MEMO - Universiteit Twente · De werkgroep Organisatie en Bedrijfsvoering wordt geacht een antwoord/advies te geven op de volgende indicatieve en niet uitputtende vraagstelling: 1)

INTERNATION AL INSTITUTE FOR GEO–INFORM ATION SCIENCE AND E ARTH OBSERVATION

MEMO Aan : Stuurgroep UT-ITC Van : Werkgroep O&B Kopie : Projectbureau UT-ITC Ref. : Datum : 17 september 2008 Betreft : taakinventarisatie en daaruit voortvloeiende veranderingen Achtergrond De werkgroep Organisatie en Bedrijfsvoering wordt geacht een antwoord/advies te geven op de volgende indicatieve en niet uitputtende vraagstelling: 1) Welke ondersteunende taken dienen vanwege de specifieke missie van het ITC binnen de organisatie van

de faculteit ITC te blijven en welke taken dienen in het kader van de EMB door centrale diensten van de UT te worden uitgevoerd?

2) Te centraliseren dienstverlening: op welke wijze vindt de overdracht van dienstverlening (en de daarbij horende functievervullers) het beste plaats; hoe verhoudt zich de decentrale dienstverlening zich tot EMB?

3) Welke effecten zijn binnen de faculteit ITC te verwachten in termen van organisatorische inrichting als gevolg van eventuele overheveling van taken naar de centrale diensten UT?

4) Hoe kunnen de bedrijfsprocessen van het ITC en de daarmee verbonden onderwerpen zoals contracten, licenties en systemen het beste worden ingepast in de UT-organisatie?

(nb voor de volledige tekst zie plan van aanpak werkgroep organisatie en bedrijfsvoering) Verantwoording Deze nota betreft de vraagstelling onder 1. Vanuit de huidige situatiebeschrijving ITC zijn de taken beschreven en geverifieerd op volledigheid bij de betreffende leidinggevenden ITC. Na deze fase zijn de taken vervolgens vanuit de situatiebeschrijving UT (EMB, Facultaire Organisatie) ingedeeld (bijlage 2). Bijlage 2 vormt de basis voor de analyse van de werkgroep. In de analyse is de volgende methode gehanteerd: 1) bepaling van de taken die volgens het facultair model en EMB bij de faculteit horen: deze taken worden conform ingedeeld 2) bepaling van de taken die volgens het facultair model en EMB bij respectievelijk de Shared Service Centra

(SC) of Centrale Directies (CD) horen : deze taken worden conform EMB ingedeeld 3) bepaling van de taken die volgens het facultair model en EMB bij SC of CD horen maar onlosmakelijk

onderdeel van het primaire proces ITC zijn: deze taken worden ingedeeld in de faculteit of ingedeeld bij SC/CD maar op locatie faculteit ITC

uitgevoerd 4) bepaling van specifieke ITC-taken die niet voorkomen bij UT deze taken blijven (vooralsnog) binnen ITC 5) bepaling van taken die niet voorkomen bij ITC maar wel bij UT binnen het facultair model: nader te bepalen of ITC deze taken toevoegt

INTERNATION AL INSTITUTE FOR GEO–INFORM ATION SCIENCE AND E ARTH OBSERVATION Leeswijzer In het hiernavolgende wordt per afdeling (vanuit de huidige indeling ITC) beknopt beschreven welke taken op basis van de bovengenoemde methode naar opvatting van de werkgroep bij de faculteit ITC horen. Een organogram wordt in een later stadium toegevoegd. Daarnaast is aangegeven welke taken overgaan naar de betreffende SC / CD. Tevens is aangegeven welke van de centrale taken op locatie worden uitgevoerd c.q. welke taken volgens de indeling bij centraal horen maar pas op termijn overgaan. Ten aanzien van de beschrijving is daarnaast het volgende op te merken: in dit stuk worden geen uitspraken gedaan over de omvang van de taken (die blijven op het huidige peil) en over het vervullen van meerdere taken door een functionaris. Dat aspect komt aan de orde in het op te stellen personeelsplan. Indeling en advies De werkgroep is tot een vrijwel volledige indeling kunnen komen, met uitzondering van een 3-tal taken (onder de hierboven beschreven categorie 3). De werkgroep adviseert de stuurgroep de indeling vast te stellen. Op die taken heeft de werkgroep geen advies kunnen uitbrengen, omdat deze taken samenhangen met nadere bepaling van de eigenstandigheid van ITC op het gebied van o.a. branding, huisstijl en logo. De werkgroep adviseert de stuurgroep de voorgestelde indeling vast te stellen en een besluit te nemen over de hiernavolgende nog niet ingedeelde taken. Deze taken betreffen: 1) Onderwijsmarketing Het type onderwijs en het type studenten aan het ITC wijkt af van het gangbare onderwijs en type

studenten aan de UT. De huidige onderwijsmarketing ITC is zeer effectief en de vraag is of dit niet beter vanuit de faculteit vormgegeven kan blijven worden. De specifieke benadering van potentiële studenten vraagt maatwerk in marketing. Tegelijkertijd is UT-breed behoefte aan expertise en kennisdeling van benadering van de internationale onderwijsmarkt.

Advies van de werkgroep: vooralsnog binnen de faculteit maar op termijn overdracht naar CD overwegen.

2) Alumnibeleid Een succesvolle onderwijsmarketing hangt o.a. sterk samen met het huidige alumnibeleid en

alumnibestand ITC. Overdracht naar de CD Strategie en Communicatie brengt risico’s met zich mee (onzichtbaar worden).

Herkenbaarheid en bereik van alumni van ITC is van strategisch belang voor ITC. Voor de UT is van belang om te kunnen profiteren van het alumninetwerk ITC en kennis en ervaring op dit terrein te kunnen delen. Exclusief behoud binnen de faculteit komt UT-breed onvoldoende ten goede.

Advies van de werkgroep: vooralsnog binnen de faculteit maar op termijn over naar de CD. 3) Pr/voorlichting en communicatie (en daarmee samenhangende ondersteuning webcoördinatie en

grafische productie) Advies van de werkgroep: afhankelijk van de keuze met betrekking tot eigen logovoering en eigen

marketingactiviteiten, e.a. ook in relatie tot de uitkomsten van de profileringdiscussie UT is het gewenst de taken vooralsnog binnen de faculteit uit te voeren.

Daarnaast zijn er een aantal taken waarvan in principe wordt voorgesteld is dat ze op termijn over gaan naar de SC/CD, maar waarvoor eerst een verkenning dient te worden uitgevoerd m.b.t. de bepaling/moment van overdracht naar de binnen de UT gehanteerde systemen en processen. Dit betreffen: 1) studentregistratie (inclusief PhD) 2) studentadministratie en sponsoring (inclusief PhD) 3) financiële (student)administratie

2 van 7

INTERNATION AL INSTITUTE FOR GEO–INFORM ATION SCIENCE AND E ARTH OBSERVATION Vervolg Na akkoord van de stuurgroep op het voorstel en beoordeling van de bespreekpunten (marketing van onderwijs, alumnibeleid en pr/voorlichting/communicatie) stelt de werkgroep voor om: 1) De taakindeling voor te leggen ter informatie aan de hoofden van de afdelingen ITC en UT en de

medezeggenschapsorganen 2) het uit de taakindeling volgende personeelsplan en organogram ITC op te stellen (vraagstelling 2 en 3

van het plan van aanpak) 3) De werkgroep te installeren welke de processen en systemen (studentadministratie/financiële

studentadministratie en studentregistratie) inventariseert en voorbereidt voor overdracht (nb: dit te integreren in de te opdracht aan de te installeren werkgroep informatiearchitectuur)

Organisatie faculteit ITC (voor uitwerking per afdeling op taakniveau zie bijlage 1) Algemeen De Directie en de drie procesbureaus; Bureau Research, Onderwijs en Projecten zijn de afdelingen waar relatief de meeste taken binnen de faculteit ITC uitgevoerd (blijven) worden, onder directe aansturing van het management van de faculteit. Voor de ondersteunende algemene afdelingen; IT, FM, FEZ, P&O geldt dat de meeste taken over gaan naar de SC / CD maar waarbij de noodzakelijke dienstverlening in tact blijft. Over afdeling Communicatie dient nadere besluitvorming plaats te vinden. Directie De Directie bestaat uit de rector/decaan; directeur bedrijfsvoering (directeurbeheerder) en een bureau directie (directiesecretaris, secretaresse en post- en archief). Binnen de facultaire organisatie bestaat de functie van directeur externe betrekkingen niet. Er dient nader beoordeeld te worden of de faculteit ITC de functie van directeur externe betrekkingen handhaafd. De beleidsondersteuning wordt vanuit de Concerndirectie (CD) strategie en communicatie geleverd en informatiemanagement wordt vanuit de eenheid Secretaris aangestuurd. Binnen de facultaire organisatie bestaat de functie van een faculteitscontroller (beoordeling en advisering over de voortgang in de resultaten van onderwijs, onderzoek, projecten en bedrijfsvoering in relatie tot de financiële resultaten). Er dient nader beoordeeld te worden of de faculteit ITC de functie van (faculteit)controller toevoegt. Bureau Research Coördinatie Het huidige bureau en de daaraan toegewezen taken, verantwoordelijk voor het proces(management) onderzoek blijft binnen de faculteit, met uitzondering van de taak pedel welke overgaat naar de eenheid secretaris en de bibliotheek welke over gaat naar de SC Bibliotheek en Archief, maar wel op de locatie ITC gevestigd blijft. Bureau Educational Affairs Het huidige bureau en de daaraan toegewezen taken, verantwoordelijk voor het proces (management) onderwijs, blijft binnen de faculteit, met uitzondering van het algemene onderwijsbeleid, algemene taken in ontwikkeling afstandsonderwijs, studentenzaken en de support unit. Deze taken gaan over naar de SC S&O, waarbij studentenzaken en supportunit wel op de locatie ITC worden uitgevoerd.

3 van 7

INTERNATION AL INSTITUTE FOR GEO–INFORM ATION SCIENCE AND E ARTH OBSERVATION Bureau Marketing en Projectservices Het huidige bureau en de daaraan toegewezen taken blijft binnen de faculteit, waarbij op termijn de studentenregistratie en de student/sponsoradministratie naar S&O wordt overgebracht. Voordat deze taken kunnen worden overgeheveld dient eerst een voorbereidingsgroep de gangbare systemen en processen te inventariseren en aansluitend te harmoniseren. Nadat er geen (technische) belemmeringen meer zijn kan de overdracht plaatsvinden. Tot die tijd blijven (vanwege het te grote afbreukrisico) de taken binnen het bureau uitgevoerd. Over de marketing van onderwijs wordt een besluit van de stuurgroep gevraagd. Nb: het reisbureau komt niet voor in de inrichting taken UT. Denkbaar is dat (op termijn) de faciliteiten van het reisbureau UT-breed worden aangewend. Afdeling Facility Management Deze afdeling en de daaraan toegewezen taken gaat in zijn geheel over naar het Facilitair Bedrijf. De taken worden deels op locatie ITC uitgevoerd. Taken die door derden worden uitgevoerd worden onder systemen, processen en contracten uitgewerkt. Afdeling Information Technology Applicatiemanagement blijft binnen de faculteit ITC omdat dit kennisspecifiek is, de overige taken gaan over naar SC ICTS waarbij een aantal taken wel op locatie worden uitgevoerd. Afdeling Personeel en Organisatie Personeelsadvies en administratie, Arbo(uitvoering) en informatiemanagement blijven binnen de faculteit; de overige taken gaan over naar CD PA&O. Afdeling FEZ Binnen de faculteit blijven management, beleidsondersteuning decentraal, kashandelingen en financiële studentenadministratie. Deze laatste taak wordt op termijn geïntegreerd met centraal. Datum van overdracht is afhankelijk van de uitkomsten van de voorbereidingsgroep (zie ook onder MPS). De overige taken van FEZ worden uitgevoerd vanuit de CD FEZ. Afdeling Communicatie Binnen de faculteit worden management en beleidsadvisering, administratieve ondersteuning en de congressen& en bezoeken uitgevoerd. Over de taken rond pr/voorlichting, webcoördinatie, grafische productie en Alumni-Office dient nader onderzoek plaats te vinden, omdat deze sterk samenhangen met de keuze/besluitvorming betreffende branding en daarmee samenhangende marketingaspecten. Denkbaar is dat deze taken voorlopig binnen de faculteit blijven maar op termijn integreren in de CD Strategie en Communicatie.

4 van 7

INTERNATION AL INSTITUTE FOR GEO–INFORM ATION SCIENCE AND E ARTH OBSERVATION In bijlage 1 is een uitwerking van het bovenstaande te vinden. Bijlage 1 Indeling per afdeling

DIRECTIE Faculteit ITC • Rector/Decaan, Directeur Bedrijfsvoering en secretariële ondersteuning • Post en Archief (postbehandeling, archiefbeheer) met uitzondering van postbezorging Nader te bepalen: faculteitscontroller (komt niet voor bij ITC maar wel in facultair model) SC of CD Nader te bepalen: directeur externe betrekkingen (komt voor bij het ITC maar niet in het facultair model) Informatiemanagement : eenheid secretaris Beleidsadvies : CD BUREAU RESEARCH COORDINATIE Faculteit ITC • Procesmanagement, Graduate Programme Management, Afdeling & budgetbeheer, Beleidsadvisering • Secretariële ondersteuning en administratieve ondersteuning Graduate Programma • Geo-Science Laboratorium CD of SC • Pedel : eenheid secretaris SC Bibliotheek & Archief maar op locatie ITC uitgevoerd • Bibliotheek BUREAU EDUCATIONAL AFFAIRS Faculteit ITC • Procesmanagement, afdelingsmanagement, beleidsadvisering • Secretariële ondersteuning, budgetbeheer en informatievoorziening • Cursusmanagement & secretariaat • Kwaliteitszorg & onderwijsontwikkeling SC of CD • Onderwijsbeleid : CD • Afstandsonderwijs : S&O

5 van 7

INTERNATION AL INSTITUTE FOR GEO–INFORM ATION SCIENCE AND E ARTH OBSERVATION SC maar op locatie ITC uitgevoerd • Student Affairs : S&O • Support Unit : S&O

BUREAU MARKETING EN PROJECTSERVICES Faculteit ITC • Management & beleidsadvisering & secretariële ondersteuning • Studentenregistratie (inclusief PhD) : op termijn naar S&O • Student/sponsoradministratie (inclusief PhD) : op termijn naar S&O • Joint Education • Projectacquisitie & monitoring inclusief contractresearch • Travel Unit Centraal - Bespreekpunt voor stuurgroep: • Marketing van Onderwijs

FACILITY MANAGEMENT Faculteit ITC - SC • Management, budgetbeheer en secretariaat: FB • Gebouwbeheer (inclusief IIH) : FB • Secretariële ondersteuning : FB • Schoonmaak : uitbesteed • Verzekeringen : CD (FEZ) • Inkoop : FB • Coördinatie : FB • Postverzorging : FB * SC maar op locatie ITC uitgevoerd • Servicedesk/bookshop : FB • Services logisitiek : FB • Receptie : FB • Beveiliging : FB/uitbesteed • Repro : Xerox/FB • Catering : Sodeco/uitbesteed

INFORMATION TECNOLOGY Faculteit ITC • Applicatiemanagement (kennisveldspecifiek) SC • Budgetbeheer : FEZ • Infrastructure Management : SC/ ICTS • Application Management : SC/ICTS • Service Support : SC/ICTS SC maar op locatie uitgevoerd • Management/budgetbeheer :SC • Secretariaat :SC • Print&Scan management :SC

6 van 7

INTERNATION AL INSTITUTE FOR GEO–INFORM ATION SCIENCE AND E ARTH OBSERVATION

7 van 7

• Service Support :SC PERSONEEL EN ORGANISATIE Faculteit ITC

• Secretariaat (p/assistent) • Personeelsadvies • Arbo (uitvoering) • Ondersteuning IIH • Informatiemanagement

CD • Management, budgetbeheer, beleid : PA&O • Stafbureau : PA&O

Waarvan afhankelijk inrichting MC 0,3 fte op locatie uitgevoerd • BRA : PA&O

CD maar op locatie uitgevoerd - FINANCIEEL-ECONOMISCHE ZAKEN Faculteit ITC • Afdelingsmanagement • Beleidsondersteuning • Kashandelingen • Financiele studentenadministratie (op termijn integratie met centraal) CD • Processen en systemen : CD/FEZ • Fiscale handelingen/liquiditeiten/investeringen : CD • Crediteurenadministratie : CD/FEZ • Begrotingen/jaarrekeningen : CD/FEZ CD maar op locatie ITC uitgevoerd - COMMUNICATIE Faculteit ITC • Management en beleidsadvisering • Adm./secretariële ondersteuning • Congressen & bezoeken Bespreekpunt voor stuurgroep • PR, voorlichting en Communicatie • Webcoordinatie (inter-intranet) • Alumni • Grafische productie

BIJLAGE 2 TAAKOMSCHRIJVING ONDERSTEUNENDE DIENSTEN ITC – UT

ITC UT Afd Organisatorische

setting/onderdeel Taken Formatie CD/SC/Faculteit Locatie

RC Procesmanagement 1,20 Fac Fac Grad programme management Incl. Fac Fac Afdeling & budget beheer Incl. Fac Fac Beleidsadvisering Incl. Faculteit Fac Secretariële ondersteuning 0,50 Fac Fac

Management Secretariaat Pedel Pedel Incl. Eenheid secretaris Spiegel

Graduate Programme Secretariaat

Admin/secr. ondersteuning 0,50 Fac Fac

Library management 1,00 SC Fac Uitvoering 1,50 SC Fac

Library

Applicatiebeheer ICT 0,30 SC Fac Laboratory management 0,50 Fac Fac Geo-chemische analyse Incl. Fac Fac

Geo-Science Laboratory

Technische beheer apparatuur 0,30 Fac Fac

Veranderingen:

- Pedel naar eenheid secretaris/Spiegel - Bibliotheek naar het servicecentrum Bibliotheek en Archief. De locatie blijft ongewijzigd.

TAAKOMSCHRIJVING ONDERSTEUNENDE DIENSTEN ITC – UT



DIR Secretariaat Secretariële ondersteuning 1,80 Fac fac DIR Postbehandeling 1,50 fac Fac

Post & Archief Archiefbeheer ITC Incl.

Archiefbeheer IIH BV Incl. Archiefbeheer overige organisaties Incl. Info-Management Beleidsadvisering 1,00 Eenheid secretaris Eenheid

secretaris

Information Managament

Info-Management Projecten Incl. Beleidsadvies Algemeen beleidsadvies 0,20 CD CD

Veranderingen: - informatiemanagement gaat naar eenheid secretaris - algemeen beleidsadvies gaat naar S&C.




P&O Afdelingsmanagement 1 fte Budgetbeheer Beleidsadvisering

Management Secretariaat Secretariële ondersteuning 1 fte Fac Fac

Stafbureau

Organisatieadvies, Beleidsadvies, Informatiemanagement* Arbeidsvoorwaardenontwikkeling, secretariaat OR en LO

2,2 fte PA&O PA&O Fac PA&O

PA&O PA&O Fac PA&O

Personeeladvies Personeelsadvies, opleidingen, internationalisering, External contracten, visiting scientists

1,8 fte Fac. PA&O PA&O PA&O PA&O

Fac. PA&O PA&O PA&O PA&O

Arbo Coördinatie veiligheid, milieu, welzijn en zorg re-integratietrajecten beleidsadvies

0,5 fte Fac/PA&O Fac/PA&O

Coördinatie Salarisadmin en rechtspositie

1,8 fte PA&O PA&O

Aanwezigheidsregistratie Beheer regelingen PA&O PA&O Functioneel applicatiebeheer PA&O PA&O

BRA

Pensioenadvies uitbesteed uitbesteed Ondersteuning IIH Personeelsadvies 0,2 BRA Incl.

Veranderingen: - Personeelsadvies, informatiemanagement en arbo blijven in de faculteit, de rest van de taken gaat over naar PA&O.




FEZ Afdelingsmanagement 1,00 Financieel cluster Fac Budgetbeheer Incl. Incl Beleidsadvisering Incl. Incl

Management Secretariaat Secretariële ondersteuning - -

Processen & systemen Applicatiebeheer 0,50 CD FEZ-FV

Centraal Begrotingsopstelling (fac)1

1,00 Financieel cluster Fac Jaarrekeningopstelling

(fac)2Incl. Incl. Fac

Budget beheer (fac) Incl. Incl. Fac Fiscale afhandelingen Incl. CD FEZ-FV

Centraal Liquiditeiten beheer Incl. CD FEZ-TR

Centraal

Beleidsondersteuning

Investeringen beheer Incl. CD FEZ - Dir Centraal

Crediteurenadministratie3

4,00 CD FEZ - TR Centraal

Financiële administratie4

Incl. Financieel cluster en CD

Fac FEZ – AH Centraal

Financiële administratie

Kashandelingen Incl. Financieel cluster Fac

Budgetbewaking studenten 3,50 Financieel cluster Fac

Financiële studenten administratie Uitbetalingen studenten Incl. Financieel cluster Fac

Support IIH Begroting/Jaarrekening5 0,50 CD FEZ-FV

Centraal Financiële administratie Incl. incl

Veranderingen: De afdeling FEZ van ITC gaat deels over naar de concerndirectie FEZ en blijft deels in de faculteit, afhankelijk van de inhoud van de taken.

1 De instellingsbegroting wordt samengesteld door de concerndirectie FEZ 2 De instellingsjaarrekening wordt samengesteld door de concerndirectie FEZ 3 De inkoopfacturen worden centraal door de concerndirectie FEZ geregistreerd, middels een workflowsysteem ter goedkeuring aangeboden aan de faculteiten/diensten en na goedkeuring door de concerndirectie FEZ geboekt in het financiele systeem. 4 De financiele administratie vindt deels plaats bij het financiele cluster in de faculteit en deels bij de concerndirectie FEZ. De mutatieverwerking in het financiele systeem vindt plaats bij de concerndirectie FEZ – Accountinghouse. Interne doorberekeningen, Werk voor Derden, reisdeclaraties worden bij de faculteit geïnitieerd. 5 De adminisrr




COM Afdelingsmanagement 0,5 Fac Fac Budgetbeheer Alg. beleidsadvisering

Management en beleidsadvisering

Opstellen/uitvoeren Afd. Plan Adm. en secretariële

ondersteuning Secretariële en administratieve ondersteuning afdeling

0.5 Fac Fac

Beleidsadvisering 1,5

PR, voorlichting en communicatie bespreekpunt

Ontwikkeling, redactie, editing, vertaling bewaking van huisstijl en communicatiedragers en -uitingen (traditionele en multi-media)

Voorlichting en PR (in- en extern)

Congressen en bezoeken

Logistieke organisatie congressen en evenementen

0,5 Fac. Fac.

Logistiek deelname congressen en evenementen abroad

Fac. Fac.

Web coördinatie (inter- en intranet)

Onderhoud 1.5

bespreekpunt Ontwikkelen en implementeren Stimuleren gebruik Begeleiden / coördineren web-

programmeer taken

Adviseren over en ontsluiten van (management) informatie

Alumni Office bespreekpunt

Alumni interactie / nazorg / marketing activiteiten

1,0

Secretariële en administratieve ondersteuning alumni (office)

Organisatie evenementen Grafische productie

bespreekpunt Opmaak van traditionele en multi-media huisstijldragers

0,5

Begeleiding drukwerk

Bespreekpunten stuurgroep:

- de organisatorische inbedding van PR, voorlichting en communicatie (en daarmee samenhangend webcoördinatie en grafische productie) is afhankelijk van de keuzes die op het gebied van branding worden gemaakt.

- Het Alumni office zal op termijn moeten worden ingebed bij S&C. Vanwege het strategische belang van ITC wordt geadviseerd deze taak voorlopig bij de faculteit ITC te organiseren.




MPS Procesmanagement 1,00 Fac Fac Afdelingsmanagement Incl. Fac Fac Beleidsadvisering Incl. Fac Fac

Management Secretariaat Secretariële ondersteuning 1,00 Fac Fac

Marketing at organisations 2,00 Geen besluit, ligt op

stuurgroepniveau

Education fairs & exhibitions Incl.

Marketing of Education

Handling information requests Incl.

Application handling 3,75 Fac Fac Registration Incl. Fac Fac

Student registration Incl. PhD

Intake handling Incl. Fac Fac Student/sponsor budget preparation 2,00 Fac Fac Student/Sponsor budget monitoring Incl. Fac Fac

Student/sponsor administration Incl. PhD Student/Sponsor invoicing Incl. Fac Fac

Joint education Identification & initiation 0,50 Fac Fac Contract management Incl. Project acquisition 3,00 Fac Fac Contract management Incl. Fac Fac

Project acquisition & monitoring Incl. ContResearch Project monitoring Incl. Fac Fac

Secretariële ondersteuning 1,00 Fac Fac Project budget preparation 2,00 Fac Fac Project budget monitoring Incl. Fac Fac

Project administration Incl. ContResearch Project invoicing Incl. Fac Fac

Travel reservations 2,00 Fac Fac Personal advance administration Incl. Fac Fac Travel insurance handling Incl. Fac Fac

Travel Unit Incl. Students & PhDs

Information management Incl. Fac Fac MPS Totaal 21,00

(eventuele) veranderingen: - Student registration en student/sponsor administration blijft voorlopig organisatorisch

ingebed bij ITC. OP termijn gaat het over naar S&O. De termijn van overgang naar S&O wordt nader onderzocht.

- (Bespreekpunt stuurgroep) Marketing education is afhankelijk van branding en ligt ter besluitvorming bij stuurgroep.




IT Afdelingsmanagement 1,0 SC Fac Budgetbeheer FEZ Staf

ICTS Service delivery SC Fac

Management Secretariaat

Secretariële ondersteuning 0,5 SC Staf ICTS

Server management 1,8 SC ICTS Network management 0,8 SC ICTS Electronic communication 0,7 SC ICTS Print and scan management 0,3 SC/FB Fac. Security and continuity mgmnt 0,3 SC ICTS

Infrastructure Management

Service Coordination 0,1 SC ICTS Corporate Informaton System 0,8 SC ICTS Office Tools 0,5 SC ICTS Electronic Learning Environment 0,4 SC/S&O ICTS Scientific Inform. System & GDI 0,6 Fac fac Specialised Software Tools 0,6 Fac Fac Geo Software Tools 1,3 Fac Fac Geo Hardware 0,5 Fac Fac Sensor Database 0,2 Fac fac

Application Management

Service Coordination 0,1 SC ICTS IT Service Desk 0,8 SC ICTS Management Knowledge Base 0,2 SC ICTS Standard Workstation 1,6 SC Fac Classroom Facilities 1.2 SC fac Electronic Learning Environment 0,7 SC/S&O ICTS Additional Facilities 0,2 SC fac Data Processing and Delivery 1,0 SC fac

Service Support

Service Coordination 0,1 SC Support IIH All above 0,2 - Totaal 16,5

Veranderingen: De afdeling IT van ITC gaat over naar ICTS, met uitzondering van die IT taken die kennisveldspecifiek zijn. Die blijven zowel organisatorisch als qua locatie bij de faculteit. De taken in de frontoffice van ICTS blijven op locatie uitgevoerd.



setting/onderdeel Taken Formatie* CD/SC/Faculteit Locatie

FM Afdelingsmanagement 1,00 FB FB Budgetbeheer Incl. Afd M’mnt

Management Secretariaat Secretariële ondersteuning 0,50 FB FB

Gebouwbeheer Incl. Afd M’mnt FB FB Schoonmaak - FB FB Verzekeringen Incl. Afd M’mnt CD (FEZ) CD

Beheer en Logistiek

Inkoop 1,00 FB FB Coördinatie 1,00 FB FB Servicedesk/bookshop 1,70 FB Fac Services logistiek 3,50 FB TP FB Receptie 2,75 FB GD Fac Beveiliging - FB Fac Repro 1,00 XEROX/FB Fac Catering - Sodexo Fac

Services

Postverzorging 0,50 FB TP FB Support IIH Gebouwbeheer Incl. Afd M’mnt FB FB 12,75

* Gebaseerd op Meerjaren Personeelsplan FM 2006-2009 (vastgesteld jan 2006) Momenteel is de formatie 14,75 fte Veranderingen: De afdeling FM gaat over naar het FB. Locatiegebonden activiteiten blijven op locatie maar worden organisatorisch wel ingebed bij het FB.




EA Procesmanagement 1,00 Fac Fac Afdelingsmanagement Incl. Fac Fac Beleidsadvisering Incl. Fac. Fac Secretariële ondersteuning 0,50 Fac Fac Administratie & budgetbeheer 1,00 Fac Fac

Management Secretariaat

Informatievoorziening 1,00 Fac Fac Course Management 5,50 Fac Fac

Course Management Secretarial Support Course secretariat 4,25 Fac Fac

Kwaliteitszorg 0,50 Fac Fac Onderwijsbeleid 0,25 CD CD Onderwijsontwikkeling 0,25 Fac. Fac. Afstandsonderwijs 0,50 S&O S&O Discipline-domein specifiek 0,30 Fac Fac Integratie met research 0,50 Fac Fac

Kwaliteitszorg & onderwijsontwikkeling Secretariaat Secretariële ondersteuning 0,30 Fac Fac

Studentenbegeleiding: 2,25 S&O Fac - Administratief Incl. S&O Fac - Sociaal en sociaaleconomisch Incl. S&O Fac

Student Affairs

- Cultuur en sport Incl. S&O Fac Beheer materialen 3,50 S&O S&O - Multi-media ontwikkeling/prod. Incl. S&O S&O - E-learning support Incl. S&O S&O

Support Unit Onderzoek & Onderwijs

- Functioneel applicatiebeheer Incl. S&O S&O

Veranderingen:

- onderwijsbeleid naar S&C - afstandsonderwijs naar S&O - Student affairs naar S&O, maar blijft op locatie - Support Unit O&O naar S&O.

Documents

MEMO - Universiteit Twente · De werkgroep Organisatie en Bedrijfsvoering wordt geacht een antwoord/advies te geven op de volgende indicatieve en niet uitputtende vraagstelling: 1)