7

A A U I T S e r v i c e s

MÅNEDSRAPPORT FRA ITS

August 2018

Månedsrappor t f ra IT Services – August 2018

2

MÅNEDSRAPPORT FRA ITS

Denne rapport dækker ugerne 32-35. IT Services

leverede s tab i le resul ta ter i august .

ITS har i he le per ioden leveret som af ta l t på

Service Request .

ITS har i he le per ioden leveret som af ta l t på Inc i -

dents .

ITS har haf t nedenstående kr i t iske e l ler major hæn-

delser med nedbrud, nedsat t i lgængel ighed e l ler

s ikkerhedstrussel i per ioden uge 32 t i l 35 .

Uge 35 : Problemer med Workzone ef ter opgrade-

r ing. – Dr i f ts fo rs tyrre lse r det meste af ugen.

Uge 35 : Problemer med SfB – 1 ,5 t imers dr i f ts fo r -

s tyrre lse.

Ef ter august måned l igger ITS’ omkostn inger 0,6

mio. k r . under ankerbudget te t . I forho ld t i l det ru l -

lende budget l igger ITS ef ter august måned 0,1 mio.

kr . over det ru l lende budget . De samlede omkos t -

n inger t i l og med august var 83,8 mio. kr .

Real iser ingen af d ig i ta l i ser ingsstrateg ien fø lger

økonomisk de bevi lgede beløb med en forven tn ing

om en investe r ing i AAUs d ig i ta l iser ing i 2018 på ca

37-38 mio kr . Konkret e r der forskydninger mel lem

de enkel te pro jekter i forho ld t i l p lanerne.

DIGITALISERINGSSTRATEGI

Forskning

Ansætte lse af en o rganisat ionsrepræsentant /p ro jekt leder pågår. Refe rencegruppen med repræ-

sentanter f ra a l le fakul te ter er e tab leret . Kommissor ie t i l re fe rencegruppe fast lægges t i l k ickof f i

sep/okt . Relat ion t i l SRFI er a f ta l t .

Læring og PBL

Uffe Kjærul f udpeget som organisat ionsrepræsentant . Arbejdsgruppe etableres (4 e-konsulente r

og 1 pro jekt leder . Organ iser ing godkendt a f DSUR – kommissor ium udarbejdes. Forundersøgelse

”Dig i ta l lær ing i praks is” er i gang – fore l igger pr imo 2019 j f . AAU’s rammekontrakt - v i l pege på

fæl lesakt iv i te te r + fakul tære t i l tag og ITS akt i v i te ter .

Vidensamarbejde

Der arbejdes pt . på en indst i l l ing t i l DSD, vedrørende etabler ing a f ”v i r tue l p la t form fo r v ide n-

samarbejde med in tern og ekstern grænsef lade” . Pro jektgrundlag for CRM forventes færdig okt .

2 accelerate workshop p lan lægges (CRM & Vis ion og idékata log for sporet ) .

Digita le kompetencer

Projektgrundlag for ”Organisator isk forandr ings ledelse / OCM” udarbejde s.

Administrat ion

Anta l leverancer t i l lovet t id i per ioden

(Service Requests)

92-94 % Forr ige måned: 91-96 %

Anta l k r i t iske/major hændelser

2 Forr ige måned: 5

Anta l løsninger t i l lovet t id i per ioden

( Inc idents)

94-95 % Forr ige måned: 84-97 %

Anta l grønne t ra f ik l ys på pro jekter

21/27 Forr ige måned: 21 /27

Månedsrappor t f ra IT Services – August 2018

2

91 87 84 93 94 95 96 97 95 94 94 94

123 106 77 71 36 36 36 36 85 147 134 115

Uge 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35

Åbne

sager

Løst til

tiden i %

Sporet har en række igangværende og indst i l lede pro jekter (SOL, AAU -id, I t -KVUD, MDM, DE,

RUSII , RES, Alumne, HR, mf l . )

SUPPORT

INCIDENTS

LØST TIL LOVET TID:

SERVICE REQUESTS

LEVERET TIL LOVET TID:

ITS har overholdt servicemål for he le per i -

oden.

Åbne sager

KPI: Åbne sager ved ugeafs lu tn ing

Mål : Under 150

Opnået i uge 32-35: 85 t i l 147

Løst t i l t iden

KPI: Løsning t i l lovet t id

Mål : 90%

Opnået i uge 32-35: 94% t i l 95%

ITS har i he le per ioden leveret som

af ta l t og har derved leve t op t i l

servicemål for Service Request .

Bemærk f ra 1 . august er målsæt-

n ing hævet f ra 85% t i l 90%.

Leveret t i l t iden

KPI: Leveret t i l lovet t id

Mål : 90%

Opnået i uge 31-34: 92% t i l 94%

0

100

200

300

400

500

600

24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35

Incidents med servicemål for ITS

Løsninstid overskredet Løsning til aftalt tid

0

200

400

600

800

23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34

Service Request med servicemål for ITS

Leveringstid overskredet Leveret til aftalt tid

93 92 91 94 96 93 92 95 94 94 94 92

Uge 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34

Leveret til

aftalt tid i

%

Månedsrappor t f ra IT Services – August 2018

3

DRIFT

Problem i uge System Beskr ive lse a f problemet

35 WZ IR807111 problemer med SfB ka ld. Cal lcente r / te le fon i va r

nede på SfB p la t fo rmen.

35 SfB IR810561 problemer med viderest i l l ing på SfB. Det var fo r-

årsaget a f arbejde udfør t a f KMD.

PROJEKTER

21 Grønne t ra f ik l ys

i pro jekterne

4 Gule t ra f ik lys

i pro jekterne

2 Røde t ra f ik lys

i pro jekterne

SAFE TRACK

97,0

97,5

98,0

98,5

99,0

99,5

100,0

24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35

Uge nr.

Driftsforstyrrelse i % på 34 udvalgte fokussystemer

Oppetid

Månedsrappor t f ra IT Services – August 2018

5

GDPR: Tid er sat i gul da projektet er udfordret mht. juridiske ressourcer i projektet, samt at vi bruger flere ressourcer end planlagt på fortegnelserne og da der savnes en juridisk driftsorganisation at overdrage opgaver til. StatHR: Omfang rapporteres gul, da der p.t. er flere tekniske udeståender fra Modst. der kan have indflydelse på hvor meget løsningen understøtter på et givet tidspunkt rent teknisk, f.eks. Single sign on. Omkostninger markeres gult da der er udeståender på design og plan der influerer på det samlede budget.

ØKONOMI

ITS ØKONOMI EFTER 2. PERIODE

ITS’ omkostn inger e f ter anden per iode e r på 83,8 mio. kr . (Blå s t reg) . Det te ska l ho ldes op mod

et ankerbudget te ts (Grøn s t reg) omkostn inger på 84,4 mio. kr . Al tså en afvige lse på en halv mi l -

l ion.

ITS har gennem året fåe t en række akt i v i te ter bevi l l ig et ud over budget te t , b landt andet køb t i l

Claaudia og gennemførsel a f GDPR. Al le d isse bevi l l igede ændr inger i fo rho ld t i l ankerbudget te t

betyder at ITS’ ru l lende budget e f ter august (Orange s t reg) l igger på 84,5 mio. kr . , og a fv ige lsen

i forho ld t i l fak t isk forbrug er på 0,6 mio. kr .

A l le a fde l inger i ITS har på nuværende t idspunkt d isponeret køb fo r årets s idste måneder. Derfor

har ITS en forventn ing om at fø lge budget te t resten af 2018. Rektorate t har netop godkendt , a t

AAU bygger nyt datacen ter de kommende år . Det te betyder en udgi f tspåv i rkn ing for ITS på 8

mio. kr . Disse l igger a l le rede i budget te t i åre ts s idste per iode.

I forb indelse med anden per iodeopfølgn ing er pro jekter i d ig i ta l iser ingspul jen også gennemgået .

Enkel te pro jekte r har gennem åre t haf t u forudsete udfordr inger, der påvi rker f remdr i f ten - fo r

eksempel på grund af fo r længede afk lar ingsfaser e l ler kontrakt forhandl inger. Derfor over føres

Månedsrappor t f ra IT Services – August 2018

6

mid ler f ra 2018 t i l 2019. Dig i ta l iser ingspul jen e r i år på 36,2 mio . kr . De ønskede over før te penge

er a l le d isponeret i pro jekterne. Nogle pro jekter de l f inans ieres i øvr ig t f ra andre mid ler /pu l je r og

samlet set gennemføres a l t i a l t d ig i ta l iser inger i 2018 for 37 -38 mio. I 2019 er a l lokeret 39 mio.

kr . t i l d ig i ta l iser ingspul jen. Invester ingsmæssigt er A AU således på e t markant n iveau.

Udvik l ingen i d ig i ta l iser ingspul jen kan ses af nedenstående graf , hvor den b lå s t reg er anke r-

budget te t , og den grønne s t reg er fak t isk forbrug. Den gule s t reg viser de reviderede p laner og i

den sammenhæng fø lger pro jekterne p lanerne. I jun i bevi l l igede DSD ca. 6 mio. kr . t i l accelera -

t ion af s t ra teg iprocessen . Det te be løb er ikke indtegnet i gra fen herunder og fork larer fo rskel len

f ra budget -kurverne og den røde s t reg der v iser den samlede d ig i ta l iser ingspul je .

SÆRLIGT TEMA – AAU-ID PROJEKTET GØR KLAR TIL ”GO LIVE”

I marts invi terede AAU-ID pro jektet a l le ins t i tu tsekretærer t i l en pro jektp ræsentat ion og demo a f

den nye løsning, der danner grundlag for AAU’s f remt id ige håndte r ing af systemadgange t i l me d-

arbejdere og gæster på AAU.

Et a f de p r imære fokusområder er de mange b lanket ter og manuel le a rbejdsgange, der skaber

både r is iko for fe j l og f rust ra t ion rundt om i organisat ionen, når der ska l ansættes nye medarbe j -

dere e l ler tages imod AAU-gæster , som skal have adgang t i l fo rskel l ige i t -systemer . Den nye

løsning gør det le t tere a t opret te ansa t te og AAU -gæster ved at d ig i ta l ise re b lanket ter og a r-

be jdsgange. Løsningen vi l i førs te omgang s ig te på implementer ing af ansat te og AAU -gæster og

en håndfu ld systemer, men vi l løbende b l i ve udbygget , så håndter ingen af manuel le b lanket ter

b l iver færre og færre, l igesom studerende forventes at b l ive koblet på a l le rede i 2019. Udover

nedenstående systemer, som vi l være de førs te på løsningen, kommer AAU -ID t i l a t generere

Månedsrappor t f ra IT Services – August 2018

7

medarbejdernummer, der betyder, a t øvr ige systemadgange kan best i l les umiddelbar t e f te r en

medarbejder er opret te t i AAU -ID løsningen:

AD

Exchange

F i leshare

Skype

Nummerplan

Pr in t

ØSS inc l . AME, HR-Ligh t og I -procurement

Der arbejdes l ige nu på høj t ryk for a t gøre k la r t i l ”go l i ve” u l t imo 2018. De forberedende øvelser

har indbefat te t invo lver ing af pro jektets re ferencegruppe, som tæl ler 7 ins t i tu tsekretærer f ra fo r-

ske l l ige dele af organisa t ionen – både våde og tørre områder er repræsenteret .

Det te samarbejde har g ivet værdi fu ld t input b landt andet i fo rho ld t i l , hvordan vi s ik rer en suc-

cesfu ld implementer ing på tværs af AAU. Implementer ingen skydes i gang med en p i lo t fase, hvor

t re ins t i tu t te r f ra re ferencegruppen har meldt s ig på banen som de førs te . Vi s tar te r op u l t imo

november med:

Ins t i tu t for Energ i teknik

Ins t i tu t for Medic in og Sundhedsteknologi

Ins t i tu t for Matemat ik

Implementer ing af de resterende ins t i tu t te r v i l fo r tsætte i s tar ten af 2019 og forventes at løbe ind

t i l udgangen af mar ts 2019. Vi er l ige nu i gang med at sende en invi ta t ion t i l de øvr i ge ins t i tu t -

ter , som vi l b l i ve invi teret t i l en præsentat ion af en samlet implementer ingsplan og forventn inger

t i l implementer ingsakt i v i te ter .

Ovenfor ses et udk l ip a f s tar ts iden på AAU -ID. Besøg os på: www.i ts.aau.dk/aau-id/ . Siden in-

deholder re levant in format ion om AAU-ID pro jektet , som løbende vi l b l i ve r udbygget med b landt

andet brugervej ledning , qu ick gu ides og FAQ i tak t med, a t v i nærmer os implementer ingsstar t .