIEI

Obiectiv specific 8.1. Asigurarea condiţiilor optime pentru desfăşurarea activităţilor din cadrul instituţiei

1. Planificarea, coordonarea şi controlul activităţii personalului administrativ


Indicator calitativ

Numărul de întreruperi ale activităţilor instituţiei datorate ineficienţei personalului din

domeniul administrativ

2. Gestionarea bunurilor din inventarul instituţiei

Permanent Gabi Sîrbu Indicator calitativ

Valoarea bunurilor lipsă la inventariere

3. Dezvoltarea, modernizarea şi diversificarea bazei materiale


Gabi Sîrbu

Numărul şi diversitatea bunurilor nou achiziţionate, necesare activităţilor interne

Numărul referatelor întocmite

4. Identificarea furnizorilor de produse (papetărie, consumabile) şi servicii


Gabi Sîrbu

Numărul furnizorilor

Numărul rapoartelor de evaluare a furnizorilor

5. Aprovizionarea cu rechizite, papetărie şi alte materiale necesare, distribuirea acestora către personal, în baza referatelor de necesitate

Permanent Gabi Sîrbu Indicator cantitativ

- Numărul produselor achiziţionate

Indicator calitativ

- Numărul produselor achiziţionate care respectă cerinţele cumpărătorului/Numărul total al produselor achiziţionate

6. Întocmirea recepţiilor şi bonurilor de consum la magazia instituţiei pentru toate

Permanent Gabi Sîrbu Numărul notelor de recepţie

33

materialele cumpărate şi predarea recepţiilor la Compartimentul Financiar Contabil

întocmite

7. Cultivarea responsabilităţii individuale în ceea ce priveşte folosirea raţională a bazei materiale


8. Verificarea zilnică a modului în care se efectuează operaţiunile de întreţinere şi curăţenie a spaţiilor din incinta Palatului Administrativ

Permanent Gabi Sîrbu Indicator calitativ

Numărul reclamaţiilor cu privire la curăţenia din birouri

şi spaţiile comune

9. Asigurarea executări reparaţiilor curente de orice fel

Când este cazul Gabi Sîrbu Indicator calitativ

Numărul incidentelor de orice fel provocate de starea

bunurilor

10. Încheierea contractelor de comodat cu instituţiile ce au sediul în Palatul Administrativ şi urmărirea respectării clauzelor cu privire la modul de utilizare a spaţiilor

Anual Gabi Sîrbu Indicator calitativ

Numărul de contracte încheiate/Numărul instituţiilor care îşi desfăşoară activitatea

în Palatul Administrativ

Obiectiv specific 8.2. Întreţinerea şi exploatarea raţională a autovehiculelor din parcul propriu

11. Exploatarea şi evidenţa tehnic-operativă a autovehiculelor din dotarea unităţii

Permanent Gabi Sîrbu

Conducătorii auto

Numărul de carnete de bord şi dosare tehnice constituite

12. Întocmirea planurilor de revizii tehnice şi capitale ale mijloacelor din parcul auto, urmărirea bunei desfăşurări a activităţii de executare a lucrărilor de întreţinere şi reparaţii a mijloacelor auto din dotare, respectarea actelor normative privind normarea parcului auto, consumul de carburanţi şi lubrefianţi, folosirea raţională a acestora şi menţinerea permanentă în stare de funcţionare


Conducătorii auto

Indicator calitativ

Numărul mediu de zile de funcţionare a autovehiculelor

din dotare

34

13. Aplicarea prevederilor referitoare la folosirea legală, exploatarea şi repararea autovehiculelor, precum şi la aprovizionarea cu materiale tehnice


Conducătorii auto

Numărul cazurilor de încălcare a normelor

14. Instruirea conducătorilor auto cu privire la obligaţiile ce le revin referitor la întreținerea zilnică a autovehiculelor, completarea documentelor şi controlarea periodică asupra modului de respectare a acestora


Numărul proceselor verbale de instruire

15. Efectuarea lucrărilor de întreţinere (revizii tehnice şi ITP) pentru autovehiculele din dotare

Permanent Conducătorii auto Numărul de sancţiuni datorate neefectuării la timp a inspecţiei

tehnice periodice

16. Remedierea, la termenele stabilite, a neregulilor constatate cu ocazia inspecţiilor şi controalelor efectuate pe linia asigurării tehnice de autovehicule


Conducătorii auto

Numărul mediu de zile peste termenul stabilit

17. Respectarea prevederilor OMAI nr. 599/2008 cu privire la legalitatea şi corectitudinea utilizării autovehiculelor din dotare, precum şi a resurselor materiale şi financiare avute la dispoziţie şi luarea măsurilor care se impun pentru remedierea deficienţelor constatate


Conducătorii auto

Numărul cazurilor de încălcare a normelor

18. Respectarea prevederilor legislaţiei în vigoare privind circulaţia pe drumurile publice

Conducătorii auto Numărul de sancţiuni primite de către conducătorii auto

19. Organizarea şi controlul accesului în Palatul Administrativ


Funcţionar de securitate

Numărul de incidente privind accesul în Palatul

Administrativ

20. Asigurarea respectării normelor de prevenire şi stingere a incendiilor

Permanent Gabi Sîrbu Numărul fişelor de instruire întocmite

35

Obiectiv specific 8.3. Colectarea selectivă a deşeurilor provenite din activitatea curentă

21. Gestionarea problematicii colectării selective a deşeurilor în Instituţia Prefectului, a activităţii de colectare a deşeurilor industriale şi neindustriale, de evacuare, de depozitare şi de predare a acestora spre valorificare

Permanent Gabi Sîrbu Cantitatea de deşeuri colectată selectiv predată unităţilor

specializate pentru valorificare

22. Raportarea lunară a situaţiei privind colectarea deşeurilor conform prevederilor legale

Lunar Gabi Sîrbu Numărul rapoartelor întocmite

OBIECTIV GENERAL 9. ÎMBUNĂTĂŢIREA ACTIVITĂŢILOR INSTITUŢIEI ÎN DOMENIILE AFACERILOR EUROPENE ŞI COOPERĂRII INTERNAŢIONALE

Obiectiv specific 9.1. Creşterea gradului de absorbţie la nivelul judeţului Gorj a fondurilor externe nerambursabile

1. Colectare şi prelucrare date, elaborare şi difuzare către APL, IMM-uri, ONG-uri a buletinului informativ pe teme europene EU*RO GORJEAN

Lunar Renata-Lorena Vîlceanu

Număr buletine elaborate şi difuzate: 10

Număr destinatari: 150

2. Organizarea de evenimente de informare / îndrumare privind fondurile externe nerambursabile / Informarea scrisă a APL / SPD cu privire la oportunităţile de finanţare

Când este cazul Autorităţi de management /

organisme intermediare

Renata-Lorena Vîlceanu


Număr evenimente organizate / sprijinite

Număr entităţi informate / îndrumate

3. Informarea scrisă a APL / SPD cu privire la oportunităţile de finanţare

În funcţie de data lansării acestora


Număr informări elaborate şi transmise

4. Solicitare, colectare, centralizare date privind proiectele aplicate de autorităţile administraţiei publice locale, structurile subordonate acestora şi de SPD-uri şi elaborare raport privind stadiul proiectelor depuse şi aflate în implementare

Trimestrial Renata-Lorena Vîlceanu

Număr rapoarte privind proiectele aplicate de APL şi

SPD

36

Obiectiv specific 9.2. Creşterea gradului de cunoaştere a politicilor Uniunii Europene cu impact asupra autorităţilor publice locale

5. Elaborarea de informări / documente cu privire la dosarele europene

Trimestrial Renata-Lorena Vîlceanu

Număr informări / documente: 4

6. Dosar european: Energie – schimbări climatice – sesiune de informare

Trimestrul I Renata-Lorena Vîlceanu

Număr sesiuni de informare: 1

Număr participanţi: 20

7. Dosar european: Respectarea de către autorităţile locale a legislaţiei europene privind libera circulaţie a persoanelor şi dreptul de stabilire, libera circulaţie a serviciilor şi mărfurilor – sesiune de instruire

Trimestrul

al III-lea

MAI Renata-Lorena Vîlceanu

Număr sesiuni de instruire: 1

Număr participanţi: 40

Obiectiv specific 9.3. Creşterea gradului de conştientizare a statutului de cetăţean european la nivelul judeţului Gorj

8. 2013 – Anul european al cetăţenilor 31.12.2013 - 1 reprezentant al instituţiilor europene


- Plan de campanie aprobat

- Număr de instituţii implicate

- Număr instrumente de informare utilizate

- Număr de persoane informate

9. Ziua europeană a solidarităţii între generaţii

Trimestrul II

(29 aprilie)

- ONG pentru tineret

- Consiliul consultativ pentru problemele

persoanelor vârstnice Gorj


- Număr persoane informate

10. 9 Mai – Ziua Europei Trimestrul II

(9 mai)

- Primăria municipiului Târgu-Jiu

- I.S.J. Gorj


- Număr persoane informate

11. Săptămâna europeană a mobilităţii Trimestrul III

(16 – 22 septembrie)

Primării şi instituţii publice din

municipiile şi oraşele


- Număr instituţii implicate

- Număr instituţii semnatare ale Cartei Săptămânii europene a

37

judeţului Gorj Mobilităţii

12. Săptămâna Europeană a IMM-urilor Trimestrul IV

(octombrie)

Ministerul Economiei Renata-Lorena Vîlceanu

- Număr IMM-uri informate

OBIECTIV GENERAL 10. ASIGURAREA UNUI PROCES EFICIENT ŞI EFICACE DE MONITORIZARE A SERVICIILOR PUBLICE DECONCENTRATE

Obiectiv specific 10.1. Realizarea în judeţul Gorj a obiectivelor cuprinse în Programul de Guvernare 2013-2016

1. Solicitare, colectare, centralizare informaţii şi elaborarea raportului privind Planul de acţiuni pentru realizarea în judeţul Gorj a obiectivelor cuprinse în programul de guvernare în anul 2012

30 ianuarie Renata-Lorena Vîlceanu

Raport elaborat şi aprobat prin H.C.P.

2. Solicitare, colectare, centralizare informaţii şi elaborarea Planului de acţiuni pentru realizarea în anul 2013 în judeţul Gorj a obiectivelor cuprinse în Programul de guvernare 2013 - 2016

Trimestrul I Renata-Lorena Vîlceanu

Plan elaborat şi aprobat prin H.C.P.

3. Solicitare, colectare, centralizare informaţii, elaborarea şi prezentare prefect informări cu privire la stadiul realizării obiectivelor cuprinse în Programul de guvernare, în judeţ

Trimestrial

(până la data de 20 a lunii următoare

încheierii fiecărui trimestru)


Număr informări elaborate şi prezentate prefectului: 4

4. Consilierea personalului competent din cadrul SPD-urilor cu privire la realizarea Planurilor proprii şi a raportărilor periodice transmise Instituţiei Prefectului – Judeţul Gorj

Permanent Renata-Lorena Vîlceanu

Numărul persoanelor consiliate

Obiectiv specific 10.2. Monitorizarea prin bugete şi situaţii financiare a serviciilor publice deconcentrate

5. Examinarea proiectelor bugetelor şi a situaţiilor financiare privind execuţia bugetară

Trimestrial și anual Simona Delia Stoicoiu Indicator calitativ

- Numărul de avize consultative

38

întocmite de serviciile publice deconcentrate emise / Numărul serviciilor publice deconcentrate

6. Emiterea avizului Prefectului Trimestrial și anual Simona Delia Stoicoiu Indicatori calitativi

- Numărul recomandărilor formulate prin avizele consultative/Numărul avizelor consultative emise;

- Recomandări implementate/ Recomandări formulate

Obiectiv specific 10.3. Întărirea rolului Colegiului Prefectural şi a mecanismului de monitorizare a serviciilor publice deconcentrate

7. Analizarea activităţilor desfăşurate de SPD

Permanent

Indicator calitativ

Numărul de informări (rapoarte) cu privirea la

activitatea serviciilor publice deconcentrate / numărul total al

serviciilor publice deconcentrate

8. Elaborarea de propuneri pentru îmbunătăţirea activităţii SPD

Când este cazul

Numărul recomandărilor formulate serviciilor publice

deconcentrate

9. Organizarea şi desfăşurarea şedinţelor Colegiului Prefectural

Lunar sau ori de câte ori este cazul

Simona Delia Stoicoiu

Daniel Boncea

Număr de şedinţe (ordinare/extraordinare) ale

Colegiului Prefectural

10. Urmărirea modului de îndeplinire a hotărârilor luate în cadrul Colegiului Prefectural

Când este cazul Simona Delia Stoicoiu

Daniel Boncea

Număr hotărâri adoptate;

Număr de Ordine ale prefectului cu caracter

normativ adoptate;

Indicator calitativ

Numărul măsurilor implementate/numărul

39

măsurilor adoptate în Colegiul Prefectural

11. Formularea şi aprobarea măsurilor în cazul nerespectării hotărârilor luate în cadrul Colegiului Prefectural

Când este cazul Număr de materiale prezentate de serviciile publice

deconcentrate în cadrul şedinţelor de Colegiu

Prefectural

12. Efectuarea de verificări prin comisii mixte

Permanent

Număr de comisii mixte de verificare cu participarea

serviciilor publice deconcentrate

OBIECTIV GENERAL 11. ÎNTĂRIREA CAPACITĂŢII INSTITUŢIONALE ÎN ACTIVITATEA DE MONITORIZAREA A SERVICIILOR COMUNITARE DE UTILITĂŢI PUBLICE

1. Monitorizarea activității de serviciilor comunitare de utilități publice

Permanent Daria Popescu

Daniel Boncea

Nicolae Buzatu

Nr. rapoarte;

Nr. informări MAI;

2. îndrumarea activității de serviciilor comunitare de utilități publice


Daniel Boncea

Nicolae Buzatu

Nr. propuneri îmbunătățire activitate

OBIECTIV GENERAL 12. ÎMBUNĂTĂŢIREA MANAGEMENTULUI SITUAŢIILOR DE URGENŢĂ

1. Creşterea operativităţii în gestionarea situaţiilor de urgenţă apărute prin identificarea unui spațiu, modernizarea și dotarea acestuia pentru Centrului Operațional Județean de Comandă din cadrul Instituției Prefectului – Județul Gorj

Februarie 2013 Vasile Văcaru

Daria Popescu

2. Utilizarea unor mijloace moderne și eficiente de comunicare cu președinții CLSU și membrii CJSU


40

3. Monitorizare pregătirii de specialitate în domeniul managementului situațiilor de urgență din cadrul autorităților locale

Trimestrial Daria Popescu Numărul rapoartelor de monitorizare

OBIECTIV GENERAL 13. MENŢINEREA CLIMATULUI DE PACE SOCIALĂ ŞI A UNEI COMUNICĂRI PERMANENTE CU TOATE NIVELURILE INSTITUŢIONALE ŞI SOCIALE, ACORDÂND O ATENŢIE CONSTANTĂ PREVENIRII TENSIUNILOR SOCIALE

Obiectiv specific 13.1. Asigurarea cooperării cu serviciile publice, organizaţiile sindicale şi patronale, pentru menţinerea climatului de pace socială în cadrul Ședințelor de Dialog Social și al CCOA

1. Întrunirea celor două organisme Lunar/trimestrial Vasile Văcaru

Nicolae Buzatu

Numărul şedinţelor

Nr. materiale dezbătute

2. Realizarea rapoartelor de specialitate către MAI

Potrivit prevederilor legale

Vasile Văcaru

Nicolae Buzatu

Nr. rapoarte MAI

Obiectiv specific 13.2. Creşterea gradului de monitorizare a problematicii specifice minorităţilor naţionale

3. Realizarea rapoartelor de monitorizare în domeniu

Trimestrial Daniel Boncea

Alin Bobu

Nr. planuri locale monitorizate

Nr. întâlniri ale GMR

4. Realizarea de acţiuni de îndrumare pentru cunoaşterea normelor legale specifice

Semestrial Membrii BJR

Daniel Boncea

Daniel Negrea

Alin Bobu

Numărul acţiunilor de îndrumare pentru cunoaşterea

normelor legale specifice

5. Elaborarea de analize specifice Semestrial Membrii BJR

Daniel Boncea

Daniel Negrea

Alin Bobu

Numărul de analize efectuate

6. Realizarea şi transmiterea de informări către MAI, inclusiv cu privire la problemele

Semestrial Membrii BJR Numărul de informări transmise MAI, inclusiv cu

41

identificate ori la aspectele care pot fi îmbunătăţite

Daniel Boncea

Daniel Negrea

Alin Bobu

privire la problemele identificate ori la aspectele care

pot fi îmbunătăţite

7. Organizarea şedinţelor Grupului Local Mixt pentru romi în judeţul Gorj

Lunar Membrii BJR

Daniel Boncea

Daniel Negrea

Alin Bobu

Numărul de şedinţe organizate

8. Organizarea de acţiuni împreună cu organizaţiile neguvernamentale de romi

Permanent Membrii BJR

Daniel Boncea

Daniel Negrea

Alin Bobu

Numărul de acţiuni organizate

OBIECTIV GENERAL 14. ÎMBUNĂTĂŢIREA PROCESELOR FINANCIAR CONTABIL ŞI DE ACHIZIŢII PUBLICE

Obiectiv specific 14.1. îmbunătăţirea organizatorică şi funcţională a Compartimentului Financiar Contabil şi Achiziţii Publice, în conformitate cu legislaţia în vigoare aplicabilă şi principiile de management instituite de conducerea instituţiei

1. Reanalizarea structurii organizatorice a compartimentului din punct de vedere al subordonării astfel încât acesta să fie subordonat direct ordonatorului de credite

2013 Compartiment Financiar Contabil şi

Achiziţii Publice

Manuela Nicoleta Cernăeanu

Indicatori cantitativi:

- Organigramă actualizată

Indicatori calitativi:

- Subordonarea compartimentului conducătorului instituţiei

2. Desprinderea activității de achiziții publice de financiar-contabilitate si crearea unei structuri distincte cu activitatea financiar contabilă, resurse umane şi administrativ cf. structurii cadru de organizare a Instituţiei

2013 Compartiment Financiar Contabil şi

Achiziţii Publice



- Organigramă actualizată


42

Prefectului din Anexa 1 - HG 460/2006 - Subordonarea compartimentului conducătorului instituţiei

3. Reanalizarea R.O.F - ului compartimentului, în sensul cuprinderii tuturor atribuţiilor specifice (salarizarea personalului)


Achiziţii Publice




- ROF actualizat şi aprobat de către Prefect


- Definirea cu claritate a atribuţiilor compartimentului

4. Reanalizarea R.O.F - ului compartimentului, în sensul deprinderii tuturor atribuţiilor specifice compartimentului administrativ (foi de parcurs, FAZ-uri, consum de carburanți, bonuri de consum)


Achiziţii Publice



- ROF actualizat şi aprobat de către Prefect


- Definirea cu claritate a atribuţiilor compartimentului

5. Reanalizarea fişelor de post şi a competenţei personalului din cadrul compartimentului, în vederea separării atribuţiilor de întocmire, vizare şi aprobare a documentelor-cerinţă legală


Achiziţii Publice



- Fişe de post actualizate;

- Rapoarte de evaluare aprobate


- Numărul observaţiilor formulate de auditorul intern;

- Creşterea competenţei personalului;

- Ordine pe categorii de operaţiuni şi documente

43

Obiectiv specific 14.2. Susţinerea financiară şi materială pentru realizarea obiectivelor specifice ale tuturor structurilor organizatorice ale instituţiei

6. Identificarea resurselor necesare (materiale, umane şi financiare) stabilite prin Planul de Management al instituţiei, în vederea formulării de solicitări ordonatorului principal de credite pentru realizarea unei bugetări corespunzătoare care să conducă la realizarea obiectivelor


Achiziţii Publice



- Număr de solicitări adresate ordonatorului principal de credite;


- Existenţa resurselor pentru îndeplinirea obiectivelor din Planul de Management

7. Alocarea resurselor în conformitate cu acţiunile programate prin Planul de Management al fiecărei structuri organizatorice

Permanent Compartiment Financiar Contabil şi

Achiziţii Publice



- Număr de angajamente legale şi bugetare încheiate pentru realizarea obiectivelor


- Existenţa resurselor pentru realizarea obiectivelor instituţiei

8. Raportarea periodică Prefectului cu privire la existenţa şi utilizarea resurselor pentru realizarea obiectivelor instituţiei

Permanent Compartiment Financiar Contabil şi

Achiziţii Publice



- Număr de rapoarte de monitorizare


- Aprecierea pozitivă din partea conducerii instituției

Obiectiv specific 14.3. Îmbunătăţirea cadrului metodologic şi procedural al compartimentului

9. Reanalizarea procedurilor interne de lucru


Achiziţii Publice



- Proceduri interne actualizate;

44


- Număr observaţii de audit cu privire la conformitatea procedurilor

10. Reanalizarea metodologiei de exercitare a C.F.P.P. şi de evidenţă şi raportare a angajamentelor


Achiziţii Publice



- Metodologie actualizată şi aprobată de către Prefect;


- Număr observaţii de audit cu privire la conformitatea metodologiilor de lucru

11. Regândirea procesului de autoevaluare a S.C.M. aferent compartimentului, astfel încât întocmirea Anexei 4.1. la O.-M.F.P. 946/2005 să fie realizată de conducătorul direct şi de fapt al compartimentului, pentru a putea fi raportate deficienţele


Achiziţii Publice



- Anexa 4.1. întocmită de coordonatorul de compartiment

Obiectiv specific 14.4. Asigurarea că principiile aferente procesului de achiziţii publice stabilite de cadrul legal şi cele stabilite de management sunt corect implementate

12. Publicarea pe pagina de internet a instituţiei a Programului Anual de Achiziţii Publice - acţiune desprinsă din Planul anticorupţie


Achiziţii Publice



- Program publicat

13. Realizarea unei proceduri interne de lucru privind achiziţionarea directă a produselor lucrărilor şi serviciilor


Achiziţii Publice



- Procedură aprobată;

Indicator calitativ:

- Numărul observaţiilor de audit privind conformitatea procedurii

45

14. Elaborarea unei proceduri privind efectuarea achiziţiilor în sistem electronic


Achiziţii Publice



- Lista furnizorilor publicată;

Indicator calitativ:


Obiectiv specific 14.5. Reflectarea, prin documentele de sinteză, a unei imagini fidele, clare şi complete a patrimoniului

15. Justificarea detaliată, prin Notele explicative la situaţiile financiare, a conţinutului fiecărui post bilanţier, astfel încât informaţiile furnizate să corespundă principalilor beneficiari

Trimestrial Compartiment Financiar Contabil şi

Achiziţii Publice


16. Reanalizarea programelor informatice utilizate în activitatea financiar contabilă a instituţiei


Achiziţii Publice



- Informare privind programele financiar contabile ale instituţiei şi gradul de compatibilitate ce activităţile specifice;


- Gradul de compatibilitate al programelor informatice utilizate

17. Efectuarea unei analize a soldurilor debitorilor şi creditorilor instituţiei şi prezentarea managementului


Achiziţii Publice



- Analiză prezentată managementului


- Plata creditorilor şi încasarea debitorilor la termenele programate

46

18. Elaborarea unei proceduri interne de evaluare/reevaluare a elementelor patrimoniale


Achiziţii Publice



- Procedură elaborată;



Obiectiv specific 14.6. Îmbunătăţirea procesului de perfecţionare profesională a personalului compartimentului

19. Se vor identifica domeniile de competenţă pe care şeful de compartiment nu le deţine pe bază de diplome şi certificate în vederea atestării acestuia conform cerinţelor guvernamentale


Achiziţii Publice



- Analiză aprobată de management

20. Rezervarea de credite bugetare la subdiviziunea bugetară corespunzătoare pentru perfecţionarea profesională pe baza programului aprobat


Achiziţii Publice



- Angajament bugetar individual aprobat de Prefect

Obiectiv specific 14.7. Plata corectă şi la timp a angajamentelor asumate

21. Plata la termen a drepturilor salariale şi a titlurilor executorii

Lunar şi trimestrial Compartiment Financiar Contabil şi

Achiziţii Publice


Numărul întârzierilor

22. Revizuirea procedurilor interne privind plata cheltuielilor


Achiziţii Publice


Numărul procedurilor revizuite

23. Plata la termen a cheltuielilor materiale şi a celor de investiţii

La data stabilită în angajamentul legal

Compartiment Financiar Contabil şi

Achiziţii Publice


Numărul întârzierilor

OBIECTIV GENERAL 15. ÎMBUNĂTĂŢIREA PROCESELOR DE ELIBERARE ŞI EVIDENŢĂ A PAŞAPOARTELOR SIMPLE

Obiectiv specific 15.1. Creşterea calităţii serviciilor furnizate în domeniul eliberării şi evidenţei paşapoartelor simple

15.1.1. Organizarea şi desfăşurarea activităţii de primire şi soluţionare a cererilor privind eliberarea de paşapoarte, în strictă conformitate cu prevederile

47

legilor, tratatelor şi convenţiilor internaţionale la care România este parte

1. Deservirea cetăţenilor cu profesionalism, aplicarea de tratamente egale tuturor persoanelor, fără discriminări, manifestarea unei atitudini politicoase, respectuoase, folosirea unui limbaj adecvat, realizarea unui echilibru între drepturile cetăţenilor şi interesul instituţiei

Permanent Marcel Lungu Indicatori calitativi

- Numărul reclamaţiilor/ sesizărilor privind atitudinea personalului

- Rezultatele sondajelor de opinie realizate

2. Acordarea de informaţii complete cetăţenilor solicitanţi, prin publicarea pe site, afişarea la avizier, apariţii în mass-media şi informarea directă din partea ofiţerului de serviciu

Permanent Marcel Lungu - Numărul publicaţiilor

- Numărul afişărilor

- Numărul apariţiilor în mass-media

3. Monitorizarea modului de relaţionare a personalului cu publicul, din punctul de vedere al conduitei şi eticii poliţieneşti

Permanent Marcel Lungu Indicatori calitativi

- Numărul reclamaţiilor/ sesizărilor privind atitudinea personalului

- Rezultatele sondajelor de opinie realizate

4. Menţinerea unor condiţii optime de primire a cetăţenilor prin amenajarea în mod corespunzător a spaţiului şi reducerea timpului de aşteptare la ghişee

Permanent Marcel Lungu - Condiţiile de primire existente

5. Menţinerea unui timp scurt de eliberare a paşapoartelor simple temporare (2 ore lucrătoare)

Permanent Marcel Lungu Indicatori cantitativi

- Numărul cererilor primite pentru paşapoarte simple temporare

- Numărul paşapoartelor eliberate

48

- Numărul cererilor respinse

- Numărul contravenţiilor la regimul paşapoartelor


- Numărul cererilor rezolvate în termen

- Numărul proceselor verbale de constatare a contravenţiilor anulate în instanţă

6. Menţinerea unui timp scurt de eliberare a paşapoartelor simple electronice (14 zile calendaristice)


- Numărul cererilor primite pentru paşapoarte simple electronice

- Numărul paşapoartelor eliberate

- Numărul cererilor respinse

- Numărul contravenţiilor la regimul paşapoartelor



- Numărul proceselor verbale de constatare a contravenţiilor anulate în instanţă

7. Menţinerea unui cadru adecvat pentru desfăşurarea activităţii de primire a cetăţenilor în audienţă şi soluţionarea problemelor prezentate de aceşti, în conformitate cu prevederile legale

Permanent Marcel Lungu - Condiţii de primire existente

- Numărul de audienţe şi modul de rezolvare

49

8. Analiza tuturor solicitărilor şi petiţiilor primite de la instituţiile de stat şi de la cetăţeni şi comunicarea răspunsurilor în termenul prevăzut

Permanent Marcel Lungu Numărul de petiţii şi modul de rezolvare

9. Aplicarea unor sondaje de opinie ce vor viza percepţia publicului asupra activității desfăşurate, calităţii serviciilor prestate şi conduitei personalului

Semestrial Marcel Lungu Indicator cantitativ

- Numărul de sondaje aplicate

Indicator calitativ

- Rezultatele sondajelor

15.1.2. Desfăşurarea,în condiţii optime, a activităţii de primire şi soluționare a cererilor pentru eliberarea adeverinţelor

10. Menţinerea unui timp scurt de eliberare a adeverinţelor (2 ore lucrătoare)


- Numărul cererilor primite pentru adeverinţe

- Numărul de adeverinţe eliberate



11. Asigurarea biroticii necesare completării cererilor

Permanent Marcel Lungu Condiţiile existente

12. Acordarea de informaţii complete cetăţenilor solicitanţi, prin publicare pe site, afişare la avizier, apariţii în mass-media şi informare directă din partea ofiţerului de serviciu

Permanent Marcel Lungu - Numărul publicaţiilor

- Numărul afişărilor

- Numărul apariţiilor în mass-media

15.1.3. Desfăşurarea, în condiţii optime, a activităţii de primire şi soluţionare a cererilor privind restabilirea domiciliului în România

13. Efectuarea menţiunilor şi comunicărilor corespunzătoare, în conformitate cu prevederile legale şi normele metodologice de

Permanent Marcel Lungu - Numărul cererilor primite

- Numărul comunicărilor

50

lucru efectuate

14. Menţinerea unui timp scurt pentru soluţionarea cererilor, având în vedere termenul de eliberare a actului de identitate (30 de zile)

Permanent Marcel Lungu Numărul cererilor soluţionate în termenul legal

15.1.4. Aplicarea măsurilor privind limitarea dreptului la libera circulaţie a cetăţenilor români în străinătate, conform prevederilor legale în vigoare

15. Implementarea imediată a măsurilor dispuse

Permanent Marcel Lungu - Numărul restricţiilor implementate

- Numărul paşapoartelor retrase

- Numărul paşapoartelor restituite

- Numărul deplasărilor în teren

16. Efectuarea comunicărilor corespunzătoare, în conformitate cu prevederile legale şi normele metodologice de lucru

Permanent Marcel Lungu Numărul comunicărilor întocmite

15.1.5. Furnizarea permanentă a informaţiilor necesare actualizării Registrului naţional de evidenţă a paşapoartelor simple

17. Implementarea corectă a informaţiilor, în conformitate cu documentele prezentate de solicitanţi sau comunicările primite de la instituţiile abilitate

Permanent Marcel Lungu - Numărul cererilor primite

- Numărul comunicărilor primite

Obiectiv specific 15.2. Identificarea şi gestionarea cu eficacitate a riscurilor şi vulnerabilităţilor la corupţie aferente activităţii de eliberare a paşapoartelor simple, precum şi identificarea şi implementarea formelor şi instrumentelor suplimentare de reducere a riscurilor inerente

18. Informarea, conştientizarea şi responsabilizarea personalului propriu asupra factorilor de risc care pot genera sau favoriza corupţia prin organizarea de activităţi de prevenire cu reprezentanţii structurilor teritoriale anticorupţie, prelucrarea temelor la învăţământ profesional pe linie de anticorupţie, prelucrarea informărilor primite de la Direcția Generală Anticorupţie în domeniul prevenirii săvârşirii

Permanent Marcel Lungu - Numărul întâlnirilor cu reprezentanţii structurilor teritoriale anticorupţie

- Numărul temelor prelucrate

- Numărul informărilor pe linia prevenirii corupţiei furnizate de către DGA

51

unor fapte de corupţie - Numărul testelor de verificare a cunoştinţelor

19. Analizarea stadiului implementării acţiunilor de minimizare şi evaluarea riscurilor inerente identificate în cadrul serviciului

Semestrial Marcel Lungu Numărul analizelor efectuate

Obiectiv specific 15.3. Asigurarea integrităţii, eticii, competenţelor şi responsabilităţii personalului

20. Asigurarea condiţiilor necesare cunoaşterii, de către angajaţii serviciului, a prevederilor actelor normative şi a normelor interne care guvernează comportamentul acestora la locul de muncă

Permanent Marcel Lungu - Planuri de pregătire profesională

- Numărul temelor prelucrate

21. Desfăşurarea de activităţi de consiliere cu privire la prevenirea corupţiei, de către consilierul pentru integritate

La solicitare sau atunci când este necesar

Marcel Lungu Îndrumări şi consultanţă, efectuate/acordate de consilierul pentru integritate

22. Actualizarea permanentă a regulamentului de organizare şi funcţionare a serviciului, a regulamentului intern, precum şi a fişelor de post pentru menţinerea concordanţei între atribuţiile serviciului cu cele ale personalului angajat, precum şi asigurarea cunoaşterii acestor documente de către angajaţi

Permanent Marcel Lungu - Numărul actualizărilor

- Numărul fişelor de post actualizate/elaborate

23. Asigurarea continuă a pregătirii profesionale a personalului angajat şi evaluarea periodică a acestuia în ceea ce priveşte îndeplinirea atribuţiilor de serviciu şi asumarea responsabilităţilor

Permanent Marcel Lungu - Numărul temelor prelucrate

- Numărul testelor de verificare aplicate

Obiectiv specific 15.4. Adaptarea cadrului normativ şi a politicilor publice

24. Elaborarea procedurilor interne de lucru în scopul creşterii eficienţei activităţii

Permanent Marcel Lungu Numărul procedurilor elaborate

25. Actualizarea procedurilor interne de lucru în scopul armonizării acestora cu

Permanent Marcel Lungu Numărul procedurilor actualizate

52

modificările legislative

26. Diseminarea procedurilor simplificate la nivelul personalului structurii

Permanent Marcel Lungu Numărul procedurilor diseminate

OBIECTIV GENERAL 16. ÎMBUNĂTĂŢIREA CALITĂŢII SERVICIILOR FURNIZATE DE SERVICIUL PUBLIC COMUNITAR REGIM PERMISE DE CONDUCERE ŞI ÎNMATRICULARE A VEHICULELOR

Obiectiv specific 16.1. Asigurarea transparenţei şi îmbunătățirea continuă a proceselor şi a metodologiei specifice

1. Soluţionarea cererilor pentru eliberarea documentelor privind certificatele de înmatriculare, permisele de conducere, autorizaţii provizorii

Permanent Lucrătorii serviciului Schema de personal completată

2. Crearea unei culturi organizaţionale pozitive şi stimularea atitudinii pro-active a angajaţilor

Permanent Lucrătorii serviciului

3. Implementarea unor sisteme de analiză inteligentă a datelor şi optimizarea soluţiilor informatice, în vederea îmbunătăţirii capacităţii de evaluare a conflictelor privind datele introduse în sistemul informatic

Permanent Lucrătorii serviciului Indicator cantitativ

- Numărul sistemelor implementate

Indicator calitativ

- Numărul soluţiilor de optimizare aprobate/Numărul celor propuse

Obiectiv specific 16.2. Consolidarea capacităţii instituţionale la nivel operativ şi administrativ

4. Perfecţionarea continuă a personalului Permanent Lucrătorii serviciului Numărul programelor de perfecţionare/instruirilor la care a participat personalul

5. Realizarea periodică a necesarului de resurse umane

Permanent Lucrătorii serviciului Numărul rapoartelor/ documentelor de analiză elaborate

6. Monitorizarea eficientă a resurselor Permanent Lucrătorii serviciului Numărul rapoartelor de

53

umane monitorizare

Obiectiv specific 16.3. Dinamizarea activităţii de cooperare cu instituţiile naţionale şi internaţionale

7. Administrarea, gestionarea şi valorificarea Registrului judeţean de evidenţă a deţinătorilor de permise de conducere şi a vehiculelor înmatriculate şi furnizarea informaţiilor necesare actualizării Sistemului naţional de evidenţă a deţinătorilor de permise de conducere şi a vehiculelor înmatriculate

Permanent Lucrătorii serviciului - Atribuţii clar definite

- Activităţi desfăşurate fără cumul de funcţii

8. Punerea în aplicare a măsurilor restrictive dispuse de autorităţile în drept

Permanent Lucrătorii serviciului Numărul măsurilor aplicate

9. Apărarea drepturilor şi intereselor legitime ale serviciului

Permanent Lucrătorii serviciului Numărul acţiunilor desfăşurate

Obiectiv specific 16.4. Sprijinirea procesului de consolidare şi unificare a legislaţiei specifice

10. Aplicarea strictă şi unitară a legislaţiei în activitatea serviciului

Permanent Lucrătorii serviciului Indicator calitativ

- Numărul neconformităţilor identificate

11. Elaborarea de propuneri în vederea îmbunătăţirii legislaţiei specifice


- Numărul propunerilor formulate

Indicator calitativ

- Numărul propunerilor aprobate/ Numărul propunerilor formulate

12. Aplicarea propunerilor care vizează specificul şi domeniul de activitate al serviciului


- Numărul propunerilor aplicate

Indicator calitativ

54

- Numărul propunerilor aplicate/ Numărul propunerilor aprobate

Obiectiv specific 16.5. Asigurarea unui nivel maxim de etică şi integritate a personalului

13. Identificarea zonelor de risc în combaterea conflictelor de interese şi a incompatibilităţilor

Trimestrial Consilierul de integritate

Zonele de risc identificate

14. Întocmirea declaraţiilor de avere şi de interese de către personal

Anual Întregul personal Numărul declaraţiilor completate

15. Transmiterea acestora către ANI Anual Consilierul de integritate

Numărul declaraţiilor transmise

16. Consilierea personalului cu privire la obligaţiile de etică şi integritate

Permanent Consilierul etic şi consilierul de

integritate

Numărul acţiunilor de consiliere

17. Întocmirea rapoartelor prevăzute de legislaţia în materie

Anual Consilierul etic şi consilierul de

integritate

Numărul rapoartelor întocmite

18. Transmiterea acestora către instituţiile prevăzute de lege

Anual Consilierul etic şi consilierul de

integritate

Numărul rapoartelor transmise

Obiectiv specific 16.6. Creşterea gradului de conştientizare şi îmbunătăţirea activităţilor de prevenţie

19. Organizarea de instruiri şi alte evenimente specifice

Trimestrial Persoana desemnată în acest sens

Numărul instruirilor şi evenimentelor organizate

20. Monitorizarea activităţilor de instruire Trimestrial Persoana desemnată în acest sens

Numărul rapoartelor de monitorizare

21. Evaluarea gradului de conştientizare Anual Şeful serviciului Indicatori cantitativi

- Numărul rapoartelor de evaluare

- Numărul măsurilor adoptate

55


- Numărul măsurilor implementate/Numărul măsurilor adoptate

OBIECTIV GENERAL 17. ASIGURAREA SPRIJINULUI, DE CĂTRE INSTITUŢIA PREFECTULUI – JUDEŢUL GORJ, ÎN PROCESELE DE DEZVOLTARE SECTORIALĂ LA NIVEL JUDEŢEAN ŞI REGIONAL

Obiectiv specific 17.1. Sprijinirea dezvoltării turistice a zonei Transalpina

1. Formularea viziunii Instituţiei Prefectului – Judeţul Gorj cu privire la dezvoltarea turistică a zonei Transalpina

Aprilie 2013 Manager public

Consilier de afaceri europene


Prefect Documentul elaborat de grupul de lucru şi aprobat de Prefect

2. Identificarea mijloacelor de promovare a viziunii instituţiei, în rândul actorilor politico-administrativi implicaţi/interesaţi




Numărul mijloacelor identificate

3. Acceptarea de către Prefect a mijloacelor propuse de grupul de lucru




Prefect Numărul mijloacelor aprobate

4. Stabilirea unui calendar de aplicare a activităţilor ulterioare, cu termene şi responsabili pentru desfăşurarea activităţilor

Mai 2013 Manager public



Prefect Calendarul aprobat de Prefect

5. Implementarea activităţilor acceptate de Prefect

Potrivit termenelor stabilite ]n calendar

Manager public

Consilier de afaceri

Prefect Numărul activităţilor implementate

56

europene


6. Promovarea întregii activităţi în mediul extern

Ulterior activităţii 4 Manager public


Prefect



- Numărul activităţilor de promovare

- Numărul instrumentelor de promovare utilizate

Indicator calitativ

- Impactul/rezultatele obţinute în urma promovării, evaluate de Cancelaria Prefectului

Obiectiv specific 17.2. Sprijinirea procesului de promovare culturală a judeţului Gorj

7. Definirea viziunii instituţiei cu privire la promovarea culturală a judeţului

Februarie 2013 Manager public



Prefect Viziunea formulată

8. Identificarea partenerilor potenţiali în desfăşurarea procesului

Martie 2013 Manager public



Prefect Indicator cantitativ

- Numărul partenerilor identificaţi

Indicator calitativ

- Numărul partenerilor care acceptă implicarea/Numărul partenerilor identificaţi

9. Identificarea mijloacelor şi a activităţilor de promovare a culturală a judeţului (inclusiv prin colectarea propunerilor

Martie 2013 Manager public

Consilier de afaceri

Prefect

Partenerii implicaţi

Numărul mijloacelor şi al activităţilor identificate

57

partenerilor identificaţi) europene


10. Stabilirea unui calendar/plan concret de atingere a obiectivului de promovare




Instituţia Prefectului


Calendar/plan elaborat şi acceptat de Prefect şi partenerii

implicaţi

11. Monitorizarea şi evaluarea gradului şi modului de îndeplinire a obiectivului de promovare

Ulterior stabilirii calendarului/planului

Manager public



Instituţia Prefectului


- Numărul activităţilor de monitorizare/evaluare

- Numărul propunerilor de îmbunătăţire a procesului de promovare

Obiectiv specific 17.3. Sprijinirea procesului de promovare economică a judeţului Gorj

12. Participarea la şedinţele CCOA Lunar/Trimestrial Vasile Văcaru Prefect Numărul şedinţelor CCOA

13. Consultarea CCOA cu privire la problemele specifice sectoriale

Permanent Vasile Văcaru Prefect Numărul domeniilor în au avut loc consultări

14. Invitarea la şedinţele CCOA a serviciilor publice deconcentrate cu atribuţii de îndrumare şi control

La şedinţele CCOA Vasile Văcaru Prefect Numărul serviciilor invitate

Obiectiv specific 17.4. Sprijinirea procesului de asociere a autorităţilor publice locale din judeţul Gorj, în vederea realizării în comun a unor servicii publice

15. Identificarea serviciilor publice care pot fi realizate în comun prin sistemul de asociere (servicii de audit şi inspecţie, urbanism şi amenajarea teritoriului, registrul agricol, servicii de utilităţi publice)

Februarie 2013 Prefect

Manager public

Vasile Văcaru Numărul serviciilor identificate

16. Identificarea mijloacelor, posibilităţilor tehnice de asociere şi a bunelor practici în domeniu

Februarie 2013 Prefect

Manager public

Vasile Văcaru Numărul elementelor identificate

58

17. Stabilirea unui calendar/plan concret de atingere a obiectivului propus

Martie 2013 Prefect

Manager public

Vasile Văcaru Calendarul stabilit

Obiectiv specific 17.5. Sprijinirea autorităţilor şi instituţiilor publice din judeţul Gorj, în vederea dezvoltării propriilor sisteme de management

18. Identificarea autorităţilor şi instituţiilor publice care au nevoie de sprijin în domeniul managerial

Permanent Prefect Numărul autorităţilor şi instituţiilor publice identificate

19. Desemnarea persoanelor responsabile cu sprijinirea concretă a autorităţilor şi instituţiilor publice

Permanent Prefect Persoanele desemnate

20. Efectuarea concretă a activităților de îndrumare

Permanent Persoanele desemnate Numărul autorităţilor şi instituţiilor publice îndrumate

Documents

Ordinul Prefectului nr. 38 din 18.02.2013 privind actualizarea