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Planificación de Proyectos con Ms Project
2013
Tema N° 04: Gestión de Tareas
4.1. Crear Tareas
4.2. Tipo de Tareas
4.3. Restricción de Tareas
4.4. Clases de Tareas
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Planifica eficientemente las tareas de un proyecto usando Ms Project 2010.
Capacidad del Tema
El alumno debe conocer:
El manejo general de la herramienta Project 2013, navegación entre las diferentes
fichas de la herramienta.
Los conceptos de planificación básica de un proyecto.
Conocimientos Previos
¿Qué entiende usted por tarea?
¿Por qué es necesario disgregar en tareas el desarrollo de un proyecto?
¿Cómo registrar la información de las tareas de un proyecto en MS Project 2013?
Conflicto Cognitivo
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Microsoft Project 2013 permite que un proyecto sea dividido en tareas y esto se hace
con la finalidad de dividir el trabajo en partes más fáciles de administrar, mientras más
pequeño sea el grado de granularidad de una tarea se podrá manejar y administrar de
una manera más sencilla.
Para poder mostrar cómo se realiza la gestión de tareas dentro de Project 2013,
utilizaremos el siguiente ejemplo:
Nombre del Proyecto: Creación de Modulo de Computación III
Tareas:
Convocar a reunión a los docentes de Computación III.
Realizar reunión de coordinación y repartición de sesiones.
Desarrollar sesiones de clase por parte de los docentes.
Entrega de sesiones desarrolladas.
Consolidación de módulo de computación III.
Entrega de módulo de computación III a coordinador.
Aprobación de módulo de computación III.
4.1. Crear Tareas
Para crear tareas dentro de Project 2013 primero empezaremos por abrir un
nuevo archivo:
Ilustración 1. Ventana inicial de Project 2013
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Cuando abrimos un nuevo proyecto aparece por defecto la vista Diagrama de
Gantt; Para crear una tarea nos ubicaremos en la grilla que forma parte de la
vista por defecto, esta grilla se conoce como Hoja de tareas:
Ilustración 2. Hoja de tareas de un archivo de Project 2013
No ubicaremos en la primera fila de la columna llamada Nombre de Tarea y allí
ingresaremos el nombre de la tarea, esto se puede visualizar mejor en la
siguiente imagen:
Ilustración 3. Muestra de la columna Nombre de tarea
En este caso hemos ingresado la tarea llamada: Convocar a reunión a los
docentes de computación III, esta tarea es de la que aparece en el ejemplo
que desarrollaríamos al inicio de la sesión, si se desean agregar las demás
Hoja de Tareas
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tareas simplemente tenemos que copiarlas después de la anterior esto debe
quedar como en la siguiente imagen:
Ilustración 4. Ejemplo de ingreso de tareas a un proyecto
Estas tareas son las que se mencionaron al inicio de esta sesión; ahora usted
sabe cómo es muy fácil ingresar las tareas de un proyecto a la herramienta de
Project 2013.
4.2. Tipos de Tareas
Dentro de Project 2013 podemos encontrar diferentes tipos de tareas entre las
que podemos mencionar:
Tarea, esta es una tarea normal, la cual la vimos en el ejemplo de la
sección anterior
Tarea Periódica, esta es conocida como tarea repetitiva, es una tarea
que se repite cada cierto lapso de tiempo, de acuerdo a la programación
que nosotros mismos queramos.
Tarea Resumen, esta es un tarea que tiene un conjunto de actividades
dentro de ella (subtareas)
Hito, es una tarea especial la cual posee una duración de 0 (cero),
cuya finalidad es indicar que sucederá un evento determinado que no
involucra una duración determinada.
Si queremos ingresar un tipo de tarea específica de las arriba mencionadas
debemos ingresar a la ficha TAREA nos ubicaremos en el grupo Insertar y
seleccionamos el comando Tarea como se muestra en la figura siguiente:
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Ilustración 5. Comando muestra diferentes tipos de tareas
4.2.1. Tarea Normal
El desarrollo de esta tarea la vimos anteriormente, se trata de
simplemente ingresar las tareas que forman parte del proyecto como se
muestra en la figura:
Ilustración 6. Ejemplo de tareas estandar de un proyecto
4.2.2. Tarea Periódica
Para ingresar una tarea periódica primero nos ubicaremos en la fila de la
hoja de tareas donde queremos ingresar dicha tarea y segundo iremos a:
ficha TAREA nos ubicaremos en el grupo Insertar y seleccionamos el
comando Tarea y allí seleccionaremos Tarea Periódica.
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Ilustración 7. Pasos para ingreso de tarea periódica
Posteriormente aparece una ventana donde podemos observar una
nueva ventana en la cual podemos configurar la tarea resumen a
ingresar; allí se puede configurar lo siguiente:
Nombre de la tarea resumen
Periodo de repetición: cada cuanto tiempo se volverá a repetir la
tarea: diario, semanal, mensual, anual
El día de repetición para la tarea repetitiva: domingo, lunes,
martes, etc
Rango de fechas: fecha de comienzo y fin en la cual durara la
tarea repetitiva.
2°
1°
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Ilustración 8. Detalles de configuración de tarea periódica
Luego se presiona el botón Aceptar; y se muestra a continuación el
resultado final:
Ilustración 9. Verificación de inserción correcta de tarea repetitiva
4.2.3. Tarea resumen
Para ingresar una tarea resumen primero nos ubicaremos en la fila de la
hoja de tareas donde queremos ingresar dicha tarea y segundo iremos a:
ficha TAREA nos ubicaremos en el grupo Insertar y seleccionamos el
comando Resumen.
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Ilustración 10. Pasos para insertar tarea resumen
Al hacer clic aparecerá en la hoja de tareas la nueva tarea de resumen, a
continuación se muestra cómo quedaría al ingresar una tarea de este
tipo:
Ilustración 11. verificación de ingreso correcto de tarea resumen
4.2.4. Hito
Para ingresar una tarea resumen primero nos ubicaremos en la fila de la
hoja de tareas donde queremos ingresar dicha tarea y segundo iremos a:
ficha TAREA nos ubicaremos en el grupo Insertar y seleccionamos el
comando Hito.
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Ilustración 12. Pasos para insertar una tarea tipo hito
Al hacer clic aparecerá en la hoja de tareas la nueva tarea de resumen, a
continuación se muestra cómo quedaría al ingresar una tarea de este
tipo:
Ilustración 13. Verificación de inserción de tarea hito
Como se muestra un hito tiene una duración de cero días y en la
parte gráfica la tarea se convierte en un rombo.
4.3. Restricciones de las Tareas
Dentro de Project 2013 podemos aplicar diferentes tipos de restricciones sobre
las tareas; pero estas tareas son en base a fechas específicas las cuales se
deben ingresar al mismo tiempo del tipo de restricción.
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Para poder modificar las restricciones es necesario agregar una columna dentro
de la hoja de tareas, para ingresa una nueva columna se dará clic derecho sobre
cualquier columna y seleccionamos la opción Insertar Columna:
Ilustración 14. Insertando columna "Tipo de restricción"
Allí ingresaremos el nombre de Tipo de Restricción y presionamos enter,
aparecerá una nueva columna donde podemos modificar la restricción para las
tareas, lo que se menciono debe quedar como se muestra en la siguiente
imagen:
Ilustración 15. Seleccionando restricciones para tarea
Tenemos diferentes tipos de restricciones para una tarea:
Lo antes posible, es la configuración por defecto
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Lo más tarde posible
Debe comenzar el
Debe finalizar el
No comenzar después del
No comenzar antes de
No finalizar después del
No finalizar antes de
Esta columna debe estar acompañada de la columna Fecha de Restricción
para que se pueda entender mejor lo relacionado con las restricciones de
tareas, para eso ingresamos dicha columna, en la siguiente imagen se muestra
cómo debería de quedar:
Ilustración 16. Columna "Fecha de restricción"
4.4. Clases de Tareas
Dentro de Project 2013 podemos definir dos tipos de tareas; las cuales son:
programada manualmente y autoprogramar.
Programar Manualmente, permitirá que el usuario pueda programar
desde cero una tarea
Autoprogramar, permitirá que Project calcule de forma automática los
valores de las tareas
NOTA: Cuando se ingresa una tarea esta aparece por defecto como Programar
manualmente
Si queremos cambiar el modo de la tarea nos ubicaremos en la fila de la hoja de
tareas que queremos cambiar de modo y segundo iremos a: ficha TAREA nos
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ubicaremos en el grupo tarea y seleccionamos el comando Programar
Manualmente o Autoprogramar, según sea el caso; a continuación se muestra
una imagen de ejemplo.
Ilustración 17. Comandos de tarea: autoprogramanda o programada manualmente
Con estos puntos podemos observar la forma correcta para gestionar las tareas
dentro de Project 2013.
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Auto Evaluación
1. Según su criterio, que es una tarea.
a. Algo que se realiza
b. Una actividad que forma parte de un proyecto y que se necesita para
completar el mismo.
c. Conjunto de pasos con un inicio y un fin definidos
d. Lo que necesita el proyecto
2. Seleccione cual no es un tipo de tareas existentes en la herramienta de Project
2013
a. Tarea repetitiva
b. Tarea hito
c. Tarea recurso
d. Tarea resumen
3. Explique las diferencias entre una tarea repetitiva y un hito
4. Seleccione cuales son restricciones para una tarea
a. Lo más tarde posible
b. Debe comenzar el
c. Debe finalizar el
d. Cuando desee
5. Diga usted las dos clases de tareas:
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Práctica del Tema
Se pide crear un archivo de Project el cual se llamara PracticaIV.mpp en el cual se
realicen los siguientes pasos:
1. En base a sus conocimiento en Gestión de Proyecto, en su escuela profesional
le piden que se haga cargo de la coordinación de la celebración de la semana
de aniversario de su escuela y por tal motivo le piden implementar las tareas
que permitan desarrollar la semana de aniversario de su escuela profesional.
Considere que dicho trabajo se lo piden 3 meses antes de la fecha de
celebración de su semana de aniversario, considere este dato para la fecha de
inicio del proyecto.
Considere las tareas que le permitan celebrar de la mejor manera su
aniversario, tome como referencia las actividades realizadas en las
celebraciones de los años anteriores
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Referencias Bibliográficas
Office.com. (2013). Novedades de Project 2013 - project-help. Recuperado el 08 de 09 de 2013,
de Novedades de Project 2013 - project-help: http://office.microsoft.com/es-
es/project-help/novedades-de-project-2013-HA102749523.aspx
Office.com, P.-h. . (2013). Objetivo de la administración de proyectos: crear una nueva
programación de proyecto. Recuperado el 08 de 09 de 2013, de Objetivo de la
administración de proyectos: crear una nueva programación de proyecto:
http://office.microsoft.com/es-ar/project-help/objetivo-de-la-administracion-de-
proyectos-crear-una-nueva-programacion-de-proyecto-HA102919765.aspx
