Metodika Rizeni Jakosti

ROHDE & SCHWARZ, TECHNISERV, DELTAX Systems ASMKS

Metodika řízení jakosti


Datum: 7.4.2023 Číslo smlouvy: č. ASMKS 07/2004 Číslo zakázky: 102044

Revize: document.doc Strana: 1 z 44

ČÍSLO KOPIE



Dokument pro: Česká republika - Český telekomunikační úřadSokolovská 219, Praha 9poštovní přihrádka 02225 02 Praha 025Tel.: +420 224 004 111Fax: +420 224 004 830

K rukám: Ing. Miroslava Škrance

Dokument předkládá:

TECHNISERV, spol. s r.o. ROHDE & SCHWARZ - Praha, s.r.o.

DELTAX Systems a.s.

Moskevská 86 Evropská 33c Osadní 12a101 00 Praha 10 160 00 Praha 6 170 00 Praha 7Tel.: +420 283 023 111 Tel.: +420 224 311 232 Tel.: +420 251 029 230Fax: +420 283 023 222 Fax: +420 224 317 043 Fax: +420 251 029 222E-mail: [email protected] E-mail: [email protected] E-mail: [email protected]://www.techniserv.cz http://www.rohde-schwarz.com http://www.deltax.czIČO: 44264020 IČO: 62906127 IČO: 49241451DIČ: CZ44264020 DIČ: CZ62906127 DIČ: CZ49241451Bankovní spojeníKB Prahač. ú.: 435742-011/0100

Bankovní spojení:HVB Bank Czech Republic, a.s. č. ú.: 00001759000/2700

Bankovní spojení:KB Praha 4, č. ú.: 51-1421730217/0100

Zapsána v obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 5239

Zapsána v obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 34376

Zapsána v obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, oddíl B, vložka 2126

Omezující podmínky pro zveřejnění:

Tento dokument obsahuje informace důvěrného charakteru a je určen výhradně pověřeným pracovníkům Českého telekomunikačního úřadu, a jako takový nesmí být bez předchozího souhlasu autorů kopírován nebo předán třetí fyzické nebo právnické osobě.

Upozornění:

Všechny známky a názvy produktů uvedené v tomto materiálu jsou nebo mohou být registrované obchodní známky, obchodní známky nebo ochranné známky jejich vlastníků.

© 2005 ROHDE & SCHWARZ - Praha, s.r.o., všechna práva vyhrazena.





Identifikace dokumentu

Zpracovatel: DELTAX Systems a.s.

Typ dokumentu: 102044

Odpovědná osoba: Igor Luhan

Datum: 16.5.2005 Počet kopií: 8 Počet příloh: 0

Vypracoval: David Hájek Podpis

Vypracoval: Hana Jelínková Podpis

Vypracoval: Fáres Shima Podpis

Vypracoval: Martin Tax Podpis

Kontroloval: Ivo Bureš Podpis

Kontroloval: Vladislav Horák Podpis

Kontroloval: Jan Wagner Podpis

Schválil: Igor Luhan Podpis

Rozdělovník

Kopie č. Společnost Převzal Podpis Datum

1. Český telekomunikační úřad





6. ROHDE & SCHWARZ

7. TECHNISERV

8. DELTAX Systems





PoděkováníZa obětavou spolupráci při tvorbě tohoto dokumentu autoři děkují zástupcům Českého telekomunikačního úřadu, zejména panu Ing. Janu Ševčíkovi.





Obsah

1 Úvod.................................................................................................................7

1.1 Použité standardy a metodika....................................................................................7

1.2 Definice základních pojmů.........................................................................................8

1.3 Seznam pojmů a zkratek.............................................................................................9

1.4 Závaznost a platnost.................................................................................................10

1.4.1 Odsouhlasení Metodiky řízení jakosti.........................................................11

1.4.2 Přezkoumání řízení jakosti..........................................................................11

1.4.3 Revize Metodiky řízení jakosti.....................................................................11

1.5 Základní východiska řízení jakosti..........................................................................11

1.6 Požadavky ČSN EN/ISO 10006 na projektové procesy a jejich korelace s obsahem hlavních dokumentů Projektu.....................................................................12

2 Řízení jakosti Projektu..................................................................................15

2.1 Zabezpečování jakosti..............................................................................................15

2.2 Systém řízení jakosti.................................................................................................15

2.2.1 Odpovědnost vedení Projektu.....................................................................15

2.2.2 Stanovení politiky a cílů jakosti na Projektu................................................16

2.2.3 Plánování a řízení jakosti............................................................................16

2.3 Klíčové postupy pro zajištění jakosti......................................................................17

2.3.1 Řízení rizik..................................................................................................17

2.3.2 Řízení změn................................................................................................17

2.3.3 Preventivní opatření....................................................................................17

2.3.4 Řízení neshod, reklamací, stížností a nápravná opatření...........................19

2.3.5 Přezkoumání systému jakosti vedením Projektu........................................21

2.3.6 Nezávislý Interní audit jakosti......................................................................23

2.3.7 Hodnocení spokojenosti zákazníka.............................................................25

3 Dokumenty a řízené dokumenty..................................................................27

3.1 Řízení dokumentů......................................................................................................27

3.2 Vydání a změny řízených dokumentů.....................................................................28

3.3 Řízené dokumenty.....................................................................................................29

3.3.1 Smluvní dokumenty.....................................................................................29

3.3.2 Dokumentace systému jakosti....................................................................30

3.3.3 Záznamy.....................................................................................................31





3.3.4 Závazné pracovní postupy..........................................................................33

4 Zajištění jakosti ve fázi návrhu.....................................................................34

5 Zajištění jakosti ve fázi produkce - tvorbě výstupů Projektu....................37

6 Testování a zkoušky.....................................................................................38

7 Příprava přejímaného výstupu a přejímací řízení.......................................39

8 Otevřené problémy a další rozvoj................................................................40

9 Seznam formulářů MŘJ.................................................................................41

10 Seznam tabulek.............................................................................................42

11 Seznam obrázků............................................................................................43





1 Úvod

Metodika řízení jakosti (dále jen „MŘJ“) je dokument, který stanovuje prvky, zásady a skladbu činností a záznamů nezbytných k úspěšnosti projektu Automatizovaný systém monitorování kmitočtového spektra (dále jen „ASMKS“) z hlediska jakosti. MŘJ definuje „systém řízení jakosti“ (tj. procesy a záznamy o jakosti) prováděné v rámci realizace ASMKS, který je předmětem Smlouvy o dílo č. ASMKS 07/2004. Dokument zahrnuje řízení jakosti projektových procesů i výstupů projektu ASMKS (dále jen „Projektu“) včetně základního vymezení odpovědnosti a úkolů z toho vyplývajících.

Tento materiál úzce souvisí s Metodikou řízení projektu (dále jen „MŘP“). MŘP definuje principy řízení a provádění projektových činností. MŘJ se zabývá projektovými postupy potřebnými pro zajištění jakosti Projektu. Udržení deklarované jakosti a její navazující zlepšování jsou spolu se zajištěním naplnění stanovených požadavků Objednatele hlavními cíli takto definovaného systému jakosti.

Přes výše uvedenou odlišnost MŘP a MŘJ se nelze vyhnout určité míře překrytí obou materiálů. Pokud bylo nutné, z důvodu konzistence a souladu s normami ČSN/ISO, uvést v této metodice principy a postupy již zpracované v rámci MŘP, obsahuje příslušná kapitola MŘJ pouze odkaz do MŘP.

1.1 Použité standardy a metodika

Tato metodika vychází z platného souboru norem jakosti, zejména ze souboru norem ČSN EN, ČSN ISO 9000+ verze 2000 a ČSN ISO10006. MŘJ zohledňuje tam, kde je to vhodné mimo souboru norem jakosti, též odpovídající části analytických metodik pro vývoj informačních systémů, jako je Standard ISVS pro náležitosti životního cyklu informačního systému.

Vzhledem k tomu, že hlavní metodické východisko pro tvorbu MŘJ tvoří normy oblasti řízení jakosti, vychází struktura kapitol MŘJ ze struktur a požadavků těchto norem (především ČSN EN ISO 9001:2001), tyto normy jsou též východiskem pro část použité terminologie.

Normy řady ISO 9000+ se týkají řízení jakosti. Uvádíme zde seznam několika norem, na které je třeba zvláště brát zřetel:Tabulka 1 - Seznam norem

Číslo normy Název normy

ČSN EN ISO 9000:2001 Systémy managementu jakosti - Základy, zásady a slovník.

ČSN EN ISO 9001:2001 Systémy managementu jakosti - Požadavky.

ČSN EN ISO 9004:2001 Systémy managementu jakosti - Směrnice pro zlepšování výkonnosti.

ČSN ISO 10005:1997 Management jakosti - Směrnice pro plány jakosti.

ČSN ISO 10006:2004 Systémy managementu jakosti - Směrnice pro management jakosti projektů.

PMBOK1 A Guide to the Project Management Body of Knowledge, verze 2000.

1 PMBOK a norma ISO 10006 nejsou v rozporu a mezi oběma standardy lze nalézt řadu styčných bodů.Datum: 7.4.2023 Číslo smlouvy: č. ASMKS 07/2004 Číslo zakázky: 102044




1.2 Definice základních pojmů

Řízení jakosti

Řízení jakosti je soubor činností zajišťující, aby dodávané produkty nebo služby měly charakteristiky a vlastnosti uspokojující dané požadavky (stanovené relevantními standardy a právním prostředím) nebo smluvně stanovené požadavky Objednatele.

Plán jakosti (kvality)

Plán jakosti obsahuje činnosti řízení jakosti pro každý konkrétní výstup Projektu s určením termínů a odpovědností. Plán jakosti je součástí dokumentu Stanovení podmínek realizace - plán Projektu (dále jen „SPR - plán Projektu“) a plánů subprojektů.

Odborník řízení kvality

Odborník řízení kvality je specialista pro řízení kvality, zajišťující prosazení a fungování řízení jakosti v rámci Projektu. Do jeho kompetencí spadají i kontroly správné aplikace pravidel a postupů nasazených pro zajištění jakosti. Definice pravomoci, odpovědnosti a jeho zařazení do organizační struktury projektu je obsahem MŘP. Odborníci řízení kvality za Objednatele a Zhotovitele tvoří ve smyslu MŘP kontrolní orgán kvality.

Přezkoumání

Pojem přezkoumání je použit ve smyslu norem řady ISO 9000. Přezkoumání je z hlediska Projektu obecné označení kontrol a oponentur prováděných jak interně Zhotovitelem s účelem zajistit tvorbu a předání kvalitních výstupů Projektu, tak Objednatelem pro účely přejímek a akceptace. Vlastní pravidla a průběh procesu přezkoumání jsou definována v MŘP.

Životní cyklus dodávek

Životní cyklus dodávek je účelové členění průběhu plnění Zhotovitele do fází, jimiž jsou pro účely MŘJ fáze návrhu, fáze produkce, následné předání a převzetí dodávek.

Výstup Projektu

Výstup Projektu je plnění Zhotovitele předávané nebo realizované v rámci Projektu.

Produkt

Produkt je výsledný výstup Projektu realizovaný v procesu poskytování plnění. Produktem je označován koncový výstup Zhotovitele předaný postupem přejímacího řízení Objednateli. Pojem je použit z důvodů slučitelnosti tohoto dokumentu a norem ISO. Příkladem jednotlivých produktů je MŘP, MOMS, podpora aplikačního programového vybavení.

Návrh

Návrhem ve smyslu MŘJ se rozumí definice (soupis parametrů a vlastností) produktu nebo služby vytvořená před tvorbou produktu nebo před zahájením poskytování služby. Roli návrhu má v případě stavebních a konstrukčních prací příslušná projektová dokumentace, v případě služeb a software příslušná analytická dokumentace. Návrhem je tedy soubor dokumentů, podle kterého je následně finální produkt „vyráběn“, vytvářen, či poskytován. Pojem „návrh“ je použit z důvodů slučitelnosti tohoto dokumentu a norem ISO.





Dokumentace systému řízení jakosti a řízení projektu ASMKS

Dokumentace systému řízení jakosti a řízení projektu ASMKS (dále jen „Dokumentace systému jakosti“) je soubor závazných dokumentů definujících struktury, pravidla a postupy řízení Projektu. Dokumentace systému jakosti sestává z dokumentů MŘP, SPR - plán Projektu a MŘJ.

Dokument

Dokumentem je v tomto dokumentu označována jakákoliv písemnost nebo elektronický soubor s obsahem textu či grafiky.

Řízený dokument

Řízený dokument je dokument, u nějž jsou zajišťovány požadavky ISO norem na tvorbu a správu řízeného dokumentu především v oblasti schválení, verzování a řízení aktuálnosti jeho výtisků. Tyto dokumenty podléhají formalizovaným postupům především v oblasti evidence, schvalování, řízení změn, uložení a archivace.

Záznam

Záznam je dokument vzniklý na základě Dokumentace systému jakosti - jedná se o dokument, jehož tvorbu Dokumentace systému jakosti definuje (například zápis z jednání, protokol, plán).

Interní audit

Audit je prověrka určité oblasti projektových činností či výstupů pověřenými pracovníky mimo řídící strukturu Projektu. Není-li v textu uvedeno jinak, jedná se o interní audit na straně Zhotovitele prováděný pověřenými pracovníky Zhotovitele pod metodickým dohledem Odborníka řízení kvality za Zhotovitele.

1.3 Seznam pojmů a zkratek

Tabulka 2 - Seznam pojmů a zkratek

Pojem, zkratka Vysvětlení

ASMKS Automatizovaný systém monitorování kmitočtového spektra

ČT Člen Projektového týmu

ČTÚ Česká republika - Český telekomunikační úřad

ČSN Česká státní norma

EN Označení pro evropskou normu vydanou Comité Européen de Normalisation (Evropský výbor pro normalizaci)

ISO International Organization of Standardization (Mezinárodni organizace pro normy)

HW Hardware

ISVS Standardy informačních systémů státní správy

IAJ Interní audit jakosti Zhotovitele

MŘJ Metodika řízení jakosti

MŘP Metodika řízení projektu





Pojem, zkratka Vysvětlení

Nabídka Nabídka na zajištění systémového integrátora projektu ASMKS č. 19300/28032/04

Objednatel Česká republika - Český telekomunikační úřad

OŘT Odborný řešitelský tým

Projekt Projekt ASMKS

KV Odborník řízení kvality

SJ Systém řízení jakosti

Rámcová smlouva Rámcová smlouva o realizaci ASMKS

Ř Pověřený člen Projektového týmu (řešitel)

ŘO Ředitel projektu za Objednatele

ŘV Řídící výbor

ŘZ Ředitel projektu za Zhotovitele

S Správce dokumentu

SPR - plán Projektu

Stanovení podmínek realizace - plán Projektu

SW Software

subdodavatel Zhotovitele

TECHNISERV, spol. s r.o., DELTAX Systems a.s., AUROTON COMPUTER, spol. s r.o.

V Vlastník nebo autor dokumentu

VT Vedoucí OŘT

VV Výkonný výbor

Zadávací dokumentace

Zadávací dokumentace obchodní veřejné soutěže Zajištění systémového integrátora projektu ASMKS

Zhotovitel ROHDE & SCHWARZ - Praha, s.r.o.

1.4 Závaznost a platnost

Po schválení odpovědnými zástupci Zhotovitele i Objednatele se stává MŘJ závazným řídícím dokumentem pro zajištění jakosti na Projektu a u navazujících prací. Odsouhlasená MŘJ může být revidována nebo doplňována pouze pomocí procesu změnového řízení tak, jak je popsáno v MŘP a MŘJ. Pokud dojde ke změně postupů zabezpečování jakosti, je Zhotovitel povinen předložit tyto změny k odsouhlasení v procesu změnového řízení.





1.4.1 Odsouhlasení Metodiky řízení jakosti

MŘJ prochází standardním procesem přejímacího řízení, viz kapitola 7 Příprava přejímanéhovýstupu a přejímací řízení. Po prověření a odstranění vad a nedodělků a podepsání protokolu o předání a převzetí Objednatelem a Zhotovitelem je MŘJ platná a stává se spolu s MŘP a dokumentem SPR - plán Projektu závazným dokumentem z hlediska řízení Projektu a řízení jakosti Projektu.

1.4.2 Přezkoumání řízení jakosti

MŘJ se přezkoumává spolu s klíčovými záznamy o jakosti (uvedeny v kapitole 9 Seznamformulářů MŘJ) a odkazy do MŘP v rámci procesu přezkoumání systému řízení jakosti (viz kapitola 2.3.5 Přezkoumání systému jakosti vedením Projektu).

1.4.3 Revize Metodiky řízení jakosti

Revize MŘJ se provádí formou změnového řízení a lze ji zahájit až po prověření všech důsledků takové revize a po vzájemné dohodě Objednatele a Zhotovitele. Veškeré změny se evidují. Revizi provede Odborník řízení kvality za Zhotovitele a předloží ji ke schválení Ředitelům projektu za Zhotovitele i Objednatele. Řídící výbor (dále jen „ŘV“) projedná revizi a vezme ji na vědomí, popřípadě vyřeší sporné body poskytnuté v rámci podkladů od Ředitelů projektu. O změny MŘJ, které si vynutí revizi odsouhlasené MŘJ, mohou požádat pouze:

a) Členové ŘV,

b) Ředitel projektu za Objednatele,

c) Ředitel projektu za Zhotovitele,

d) Odborníci řízení kvality za Objednatele a za Zhotovitele.

Odsouhlasení revidované MŘJ se provádí stejným postupem jako odsouhlasení původní MŘJ (jedná se o přezkoumání ve smyslu normy ISO).

1.5 Základní východiska řízení jakosti

Jakost projektu (procesu i výstupu) je jeho schopnost po celou dobu realizace plnit požadavky Objednatele, které jsou definovány zadáním, jednotlivými realizačními smlouvami, relevantními standardy a právním prostředím. Jakost projektu závisí na jeho inherentních znacích, které průběžně vytváří a zlepšují předpoklady úspěšnosti projektu a jsou jimi především: účel (cíl), rozsah, struktura projektu, technologické řešení atd.

Základním faktem je konstatování, že dokonalost je nedosažitelný ideál, ale právě proto je nezbytné zajistit princip trvalého zlepšování.

Základním principem, jak zajistit trvalé zlepšování, je provádění procesů (v pojetí systému jakosti) jako smyčkové (zpětnovazební) struktury činností. Pro všechny projektové procesy tak musí platit princip zpětné vazby, jak je uvedeno na obrázku „Obrázek 1 - Zpětnovazebnísmyčka“.





Obrázek 1 - Zpětnovazební smyčka

Princip smyčkové struktury řídících procesů se zpětnou vazbou využívá většina moderních metodik řízení a je základem všech norem řady ČSN EN/ISO.

1.6 Požadavky ČSN EN/ISO 10006 na projektové procesy a jejich korelace s obsahem hlavních dokumentů Projektu

„Tabulka 3 - Procesy Projektu“ definuje základní procesy Projektu, jejichž definice a provádění jsou pro zajištění jakosti Projektu klíčové, a jako takové jsou vybrané z normy ISO10006. Pro každý uvedený proces tabulka uvádí jeho popis a metodický materiál definující provádění příslušného procesu.

Tabulka využívá názvosloví:

1. Zadávací dokumentace - Zadávací dokumentace obchodní veřejné soutěže Zajištění systémového integrátora projektu ASMKS, na jejímž základě vznikla Nabídka.

2. Nabídka - Nabídka na zajištění systémového integrátora projektu ASMKS č. 19300/28032/04.

3. Rámcová smlouva - Rámcová smlouva o realizaci ASMKS formou systémové integrace.

4. Smlouvy o dílo navazující na Rámcovou smlouvu.

Tabulka 3 - Procesy Projektu

Proces dle ČSN EN ISO10006

Popis (doslovná citace normy)2 Vyřešeno v materiálu

Strategický proces Stanovení zaměření projektu a řízení realizace ostatních procesů projektu

Zadávací dokumentace,

Nabídka

Zahájení projektu a vývoj plánu projektu

Hodnocení požadavků zákazníka a ostatních zainteresovaných stran, příprava plánu projektu a zahájení jiných procesů


Nabídka,

Rámcová smlouva

Management provázanosti

Řízení provázanosti během projektu MŘP

2 Jedná se o doslovnou citaci z ISO10006 a následná realizace takového procesu je dána podmínkami Projektu a jsou uplatněny pouze části odpovídající Projektu.



Plánování Vlastní plnění Hodnocení/měření

Korekce, opatření




Popis (doslovná citace normy) Vyřešeno v materiálu

Management změn Předjímání změny a její management ve všech procesech

MŘP

Ukončení Zakončení procesů a získání zpětné vazby MŘP, MŘJ

Vývoj koncepce Definování celkového nástinu toho, co bude produkt projektu plnit


Nabídka, SPR - plán Projektu

Vývoj a řízení záměru

Dokumentování znaků produktu projektu v měřitelných ukazatelích a jejich řízení


Nabídka, SPR - plán Projektu

Definování činností Identifikování a dokumentování činností a kroků požadovaných pro dosažení cílů projektu

SPR - plán Projektu, MŘJ, MŘP

Řízení činností Řízení skutečné práce prováděné v projektu MŘP

Plánování závislosti činností

Identifikování vzájemných závislostí a logické provázanosti i závislostí mezi činnostmi projektu

SPR - plán Projektu, MŘP

Odhad doby trvání Stanovení odhadu doby trvání každé činnosti v souvislosti se specifickými podmínkami a požadovanými zdroji


Vývoj časového plánu

Stanovení vzájemného vztahu mezi časovými cíli projektu, závislostmi činností a jejich dobou trvání jako rámce pro vytvoření všeobecného opatření pro nápravu zpoždění


Řízení časového plánu

Řízení realizace činností projektu s cílem potvrzení časového plánu nebo přijetí odpovídajících opatření pro nápravu zpoždění


Plánování zdrojů Identifikování, odhadování, sestavování časového plánu a přidělování příslušných zdrojů

MŘP

Řízení zdrojů Porovnávání skutečného použití s plány zdrojů a podle potřeby přijímání opatření

MŘP






Popis (doslovná citace normy) Vyřešeno v materiálu

Definování organizační struktury projektu

Definování organizační struktury projektu, přizpůsobené jeho potřebám, včetně identifikování úloh v projektu a definování pravomocí a odpovědností

Nabídka, MŘP

Přidělení pracovníků Výběr a přidělení dostatečného počtu pracovníků se způsobilostí odpovídající potřebám projektu

MŘP

Rozvoj týmu Rozvíjení osobních a týmových dovedností a schopností pro zlepšení provedení projektu

MŘP

Plánování komunikace

Plánování informačních a komunikačních systémů projektu

MŘP

Management informací

Zpřístupnění nezbytných informací členům projekční organizace a jiným zainteresovaným stranám

MŘP

Řízení komunikace Řízení komunikace v souladu s plánovaným komunikačním systémem

MŘP

Identifikace rizika Stanovení rizik v projektu MŘP

Posuzování rizika Hodnocení pravděpodobnosti výskytu rizikových událostí a jejich dopadu na projekt

MŘP

Vývoj odezvy na riziko

Vypracování plánu pro odezvy na rizika MŘP

Řízení rizika Uplatňování a aktualizování plánů rizik MŘP

Plánování a řízení nakupování

Identifikování a řízení toho, co se má nakoupit a kdy

MŘP

Dokumentování požadavků

Shromažďování obchodních podmínek a technických požadavků

Rámcová smlouva, smlouvy o dílo





2 Řízení jakosti Projektu

2.1 Zabezpečování jakosti

Zabezpečování jakosti zahrnuje většinu standardních činností dle MŘP i MŘJ s cílem zajistit oprávněnou důvěru a veškeré předpoklady k tomu, že Projekt bude splňovat příslušné normy jakosti. Zabezpečování jakosti jsou všechny plánované i neplánované systematické činnosti realizované v rámci systému jakosti a podle potřeby prokazované (dokumentované) tak, aby se poskytla důvěra, že výstup Projektu splňuje požadavky na něj kladené.

V následujících kapitolách budou definovány potřebné postupy a metody potřebné pro naplnění tohoto cíle.

2.2 Systém řízení jakosti

2.2.1 Odpovědnost vedení Projektu

Vedení Projektu (reprezentované ŘV a VV) odpovídá za plnění požadavků Objednatele v souladu s uzavřenou Rámcovou smlouvou a jednotlivými uzavřenými smlouvami o dílo a v souladu s legislativními požadavky kladenými na výstupy Projektu.

Vedení Projektu se řídí ustanoveními MŘP, SPR - plán Projektu a MŘJ a vyžaduje dodržování pravidel stanovených těmito metodikami od všech členů Projektového týmu. Vedení Projektu se dále zasazuje o otevřenou komunikaci s cílem seznamovat všechny členy Projektového týmu se zásadními informacemi o:

a) vývoji Projektu,

b) jeho výsledcích,

c) požadavcích Objednatele v jednotlivých fázích Projektu,

d) změnách legislativních požadavků,

e) významu plnění těchto požadavků pro Projekt,

f) budoucích záměrech Projektu.

Vedení Projektu dále v souladu s kapitolami 2.2.1 - 2.2.3 zajišťuje aktualizaci politiky a cílů jakosti, stanovuje jejich měřitelnost, zajišťuje plánování jakosti, hodnocení a zapracování zpětné vazby tak, aby byly zajištěny předpoklady pro trvalé zlepšování v rámci realizace Projektu.





2.2.2 Stanovení politiky a cílů jakosti na Projektu

Politikou jakosti Projektu je následujících 10 tezí závazných pro všechny členy Projektového týmu:

1. Vyvíjíme efektivní úsilí k dosažení plánovaných cílů Projektu.

2. Neustálým zlepšováním postupů přispíváme k úspěchu Projektu.

3. Budujeme dlouhodobý vztah Objednatele, Zhotovitele a jeho subdodavatelů na principu dlouhodobého partnerství, které všem přináší úspěch.

4. Řídíme se zájmy a rozhodnutími statutárních orgánů a řídících struktur Projektu v souladu s principem rozhodovací autonomie.

5. Řízení Projektu stavíme na procesních principech a uplatňujeme postup: plánuj - realizuj - kontroluj - zlepšuj.

6. Poctivě spravujeme a efektivně chráníme všechna hmotná i nehmotná aktiva Projektu.

7. Pracujeme jako jeden tým, navzájem se podporujeme a předáváme si zkušenosti, jsme vůči sobě poctiví, otevření a důvěřujeme si.

8. Oceňujeme dosažené výsledky, angažovanost, iniciativu, odpovědnost a profesionalitu.

9. Respektujeme právo vyjádřit vlastní názor a podporujeme svobodné rozhodování každého v rámci svěřených pravomocí.

10. Podřizujeme se disciplinovaně schváleným metodickým postupům, komunikačním a dokumentačním pravidlům.

Cílem jakosti v realizaci Projektu je uvedení výstupu do souladu s požadavky Zadávací dokumentace (relevantními standardy a právním prostředím), Nabídky, Rámcové smlouvy a smluv o dílo. Výstupy Projektu přitom musí být realizovány v rozpočtu, termínu a kvalitě k plné spokojenosti Objednatele.

2.2.3 Plánování a řízení jakosti

Cílem plánování jakosti je konkrétní vymezení způsobu a četnosti uplatnění specifických nástrojů, kterými bude řízena jakost Projektu.

Při plánování jakosti je třeba vzít v úvahu přínosy plnění požadavků na jakost (méně změn a oprav, vyšší produktivita) oproti nákladům spojeným s řízením jakosti.

Plánování jakosti zahrnuje:

a) plánování jakosti Projektu (tedy procesů tvorby a ověřování systému řízení jakosti),

b) plánování jakosti výstupů Projektu.

Plán jakosti je nedílnou součástí dokumentu SPR - plán Projektu a plánů jednotlivých subprojektů.

Z hlediska plánu jakosti lze za klíčové prvky považovat roční opakování řádných interních auditů Zhotovitele a přezkoumání systému řízení jakosti vedením Projektu. Operativní plánování nezbytné pro vypořádání identifikovaných neshod, zejména schválení přijatých opatření (nápravných i preventivních) je v odpovědnosti Odborníka řízení kvality za Zhotovitele.

Klíčovou součástí plánu jakosti výstupů Projektu je plán testů a přejímacích řízení. Ten vzniká na základě jednotlivých smluv o dílo, které definují požadavky na výsledný výstup Projektu. V plánu testů a přejímacích řízení je jednak definována posloupnost testů, jednak i forma přejímacích řízení.





Další řídící činností ve vazbě na jakost (kromě plánování) je schvalování požadavků, návrhů a opatření. Schvalování požadavků z hlediska obecného postupu spadá pod řízení změn, kterým se zabývá kapitola 2.3.2 Řízení změn. Schvalování musí být pružný proces, ve kterém se řídící struktury nezbavují odpovědnosti za rychlé a efektivní rozhodnutí. Každé zamítnutí musí obsahovat zdůvodnění, optimálně pak i protinávrh.

Hodnocení procesů a výstupů Projektu uzavírá výše definovanou zpětnou vazbu.

2.3 Klíčové postupy pro zajištění jakosti

V rámci této kapitoly jsou definovány postupy a techniky klíčové pro zajištění jakosti včetně způsobu jejich realizace v rámci Projektu.

Za správné provádění postupů řízení jakosti a zároveň za koordinaci činností souvisejících s aplikací MŘJ odpovídá v rámci Projektu Odborník řízení kvality za Objednatele a za Zhotovitele, není-li určeno jinak. Popis role Odborníka řízení kvality za Objednatele a za Zhotovitele je uveden v MŘP. MŘJ nedefinuje techniky a postupy řízení nákladů a řízení subdodávek - tyto procesy jsou zajišťovány dle interních směrnic Zhotovitele a jeho subdodavatelů certifikovaných dle ISO 9001.

V dalším textu jsou uvedeny klíčové postupy pro zajištění jakosti, kterými jsou:

1. Řízení rizik.

2. Řízení změn.

3. Preventivní opatření.

4. Řízení neshod, stížností, reklamací a nápravná opatření.

5. Přezkoumání systému jakosti vedením Projektu.

6. Nezávislý Interní audit jakosti.

7. Hodnocení spokojenosti zákazníka.

2.3.1 Řízení rizik

Řízení rizik je nedílnou součástí řízení jakosti. Tato problematika je vyřešena v rámci MŘP.

2.3.2 Řízení změn

Řízení změn je nedílnou součástí řízení jakosti. Tato problematika je vyřešena v rámci MŘP.

2.3.3 Preventivní opatření

Preventivní opatření má za cíl předejít budoucímu vzniku možné neshody a představuje tak nástroj k proaktivnímu přístupu v řízení jakosti. Preventivní opatření je vhodné přijímat jako reakci na identifikované riziko, jehož eliminaci nebo přenesení lze efektivně řešit systémovou změnou v Projektu nebo jeho výstupech.

V rámci Projektu je z důvodu zjednodušení postupů a struktury záznamů postup realizace preventivních opatření sloučen s postupem zpracování podnětů k průběžnému a trvalému zlepšování (principy obou postupů jsou velmi podobné).

Postupy jsou dokumentovány pomocí požadavku v e-Synergy „Opatření“.

V tabulce „Tabulka 4 - Preventivní opatření“ je uveden postup pro Preventivní opatření.





Tabulka 4 - Preventivní opatření

Postup

Kro

ky

Odpovědnost (O)

Spolupráce (S)

Informace (I)

Komentář

O S I

1 ČT Detekce problému je iniciativou všech členů Projektového týmu. Řešení ve formě preventivního opatření může navrhnout každý člen Projektového týmu.

2 KV ŘZŘOŘ

VTVV

Po zjištění opodstatněnosti opatření (do 5 pracovních dnů) je opatření zamítnuto nebo schváleno.

Jednání o opodstatněnosti opatření se zúčastní VT, vybraní řešitelé (Ř), a v případě nutnosti též Členové VV.

Bude rozhodnuto o přijatém opatření.

Požadavek na opatření je vytvořen v e-Synergy a je sledován KV.

3 Ř KV Jednotliví řešitelé vypracují návrhy řešení.

Návrhy řešení jsou uloženy v e-Synergy ve formě „Opatření“.

4 Ř KV VV ŘZ projedná návrhy řešení na úrovni VV.

VV vybere nejlepší návrh řešení a Ř pověří jeho realizací.

5 KV Pokud je nově navržené řešení účinné, jsou informováni členové Projektového týmu. Pokud problém nadále trvá, procedura řešení je opakována (viz krok 3).

Legenda: ČT - člen Projektového týmu, KV - Odborník řízení kvality, Ř - pověřený člen Projektového týmu (řešitel), ŘO - Ředitel projektu za Objednatele, ŘZ - Ředitel projektu za Zhotovitele, VV - Výkonný výbor, VT - Vedoucí OŘT.





2.3.4 Řízení neshod, reklamací, stížností a nápravná opatření

Nesoulad prováděné činnosti se schváleným metodickým postupem nebo nesouhlas vlastnosti výstupu Projektu s požadovanými (definovanými, odsouhlasenými, dokumentovanými) vlastnostmi se nazývá neshodou.

Metodika řízení jakosti stanovuje povinnost dokumentovat veškeré známé neshody a v rámci příslušných nástrojů MŘJ tyto neshody vypořádat.

Základní formou vypořádání neshody je nápravné opatření. Schválené nápravné opatření je (obdobně jako úkol či metodický pokyn) řídícím aktem, a jako takové je závazné pro všechny členy Projektového týmu.

Postupy jsou dokumentovány pomocí záznamu v e-Synergy „Neshoda, reklamace, stížnost“ a záznamu v e-Synergy „Opatření“.

V tabulce „Tabulka 5 - Řízení neshod, stížností, reklamací a nápravná opatření“ je uveden postup pro řízení neshod, stížností, reklamací a nápravných opatření.





Tabulka 5 - Řízení neshod, stížností, reklamací a nápravná opatření

Postup

Kro

ky

Odpovědnost (O)

Spolupráce (S)

Informace (I)

Komentář

O S I

1 ČT Neshoda či reklamace se může vyskytnout:

kdykoli během realizace,

během přejímacího řízení,

po přejímacím řízení.

Neshodu či reklamaci může identifikovat každý ČT.

2 KV ŘO

ŘZ

VT

VV

Po zjištění opodstatněnosti (do 5 pracovních dnů od zjištění) a v případě podstatné neshody bude zastavena práce na té části Projektu, kde se neshoda vyskytuje.

Jednání o neshodě se zúčastní VT, odpovědný řešitel (Ř) a v případě nutnosti též Členové VV.

Pro řízení neshody bude použit požadavek „Neshoda, reklamace, stížnost“ v e-Synergy.

3 KV VT

Ř

VV Bude identifikována příčina neshody a určeny odpovědné osoby za vypracování návrhu řešení.

Postup je dokumentován v požadavku „Neshoda, reklamace, stížnost“ v e-Synergy.

4 Ř KV Jednotliví řešitelé vypracují návrhy řešení. ŘZ projedná návrhy řešení na úrovni VV a bude rozhodnuto o:

přijatém nápravném opatření,

případně přijatém preventivním opatření.

Návrhy se dokumentují formou písemné diskuse v požadavku „Nápravné nebo preventivní opatření“ v e-Synergy.

5 Ř ŘO

ŘZ

VV Ř projedná s protistranou konkrétní postupy řešení. Řešení a jeho účinnost je průběžně dokumentována v e-Synergy ve formě „poznámek“ k „Opatření“ (nápravné, preventivní).





Postup

Kro

ky

Odpovědnost (O)

Spolupráce (S)

Informace (I)

Komentář

O S I

6 KV ŘV Pokud nově navržené řešení odstraní neshodu, pokračuje se dále v procesu realizace. Pokud neshoda nadále trvá, procedura řešení je opakována (viz krok 3).





Legenda: ČT - člen Projektového týmu, KV - Odborník řízení kvality, Ř - pověřený člen Projektového týmu (řešitel), ŘO - Ředitel projektu za Objednatele, ŘV - Řídící výbor, ŘZ - Ředitel projektu za Zhotovitele, VV - Výkonný výbor, VT - Vedoucí OŘT.

2.3.5 Přezkoumání systému jakosti vedením Projektu

Normy systému řízení jakosti obecně vyžadují v rámci přezkoumávání systému jakosti převzetí odpovědnosti nejvyšším vedením Projektu. V rámci Projektu to znamená, že ŘV na základě připravených podkladů pravidelně (1x ročně) musí přezkoumat systém řízení jakosti v oblastech:

a) aktuálnost politiky a plánu jakosti,

b) postupy a nástroje stanovené MŘJ,

c) záznam o jakosti (neshody, reklamace, změny, opatření, výsledky auditu atd.).

Výsledek se dokumentuje formou protokolu, který je součástí zápisu z ŘV.

V tabulce „Tabulka 6 - Přezkoumání systému jakosti vedením Projektu“ je uveden postup přezkoumání systému jakosti vedením Projektu.





Tabulka 6 - Přezkoumání systému jakosti vedením Projektu

Postup

Kro

ky

Odpovědnost (O)

Spolupráce (S)

Informace (I)

Komentář

O S I

1 KV Přezkoumání SJ vedením se provádí periodicky 1x ročně. Je předmětem jednání ŘV v období únor - březen.

2 KV ŘV, VV

Všem těmto tématům se ŘV a VV bude při přezkoumání věnovat:

harmonogram, termíny,

změny, které by mohly ovlivnit SJ,

stav nápravného a preventivního opatření,

doporučení pro zlepšování,

spokojenost zákazníka,

výsledky Interních auditů Zhotovitele.

3 VT KV Vedoucí OŘT připraví a publikují podklady popisující stav jejich plnění z hlediska SJ včetně návrhu opatření/úkolů.

4 ŘV KV Vlastní přezkoumání vedením se provede v rámci jednání ŘV.

5 ŘV KV VV Závěrečné ustanovení o nových úkolech SJ je součástí zápisu z jednání ŘV.

6 KV ŘV Na závěr přezkoumání bude určen termín následujícího přezkoumání.

7 KV

Vši

chni

čl

enov

é tý

mu Členové Projektového

týmu se seznámí s výsledky a závěry publikovanými v projektovém systému e-Synergy.

Legenda: KV - Odborník řízení kvality, SJ - systém řízení jakosti, ŘV - Řídící výbor, VT - Vedoucí OŘT, VV - Výkonný výbor.





2.3.6 Nezávislý Interní audit jakosti

Audit v obecném pojetí je dalším důležitým nástrojem systému řízení jakosti. V rámci auditu jsou nezávislou instancí (tj. auditory - kteří se přímo nepodíleli na realizaci prověřované oblasti) kontrolovány vybrané oblasti projektových procesů a postupů jakosti - např. vedení, existence a uložení dokumentů Projektu na shodu s nastavenými pravidly.

Nezávislým interním auditem se nazývá takový typ auditu, který je prováděn pověřenými pracovníky Zhotovitele, kteří se přímo nepodílejí na realizaci Projektu. MŘJ nepředpokládá v rámci Projektu provádění externího auditu (externím subjektem). Interní audity v rámci Projektu můžeme rozdělit na řádné a mimořádné:

1. Řádný interní audit je prováděn pravidelně 1x ročně, v průběhu ledna a února. Představuje inventuru uplynulého roku. Je zaměřen na dokumentaci plnění v uplynulém roce, dodržení lhůt, obsahu a rozsahu plnění. Zároveň provádí přezkoumání všech záznamů o jakosti, zejména neshod, stížností, reklamací, opatření (nápravných i preventivních). Zpráva z auditu je zároveň podkladem pro přezkoumaní systému řízení jakosti vedením (definice vedení Projektu je uvedena v kapitole 2.2.1 Odpovědnostvedení Projektu).

2. Mimořádný interní audit je prováděn vždy na návrh libovolného Člena ŘV nebo na návrh VV a podléhá schválení ŘV. Provádí se jen v požadované oblasti, která je součástí návrhu.

Výsledek auditu se dokumentuje formou protokolu, postupuje se jako informace na vědomí VV a ŘV Projektu.

Postup v rámci nezávislého Interního auditu jakosti Zhotovitele je uveden v tabulce „Tabulka 7 -Nezávislý Interní audit jakosti“.

Audity (jak řádné, tak mimořádné) si mohou provádět samostatně obě smluvní strany, Objednatel na svých částech Projektu a v rámci týmu Objednatele, Zhotovitel pak v rámci jednotlivých týmů Zhotovitele, a vždy budou řízeny Odborníkem řízení kvality té strany, která si audit provádí.





Tabulka 7 - Nezávislý Interní audit jakosti

Postup

Kro

ky

Odpovědnost (O)Spolupráce (S)Informace (I)

Komentář

O S I

1 KVZ

Vši

chni

čle

nov

é P

roje

ktov

ého

tým

u O konání IAJ se rozhodne z těchto důvodů:

pravidelný IAJ se provádí periodicky 1x ročně v období leden - únor,

aktuální potřeba Zhotovitele.

2 KVZ KVZ jmenuje tým (vedoucího auditora, auditory) pro provádění IAJ.

KVZ připraví program auditu ve formě rozdělení a přidělení úkolů.

3

Ved

oucí

aud

itor KVZ Dokumenty potřebné

k provedení IAJ je:

kontrolní list s otázkami,

dokumentace SJ, záznamy o jakosti.

4

Ved

oucí

aud

itor

Aud

itoři

Zjištěné neshody dokumentace SJ zapíší auditoři jednotlivě pomocí požadavku „Neshoda, reklamace, stížnost“v e-Synergy.

5

Ved

oucí

aud

itor

Aud

itoři

V rámci provedení IAJ se zaznamenají návrhy změn, rizik, neshod, preventivních opatření, které inicializují příslušné dílčí procesy systému řízení jakosti Zhotovitele.

6

Ved

oucí

aud

itor Závěrečným dokumentem

z IAJ je Zpráva/protokol z IAJ, kterou vytváří vedoucí auditor do příslušné šablony - Zpráva z IAJ a vloží ji jako dokument do e-Synergy.

7

Ved

oucí

aud

itor KVZ ŘV Při závěrečném jednání

seznámí vedoucí auditor auditované a KVZ se zjištěnými neshodami.

Vedoucí auditor předá KVZ Zprávu z IAJ. KVZ ji pak připraví jako podklad k jednání ŘV.





Legenda: IAJ - Interní audit jakosti Zhotovitele, KVZ - Odborník řízení kvality za Zhotovitele, ŘV - Řídící výbor, SJ - systém jakosti.

2.3.7 Hodnocení spokojenosti zákazníka

Spokojenost zákazníka s kvalitou jednotlivých výstupů Projektu i Projektu jako celku je jedním z hlavních důvodů zavádění systému řízení jakosti. V rámci získání kvalitní zpětné vazby je nezbytné provádět pravidelně hodnocení spokojenosti zákazníka. Hodnocení budou dokumentována anonymně pomocí záznamů v e-Synergy označených „Hodnocení spokojenosti“. Tento způsob hodnocení bude využit pro hodnocení od všech členů Projektového týmu Objednatele s výjimkou Členů ŘV, u kterých bude mít hodnocení formu individuálního pohovoru.

Hodnocení bude prováděno pololetně (vždy v průběhu července a ledna) na škále 1 (nejlepší) - 6 (nejhorší) ve dvou oblastech (+ textové vyjádření podnětů ke zlepšení):

a) obsah, rozsah, kvalita a termíny plnění (jednoznačně měřitelné vyčíslitelné faktory s jednoznačným vyhodnocením),

b) komunikace, flexibilita, úroveň vztahů Objednatel - Zhotovitel (faktory založené více na subjektivních hlediscích, obtížně měřitelné a přitom podstatné pro průběh Projektu).

Postup hodnocení spokojenosti zákazníka je uveden v tabulce „Tabulka 8 - Hodnoceníspokojenosti zákazníka“.





Tabulka 8 - Hodnocení spokojenosti zákazníka

Postup

Kro

ky

Odpovědnost (O)Spolupráce (S)Informace (I)

Komentář

O S I

1 KVZ KVZ připraví 2x ročně hodnotící anketu (škála hodnocení 1 - 6). Předmětem hodnocení jsou:

měřitelné ukazatele,

neměřitelné ukazatele.

2 KVZ VV Anketa je zveřejněna formulářem v e-Synergy členům Projektového týmu Objednatele.

3 VT KVZ Pracovníci Objednatele vyplní hodnocení anketních otázek a případně doplní návrhy na zlepšení.

4 KVZ

ŘZ

ŘV KVZ spolu ŘZ provedou do 1 týdne vyhodnocení výsledků a stanoví opatření a úkoly.

5 ŘZ VT ŘZ informuje o nových úkolech SJ Vedoucí OŘT za Objednatele i za Zhotovitele.

6 VT Ř Na závěr Vedoucí jednotlivých OŘT za Objednatele i Zhotovitele přidělí úkoly k realizaci řešitelům (pověřeným členům Projektového týmu).

Legenda: KVZ - Odborník řízení kvality za Zhotovitele, SJ - systém řízení jakosti, Ř - pověřený člen Projektového týmu (řešitel), ŘV - Řídící výbor, ŘZ - Ředitel projektu za Zhotovitele, VT - Vedoucí OŘT, VV - Výkonný výbor.





3 Dokumenty a řízené dokumenty

V rámci této kapitoly jsou definována základní pravidla pro nakládání s dokumenty, jejichž dostupnost, správnost a aktuálnost je pro zajištění jakosti Projektu klíčová. Pro zajištění správy řízených dokumentů je v rámci Projektu vyčleněn OŘT přípravy dokumentace a organizace školení, který spravuje všechny dokumenty vznikající v rámci Projektu. Tento OŘT v průběhu roku 2005 vytvoří závazná pravidla postupů práce s dokumenty (dokument Pracovní postup, práce s dokumenty).

V rámci Projektu existují dva druhy dokumentů:

a) řízené,

b) neřízené.

Řízené dokumenty podléhají formalizovaným postupům (například evidence, aktualizace, archivace), které se musí důsledně dodržovat. Přehled řízených dokumentů je uveden v kapitole 3.3 Řízené dokumenty.

Neřízené dokumenty nepodléhají změnovému řízení a dalším pravidlům uváděným dále.

3.1 Řízení dokumentů

Dokumenty, jejichž dostupnost, správnost a aktuálnost je pro zajištění jakosti Projektu klíčová, jsou identifikovány v rámci této kapitoly jakožto řízené dokumenty a pro jejich vydávání i správu jsou nastavena specifická pravidla. Tyto dokumenty jsou dále označovány jako „řízené“, což znamená především tu skutečnost, že projektově závazné postupy uvedené dále pro ně zajišťují následující klíčové vlastnosti:

1. Řízený dokument je vydán a dostupný pouze za předpokladu, že je platný a schválený (tedy i přezkoumaný).

2. Řízený dokument je dostupný vždy ve svém úplném a platném znění.

3. Všechny evidované/řízené výtisky řízeného dokumentu jsou obsahově identické a v posledním platném znění.

4. Životní cyklus řízených dokumentů je dokumentovaný a jsou dostupné předchozí platné verze řízeného dokumentu.

Životní cyklus řízeného dokumentu je následující:

1. Tvorba.

2. Přezkoumání.

3. Schválení a publikace.

4. Případná realizace změn.

5. Přezkoumání případných změn, jejich schválení a publikace.

6. Archivace po skončení platnosti.

7. Skartace po ukončení skartační lhůty.

Dále jsou v samostatných částech uvedena pravidla pro vydání a změny řízených dokumentů a jejich identifikace v základních oblastech.





3.2 Vydání a změny řízených dokumentů

Řízené dokumenty jsou v tištěné podobě uloženy a vedeny pouze v centrálním archivu OŘT přípravy dokumentace a organizace školení - centrální sběrné místo Projektu3, není-li dále pro jednotlivé typy řízených dokumentů uvedeno jinak. V elektronické podobě pomocí projektového prostředí e-Synergy spravovaného OŘT přípravy dokumentace a organizace školení. Přístup k této dokumentaci v e-Synergy je řízen Projektovou kanceláří. Výjimku tvoří obchodně citlivé dokumenty, především nabídky a smlouvy, které jsou spravovány svými vlastníky v souladu s jejich vnitřními předpisy.

Za vydání a změny řízeného dokumentu odpovídá vlastník dokumentu. Každý dokument má v plánu dokumentace určeného vlastníka.

Vlastní vydání platné verze řízeného dokumentu, jeho distribuce a distribuce změn dokumentu zajišťuje OŘT přípravy dokumentace a organizace školení, a to na základě dokumentu předaného vlastníkem k takovému zpracování do OŘT přípravy dokumentace a organizace školení.

V případě schválené změny řízeného dokumentu je OŘT přípravy dokumentace a organizace školení povinen zajistit distribuci změny do 5 pracovních dní od jejího schválení a zajistit aktualizaci všech řízených výtisků a elektronické podoby dokumentu Projektu v projektovém prostředí e-Synergy.

Změny řízených dokumentů jsou vydávány pouze formou:

1. Dodatku (původní řízený dokument zůstává zachován a k němu je přiložen dokument doplňující nebo pozměňující jeho obsah).

2. Vydání nového dokumentu (původní řízený dokument je zcela nahrazen novým řízeným dokumentem, OŘT přípravy dokumentace a organizace školení zajistí stažení původních řízených výtisků do centrálního archivu ke skartaci a jejich náhradu platným dokumentem).

Proces vydání nového řízeného dokumentu nebo záznamu a jejich změn je uveden na obrázku „Obrázek 2 - Tvorba a aktualizace řízených dokumentů“.

Obrázek 2 - Tvorba a aktualizace řízených dokumentů

3 Centrální sběrné místo Projektu je umístěno v sídle společnosti DELTAX Systems a.s., centrální archiv je umístěn tamtéž.



Předání řízeného

dokumentu vlastníkem dokumentu

Přezkoumání a schválení - OŘT přípravy dokumentace a organizace

školení

Záznam o přezkoumání

a schválení

Předání změny dokumentu/

záznamu vlastníkem dokumentu

Publikace - OŘT přípravy dokumentace a organizace

školení

Distribuce a aktualizace řízených kopií

- OŘT přípravy

dokumentace a organizace

školeníZměnové řízení



Identifikace řízeného dokumentu, místo uložení včetně mechanismů přezkoumání, schválení, řízení verzí a dalších náležitostí budou uvedeny v dokumentu Pracovní postup, práce s dokumenty.

3.3 Řízené dokumenty

Řízené dokumenty zahrnují:

1. Smluvní dokumenty.

2. Dokumentace systému jakosti.

3. Záznamy.

4. Závazné pracovní postupy.

V celé kapitole je označován písmenem „V“ vlastník nebo autor dokumentu a písmenem „S“ správce dokumentu, který s ním disponuje v průběhu Projektu v souladu s dokumentem Pracovní postup, práce s dokumenty.

3.3.1 Smluvní dokumenty

Projekt je definován smluvně závaznými řízenými dokumenty:

1. Zadávací dokumentace.

2. Nabídka.

3. Rámcová smlouva.

4. Smlouvy o dílo.

Potřeba sdílet závazné informace a požadavky vyplývající z těchto řízených dokumentů a zároveň požadavek na ochranu jejich obchodně citlivého obsahu jsou řešeny separací obchodně nejdůvěrnějších informací, a to vytvořením nového samostatného řízeného dokumentu (řízené kopie se separovaným obsahem). Za tuto separaci odpovídá vlastník příslušného dokumentu.

Pro účely řízení Projektu a zajištění jeho jakosti jsou tyto řízené dokumenty a příslušné informace uloženy a poskytovány způsobem uvedeným v tabulce „Tabulka 9 - Řízenédokumenty - smluvní“.

Tabulka 9 - Řízené dokumenty - smluvní

Řízený dokument

Uložení originálu

Řízené kopie Řízené kopie se separovaným obsahem

Vlastník a správce

Zadání výběrového řízení

ČTÚ Projektové prostředí e-Synergy elektronicky 1x, odpovídá OŘT přípravy dokumentace a organizace školení

Nejsou ČTÚ - V





Řízený dokument


Řízené kopie Řízené kopie se separovaným obsahem

Vlastník a správce

Nabídka ČTÚ 8 kopií Projektové prostředí e-Synergy elektronicky 1x, odpovídá OŘT přípravy dokumentace a organizace školení

ROHDE & SCHWARZ - V

Rámcová smlouva s Objednatelem

ČTÚ,

ROHDE & SCHWARZ, interní systém

Nejsou Nejsou ČTÚ - V

ROHDE & SCHWARZ - V

Smlouvy o dílo s Objednatelem

ČTÚ,


Nejsou Projektové prostředí e-Synergy elektronicky 1x, odpovídá OŘT přípravy dokumentace a organizace školení

ČTÚ - V

ROHDE & SCHWARZ - V

Legenda: V - vlastník (autor), S - správce.

3.3.2 Dokumentace systému jakosti

V rámci Projektu vzniká a je spravována Dokumentace systému jakosti jakožto řízená projektově závazná dokumentace definující systémové postupy a obecná pravidla Projektu na nejvyšší úrovni. Dokumentace systému jakosti obsahuje řízené dokumenty:

1. MŘP - Metodika řízení projektu.

2. SPR - Stanovení podmínek realizace - plán Projektu (Přílohou dokumentu je roční harmonogram.).

3. MŘJ - Metodika řízení jakosti.

Tyto řízené dokumenty jsou centrálně uloženy a spravovány OŘT přípravy dokumentace a organizace školení způsobem uvedeným v tabulce „Tabulka 10 - Řízené dokumenty systémuřízení Projektu a zajištění jakosti“.





Tabulka 10 - Řízené dokumenty systému řízení Projektu a zajištění jakosti

Řízený dokument


Řízené kopie Vlastník a správce

MŘP ČTÚ Projektové prostředí e-Synergy elektronicky 1x, odpovídá OŘT přípravy dokumentace a organizace školení

DELTAX Systems - V

Projektová kancelář - S

SPR - plán Projektu

ČTÚ Projektové prostředí e-Synergy elektronicky 1x, odpovídá OŘT přípravy dokumentace a organizace školení.

DELTAX Systems - V


MŘJ ČTÚ Projektové prostředí e-Synergy elektronicky 1x, odpovídá OŘT přípravy dokumentace a organizace školení

DELTAX Systems - V

Odborník řízení kvality za Zhotovitele - S


3.3.3 Záznamy

Záznamy se v rámci Projektu při svém vzniku, přezkoumání a publikování vždy řídí závazným pracovním postupem OŘT přípravy dokumentace a organizace školení (dokument Pracovní postup, práce s dokumenty) a přístup k nim řídí Projektová kancelář. Vzhledem k potřebám řízení jakosti a zároveň dosažení efektivní práce se záznamy byly stanoveny následující záznamy vedené v kategorii řízených dokumentů:

1. Plán subprojektu.

2. Plán dokumentace.

3. Plán testů.

4. Plán školení.

5. Plán Interního auditu (Zhotovitele).

6. Plán řízení rizik.

7. Dokumentace změnového řízení.

8. Protokol o předání a převzetí.

Tyto řízené dokumenty jsou centrálně uloženy v centrálním sběrném místě Projektu a spravovány OŘT přípravy dokumentace a organizace školení a jednotlivými společnostmi podílejícími se na realizaci Projektu způsobem uvedeným v tabulce „Tabulka 11 - Řízenédokumenty - záznamy systému řízení Projektu a zajištění jakosti“.





Tabulka 11 - Řízené dokumenty - záznamy systému řízení Projektu a zajištění jakosti

Řízený dokument



Plány subprojektů

OŘT přípravy dokumentace a organizace školení

Projektové prostředí e-Synergy elektronicky 1x, odpovídá OŘT přípravy dokumentace a organizace školení

Osoba odpovědná za subprojekt - V


Plán dokumentace



OŘT přípravy dokumentace a organizace školení - V, S

Plán testů OŘT přípravy dokumentace a organizace školení


OŘT testování - V

OŘT přípravy dokumentace a organizace školení - S

Plán školení OŘT přípravy dokumentace a organizace školení


OŘT přípravy dokumentace a organizace školení - V, S

Plán interních auditů



DELTAX Systems - V

Odborník řízení kvality za Zhotovitele - S

Plán řízení rizik OŘT přípravy dokumentace a organizace školení


Ředitel projektu za Zhotovitele - V


Dokumentace změnového řízení



Projektová kancelář - V, S

Protokol o předání a převzetí

ČTÚ,



ČTÚ - V, S

ROHDE & SCHWARZ - V, S






3.3.4 Závazné pracovní postupy

V rámci Projektu mohou vznikat, a pak jsou následně spravovány jako projektově závazné řízené dokumenty, pracovní postupy definované jednotlivými OŘT nebo vedením Projektu.

Takové řízené dokumenty jsou po svém schválení a přijetí VV Projektu centrálně uloženy a spravovány v centrálním sběrném místě Projektu OŘT přípravy dokumentace a organizace školení způsobem uvedeným v tabulce „Tabulka 12 - Řízené dokumenty - závazné pracovnípostupy“.

Tabulka 12 - Řízené dokumenty - závazné pracovní postupy

Řízený dokument



Závazný pracovní postup



OŘT, který dokument vydal - V, S






4 Zajištění jakosti ve fázi návrhu

Tato kapitola spolu s navazující kapitolou 5 Zajištění jakosti ve fázi produkce - tvorbě výstupůProjektu stanovuje pravidla a postupy pro klíčové fáze životního cyklu produktu (dle pojetí produktu norem řady ISO 9000). Tento životní cyklus aplikovaný do podmínek Projektu je zachycen na obrázku „Obrázek 3 - Životní cyklus produktu“.

Obrázek 3 - Životní cyklus produktu

Přezkoumání/testování produktu se rozumí dle MŘP příprava přejímaného výstupu Zhotovitelem (kapitola 7.3 MŘP).

Přezkoumání smlouvy se řídí obecně platnými předpisy a interními předpisy pro uzavírání smluv a není předmětem popisu v MŘJ.

Vzhledem ke konstrukci smluv Projektu vystupuje část výstupů jednak jako návrh budoucího produktu (například Detailní analýza APV - Přírůstek 1 spolu s Koncepcí IS ASMKS a Hrubou procesní analýzou), a zároveň jako Objednateli předávaný výstup Produkce. V takových případech se neprovádí dvakrát proces přezkoumání. Proces přezkoumání Objednatelem je proveden pouze jednou s tím, že plní zároveň roli přezkoumání návrhu, případně přezkoumání výstupu Projektu Objednatelem.

Fází návrhu se pro účely tohoto dokumentu a sladění pojmů Projektu s terminologií systémů řízení jakosti rozumí ta část tvorby výstupů Projektu, v jejímž rámci vzniká návrh/definice cílového stavu následně vytvářeného koncového řešení (například projektová dokumentace k monitorovací stanici).

Cílem zajištění jakosti při návrhu je dosáhnout shody návrhu specifického výstupu Projektu se smluvními požadavky a provozními potřebami Objednatele a integrity s ostatními částmi plnění před zahájením tvorby daného výstupu. V rámci realizace návrhu je nejméně před předáním návrhu k přezkoumání Objednateli přezkoumána shoda návrhu s příslušnými smluvními dokumenty a naplnění jejich požadavků, a to v rámci interního přezkoumání návrhu Zhotovitelem.

V rámci Projektu jsou používány preventivní techniky:

1. Zajištění dostupnosti potřebných informací pro všechny OŘT.

2. Koordinace postupu cestou VV a OŘT implementace a integrace.

3. Plánování činností jednotlivých OŘT prostřednictvím dokumentu SPR - plán Projektu.





4. Součinnost řešitelského týmu s Objednatelem a s ostatními OŘT zajišťována především formou konzultací klíčových bodů vznikajícího návrhu.

Pokud jsou v rámci přezkoumaného a schváleného návrhu realizovány změny, uplatní se následující pravidla:

1. Změny spočívající v odstranění formálních nedostatků, formátování a jiné změny, které neovlivní věcný obsah návrhu je oprávněn provádět příslušný OŘT nebo OŘT přípravy dokumentace a organizace školení bez nutnosti přezkoumávat tyto změny. Nová verze návrhu je distribuována cestou OŘT přípravy dokumentace a organizace školení na vědomí ostatním OŘT a VV.

2. Změny, které z hlediska ostatních OŘT podstatně neovlivní vlastní logiku návrhu řešení a integrační vazby, je oprávněn realizovat příslušný OŘT po jejich přezkoumání a schválení Objednatelem (přezkoumání viz kapitola 7 Příprava přejímaného výstupu a přejímací řízení a MŘP). Nová verze návrhu je distribuována cestou OŘT přípravy dokumentace a organizace školení na vědomí ostatním OŘT a VV.

3. Změny, které z hlediska ostatních OŘT ovlivňují vlastní logiku návrhu řešení a integrační vazby, je oprávněn realizovat příslušný OŘT podle pravidel rozhodovací autonomie definované v MŘP. Nová verze návrhu je distribuována cestou OŘT přípravy dokumentace a organizace školení na vědomí ostatním OŘT a VV.

Fází návrhu prochází pouze ta část plnění, kdy je v rámci Projektu vytvářen nový produkt dodávaný Objednateli. Tato fáze není realizována především u plnění s charakterem dodávky zboží nebo služeb.

Pro jednotlivé oblasti jsou stanovena specifická pravidla pro tvorbu a ověření návrhu, uvedená dále.

Návrh monitorovacích stanic:

1. Návrh vždy obsahuje smluvním zadáním stanovenou dokumentaci (dále jen „projektová dokumentace“) příslušného výstupu ve shodě se známými podmínkami realizace.

2. Minimálně u projektové dokumentace je interně v rámci příslušného OŘT ověřena shoda se smluvním zadáním a s podmínkami realizace.

3. Návrh je předmětem interního přezkoumávání Zhotovitele, na kterou jsou sezváni zástupci všech OŘT za stranu Zhotovitele, popřípadě i Objednatele.

4. Návrh je předmětem přezkoumání vedeného společně s Objednatelem, které probíhá formou přejímacího řízení výstupu Projektu. Pokud by u některých specifických plnění nebyl návrh součástí smluvního plnění, je příslušný OŘT povinen zajistit takové přezkoumání návrhu s Objednatelem a dokumentovat jej.

Návrh pořízení a konfigurace HW a SW:

1. Návrh vždy obsahuje přesnou specifikaci (smluvním zadáním stanovené minimální požadavky) typu zařízení nebo software, jeho výrobce, verze, pořizovaný počet, plánované umístnění a jeho kritické vazby na další části dodávané v rámci Projektu, a to ve shodě se známými podmínkami realizace. Návrh dále obsahuje zamýšlenou cílovou konfiguraci takového zařízení nebo SW a jeho integrační vazby do prostředí Objednatele (pokud takové vznikají).

2. Návrh je interně v rámci příslušného OŘT ověřen na shodu se smluvním zadáním a s podmínkami realizace.

3. Návrh je předmětem interního přezkoumání Zhotovitele, na které jsou sezváni zástupci všech OŘT za stranu Zhotovitele, popřípadě i Objednatele.





4. Návrh je předmětem přezkoumání vedeného společně s Objednatelem, které probíhá formou přejímacího řízení výstupu Projektu.

Návrh tvorby software a úprav software:

1. Návrh je vždy definován formou smluvního výstupu, který vychází především z platné Hrubé procesní analýzy, Koncepce IS ASMKS a provozního prostředí Objednatele.

2. Návrh vždy obsahuje specifikaci vyvíjených funkcí, datové struktury, způsob obsluhy a vazby jak na další části dodávané v rámci Projektu, tak na prostředí Objednatele, a to ve shodě se smluvním zadáním a se známými podmínkami realizace. Návrh dále obsahuje zamýšlenou cílovou konfiguraci dalšího potřebného hardware a software nezbytného pro řádný provoz.

3. Návrh je interně v rámci příslušného OŘT ověřen na shodu se smluvním zadáním a s podmínkami realizace.

4. Návrh je předmětem interního přezkoumání Zhotovitele, na které jsou sezváni zástupci všech OŘT za stranu Zhotovitele, popřípadě i Objednatele.

5. Návrh je předmětem přezkoumání vedeného společně s Objednatelem, které probíhá formou přejímacího řízení výstupu Projektu.

Návrh realizace služeb:

1. Návrh je vždy definován formou smlouvy o dílo uzavírané na základě platné Rámcové smlouvy.

2. Návrh vždy obsahuje specifikaci poskytovaných služeb, jejich rozsah a měřitelná kritéria.

3. Návrh se interně v rámci příslušného OŘT ověřuje, zda se shoduje se smluvním zadáním a s podmínkami realizace.

4. Návrh je předmětem přezkoumání vedeného společně s Objednatelem, které probíhá formou přezkoumání smlouvy.





5 Zajištění jakosti ve fázi produkce - tvorbě výstupů Projektu

V rámci fáze produkce vzniká výstup Projektu.

Cílem zajištění jakosti při produkci je dosáhnout shody vyprodukovaného výstupu Projektu s jeho návrhem, smluvními požadavky a provozními potřebami Objednatele, včetně integrity s ostatními částmi plnění nebo s existující částí Projektu, před zahájením tvorby daného výstupu.

V rámci produkce je nejméně před předáním výstupu Projektu Objednateli přezkoumána shoda s příslušnými smluvními dokumenty a naplnění jejich požadavků (Rámcová smlouva a příslušné smlouvy o dílo), a to v rámci interního přezkoumání Zhotovitele.

Vzhledem k charakteru smluvních plnění, která vyžadují specifický přístup k realizaci a vzhledem ke skutečnosti, že všechny společnosti podílející se na realizaci Projektu mají platnou certifikaci nejméně ISO 9001, byly společné prvky zajištění jakosti při produkci zahrnuty do dokumentu MŘP a SPR - plán Projektu. (Společnými prvky zajištění jakosti při produkci jsou míněna především pravidla organizace a řízení Projektu, řízení rizik Projektu, plánování Projektu a stanovení odpovědností a pravomocí). Detailní postupy zajištění jakosti při produkci se použijí tak, jak jsou stanoveny v systémech jakosti jednotlivých společností realizujících dodávky v rámci Projektu.

Nad rámec výše uvedených pravidel se vždy uplatní u Zhotovitele následující kontrolní mechanismy:

1. Nejméně při dokončení produkce mají Vedoucí OŘT za Zhotovitele možnost oponovat realizovaná plnění. Výstup Projektu je předmětem přezkoumání a schválení před zahájením procedury předání Objednateli. Přezkoumání a schválení zajišťuje OŘT odpovědný za produkci daného výstupu Projektu (nebo jeho části pro danou část) a výsledek přezkoumání včetně zjištěných neshod a návrhů na zlepšení je evidován v projektovém prostředí e-Synergy.

2. Plnění s charakterem programového díla, nebo vzájemně integrovaných softwarových a hardwarových dílů, či software a měřicí techniky jsou před zahájením procedury předání Objednateli předmětem interního testování zajištěného příslušným OŘT odpovědným za produkci výstupu Projektu. Jedná-li se o výstup Projektu zajišťovaný v rámci několika OŘT, pak testování zajišťuje OŘT testování. Výsledek testování včetně zjištěných neshod a návrhů na zlepšení je evidován v projektovém prostředí e-Synergy. Na takové interní testování jsou přizváni zástupci ostatních OŘT za Zhotovitele a vždy Hlavní architekt systému za Zhotovitele. Každé předávané plnění je předmětem přejímacího řízení podle MŘP.





6 Testování a zkoušky

Tato kapitola stanovuje typy prováděných interních testování a zkoušek ve vazbě na životní cyklus projektu. Konkrétní realizace jednotlivých kontrol a zkoušek, včetně požadavků na ně, se řídí zavedeným systémem řízení jakosti každé společnosti realizující jednotlivá plnění a dalšími platnými oborovými normami pro jednotlivá plnění (především stavebními pro plnění s charakterem výstavby), a to včetně kontroly a inspekce.

Kontrola realizovaných plnění (v případě potřeby Interní audit Zhotovitele) probíhá dle pravidel nastavených tímto dokumentem minimálně v následujícím rozsahu:

a) interní přezkoumání zadání návrhu - smlouvy Zhotovitelem (uplatní se pouze v případech, kdy je návrh zadáván včetně požadavků Objednatele cestou smlouvy o dílo),

b) přezkoumání zadání návrhu - smlouvy Objednatelem,

c) interní přezkoumání návrhu Zhotovitelem,

d) přezkoumání návrhu Objednatelem,

e) interní přezkoumání produkce Zhotovitelem včetně testování SW produktů,

f) oponentura (přezkoumání) produkce Objednatelem.

V průběhu realizace Projektu probíhají testování a zkoušky (kontroly) tak, aby byly zajištěny:

1. Dostatečně kvalitní vstupy do procesu tvorby výstupů Projektu a poskytování služeb pomocí procesu vstupní kontroly.

2. Průběžné sledování procesu tvorby výstupů Projektu a poskytování služeb pomocí procesu průběžné kontroly.

3. Závěrečné ověření výstupu Projektu před jeho nasazením pomocí procesu konečné kontroly.

Kontrolu nakupovaného materiálu a služeb provádí a odpovídá za ni společnost realizující takový nákup v rámci svého projektového plnění.

Za průběžnou kontrolu plnění služeb, tvorby výstupu Projektu a konečnou kontrolu části výstupu Projektu (nebo jeho příslušné části) odpovídá Vedoucí příslušného OŘT. Za průběžnou kontrolu plnění služeb, tvorby výstupu Projektu a konečnou kontrolu výstupu subprojektu odpovídá odpovědná osoba za subprojekt. Konečná kontrola probíhá vždy nejméně v rozsahu kontroly prováděné v rámci přejímacího řízení výstupu Projektu Objednatelem a je dokumentována v projektovém prostředí e-Synergy.

Závěrečné ověření projektového výstupu probíhá dle postupu popsaného v MŘP.





7 Příprava přejímaného výstupu a přejímací řízení

Tato kapitola definuje procedury přípravy přejímaného výstupu a přejímacího řízení a jeho dokumentaci. Ustanovuje základní pravidla tak, aby bylo možné připravit, plánovat a řídit přejímací řízení výstupů Projektu. Cílem přípravy přejímaného výstupu a přejímacího řízení je konečné ověření shody výstupu Projektu s požadavky Objednatele (smluvní nebo stanovené relevantními standardy a právním prostředím), legislativou České republiky a cílovou funkčností.

Každý výstup Projektu prochází nejprve přípravou přejímaného výstupu, na základě dokončené přípravy přejímky vstupuje do přejímacího řízení.

Za realizaci řádné přípravy přejímacího řízení a přípravu podkladů odpovídá Zhotovitel, konkrétně OŘT logistiky dodávek.

Za realizaci přejímacího řízení odpovídá Objednatel, Zhotovitel odpovídá za přípravu všech potřebných výstupů Projektu, poskytuje intenzivní součinnost po celou dobu přejímacího řízení a zajišťuje technicky i organizačně přezkoumání výstupu Projektu.

Postup přejímacího řízení je podrobně uveden v MŘP kapitola 7.3.





8 Otevřené problémy a další rozvoj

V rámci tvorby tohoto dokumentu nebyly identifikovány žádné otevřené a nevyřešené problémy v oblasti metodiky řízení jakosti.

Předpokládá se vznik navazujících pracovních postupů v rámci jednotlivých OŘT na základě zkušeností z realizace Projektu, které budou reflektovat nashromážděné specifické „nejlepší postupy a zkušenosti“ v dané odborné oblasti a které budou navazovat na tento základní metodický rámec projektu tvořený tímto dokumentem, MŘP a SPR - plán Projektu.

Tento dokument a aplikace jím definovaných postupů samy o sobě nezaručí nejvyšší možnou kvalitu, ale slouží jako výchozí nastavení procesů kontinuálního zlepšování jakosti realizace Projektu a jeho výstupů.





9 Seznam formulářů MŘJ

Dále uvedené formuláře představují základní dokumenty pro podporu řízení Projektu. Závazné šablony těchto dokumentů jsou odsouhlaseny VV a po jejich zveřejnění v e-Synergy jsou pro všechny členy Projektového týmu závazné.

Seznam základních formulářů MŘJ:

1. Neshoda, reklamace, stížnost - formulář e-Synergy.

2. Opatření - formulář e-Synergy.

3. Hodnocení spokojenosti - formulář e-Synergy.

4. Protokol z Interního auditu Zhotovitele.

5. Protokol z přezkoumání systému řízení jakosti vedením Projektu.





10 Seznam tabulek

Tabulka 1 - Seznam norem...........................................................................................................7

Tabulka 2 - Seznam pojmů a zkratek............................................................................................9

Tabulka 3 - Procesy Projektu......................................................................................................12

Tabulka 4 - Preventivní opatření.................................................................................................18

Tabulka 5 - Řízení neshod, stížností, reklamací a nápravná opatření........................................20

Tabulka 6 - Přezkoumání systému jakosti vedením Projektu......................................................22

Tabulka 7 - Nezávislý Interní audit jakosti...................................................................................24

Tabulka 8 - Hodnocení spokojenosti zákazníka..........................................................................26

Tabulka 9 - Řízené dokumenty - smluvní....................................................................................29

Tabulka 10 - Řízené dokumenty systému řízení Projektu a zajištění jakosti..............................31

Tabulka 11 - Řízené dokumenty - záznamy systému řízení Projektu a zajištění jakosti.............32

Tabulka 12 - Řízené dokumenty - závazné pracovní postupy....................................................33





11 Seznam obrázků

Obrázek 1 - Zpětnovazební smyčka............................................................................................12

Obrázek 2 - Tvorba a aktualizace řízených dokumentů..............................................................28

Obrázek 3 - Životní cyklus produktu............................................................................................34



Documents

Metodika Rizeni Jakosti