MØDETIDSPUNKT - Region H

SP Dialogforum

MØDETIDSPUNKT 20-08-2018 16:00

MØDESTED Regionsgården H2

MEDLEMMER

BESLUTNINGER SP Dialogforum

Side 1 af 11

Sophie Hæstorp Andersen (Regionsrådsformand) Anne Skriver Andersen (Centerdirektør, Center for Sundhed) Birger Breum (Overlæge, Gynækologisk-Obstetrisk Afdeling, Amager-Hvidovre Hospital) Birgit Plough (Medlem udpeget af jordemoderforeningen)

Afbud

Christoffer Buster Reinhardt (Regionsrådsmedlem) Ditte Bredahl Adsersen (Medlem udpeget af HK) Ditte Gry Strange (Overlæge, Neuroanæstesiologisk klinik, Neurointensivt afsnit, Rigshospitalet) Gitte Fangel (CMIO, Vicedirektør Bispebjerg-Frederiksberg Hospital) Henrik Thorup (Regionsrådsmedlem) Iben Nielsen (Medlem udpeget af FOA) Jacob Rosenberg (Regionsrådsmedlem)

Jeannet Lauenborg (Medlem udpeget af FAS) Afbud Anne Katrine Belling Sørensen deltager i stedet

Jens Gordon Clausen (Koncerndirektør) Jens Højberg (Medlem udpeget af Yngre Læger) Jens Mandrup (Regionsrådsmedlem) Kai Nørrung (Medlem udpeget af Patientinddragelsesudvalget) Karin Friis Bach (Regionsrådsmedlem) Lyng Grundtvig (Medlem udpeget af HK) Maja Susanne Winther-Dahl (Medlem udpeget af Jordemoderforeningen) Maria Natalia Barrios Marino (Medlem udpeget af DSR)

Afbud

Marianne Frederik (Regionsrådsmedlem) Martin Geertsen (Regionsrådsmedlem) Afbud Martin Magelund Rasmussen (Centerdirektør, Center for HR) Martin Schepelern (Regionsrådsmedlem) Nina Bonnevie (Datachef, Center for Økonomi) Per Eske Jensen (Medlem udpeget af FAS) Afbud Peter Kampmann (Overlæge, Hæmatologisk klinik, Rigshospitalet)

Afbud

Peter Roepstorff (Medlem udpeget af Regionshandicaprådet) Peter Treufeldt (Vicedirektør, Region Hovedstadens Psykiatri) Pia Kopke (Vicedirektør, Center for IT, Medico og Telefoni) Susanne Poulsen (Vicedirektør, Rigshospitalet) Afbud Susie Lentz (Medlem udpeget af FOA) Svend Hartling (Koncerndirektør) Søren Thinus Just Christensen (Medlem udpeget af Yngre Læger)

Afbud

Zenia Foskjær (Medlem udpeget af DSR) Irene Dandanell Josephsen (referent, Sekretariatet)

Side 2 af 11

INDHOLDSLISTE 1. Velkomst 2. Orientering om Vicedirektørforums prioritering af udviklingsaktiviteter 3. Orientering om plan for forbedring af Sundhedsplatformen, som følge af Forretningsudvalgets beslutning den 28. juni 2018 4. Drøftelse af talegenkendelse 5. Drøftelse vedr. optimering af arbejdsgange 6. Status på SP18 og LPR3 7. Aktuelt 8. Dagsorden til næste møde den 20. september 2018

Side 3 af 11

1. VELKOMST

VELKOMST VED SOPHIE HÆSTORP ANDERSEN

Side 4 af 11

2. ORIENTERING OM VICEDIREKTØRFORUMS PRIORITERING AF UDVIKLINGSAKTIVITETER

INDSTILLING Det indstilles:

� at sagen drøftes på baggrund af oplæg ved Vicedirektør Gitte Fangel

SAGSFREMSTILLING

BESLUTNING (REFERAT) Gitte Fangel orienterede om, hvordan Bispebjerg-Frederiksberg Hospital har struktureret arbejdet med SP og gennemgik desuden, hvilke temaer der er prioriteret i Vicedirektørforum i 2018 og hvilke temaer, der er indstillet til 2019. Behovet for at fortælle de gode historier om SP og hvor systemet løbende forbedres blev drøftet. Slides fra alle oplægsholdere er vedhæftet referatet.

BILAGSFORTEGNELSE 1. Dialogforum 20-08-2018

Side 5 af 11

3. ORIENTERING OM PLAN FOR FORBEDRING AF SUNDHEDSPLATFORMEN, SOM FØLGE AF FORRETNINGSUDVALGETS BESLUTNING DEN 28. JUNI 2018

INDSTILLING Vicedirektør i CIMT, Pia Kopke, orienterer om planen for forbedring af Sundhedsplatformen, som følge af Forretningsudvalgets beslutning den 28. juni 2018. Desuden vil Enhedschef i CIMT, Kim Veber, uddybe planens initiativer i forhold til forbedret support. Det indstilles:

� at sagen drøftes på baggrund af oplæg ved Pia Kopke og Kim Veber

SAGSFREMSTILLING

BESLUTNING (REFERAT) Pia Kopke orienterede om planen for forbedring af Sundhedsplatformen. Behovet for brugertilpasning blev drøftet. Kim Veber orienterede om support initiativerne.

Side 6 af 11

4. DRØFTELSE AF TALEGENKENDELSE


� at sagen drøftes på baggrund af oplæg ved enhedschef i CIMT, Martin Post

SAGSFREMSTILLING

BESLUTNING (REFERAT) Enhedschef Martin Post orienterede om den igangværende pilottest af mulighederne med talegenkendelse. De forskellige typer af talegenkendelse blev drøftet. Den fremviste video virkede desværre ikke optimalt, og der blev efterspurgt en video med medarbejdere fra pilotprojektet, når talegenkendelse drøftes på SP Dialogforum igen i november, hvor testens resultater desuden foreligger. På mødet blev der henvist til en artikel vedr. talegenkendelse fra Region Midt: ”Region Midtjylland vil ikke udbrede talegenkendelse” http://www.rm.dk/om-os/organisation/it/nyheder/2018/talegenkendelse-skal-ikke-udbredes-i-region-midtjylland/

Side 7 af 11

5. DRØFTELSE VEDR. OPTIMERING AF ARBEJDSGANGE


� at sagen drøftes på baggrund af oplæg ved Vicedirektør på Nordsjællands Hospital, Peter Mandrup.

SAGSFREMSTILLING

BESLUTNING (REFERAT) Peter Mandrup fortalte om arbejdet i Taskforce Arbejdsgange og Ambulatorier, der er nedsat som følge af Forretningsudvalgets beslutning den 28. juni 2018. Arbejdet er struktureret i 3 spor: Analyse af identificerede ‘BestCases’, Arbejdsgangsanalyser,data og rollefordeling og Behovforudvikling af Sundhedsplatformens funktionalitet. Formålet er at forenkle og forbedre udvalgte arbejdsgange i ambulatorierne og it-understøttelsen heraf - herunder at sikre mere tid til patienterne i ambulatoriet. Sammensætning af Taskforcens referencegruppe blev drøftet. Overlæge Peter Schmidt fra Nordsjællands Hospital fremviste herefter, hvordan han på sin afdeling har arbejdet med brugertilpasning og sparer tid og klik. Erfaringer og udfordringer med brugertilpasning blev drøftet.

Side 8 af 11

6. STATUS PÅ SP18 OG LPR3


� at sagen drøftes på baggrund af oplæg ved Vicedirektør Pia Kopke

SAGSFREMSTILLING

BESLUTNING (REFERAT) Pia Kopke orienterede om baggrunden for den vurdering, som lå til grund for SP Bestyrelsens anbefaling om at fastholde en samlet go live af LPR3 og SP18 for derved at sikre en god og robust implementering og minimere dobbeltarbejde. I øjeblikket undersøges det, hvilke forbedringer, der nu kan nå at komme med i opgraderingen lyset af udskydelsens af SP18.

Side 9 af 11

7. AKTUELT

INDSTILLING Administrationen indstiller:

� at aktuelle sager drøftes.

SAGSFREMSTILLING

BESLUTNING (REFERAT) Det aktuelle borgerforslag om ét nationalt system til elektronisk patientjournal blev kort drøftet.

Side 10 af 11

8. DAGSORDEN TIL NÆSTE MØDE DEN 20. SEPTEMBER 2018


� at SP Dialogforum drøfter ønsker til dagsorden til næste møde.

SAGSFREMSTILLING Der er modtaget følgende ønsker til dagsorden til kommende møder:

� Min SP � Forslag om drøftelse af forbedring af aktivitet, herunder indsamling af idé-katalog fra klinikken via

medarbejder-repræsentanterne.

BESLUTNING (REFERAT) Det blev aftalt, at Sophie og Sekretariatet samler op på, hvilke emner, der kunne drøftes på næste møde i september, og at mødet den 20. september eventuelt aflyses. Det blev aftalt, at talegenkendelse drøftes igen på SP Dialogforum i november. Det blev efterspurgt at få fremvist gode eksempler på områder, hvor Sundhedplatformen har bidraget positivt og samtidigt invitere nogle klinikere på besøg, som er særligt kritiske over Sundhedsplatformen. Desuden blev et tema om data, kvalitetsdata og deres anvendelse i praksis efterspurgt.

Side 11 af 11

Region Hovedstaden

Dialogforum 20. august 2018

23-08-2018 1

Punkt nr. 2 - Orientering om Vicedirektørforums prioritering af udviklingsaktiviteter

Bilag 1 - Side -1 af 84

Møde i SP Dialogforum d. 20-08-2018

Region Hovedstaden

1. Velkomst

23-08-2018 2




Region Hovedstaden

2. Orientering om vicedirektørernes prioritering af udviklingsaktiviteter

DialogforumMandag d. 20. august 2018

23-08-2018 3




4

Plan og status BFH SP indsatsområder

Status BFH indsatsområder August 2018




Ny masterplan 18.08.10 for EPIC2018/LPR3

5

Juni Juli August September Oktober November December Januar Februar

Byg fase 1 & 2& App test

Jul

Efte

rårs

ferie

Vint

erfe

rie

Prod

uctio

nfr

eeze

Integrations udvikling 1 inkl NF test1813, ADT, Astraia, Biztalk rsj, CDA, Formatex, Milou

IWF test

Integrationsudvikling 2 inkl NF test

PPJ, Aria, EKG Muse, Medcom

Byg Fase 3& App test

Slutbruger test

Regressions test

Epic leverancer

SIT 1 & 2

Int. Udv. 3 & NF testRadiologi Regsj og RegH

SIT Radiologi

App: ApplikationstestSIT: System integrationstestNF: Normal flow testIWF: Integrated workflow testSB: Slutbruger test

CU/KIK & SPN/SU udd.

Kliniknær uddannelseSlutbruger test

Periode med øget support

SP20

18 o

g LP

R3

over

gang

(M

anue

l kon

verte

ring

og c

utov

er)

Auto. Data konv.

SDS leverancer

Tilret udd.

materiale

Radiologi regr. Test

Byg Fase 4 & App

test

Scripts for IWF test Regr. test

Radiologi SB

Kvalitetssikring af sprog og klassifikationer

UL6 UL7 Tilsl. test

TST freezePoC freeze

Test testInt. Regr. test

Status BFH indsatsområder August 2018




Indsatsområder planlagt af KIK og SP-team efterår 2018

Plan for hvert enkelt punkt i dias nedenfor. Vi fortsætter med det vi har planlagt og lægger oven i.Afdelingsgennemgang Min SPBrugertilpasning SygeplejedokumentationIn Basket RapporteringMDA ForbedringsønskerFMK Klinisk bygKodning og registrering

Status BFH indsatsområder August 2018 6




Indsatsområder efterår 2018. Skal vi ændre planer?

• Såfremt vi skal ændre planerne har vi brug for jeres bidrag!

• På hvilken måde mærker I KIK’ernes og SP-teams indsats i afdelingerne?

• Hvad går godt i brugen af SP i din afdeling?

• Hvad er stadig svært i brugen af SP i din afdeling?Status BFH indsatsområder August 2018 7




Kommentarer indsamlet på afdelingskoordinatormødet 15.08.2018

På hvilken måde mærker I KIK’ernes og SP-teams indsats i afdelingerne?

• SP team fungerer rigtigt godt! Hurtig og god hjælp til fx registrering.

• Stadig lidt svært ved KIK samarbejdet pga. flere nyansatte KIK’ere der ikke har specialekendskab.

• Nogle KIK’ere fungerer godt. Opfordring til at melde tilbage til ”sin KIK” hvis der opleves problemer.

• Nogle klinikere er ikke særlig opmærksomme på, at de kan hente hjælp hos deres KIK






Hvad går godt i brugen af SP i din afdeling?• Positiv indstilling til SP- det går bedre og bedre – meget går godt, log-on, aldrig nede

• Forstår arbejdslister

• Smart fraser

• Skabeloner

• Ambulant modul m. aftaleoversigter. Indkaldelse meget hurtigt

• DIPO

• Flytning af patienter

• Medie er en god funktion

• En til én brugertilpasning for læger






Hvad er stadig svært i brugen af SP i din afdeling?• Afvisning af sager der afsluttes af CIMT selvom de ikke er løst’ KIK kan genåbne sagen i SNOW eller afvise en

ikke relevant svar! Eventuelt kan KIK kvalificere en problemstilling.

• FMK integration – afstemning ved udskrivelse - folk er mætte og orker ikke mere nyt

• Oprydning efter brugerfejl er vanskelig – viden om hvad der genererer en fejl – kan komme til at aflyse bookinger i andre afdelinger - særligt for sekretærer

• In-Basket – hvad kører af kommunikation – eksempelvis vedr. afslutning af patienter, spørgeskema forsvinder når det er sendt til læge.

• Ugebreve fra CIMT – ændringer bliver ikke opdateret i manualerne, i samme takt som ændringerne kommer.

• Ved overflytninger kan en patient være ”låst” hvis noget er gået galt i udskrivelsesproceduren

• At nå ud til slutbrugere med nyt fra nyhedsbreve, kurser, specialeoptimering m.m. formaliseret videndeling til forebyggelse af ”kædereaktioner”

• Praksisnær undervisning!






Ønsker:• In-Basket – workshopbaseret i stedet for undervisning -ønsker

at forstå logikken bag systemet – komme i dybden med problemerne

• Minimum-dokumentation for operationssygeplejersker?

• Videndeling fra specialeoptimering – videndeling omkring smarte løsninger og arbejdsgange

• BHF brugerkonference?

• Fælles strategi for nye implementeringer.





Indsatsområder efterår 2018• Afdelingsgennemgang

• Planlagt: 1. Afdelingsgennemgang uge 34-38 med I, D/S, Q, L, Fys/ergo og Y.

med observation/undervisning, klinisk byg, CIMT sager og indsatsområder efter anvendelsesoptimering.

• Forslag til yderligere fokus efterår 20181. Intensivere møder om CIMT-sager mellem KIK’ere og

afdeligskoordinatorer

2. Intensivere møder mellem klinisk byggere og afdelingskoordinatorer.

3. Muligvis bliver specialegennemgangen genoptaget





Indsatsområder efterår 2018 indtil 01.12.2018• Brugertilpasning

• Gennemført: 1. workshop maj og On-site hjælp juni måned

• Planlagt: 1. 1:1 brugertilpasning med læger uge uge 36-41 med P, Akutklinik FH, Q, Y, D og I. Kan sandsynligvis udvides

2. Workshop primo september

• Forslag til yderligere fokus efterår 20181. Har alle afdelinger udpeget brugertilpasningsansvarlige. Forslag fra CIMT om frikøb og specifik uddannelse af

uddannelsesansvarlige

2. Præferencelister. CIMT arbejder med specialespecifikke præferencelister – kan vi hjælpe på vej - Kaspar





Indsatsområder efterår 2018 indtil 01.12.2018• Inbasket

• Gennemført: 1. Workshop afholdt og erfa-netværk for In Basket administratorer

etableret. Workshop for amb. sygeplejersker og sekretærer afholdt,

• Planlagt:1. Workshop og undervisning for læger august og primo september

2. Workshop for sekretærer ultimo september

• Forslag til yderligere fokus for efteråret 20181. Med udgangspunkt i data fra CIMT om beskeder i

henvisningspuljer og resultatpuljer gennemføre onsitebesøg/undervisning for Inbasket administratorer til de afdelinger der har puljer med mange beskeder. Kvalitet og uddannelse sender tavleoversigter til afdelingerne.





Indsatsområder efterår 2018 indtil 01.12.2018MDA

• Gennemført:1. Undervisning af vikarkops i juni

• Planlagt:1. Undervisning af nøglepersoner 13.9 og 20.9 på henholdsvis FH og

BBH

2. Undervisning af nøglepersoner tirsdag i uge 41,43 og 44 kl. 15-15:30

• Forslag til yderligere fokus for efteråret 20181. Ingen





Indsatsområder efterår 2018 indtil 01.12.2018FMK

• Gennemført:1. Lægenetværk etableret. Første møde afholdt juni

• Planlagt:1. Udervisning ultimo august/primo september med fokus på indlæg-

/udskrivelse

2. Undervisning utimo oktober/primo november med fokus indhold i EPIC2018

3. Netværksmøder hver måned

• Forslag til yderligere fokus for efteråret 20181. Afdelingsbesøg ved Nils Knudsen?





Indsatsområder efterår 2018 indtil 01.12.2018Kodning og registrering

• Gennemført:1. Sekretær netværk etableret. Rydder op i LPR2, fejlretning, fejllister,

pakkekodning, oprydning i kontakter

• Planlagt:1. Fortsat workshop med fejlretning

2. Fortsat oprydning i forhold til de lister der bliver sendt fra CIMT

3. Handleplaner for hver afdeling i forhold til pakkekodning og oprydning i kontakter






Indsatsområder efterår 2018 indtil 01.12.2018MinSP

• Gennemført:1. Pilotafprøvninger i afdeling M, F og Fys/erga afsluttet i juni

2. Informationspakke om ”At komme godt i gang med MinSP” sendt ud til afdelingerne 07.06.18

• Planlagt:1. Intet – afventer central udmelding om implementeringsplan –

kommer ultimo august 2018






Indsatsområder efterår 2018 indtil 01.12.2018

Sygeplejedokumentation

• Gennemført:1. 3 møder afholdt med fokus på at minimere fortsat

papirdokumentation. 13 gennemgået, 6 løst og 7 i proces ud af 34.

• Planlagt:1. 2 møder i henholdsvis august og september

• Forslag til yderligere fokus for efteråret 20181. Intensivere møder så papirgennemgang kan afsluttet ultimo

oktober.

2. Afventer CIMT/region i forhold til at arbejde med sammenhæng af patientplaner/vurderingsskemaer/opgavelister





Indsatsområder efterår 2018 indtil 01.12.2018Rapportering

• Gennemført:1. Johan oplyser at hospitalet er på niveau med rapporter som før SP.

Fællespostkasse til indsamling af rapportønsker etableret

• Planlagt:1. Møder pågår i BFH gruppe, mhp at lave afdelingspakker for

rapporter.

• Forslag til fokus for efteråret 20181. Etablere undervisning i afdelinger om muligheder for rapporter,

dashboard, imsamling af rapportønsker og indberetning af fejl/ændringsønsker





Indsatsområder efterår 2018 indtil 01.12.2018

Forbedringsønsker

• Gennemført:1. Ny proces for forbedringsønsker indført på BFH. Fællespostkasse

etableret

• Planlagt:1. I august – gennemgang af forbedringsønsker og prioritering (top

10) BFH

2. Samarbejde med CIMT om forbedringsønsker og Nyportal for indmeldelse af forbedringsønsker og fejl

• Forslag til yderligere fokus for efteråret 20181. At få de første forbedringsønsker gennemført





Indsatsområder efterår 2018 indtil 01.12.2018Kliniks byg

• Gennemført:1. 4 kliniske byggere uddannet, en under uddannelse. Bygget en del

til specialeoptimering, neurologi, kirurgi. Bygget enkelte best./ord. sæt, smartsæt, vurderingsskemaer

• Planlagt:

• Forslag til yderligere fokus for efteråret 20181. Endelig at få etableret planlagte byggedage

2. Deltage i afdelingsgennemgang og intensivere byg





Ansvarlige

• Kodning og registrering (Jesper Søholt, Line)

• Brugertilpasning (Annica, Sanne, Ane)

• Medicin MDA (?, Ane, Detlef)

• Medicin FMK (Nils, Sanne, Maj-britt)

• Rapportering (Johan, Bjørn, Jens, Kaspar, Mette)

• In Basket (Lisbeth, Line, Sanne og Mette Harpøth Vaabensted)

• Min Sundhedsplatform forberedelse til projekt (? Mette, Maj-britt)

• Sygeplejedokumentation (Jens, Detlef, Ane)

23Status BFH indsatsområder August 2018




Region Hovedstaden

Prioritering af temaer for 2018

23-08-2018 24

1. Optimering af arbejdsgange, herunder tid i ambulatorierne (Peter Mandrup, Region Hovedstaden)

2. Kliniske kvalitetsdatabaser (Annemarie Hvidberg Hellebek, Region Hovedstaden)

3. Tema om uddata (Beth Lilja, Region Sjælland, blev udpeget. Henset til igangværende FU sag var det VDFs vurdering, at der også er behov for en temaansvarlig fra Region Hovedstaden, hvorfor Jannick Brennum også blev udpeget)

4. Leverance af cytostatika (Steen Werner Hansen, Region Hovedstaden)

5. Integration til infusionspumper (pilot) (Susanne Poulsen, Region Hovedstaden)

6. Rationel anvendelse af antibiotika (Bettina Lundgren, Region Hovedstaden)

7. Max dosis på kemoterapi for onkologiske protokoller (analyse) (Susanne Poulsen, Region Hovedstaden)

8. Oversigtsskærme Epic Monitor (Trine Holgersen, Region Sjælland)

9. Gennemgang af rapporteringsindikatorer i SP (Janne Elsborg Larsen, Region Hovedstaden)

10. Automatisering af SER (automatisk brugeroprettelse til SP rettigheder) (Inge Paamejer, Region Sjælland)




VDF/SP bestyrelse indstillet prioritering for 2019

25

Sundhedsplatformens Vicedirektørforum har d. 5. juli 2018 prioriteret udviklingsønsker til en samlet værdi af 60 mio. kr. Region Sjælland finansierer 25% af omkostningerne. Prioriteringen er godkendt af SP bestyrelsen d. 6. august 2018.

SKAL-projekter – 25 mio. kr. (en uomgængelig aktivitet, der har til formål at opfylde indgåede forpligtelser/lovkrav)

1. Beslutningsstøtte Medicinering (del af RSI projekt)

2. E-CPR

3. SEI 2.0

4. Integration til nationalt CAVE-register (RSI-projekt)

5. FMK-Dosisdispensering

6. FMK Snitfladeopgradering (1.4.4 E2)

7. Kommunal henvisning (MedCom standard)

8. Forbedring af epikriser (MedCom standard)

KAN-projekter – 12-25 mio. kr.:

1. Optimering af medicinering

2. Sygeplejedokumentation

3. LPR3/SP 2018 optimeringer efter implementering

4. Forskning i SP

5. Kliniske kvalitetsdatabaser

6. Ibrugtagning af udestående SP 2018 funktionalitet

7. Talegenkendelse

8. Integration til pacemaker, pumper, dialyse

9. Sundhedsplatformens brugervenlighed

Tema-pulje – 10 mio. kr. • temaer er mindre

udviklingsaktiviteter, der indmeldes som ønsker fra hospitalerne. Temaer prioriteres af Sundhedsplatformens Vicedirektørforum og igangsættes løbende




Region Hovedstaden

3. Orientering om FU planen


23-08-2018 26




Region Hovedstaden

Baggrund for sagen

23-08-2018 27

• Rigsrevisionens undersøgelse af og efterfølgende beretning til Statsrevisorerne om Region Hovedstadens forberedelse og implementering af Sundhedsplatformen på Herlev og Gentofte hospital.

• Statsrevisorernes kritik af Region Hovedstaden.

• Behandling på forretningsudvalgets ekstraordinære møde d. 28. juni 2018 med beslutning om bestilling af oplæg fra administrationen med initiativer til forbedring af Sundhedsplatformen herunder deadlines.

• I det følgende præsenteres administrationens forslag til initiativer.




Region Hovedstaden

FU beslutning punkt 3b

– omdirigering af IT-ressourcer til at løse SP opgaver

Administrationen foreslår følgende fem initiativer:

28




Region Hovedstaden

1. Prioriterede SP temaer (udviklingsopgaver)

23-08-2018 29

- Fremskyndelse af SP udviklingsopgaver prioriteret af hospitalerneAllerede igangsatte SP temaer:

Steno Retinopati Specialeoptimering

Inbasket Anvendelsesoptimering

Medicinliste til børn (PÆD ERX) DVDD og DIA base

FMK Jordemødre komplekse og tværgående patientforløb

Nye hospitalsbyggerier i RSJ analyse af talegenkendelse

Nye hospitalsbyggerier i RH 1813 SP link

Afregning 2017 billeddiagnostik

Henvisninger MEdCom opdateringer

Ekko Arbejdsgange Implantat register

ADB Synonymer og søgetermer




Region Hovedstaden

Nye SP temaer prioriteret af VDF

23-08-2018Kim Veber Carlsen, Enhedschef CIMT 30

• Optimering af arbejdsgange, herunder tid i ambulatorierne

• Kliniske kvalitetsdatabaser

• Tema om uddata

• Leverance af cytostatika

• Integration til infusionspumper (pilot)

• Rationel anvendelse af antibiotika

• Max dosis på kemoterapi for onkologiske protokoller (analyse)

• Oversigtsskærme Epic Monitor

• Gennemgang af rapporteringsindikatorer i SP

• Automatisering af SER (automatisk brugeroprettelse til SP rettigheder)




Region Hovedstaden

23-08-2018 31

2. Brugertilpasning- Udpegning af SP ‘brugertilpasningsansvarlig’ på hver afdeling mhp.

lokal brugertilpasning.

- Alle læger får tilbud om en times én til én brugertilpasning. Efter at have gennemført brugertilpasning for ca. 200 læger viser den indledende evaluering, at lægerne i gennemsnit vurderer deres udbytte til over 4 på en 5 trins-skala.

3. Bedre brugeroplevelse ved indmelding af fejl og ændringsønsker- Igangsættelse af forbedringer der gør det lettere at indmelde og

følge fejl og ændringsønsker.

- Opkvalificering af CIMT’s supportere.




Region Hovedstaden

23-08-2018 32

4. Midlertidig indsats for at understøtte kliniske byggere- Omdirigering af SP certificerede hospitalsansatte til understøttelse,

afklaring og idriftsættelse af lokalt byggede tilpasning i SP, så de gennemføres hurtigere.




Region Hovedstaden

23-08-2018 33

5. Midlertidig indsats – problemknusere til akutte problemstillinger

- Nedlukning af andre it-aktiviteter og allokering af it-faglige medarbejdere til at håndtere akutte SP problemstillinger.

- Iværksættelse af en evaluering af SP drifts- og udviklingsorganisationens dimensionering, roller og kompetencer mhp. optimering




Region Hovedstaden

FU beslutning punkt 3c

– løsning af problemer med medicinering i SP

34




Region Hovedstaden

Administrationen foreslår følgende initiativer:

23-08-2018 35

- Der nedsættes en referencegruppe bestående af læger og sygeplejersker, som skal sikre, at de problemer som klinikerne oplever med medicinering udbedres. Referencegruppen skal bidrage til prioritering af yderligere forbedringer for medicinering.

Medicineringsprojektets tidsplan for levering af forbedringer:• 25 forbedringer er leveret siden 1. januar 2018

• 14 forbedringer leveres løbende til og med oktober 2018

• 17 forbedringer leveres med opgradering til SP 2018

• Ultimo september er mulighed for yderligere medicinforbedringer afdækket




Region Hovedstaden

FU beslutning punkt 3d

– nedsættelse af taskforce der kan finde en løsning på udtræk af validerede data fra SP og integration til nationale kliniske databaser

36




Region Hovedstaden


23-08-2018 37

- Der nedsættes en taskforce som får til opgave at finde løsning(er) på, hvordan der kan arbejdes med data fra Sundhedsplatformen til brug for forskning, udvikling og understøttelse af hospitalsdriften.

- Arbejdet med at sikre integration til nationale kliniske kvalitetsdatabaser fortsættes i den allerede nedsatte arbejdsgruppe, hvor der bl.a. udarbejdes en model til prioritering af kliniske kvalitetsdatabaser, med henblik på at indstille navngivne kliniske kvalitetsdatabaser til integration.




Region Hovedstaden

FU beslutning punkt 3e og 3f

– nedsættelse af taskforce der kan arbejde med at frigøre mere tid til patienterne i ambulatorierne

– bedre tilrettelæggelse af arbejdsgange i forhold til SP

38




Region Hovedstaden


23-08-2018 39

- Der nedsættes en taskforce som både får til opgave at arbejde med at frigive mere tid i ambulatorierne og at tilrettelægge af arbejdsgange bedre(punkt 3e og f)

- Taskforcen vil både omfatte udvikling af SP og harmonisering samt forbedring af arbejdsgange. Taskforcen vil indledningsvist fokusere på arbejdsgange i ambulatoriet, herunder at sikre mere tid til patienterne.

Arbejdet organiseres i fire projektspor:• Projektspor 1: Analyse af identificerede ’Best Cases’

• Projektspor 2: Behov for udvikling af Sundhedsplatformens funktionalitet

• Projektspor 3: Arbejdsgangsanalyser, data og rollefordeling

• Projektspor 4: Koordination, sammenhæng, implementering og kommunikation




Region Hovedstaden

FU beslutning punkt 3g

– indhentning af specialister fra Cambridge og/eller Epic community og specialistviden fra Statens IT-råd

40




Region Hovedstaden


23-08-2018 41

- Fortsat dialog med Cambridge University Hospitals om at skabe øget tilfredshed med Sundhedsplatformen

Eksempel fra Cambridge University Hospitals, udvikling i ‘Staff experience & engagement’:




Region Hovedstaden

Fortsat……


- Deltagelse i det årlige Epic brugergruppemøde i september 2018 (ledere og medarbejdere fra hospitaler og CIMT).

- Planlagt møde mellem det tværregionale Vicedirektørforum og en repræsentant fra Epic Emeritus program i august 2018 ang. erfaringer med klinikeres parathed og engagement ift. ibrugtagning af et nyt system.

- Dialog med Epic om igangsættelse af undervisning af hospitalernes sundhedsfaglige vicedirektører ang. Epic opdateringer.

- Kontakt til Statens IT-råd etableres.

- Løbende indhentning af supplerende rådgivning og specialistviden vedr. opbygning af SP drifts- og udviklingsorganisationen bl.a. indenfor produktionsprocesser, kompetencebehov og bemanding, Test Management og Driftsrapportering.




Region Hovedstaden

FU beslutning punkt 2

– finde ressourcer til at sætte kræfterne ind, hvor de kan løse systemets udfordringer og lette hverdagen for personalet

43




Region Hovedstaden

Udgifter ved de foreslåede initiativer

23-08-2018 44

En anden måde at opgøre udgifterne på:

• Personaleressourcer CIMT 12,0 mio. kr.

• Personaleressourcer hospitaler 13,5 mio. kr.

• Anskaffelser og specialistviden 5,7 mio. kr.

I alt 31,2 mio. kr.

Noter: *) Der er vedr. udvikling af medicinmodulet afsat midler i 2018, men der er behov for midler til den fortsatte udvikling efter 2018. Der foreligger fra VDF en indstilling om, at der afsættes 4 mio. kr. i 2019, og som indgår i SP's bestyrelsens prioritering af de afsatte udviklingsmidler i 2019.. **) Eventuelt afledte udgifter må håndteres i regionens budget 2019 prioritering

Indsats Mio. kr.

Prioriterede SP temaer (udviklingsopgaver) 2,7Brugertilpasning 12,2Bedre brugeroplevelse ved indmelding af fejl og ændringsønsker 8,7Midlertidig indsats for at understøtte kliniske byggere 1,5

Midlertidig indsats - Problemknusere til akutte problemstillinger 3,6

*)

**)

**)

2,5

31,2

Omdirigering af ressourceanvendelsen:

Medicinmodulet

Taskforce med henblik på validerede data til forskning og udvikling

Taskforce med henblik på bedre tilrettelæggelse af arbejdsgange i forhold til SP og frigøre mere tid til patienterne i ambulatorierne

Indhente specialistviden fra Cambridge, Epic Community etc.

I alt




Region Hovedstaden

Forslag til finansiering


Der tilvejebringes i 3. økonomirapport 2018 en ramme på 22,2 mio. kr. som anvendes til

• Frikøb af hospitalernes personaleressourcer 13,5 mio. kr.

• Anskaffelser og specialistviden 5,7 mio. kr.

• Vikarpulje til CIMT 3,0 mio. kr.

• I alt 22,2 mio. kr.

CIMT finansierer selv omprioritering af egne personaleressourcer for i alt 9 mio. kr.




Region Hovedstaden

- Uddybning af initiativ vedr. support


23-08-2018 46




Region Hovedstaden

Dialog med hospitalerne

- workshop 6. juli

Sundhedsplatformen 47

• Udgangspunkt i beslutningerne i Forretningsudvalget

• Hvor er udfordringerne på supportsiden?

• Hvad kan forbedres?

• Hvad skaber størst værdi for hospitalerne?

• Åben, konstruktiv og realistisk dialog




Region Hovedstaden

Hovedpunkterne fra hospitalerne


- CIMT’s indmeldingsportal skal forbedres.

- Den indledende vurdering og kategorisering af indmeldinger skal styrkes.

- Hospitalerne skal kunne følge indmeldingerne.

- Håndtering af organisationsændringer skal styrkes.

- Etablering af rollen som Brugertilpasningsansvarlig.




Region Hovedstaden

CIMT’s indmeldingsportal skal forbedres


Sundhedsplatformen

Akutte SagerRing på 38648080

Bestil nyt Bruger og Adgange Ændringer

Forslag til nyt Vejledninger og Spørgsmål

Bestillinger




Region Hovedstaden

Vurdering og kategorisering af indmeldinger skal styrkes


• I dag: Indmeldinger fordeles i 50+ grupper og løses decentralt




Region Hovedstaden

Vurdering og kategorisering af indmeldinger skal styrkes


• Der etableres et centralt ”Level 2” team, der samplaceres med Operation Center –byggeorganisationens enhed til løsning af fejl.

• Effekt: Hurtigere og bedre hjælp. Fokus på færre indmeldinger.




Region Hovedstaden

I dag: Hospitalerne kan ikke følge indmeldingerne


• I dag: Kun CIMT har adgang til indmelding-systemet (SNOW).

• Alle kan melde ind og hospitalerne har ikke føling med egne problemområder.




Region Hovedstaden

Hospitalerne skal kunne følge indmeldingerne


• På hvert hospital gives 2-3 SP-koordinatorer adgang til indmeldingssystemet

• Hospitalerne kan løse, prioritere og opnå overblik over egne indmeldinger.

• Effekt: Indsigt og ejerskab på hospitalerne. Færre enslydende indmeldinger. Forebyggelse. Lettere at være kliniker.




Region Hovedstaden

Håndtering af organisationsændringer skal styrkes


• I dag: Byggeressourcer er fokuseret mod kritiske fejl og SP18/LPR3 – såkaldt frozen zone. Hospitalerne får ikke håndteret deres organisationsændringer i Sundhedsplatformen.

• Hospitalerne tilfører tidligere AC’ere (2-3) til Operation Center. Organisationsændringer kan udføres.

• Effekt: Stor gene i dagligdagen elimineres.




Region Hovedstaden

Etablering af rollen som Brugertilpasningsansvarlig


• I dag: Ingen defineret rolle. Begrænset ensartethed i opsætning. Uforløst potentiale.

• Definition af rolle og opgaver. Udvikling af uddannelse.

• Kompetenceopbygning for 200 Brugertilpasningsansvarlige.

• Igangsætning og etablering af rollen.

• Afdelingsvis ensretning, tæt samarbejde med klinisk bygger.

• Effekt: Der spares tid og klik, nyansatte får opdateret brugergrænseflade, SP udnyttes som designet, øget tilfredshed.




Region Hovedstaden

Spørgsmål?





Region Hovedstaden

4. Drøftelse af talegenkendelsePilotprojekt juli – oktober 2018


23-08-2018 57




Region HovedstadenCenter for It, Medico og Telefoni

58

Klassisk diktering• Lægen dikterer, lægesekretær

renskriver og spørger ved tvivl• Lægesekretæren navigerer til rette

sted i journal og lægger teksten ind

• Funktioner:• Tale til tekst

Talegenkendelse• Lægen indtaler tekst direkte ind i

journalen og kvalitetssikrer selv• Lægen navigerer til rette sted i

journalen og indtaler tekst direkte

• Funktioner:• Tale til tekst• Navigation som stemmekommando• Workflows som stemmekommando• Fraser og skabeloner





Funktioner i talegenkendelse

59

Forventet effekt*:• Færre klik

• Hurtigere arbejdsgange

• Bedre dokumentation

• Højere bruger-tilfredshed

*PubMed Central: Provider Adoption of Speech Recognition and its Impact on Satisfaction, Documentation Quality, Efficiency, and Cost in an Inpatient HER

”Region Midtjylland vil ikke udbrede talegenkendelse”Artikel bragt af Region Midtjylland d. 27. juni 2018




http://www.rm.dk/om-os/organisation/it/nyheder/2018/talegenkendelse-skal-ikke-udbredes-i-region-midtjylland/


Pilotprojektet – In brief

60

• I et samarbejde med to eksterne leverandører med erfaring indenfor området, er der udarbejdet forslag til et kort pilotprojekt

• Pilotprojektet igangsættes efter aftale med formandskabet for SP Vicedirektør Forum

• Pilotprojektet skal afdække fordele og ulemper ved anvendelse af talegenkendelse

• Anvendelse af talegenkendelse forventes at:• Forbedre brugeroplevelse for klinikere

• Høje kvalitetsniveau i dokumentationen

• Øge effektivitet i arbejdsgangene





61

Inddragelse af klinikkenNeurologisk afdeling i Roskilde14 til 17 læger og sygeplejersker

• Behov og mål• Demo• Workflows• Spørgeskema

Opstart• Kick-off• Personlig

træningUddannelse

• Afprøv workflows

• Onsitetræning

• Ordbogsadm.

Afprøvning• Spørgeskema• Dialog om

resultaterEvaluering





Overordnet tidsplan

62

August 2018 September 2018 Oktober 2018





63

LIVE DEMO (5 MIN.)Inkl. kort forklaring af, videoens indhold




Region Hovedstaden

5. Drøftelse vedrørende optimering af arbejdsgange - Taskforce Arbejdsgange og Ambulatorier- Eksempler

SP DialogforumMandag den 20. august 2018

23-08-2018Peter Mandrup Jensen 64




Region Hovedstaden

Disposition

23-08-2018 65

• Projektet ”Taskforce Arbejdsgange og Ambulatorier” v/PMJ:

• Præsentation

• Dialog og input til arbejdet – herunder referencegruppe

• Eksempler v/PS:• Eksempler på optimering af arbejdsgange,

brugertilpasning mv.

• Dialog - spørgsmål/svar




Region Hovedstaden

Baggrund

23-08-2018 66

• Regionsrådets forretningsudvalg har 28/6 bestilt:

• At der nedsættes en taskforce med deltagelse af klinikere, hvis opgaver er at se på, hvordan der kan frigøres mere tid til patienterne i ambulatorierne

• At der kigges på, om arbejdsgangene i forhold til SP kan tilrettelægges bedre

• FU har den 14/8 anbefalet:

• At godkende initiativ til nedsættelse af en taskforce, som i første omgang fokuserer på at forbedre arbejdsgange i ambulatorierne og på baggrund af denne viden ser nærmere på arbejdsgange og rollefordeling i forbindelse med anvendelsen af Sundhedsplatformen




Region Hovedstaden

Status

23-08-2018 67

• SP Vicedirektørforum (VDF) har nedsat en taskforce, Taskforce Arbejdsgange og Ambulatorier

• Arbejdet bliver organiseret i tre projektspor:• 1. Analyse af identificerede ‘Best Cases’

• 2. Arbejdsgangsanalyser, data og rollefordeling

• 3. Behov for udvikling af Sundhedsplatformens funktionalitet




Region Hovedstaden

Formål

23-08-2018 68

• Klinikcentreret fokus på at identificere og udvikle mere hensigtsmæssige arbejdsgange, forbedre systemunderstøttelsen samt optimere rollefordelingen ud fra et ”triple aim” perspektiv:

• Faglig kvalitet

• Patientoplevelse

• Effektivitet

• Og fokus på øget tilfredshed blandt medarbejdere med arbejdsgange og systemunderstøttelsen




Region Hovedstaden

Sammensætning af taskforce

23-08-2018 69

• Peter Mandrup Jensen, Region Hovedstaden, Nordsjællands Hospital, Vicedirektør (formand)

• Vicedirektør fra sygehus i Region Sjælland (næstformand)

• Overlæge, Region Hovedstaden

• Overlæge, Region Hovedstaden

• Overlæge, Region Sjælland

• Ledende sygeplejerske, Region Hovedstaden

• Ledende sygeplejerske, Region Sjælland

• Ledende lægesekretær, Region Hovedstaden

• Kim Veber Carlsen, CIMT (seniorleverandør)

• Kvalitetschef, Region Hovedstaden

• Enhedschef, SP-Enheden (CIMT)




Region Hovedstaden

Spor 1: Analyse af identificerede ‘Best Cases’

23-08-2018 70

• Sporet har til opgave at analysere de ’Best Cases’, som identificeres og meldes ind fra hospitaler og sygehuse




Region Hovedstaden

Spor 2: Arbejdsgangsanalyser, data og rollefordeling

23-08-2018 71

• Sporet har til opgave at analysere de udvalgte arbejdsgange

• Udvikling af metode til at definere baseline (udgangspunkt for måling) og herved måle/estimere forbedringer




Region Hovedstaden

Spor 3: Behov for udvikling af Sundhedsplatformens funktionalitet

23-08-2018 72

• Sporet har systemperspektiv mhp. at understøtte taskforcens opgaver

• Har til opgave at analysere systemet og vurdere, hvad systemet har af muligheder for at understøtte forbedringer i arbejdsgangene

• Ændringer, der kræver byg i Sundhedsplatformen, skal prioriteres af VDF




Region Hovedstaden

Hvordan skal vi arbejde i projektet?

23-08-2018 73

• Indsatsen er et af 10 indsatsområder, som de to regioners Vicedirektørforum (VDF) har prioriteret

• Taskforcen fokuserer på at forenkle og forbedreudvalgte arbejdsgange i ambulatorierne og it-understøttelsen heraf - herunder at sikre mere tid til patienterne i ambulatoriet.




Region Hovedstaden

Principper for arbejdet 1/2

23-08-2018 74

• ’Best Cases’ på de enkelte hospitaler og sygehuse er udgangs- og omdrejningspunktet

• Arbejdsgange og it-understøttelse tænkes sammen i et forbedringsperspektiv

• Korte procesforløb på ca. 3-4 uger

• Der udarbejdes konkrete forslag til forenkling af arbejdsgange og bedre it-understøttelse, der afslutningsvist samles op i et katalog




Region Hovedstaden

Principper for arbejdet 2/2

23-08-2018 75

• Gennemsigtighed i projektet

• Løbende opfølgning på fremdriften

• Åben dialog

• De Sundhedsfaglige Råd kan inddrages

• Referencegruppe – hvordan?




Region Hovedstaden

Fokus på implementering (!)

23-08-2018 76

• Typisk vores akilleshæl?

• Forbedringer skal have gennemslagskraft i dagligdagen

• Hospitaler, sygehuse og afdelinger skal redskaber til at implementere forbedringerne på den bedst mulige måde




Region Hovedstaden

Vi går til arbejdet med lydhørhed, ydmyghed og optimisme

23-08-2018 77




Region Hovedstaden

6. Status på SP18 og LPR3


23-08-2018 78




Vurdering af mulige scenarier for SP18 tidsplan

Fredag den 6. juli, blev det aftalt mellem Sundheds- og Ældreministeriet og Danske Regioner, at overgangen til LPR3 udskydes op til fire måneder.

Region Sjælland og Region Hovedstaden har skullet beslutte, om SP18 opgraderingen af Sundhedsplatformen skal ske med ibrugtagning den 3. november (dvs. baseret på LPR2) fulgt af en anden ibrugtagning 1. marts (LPR3), eller om der skal foretages en samlet opgradering (SP18 baseret på LPR3) primo februar 2019.

Scenarie Samlet Go-live

Ibrugtagning på begge opgraderinger fastholdes til at ske samtidig.

Scenarie Split Go-live

Den oprindelige dato for opgraderingen af SP2018 fastholdes til ibrugtagning den 3. november 2018, mens ibrugtagning af LPR3 skydes til den 1. marts 2019.

79




Anbefaling• Rammen for analysen har været at levere forbedringer til hospitalerne hurtigst muligt samtidig med at kvaliteten i

opgraderingen fastholdes.

• Analysens overordnede resultater:

• Begge scenarier er teknisk mulige

• Split scenariet forudsætter en del dobbeltarbejde, men også dublering af testmiljøer til laboratorie- og røntgensystemer samt omskrivning af testcases. Dublering af testmiljøer vil tage 2-4 måneder.

• Split scenariet medfører at byg af funktionalitet, test og uddannelse lapper over og at konsekvenserne kan betyde, at slutbrugeren undervises i noget forkert.

• 2 omfattende implementeringer indenfor 4 måneder giver høj risiko for at SP18 og LPR3 ikke er tilstrækkeligt testet/fejlrettet.

• Det anbefales derfor at vælge det Samlet Go-live scenarie med go-live primo februar, som vil medføre

Højere kvalitet af byg og test

Bedre uddannelse

Mere funktionalitet inkluderes i opgraderingen

Derudover undersøges muligheden for at inkludere yderligere forbedringer i samarbejde med Epic og SP governance

80




Eksempler på yderligere forbedringer (som skal analyseres nærmere!)

• Yderligere specialegennemgang

• Fejlrettelser af Smart Links

• Konfigurerbare medicinforbedringer

• Forbedring af InBasket

• Stuegangsnavigatorer

• Optimering af fødselsnotat

• Autoopkobling af apparatur på anæstesi

81




82

Juni Juli August September Oktober November December Januar Februar Marts

Byg fase 1 & 2& App test

Integrations udvikling 1 inkl NF test1813, ADT, Astraia, Biztalk rsj, CDA, Formatex, Milou

IWF test

Integrationsudvikling 2 inkl NF test

PPJ, Aria, EKG Muse, Medcom

Byg Fase 3& App test

Slutbruger test

Regressions test

Epic leverancer

SIT 1 & 2

Int. Udv. 3 & NF testRadiologi Regsj og RegH

SIT 3

App: ApplikationstestSIT: System integrationstestNF: Normal flow testIWF: Integrated workflow test

SPN/SUB udd.

CU/KIK udd.

Kliniknær uddannelseSlutbruger test Periode med

øget support

Man

uel k

onve

rter

ing

og c

utov

er

Auto. Data konv.

SDS leverancer

SDS aflevere den endelige og fejlfrie løsning (mindre ændringer)

Tilret udd.

materiale

Go-livefebruar 2019

Radiologi regr. Test

Byg Fase 4 & App

test

Scripts for IWF test Regr. test




Region Hovedstaden

7. Aktuelt


23-08-2018 83




Region Hovedstaden

8. Dagsorden til næste møde


23-08-2018 84




Documents

MØDETIDSPUNKT - Region H