Mc-030 Map de Req de Negocio Clientes Convenios

Mapeo de Requerimientos

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OUM

MC.030 MAPEO DE REQUERIMIENTOS DE NEGOCIO

CLIENTES Y CONVENIOS

Grupo Christus Muguerza

Autor: Consultoría Organizacional y Sistemas Informáticos

Juan Alfredo Blancas Velázquez

Fecha de creación: 28 de marzo de 2014

Fecha de actualización: 09 de mayo de 2014

Versión: 2.3

Revisores:

Luz del Carmen Muñoz Hernandez:Desarrollo de Sistemas | Tecnología de Información

Raúl Juárez CiriloArquitecto Oracle Siebel CRM

Mapeo de requerimientos

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1 CONTROL DEL DOCUMENTO

1.1 Registro de Cambios2

Fecha Autor Versión Referencia/Comentario

20 de marzo de 2014 Juan Alfredo Blancas Velázquez 1.0 Creación de documento.31 de marzo de 2014 Eduardo Alberto Álvarez

Sánchez1.0 Modificación del documento, de

acuerdo a Matriz de Requerimientos clientes y convenios.

2 de abril de 2014 Eduardo Alberto Álvarez Sánchez

1.1 Se agrega detalle de mapeo de procesos.

10 de abril de 2014 Juan Alfredo Blancas Velázquez 2.0 Revisión y corrección del documento.

15 de abril de 2014 Jesus Israel Piña Escobedo 2.1 Revisión, corrección de formato y modificación de alcance.

23 de abril de 2014 Eduardo Alberto Álvarez Sánchez

2.2 Modificación de documento. Se agregó el proceso de prospección de clientes.

09 de mayo de 2014 Jose Carlos Leal Doria 2.3 Modificaciones de documento en base a observaciones de Usuario

1.2 Aprobadores

Nombre Rol dentro del proyecto iSAC

Puesto de trabajo Nombre y Firma

Luz del Carmen Muñoz Hernández Líder de Proyectos Líder de Proyectos

Arturo González Guajardo

Líder funcional Precios y Paquetes (Productos) Gerente Comercial

Elieth Rocio Sánchez Oliva

Apoyo funcional Admon. Precios Coordinador Precios

Maria del Roble Mata Ortiz

Apoyo funcional Admon. Precios y Paquetes Jefe de Precios

Irma Esthela Castañeda Alcalá

Apoyo funcional Admon. Paquetes Coordinador de

Paquetes

Isabel Velázquez Barrón

Apoyo funcional Admon. Convenios /

Contratos/ClientesCoordinador de

Convenios

Ana Alicia Sáenz Soto

Apoyo funcional Admon. Convenios /

Contratos/ClientesAnalista Sr. Convenios


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Contenido

1 Control del documento............................................................................................. ii

1.1 Registro de Cambios................................................................................................... ii1.2 Aprobadores................................................................................................................ ii

2 Control de Requerimiento – Clientes y Convenios................................................1

3 Fuente de Mapeo – Clientes y Convenios...............................................................2

4 Descripción del Requerimiento...............................................................................3

4.1 Gestión de Clientes.....................................................................................................34.2 Gestión de Convenios.................................................................................................6

5 Mapeo de la Solución................................................................................................7

5.1 Componentes de la Solución......................................................................................75.1.1 Mapeo de Proceso..........................................................................................75.1.2 Creación de Productos.................................................................................23

5.2 Mejora al Proceso.....................................................................................................265.3 Área de Oportunidad Identificada..............................................................................265.4 Interfaces..................................................................................................................26

Temas Abiertos y Cerrados.......................................................................................................27

5.5 Temas Abiertos.........................................................................................................275.6 Temas Cerrados.......................................................................................................27


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2 CONTROL DE REQUERIMIENTO – CLIENTES Y CONVENIOS

# de Requerimiento

Módulo/ProcesoDocumento fuente de requerimiento

Línea SubprocesoTipo

Solución(Fit / GAP)

¿Dentro Alcance?

CLI001 Gestión de ClientesMatriz de Requerimientos – v3.6

2.17.1.A.a Alta de Cliente GAP Si


2.17.1.A.b Alta de Cliente GAP Si


2.17.2Revisión de checklist de Cliente

GAP Si


2.17.3Desactivación de Cliente

GAP Si


2.17.4Desactivación de Domicilio

GAP Si


2.17.5Actualización de Cliente

GAP Si


2.17.6 Asignar Contacto GAP Si


2.17.7 Carga Inicial GAP Si


2.17.8Identificar Clientes Credialivia

GAP Si

CLI_RN001 Gestión de ClientesMatriz de Requerimientos – v3.6

2.17.9Validaciones para clientes Credialivia

GAP Si


2.17.10Validación de campo de RFC

GAP Si


2.17.11Validación de campo de CURP

GAP No


2.17.12 Reporte de Clientes GAP No


2.17.13 Interfaz de Clientes GAP Si

CLI012 Gestión de ConveniosMatriz de Requerimientos – v3.6

2.18.1 Alta de Convenios GAP Si


2.18.2Carga Masiva de Convenios

GAP Si


2.18.2Carga Masiva de Convenios

GAP Si

CLI_RN004 Gestión de ConveniosMatriz de Requerimientos – v3.6 2.18.3

Desactivación de Convenio Automática

GAP Si


2.18.4Reporte de Convenios

GAP SiI

CLI016 Gestión de ConveniosMatriz de Requerimientos – v3.6 2.18.5

Validación de tipo de descuento Pronto Pago

GAP Si


Validación de tipo de descuento Puntualidad

GAP Si


Validación de tipo de descuento Puntualidad

GAP Si


2.18.8Interfaz de Convenios

GAP Si



GAP Si



GAP Si


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3 FUENTE DE MAPEO – CLIENTES Y CONVENIOS

# de Requerimiento

Documento de Caso de Uso Referencia Nombre Caso de Uso Core (S/N)

Prioridad (Alta/Media/Baja)

CLI001 RA-024 CASO DE USO GESTION CLIENTES CONVENIOS

Gestión de Clientes y Convenios

S Alta



S Alta



S Alta



S Alta



S Alta



S Alta



S Alta



S Alta

CLI_RN001 RA-024 CASO DE USO GESTION CLIENTES CONVENIOS


S Alta



S Alta



S Alta



S Alta



S Alta



S Alta



S Alta



S Alta



S Alta



S Alta



S Alta



S Alta



S Alta



S Alta



S Alta



S Alta



S Alta


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4 DESCRIPCIÓN DEL REQUERIMIENTO

A continuación se muestra el detalle de la descripción del requerimiento.

4.1 Gestión de Clientes

Objetivo Crear y/o modificar un cliente para ser utilizado en los respectivos convenios con el objetivo de darle el seguimiento adecuado.

Actividades Principales del Proceso

a. Registro de clientes nuevos.b. Validación de documentos.c. Modificación y/o actualización del cliente.d. Asignación de contactos.e. Desactivación de clientes.f. Desactivación de domicilios.g. Generación de reportes.

Detalle del Proceso

a. Se podrán agregar nuevos clientes ya sea tipo Organización, o tipo Particular, los campos a capturar serán los siguientes:

1. DATOS GENERALES DEL CLIENTE

Req.

Campo Descripción Longitud esperada

TIPO_CLIENTEDescribe si es organización o Persona

S/N

NOMBRE_CLIENTENombre del cliente o razón Social

S/N

RFC_CLIENTERFC registrado en SAT del cliente

S/N

CLASE_CLIENTEClasificación de acuerdo al tipo de Cliente

S/N

ESTATUS_CLIENTE Activo o inactivo (Cliente) S/NCATEGORIA_CLIENTE Categoría del Cliente S/N

CLASE_PERFILDe Acuerdo a la clasificación del cliente

S/N

Sucursal

(Domicilio) Es la parte que contiene los datos de dirección, contacto, El cliente puede tener múltiples sucursales, pero por lo menos 1

S/N

APELLIDO Apellido del Cliente


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b. Se deberá realizar un chequeo (checklist) de los documentos que se le hayan solicitado al cliente, así como los que proporciona GCM.

Documentación que proporcionará cliente: Acta Constitutiva

Escritura del Poder General de Administración del Apoderado Legal

Identificación Oficial de Apoderado Legal

Constancia de Alta en el SAT (R-1)

Constancia del RFC

Comprobante de Domicilio Fiscal (no mayor a tres meses)

Copia del Gafete de la Empresa ó Credencial de Gastos Médicos Mayores con nombre de la empresa ó Carta pase

Procedimiento de Ingreso para la atención del Paciente en las UdeN Hoja contacto para Autorizaciones con Nombres y teléfonos Celulares.

Documentación que proporcionará Christus Muguerza

Carta de Acuerdos Comerciales (con información general del producto y con códigos de servicio) Solicitud de Crédito Formato Alta de Cliente

c. Se necesitará modificar y/o actualizar datos del cliente cuando la información brindada al momento del registro haya cambiado por alguna razón.

d. Se podrán asociar “N” contactos a las direcciones que estén dadas de alta en el catálogo.

e. Se podrán desactivar clientes dependiendo de las políticas de GCM (Vigencia de Convenios).

f. Se podrá desactivar algún domicilio del cliente, al menos como requisito debe de existir por lo menos uno asignado.

g. Se podrán generar reportes con la información que exista en el sistema sobre el cliente (Cuenta y Sucursales). La información de Sucursales es la siguiente:

Req. Campo Descripción Longitud esperadaPAÍS País del Cliente S/N

DOMICILIOCalle y numero del Domicilio del cliente

S/N

COLONIA Colonia Del cliente S/NDELEGACIÓN Delegación del cliente S/N

CIUDADCiudad donde está ubicado el cliente

S/N

ESTADO Estado S/N


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DISTRITOClasificación del Domicilio

S/N

CP Código Postal del cliente S/NCATEGORIA_DIRECCION Categoría Cliente (h-e-a)

ESTATUS_DIRECCIONEstatus de la Dirección (Activo Inactivo)

ESTATUS_CONTRATOEstatus de Contrato que se maneja con el cliente

GEN_NOTA_CARGOIdentifica si el cliente generara nota de cargo o no

CTA_DEP_CTECuenta con la que el cliente paga

CAL_DIAS_RECIBEDías que el cliente recibe papelería de cobro

CAL_DIAS_PAGA Días que el cliente paga

P_USO_SITEPropósito Negocio del domicilio

COD_IMPUESTOIVA que corresponde al cliente

TERR_VENTASZona hacia dónde va el cobrador

CLASE_DEMANDAClase de demanda del cliente

ORGSucursal en donde se dará de alta el cliente

CLASE_PERFILDe Acuerdo a la clasificación del cliente

COBRADORPersona que tiene la cartera del cliente

CLASIFICA_CREDClasificación de acuerdo al riesgo de crédito.

CLAS_RIESGO_PAGOClasificación de Crédito en base al riesgo de pago

P_CICLO_REVISIONCiclo de revisión de Cartera

ESTADO_CUENTA ‘PERMANENTE’

TERMINO_PAGOTermino de Pago del cliente (Días)

Vigencia del Contrato Fecha fin del contrato


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4.2 Gestión de Convenios

Objetivo Registrar de forma fácil y ágil los convenios que se requieran crear para realizar la asociación correspondiente a los clientes que necesitan de uno o más.

Actividades Principales del Proceso

a. Creación de nuevos convenios.b. Modificación y carga inicial masiva de convenios.c. Generación de reportes.d. Validación de información.

Detalle del Proceso

a. Se realizará la creación de nuevos convenios con el objetivo de asociarlos a los clientes, los campos a capturar información son los siguientes:

1. DATOS CONVENIO

Req. Campo Descripción Longitud esperada

Identificador de Sucursal de Cliente

Número del Cliente al que está asignado el Convenio

S/N

Tipo de Descuento Tipo de descuento (Lov) S/NDías de Plazo Días de plazo S/NSegmento1 del artículo Solicitado Primer Segmento del Artículo Solicitado S/NSegmento2 del artículo Solicitado Segundo Segmento del Artículo Solicitado S/NSegmento3 del artículo Solicitado Tercer Segmento del Artículo Solicitado S/N

Categoría de ArtículosNombre de la Categoría para los que aplica el descuento

S/N

Porcentaje de descuento Porcentaje Asignado al Descuento S/NAMOUNT_DISCOUNT Monto que se le Asigna al Descuento

Fecha de inicio de convenioFecha a partir de la cual el descuento está activo

Fecha Fin del ConvenioFecha a partir de la cual el descuento está Inactivo

Calendario de Días Descripción del Calendario (Lov)Unidad Operativa SucursalSubinventario de procedencia Estación que hizo el cargo a la Cta, Px.

Aprobado Estatus del ConvenioPara interfaz

Nivel de Precios Nivel de Precios MedsysPara interfaz

b. En caso de que se requiera modificar información relacionada con los convenios actuales, se podrá realizar dicha modificación de manera masiva.

c. Se podrán generar reportes sobre los convenios actuales registrados en el sistema.


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d. Se validara que la información de ciertos campos (días plazo, calendario, articulo y grupo de productos) no se encuentren nulos.


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5 MAPEO DE LA SOLUCIÓN

5.1 Componentes de la Solución

5.1.1 MAPEO DE PROCESO

Las siguientes pantallas muestran el flujo que deberá seguir el usuario de la aplicación CRM Oracle Siebel para realizar la gestión de Clientes y Convenios.

1. Prospección/Venta.

2. Creación de Convenio.

3. Importar archivo de miembros.

4. Agregar información del censo.

5. Agregar clases de empleados.

6. Diseño de planes de productos.

1. Atributos del producto.

2. Clases del producto.

3. Matriz de clases del producto.

4. Banda de tarifas de clase de producto.

5. Reconfiguración de Productos.

7. Generación de propuestas.

8. Gestión informes de suscripción

9. Agregar miembros.

8.1 Inscribir miembros.

10. Agregar beneficiarios.

11. Creación de planes de pago.

12. Activación del convenio.

13. Generación de cliente.


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A continuación se muestra el detalle de los pasos antes mencionados.

1. Prospección/Venta

Generación y registro de Prospecto.

La generación y registro del Prospecto se deberá llevar a cabo en la entidad de Cuentas creando un nuevo registro tipificando a la Cuenta como Prospecto.

Captura de datos de Prospecto.

La captura de información del Prospecto se deberá llevar a cabo en la entidad de Cuentas creando un nuevo registro y llenando la información necesaria.


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Creación de Oportunidad.

Una vez que se haya capturado la información del Prospecto se debe proceder a la creación de la Oportunidad con base en la información del (los) producto(s) de interés que este haya proporcionado.

En la vista Oportunidades de la Cuenta en la Pantalla Cuentas se debe crear el registro de Oportunidad para que esta quede asociada a la Cuenta.

El usuario deberá profundizar en el registro de la Oportunidad para navegar a la vista Más información y así poder llenar el registro con el mayor detalle posible.


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Como información asociada a la Oportunidad se debe:

Registrar el (los) producto(s) de Convenios en el (los) que el Prospecto se encuentra interesado.

Si aplica, realizar las evaluaciones correspondientes que permitan determinar la posibilidad de cierre de la Oportunidad.

La Cuenta asociada a la Oportunidad (de manera automática el Prospecto queda asociado a la Oportunidad).

Registrar las Actividades asociadas a la Oportunidad y que deban llevarse a cabo para gestionar el cierre de la Oportunidad.

Los Productos asociados a la Oportunidad se deberán agregar en la vista Productos de la Pantalla Oportunidades.

Las Evaluaciones de la Oportunidad se deberán crear en la vista Evaluaciones de la Pantalla Oportunidades.


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Las Actividades asociadas a la Oportunidad se deberán agregar en la vista Actividades de la Pantalla Oportunidades.


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Generación de la Póliza/Oferta económica (Convenio).

Cómo parte de la gestión de la Prospección/Venta del Convenio se genera un registro de Oferta económica asociado al Prospecto, esto para que el registro quede asociado directamente a la Oportunidad y a la Cuenta respectivamente.

El registro se crea con un identificador único que permite su consulta en la aplicación.

Esto se debe realizar en la vista Pólizas/Oferta económicas de la Pantalla de Oportunidades.

Asociación del Convenio (Póliza Grupal) a la Cuenta.

Una vez creado el registro se debe profundizar en el mismo para navegar a la vista Censo de la Póliza en la Pantalla Pólizas colectivas.

En esta vista se debe comenzar a registrar el detalle del Censo de la Póliza con los atributos parámetros necesarios.

2. Creación de Convenio.


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En la vista Lista de Convenios se realza la creación de registros de Convenios. Cada Convenio cuenta con un identificador único.

Se podrán crear diferentes tipos de convenios en un mismo cliente los cuales se manejarán de la siguiente manera:

Tipo de Convenio por Pronto Pago:

Este convenio aplica referente a un calendario y a una cantidad de días que se establece, en el que puede aplicar este tipo de descuento, el cual es modificado por el usuario.

Tipo de Convenio por Puntualidad:

Este convenio aplica referente a un calendario y también este es modificado por el usuario en cuanto a que lleva.

Tipo de Convenio de Facturación:

Este convenio aplica justamente solo cuando se factura, aplicando descuento con valor negativo y debe de llevar nivel de precios.

Cuando un cliente este desactivado no se permitirá realizar transacciones que deban ser enviadas a eBusiness, esto es, aplicar pagos o generar notas.

Se podrán desactivar clientes dependiendo de las políticas de GCM (Vigencia de Convenios).

Los domicilios asociados al cliente podrán ser desactivados, pero se guardará un histórico de los mismos.

3. Importar/agregar archivo de miembros con información de censo.


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Los datos de los miembros podrán ser importados desde un archivo de texto (Carga en tipo de Texto Excel) para ingresar a la aplicación la información de los mismos.

Se podrá añadir información del censo para las empresas que soliciten una cotización o propuesta para un Convenio.

Los miembros se refieren a las personas que están asociadas al convenio en el caso de las membresías o al tipo de cliente como los derechohabientes.

4. Agregar clases de empleados


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Se podrán añadir diferentes clases de empleados de los miembros del grupo a los que se les ofrecen diferentes productos, especialmente las de los grupos más grandes.

La clase de empleados hace referencia a los puestos de trabajo de la organización que desea realizar la contratación del convenio.

5. Diseño de planes de productos


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El diseño de los planes de productos hace referencia a la creación de convenios con el detalle de los atributos que correspondan. A continuación se muestra un ejemplo:

Se podrán diseñar planes de Convenio mediante la adición de información sobre productos, clases de productos y las tarifas.

1. Atributos del producto

Se mostrarán los atributos que contiene el producto.

2. Clases del producto

Se utilizará la vista de clases del producto para seleccionar las clases de empleados que se asociarán con el producto seleccionado.

3. Matriz de clases del producto.

En esta vista se asociarán las clases de los empleados con el producto seleccionado.


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4. Banda de tarifas de clase de producto

Se utilizará esta vista para asociar una tarifa con el Producto/Clase seleccionado.

5. Reconfiguración de Productos.

Se podrán reconfigurar dinámicamente los productos personalizables con el botón Personalizar.


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6. Generación de propuestas

Una propuesta es una oferta por escrito para una política y se podrá crear desde la vista Propuestas dentro de la pantalla de Convenio.

7. Gestión informes de suscripción

Se deberá utilizar la vista de Informes de suscripción para recopilar y gestionar la información de la suscripción.


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8. Agregar miembros.

Después de que un cliente acepta un plan de Convenio se podrán añadir o hacer cambios a los miembros elegibles. Los miembros elegibles pueden aceptar o rechazar las coberturas del Convenio, los miembros que acepten la cobertura pueden inscribirse en el plan.

9. Inscripción de miembros.

Se utilizará la vista de Inscripción para inscribir a los miembros elegibles, incluyendo el miembro principal y sus dependientes, que aceptan la cobertura en el plan.


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10. Agregar beneficiarios

Se podrán añadir o hacer cambios a los beneficiarios de las Convenio.

11. Creación de planes de pago.

Se podrán establecer planes de pago, incluyendo los detalles sobre los métodos de pago, por las Convenio.


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12. Activación del convenio.

Una vez que el Prospecto aceptó las condiciones en las que se ofreció el Convenio y se establecieron los planes de pago el estado del registro deberá ser cambiado a estado Activo.

13. Generación de cliente

Cierre de la Oportunidad (ganada o perdida).


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Una vez que el Convenio se cambió a estado Activo la Oportunidad se ganó y se debe cerrar la misma con una probabilidad de 100%, de lo contario indica que la Oportunidad se perdió y que se debe cerrar la misma con una probabilidad de 0%.

Generación de Cliente

Una vez que el Convenio se cambió a estado Activo y la Oportunidad se ganó el Prospecto debe cambiar a tipo Cliente y estado Activo.


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5.1.2 CREACIÓN DE PRODUCTOS

Administración de Producto.

Las siguientes pantallas muestran el proceso que debe de seguir el Administrador de Productos para realizar la creación de los productos tipo convenio con los atributos y detalles que se requieran.

1. Creación de productos

Se creará el producto con los parámetros y datos necesarios.

2. Creación de Definición de Atributos

Se crearán los atributos necesarios para el producto creado.

3. Creación de la Clase del Producto


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Se creará una clase del producto la cual se asociará al producto creado.

4. Categoría del producto.

La categoría de los Productos para Convenio es Seguro de grupo, esta categoría se selecciona en el producto vista Más información campo Categoría de pantalla Administración - Producto.

Ver Punto 6.1.2 Creación de Producto.

5. Tarifas del producto.

En la Pantalla Administración - Producto se deberá ubicar la pestaña Más información para seleccionar la sub pestaña Productos de salud y colectivos, se llenara la información necesario de las tarifas del producto que se quiera asociar al Convenio.


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Las tarifas de los productos hacen referencia a los pagos que deberán realizarse de deducible y prima para el convenio cuando estos apliquen.


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5.2 Mejora al Proceso

Se identificaron las siguientes mejoras a los procesos:

Identificación de Clientes.

o Se contará con un identificador único de cliente que permitirá su plena identificación en la aplicación (esto aplica para clientes particulares e institucionales).

5.3 Área de Oportunidad Identificada

NA.

5.4 Interfaces

El Sistema CRM cuando cree o modifique información referente a Clientes y Convenios la enviara al sistema Medsys.


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TEMAS ABIERTOS Y CERRADOS

5.5 Temas Abiertos

Número Tema Descripción Responsable Fecha Fecha de resolución

T-01Estatus Suspendido, para

clientes.(Tema de cobranza)Tema de cobranza al inactivar un cliente.

Jose Carlos Leal Doria

28-Abril-2014 29-Abril-2014

T-02Autorización de Planes y pólizas para unidades en

general.

Pólizas que aplican a múltiples unidades


28-Abril-2014 29-Abril-2014

T-03archivo de texto(Carga en tipo

de Texto Excel)Proceso de Cargas de

MiembrosJose Carlos Leal Doria

28-Abril-2014 29-Abril-2014

T-04Definir roles de Ventas Vs

ComercialPrivilegios de Usuarios


28-Abril-2014 29-Abril-2014

5.6 Temas Cerrados

Número Tema Descripción Responsable Fecha Fecha de resolución

Documents

Mc-030 Map de Req de Negocio Clientes Convenios