Manualul Preşedintelui Clubului · 2015. 7. 10. · Pentru cluburile din districtele pilot Future Vision este disponibil un supliment pe . 222-EN—(91 0) Manualul Preşedintelui

Parte a Ghidului ofiţerilor clubului

Pentru cluburile din districtele pilot Future Vision este disponibil un supliment pe www.rotary.org.

222-EN—(91 0)

Manualul Preşedintelui Clubului

Aceasta este ediţia din anul 2010 a Manualului Preşedintelui Clubului (222-EN). Este destinat preşedinţilor clubului cu mandate în perioadele 2010-11, 2011-12, şi 2012-13. Informaţiile conţinute în această publicaţie se bazează pe Constituţia standard a Clubului Rotary, pe Regulamentul intern recomandat al Rotary International, pe Constituţia şi Regulamentul intern al Rotary International, pe Codul de politici Rotary şi pe Codul de politici de fundaţie al Rotary. Vă rugăm să consultaţi aceste resurse pentru îndrumări exacte. Modificările aduse acestor documente de către Consiliul legislativ, de către Consiliul de administraţie al RI sau de către membrii Consiliului de administraţie al Fundaţiei Rotary prevalează faţă de politică aşa cum este prezentată în această publicaţie.

Fotografiile din acest manual au fost realizate de către fotografii RI Alyce Henson şi Monika Lozinska-Lee.

Suplimentul pe anul 2010 la Manualul Preşedintelui Clubului (222) Următoarele modificări aduse Manualului Preşedintelui Clubului reflectă deciziile luate de către Consiliul Legislativ pentru anul 2010, de către Consiliul de administraţie al RI sau de către Membrii Consiliului de administraţie al Fundaţiei de la publicarea sa. Cea mai recentă Constituţie a clubului şi cel mai recent Regulament intern sunt incluse în Anexele J şi K.

Informaţii generale

Serviciul pentru noile generaţii este a cincea nouă Linie de servicii, care recunoaşte schimbarea pozitivă implementată de către tineret şi adulţi tineri prin activităţi de dezvoltare a abilităţii de conducere, proiecte de servicii şi programe de schimb.

Este posibil un nou tip de club Rotary: e-clubul. Districtele pot avea până la două e-cluburi, iar apartenenţa la acestea poate fi la nivel mondial sau limitată – fie la un district sau la o zonă geografică, fie prin limbă. Toate e-cluburile, similar tuturor cluburilor Rotary noi, trebuie să fie întâi aprobate de către Consiliul RI. Vă rugăm să consultaţi secţiunile separate pentru fiecare tip de club din Constituţia standard a clubului Rotary*.

Fostul preşedinte imediat este ofiţer al clubului şi membru al consiliului.

Rotary World s-a înlocuit cu Rotary Leader. Abonaţi-vă la această publicaţie electronică bilunară pentru clubul Rotary şi pentru ofiţerii de district.

Programul pentru coordonatorii regionali pentru apartenenţa internaţională la Rotary a fost întrerupt.

A fost demarat Programul pentru coordonatorii Rotary. Preşedintele RI a numit 41 de Coordonatori Rotary pentru a deservi aceleaşi regiuni geografice ca şi coordonatorii regionali ai Fundaţiei Rotary pe perioada 2010-11. Coordonatorii Rotary vor furniza informaţii şi asistenţă din partea RI cluburilor şi districtelor pentru a sprijini consolidarea cluburilor şi districtelor. Întrebări: contactaţi prin e-mail personalul RI la adresa rotary.coordinators@rotary. org.

Seminarele de instruire a preşedinţilor aleşi (PETS) por fi ţinute în lunile februarie sau martie.

Adunarile districtuale pot fi ţinute în lunile martie, aprilie sau mai.

Capitolul 2: Lucrul cu liderii clubului şi districtului dvs.

Pagina 27 La Premiile Rotariene Individuale adăugaţi următoarele premii:

Premiu Persoane premiate Nominalizat de catre Premiat de catre Premii individuale Rotariene

Premiul ReachOne Keep One Sponsori membrii noi Presedinti club Club Rotary Premiul Club Builder Rotarienii care au avut un

impact semnificativ prin sprijinirea şi consolidarea clubului lor Rotary

Guvernatorul Districtului

Presedinte RI

Change Four Avenues of Service Citation to Avenues of Service Citation.

Premiul pentru cel mai bun proiect de cooperare în relaţii externe (External Relations Best Cooperative

Projects Award) a fost suspendat.

* Întrebări: Contactaţi-vă reprezentantul petru sprijinirea clubului şi districtului.

Capitolul 3: Administrarea clubului

Pagina 32 Conform standardelor minime, Consiliul RI a adoptat aceste standarde minime suplimentare pentru cluburi:

• Acţionează într-o manieră conformă cu Constituţia şi Regulamentul intern al RI şi cu Codul de politici Rotary

• Să plătească taxele de membru al RI şi cele districtuale fără ajutor exterm

• Să furnizeze RI la timp liste clare cu membrii

• Să solu ţ ioneze disputele legate de club în mod amiabil

• Să menţină relaţii de cooperare cu districtul

• Să coopereze cu RI prin neiniţierea sau neîntreţinerea litigiilor împotriva Rotary International, Fundaţiei Rotary, fundaţiilor asociate şi birourilor internaţionale ale Secretariatului.

Pagina 35 A se adăuga: Noile taxe RI per persoană pentru jumătate de an sunt următoarele:

• 2010-11: 25.00 USD

• 2011-12: 25.50 USD

• 2012-13: 26.00 USD

A se adăuga: Cluburile care acceptă un Rotarian care se transferă sau un fost Rotarian trebuie întâi să obţină un certificat de la clubul anterior prin care să se confirme calitatea de membru a respectivei persoane. Clubul anterior are obligaţia să verifice dacă membrul nu are vreo datorie faţă de club. Un posibil membru nu se poate alătura clubului înainte ca toate datoriile să fie plătite.

Pagina 36 A se adăuga: Calitatea de membru al clubului poate fi suspendată sau anulată dacă oricare dintre membrii clubului respectiv a folosit necorespunzător fonduri provenite de la Fundaţia Rotary.

Capitolul 5: Proiecte de serviciu

Pagina 81 Foia de lucru 14: Un program de serviciu echilibrat. A se adăuga a cincia nouă linie de serviciu: Serviciu pentru generaţiile noi

Capitolul 6: Fundaţia Rotary

Pagina 91 Pentru întrebări cu privire la Planul viziunii viitoare, puteţi trimite un e-mail la [email protected].

Cuprins

Introducere 1

1 Rolul şi responsabilităţile 3

Responsabilităţile Preşedintelui ales al clubului 4 Responsabilităţile Preşedintelui clubului 5 Planul pentru conducerea clubului 7 Resurse 9

Chestiuni de discutat 10

Foi de lucru

1: PETS: Rezumat 12 2: PETS: Studiu de caz privind planul pentru conducerea clubului 13 3: PETS: Implementarea Planului pentru conducerea clubului 14

2 Lucrul cu liderii clubului şi districtului dvs. 15

Lucrul cu clubul dvs. 16 Comitetele clubului 18 Motivarea voluntarilor 20 Premii 20 Lucrul cu districtul dvs. 21 Resurse 22


Anexe

A: Exemplu de structură a comitetelor clubului 25 B: Premiile RI şi ale Fundaţiei Rotary 27

Foi de lucru

4: PETS: Rezumat 28 5: PETS: Structura comitetelor clubului 29

6: PETS: Studii de caz: Gestionarea relaţiilor 30

3 Administrarea clubului 31

Comitetul de administraţie al clubului 33

Constituţia şi Regulamentul intern al clubului dvs. 33 Gestiunea financiară 35 Gestionarea riscurilor 37 Accesul membrilor 38

Mărci Rotary 39 Şedinţe 41 Şedinţa săptămânală a clubului 42

Adunările clubului 44

Vizita oficială 45

Alegeri 46 Resurse 46


Anexe

C: Mărci Rotary 49 D: Şedinţele districtuale şi internaţionale 50 E: Învestirea ofiţerilor clubului 51

Foi de lucru

7: PETS: Rezumat 52 8 : PETS: Lista de verificare a Celor mai bune practici de gestiune financiară şi gestionare a riscurilor 53 9 : PETS: Responsabilităţile instructorului de club 54

4 Calitatea de membru 57

Comitetul pentru membri 58 Recrutare 59 Păstrare 60 Sponsorizarea cluburilor noi 60 Educaţie 61 Resurse 61


Anexe

F: Planul de acţiune pentru creşterea numărului de membri 65

Foi de lucru

10: PETS: Rezumat 68 11: PETS: Strategii pentru recrutarea membrilor 69 12: PETS: Strategii pentru păstrarea membrilor 70

5 Proiecte de serviciu 71

Comitetul pentru proiecte de serviciu 72 Evaluarea necesităţilor 72

Un program de serviciu echilibrat 73 Proiecte de serviciu internaţional 74 Planificarea şi implementarea proiectelor 75 Evaluare 75

Resurse 76


Anexă

G: Gestionarea riscurilor pentru programele pentru tineret 79

Foi de lucru

13: PETS: Rezumat 80 14: PETS: Un program de serviciu echilibrat 81 15: PETS: Programe ale RI şi ale Fundaţiei Rotary 82

6 Fundaţia Rotary 83

Comitetul Fundaţiei Rotary 84 Sprijinul districtului pentru Fundaţia Rotary 85 Programele Fundaţiei Rotary 85

Sprijinul financiar pentru programele fundaţiei 87 Planul viziunii viitoare 90

Resurse 91


Foi de lucru

16: PETS: Rezumat 95 17: PETS: Programele Fundaţ iei Rotary 96

7 Relaţii publice 99

Comitetul de relaţii publice al Clubului 100

Componentele relaţiilor publice 101 Răspunsuri la întrebări despre Rotary 103 Rotary 103


Anexă

H: Mesaje cheie Rotary 106

Foi de lucru

18: PETS: Rezumat 107 19: PETS: Studiu de caz privind rela ţ i i le publ ice 108

8 Stabilirea obiectivelor 109

Planificarea strategică 110 Obiectivele anuale 111

Resurse 111


Foi de lucru

20: PETS: Rezumat 114 21: PETS: Ghid de planificare strategică 115

9 Documente importante 119

Anexe

I: Ghidul pentru planificarea Cluburilor Rotary Eficiente 120 J: Constituţia standard a Clubului Rotary 128 K: Regulamente recomandate ale Clubului Rotary 134

Foi de lucru

Chestiuni de discutat în Adunarea districtului 137 Foi de lucru pentru Adunarea districtului 139

MANUALUL PREŞEDINTELUI DE CLUB 1

Introducere

În calitate de Preşedinte de club, rolul Dvs. este acela de a conduce un club Rotary eficient. Ca preşedinte ales, veţi fi instruit pentru a vă pregăti pentru responsabilităţile dvs. Această instruire include acest Manual al Preşedintelui Clubului, seminarul dvs. de preşedinte ales (PETS) şi adunarea districtului.

Înainte de PETS, consultaţi acest manual pentru a vă înţelege rolul şi responsabilităţile. Fiecare capitol corespunde unei sesiuni la care veţi lua parte în cadrul seminarului şi vă furnizează detalii specifice despre anul dvs. în funcţie şi despre resursele disponibile pentru a vă sprijini pe dvs. şi clubul dvs. În întregul manual sunt oferite ponturi în chenarele Memento Rotary. La sfârşitul fiecărui capitol sunt întrebări care vă ajută să vă pregătiţi pentru seminar şi să participaţi la mai multe discuţii. Deoarece fiecare capitol include foi de lucru ce urmează să fie completate în timpul PETS, este indicat să aveţi acest manual la dvs.

Odată ce aţi consultat acest manual, lucraţi împreună cu clubul dvs. pentru a vă stabili obiectivele înainte de a participa la PETS. Capitolul 8 se concentrează pe planificarea strategică, pe obiective pe termen lung şi pe obiective anuale. Stabilirea obiectivelor pe termen lung şi a celor anuale din timp va asigura o sesiune mai eficientă de fixae a obiectivelor în cadrul întâlnirii dvs. cu guvernatorul asistent de la seminar. Capitolul 9 conţine documente importante, cum ar fi Ghidul de planificare pentru Cluburi Rotary eficiente, pe care veţi lucra împreună cu guvernatorul asistent în cadrul PETS.

Adunarea districtului se va elabora pe baza a ceea ce învăţaţi din acest manual, iar PETS vă va permite să va finalizaţi planurile pentru anul respectiv. Deoarece capitolul 9 conţine o scurtă listă de chestiuni de discutat pentru a vă pregăti pentru adunarea districtului şi foi de lucru ce urmează a fi completate în cadrul adunării, este indicat să aveţi manualul la dvs. la adunarea districtului, ca referinţă. După terminarea instruirii, acest manual va servi ca resursă pe parcursul anului în care veţi avea funcţia de preşedinte de club.

Manualul Preşedintelui Clubului oferă o prezentare generală a informaţiilor din fiecare dintre cele cinci Manuale ale Comitetelor Clubului, Manualului Secretarului Clubului şi Manualului Trezorierului Clubului. Împreună, aceste 8 manuale formează Ghidul Ofiţerului Clubului. Oferiţi viitorilor lideri ai clubului fiecare dintre aceste manuale pentru a-i ajuta cu privire la responsabilităţile din anul ce urmează.

Memento Rotary

Pentru cluburile din districtele pilot Viziunea Viitoare, folosiţi Supl imentul Viz iunea Viitoare pentru per ioada 2010-11 la Manualul Preşedintelui Clubului disponibil pe www.rotary.org.

3 MANUALUL PREŞEDINTELUI DE CLUB

Când vă pregătiţi să ajutaţi la conducerea clubului dvs., nu uitaţi că acest club Rotary este membru al Rotary International. Prin această apartenenţă este interconectat cu peste 33000 de cluburi Rotary din întreaga lume şi i se permite accesul la serviciile şi resursele organizaţiei, inclusiv la publicaţii în nouă limbi, la informaţii pe www.rotary.org, la ajutoare din partea Fundaţiei Rotary şi sprijin prin intermediul personalului de la

sediul mondial şi de la cele şapte sedii

internaţionale.

Toate foile de lucru PETS urmează a fi completate în cadrul seminarului dvs. de instruire ca preşedinte ales.

Comentarii?

Dacă aveţi întrebări sau comentarii despre acest manual sau despre orice resurse de instruire ale RI, vă rugăm să le adresaţi către:

Leadership Education and Training Division (Departamentul de educaţie şi instruire a liderilor) Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue

Evanston, IL 60201-3698 USA E-mail: [email protected] Telefon: 847-866-3000 Fax: 847-866-9446

12 Manua lu l Pr eşe d in te lu i de C lub

Foaia de lucru 1: Rezumat Note

Am aflat . . .

Voi . . .

Rol şi Responsabilităţi Contact

Pentru PETS

ROL ŞI RESPONSABILITĂŢI 3

Rolul şi responsabilităţile

Rolul dvs. în calitate de preşedinte este să vă conduceţi clubul, asigurându-i o funcţionare eficientă. Un club Rotary eficient este capabil

• Să îşi menţină sau să îşi sporească baza de membri • Să implementeze proiecte de succes care să se adreseze nevoilor

comunităţii şi comunităţilor din alte ţări

• Să sprijine Fundaţia Rotary atât prin participarea la programe, cât şi prin contribuţii financiare

• Să dezvolte lideri capabili să servească în cadrul Rotary dincolo de nivelul clubului

Elementele unui club eficient pot ajuta cluburile să îşi îmbunătăţească abilitatea de a-şi atinge obiectivele pe fiecare Direcţie de Serviciu. Implementarea de proiecte de servicii de succes afectează Serviciile Vocaţionale, Comunitare şi Internaţionale. Un număr mai mare de membri oferă unui club o plajă mai mare de Rotarieni care să lucreze în fiecare direcţie. Sprijinirea Fundaţiei Rotary afectează atât Serviciile Comunitare, cât şi pe cele Internaţionale. Procesele fluidizate, comunicarea îmbunătăţită, planificarea strategică şi o mai mare implicare a membrilor vor optimiza Serviciul Clubului. Având operaţiuni eficiente, clubul dvs. poate deveni eficient în atingerea Obiectivului Rotary.

C A P I T O L U L 1


Responsabilităţile Preşedintelui ales al Clubului

Responsabilităţile dvs. în calitate de preşedinte ales sunt rezumate mai jos şi explicate pe parcursul acestui manual (a se vedea referinţele de capitole dintre paranteze):

Notă: Asteriscul (*) indică o responsabilitate evidenţiată în Regulamentele Rotary

recomandate sau în Constituţia standard a Clubului Rotary.

• Să consultaţi acest Manual al Preşedintelui Clubului şi să vă pregătiţi pentru seminarul de instruire a preşedintelui ales

• Să serviţi în calitate de director al consiliului clubului dvs., îndeplinind responsabilităţile atribuite de către preşedinte sau de către consiliu*

• Să treceţi în revistă obiectivele pe termen lung ale clubului dvs., folosind elementele unui club eficient ca ghid (capitolul 8)

• Să stabiliţi obiectivele anuale ale clubului dvs., care sprijină obiectivele pe termen lung, folosind Ghidul pentru planificarea Cluburilor Rotary eficiente (capitolele 8 şi 9) − Evaluarea situaţiei membrilor clubului dvs.

− Discutarea şi organizarea proiectelor de serviciu

− Identificarea modalităţilor de sprijinire a Fundaţiei Rotary

− Dezvoltarea de viitori lideri

− Elaborarea unui plan de relaţii publice

− Planificarea etapelor acţiunii pentru îndeplinirea responsabilităţilor administrative ale clubului dvs.

Obiectivul Rotary este să încurajeze şi să stimuleze idealul de serviciu ca bază a unei întreprinderi meritorii şi, în particular, să încurajeze şi să stimuleze:

ÎN AL DOILEA RÂND. Standarde etice înalte în afaceri şi profesii; recunoaşterea caracterului meritoriu al tuturor ocupaţiilor utile; şi onorarea ocupaţiei fiecărui rotarian ca oportunitate de a servi societatea; ÎN AL TREILEA RÂND. Aplicarea idealului de a servi în viaţa personală, de afaceri de cumunitate a fiecărui rotarian;

ÎN AL PATRULEA RÂND. Consolidarea înţelegerii, bunăvoinţei şi păcii internaţionale prin camaraderia mondială a oamenilor de afacerilor şi a profesioniştilor uniţi de idealul serviciului.

ÎN PRIMUL RÂND. Dezvoltarea cunoştinţelor ca oportunitate pentru serviciu;

OBIECTIVUL ROTARY DIRECŢII DE SERVICII

Direcţiile de servicii au fost elaborate în anii 1920 pentru a clarifica obiectivul Rotary.

Serviciul vocaţional încurajează rotarienii să îi servească pe alţii prin intermediul vocaţiilor lor şi să practice standarde etice înalte.

Serviciul internaţional cuprinde acţiunile întreprinse pentru a extinde spectrul umanitar al Rotary în întreaga lume şi pentru a promova înţelegerea şi pacea internaţionalăl.

Serviciul comunităţii acoperă proiectele şi activităţile pe care clubul le întreprinde pentru a îmbunătăţi viaţa din comunitatea sa.

Serviciul clubului se concentrează pe consolidarea colegialităţii şi pe asigurarea unei funcţionări eficiente a clubului.


• Să lucraţi cu liderii clubului şi districtului dvs. (capitolele 2 şi 3) − Organizarea uneia sau mai multor şedinţe cu consiliul dvs. de administraţie; trecerea în revistă a prevederilor constituţiei şi regulamentului intern al clubului dvs. (capitolul 3)

− Serviciul în calitate de membru ex oficio al tuturor comitetelor clubului* (capitolul 2)

− Supervizarea pregătirii bugetului clubului* (capitolul 3)

− Întâlnirea cu guvernatorul dvs. asistent la PETS şi cu adunarea districtului dvs. (capitolul 2) • Să asiguraţi continuitatea în conducere şi în ceea ce priveşte proiectele de serviciu*

(capitolul 2)

− Numirea preşedinţilor comitetelor*

− Numirea membrilor comitetului în acelaşi comitet timp de trei ani pentru a asigura continuitatea, când acest lucru este posibil* − Consultarea cu predecesorul dvs.*

− Planificarea unei întâlniri comune a viitorului consiliu de administraţie şi a consiliul de administraţie care se retrage

• Să asiguraţi o instruire regulată şi consecventă (capitolul 3)

− Participarea la seminarul dvs. de instruire ca preşedinte ales şi la adunarea districtului *

− Încurajarea tuturor liderilor de club să ia parte la adunarea districtului

− Organizarea unei adunări a clubului imediat după adunarea districtului

− Participarea la conferinţa districtului

Responsabilităţile Preşedintelui Clubului

Responsabilităţile dvs. în calitate de preşedinte al clubului sunt rezumate mai jos şi explicate pe parcursul acestui manual (a se vedea referinţele de capitole dintre paranteze):

Notă: Asteriscul (*) indică o responsabilitate subliniată în Regulamentul intern recomandat al Clubului Rotary şi în Constituţia standard a Clubului Rotary.

• Să vă înregistraţi pentru Acces Membru pe www.rotary.org pentru a obţine datele administrative ale clubului dvs. de la RI

• Să vă asiguraţi că secretarul şi trezorierul s-au înregistrat pentru Acces Membru pentru a menţine actuale apartenenţa şi datele despre club

• Să implementaţi şi să evaluaţi continuu obiectivele clubului dvs. pentru anul pe care îl petreceţi în funcţie, asigurându-vă că toţi membrii clubului sunt implicaţi şi informaţi (capitolul 8)

• Să vă asiguraţi că fiecare comitet şi-a definit obiectivele* (capitolul 2)

− Încurajarea comunicării între preşedinţii de club si cei ai comitetelor districtuale

− Realizarea de revizuiri periodice ale tuturor activităţilor, obiectivelor şi cheltuielile comitetelor*

• Prezidarea tuturor şedinţelor clubului* (capitolul 3)

− Asigurarea unei planificări atente a tuturor şedinţelor

− Comunicarea informaţiilor importante membrilor clubului

− Oferirea de oportunităţi colegiale regulate membrilor


• Să vă pregătiţi pentru şi să încurajaţi participarea la şedinţele de club şi la cele districtuale (capitolul 3) − Planificarea pentru toate şedinţele lunare ale consiliului *

− Asigurarea reprezentării clubului la conferinţa districtuală şi la alte şedinţe districtuale

− Promovarea prezenţei la Convenţia anuală a RI

• Să lucraţi cu liderii clubului dvs. şi cu cei ai districtului (capitolul 2)

− Elaborarea, aprobarea şi monitorizarea bugetului clubului, lucrând în strânsă colaborare cu trezorierul clubului* (capitolul 4)

− Lucrul cu conducerea districtuală pentru atingerea obiectivelor clubului şi districtului (capitolul 3)

− Utilizarea informaţiilor şi resurselor de la district, Secretariatul RI şi de pe www.rotary.org (toate capitolele)

− Pregătirea pentru vizita oficială a guvernatorului • Să asiguraţi continuitatea în conducere şi în ceea ce priveşte proiectele de servicii*

− Depunerea unui raport annual la clubul dvs. cu privire la starea clubului înainte de a părăsi funcţia (capitolul 3)

− Consultarea cu succesorul dvs. înainte de a părăsi funcţia (capitolul 2)

− Planificarea unei întâlniri comune a viitorului consiliu de administraţie şi a consiliul de administraţie care se retrage (capitolul 2)

− Asigurarea implementării de către club a unui program comprehensiv de instruire şi numirea unui instructor/unor instructori care să realizeze instruirea, dacă acest lucru este necesar (capitolul 2)

• Să vă asiguraţi că sunt urmate politicile RI pentru protecţia tineretului (capitolul 5) (anexa G)

− Asigurarea familiarizării Rotarienilor din clubul dvs. cu Regulile de comportament pentru Lucrul cu tineretul

− Suspendarea calităţii de membru sau respingerea oricărei persoane care recunoaşte, care este condamnat pentru sau despre care se descoperă altfel că a comis abuz sexual sau hărţuire sexuală

− Interzicerea lucrului cu tineretul în context Rotarian în cazul non-Rotarienilor care recunosc, care sunt condamnaţi pentru sau despre care se descoperă altfel că au comis abuz sexual sau hărţuire sexuală

− Sprijinirea selecţiei de voluntari, sortarea şi cerinţele de instruire subliniate pentru Programul Rotary de Schimb de Tineri (Youth Exchange program)

− Planificarea pentru protejarea tinerilor în toate activităţile de serviciu ale clubului care implică persoane tinere

Utilizaţi Lista lunară de verificare a Preşedintelui de Club (trimisă de către reprezentantul clubului dvs. şi al districtului de la Rotary International şi care poate fi găsită pe www.rotary.org) atunci când vă planificaţi anul în funcţia de preşedinte şi atunci când vă recapitulaţi responsabilităţile pe care le aveţi în calitate de preşedinte ales şi de preşedinte.


Secretariatul este reprezentat de secretarulgeneral al Rotary International, personalul RI şi al Fundaţiei de la Sediul mondial al RI din Evanston, Illinois, SUA, şi de la cele şapte sedii internaţionale (locaţiile acestora sunt enumerate pe partea interioară a coperţii anterioare a Directorului oficial şi pe www.rotary.org).

Planul pentru conducerea clubului

Planul pentru conducerea clubului se bazează pe cele mai bune practici ale cluburilor eficiente, având scopul de a crea cluburi care urmăresc Obiectivul Rotary prin activităţile legate de fiecare Direcţie de serviciu. Deoarece fiecare club Rotary este unic, Planul pentru conducerea clubului este flexibil şi realizat pentru ca fiecare club să îşi dezvolte propriul plan de conducere.

Planul pentru conducere clubului, care oferă clubului dvs. oportunitatea de a-şi evalua operaţiunile curente, are numeroase beneficii:

• Toţi membrii au ocazia de a-şi face auzite opiniile cu privire la viitorul clubului lor.

• Operaţiunile standard ale clubului oferă membrilor mai mult timp pentru a se concentra pe serviciu şi colegialitate.

• O mai mare implicare a membrilor clublui duce la dezvoltarea de cluburi viitoare şi de lideri de district şi la creşterea numărului de membri păstraţi.

• Toţi membrii lucrează pentru atingerea obiectivelor clubului.

• Continuitatea între lideri şi obiectivele clubului facilitează tranziţia de la un an Rotary la următorul.

Implementarea Planului pentru conducerea clubului

Ofiţerii anteriori, actuali şi viitori trebuie să lucreze împreună pentru a adapta planul de conducere care include punctele forte actuale şi cele mai bune practici ale clubului, utilizând cei nouă paşi pentru immplementare enumeraţi mai jos (consultaţi foaia de lucru 3 pentru strategii, pentru a implementa un plan adaptat pentru conducerea clubului).

1. Elaboraţi obiective pe termen lung care să se adreseze elementelor unui club eficient. Obiectivele pe termen lung ale unui club ar trebui să îi susţină planul strategic, să acopere următorii trei până la cinci ani Rotarieni şi să se adreseze elementelor unui club eficient: membri, proiecte de serviciu, Fundaţia Rotary şi dezvoltarea conducerii. Obiectivele pe termen lung ar trebui, de asemenea, să includă strategii pentru promovarea succeselor legate de fiecare element.

2. Stabiliţi obiectivele anuale care sunt în armonie cu obiectivele pe termen lung ale clubului utilizând Ghidul pentru planificarea Cluburilor Rotary eficiente.

Obiectivele anuale ar trebui să se adreseze Direcţiilor de serviciu şi să ajute clubul dvs. în urmărirea Obiectivului Rotary. Ghidul de planificare prezintă strategiile comune pe care le poate utiliza pentru atingerea obiectivelor anuale, permiţându-vă să adăugaţi noi strategii. Utilizaţi-l ca document de lucru, actualizându-l, dacă este cazul.

OPTIMIZAŢI-VĂ CLUBUL

Implementaţi Planul pentru conducerea

clubului


3. Conduceţi adunările clubului pentru a implica membrii în procesul de planificare şi a-i ţine la curent cu activităţile Rotary.

Adunările clubului permit membrilor clubului să fie la curent, să discute deciziile care afectează clubul şi să audă rapoartele comitetelor privind activităţile lor.

4. Planificaţi comunicarea între liderii de club, membrii cluburilor şi liderii de district.

Lucraţi cu liderii de club pentru a elabora un plan de comunicare unii cu ceilalţi, cu membrii clubului şi liderii de district. Planul trebuie să specifice cine cu cine va comunica, ce metodă va fi utilizată şi când va avea loc comunicarea.

5. Sprijiniţi continuitatea în conducerea clubului şi în proiectele de serviciu.

Deoarece conducerea Clubului Rotary se schimbă în fiecare an, fiecare club are nevoie de o sursă continuă de lideri. Continuitatea se poate obţine făcând numiri pentru mai mulţi ani sau prin existenţa unei colaborări strânse între preşedintele actual şi preşedintele ales, preşedintele nominalizat şi preşedintele imediat anterior. Continuitatea în proiectele de conducere este importantă pentru că proiectele de serviciu pot dura mai mult de 1 an.

6. Modificaţi regulamentul intern al clubului pentru a reflecta practicile clubului, inclusiv structura comitetelor şi rolurile şi responsabilităţile liderilor de club. Lucraţi cu ofiţerii clubului dvs. pentru a modifica Regulamentul intern al Clubului Rotary recomandat de către RI pentru a reflecta operaţiunile clubului dvs. Asiguraţi-vă că orice modificări ale regulamentului intern sunt conforme cu Regulamentul intern recomandat pentru Cluburile Rotary şi cu Constituţia standard a Clubului Rotary, precum şi cu legile locale aplicabile.

7. Oferiţi oportunităţi de sporire a camaraderiei între membri. Membrii cărora le face plăcere să facă parte din Rotary vor fi mai implicaţi. Un sentiment puternic de camaraderie va sprijini, de asemenea, eforturile legate de serviciu ale clubului dvs. Implicaţi familiile membrilor dvs. pentru a vă asigura că şi acestea sprijină clubul.

8. Asiguraţi-vă că fiecare membru este activ într-un proiect sau funcţie de club. Implicarea în club învaţă membrii despre Rotary şi ajută la menţinerea loc ca membrii ai clubului.

9. Elaboraţi un plan de instruire cuprinzător. Instruirea este esenţială pentru dezvoltarea liderilor viitori şi pentru asigurarea unei bune informări a ofiţerilor clubului cu privire la Rotary, capabili de a conduce clubul şi de a furniza servicii Rotary mai bune. Un plan de instruire asigură

− Prezenţa liderilor clubului la şedinţele de instruire

− Informarea orientativă constantă şi regulată a noilor membri

− Disponibilitatea oportunităţilor educaţionale pentru membrii curenţi

− Disponibilitatea unui program de dezvoltare a aptitudinilor de

conducere pentru toţi membrii.


Planul pentru conducerea clubului încurajează cluburile să îşi revizuiască structura comitetelor lor pentru a se asigura că aceasta este conformă necesităţilor lor curente. Planul recomandă următoarele comitete:

• Administ raţ ia clubului

• Membrii • Rela ţ i i le publice

• Proiectele de serviciu

• Fundaţ ia Rotary

Clubul ar trebui să numească comitete şi subcomitete suplimentare, conform necesităţilor lor, cum ar fi pentru proiecte speciale sau pentru a reflecta activităţile tradiţionale ale clubului. Fiecare comitet ar trebui să stabilească obiective pentru a sprijini obiectivele anuale şi pe termen lung ale clubului.

Responsabilităţile preşedintelui clubului pentru fiecare domeniu al Planului pentru conducerea clubului sunt integrate în tot acest manual. Împreună cu ceilalţi lideri de club ar trebui să revizuiţi planul anual pentru a vă asigura că acesta corespunde în continuare obiectivelor clubului dvs. şi că reflectă identitatea clubului dvs. Pentru implementarea şi revizuirea planului dvs. cereţi ajutor liderilor de district, în particular guvernatorului asistent al dvs.

Resurse

Informaţiile de contact pentru personalul secretariatului şi pentru ofiţerii RI şi ai Fundaţiei şi persoanelor desemnate sunt prezentate în Directorul oficial şi pe www.rotary.org. Puteţi descărca publicaţiile de pe www.rotary.org/downloadlibrary, sau le puteţi comanda prin shop.rotary.org, [email protected], sau prin biroul dvs. internaţional.

Pentru a vă ajuta să vă îndepliniţi responsabilităţile vă sunt disponibile următoarele resurse:

Resurse umane

• Preşedinţi anteriori de club — Rotarieni cu cunoştinţe, care înţeleg clubul dvs. şi necesităţile acestuia. Vă pot fi consilieri atunci când vă planificaţi anul şi pot fi desemnaţi pentru a conduce activităţi de club.

• Reprezentantul sprijinului clubului şi districtului – membrii personalului de la birourile internaţionale şi de la Sediul mondial RI care pot răspunde la întrebări administrative şi pot redirecţiona alte întrebări personalului adecvat al RI şi al Fundaţiei.

• Resurse informative

• Planul pentru conducerea clubului (245-EN) — Ghid pentru implementarea Planului pentru conducerea clubului pentru consolidarea clubului dvs. Rotary.

• Lista lunară de verificare a Preşedintelui clubului — lista lunară de activităţi şi termene limită care se aplică tuturor cluburilor Rotary. Revizuită anual. (Cea mai recentă versiune este disponibilă pe www.rotary.org)


• Manualul de procedură (035-EN) — politicile şi procedurile RI şi ale Fundaţiei, inclusiv documentele constituţionale ale RI, stabilite prin acţiune legislativă, de Consiliul de administraţie al RI şi împuterniciţii Fundaţiei Rotary. Emis o dată la trei ani, după fiecare Consiliu legislativ.

• Directorul oficial (007-EN) — Informaţii de contact pentru funcţionarii RI şi ai Fundaţiei, pentru comitete, grupuri de resurse şi personalul Secretariatului; lista districtelor şi guvernatorilor din întreaga lume; lista în ordine alfabetică a cluburilor din cadrul districtelor, inclusiv informaţii de contact. Emis anual (disponibil în Acces Membri pe www.rotary.org).

• Catalogul RI (019-EN) — Lista de publicaţii RI, programe audiovizuale, forme şi furnizori. Actualizat anual.

• Codul de politici Rotary şi Codul de politici al Fundaţiei Rotary — Politicile şi procedurile stabilite de către Consiliul de administraţie al RI şi de către Împuterniciţii Fundaţiei Rotary pentru a sprijini Cosntituţia şi Regulamentul intern al Fundaţiei Rotary, revizuite după fiecare şedinţă a Consiliului sau Împuterniciţilor (cele mai recente versiuni sunt disponibile pe www.rotary.org).

• Rotary Mondial (050-EN) — Publicaţie semestrială pentru liderii Rotary care poate fi utilizată pentru buletinele clubului şi alte newsletter-uri.

• RVM: The Rotarian Video Magazine – Revista Video Rotariană (5 10-DVD) — Povestiri de tip documentar pe DVD care prezintă istoricul realizărilor şi proiectelor Rotarienilor din întreaga lume; ideal pentru prezentări în cadrul întâlnirilor clubului, pentru recrutarea membrilor şi eforturile de relaţii publice ale comunităţii.

• The Rotarian - Rotarianul — revista oficială a RI, publicată lunar. Oferă informaţii despre proiectele de club şi de district, deciziile Consiliului RI şi întâlnirile RI. Pe lângă Rotarianul, membrii din întreaga lume mai au la dispoziţie 31 de reviste regionale în peste 20 de limbi.

• www.rotary.org — Resursă cumprinzătoare pentru informaţii Rotariene, cuprinde secţiuni pentru conducerea unui club, Planul pentru conducerea clubului, documente constituţionale şi Accesul Membrilor, un instrument administrativ online pentru rapoarte către RI.

Chestiuni de discutat

Gândiţi-vă la aceste chestiuni în cadrul pregătirii pentru seminarul dvs. de pregătire ca preşedinte ales.

Ce responsabilităţi suplimentare atribuie clubul dvs. preşedintelui?


Cum veţi asigura continuitatea cu preşedintele actual şi cu succesorul dvs.?

Cum a beneficiat (cum ar putea beneficia) clubul dvs. de pe urma Planului pentru conducerea clubului?

Dacă nu aţi implementat încă Planul pentru conducerea clubului, cum veţi începe implementarea lui?

Pentru PETS


Foaia de lucru 1: Rezumat Note

Am învăţat . . .

Voi . . .

Rol şi responsabilităţi Contacte

For PETS


Foaia de lucru 2: Studiu de caz asupra Planului pentru conducerea clubului Elaboraţi un plan pentru a consilia un club Rotary care implementează Planul pentru conducerea clubului. Răspundeţi la întrebările de mai jos.

Un club Rotary are 40 de membri. A pierdut cel puţin trei membri în fiecare an în ultimii cinci ani şi nu a recrutat decât o medie de doi membri noi pe an, pe parcursul aceleiaşi perioade. În cei 10 ani de existenţă, clubul a ţinut un mic dejun anual pentru strângere de fonduri pentru unitatea de pompieri, un maraton de 5 kilometri pentru strângere de fonduri pentru districtul de şcoală şi o masă de sărbători pentru o comunitate de pensionare. Clubul nu a sponsorizat nici un proiect de serviciu al Fundaţiei Rotary sau al Comunităţii Internaţionale. Clubul nu cunoaşte conţinutul regulamentului său intern şi nu ştie cu certitudine când a fost revizuit ultima dată. Clubul nu a dezvoltat niciodată relaţii publice.

Preşedintele ales a luat la cunoştinţă despre Planul de Conducere a Clubului în cadrul seminarului de pregătire a preşedinţilor aleşi şi crede că se poate îmbunătăţi clubul. Aceasta s-a adresat dumneavoastră cu scopul de a vă solicita asistenţa pentru rezolvarea unui orar de 15 săptămâni până când începe anul Rotary pentru implementarea planului.

Care sunt problemele cu care se confruntă acest club Rotary?

Cum poate fiecare etapă de implementare a Planului de Conducere a Clubului rezolva aceste probleme?

Ce scopuri aţi sfătui clubul să îşi fixeze pentru primul an al planului?

Ce sugestii aţi face pentru a sprijini clubul să respecte Planul de Conducere a Clubului de-a lungul anului?

Pentru PETS


Foaie de lucru 3: Implementarea Planului de Conducere a Clubului A se recapitula fiecare etapă de implementare de mai jos. Verificaţi etapele curente întreprinse de clubul dumneavoastră şi încercuiţi etapele care crează dificultăţi clubului.

Etape de implementare

Pentru implementarea planului de conducere a clubului, conducerea actuală, viitoare şi anterioară ar trebui să:

� Dezvolte un plan pe termen lung care să vizeze elementele unui club eficient pentru următorii trei-cinci ani.

� Să fixeze scopuri anuale, utilizând Ghidul de Planificare pentru Cluburile Rotary eficiente în armonie cu planul pe termen lung al clubului.

� Să conducă întrunirile clubului_____ (#) care implică membrii în procesul de planificare şi să îi informeze pe aceştia cu privire la activităţile clubului Rotary.

� Să elaboreze un plan de comunicare transparentă între preşedintele clubului, comisie, membrii comitetului şi ai clubului, guvernatorul districtului, guvernatorii adjuncţi şi comitetele districtuale.

� Să asigure continuitatea conducerii, inclusiv conceptul planificării succesiunii, pentru a asigura dezvoltarea viitorilor conducători. Să se asigure că preşedintele ales şi preşedintele nominalizat sunt implicaţi în procesul de adoptare a deciziei şi să conlucreze cu membrii comitetului pentru a numi un preşedinte pentru fiecare comitet.

� Să amendeze Regulamentul intern pentru a reflecta structura comitetului clubului şi rolurile şi responsabilităţile conducătorilor acestuia. Să ia în considerare adoptarea Regulamentului intern recomandat al Clubului Rotary, ce poate fi consultat la adresa www.rotary.org.

� Să asigure oportunităţi pentru creşterea gradului de camaraderie între membrii clubului.

� Să realizeze demersurile necesare pentru a se asigura că fiecare membru este activ în cadrul unui/unei proiect/funcţii al/a clubului, precum convocarea tuturor membrilor în cadrul unui comitet şi atribuirea de responsabilităţi noilor membri.

� Să elaboreze un plan de instruire comprehensiv care asigură

� Participarea conducătorilor de club la sesiuni de instruire

� Orientarea semnificativă şi regulată a noilor membri

� Valabilitatea oportunităţilor educaţionale curente pentru membrii actuali A

� Punerea la dispoziţia tuturor membrilor a programului de dezvoltare a abilităţilor conducătorilor Conducătorii clubului ar trebui să implementeze Planul de Conducere a Clubului consultându-se cu liderii districtuali, după metoda descrisă în Planul de Conducere a Clubului. Planul ar trebui actualizat anual.

În timpul mandatului meu de un an, voi viza următoarele:

CONLUCRAREA CU LIDERII DE CLUB ŞI CEI DISTRICTUALI 15

Conlucrarea cu liderii clubului şi cei districtuali

Succesul dumneavoastră în calitate de preşedinte al clubului depinde de relaţiile de colaborare cu liderii clubului şi cu cei districtuali. Este important să fiţi atât lider, asigurând o viziune clubului dumneavoastră şi motivând pe ceilalţi să acţioneze, cât şi manager, atribuind responsabilităţi, fixând termene limită şi asigurând cadrul de comunicare deschisă şi directă.

Responsabilităţi

În calitate de preşedinte ales, aveţi următoarele responsabilităţi în conlucrarea cu liderii clubului şi cu cei districtuali:

• Repartizarea membrilor comitetului de club în baza abilităţilor acestora şi a potenţialului de dezvoltare

• Pregătirea echipei de conducere a clubului pentru anul următor

• Înţelegerea rolului districtului în sprijinul clubului dumneavoastră

În calitate de preşedinte, aveţi următoarele responsabilităţi:

• Asigurarea comunicării clare între liderii de club şi cei districtuali

• Asigurarea continuităţii în conducerea clubului şi a comitetelor

• Recunoaşterea meritelor liderilor de club şi ale membrilor, prin premiere

C A P I T O L U L 2


Conlucrarea cu propriul club

Rotarienii următoarei echipe de conducere a clubului vor satisface ţelurile clubului dumneavoastră, prin urmare implicaţi-i în elaborarea scopurilor clubului. Conveniţi obiectivele pe care trebuie să le atingă clubul dumneavoastră şi, ulterior, delegaţi sarcinile necesare pentru satisfacerea acestor obiective. Cu responsabilitatea delegată conducerii echipei de club, veţi dispune de mai mult timp pentru motivarea membrilor să participe la proiectele sau funcţiile clubului. Asiguraţi-vă că liderii de club frecventează sesiunile districtuale de instruire, astfel încât aceştia să fie pregătiţi pentru responsabilităţile lor şi conlucraţi cu liderii echipei de club pentru a pregăti viitorii lideri de club pentru o tranziţie lentă în noul an Rotary.

Consiliul Directorilor Clubului

Consiliul directorilor clubului dumneavoastră este organismul său de conducere. Membrii săi sunt preşedintele, vice-preşedintele (preşedinţii), preşedintele ales (sau preşedintele numit, dacă nu a fost ales niciun succesor), secretarul, trezorierul, cel mai recent ex-preşedinte şi numărul adiţional de directori specificat în Regulamentul intern al clubului dumneavoastră.

Consiliul este ales pentru a gestiona interesele clubului în ansambu. Membrii consiliului vor conlucra îndeaproape cu dumneavoastră pentru a elabora planuri pentru atingerea scopurilor clubului. În baza Regulamentului intern recomandat al Clubului Rotary (anexa K), consiliul directorilor clubului dumneavoastră ar trebui să îndeplinească următoarele responsabilităţi:

• Supravegherea tuturor ofiţerilor clubului şi a membrilor de comitet

• Alegerea unui membru al clubului pentru a îndeplini rolul de ofiţer de protocol

• Supravegherea bugetului clubului − Asigurarea bugetului include sume realiste pentru operaţiunile clubului şi

ale proiectelor de serviciu

− Aprobarea tuturor cheltuielilor neprevăzute în bugetul clubului

• Informarea celor care propun membri în legătură cu decizia consiliului, prin intermediul secretarului clubului, în termen de 30 de zile

• Recapitularea politicilor clubului pentru a se asigura că sunt implementate aşa cum s-a intenţionat

• Luarea în calcul de noi metode creative pentru a satisface Obiectivul Rotary

• Examinarea necesităţilor comunităţii şi ale societăţii şi stabilirea scopurilor clubului pentru a le aborda

Secretarul clubului

În calitate de preşedinte, scopul dumneavoatră este de a conduce clubul. Secretarul dumneavoastră deţine o mare parte a responsabilităţilor administrative pentru operaţiunile zilnice ale clubului.

În baza Regulamentului intern recomandat al Clubului Rotary, secretarul ar trebui să îndeplinească următoarele responsabilităţi:

• Păstrarea documentelor ce atestă calitatea de membru

• Consemnarea frecvenţei la întruniri şi raportarea situaţiei frecvenţei lunare către guvernatorul districtual, în termen de 15 zile de la ultima întrunire a fiecărei luni

Memento Rotary

Echipa de conducere a clubului

• Consiliul directorilor clubului –Vice preşedinte –P reşed in te le -a les

–Secretar u l C lubu lu i

–Trezor ierul clubului –Ult imul preşedinte

–Alţ i directori

• Instructorul clubului

• Ofiţerul de protocol

• Preşedinţi i de comitet

Memento Rotary

Pentru detalii referitoare la rolul consil iului directorilor clubului a se consulta capitolul 3 „Administraţ ia c lubului.”


• Emiterea de notificări ale întrunirilor clubului, comisiei şi comitetelor • Înregistrarea şi păstrarea proceselor verbale ale întrunirilor, comisiei şi comitetului

• Elaborarea rapoartelor solicitate către RI şi districtul dumneavoastră, inclusiv raportul semi-anual referitor la calitatea de membru şi plata cotizaţiilor către Rotary International la datele de 1 iulie şi 1 ianuarie

• Conlucrarea cu ofiţerii clubului

• Îndeplinirea oricăror alte atribuţii care, de regulă, aparţin biroului de secretariat

Conlucraţi cu secretarul clubului pentru a înţelege statutul şi tendinţele clubului în timpul anului. La sfârşit de an, conlucraţi cu secretarul dumneavoastră pentru a actualiza arhiva clubului, încluzând un rezumat al activităţilor desfăşurate în timpul anului, fotografii ale ofiţerilor sau ale evenimentelor speciale, numele noilor membri şi o listă de realizări extraordinare.

Fiţi precaut în legătură cu e-mail-urile care utilizează terminologia Rotary şi solicitaţi paşaportul sau alte informaţii de identificare personală. Acestea sunt adesea frauduloase şi nu ar trebui luate în considerare. Înainte de a furniza informaţii personale ca răspuns la un e-mail, confirmaţi identitatea expeditorului şi motivul solicitării printr-un e-mail separat sau apel telefonic.

Trezorierul clubului

Rolul dumneavoastră, în calitate de preşedinte, este de a asigura supraveghere competentă a fondurilor, tranzacţiilor şi rapoartelor clubului. Ar trebui să fiţi precaut întotdeauna cu situaţia financiară a clubului prin întâlniri regulate cu trezorierul clubului.

Trezorierul clubului ar trebui să gestioneze tranzacţiile de ordin financiar ale clubului, să păstreze registrele financiare ale clubului şi să vă sprijine în planificarea bugetului clubului. Regulamentul intern recomandat al Clubului Rotary menţionează următoarele responsabilităţi ale trezorierului:

• Păstrarea custodiei tuturor fondurilor clubului

• Justificarea tuturor fondurilor clubului, registrelor contabile sau oricărei alte proprietăţi către consiliul directorilor, următorul trezorier sau preşedinte la sfârşitul anului

• Conlucrarea cu succesorul pentru a asigura o tranziţie uşoară între anii Rotary

• Îndeplinirea altor responsabilităţi în legătură cu biroul

Ofiţerul de protocol

Pentru a organiza întruniri săptămânale eficiente, ofiţerul de protocol trebuie să deruleze întrunirea într-o manieră plăcută, fără prea multe întreruperi. Ofiţerul de protocol are următoarele responsabilităţi:

• Sprijinirea derulării în ordine şi cu eficienţă a întrunirilor clubului Rotary

• Conlucrarea cu scopul prevenirii producerii oricărui eveniment care ar putea leza demnitatea sau prestigiul clubului

Memento Rotary

Pentru a obţinte acces la datele administrative ale clubului RI dumneavoastră, secretara clubului dumneavoastră şi trezorierul ar trebui să vă înregistraţi cu Acces de Membru la adresa www.rotary.org/en /selfservice.

Memento Rotary

Dacă în clubul dumneavoastră nu există trezorier, această funcţie ar trebui îndeplinită de secretar.


Instructorul clubului

Pentru a vă asigura că există un plan de instruire în clubul dumneavoastră, ar trebui să numiţi un instructor de club. Acesta ar trebui să conlucreze cu comisia şi comitetele clubului, cu guvernatorul adjunct, comitetul de instruire districtuală şi guvernatorul pentru sprijin şi idei.

Planul de instruire al clubului ar trebui să asigure că

• Liderii de club frecventează sesiunile de instruire districtuală

• Noii membri sunt orientaţi semnificativ şi regulat

• Sunt oferite membrilor actuali oportunităţi de educaţie

• Tuturor membrilor le este pus la dispoziţie un program de dezvoltare a abilităţilor de conducere

Succesorul dumneavoastră

Pentru a crea continuitate sporită cu echipa de conducere a clubului, amintiţi-vă să conlucraţi cu succesorul dumneavoastră, preponderent în activităţi care durează mai mult de un an Rotary, precum planificarea strategică, întrunirile comitetului şi proiectele de serviciu ale clubului.

Comitetele clubului

Comitetele clubului dumneavoastră ar trebui să planifice, să promoveze şi să implementeze activităţi şi proiecte pentru a satisface scopurile anuale şi pe termen lung ale clubului.

În calitate de preşedinte ales, aveţi următoarele responsabilităţi în cadrul comitetului clubului:

• Determinarea măsurii în care comitetul actual al clubului sprijină scopurile pentru anul următor

• Convocarea comitetelor nu mai târziu de 31 martie

• Pregătirea preşedinţilor comitetului de club

• Asigurarea continuităţii în comitetele de club şi completarea oricăror deschideri • Amendarea Regulamentului intern al clubului pentru reflectarea adecvată a necesităţilor organizaţionale ale clubului, dacă este necesar. În calitate de preşedinte al clubului, veţi supraveghea activitatea fiecărui comitet pentru a vă asigura că toate vor atinge scopurile anului.

Structura comitetului de club

Structura comitetului de club ar trebui să sprijine scopurile şi obiectivele clubului fixate pentru an. Structura comitetului de club recomandată include următoarele cinci comitete de club, explicate în acest manual:

• Administraţia clubului (capitolul 3)

• Calitatea de membru (capitolul 4)

• Proiectele de serviciu (capitolul 5)

• Fundaţia Rotary (capitolul 6)

• Relaţiile publice (capitolul 7)

Memento Rotary

Consultaţi foaia de lucru 9 pentru a vedea cum poate clubul dumneavoastră utiliza un instructor.

Memento Rotary

Pentru exemple de structuri de comitet de club consultaţi anexa A.


Clubul dumneavoastră ar trebui să convoace comitete adiţionale, conform necesităţilor, precum pentru proiecte speciale sau pentru a reflecta activităţile curente ale clubului. Clubul poate, de asemenea, convoca subcomitete, conform necesităţilor. De exemplu, comitetul pentru proiecte de serviciu poate avea subcomitete pentru servicii comunitare, servicii internaţionale sau programe destinate tinerilor (precum Rotary Youth Exchange sau Interact).

În cazul în care clubul dumneavoastră este foarte activ în cadrul unui anume program al Fundaţiei Rotary, e posibil să doriţi să aveţi un subcomitet dedicat respectivului program.

Comitete eficace

Fiecare comitet funcţional ar trebui să fixeze scopuri care să sprijine obiectivele anuale ale clubului pe termen lung. Luaţi în calcul aceste sugestii pentru a eficientiza comitetul clubului dumneavoastră:

• Limitaţi dimensiunea comitetului la numărul de persoane necesare pentru îndeplinirea scopului comitetului.

• Încurajaţi comitetele să păstreze procese verbale ale întrunirilor, planurilor, deciziilor şi rezultatelor şi să înainteze consiliului clubului rapoarte referitoare la activităţile lor.

• Încurajaţi comitetele să comunice regulat între ele, cu guvernatorul adjunct al clubului şi cu comitetele districtuale adecvate.

• Paticipaţi la întrunirile comitetelor, în funcţie de necesităţi.

• Solicitaţi feedback din partea comitetelor.

Selectarea preşedinţilor comitetului

Numiţi preşedinţii de comitet în baza abilităţilor lor profesionale, interesului personal şi talentelor. Întrucât activităţile de comitet se pot reporta de la an la an, renumiţi anumiţi membri ai comitetului pentru a asigura continuitatea. Fiecare preşedinte de comitet ar trebui să deţină experienţă în acel comitet.

Pregătirea Preşedinţilor de Comitet

Încurajaţi insistent toţi preşedinţii de comitet să frecventeze adunarea districtuală, unde pot asimila abilităţile necesare şi cunoştinţele pentru a conduce eficient un comitet.

Puteţi, de asemenea, pregăti preşedinţii de comitet în următoarele moduri:

• Înmânaţi fiecărui preşedinte o copie a Manualul Comitetului de Club aferent.

• Asiguraţi-vă că registrele din anii anteriori au fost prezentate noilor preşedinţi.

• Încurajaţi noii preşedinţi ai comitetului să discute rezultatele proiectelor şi evaluărilor cu predecesorii acestora.

• Organizaţi întruniri de planificare cu comitetele viitoare, înainte de începerea noului an Rotary.

Conlucrarea cu comitetele dumneavoastră

Pentru a sprijini comitetele clubului, maximizaţi-le potenţialul şi încurajaţi-le eficacitatea continuă:

• Revizuiţi statusul fiecărui plan de acţiune a comitetului.

• Coordonaţi colaborarea între comitete.

• Motivaţi comitetele să-şi asume noi provocări.

Memento Rotary

Consultaţi capitolul 3 pentru detalii referitoare la amendarea Regulamentului intern al clubului pentru modificare structurii comitetului clubului.


• Respectaţi direcţia comitetului când aceasta diferă de opţiunile dumneavoastră.

• Felicitaţi, recunoaşteţi şi mulţumiţi preşedinţilor de comitet şi membrilor, după finalizarea sarcinilor.

Motivarea voluntarilor

Odată ce aţi fixat scopurile şi aţi elaborat un plan pentru a le satisface, trebuie să lucraţi pentru a motiva liderii clubului şi preşedinţii de comitete pentru a respecta planul de acţiune. Întrucât Rotarienii sunt voluntari, ceea ce îi motivează în profesia lor ar putea să nu îi motiveze în cadrul Rotary. Trebuie să priviţi fiecare lider de club şi membru ca persoană distinctă şi să rezolvaţi necesităţile motivaţionale individuale ale acestuia.

Următoarele elemente reprezintă motivaţii comune pentru voluntari:

• Credinţa că scopul va aduce beneficii comunităţii şi clubului Rotary

• Oportunităţi de camaraderie

• Oportunităţ i de lucru în echipă

• Credinţa că scopul poate fi atins

• Sarcini care se aplică expertizei lor

• Date scadente cu sprijinul semnificativ al preşedintelui sau al altor membri ai echipei de conducere a clubului

• Recunoaşterea eforturilor acestora

Utilizaţi aceşti factori motivanţi sau alţii pentru a sprijini încurajarea angajamentului membrilor în cadrul Rotary şi participarea la activităţile de club. Activităţile de club care combină aceşti factori motivanţi sunt eficiente, în mod specific.

Recompensele

Adesea, recompensele motivează voluntarii. Rotary International şi Fundaţia Rotary oferă recompense care recunosc serviciile extraordinare ale Rotarienilor şi ale cluburilor Rotary. Pentru o imagine de ansamblu a recompenselor valabile prin RI şi Fundaţia Rotary, a se vedea anexa B. Criteriile de acordare a recompenselor sunt revizuite regulat. Pentru informaţii suplimentare referitoare la cerinţele de eligibilitate şi termenele limită, precum şi la o gamă largă de alte recompense, a se vedea www.rotary.org sau contactaţi Programele RI sau personalul Fundaţiei Rotary. Districtele, adesea, elaborează propriile recompense pentru recunoaşterea meritelor deosebite. Contactaţi guvernatorul sau guvernatorul adjunct pentru a identifica recompensele valabile pentru persoane sau cluburi. Cluburile individuale sunt, de asemenea, încurajate să elaboreze propriile recompense pentru recunoaşterea excelenţei în cadrul clubului şi a comunităţii. În calitate de preşedinte, ar trebui să comunicaţi cu conducerea districtului despre posibilii nominalizaţi din club, pe cât de curând posibil. Este rolul dumneavoastră de a prezenta recompense membrilor clubului sau ai comunităţii. Pentru a maximiza potenţialul motivaţional al recompenselor şi recunoaştere contribuţiei:

Memento Rotary

Elaboraţi scopuri anuale de club şi pe termen lung care vor satisface condiţiile programului de acordare a recompensei, precum Nota prezidenţială a RI.


• Realizaţi prezentarea memorabil. − Invitaţi guvernatorul sau conducătorul Rotary adecvat pentru a prezenta

recompensa.

− Invitaţi, la prezentare, membrii de familie.

− Fotografiaţi prezentarea şi publicaţi poza în buletinul informativ al clubului.

• Invitaţi membrii potenţiali. Acest fapt le va permite să cunoască Rotary şi contribuţiile extraordinare ale membrilor de club. De asemenea, demonstrează aprecierea membrilor de către club.

• Creaţi atmosferă adecvată prezentării.

– Utilizaţi o tribună sau o platformă demontabilă

− Utilizaţi decoraţii sau flori, în funcţie de situaţie.

Conlucrarea cu districtul dumneavoastră

Responsabilitatea primară a liderilor districtuali este de a susţine cluburile eficiente. Echipa de conducere a districtului constă în guvernatorul de district, guvernatorii adjuncţi, comitetele districtuale, instructorul districtual, secretarul districtual şi ex-guvernatorii districtuali. Districtul susţine clubul dumneavoastră Rotary prin

• Asigurarea îndrumării cu privire la probleme precum calitatea de membru sau proiectele de servicii

• Conectarea cluburilor care împărtăşesc probleme sau proiecte similare

• Asigurarea unei oportunităţi pentru Rotarieni pentru a-şi dezvolta abilităţile de conducere şi pentru a creşte eforturile lor de servicii, prin participarea ca membru la comitetele districtuale

• Punerea la dispoziţia comitetelor şi membrilor clubului a informaţiilor despre Rotary

• Coordonarea programelor RI şi ale Fundaţiei Rotary

Guvernatorul districtual

Administrarea cluburilor într-un district se află sub directa supraveghere a guvernatorului districtual care

• Asigură sfaturi, inspiraţie şi motivare pentru a sprijini cluburile să devină mai eficiente

• Informează cluburile şi ofiţerii acestuia în legătură cu activităţile districtuale şi a oportunităţilor de serviciu.

Guvernatorii adjuncţi

Guvernatorii adjuncţi sunt numiţi de guvernatorul districtual pentru a sprijini cluburile să opereze eficient şi să-ţi atingă scopurile. Fiecare guvernator asistent este reponsabil de lucrul cu patru până la opt cluburi. Următoarele reponsabilităţi sunt recomandate pentru un guvernator asistent:

• Asistarea implementării şi revizuirii Planului de Conducere a Clubului

• Sprijinirea identificării şi revizuirii scopurilor clubului prin utilizarea Ghidului de Planificare pentru Cluburile Rotary Eficiente

• Frecventarea întrunirilor de club şi adunărilor la care este invitat, în special întrunirea clubului asociată cu vizita oficială a guvernatorului.


• Vizitarea regulată a fiecărui club (preferabil lunar cu minim o vizită la fiecare trimestru de an Rotary) şi înâlnirea cu liderii de club pentru a discuta treburile clubului, resursele şi gestionarea fondurilor clubului.

• Asistarea liderilor de club în programarea şi planificarea vizitei oficiale a guvernatorului

• Îndeplinirea rolului de legătură între guvernator şi cluburi

• Încurajarea cluburilor să aplice sugestiile guvernatorului

• Sprijinirea cluburilor cu proiecte de serviciu şi monitorizarea progresului

• Identificarea şi încurajarea dezvoltării viitorilor lideri districtuali

Comitetele districtuale

Comitetele districtuale sprijină activităţile clubului legate de aria lor de expertiză. Următoarele sunt comitete districtuale care îndeplinesc funcţii administrative curente:

• Conferinţa districtuală

• Programele districtuale (de exemplu, Premiile Rotary Youth Leadership, World Community Service)

• Extindere • Finanţe

• Dezvoltarea comunităţ i i

• Nominalizarea

• Relaţ i i le cu publicul

• Promovarea Conven ţ iei RI

• Fundaţ ia Rotary

• Instruirea

Încurajaţi-vă comitetele de club să-şi contacteze omologii districtuali ori de câte ori au nevoie de îndrumare sau informaţii.

Resurse

Informaţii de contact pentru personalul Secretariatului şi pentru ofiţerii RI şi ai Fundaţiei şi pentru nou numiţi sunt evidenţiate în Official Directory şi la www.rotary.org. Publicaţiile pot fi descărcate de pe adresa www.rotary.org/downloadlibrary, sau pot fi comandate prin shop.rotary.org, [email protected], sau prin intermedul biroului internaţional.

Următoarele resurse sunt disponibile pentru a vă sprijini în conlucrarea cu liderii clubului şi cei districtuali:

Regulamentul intern recomandat al Clubului Rotary şi constituţia standard a Clubului Rotary— Versiunea curentă este disponibilă la adresa www.rotary.org.


Resurse informaţionale

• Ghidul Ofiţerilor Clubului (225-EN) — Set de manuale care evidenţiază responsabilităţile şi instrucţiunile ofiţerilor clubului. Sunt puse la dispoziţie întrebări de instruire . Ghidul include:

− Manualul preşedintelui clubului (222-EN)

− Manualul secretarului clubului (229-EN)

− Manualul trezorierului clubului (220-EN)

− Manualul comitetului de administare a clubului

(226A-EN)

− Manualul Calităţii de membru în comitetul clubului (226B-EN)

− Manualul comitetului de relaţii cu publicul ale clubului (226C-EN)

− Manualul comitetului proiectelor de serviciu ale clubului (226D-EN)

− Manualul Comitetului Fundaţiei Rotary a Clubului (226E-EN)

• Directorul districtual – listă a liderilor districtuali şi a activităţilor (dacă districtul dumneavoastră produce un director);

• Dezvoltarea conducerii: Ghidul dumneavoastră pentru a Începe un Program (250-EN) —

Îndrumar de program şi idei de sesiune pentru dezvoltarea abilităţilor de conducere.

• Broşură pentru citaţie prezidenţială (900A-EN) — Broşură care evidenţiază necesităţile unui club de a primi citaţie prezidenţială pentru anul Rotary în curs.

• Codul Rotary de Politici şi Codul de Politici ale Fundaţie Rotary – Politici şi proceduri stabilite de Consiliul Directorilor RI şi de Administratorii Fundaţiei Rotary în sprijinul Constituţiei RI şi al Regulamentului intern, actualizate după fiecare întrunire a Consiliului Administratorilor (cea mai recentă versiune este postată la www.rotary.org);

• www.rotary.org — Resursă amplă pentru informaţia Rotary, include secţiuni pentru conducerea unui club, Planul de Conducere a Clubului, documente constitutive şi Accesul de membru, un instrument administrativ online pentru raportările către RI.

Chestiuni de discutat

Luaţi în considerare aceste întrebări pentru pregătirea seminarului de instruire a preşedintelui ales.

Cum veţi pregăti echipa de conducere a clubului?

Cum veţi conlucra cu consiliul directorilor clubului?


Cum satisface structura comitetului de club curentă necesităţile şi scopurile clubului dumneavoastră? Ce schimbări sunt necesare?

Ce anume motivează Rotarienii din clubul dumneavoastră?

Ce recunoaştere a serviciului şi a contribuţiei recompensează clubul dumneavoastră?

Cum poate districtul dumneavoastră să sprijine clubul?

CONLUCRAREA CU LIDERII DE CLUB ŞI CEI DISTRICTUALI25

Anexa A: Exemple de Structură a Comitetului de Club

În baza Planului de Conducere a Clubului, există cinci comitete permanente recomandate. Fiecare club poate adăuga comitete sau subcomitete pentru a satisface interesele speciale ale clubului sau ale proiectelor de viitor. Comitetele şi subcomitele pot fi, de asemenea, eliminate dacă clubul nu participă la respectiva activitate.

Mai jos, sunt evidenţiate exemple de subcomitete pentru fiecare dintre comitetele permanente, în funcţie de dimensiunea comunităţii clubului. Selectaţi structura care întruneşte necesităţile şi scopurile clubului

dumneavoastră şi, ulterior, adăugaţi, deplasaţi şi ştergeţi subcomitetele după necesitate sau dezvoltaţi propria dumneavoastră structură de comitet şi subcomitet împreună cu partenerii dumneavoastră lideri de club. Dacă aveţi nevoie de asistenţă pentru determinarea subcomitetelor adecvate, contactaţi guvernatorul adjunct sau guvernatorul de district.

OPŢIUNEA 1: Clubul Rotary StandardClub

board

Comitetul de planificare strategică (opţional)

Memento Rotary

Fiecare structură a comitetului de club Rotary este unică întrucât se bazează pe scopurile şi necesităţile operaţionale ale clubului.

Administraţia clubului

Membrii

Relaţii publice

Proiecte de serviciu

Fundaţia Rotary

• � � �01 tare • Relaţii cu media • Vocaţional • Participare la Program săptămânal • Reţinere • Educaţional Program • Buletin de club• Orientare • Publicitate • Comunitate • Colectare

şi Website şi şi • Internaţional de fonduri • Frecventare educare marketing • Programe RI pentru fundaţie • Camaraderie • Clasificare (precum RYLA, WCS,

sau Rotaract)

• Colectare de fonduri pentru proiecte de club

Pos

ibile

com

itet

e

S

ubco

mit

ete

Consiliul directorilor


OPŢIUNEA 2: Club Rotary Extins

Comitetul de planificare strategică (opţional)

Administraţia clubului

Membrii

Relaţii publice

Proiecte de serviciu

Fundaţia Rotary

• Program • Recrutare • Relaţii • Vocaţional • Absolvent

săptămânal • Reţinere media • Educaţional • Donaţii anuale • Buletin de club • Educaţie • Publicitate • Umanitar • Website • Mentorat şi • Subvenţii • Etică • Evaluarea marketing • Comunitate • Schimb al • Frecventare comunităţii şi • Evenimente • Internaţional Grupului de stu • Arhivă planificare speciale • Programe RI • Fond • Camaraderie • Clasificare • Relaţii (precum Permanent

• Familie Rotary •

Externe Web şi

RYLA, WCS, sau Rotaract)

••

PolioPlus Pace Rotary

• Ofiţer de protocol

edia socială • Colectare de fonduri pentru proiecte de club

• Camaraderii Burse

• Proiecte curente

OPŢIUNE 3:Club Rotary restrâns

c Consiliul Directorilor

lubConCC Comitet de planificare strategică

(opţional)

Administraţia clubului Comunitate

Relaţii publice Proiecte de

serviciu

Fundaţia Rotary

Consiliul Directorilor

CONLUCRAREA CU LIDERII DE CLUB ŞI CEI DISTRICTUAli27

Anexa B:Recompense ale RI şi ale Fundaţiei Rotary Recunoaşterea eforturilor semnificative ale Rotarienilor este o parte importantă a Rotary. Recompensele vă pot sprijini în motivarea Rotarienilor şi vă pot da posibilitatea mulţumirii acestora pentru serviciul lor. Următoarele recompense RI şi ale Fundaţiei sunt valabile pentru Rotarieni sau cluburi.

Premiu Beneficiari Nominalizat de Recompensat de Recompense Rotariene individuale

Patru Modalităţi de Citare în Serviciu

Un Rotarian per club per an

Preşedintele clubului Preşedintele RI

Serviciu RI peste Recompensa proprie

Maxim 150 de Rotarieni per an

Guvernatori districtuali actuali şi imediat anteriori, directori RI actuali şi anteriori

Preşedintele RI

Recompensă de Serviciu pentru o lume fără Poliomielită

Rotarienii eligibili Orice Rotarian Administratorii Fundaţiei Rotary

Citaţia Fundaţiei Rotary pentru Serviciu Meritoriu

Un rotarian per district per an

Directori RI şi guvernatori districtuali

Administratorii Fundaţiei Rotary

Recompensa Fundaţiei Rotary pentru Distincţie în Serviciu

Nu mai mult de 50 de Rotarieni în întreaga lume per an

Orice Rotarian (este necesară aprobare din exteriorul districtului celui nominalizat)


Recompensa Fundaţiei Rotary pentru Serviciu Districtual

Până la 20 de Rotarieni per district

Guvernatorul districtual Guvernatorul districtual

Recompensa Serviciul pentru Umanitate al absolvenţilor Fundaţiei Rotary Global

Un absolvent al Fundaţiei

Administratorii Fundaţiei, coordonatorii regionali ai Fundaţiei Rotary, guvernatorii districtuali sau preşedinţii subcomitetelor de absolvenţi districtuali


Recompense de club districtual Recompensa pentru cel mai bun proiect de cooperare pe relaţia externă

Până la cinci cluburi per district

Guvernatorul districtual Preşedintele RI

Citaţie prezidenţială Cluburi Rotary Guvernatorul districtual Preşedintele RI Recompensa pentru Dezvoltarea şi Extinderea Comunităţii

Cluburi Rotary Guvernatorul districtual Preşedintele RI

Recunoaşterea RI pentru Iniţiativele de dezvoltare a comunităţii


Recunoaşterea RI pentru Extinderea Comunităţii Cluburilor Restrânse


Recompensa pentru realizări semnificative

Un club din fiecare district Rotary

Guvernatorul districtual Preşedintele RI

Pentru PETS


Foaie de lucru 4: Rezumat Note

Am învăţat . . .

Voi . . .

Conlucrarea cu liderii de club şi cei districtuali Contacte

Pentru PETS

CONLUCRAREA CU LIDERII DE CLUB ŞI CU CEI DISTRICTUALI 29

Foaie de lucru 5: Structura Comitetului de Club Gândiţi-vă la structura actuală a comitetului de club. Evidenţiaţi această structură mai jos. În timpul anului dumneavoastră, ce comitete veţi adăuga, elimina sau consolida? Ce comitete vor avea subcomitete? Evidenţiaţi ideile dumneavoastră pentru anul în care conduceţi.

Structura actuală a comitetului

Structura comitetului în timpul anului dumneavoastră

Pentru PETS


Foaie de lucru 6: Studii de caz: Gestionarea relaţiilor În calitate de preşedinte al clubului, veţi avea nevoie să gestionaţi Rotarienii cu stiluri de lucru diferite care sunt motivaţi de lucruri diferite. Recapitulaţi fiecare scenariu de mai jos şi răspundeţi la întrebările care urmează.

Scenariul 1:Preşedintele Comitetului de Prestaţii sub aşteptări

Daniel este preşedintele comitetului de proiecte de serviciu, iar acesta este primul său an în birou. Suntem în luna a şasea a anului şi acesta nu acţionează conform aşteptărilor dumneavoastră. Nu comunică cu membrii comitetului şi nu a realizat progrese în legătură cu nici un obiectiv al comitetului. Membrii comitetului sunt frustraţi şi ameninţă să se retragă dacă nu se adoptă nicio măsură.

Cum veţi rezolva problema cu acest preşedinte de comitet?

Cum veţi răspunde temerilor membrilor de comitet?

Scenariul 2: Guvernator asistent

Maria este guvernator asistent de un an. Preşedintele anterior al clubului a avut unele dificultăţi cu ea, însă dumneavoastră sunteţi hotărât să treceţi peste acestea şi să aveţi un an deosebit. La jumătatea anului, realizaţi că fostul preşedinte al clubului avea dreptate. Maria nu este organizată şi nu aţi reuşit să o contactaţi telefonic sau prin email. Totodată a omis să programeze vizita lunară a guvernatorului.

Ce puteţi face pentru a îmbunătăţi comunicarea cu guvernatorul asistent?

Ce veţi face pentru a transforma cea de-a doua jumătate a anului în succes?

ADMINISTRAREA CLUBULUI 31

Administrarea clubului

Administrarea clubului dumneavoastră Rotary se află, în cele din urmă, sub supravegherea consiliului de directori, pe care îl conduceţi. Echipa de conducere a clubului, în special comitetul de administrare a clubului, ar trebui să vă asiste în responsabilităţile dumneavoastră administrative pentru a spori eficacitatea operaţiunilor clubului.

Planul de Conducere a Clubului este structura administrativă recomandată pentru cluburile Rotary. În baza acestui plan, administrarea eficientă a clubului este cheia satisfacerii scopurilor anuale pe termen lung ale clubului. Pentru implementarea Planului de Conducere a Clubului, cluburile Rotary elaborează proceduri standard pentru asigurarea continuităţii, comunicării şi a implicării Rotariene. Structura de comitet simplu a planului vizează funcţiile centrale ale unui club şi poate fi extinsă pentru a rezolva obiectivele de serviciu şi de camaraderie.

Responsabilităţi

În calitate de preşedinte ales, aveţi următoarele responsabilităţi de administrare a clubului:

• Convocarea şi întâlnirea cu comitetul de administrare a clubului

• Cunoaşterea politicilor şi procedurilor administrative ale clubului, prin revizuirea celor mai recente versiuni ale Constituţiei Standard a Clubului Rotary şi ale Regulamentului intern recomandat al Clubului Rotary (anexele J şi K)

• Înţelegerea procesului de amendare a Regulamentului intern al clubului şi conlucrarea cu liderii de club pentru actualizarea constituţiei clubului şi a Regulamentului intern.

C A P I T O L U L 3

MANUALUL PREŞEDINTELUI DE CLUB 32

• Determinarea aspectelor din Planul de Conducere a Clubului care pot consolida clubul

În calitate de preşedinte, aveţi următoarele responsabilităţi de administrare a clubului:

• Complinirea cerinţelor districtuale şi administrative RI

− Supravegherea necesităţilor de raportare ale clubului

− Conlucrarea strânsă cu secretarul clubului pentru a vă asigura că rapoartele necesare şi formularele sunt trimise către RI şi district în termen oportun

− Înţelegerea modului de utilizare a Accesului de Membru pentru actualizarea înregistrărilor de club şi pentru a face plăţile obligatorii semi-anuale

− Supravegherea administrării finanţelor clubului

− Minimalizarea riscului în timpul activităţilor clubului

• Asigurarea că Emblemele Rotary sunt utilizate adecvat

• Organizarea de întruniri săptămânale de club şi adunări care vor suscita interesul membrilor clubului

• Încurajarea frecventării adunărilor districtuale şi a sesiunilor de instruire adiţională, în funcţie de necesităţi

• Pregătirea pentru vizita oficială a guvernatorului districtului şi pentru vizita trimestrială (sau mai mult) a guvernatorului asistent.

Standarde Minimale

Pentru a se asigura că clubul funcţionează eficient, Consiliul RI a adoptat aceste standarde minime:

• Plata obligaţiilor pentru fiecare persoană către Rotary International

• Întâlnirile regulate

• Abonarea la o publicaţ ie Rotary World Magazine Press certificată (The Rotarian sau revista regională Rotary)

• Implementarea proiectelor de serviciu care rezolvă necesităţile comunităţii locale şi ale comunităţilor din alte ţări

• Primirea guvernatorului în vizită, a guvernatorului asistent sau a oricărui alt ofiţer al Rotary International

• Menţinerea obligativităţii asigurării adecvate regiunii geografice în care clubul este localizat (numai Statele Unite: plata asigurării obligatorie cu raportare semestrială)

Conlucraţi cu guvernatorul asistent pentru a vă asigura că clubul dumneavoastră depăşeşte standardele minime.

Memento Rotary

Luaţi în calcul planificarea unei întruniri săptămânale sau a unei activităţi concordante cu Luna Revistei (aprilie).


Comitetul de Administrare a Clubului

Asigurarea administrării eficiente a clubului reprezintă un efort colaborativ. În calitate de preşedinte de club, dirijaţi acest efort în timp ce comitetul de administrare a clubului îndeplineşte responsabilităţile specifice. Includeţi comitetul de administrare a clubului printre primele cinci comitete de durată ale clubului. Clubul dumneavoastră poate amenda Regulamentul intern pentru a reflecta responsabilităţile specifice ale acestui comitet, adăugând subcomitete după necesităţi.

Comitetul de administrare a clubului ar trebui să vă sprijine în atingerea scopurilor anuale ale clubului. Secretarul de club şi trezorierul ar trebui să fie membri ai acestui comitet. Preşedintele acestui comitet, numit de dumneavoastră, ar trebui să fie parte a echipei de conducere a clubului.

Comitetul de administrare a clubului are următoarele responsabilităţi:

• Sprijinirea secretarului de club în identificarea ratei de frecventare a clubului

• Menţinerea listelor cu membrii de club şi raportarea către Rotary International

• Sprijinirea trezorierului de club pentru a colecta taxele

• Organizarea de programe săptămânale şi speciale

• Promovarea camaraderiei între membrii de club

• Producerea buletinului de club şi a website-ului

Constituţia şi Regulamentul intern ale clubului

Constituţia Clubului Rotary Standard trebuie să fie adoptată de către toate cluburile admise în Rotary International. Aceasta asigură un cadru model pentru operaţiunile clubului Rotary. Urmărind Consiliul Legislativ, care se va desfăşura în 2010 şi în 2011, Constituţia Clubului Rotary Standard va fi actualizată pentru a include decretele Consiliului. Asiguraţi-vă că clubul dumneavoastră utilizează versiunea corectă a Constituţiei Standard a Clubului Rotary (anexa J). Regulamentul intern al clubului dumneavoastră asigură îndrumare suplimentară, neinclusă în constituţia clubului, pentru a vă administra clubul. Regulamentul intern recomandat al Clubului Rotary Standard (anexa K) este elaborat în armonie cu Constituţia Clubului Rotary Standard şi reflectă politica actuală Rotary. Îl puteţi adapta pentru a satisface nevoile clubului dumneavoastră, obiectivele şi activităţile şi pentru a reflecta identitatea sa unică. Pentru a vă pregăti pentru anul dumneavoastră ca preşedinte de club, ar trebui să recapitulaţi Regulamentul intern al clubului şi să conlucraţi cu echipa de conducere a clubului pentru a-l amenda cu scopul de a reflecta orice practică de noutate şi procedură, precum şi structura de comitet de club şi rolurile şi responsabilităţile liderilor de club.

Propunerea şi Votarea Amendamentelor

Dacă clubul dumneavoastră necesită amendarea Regulamentului intern pentru a reflecta practicile sale curente:

• Notificaţi toţi membrii în legătură cu amendamentul propus cu cel puţin 10 zile înainte de întrunire

• Asiguraţi-vă că aveţi cel puţin o treime dintre membrii activi (un cvorum) prezentă la întrunirea regulată pentru a vota.

Memento Rotary

Detalii suplimentare referitoare la comitetul de administrare a clubului se regăsesc în Manualul Comitetului de Administrare a Clubului, Manualul Secretarului Clubului şi Manualul Trezorierului Clubului.

Memento Rotary

2010-11 Preşedinţii de Club: asiguraţi-vă că identificaţi modificările aduse Constituţiei Clubului Rotary standard şi Regulamentului intern al Clubului urmărind Consiliul Legislativ din 2010.


• Aprobaţi amendamentul dacă este susţinut de două treimi dintre membrii prezenţi.

• Asiguraţi-vă că amendamentul este în armonie cu Constituţia Clubului Rotary Standard şi a RI şi cu Regulamentul intern.

Necesităţile de raportare ale RI şi ale Fundaţiei Rotary t S |

Pentru a vă asigura că corespondenţa şi comunicaţiile RI, inclusiv rapoartele semestriale, ajung la membrii potriviţi ai clubului, actualizaţi regulat toate înregistrările clubului. Informaţia de mai jos poate fi, de asemenea, actualizată prin Accesul de Membru la adresa www.rotary.org.

Fiecărui club Rotary i se solicită remiterea următoarelor rapoarte şi informaţii:

• Către RI

− Rapoarte semestriale (scadente la 1 iulie şi 1 ianuarie), care includ RI obligaţiile RI pentru fiecare persoană

− Modificarea statutului de membru

− Modificări ale informaţiei ofiţerului sau ale întrunirii − Informaţie pentru Directorul Oficial (până la 31 decembrie)

− Abonare individuală şi de club la The Rotarian sau la revista regională Rotary

− Impozitele consiliului legislativ (numai în iulie)

− Numai SUA şi teritoriile sale: asigurare (numai în iulie)

• Către Fundaţia Rotary

− Utilizarea fondurilor Fundaţiei Rotary

• Căt re district

− Scopurile clubului (utilizarea Ghidului de Planificare pentru Cluburile Rotary Eficiente şi a Formularului de Raportare a Obiectivului Clubului de a Dezvolta Fondul Fundaţiei Rotary)

− Scheme de frecventare lunară

Memento Rotary

Majoritatea rapoartelor RI şi ale Fundaţiei pot fi remise prin Accesul de Membru.

Amendarea Regulamentului intern Recomandat al Clubului Rotary

Cvorum = 1/3 din membri Aprobare ≤ 2/3 din cvorum

Exemplu: 63 membri într-un club 21 membri sunt prezenţi 14 sau mai mulţi membri trebuie să voteze da pentru amendarea Regulamentului intern

PREZENT

no

yes

Memento Rotary

Veţi identifica informaţii suplimentare despre necesităţile de raportare ale clubului în Manualul Secretarului de Club


Managementul Financiar

În calitate de preşedinte al clubului, aveţi responsabilităţi fiscale, precum monitorizarea fondurilor clubului, practicarea bunei gestiuni şi asigurarea că clubul funcţionează în conformitate cu întreaga legislaţie locală, incluzând taxe şi nonprofit (după cum se aplică). A se consulta foaia de lucru 8 pentru lista celor mai bune practici de management financiar.

Impozite şi onorarii

Conlucraţi cu trezorierul clubului pentru a revizui sau stabili un sistem de colectare şi plată a impozitelor şi onorariilor.

Impozitele de club. Impozitele de club pot fi colectate săptămânal, lunar sau trimestrial, după cum a fost stabilit de club, iar sumele datorate sun fixate anual. Aceste sume, care variază de la club la club, sunt cheltuieli de operare a fondului, precum întruniri, mese, daruri pentru oratori şi provizii.

Taxele de admitere. Numeroase cluburi percep noilor membri o taxă de admitere, fixată de Regulamentul intern al clubului. Această taxă nu se aplică cazurilor de transfer al foştilor membri ai altor cluburi sau Rotaractorilor*.

Impozitele districtuale. Numeroase districte deţin fonduri pentru finanţarea proiectelor sponsorizate de district şi sprijinul administrării districtuale. În aceste districte, fiecare club contribuie cu taxe pentru fiecare persoană. Suma este aprobată în fiecare an în cadrul adunărilor districtuale, conferinţei districtuale sau seminariilor de instruire a preşedinţilor aleşi.

Impozitele RI per persoană. De două ori pe an, cluburile sunt impozitate pentru fiecare persoană apartenentă. ** Toate impozitele, inclusiv impozitele repartizate proporţional, sunt plătibile la 1 ianuarie şi 1 iulie. Pentru fiecare membru nou admis pe perioadă semianuală, clubul trebuie să achite impozite repartizate proporţional către Rotary International; suma plătibilă pentru fiecare lună integrală de apartenenţă reprezintă o doisprezecime din impozitele anuale per persoană.

Impozitele per persoană sunt plătite pentru cheltuielile de operare generale ale organizaţiei, inclusiv producerea de publicaţii în numeroase limbi; asigurarea sprijinului de club, districtual şi de proiect; oferirea de instruire, îndrumare şi resurse pentru liderii de club actuali; şi menţinerea www.rotary.org.

Taxele RI. Adiţional impozitelor, Rotarienii sunt taxaţi pentru abonamentele solicitate pentru revistă, impozitele pentru Consiliile Legislative şi alte cheltuieli. Plăţile pentru The Rotarian sau pentru revista regională Revista Rotaria ar trebui repartizate în tranşe semestriale. Toate celelalte abonă

Documents

Manualul Preşedintelui Clubului · 2015. 7. 10. · Pentru cluburile din districtele pilot Future Vision este disponibil un supliment pe . 222-EN—(91 0) Manualul Preşedintelui