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Morelia, Michoacán, Mayo del 2011.

Manual de Procedimientos del Comité de

Adquisiciones del Poder Ejecutivo.

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INDICE Página

INTRODUCCIÓN------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4

CAPÍTULO I

1. MARCO JURÍDICO ----------------------------------------------------------------------------------------------- 5

2. OBJETIVO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ---------------------------------------------------- 6

3. MISIÓN -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6

4. VISIÓN --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6

CAPÍTULO II PROCEDIMIENTOS

A) DIRECTOR GENERAL

1. Adjudicación directa mediante sesión plenaria ------------------------------------------------------------ 7

2. Elaboración de Contratos (Licitación Pública Estatal y por Invitación Restringida) -------------- 11

3. Elaboración de Contratos (Compras autorizadas por acuerdo)--------------------------------------- 21

4. Revisión de Contratos de Arrendamiento ------------------------------------------------------------------- 28

5. Revisión de Contratos de Equipo de Fotocopiado, Servicio de Limpieza y Vigilancia----------- 33

6. Recurso de Revisión --------------------------------------------------------------------------------------------- 38

B) UNIDAD DE INFORMATICA

1. Asistencia, asesoría y soporte técnico----------------------------------------------------------------------- 43

2. Desarrollo de Sistemas y aplicaciones para CADPE----------------------------------------------------- 46

3. Soporte a servidos y red interna web del CADPE-------------------------------------------------------- 51



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C) SUBDIRECCIÓN TÈCNICA OPERATIVA

1. Asesoramiento para Licitaciones ----------------------------------------------------------------------------- 55

2. Control de las compras directas que realizan las dependencias ------------------------------------- 60

3. Programa anual de adquisiciones --------------------------------------------------------------------------- 63

4. Licitación Pública Estatal --------------------------------------------------------------------------------------- 66

5. Licitación por Invitación Restringida ------------------------------------------------------------------------- 82

6. Inscripción al padrón de Proveedores ----------------------------------------------------------------------- 92

7. Revisión y manejo de Muestras de Licitación ------------------------------------------------------------ 95

8. Recepción de bienes derivados de la licitación ----------------------------------------------------------- 98

D) DELEGACIÓN ADMINISTRATIVA

1. Integración del Anteproyecto de Presupuesto de egresos --------------------------------------------- 101

2. Ejercicio del Presupuesto de Egresos aprobado ---------------------------------------------------------- 104

3. Trámite de Pago a Proveedores de Bienes y Servicios ------------------------------------------------- 108

4. Procedimientos para el trámite de Movimientos de Personal------------------------------------------ 111

5. Trámite de Solicitud de Licencias con o sin goce de sueldo ------------------------------------------- 114

6. Trámite de Descuentos por Incidencias de Personal ---------------------------------------------------- 117

7. Pago de Nómina -------------------------------------------------------------------------------------------------- 120

8. Adquisiciones------------------------------------------------------------------------------------------------------- 123

9. Actualización del Inventario del Activo Fijo----------------------------------------------------------------- 127

10.Solicitud de Servicios Generales ----------------------------------------------------------------------------- 130

11.Revisión de Ordenes de Servicio y Asignación de Taller ----------------------------------------------- 133

ANEXOS (Control de Revisiones y Modificaciones de los procedimientos) --------------------------- 141



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INTRODUCCIÓN

El Manual de Procedimientos del Comité de Adquisiciones del Poder Ejecutivo, tiene

como propósito fundamental, precisar el método para realizar las funciones de cada una de las unidades administrativas que la integran, a fin de evitar duplicidad y

determinar responsabilidades de los mandos medios y superiores, así como del personal que colabora con ellos y propiciar la eficiencia y eficacia en el trabajo, a fin de que se presten servicios con la calidad que los michoacanos requieren.

El presente Manual se elaboró con base en los lineamientos emitidos por la

Secretaría de Finanzas y Administración mediante un proceso en el que participaron todos los miembros de cada una de las unidades administrativas del Comité de Adquisiciones del Poder Ejecutivo, mediante la colaboración en el desarrollo de los

procedimientos sustantivos de cada una de ellas, de manera que al aprobarse el mismo, se tiene la certeza de que este esfuerzo permitirá avanzar en materia de

desarrollo administrativo. El Manual se integra por: el marco jurídico que regula su funcionamiento, el objetivo

del manual, la misión, visión y los procedimientos de la entidad. Este capítulo constituye el fin básico del presente manual, ya que describe paso a paso como se realizan las actividades para la prestación de los trámites y servicios, logrando el

cumplimiento de las atribuciones asignadas al Comité de Adquisiciones del Poder Ejecutivo, a través de su estructura y con el trabajo permanente de quienes tienen la

oportunidad y el privilegio de formar parte de la misma. Este documento deberá ser actualizado y enriquecido en forma permanente, con

base en la experiencia cotidiana, acciones de simplificación de trámites y el desarrollo de una política de calidad.

Atentamente

Lic. Norma Lorena Gaona Farías Directora General



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CAPITULO I 1. MARCO JURÍDICO

Federal:

Constitución Política de los Estado Unidos Mexicanos,

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal.

Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios del Sector Público. Ley Federal de Entidades Paraestatales

Estatal:

Constitución Política del Estado de Michoacán de Ocampo.

Código Civil para el Estado de Michoacán.

Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Michoacán de Ocampo.

Ley de Entidades Paraestatales del Estado de Michoacán. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Michoacán de

Ocampo.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles del Estado de Michoacán de Ocampo.

Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Michoacán de Ocampo.

Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles del Estado de Michoacán de Ocampo.

Decreto que contiene el Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de Michoacán de Ocampo, para el ejercicio fiscal.

Manual de Procedimientos para el Sistema de Ejecución, Control y Evaluación del Presupuesto para el ejercicio fiscal.

Acuerdo para la Optimización del Ejercicio del Gasto Público y de Disciplina Administrativa.

Reglamento Interior del Comité de Adquisiciones del Poder Ejecutivo del Estado de Michoacán de Ocampo.

Acuerdo de Austeridad y Disciplina Presupuestaria.

Código de Justicia Administrativa del Estado de Michoacán de Ocampo.



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2. OBJETIVO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El Manual de procedimientos del Comité de Adquisiciones del Poder Ejecutivo, permite conocer el funcionamiento interno referente a la descripción de tareas,

ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución, establece en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones que se desarrollan y

permite la delimitación de las responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación, a la vez que establece las políticas y lineamientos generales que deberán observarse, además de que es un instrumento que facilita la inducción,

adiestramiento y capacitación del personal responsable de los procedimientos.

3. MISIÓN

Promover la participación de la Sociedad y generar competencia equitativa entre los

proveedores; Asegurando al Estado las mejores condiciones de calidad y precio en Materia de Adquisiciones, servicios y arrendamientos; garantizando a las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo en tiempo y forma, los bienes y

servicios para cumplir con sus atribuciones.

4. VISIÓN

Ser una institución de vanguardia, caracterizada por un desempeño eficaz, eficiente

e innovador en sus funciones sustantivas, plenamente reconocido por la sociedad michoacana por su capacidad para realizar compras consolidadas de los insumos que requiere la estructura de Gobierno en el Estado, respondiendo así a las

exigencias del entorno social.



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CAPÍTULO II PROCEDIMIENTOS

A) DIRECCION GENERAL 1. GENERALIDADES

Nombre del Procedimiento: Adjudicación Directa mediante Sesión Plenaria

Código del Procedimiento: P-CADPE-DG-01

Unidad Responsable: Dirección General

1.1 Objetivo del Procedimiento: Garantizar a las Dependencias, el abasto de los suministros (bienes y/o servicios) necesarios para la

realización de las funciones propias de los programas prioritarios del Gobierno del Estado, cuando por urgencia o por situaciones especiales, se requieran estos insumos y no sea posible o viable, la realización de procedimientos licitatorios convencionales.

1.2 Políticas y Normas Generales del Procedimiento:

1. Las adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios se adjudicarán para que libremente

se presenten proposiciones solventes en sobre cerrado, el que será abierto públicamente a fin

de asegurar al Estado las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes, de acuerdo a lo que establece la presente ley.

2. Las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal, podrán adquirir por adjudicación directa, bienes y servicios hasta por un monto de $ 300,000.00 (trescientos mil pesos 00/100 M.N.) más IVA, por partida en el ejercicio fiscal, siempre y cuando los

proveedores estén inscritos en el Padrón de Proveedores de la Administración Pública Estatal y se use el formato autorizado de contrato de compra-venta o prestación de servicios.

3. En la compra directa que no rebase la cantidad de $9,000.00 (nueve mil pesos 00/100 M.N.), no

se requiere que el proveedor esté inscrito en el Padrón de Proveedores de la Administración Pública Estatal, ni se use el formato de contrato.

4. Para la adquisición de uno hasta 5 vehículos automotores, la Dirección General del Comité de

Adquisiciones del Poder Ejecutivo realizará compra directa; de seis vehículos en adelante, la adquisición será mediante el procedimiento de licitación que corresponda.

5. La solicitud de adquisición por adjudicación directa se presentará por escrito, en el formato

autorizado al efecto ante la Dirección General del Comité de Adquisiciones del Poder Ejecutivo, que deberá contener los datos y anexar los documentos señalados en la Bases y Lineamientos en la materia.

6. La solicitud de excepción a la licitación pública y acortamiento de plazos deberá presentarse con 5 días hábiles de anticipación a la celebración de la Sesión Ordinaria del Comité; para el caso en que no se presente en el tiempo indicado, serán tramitadas hasta la siguiente Sesión

Ordinaria.



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1.3 Alcance:

Este procedimiento es aplicable a la Dirección General del CADPE.

1.4 Fundamento Legal:

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles del Estado de Michoacán de Ocampo.

Bases y Lineamientos en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles del Estado de Michoacán de Ocampo.



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2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Nombre del Procedimiento: Adjudicación directa mediante Sesión Plenaria



No. Descripción de la Actividad Puesto y Área Insumo Salida

1 Solicitan la adquisición de bienes y servicios

Dependencias Solicitantes

Solicitud Solicitud sellada de recibido

2 Reciben solicitudes de

adquisición de bienes/servicios de las Dependencias.

Personal de

Oficialía de Partes del CADPE

Solicitud de adjudicación directa

Solicitud de

adjudicación directa.

3 Programa mesas técnicas, revisa

solicitud de adjudicación con las especificaciones adecuadas y turna a la Sesión Plenaria.

Director General y

Subdirector Técnico Operativo

Solicitud de adjudicación directa

Solicitud de

adjudicación directa revisada

4 Emite convocatoria de Sesión

Ordinaria o Extraordinaria del Pleno.

Director General y


Solicitud de

adjudicación directa revisada

Convocatoria a Sesión Plenaria

5 Prepara solicitudes de acuerdo y asuntos generales.

Director General y


Solicitudes de

adjudicación directa revisadas.

Carpeta de asuntos.

6 Realiza Sesión Ordinaria o Extraordinaria

Pleno del Comité Carpeta de asuntos. Acuerdos de

adjudicaciones directas.

7 ¿Procede solicitud?

No: Termina procedimiento

Pleno del Comité Solicitudes de

adjudicación directa revisadas

Adjudicación

directa no autorizada

8 Si:

Elabora acuerdos.

Pleno del Comité Solicitudes de

adjudicación directa revisadas.

Autorización de

adjudicación directa.

9 Elabora minuta de acuerdos de la Sesión Plenaria.

Director General y


Información de

solicitudes, voz y voto de los integrantes del Pleno del Comité

Minuta de

acuerdos de la Sesión

10 Integra expediente de la Sesión.

Fin del Procedimiento

Director General y


Convocatoria de la

Sesión, lista de

asistencia, minuta de acuerdos, solicitud de acuerdos

Expediente de Sesión Plenaria



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3. FLUJOGRAMA

Dependencias Solicitantes

Personal de Oficialía de Partes

del CADPE

Director General y Subdirector

Técnico Operativo

Pleno del Comité

Revisa las solicitudes y

programa Mesas

Técnicas

Emiten convocatoria para Sesión

Plenaria

Preparan solicitudes de

acuerdo y

Asuntos Generales

Elaboran

Acuerdos

Elaboran Minuta

de Acuerdo

¿Procede

solicitud?

Si

No

Inicio

Solicitan la adquisición de

bienes y

servicios

Reciben solicitudes de adquisición de

bienes/servicios

Realiza Sesión

Ordinaria o Extraordinaria.

1

Fin

Integran expediente de

la Sesión

1



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1. GENERALIDADES

Nombre del Procedimiento: Elaboración de Contratos (Licitación Pública Estatal y Por Invitación Restringida)



1.1 Objetivo del Procedimiento: Concretar jurídicamente a través de la elaboración del contrato, el abasto de los suministros (bienes

y/o servicios); necesarios para la realización de las funciones de los programas sociales y operativos del Gobierno del Estado.


1. Los contratos que deban formalizarse como resultado de una adjudicación, deberán suscribirse

en un término no mayor de diez días naturales contados a partir de la fecha en que se hubiere notificado al proveedor el fallo correspondiente.

2. El proveedor a quien se hubiere adjudicado el contrato como resultado de una licitación, perderá a favor de la convocante la garantía que hubiere otorgado si, por causas imputables a él, la operación no se formaliza dentro del plazo señalado.

3. Cuando el proveedor adjudicado no se presente a formalizar el contrato, el comité podrá

adjudicar el contrato al participante que haya presentado la segunda proposición solventa más

baja, y así sucesivamente en caso que este último no acepte la adjudicación, siempre que la diferencia en precio con respecto a la postura que inicialmente hubiere resultado ganadora y que no sea superior al diez por ciento.

4. El proveedor a quien se hubiere adjudicado el contrato no estará obligado a suministrar los

bienes o prestar el servicio, si la dependencia o entidad y la Dirección por causas no imputables

al mismo proveedor, no firmare el contrato dentro del plazo establecido, en ese caso se reembolsarán los gastos no recuperables en que hubiera incurrido, siempre que estén debidamente comprobados y se relacionen directamente con la licitación de que se trate.

5. El atraso de la dependencia o entidad y de la Dirección en la formalización de los contratos

respectivos, prorrogará en igual plazo la fecha de cumplimiento de las obligaciones asumidas

por ambas partes.

6. Los derechos y obligaciones que se deriven de los contratos de adquisiciones, arrendamientos

o servicios no podrán cederse en forma parcial ni total a favor de cualesquiera otra persona física, o moral, con excepción de los derechos de cobro, en cuyo caso se deberá contar con la conformidad previa de la dependencia o entidad de que se trate.

7. Se deberá pactar preferentemente la condición de precio fijo, e a la establecida casos

justificables se podrán pactar en el contrato decrementos o incrementos a los precios, de

acuerdo con la fórmula que determine previamente la convocante en las bases de licitación.



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8. En ningún caso se procederá a hacer ajustes que no hubieren sido considerados en las propias bases de licitación.

9. Tratándose de bienes o servicios sujetos a precios oficiales, se reconocerán los incrementos autorizados.

10.Los contratos deberán contener con precisión las condiciones de pago siguientes: Plazo para efectuarlo a partir de la fecha en que sea exigible la obligación, que en ningún caso podrá ser inferior a veinte días hábiles; tasa de descuento que en su caso se pacte por pronto pago; y

tasa de gastos financieros que en su caso se pacte por incumplimiento al pago en el plazo que se establezca, que en ningún caso podrá ser mayor a la establecida en la Ley de Ingresos del Estado, tratándose de prórroga para pago de créditos fiscales especificando que dichos gastos

se calcularán sobre las cantidades no pagadas y se computarán por días calendario desde que venció el plazo pactado, hasta la fecha en que se pongan efectivam ente las cantidades a disposición del proveedor.

11.Dentro de su presupuesto aprobado y disponible, las dependencias y entidades, bajo su

responsabilidad y por razones fundadas, conjuntamente con la Dirección, podrán acordar el

incremento en la cantidad de bienes solicitados mediante modificaciones a sus contratos vigentes, dentro de los seis meses posteriores a su firma siempre que el monto total de las modificaciones no rebase, en conjunto, el quince por ciento de los conceptos y volúmenes

establecidos originalmente.

12.Cualquier modificación a los contratos deberá formalizarse por escrito; por parte de las

dependencias, entidades y la Dirección, los instrumentos legales respectivos serán suscritos por el servidor público que lo haya hecho en el contrato o qui en no sustituya, de conformidad con las disposiciones aplicables.

1.3 Alcance:

Este procedimiento es aplicable a la Dirección General, Subdirección Técnica Operativa y Enlace Jurídico.



Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios relacionados

con Bienes Muebles e Inmuebles del Estado de Michoacán de Ocampo.




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Nombre del Procedimiento: Elaboración de contratos (Licitación Pública Estatal y Por Invitación Restringida)



No. Descripción de la Actividad Titular Enlace

Jurídico

Insumo Salida

1

Firma el contrato a los diez días siguientes de haber emitido el fallo.

Enlace Jurídico

Fallo de Adjudicación

Cita para la

firma del contrato

2

Entrega el expediente completo de la licitación para insertar los datos al contrato.

Subdirector

Técnico Operativo

Expediente

Integro de la Licitación

Contrato

3

Elabora el pedido y se envía de manera

electrónica al proveedor para que este elabore la fianza de garantía de cumplimiento.

Enlace Jurídico

Orden de Pedido

Fianza o

Garantía de Cumplimiento

4 En caso de que exista anticipo por la dependencia se requiere garantía

Enlace Jurídico

Anticipo

Garantía del Anticipo

5 Recibe por este Comité vía electrónica la fianza para su debida revisión

Enlace Jurídico

Fianza a revisar

Fianza revisada

6 ¿Reúne requisitos?

Si:

Confirma cita para firma de contrato y continua en la actividad 8.

Enlace Jurídico

Fianza a revisar

Confirmación de cita

7 No:

Realiza observaciones y vía electrónica se notifica al proveedor y termina procedimiento

Enlace Jurídico

Fianza revisada

Se agenda

nueva fecha

para revisión de fianza



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Jurídico

Insumo Salida

8 Firma contrato y orden de pedido, por

parte del proveedor en tres tantos originales y se envía a secretaría de Finanzas.

Enlace Jurídico

Contrato y

Orden de Pedido

Contrato y

Orden de Pedido firmado por el proveedor

9 Remite a la Subdirección Técnica Operativa

para la integración al expediente, una vez

acusado de recibido el oficio de envío de fianza.

Enlace Jurídico

Fianza Oficio con

acuse de envio

10 Solicita a la Secretaría de Finanzas la

Liberación de las garantías o fianzas de sostenimiento, cumplimiento y anticipo, una vez cumplido el contrato y pasado el término de ley a solicitud del proveedor.

Enlace Jurídico

Oficio de Acuse

Oficio

integrado al Expediente de la Licitación

11 Firma contrato Enlace Jurídico, se pasa a

firma de la Subdirección Técnica Operativa

y a la Dirección General, una vez que se encuentra firmado el contrato por el proveedor.

Director

General,

Subdirector Técnico Operativo, y

Enlace Jurídico

Contrato y

Orden de Pedido

Contrato y

Orden de

Pedido firmados

12 Envía mediante oficio a la dependencia solicitante para la firma de su titular

Enlace Jurídico

Contrato y

Orden de Pedido

Contrato y

Orden de

Pedido firmados

13 Archiva un tanto, y remite a través de oficio

a este Comité los dos juegos restantes para el expediente y proveedor

Enlace Jurídico

Contrato y

Orden de Pedido

Contrato y

Orden de Pedido firmados

14 Da aviso al proveedor la llegada del

contrato debidamente firmado para su recepción, previa firma de recibido

Enlace Jurídico

Contrato y

Orden de Pedido

Recibo

firmado del proveedor

15 Integra en un listado los contratos que ya

se encuentran debidamente firmados por todos y cada una de las partes y se remiten al área de Informática para su publicación

en la página oficial los primeros cinco días de cada mes.

Enlace Jurídico

Listado de

contratos firmados

Publicación

en la página oficial



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Jurídico

Insumo Salida

16 En caso de requerir la ampliación a algún

contrato vigente, la solicitud la deberá realizar por escrito la dependencia y esta tendrá que estar debidamente fundada y motivada.

Enlace Jurídico

Solicitud

Solicitud Revisada

17 Elabora la modificación al contrato y se

envía de manera electrónica al proveedor

para que este elabore la fianza de garantía de cumplimiento.

Enlace Jurídico

Orden de Pedido

Fianza o Garantía de Cumplimiento


Enlace Jurídico

Fianza a revisar

Fianza revisada


Si:

Cita para firma de modificación al contrato y continua en la actividad 21.

Enlace Jurídico

Fianza Revisada


20 No:

Realiza las observaciones y vía electrónica se notifica al proveedor y termina procedimiento

Enlace Jurídico

Fianza revisada

Se agenda

nueva fecha

para revisión de fianza

21 Firma la modificación al contrato y la orden

de pedido, por parte del proveedor en tres tantos originales, una vez reunidos los requisitos de la fianza el día de la cita

Enlace Jurídico

Modificación

al Contrato y Orden de Pedido

Modificación

del Contrato y Orden de Pedido

firmado por el proveedor

22 Envía a la Secretaría de Finanzas para su resguardo.

Enlace Jurídico

Fianza

Oficio con

acuse de envio



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Jurídico Insumo Salida

23 Integra expediente, una vez acusado de recibido el oficio de envío de fianza


Oficio de Acuse

Oficio

integrado al

Expediente de la Licitación


Liberación de las garantías o fianzas de

sostenimiento, cumplimiento y anticipo, una vez cumplido el contrato y pasado el término de ley a solicitud del proveedor.

Enlace Jurídico

Oficio de Acuse

Oficio de

Liberación de fianza

25 Firma modificación al contrato el Enlace

Jurídico ya firmado por el proveedor, se pasa a firma de la Subdirección Técnica Operativa y a la Dirección General

Dirección

General, Subdirector

Técnico Operativo y Enlace Jurídico

Modificación


Modificación

al Contrato y Orden de

Pedido firmados

26 Envían a la dependencia solicitante para la firma de su titular

Enlace Jurídico

Modificación

al Contrato y

Orden de Pedido

Modificación

al Contrato y


27 Archiva un tanto una vez firmados por la

dependencia y remite a este Comité los dos juegos restantes para el expediente y proveedor

Enlace Jurídico

Modificación


Modificación al Contrato y Orden de

Pedido firmados

28 Da aviso al proveedor la llegada de la

modificación del contrato debidamente firmado para su recepción, previa firma de recibido por parte del proveedor.

Fin del Procedimiento.

Enlace Jurídico

Contrato y

Orden de Pedido

Recibo


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Enlace Jurídico

Subdirector

Técnico Operativo Director General

Enlace Jurídico

Subdirector

Técnico Operativo

Director General

Firma contrato

Entrega

expediente

Elabora el pedido

Requiere

garant ía

Recibe fianza

¿Reúne

requisitos?

Confirma

cita

Realiza

observaciones

1 Firma

contrato

Remite para

integración

2

Inicio

Si No



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Solicita

liberación de garant ías

2

Firma contrato Firma contrato

Envía oficio para firma de titular

Archiva y remite

Avisa al proveedor

Integra listado de

contratos

3

Realiza escrito a

dependencia

Elabora

modificación

Firma contrato



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Enlace Jurídico


Director General

Recibe fianza para revisión

3

Cita para firma de

modificación

Firma

modificación

Envía para

resguardo

5

¿Reúne

requisitos?

Realiza las observaciones vía email.

4

Solicita liberación de

garant ías

Si No

Integra

expediente



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HOJA: 20 DE: 143

Rev. 00

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Enlace Jurídico


Director General

Firma modificación de contrato

5



Envía contrato para firma de titular

Archiva y remite

Da aviso al proveedor

Fin

1 4



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1. GENERALIDADES

Nombre del Procedimiento: Elaboración de Contratos (de compras autorizadas por

acuerdo)



1.1 Objetivo del Procedimiento:

Concretar jurídicamente a través de la elaboración del contrato, el abasto de los suministros (bienes y/o servicios); necesarios para la realización de las funciones de los programas sociales y operativos del Gobierno del Estado.


1. Los contratos que deban formalizarse como resultado de una adjudicación, deberán suscribirse en un término no mayor de diez días naturales contados a partir de la fecha en que se hubiere notificado al proveedor el fallo correspondiente.

2. El proveedor a quien se hubiere adjudicado el contrato como resultado de una licitación,

perderá a favor de la convocante la garantía que hubiere otorgado si, por causas imputables a

él, la operación no se formaliza dentro del plazo señalado. 3. Cuando el proveedor adjudicado no se presente a formalizar el contrato, el comité podrá

adjudicar el contrato al participante que haya presentado la segunda proposición solventa más baja, y así sucesivamente en caso que este último no acepte la adjudicación, siempre que la diferencia en precio con respecto a la postura que inicialmente hubiere resultado ganadora y

que no sea superior al diez por ciento. 4. El proveedor a quien se hubiere adjudicado el contrato no estará obligado a suministrar los

bienes o prestar el servicio, si la dependencia o entidad y la Dirección por causas no imputables al mismo proveedor, no firmare el contrato dentro del plazo establecido, en ese caso se reembolsarán los gastos no recuperables en que hubiera incurrido, siempre que estén

debidamente comprobados y se relacionen directamente con la licitación de que se trate. 5. El atraso de la dependencia o entidad y de la Dirección en la formalización de los contratos

respectivos, prorrogará en igual plazo la fecha de cumplimiento de las obligaciones asumidas por ambas partes.

6. Los derechos y obligaciones que se deriven de los contratos de adquisiciones, arrendamientos o servicios no podrán cederse en forma parcial ni total a favor de cualesquiera otra persona física, o moral, con excepción de los derechos de cobro, en cuyo caso se deberá contar con la

conformidad previa de la dependencia o entidad de que se trate. 7. Se deberá pactar preferentemente la condición de precio fijo, a la establecida en casos

justificables se podrán pactar en el contrato decrementos o incrementos a los precios, de acuerdo con la fórmula que determine previamente la convocante en las bases de licitación.

8. En ningún caso se procederá a hacer ajustes que no hubieren sido considerados en las propias bases de licitación.



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9. Tratándose de bienes o servicios sujetos a precios oficiales, se reconocerán los incrementos

autorizados.

10.Los contratos deberán contener con precisión las condiciones de pago siguientes: Plazo par a

efectuarlo a partir de la fecha en que sea exigible la obligación, que en ningún caso podrá ser

inferior a veinte días hábiles; tasa de descuento que en su caso se pacte por pronto pago; y tasa de gastos financieros que en su caso se pacte por incumplimi ento al pago en el plazo que se establezca, que en ningún caso podrá ser mayor a la establecida en la Ley de Ingresos del

Estado, tratándose de prórroga para pago de créditos fiscales especificando que dichos gastos se calcularán sobre las cantidades no pagadas y se computarán por días calendario desde que venció el plazo pactado, hasta la fecha en que se pongan efectivamente las cantidades a

disposición del proveedor. 11.Dentro de su presupuesto aprobado y disponible, las dependencias y entidades, bajo su

responsabilidad y por razones fundadas, conjuntamente con la Dirección, podrán acordar el incremento en la cantidad de bienes solicitados mediante modificaciones a sus contratos vigentes, dentro de los seis meses posteriores a su firma siempre que el monto total de las

modificaciones no rebase, en conjunto, el quince por ciento de los conceptos y volúmenes establecidos originalmente.

12.Cualquier modificación a los contratos deberá formalizarse por escrito; por parte de las dependencias, entidades y la Dirección, los instrumentos legales respectivos serán suscritos por el servidor público que lo haya hecho en el contrato o quien no sustituya, de conformidad con

las disposiciones aplicables.

1.3 Alcance:

Este procedimiento es aplicable a la Dirección General, Subdirección Técnica Operativa y Enlace Jurídico.


Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios relacionados con Bienes

Muebles e Inmuebles del Estado de Michoacán de Ocampo.

Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles del Estado de Michoacán de Ocampo.




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HOJA: 23 DE: 143

Rev. 00

20/05/ 11


Nombre del Procedimiento: Elaboración de contratos (de compras autorizadas por

acuerdo)




1

Agenda con el proveedor la fecha para la

celebración del contrato, una vez que se emitió el Acuerdo por el que se autoriza compra directa.

Enlace Jurídico

Acuerdo

Se señala

fecha para celebración de contrato

2

Entrega el expediente completo de la

solicitud para compra directa para insertar los datos del proveedor al contrato.

Jefe del

Departamento de Invitaciones Restringidas

Expediente completo

Se elabora pedido

3

¿Datos correctos?

Si:

Elabora el pedido y se envía de manera electrónica al proveedor para que este

elabore la fianza de garantía de cumplimiento

Enlace Jurídico

Orden de Pedido

Fianza de

Garantía o cumplimiento

4 No:

Realiza observaciones y vía electrónica se

notifica al proveedor y termina procedimiento.

Enlace Jurídico

Fianza revisada

Se agenda

nueva fecha para revisión de fianza

5 En caso de que exista anticipo por la dependencia se requiere garantía

Enlace Jurídico

Anticipo

Garantía de anticipo


Enlace Jurídico

Fianza a revisar

Fianza revisada



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Rev. 00

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Si:

Confirma cita para firma de contrato y continúa en la actividad 8.

Enlace Jurídico

Fianza Revisada


8 No:

Realiza las observaciones y vía electrónica

se notifica al proveedor y termina procedimiento.

Enlace Jurídico

Fianza revisada

Se agenda

nueva fecha para revisión de fianza

9 Firma el contrato y la orden de pedido, por

parte del proveedor en tres tantos originales, una vez reunidos los requisitos de la fianza el día de la cita.

Enlace Jurídico

Contrato y

Orden de Pedido

Contrato y

Orden de Pedido

firmado por el proveedor

10 De manera conjunta y una vez que reúne

los requisitos la fianza de cumplimiento se

envía a la Secretaría de Finanzas para su resguardo

Enlace Jurídico

Fianza

Oficio con

acuse de envío

11 Remite a la Subdirección Técnica Operativa

para la integración al expediente, una vez acusado de recibido el oficio de envío de fianza, se remite a la Subdirección Técnica Operativa para la integración al expediente

Personal

Operativo de la Subdirección

Técnica Operativa

Oficio de Acuse

Oficio

integrado al Expediente de la Licitación


Liberación de las garantías o fianzas de

sostenimiento, cumplimiento y anticipo, una vez cumplido el contrato y pasado el término de ley a solicitud del proveedor

Enlace Jurídico

Oficio de solicitud

Oficio de

Liberación de fianza

13 El contrato ya firmado por el proveedor se

firma por el enlace jurídico y se pasa a firma de la Subdirección Técnica Operativa y a la Dirección General

Director

General, Subdirector

Técnico Operativo y Enlace Jurídico

Contrato y

Orden de Pedido

Contrato y


14 Envía mediante oficio a la dependencia solicitante para la firma de su titular

Enlace Jurídico

Contrato y

Orden de Pedido

Contrato y

Orden de

Pedido firmados



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15 Archiva un tanto, y remite a través de oficio

a este Comité los dos juegos restantes para el expediente y proveedor.

Enlace Jurídico

Contrato y

Orden de Pedido

Contrato y

Orden de

Pedido firmados por la dependencia

16 Da aviso al proveedor la llegada del

contrato debidamente firmado para su recepción, previa firma de recibido


Enlace Jurídico

Contrato y Orden de Pedido

Recibo




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3. FLUJOGRAMA

Enlace Jurídico Jefe del Dpto.

de

Invitaciones

restringidas

Personal

operativo de la

Subdirección

Técnica Operativa

Director

General

Subdirector

Técnico Operativo

Inicio

Agenda

fecha Entrega

expediente

¿Datos correctos?

Realiza

observaciones

Elabora pedido

Recibe f ianza

1

Si

No

2



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HOJA: 27 DE: 143

Rev. 00

20/05/ 11

Enlace Jurídico Jefe del Dpto. de

Invitaciones

restringidas

Personal operativo

de la

Subdirección

Técnica Operativa

Director General

Subdirector

Técnico Operativo

Realiza

observaciones Confirma cita

2

Envia f ianza Integra

expediente

Solicita liberación de

garantías

Fin

1

¿Reúne requisitos?

Si No

Firma contrato

1

Firma contrato Firma contrato Firma

contrato

Envía oficio

Archiva

expediente

Da aviso al proveedor



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1. GENERALIDADES

Nombre del Procedimiento: Revisión de Contratos de Arrendamiento




Mantener un registro y control de la erogación por renta para oficinas gubernamentales y en su momento contar con parámetros no solo estadísticos sino de funcionalidad.


1. Las Dependencias y Entidades realizarán directamente la contratación de arrendamiento de

Inmuebles. 2. Para contratar en arrendamiento bienes inmuebles, la Dependencia o Entidad deberá cumplir

presentar oficio justificando la necesidad del Inmueble y autorizac ión por escrito por parte de la Comisión de Austeridad y Disciplina Presupuestaria de acuerdo al apartado número 4.16 de los lineamientos de la Comisión. (Contrato de Inicio)

3. Acreditar suficiencia presupuestal en la partida correspondiente.

4. Contar con el Dictamen de Justipreciación de renta elaborado por Catastro (inicio). 5. Oficio de acuerdo a los Lineamientos de la Comisión de Austeridad en el apartado 4.17 por

parte de la Dirección de Patrimonio Estatal que certi fique que no hay inmuebles disponibles o con las características que requiere la Dependencia. (Contrato de Inicio).

6. Acreditar que el arrendador tiene capacidad jurídica para firmar el contrato de arrendamiento respectivo.

7. Pactar el pago de la renta en mensualidades vencidas. 8. No sujetar el contrato de arrendamiento a garantía alguna.

9. Consignará en el contrato la superficie real que se ocupa.

10. Presentar la inscripción del arrendador al Padrón de Proveedores. 11. Las Dependencias y Entidades preferentemente se reservarán el derecho de retirar las

adaptaciones e instalaciones que realicen en el inmueble al término del arrendamiento. 12. Para la inscripción al Padrón de Proveedores, los Arrendadores del interior del Estado, podrán

inscribirse vía internet y enviar su documentación por paquetería.



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13. Las Dependencias y Entidades deberán enviar al Comité de Adquisiciones del Poder Ejecutivo para revisar y dar visto bueno, los contratos de arrendamiento de inmuebles que celebren para el ejercicio fiscal vigente, en el formato que se encuentra adjunto a las Bases y Lineamientos en

Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles del Estado de Michoacán de Ocampo para el ejercicio 2011; y en cuatro tantos debidamente firmados; si los contratos son de inicio, cuando menos 5 días previos al

inicio de su vigencia y ocupación del inmueble y se anexará la documentación requerida. 14. La información requerida en los puntos 2, 3, 4 y 5; si son contratos de arrendamiento para

renovación, el plazo de envío no deberá exceder del día último del mes de febrero del ejercicio fiscal 2011, anexándose la suficiencia presupuestal.

15. Para la renovación de contratos de arrendamiento de bienes inmuebles, en el ejercicio fiscal 2011, se realizará conforme a las disposiciones que para el efecto emita la Comisión de Austeridad y Disciplina Presupuestaria.

16. Los derechos y obligaciones que se deriven de los contratos de adquisiciones, arrendamientos

o servicios no podrán cederse en forma parcial ni total a favor de cualesquiera otra persona

física, o moral, con excepción de los derechos de cobro, en cuyo caso se deberá contar con la conformidad previa de la dependencia o entidad de que se trate.

17. Tratándose de bienes o servicios sujetos a precios oficiales, se reconocerán los incrementos autorizados.

1.3 Alcance: Este procedimiento es aplicable a la Dirección General, y Enlace Jurídico.








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Nombre del Procedimiento: Revisión de contratos de Arrendamiento



No. Descripción de la Actividad Puesto y

Área

Insumo Salida

1 Una vez que la Dependencia presenta

ante el Comité sus contratos de arrendamiento para revisión, la Dirección General los turna al Enlace Jurídico

Director General

Oficio con

Contratos para revisar

Oficio con

Contratos turnados

2 Una vez que recibe los contratos el

enlace jurídico procede a ubicar en los archivos existentes el expediente

correspondiente (en caso de ser renovación de contrato)

Enlace Jurídico

Contratos a revisión

Expedientes localizados

3 Procede primero a verificar que el formato

sea el autorizado de acuerdo a las Bases y Lineamientos en Materia de

Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles del Estado de Michoacán de Ocampo

Enlace Jurídico


Contrato

revisado en cuanto a formato

4 Posteriormente revisa y cotejan con el

expediente (en caso de renovación)

todos los datos que se insertan al contrato tales como: nombre del arrendador, superficie, monto de la renta, ubicación del inmueble

Enlace

Jurídico

Contrato a Revisión

Contrato revisado

5 Revisa también que se haya adjuntado al

contrato la suficiencia presupuestal y la inscripción al Padrón de Proveedores

Enlace Jurídico

Documentación

anexa al

contrato para revisión

Documentación

anexa al

contrato revisada

6 Si existe algún error en los datos insertos

en el contrato, o se omitió anexar alguno

de los documentos solicitados se procede a elaborar oficio a la dependencia con la finalidad de regresar el contrato, con las

observaciones para su corrección y termina procedimiento.

Enlace Jurídico

Oficio a la

dependencia

con observaciones

Oficio recibido

por la dependencia



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HOJA: 31 DE: 143

Rev. 00

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Área

Insumo Salida

7 Una vez que se procedió a revisar el

contrato y no se encontró ninguna observación, se procede a poner los sellos respectivos y a pasarlos a firma a la Dirección General

Enlace Jurídico

Contrato para firma

Contrato firmado

8 Ya que regresa autorizado de la

Dirección General, se queda un original del contrato en el expediente

Director

General

Contrato

Autorizado de

la Dirección General

Copia para expediente

9 Elabora oficio a la dependencia para

regresarlo debidamente firmado y autorizado a la dependencia


Enlace Jurídico

Oficio de envío

a la dependencia de contrato autorizado

Oficio con acuse de envío



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HOJA: 32 DE: 143

Rev. 00

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3. FLUJOGRAMA

Director General Enlace Jurídico

Inicio

Turna

contratos

Ubica archivos

existentes

Verif ica formato

Revisa y coteja

expediente

Fin

Revisa

suficiencia presupuestal

Elabora oficio de corrección Coloca sellos

respectivos

Elabora oficio

¿Existe

error?

Archiva

contrato

Si No



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HOJA: 33 DE: 143

Rev. 00

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1. GENERALIDADES

Nombre del Procedimiento: Revisión de Contratos de Equipo de Fotocopiado, Servicio de

Limpieza y Vigilancia



1.1 Objetivo del Procedimiento: Mantener un registro y control de la erogación que por concepto de servicios generan las oficinas

gubernamentales. 1.2 Políticas y Normas Generales del Procedimiento:

1. Las Dependencias y Entidades al contratar el arrendamiento de equipo de fotocopiado, deberá

contar con suficiencia presupuestal.

2. Contratar, en el caso de nuevos contratos a un precio por copia que no exceda de 16 centavos,

y en el caso de renovación de contratos, se autoriza el incremento que emita en sus

lineamientos la comisión de austeridad. Que se basa en la inflación anual calculada de diciembre de 2009 a diciembre de 2010, por el Banco de México. Estos precios son sin I.V.A. y sin papel.

3. Se contratara con proveedores inscritos en el Padrón de Proveedores de la Administración

Pública Estatal, que cuente con la clave de suministro correspondiente.

4. Se contratara el servicio de fotocopiado con equipos digitales.

5. Presentar el documento que acredite que el prestador de servicio tiene la capacidad jurídica para firmar el contrato respectivo.

6. Enviar al Comité, 4 tantos del contrato con firmas originales para su revisión y visto bueno; para lo cual se deberá utilizar el formato de contrato de prestación de servicios de fotocopiado que se adjunta a las Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación

de Servicios Relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles del Estado de Michoacán de Ocampo para el ejercicio 2011.

7. Las Dependencias y Entidades, enviaran un informe al Comité de Adquisiciones del Poder Ejecutivo, durante los primeros cinco días naturales de cada mes, en el que comuniquen el número de copias procesadas por equipo durante el mes inmediato anterior, el monto de la

facturación correspondiente y copia de la factura. 8. Los derechos y obligaciones que se deriven de los contratos de adquisiciones, arrendamientos

o servicios no podrán cederse en forma parcial ni total a favor de cualesquiera otra persona física, o moral, con excepción de los derechos de cobro, en cuyo caso se deberá contar con la conformidad previa de la dependencia o entidad de que se trate.

9. Tratándose de bienes o servicios sujetos a precios oficiales, se reconocerán los incrementos

autorizados.



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HOJA: 34 DE: 143

Rev. 00

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1.3 Alcance:

Este procedimiento es aplicable a l a Dirección General, y Enlace Jurídico.







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HOJA: 35 DE: 143

Rev. 00

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Nombre del Procedimiento: Revisión de Contratos de Equipo de Fotocopiado, Servicio de

Limpieza y Vigilancia



No. Descripción de la Actividad Puesto y área Insumo Salida

1 Una vez que la Dependencia presenta

ante el Comité sus contratos de servicios para revisión, la Dirección General los turna al Enlace Jurídico

Director General

Oficio con

contratos para revisar

Oficio con

Contratos turnados

2 Una vez que recibe los contratos el

Enlace Jurídico procede a ubicar en los

archivos existentes el expediente correspondiente (en caso de ser renovación de contrato)

Enlace Jurídico


Expedientes localizados

3 Procede primero a verificar que el formato sea el autorizado

Enlace Jurídico


Contrato

revisado en cuanto a formato

4 Posteriormente revisa y coteja con el

expediente (en caso de renovación)

todos los datos que se insertan al contrato tales como: nombre del prestador del servicio, características del

mismo, monto del servicio, plazo de la prestación

Enlace

Jurídico

Contrato a Revisión

Contrato revisado

5 Revisa también que se haya adjuntado al

contrato la suficiencia presupuestal y la inscripción al Padrón de Proveedores

Enlace

Jurídico

Documentación

anexa al contrato para revisión

Documentación

anexa al contrato revisada

6 Si existe algún error en los datos insertos

en el contrato, o se omitió anexar alguno

de los documentos solicitados se procede a elaborar oficio a la dependencia con la finalidad de regresar el contrato, con las observaciones para su corrección

Enlace

Jurídico

Oficio a la

dependencia

con observaciones

Oficio recibido

por la dependencia

7 Una vez que se procedió a revisar el

contrato y no se encontró ninguna

observación, se procede a poner los sellos respectivos y a pasarlos a firma a la Dirección General

Enlace

Jurídico

Contrato para firma

Contrato firmado



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No. Descripción de la Actividad Puesto y área Insumo Salida

8 Ya que regresa autorizado de la

Dirección General, se queda un original del contrato en el expediente

Director General

Contrato

Autorizado de

la Dirección General

Copia para expediente

9 Elabora oficio a la dependencia para

regresarlo debidamente firmado y autorizado a la dependencia


Enlace

Jurídico

Oficio de envío

a la dependencia de contrato autorizado

Oficio con acuse de envío



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HOJA: 37 DE: 143

Rev. 00

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3. FLUJOGRAMA


Inicio

Turna al

enlace

jurídico

Ubica archivos

existentes

Verif ica formato

Revisa y coteja

expediente

Fin

Revisa

suficiencia presupuestal

Elabora oficio de corrección Coloca sellos

respectivos

Elabora oficio

¿Existe

error?

Archiva

contrato

Si No



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HOJA: 38 DE: 143

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1. GENERALIDADES

Nombre del Procedimiento: Recurso de Revisión




Garantizar al particular el respeto a sus derechos.


1. El particular afectado por los actos y resoluciones de la autoridad que pongan fin al

procedimiento administrativo, a una instancia o resuelvan un expediente, podrán optar por interponer el recurso de revisión previsto en el Código de Justicia Administ rativa del Estado de Michoacán de Ocampo.

2. El escrito de interposición del recurso deberá presentarse ante la autoridad que ordenó, emitió o

ejecutó el acto impugnado y será resuelto por el Superior Jerárquico, salvo que el acto

impugnado provenga del titular de una dependencia, en cuyo caso, será resuelto por él mismo, dentro de los diez días hábiles siguientes a aquél en que haya surtido efectos la notificación.

3. El escrito de interposición del recurso podrá enviarse por correo certificado o servicio de mensajería con acuse de recibo, siempre que el recurrente tenga su domicilio distinto a la autoridad y su envío se efectúe desde el lugar que resida el recurrente. En estos casos se

tendrá como fecha de presentación del escrito respectivo, la del día en que se deposite. 4. El recurso de revisión debe presentarse por escrito firmado por el particular o representante

legítimo o mandatario en el cual debe indicar: nombre, denominación social y domicilio del inconforme y en su caso de quien promueva en su nombre, la autoridad o autoridades que dictaron el auto impugnado, la manifestación bajo protesta de decir verdad de la fecha en que

tuvo conocimiento de la resolución que impugna, la descripción clara y sucinta de los hechos o razones que den motivo al recurso, los conceptos de violación o en su caso, las objeciones a la resolución o acto que se reclama, las pruebas que en su caso ofrezca, señalando aquellas que

obren en el expediente administrativo, el lugar y fecha de la presentación del recurso y el domicilio para oír notificaciones, dentro de la ciudad de residencia de la autoridad administrativa competente para resolver el recurso, o en su caso, la dirección de correo electrónico para recibir

notificaciones. 5. Al escrito del recurso de revisión se debe acompañar: copia de la identificación oficial, as í como

los documentos que acrediten su personalidad y su personería cuando actúe en nombre de otro o de personas morales; el documento y su personería en que conste el acto impugnado. En caso de no contar con tal documento, señalar bajo protesta de decir verdad el acto que se

impugna y la autoridad que lo realizó, constancia de notificación del acto impugnado, excepto cuando señale el promovente bajo protesta de decir verdad que no la recibió; y las pruebas documentales que ofrezca, excepto cuando estas obren en el expediente.



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6. Una vez presentado el escrito, la autoridad competente acordará dentro de los tres días hábiles siguientes, la admisión del recurso de revisión señalando día y hora para la celebración de la audiencia, misma que deberá desahogarse dentro de los cinco días hábiles siguientes a su

admisión. En ese mismo acuerdo se requerirá a la autoridad que autorizó o emitió el acto recurrido, para en un plazo no mayor a cinco días hábiles entregue un informe y presente las pruebas que estime necesarias. La autoridad, en la audiencia admitirá o desechará las pruebas

presentadas y declarará desahogadas aquellas que por su naturaleza así lo permitan. 7. La autoridad resolverá en la audiencia o en su caso, dentro de los cinco días hábiles siguientes

al desahogo de las pruebas. 8. La autoridad encargada de resolver el recurso podrá: desecharlo por improcedente o

sobreseerlo, confirmar el acto impugnado, declarar la nulidad o anulabilidad del acto impugnado o revocarlo total o parcialmente, y modificar u ordenar la modificación del acto impugnado o dictar u ordenar expedir uno nuevo que lo sustituya, cuando el recurso interpuesto sea total o

parcialmente resuelto a favor del recurrente.

1.3 Alcance: Este procedimiento es aplicable a la Dirección General, y Enlace Jurídico.





Código de Justicia Administrativa del Estado de Michoacán de Ocampo



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HOJA: 40 DE: 143

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Nombre del Procedimiento: Recurso de Revisión




Área

Insumo Salida

1 Una vez que el particular afectado presenta

ante el Comité su Recurso de Revisión, la Dirección General lo turna al Enlace Jurídico

Director General

Recurso de Revisión

Recurso de

Revisión para trámite

2 Recibe el recurso de revisión procede a

revisar que el mismo cuente con todos los requisitos

Enlace Jurídico

Recurso de Revisión

Recurso de

Revisión revisado

3 Procede a elaborar el acuerdo de admisión

al recurso de revisión, y se pasa para firma a la Dirección General

Enlace Jurídico

Acuerdo de

Admisión del recurso de

revisión a firma de la Dirección General

Acuerdo de

Admisión del recurso de

revisión firmado por la Dirección

4 En cuanto la Dirección General regresa

firmado el acuerdo de admisión y fecha de audiencia, se elabora la cedula de

notificación correspondiente y se le notifica el mismo al recurrente en el domicilio que para tal efecto señalo

Director

General

Cedula de

Notificación de Acuerdo de

admisión y fecha de audiencia

Acuerdo de

Admisión y fecha de

audiencia Notificado

5 Una vez que se notifico la admisión del

recurso al recurrente, se requiere de ser el caso, a la dependencia solicitante, en un

plazo de cinco días rinda su informe de Ley y presente pruebas de creerlo necesario

Enlace

Jurídico

Solicita informe

a la dependencia solicitante

Informe de la

dependencia solicitante

6 Cuando el titular de la dependencia presenta

su informe respectivo, se elabora el acuerdo en donde se tiene por desahogada la vista que se le dio a la dependencia y se pasa a firma de la Dirección General

Enlace

Jurídico

Acuerdo en

donde se tiene por desahogada la vista a la

dependencia sin firma de la Dirección General

Acuerdo

firmado por la Dirección General



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HOJA: 41 DE: 143

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Área

Insumo Salida

7 En la fecha señalada en el auto de admisión

se señala fecha para la audiencia del recurso de revisión

Enlace

Jurídico

Audiencia del

recurso de revisión

Acta de

audiencia donde se hace constar los

asistentes y el desahogo de la misma

8 Posteriormente se revisan y desahogan las

pruebas ofrecidas en el recurso de revisión y se procede a emitir la resolución correspondiente

Enlace

Jurídico

Expediente

completo a la vista

Resolución al

recurso de revisión

9 Ya que se elaboro la resolución se pasa a firma de la Dirección General

Enlace

Jurídico

Resolución al

recurso de

revisión para firma de la Dirección General

Resolución al

recurso de

revisión firmado por la Dirección General

10 Una vez que se firmo la resolución, se

elabora cedula de notificación y se le

notifica al recurrente en el domicilio señalado para tal efecto


Director General

Cedula de

notificación de resolución

Cedula notificada



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HOJA: 42 DE: 143

Rev. 00

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3. FLUJOGRAMA


Inicio

Turna al

enlace

jurídico

Recibe recurso de

revisión

Procede a elaborar el acuerdo

Solicita informe

Elabora

cedula de notif icación

Fin

Elabora acuerdo

Señala fecha de audiencia

Emite resolución

Pasa a f irma

Elabora

cedula de notif icación



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HOJA: 43 DE: 143

Rev. 00

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B) UNIDAD DE INFORMATICA

1. GENERALIDADES

Nombre del Procedimiento: Asistencia, asesoría y soporte técnico

Código del Procedimiento: P-CADPE-UI-01

Unidad Responsable: Unidad de Informática

1.1 Objetivo del Procedimiento Proporcionar asistencia, asesoría y soporte técnico al personal del comité de adquisiciones del poder ejecutivo (CADPE), para mejorar su uso y aprovechamiento de los recursos informáticos.

1.2 Políticas y Normas Generales del Procedimiento

1. Para la realización de los procesos de trabajo, es importante que el personal use y aproveche de los recursos informáticos disponibles.

1.3 Alcance Este procedimiento es aplicable a todas las unidades administrativas del CADPE

1.4 Fundamento Legal

Reglamento Interior del Comité de Adquisiciones del Poder Ejecutivo.



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HOJA: 44 DE: 143

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Nombre del Procedimiento: Asistencia, asesoría y soporte técnico




1 Recibe la solicitud en asistencia, asesoría y/o soporte técnico.

Titular de la

Unidad de Informática

Solicitud Sistema

2 Turna solicitud a analista que atenderá Titular de la


Reparación,

asesoría o soporte técnico

Reparación,


3 Inicia atención Analista de la


Solicitud Servicio

4 Analiza y determina la solución Analista de la


Solicitud Solución

5 Realiza solución


Analista de la


Solicitud Solución



REV: 00 FECHA : 20/05/11

HOJA: 45 DE: 143

Rev. 00

20/05/ 11

3. FLUJOGRAMA

Titular de la Unidad de informática

Analista de la

unidad informática

Inicio

Recibe

solicitud

Turna solicitud

Inicia atención

Realiza

solución

Determina

solución

Fin



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HOJA: 46 DE: 143

Rev. 00

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1. GENERALIDADES

Nombre del Procedimiento: Desarrollo de sistemas y aplicaciones para CADPE



1.1 Objetivo del Procedimiento

Análisis, diseño, desarrollo e implementación de aplicaciones informáticas para apoyar los procesos de trabajo para el Comité de Adquisiciones del Poder Ejecutivo.


1. El diseño de una aplicación deberá responder al proceso de trabajo. 2. Las aplicaciones informáticas deberán ser parte del sistema de información de CADPE.

1.3 Alcance

Este procedimiento es aplicable para solicitudes de la Dirección del Comité de Adquisiciones del poder ejecutivo.


Reglamento Interior del Comité de Adquisiciones del poder Ejecutivo.



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HOJA: 47 DE: 143

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Nombre del Procedimiento: Desarrollo de sistemas y aplicaciones para CADPE




1

Solicita desarrollo de aplicación, con nombre de responsable del proceso

Director General solicitud Solicitud recibida

2 Realiza reunión para

diseño/especificación del proceso de trabajo al que responderá la aplicación

Director General Proceso de trabajo

Proceso de

trabajo, lista de

asistencia y minuta

3 Realiza reunión para levantamiento de requerimientos

Director General Requerimiento de aplicación

Listado de

requerimientos iníciales, lista de asistencia y minuta

4 Turna solicitud a la analista que atenderá Titular de la


Listado de

requerimientos iníciales

Propuesta de solución

5 Elabora propuesta de la solución Titular de la



Especificación

de

requerimiento, lista de asistencia y minuta

6 Presenta y revisa especificación de requerimientos

Analista de la



Propuesta de

solución devuelta

7 ¿Observaciones?

Si: Regresa a paso 3

Analista de la

Unida de Informática

Especificación

de requerimientos

Planeación del

proyecto y plan de comunicación

8 No: Elabora la planeación del proyecto y elaboración de proyecto

Analista de la


Planeación del

proyecto y plan

de comunicación

Lista de

asistencia y minuta

9 Presenta la planeación del proyecto y plan de comunicación

Titular de la


Especificación

de requerimientos

Diseño de solución



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HOJA: 48 DE: 143

Rev. 00

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10 Elabora del diseño de la solución Analista de la


Diseño de solución

Diagrama

entidad relación, Base de datos

11 Elabora del diseño de la Base de Datos Analista de la


Diseño de

solución, diagrama

entidad relación, base de datos

Aplicación informática

12 Desarrolla la aplicación Analista de la



Matriz de pruebas

13 Realiza las pruebas Analista de la



Manual de usuario

14 Pone en operación/producción Titular de la



Minuta, lista de asistencia

15 Prepara la información y Migración de datos

Analista de la


Base de datos Matriz de pruebas

16 Imparte la capacitación Titular de la



Lista de

asistencia, acta de entrega

17 Elabora la documentación del proyecto Analista de informática

Documentación del proyecto

Documentación

técnica de la aplicación

18 Entrega de la aplicación y de documentación técnica

Titular de la


Aplicación

informática, documentación técnica

Acta de entrega

19 Administra el servidor en producción y la aplicación.


Titular de la


Acta de entrega Bitácoras



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Rev. 00

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3. FLUJOGRAMA

Director General Titular de la

Unidad Informática

Analista de la

unidad informática

Inicio

Solicita desarrollo

Realiza reunión para

diseño

Realiza

reunión

Turna solicitud

Elabora

propuesta

Revisa especif icación

Elabora

planeación

¿Observaciones?

Presente

planeación

1

Si

No



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HOJA: 50 DE: 143

Rev. 00

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Director General Titular de la

Unidad Informática

Analista de la

unidad informática

Elabora diseño de

solución

Realiza

pruebas

Fin

1

Elabora diseño de

Base de datos

Desarrolla la

aplicación

Pone en

operación

Prepara

información

Imparte

capacitación

Elabora

documentación

Entrega

aplicación

Administra el

servidor



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1. GENERALIDADES

Nombre del Procedimiento: Soporte a Servidor y red interna-Web del CADPE



1.1 Objetivo del Procedimiento Proporcionar asistencia, asesoría y soporte técnico a la red interna como al servidor para garantizar el

mejor funcionamiento de los recursos compartidos en el CADPE. Llevar un control, monitoreo y detección oportuna de posibles errores, que garantice el manejo adecuado de los servicios habituales en el SERVER (servidor informático del CADPE


1. Para la realización de los procesos de trabajo, es importante que el personal use y aproveche de los recursos informáticos disponibles.

1.3 Alcance Este procedimiento es aplicable a todas las unidades administrativas del Comité de Adquisiciones del

Poder Ejecutivo. 1.4 Fundamento Legal




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Nombre del Procedimiento: Soporte a Servidor y red interna-Web del CADPE




1 Revisa periódicamente la red interna-Web Titular de la


Red interna-web

bitácora

2 Monitorea el SERVER se asegura que

siempre se tenga el espacio necesario donde los usuarios puedan traficar con sus datos.

Titular de la


Espacio discos duros

Eliminación de

archivos innecesarios

3 Elimina archivos o carpetas espurios. Titular de la


Archivos

redundantes o repetidos

Reparación,


4 Realiza rutinas para buscar duplicidades de

datos y así desahogar la carga de datos y evitar el “stress” electrónico sufrido por saturamiento al disco duro.

Titular de la


Programas de rutinas

Servicio

5 Busca archivos que se sospeche o puedan

atentar contra la integridad física de otros

datos por causa de algún virus, troyano, spyware o malware

Titular de la


Revisión de

carpetas o

archivos comunes

Eliminación de

carpetas o

archivos sospechosos

6 Realiza chequeo exhaustivo semanal con el

sistema antivirus. A fin de reducir

posibilidades de infección tanto al sistema operativo como información en discos duros

Titular de la


Antivirus

Nod32 o el que

este en ejecución

Bitácora de antivirus

7 Realiza respaldo o backup.- Al menos una vez cada fin de mes sobre todos los datos que los distintos usuarios de las áreas

colocan en el SERVER.

Titular de la


Información Información a

solicitud del interesado

8 Revisa firewall tanto de server como de

Ipcop (programa para detener paquetes indeseables atreves de la red)del segundo servidor de datos

Analista de la


Revisión y

levantamiento

de políticas caídas así como adición

de nuevas políticas de enrutamiento

Políticas

nuevas de

enrutamiento funcionales



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9 Cambia contraseñas para el Servidor as í como para usuarios

Titular de la


Cambio de

contraseñas periódicamente

Cambio de

contraseñas periódicamente

10 Investiga de intrusiones no autorizadas al servidor por medio de bitácora de Windows server 2003

Fin de Procedimiento

Titular de la


Revisión de bitácora

Revisión de bitácora



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3. FLUJOGRAMA

Titular de la Unidad Informática

Analista de la unidad informática

Inicio

Revisa red interna

Monitorea Server

Elimina archivos

Realiza rutinas

Busca archivos

Realiza

chequeo

Revisa

Firew all

Cambia

contraseña

Investiga

intrusiones

Realiza respaldo

Fin



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C) SUBDIRECCIÓN TECNICA OPERATIVA 1. GENERALIDADES

Nombre del Procedimiento: Asesoramiento para licitaciones

Código del Procedimiento: P-CADPE-STO-01

Unidad Responsable: Subdirección Técnica Operativa


Asesorar y conducir a las dependencias y entidades para la adquisición de mercancías, materias primas, contratar servicios y arrendamientos de bienes muebles e inmuebles, mediante concursos o

procedimientos licitatorios, considerando las políticas y objeti vos que señala el Plan de Desarrollo Integral del Estado, el presupuesto autorizado para cada partida presupuestal y los programas establecidos, con la finalidad de que cuenten de manera oportuna con los elementos para la

realización o giro de sus actividades y/o atribuciones.


1. Las dependencias y entidades, deberán enviar al Comité, sus solicitudes de adquisiciones,

arrendamientos, y prestación de servicios, en los términos y condiciones que establecen las “Bases y Lineamientos en materia de adquisiciones” que emite el Comité de Adquisiciones del Poder Ejecutivo del Estado, cada año, debidamente requisitada y firmada por el titular.

2. Las solicitudes serán analizadas, de manera que cuenten con los elementos técnicos y legales para la elaboración correcta de las bases.

3. Se clasificarán, registrarán y se programaran las solicitudes para licitación, en base a los montos señalados, ya sea por el procedimiento de Licitación Publica o Invitación Restringida a cuando menos tres proveedores y se turnara al área correspondiente.

4. Se evaluará la posibilidad de realizar compras consolidadas, en base al Programa Anual de

Adquisiciones, enviada oportunamente al Comité de Adquisiciones del Poder Ejecutivo por las

dependencias y entidades, con la finalidad de obtener mejores condiciones en cuanto al precio y calidad de los bienes a adquirir.

5. Una vez programada la licitación en todas sus etapas, se elaboraran las bases, invitaciones y Convocatoria para su publicación, dirigida a proveedores inscritos en el Padrón de Proveedores de Gobierno del Estado, del Comité de Adquisiciones.

6. Se llevarán a cabo los eventos del programa calendarizado en todas sus etapas: Junta de

aclaraciones, presentación de propuestas técnicas y económicas, emisión de dictamen técnico

y apertura de propuestas económicas y la emisión del fallo de adjudicación.



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7. El Comité, procederá a declarar desierta una licitación cuando las posturas presentadas no reúnan los requisitos establecidos en las bases de la licitación, o sus precios no fueran aceptables, convocando a una segunda licitación, previa solicitud de la solicitante.

8. Una vez emitido el fallo de adjudicación, se les invita a los proveedores favorecidos a

presentarse al área jurídica a firma del contrato y pedido.

1.3 Alcance:

Este procedimiento es aplicable en la Subdirección Técnica Operativa.


Ley de Adquisiciones y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles del Estado de Michoacán de Ocampo

Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios, Relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles del Estado de Michoacán de Ocampo

Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios, Relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles



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2. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Nombre del Procedimiento: Asesoramiento para licitaciones




1 Recibe solicitud, para su planeación. Director General

Solicitud Solicitud

2 Recibe solicitud clasifica, registra y

programa asignándolas a las áreas de su competencia

Subdirector

Técnico Operativo

Solicitud Solicitud clasificada

3 Recibe la solicitud y distribuye para su procedimiento

Jefe del Dpto.

de Lic. Públicas

Solicitud clasificada


4 Recibe la solicitud para la publicación o

invitación y elabora bases, oficios para llevar a cabo el procedimiento adecuado

Analistas del

Dpto. de Lic. Públicas


convocatoria

5 Firma convocatoria o invitaciones y

bases según corresponda para llevar a cabo el procedimiento

Solicitante Convocatoria Convocatoria

6 Regresa la convocatoria o invitaciones y

bases debidamente firmadas por su titular

Solicitante Convocatoria Convocatoria firmadas

7 Inicia procedimiento de licitación una vez con las firmas necesarias.

Analistas del

Dpto. de Lic. Públicas

Convocatoria firmada


8 Realiza Junta de Aclaraciones, apertura

técnica, dictamen, apertura económica, informan a los participantes si se acepta

su propuesta para continuar y apertura su sobre, de lo contario se desecha y no podrá seguir concursando.

Analistas del

Dpto. de Licitaciones Públicas



9 Elabora un cuadro comparativo tomando

en cuenta el precio mas bajo de los participantes y da fallo de adjudicación.

Analistas del

Dpto. de Licitaciones Públicas





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Rev. 00

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10 Adjudica al proveedor que proporciono la mejor calidad y precio

Jefe del Dpto.

de Lic. Públicas



11 Archiva toda la documentación

correspondiente al procedimiento de licitación y se da por concluido


Jefe del Dpto.

de Licitaciones Públicas

Documentación Documentación

Archivada



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3. FLUJOGRAMA

Director General

Subdirector Técnico

Operativo

Jefe del Dpto. Licitaciones

Públicas

Analistas del Dpto. de Lic.

Públicas

Solicitante

Inicio

Recibe solicitud, para

su planeación.

Recibe solicitud clasif ica, registra

y programa

Recibe la solicitud para la publicación o

invitación y elaboración de,

bases y oficios

Recibe la

solicitud

Fin

Inicia

procedimiento de licitación una vez con las f irmas

necesarias.

Firma Convocatoria o Invitaciones y

bases

Regresa la convocatoria o invitaciones

y bases debidamente f irmadas por

su titular

Realiza Junta de Aclaraciones, Apertura Técnica. Se dictamina.

Apertura Económica

Archiva toda la documentación

correspondiente al procedimiento de licitación y se da

por concluido

Adjudica al proveedor que proporciono la mejor calidad y

precio.

Elabora un cuadro

comparativo



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1. GENERALIDADES

Nombre del Procedimiento: Control de las compras directas que realizan las Dependencias




Realizar un registro y control de todas las “compras directas” que realizan las Dependencias del Estado de Michoacán, mes a mes, conforme a la publicación anual de “Bases y lineamientos”, con la finalidad de que las dependencias y entidades no rebasen los montos establecidos.


1. Las Dependencias, Coordinaciones y Entidades de la Administración Pública Estatal, podrán

realizar compras directas siempre y cuando no rebase la cantidad de $9,000.00 (nueve mil

pesos 00/100 M.N.). 2. No se requiere que el proveedor esté inscrito en el Padrón de Proveedores de la Administración

Pública Estatal. 3. No es necesario utilizar el formato de contrato de compraventa o prestación de servicios

autorizados.

1.3 Alcance: Este procedimiento es aplicable a la Subdirección Técnica Operativa



Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servic ios relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles del Estado de Michoacán de Ocampo.

Bases y Lineamientos en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles del Estado de Michoacán de Ocampo para el ejercicio vigente.



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Nombre del Procedimiento: Control de las compras directas que realizan las

Dependencias




1 Reporta en un periodo natural del mes todas las compras directas que se puedan

o no generar. El reporte se realiza mediante un sistema informático en línea que sirve para su captura, modificación y

reporte. El tiempo de captura para un determinado mes “X”, es con una tolerancia para las dependencias de 5 días

naturales (ejemplo para la captura del mes de Enero, se puede capturar desde el día 1 al 31, mas 5 días adicionales). Los

tiempos de captura no son necesariamente al final del periodo, la dependencia dispone efectivamente de 35

días en promedio para su captura.

Dependencia solicitante

Base de Datos

Reporte de

Compras Directas

2 Una vez expirado el periodo de captura,

realiza un corte mensual para enviarlo vía email, una vez que se le ha dado el tratamiento para homogenizar datos a la

Subdirección Técnica Operativa. El tiempo acordado para su entrega es en el día 10 de cada mes (máximo hasta el día 12 en

caso de que se presente en día feriado o inhábil). El formato de entrega se realiza en un concentrado de EXCEL.

Técnico de la


Base de Datos

Reporte de

Compras Directas

3 Al recibir el concentrado lo clasifica por dependencia y por partida

Analista de la

Subdirección Técnica Operativa

Base de Datos

Informe de

Adquisiciones Directas por Dependencia

4 Una vez que se realizo la clasificación por dependencia y por partida se saca el gasto total de cada dependencia.

Analista de la


Informe de

Adquisiciones Directas por Dependencia

informe de

Montos por mes de Adquisiciones

Directas por Dependencia

5 Turna vía email turna a la Dirección de Transparencia la base de datos para su revisión y publicación correspondiente.


Analista de la


Base de Datos

Acuse de

Recibo vía electrónica



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3. FLUJOGRAMA

Dependencia Solicitante Técnico de la Unidad

Informática Analista de la Subdirección

Técnica Operativa

Fin

Inicio

Reporta movimiento

Turna base de datos

Realiza corte mensual

Clasif ica concentrado por

dependencia

Calcula gasto total por

dependencia



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1. GENERALIDADES

Nombre del Procedimiento: Programa Anual de Adquisiciones




Verificar que las Dependencias y Entidades cumplan las metas programadas anualmente para el

control del gasto y que no rebasen los montos establecidos. 1.2 Políticas y Normas Generales del Procedimiento:

1. Las Dependencias, Coordinaciones y Entidades de la Administración Pública Estatal, con base

en las partidas presupuestales autorizadas elaborarán un programa anual de adquisiciones de

acuerdo a sus requerimientos. 2. Este Programa lo presentaran al Comité de Adquisiciones del Poder Ejecutivo, a más tardar el

último día hábil del mes de febrero del ejercicio fiscal correspondiente; de acuerdo con este programa.

3. A través de este programa Anual de Adquisiciones solicitarán los bienes a adquirir, definiendo sus características y costo aproximado que deberá realizarse con la cotización de por lo menos tres proveedores inscritos en el Padrón de Proveedores de la Administración Pública Estatal.

4. Para el caso de compras consolidadas que deban efectuar las dependencias y entidades de la

Administración Pública el costo que deberá señalarse será el que resulte de sumar cada precio

unitario de los artículos adquiridos.

1.3 Alcance:

Este procedimiento es aplicable a la Subdirección Técnica Operativa.







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Nombre del Procedimiento: Programa Anual de Adquisiciones




1 Recibe de la dependencia su programación anual del gasto a más tardar el último día hábil del mes de

febrero del ejercicio fiscal correspondiente.

Encargado de

Oficialía de Partes de la Delegación Administrativa

Reporte

Reporte con el

sello de recibido por parte del

Comité de Adquisiciones

2 Turna a la Subdirección Técnica

Operativa, el mismo día que se presenta el programa anual de adquisiciones por parte de las dependencias

Personal

Operativo de la Subdirección Técnica Operativa

Reporte

para revisión

Reporte Revisado

3 Una vez que el reporte se reviso, se captura la información en un archivo de

Excel donde se hace un concentrado del gasto por mes de lo reportado por todas las dependencias.

Personal


Reporte

Concentrado de

Gasto Mensual Programado de

todas las Dependencias

4 Procede a capturar la información por dependencia con la finalidad de registrar los montos programados por mes

Personal


Reporte

Concentrado de

Gasto Mensual por Dependencia

5 Una vez que se realizo la clasificación del

gasto por dependencia y por mes calcula el gasto total de cada dependencia

Personal


Reporte Concentrado de

Gasto Total por Dependencia

6 Conserva la información para cotejarla

con los gastos mensuales que genera cada dependencia


Analista de la


Reporte

Concentrado de

gasto mensual

por dependencia



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3. FLUJOGRAMA

Encargado de oficialía de partes de la Delegación

Administrativa.

Personal Operativo de la Subdirección

Técnica Operativa

Analista de la Subdirección Técnica Operativa

Fin

Inicio

Recibe programación anual Recibe programación

anual

Captura información en

archivo Excel

Procede a capturar la información por

dependencia

Calcula gasto total por

dependencia

Conserva información

para cotejarla



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HOJA: 66 DE: 143

Rev. 00

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1. GENERALIDADES

Nombre del Procedimiento: Licitación Pública Estatal




Garantizar a las Dependencias, el abasto de los suministros (bienes y/o servicios); necesarios para la realización de las funciones de los programas sociales y operativos del Gobierno del Estado.


1. Las adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios se licitarán para que libremente se

presenten propuestas técnicas solventes, mismas que serán abiertas públicamente, conforme a las fechas establecidas en las bases; a fin de asegurar al Estado las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias

pertinentes, de acuerdo a lo que establece la presente Ley y su Reglamento. 2. Las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal, podrán adquirir por

adjudicación directa, bienes y servicios hasta por un monto de $300,000.00 (trescientos mil pesos 00/100 M.N.) más IVA, por partida en el ejercicio fiscal, siempre y c uando los proveedores estén inscritos en el Padrón de Proveedores de la Administración Pública Estatal y

se use el formato autorizado de contrato de compra-venta o prestación de servicios. 3. En la compra directa que no rebase la cantidad de $9,000.00 (nueve mil pesos 00/100 M.N.), no


4. Para la adquisición de uno hasta 5 vehículos automotores, la Dirección General del Comité de Adquisiciones del Poder Ejecutivo realizará compra directa; de seis vehículos en adelante, la adquisición será mediante el procedimiento de licitación que corresponda.

5. La solicitud de adquisición por Licitación Pública se presentará por escrito, en el formato

autorizado para tal efecto ante la Dirección General del Comité de Adquisiciones del Poder

Ejecutivo, que deberá contener los datos y anexar los documentos señalados en la Bases y Lineamientos en la materia.

6. La solicitud de excepción a la licitación pública y acortamiento de plazos deberá presentarse con 5 días hábiles de anticipación a la celebración de la Sesión Ordinaria del Comité; para el caso en que no se presente en el tiempo indicado, serán t ramitadas hasta la siguiente Sesión

Ordinaria.

1.3 Alcance: Este procedimiento es aplicable a la Subdirección Técnica Operativa.



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Ley de Coordinación Fiscal del Estado de Michoacán de Ocampo.





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HOJA: 68 DE: 143

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Nombre del Procedimiento: Licitación Pública Estatal.




1 Presenta ante la Subdirección Técnica

Operativa la solicitud de adquisición de bienes por Licitación Pública y sus anexos

Dependencia o

Entidad Solicitante

Solicitud Solicitud en revisión

2 Una vez que la recibe la Subdirección

Técnica Operativa la solicitud y sus

anexos procede a iniciar la revisión de estos e inicia con el Oficio de solicitud de

los bienes (mencione el domicilio de entrega del material solicitado, plazo de pago, calendario de entregas)

Subdirector

Técnico Operativo


3 Sigue revisando que la solicitud de bienes

por licitación pública también contenga como anexo Oficio de suficiencia

presupuestal o estado de cuenta bancario en caso de recursos propios

Subdirector

Técnico Operativo


4 Revisa que en caso de tratarse de la

adquisición de equipo de computo de haya anexado el Dictamen técnico emitido por el CETIC

Subdirector

Técnico Operativo


5 Sigue revisando que en los anexos de la

solicitud de adquisición de bienes por

licitación pública se encuentren tres cotizaciones de los bienes solicitados.

Subdirector

Técnico Operativo


6 Verifica que se haya incluido el precosteo respectivo incluyendo el i.v.a.

Subdirector

Técnico Operativo


7 Revisará que a la solicitud también se

hayan agregado los anexos

(especificaciones técnicas de los bienes o servicios solicitados, el cual deberá presentarse impreso y en archivo digital).

Subdirector

Técnico Operativo


8 Una vez que la Subdirección Técnica verificó que la solicitud también contenga

el calendario de eventos, procede a recepcionarla.

Jefe del

Departamento de Licitaciones Públicas

Solicitud Solicitud recibida



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9 Una vez que revisó y recepcionó la solicitud de adquisición de bienes por licitación pública, procede a turnarlo al

personal operativo de su área para la elaboración de las respectivas bases

Jefe del


Solicitud de

adquisición de bienes por licitación pública

Integración de

expediente para elaboración de bases

10 Ya que el personal operativo integro el

expediente respectivo procede a la

elaboración de bases que regirán el procedimiento licitatorio (captura, adecuación según los bienes y/o servicios solicitados y formateo del anexo).

Personal

Operativo del


Elaboración

de Bases que

regirán el procedimiento licitatorio

Bases que

regirán el

procedimiento licitatorio elaboradas

11 Una vez que el personal operativo del


termino de elaborar las bases que regirán el proceso licitatorio solicita los números de oficios a la dirección para turnar las mismas a las firmas correspondientes.

Personal

Operativo del


Solicitud de

números de

oficio a la Dirección

Números de oficio asignados

12 Procede a la elaboración de oficio para

firma de bases y convocatoria ( dirigido al titular del área solicitante)

Personal

Operativo del


Oficio para la

firma de

bases y convocatoria

Oficio elaborado

13 Procede a elaborar Oficio de calendario de eventos, dirigido al titular de la solicitante, del cual se marca copia a la Secretaría de

finanzas y administración, coordinación de contraloría y si es equipo de computo lo que se licitará, también se marca copia a la

coordinación general del centro estatal de tecnologías de información y comunicaciones.

Personal

Operativo del Departamento de Licitaciones Públicas

Oficio de

calendario de eventos

Oficio elaborado

14 Elabora oficio de venta de bases (dirigido a la Secretaría de Finanzas y Administración)

Personal

Operativo del Departamento


Oficio de

venta de bases

Oficio elaborado

15 Procede a elaborar oficio a la Coordinación de Comunicación Social. Para la publicación de la convocatoria.

Personal


Oficio para la

publicación de la convocatoria

Oficio elaborado

17 Una vez que se elaboraron las bases y

todos los oficios señalados, ambos son revisados por el Jefe de Depto. de

Licitaciones Públicas.

Jefe del

Departamento


Oficios y

bases a revisión

Documentación revisada



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Rev. 00

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18 Si hay alguna observación o modificación a los oficios y a las bases, el Jefe del Departamento de Licitaciones Públicas lo

turna al personal operativo del Departamento de Licitaciones públicas para que haga la corrección correspondiente y

esta se realizará en forma inmediata y termina procedimiento.

Jefe del


Documentación revisar

Documentación revisada

19 Si no hay observación se turnan a la Subdirección Técnica Operativa

Jefe del


Documentación Revisada

Documentación

revisada y turnada

20 Revisa la documentación, la antefirma Subdirector

Técnico Operativo

Documentación Revisada

Documentación

antefirmada por

la Subdirección Técnica Operativa

21 Recaba la firma de Dirección General del comité, en las bases, convocatoria, anexos

y oficios para enviarse a las diferentes entidades.

Subdirector

Técnico Operativo

Documentaci

ón a firma de la Dirección General

Documentación

firmada por la Dirección General

22 Envía al departamento de padrón de

proveedores y control de calidad, las especificaciones técnicas y el día en que se recibirán las muestras.

Jefe del


Turna al

Depto de Padrón de

Proveedores y Control de Calidad

Documentación

entregada al Depto. De

Padrón de Proveedores y Control de Calidad

23 Mandan las bases y convocatoria a firma

del titular de la entidad o dependencia solicitante.

Personal

Operativo del


Bases y

convocatoria a firma del titular de la

entidad o dependencia solicitante.

Oficio recibido por la entidad

24 La dependencia solicitante, regresa las

bases y convocatoria, firmadas por el titular de la entidad o dependencia.

Dependencia o

Entidad solicitante

Bases y

convocatoria firmadas por el titular de la

entidad o dependencia solicitante.

Oficio de la

entidad

solicitante recibido

25 Envía la documentación por

correspondencia que comprende oficio de programación (a la solicitante y a la Coordinación de la Contraloría, (para que

designe personal que asista a los eventos de licitación ).

Personal

Operativo del


Oficio Oficio con sello de recibido



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Rev. 00

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26 Envía oficio a la Coordinación de Comunicación Social con la convocatoria para su publicación, y en ese oficio se le

marca copia al jefe de la unidad de informática, para su publicación en la página web del CADPE)

Personal


Oficio Oficio con sello de recibido

27 Envía oficio a la Secretaría de Finanzas y

Administración de venta de bases. Personal

Operativo del


oficio Oficio con sello de recibido

28 En vía electrónica se anexa archivo con la convocatoria y las bases a la unidad de

informática para su publicación en la página web del CADPE.

Personal



Archivo en

medio magnético a

la Unidad de Informática

Archivo recibido

29 Turna el personal operativo del departamento de licitaciones públicas una copia de las bases al departamento de

Padrón de Proveedores y Control de Calidad para la entrega de éstas a los proveedores que presenten su recibo de

pago de las mismas

Jefe del

Departamento de Padrón de Proveedores y

Control de Calidad

Entrega de

Bases para venta

Registro de compra de bases

30 Una vez que se agoto el tiempo establecido para la venta de bases, elabora un oficio dirigido a la Subdirección Técnica Operativa en donde le informa los

proveedores que adquirieron las bases, así como si estos cuentan con las claves de suministro que se requieren para la

licitación en programación

Jefe del Departamento

de Padrón de Proveedores y Control de Calidad

Oficio a la Subdirección

Técnica Operativa con claves

Oficio recibido por la


31 Antes de la celebración de la Junta de Aclaraciones los proveedores envían sus preguntas en cuanto a las dudas que tengan en relación a los bienes a adquirir, las cuales son recibidas por correo

electrónico y vía fax o de manera económica por parte del personal operativo del departamento de licitaciones públicas

Personal



Envío por

parte de los proveedores

sus preguntas sobre los bienes a adquirir

Recepción de

preguntas de los proveedores participantes

32 Recibe las preguntas por correo

electrónico a la solicitante de los bienes para que sean contestadas por dicha dependencia y remitidas por la misma vía,

para tener la respuesta antes del evento de la junta de aclaraciones, donde se da respuesta, oficial, a las preguntas

formuladas por los proveedores participantes.

Personal

Operativo del


Envío de las

preguntas por correo electrónico a

la solicitante de los bienes

Acuse de envió a

la entidad solicitante



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HOJA: 72 DE: 143

Rev. 00

20/05/ 11


33 Ya que la dependencia solicitante reviso y contesto las preguntas hechas por los proveedores, envía las respuestas a la


Dependencia o

Entidad solicitante

Archivo con

las preguntas realizadas por los proveedores

Archivo con la

respuesta a las preguntas hechas por los proveedores

34 Ya con las respuestas a todas las

preguntas se procede a elaborar el acta de la junta de aclaraciones previa al evento

Personal

Operativo del


Elaboración

de Acta de

Junta de Aclaraciones

Acta de Junta de

Aclaraciones Elaborada

35

En la fecha señalada se realiza el evento

de Junta de aclaraciones colocando la lista de asistencia para su firma

Personal



Lista de asistencia

Registro de Lista de asistencia

36 Posteriormente se procede al evento el cual se inicia presentándose los servidores públicos asistentes, así como los

proveedores. Se leen las preguntas con sus respectivas respuestas. Una vez terminado el evento de Junta de

Aclaraciones, se firma el acta y se les entrega una copia a todos los participantes.

Subdirector

Técnico Operativo, Personal Operativo del

Departamento de Licitaciones Públicas,

Servidores públicos de la Coordinación de Contraloría, y

Dependencia solicitante,

Acta de Junta

de Aclaraciones

Acta de Junta de

Aclaraciones Firmada

37 El segundo evento en la licitación pública

es el Acto de apertura de ofertas técnicas: y recepción de sobres de propuesta

económica en donde Se reciben los sobres de las propuestas técnicas y económicas, en dicho evento se signan los sobres de las

propuesta económicas por parte de todos los participantes y se procede con la apertura de las propuestas técnicas para

llevar a cabo la revisión cuantitativa de la documentación presentada por los proveedores participantes, asentándose en

el acta si las propuestas presentadas son aceptadas o descalificadas, se cierra el acta firmando los que en ella intervinieron,

se les proporciona copia del acta (a los interesados, así como un tanto de las propuestas presentadas a la solicitante).

Subdirector

Técnico Operativo, Personal Operativo del

Departamento de licitaciones publicas,

Servidores públicos de la Coordinación

de Contraloría, y

Dependencia solicitante,

Acto de

apertura de ofertas técnicas: y

recepción de sobres de propuesta económica

Acto de apertura

de ofertas técnicas: y recepción de

sobres de propuesta económica

firmando los que en ella intervinieron



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HOJA: 73 DE: 143

Rev. 00

20/05/ 11


38 Recibe el dictamen técnico por parte de la dependencia solicitante, se captura en el acta de apertura económica.

Dependencia y

Entidad solicitante

Envía

dictamen técnico

Dictamen Técnico Recibido

39 Personal operativo del Departamento de Licitaciones Públicas hace la revisión y análisis cualitativo de la documentación

presentada por los proveedores participantes

Personal


Revisión

cualitativa de documentación presentada

por los proveedores

Revisión concluida

40 Recibe del Dpto. de Padrón de Proveedores, en caso de haber solicitado muestras, un acta, la cual es firmada por el

jefe del departamento y la dependencia solicitante, en la que manifieste que las muestras cumplen, o no, con las

características solicitadas. para emitir el dictamen técnico respectivo

Personal

Operativo del Departamento de Padrón de


Revisión de

muestras presentadas por los proveedores

Acta firmada

41 El día señalado para el evento de Emisión

de Dictamen técnico y apertura de

propuestas económica se coloca la lista de

asistencia para el registro y fi rma de los asistentes.

Personal



Lista de asistencia

Lista de

asistencia firmada por los asistentes

42 Posteriormente se emite el dictamen de

las propuestas técnicas presentadas por los proveedores, se abren los sobres de propuestas económicas, anteriormente

entregados por los proveedores, se leen en voz alta los montos que oferta cada proveedor en su propuesta económica,

mismas que se asientan en el acta. Se firma la misma por todos los participantes y se les entrega una copia.

Subdirector

Técnico Operativo

Jefe del Departamento de licitaciones publicas

Personal operativo del Departamento

de licitaciones publicas.

Servidores públicos de la

Dependencia solicitante.

Servidores públicos de la

Coordinación de Contraloría.

Dictamen

Técnico por

Parte de la Dependencia Solicitante,

conjuntamente con este comité..

Acta de

Notificación de

Dictamen Técnico

y apertura del sobre con la

Propuesta Económica firmada



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HOJA: 74 DE: 143

Rev. 00

20/05/ 11


43 Antes de la realización del evento del fallo Se realiza un cuadro comparativo, en el cual se señalan los precios de los

proveedores participantes, indicando cuales rebasan el pre costeo, se omiten los precios de las partidas que no

cumplieron con las condiciones técnicas. De los precios de las partidas que cumplen técnicamente se escogen los de

precio menor y se les llama “adjudicados”.

Personal

operativo del Departamento de licitaciones

publicas, y personal operativo de la


Información

para emisión del dictamen Económico

por parte de la Dependencia

y este/CADPE

Integración de

información para emisión del dictamen

económico de la dependencia solicitante y CADPE

44 Una vez que se tienen los precios adjudicados de cada uno de los bienes, se cotejan con el pre costeo de la Entidad y/o

Dependencia solicitante el cual no deberá de sobrepasar el precio adjudicado contra el pre costeo de la Entidad. Sin embargo si

la dependencia acepta el precio arriba del pre costeo, deberá indicarlo en el dictamen que envía a este Comité, éste será

aceptado, siempre y cuando tengan suficiencia presupuestal para solventar tales precios.

Personal

operativo del Departamento de licitaciones

publicas, y personal operativo de la


Información

para emisión del dictamen Económico

por parte de la Dependencia

y este/CADPE

Dictamen

económico de la dependencia solicitante y CADPE

45 En la fecha y hora señalados para el

evento de fallo de adjudicación se coloca la lista de asistencia para su firma y se procede al evento.

Personal



Lista de asistencia

Lista de

asistencia firmada por los asistentes

46 Ya en el evento de Fallo de adjudicación

Se da lectura al fallo de Adjudicación y se elabora el acta de fallo de acuerdo al

dictamen económico, indicando que partidas se les adjudicaron a cuáles proveedores el monto total de cada

proveedor adjudicado, indicando en el acta la fecha para la firma de contratos y pedidos, así también se le informa a la

solicitante la fecha de entrega de las copias de facturas debidamente selladas y firmadas de recibido a este comité para

integrarse al expediente. Se firma el acta

de Fallo de Adjudicación, y se le da una

copia a cada participante.

Subdirector

Técnico Operativo

Acta de Fallo

de Adjudicación

Acta de Fallo de

Adjudicación firmada



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HOJA: 75 DE: 143

Rev. 00

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47 Una vez que el Expediente del procedimiento licitatorio se encuentra

debidamente integrado se turna al Enlace jurídica del Comité para la elaboración de contratos y pedidos correspondientes

Personal

Operativo del Departamento.

Licitaciones Públicas

Remisión de

Expediente completo de Licitación

Expediente

recibido por el Enlace Jurídico para la

elaboración de contratos y pedidos correspondientes

48 Envía vía electrónica el acta de fallo de

adjudicación a la unidad de informática para su publicación en la página web del CADPE.

Personal

Operativo del Departamento.


Envía vía

electrónica el

acta de fallo de adjudicación

a la unidad de informática

Fallo de la

licitación

publicado en la página web del Comité de

Adquisiciones del Poder ejecutivo

49

Una vez que el expediente del

procedimiento licitatorio es remitido de nueva cuenta al departamento de

licitaciones públicas ya con los contratos, pedidos y facturas respectivas el Departamento de Licitaciones Públicas

envía el expediente al archivo como asunto concluido y se resguarda en el área administrativa.


Personal


Expediente

enviado por el Enlace Jurídico

Expediente

completo recibido y enviado al archivo



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HOJA: 76 DE: 143

Rev. 00

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3. FLUJOGRAMA

Dependencia

o entidad

solicitante

Subdirector

Técnico

Operativo

Jefe del Departamento de



Padrón de Proveedores y

Control de Calidad

Inicio

Presenta solicitud

Inicia revisión

Revisa solicitud

Revisa Dictamen

Revisa anexos

Verif ica precosteo

Revisa solicitud con

anexos

Recepciona solicitud

1



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HOJA: 77 DE: 143

Rev. 00

20/05/ 11

Dependencia

o entidad

solicitante

Subdirector

Técnico

Operativo



Personal Operativo del Departamento


Turna solicitud

Elabora

bases

Turna a f irma

Revisa oficios

Elabora oficio para

publicar

convocatoria

1

Elabora oficio para

f irmas

Elabora calendario

Elabora

oficio de venta de

bases

2



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HOJA: 78 DE: 143

Rev. 00

20/05/ 11

Dependencia

o entidad

solicitante

Subdirector

Técnico

Operativo

Jefe del Departamento de Licitaciones Públicas



Turna Solicitud

Turna solicitud

Envía

especif icaciones

Recaba firma

2

Manda convocatoria

3

¿Obser vaciones?

Revisa

documentación

Si

No

6



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HOJA: 79 DE: 143

Rev. 00

20/05/ 11

Dependencia

o entidad

solicitante

Subdirector

Técnico

Operativo

Jefe del Departamento de Licitaciones

Públicas



Jefe del departamento de

Padrón de proveedores y

Control de Calidad

Envía

documentación

Regresa bases

Turna copias

Anexa archivo

3

Elabora oficio de

adquisición

de bases

4

Envía oficio con la

convocatoria

Envía oficio de venta de

bases

Recibe las

preguntas



REV: 00 FECHA : 20/05/11

HOJA: 80 DE: 143

Rev. 00

20/05/ 11

Dependencia

o entidad

solicitante

Subdirector

Técnico

Operativo





Control de Calidad

Servidores Públicos de la Coordinación

de contraloría

Envía respuestas

Apertura

ofertas

Leen preguntas

4

Recibe

dictamen

5

Realiza

evento

Leen

preguntas

Revisa y

analiza

Elabora acta

Apertura ofertas

Recibe muestras

Coloca listas

Apertura

ofertas

Apertura ofertas

Leen preguntas

Leen preguntas



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HOJA: 81 DE: 143

Rev. 00

20/05/ 11

Dependencia

o entidad

solicitante

Subdirector

Técnico

Operativo





Control de Calidad

Servidores Públicos de la Coordinación

de contraloría

Emite

dictamen

Lee fallo

5

Cotejan

precosteo

Turna expediente

Realiza cuadro

comparativo

Coloca listas

Realiza cuadro

comparativo

Cotejan

precosteo

Envía acta de fallo

Envía a archivo

Fin

Emite dictamen

Emite

dictamen

Emite

dictamen

6



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HOJA: 82 DE: 143

Rev. 00

20/05/ 11

1. GENERALIDADES

Nombre del Procedimiento: Licitación por Invitación Restringida




Garantizar a las Dependencias, el abasto de los suministros (bienes y/o servicios); necesarios para la realización de las funciones de los programas sociales y operativos del Gobierno del Estado.


1 Las adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios se licitarán para que libremente se

presenten propuestas técnicas sol ventes, mismas que serán abiertas públicamente, conforme a las fechas establecidas en las bases; a fin de asegurar al Estado las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias

pertinentes, de acuerdo a lo que establece la presente ley. 2 Las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal, podrán adquirir por

adjudicación directa, bienes y servicios hasta por un monto de $300,000.00 (trescientos mil pesos 00/100 M.N.) más IVA, por partida en el ejercicio fiscal, siempre y cuando los proveedores estén inscritos en el Padrón de Proveedores de la Administración Pública Estatal y

se use el formato autorizado de contrato de compra-venta o prestación de servicios. 3 En la compra directa que no rebase la cantidad de $9,000.00 (nueve mil pesos 00/100 M.N.), no


4 Para la adquisición de uno hasta 5 vehículos automotores, la Dirección General del Comité de Adquisiciones del Poder Ejecutivo realizará compra directa; de seis vehículos en adelante, la adquisición será mediante el procedimiento de licitación que corresponda.

5 La solicitud de adquisición por Invitación Restringida a cuando menos Tres Proveedores se

presentará por escrito, en el formato autorizado al efecto ante la Dirección General del Comité

de Adquisiciones del Poder Ejecutivo, que deberá contener los datos y anexar los documentos señalados en la Bases y Lineamientos en la materia.

6 La solicitud de excepción a la licitación pública y acortamiento de plazos deberá presentarse con 5 días hábiles de anticipación a la celebración de la Sesión Ordinaria del Comité; para el caso en que no se presente en el tiempo indicado, serán t ramitadas hasta la siguiente Sesión

Ordinaria.



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HOJA: 83 DE: 143

Rev. 00

20/05/ 11

1.3 Alcance: Este procedimiento es aplicable a la Subdirección Técnica Operativa.









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HOJA: 84 DE: 143

Rev. 00

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Nombre del Procedimiento: Licitación por Invitación restringida



No. Descripción de la Actividad Puesto y Área

Insumo Salida

1 Recibe la solicitud de la entidad o dependencia

solicitante la cual deberá estar integrada por lo siguiente:

Oficio de solicitud de los bienes (deberá

mencionar el domicilio de entrega del material solicitado, plazo de pago, calendario de entregas).

Oficio de suficiencia presupuestal o estado de cuenta bancario en caso de recursos

propios.

Dictamen técnico

Tres cotizaciones de los bienes solicitados.

Precosteo respectivo incluyendo el i.v.a.

Anexos (especificaciones técnicas de los bienes o servicios solicitados, el cual deberá

presentarse en archivo digital).

Calendario de eventos.

Relación de proveedores invitados (emitido

por el depto. De padrón de proveedores y control de calidad)

Jefe del

Departamento de

Invitaciones Restringidas

Oficio de

solicitud de adquisición

de bienes por Invitación

Restringida y sus anexos

Programación de Licitación

2 Elabora bases (personal operativo)

Elaboración de bases que regirán el

procedimiento licitatorio (captura, adecuación según los bienes y/o servicios solicitados y formateo del anexo).

Solicitud de números de oficios a la dirección.

Elaboración de oficio para firma de bases e invitaciones

Oficio de calendario de eventos, (dirigido al titular de la solicitante.

Oficio de venta de bases (dirigido a la Sría de finanzas y administración)

Personal

Operativo del Departamento de

Invitaciones Restringidas

Oficio de

solicitud de adquisición de bienes

por Invitación Restringida

y sus anexos y programació

n de licitación

Oficios de

firma, Calendario de eventos y

Venta de Bases



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HOJA: 85 DE: 143

Rev. 00

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3 ¿Existen Observaciones?

Revisa las bases y oficios si hay alguna observación o modificación a las mismas, se realizarán en forma inmediata, se

turnan a la subdirección técnica operativa, la subdirección técnica revisa la documentación, la regresa con antefirma

para posteriormente recabar la firma de la titular de este comité.

Jefe del


Oficios de firma,

Calendario de eventos y Venta de Bases.

Oficios de

firma, Calendario de

eventos y Venta de Bases

4 Recibe las fechas de los eventos y las

especificaciones técnicas de los bienes a adquirir y elabora las invitaciones en bases a los proveedores inscritos en el Padrón del Comité

Jefe del


Control de Calidad

Programación

de Licitación y Especificaciones Técnicas de los

Bienes a Adquirir.

Invitaciones

5 Envían las bases e invitaciones a firma del

titular de la entidad o dependencia solicitante.

Jefe del


Control de Calidad

Oficios de firma,

Calendario de eventos y Venta de Bases

Firma de los

oficios, calendario de eventos y

venta de Bases, firma de Bases y anexos

6 Regresa las bases e invitaciones ya

firmadas por el titular de la entidad o

dependencia solicitante y envían oficio para comisionar a la (s) persona (s) que participara (n) en dicho procedimiento.

Directora

General del CADPE.

Oficios de firma,

Calendario de

eventos y Venta de bases.

Firma de los

oficios,

Calendario de eventos y Venta de Bases.

7 Envía la documentación por

correspondencia que comprende oficio de programación (la solicitante, Secretaría de Finanzas y Administración y a la

Coordinación de Contraloría), oficio de venta de bases (se manda a la secretaría de finanzas y administración) se envían por

fax las invitaciones a los proveedor y se les invita a pasar por el original de su invitación (en dirección) a la dirección general.

Personal

Operativo del Departamento de Invitaciones Restringidas

Oficios de firma,

Calendario de eventos y Venta de bases.

Bases y anexos

Acuse de

correo Electrónico y Fax

8 Turna una copia de las bases al

departamento de padrón de proveedores y

control de calidad para la entrega de estas a los proveedores invitados que presenten su recibo de pago de las mismas.

Personal

Operativo del


Copia de bases y anexos

Registro de

compra de bases



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Rev. 00

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9 Junta de aclaraciones:

Se elabora el acta de la junta de aclaraciones previa anticipación al evento para la captura de las preguntas recibidas por correo electrónico

y vía fax o de manera económica por los proveedores participantes. Se les envía las preguntas recibidas por correo electrónico a la

solicitante de los bienes para su análisis y evaluación, para tener la respuesta antes del evento de la junta de aclaraciones, donde se

da respuesta a las preguntas formuladas por los proveedores participantes.

Personal


de Invitaciones Restringidas

Recepción

de preguntas

vía correo electrónico por parte de

los proveedores

Acta de Junta

de Aclaraciones

con las respuestas a las preguntas

hechas por los proveedores conforme a

bases concursales

10 Acto de apertura de ofertas técnicas:

recibe sobres de Ofertas técnicas y

económicas: se reciben los sobres de las propuestas técnicas y económicas, se signan los sobres de las propuesta económicas y se

procede con la apertura de las propuestas técnicas para llevar a cabo la revisión cuantitativa de la documentación presentada

por los proveedores participantes, asentándose en el acta si las propuestas presentadas son aceptadas o descalificadas,

se cierra el acta firmando los que en ella intervinieron, se les proporciona copia del acta (a los interesados, así como un tanto de las ofertas presentadas a la solicitante).

Subdirector

Técnico Operativo





Sobre con

las propuesta técnica (sobre 1);

Propuesta Económica (sobre 2)

Acta de

Presentación de Propuestas Técnicas y

Económicas y Apertura de Propuesta

Técnica y sobre con la Propuesta Económica

11 Dictamen técnico

Este comité de adquisiciones en coordinación con la entidad o dependencia

solicitante hace la revisión y análisis cualitativo de la documentación presentada

por los proveedores participantes, para emitir el dictamen técnico respectivo.

Subdirector

Técnico Operativo

Jefe del Departamento de Invitaciones Restringidas

Personal operativo del Departamento


Funcionarios de la


Recepción

de

Propuestas Técnicas y Económicas

Acta de

Recepción de

Propuestas Técnicas y Económicas



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HOJA: 87 DE: 143

Rev. 00

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12 Evento de apertura de propuestas económicas Recibe el dictamen técnico y se captura

en el acta de apertura económica para que en éste acto se de notificación a los proveedores al inicio del evento,

para posteriormente continuar con la apertura de los sobres de propuestas económicas, se da lectura a los montos

de cada propuesta sin incluir el i.v.a., los montos de garantías de sostenimiento que presentan mediante

cheque cruzado el cual es del 5% de del total de la propuesta (incluyendo i.v.a.), de acuerdo al avance del

proceso en el evento se va capturando en el acta, se cierra el acta firmando los que en ella intervinieron. Se les

proporciona copia del acta (a los interesados, así como un tanto de las ofertas presentadas a la solicitante).

Subdirector

Técnico Operativo



Personal operativo del


Funcionarios

de la Dependencia solicitante

Dictamen Técnico

por Parte de la Dependencia Solicitante

Acta de

Notificación de Dictamen Técnico

y apertura del

sobre con la Propuesta Económica

13 Evento de fallo de adjudicación

Elabora el acta de fallo de acuerdo al dictamen económico, indicando que

proveedores se adjudicaron, las partidas que se les adjudico a cada proveedor y el monto total de cada

proveedor adjudicado, indicando en el acta la fecha para la firma de contratos y pedidos, así también se le informa a

la solicitante la fecha de entrega de las copias de facturas debidamente selladas y firmadas de recibido a este comité para integrarse al expediente.

Subdirector

Técnico Operativo

Jefe del Dpto. de Invitaciones Restringidas

Personal

operativo del Dpto. de Invitaciones Restringidas

Funcionarios de la Dependencia solicitante

Dictamen Económico

por parte de la Dependencia/CADPE

Acta de Fallo

de Adjudicación

14 Turna el expediente del procedimiento

al área jurídica para la elaboración de contratos y pedidos correspondientes.

Personal

Operativo del


Expediente Expediente



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HOJA: 88 DE: 143

Rev. 00

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15 Integra el expediente con la documentación

anterior, con los contratos, pedidos y facturas respectivas.

Enlace Jurídico Expediente Pedidos y contratos

16 Envía expediente al archivo como asunto

concluido y se resguarda en el área administrativa.


Personal






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HOJA: 89 DE: 143

Rev. 00

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3. FLUJOGRAMA


Personal Operativo

del Departamento

de Invitaciones

Restringidas

Subdirector

Técnico

Operativo

Jefe del

Departamento

de Padrón de

Proveedores y

Control de Calidad

Director General del CADPE

Recibe solicitud de la Dependencia o Entidad

solicitante

Inicio

Revisa bases y oficios

Elabora las bases del

procedimiento licitatorio

¿Existen

observ aciones?

Si

Corrige

observaciones

Turna a la

Subdirección

No

1

Recibe fechas de

eventos

Envía bases e

invitaciones Envía Oficio



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HOJA: 90 DE: 143

Rev. 00

20/05/ 11


Personal Operativo

del Departamento

de Invitaciones

Restringidas

Enlace Jurídico Subdirector Técnico

Funcionarios de la


Envía documentación

1

Turna copias de bases

Elabora acta de aclaraciones

Reciben ofertas técnicas

Reciben ofertas

técnicas

Reciben ofertas técnicas

Revisa y analiza

Revisa y analiza

Revisa y analiza

Revisa y analiza

Recibe dictamen

Recibe dictamen

Recibe dictamen

Recibe dictamen

Elabora acta de fallo



Elabora acta de

fallo

Turna expediente

2



REV: 00 FECHA : 20/05/11

HOJA: 91 DE: 143

Rev. 00

20/05/ 11

Jefe del Departamento de Invitaciones

Restringidas

Personal Operativo

del Departamento

de Invitaciones

Restringidas

Enlace Jurídico Subdirector Técnico Funcionarios de la Dependencia

solicitante

Integra expediente

2

Elabora acta de aclaraciones

Fin



REV: 00 FECHA : 20/05/11

HOJA: 92 DE: 143

Rev. 00

20/05/ 11

1. GENERALIDADES

Nombre del Procedimiento: Inscripción al Padrón de Proveedores



1.1 Objetivo del Procedimiento: Que la Administración Pública del Estado de Michoacán cuente con un padrón de proveedores,

confiable, eficaz y eficiente, donde se puedan identificar de manera rápida y sencilla por su actividad o giro, y de igual forma por las claves de suministro signadas por este departamento.


1. Se deberá solicitar al Departamento de Padrón de Proveedores y Control de Calidad (a quien) su inscripción en los formatos que apruebe el Comité.

2. Cuando se trate de personas morales se deberá presentar copia certi ficada de la escritura o

acta constitutiva actualizada; y en caso de haber sido creada por disposición legal, deberá indicarla. Siempre deberá acreditar la personalidad del representante.

3. Se deberá acreditar legalmente, que se ha dedicado por lo menos dos años antes de la solicitud de registro a la actividad que ostenta, excepto en los casos de empresas de interés social o que promocionen el desarrollo económico del Estado.

4. Se deberá demostrar su solvencia económica y capacidad para la producción de suministro de mercancías, materias primas, y en su caso para el arrendamiento de estos, o para la prestación de servicios.

5. Se deberá acreditar y haber cumplido con las inscripciones y registros que exijan las disposiciones de orden fiscal o administrativo.

6. Se deberá pagar los derechos que establezca la tarifa fijada por el Comité; y,

7. Proporcionar al Departamento de Padrón de Proveedores y Control de Calidad (a quien) la información complementaria que exija el Comité y las normas jurídicas aplicables.

1.3 Alcance:

Este procedimiento es aplicable al Departamento de Padrón de Proveedores y Control de Calidad.





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HOJA: 93 DE: 143

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Nombre del Procedimiento: Inscripción al Padrón de Proveedores

Código del Procedimiento: CADPE-STO-06



1 Solicitan la Inscripción al Padrón de Proveedores.

Jefa de depto. De

Padrón de Proveedores del CADPE

Solicitud Solicitud

sellada de recibido

2 Reciben solicitudes de inscripción de los proveedores

Personal del

padrón de proveedores del CADPE

Solicitud de Inscripción


3 Realiza la revisión de

documentación presentada por los

proveedores, si no procede la solicitud, termina el procedimiento

Personal del

padrón de

proveedores del CADPE


Documentos

presentados

por el proveedor revisados

4 ¿Procede?

Si:

Realiza al pago de inscripción por el proveedor

Personal del


Solicitud Ficha de deposito

5 Integra el expediente

Personal del



6 Elabora y se firma oficio de inscripción para el proveedor

Personal del


Oficio Entrega de

oficios firmados

7 Captura de expedientes en el sistema.


Personal del

padrón de


Expedientes Padrón actualizado



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HOJA: 94 DE: 143

Rev. 00

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3. FLUJOGRAMA:

Jefe del Depto. De Padrón de Proveedores y Control de

Calidad del CADPE

Personal del Padrón de Proveedores del CADPE

Inicio

Solicitan la inscripción al

padrón de

proveedores

Reciben solicitudes de

inscripción

Realiza la

revisión de documentación

Realiza el pago de inscripción

por el

proveedor

Integra el expediente

¿Procede?

Elabora y f irma oficio de

inscripción

Captura de expedientes

Fin

No

Si



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HOJA: 95 DE: 143

Rev. 00

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1. GENERALIDADES

Nombre del Procedimiento: Revisión y manejo de Muestras de Licitación




Garantizar la calidad de los productos ofertados por los proveedores, de acuerdo con el anexo 1 de las bases de licitación.


1. Como lo marca la normatividad las muestras deberán llevar una etiqueta adherible que

contenga los datos referentes al procedimiento en cuestión, numero de partida, descripción del bien ofertado, nombre del proveedor y/o datos de la empresa..

2. Las muestras no ganadoras serán devueltas a los participantes dentro de los 15 (quince) días naturales siguientes a la emisión del fallo del procedimiento.

3. En caso de que no se recojan las muestras en un término de 15 días naturales a partir de

la fecha mencionada, los bienes pasaran a formar parte del inventario de la convocante. Las muestras ganadoras se conservaran en custodia hasta la última entrega del pedido.

4. La convocante y la solicitante no serán responsables de los de los defectos y fallas que presentes las muestras durante el proceso de evaluación y pruebas de desempeño que se realicen.

1.3 Alcance:




Bases y lineamientos autorizados.



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HOJA: 96 DE: 143

Rev. 00

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Nombre del Procedimiento: Revisión y manejo de muestras para Licitación




1 Recibe muestras; entregadas por parte de los proveedores

Jefe de Depto. de

Padrón de

Proveedores del CADPE

Recibo de muestras

Recibo de

muestras

firmado y sellado de recibido por el depto.

2 Realiza la revisión interna de muestras.

Personal de

padrón de


Bases de licitación

Junta de aclaraciones

Acta

provisional de

revisión de muestras

3 Revisa de muestras en conjunto con la dependencia

Personal del


Acta de revisión de muestras

Acta de

revisión de muestras

4 Entrega acta de revisión de

muestras al área de licitaciones,

donde mencionamos si cumplen o no con lo establecido en el anexo 1 de las bases concursales.

Personal del

padrón de


Acta de revisión de muestras

Acta de

revisión de

muestras recibida por el área de licitaciones

5 Las muestras perdedoras que no

recogen los proveedores

transcurridos 15 días después del fallo son turnadas a la Delegación Administrativa y termina procedimiento.

Personal del

padrón de


Oficio firmado por

la Jefa de Depto.

De Padrón de Proveedores

Oficio sellado

de recibido por

la Delegación Administrativa

6

Las muestras ganadoras se

conservaran en custodia hasta la última entrega del pedido.


Jefe del Depto.

de Padrón de


Recibo de muestras

Recibo de

muestras

firmado y sellado de recibido por este depto.



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3. FLUJOGRAMA:

Jefe del Dpto. De Padrón de Proveedores y Control de

Calidad del CADPE


Inicio

Recibe muestras; entregadas por parte de

proveedores.

Realiza la revisión interna

de muestras

Realiza revisión de muestras

Entrega acta de revisión de muestras

¿Muestra ganadora?

Conserva en custodia

Turna muestras

a la Delegación Administrativa

Fin

Si

No



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HOJA: 98 DE: 143

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1. GENERALIDADES

Nombre del Procedimiento: Recepción de bienes derivados de licitación




Garantizar que el proveedor adjudicado que reunió las condiciones legales, técnicas y económicas requeridas y que cumple con los requisitos solicitados con forme al anexo uno de las bases concursales entregue el total de los bienes requeridos.


1. Los bienes adjudicados se entregaran según lo solicitado en el anexo No. 1, de las bases de

licitación en el domicilio que cite la dependencia solicitante de los bienes, se deberá garantizar que los bienes se entreguen sin daño.

2. Los costos de maniobra de carga y descarga serán por cuenta del proveedor.

3. El proveedor adjudicado entregara el total de los bienes en las cantidades descritas en los pedidos y contratos; la dependencia solicitante no aceptara entregas parciales, salvo acuerdo en contrario.

1.3 Alcance:



Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios relacionados con Bienes

Muebles e Inmuebles del Estado de Michoacán de Ocampo.

Bases y lineamientos autorizados.



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HOJA: 99 DE: 143

Rev. 00

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Nombre del Procedimiento: Recepción de bienes derivados de licitación




1 Solicita el fallo al depto. De Licitaciones

Jefe de Depto. de

Padrón de Proveedores

Fallo de licitación Fallo de licitación

2 Programa la visita a la

dependencia, según la fecha de entrega de los bienes estipulada en las bases de licitación.

Personal de


Programación de visitas

Programación de visitas

3 Comisiona personal del Depto. de

Padrón de Proveedores y Control

de Calidad para que intervenga en la recepción de los bienes, así como en la verificación de sus especificaciones calidad y cantidad.

Personal del

padrón de


Oficio Oficio

4 Levanta un acta de los bienes que

se recibieron, especificando si cada

proveedor adjudicado cumplió en tiempo y forma.

Personal del

padrón de


Acta de revisión de bienes

Acta de

revisión de

muestras recibida por el área de licitaciones

5

Turna copia del acta levantada a la

Subdirección Técnica Operativa y al Enlace Jurídico del CADPE.


Personal del

padrón de


Oficio Oficio



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HOJA: 100 DE: 143

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3. FLUJOGRAMA:

Jefe del Dpto. De Padrón de Proveedores y Control de

Calidad del CADPE


Inicio

Solicita el fallo al depto. De Licitaciones

Programa la

visita a la dependencia,

Comisiona

personal del Depto. de Padrón de Proveedores.

Levanta acta de

los bienes que recibieron.

Programa la

visita a la dependencia,

Fin



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HOJA: 101 DE: 143

Rev. 00

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C) DELEGACIÓN ADMINISTRATIVA 1. GENERALIDADES

Nombre del Procedimiento: Integración del anteproyecto de Presupuesto de Egresos

Código del Procedimiento: P-CADPE-DA-01

Unidad Responsable: Delegación Administrativa


Presentar el proceso integral para la planeación y programación del recurso financiero que el CADPE requiere para el ejercicio de las funciones que la Ley le atribuye, integrando como producto final el

anteproyecto de presupuesto de egresos. 1.2 Políticas y Normas Generales del Procedimiento:

1. La elaboración del anteproyecto se realizará considerando los requerimientos reales y

racionalizados de todas y cada una de las Unidades Responsables del CADPE, en congruencia

con los Programas del mismo. 2. La Delegación deberá remitir con anticipación a las Unidades Administrativas los formatos y

lineamientos para la integración de la información. 3. Las Unidades Administrativas del CADPE deberán de enviar la información en los formatos

establecidos y debidamente validados por el titular de la misma. 4. Para la integración del anteproyecto, deberá considerarse las disposiciones que para tal efecto

emita la Secretaría de finanzas y Administración, cumpliendo cabalmente con las formas y tiempos establecidos.

1.3 Alcance: Este procedimiento es aplicable para la Delegación Administrativa.


Decreto de Creación del Comité de Adquisiciones del Poder Ejecutivo


Manual de Organización del Comité de Adquisiciones del Poder Ejecutivo.



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HOJA: 102 DE: 143

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Nombre del Procedimiento: Integración del anteproyecto de Presupuesto de Egresos




1 Observa la normatividad vigente para la elaboración del Presupuesto de

Egresos.

Delegado Administrativo

Disposiciones jurídico-

administrativas vigentes

Instructivo

2 Define con los responsables de unidad

sus requerimientos financieros, de conformidad con sus programas.

Delegado

Administrativo

Instructivo Propuesta

financiera por área

3 Cuantifica las necesidades financieras de todas y cada una de las Unidades

responsables del CADPE.

Personal operativo de la

Delegación Administrativa

Propuesta financiera por

área

Propuesta Financiera

Integral

4 Elabora el anteproyecto de presupuesto

de egresos de la UPP.

Personal

operativo de la Delegación Administrativa

Propuesta

Financiera Integral

Anteproyecto del

Presupuesto de Egresos

5 Presenta a consideración del Director

General el Anteproyecto del Presupuesto de Egresos para su aprobación.

Delegado

Administrativo

Anteproyecto

de presupuesto de Egresos.

Proyecto de

presupuesto de Egresos aprobado

6 Presenta a la Secretaría de Finanzas y

Administración para su incorporación en el Proyecto de Presupuesto de Egresos del Estado.


Delegado

Administrativo.

Proyecto de

presupuesto de Egresos aprobado

Oficio de

remisión



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3. FLUJOGRAMA

Delegado Administrativo Personal operativo de la Delegación Administrativa

Elabora el Anteproyecto del Presupuesto de Egresos de conformidad con sus Programas.

Cuantifica las necesidades financieras de todas y cada una de las unidades responsables del CADPE.

Inicio

Observa la Normatividad vigente para la elaboración del Presupuesto de Egresos

Define con los responsables de unidad sus requerimientos financieros, de conformidad con sus programas.

Presenta a consideración del Director General el Anteproyecto de Presupuesto de Egresos de la para su aprobación

Presenta a la Secretaría de Finanzas y Administración para su incorporación en el Proyecto de Presupuesto de

Egresos del Estado

Fin



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HOJA: 104 DE: 143

Rev. 00

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1. GENERALIDADES

Nombre del Procedimiento: Ejercicio del Presupuesto de Egresos Aprobado




Llevar a cabo un adecuado manejo y registro de los recursos asignados, así como realizar oportunamente las modificaciones presupuestales necesarias, a fin de contribuir al mejor desempeño

de las funciones que realizan las unidades administrativas del CADPE, de conformidad c on las disposiciones normativas establecidas.


1. El ejercicio del presupuesto se realizará conforme a la calendarización autorizada por la

Secretaría de Finanzas y Administración. 2. Toda comprobación del gasto deberá reunir los requisitos fiscales y administrativos que señale

la Secretaría de Finanzas y Administración

3. Previo a la aplicación del gasto se deberá considerar las normas jurídicas administrativas emitidas por la Comisión de Austeridad y Disciplina, la Secretaría de Finanzas y Administración, el Comité de Adquisiciones del Poder ejecutivo, que cada una en el ámbito de su competencia

haya emitido. 4. De igual forma es prioritaria la aplicación de las normas y lineamientos que de carácter interno

emita la Delegación Administrativa, como instrumentos de control y disciplina que coadyuven a

respetar el marco jurídico que regula el ejercicio del presupuesto. 5. Las modificaciones presupuestarias, deberán ser expuestas ante el titular, teniendo como

premisa la agilidad y eficiencia en el ejercicio de la función administrativa.

6. Una vez operado el Documento de Ejecución Presupuestaria y Pago, se hará entrega del Contra recibo correspondiente al Proveedor para la gestión particular del pago que expida la Secretaría de finanzas y Administración a su nombre.

7. Los documentos para cubrir gastos relativos a publicidad y servicios de impresión que impliquen el uso de la imagen institucional, deberán ser remitidos a la Coordinación de Comunicación Social, para su visto bueno.

1.3 Alcance:

Este procedimiento es aplicable para la Delegación Administrativa. 1.4 Fundamento Legal:



Manual para el Ejercicio, control y evaluación del gasto publico



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HOJA: 105 DE: 143

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Nombre del Procedimiento: Ejercicio del Presupuesto de Egresos Aprobado




1 Verifica la suficiencia presupuestal del

recurso financiero, en el sistema integral de la Secretaría de Finanzas y Administración (SFA)

Personal operativo de


Calendarización

del presupuesto

Documento de

afectación presupuestal

2 ¿Existe suficiencia?

Si:

Realiza registro y elabora el Documento de Ejecución

Presupuestaria, pasa a la actividad 7



Documento de

afectación presupuestal

Documento de

Ejecución Presupuestaria y Pago

3 No:

Elabora el Oficio de Modificación Presupuestaria (OMP)

Personal operativo de la Delegación Administrativa

Documento de afectación presupuestal

Oficio de Modificación Presupuestaria

4 Revisa documento OMP y recaban

firmas del titular de la Unidad responsable del CADPE

Delegado

Administrativo

Oficio de

Modificación Presupuestaria

Oficio de

Modificación revisado

5 Firma el documento OMP para trámite Director General Oficio de Modificación

revisado

Oficio de modificación

aprobado

6 Autoriza documento de modificación presupuestaria y regresa a la actividad

1.



aprobado


autorizado

7 Revisa y firma documentos de ejecución presupuestaría


Documento de Ejecución Presupuestaria

y Pago

Documento de ejecución Presupuestaria

y Pago aprobado

8 Firma el documento para trámite de ejecución presupuestaria y Pago, para

su envío a la Secretaría de Finanzas y Administración.

Director General Oficio de Modificación

revisado


aprobado



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HOJA: 106 DE: 143

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9 Autoriza y opera el Documento de Ejecución Presupuestaria y pago

Secretario de Finanzas y Administración

Documento de ejecución Presupuestaria

y Pago aprobado

Afectación presupuestal y tramite de

pago por la SFA

10 Autoriza y devuelve Documento de Afectación Presupuestaria

Secretario de Finanzas y

Administración

Afectación presupuestal y

tramite de pago por la SFA

Documento Operado y

contra recibo

11 Recibe documento de afectación Presupuestal Sancionado y autorizado

por la SFA, para archivo o entrega de contra recibo, cuando proceda.

Personal operativo de la Delegación

Administrativa

Afectación presupuestal y

tramite de pago por la SFA

Documento de Ejecución

Presupuestaria y Pago operado.

12 Recibe comprobante de depósito a

proveedores (SPEUA) o cheque y efectúa el depósito a cuenta bancaria.




Contra recibo Depósito

bancario



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HOJA: 107 DE: 143

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3. FLUJOGRAMA

Personal Operativo de la Delegación

Administrativa.


Director General Secretaría de Finanzas

Si

No

Recibe Documento

sancionado y autorizado

Verif ica suficiencia

presupuestal

¿Existe

suficiencia?

Recibe comprobante de

depósito o Cheque

1

Revisa OMP y recaba firmas de

Responsables

Firma documento

OMP

1

Autoriza documento de modif icación

presupuestaria

2

2

Revisa y f irmar

documentos de ejecución

presupuestaria y pago

Firma documento

de ejecución presupuestaria y

pago

Autoriza y opera el Documento de ejecución presupuestaria y

pago

Inicio

Autoriza y devuelve documento de

afectación

presupuestaria

Fin

Realiza registro y elabora documento de ejecución

presupuestal

Elabora oficio de modif icación

presupuestaria



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HOJA: 108 DE: 143

Rev. 00

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1. GENERALIDADES

Nombre del Procedimiento: Trámite de pago a proveedores de bienes y servicios recibidos




Presentar de forma organizada el sistema de pago a proveedores por los bienes y servicios recibidos, a efecto de garantizar la eficacia en la administración del recurso fi nanciero, salvaguarda del fondo

revolvente y completa satisfacción de nuestros proveedores, a través de un pago ordenado y oportuno.


1. Se contratará cuenta bancaria destinada para la operación del fondo revolvente, con firmas

mancomunadas, del Director General y Delegado Administrativo, designando el primer el tercer funcionario habilitado para firma.

2. Todo pago a proveedores mayor a 2,000.00 dos mil pesos, deberá ser efectuada mediante

cheque nominativo. 3. Se constituirá un fondo de caja chica para gastos menores, realizando la revolvencia conforme

lo requiera el gasto.

4. El trámite de pago se efectuará solo con el soporte documental de la factura que reúna requisitos fiscales.

5. Para el trámite de pago de facturas mayores a 9,000.00 más IVA nueve mil pesos más IVA con

cargo al presupuesto, se dará seguimiento al procedimiento P-CADPE-DA-02 Ejercicio del Presupuesto de Egresos Aprobado.

6. Solo procede el uso de la tercera firma registrada, en ausencia del Director General y por

conceptos de pago que pongan en riesgo la continuidad de las operaciones de las unidades administrativas del CADPE.

1.3 Alcance: Este procedimiento es aplicable para la Delegación Administrativa.


Reglamento Interior del Comité de Adquisiciones del Poder Ejecutivo


Manual para el Ejercicio, Control y Evaluación del Gasto Público



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HOJA: 109 DE: 143

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Nombre del Procedimiento: Tramite de pago a proveedores de bienes y servicios recibidos




1 Recibe factura, con sello de recepción en almacén, de bienes y artículos de

consumo, o la anuencia del departamento de recursos materiales y servicios generales, en su caso.


Administrativa

Factura Contra recibo de CADPE

2 Verifica la suficiencia presupuestal,

liquidez y el origen del recurso para su pago

Personal operativo

de la Delegación Administrativa

Contra recibo

de CADPE

Programa de

pago

3 ¿Cheque?

No:

Termina el procedimiento


Administrativa

Programa de pago

Cheque o DEPP

4 Si:

Elabora Cheque y su respectiva póliza


Programa de pago

Cheque

5 Revisa póliza de cheque y sanciona el pago de facturas para tramitar la

autorización del Director General.


Cheque Póliza Cheque sancionada

6 Firma y autoriza cheque Director General y Delegado Administrativo

Póliza Cheque sancionada

Cheque firmado

7 Entrega cheque a proveedores Personal operativo


Cheque

firmado

Póliza cheque

con firma de recibido

8 Contabiliza y registra en sistema contable y auxiliares


Administrativa

Póliza cheque con firma de

recibido

Póliza de egresos

9 Genera informes financieros Personal operativo de la Delegación Administrativa

Póliza de egresos

Informe de avance financiero

10 Presenta para conocimiento al Director

General el informe financiero.


Delegado

Administrativo

Informe de

avance financiero

Informe de

avance financiero aceptado



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HOJA: 110 DE: 143

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3. FLUJOGRAMA

Personal Operativo de la Delegación Administrativa.


Director General

Revisa cheque y sanciona

facturas Firma y autoriza cheque

Presenta Informes f inancieros

Fin

Inicio

Verif ica suficiencia presupuestal y

liquidez

¿Cheque? 1

Entrega Cheque a proveedores

Contabiliza póliza

Genera reportes

Recibe factura

Elabora cheque y su respectiva

póliza

1

Si

No



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HOJA: 111 DE: 143

Rev. 00

20/05/ 11

1. GENERALIDADES

Nombre del Procedimiento: Procedimiento para el Trámite de Movimientos de Personal



1.1 Objetivo del procedimiento

Efectuar oportunamente los movimientos de alta, baja y modificaciones de la plantilla de personal

adscrito al CADPE ante la dirección de Recursos Humanos, de conformidad con las disposiciones normativas aplicables.


1. Se deberá contar con el expediente de personal totalmente integrado para proceder a presentar el movimiento de alta.

2. Todo empleado deberá contar con un expediente personal en el que se integren los

movimientos soporte de su historial durante su estancia en el CADPE. 3. Para los movimientos de alta solicita al personal de nuevo ingreso los requisitos siguientes:

solicitud de empleo, acta de nacimiento, curriculum vitae, CURP, cartilla del servicio militar

nacional, constancia de estudios, certificado médico, carta de antecedentes no penales, dos

cartas de recomendación y dos fotografías.

4. Para los movimientos de baja de personal recibirá cualquiera de los documentos siguientes:

renuncia del servidor público, certificado de defunción, acta de abandono de empleo, constancia

de jubilación, rescisión de contrato o documento de liquidación.

5. Cuando se t rate de movimiento de modificación bajo la modalidad de solicitud quinquenios, por

concepto de pagos por tiempo determinado, modificación de datos de adscripción, modificación

por promoción y de oficina por comisión, se deberá solicitar al personal del CADPE copia del

talón de pago.

6. Los movimientos de alta autorizados para mandos medios se turnan a la Secretaría de

Finanzas y Administración anexando copias de comprobante de domicilio, identificación y

solicitud bancaria firmada por el personal dado de alta.

7. En el caso de movimientos de alta autorizados, tramitará gestión en la Dirección de Recursos

Humanos para solicitar el Número de afiliación al IMSS.

1.3 Alcance

Este procedimiento es aplicable a la Delegación Administrativa.


Ley de los Trabajadores al Servicio del Estado de Michoacán de Ocampo y de sus Municipios



Condiciones Generales de Trabajo



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HOJA: 112 DE: 143

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Nombre del Procedimiento: Procedimiento para el Trámite de Movimientos de Personal




1 Identifica el movimiento a

presentar, alta, baja o modificación



Tipo de

movimiento

Forma de

registro

2 Elabora movimiento de alta, baja o modificación.


Administrativa

Forma de registro

Forma de registro alta,

baja o modificación

3 Integra expediente de personal Personal operativo de la Delegación

Administrativa

Documentos proporcionados

por el empleado

Expediente de personal

4 Llena formato de movimiento de personal, conforme a la plaza presupuestal y catalogo de

movimientos


Expediente de personal

Formato requisitado

5 Turna al Delegado Administrativo el formato de movimiento de personal para su revisión


Formato requisitado

Formato Revisado

6 Presenta el formato que ampara el

movimiento ante el Director General para su autorización


y Director General.

Formato

Revisado

Formato

autorizado

7 Presenta ante la Dirección de Recursos Humanos, para ser

validado y operado


Administrativa

Formato autorizado

Formato operado

8 Archiva expediente de personal



Formato operado

Expediente actualizado



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HOJA: 113 DE: 143

Rev. 00

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3. FLUJOGRAMA




Inicio

Integra el expediente

Fin

Turna a Delegado Administrativo

Identif ica movimiento

Llena formato de

movimiento de personal.

Archiva expediente

Presenta ante la Dirección de RH.

Presenta formato que ampara movimiento

Elabora movimiento



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HOJA: 114 DE: 143

Rev. 00

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1. GENERALIDADES

Nombre del Procedimiento: Trámite de Solicitud de Licencias con o sin Goce de Sueldo



1.1 Objetivo del procedimiento

Efectuar oportunamente las solicitudes de licencias con goce o sin goce de sueldo hechas por el personal adscrito al CADPE ante la Dirección de Recursos Humanos, de conformidad con las disposiciones normativas aplicables.


1. Para el trámite de licencias, se estará a lo dispuesto por las Condiciones Generales de Trabajo

vigente a la fecha de solicitud. 2. Solo procederá el tramite de licencias en los formatos pre -establecidos por la dirección de

Recursos Humanos, dependiente de la subsecretaría de Administración e Innovación de

Procesos. 3. Únicamente el personal de base tiene derecho a tramitar licencias 4. Las licencias que por gravidez que se presenten en personal con contratos de servicios

eventuales, estarán sujetos a las condiciones establecidas en la Ley de los Trabajadores al Servicio del Estado.

1.3 Alcance

Este procedimiento es aplicable para el área de la Delegación Administrativa.


Ley de los Trabajadores al Servicio del Estado de Michoacán de Ocampo.



Condiciones Generales de Trabajo.



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HOJA: 115 DE: 143

Rev. 00

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Nombre del Procedimiento: Trámite de Solicitud de Licencias con o sin Goce de Sueldo




1 Recibe solicitud de licencia, que

presenta el empleado.


Delegación Administrativa.

Oficio solicitud Solicitud

Requisitada

2 Revisa y sanciona la solicitud de licencia requisitada.

Delegado Administrativo Solicitud Requisitada

Solicitud sancionada

3 Autoriza el formato de solicitud de

licencia.

Director General Solicitud

sancionada

Solicitud

aprobada

4 Recibe licencia firmada y remite a la Dirección de Recursos Humanos para su aprobación.

Personal operativo de la Delegación Administrativa.

Solicitud aprobada

Licencia Autorizada

5 Recibe y valida la licencia, la

autoriza y la remite a la Delegación Administrativa.

Director de Recursos

Humanos

Solicitud

aprobada

Licencia

Autorizada

6 Recibe licencia con aprobación y remite copia al personal solicitante


Administrativa.

Licencia Autorizada

Actualización de expediente

7 Analiza la posibilidad de cubrir interinato


No existen elementos físicos


8 ¿Interinato?

Si:

Elabora formato de movimiento de alta de personal y termina

procedimiento

Delegado Administrativo Formato

Revisado

Formato

Autorizado

9 No procede interinato, concluye el procedimiento.







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HOJA: 116 DE: 143

Rev. 00

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3. FLUJOGRAMA

Personal Operativo de la Delegación Administrativa


Director General

Director de Recursos Humanos

SI

NO

Inicio

Recibe la licencia con aprobación y remite copia

al personal solicitante.

Recibe y valida la

licencia, la autoriza y la remite a la Delegación

Administrativa.

Fin

Revisa la solicitud de licencia

requisitada

Autoriza el formato de solicitud de

licencia

Recibe la solicitud de

licencia del personal.

Elabora formato de movimiento de alta de personal.

¿Es interinato?

Recibe la licencia f irmada y la remite a la Dirección

de Recursos Humanos

para su aprobación



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HOJA: 117 DE: 143

Rev. 00

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1. GENERALIDADES

Nombre del Procedimiento: Trámite de Descuentos por Incidencias de Personal



1.1 Objetivo del procedimiento:

Llevar el control de las incidencias en que incurra el personal del CADPE, así como enviar

oportunamente el movimiento correspondiente a la Dirección de Recursos Humanos para su aplicación, de conformidad con las disposiciones normativas aplicables.


1 Por disposición interna se implementó el uso del sistema de registro de asistencia del personal,

reloj Checador digital, siendo obligatorio su uso para todo el personal de base y eventuales.

2 Procede descuento por incidencias relativas a retardos mayores de 30 minutos, acumulación de

tres retardos mayores a 10 minutos y faltas no justificadas.

3 Las solicitudes de días económicos deberán ser presentadas con 24 horas de anticipación, caso

contrario procederá el descuento por falta no justificada.

4 La notificación de incidencias al personal, a efecto de presentar posibles aclaraciones deberá

efectuarse a más tardar el día 10 de mes siguiente al que se encuentre en revisión, otorgando 5

días para presentar los argumentos y justificaciones, las cuales deberán ser racionales y con

apego a las disposiciones en materia laboral.

1.3 Alcance:

Este procedimiento es aplicable para la Delegación Administrativa. 1.4 Fundamento Legal:

Ley de los Trabajadores al Servicio del Estado de Michoacán de Ocampo


Manual de Organización del Comité de Adquisiciones del Poder Ejecutivo




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HOJA: 118 DE: 143

Rev. 00

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Nombre del Procedimiento: Trámite de Descuentos por Incidencias de Personal


Unidad Responsable: Personal operativo de la Delegación Administrativa.


1 Revisa el informe de registro de asistencia.


Administrativa.

Reporte de asistencia

Incidencias por empleado

2 Elabora reporte de incidencias Personal operativo de la Delegación Administrativa.

Incidencias por empleado

Oficio notificación de descuento de

incidencias

3 Revisa y firma oficio de incidencias Delegado Administrativo Oficio notificación de descuento de

incidencias

Oficio Firmado

4 Notifica al empleado otorgando 5 días para aclaraciones


Oficio Firmado Oficio de notificación con firma de

recibido

6 Recibe la aclaración y justificaciones.


Oficio de notificación con firma de

recibido

Oficio Justificado u Aviso de

incidencia

7 ¿Justifica?

Si:

Termina el procedimiento.


Oficio Justificado o Aviso de

incidencia

Expediente personal actualizado

8 No:

Elabora el aviso de descuento por incidencias


Oficio de notificación con firma de

recibido

Aviso de incidencia

9 Autoriza y remite a la Dirección de Recursos Humanos.

Fin del Procedimiento.

Delegado Administrativo Aviso de incidencia

Descuento operado



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HOJA: 119 DE: 143

Rev. 00

20/05/ 11

3.FLUJOGRAMA



INICIO

Revisa registro de asistencia

Notif ica Reporte de incidencias

Recibe aclaración y justif icaciones

¿Justif ica?

FIN

Revisa y f irma oficio de incidencias Elabora reporta de incidencias

1

Si

Elabora el aviso de descuento por incidencias

Autoriza aviso de descuento de incidencia y remite a Dirección de Recursos Humanos

No

1



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HOJA: 120 DE: 143

Rev. 00

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1. GENERALIDADES

Nombre del Procedimiento: Pago de Nómina



1.1 Objetivo del procedimiento:

Efectuar el pago de nómina de personal de la CADPE en las fechas que establezca la Dirección de

Recursos Humanos, de conformidad con las disposiciones normativas aplicables.


1. Se deberá verificar que las nominas presenten las afectaciones por movimientos contenidos en

los procedimientos descritos con anterioridad, en materia laboral.

2. Los cheques de nomina y pago solo se entregarán al titular de la plaza o la persona que porte

en 2 tantos carta poder firmada por el titular ante dos testigos, mediante la cual se habilite al

portador a la recepción del cheque.

3. No se autorizará el pago de sueldos y salarios fuera de horario laboral oficial

4. Los pago de nomina se efectuarán en las fechas y formas estipuladas por las disposiciones en

la materia.

5. Se deberán reintegrar a la Secretaría de Finanzas y Administración los cheques que no sean

cobrados dentro de los 5 días siguientes al día de la quincena, los cuales contendrán sello de

cancelado.

1.3 Alcance

Este procedimiento tiene aplicación en el Departamento de Recursos Financieros y Humanos 1.4 Fundamento Legal

Manual de Organización del Comité de Adquisiciones del Poder de Ejecutivo.

Ley de los Trabajadores al Servicio del Estado de Michoacán de Ocampo

Ley Orgánica de la Administración Pública Estatal

Reglamento Interior de la Administración Pública Centralizada del Estado de Michoacán




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HOJA: 121 DE: 143

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Nombre del Procedimiento: Procedimiento de Pago de Nómina




1 Recibe nomina generada por la

Secretaría de Finanzas y Administración

Personal Operativo de la


Nomina Listado y

cheques de Nomina de Pago

2 Revisa movimientos presentados

durante el periodo y su correcta aplicación por parte de la Dirección de Recursos Humanos



Listado y

cheques de Nomina de Pago

Oficio de

aclaraciones o Proceso de pago

3 ¿Presenta incongruencias?

No:

Entrega cheque con talón y recaba firma



Nómina Nómina

firmada

4 Elabora oficio de cancelación de

cheques no cobrados y pasa a la actividad 8.



Nómina

firmada

Oficio de

cancelación

5 Si:

Efectúa pago y elabora oficio de

aclaraciones


Administrativa.

Listado y cheques de

Nómina de Pago

Oficio de aclaraciones

6 Revisa y firma el oficio de aclaraciones

Delegado Administrativo Oficio de aclaraciones

Oficio de aclaraciones

7 Revisa y firma el oficio de

devolución, remitiendo a la SFA

Delegado Administrativo Oficio de

devolución

Oficio de

devolución firmado

8 Remite oficio y cheque cancelado a Secretaría de Finanzas, así como

la nómina


Administrativa.

Oficio de devolución

firmado

Oficio, cheque cancelado y

nómina.

9 Archiva copia de nómina y cancela cheque.



Listas de nomina firmadas

Expediente de nominas y pago



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3. FLUJOGRAMA

Inicio

Recibe nomina de personal en la Secretaría de Finanzas

Remite oficio y cheque cancelado a Secretaría de Finanzas, así como la

nómina

SI


Revisa movimientos presentados y su correcta aplicación por parte de R.H

Efectúa pago y elabora oficio

de aclaraciones

Fin

NO


Administrativa.

Revisa y firma el oficio de aclaraciones.

Entrega cheque con talón y recaba

firma

¿Presenta incongruencias?

Elabora oficio de cancelación de

cheques no cobrados

Archiva copia de nomina y cancela

cheque.

Revisa y firma oficio de devolución de cheques.



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HOJA: 123 DE: 143

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1. GENERALIDADES

Nombre del Procedimiento: Adquisiciones



1.1. Objetivo del Procedimiento: Establecer lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios de variada

naturaleza, para lograr una oportuna y adecuada contratación de bienes y servicios, así como asegurar la disciplina administrativa en estricto apego a la normatividad existente.

1.2. Políticas y Normas Generales del procedimiento:

1. Se deberá adquirir con oportunidad los bienes y servicios solicitados, de calidad y en las

mejores condiciones económicas, preferentemente de proveedores locales. 2. Las adquisiciones de bienes y servicios se efectuarán cuando se cuente con disponibilidad

presupuestal y conforme al programa de adquisiciones que estructure la Delegación

Administrativa. 3. Para la adquisición de equipo de cómputo, es requisito contar con dictamen técnico expedido

por la Centro Estatal de Tecnologías de la Información.

4. La adquisición de equipo de transporte, requerirá contar con dictamen de conveniencia expedido por la Subsecretaría de Administración e Innovación de Procesos, así como el certificado de suficiencia presupuestal expedido por la Dirección de Programación y

Presupuesto. 5. En las adquisiciones de bienes muebles y art ículos de consumo se deberá garantizar la calidad

de los productos aunado a la mejor oferta económica.

1.3 Alcance:

Este procedimiento es aplicable a la Delegación Administrativa. 1.4 Fundamento Legal:

Ley de adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios relacionados con bienes muebles e inmuebles del Estado de Michoacán de Ocampo.

Reglamento de la ley de adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios relacionados con bienes muebles; y sus lineamientos.

Ley de Patrimonio Estatal.




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Nombre del Procedimiento: Adquisiciones




1 Determina sus necesidades, bienes o servicios verificando

Director General, Subdirector

Técnico Operativo, Subdirector Jurídico.

Bienes solicitados

Formato de Requisición de

bienes

2 Recibe las requisiciones de bienes o

servicios.

Delegado

administrativo

Solicitud de

bienes.

Solicitud

sancionada

3 Verifica si son con cargo al activo fijo o bienes de consumo general

Delegado administrativo

Solicitud sancionada

Integración del pedido

4 Verifica que los proveedores estén

inscritos en el padrón del Gobierno del Estado.

Personal operativo


Registro de

padrón de proveedores.

Número de

registro.

5 Solicita cotización de bienes. Personal operativo


Cotización Cotización

6 Formula requisición para CADPE

conforme al lineamiento establecido por dicho comité para este proceso.

Delegado

administrativo

Requisición con

anexos

Oficio solicitud

de autorización o Licitación

7 Concluido el proceso de recepción de

cotizaciones, procede a la formulación del cuadro comparativo.

Delegado

administrativo

Cotizaciones. Cuadro

comparativo

8 Verifica con recursos financieros disponibilidad de presupuesto y solicita

asignación de partida.


Administrativa

Cuadro comparativo

Compra Autorizada

9 Formula el Contrato de Compraventa Adjudicación Directa

Delegado administrativo

Compra Autorizada

Contrato requisitado

10 Recibe los bienes verificando que

correspondan a las cantidades y descripción especificada en el formato de compra directa.

Personal operativo


Contrato de

Compraventa Adjudicación Directa

Factura



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No

. Descripción de la Actividad Puesto y Área Insumo Salida

11 Turna la factura para su autorización y tramite de pago.


Administrativa

Factura Factura validada

12 Archiva documentos en expediente.



Contrato de Compraventa Adjudicación

Directa

Expediente.



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HOJA: 126 DE: 143

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3. FLUJOGRAMA

Director General, Subdirector Jurídico y Subdirector Técnico

Operativo.


Personal Operativo de


Inicio

Recibe las requisiciones

Verif ica el registro del

Padrón de Proveedores

Determina las

necesidades de su

Departamento.

Verif ica si son con cargo al activo f ijo o

consumible.

Solicita cotizaciones.

Verif ica el registro del Padrón de Proveedores

Formula Contrato de Compraventa Adjudicación

Directa.

Verif icar Disponibilidad

Presupuestal

Formula contrato de compra

venta

Recibe los bienes

Archiva documentos en expediente.

Fin

Formula requisición

Turna factura para

autorización



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HOJA: 127 DE: 143

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1. GENERALIDADES

Nombre del Procedimiento: Actualización del Inventario del Activo Fijo.




Integrar los bienes muebles de nueva adquisición al inventario de activo fijo del CADPE, así como tramitar ante la Dirección de Patrimonio Estatal su actualización, de conformidad con las disposiciones

normativas aplicables. 1.2 Políticas y Normas Generales del Procedimiento:

1. La codificación de los bienes se realizará conforme a las políticas que establezca la Dirección

de Patrimonio, Dependiente de la Subsecretaria de Administración e Innovación de Procesos,

de la Secretaría de Finanzas y Administración. 2. Los resguardos deberán ser firmados por el usuario del bien, haciéndole de conocimiento la

responsabilidad que asume para garantizar el óptimo estado físico de los bienes recibidos.

3. Deberán practicarse inventarios físicos por lo menos una vez al año. 4. Para afectar la baja de bienes se estará sujeto al procedimiento que dicte la Dirección de

Patrimonio, Dependiente de la Subsecretaria de Administración e Innovación de Procesos, de la

Secretaría de Finanzas y Administración 1.3 Alcance:

Este procedimiento es aplicable a la Delegación Administrativa.


Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios

Relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles del Estado de Michoacán de Ocampo.


Bases y lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos prestación de servicios relacionados con bienes muebles e inmuebles



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HOJA: 128 DE: 143

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Nombre del Procedimiento: Actualización del Inventario del Activo Fijo.




1 Recibe el mobiliario, equipo de oficina o de cómputo, registra y asigna a la unidad

administrativa solicitante.


Datos de resguardante y

del equipo.

Resguardo Provisional

2 Elabora oficio dirigido a la Dirección de

Patrimonio Estatal para notificar sobre la obtención o adquisición de bienes muebles y captura el alta en el sistema de

inventarios.

Delegado

Administrativo

Resguardo

Provisional

Oficio

solicitud de alta

3 Firma y turna oficio a la Dirección de Patrimonio Estatal.


Oficio solicitud de alta

Oficio Requisitado

4 Sanciona el registro del bien y emite

etiqueta de resguardo, hoja de control de altas y resguardo

Director de

Patrimonio Estatal

Oficio

Requisitado

Etiqueta y

resguardo

5 Coloca etiqueta de código de inventario y recaba firma de resguardo oficial


Etiqueta y resguardo

Resguardo firmado

6 Recibe resguardo requisitado y elabora

oficio para el envío de los mismos a la Dirección de Patrimonio Estatal.

Delegado

Administrativo

Resguardo

firmado

Oficio de

Remisión.

7 Integra tarjeta de resguardo al inventario.



Resguardo Requisitado

Inventario actualizado



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HOJA: 129 DE: 143

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3. FLUJOGRAMA

Delegado Administrativo Director de Patrimonio Estatal

Inicio

Sanciona el alta y emite etiquetas y resguardos

Recibe bienes muebles y recaba firma en resguardo provisional

Elabora oficio para notificar bienes muebles

Coloca etiqueta y recaba firma de resguardo

Integra tarjeta de resguardo al

inventario

Recibe resguardo requisitado y elabora oficio para su envío

Fin

Firma y turna oficio para notificar

bienes muebles



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HOJA: 130 DE: 143

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1. GENERALIDADES

Nombre del Procedimiento: Solicitud de Servicios Generales



1.1 Objetivo del Procedimiento: Efectuar el mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones que ocupan las diversas oficinas

del CADPE, con la finalidad de conservarlas en condiciones óptimas.


1. Se deberá Integrar un programa preventivo de mantenimiento de edificios en uso del CADPE.

2. Los servicios de plomería, carpintería, electricidad y cerrajería deberán ser solicitados a la Dirección de Servicios Generales de la Subsecretaria de Administración e Innovación de Procesos

3. Ante la negativa o el servicio tardío, se procederá a la contratación de servicios de terceros

1.3 Alcance: Este procedimiento tiene aplicación para el Departamento de Recursos Materiales y Servicios

Generales.


Reglamento Interior de la Administración Pública Centralizada del Estado de Michoacán.




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HOJA: 131 DE: 143

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Nombre del Procedimiento: Solicitud de Servicios Generales.


Unidad Responsable: Delegación Administrativa.


1 Recibe solicitud de servicios generales

por parte de los jefes de área.


Administrativa.

Solicitud Instrucción

2 Verifica la falla reportada y solicita una orden de servicio vía telefónica al Departamento de Servicios Generales de

la Subsecretaría de Administración e Innovación de Procesos.


Instrucción Orden de Servicio

3 Recibe el servicio solicitado o de

mantenimiento correctivo o preventivo.

Titular de la Unidad

Administrativa solicitante

Orden de Servicio

Servicio solicitado

4 Revisa el servicio realizado por el personal técnico del Departamento de

Servicios Generales de la Subsecretaría de Administración e Innovación de Procesos y firma de conformidad la

“orden de servicio”.



Conformidad de Servicio

Orden de Servicio

Aceptada



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HOJA: 132 DE: 143

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3. FLUJOGRAMA

Personal Operativo de

la Delegación

Administrativa

Delegado

Administrativo

Titular de la Unidad

Administrativa solicitante.

Inicio

Recibe solicitud de Serv icio

Verif ica la falla reportada

Recibe Serv icio Solicitado

Rev isa el serv icio realizado

por el personal Técnico

Fin



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HOJA: 133 DE: 143

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1. GENERALIDADES

Nombre del Procedimiento: Revisión de ordenes de servicio y asignación de taller




Recibir y revisar las ordenes de servicio para el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos adscritos a las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo, mismas que deberán ser elaboradas por las Dependencias. Una vez que son revisadas se as igna el taller que llevará a cabo la reparación

o el servicio solicitado. 1.2 Políticas y Normas Generales del Procedimiento:

1. Las órdenes de servicio se deberán presentar en formato pre-impreso diseñado para este fin,

por cuadruplicado.

2. El proceso de revisión y asignación del taller por el CADPE tarda 24 horas en promedio, las

Dependencias deberán recoger las órdenes asignadas o en su caso rechazadas en este lapso

de tiempo. 3. Una vez entregada la orden de servicio, se cuenta con una vigencia de 20 (veint e) días

naturales para que la Dependencia acuda al taller designado para llevar a cabo el servicio o la reparación.

4. Cuando las dependencias efectúan el pago directamente, la factura deberá estar a nombre de la correspondiente Dependencia, de lo contrari o que este a nombre de Gobierno del Estado y sus datos fiscales, que los datos del vehículo y kilometraje que marque el odómetro del vehículo

correspondan a lo señalado en la orden. 1.3 Alcance:

Este procedimiento es aplicable a la Delegación Administrativa


Bases y Lineamientos del Comité de Adquisiciones del Poder Ejecutivo aprobados.



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HOJA: 134 DE: 143

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Nombre del Procedimiento: Revisión de ordenes de servicio y asignación de taller


Unidad Responsable: Delegado Administrativo


1 Recibe la orden de servicio, se sella

con la fecha de entrada y se le da número consecutivo con folio.

Analista, Dpto.

de Mantenimiento y Control Vehicular

Orden de Servicio

Orden de servicio Sellada y Foliada

2 Verifica el número de serie en el

sistema y se obtiene el expediente del vehículo.

Analista, Dpto.

de

Mantenimiento y Control Vehicular

Orden de

servicio Sellada y Foliada

Asigna número de expediente

3 Analiza trabajos solicitados y verifica

características del vehículo (marca, tipo y modelo).

Jefe del Dpto.

de


Asigna número de expediente

Características del trabajo

4 Pre-asigna el taller de acuerdo a las

especialidades de los talleres, su capacidad, las órdenes asignadas

acumuladas a la fecha por mes y por taller, tratando de tener balanceadas las cargas de trabajo, se considera

también en ese proceso las solicitudes de Dependencias que prefieren asignación de agencia o talleres específicos.

Jefe del Dpto.

de Mantenimiento y

Control Vehicular

Características del trabajo

Trabajo pre-asignado

5 Revisa y verifica el kilometraje reportado.

Analista del

Dpto. de


Trabajo pre-asignado

Orden verificada (kilometraje)

6 ¿Mismo kilometraje?

No:

Rechaza orden y termina el procedimiento.

Analista del

Dpto. de Mantenimiento y

Control Vehicular

Orden

verificada (kilometraje)

Orden rechazada



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7 Si:

Graba en el sistema los datos de la orden.

Analista del

Dpto. de


Orden

verificada (kilometraje)

Orden aceptada y

datos de la orden grabados.

8 Estudia las características de vehículo con el expediente.

Analista del

Dpto. de Mantenimiento y

Control Vehicular

Orden aceptada

y datos de la orden grabados.

Orden verificada para duplicidades

9 ¿Es correcto?

No:

Rechaza orden, termina el procedimiento.

Analista del Dpto. de Mantenimiento y

Control Vehicular

Orden verificada

para duplicidades

Orden rechazada

10 Si:

Registra el número de folio de la orden y se revisan los servicios anteriores registrados para este vehículo, si se han repetido se rechaza la orden.

Analista del Dpto. de


Orden sin

verificar para duplicidades

Orden verificada para duplicidades

11 Realiza la Impresión la orden con el

taller designado y se pasa a firmas. Si todo esta correcto.

Analista del

Dpto. de Mantenimiento y Control Vehicular

Orden sin taller

asignado impreso

Orden con taller asignado impreso

12 Firma las Órdenes. Jefe del Dpto.

de Mantenimiento y Control

Vehicular y Delegado Administrativa

Orden con taller

asignado impreso

Orden con firmas

13 Entrega de órdenes de servicio a la

Dependencia o Entidad con una vigencia de 20 días, para que acuda al taller designado, a efectuar el servicio o la reparación.


Control Vehicular

Orden con firmas

Orden entregada

14 Analiza factura del proveedor del

servicio vehicular (Verifica lo siguiente

que la fecha de la factura esté dentro de la vigencia de la orden de servicio, que el proveedor sea el indicado en la

orden de servicio y la haya firmado), se anote el nombre de la persona y el número de su identificación.

Analista del

Dpto. de Mantenimiento y Control

Vehicular

Factura sin revisar

Factura para revisión



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15 ¿Factura correcta?

No: Regresa factura a proveedor para su corrección y vuelve a iniciar esta actividad.

Analista del


Vehicular


Factura a corregir

16 Si:

Sella de recibido la factura y copias.


Control Vehicular


Factura verificada

17 Comprueba que los costos estén

dentro de los rangos normales actuales, además revisa que las

reparaciones y las piezas remplazadas estén de acuerdo con lo solicitado en la orden de servicio correspondiente, si

existe alguna anormalidad se regresa sin anotar verificado.

Jefe del Dpto. de


Factura verificada

Factura verificada

18 Captura en el sistema informático (si

los datos son correctos), fecha de sello de recibido en la factura, fecha de factura, nombre del proveedor, folio de

la orden de servicio, expediente del vehículo kilometraje.


Control Vehicular

Factura verificada

Factura

capturada para datos vehiculares

19 Captura solamente cuando hay una

diferencia de máximo hasta 2000

kilómetros contra lo indicado en orden de servicio, en caso de rebasar los 2000 kilómetros debe adjuntarse un

oficio de justificación por parte de la dependencia cuando no hay orden de servicio elaborada por algún motivo),

en esos casos se captura el numero de oficio cuando el pago es para la aseguradora, se indica como deducible numero de UPP y UR.

Analista del


Vehicular

Factura


Factura


20 Captura el nombre del proveedor, el

numero de factura, confirma los datos

previamente capturados, así como da status verificado para la facturas que han sido separadas, se sigue el mismo

procedimiento, pero en el estatus se selecciona devuelto, capturando en este caso la razón de la devolución.

Analista del


Vehicular

Factura


Factura correcta



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21 Devuelve facturas al proveedor en

caso de que las reparaciones que se

estén facturando no hayan sido autorizadas, el kilometraje no coincida, no contenga nombre y firma del usuario, y haya finalizado su vigencia.

Analista del


Vehicular

Factura para devolución

Factura devuelta

22 Para las facturas aceptadas se sella de

revisado por el C.A.D.PE. y se procede

a regresarlas a la dependencia para que se les de el tramite correspondiente para estar en condiciones de pagarle al proveedor .

Analista del


Vehicular

Factura correcta Factura entregada a la dependencia

23 Archiva copia de facturas en el expediente del vehículo.


Analista del


Vehicular

Copia de la

factura entregada

Copia de factura archivada



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3. FLUJOGRAMA

Analista del Dpto. de Mantenimiento y Control

Vehicular

Jefe del Dpto. de Mantenimiento y Control

Vehicular


Vehicular y Delegado Administrativo

Recibe orden de servicio

Verifica el número de serie, y se obtiene el expediente del vehículo.

Revisar y verificar el

kilometraje reportado

Estudia las características del vehículo con el expediente

Analiza trabajos y

verifica características

del vehículo.

Pre-asigna el taller de acuerdo a las

especialidades de los talleres, su capacidad.

¿Mismo kilometraje?

1 Graba en el sistema los datos de la orden

Inicio

2

No

Si



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HOJA: 139 DE: 143

Rev. 00

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Vehicular


Vehicular



Realiza la impresión de la orden con el taller designado y se pasa a

firmas.

Analiza factura del proveedor del servicio vehicular.

Firman las órdenes

Entrega ordenes de servicio

a la Dependencia o Entidad

2

¿Es correcto?

Registra el número de folio de la orden.

3

¿Factura

correcta?

Regresa factura a

proveedor para su corrección

Sella de recibido la

factura y copias.

4

5

4

Si No

Si

No



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HOJA: 140 DE: 143

Rev. 00

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Vehicular


Vehicular



Comprueba que los costos estén dentro de los rangos

normales actuales,

Captura solamente cuando hay una diferencia de 2000

kilómetros contra lo indicado en orden de servicio,

Captura en el sistema informático información

necesaria.

Captura información de

factura así como estatus de esta.

Devuelve facturas al

proveedor si no esta correcta

Para las facturas aceptadas sella de revisado

Archiva copia de facturas en

el expediente del vehículo.

5

Fin

1

3



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ANEXOS

1. Control de Revisiones y Modificaciones de los Procedimientos

Revisión: Fecha: Modificaciones realizadas

en: Página

Capítulo y Número

Descripción del Cambio

2. Recomendaciones

Para el mejor uso del manual se deberán realizar revisiones periódicas, determinando un plazo para

enviarlas a revisión y validación de la Secretaría de Finanzas y Administración, recomendando hacerlas en un periodo mínimo de 6 meses.



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HOJA: 142 DE: 143

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HOJA: 143 DE: 143

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Documents

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