NORMA QUE ESTABLECE LAS DISPOSICIONES … · documentos, sobres, formatos, impresos y cartas de carácter oficial, a través de valija institucional, paquetería y correo postal,

NORMA QUE ESTABLECE LAS DISPOSICIONES PARA EL SERVICIO DE CORRESPONDENCIA INSTITUCIONAL

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ÍNDICE Página

1 Fundamento jurídico 3

2 Objetivo 3

3 Ámbito de aplicación 3

4 Sujetos de la norma 3

5 Responsables de la aplicación de la norma 3

6 Definiciones 3

7 Documentos de referencia 6

8 Disposiciones 7

8.1 Generales 7

8.2 Servicio de correspondencia en valija institucional 9

8.3 Servicio de correspondencia por paquetería 10

8.4 Servicio de recepción de correspondencia en ventanilla 11

8.5 Servicio de correspondencia mediante Servicio Postal 11

8.6 Interpretación 12

Transitorios 13

Apéndices

Apéndice A “Relación de Correspondencia de Entrada”

Apéndice B “Relación de Correspondencia de Salida”

Apéndice C “Relación de Sobres y Paquetería enviada”

Apéndice D “Solicitud de envío de Sobres”

Apéndice E “Rótulo para Sobres, Paquetes y Cajas”

Apéndice F “Solicitud de envío de Paquetes”

Apéndice G “Formato S.P.M. – 78”

Apéndice H “Solicitud para envío de correo registrado con acuse de

recibo”

Apéndice I “Formato S.P.M. – 79”

Apéndice J “Rótulo de Sobres”


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1 Fundamento jurídico Con fundamento en lo dispuesto en el artículo 69, fracción I, VI, VIII, del Reglamento interior del Instituto Mexicano del Seguro Social, publicado en el Diario Oficial de la Federación, el 18 de septiembre de 2006 y sus reformas y, en el segundo y quinto párrafo del numeral 8.1.1.1.6.1 del Manual de Organización de la Dirección de Administración, clave 1000-002-001, folio 086, validado y registrado el 21 de noviembre de 2014, se expide la siguiente: NORMA QUE ESTABLECE LAS DISPOSICIONES PARA EL SERVICIO DE CORRESPONDENCIA INSTITUCIONAL 2 Objetivo Establecer las disposiciones que las Unidades Administrativas deberán observar durante el intercambio de correspondencia institucional en sus distintas modalidades a efecto de que el servicio de correspondencia y el flujo de documentación se efectúen de manera eficaz y eficiente. 3 Ámbito de aplicación La presente norma es de observancia obligatoria para todos los Órganos Superiores, Órganos Normativos, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada, Órganos Operativos y Órgano Interno de Control en el Instituto Mexicano del Seguro Social. 4 Sujetos de la norma Los servidores públicos vinculados con los procesos de recepción y envío de la correspondencia institucional. 5 Responsables de la aplicación de la norma La Coordinación de Conservación y Servicios Generales, a través de la División de Administración de Documentos, dependiente de la Coordinación Técnica de Seguridad y Resguardo de Inmuebles. 6 Definiciones 6.1 acuse de recibo: Registro que confirma que la correspondencia ha llegado

efectivamente a su destino.


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6.2 anexo (s): Documento (s), sobre (s) o paquete (s) que acompañan al oficio y que forma parte de él.

6.3 área de correspondencia: Oficina dependiente de la División de Administración de Documentos encargada de recibir y tramitar la correspondencia institucional en sus distintas modalidades ante las instancias correspondientes.

6.4 carta: Comunicación personal de carácter confidencial en sobre o empaque cerrado y con un peso máximo de 1,000 gramos por pieza.

6.5 correo ordinario: El que se maneja comúnmente sin que se lleve un control especial por cada pieza se envía a través de Correos de México.

6.6 correo registrado con acuse de recibo: El que se realiza mediante un control escrito por cada pieza, tanto en su depósito, como en su transporte, entrega y recepción, se envía a través de Correos de México.

6.7 correos de México: Conocido anteriormente como Servicio Postal Mexicano, es una empresa prestadora del servicio público de correos en el país.

6.8 correspondencia: Documentos con carácter oficial resguardados para su envío en sobres, paquetes o cajas que se despachan o reciben, para el desarrollo de las funciones o atribuciones de las Unidades Administrativas de los Órganos Normativos, Operativos, de Operación Administrativa desconcentrada y del Órgano Interno de Control.

6.9 delegaciones del Valle de México: Delegaciones Norte y Sur del D.F., Oriente y Poniente del Estado de México.

6.10 destinatario: Persona a quien va dirigido o destinada la correspondencia.

6.11 documento: Los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que documente el ejercicio de las facultades o actividades del Instituto Mexicano del Seguro Social y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier medio, sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico.

6.12 guía: Documento emitido por la empresa transportista para la identificación de la valija o carga, amparando su envío a las delegaciones regionales y estatales del Instituto.

6.13 información confidencial: Aquella que contiene datos relativos a una persona identificada o identificable de conformidad a lo establecido en la Ley Federal de


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Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública y los lineamientos para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

6.14 información reservada: Es aquella que se encuentra temporalmente fuera del acceso público de conformidad a lo establecido en los artículos 13 y 14 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública y los lineamientos para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

6.15 instituto: Instituto Mexicano del Seguro Social. 6.16 órganos de operación administrativa desconcentrada: Delegaciones estatales y

regionales, y Unidades Médicas de Alta Especialidad.

6.17 órganos normativos: La Secretaría General, Direcciones Normativas, así como las Unidades y Coordinaciones normativas que de ellas dependen.

6.18 órganos operativos: Unidades de Servicios Médicos y no Médicos; Subdelegaciones; Oficinas para cobros del Instituto y otras Unidades Administrativas.

6.19 órganos superiores: La Asamblea General, el Consejo Técnico, la Comisión de Vigilancia y la Dirección General.

6.20 paquete: Conjunto de documentos u objetos contenidos en una misma cubierta de manera compacta.

6.21 relación de correspondencia de entrada: Formato de control que utiliza el Área de

Correspondencia en el cual se relacionan los documentos que se despachan a las diferentes Unidades Administrativas.

6.22 relación de correspondencia de salida: Formato de control donde se relacionan los

documentos que envían las diferentes Unidades Administrativas.

6.23 remitente: Servidor público, Unidad Administrativa o persona cuyo nombre consta en el remite de un sobre o paquete.

6.24 servicio de correspondencia: Consiste en la recepción, registro y envío de

documentos, sobres, formatos, impresos y cartas de carácter oficial, a través de valija institucional, paquetería y correo postal, con destino a las diferentes Unidades Administrativas del Instituto, servidores públicos y particulares.


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6.25 servicio de paquetería: Consiste en el servicio de traslado de paquetería institucional de régimen ordinario de la Ciudad de México a las Ciudades sedes de las Delegaciones Estatales y Regionales del Instituto.

6.26 servicio de correo postal: Consiste en la recepción, clasificación, registro y envío de correspondencia institucional por medio de Correos de México dirigida a Dependencias de la Administración Pública Federal Centralizada y Paraestatal y del Poder Judicial de la Federación, así como a Particulares en el ámbito nacional e internacional.

6.27 sobre: Cubierta de papel u otro material utilizado para introducir en su interior

documentos que se entreguen en mano o que se envían por correo.

6.28 subdelegaciones del valle de México: 1 Magdalena de las Salinas, 2 Santa María la Ribera, 3 Polanco, 4 Guerrero, 5 Centro, 6 Piedad Narvarte, 7 Del Valle, 8 San Angel, 9 Santa Anita y 10 Churubusco.

6.29 unidad administrativa: Son todas aquellas áreas que están adscritas y conforman a los Órganos Normativos, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos del IMSS.

6.30 valija institucional: Saco de lona y/o cuero, cerrado con herraje, fleje metálico o cintillo de plástico o candado, en el cual se guarda la correspondencia para su traslado.

7 Documentos de referencia 7.1 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, publicada en el Diario Oficial de

la Federación el 5 de febrero de 1917 y sus reformas. 7.2 Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, publicada en el Diario

Oficial de la Federación el 4 de mayo de 2015 y sus reformas. 7.3 Ley Federal de Archivos, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 23 de enero de

2012 y sus reformas. 7.4 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental,

publicada en el Diario Oficial de la Federación el 11 de junio de 2002 y sus reformas. 7.5 Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, publicada

en el Diario Oficial de la Federación el 13 de marzo de 2002 y sus reformas. 7.6 Ley del Servicio Postal Mexicano, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 24 de

diciembre de 1986 y sus reformas.


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7.7 Código Penal Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 14 de agosto de 1931 y sus reformas.

7.8 Reglamento Interior del Instituto Mexicano, publicado en el Diario Oficial de la Federación

el 18 de septiembre de 2006 y sus reformas. 7.9 Acuerdo por el cual se establecen las Disposiciones en Materia de Recursos Materiales y

Servicios Generales, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 16 de julio de 2010 y sus reformas.

7.10 Contrato Colectivo de Trabajo. 7.11 Manual de Normas y Políticas comerciales para depósitos masivos y aplicación de la

tarifa postal de Correos de México. 8 Disposiciones 8.1 Generales 8.1.1 La División de Administración de Documentos será responsable de actualizar y

difundir la presente norma a los Órganos Superiores, Normativos, de Operación Administrativa Desconcentrada, Operativos y al Órgano Interno de Control, con base a las disposiciones legales vigentes.

8.1.2. El área designada para contacto y apoyo técnico en la aclaración de cualquier duda

acerca de la aplicación de esta norma y sus apéndices, es la Coordinación Técnica de Seguridad y Resguardo de Inmuebles a través del Área de Correspondencia de la División de Administración de Documentos, sito en calle Sabino # 345, Colonia Atlampa, Delegación Cuauhtémoc, Código Postal 06450, teléfono 52-38-27-00 extensión 16164, 16165, 16171 y 16172.

8.1.3 El Área de Correspondencia será el conducto para el intercambio de correspondencia

institucional y esta proporcionará el servicio de recepción y envío de la correspondencia entre las Delegaciones del Instituto, Órganos Superiores y Normativos, Órgano Interno de Control, Dependencias de la Administración Pública Federal Centralizada y Paraestatal y Particulares a Nivel Nacional e Internacional.

8.1.4 La Oficina de Envíos tendrá un horario de recepción de correspondencia remitida por

los Órganos Superiores, Normativos y Órgano Interno de Control de 08:00 a 15:00 hrs. La recepción de valijas de la Oficina de Oficialía de Partes procedentes del interior de la República tendrá un horario de 08:00 a 15:00 horas.


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8.1.5 El Área de Correspondencia de la División de Administración de Documentos vigilará que se respeten los principios de reserva y confidencialidad, durante los procesos de recepción, registro y envío de correspondencia.

8.1.6 El intercambio de correspondencia con los Órganos Normativos, se llevará a cabo

únicamente a nivel de Dirección, Unidad o Coordinación Normativa, en el entendido que las Unidades Administrativas de menor jerarquía, tramitarán su correspondencia a través de su Coordinación Normativa.

8.1.7 Las Delegaciones llevarán a cabo el intercambio de correspondencia oficial a través

de la oficina que designen para el efecto, la cual se encargara de recibir y entregar la correspondencia que generen sus Órganos Operativos y las UMAE de su circunscripción.

8.1.8 El intercambio de correspondencia entre áreas pertenecientes a la misma Unidad

Administrativa o aquellas que se encuentran ubicadas en el mismo inmueble, podrá llevarse a cabo de manera directa.

8.1.9 La correspondencia debe entregarse debidamente rotulada con los datos del

remitente, destinatario y el no. de oficio en su caso, siendo las Unidades Administrativas usuarias del servicio las únicas responsables del contenido incluido en las valijas, sobres, paquetes, etc. que entreguen para su envío.

8.1.10 Con la finalidad de que se respeten los principios de reserva, confidencialidad e

integridad, la correspondencia remitida por las diferentes Unidades Administrativas para su intercambio, no deberá enviarse de forma desplegada, es decir, sin protección o empaque alguno; por consiguiente, la documentación se deberá remitir en sobre cerrado.

8.1.11 El paquete o sobre que contenga documentación que en términos de la normatividad

esté clasificada como reservada o confidencial, adicionalmente a lo estipulado en el punto 8.1.9 y 8.1.10 deberá contar con la leyenda “reservada” o “confidencial”, según corresponda.

8.1.12 Queda prohibido el envío de documentos de carácter eminentemente personal tales

como: recibos de cobro de derechos, impuestos y otros, estados de cuenta de cualquier tipo, así como notificaciones judiciales, boletaje de transportación terrestre o aérea, y análogos a los señalados.

8.1.13 Queda prohibida la utilización del envío de animales, fluidos o tejido orgánico,

fármacos, sustancias o residuos peligrosos, dinero, documentos negociables, objetos frágiles o valiosos, artículos perecederos o de fácil descomposición.


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8.1.14 Todo intercambio de correspondencia debe ampararse con su “Relación de correspondencia de entrada” o “Relación de correspondencia de salida”, dichos formatos deben ser llenados de acuerdo a lo establecido en los Apéndices A y B respectivamente.

8.1.15 Los Órganos Normativos y el Órgano Interno de Control informaran al Área de

Correspondencia por escrito o por medio de los números de contacto, de todo cambio en la estructura orgánica del IMSS hasta el nivel de Coordinación Normativa, a efecto de que se despache la correspondencia de forma oportuna.

8.1.16 La recepción de valijas y paquetería en las delegaciones del interior de la República,

deberá efectuarse en las sucursales de la empresa de mensajería contratada para tal efecto (servicio a ocurre), debiendo realizarse dentro del plazo establecido en el contrato para la recolección, en el entendido que de no hacerlo, la empresa de mensajería hará la devolución al área de correspondencia en la Ciudad de México y a su vez, la documentación se devolverá a la Unidad Administrativa remitente.

8.1.17 Las “Relaciones de Sobres y Paquetería enviada” que amparan de acuerdo a lo

establecido en el Apéndice C, el envío de correspondencia a las delegaciones, deberán devolverse debidamente selladas a la Oficina de envíos en un plazo de 10 días contados a partir de su recepción en las sedes de la empresa de mensajería contratada para tal efecto, en caso de no hacerlo el envío se considerará atendido.

8.1.18 La “Relación de Correspondencia de Entrada” y la “Relación de Correspondencia de

Salida”, se considera documentación de comprobación administrativa inmediata; por tanto, su vigencia administrativa es de un año, contado a partir del periodo en que fueron generados.

8.2 Servicio de correspondencia en valija institucional 8.2.1 Las valijas remitidas por las Delegaciones Regionales y Estatales serán recibidas por la Oficina de Oficialía de Partes, dependiente del Área de Correspondencia. 8.2.2 Toda correspondencia remitida por los Órganos Superiores y Normativos, Delegaciones y Subdelegaciones del Valle de México, deberá ampararse con su “Solicitud de envío

de Sobres”, de acuerdo al Apéndice D. 8.2.3 Todo envío de correspondencia remitida por Delegaciones Regionales y Estatales,

deberá ampararse con la “Relación de Correspondencia de Salida”, la cual deberá ser llenada de acuerdo al Apéndice B.

8.2.4 La correspondencia remitida a través de valija por Delegaciones Regionales y

Estatales, así como por Delegaciones y Subdelegaciones del Valle de México no


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deberá enviarse de forma desplegada, es decir, sin protección o empaque alguno, debiendo señalar en el sobre el nombre del servidor público y la Coordinación Normativa a la que pertenece.

8.2.5 El intercambio de correspondencia por medio de valija entre Delegaciones Regionales

y Estatales con el Área de Correspondencia se efectuará diariamente mediante el servicio de las empresas de mensajería contratadas para tal fin. En caso de no generar correspondencia se deberá enviar la “Relación de correspondencia de salida” con la leyenda “sin movimiento” acompañada de la valija correspondiente.

8.2.6 El intercambio de correspondencia por medio de valija entre Delegaciones y

Subdelegaciones del Valle de México con el Área de Correspondencia, se efectuará diariamente y su transportación estará a cargo de la Oficina de Traslados, dependiente del Área de Correspondencia.

8.2.7 Los paquetes enviados dentro de la valija no deben exceder un peso de 5 kg, ni tener

una medida mayor de 20x30x20 cm., y deben entregarse debidamente protegidos y atados, considerándose únicamente el envío de un paquete al día por delegación.

8.2.8 La correspondencia que presente daño será reportada mediante correo electrónico a

la Oficialía de partes delegacional, a fin de que se determine la acción a seguir de acuerdo al daño de los documentos.

8.2.9 La Oficina de Oficialía de Partes separará la correspondencia contenida en la valija de

acuerdo a las 2 modalidades de envío: a) Nivel Central b) Delegaciones 8.2.10 Las “Relaciones de Correspondencia de Salida” (Apéndice B) invariablemente deberán

incluir como medida de control la numeración progresiva de acuerdo a los días hábiles del calendario anual (folio renovable anualmente), dado a conocer por el Área de Correspondencia.

8.3 Servicio de correspondencia por paquetería 8.3.1 El servicio de transportación de paquetería institucional de régimen ordinario se

efectuará con “servicio a ocurre” de la Ciudad de México a las ciudades sedes de las Delegaciones Estatales y Regionales del Instituto.

8.3.2 Únicamente se recibirán paquetes con un rango de peso entre 5 y 20 kg. Es

responsabilidad del remitente integrarlos en cajas debidamente compactadas, flejadas y rotuladas en las caras frontales (no laterales) con los datos del remitente y el destinatario de acuerdo al Apéndice E.


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8.3.3 El envío de paquetería deberá ampararse con los formatos establecidos por el Área de

Correspondencia de acuerdo a lo establecido en el Apéndice F, en original y 3 copias. 8.4 Servicio de recepción de correspondencia en ventanilla 8.4.1 La ventanilla de recepción dependiente de la Oficina de Envíos, se localiza en la calle

de Sabino # 345, Col. Atlampa, Delegación Cuauhtémoc, C.P. 06450, México, D.F. 8.4.2 Toda documentación que requieran enviar las Unidades Administrativas por esta vía y

en cualquiera de sus modalidades, deberá ser entregada en sobres cerrados y rotulados, de acuerdo al Apéndice E y amparados con la “Solicitud de envío de Sobres” en original y copia de acuerdo al apéndice D.

8.4.3 La correspondencia y sus solicitudes de envío de sobres que incumplan los requisitos

establecidos en esta norma, no serán recibidas por el personal en ventanilla. 8.5 Servicio de correspondencia mediante Servicio Postal 8.5.1 La División de Administración de Documentos a través del Área de Correspondencia

es responsable de recibir y tramitar la correspondencia ante Correos de México, consistente en documentación oficial en su modalidad de correo ordinario y correo registrado con acuse de recibo, dirigida a particulares a nivel nacional e internacional, así como a Dependencias de la Administración Pública Federal Centralizada y Paraestatal, Poder Judicial de la Federación y Particulares.

8.5.2 El servicio de correo en cualquiera de sus modalidades, ordinario o registrado con

acuse de recibo a nivel nacional o internacional, estará sujeto a lo dispuesto por la Ley del Servicio Postal Mexicano, en sus artículos 2 y 14, mismos que para su conocimiento y observancia a continuación se reproducen:

“ARTICULO 2o.- Para los efectos de esta Ley, se entenderá por: SERVICIÓ PÚBLICO DE CORREOS.-La recepción, transportación y entrega de la correspondencia. CORRESPONDENCIA.-La contenida en sobre cerrado y tarjetas postales, que se ajuste a las normas previstas en la presente ley...

SERVICIOS DIVERSOS.-La recepción, transportación y entrega de envíos, distintos a la correspondencia”. “ARTICULO 14.- Se entiende por correspondencia o envíos irregulares para los efectos de esta ley: III. Los que carezcan en lo absoluto de dirección;


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IV. Los que tengan dirección insuficiente, errónea, ilegible o incomprensible; V. Los que tengan un empaque inadecuado al contenido; VI. Los que no se ajusten a los límites de peso y dimensiones establecidos. La correspondencia y envíos irregulares a que se refieren las fracciones III y IV caerá en rezago en caso de no ser posible devolverlos a sus remitentes.” No se admitirá la correspondencia y los envíos a que se refieren las fracciones V y VI de este artículo.”

8.5.3 El correo ordinario nacional e internacional enviado por los Órganos Superiores y Normativos, deberá ampararse con la “Solicitud para envío de Sobres”, de acuerdo al Apéndice D.

8.5.4 El correo registrado con acuse de recibo deberá amparase con la solicitud de envío de sobres por correo registrado con acuse de recibo así como los formatos S.P.M.- 78 y 79, de acuerdo a los Apéndices G, H.

8.5.5 La correspondencia en sobre deberá tener un peso máximo de 1000 gramos por pieza para ser considerada como carta.

8.5.6 La correspondencia con un peso mayor a 1,000 gramos y hasta 20,000 gramos, se considerará como paquete.

8.5.7 El área de correspondencia revisará que los sobres se encuentren debidamente

cerrados, sin grapas ni diurex y que contengan los datos completos y correctos del remitente y destinatario, como son: nombre o razón social, calle, número exterior e interior (en caso de que lo hubiera), colonia, código postal, ciudad, entidad federativa y País, de acuerdo al Apéndice J.

8.5.8 El depósito mínimo para envío de piezas de correo postal ordinario es de 500 sobres,

por consiguiente, el tiempo de entrega a la oficina postal será en función a la cobertura del depósito.

8.5.9 El correo registrado con acuse de recibo se depositará en la oficina postal al día

siguiente en que sea recibido en la ventanilla de recepción de correspondencia, y este acuse será devuelto al remitente de acuerdo al domicilio requisitado, independientemente del número de piezas que se reciban.

8.5.10 Los sobres postales no deben presentar grapas o cinta adhesiva.

8.6 Interpretación Corresponde exclusivamente a la Coordinación Técnica de Seguridad y Resguardo de Inmuebles, a través de la División de Administración de Documentos, interpretar para efectos administrativos la presente Norma y resolver los casos no previstos en la misma.


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Transitorios

Primero La presente Norma entrará en vigor al día siguiente de su registro en el

catálogo institucional. Segundo Los impresos de los formatos para el servicio de correspondencia que se tengan

en existencia con los conceptos y logotipos utilizados con antelación a la publicación del presente documento deberán utilizarse hasta su término, posteriormente emplearán los nuevos formatos que se incluyen en la presente norma.


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APÉNDICE A “Relación de Correspondencia de Entrada”


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APÉNDICE A

“Relación de Correspondencia de Entrada” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1

Fecha

Fecha de elaboración de la relación de correspondencia de entrada (dd-mm-aaaa).

2 Destino Nombre de la Delegación o Unidad Administrativa destinataria.

3 Número de registro Número de relación de correspondencia de salida que ampara el envío, cuando se trata de sobres o paquetes.

4 Procedencia Nombre de la Delegación o Unidad Administrativa que remite la correspondencia.

5 Número Número de oficio o folio del documento.

6 Anexo (s) Indica si el envío cuenta con anexo (s).

7 Traspasos Describe si refiere a un sobre, paquete, cd, devolución, relaciones, etc.

8 Registró Nombre y firma de quien elabora la relación de correspondencia de entrada.

9

Revisó Nombre y firma de quien revisa la relación de correspondencia de entrada.

10 Recibí Nombre, firma y/o sello de quien recibe la correspondencia.

11 Mensajería Nombre y firma de quien entrega la correspondencia.


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APÉNDICE B “Relación de Correspondencia de Salida”


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N O.

D IA M ES A ÑO

ORI GI

NALCOP I A

CON

ANEXOS

RECIBIÓ:

F EC H A

N ÚM . P R OGR E

SIVONÚMERO DESTINO

D OC UM EN T OS QUE SE EN VIA N

OBSERVACIONES O ASUNTO

ENTREGÓ:

DELEGACION: _____________ RELACION DE CORRESPONDENCIADE SALIDA

DE: ___________________________________

A: ____________________________________1 2

5

6 7 8 9

11

4

3

10

12


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APÉNDICE B

“Relación de Correspondencia de Salida” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1 Delegación

Nombre de la delegación remitente.

2 De: Nombre de la subdelegación del valle de México que remite la correspondencia.

3 A: Nombre de la unidad destinataria.

4 No. Número progresivo de la relación de correspondencia de acuerdo a la calendarización anual.

5 Fecha: Fecha de elaboración de la relación de correspondencia de salida (dd-mm-aaaa).

6 Núm. progresivo Numeración consecutiva de los documentos que se remiten.

7 Número Número de oficio o folio en su caso.

8 Destino

Nombre, cargo, dirección, Unidad o Coordinación Normativa, según corresponda.

9 Documentos que se envían Indicar que tipo de documentos se envían.

10 Observaciones o asunto Anotaciones adicionales.

11 Entregó Nombre y firma de quien entrega la correspondencia.

12 Recibió Nombre, firma y/o sello de quien recibe la correspondencia.


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APÉNDICE C “Relación de Sobres y Paquetería enviada”


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APÉNDICE C

“Relación de Sobres y Paquetería enviada” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1 Número Número progresivo

2 Fecha Fecha en que se realiza el envío

3 En la valija de: Nombre de la Delegación destinataria

4 Dependencia que envía Oficina remitente

5 Cantidad Número de piezas enviadas

6 Sobre Oficio Especificaciones del tipo de sobre utilizado

7 Sobre Carta Especificaciones del tipo de sobre utilizado

8 Sobre Grande Especificaciones del tipo de sobre utilizado

9 Observaciones Plasmar el número de oficio o folio

10 Total de piezas Sumatoria de los sobres

11 Oficina de Correspondencia Firma del revisor

12 Recibí de parte de la Delegación Firma y sello del servidor público que recibe

de la Delegación


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APÉNDICE D “Solicitud de envío de Sobres”


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APÉNDICE D

“Solicitud de envío de Sobres” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1 Remitente Nombre de la Unidad Administrativa, Delegación o

Subdelegación del valle de México que solicita el envío.

2 Fecha Fecha de elaboración (dd-mm-aaaa).

3 Clave presupuestal Clave presupuestal del remitente.

4 Sobres adjuntos Cantidad de sobres para envío.

5 Relativo (s) a Plasmar el asunto (s), no. de oficio, folio y el destino correspondiente.

6 Destinatarios Detallar si el destinatario se encuentra en el Distrito Federal o al interior de la República, así como la cantidad de sobres a enviar.

7 Tipo de servicio Tipo de servicio requerido: correo ordinario o valija delegacional.

8 Nombre, firma y teléfono Nombre, firma y teléfono del remitente o responsable del envío.


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APÉNDICE E “Rótulo para Sobres, Paquetes y Cajas”


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APÉNDICE E

“Rótulo para Sobres, Paquetes y Cajas” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1

Remitente

Nombre del servidor público, Unidad Administrativa, Delegación o Subdelegación del Valle de México que remite la documentación, según corresponda.

2 No. de Oficio Identificador numérico.

3 Destino Delegaciones Foráneas, Delegaciones y Subdelegaciones del Valle de México, Unidades Administrativas de Nivel Central hasta nivel de Coordinación Normativa.

4 At/n Nombre, cargo del servidor público o nombre de la Unidad Médica o Administrativa, teléfono y extensión, según corresponda.


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APÉNDICE F “Solicitud de envío de Paquetes”


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APÉNDICE F

“Solicitud de envío de Paquetes” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1

Remitente

Datos de la Unidad Administrativa que solicita el envío de paquetes.

2 Fecha Fecha de elaboración de la solicitud de envío (dd-mm-aaaa).

3 Clave Presupuestal Clave presupuestal de la Unidad Administrativa que solicita el envío.

4 Número de Paquetes Cantidad total de paquetes a enviar.

5 Contenido Descripción del contenido de los paquetes.

6 Destinatario Nombre, domicilio y entidad federativa del destinatario.

7 Observaciones Comentarios o aclaraciones pertinentes.

8

9

Remitente Datos complementarios

Nombre, cargo, firma, teléfono y sello de recepción. Recabar con la oficina de envíos los datos relativos al nombre del proveedor del servicio, # de guía y fecha.


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Clave: 1000-001-023

APÉNDICE G “Formato S.P.M. - 78”


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Clave: 1000-001-023


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Clave: 1000-001-023

APÉNDICE G

“Formato S.P.M. - 78” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1

Remitente

Nombre del servidor público o Unidad Administrativa, domicilio (calle, número, colonia, delegación, código postal, ciudad).

2 Destinatario Nombre completo o razón social y domicilio (calle, número exterior e interior, colonia, delegación o municipio, código postal, ciudad y estado).


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APÉNDICE H “Solicitud para envío de correo registrado con acuse de recibo”


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Clave: 1000-001-023


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Clave: 1000-001-023

APÉNDICE H

“Solicitud para envío de correo registrado con acuse de recibo” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1

Fecha

Fecha de elaboración de la solicitud para envío (dd-mm-aaaa).

2 Clave presupuestal Clave presupuestal de la Unidad Administrativa que solicita el servicio.

3 Remitente Nombre completo de la Unidad Administrativa que solicita el servicio.

4 Correo Especificar el tipo de envío requerido.

5 Número de oficio Número (s) de oficio (s) que amparan o identifican los documentos a enviar.

6 Nombre del destinatario Nombre completo del destinatario (persona física o moral).

7 Dirección Domicilio completo: calle, número exterior e interior, colonia, delegación o municipio, ciudad, estado, país, código postal.

8 Total de piezas Cantidad total de sobres postales.

9 Responsable del envío Nombre y firma del servidor público que realiza el envío.

10 Recepción Sello de recepción de los sobres postales.


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Clave: 1000-001-023

APÉNDICE I

“Formato S.P.M. – 79”


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Clave: 1000-001-023


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Clave: 1000-001-023

APÉNDICE I

“Formato S.P.M. – 79” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1

Remitente

Nombre del funcionario o Unidad Administrativa, domicilio (calle, número, colonia, delegación, código postal, ciudad).

2 Destinatario Nombre completo o razón social y domicilio (calle, número exterior e interior, colonia, delegación o municipio, código postal, ciudad y estado).

3 Recepción de conformidad Nombre y firma del destinatario o de quien recibe la carta.


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Clave: 1000-001-023

APÉNDICE J “Rótulo de Sobres”


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Clave: 1000-001-023

1

2


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Clave: 1000-001-023

APÉNDICE J

“Rótulo de Sobres” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1

Remitente

Nombre del funcionario y/o Unidad Administrativa calle, número exterior e interior (en caso de que lo hubiera), colonia, código postal, ciudad y entidad federativa.

2 Destinatario Nombre o razón social, calle, número exterior e interior (en caso de que lo hubiera), colonia, código postal, ciudad y entidad federativa o en su caso país.

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NORMA QUE ESTABLECE LAS DISPOSICIONES … · documentos, sobres, formatos, impresos y cartas de carácter oficial, a través de valija institucional, paquetería y correo postal,