Upload
dangdiep
View
238
Download
4
Embed Size (px)
Citation preview
Mengupas Kedahsyatan Fungsi TEXT Microsoft Excel
Sanksi Pelanggaran Pasal 113 Undang-Undang Nomor 28 Tahun 2014 tentang Hak Cipta
1. Setiap Orang yang dengan tanpa hak melakukan pelanggaran hak ekonomi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf i untuk Penggunaan Secara Komersial dipidana dengan pidana penjara paling lama 1 (satu) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp100.000.000 (seratus juta rupiah).
2. Setiap Orang yang dengan tanpa hak dan/atau tanpa izin Pencipta atau pemegang Hak Cipta melakukan pelanggaran hak ekonomi Pencipta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf c, huruf d, huruf f, dan/atau huruf h untuk Penggunaan Secara Komersial dipidana dengan pidana penjara paling lama 3 (tiga) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).
3. Setiap Orang yang dengan tanpa hak dan/atau tanpa izin Pencipta atau pemegang Hak Cipta melakukan pelanggaran hak ekonomi Pencipta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf a, huruf b, huruf e, dan/atau huruf g untuk Penggunaan Secara Komersial dipidana dengan pidana penjara paling lama 4 (empat) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp1.000.000.000,00 (satu miliar rupiah).
4. Setiap Orang yang memenuhi unsur sebagaimana dimaksud pada ayat (3) yang dilakukan dalam bentuk pembajakan, dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp4.000.000.000,00 (empat miliar rupiah).
Mengupas Kedahsyatan Fungsi TEXT Microsoft Excel
Johar Arifin
PENERBIT PT ELEX MEDIA KOMPUTINDO
Mengupas Kedahsyatan Fungsi TEXT Microsoft Excel Johar Arifin 2018 PT Elex Media Komputindo, Jakarta Hak cipta dilindungi undang-undang Diterbitkan pertama kali oleh Penerbit PT Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, Anggota IKAPI, Jakarta 2018
718051380
ISBN 9786020479835
Dilarang keras menerjemahkan, memfotokopi, atau memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari penerbit.
Dicetak oleh Percetakan PT Gramedia, Jakarta
Isi di luar tanggung jawab percetakan
vii
Daftar Isi Prakata............................................................................................. v Daftar Isi .......................................................................................... vii Bab 1. Eksplorasi Teks ....................................................................... 1
1.1 Pengantar ............................................................................... 1 1.2 Eksplorasi Teks ........................................................................ 2 1.3 Tentang Buku Ini ..................................................................... 3 1.4 Mengoptimalkan Materi Pembahasan ................................... 4 1.5 Mengunduh File ...................................................................... 4
Bab 2. Fungsi Terapan ...................................................................... 5
2.1 Pengantar ............................................................................... 5 2.2 Fungsi Terapan ....................................................................... 6
2.2.1 Fungsi IF .................................................................... 6 2.2.2 Fungsi OR .................................................................. 7 2.2.3 Fungsi AND ................................................................ 8 2.2.4 Fungsi ADDRESS ........................................................ 10 2.2.5 Fungsi COLUMN ........................................................ 11 2.2.6 Fungsi ROW ............................................................... 12 2.2.7 Fungsi VLOOKUP ....................................................... 13 2.2.8 Fungsi HLOOKUP ....................................................... 14 2.2.9 Fungsi FORMULATEX ................................................. 15 2.2.10 Fungsi INDEX ............................................................. 16 2.2.11 Fungsi MATCH ........................................................... 17 2.2.12 Fungsi Left ................................................................. 19 2.2.13 Fungsi MID ................................................................ 20 2.2.14 Fungsi RIGHT ............................................................. 20 2.2.15 Fungsi LOWER ........................................................... 21 2.2.16 Fungsi UPPER ............................................................ 21 2.2.17 Fungsi TEXT ............................................................... 22
1
Bab 1
Eksplorasi Teks
Buku yang baik dalam pandangan penulis adalah buku yang mudah
dipelajari dan dirancang sesuai kebutuhan.
1.1 PENGANTAR Program aplikasi Microsoft Office dipastikan terpasang pada sebagian
besar populasi komputer di dunia dan salah satu diantaranya yang
banyak dioperasikan adalah Microsoft Excel. Sebagai program pengolah
angka, keandalan dan kecanggihan program aplikasi Microsoft Excel
(dalam buku ini kadang disebut dengan Excel saja) sudah terbukti dan
teruji dalam rentang waktu yang cukup panjang. Beragam fasilitas dan
fungsi yang disediakan semakin mudah digunakan dan memanjakan
pengguna. Microsoft Excel menawarkan begitu banyak fasilitas yang siap
digunakan untuk menyelesaikan berbagai persoalan dari yang sederhana
hingga yang rumit sekalipun. Persoalannya kembali kepada pengguna
apakah mampu mengoptimalkan fasilitas yang telah disediakan tersebut.
Istilah Excel mudah dioperasikan barangkali telah merasuk ke sebagian
pengguna sehingga kadang kita abaikan karena sudah merasa mampu
mengoperasikan tanpa perlu belajar lebih lanjut. Padahal eksplorasi
fungsi dan fasilitas program ini tidak ada habisnya dan barangkali kita
mungkin baru mengenal dan menggunakan dalam kisaran 5% hingga
10% dari semua yang disediakan Excel.
2
Seringkali tanpa kita sadari, pengetahuan kita tentang Excel akan
semakin tertinggal jika tanpa memperbarui pengetahuan tentang
fasilitas yang ditambahkan pada versi yang lebih baru dari yang selama
ini dipakai. Tidak ada kata terlambat untuk memulai belajar dan
mengeksplorasi fasilitas Excel, jadikan saat ini sebagai titik awal, apa
yang dipelajari saat ini menjadi investasi pengetahuan yang berharga di
masa mendatang.
1.2 EKSPLORASI TEKS Microsoft Excel dilengkapi begitu banyak kotak dialog atau jendela
sebagai sarana komunikasi tertulis dengan pengguna. Program aplikasi
diciptakan untuk membantu memecahkan masalah yang dihadapi
pengguna sehingga memerlukan komunikasi. Sebagai contoh sederhana,
ketika kita meminta tolong pihak lain untuk membelikan spidol untuk
digunakan pada papan tulis misalnya, harus menyebut warna, permanen
atau yang mudah dihapus, berapa banyak, dan seterusnya. Begitu juga
ketika kita menggunakan fungsi IF misalnya, tentu kita harus
menjelaskan posisi data yang akan dibaca, persyaratannya apa, jika
persyaratan terpenuhi, apa yang harus dilakukan dan jika tidak
terpenuhi, Excel harus bagaimana. Tentu saja pada setiap kotak dialog
terdapat penjelasan yang harus dipahami oleh pengguna.
Memahami informasi yang terdapat dalam kotak dialog mutlak
diperlukan agar komunikasi menjadi lebih efektif dan efisien. Tidak
berlebihan jika dikatakan pengguna yang mampu berkomunikasi dengan
baik melalui kotak dialog akan lebih mudah mengeksplorasi kemampuan
program aplikasi ini. Sering kali hasil olah data dengan Excel ditujukan
kepada pihak lain sehingga bisa dikatakan pengguna menjembatani
kebutuhan pihak lain dengan bantuan Excel. Komunikasi melibatkan tiga
pihak, yaitu Excel dengan pengolah data (pengguna) dan pengguna
dengan pihak yang memerlukan hasil olah data.
3
Hasil menjadi optimal jika pengguna dapat berkomunikasi efektif dengan
Excel dan pihak yang memerlukan olah data.
Komunikasi antara Excel dengan pengguna tentu sudah terjalin ketika
kita mengoperasikan dan mengolah data, semakin kita sering
menggunakannya, bekerja menjadi lebih efektif, dan waktu proses olah
data menjadi lebih cepat. Bagi yang merasa susah untuk menggunakan
fasilitas atau fungsi tertentu, tidak ada cara lain harus mengubah cara
berkomunikasinya. Buku ini hadir mengupas cara berkomunikasi dengan
Excel melalui kotak dialog sehingga lebih mudah untuk dioperasikan.
Lebih dari itu, materi buku secara khusus mengupas penggunaan fungsi
Text dan menambahkan kalimat (teks) sehingga lebih mudah membaca
dan memahami hasil olah data.
1.3 TENTANG BUKU INI Buku ini secara khusus mengupas penggunaan fungsi Text untuk
menyusun kalimat sebagai penjelasan hasil olah data. Paling tidak
terdapat tiga persyaratan yang harus dipenuhi, pertama cara
pengoperasian program dan fungsi aplikasi Excel. Kedua, pengetahuan
tentang materi yang dibahas seperti keuangan, akuntansi, olahraga, dan
sebagainya. Ketiga, merangkai kata menjadi kalimat yang komunikatif
untuk menjelaskan hasil.
Persyaratan pertama tentang fungsi dikupas secara rinci dalam buku ini,
persyaratan kedua tentu dapat dipelajari sesuai kasus yang akan dibuat.
Menyusun kalimat yang efektif dan komunikatif sebagai persyaratan
ketiga dipengaruhi kebiasaan pengguna dalam berkomunikasi lisan yang
selanjutnya diubah menjadi bentuk tulisan. Hasil optimal dapat dicapai
melalui proses belajar dan berlatih terus-menerus; buku ini menjadi
sarana yang pas untuk mengasah potensi dan memperluas wawasan
pembaca. Mempelajari pilihan materi buku ini tentu berpulang sesuai
kebutuhan pembaca, silakan pilih topik sesuai kebutuhan.
4
1.4 MENGOPTIMALKAN MATERI PEMBAHASAN Materi pembahasan dalam buku ini menggunakan beberapa fungsi
tingkat lanjut yang dikenal dengan fungsi Analysis ToolPak. Fungsi
tingkat lanjut ini sering kali belum aktif pada saat menginstal program.
Pembaca dapat memeriksa fungsi tingkat lanjut melalui menu dengan
klik tombol Microsoft Office (Excel 2007) atau klik tab File (Excel
2010/2013/2016) > Options, pilih kategori Add-Ins dalam jendela Excel
Options, klik tombol Go, jendela Add-Ins ditampilkan. Jika kotak periksa
Analysis ToolPak ditandai, berarti fungsi tingkat lanjut telah ada dalam
komputer, jika belum ditandai, klik hingga kotak periksa Analysis ToolPak
dan fasilitas lain seperti Solver ditandai, klik tombol perintah OK.
Setting atau setelan dalam Region and Language adalah Indonesia,
sehingga tanda pemisah argumen pada fungsi adalah titik koma bukan
koma. Perbedaan setelan pada komputer pada saat menggunakan fungsi
bisa jadi tidak masalah, karena Excel akan menyesuaikan pemisah
argumen dalam titik koma atau koma. Masalahnya adalah pada
penggunaan fungsi TEXT untuk penulisan angka, penulis menggunakan
koma untuk desimal dan titik untuk pemisah kelipatan ribuan sesuai
dengan aturan yang berlaku dalam pilihan setelan Indonesia. Jika
pembaca menggunakan setelah (setting) lain, silakan sesuaikan tanda
koma dan titik dalam format angka.
1.5 MENGUNDUH FILE File materi pembahasan buku ini dapat pembaca unduh di website
http://static.elexmedia.id/download dengan prosedur:
1. Buka http://static.elexmedia.id/download.
2. Akan terlihat sejumlah cover buku. Pilih buku Mengupas Kedahsyatan
Fungsi TEXT Microsoft Excel. Saat Anda klik cover buku tersebut, akan
keluar kotak dialog untuk men-download, kemudian lakukan proses
download file pendukung buku ini dengan meng-klik tombol OK.
3. Ekstrak dan simpan file tersebut ke komputer yang digunakan.
5
Bab 2
Fungsi Terapan
Belajar fungsi pada program aplikasi Microsoft Excel secara efektif dan
efisien dilakukan dengan memahami isi argumen dan penggunaan logika.
2.1 PENGANTAR
Program aplikasi Microsoft Excel dilengkapi lebih dari 400 fungsi dalam
berbagai kategori untuk pemecahan studi kasus yang dibutuhkan pengguna.
Materi buku ini menggunakan 54 dari kategori logika, lookup dan referensi,
teks, tanggal dan waktu, finansial, matematika dan trigonometri, statistik,
dan yang terakhir kategori teknik. Pembahasan materi dalam bab ini
didasarkan pada kategori tersebut dan kemiripan penggunaan fungsi; bukan
pada urutan berdasarkan abjad. Beberapa fungsi juga dikupas singkat pada
bab lain dengan pertimbangan agar pembaca tidak terpecah konsentrasi
belajar dengan bolak-balik membaca penjelasan dari bab yang berbeda.
Sebagian pembaca dipastikan sudah terbiasa menggunakan program
aplikasi Micrsoft Excel dan tidak asing dengan sebagian fungsi yang dikupas
dalam bab ini. Materi pembahasan ini ditujukan kepada pembaca yang
masih memerlukan penjelasan mendasar tentang fungsi yang digunakan
dalam merancang tabel data dalam buku ini.
Fungsi apa saja yang harus dipelajari tentu berpulang kepada kebutuhan
pembaca, silakan pilih bahasan materi sesuai kebutuhan.
6
Memahami fungsi dapat dilakukan secara efektif dan efisien dengan
mengetahui lebih dulu untuk apa fungsi dibuat, penjelasan argumen fungsi
dan penggunaan logika. Selanjutnya berlatih fungsi berulang-ulang
menggunakan berbagai studi kasus diawali dari yang sederhana. Setelah
dirasa mampu, pembaca dapat mengembangkan pengetahuan tersebut
dengan memecahkan studi kasus yang cukup rumit bahkan cenderung rumit
secara bertahap.
2.2 FUNGSI TERAPAN
Materi pembahasan fungsi terapan tersimpan dalam file BAB02 dan media
untuk berlatih tersimpan dalam file BAB02L dengan isi nama sheet sesuai
nama fungsi. Silakan mempelajari atau berlatih dengan mengaktifkan
program aplikasi Microsoft Excel dan file tersebut. Bagian pertama
mengupas kategori fungsi logika If, And, dan Or. Pengguna program aplikasi
Microsoft Excel pasti pernah mendengar fungsi dalam kategori logika atau
fungsi logika. Sekadar pengingat, fungsi logika yang banyak dikenal adalah If,
selanjutnya Or, dan And walaupun ada fungsi lain dalam kategori ini.
Bagaimana cara belajar fungsi logika yang praktis? Mudah, perlakukanlah
komputer (dalam hal ini Excel) layaknya pengguna sedang berkomunikasi
dengan sesama manusia. Excel dibuat untuk membantu tugas manusia,
bahasa sederhananya disuruh atau dimintai tolong melakukan sesuatu oleh
pengguna. Sebagai alat yang diciptakan untuk bekerja sama, Excel
dilengkapi kotak dialog atau jendela untuk berkomunikasi sebelum
menjalankan perintah.
2.2.1 FUNGSI IF
Penggunaan program aplikasi Excel hampir pasti menggunakan fungsi If
dengan bentuk penulisan:
=IF(logical_test,value_if_true,value_if _false), atau
7
=IF(tes_logika;nilai_jika_benar;nilai_jika_salah)
Penerapan contoh sederhana dapat dilihat dalam tab sheet IF seperti
ditunjukkan melalui Gambar 2.1. Ilustrasi menggambarkan perolehan nilai
ujian yang menghasilkan keterangan lulus atau gagal.
Gambar 2.1. Penjelasan dan penerapan fungsi IF
Berdasarkan nilai perolehan ujian dalam setiap sel pada range L4:L23 dapat
ditentukan (lihat kolom Hasil) seseorang dinyatakan Lulus atau Gagal
berdasarkan persyaratan pada alamat sel F5 (nilai minimum kelulusan).
Untuk memahami fungsi IF, lihat penjelasan pengisian argumen sehingga
pada alamat sel M4 disusun formula =IF(L4<F$5;"Gagal";"Lulus") atau
=IF(L4>=F$5;"Lulus”;Gagal"). Artinya, jika pada alamat sel L4 (nilai ujian) <
dari isian pada alamat sel F5 (nilai minimum kelulusan), hasil adalah Gagal,
jika kondisi sebaliknya berarti Lulus. Atau, dengan bahasa lain, jika pada
alamat sel L4 (nilai ujian) ≥ dari isian pada alamat sel F5 (nilai minimum
kelulusan), hasil adalah Lulus, jika kondisi sebaliknya berarti Gagal.
2.2.2 FUNGSI OR
Fungsi Or, secara harafiah berarti ATAU, fungsi ini biasanya menjadi bagian
fungsi lain; untuk memeriksa apakah salah satu argumen atau logika BENAR
untuk menghasilkan BENAR atau SALAH.
8
Klik tab sheet OR dan perhatikan tampilan tabel data melalui Gambar 2.2.
Ilustrasi terdapat sembilan warna yang tersimpan dalam range H8:I16
dengan nama Warna. Selanjutnya pilih dua warna yang dikehendaki dengan
klik tombol scroll-bar, silakan ketik atau isi warna pada setiap sel dalam
range B8:B19. Penerapan contoh fungsi If dengan Or dapat dilihat pada
setiap sel dalam range C8:C19.
Perhatikan pada Gambar 2.2 di bawah ini. Formula yang disusun pada
alamat sel C8 =IF(OR(B8=$E$4;B8=$E$5);"Ya"; "Tidak") yang selanjutnya
disalin dan ditempatkan dalam range C9:C19. Arti formula, jika pada alamat
sel B8 berisi warna seperti pada alamat sel E4, yaitu merah atau alamat sel
E5, yaitu biru diisi pilihan Ya. Jika kondisi sebaliknya (bukan merah atau biru)
pilihan diisi Tidak.
Gambar 2.2. Penjelasan dan penerapan fungsi OR
2.2.3 FUNGSI AND
And artinya adalah DAN, fungsi ini dalam penerapan biasanya dikom-
binasikan dengan fungsi lain.
9
Fungsi ini untuk memeriksa apakah semua argumen atau logika benar, baru
menghasilkan pernyataan TRUE atau BENAR yang berarti semua syarat
harus terpenuhi, baru menghasilkan pernyataan TRUE atau BENAR. Ilustrasi
contoh seorang akan membeli kaus dengan warna dan ukuran tertentu yang
diinginkan. Silakan klik tab sheet AND, pilih warna dan ukuran kaus dengan
klik tombol scroll-bar, contoh tampilan tabel data dapat dilihat melalui
Gambar 2.3. berikut ini.
Gambar 2.3. Penjelasan dan penerapan fungsi AND
Formula yang disusun pada alamat sel D10 =IF(AND(B10=D$6;C10=D$7);
"Ya";"Tidak") yang selanjutnya disalin dan ditempatkan dalam range
D11:D21. Arti formula, jika pada alamat sel B10 berisi warna seperti pada
alamat sel D6, yaitu merah dan ukuran sesuai isian alamat sel D7 yaitu XL,
diisi pilihan Ya. Jika kondisi sebaliknya (bukan merah dan ukuran XL) pilihan
diisi Tidak.
10
Cara praktis untuk memahami ketiga fungsi If, Or, dan And tersebut adalah
dengan pendekatan logika, yaitu jika syarat terpenuhi apa yang harus
dilakukan dan jika syarat tidak terpenuhi harus melakukan atau memilih
apa. Silakan ubah data dengan klik tombol scroll-bar yang terdapat dalam
tiga tab sheet, amati setiap perubahan hasil, lakukan ber-ulang-ulang
sampai memahaminya. Penjelasan mendasar ketiga fungsi tersebut akan
dikupas lebih mendalam melalui pembahasan Bab 6 – Penjelasan Fungsi.
Bagian kedua mengupas delapan fungsi, yaitu Address, Column, Row,
Vlookup, Hlookup, Formulatext, Index, dan Match yang termasuk dalam
kategori Lookup and Reference atau pencarian dan referensi. Pencarian
data dari sebuah formula pada dasarnya mengembalikan bentuk nilai tabel
dengan melihat nilai yang lain. Analogi yang sederhana adalah ketika kita
mencari nomor telepon seseorang, hal pertama yang dilakukan adalah
mencari nama orang yang dikehendaki dan selanjutnya menggunakan
nomor telepon tersebut. Cara sederhana seperti inilah yang dapat
menggambarkan cara kerja fungsi pencarian atau lookup dan referensi.
Penerapan semacam lazim untuk mencari informasi dalam sebuah tabel
data untuk dicocokkan dengan data yang terdapat dalam suatu tabel atau
array.
2.2.4 FUNGSI ADDRESS
Fungsi ADDRESS digunakan untuk menampilkan alamat sel dalam bentuk
teks dengan menyebut posisi nama kolom dan nomor baris, relatif/absolut
kolom/baris dan nama sheet. Bentuk penulisan fungsi adalah:
=ADDRESS (row_num;column_num;abs_num;a1;sheet_text)
Argumen row_num diisi nomor baris dari suatu alamat sel yang akan dicari.
Column_num diisi nomor kolom dari suatu alamat sel yang akan dicari dan
argumen abs_num diisi nomor yang menyatakan jenis referensi alamat sel.
405
Tentang Penulis:
Johar Arifin, kelahiran Bumiayu-Brebes,
alumnusMagister Akuntansi Universitas Diponegoro
Semarang dan pernah mengikuti pelatihan di Small
Business Training Institute (SBTI), Ansan City, Korea
Selatan. Saat buku ini ditulis, tercatat sebagai pengajar
pada Program Vokasi Universitas Indonesia dan STIKES
Banten. Penulis buku bisnis terapan dengan Microsoft Excel terkemuka di
Indonesia yang sangat produktif, buku ini merupakan karya yang ke-87.
Catatan:
Untuk melakukan pemesanan buku, hubungi
Layanan Langsung PT Elex Media Komputindo:
Gramedia Direct
Jl. Palmerah Barat No. 29-37, Jakarta 10270
Telemarketing/CS: 021-53650110/111
ext: 3901/3902/3292