UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA

FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL Y DE

SISTEMAS

AREA: SISTEMAS, COMPUTACIÓN Y

TELEMÁTICA

TEMA:

“e-Procurement”

CURSO: ADMINISTRACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE

INFORMACIÓN

PROFESORA: ING. FELIPE HIROMOTO HIROMOTO

ALUMNOS: CÓRDOVA GILES, MAYRA ALEJANDRA

GALARZA LÓPEZ, YESSIRA

LAURA GOYZUETA, JORGE

LLAJA HERNÁNDEZ, DAVID

FECHA: SÁBADO 18 DE ABRIL DE 2015

2015-I

INTRODUCCIÓN

La globalización, un entorno altamente competitivo, y el desarrollo tecnológico

demandan procesos con tiempos de ciclos más cortos y esbeltos, mejor

aprovechamiento de recursos, y un manejo de información ágil y confiable para

que las empresas proveedoras de productos y servicios puedan competir y

convertirse en líderes en el segmento de la industria en el que se desarrollan. 

  

La nueva configuración de la economía y de la industria demanda empresas

que sean innovadoras no solamente en productos y servicios, sino también en

los procesos internos; y es tal vez en el área de procesos en donde existen

más oportunidades de aplicar las nuevas tecnologías para lograr ventajas

competitivas que nos permitan el éxito en las organizaciones. 

Las tecnologías de información son parte fundamental de la nueva

administración de negocios, sistemas que permiten la planeación, organización,

comunicación e integración de los procesos y datos internos de la empresa

(Enterprise Resource Planning), sistemas para la administración de la cadena

de suministros (Supply Chain Managment), y de administración de las

relaciones del cliente (Customer Relationship Management). Las tecnologías

de información han permitido enfrentar los nuevos retos originados por el

desarrollo de la industria y la evolución de los procesos y relaciones

industriales. 

  

La tecnología de procuración electrónica de materia prima (e-procurement) es

una de las diversas aplicaciones que han surgido para complementar las

tecnologías de información anteriores y robustecer el nuevo esquema de

negocios electrónicos (e-business) utilizando las ventajas de la infraestructura

de Internet. 

INDICE

1. DEFINICIÓN..................................................................................................................................3

2. PRINCIPALES CARÁCTERÍSTICAS....................................................................................3

BENEFICIOS DE INVERSIÓN.....................................................................................................3

INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA NECESARIA........................................................4

3. VENTAJAS Y DESVENTAJAS.................................................................................................7

4. TIPOS DE E-PROCUREMENT...............................................................................................7

4.1 ERP basada en Web (Web based ERP):

4.2 e-MRO (Mantenimiento, Reparación y Puesta a punto [Maintenance, Repair and Overhaul])..............................................................................8

4.3 e-sourcing (e-perfilación)..........................................................................................8

4.4 e-tendering (e-licitación)...........................................................................................8

4.5 e-reverse auctioning (e-subasta revertida)....................................................8

4.6 e-informing (e-información)....................................................................................8

4.7 e-marketsites (e-sitios mercantiles)...................................................................9

5. MODELOS DEL E-PROCUREMENT:..................................................................................9

5.1. Modelo Centralizado......................................................................................................... 9

6. PLATAFORMAS DEL E-PROCUREMENT:...................................................................10

7. SECUENCIAS DEL PROCESO..............................................................................................12

8. EMPRESAS QUE LO UTILIZAN.........................................................................................15

9. CONSIDERACIONES ESTRATEGICAS............................................................................16

10. CONCLUSIONES...................................................................................................................16

1. DEFINICIÓN

E-procurement es la automatización de procesos internos y externos

relacionados con el requerimiento, compra, suministro, pago y control  de

productos utilizando el Internet como medio principal en la comunicación

cliente-proveedor. Es una tecnología relacionada con la administración de la

cadena de suministros (Supply Chain Management), y entre sus principales

características puedo mencionar la utilización de información de

requerimientos, inventarios, material en tránsito, entre otros, desplegados a

través de una página de Internet. El flujo de información se realiza en tiempo

real, y permite conocer los datos al instante de producirse algún cambio en las

variables. 

  

Otra de las ventajas es el acceso desde cualquier punto en donde exista

servicio de Internet sin importar las distancias geográficas, o estar fuera de las

instalaciones de la empresa. Además cuenta con acceso restringido al personal

que previamente ha sido autorizado por cliente y proveedor para intercambiar

información; esto es muy importante para mantener la protección a la

información estratégica del negocio y cumple con los parámetros establecidos

en las relaciones negocio a negocio (B2B).

2. PRINCIPALES CARÁCTERÍSTICAS

BENEFICIOS DE INVERSIÓN 

La procuración electrónica de materia prima es considerada por los directivos

de empresas de clase mundial como una de las que proporciona un Retorno de

Inversión (ROI) superior a otros proyectos de tecnologías de información y

genera una significativa reducción de costos en un  periodo de tiempo corto

después de su implementación. Crouch (2003) señala que la reducción de

costos es consecuencia de los siguientes factores: 

Disminución en los niveles de inventario. 

Requisición de materia prima en base a necesidades reales de

cliente. 

Eliminación de excesos. 

Cumplimiento de los planes de producción. 

Reducción de gastos originados por transportación área del

material. 

Lo anterior se logra al mejorar la comunicación entre proveedor y cliente

utilizando el internet para mostrar de una manera gráfica, fácil de entender y en

tiempo real el estatus de inventario para cada uno de los números de parte, la

proyección de requerimientos, los niveles mínimos y máximos de inventario

establecidos por el cliente entre otras variables que permiten reducir costos en

base a un mejor manejo de inventarios. 

INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA NECESARIA 

Es muy importante para ambas empresas (cliente-proveedor) contar con

tecnologías de información que le permitan la implementación y funcionamiento

adecuado de una herramienta de e-procurement. Ambas necesitan de acceso a

Internet y ligar los sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI, XML,

ASCII) con Internet para mostrar los datos internos de una manera gráfica a

través de una página en línea. 

  

Para pequeños proveedores, incluso, no es necesario invertir en tecnología

costosa de EDI o XML ya que algunas aplicaciones de e-procurement permiten

el suministro de datos de manera directa por medio de Internet. 

  

Para las grandes organizaciones que cuentan con sistemas de ERP, SCM y

CRM, Crouch (2003) resalta que e-procurement mejora la comunicación interna

y externa en la organización proporcionando las siguientes ventajas: 

Permite el monitoreo del proveedor en tiempo real. 

Proporciona información clave del desempeño del proveedor. 

Administración de múltiples procesos para órdenes de material

incluyendo kanban, sistema de empuje, etc. 

Administración de inventarios (excesos, establecer niveles mínimos y

máximos de inventario) 

Permite la administración del transporte de material (logística) al mostrar

el estatus en tiempo real del material en tránsito. 

Detectar con anticipación problemas potenciales en el suministro de

material.

Es importante mencionar que el cliente o la empresa que muestra sus

requerimientos e inventarios, es la que necesita una mayor inversión en

recursos tecnológicos para lograr el despliegue de la información, así como la

que debe tomar la decisión de la aplicación de e-procurement que se adapta a

su negocio. Crouch (2003) indica que los proveedores solamente monitorean el

estatus del cliente y manipulan variables como: 

Cantidades de material en tránsito.

Guías de rastreo para facilitar la logística del material. 

Fecha de embarque. 

Promesa de próximas fechas y cantidades de embarque. 

En la práctica, las grandes empresas proveedoras de productos para la

industria cuentan con más de un sistema que les permite conocer los

requerimientos e inventarios del cliente. 

 

El aspecto tecnológico no es el único factor que las empresas deben evaluar

antes de implementar una herramienta de e-procurement. El factor humano es

parte del éxito en la implementación, por lo que los responsables de esta

aplicación deben tener los conocimientos y habilidades que permitan tomar

decisiones en base a la información compartida por ambos negocios. Además,

de acuerdo a Crouch (2003) las estrategias de implementación deben

establecer procesos de colaboración y coordinación para lograr la integración

de ambas empresas a través de una tecnología de e-procurement. 

  

INTEGRACIÓN 

La integración es consecuencia de una buena comunicación entre proveedor y

cliente. Es importante que los proveedores conozcan las necesidades de cada

uno de sus clientes y realicen los ajustes necesarios al interior de su

organización para cumplir sus expectativas. Algunas variables importantes que

el cliente debe mostrar a sus proveedores son:

Proyección de requerimientos futuros para cada número de parte. 

Inventarios reales y actualizados de cada uno de los productos. 

Cantidad de material recibido para facilitar procesos de facturación 

Establecimiento de cantidad mínima y máxima de materia prima en

planta (niveles de inventario físico y capacidad de almacenamiento).

Considerar el tiempo de tránsito del material para generación de

órdenes. 

Información personal del administrador de materiales para verificar

información urgente y facilitar el proceso de comunicación humana. 

Procesamiento automático de información al momento de utilizar el

material en producción. 

A su vez, el comprador requiere que el proveedor informe sobre: 

Cantidad de material embarcado. 

Fecha de embarque del material. 

Medio de transporte seleccionado para embarque (terrestre, marítimo o

aéreo). 

Guías para rastrear el material con el departamento de logística. 

Promesa en cantidad y fecha de futuros embarques. 

Problemas de capacidad en el suministro con tiempo de anticipación. 

Alertas de material defectuoso (cantidad y guía). 

E-procurement es una tecnología que facilita la integración al comunicar de

manera rápida y confiable la información necesaria para anticipar

problemas, establecer acciones correctivas y alternativas que permitan el

buen funcionamiento de ambas organizaciones. La integración requiere de

intercambio de información y apoyo mutuo para el logro de objetivos

comunes. 

  

Los compradores evalúan el desempeño de los proveedores para tomar la

decisión de continuar o no con la relación de negocios. Una buena

integración permite relaciones de negocio duraderas, que a su vez hacen

posible el desarrollo de estrategias de planeación y desarrollo de productos.

Variables para la

medición del

desempeño de una

herramienta de

e-procurement

Porcentaje de

reducción utilizando

 e-procurement

Inventarios. 60%

Vuelos de materia

prima.

70%

Costos administrativos. 80%

Tiempo muerto. 80%

3. VENTAJAS Y DESVENTAJAS

En la realidad, el e-procurement tiene la ventaja de obtener el manejo de

cadena de suministros al siguiente nivel, proveyendo información en tiempo

real al vendedor con respecto al estatus de las necesidades de los clientes. Por

ejemplo, Un vendedor puede tener un acuerdo con un cliente para embarcar

automáticamente materiales cuando el nivel de existencias del cliente alcance

un punto bajo, esto evita la necesidad de que el cliente pida el abastecimiento

correspondiente.

4. TIPOS DE E-PROCUREMENT

Existen siete principales tipos de e-procurement:

4.1ERP basada en Web (Web based ERP)

Crear y aprobar requisiciones de compra, realizar órdenes de compra y

recibir mercancías y servicios a través del uso de una solución de

software basada en la tecnología de Internet.

4.2e-MRO (Mantenimiento, Reparación y Puesta a punto [Maintenance,

Repair and Overhaul])

Lo mismo que la ERP basada en Web, excepto que los bienes y

servicios ordenados son suministros de MRO no relacionados a

productos.

4.3e-sourcing (e-perfilación)

Identificar nuevos proveedores para una categoría específica de

requerimientos de compra usando tecnologías de Internet.

4.4e-tendering (e-licitación)

Enviar peticiones para información y precios a proveedores y recibir las

respuestas de los mismos, usando tecnologías de Internet.

4.5e-reverse auctioning (e-subasta revertida)

Usar tecnologías de Internet para comprar bienes y servicios de un

número de proveedores conocidos o desconocidos.

4.6e-informing (e-información)

Reunir y distribuir información de operaciones tanto de cómo para

entidades internas y externas usando tecnologías de Internet.

4.7e-marketsites (e-sitios mercantiles)

Se expande sobre la ERP basada en Web para abrir cadenas de valor.

Las comunidades compradoras pueden acceder a productos y servicios

de proveedores preferidos, añadir a carros de compra, crear

requisiciones, buscar aprobación, emitir recibos de órdenes compra y

procesar facturas con integración a las cadenas de proveedores y

sistemas financieros de compradores.

5. MODELOS DEL E-PROCUREMENT:

5.1. Modelo Centralizado

Consiste en que una empresa especializada en contenidos es la que pone en

contacto a los suministradores o proveedores con las empresas compradoras o

usuarios, administrando los flujos de información tanto de los productos en

catálogo de los proveedores así como sus ofertas, como de los requerimientos,

necesidades y especificaciones de los compradores, siendo el gestor de

contenidos, responsable de desarrollar y mantener los flujos de información

necesarios para que el proceso de compra se genere, permanentemente

actualizados y automatizados.

5.2. Modelo Distribuido

Dicho modelo presenta las siguientes características:

Acceso a los flujos de información sobre los catálogos y ofertas de todos

y aquellos proveedores específicos de la empresa compradora.

Requerimientos, necesidades y especificaciones de la empresa

compradora hacia los proveedores de dicho sector.

Los inconvenientes que presenta dicho modelo es que se basa en la

selección de proveedores que realiza la empresa compradora y que

quedan reducidos a las propias especificidades del sector; además de

otros problemas derivados de la complejidad de la integración de los

sistemas informáticos.

6. PLATAFORMAS DEL E-PROCUREMENT:

Las principales son:

COMMERCE ONE.

Fundada en 1994 como Distri-Vision, cambia de nombre por el actual en

1997,dentro de sus soluciones B2B.Commerce One dispone de un

servicio completo de e-procurement denominado BuySite, junto a otro

llamado MarketSite, el primero automatiza el proceso de compras, desde

la petición de los productos hasta su pago. El segundo consigue una

conexión completa con la Global Trading Web, donde se ponen en

contacto todos los usuarios, constituyendo una comunidad de negocio a

nivel mundial. Ofrecen también la posibilidad de integrar sus productos

con los sistemas “back office” de los usuarios, así la información fluye

directamente desde el comprador al vendedor utilizando tecnología XML

a través de internet. Esta empresa tiene grandes clientes como General

Motors, Endesa etc. Y buenos socios como SAP, Compaq, etc.

ARIBA.

Fundada en 1996, tiene un producto llamado Ariba B2B Comerce

Platform. Esta plataforma incluye diversos servicios entre los que cabe

destacar:

- Ariba Buyer, que satisface las necesidades de compra on-line de las

empresas.

- Ariba MarketPlace, que está dirigido a mercados verticales y

horizontales que permite a los generadores de mercado crear

comunidades comerciales on-line.

- Ariba Dynamics Trade, que proporciona servicios de subastas directas

o inversas con mucha configurabilidad.

- Ariba Commerce Service Network, que ofrece transacciones seguras,

servicios de pago, y contenidos para vendedores.

Esta empresa tiene como clientes tiene a Telefónica, Cisco Systems etc.

Y como socios a Hewlett-Packard, PeopleSoft etc. Los técnicos de

Telefónica reconocen que se tarda dos meses en implantar este

producto.

Otras plataformas que también tienen capacidad de e-procurement y que

compiten con las anteriores son las siguientes:

ASPECT: realiza una buena gestión de suministros, catálogos y

contenidos de catálogos. Es una buena aplicación para gestión

estratégica de recursos,aunque no esta integrado en muchos sistemas

ERP.

OPEN MARKET: el producto e-procurement que tienen todavía se está

desarrollando, ya que son especialistas en Web selling y sólo tienen

conectividad con el ERP de Oracle.

SAP: es el proveedor líder en sistemas ERP con un producto llamado

R/3. Ha iniciado actualmente la ampliación de este producto con

aplicaciones ebusiness y e-procurement B2B.

TRADEX: está en un proceso de desarrollo de su producto e-

procurement.

ACTRA: tiene tecnología internet proveniente de Netscape Application

Server, lo que le permite disponer de un sistema de workflow con reglas

flexibles de administración y mantenimiento; pero al ser un gran

competidor de Microsoft, existen en algunos casos problemas de

integración.

EXTRICITY: tiene un producto llamado Alliance 2.0 que dispone de

categorías de integración y desarrollo.

ORACLE: es uno de los mayores proveedores mundiales de sistemas

ERP, y tienen un producto llamado Oracle.

7. SECUENCIAS DEL PROCESO

La arquitectura más habitual que contiene las aplicaciones informáticas que

soportan el proceso de compras es la representada en la figura siguiente:

El esquema tradicional de actividades que se identifica en un proceso estándar

de compras es el siguiente:

1. El usuario genera una solicitud de compra para cubrir una necesidad.

2. La solicitud de compra es aprobada por el responsable respectivo

3. La solicitud de compra es enviada al departamento de compras.

4. El comprador recibe la solicitud de compra.

5. El comprador elige proveedores posibles del listado de proveedores.

6. El comprador genera la solicitud de ofertas (petición de cotizaciones).

7. El comprador envía la solicitud de oferta a los proveedores elegidos.

8. Los proveedores reciben la solicitud de oferta y responden a la misma.

9. El comprador evalúa las ofertas recibidas y selecciona el proveedor idóneo.

10. El comprador genera la orden de compra (pedido de compra) y solicita la

aprobación del responsable de Compras

11. El responsable de compras aprueba la orden de compra y ésta es enviada

al proveedor seleccionado.

12. El proveedor seleccionado recibe la orden y fábrica o prepara las

posiciones contenidas en la orden de compra.

13. El transportista lleva el producto y lo entrega al cliente, identificando el

mismo con el albarán.

14. El almacén recepciona los productos y emite hoja o vale de recepción.

15. El proveedor remite la factura

16. El departamento económico-financiero verifica los documentos cruzando

orden de compra, hoja de recepción y factura.

17. Se realiza el pago.

En la figura 2 se representan gráficamente los pasos que se presentan parte

del proceso estándar de compras, aunque es bien sabido que dependiendo de

las empresas se pueden tener varios procesos; y lo que se debe hacer como

paso previo a la implantación de cualquier sistema de este tipo, es detectar los

procesos más importantes y disminuir el número de ellos para un fácil manejo

de los mismos.

En la figura 3, se representa cómo está incluido el proceso de e-procurement

dentro de la intranet, extranet e internet.

8. EMPRESAS QUE LO UTILIZAN

Son varias las empresas que utilizan e-procuremente como herramienta de

control en sus procesos, aquí citamos algunos casos:

GENERAL MOTORS: Fabricante de autos y autopartes. Implementaron

esta herramienta como parte de un proyecto que consistía en reducir

inventarios y generar ahorros en los costos de producción.

AMAZON: Ofrece diferentes líneas comerciales, además de libros, como

software, ropa y artículos para el hogar.

EBAY: Su modelo de operación es la subasta

ALIBABA: Se pueden negociar diferentes productos de procedencia

china.

APPLE: Sus productos, como el iPhone, el iPad y el iPod

RAKUTEN : Tienda virtual más grande de Japón.

WAL-MART: Tecnología, ropa y muebles son algunos de los productos

que ofrece

HEWLETT P: El mayor vendedor de PC en el mundo en sus líneas de

portátiles y PC de escritorio que se despachan a distintos lugares del

planeta.

9. CONSIDERACIONES ESTRATEGICAS

a) e-Procurement debe considerarse por la intervención de dos tendencias:

La transición hacía una sociedad impulsada por la revolución tecnológica

La modernización y transformación de las Administraciones Públicas,

Impulsada por la exigencia ciudadana de unos procesos y servicios

públicos más eficientes, eficaces y transparentes.

b) e-procurement puede constituirse en una herramienta de doble filo, al no

tener en cuenta la complejidad de los procesos necesarios para su adopción.

 c) e-Procurement deriva su importancia de su doble capacidad:

Reducir los costos

Liderar el proceso de reingeniería de los procesos administrativos, a

través de la reconfiguración de la «cadena de aprovisionamiento»

Las guerras de Afganistán e Iraq, han obligado a replantear todo el

sistema de aprovisionamiento del Departamento de Defensa.

d) e-procurement, estaría supeditado bajo iniciativas adoptadas en tres niveles:

Micro : proyectos de compras, impulsados por organizaciones locales,

gobiernos regionales y empresas estatales

Macro: Directivas de armonización, y empresariales, tecnológica,

etcétera.

Iniciativas Horizontales : Entre ciudades, Regiones, etcétera, para el

desarrollo de tecnologías y plataformas

10.CONCLUSIONES

Las aplicaciones de e-procurement permiten la integración de la empresa con

sus proveedores, facilitan la administración de un segmento importante de la

cadena de suministros y colaboran a la automatización de procesos de

procuración de materiales y los procesos de intercambio de información interna

y externa mediante el uso de tecnologías de información. Los beneficios

económicos se presentan poco tiempo después de su implementación,

adecuándose a una cultura de producción justo a tiempo y de aprovechamiento

de espacio para fines productivos y no de almacenamiento. 

  

Dentro del nuevo y exitoso entorno de negocios electrónicos (e-business), la

procuración electrónica de materia prima (e-procurement) se adapta

perfectamente a las tendencias del mercado y a la infraestructura tecnológica

desarrollada en Internet para permitir la comunicación negocio a negocio (B2B).

Otra de sus caracteristicas es que cumple con los requerimientos de seguridad

en la información y facilita el acceso de las partes involucradas sin necesidad

de implementar equipo tecnológico costoso o especializado. Sólo es necesario

el acceso a Internet, lo cual también es una ventaja de esta tecnología en

cuanto a costos de implementación y operación. 

  

Las organizaciones virtuales son una nueva forma de configuración de la

industria, ya que la tendencia a nivel mundial es especializarte en tu producto o

servicio y aprovechar aquellos en los que otras empresas han invertido tiempo,

tecnología, investigación, experiencia y conocimiento para destinar los recursos

propios en el desarrollo de productos innovadores para la satisfacción absoluta

del cliente. Las herramientas de e-procurement se adaptan a este tipo de

organizaciones virtuales. 

  

La integración de las empresas es también parte de las nuevas tendencias de

la industria y clave del éxito de las tecnologías de información, ya que facilitan y

hacen más ágil este objetivo. E-procurement es una excelente alternativa para

facilitar la integración y colaboración de una empresa con sus proveedores. 

 

Bibliografia:

http://e-procurement-tgs.blogspot.com/2010/10/introduccion-la-globalizacion-

un.html

https://prezi.com/w5ltfqfw85_j/e-procurement/

https://prezi.com/5oc3blgpt_qw/e-procurement/

https://prezi.com/mig1gctdki1m/e-procurement/

http://www.gestiopolis.com/canales2/gerencia/1/eprocur.htm

http://www.eoi.es/blogs/alfonsodominguez/2011/12/16/%C2%BFque-es-e-

procurement/