Modul Persatuan WAJ 3131

8/17/2019 Modul Persatuan WAJ 3131

1/31

WAJ 3131 PERSATUAN

Pengenalan

Unit ini bertujuan memberi pengetahuan dan kemahiran asas kepada pelajar tentang

konsep kegiatan kokurikulum persatuan; meningkatkan pengetahuan dan

kefahaman dalam perancangan dan pengurusan kokurikulum persatuan. Unit ini

akan merangkumi aspek definisi, konsep / teori dan etika kokurikulum persatuan

Di samping itu, unit ini juga bertujuan untuk memupuk dan menghayati nilai-nilaimurni di kalangan pelajar.

Hasil Pembelajaran

Di akhir unit ini, anda seharusnya dapat:

i melengkapkan diri dengan pengetahuan, kemahiran dan nilai profesionalisme

keguruan dalam Kokurikulum ersatuan;

ii menguasai kemahiran mengurus dan mentadbir persatuan;

iii memperoleh pengetahuan dan kemahiran asas persatuan;

i! menghayati nilai-nilai murni serta mengamalkan sikap positif secara

berterusan melalui penglibatan aktif dalam akti!iti Kokurikulum ersatuan;

! meningkatkan kreati!iti dan keyakinan diri dalam perancangan dan

pengurusan Kokurikulum ersatuan; dan

!i menjadi penasihat persatuan yang berkesan di sekolah kelak.

1.1 Definisi

1

TOPIK 1 PENGENALAN KONSEP DAN TEORI


2/31

WAJ 3131 PERSATUAN

Kegiatan kokurikulum ertinya apa-apa kegiatan yang dirancang lanjutan daripada

proses pengajaran dan pembelajaran dalam bilik darjah yang memberi murid

peluang untuk menambah, mengukuh dan mangamalkan pengetahuan, kemahiran

dan nilai yang dipelajari di bilik darjah. "#ujuk eraturan $ dalam eraturan-

eraturan endidikan " Kurikulum Kebangsaan % &''(. )eperti dalam *arta

Kerajaan, U "+% &/'(%

Dalam *arta Kerajaan bertarikh $ Disember &' (, 0o. $ " eraturan Kursus

engajian% )ekolah &' , kegiatan ini dikenali sebagai 1Kegiatan Kumpulan1.

Dalam *arta Kerajaan bertarikh & Disember &''(, 2ld. 3&, 0o. $ , 4ambahan 0o.'3, erundangan +. .U. "+% &, +kta endidikan &'' , eraturan-peraturan

"Kokurikulum Kebangsaan% telah memberi takrif Kokurikulum ialah Kegiatan

kokurikulum di sekolah kerajaan dan bantuan kerajaan akan mengandungi yang

berikut:

&. enyertaan dalam sukan dan permainan

$. enyertaan dalam persatuan dan kelab

. enyertaan dalam pasukan pakaian seragam

3. 5ain-lain kegiatan sebagaimana ditentukan oleh 6enteri endidikan

1.2 Konse !Teori!Dasar!E"i#a

1.2.1 Dasar $"ama %1& Kegia"an Ko#'ri#'l'm A(ala) Seba)agian Dari a(aK'ri#'l'm

Kebangsaan - #ujuk )eksyen & , +kta endidikan &'' "+kta 7%

8Kurikulum Kebangsaan ialah suatu program pendidikan yang termasuk kurikulum

dan kegiatan kokurikulum yang merangkumi semua pengetahuan, kemahiran,

norma, nilai, unsur kebudayaan dan kepercayaan untuk membantu perkembangan

seseorang murid dengan sepenuhnya dari segi jasmani, rohani, mental dan emosiserta untuk menanam dan mempertingkatkan nilai moral yang diingini dan untuk

2


3/31

WAJ 3131 PERSATUAN

menyampaikan pengetahuan.9 )ubperaturan "&% eraturan- eraturan endidikan

"Kurikulum Kebangsaan% &''( yang diterbitkan sebagai U"+% &/'(.

6elaksanakan kokurikulum di sekolah adalah *+2 dimana )eksyen & +kta

endidikan &'' "+kta 7 % menyatakan; kegagalan < keengganan melaksanakan

kegiatan kokurikulum adalah suatu kesalahan yang jika disabitkan bersalah boleh

dijatuhi hukuman denda atau penjara atau pun kedua-duanya sekali di ba=ah penalti

am iaitu )eseorang yang melakukan suatu kesalahan di ba=ah +kta 7 ini boleh,

dalam hal suatu kesalahan yang berterusan, apabila disabitkan, dikenakan hukuman

denda harian yang tidak melebihi lima ratus ringgit sebagai tambahan kepada apa-

apa penalti lain yang boleh dikenakan kepadanya di ba=ah +kta 7 ini berkenaan

dengan kesalahan itu, bagi setiap hari kesalahan itu terus dilakukan.

1.2.2 Dasar $"ama %2& Pen*er"aan +'ri( Dalam Kegia"an Ko#'ri#'l'm A(ala)

,ajib

86atlamat gerakerja kokurikulum yang dikehendaki ialah penyertaan setiap orang

pelajar. )etiap pelajar hendaklah mengambil bahagian sekurang-kurangnya dalam

salah satu gerakerja pakaian seragam, satu kegiatan persatuan atau kelab dan satu

kegiatan sukan atau permainan.9

> ? erkara .& )urat ekeliling ikhtisas il &/&' K " )% '&/2ld. "$'%@

)ekolah me=ujudkan peluang yang seluas-luasnya kepada murid menyertai

kegiatan kokurikulum yang mereka minati.

> ?Untuk tujuan ini engetua/Auru esar telah diperuntukkan kuasa untuk

menubuhkan kelab/persatuan di sekolah seperti dalam eraturan 3 eraturan-

eraturan endidikan " ersatuan )ekolah% &'' yang diterbitkan sebagai

U"+%&' /' .@

enyertaan, kehadiran dan pencapaian murid dalam kegiatan kokurikulum

hendaklah direkod dan diberi penilaian.

> ?Bal ini ditegaskan dalam erkara .$.& )urat ekeliling khtisas il &/&' dan

erkara $.& )urat ekeliling khtisas il $/&' %@

3


4/31

WAJ 3131 PERSATUAN

Ketidakhadiran murid dalam kegiatan kokurikulum yang murid itu telah mendaftarkan

diri untuk menyertainya adalah suatu kesalahan yang menyebabkan murid tersebut

boleh dikenakan tindakan disiplin jika disabitkan bersalah seperti tindakan ke atas

kesalahan ponteng sekolah atau ponteng kelas.

> ?Bal ini hendaklah dimaktubkan dalam uku Undang-Undang dan eraturan

)ekolah dan perlu diketahui oleh murid-murid dan ibu bapa mereka@

1.2.- Dasar $"ama %-& Pen*er"aan Sem'a G'r' A(ala) ,ajib

enyertaan semua guru sebagai penja=at atau pengkhidmat a=am dalam

mengurus, menyelia dan mengelola kegiatan kokurikulum di sekolah adalah =ajib.

enyertaan semua guru adalah dikehendaki bagi mempastikan keberkesanan

pelaksanaan gerakerja kokurikulum di sekolah9 " erkara .$ dalam )urat ekeliling

khtisas il. &/&' .%

)etiap orang guru di sekolah hendaklah, secara bertulis, diberi tugas dan tanggung

ja=ab yang spesifik, terperinci, dan kuantitatif dalam bidang kokurikulum di sekolah,

seperti yang dilakukan dalam bidang kurikulum.

Keengganan guru melaksanakan tugas dan tanggung ja=ab yang telah

diperuntukan adalah suatu kesalahan daripada segi keperluan perkhidmatan atau

kepatuhan dan kebertanggungja=aban penja=at a=am atau pun moral dan =iba=a

keguruan yang boleh dikenakan tindakan disiplin mengikut 8 erintah-perintah +m

ega=ai +=am "Kelakuan dan tatatertib%" ab D%9.

1.2. Dasar $"ama % & Perla#sanaan /Kegia"an Ko#'ri#'l'm0

8Kegiatan kokurikulum9 yang dilaksanakan di sekolah hendaklah merupakan apa-

apa kegiatan yang dirancang lanjutan daripada proses pengajaran dan

pembelajaran " C % dalam bilik darjah yang memberikan murid-murid peluang untuk

menambah, mengukuh dan mengamalkan pengetahuan, kemahiran dan nilai-nilai

yang dipelajari di dalam bilik darjah.9 ? eraturan $ dalam eraturan- eraturan

endidikan "Kurikulum Kebangsaan% &''(@

4


5/31

WAJ 3131 PERSATUAN

)etiap kegiatan kokurikulum yang dilaksanakan hendaklah dirancang dengan

maksud mempunyai matlamat, objektif, kaedah pelaksanaan dan kurikulum kegiatan

serta skema penilaian yang pragmatis dan progresif.

)etiap kegiatan kokurikulum yang dilaksanakan hendaklah mengandungi elemen-

elemen pengetahuan, pengalaman dan kemahiran baru serta nilai-nilai murni yang

membantu membangunkan intelek, jasmani, emosi dan rohani murid secara

seimbang.

1.2. Dasar $"ama % & Pen*er"aan / eramai3Ramai0

elaksanaan kegiatan kokurikulum di sekolah hendaklah berasaskan prinsip

penyertaan beramai-ramai tanpa ada unsur-unsur diskriminasi atau paksaan tetapi

menfokus kepada peningkatan perpaduan dan integrasi di kalangan murid-murid.

")urat ekeliling khtisas il. &(/$777 bertarikh & 0o!ember $777%.

Kegiatan kokurikulum yang dilaksanakan di sekolah hendaklah bersifat merentas

disiplin, bersepadu dan tidak bersifat eksklusif. enyertaan adalah terbuka kepada

semua pelajar.

1.2.4 Dasar3Dasar So#ongan Dalam Perla#sanaan Ko#'ri#'l'm Di Se#ola)

)ekolah-sekolah khususnya yang kurang kemudahan untuk gerakerja kokurikulum

ini hendaklah menggalakkan pelajar-pelajarnya mengambil bahagian dalam

membuat kerja-kerja amal untuk masyarakat setempat; bergotong royong

memperbaiki ka=asan sekolah; gerakerja-gerakerja yang menekankan perpaduankaum, ketatanegaraan, moral dan sebagainya yang sesuai bagi pendidikan

menyeluruh dan pembentukan keperibadian.

> ? erkara . )urat ekeliling khtisas il. &/&' , K " )% '&/2ld.""'$'%@

Kegiatan kokurikulum di sekolah boleh dilaksanakan dengan penglibatan dan

penyertaan anggota masyarakat setempat.

5


6/31

WAJ 3131 PERSATUAN

> ?#ujuk )ubperkara 3.$.& dan )ubperkara .$ dalam )urat ekeliling khtisas il.

3/&' K . '&-&&" $% bertajuk 8)ekolah )ebagai nstitusi 6asyarakat9@

Kementerian endidikan amat menggalakkan murid-murid bergiat dalam kegiatan

asukan akaian )eragam yang terdapat di sekolah-sekolah. )elaras dengan dasar

tersebut, guru-guru dan murid-murid juga dibenarkan menyertai akti!iti seperti

perkhemahan, perbarisan dan kursus yang dianjurkan dari semasa ke semasa oleh

agensi-agensi kerajaan atau oleh pertubuhan bukan kerajaan yang berdaftar.")urat

ekeliling khtisas il. $3/&'' %.

Kementerian endidikan membenarkan pihak sekolah menganjurkan program

la=atan pendidikan murid semasa =aktu persekolahan secara terancang.

Kementerian juga menggalakkan penglibatan ibu bapa yang berminat untuk

menyertai la=atan-la=atan tersebut. ")urat ekeliling khtisas il. &$/$777%.

)esuai dengan matlamat alsafah endidikan 0egara, Kementerian endidikan

ingin menegaskan baha=a murid-murid di sekolah perlu diberi ruang untuk

mengembangkan potensi mereka secara menyeluruh dan bersepadu agar mereka

menjadi insan yang seimbang dari segi intelek, rohani, emosi dan jasmani. ")urat

ekeliling khtisas il. & /$777%.

)ekolah hendaklah memberi penghargaan kepada guru-guru dan pelajar-pelajar

atau orang perseorangan "atas penyertaan, penglibatan dan pencapaian masing-

masing dalam bidang kokurikulum di sekolah%. enghargaan tidak hanya terbatas

kepada kejayaan / kemenangan semata-mata, tetapi hendaklah juga diberi kepada

pelajar-pelajar yang mempunyai sifat disiplin yang baik. ")ubperkara .$.3 )urat

ekeliling khtisas il. &/&' %.

)ekolah me=ujudkan peluang kepada murid-murid mengembangkan bakat dan

potensi diri masing-masing dalam bidang-bidang kokurikulum yang mereka minati ke

peringkat yang lebih tinggi sehinggalah ke peringkat antarabangsa.

6urid-murid juga sebaik-baiknya diberi peluang memperagakan bakat dan

kecemerlangan masing-masing kepada masyarakat a=am.

6


7/31

WAJ 3131 PERSATUAN

Pengenalan

ersatuan merupakan salah satu komponen Aerak Kerja Kokurikulum yang

di=ajibkan di sekolah dan nstitut endidikan Auru 6alaysia. a berkaitan dengan

akti!iti berpersatuan seperti la=atan sambil belajar, pameran dan pertandingan,

yang menyokong kurikulum yang disampaikan kepada murid-murid melalui mata

pelajaran akademik. +kti!iti persatuan dapat memupuk nilai-nilai murni dan ciri-ciri

kepemimpinan di kalangan murid.

Hasil Pembelajaran

ada akhir tajuk ini, anda seharusnya dapat:

i mengenali kokurikulum persatuan;

ii memahami konsep pengurusan persatuan;

iii mengetahui dan memahami keperluan perancangan dan pengendalian

akti!iti persatuan; dan

iii menghayati nilai-nilai murni yang berkaitan

+a"lama"5 Obje#"if (an Ara) "'j' ersa"'an

6atlamat utama kokurikulum ersatuan di sekolah ialah untuk mengeluarkan murid-

murid yang berkeyakinan tinggi; berkreatif; yang mempunyai ciri-ciri kepimpinan; dan

yang dapat menghayati nilai-nilai murni. 6urid-murid yang mempunyai kesemua sifat

yang tersebut akan menjadi =arganegara yang berguna dan berproduktif. Untuk

mencapai matlamat ini, setiap akti!iti yang dirancang dan dikelolakan haruslah

mempunyai objektif khusus yang boleh memba=a kepada pencapaian matlamat

utama. )ehubungan itu semua akti!iti persatuan yang dirancang mestilah

mempunyai arah tuju yang spesifik yang menuju kepada pencapaian matlamat pada

akhirnya.

ersatuan yang dikendalikan di sekolah merangkumi semua subjek major dan minor.

7

TOPIK 2 PENG$R$SAN PERSAT$AN


8/31

WAJ 3131 PERSATUAN

)ecara kasar jenis persatuan boleh dikategorikan seperti berikut:

E ersatuan ahasa

E ersatuan udaya

E ersatuan )ubjek major

E ersatuan )ubjek minor

$.& engurusan ersatuan

engurusan adalah satu kemahiran yang perlu dipelajari melalui pengalaman.

0amun begitu, beberapa langkah perlu diambil untuk mengurus persatuan dengan

sistematik merangkumi penguasaan ilmu pengetahuan yang merangkumi aspek-

aspek berikut:

2.1.1 Pen'b')an ersa"'an

a. +dakan 6esyuarat enaja

b. 4ulis )urat permohonan penubuhan dari Auru penasihat kepada F0D+ 4+#

" engetua%.

c. 4erima )urat Kelulusan enubuhan dari engetua

d. 4erima )urat erlantikan dari F0AF4U+ kepada Auru enasihat

2.1.2 Perlembagaan

erlembagaan merupakan satu dokumen yang mengandungi semua susunan

peraturan dan undang-undang dasar yang dianggap penting bagi pentadbiran

sesebuah persatuan. erlembagaan berperanan menentukan bidang kuasa 2/kuasa,

peraturan, syarat, dan sebagainya.

)ebagai contoh; ada mematuhi )ubperaturan ?"&%"a%@ dalam eraturan-peraturan

endidikan " ersatuan )ekolah% &'' , +kta endidikan &'' seperti dalam *arta

Kerajaan 6alaysia 2ilid 3$, 0o. &&, 4ambahan 0o. 3&, erundangan "+%: .U. "+% &'

bertarikh $&hb 6ei &'' , maka berikut ini dikemukakan eraturan-peraturan

8


9/31

WAJ 3131 PERSATUAN

" erlembagaan% "0ama ertubuhan dan alamat% yang selepas ini disebut sebagai

9persatuan9 sahaja.

erlembagaan juga ialah suatu kumpulan undang-undang dasar yang menentukan

cara pentadbiran sesebuah persatuan itu dijalankan. erlembagaan menerangkan

kuasa-kuasa yang dipunyai oleh ahli 2/Kuasa, hak-hak yang dipunyai oleh ahli dan

perhubungan antara impinan 2/kuasa dengan ahli.

2.1.- Garis an('an

Aaris panduan juga merupakan dokumen yang di bina dan di rujuk oleh ahli

persatuan yang merangkumi peraturan, perancangan akti!iti tahunan, tatacara

perlaksanaan, sasaran dan sebagainya yang lebih terperinci dan menjadi rujukan

utama dalam pengurusan persatuan.

2.1. Ke6angan

Ke=angan merupakan faktor utama dan pemangkin untuk menggerakkan persatuan

dimana melalui sumber ke=angan yang cukup persatuan dapat melaksanakan

akti!iti dengan berkesan. ersatuan boleh mendapat sumber ke=angannya melalui

yuran masuk, yuran bulanan / tahunan, derma atau akti!iti keusaha=anan. )umber

ke=angan persatuan adalah di uruskan oleh endahari. endahari yang perlu

membuat penyata ke=angan dengan rapi , teratur dan sistematik.

2.1. Pro"o#ol

a merujuk kepada norma atau eraturan-peraturan yang telah diterima oleh semua

pihak, dalam hubungan hariannya dalam masyarakat atau dalam pelbagai istiadat

atau situasi atau majlis yang rasmi dan yang bukan rasmi.

ertujuan mengamalkan sopan santun, memudahkan pengurusan C pengendalian,

serta memberi penghormatan yang se=ajarnya kepada pihak lain.

6elalui persatuan, protokol dapat diaplikasikan dalam banyak perkara yang

melibatkan pihak kedua atau ketiga seperti protokol dalam surat menyurat,

pengendalian mesyuarat dan sebagainya.

2.1.4 S'ra" men*'ra"

Dalam melaksanakan akti!iti persatuan, surat menyurat merupakan elemen pentingyang perlu diberi perhatian. )urat bertindak sebagai alat komunikasi, rekod

9


10/31

WAJ 3131 PERSATUAN

persatuan dan bahan bukti perlaksanaan akti!iti yang dirancangkan.

)urat boleh diklasifikasikan kepada 4F# UK+, 4F#B+D, )U5 4, #+B) +, #+B) +

F)+# atau F#)F0D # +0.

)urat boleh dibuat dalam format atau bentuk )U#+4 #+)6 , )U#+4 4 D+K #+)6

atau 6F6G.

Kesemua ormat dan Klasifikasi surat yang dinyatakan di atas mempunyai tatacara

dan peraturan penulisan tertentu yang perlu dipatuhi. Didalam persatuan, a

biasanya menjadi tugas dan tanggungja=ab )etiausaha.

2.1.7 Sis"em fail

)istem ail merujuk kepada roses 6engklasifikasi, 6enyusun, 6enyimpan Dan

6enyelenggara ail- ail agi 6emudahkan engurusannya +pabila Diperlukan.

engurusan sistem fail secara sistematik perlu dipelajari dengan tujuan:

E meningkatkan kefahaman dan kesedaran pelaksanaan sistem rekod dan fail yang

yang betul dan berkesan;

E 6emahami dan memahirkan pengendalian penyimpanan, pelupusan rekod dan fail

yang kemas kini dan sistematik.

E 6emahami untuk menulis dan merekod surat rasmi dengan menggunakan teknik

yang betul.

2.1.8 Peng'r'san mes*'ara"

6esyuarat merujuk kepada erbincangan di antara $ pihak atau lebih untuk

mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi. engendalian dan tatacara

mensyuarat adalah berbeHa di antara satu sama lain mengikut keahlian, organisasi,

objektif dan agenda.

Untuk melaksanakan sesebuah mesyuarat,beberapa langkah perlu dilakuan seperti

membentuk dan menyusun agenda mesyuarat yang meliputi erutusan pengerusi,

engesahan minit mesyuarat yang lalu, erkara-perkara berbangkit, )enarai

perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan, embentangan kertas kerja "jika

perlu%, Bal-hal lain dan enutup.

)etiausaha bersama pengerusi hendak bersama-sama membentuk agenda

mesyuarat yang dirancangkan.

10


11/31

WAJ 3131 PERSATUAN

2.1.9 Peranan (an "angg'ngja6ab A:K ersa"'an

E engerusi

o 6empengerusikan semua mesyuarat dan bertanggungja=ab atas kesempurnaan

semua mesyuarat

o 6eneliti catatan minit mesyuarat dan memastikan segala keputusan yang

diputuskan diambil tindakan yang se=ajarnya.

o 6enjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Auru enasihat dari masa ke

semasa.

E 4imbalan engerusi

o 6embantu pengerusi dalam menjalankan tugas dan tanggung ja=ab yang diberi

dan boleh membuat keputusan jika perlu.

o 6emangku tugas pengerusi semasa ketiadaan pengerusi.

o 6empengerusikan mesyuarat semasa ketiadaan pengerusi.

o 6enjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Auru enasihat dari semasa ke

semasa.

E 0aib engerusi

o 6embantu pengerusi dalam menjalankan tugas dan tanggung ja=ab yang diberi.

o 6empengurusikan mesyuarat semasa ketiadaan pengerusi.


semasa.

E )etiausaha

o 6enguruskan hal-hal surat menyurat.

o 6encatat dan menandatangani minit mesyuarat/laporan kegiatan-kegiatan.

o 6encatat kehadiran ahli

o 6enyimpan dokumen yang berkaitan dengan persatuan.


semasa.

E enolong )etiausaha

o 6embantu setiausaha dalam menjalankan segala tugas dan tanggungja=abnya.

o 6enjalankan tugas )etiausaha se=aktu ketiadaan )etiausaha.

o menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Auru enasihat dari masa kesemasa.

11


12/31

WAJ 3131 PERSATUAN

E endahari

o ertanggungja=ab berkenaan semua hal ke=angan ersatuan

o 6embuat dan menyimpan kira-kira berkenaan semua perkara ke=angan dan

bertanggungja=ab di atas kesahihannya.

o menyediakan enyata Kira-Kira bulanan dan tahunan serta menandatanganinya.

o 6elaporkan kedudukan ke=angan sekiranya diminta di dalam mesyuarat ahli

ja=atankuasa.

o 6enyediakan 5aporan Ke=angan untuk di audit dan dibentangkan dalam

6esyuarat +gung.


semasa.

E enolong endahari

o 6enjalankan tugas-tugas endahari se=aktu ketiadaan endahari.


semasa.

E +hli 2a=atankuasa

o 6embantu menjalankan tugas dalam segala program dan akti!iti yang

dilaksanakan.

o 6empengerusikan biro sekiranya dilantik.


semasa

E emeriksa Kira-Kira

o 6emeriksa, menyemak serta mengesahkan 5aporan Ke=angan tahunan dan

bertangungja=ab keatasnya.

o 6emastikan pengurusan ke=angan diuruskan dengan betul

2.2 Prose('r Pen'b')an Persa"'an

$.$.& 6e=ujudkan/ enubuhan 2a=atankuasa enaja "6inimum ( org +hli%

$.$.$ 6engadakan I6esyuarat 2K enajaJ- incang ersediaan enubuhan.

$.$. 6embina dan menyediakan Draf erlembagaan ersatuan dan eraturanersatuan Kelab/ ersatuan.

12


13/31

WAJ 3131 PERSATUAN

$.$.3 Draf +kti!iti 4ahunan.

$.$. 6engadakan 6ajlis perjumpaan / I6esyuarat +gung enajaanJ dgn ahli

$.$. )urat ermohonan enubuhan ersatuan " enaja%.

$.$.( )urat Kelulusan enubuhan oleh endaftar Kelab dan ersatuan

" engarah/ engetua/Auru esar% institusi masing-masing.

$.$. engendalian 6esyuarat +gung "4j=b 2a=atankuasa enaja%:

$.$. .& 0otis 6esyuarat +gung, Fdar borang Usul

$.$. .$ )urat 2emputan 6esyuarat

$.$. . 6esyuarat +gung:

$.$. . .& elantikan pengerusi dan +2K

$.$. . .$ erbincangan erlembagaan "persetujuan/pindaan%

$.$. . . eraturan-peraturan

$.$. . .3 )umber Ke=angan ersatuan

$.$. . . adangan +kti!iti

$.$. . . Bal-hal lain

$.$. . .( 6encatat 6init

$.$.' engurusan, elaksanaan akti!iti persatuan dan emantauan"4/2=b +2K

persatuan%

$.$.&7 Dokumentasi dan sistem fail

$.$.&& engauditan.

13


14/31

WAJ 3131 PERSATUAN

Pengenalan

$ni" ini ber"'j'an memberi enge"a)'an (an #ema)iran asas #e a(a elajar

"en"ang menga(a#an mes*'ara" (an melan"i# a)li ja6a"an#'asa5 membin;ang

eranan (an "angg'ngja6ab se"ia A:K (an a)li5 meran;ang a#"i

2. +eran;ang5 mela#sana (an mengen(ali#an mes*'ara">

-. +eng)asil#an seb'a) #er"as #erja roje#5 s'ra" men*'ra"5 en'b')an A:K

engelola5 anggaran erbelanjaan5 a"'r;ara en"a(biran5 b'#' rogram>

. +emb'a" ersemba)an roje# *ang (iran;ang#an

. menge"a)'i (an mema)ami #e erl'an eran;angan (an engen(alian

a#"i


15/31

WAJ 3131 PERSATUAN

Per#a"aan logo iala) sing#a"an (ari a(a Logogram. Logo mer' a#an sa"'

g'ba)an ring#as *ang memba6a ma#na (an mesej "er"en"' ser"a f'ngsi *ang

"er"en"'. Pa(a masa #ini is"ila) logo "ela) (ig'na#an bagi menggambar#an

is*ara"5 emblem5 ;oa" of arms5 simbol (an j'ga ben(era. Logo a(ala)

sing#a"an er#a"aan logogram iai"' g'ba) ring#asan ses'a"' ben"'#. Logo

berf'ngsi sebagai sa"' simbol a"a' "an(a engenalan bagi=

? Per"'b')an

? Persa"'an

? Kelab

? arangan #omersial

? S*ari#a"

? Per#)i(ma"an

? Kem en

? Pameran

S'mber Il)am 'n"'# en;i "aan Logo bole) (i erole)i (ari @lora (an @a'na5

man'sia5 Obje# ;i "aan man'sia5 H'r'f5 Ang#a (an j'ga ben"'# Geome"ri.

Ter(a a" - #'m 'lan jenis logo iai"'=

A. Logo H'r'f

Logo )'r'f (i#enal sebagai logo"* e a"a' al )agram

Di;i "a ber(asar#an r' a ben"'# sa"' )'r'f a"a' ang#a sa)aja5 bebera a

)'r'f *ang (igab'ngjalin#an a"a' bebera a )'r'f (alam sa"' er#a"aan.

Sing#a"an %ini"ial& *ang me6a#ili ses'a"' er"'b')an (i ili) 'n"'# g'ba)an

logo er"'b')an i"'.

15


16/31

WAJ 3131 PERSATUAN

. Logo Re resen"asi

Di#enali sebagai i;"ogram

Di;i "a ber(asar#an r' aben"'# obje#3obje# (i alam se#eliling.

en"'# asal (an gambar obje# (i erm'(a)#an 'n"'# meng)asil#an imej


17/31

WAJ 3131 PERSATUAN

2. Teles#o (an Ala"an Sains 3 +elambang#an sains (an "e#nologi masa #ini.

-. Slogan 3 ERDISPLIN ERIL+$ DAN ERA+AL

Pa(a logo "erseb'" me6a#ili sa)sia) "er 'ji *ang (i"era #an a(a elajar.

Konse '"ama +RS+ iai"' en(i(i#an sains (an "e#nologi (i#e"enga)#an5

#e"a#6aan (ijana (an #e'sa)a6anan (isemai. Pelajar3 elajar +RS+ ini

se"er'sn*a (i;anai agar menja(i elajar serba bole)5 berji6a a"rio"i#5 #en"al

(an mam ' bersaing a(a bila3bila masa (an (i mana j'a mere#a bera(a.

. HITA+ 3 Sebagai lambang #e'"')an (an #e#'#')an semanga" 'n"'#

memban"' se;ara ber"er'san golongan 'mi '"era

. +ERAH 3 +elambang#an #eberanian 'n"'# mara #e )a(a an menero#ai

el'ang3 el'ang bar'

-.1.-.2 +o""o 3 KO+IT+EN KE ARAH KEBE+ERLANGAN

-.1.-.- Lag' +RS+

,a)ai '"era '"eri bangsa#'

a*') segera men'j'

mengi#'" gera# lang#a) maj'

bersa"' men;ari ilm'

Di Caman sains (an "e#nologi

negara erl'#an jasam'

janganla) rasa malas lagi

bersama memegang "eraj'

Di +a#"ab Ren(a) Sains +ARA

"'n"'" ilm' jangan jem'

17


18/31

WAJ 3131 PERSATUAN

"ing#a" "aa" se"ia a(a g'r'

ber(isi lin selal'

Hari ini )ari m'lan*a

)ari eso# berja*a

"ing#a"#an segala *ang a(a

#e #'lia) #i"a segera

18


19/31

WAJ 3131 PERSATUAN

+ES $ARAT

1. Definisi

≤ Definisi dan konsep mesyuarat :

⁄ erbincangan formal yang melibatkan sekurang-kurangnya tiga orang;

⁄ Untuk mengumpul idea-idea atau penyatuan fikiran;

⁄ 6enggunakan agenda tertentu untuk mencapai objektif, keputusan bersama atau

mencapai sesuatu keputusan; dan

⁄ 6elalui proses komunikasi.

≤ Definisi dan konsep minit mesyuarat :

⁄ )uatu catatan ringkas, peringatan atau laporan tentang sesuatu perkara atau

agenda yang dibincangkan dan diputuskan dalam sesuatu mesyuarat;

⁄ Aambaran satu kesatuan idea yang memperlihatkan pertalian fikiran di antara satuperkara dengan perkara lain dalam rangka memenuhi konsep organisasi.

⁄ Dicatat dengan baik dan mengikut prosedur tertentu serta format yang telah

ditetapkan;

⁄ 6enjadi rujukan dan tindakan susulan +2K tertentu selepas mesyuarat; dan

⁄ )ebagai maklum balas dan rujukan pada mesyuarat berikutnya.

2. T'j'an!@'ngsi≤ ungsi mesyuarat :

⁄ *adah untuk menyelesaikan tugasan dan masalah berkaitan organisasi atau

persatuan;

⁄ 6engemukakan perbincangan idea dalam kumpulan untuk mencapai kata sepakat

bagi memperoleh kerjasama dan melancarkan perjalanan akti!iti yang telah

dirancang;

⁄ 6enekankan keputusan-keputusan yang diambil dan tindakan selanjutnya sesudah

19

TOPIK PENGENDALIAN +ES $ARAT


20/31

WAJ 3131 PERSATUAN

itu;

⁄ 6enilai dan menga=al akti!iti dan ke=angan organisasi dari semasa ke semasa;

⁄ 6embincang dan menyelaras bidang tugas ja=atankuasa;

⁄ 6enyebar maklumat dan rancangan/akti!iti baru; ⁄ 6engetahui sokongan,kerjasama, tindak balas dan sambutan terhadap sesuatu isu

atau akti!iti;

⁄ 6embuat keputusan penting berkaitan organisasi mengikut peruntukan

perlembagaan dan undang-undang; dan

⁄ 6erancang sesuatu strategi atau program serta mendapat idea-idea baru bagi

melaksanakan akti!iti organisasi.

@'ngsi mini" mes*'ara" =

⁄ eringatan kepada anggota-anggota yang menghadiri mesyuarat untuk bertindak

terhadap keputusan mesyuarat;

⁄ 6enjadi landasan bagi perjalanan mesyuarat yang seterusnya;

⁄ Keberkesanan minit mesyuarat bergantung pada kecekapan pencatat;

⁄ encatat perlu mempunyai kemahiran menulis minit mesyuarat.

-. :enis3jenis +es*'ara"

≤ 6esyuarat 4etap;

≤ 6esyuarat +gung 5uar iasa atau 4ergempar;

≤ 6esyuarat 2a=atankuasa Kerja;

≤ 6esyuarat 2a=atankuasa Kecil/ iro; dan≤ 6esyuarat 2a=atankuasa )ementara " ad-hoc %.

+es*'ara" Te"a =

⁄ Diadakan dari semasa ke semasa oleh ja=atankuasa atau lembaga sesebuah

organisasi;

⁄ ertujuan untuk merancang, melaksanakan dan menilai dasar-dasar, projek atau

akti!iti berkaitan organisasi;

20


21/31

WAJ 3131 PERSATUAN

⁄ 2udul maklumat mesyuarat perlu dicatatkan bilangan mesyuarat. ontohnya :

+ini" +es*'ara"

2abatan Ko-Kurikulumnstitut endidikan Auru 6alaysia, Kampus Kota haru

ilangan /$77'

≤ 6esyuarat 2a=atankuasa:

⁄ ungsi mesyuarat sama seperti mesyuarat tetap;

⁄ 2usteru, judul maklumat mesyuarat juga perlu dicatatkan bilangan mesyuarat.

ontohnya :6init 6esyuarat 2a=atankuasa nduk

KF2GB+0+0 G5+B#+A+ 4+BU0+0

nstitut endidikan Auru 6alaysia, Kampus Kota haru

ilangan /$7&

≤ 6esyuarat Khas:

⁄ ertujuan untuk membincangkan sesuatu isu khusus yang tidak meliputi agenda

yang menyeluruh, iaitu tidak menyemak dan meluluskan minit mesyuarat yang lalu;

⁄ 4idak menyentuh perkara-perkara yang lain daripada isu yang menyebabkan

mesyuarat itu diadakan.

⁄ 2udul maklumat mesyuarat khas tidak perlu dicatatkan bilangan mesyuarat.

ontohnya :

6init 6esyuarat Khas

5a=atan engarah ahagian endidikan Auru

Ke nstitut endidikan Auru 6alaysia, Kampus Kota haru

≤ 6esyuarat +gung:

⁄ +da dua, iaitu :

τ ersifat tahunan;

τ ersifat boleh diadakan pada bila-bila masa.

⁄ ersifat tahunan :

21


22/31

WAJ 3131 PERSATUAN

τ untuk melaporkan kegiatan dan kedudukan ke=angan; dan

τ untuk memilih ja=atankuasa baru, jika tempoh tamat.

τ 2udul perlu dicatatkan bilangan mesyuarat. ontohnya :

6init 6esyuarat +gung 4ahunanKelab )taf +kademik


Kali Ke-&3

⁄ ersifat boleh diadakan pada bila-bila masa :

τ diadakan atas permohonan sejumlah anggota tertentu atau ja=atankuasa kerja

menurut perlembagaan pertubuhan;

τ dikenali sebagai 6esyuarat +gung 5uar iasa;

τ dikenali juga sebagai 6esyuarat +gung 4ergempar.

τ 2udul tidak perlu dicatatkan bilangan mesyuarat. ontohnya :

6init 6esyuarat +gung 5uar iasa

ersatuan Auru-Auru KD


3. +genda 6esyuarat

≤ erutusan engerusi;

≤ )ah minit yang lalu;

≤ erkara berbangkit:

⁄ 4ajuk :

τ 6esyuarat mengambil maklum.

τ 6esyuarat mengambil keputusan.≤ erkara baru untuk perbincangan:

⁄ embentangan Kertas Kerja :

τ ntipati kertas kerja.

τ 6esyuarat mengambil maklum.

τ 6esyuarat membuat keputusan.

≤ Bal-hal lain;

≤ enutupan.

22


23/31

WAJ 3131 PERSATUAN

. engendalian 6esyuarat

≤ Komponen mesyuarat :

⁄ Kandungan:

τ 6aklumat, pengetahuan, pengalaman, pendapat, idea, sikap, dan harapan

anggota.

⁄ nteraksi:

τ ara memproses kandungan mesyuarat > Kerjasama, mendengar, meluahkan isi

hati, melibatkan, mempercayai.

⁄ )truktur:

τ ara maklumat dan peserta mesyuarat diurus untuk mencapai objektif.

≤ *Js tentang mesyuarat :

⁄ *hy " Kenapa %

τ Kenapa perlunya mesyuaratL

⁄ *hat " +pa %

τ +pa yang perlu dicapaiL ⁄ *ho " )iapa %

τ )iapa yang perlu menghadiriL

⁄ *here " Di mana %

τ Di mana perlu diadakanL

⁄ *hen " ila %

τ ila perlu diadakanL

≤ +sas mesyuarat berkualiti :

⁄ +da agenda dan objektif nyata;

⁄ +pa yang perlu dicapai;

⁄ Keanggotaan yang pakar;

⁄ iHikal yang kondusif;

⁄ 0otis a=al / betul;

⁄ engerusi dan )etiausaha yang berkesan;

23


24/31

WAJ 3131 PERSATUAN

⁄ erbincangan positif;

⁄ Ketepatan minit; dan

⁄ 4indakan susulan yang berkesan.

≤ +sas mesyuarat tidak berkualiti :

⁄ 5e=at diberitahu;

⁄ +genda tidak tersusun;

⁄ 5e=at mula dan meleret-leret;

⁄ engerusi dan )etiausaha lemah;

⁄ engerusi dan )etiausaha tidak tetap;

⁄ #amai pakar tidak hadir;

⁄ 6init le=at dan tidak lengkap; dan

⁄ 4iada follo=-up.

≤ eranan engerusi 6esyuarat :

⁄ enggerak, pengacara, pemandu, dan pengadil.

⁄ )ebelum mesyuarat:

τ Kenapa perlunya mesyuaratL;

τ si dan keutamaan;

τ +pakah keputusan yang ingin dicapaiL; dan

τ Keahlian, tarikh, dan tempat.

⁄ )emasa mesyuarat:

τ Datang a=al " rappor %;

τ 4epati masa;

τ 0yatakan tujuan mesyuarat;

τ rosedur dan struktur mesyuarat;

τ erbincangan :

= )ah minit;

= erkara berbangkit;

= erbincangan :

Π Kemukakan isu dan masalah;

Π 6inta pandangan / penjelasan;

24


25/31

WAJ 3131 PERSATUAN

Π Aalakkan penyertaan ahli; dan

Π 6enga=al perbincangan

⁄ +khir mesyuarat:

τ Ulas isu-isu;

τ 6aklumkan keputusan;

τ 6aklumkan tindakan susulan;

τ 0yatakan mesyuarat akan datang;

τ enghargaan; dan

τ enangguhan mesyuarat.

≤ eranan )etiausaha :

⁄ )ebelum mesyuarat:

τ Bantar notis dan dokumen mesyuarat;

τ +genda yang betul;

τ ersiapan mesyuarat > Bospitality; dan

τ )enarai semak yang tepat.

⁄ )emasa mesyuarat:

τ atat/edar kehadiran ahli;

τ atat minit;

τ 2elaskan isu kepada mesyuarat; dan

τ 4ugas pentadbiran / house-keeping.

⁄ )elepas mesyuarat:

τ )ediakan deraf minit mesyuarat;

τ Fdar minit;

τ 4indakan susulan; dan

τ )impan rekod / dokumen.

. 4atacara / 4atasusila 6esyuarat

≤ 2angan tiba atau datang le=at;

≤ Flakkan gangguan;

≤ 2angan meninggalkan mesyuarat;

≤ Duduk dengan bersopan;

25


26/31

WAJ 3131 PERSATUAN

≤ endengar berkesan / berminat; dan

≤ erikan sumbangan membina.

(. 6init 6esyuarat

≤ inaan 6init 6esyuarat :

⁄ 6emerlukan tiga struktur asas :

τ judul maklumat mesyuarat;

τ badan minit; dan

τ penangguhan.

⁄ ontoh binaan minit mesyuarat :

2UDU5 6+K5U6+4 6F)MU+#+4

" 6esyuarat 4etap, 6esyuarat 2a=atankuasa, 6esyuarat Khas,

6esyuarat +gung %

+D+0 6 0 4 6F)MU+#+4

" utiran +m, +genda, erbincangan, Keputusan dan 4indakan %

F0+0AAUB+0 6F)MU+#+4

" 6esyuarat ditangguhkan pada jam N %

≤ adan 6init 6esyuarat :

⁄ erlu dicatatkan perbincangan dan keputusan yang diambil tentang sesuatu

perkara secara ringkas tetapi jelas;

⁄ )etiap perkara dibahagi berdasarkan subjudul tertentu menurut agenda mesyuarat;

⁄ 4erdiri daripada :

26


27/31

WAJ 3131 PERSATUAN

τ Ucapan engerusi

τ 6enyemak dan 6engesahkan minit mesyuarat lalu

τ erkara-perkara berbangkit

τ 6embentang dan mengesahkan laporan ke=angan " jika perlu %

τ erkara-perkara berbangkit " berkaitan laporan ke=angan > jika perlu %

τ erkara O

τ erkara M

τ Bal-hal lain

τ enangguhan

G#6+4 6 0 4 6F)MU+#+4

"&% 2UDU5 6 0 4 6F)MU+#+4

"$% U4 #+0 +6

i. 4arikh :

ii. 6asa :

iii. 4empat :

i!. Kehadiran : " catatkan anggota yang tidak hadir juga %

" % +AF0D+ " jika perlu dicatatkan %

i. Ucapan engerusi

ii. 6embentang dan mengesahkan minit mesyuarat lalu

iii. erkara-perkara berbangkit

i!. 6embincangkan isu

!. 6embincangkan isu

!i. Bal-hal lain

"3% KF4F#+0A+0 +AF0D+

si perbincangan agenda dicatat oleh pencatat minit mesyuarat.

27


28/31

WAJ 3131 PERSATUAN

" % 4 0D+K+0

)iapakah yang bertanggungja=abL

" % U + +0 F0+0AAUB+0

Ucapan penangguhan oleh engerusi. Dicatat juga masa mesyuarat ditamatkan.

"(% F0 +4+4

Dicatatkan nama orang yang mencatat minit mesyuarat.

" % F0AF)+B+0 F0AF#U)

engerusi menandatangi minit mesyuarat tanda pengesahan.

≤ ormat enulisan adan 6init 6esyuarat :

⁄ erlu ada +genda, erkara dan 4indakan :

+genda erkara

&.7

$.7

.7

3.7

28


29/31

WAJ 3131 PERSATUAN

.7

.7 Ucapan engerusi:

&.& NNNNNNNNNNNNNNNNNN.

&.$ NNNNNNNNNNNNNNNNNN.

4indakan : 6akluman

6enyemak dan 6engesahkan 6init 6esyuarat yang 5alu :

$.& NNNNNNNNNNNNNNNNNN.

$.$ NNNNNNNNNNNNNNNNNN.

4indakan : )etiausaha

erkara- erkara erbangkit :

.7 NNNNNNNNNNNNNNNNNN.

.& NNNNNNNNNNNNNNNNNN.

4indakan : 6akluman

erkara O " rojek, 6asalah, dsb. % :

3.& NN.NNNNNNNNNNNNNNNN

3.$ NNNNNNNNNNNNNNNNNN.

4indakan : )emua +2K

erkara M " rojek, 6asalah, dsb. % :

.7 NNNNNNNNNNNNNNNNNN.


4indakan : 2K Kebajikan

Bal-Bal 5ain :


.$ NNNNNNNNNNNNNNNNNN.

⁄ ormat penulisan minit mesyuarat :

29


30/31

WAJ 3131 PERSATUAN

6init 6esyuarat 2a=atankuasa

+ngkatan )astera=an 6uda Kali Ke-$, $77'


4arikh :

6asa :

4empat :

Kehadiran : " hadir dan tidak hadir %

+genda erkara

&.7

$.7

.7

3.7

.7

.7 Ucapan engerusi:

6enyemak dan 6engesahkan 6init 6esyuarat yang 5alu :

erkara- erkara erbangkit :


erkara O " rojek, 6asalah, dsb. % :

4indakan : engerusi 2K )eminar

erkara M " rojek, 6asalah, dsb. % :

4indakan : 2K )ukan dan ermainan

Bal-Bal 5ain :

enangguhan :

Ucapan penangguhan oleh pengerusi.

6esyuarat ditangguhkan pada jam &$.3 tengah hari.

Dicatat oleh / Mang menjalankan tugas :

30


31/31

WAJ 3131 PERSATUAN

"0ama encatat%

2a=atan encatat

ontoh & : ormat enulisan 6init 6esyuarat

6init 6esyuarat 2a=atankuasa

+ngkatan )astera=an 6uda


il.$/$77'

4arikh :

6asa :

4empat :

Kehadiran : " hadir dan tidak hadir %

&.7 Ucapan engerusi:

$.7 6enyemak dan 6engesahkan 6init 6esyuarat yang 5alu :

.7 erkara- erkara erbangkit :


3.7 erkara O " rojek, 6asalah, dsb. % :

4indakan : engerusi 2K )eminar

.7 erkara M " rojek, 6asalah, dsb. % :

4indakan : 2K )ukan dan ermainan

.7 Bal-Bal 5ain :

enangguhan:

Ucapan penangguhan oleh pengerusi.

6esyuarat ditangguhkan pada jam &$.3 tengah hari.

Dicatat oleh : Disahkan oleh :

"0ama encatat% "0ama %

2a=atan encatat 2a=atan " engerusi%

")etiausaha/+2K%

Documents

Modul Persatuan WAJ 3131