MODUL MANAJEMEN MATERIAL DALAM ERP

Tujuan dari modul ini adalah mengoptimasi semua proses yang terkait dengan perencanaan,

pengadaan, pembelian hingga penyimpananmaterial.

Manfaat yang diperoleh antara lain:

1. Otomasi evaluasi pemasok

2. Tingkat biaya pengadaan dan penyimpanan yang lebih rendah pada inventory dan

manajemen pergudangan

3. Terintegrasi dengan verifikasi penagihan (invoice)

MODUL-MODUL MANAJEMEN MATERIAL

• Pre purchasing activities

• Purchasing

• Vendor evaluation

• Inventory management

• Invoice verification & material inspection

PRE PURCHASING

Modul ini mendukung siklus undangan penawaran (tender), mengelola kontrak dan tingkat

penerimaan pelayanan

Aktivitas yang ada didalamnya:

– Database utama layanan/jasa yang menyimpan deskripsi semua layanan/jasa yang akan

dibeli

– Menyimpan spesifikasi layanan/jasa yang dibuat terpisah yang dapat dibuat untuk setiap

proyek pengadaan

– Terdiri dari item layanan/jasa dan item material yang dinput satu kali sehingga

meminimalkan entry data manual

PURCHASING

Modul ini mendukung penuh proses pembelian material dan modul ini juga berkomunikasi dan

terintegrasi penuh dan berjalan peralel dengan modul-modul seperti:

– Finance

– Manufacturing

VENDOR EVALUATION

• Merupakan elemen yang terintegrasi pada modul manajemen material

• Informasi yang disimpan meliputi tanggal pengiriman, harga dan jumlah yang disesuaikan

dengan order pembelian

• Modul ini menggunakan data manajemen kualitas, seperti hasil inspeksi barang datang atau

audit kualitas

• Data yang diakses meliputi data inventory management

• Menyediakan proses evaluasi vendor berdasarkan titik pandang tertentu dan menilai kinerja dari

vendor secara langsung

INVENTORY MANAGEMENT

• Modul ini digunakan untuk mengelola stok

• Pada sistem ini stok fisik mencerminkan semua transaksi yang dihasilkan dalam perubahan stok

dan dalam tingkatan perubahan inventory

• Pengelolaan stok (Penyusutan barang) yang dilakukan meliputi perhitungan nilai stok untuk

keperluan akuntansi biaya.

• Untuk setiap aktivitas dilakukan perhitungan ulang atas beberapa nilai, yaitu:

– Nilai stok untuk manajemen inventory

– Penetapan account untuk akuntansi biaya

– Menghubungkan account G/L untuk akuntansi keuangan dengan penetapan account

secara otomatis

INVOICE VERIFICATION & MATERIAL INSPECTION

Modul ini menyambungkan sistem manajemen material dengan akuntansi keuangan dan

komponen pengendalian dan akuntansi aset

Fungsi-fungsi yang dilayani adalah:

– Melengkapi proses pembelian material, dimulai dari permintaan pembelian, pembelian,

penerimaan barang dan penerimaan invoice

– Memungkinkan invoice yang tidak berasal dari pengadaan material(seperti pengadaan

jasa, biaya pelatihan, dll)

– Pengolahan memo kredit, seperti pembatalan invoice atau pemberian diskon

Aspek Manajemen Material

Produk Dan Daftar Harga, serta hal hal yang berhubungan dengannya.

• Warehouse

• Shipments (receipts)-----pengiriman!!!!

• Inventory Movements (pergerakan inventory)

• Physical Inventory

• Production

• Customer Shipment()

• Replenishment (Demand)------penambahan

• Available to Promise

• Valuation Costing Material Management

Warehouse adalah lokasi fisik dimana barang/Material anda disimpan. Anda bisa membuat warehouse

sebanyak yang andainginkan. Multi Warehouse, jadi bisa menangani banyak warehouse sebanyak

yang kita mau (akan tetapi tentunya harus disesuaikan dengan kebutuhan kita).

Selanjutnya Warehouse dapat mempunyai satu atau lebih locators (lokasi penempatan barang). Suatu

locator mempunyai tiga dimensi seperti yang biasa dikenal dikenal:

• Aisle (Gang)

• Bin (Bak/Peti)

• Level (Tingkat)

Di dalam suatu setup kompleks, anda dapat membuat suatu Warehouse untuk penerimaan, suatu

Warehouse untuk penyimpanan dan suatu Warehouse untuk pengiriman:

Material Movement

External

- Receipt(penerimaan)

- Shipment(pengiriman)

Internal- Inventory Move

- Physical Inventory

- Production

Inventory Valuation Report

- Based on Price List

- Lists PO Price

- Calculates Qty based on Valuation Date

- Export to XLS for more complex Valuation

Tahapan yang perlu dikelola dalam pengelolaan material adalah sbb:

• Pembuatan Master Barang

• Perencanaan Kebutuhan Material proyek

• Material Schedule

• Analisa Harga dan Pemilihan Pemasok

• Purchase Order

• Penerimaan Barang

• Pemakaian Barang

• Monitoring Stok

• Evaluasi Pemakaian Bahan

• Penentuan PFC (Projected Final Cost)

• Pengelolaan Sisa Material

Yang penting dari modul ini adalah :

1. Bagaimana membuat Purchase Requition

2. Bagaimana membuat Purchase Order

3. Bagaimana melakukan penerimaan barang

4. Bagaimana melakukan verifikasi terhadap tagihan dari supplier

5. Bagaimana mengelola inventori.

6. Dan yang sangat beririsan dengan modul PP, yaitu bagaimana membuat perencanaan

produksi (MPS) dan bagaimana membuat perencanaan order material (MRP)

Agar Modul ini bekerja dengan baik, maka master-masternya harus dikelola dengan baik, antara lain :

1. Material master

2. Master Vendor

3. Master Price (Purchase info Record)

4. Source List

5. Quota Arrangement

6. Storage Location

Fungsi Fungsi didalam Material Management:

Selain fungsi fungsi yang berhubungan transaksi pembelian dan penjualan, ada beberapa fungsi

yang berguna untuk transaksi material, diantaranya adalah:

• 1. Physical Inventory, Digunakan untuk melakukan adjustment untuk menyesuaikan stok di

system dengan actual, ada yang menyebut dengan stok opname, cycle count, dll.

• 

2. Production / Assembly, Digunakan untuk melakukan transaksi produksi material material

yang digunakan dalam produksi dan menghasilkan Finish Good.

• 

3. Inventory Valuation, Digunakan untuk mengevaluasi value / nilai kekayaan material yang

ada di warehouse tertentu atau lokasi tertentu.

• 

4. Inventory Move, Digunakan untuk melakukan transaksi antar warehouse.

• 

5. Replenishment, Digunakan untuk melakukan Action berupa Request, atau Purchase

Order, ketika stok mencapai Minimum stok, atau dibawah maksimum stok. Sangat berguna

untuk menjaga stok selalu pada level aman.

Laporan laporan Material Management

Disamping laporan laporan yang bisa anda buat sendiri, ada beberapa laporan yang sudah

tersedia untuk material management, diantaranya adalah: 

1. Transaction Detail

2. Product Transaction Value

3. Product Transaction Summary

4. Replenish Report

5. Product Costing Report

6. Vendor Selection