"Pautas metodológicas para la fijación de costos de los

procedimientos administrativos“

Metodología del Costeo

Consiste en pautas y orientaciones metodológicas que permiten fijar el monto de los derechos de tramitación que se debe cobrar por la realización d e los Procedimientos Administrativos comprendidos en sus correspondientes Textos Unicos de Procedimientos Administrativos - TUPA, con sustentación en una estructura de costos reales.

Objetivo

CONCEPTOS PRELIMINARES:CONCEPTOS PRELIMINARES:CONCEPTOS PRELIMINARES:CONCEPTOS PRELIMINARES:

COSTO DIRECTO

Método de costeo que evalúa el procedimiento en función de sus costosvariables de prestación. Para el caso del TUPA se aplica este método al cual se agrega el costo fijo.

COSTO FIJO

Costo cuya magnitud no depende del volumen total de procedimientostramitados, es decir, se incurre en igual costo si se producen 10 procedimientos o 100. Se consideran costos fijos a los gastos por luz, agua, teléfono y alquiler de local, mantenimiento del local, entre otros.

COSTOS VARIABLES

Son los costos que se incrementan o modifican en forma proporcional con elnivel de utilización o tramitación del procedimiento. En el sistema de costeodirecto se consideran los siguientes costos variables:

COSTO DE MANO DE OBRA

Representa el costo de los servicios del personal que participa directamente en la ejecución del procedimiento, como la remuneración mensual, los beneficios, las aportaciones del empleado, etc.

COSTO DE MATERIALES

Es el costo de los insumos que se utilizan directamente en la ejecución delprocedimiento como por ejemplo papel, folders, sujetadores y similares.

OTROS GASTOS Y CONSUMOS VARIABLES

Referidos al mantenimiento o depreciación de equipos tales comofotocopiadoras, máquinas de escribir e impresoras, entre otros.

COSTOS DIRECTOS:COSTOS DIRECTOS:COSTOS DIRECTOS:COSTOS DIRECTOS:

MARGEN DE CONTRIBUCIONEs el aporte necesario de cada procedimiento para cubrir los costos fijos. Quiere decir que cadaprocedimiento debe contribuir a cubrir los costos fijos en que incurre la institución durante unperíodo.

DISPOSICIONES GENERALES

1. La determinación del costo real de los procedimie ntos, se efectúa a través del método de Costeo Directo.

2. El costeo directo, también denominado "costeo var iable o marginal", es el método por medio del cual se aplica al procedimi ento sólo los costos variables. Los costos fijos representan la capacida d que existe independientemente de si se efectúa o no el procedi miento.

3. El Director de Administración o su equivalente es responsable de sustentar que el monto de los derechos comprendidos en el TUPA no exceda del costo real de tramitación de los procedi mientos. Para el efecto podrá utilizar un sistema de Contabilidad de costos con información sobre los diferentes órganos que presta n servicios al público en la respectiva entidad.

4. La fijación de los costos de los procedimientos a dministrativos permitirá a las entidades publicas:

a) Conocer sus costos reales para el cobro de sus di ferentes derechos de tramitación, los mismos que podrán ser modificados o actualizados periódicamente.

b) Impulsar la formulación de sus Manuales de Proced imientos Simplificados, para efectos de conocer el flujo y l os tiempos empleados en cada paso.

c) Implantar sistemas y registros de información esp ecializada sobre demanda, tiempo, insumos fijos y variables,. entre otros, en cada uno de los diferentes órganos de la entidad bajo la responsabilidad del correspondiente Director, de ma nera que facilite el costeo de los procedimientos.

DISPOSICIONES ESPECIFICAS SOBRE LA METODOLOGIA DE COSTEO

Para fijar los costos de los procedimientos administrativos a través del Método de Costeo Directo, se utiliza la siguiente metodología:

1º.- Describir la situación actual del procedimiento a costear y representarlo a través de un Diagrama de Bloques

2do.- Simplificar drásticamente el procedimiento des crito en base a un análisis crítico preferentemente de los requisitos y el flujo suprimiendo trabas burocráticas .

Diagrama de OperacionesDiagrama de OperacionesDiagrama de OperacionesDiagrama de Operaciones (hoja de an(hoja de an(hoja de an(hoja de anáááálisis)lisis)lisis)lisis)

3ro.- Establecer los elementos del costo que intervi enen directamente en el procedimiento o costos variables, en términos de :

a) Mano de obra, estimando los tiempos de cada paso del procedimiento en los que interviene el trabajador.

b) Materiales, determinando los tipos de materiales y la cantidad de los mismos que se utilizan en los procedimientos y servicios.

c) Otros Gastos y Consumos, como mantenimiento y depreciación de equipos y maquinaria, considerando para dicho costo la utilización de (impresoras, fotocopiadora, computadora)

d) Costos Fijos, para efectos de calcular el margen de contribución, se utilizará el método de los niveles de demanda (numero de tramites), para lo cual se puede considerar las partidas presupuestales (ejecución anual del periodo): 55: Servicios de Luz56: Servicios de Agua y Desagüe57: Servicio de Telefonía fija y móvil66: Servicio de Correos y mensajería.

4to.- Determinar los elementos del costo considerado s como fijos que intervienen en el período en que se realizan los pr ocedimientos, para efectos de calcular el margen de contribución para costos fijos

5to.- Calcular o valorizar los elementos del costo q ue intervienen en cada uno de los pasos del procedimiento tomando com o referencia los siguientes anexos:

Anexo 1: Formato de Sustentación Legal y Técnica de Procedimientos Administrativos contenidos en el TUPADETERMINACIÓN DE COSTOS DIRECTOS

Anexo 2: Formato de Sustentación Legal y Técnica de Procedimientos Administrativos contenidos en el TUPADETERMINACIÓN DE COSTOS FIJOS DEL PERIODO

6to.- Sumar los costos parciales de cada uno de los elementos que intervienen en el procedimiento, según la siguiente estructura de costos, finalmente hallar el costo total:

� Mano de Obra S/. x x x� Materiales S/. x x x� Depreciación, otros gastos y consumos variables S/. x x x� Margen de contribución para gastos fijos S/. x x x

COSTO TOTAL DEL PROCEDIMIENTO S/. x x x

PROCESO DETERMINACION DE COSTOS PROCESO DETERMINACION DE COSTOS PROCESO DETERMINACION DE COSTOS PROCESO DETERMINACION DE COSTOS Según lo establecido en la Directiva N° 001-95-INAP/DTSA aprobada por Resolución Jefatural N°087-95-INAP/DTSA

Anexo 1:Determinación de costos directos.

1.1 Costos directos de mano de obra (MO).1.2 Costos directos de materiales (CM).1.3 Depreciación - otros gastos y consumo.

Anexo 2:Determinación de costos fijos del Periodo.

2.1 Determinación de Costos Fijos (CF) de la entidad.2.2 Determinación del Margen de Contribución (MC) para gastos fijos.

COSTOS DIRECTOS DE MANO DE OBRACOSTOS DIRECTOS DE MANO DE OBRACOSTOS DIRECTOS DE MANO DE OBRACOSTOS DIRECTOS DE MANO DE OBRA

Es fundamental esta parte del cálculo, el uso de la Hoja de análisis de cada procedimiento, que presenta la situación actual y la propuesta de simplificación en base a un análisis a mayor nivel de detalle (actividad/pasos, cargos y niveles remunerativos de cada responsable que interviene en cada actividad, el tiempo expresado en minutos por cada actividad y por cada responsable).

INFORMACION PARA DETERMINAR COSTOS DE MANO DE OBRAINFORMACION PARA DETERMINAR COSTOS DE MANO DE OBRAINFORMACION PARA DETERMINAR COSTOS DE MANO DE OBRAINFORMACION PARA DETERMINAR COSTOS DE MANO DE OBRA

0.30

0.04

0.08

0.15

0.36

0.91

Costo x

Minuto S/.

13.109.57157.314.5012.408.3130.492.58114.414.009.534.50GERENTEFUNC.

1.128.6013.538.3438.341.500.0012.000.001.000.00PRACTICANTE -PROFPRACTIC.

600.007.200.00------7.200.00600.00SECIGRISTACONVENIO

4.300.0051.600.00------51.600.004.300.00LOCADOR-SERVICIO

SNP

2.172.0326.064.312.036.065.254.2518.774.001.564.50TECNICOTEC. 2

5.150.0061.800.044.860.1212.125.9244.814.003.734.50ESPECIALISTAPROF. 1

Costo Mensual

(S/.)

Costo Anual(S/.)

Aportaciones (S/.)

Beneficio (S/.)

Total Enero a Dic. (S/.)

Ingreso Mensual

(S/.)

Cargo Estructural

Categoría Remunerati

va

NOTA: Lista de cargos que intervienen en el Procedimiento Administrativo AX

NOTA: Se tomará como caso la Gerencia 1, Procedimie nto AX

Costo de MO x Minuto

S/.

1.1 GERENTE 0.91

1.2 ESPECIALISTA 0.36

1.3 TECNICO - CAJERO 0.15

MO x Minutos = Remun. Mens. + Benef. + Aport. del Empleador

13,109.57 = 0.91 14,400.00

EJM. - Mano de Obra x Minuto del GERENTE :

DETERMINACION DE COSTOS DE MANO DE OBRA (1)

Lista de cargos que intervienen en el Procedimiento Administrativo

8 horas x 30 días x 60 minutos (14.400)

I.- COSTO DIRECTO DE MANO DE OBRA (MO)

NOTA: Se tomará como caso la Gerencia 1, Procedimie nto AX

PASO NºDescripción corta del Paso

Según diagrama de bloques o diagrama de flujos

Denominación del Cargo de Personal que efetúa

el paso

Tiempo en Mint.

(a)

Costo de MO

por Minuto

(b)

Costo Asignado

de MO (a) * (b)

1 RECIBE PAGO / EMITE FACTURA TECNICO / CAJERO 5 0.15 0.75

2 REVISA Y EMITE INFORME PROFESIONAL 20 0.36 7.20

3 REVISA Y AUTORIZA SOLICITUD GERENTE 20 0.91 18.2

26.15

Costo total de MO = Costo MO + Costo MO + …. + Costo MO Paso 1 Paso 2 Paso n

COSTO TOTAL ASIGNADO DE MANO DE OBRA

DETERMINACION DE COSTOS DE MANO DE OBRA (2)

II.- CALCULO DEL COSTO DIRECTO DE LA MANO DE OBRA

MO x Minutos = Remuner.Mens. + Benef. + Aport. del Empleador 8 horas x 30 días x 60 minutos

NOTA: Se tomará como caso la Gerencia 1, Procedimie nto AX

CODIGODESCRIPCION

(UTILES DE ESCRITORIO)UNID.

MEDIDA

PRECIO UNID. MED.

S/.

PRECIO X UNIDAD

S/.

B44361 CARTULINA DE COLORES PLIEGO 0.40 0.40

B71304 FACTURA MILLAR 300.00 0.30

B71032 ETIQUETA AUTOADESIVA CIENTO 3.00 0.03

B44368 ANILLOS PLASTICOS 1/2 " Color Negro UNIDAD 0.20 0.20

B44369 PAPEL BOND MILLAR 25.00 0.025

B44340 LAPICERO UNIDAD 0.40 0.40

B64291 SELLO UNIDAD 10.00 10.00

INFORMACION PARA COSTOS DE MATERIALESINFORMACION PARA COSTOS DE MATERIALESINFORMACION PARA COSTOS DE MATERIALESINFORMACION PARA COSTOS DE MATERIALES

NOTA: Se tomará como caso la Gerencia 1, Procedimiento AX

PasosLista de Materiales que intervienen

en el Procedimiento

Costo Unitario

(a)

Cantidad Utilizada

(b)

Costo Asignado de Materiales

(a) x (b)

1 FACTURA (ORIGINAL Y 2 COPIAS) 0.30 1.00 0.30

2 PAPEL BOND (A4) 0.025 4.00 0.10

3 SELLO 10.00 0.005 0.05

0.45

NOTA: Cantidad utilizada de Sello (1 Sello al año / 200 Procedimientos anuales)

*Costo Unitario de Materiales = Proporcionado por la Unidad de Costos o Logística

*Costo Total de Materiales = Costo + Costo + ……………+ Costo Material Material Material

COSTO DIRECTO DE MATERIALES POR PROCEDIMIENTOCOSTO DIRECTO DE MATERIALES POR PROCEDIMIENTOCOSTO DIRECTO DE MATERIALES POR PROCEDIMIENTOCOSTO DIRECTO DE MATERIALES POR PROCEDIMIENTO

COSTO DIRECTO DE MATERIALES POR PROCEDIMIENTO

COSTO TOTAL ASIGNADO DE MATERIALES

Depreciación Anual (%)

Mantenimiento Anual (S/.)

Costo Proporc. Deprec. y Otros

Gastos

10 ?

25 1,600.00 ?

10 ?

10 ?

10 ?

AX con 500 trámitesB con 300 trámitesC con 720 trámitesTotal 1,520 trámites

DEPRECIACION Y OTROS GASTOS DE CONSUMODEPRECIACION Y OTROS GASTOS DE CONSUMODEPRECIACION Y OTROS GASTOS DE CONSUMODEPRECIACION Y OTROS GASTOS DE CONSUMO

Ejm: Gerencia 1 que atiende 3 Procedimientos

Listado de Equipos en el Procedimiento Administrativo

Escritorios

Computadoras

Armario

Archivador

Silla de Metal

Costo Unit. S/.

% Deprec.Deprec.

Anual S/.Manten. Anual S/.

Total Nº de Trámites del Proc. Adm.

AX.

Costo proporcional

Deprec. y Otros Gastos y Consumo

a b c d e f g

Escritorio 2 300 10 60 500 0.1200

Computadoras 2 4100 25 2050 1,600.00 500 7.3000

Armario 1 280 10 28 500 0.0560

Archivador 1 260 10 26 500 0.0520

Silla de Metal 2 120 10 24 500 0.0480

7.576

Fórmula : (a) (b) (c/100) = d + e / f = g

Los datos de las columnas b, e y f se le dará para NOTA: Caso Gerencia 1,Procedimiento AX

TOTAL

DEPRECIACION Y OTROS GASTOS DE CONSUMODEPRECIACION Y OTROS GASTOS DE CONSUMODEPRECIACION Y OTROS GASTOS DE CONSUMODEPRECIACION Y OTROS GASTOS DE CONSUMO

Cantidad

el proceso.

UNIDAD ORGANICATOTAL DE TRAMITES

(ANUAL)

Gerencia General 1 1,520 Trámites

Gerencia 2 3,880

Gerencia 3 2,650

Gerencia 4 5,800

Gerencia 5 300,500

TOTAL 314,350 Trámites

INFORMACION PARA DETERMINAR GASTOSINFORMACION PARA DETERMINAR GASTOSINFORMACION PARA DETERMINAR GASTOSINFORMACION PARA DETERMINAR GASTOS

FIJOS DEL PERIODO DE LA ENTIDADFIJOS DEL PERIODO DE LA ENTIDADFIJOS DEL PERIODO DE LA ENTIDADFIJOS DEL PERIODO DE LA ENTIDAD

DETERMINACION NUMERO DE PROCEDIMIENTOS ATENDIDOS POR CADA UNIDAD ORGANICA

RUBROS MONTO S/.

LUZ 109,368.40

AGUA 20,109.27

TELEFONO 331,984.64

IMPUESTO PREDIAL 16,676.92

ARBITRIOS 25,023.64

VIGILANCIA 374,978.12

LIMPIEZA 102,675.65

CONVENIOS BANCOS 20,000.00

TOTAL 1,000,816.64

DETERMINACION DE GASTOS FIJOS DE LA ENTIDADDETERMINACION DE GASTOS FIJOS DE LA ENTIDADDETERMINACION DE GASTOS FIJOS DE LA ENTIDADDETERMINACION DE GASTOS FIJOS DE LA ENTIDAD

GASTOS FIJOS DEL PERIODO…

UNIDAD ORGANICANUMERO

PERSONAL%

PERSONALGASTO FIJO

ENTID.C. FIJO (UO) S/.

Gerencia 1 11 3.022 1,000,816.64 30,244.46

Gerencia 2 66 18.132 1,000,816.64 181,466.75

Gerencia 3 10 2.747 1,000,816.64 27,494.96

Gerencia 4 9 2.473 1,000,816.64 24,745.47

Gerencia 5 53 14.560 1,000,816.64 145,723.30

Gerencia 6 6 1.648 1,000,816.64 16,496.98

Gerencia 7 9 2.473 1,000,816.64 24,745.47

Gerencia 8 45 12.363 1,000,816.64 123,727.33

Oficina 9 5 1.374 1,000,816.64 13,747.48

Oficina 10 8 2.198 1,000,816.64 21,995.97

Oficina 11 36 9.890 1,000,816.64 98,981.87

Oficina 12 64 17.582 1,000,816.64 175,967.76

Oficina 13 42 11.538 1,000,816.64 115,478.84

TOTAL 364 100.00 1,000,816.64

GASTO FIJO DE CADA UNIDAD ORGANICAGASTO FIJO DE CADA UNIDAD ORGANICAGASTO FIJO DE CADA UNIDAD ORGANICAGASTO FIJO DE CADA UNIDAD ORGANICA

NOTA GERENCIA 1: GR (UO) = % de Personal (UO) x Tot al GFE

(Emj. : 3.022 x 100816.64 = 30,244.46

Denominación del Procedimiento Administrativo

Costo fijo de la Unidad (C.F.U.)

Costo Fijo Asignado al Proc.

Adm. (CFAP)

GERENCIA 1 1,520.00 100.00% 30,244.46

PROCEDIMIENTO AX 500.00 32.89% 9,947.40

PROCEDIMIENTO B 300.00 19.74% 5,970.26

PROCEDIMIENTO C 720.00 47.37% 14,326.80

GERENCIA 2 3,880.00 100.00% 181,466.75

PROCEDIMIENTO A 2,300.00 59.28% 107,573.49

PROCEDIMIENTO B 1,580.00 40.72% 73,893.26

GERENCIA 3 2,650.00 100.00% 27,494.96

PROCEDIMIENTO A 1,050.00 39.62% 10,893.50

PROCEDIMIENTO B 700.00 26.42% 7,264.17

PROCEDIMIENTO C 500.00 18.87% 5,188.30

PROCEDIMIENTO D 400.00 15.09% 4,148.99

GERENCIA 4 5,800.00 100.00% 24,745.47

PROCEDIMIENTO A 3,800.00 65.52% 16,213.23

PROCEDIMIENTO B 2,000.00 34.48% 8,532.24

GERENCIA 5 300,500.00 100.00% 145,723.30

PROCEDIMIENTO A 250,000.00 83.19% 121,227.21

PROCEDIMIENTO B 30,000.00 9.98% 14,543.19

PROCEDIMIENTO C 20,500.00 6.82% 9,938.33

TOTAL 314,350 409,674.94

COSTO FIJO ASIGNADO AL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVOCOSTO FIJO ASIGNADO AL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVOCOSTO FIJO ASIGNADO AL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVOCOSTO FIJO ASIGNADO AL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

CF asignado al Procedimiento = % de Solic. del Proc . respecto al total de ellos

que brinda un Organo x GF del Organo. Ejm., (32.89 x 30,244.46 = 9,947.40

Nº de Solicitudes de Proc. Adm. Respecto al total que brinde la

Unidad

Denominación del Procedimiento Administrativo

Costo fijo de la Unidad (C.F.U.)

Costo Fijo Asignado al Proc.

Adm. (CFAP)

Márgen de Contribución por

Proc. Adm. (MCPA) (CFPA) / Nº de Trámite

S/.

GERENCIA 1 1,520.00 100.00% 30,244.46

PROCEDIMIENTO AX 500.00 32.89% 9,947.40 19.89

PROCEDIMIENTO B 300.00 19.74% 5,970.26 19.90

PROCEDIMIENTO C 720.00 47.37% 14,326.80 19.90

GERENCIA 2 3,880.00 100.00% 181,466.75

PROCEDIMIENTO A 2,300.00 59.28% 107,573.49 46.77

PROCEDIMIENTO B 1,580.00 40.72% 73,893.26 46.77

GERENCIA 3 2,650.00 100.00% 27,494.96

PROCEDIMIENTO A 1,050.00 39.62% 10,893.50 10.37

PROCEDIMIENTO B 700.00 26.42% 7,264.17 10.38

PROCEDIMIENTO C 500.00 18.87% 5,188.30 10.38

PROCEDIMIENTO D 400.00 15.09% 4,148.99 10.37

GERENCIA 4 5,800.00 100.00% 24,745.47

PROCEDIMIENTO A 3,800.00 65.52% 16,213.23 4.27

PROCEDIMIENTO B 2,000.00 34.48% 8,532.24 4.27

GERENCIA 5 300,500.00 100.00% 145,723.30

PROCEDIMIENTO A 250,000.00 83.19% 121,227.21 0.48

PROCEDIMIENTO B 30,000.00 9.98% 14,543.19 0.48

PROCEDIMIENTO C 20,500.00 6.82% 9,938.33 0.48

TOTAL 314,350 409,674.94

Nº de Solicitudes de Proc. Adm. respecto al total que brinde la

Unidad

MC para gastos fijos de cada proced. = Costo Fijo a signado al procedimiento/ Número de Trámites del Procedimiento (Ejm.: 9,947.40 / 500 = 19.89)

MARGEN DE CONTRIBUCION PARA GASTOS FIJOS POR PROCEDIMIENTO MARGEN DE CONTRIBUCION PARA GASTOS FIJOS POR PROCEDIMIENTO MARGEN DE CONTRIBUCION PARA GASTOS FIJOS POR PROCEDIMIENTO MARGEN DE CONTRIBUCION PARA GASTOS FIJOS POR PROCEDIMIENTO

ADMINISTRATIVOADMINISTRATIVOADMINISTRATIVOADMINISTRATIVO

MONTO S/.

3.1 MANO DE OBRA 26.15

3.2 MATERIALES 0.45

3.3 DEPRECIACION OTROS GASTOS Y 7.22

CONSUMOS

3.4 MARGEN DE CONTRIBUCION PARA 19.89

GASTOS FIJOS

COSTO TOTAL DEL PROC. ADM. 53.71

TASA (TUPA) (% UIT) 1.51%

UIT = S/. 3,550

RESUMEN

REFERENCIA

COSTO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO AX

MUCHAS GRACIAS