Omvärdering av innehållshantering för företag...det upp någonting som skakar om en marknad på ett sätt som ingen av oss förväntat sig. Det var exakt vad filsynkronisering

Omvärdering av innehållshantering för företag

RESURSPREMIUM

Allt du behöver för att planera inför molnet, mobiliteten med mera

Sponsras av

e-bok

2

omvärdering av innehållshantering för företagRESURSPREMIUM

innehållsförteckning

Kommer fildelning att ersätta din ECM-lösning? David Roe ....................................................................................................................................6

10 hinder på vägen till molnet, och vad du kan göra åt dem

Mike Ferrara ........................................................................................................................... 12

Molnet och mobilerna: Utmaningar inom informationshantering

John Mancini ...........................................................................................................................16

De 6 bästa personalmetoderna för ECMDavid Roe .................................................................................................................................24

Hanterar du innehåll? Börja med metadata John Horodyski ..................................................................................................................... 20

Från vår sponsor ...........................................................................................................5

Medarbetare .....................................................................................................................4

Förord ......................................................................................................................................3

3

Dagens företagsanvändare vill hitta informationen på jobbet på samma sätt som de gör hemma – i molnet, på vilken enhet som helst, när som helst och i rätt sammanhang.

Därför måste organisationerna ändra hur de presenterar företagsinformation på ECM-plattformar. Och de måste göra det nu, eftersom deras anställda och affärspartners använder inofficiella system för lagring och synkronisering av filer (EFSS-system) som hämtats från konsumentmarknaden.

Som en del av en månadslång djupdykning i ämnet undersökte reportrarna på CMSWire tillsammans med branschfolk de frågor och den utveckling som finns inom ECM. I denna e-bok finns deras analyser och bästa råd. Några av de viktigaste sakerna de kom fram till var:

ECM- och EFSS-plattformar kommer att samexistera. Men gränserna mellan dem kommer att suddas ut allteftersom båda kategorierna får utökad funktionalitet.

Hybridlagring är en tänkbar lösning. Vissa företag kommer aldrig att flytta all sin information till molnet. Vissa måste ha lokal lagring för att kunna uppfylla krav på styrning och säkerhet.

Metadata är nyckeln. De gör informationen enklare att hitta.

Vi hoppas att du tycker om den här titten på ECM och vi hoppas att den får dig att ställa rätt frågor och fatta rätt beslut. Berätta gärna vad du tyckte.

omvärdering av innehållshantering för företag tillbaka till innehållsförteckningen

RESURSPREMIUM

ECM: Förändring och utveckling

förord

4


RESURSPREMIUM

John ManciniJohn Mancini är VD för AIIM (Association for Information and Image Management), en global organisa-tion för informations-specialister.

John HorodyskiJohn Horodyski är delägare i Optimity Advisors och har över 15 års erfarenhet av managementstrategi.

Mike FerraraMike Ferrara är vice VD på avdelningen för juridisk Mana-gement Consulting på Duff & Phelps.

medarbetare

David Roe David Roe är en jour-nalist som bor i Paris och är reporter på CMSWire. Han är intresserad av infor-mationshantering, stordata och moln-tjänster.

CMSWire CMSWire, som publiceras av Simpler Media Group, Inc., tillhandahåller nyheter, råd och analyser till de specialister som driver på utvecklingen inom digitala innehållsstrategier, management och marknadsföring för ledande företag. Våra betrodda och innovativa analyser framställs av över 400 branschspecialister och redaktörer, och vi har varje kvartal över 750 000 inflytelserika personer som läsare.

Områden som vi täcker är bland annat digital teknik, kundupplevelser, digital marknadsföring, affärer på sociala media och informationshantering.

om oss

5

Det kan låta enkelt att implementera ett innehållshanteringssystem för företag (ECM) som uppfyller de behov och krav som dina anställda

har. Men många företag fokuserar för mycket på att utvärdera olika funktioner i ECM-systemet, i stället för att ta reda på hur och var deras anställda kan få ut ett mervärde av systemet.

Vi har pratat med tusentals användare om vad de vill ha i sin ECM-lösning, och det här är vad vi hörde:

1Se till att den är enkel… men säkerNu när fildelningsverktyg blivit allt populärare och kommit att användas

mer och mer, har företagen blivit medvetna om behovet av att upprätthålla en balans mellan å ena sidan säkerhet och dataskydd, och å andra sidan de anställdas behov av en enkel lösning för att dela dokument och samarbeta med personer utanför organisationen.

2Se till att den är tillgänglig överallt och hela tidenDagens personal är mer utspridd och mobil än någonsin tidigare, och

de behöver ha tillgång till verksamhetskritisk information vad än klockan är och var de än befinner sig. Att kunna använda ECM-appar på sina mobiler för att komma åt information och delta i arbetsflöden när de inte är på kontoret håller på att bli någonting de förväntar sig och inte längre bara någonting som är ”bra att ha”.

3Se till att den är smartDet är bra med snabb och precis tillgång till strukturerade data och

till ostrukturerat innehåll, men genom att på ett intelligent sätt koppla samman innehåll och sammanhang börjar värdet av ECM att visa sig. Om informationen i strukturerade datasystem (CRM, ERP) på ett smart sätt kan kopplas till ostrukturerade datalager i ett ECM-system kommer informationen att bli relevant. Till exempel kan ett affärsförslag vara viktigt eftersom det gäller en viss kund som hanteras i CRM-systemet, eller en faktura kan vara intressant eftersom den gäller en viss leverantör eller ett visst projekt. I en sådan integrerad miljö går det att omedelbart få tillgång till den mest aktuella informationen, oavsett i vilket system den finns.

från vår sponsor

ECM: Lyssna på dina användare!

Mika Javanainen, senior direktör på produktavdelningen, M-Files Corporation

M-Files hjälper företag att hitta, dela och skydda dokument och information. Även inom strikt reglerade branscher.

Tel: +1.972.516.4210

e-postadress [email protected] @M_Files

6

omvärdering av innehållshantering för företagtillbaka till innehållsförteckningen

RESURSPREMIUM

EFSS (Enterprise File Sync and Share) är en disruptiv innovation som dök upp

inom informationshanteringen för några år sedan. Kontorsarbetare i hela världen

var snabba att konvertera eftersom de var trötta på stora, svåranvända och

tillverkarspecifika innehållshanteringssystem för företag (ECM). Allt eftersom fler och

fler anställda började använda EFSS började fler och fler analytiker och leverantörer

diskutera om ECM som system var på väg att försvinna. Men kan det verkligen vara

möjligt? Jämfört med ECM-system har EFSS en relativt begränsad funktionalitet.

ProblemetVisst, du kan skicka runt filer i bolaget. Du kan till och med skicka filer genom

brandväggarna till kollegor, kunder och vem som helst så fort och okontrollerat

att IT-cheferna skakar som asplöv. Men kan denna teknik verkligen ersätta ECM?

Ja? Nej? Kanske?

Än är det ingen som riktigt vet och frågan skapar fortfarande debatt bland dem

som arbetar med företags-IT. Det finns ett starkt stöd för båda sidorna i de många

statistik- och forskningsrapporter som leverantörer, branschorganisationer och

oberoende forskningsinstitut tagit fram.

För att få en bättre inblick i vad som händer och hur den här debatten kommer att

sluta frågade vi ett antal människor i branschen vad de trodde.

Kommer fildelning att ersätta din ECM-lösning?

av david roe

7

omvärdering av innehållshantering för företagtillbaka till innehållsförteckningen

RESURSPREMIUM

frågan

Kommer EFSS-företagssystem för fildelning att ersätta ECM?svaren ▼

Med jämna mellanrum under en branschanalytikers karriär dyker

det upp någonting som skakar om en marknad på ett sätt som

ingen av oss förväntat sig. Det var exakt vad filsynkronisering

och fildelning gjorde för några år sedan.

Från början lanserades detta som ett verktyg där konsumenter

kunde dela fotografier men på nolltid började användandet av

dessa verktyg växa på företagen. Verktyg för att hantera filer

är förstås ingenting nytt.

Dokumenthanteringssystem har utvecklats i över 20 år.

Men verktyg för dokumenthantering och ECM löste bara en

del av problemet eftersom de bara var effektiva för verkligt

verksamhetskritiska filer.

De filerna utgör bara en bråkdel av det digitala sopberg som har

drabbat våra företag. Den strikta säkerheten i ett ECM-system varken

behövs eller kan rättfärdigas för de flesta filerna. EFSS-systemen har

en tillräckligt enkel filhantering och erbjuder en verklig mobilitet för

lokala filer som tidigare var strikt kontrollerade.

Att EFSS-systemen är så lättanvända och så mobila gör dem

mycket populära bland slutanvändarna, vilket innebär att de

kommit för att stanna. Men det ser inte ut som att de kommer att

slå ut ECM-implementeringarna under den närmaste tiden. Det

som slås ut är i stället gamla filservrar och SharePoint-installationer.

EFSS är ett dynamiskt alternativ till de klumpiga och relativt statiska

föregångarna.

ALAN PELZ-SHARPE,

FORSKNINGSCHEF

FÖR SOCIAL BUSINESS

PÅ 451 RESEARCH

Alan Pelz-Sharpe har det övergripande ansvaret för att hålla koll på Social Business-tekniken och de trender som råder där, vilket bland annat omfattar samarbete över sociala media, regelef-terlevnad och juridik, marknadsföring och försäljningsautomati-sering samt integration. Han har över 25 års erfarenhet av IT-bran-schen och har arbetat med många olika slutan-vändarorganisationer och leverantörer runt om i världen. Han var tidigare delägare i The Real Story Group.

8


ECM som marknad kanske inte kommer att växa så spektakulärt i framtiden. Men

en effektiv ECM-implementering är i själva verket ett högkonfigurerat, processdrivet

affärsprogram. ECM-system är specialanpassade program som tagits fram för att

automatisera och styra specifika affärsaktiviteter.

I sådana fall är EFSS inte ett alternativ, även om några av dessa system med tiden

kommer att få fler funktioner av den typen för att jämna ut skillnaderna. ECM är

inte sexigt, men det är viktigt och kommer inte att försvinna under den närmaste

tiden.

Från början var fildelningssystem tänkta att erbjuda den enkelhet

som saknades i många ECM-produkter. Det var faktiskt så att

Box och andra aktörer i sin marknadsföring försökte positionera

ECM som ett fult ord och sina egna produkter som framtidens

lösning.

Det var fem år sedan. Om vi snabbspolar till dagens datum har

fildelningsvärlden blivit väldigt överbefolkad och produkterna

mer lika varandra.

Därför försöker leverantörerna skapa ett mervärde och lägga

till funktioner som sträcker sig bortom enkel lagring av filer.

I det ingår att bygga in avancerade funktioner för arbetsflöden

och taggning, och även andra ovanliga specialfunktioner som

mest förekommer i ECM-världen. Det ironiska är att vi nu ser

hur fildelningsverktygen håller på att bli till de produkter som

man från början uppmanade kunderna att överge.

På kort sikt kommer fildelningsverktyg inte att ersätta ECM

helt, men de kommer att ta över vissa användningsfall och

därigenom också en del av budgeten. I det långa loppet

kommer fildelningslösningar som Box att direkt konkurrera

med några av de etablerade ECM-verktygen.

ALEX GORBANSKY,

VD FÖR OCH EN AV

GRUNDARNA TILL

DOCURATED Alex Gorbansky var tidigare VD för Frontier Strategy Group (FSG). Innan dess var han konsult på Boston Consulting Group, där hans arbete var inriktat på naturresurssektorn. Han har också haft strategiska befattningar på Loudcloud och EMC.

Kommer EFSS-före-tagssystem för fildelning att ersätta ECM?

tillbaka till innehållsförteckningen

9


För att utvärdera hur sannolikt det är att EFSS-system kommer

att ersätta konventionella ECM-lösningar i stor utsträckning är

det bra att först förtydliga vad man själv tror om ECM-produkter.

ECM-system kommer att ersättas av EFSS-system om man

antar att:

Komponenterna för samarbete kring redigering och publicering av dokument i alla ECM-system är lika djupgående och har samma blandning av grundläggande och specialiserade funktioner.

Samarbete kring redigering och publicering av dokument är alla ECM-systems kärnkompetens

Lagringsplatser för transaktions- och ärendedrivna innehållshan-teringslösningar är en vara som saknar sofistikerade möjligheter till att utnyttja metadata, händelser och affärslogik för att låta personer och system använda datafiler och tillhörande informa-tionsresurser på ett dynamiskt och sammanhangsbaserat sätt.

Content Management Interoperability Specification (CMIS) är en effektiv integrationsmetod för att göra EFSS-system kapabla att låta BPM-paket och företagsprogram (t.ex. ERP, CRM) utnyttja dataresurser vid transaktions- och ärendehantering.

Om du i likhet med mig tycker att dessa antaganden är felaktiga, då verkar inte längre tanken på att EFSS kommer att ersätta ECM oundviklig, utan snarare osannolik. I stället tror jag att EFSS och ECM kommer att komplettera varandra, och att detta huvudsakligen kommer att ta sig följande tre uttryck:

ECM-leverantörer kommer att utveckla eller förvärva EFSS-funktioner som integrerade tillägg till en befintlig lösning. Dessa tillägg kommer vanligtvis att ha många funktioner men skräddarsys efter de användningsfall som ECM-produkten oftast används i.

Leverantörer av vanliga ECM-lösningar kommer att utveckla eller förvärva EFSS-system som ska tjäna som fristående slutprodukter, vilka skapar mervärde som en del av en produktportfölj. Återigen kommer dessa slutprodukter vanligtvis att ha många

funktioner men skräddarsys efter leverantörens målmarknader.

KEN BURNS, MARKET

INSIGHTS MANAGER

PÅ HYLAND Ken Burns är Market Insights Manager på Hyland, som skapat OnBase. Han ansvarar för forskning och underrättelse kring konkurrenter, marknadssegmen-tering, strategisk positionering samt branschöverskridande trender inom ECM, BPM, ärendehantering och relaterad teknik. Han har arbetat inom ECM-sektorn i nästan 15 år.



10


Olika typer av EFSS-system, både av konsumenttyp och specialanpassade lösningar

för strikt reglerade miljöer, kommer att användas samtidigt med ECM på företagen.

Under de senaste två årtiondena har ECM-programpaket huvudsakligen utvecklats

genom att kombinera och införliva befintliga tekniker från närliggande områden.

EFSS hotar inte att avsluta den utvecklingen – det betyder snarare att den kan

fortsätta.

EFSS kommer inte att ersätta ECM. Men det är en del av

störningarna i ECM-världen.

Företagsanvändare dras till fildelnings- och synkroniserings-

plattformar (oavsett om arbetsgivaren godkänt detta eller inte)

eftersom dessa verktyg oftast är mer lättillgängliga och enklare

att använda än de verktyg som företaget tillhandahållit för

hanteringen av dokument och annan affärsinformation. Men

dessa fildelningslösningar saknar ofta de rejäla ECM-funktioner

som krävs för att uppfylla de stränga krav på säkerhet, arbetsflö-

den och regelefterlevnad som gäller för många företag.

Informationshanteringen heliga gral är att leverera en mer

användarvänlig och samarbetsvänlig arbetsyta, med enkla

fildelningsfunktioner som gör det möjligt att komma åt

informationen överallt, när som helst och på alla sorters

enheter, utan att för den sakens skull behöva välja bort

ett riktigt företagssystem för informationshantering och

informationskontroll.

Då uppfylls kraven på säkerhet och regelefterlevnad, samtidigt

som systemet har funktioner för mer långtgående affärsbehov,

som automatisering av affärsprocesser och versionskontroll.

Både informationshanteringslösningar i storföretagsklass som

ECM och fildelningstjänster kommer att fortsätta att anpassas

och utvecklas. Men en sak som är säker är att spridningen av

GREG MILLIKEN, VICE VD

FÖR MARKNADSFÖRING PÅ

M-FILES

Greg Milliken är ansvarig för den globala marknads-föringen. Han har 20 års erfarenhet från många olika teknologiföretag. Tidigare har han varit VD för Alibre, en leverantör av 3D CAD/CAM-pro-gramvara, och vice VD för marknadsföring på Knowledge Revolu-tion, som förvärvades av MSC Software. Han var också med och grundade AccelGraphics, en leverantör av maskin-vara till 3D-grafik som var det åttonde snabbast växande företaget i Silicon Valley 1997.



11


billiga, och ibland även kostnadsfria, plattformar för delning och synkronisering

innebär att kostnaderna för lagring aldrig varit lägre.

Att skapa ett mervärde och en produkt som skiljer sig från konkurrenternas kommer

mer och mer att bygga på avancerade möjligheter att verkligen kunna kontrollera

och hantera information och processer, till skillnad från att bara lagra och dela filer

i molnet.

Att fildelningsverktyg är så populära är ett tecken på en

spänning mellan den typen av verktyg som användarna

vill ha och de verktyg som företaget behöver.

Användarna letar efter enkla verktyg som är lätta att använda

och får jobbet gjort. Deras krav är mycket enklare än företagets.

De vill ha en engagerande upplevelse med hög prestanda och

som inte kräver någon utbildning, vilket innebär att det inte får

finnas för många funktioner.

Företagen behöver kontroll och ansvarstagande. De behöver

säkerhet, informationsstyrning, integration med andra system

och en bred uppsättning funktioner.

Den första vågen av EFSS-verktyg riktade sig bara till slutan-

vändarna, men nu vill leverantörerna att det ska vara företa-

gens inköpare som köper produkterna, i stället för enskilda

användare. De vänder sig till företag med ett stort antal

användare och erbjuder dem företagslicenser. När det

händer kommer företagen att ha mycket mer att säga till

om vilka funktioner som kommer med i nästa version.

EFSS-systemen kommer att börja få företagsfunktioner och i princip

börja förvandlas till ECM-produkter. De flesta EFSS-system kommer

inte att gå den vägen utan i stället försvinna. Under tiden kommer

ECM-leverantörer helt enkelt lägga till EFSS som en funktion i sina

ECM-plattformar vilket är precis vad vi redan gjort på OpenText. n

LUBOR PTACEK, VICE VD,

PRODUKTMARKNADS-

FÖRING PÅ OPENTEXT Lubor Ptacek har tidigare arbetat med stora namn som EMC, Documentum, Vignette och Novell. År 2008 anslöt han sig till OpenText, där han leder marknads-föringsarbetet inom hela företaget med produktmarknads-föring, varumär-keskommunikation, tankeledarskap och teknisk marknadsfö-ring. Han sitter också i styrelsen för Associ-ation for Intelligent Information Manage-ment (AIIM).



12


Nu när trycket på företagen att hantera tillväxten av sitt digitala innehåll växer ordentligt

har molnleverantörerna lanserat ett antal förbättringar för att vinna deras gunst.

Molntjänster som riktar sig till konsumenter finns överallt och molnet används mer och

mer inom företagen. Men IT-avdelningarna saknar fortfarande kunskaper om hur de

ska ta sig an molntjänsterna.

Under de senaste fem åren har jag prövat min uthållighet på olika molnprojekt av alla

former och storlekar för mina kunder. Det har lett till misslyckanden, framgångar och

flera situationer där det krävdes ett antal noga uträknade kompromisser för att uppnå

projektmålen. Så vad gör en bra konsult efter att ha lärt sig en sådan läxa? Han gör en

lista. Här följer de 10 vanligaste hindren på vägen till molnet och sex tips om hur de

kan undvikas.

10 hinder

1 Kundens invändningar: Dina kunder kan vända sig mot att lagra sitt innehåll

på molnservrar, vilket ofta är inskrivet i affärsavtal. Oavsett om de har rätt eller

inte kan detta sätta käppar i hjulet för dina planer på att flytta till molnet.

10 hinder på vägen till molnet, och vad du kan göra åt dem

av mike ferrara


13


2 Strikt reglerade branscher: Kunder som verkar inom strikt reglerade

branscher eller som måste uppfylla komplexa efterlevnadskrav kan behöva

en högre säkerhetsnivå än vad din molnleverantör kan leverera.

3 Globala kontor: Kunderna kan kräva att deras data lagras inom specifika

områden där din molnleverantör inte har någon verksamhet. Ett vanligt

exempel är företag utanför USA som inte vill ha sina data inom räckhåll

för den amerikanska regeringen.

4 Rädsla: Användarna kan vända sig mot molnlagring för att de helt enkelt är

rädda för den. Detta kan vara en stark drivkraft som motarbetar alla initiativ

för att införa nya IT-tjänster inom affärsenheterna.

5 Utmaningar kring processer: E-Discovery kan bli svårare om du inte på ett

enkelt sätt kan integrera molndata i den befintliga granskningsprocessen.

6Databorttagning: Du kan kanske inte garantera bortom allt rimligt tvivel

att dina data verkligen försvinner när du vill att de ska raderas.

7 Sekretessfrågor: I USA är många människor fortfarande rädda att

molnleverantörer kommer att bryta mot sina egna sekretesspolicyer

om regeringen frågar efter information.

8Supportbehov: Fjärranvändare eller kontor på avlägsna platser får kanske

inte samma kvalitet på tjänsterna som de är vana vid med lokala tjänster.

9 Befintliga tjänster: De befintliga konsumentmolntjänster som används

i nätverket försvårar för dig att införa företagsmolntjänster som gör

samma sak.

Kostnaderna: Ett antal prenumerationsavgifter blir snabbt mycket pengar

och det blir svårt att sälja in molntjänster till ledningen med kostnaden som

främsta argument. Detta gäller framför allt när de befintliga systemen inte

är nära livscykelns slut och det redan gjorts stora investeringar i dem.

10


14


Eftersom det finns så många olika saker att tänka på är det viktigt att planera.

Och sedan planera mer. Det är inte ovanligt att organisationer kastar ut tilltänkta

molntjänster om de inte uppfyller förväntningarna. Den goda nyheten är att det

inte är något fel med det, om du bara skapar de rätta förväntningarna.

tips från fältet

Hur kan man förhindra, undvika eller ta itu med de hinder som räknats upp ovan?

Prova produkten innan köp. Det går bra att provköra en

molntjänst innan man bestämmer sig för den. Leta upp en isolerad affärsenhet, en

användargrupp eller ett projekt som kan användas för att utvärdera en molntjänst.

Om analysen görs på rätt sätt bör du kunna avgöra om en viss molntjänst passar

för hela organisationen eller inte.

Redovisa besparingarna tydligt och korrekt för ledningen. Detta är särskilt viktigt om en kostnadssänkning är det

främsta målet. De långsiktiga prenumerationskostnader som många molntjänster

har räcker inte för att motivera beslutet att flytta till dem. Dessutom kan de lägre

implementeringskostnaderna överskuggas av de svåra utmaningar du står inför när

molntjänsterna ska integreras med de lokala tjänsterna. Om du inte räknar med

detta riskerar du att budgetera kostnaderna för den övergripande implementeringen

för lågt.

Ta med juridikavdelningen och efterlevnadsteamen i processen. En ofta förbisedd del av flytten till molnet är att låta juridikavdelningen och/eller

efterlevnadsteamen gå igenom avtalen med molnleverantörer och datahanterings-

policyer i god tid innan beslutet ska fattas. För organisationer som inte har en lång

och formell upphandlingsprocess är detta mycket viktigt, eftersom vissa IT-avdel-

ningar fritt kan anlita leverantörer utan noggrann genomgång av kontrakten.


15


Tänk på vad du har för plan för katastrofåterställning. Se till att jämföra den med molnleveran-

törens serviceavtal. Om du märker att du måste kompromissa på något sätt bör

du noggrant överväga vad det kan ha för påverkan på din organisation.

Planera för driftavbrott. Det enda du kan garantera är att

du utan tvekan kommer att råka ut för någon form av driftavbrott, även med

molntjänster. Överväg att implementera en serverinstans i varmt vänteläge

eller en cachelagrad miljö som finns lokalt om behov skulle uppstå. Beroende

på hur viktig tjänsten är kan detta vara verksamhetskritiskt.

Genomför en intern kommunikationskampanj. Om användarbasen får reda på att molntjänster kanske kommer att införas kan det

motarbeta rädsla och otydlighet. Du kan bespara dig en del pinsamheter genom att

vara tydlig med att det kommer att vara en utvärderingsperiod innan några konkreta

tjänster införs i produktionsmiljön. n


16


Även om tekniken för med sig stora möjligheter så uppstår ett antal nya problem

för varje problem som löses. Ta informationshanteringen som exempel. Den har

förändrats intill oigenkännlighet under det senaste årtiondet. ECM-system (Enterprise

Content Management) har gjort lagring, hantering och användning av traditionella

informationsformer enklare än man någonsin trott var möjligt.

Men andra tekniker har inneburit att själva informationsvolymen på ett modernt

företag växer i en sådan takt att det blivit en otacksam uppgift att hålla reda på

varenda plan, förslag, video, e-postmeddelande, whitepaper och artikel.

Vi blir hela tiden påminda om hur viktigt det är att hantera dessa informations-

resurser i den digitala ekonomin. Men många organisationer som vi pratar med

känner att de håller på att drunkna i ett hav av data och information. De sprängfyll-

da lagringsservrarna blir fler och fler, och företagen oroar sig över hur stor risk det

är att informationen läcker ut, och vad det kan få för följder.

Enkelt uttryckt har molnet och mobilerna ändrat allt, inte minst

informationshanteringen.

Molnet och mobilerna: Utmaningar inom informationshantering

av john mancini


17


molnet: både möjlighet och hot

Molnet är inte nytt, men förblir en ständig källa till hot och möjligheter för många

organisationer. Och medan det pågår ett större plattformskrig mellan leverantörerna

kommer detta inte att förändras snart.

Samtliga plattformsleverantörer har satsat sin

framtid på molnet. Vid den här tidpunkten

i molnets utveckling ligger leverantörerna långt

före användarna. Så Google, Microsoft och

IBM letar alla efter sätt att låsa in användarna

i just deras molnplattformar.

Det går inte att undkomma molnet, men det uppstår säkerhetsrisker i och med att

informationen hanteras i molnet.

När dokument och information delas är ofta externa samarbetspartners inblandade,

men konventionella, lokala system har avsiktligen konfigurerats för att förhindra

att personer utanför företaget får tillgång till informationen. Det leder till att

användarna använder sig av fildelningstjänster som riktar sig till konsumenter, till

exempel Dropbox, Skydrive, iCloud, Google Drive och YouSendIt. Dessa medför

olika säkerhetshot och gör informationschefer oroliga över att verksamhetskritisk

information ska läcka ut ur organisationen.

mobila utmaningar

Mobila enheter innebär liknande möjligheter och hot. Fjärråtkomst

är en viktig del av informationsdelning och samarbeten. Och den

åtkomsten måste kunna ske från en mängd olika mobila enheter.

Många organisationer ser mobil åtkomst till innehållet som livsviktig, framför allt

möjligheten att interagera med ECM-arbetsflöden – kommentera, godkänna och

redigera dokument. De anställda driver också på den här övergången till ett mobilt

arbetssätt, och de motiveras till det av föränderliga arbetsmönster och en önskan

att få livspusslet att gå ihop genom att kunna arbeta utanför vanliga kontorstider.

Enkelt uttryckt har molnet och mobilerna ändrat allt, inte minst informationshanteringen.


18


Företagen ser hur stödet för mobila enheter till

kunskapsarbetare kan förbättra produktiviteten

och effektiviteten i processerna. Men mobilan-

slutningar som alltid är aktiva – till flera olika

enheter och operativsystem – medför helt

egna utmaningar.

Molnet och mobilerna har verkligen förändrat

allt. De har förändrat våra idéer om var vi kan

arbeta, när vi kan arbeta, med vem vi kan arbeta och på vilka enheter vi kan arbeta.

Att ta itu med detta är en utmaning vad beträffar informationshanteringen. Men det

är inte omöjligt.

informationshantering år 2015

Modeller med hybridmoln är ett sätt att behålla några av

fördelarna med molnet, samtidigt som riskerna minimeras.

Även om många företag skulle dra sig för att lägga upp all sin

information i molnet känner många sig mer bekväma med att

använda en hybridmodell.

I hybridmodeller lagras den verksamhetskritiska informationen säkert lokalt och

den mer aktiva information som man samarbetar kring flyttas till molnet. Att

tillhandahålla molnbaserade fildelningstjänster i storföretagsklass är nästa stora

steg för många organisationer, för att undvika att behöva använda alternativ som

är riktade till konsumenter.

Att ta itu med problemen kring informationsstyrning är ytterligare en utmaning.

Grunden i god informationsstyrning är en stabil och väl utarbetad policy för

informationsstyrning – teknologin behöver tydliga regler. En heltäckande policy

för informationsstyrning täcker många olika sorters information, även rörlig

information – på USB-minnen, i molnet, på mobiler och så vidare.

Modeller med hybridmoln är ett sätt att behålla några av fördelarna med molnet, samtidigt som riskerna minimeras.


19


Men den kanske största utmaningen inom informationshanteringen 2015 är

att mobila enheter och molntekniken ökar volymen, variationsrikedomen och

hastigheten för informationen. Det innebär att ett av de främsta målen för

de flesta organisationerna är att utvinna riktiga affärsinsikter ur den – att hitta

affärsmöjligheterna i informationskaoset. Det är en utmanande väg att gå men

en som i slutändan kommer att betala sig. En viktig del i att uppnå detta är en

produkt med en uppsättning analysverktyg, framför allt om den är väl integrerad

med befintliga system för lagring och sökning.

Informationshanteringen år 2015 är inte någonting enkelt. Den har för alltid

förändrats av den nya teknik som molnet och de mobila enheterna medfört.

Men genom att kombinera information och processer på nya och oväntade

sätt kan företagen dramatiskt lindra riskerna, minska processkostnaderna,

bättre kommunicera med kunder, anställda och partners och förvandla

information till insikter. n


20


För att effektivt kunna hantera och utnyttja kunskapen inom ett företag behöver du

ha en metadataplan. För att lyckas med implementeringen av en innehållsrelaterad

strategi – oavsett om det gäller data, digitala resurser eller text – krävs att ett heltäck-

ande metadataschema införs samt att detta stöds av tekniken, människorna och

processerna.

Att skapa ett DAM- eller CMS-system utan en metadataplan är som att kasta ned

pappren i en omärkt låda. Den systematiska organisering som metadata innebär ökar

avkastningen på investeringen i ett innehållshanteringssystem eftersom den skapar

möjligheter att hämta in, hitta, dela och implementera resurser.

vad är metadata?”Metadata är ett kärleksbrev till framtiden” – Okänd

Metadata är helt enkelt information som beskriver andra data – data om data.

Metadata är de beskrivande, administrativa och strukturella data som definierar

olika resurser.

Beskrivande metadata beskriver en resurs så att den kan hittas

och identifieras (dvs. information som du skulle använda om du sökte efter den).

De kan innehålla element som titel, skapad av, författare och nyckelord.

Hanterar du innehåll? Börja med metadataav john horodyski


21


Strukturella metadata anger vad

sammansatta objekt består av, till exempel hur en

digital bild har konfigurerats enligt EXIF-data, eller

hur sidorna har ordnats i kapitel (t.ex. filformat,

fildimension, fillängd).

Administrativa metadata ger

information som hjälper till med hanteringen av en

resurs. Två vanliga underuppsättningar av administrativa

metadata är metadata för rättighetshantering (som

gäller immateriell egendom) och metadata för bevarande

(som innehåller den information som krävs för att arkivera

och bevara en resurs).

Som en strukturell komponent i ett DAM- eller CMS-system blir metadata en resurs

i sin egen rätt – och en viktig resurs, dessutom. De är den grund som behövs för att

göra resurserna lättare att hitta och komma åt och på så sätt mer värdefulla. Med

andra ord: Metadata förvandlar information till ”smarta resurser”. Att bara digitalisera

video, ljud, grafik ger en viss bekvämlighet, men det är möjligheten att hitta, dela

och implementera filer utifrån specifika attribut som utvinner den fullständiga

potentialen och värdet ur filerna.

den som söker, han finner”Att söka efter det man vill ha är som att jaga någonting som inte vill bli jagat. Det tar tid att få dansen perfekt, att skapa någonting minnesvärt.” – Fred Astaire

Forskning visar att personal slösar bort mycket tid på att leta efter befintliga resurser

och återskapa dem när de inte kan hitta dem. Denna borttappade produktivitet och

redundans som uppstår när det inte går att hitta resurser är dyr. Ineffektiviteten blir

bara värre med tiden allteftersom ett system växer, utvecklas och utsätts för nya

informationstyper och användare.

Det har uppskattats att ungefär 800 neologismer (nya ord och fraser) tillkommer

i det engelska språket varje år. Metadata är en ögonblicksbild som speglar de

affärsprocesser och mål som gällde vid en viss tidpunkt. I en ständigt föränderlig

Forskning visar att personal slösar bort mycket tid på att leta efter befintliga resurser och återskapa dem när de inte kan hitta dem.


22


affärsmiljö måste metadata kunna utvecklas med tiden. Om metadata underhålls och

styrs på ett bra sätt kommer de att fortsätta att fungera även när affärsbehoven växer.

Bästa sättet att planera för framtida förändringar är att se till att det finns ett effektivt

lager av styrning över alla metadata. Kom ihåg att metadata är en ”ögonblicksbild”

från en viss tid. Ta er tid att hantera språket och ha kontrollen över förändringen.

varför metadata

Metadata är bästa sättet att skydda och försvara digitala resurser från informations-

överbelastning och felaktig hantering. Investera den tid, den energi och de resurser

som krävs för att identifiera, definiera och organisera de digitala resurserna så att de

går att hitta. Metadata gör det lättare att hitta resurserna genom att:

Göra det möjligt att hitta resurserna utifrån relevanta sökvillkor

Identifiera resurserna

Sammanföra liknande resurser

Avskilja resurser som inte liknar varandra

Tillhandahålla platsinformation

Du vet att de digitala resurserna är mycket viktiga för företagets verksamhet.

Du vill att det alltid ska gå att hitta dem inom den digitala livscykeln, från det att

de skapas till det att de hittas och implementeras. För att åstadkomma detta bör

du upprätta system som gör att användarna känner sig trygga med att de data

de hittar är korrekta och användbara. Metadata ökar avkastningen på investeringen

för resurserna och skyddar också mot förlorade affärsmöjligheter. Tänk på hur den

digitala upplevelsen kommer att se ut för användarna och se till att de identifierar,

hittar och upplever resurserna på det sätt som avsågs. Det är ett nödvändigt försvar.

Metadata är grunden i varje digital strategi. De behövs för att kunna leverera en

optimerad och engagerande upplevelse för kunderna. Det finns andra viktiga saker

att göra också, som att bygga rätt team, genomföra rätt affärsstudie och utföra en

effektiv kravframtagning – men ingenting kan ersätta en effektiv metadatagrund.

Målet med att lagra resurser är att hitta dem – de vill bli hittade. Metadata hjälper

dig att skapa rätt system för rätt användare.


23


ett pågående arbete

”En resa på tusen mil börjar med ett enda steg”, och det finns ingen större resa att

ge sig ut på än den som handlar om informationshantering. Metadata blir aldrig

riktigt klara. Det är en kontinuerlig process av förbättringar och utveckling som

kräver tid och arbete. Som med alla bra metoder för styrning måste man hålla full

koll på de förändringar som sker. Hur sofistikerade metadata är beror på hur de

utvecklas inom en organisation.

Metadata är viktiga. Det är varken en trend eller ett modeord. Metadata är den mest

praktiska tillämpningen av resurshantering och datahantering, och de gör det möjligt

att skapa, hitta och i slutändan implementera och använda data. Sätt igång nu! n

Designa metadata: Var börjar man?Vägen till god metadatadesign börjar med insikten att digitala resurser måste identifieras, organiseras och vara tillgängliga för sökningar. Följande tre frågor utgör starten för en sådan design:

Vilka problem behöver du lösa?Identifiera organisationens affärsmål och hur metadata kan bidra till att uppnå de målen. Målet är att det ska vara ”sammanhållet” och inte ”sönderdelat”.

Vem ska använda metadata och till vad? Tänk på vem som ska använda dessa metadata och bestäm hur mycket metadata som behövs. Den bästa strategin är korrekt information.

Vilka typer av metadata är viktiga för dessa processer? Var tydlig när det gäller dagens behov och planera för flexibilitet i framtiden genom att ta fram en utbyggbar modell som kan växa och utvecklas med tiden.

123

Metadata är grunden i varje digital strategi.


24


Även om företag dras till den elegantaste, nyaste tekniken kan ingenting ersätta

en välutvecklad ECM-strategi, men nästan hälften av de företag som deltog i en

undersökning som utfördes av den ideella konsultorganisationen APQC berättade

att deras organisationer var dåliga på att hantera innehåll.

Färre än 20 procent av de som svarade skyllde på tekniken. Problemet, som de

var överens om, rörde frågor kring förändringshantering, organisationsstruktur

och ansvarstagande.

skyll inte på tekniken

Dessa resultat, som publicerats i APQC-rapporten ”Connecting People to Content”,

visar att de flesta teknologier som krävs för att hantera informationen inom företaget

redan har implementerats. Det som saknas: att göra bättre bruk av befintlig teknik,

i kombination med en effektiv strategi för informationshantering.

Rapporten är baserad på frågesvar från 500 anställda i början av 2014. Den fokuserar

på själva företagsinformationen och på vad företagen kan göra för att göra den mer

effektiv. Där framgår att 43 procent av de som deltog i undersökningen antingen

hanterar informationen minimalt eller inte alls, och att de försöker täcka över

bristerna med ny teknik.

De 6 bästa personal-metoderna för ECM av david roe


”Vi upptäckte att en målinriktad strategi som skapar

ett kontinuerligt ansvarstagande för skapandet

och underhållet av informationen är viktig för att

lyckas. Effektiva innehållsteam förstår vad de som

arbetar med innehållet och slutanvändarna inom

organisationen behöver. De förstår sin publik och

tillhandahåller verktyg och processer som ligger i linje

med hur människorna vill bidra, komma åt, dela och återanvända kunskapen inom

organisationen”, säger Lauren Trees, forskningschef inom Knowledge Management

på APQC.

Här ligger fokus på människorna. Om tekniken ska kunna skapa möjligheter i stället

för att få skulden för att den används på fel sätt på företaget, menar APQC att

företagen måste röra sig mot personerna och skapa processer som kommer att

engagera de anställda, utveckla innehåll och matcha personerna med resurserna

(oavsett om resurserna är mänskliga eller tekniska).

Men antalet innehållstyper växer – tack vare wikis, konversationer på sociala media,

presentationer och video.

Det finns enorma problem med denna tillväxt, till exempel lagring, åtkomst och

upptäckt, för att inte tala om det ständiga problemet med att hitta rätt innehåll till

pågående uppgifter. Hur ska de anställda kunna skilja bra innehåll från dåligt och

hur kan organisationerna maximera värdet av sitt innehåll och leverera det till de

anställda i rätt kontext?

vikten av processer

Även om det förekom många olika frågor, var ett av målen att identifiera hur

effektiva innehållshanteringssystem är på att ta fram relevant innehåll och göra

det möjligt för de anställda att hitta det de behöver.

I undersökningen kom man fram till följande: även om 43 procent av de som

svarade sa att innehållshanteringen inom deras organisation var ineffektiv, var

det färre än 25 procent som sa att den var effektiv.

Hur kan organisatio-nerna maximera värdet av deras innehåll?

25

omvärdering av innehållshantering för företagRESURSPREMIUM tillbaka till

innehållsförteckningen

26


Färre än 25 procent sa att problemet berodde på tekniken. Problemen

rörde snarare frågor kring förändringshantering, organisationsstruktur

och ansvarstagande, står det i rapporten.

APQC drog slutsatsen att de anställda inte följer de befintliga processerna för

innehållshanteringen eller att organisationerna inte hade definierat tillräckligt

tydliga ägarskapsmodeller för verktygen och metoderna.

ansluta människorna till innehållet

APQC utförde också en studie som baserades på en undersökning av fem organi-

sationer vars syfte var att identifiera de bästa metoderna för innehållshantering.

I denna studie framträdde ett antal attribut som alla hade en sak gemensamt:

de organisationer som hade de bästa metoderna förstod verkligen vilka som

var målgruppen för innehållet.

Resultatet är att deras verktyg och processer ligger i linje med hur människorna

vill bidra till, komma åt, dela och återanvända kunskapen inom organisationen.

Det är på grundval av detta som APAQ identifierat 20 olika metoder för utveckling

och hantering av innehåll, som grupperats kring sex teman.

Utveckla en innehållsstrategiOrganisationerna behöver utveckla en innehållsstrategi som ser till att skapandet av

innehållet ligger i linje med affärsmålen. Detta genom att koppla samman det sätt

på vilket de anställda interagerar med innehållet och företagets övergripande arbete.

De måste också fördela ansvarstagandet mellan de som äger de innehållsrelaterade

processerna och de som äger innehållet. Innehållsstrategin bör utvecklas utifrån

behoven hos de som faktiskt använder innehållet. De organisationer som har de

bästa metoderna har tydligt identifierat interna och externa målgrupper och byggt

upp sina innehållsprocesser, verktyg och förbättringar kring målgrupperna.

1


27


Skapa användbart innehållDe som skapar innehållet måste anpassa dess typ och format efter den avsedda

målgruppen och de organisationer som har de bästa metoderna har utformat dessa

för unga, mobila och samarbetsvilliga arbetsstyrkor. De måste också skapa roller,

eller processer, för att identifiera luckor i innehållet. De organisationer som har

de bästa metoderna använder sig av ämnesexperter för att klara av detta.

Utveckla en livscykel för innehållDe organisationer som har de bästa metoderna gör tydlig åtskillnad mellan granskat

och ogranskat innehåll där de organisationer som har de bästa metoderna även ser

till att skilja på auktoritativt och informellt innehåll. För detta krävs att metadatakraven

vägs mot behovet av en smidig användarupplevelse. De organisationer som har de

bästa metoderna förstår att innehållet behöver taggas så att det går att hitta, men där

det går använder de automatiskt ifyllda metadata för att förbättra och snabba upp

upplevelsen. De har också noggrant ansvarstagande under granskningscyklerna och

tar bort innehåll som är föråldrat.

Se till att innehållet går att hittaDe organisationer som har de bästa metoderna skapar taxonomier och ordnar

ramverk som speglar hur användarna ser på innehållet. Om användarna är engage-

rade i processen är det lättare att få dem att acceptera taxonomierna, och att få

termer och relationer att spegla hur organisationen använder data. Analyser ska

användas för att se till att sökresultat och innehållsrekommendationer är samord-

nade och för att hjälpa organisationerna att se vad användarna söker efter. APQC

säger att de organisationer som har de bästa metoderna inte har bättre sökteknik,

de använder den bara på ett bättre sätt. Till sist behöver organisationerna integrera

innehållet med sina affärsprogram och affärsprocesser, samt tillhandahålla mobilap-

par så att de anställda kan ansluta via smartphones och surfplattor.

32

4


28


Integrera innehållet med sociala kanalerDe organisationer som har de bästa metoderna använder communities och sociala

nätverk för att upptäcka behov och odla innehållet. Kombinera sökningar efter

personer och innehåll i en sömlös miljö. När sociala media behöver användas priori-

terar de organisationer som har de bästa metoderna att skapa innehåll som uppfyller

det behovet. Sökfunktionerna bör också utvecklas så att sökning efter innehåll

kombineras med att leta efter expertis och det ska vara enkelt att associera de två.

Hantera förändringarOrganisationerna behöver göra de anställda bättre på att söka efter och konsumera

innehållet. De organisationer som har de bästa metoderna undersöker kontinuerligt

hur bra deras metoder för innehållshantering fungerar genom att mäta hur många

som använder dem. Organisationerna måste också kunna visa vad innehållshan-

teringen ger för avkastning på investeringen så att de kan avgöra vad den haft för

påverkan på verksamheten. n

65



RESURSPREMIUM

avslutande anmärkning

Många personer har bidragit till skapandet av denna e-bok. Vi vill tacka våra författare för deras insikter. Vi vill tacka vår sponsor M-Files för deras stöd. Och vi vill tacka er i publiken för er tid och ert intresse.

Besök cmswire.com om du vill ha mer information om informationshantering för företag. Om du vill dela med dig av dina tankar kring ECM eller den här e-boken kan du besöka oss på våra sociala kanaler.

Tack!

29

Documents

Omvärdering av innehållshantering för företag...det upp någonting som skakar om en marknad på ett sätt som ingen av oss förväntat sig. Det var exakt vad filsynkronisering