Nintex-Workflows in SharePoint 2010 umsetzen - Septemer 2012 · Nintex Partner Netzwerkverfügbar Erweiternund anpassen 9. CommunardoSoftware GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129

Nintex-Workflows in SharePoint 2010 umsetzen

Christian Heindel 11.09.2012

SeiteCommunardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (351) 833 82-0 · Mail [email protected] · www.communardo.de

Communardo Software GmbH

• Beratung und Softwarelösungen zur Optimierung der Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen.

• Gegründet 2001 mit Hauptsitz in Dresden und Standort in Stuttgart.

• Insgesamt über 250 feste Mitarbeiter, davon 65 feste Mitarbeiter in der Beratung und Lösungsentwicklung.

Communardo. Ihr Lösungspartner.

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Communardo. Ihr Lösungspartner.

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Christian Heindel

• Projektleitung / Softwareentwicklung

• Team: Team: Team: Team: Microsoft Enterprise Solutions

• Schwerpunkt: Schwerpunkt: Schwerpunkt: Schwerpunkt: HTML5, SharePoint 2010, mobile Anwendung, Zusammenarbeit, SharePoint 2013, Office 365, SharePoint Online

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• Nintex Workflow 2010 – Überblick über Funktionen und Anwendungsbeispiele

• Nintex Live – Workflows in der Cloud

• Editionsvergleich

• Vorteile der Nintex Software Assurance

• Schnellstart mit der kostenlosen Testversion

• DEMO – von null auf Workflow in 15 Minuten

• Ausblick auf SharePoint 2013

Agenda

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• Was ist ein Workflow?

• Was liefert SharePoint von Haus aus?• Genehmigung, Feedback sammeln, Signaturen sammeln, Dispositionsgenehmigung, Drei Status, Gruppengenehmigung, Übersetzungverwaltung (Link)

• Aufgabenliste, Workflowhistorie, Windows Workflow Foundation(WWF), Events, grafische Darstellung via Visio Service

• Tools:• Visio (Erstellen, Importieren und Exportieren von SharePoint-Workflows in Visio)

• SharePoint-Designer (Einführung in das Entwerfen und Anpassen von Workflows)

• Visual Studio (Nur Code, Codetrennung, Kein Code)

• Schwächen:• Im Standard nur sequentielle Abarbeitung von Prozessen, keine optimierte Abarbeitung

• Kein übergreifendes Arbeiten mit Fremdsystemen

• Eigenentwicklung / Kosten

• Extra Clients / Entwickler

Einleitung

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ZeichnenZeichnenZeichnenZeichnen, , , , nichtnichtnichtnicht programmierenprogrammierenprogrammierenprogrammieren::::

• Intuitiver einfach zu bedienender, Browser basierter Drag & Drop Workflow Designer

• Damit können alle SharePoint Benutzer innerhalb von Minuten ihre Prozesse automatisieren

MessenMessenMessenMessen und und und und verwaltenverwaltenverwaltenverwalten::::

• Statusinformation über die Workflows in Echtzeit

• Business Performance messen

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• Wiederverwendbare Vorlagen und Module

• Können zwischen Teams ausgetauscht und angepasst / angeglichen werden

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• Einfache Installation und Verwaltung, keine Client-Software benötigt

• Keine zusätzlichen Infrastrukturkosten

SchnellerSchnellerSchnellerSchneller ROIROIROIROI::::

• Effizienzsteigerung und reduzierte Prozesskosten

• Reduzierte Last für die IT Abteilung

Funktionen und Anwendungsbeispiele

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• Fluent ribbon interface

• Business Connectivity Services

• Excel Services

• InfoPath forms

• Wiederverwendbare workflows

• Site workflows

• Content Type workflows

• Document sets

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• Benutzerkonten im Active Directory, Exchange Server und Office Communications Server anlegen

• Lesen und Schreiben von Daten in Microsoft CRM

• Kalendereinträge und Aufgaben in Exchange Server erstellen

• Einfacher Zugriff auf Daten und Prozesse von externen Systemen via Web Services, SQL, LDAP, XML , BizTalk und andere Middleware und offene Schnittstellen

Mit anderen Systemen verbinden

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• “User Defined Actions” im Drag & Drop Workflow Designer anlegen

• “Custom actions” mit Visual Studio programmieren

• Workflows nach Visual Studio 2010 exportieren

• Große Anzahl an Third-Party Add-Ons, Erweiterungen und Konnektoren sind über das Nintex Partner Netzwerk verfügbar

Erweitern und anpassen

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• Das exklusive LazyApproval® System, in natürlicherSprache auf Anfragen antworten, sogar von unterwegsund ohne Zugriff auf SharePoint

• Weitergabe von Aufgaben (auch auf bestimmte Zeiträumebegrenzt)

• Geplante und terminierte Workflows für sichwiederholende Prozesse

• Workflow-Benachrichtigungen via E-Mail, Instant Messenger und SMS

• Berechtigungsmodell um nur bestimmten Nutzernbestimmte Aktionen freizugeben

• Prozessdiagram mit Kommantren und Druckansicht

• Bereits veröffentlichte Workflows anpassen

• Anpassbare Toolbox, Designer Ansicht mit Zoom-Optionen, …

Zusätzliche Features

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Nintex Forms mit Nintex Workflow 2010 kombinieren um Workflows in “Rich Business Applications” zu verwandeln.

Nintex Forms generiert automatisch die benötigten Elemente für Nintex Workflow Formulare und erlaubt die Verwendung von Workflow Variablen als Formulardaten.

Weiterführende Information:

www.nintex.com/forms

Workflow Formulare

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• Verbindung zu Office 365, Twitter, Bing, …

• Hybride on-premise und Cloud-Lösungen verbinden

• Nintex als Cloud Service Broker (CSB) für Sicherheit und Stabilität in einer sich schnell verändernden Umgebung

• Katalogisierte und verwaltete Cloud-Ressourcen, Download und Installation bei Bedarf (und auf Wunsch auch erst nach Freigabe durch die interne IT)

• Communardo Techblog:http://www.communardo.de/home/techblog/2011/10/28/workflows-in-der-cloud/

Nintex Live – Workflows in der Cloud

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Nintex Live

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Mobile Anwendungen

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Bereitstellung von Bereitstellung von Bereitstellung von Bereitstellung von ActiveActiveActiveActive DirectoryDirectoryDirectoryDirectory----KontenKontenKontenKonten

Workflowaktionen zur Unterstützung automatisierter Bereitstellungsaufgaben wie: Benutzer zu/aus Active Directory-gruppen(AD) hinzufügen/entfernen; Active Directory-Konten erstellen, aktualisieren und stilllegen.

Bereitstellung von Bereitstellung von Bereitstellung von Bereitstellung von Exchange ServerExchange ServerExchange ServerExchange Server----PostfächernPostfächernPostfächernPostfächern

Exchange Server (2003, 2007 und 2010) Postfachrechte für Active Directory-Konten erstellen und entfernen.

Bereitstellung von Bereitstellung von Bereitstellung von Bereitstellung von Office Communication ServerOffice Communication ServerOffice Communication ServerOffice Communication Server----RechtenRechtenRechtenRechten

Aktivierung/Deaktivierung von Office Communication Server (2007 und 2010 sowie Live Communication Server 2005) (ocs / lcs) Rechten für Active Directory-Konten.

Benutzerprofile und ZielgruppenBenutzerprofile und ZielgruppenBenutzerprofile und ZielgruppenBenutzerprofile und Zielgruppen

Workflowaktionen unterstützen die Vorgänge hinzufügen/ Aktualisieren/löschen im Benutzerprofilspeicher des SharePoint-Servers, einschließlich Eigenschaften, Gruppe und Mitgliedschaften. Zielgruppen können erstellt, gelöscht, geändert und neu berechnet werden.

UniversalUniversalUniversalUniversal----Workflowpostfach/Workflowpostfach/Workflowpostfach/Workflowpostfach/----StatusStatusStatusStatus

Die zwei einsatzbereiten Webparts “meine Workflowaufgaben“ und “von mir gestartete Workflows“ können auf Farmebene konfiguriert werden und ermöglichen es den Benutzern, auf einen Ort zurückzugreifen, um zugehörige Workflows zu verfolgen.

Enterprise Features

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WorkflowWorkflowWorkflowWorkflow----BerichterstattungBerichterstattungBerichterstattungBerichterstattung

Für jeden Workflow sind Workflow-Statistiken erhältlich. Dies ermöglicht eine Gesamtübersicht über die Workflowleistung, einschließlich detaillierter Informationen zu durschnittlicher Laufzeit, Gesamtzahl der Durchläufe, Anzahl der aktuellen Workflows sowie Benutzerleistung. Diese Funktion ist darum eine entscheidende Hilfe bei der Ermittlung von Engpässen in Geschäftsprozessen.

Berichterstellungsfunktionen wurden durch datengesteuerte und grafische Webparts nochmals erweitert, darunter Berichte wie ‘durchschnittliche Workflowabwicklungszeit‘, ‘standardvarianten‘, ‘minimale und maximale Abwicklungszeiten‘ und ‘Benutzer-Antwortzeiten‘.

Exchange ServerExchange ServerExchange ServerExchange Server----IntegrationIntegrationIntegrationIntegration

Workflowaktionen zum erstellen von outlook-Aufgaben und -terminen und Abrufen von Terminzeitvorschlägen. ein Workflow zur Urlaubsgenehmigung könnte den genehmigten Urlaub beispielsweise im Kalender des Antragstellenden und seines vorgesetzten vermerken. Aufgrund der Verwendung von Exchange Server-Webdienst-APIs eignet sich diese Methode auch für verschiedene Architekturen: vor Ort, gehostet und hybrid.

SucheSucheSucheSuche

Führen sie Abfragen für die Enterprise-Suchmaschine des SharePoint Servers aus und übernehmen sie die Ergebnisse in Workflows. Dies ist sowohl für volltext- als auch für eigenschaftsbasierte Abfragen möglich.

Business DATA ConnectivityBusiness DATA ConnectivityBusiness DATA ConnectivityBusiness DATA Connectivity

Nintex Workflow 2007 kann über den Geschäftsdatenkatalog (BDC) von SharePoint 2007 Daten aus Unternehmenssoftware und externen Datenbanken abrufen. Nnintex Workflow 2010 kann eine Verbindung zu SharePoint 2010 Business Connectivity Services (BCS) herstellen, um Daten von/in externe(n) Datenquellen zu lesen und zu schreiben.

Enterprise Features

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Integration der SharePointIntegration der SharePointIntegration der SharePointIntegration der SharePoint----DatensatzverwaltungDatensatzverwaltungDatensatzverwaltungDatensatzverwaltung

Workflows können Dokumente an SharePoint Server Datenarchivwebsites versenden. Somit können Workflows während ihrer gesamten Lebensdauer die Verwaltung der Inhaltsentwicklung unterstützen, und das mit einer leicht verständlichen Benutzeroberfläche und einem Minimum an Komplexität für den Benutzer.

Excel ServicesExcel ServicesExcel ServicesExcel Services

Excel-Arbeitsblattmodelle können von Workflows ausgeführt und benutzt werden. Excel Services für SharePoint Server kann über einen SOAP-Webdienst Rechenmodelle und Arbeitsblattdaten verfügbar machen. Diese Workflowaktion erleichtert Benutzern die Eingabe und das Ablesen von Ergebnissen von Arbeitsblättern.

Word ServicesWord ServicesWord ServicesWord Services

Workflowaktionen zum Bearbeiten von Worddokumenten über Word Services. ermöglicht die serverbasierte Dokumentenerstellung, Aktualisierungen von Formularfeldern und die Konvertierung von Dokumenten in das PDF- und andere Formate.

Integration Integration Integration Integration von von von von BizTalk ServerBizTalk ServerBizTalk ServerBizTalk Server

Ermöglicht eine Interaktion mit BizTalk Server. mit dieser Aktion können Nachrichten an eine BizTalk-Orchestrierung gesendet und/oder kann auf Nachrichten von BizTalk Server gewartet werden.

Diese Aktion ermöglicht dem Workflow Interaktionen mit jedem beliebigen externen System, das mit BizTalk Server interoperabel ist.

Integration Integration Integration Integration von von von von Microsoft Dynamics CRMMicrosoft Dynamics CRMMicrosoft Dynamics CRMMicrosoft Dynamics CRM

Workflowaktionen zum erstellen, löschen und Aktualisieren von Daten in Microsoft Dynamics CRM-Software.

Enterprise Features

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• Workgroup / Standard / Enterprise

Editionsvergleich

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…und Premium Support Options

• Neue Releases der Software

• E-Mail Helpdesk

• Eine kostenlose Entwickler / Testlizenz pro Produktionslizenz

+

• Unbegrenzte kostenlose Entwickler-Lizenzen

• Live Support (LiveMeeting und Telefonsupport)

• Priority / Service Level Agreement

• Dedizierter Support Consultant

• Zugriff auf rabattieres Custom Support Consulting

Nintex Software Assurance

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2 Varianten (Link)

• Download (30-Tage-Testversion)

• Gehostete DEMO-Umgebung bei NINTEX

Nicht auf Produktivumgebung verwenden!

Nintex Connect

• Dokumentation:http://connect.nintex.com/files/29/default.aspx

• Hilfe im Forum: http://connect.nintex.com/forums/default.aspx?GroupID=27

Schnellstart mit der kostenlosen Testversion

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• Konzepterstellung

• Ggfs. Schnittstellenimplementierung

• Pilot

• Umsetzung

• Schulung

• Initialbegeleitung

Empfohlenes Vorgehen

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• Grundlagen Windows Workflow Foundation

• Grundlagen Nintex Workflows 2010

• Positionierung SharePoint Designer, Visual Studio

• Workflow – Verwaltung, Status, Aufgaben

• Bedingungen

• Workflow Data, List Item Data, Konstanten

• Timer Jobs

• Action Set, Template, Snippet

• Freigabe, Request Data

• Delegation und Eskalation, Reminder, Report Webparts

• Hands-On: Workflow Prozessbeispiel

• State Machine

• Travel Management mit State Machine

• InfoPath 2010 mit Nintex

• Nintex Action Items

• Workflows Design Pattern

Schulungsthemen

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• Um effizientere Zusammenarbeit zu erreichen

• Bei der Bereitstellung der Basis-Plattform

• Beim Aufbau von Piloten und Leuchttürmen

• Bei der Befähigung der Mitarbeiter zur eigenverantwortlichen Nutzung

• mit fachlichen und technischen Support

• Ausbau der 2.0 Dienste und Moderation

Communardo unterstützt Sie

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• Fragen

• Verwenden Sie bereits Workflows in Ihrem Unternehmen? (Wenn ja, wie?)

• Planen Sie, Workflows demnächst in Ihrem Unternehmen zu verwenden?

Danke für Ihre Aufmerksamkeit

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• Fallstudienarbeit inkl. wirtschaftlicher Betrachtung von Marc Sundermann, Sabine Urban, Christian Zimon von der Hochschule für Oekonomie & Management, Hamburg, Juni 2011http://winfwiki.wi-fom.de/index.php/Analyse_von_Nintex_Workflow_2010_auf_Basis_eines_Sharepoint_2010_Systems (EmpfehlenswertEmpfehlenswertEmpfehlenswertEmpfehlenswert!!!!)

• VIDEO: Nintex Workflow 2010 - Workflows for SharePoint made easyhttp://www.youtube.com/watch?v=3x3Zf8OnUXs

• Communardo Techblog-Artikel zu Nintex Livehttp://www.communardo.de/home/techblog/2011/10/28/workflows-in-der-cloud/

Weiterführende Links / Quellen

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• Einführung in Workflowshttp://office.microsoft.com/de-de/sharepoint-server-help/einfuhrung-in-workflows-HA010154424.aspx

• Visio: Erstellen, Importieren und Exportieren von SharePoint-Workflows in Visiohttp://office.microsoft.com/de-de/visio-help/create-import-and-export-sharepoint-workflows-in-visio-HA101888007.aspx

• SharePoint Designer: Einführung in das Entwerfen und Anpassen von Workflowshttp://office.microsoft.com/de-de/sharepoint-designer-help/einfuhrung-in-das-entwerfen-und-anpassen-von-workflows-HA101859249.aspx

• Visual Studio: Nur Code, Codetrennung, Kein Codehttp://msdn.microsoft.com/de-de/library/ms734628.aspx

• Nintex Software Assurance und Premium Support Optionshttp://www.nintex.com/en-US/Support/Documents/Nintex%20Support%20Options%20Flyer.pdf

Weiterführende Links / Quellen

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