Die Zeitschrift für Freunde und Anwender der gotomaxx-Produkte

Immer in BewegungFrei nach dem Motto „Wer ras-tet, der rostet“ bleibt gotomaxx ständig in Bewegung. So blickt die aktuelle Ausgabe 02/2012 der maxximum auf einige der vie-len Events und Highlights zurück, die das gotomaxx Team in den letzten Monaten erlebte. Hierzu zählen vor allem die SoftENGINE BusinessCONVENTION und die SoftENGINE Herbst-Roadshow. Messen und Kongresse stellen in Zeiten des Internets jedoch nur eine Möglichkeit, Interessenten zu informieren und mit Anwendern im Gespräch zu bleiben.

Ein anderer Weg führt über die zahlreichen sozialen Netzwerke. In

der aktuellen maxximum-Ausgabe informieren wir Sie über unsere Ak-tivitäten auf diesen Kanälen.

Den gesetzlichen Vereinfachungen für den elektronischen Datenaus-tausch zum Trotz, stehen signierte Dokumente bei den Anwendern noch immer hoch im Kurs. Der Grund: Unternehmen gehen auf Nummer sicher. Warum sie das tun, beantworten wir auf Seite 5.

Mit den QR-Codes stellen wir Ihnen zudem ein neues Zahlungsverfah-ren vor, mit denen Zielverkäufer ihren Kunden die Zahlungsabwick-lung erheblich vereinfachen. Zü-cken Sie Ihr Smartphone und pro-

bieren Sie es bei Gelegenheit am besten selbst aus!

Passend zu den vielen neuen Tech-nologien berichten wir in der aktuel-len maxximum auch von der Kocher Großhandel, Gißibl GmbH. Dem Spirituosenhändler ist es mit Hilfe des gotomaxx PDF-Payments ge-lungen, die Prozesskosten spürbar zu senken.

Viel Freude beim Lesen wünscht Ihnen

Ihr gotomaxx Team

Ausgabe 2.2012

gotomaxx live

gotomaxx auf der dmexco, der BusinessCONVENTION und der SoftENGINE Herbstroadshow

Bezahlen per QR-Code Signaturen sind zukunftssicher Besuchen Sie gotomaxx auf Facebook!

Referenz

Haus Rabenhorst & Kocher Großhandel, Gißibl GmbH

News PDF-Rechnungen Social media

Eine Software allein reicht längst nicht mehr aus, um alle Bedürfnisse abzude-cken. So standen auf der diesjährigen SoftENGINE BusinessCONVENTION, die traditionell am letzten August-Wochenende in Landau stattfand, die beiden ERP-Systeme BüroWARE und WEBWARE als Lösungsplattformen im Fokus.

Besucher des IT-Fachkongresses konn-ten sich einen Überblick darüber ver-schaffen, wie sich die beiden Systeme

mit Zusatz-, Branchen- und Spezialmo-dulen individuell erweitern lassen.

gotomaxx stellte bei der Gelegenheit das innovative Zahlungsverfahren PDF-Payment einem größeren Publikum vor. PDF-Payment ist ein Zusatzmodul zum PDFMAILER und ergänzt die ins PDF-Format konvertierten Rechnungen um ei-nen elektronischen Zahlschein. Kunden begleichen so ihre Rechnung mit einem Klick über die Webseite eines Zahlungs-anbieters. Auf diese Weise können Un-

ternehmen ohne eigene E-Commerce-Infrastruktur ihren Geschäftspartnern ein bequemes, zeitgemäßes Zahlungs-verfahren anbieten. Entsprechend groß war die Resonanz des Publikums auf der BusinessCONVENTION. Das PDF-Payment war der unangefochtene Star auf dem gotomaxx Stand. Auf ebenso große Resonanz stieß der Vortrag zum PDF-Payment, mit dem gotomaxx das Kongressprogramm bereicherte.

gotomaxx auf der BusinessCONVENTION

2012

Neue Ära im Bezahlwesen

Seite 2

Die Anforderungen an kleine und mittelständische Betriebe sind in den letzten Jahren kontinuierlich gestiegen: In vielen Branchen herrscht ein hoher Preisdruck. Entsprechend stark ist der Wunsch, effizienter zu arbeiten: Ge-schäftspartner fordern gemeinsame elektronische Prozesse; Kunden wollen sich selbst aussuchen, über welchen Channel sie Waren kaufen.

2.2012

Seite 3

PDF-Payment im RampenlichtRückblick

dmexco 2012

2.2012

Impressum

maxximum Dezember 2012Auflage: 5.000Erscheinungsweise: 2 x pro Jahr

Herausgeber: gotomaxx software GmbHAlte Bundesstr. 10/1676846 HauensteinTel: 0049-6392-995 100Fax: 0049-6392-995 599E-Mail: presse@gotomaxx.deInternet: www.gotomaxx.de

Konzeption / Realisation:Matthias Neumer, Corinna Müller, Eva Stadelmann, gotomaxx GmbH

Layout / Grafik:Lingua Service SRL

Fotos: Hersteller, Bildarchive

Die Inhalte dieser Seiten wurden mit größter Sorgfalt erstellt. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktu-alität der Inhalte können wir jedoch keine Gewähr übernehmen.

Alle im Text erwähnten Produkt-namen oder -bezeichnungen sind geschützte Markenzeichen ihrer je-weiligen Inhaber.

Der Nachdruck von Texten ist nur nach Rücksprache mit gotomaxx erlaubt. © by gotomaxx GmbH

Fragen oder Anregungen? presse@gotomaxx.de

Die „dmexco“ gehört mittlerweile zu den wichtigsten internationalen Leitmessen der digitalen Wirtschaft. Eine gute Gelegenheit für gotomaxx, neue Technologien wie das PDF-Payment einem breiten Fachpublikum vorzu-stellen.

Das Interesse der Besucher in den Kölner Messehallen war groß. „Der Erfolg im Internet hängt vor allem vom Marketing, von der Effizienz der Geschäftsprozesse aber auch vom Komfort der Angebote ab. Kunden sollte der Einkauf so einfach wie möglich gemacht werden. Ein simples Bezahlverfahren wie das PDF-Payment ist da ein wichtiger Baustein“, erklärt Simon Götz, Technical Consultant bei gotomaxx. Die neue Technologie stieß vor allem bei kleineren Webshop-Betreibern ohne eigene E-Payment-Infrastruktur sowie bei Zielverkäufern auf regen Zuspruch.

Rückblick SoftENGINE Herbst-Roadshow 2012

2.2012

Interessierte Firmenchefs und IT-Entscheider konnten sich in wenigen Stunden einen Überblick über Bran-chenlösungen, E-Commerce-Systeme oder elektronische Zahlungsverfahren verschaffen. gotomaxx war in acht Städten dabei und präsentierte schwer-punktmäßig das neue PDF-Payment. Mit Erfolg, wie Johannes Bisson, Tech-nical Consultant bei gotomaxx bestätigt: „Viele Teilnehmer der Roadshow setzen bereits den PDFMAILER ein. Da kommt es gut an, wenn man sich für zusätzliche Funktionen in keine neue Software ein-arbeiten muss.“

Knapp drei Wochen tourte die SoftENGINE Herbst-Roadshow im Oktober durch Deutschland und Österreich. Mehr als 100 SoftENGINE Partner, rund 50 Hersteller und über 20 Agenturen präsentierten in 17 Städten die beiden ERP-Systeme BüroWARE und WEBWARE als integrierte Lösungsplattformen für alle erdenklichen Szenarien.

gotomaxx on Tour

Referenzbericht Rabenhorst

Um ausgewogene, hochwertige Direkt-säfte herzustellen, benötigt man viel Erfahrung, Fingerspitzengefühl und das Wissen um das Beste der Natur. Seit 1805 wählt das Haus Rabenhorst O. Lauffs GmbH & Co. KG Obst beson-ders sorgfältig aus, setzt auf schonende Pressverfahren und komponiert harmo-nisch aufeinander abgestimmte Sorten. Das Ergebnis sind Qualitätsprodukte, die aromatisch schmecken und reich an Vi-taminen, Mineralien und Spurenelemen-ten sind. Und damit das so bleibt, gelten strenge Kontrollen.

Vielseitig und einfachMit Blick auf die Geschäftskorrespon-denz stand bei Rabenhorst lange Jahre der Brief- und Faxversand im Fokus. Was in der Vergangenheit wie selbstverständ-

lich zum Alltag gehörte, wirkte in Zeiten von E-Mails und elektronischen Doku-menten zunehmend anachronistisch. Der Safthersteller erkannte die Effizi-enz elektronischer Kommunikation und suchte nach einer geeigneten Software, um kaufmännische Dokumente und den Schriftverkehr komfortabel zu konvertie-ren und per E-Mail zu versenden.

Das Rennen machte der PDF-Kon-verter gotomaxx PDFMAILER. „Der PDFMAILER ist ausgesprochen einfach zu bedienen. PDF-Dokumente lassen sich in einem Schritt aus jeder Windows-Anwendung erstellen und per E-Mail versenden – ohne Systemintegration. Das macht die Software so vielseitig“, begründet Claude Greiner, IT-Leiter bei Rabenhorst, die Produktwahl. In der Pra-

Den gesamten Schriftverkehr per Brief oder Fax zu verschicken, ist aufwendig und teuer. Deshalb suchte der Safthersteller Rabenhorst eine einfache Lösung, um PDF-Dokumente per E-Mail zu versenden. Heute spart das Unternehmen mit dem gotomaxx PDFMAILER Zeit und Geld.

Die Fruchtsaftrechnung kommt als PDF

xis verhält sich der PDFMAILER wie ein Druckertreiber – nur dass die Dokumente nicht auf Papier ausgegeben, sondern ins PDF-Format konvertiert werden. Die Dokumente können wahlweise gespei-chert, als PDF-Anhang verschickt oder auf einem SharePoint-Server abgelegt werden, ohne dass hierfür manuelle Zwi-schenschritte erforderlich sind. Auf diese Weise lassen sich Verwaltungsprozesse vereinfachen und standardisieren.

Software ohne WartungHeute läuft der PDFMAILER bei Raben-horst auf rund 100 Arbeitsplätzen. Mithil-fe der Software verteilt der Safthersteller Dokumente an rund 2.000 Lieferanten und mehr als 15.000 Kunden. Für IT-Lei-ter Claude Greiner hat sich die Investition längst ausgezahlt: „Der PDFMAILER ist einfach zu installieren und belastet die IT-Abteilung nicht.“ Der Funktionsumfang sei hoch und die Resonanz der Mitarbei-ter absolut positiv.

Alles in allem sei die Software ein Selbst-läufer. Und wenn sich dennoch einmal eine Frage ergeben sollte, könne man „auf die kompetente gotomaxx Hotline“ zurückgreifen.

Seite 4

Die signierte E-Rechnung lebt weiter

2.2012

Zum 1. Juli 2011 ist die Pflicht zur Sig-natur elektronischer Rechnungen ent-fallen. Dass E-Rechnungen seitdem völlig form- und zwanglos über das Web verschickt werden dürfen, ist allerdings nur ein Gerücht. Für die elektronische Faktura gelten grundsätzlich die gleichen Anforderungen wie für die traditionelle Papierrechnung. Das gilt speziell für Form, Inhalt und Aufbewahrung. Alternativen unklarSinn und Zweck einer qualifizierten Signatur ist es, die Authentizität des Do-kuments zu gewährleisten. Mit anderen Worten: Die Signatur stellt sicher, dass der Inhalt der Rechnung beim Öffnen der gleiche ist wie beim Versand. Mit dem Verzicht auf die elektronische Sig-natur entlässt der Gesetzgeber Rech-nungsempfänger jedoch keinesfalls aus der Prüfungspflicht. Den Unternehmen bleibt lediglich freigestellt, mit welchen Maßnahmen sie die Richtigkeit elektro-

nischer Rechnungen sicherstellen. Wie genau ein solches Verfahren aussehen soll, bleibt dabei offen. Das Bundesfi-nanzministerium spricht kryptisch von einem „verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung“. Die Verarbei-tung eingehender Rechnungsdaten und das innerbetriebliche Kontrollverfahren seien darüber hinaus lückenlos zu doku-mentieren. Die einzigen Beispiele, die als geeignete Verfahren benannt werden, sind ausgerechnet die qualifizierte elek-tronische Signatur und der elektronische Datenaustausch (EDI) – also die beiden früher einzig zulässigen Methoden.

Auf Nummer sicherAlternativen wurden nicht genannt. Kein Wunder also, dass viele Unternehmen auf Nummer sicher gehen und auch weiterhin auf die elektronische Signatur setzen. Der Prüfprozess ist rechtlich an-erkannt, die Arbeitsabläufe sind etabliert und die Rentabilität der erforderlichen

Technik bereits ab einem mittleren Be-legvolumen gegeben. Der wirtschaftliche Vorteil potenzieller Alternativen ist im Vergleich zur sicheren Signatur einfach nicht hoch genug, um Unternehmen zu möglicherweise riskanten Experimenten mit dem Vorsteuerabzug zu bewegen.

Achtung bei der ArchivierungEin weiterer wichtiger Punkt ist, dass – ganz gleich, welches Kontrollverfahren bei den elektronischen Rechnungen zum Zuge kommt – die Regeln betreffend die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-ge-stützter Buchführungssysteme (GOBS)“ und die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GdPdU)“ voll in Kraft bleiben. Das be-deutet, dass auch digital zugesendete Rechnungen mindestens zehn Jahre zu archivieren sind und zwar revisionssi-cher als Original mit der dazugehörigen E-Mail. Digitale Kopien oder Papieraus-drücke sind kein Ersatz.

Ein knappes Jahr nach dem Ende der Signaturpflicht für elektronische Rechnungen fällt die Bilanz der Liberalisierung ernüchternd aus: Viele Unternehmen halten der Signatur weiterhin die Treue – weil die gesetzlichen Regelungen zu viel Raum für Interpretationen bieten.

Signaturen sind zukunftssicher

gotomaxx auf Facebook & Co.

Alternative Informationsquellen sind soziale Netzwerke wie etwa Twitter, Facebook oder XING. Nutzer können hier nicht nur entscheiden, wem sie „fol-gen“, sondern auch, ob und wann sie welche Informationen lesen wollen.

Auf der anderen Seite vereinfachen soziale Netze auch Unternehmen den Kontakt mit Partnern, Kunden oder Lie-feranten. Sie sind eine ideale Plattform für Meldungen, die für Fachpresse oder

Kundenmagazine zu klein, für einzelne Leser aber trotzdem interessant sein können. gotomaxx nutzt soziale Netze – mit steigender Resonanz. Wer uns folgt, ist bei Vorträgen, Roadshows, großen und kleinen Messen stets dabei – ohne selbst vor Ort zu sein.

Sie verpassen keine Nachrichten und sind über neue Aktionen immer infor-miert. Die verschiedenen Kanäle setzen wir unterschiedlich ein:

• Auf Facebook sind Sie mit Fotos und Videos dabei, wenn auf der CeBIT neue Produkte vorgestellt werden oder gotomaxx in Ihrer Nähe auf einer Haus- oder Fachmesse gastiert.

• Auf YouTube veröffentlichen wir Schu-lungsvideos und kurze Videoseminare zu neuen Funktionen und Technolo-gien.

Schauen Sie doch einfach mal vorbei. Es lohnt sich.

Wer nicht in der Informationsflut untergehen will, muss sehr genau selektieren. E-Mail-Verteiler oder Newsletter sind hierfür nicht immer geeignet. Zum einen lassen sich die Themen oft nicht spezifisch genug eingrenzen, zum anderen ist nicht ausgeschlossen, dass mit der Weitergabe der E-Mail-Adresse das Tor für unerwünschte Post geöffnet wird.

Zeitgemäß, schnell, sozial

PayPal-Award für gotomaxx PDF-Payment Anfang Mai fand die PayPal NEXT 2012 statt. Zielgruppe des vom Zahlungs-dienstleister PayPal veranstalteten Fachkongresses waren Online- und Koopera-tionspartner. gotomaxx wurde bei dieser Gelegenheit mit dem Award für die beste Integrationslösung ausgezeichnet. Helmut Dietz, Vertriebsleiter der gotomaxx GmbH nahm die Ehrung für das gotomaxx PDF-Payment entgegen. Die Technolo-gie erlaubt es, PDF-Rechnungen per Mausklick direkt aus dem Dokument heraus zu bezahlen. Überreicht wurde der Preis von PayPal-Partnermanager Jörg Schille.

Seite 5

2.2012

Bezahlen per QR-Code

Mobiles Banking und mobile Bezahl-verfahren erfreuen sich nach holprigem Start mittlerweile wachsender Beliebtheit. Bessere Datenverbindungen und höhere Sicherheitsstandards führen dazu, dass immer mehr Menschen der Technologie vertrauen. Vor allem für die jüngere Ge-neration sind Geldgeschäfte per Smart-phone auf dem besten Wege, so normal zu werden, wie es der gute alte Überwei-sungsträger für ihre Eltern war. Was liegt also näher, als Bezahlverfahren an dem veränderten Nutzerverhalten auszurich-ten?

Funktioniert mit gängigen Smart-phonesEine Lösung hierfür ist der QR-Code. Das ist jenes wirre Muster schattierter Flächen, das immer öfter auf Produkten oder Plakatwänden prangt. In QR-Codes können Informationen hinterlegt werden, die sich mithilfe spezieller QR-Scan-Apps, die es beispielsweise für Apple-, Android- oder Windows- 8-Smartphones gibt, entziffern lassen. QR-Codes auf Werbeplakaten führen zum Beispiel oft auf direktem Weg zu einer Produkt-Web-seite oder einem Webshop.

Doch QR-Codes können auch für andere Zwecke eingesetzt werden – etwa, um eine Papierrechnung per Smartphone zu begleichen. Die einzige Voraussetzung ist ein gültiger Account beim Internet-

Papierrechnungen sind anstrengend – vor allem für Rechnungsempfänger. Die Zahlungsdaten müssen mühsam per Hand übertragen werden und dabei entstehen Fehler. Mit einem QR-Code auf dem Rechnungsformular bezahlen Empfänger ganz einfach per Smartphone – ein Foto genügt.

Bitte lächeln, liebe Rechnung

Zahlungsanbieter PayPal. Die Vorge-hensweise ist simpel: einfach den QR-Code mit dem Smartphone fotografieren. Die darin enthaltenen Daten leiten den Anwender automatisch auf die mobile Webseite von PayPal weiter. Nach dem Einloggen erscheint ein elektronischer Zahlungsträger. Bei genauem Hinsehen stellen Sie fest, dass alle relevanten Zahlungsdaten bereits eingetragen sind. Sie wurden ebenfalls über den QR-Code übertragen. Jetzt genügt ein Klick, um den Zahlungsvorgang zu starten.

FazitQR-Codes sind vor allem für jene Rech-nungsversender interessant, bei denen der Anteil auf dem Postweg verschickter Rechnungen vergleichsweise hoch ist. Sie ersparen es ihren Kunden, Über-weisungsträger manuell ausfüllen zu müssen und dabei eventuell Fehler zu machen. Zudem sind mobile Bezahl-verfahren ein positiver Imageträger, der nicht nur für Komfort steht, sondern auch modern und fortschrittlich wirkt.

Der PDFMAILER 5.1.98 ist da!Die neue Version 5.1.98 des PDFMAILERs steht ab sofort zum Download zur Verfügung. Die Verbesserungen betreffen vor allem die Bezahlfunktionen: So werden beim PDF-Payment über PayPal ab sofort alle verfügbaren Währungen und Lieferländer unterstützt. Zudem lässt sich der Zahlschein nicht nur in Deutsch, sondern auch in Englisch, Französisch und Spanisch erstellen. Um Falschaussendungen zu vermeiden, kann bei der Konvertierung ins PDF-Format eine Adressprü-fung vorgeschaltet werden. Weitere Änderungen betreffen den QR-Code, der sich mit der neuen Version sowohl auf dem Zahlschein als auch auf dem Rechnungsformular integrieren lässt.

Seite 6

Referenzbericht PDF-Payment Fa. Kocher

2.2012

Wer im Spirituosenhandel Wert auf ein breites Sortiment legt oder als Veran-stalter exklusiv feiern will, ist bei der Ko-cher Großhandel, Gißibl GmbH an der richtigen Stelle: Mehr als 3.500 Artikel umfasst das Sortiment des Getränke- und Spirituosengroßhandels – darunter erlesene Weine, Champagner oder Fruchtpürees aus aller Welt. „Als Vollsor-timenter beliefern wir vor allem die Gas-tronomie und den Einzelhandel. Auswahl ist dabei ein entscheidender Faktor für den Markterfolg“, erklärt Rudolf Gißibl, Geschäftsführer von Kocher. Kunden können nicht nur per Webshop bestellen, sondern werden auf Wunsch auch von freien Handelsvertretern vor Ort betreut.

Kein Komfort bei der BezahlungMit Blick auf die Unternehmenssoftware wechselte der Getränke- und Spirituosen-handel erst kürzlich auf das ERP-System BüroWARE. Neben Standardmodulen wie zum Beispiel Warenwirtschaft, Cu-stomer Relationship Management (CRM) oder Kostenrechnung gab dabei vor allem das branchenorientierte Business Pack „Drink“ den Ausschlag.

Im zweiten Schritt sollte nun der Zah-lungsverkehr verbessert werden. „Un-sere Hauptzielgruppe sind gewerbliche Kunden, die signierte PDF-Rechnungen benötigen“, beschreibt Kocher-Chef Gißibl die Ausgangssituation. Bislang wurden die Dokumente konventionell in ein PDF konvertiert und von den Emp-fängern bezahlt. „Da es keine Prozess-verknüpfung zwischen Rechnung und Zahlungsvorgang gab, mussten unsere

Durch den Wechsel auf ein einheitliches Verfahren für die elektronische Rechnungsstellung gelang es der Kocher Großhandel, Gißibl GmbH, die Prozesskosten deutlich zu senken. Gleichzeitig konnte man Kunden mit dem PDF-Payment ein besonders einfaches Zahlungsverfahren anbieten.

Prozesskosten minus 20 Prozent

Kunden manuell zahlen“, blickt Rudolf Gißibl zurück.

Knopfdruck - bezahltMit dem PayPal PDFMAILER von gotomaxx konnte die Kocher GmbH die Prozesseffizienz bei der Rechnungs-stellung verbessern und den Kunden ein komfortables Zahlungsverfahren anbieten: Im Unterschied zur traditio-nellen PDF-Konvertierung übernimmt der PayPal PDFMAILER während der Umwandlung auch die Rechnungsdaten aus dem Ursprungsbeleg.

Diese werden in einem elektronischen PayPal-Zahlschein gespeichert und der PDF-Rechnung angehängt. Ein Maus-klick führt den Rechnungsempfänger dann direkt auf die PayPal-Webseite zu einem bereits ausgefüllten Zahlungsfor-mular. „Im Ergebnis genügt ein Maus-klick, um den Zahlungsvorgang auszu-lösen. Da keine manuellen Eingaben erforderlich sind, gibt es keine Übertra-

gungsfehler. Bequemer geht es nicht“, unterstreicht Geschäftsführer Gißibl.

Effizient, sicher, kundenfreundlichHeute versendet die Kocher GmbH täg-lich rund 100 Belege mit dem PayPal PDFMAILER von gotomaxx. Während im B2C-Geschäft rund 700 Kunden elektro-nische Rechnungen erhalten, sind es im Versandhandel rund 16.000.

Das kundenfreundliche PDF-Payment brachte die Kocher GmbH gleich in mehrfacher Hinsicht voran. „Es ist ein absolut simpler und effizienter Prozess, der sofort funktionierte und für unsere Mitarbeiter beherrschbar war“, freut sich Rudolf Gißibl. Die Produktivität beim Rechnungsausgang legte um rund 10 Prozent zu, während gleichzeitig die Prozesskosten um 20 Prozent sanken. Zudem, schätzt der Kocher-Chef, trage das einfache Zahlungsverfahren zur langfristigen Kundenbindung bei.

Seite 7

2.2012

CeBIT Hannover, Halle 6 eCommerce Park

Termine gotomaxx 2013 - Hier finden Sie uns:

SoftENGINE BusinessLIVE in Deutschland

SoftENGINE BusinessLIVE in Deutschland & Österreich

BusinessCONVENTION Wien, Tech Gate Vienna

05. - 09.03.2013

15. - 26.04.2013

14.06.2013

09. - 29.10.2013

BusinessCONVENTION Landau/Pfalz, Jugendstilfesthalle30.08.2013

Seite 8