Manual Interventoria Risaralda

7/23/2019 Manual Interventoria Risaralda

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Por medio del cual se adopta el Manual del Interventor para el departamento deRisaralda - administracin central-

EL GOBERNADOR DEL DEPARTAMENTO DE RISARALDA, en uso de lasfacultades legales, en especial las ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y susdecretos reglamentarios.

CONSIDERANDO:

Que el artculo 209 de la Constitucin Poltica de Colombia seala La funcinadministrativa est al servicio de los intereses generales y se desarrolla confundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa,celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralizacin, la delegaciny la desconcentracin de funciones.

Que de acuerdo al artculo 14 de la Ley 80 de 1993, dentro de los medios que puedanutilizar las entidades estatales para el cumplimiento del objeto contractual, se estableceque a stas les compete la direccin general y la responsabilidad de ejercer el control yvigilancia de la ejecucin del contrato o convenio.

Que dicha responsabilidad abstracta que consagra la ley debe determinarse de maneraconcreta por la administracin, de suerte que los mandatos del legislador no queden enletra muerta y los interventores cumplan con las funciones asignadas de manera que selogren los cometidos estatales que se persiguen satisfacer en la contratacin pblica.

Que el interventor es el servidor de la Administracin designado o persona natural ojurdica contratado, encargado de velar por la eficiente y eficaz ejecucin del contratoencomendado, sin que pueda entenderse que su funcin est limitada a la revisin de

resultados, sino tambin a la funcin preventiva, esto es tomar las medidas necesariaspara lograr el objetivo, o sea, asegurar entre otras, el cumplimiento de las metascontractuales.

Que para el ejercicio de la interventora el representante legal del departamento o enquien se haya delegado la facultad para contratar, ser el responsable de laejecucin del contrato o convenio.


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Que el presente manual aplica para todo tipo de contrato o convenio cualquiera seasu naturaleza que celebre el departamento de Risaralda (Administracin central).

Por lo antes expuesto el Gobernador del Departamento,

DECRETA:

ARTICULO PRIMERO; Adoptar para el Departamento de Risaralda (AdministracinCentral), el Manual del Interventor que a continuacin se describe.

1. INTRODUCCIN

En el presente MANUAL DE INTERVENTORA se desarrollan metodologas yprocedimientos dirigidos a orientar las actividades de vigilancia, control, asesora ycoordinacin en los contratos y convenios que celebra el DEPARTAMENTO DERISARALDA Administracin Central -.

Es un Manual de obligatoria aplicacin por parte de los contratistas, interventores,consultores, coordinadores y dems servidores pblicos de la Entidad que participanen los procesos contractuales. Igualmente, se convierte en un documento para laorientacin de todas aquellas personas, organismos, gremios y asociaciones

interesadas en la ejecucin y el seguimiento de proyectos y contratos a cargo delDEPARTAMENTO DE RISARALDA Administracin Central -.

Este documento contiene las principales acciones y responsabilidades de las partesque intervienen en los procesos contractuales, relaciona la normatividad contractualvigente y un glosario de trminos que reduce la ocurrencia de interpretacioneserrneas y lo orienta hacia la mejor comprensin y cumplimiento de losprocedimientos.

El procedimiento de Interventora tendr unos puntos de control, de acuerdo con elsistema de calidad y se establecern en el mapa de riesgos y en las polticas de

operacin..

2. OBJETIVOS Y ALCANCE: El presente Manual de Interventora tiene comoobjetivos

2.1. Sealar los lineamientos bsicos y responsabilidades durante la ejecucin de loscontratos o convenios.


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2.2. Su seguimiento y control.

2.3. Como orientar la interaccin que debe existir entre el contratista, el consultor,interventor y Coordinador. Para asegurar unidad de criterio, confianza y certeza ensus actuaciones, todo lo anterior hacia el cumplimiento efectivo de la misininstitucional. Con la actualizacin y estandarizacin de formatos del sistema decalidad.

3. PRINCIPIOS Y VALORES.

3.1 PRINCIPIOS CONSTITUCIONALES Y LEGALES.

Los contratistas, interventores y Coordinadores, deben desempear su labor conresponsabilidad de cumplir una misin importante para el Estado y ante todo para lacomunidad.

La persona natural o jurdica que sea contratada o designada, segn el caso, paradesempearse como contratista, interventor o coordinador en proyectos que adelanteel DEPARTAMENTO DE RISARALDA Administracin Central -, deber conocery aplicar los principios que orientan la actividad de la administracin pblica

establecidos en el artculo 209 de la Constitucin Nacional, El Cdigo ContenciosoAdministrativo, la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y los decretos reglamentarios,as como, las normas tcnicas de calidad en la gestin pblica normas ISO9001:2008 Y NTC-GP-1000:2009.

DEFINICION:

Igualdad: Es reconocer a los ciudadanos la misma capacidad para ejercer susderechos para garantizar el cumplimiento del precepto constitucional segn el cual"todas las personas nacen libres e iguales ante la ley, recibirn la misma proteccin ytrato de las autoridades y gozaran de los mismos derechos, libertades yoportunidades sin ninguna discriminacin por razones de sexo, raza, origen nacionalo familiar, lengua, religin, opinin poltica o filosfica.

Inters General: Es la probabilidad de alcanzar una tica responsable en pro delinters pblico, con conductas de eficiencia y transparencia para con los ciudadanosque buscan el servicio de la entidad.


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Transparencia: Facilitar el control social de la gestin garantizando el acceso a lainformacin, de manera clara, ntida y traslucida. Exige que las actividadesdesarrolladas y la informacin que de ellas se desprenda, sea tan clara que todos lapuedan ver.

Participacin Ciudadana: Constituye el hecho de proporcionar los mecanismospara que la ciudadana intervenga individual o colectivamente, en las instancias detoma de decisiones sobre asuntos pblicos que le afectan en lo poltico, econmico ysocial.

Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan losresultados planificados.

Efectividad: medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultadosplanificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Eficiencia: relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Celeridad: Impulso oficioso de los procedimientos. Suprimiendo los trmitesinnecesarios y utilizando formatos para actuaciones en serie, de acuerdo con sunaturaleza.

Imparcialidad: Equivale a rectitud, equidad, neutralidad y objetividad. Se tendr encuenta que la finalidad de los procedimientos consiste en asegurar y garantizar losderechos de todas las personas sin ninguna condicin.

Publicidad: Divulgar los procesos y procedimientos. Las decisiones se darn aconocer oportunamente mediante comunicaciones, notificaciones, publicaciones o elmedio que ordena la Ley.

Coordinacin: Cooperacin y articulacin entre entidades o persona naturalesparticipantes. Las actividades precisan de un adecuado y lgico nivel deentendimiento, comunicacin, interaccin e interdependencia.

Control: Verificar, evaluar, comprobar, inspeccionar y revisar. Se demostrardisposicin a todas las actividades de control que impliquen vigilancia, supervisin yseguimiento a las metas y objetivos propuestos.


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Responsabilidad: Busca el cumplimiento de los fines de la contratacin, lavigilancia de la correcta ejecucin del objeto contratado y la proteccin de losderechos de la Entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectadospor la ejecucin del contrato, as como, sealar las consecuencias que sufren estospor sus acciones y omisiones.

3. 2. VALORES INSTITUCIONALES

Respeto:Alude a ese sentimiento que nos lleva al reconocimiento de los derechos,la dignidad, el decoro de los compaeros y a nuestra abstencin de transgredirlos.Es la actitud amable y el trato corts que se le brinda a una persona, en razn de suautoridad, edad, mrito y su dignidad como ser humano.

Honestidad:Es ser sincero, obrando siempre de forma recta y clara.

Solidaridad: Es la relacin de Unidad que existe entre todos para lograr los objetivospropuestos y alcanzar un fin comn.

Responsabilidad:Es garantizar el cumplimiento de los compromisos adquiridos. Esproteger y cuidar la Entidad, tanto financieramente como en la calidad de losservicios que se prestan.

Sentido de Pertenencia: Es la aceptacin de la diversidad de opinin social, tnica,cultural y religiosa, la capacidad de saber escuchar y aceptar a los dems, valorandolas distintas formas de entender y posicionarse en la vida, siempre que no atentencontra los derechos fundamentales de la persona.

4. LINEAMIENTOS GENERALES.

Se pretende dar un marco general, que sirva de directriz para el desarrollo armnicodel manual de interventora y as evitar ambigedades en su aplicacin.

1. Todos los documentos que se generen en desarrollo de un contrato estarnorganizados de acuerdo con las normas del Archivo General de la Nacin Ley 594 de2000.

2. Para permitir a la sociedad civil el conocimiento y seguimiento de la ejecucin delos proyectos, los contratistas, interventores y coordinadores atendern las peticionesde los ciudadanos, comunidades y veeduras ciudadanas.


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3. Los contratistas e interventora debern velar, de manera especial, por el estrictocumplimiento de la programacin de obra o cronograma de actividades establecidospara la ejecucin del contrato o convenio.

4. Los interventores externos respondern civil, penal y disciplinariamente tanto porel cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventora, como porlos hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen dao o perjuicio a laentidad, derivadas de la celebracin y ejecucin de los contratos respecto de loscuales hayan ejercido sus obligaciones.

5. En todos los contratos o convenios de tracto sucesivo, se suscribirn actasparciales, actas de recibo definitivo y liquidacin. En los de ejecucin inmediata,como el de compraventa, slo se requiere el acta de inicio y el acta de recibo dondeconste que ste se dio a satisfaccin. Excepcionalmente se requerir deliquidacin.

6. Para el cumplimiento de las exigencias de calidad, polticas de operacin, losformatos e instructivos y dems documentos sern elaborados con sujecin altamao y modelo establecido en el manual de calidad. Cualquier cambio, previasolicitud, deber ser aprobado por la Secretaria Administrativa, (Coordinacin deCalidad) siguiendo el procedimiento interno instituido. Excepcionalmente y para

convenios se tendr en cuenta los formatos de otras entidades, cuando sean estaslas que aporten los recursos.

5 NORMATIVIDAD VIGENTE .

Todos los interventores, deben tener conocimiento del marco legal bajo el cual sedesarrollan los contratos del DEPARTAMENTO DE RISARALDA AdministracinCentral y estar sujetos a su aplicacin normativa vigente. Sin embargo acontinuacin se enuncia varias decretos, leyes, normas, especificaciones,resoluciones que son de estricto cumplimiento:

1. Los Pliegos de Condiciones, invitaciones pblicas, segn el caso, as como loscontratos o convenios suscritos con el DEPARTAMENTO DE RISARALDA

Administ rac in Central, para el desarrollo de los respectivos proyectos.

2. Los estudios previos, diseos, licencias, permisos o autorizaciones, planos yespecificaciones del proyecto, anlisis de precios unitarios etc.


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3. La Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, las normas.

4. Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios.

5. Normas Comerciales y Civiles vigentes que rijan las materias que aquella o estosno regulen particularmente.

6. La Ley 99 de 1993 (Ley Ambiental) y sus decretos reglamentarios.

7. La Ley 105 de 1993 - Por la cual se dictan disposiciones bsicas sobre eltransporte.

8. Ley 418 de 1997, Ley 548 de 1999, Ley 782 de 2002 y Decreto 128 de 2003,reglamentario de la Ley 418 de 1997, por las cuales se consagran unosinstrumentos para la bsqueda de la convivencia, la eficacia de la justicia y enmateria de reincorporacin a la sociedad civil.

9. La Ley 734 de 2002. - Por la cual se expide el Cdigo Disciplinario nico.

10. La Ley 789 de 2002. - Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y

ampliar la proteccin social y se modifican algunos artculos del CdigoSustantivo del Trabajo.

11. La Ley 816 de 2003. - Por medio de la cual se apoya la Industria Nacional atravs de la Contratacin Pblica.

12. La Ley 828 de 2003. - Por la cual se expiden normas para el control de laevasin del Sistema de Seguridad Social.

13. La Ley 850 de 2003. - Por la cual se reglamentan las veeduras ciudadanas.

14. Las dems normas que sean concordantes.

6 DESIGNACION DEL INTERVENTOR.

Todo contrato que celebre la Administracin Central del Departamento de Risaraldatendr por lo menos un interventor.


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La designacin del interventor est a cargo del Secretario de Despacho al quecorresponda el proyecto a ejecutar, y debe recaer en una persona idnea, conconocimientos y perfil apropiado al objeto de la Interventora. Para tal efecto, elfuncionario responsable de designar al interventor deber tener en cuenta que elperfil de la persona designada o seleccionada, se ajuste al objeto del contrato, asmismo debe brindar la disponibilidad y logstica para el desarrollo de las funciones.

As mismo en el oficio de designacin deber entregrsele, copia del contrato, copiade las plizas, aprobadas, copia de la disponibilidad presupuestal copia del registropresupuestal, copia del recibo de publicacin, si hubiere lugar u otro documento que

requiere el interventor, y se le har saber al interventor donde se encuentra latotalidad del proceso contractual, para que sea consultado. Por lo tanto elinterventor tendr acceso al proceso sin restriccin alguna.

Cuando el interventor considere que est impedido para realizar el seguimiento deun contrato por conflicto de intereses y que no puede ejercer dicha Interventora, aslo har saber al secretario de despacho respectivo o quien tenga la delegacin paracontratar que lo haya designado, mediante oficio motivado, quien objetivamenteanalizar los motivos expuestos y en caso de aceptarlos proceder a expedir unnuevo oficio designando el nuevo interventor, decisin que se notificar al nuevointerventor y se comunicar al contratista.

En caso de interventora externa sta se escoger mediante el sistema consagradoen la ley.

El Interventor es el servidor publico del Departamento de Risaraldaencargado de velar por la eficiente y eficaz ejecucin del contrato o convenioencomendado, sin que pueda entenderse que su funcin est limitada a larevisin de resultados, sino tambin a la funcin preventiva, esto, es, tomar lasmedidas necesarias para lograr el objetivo de asegurar el cumpl imiento delas metas contractuales.

Cuando el interventor sea un Servidor Pblico del Departamento y deba separarse desus funciones temporalmente, entregar al Secretario de Despacho correspondienteun informe del estado de los contratos detallado, esto es indicando como mnimo,nmero, ao, valor y estado en que se encuentra el contrato, adems el nombre delcontratista. Sin la entrega de dicho informe no podr separarse del cargo. Elrepresentante legal del departamento o en quien se haya delegado la facultad paracontratar designar mientras la ausencia del servidor, mediante oficio o actoadministrativo el que lo reemplazar, acto que contendr los contratos a vigilar y eltiempo. En caso de retiro definitivo se har el mismo procedimiento.


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En caso de incumplirse esta obligacin por parte de algn servidor pblico ser objetode investigacin disciplinaria.

Cuando por necesidad de la interventora, deban colaborar otros funcionarios delDepartamento, stos sern designados por el Secretario de Despacho o Director,quienes apoyarn las actividades del interventor

6.1 OBJETIVO DE LA INTERVENTORA.

La Interventora nace en el Artculo 32 numeral 2 de la Ley 80 de 1993 Su funcinconsiste en controlar que el contratista durante la ejecucin de su contrato se cia alos plazos, trminos, y dems condiciones contractuales, garantizando la eficiente yoportuna inversin de los recursos establecidos contractualmente, colaborando conel contratista en la correcta ejecucin de los trabajos con orden y eficiencia,resolviendo con prontitud los requerimientos tcnicos del contratista, previniendo consu experiencia y anlisis los posibles inconvenientes tcnicos y financieros en eldesarrollo del contrato, verificando y supervisando las actividades del contratistaencaminadas a cumplir las especificaciones tcnicas, actividades administrativas,requerimientos socio ambientales, legales y presupuestales, establecidos en losPliegos de Condiciones y en los contratos o Convenios que se celebren, teniendo

como referencia los principios establecidos en la Ley 80 de 1.993.

Los informes de los interventores sern tomados como fundamento para proferir losactos administrativos respectivos y para la imposicin de multas, para declarar lacaducidad y hacer efectivas las garantas en caso de ocurrencia del siniestro, por lo queel interventor vigilar que las plizas se encuentren vigentes durante la vigencia delcontrato.

6.2. FACULTADES DE LA INTERVENTORA

La Interventora de un contrato cualquiera sea su naturaleza est facultada para

actuar de acuerdo con lo establecido en la Ley, con lo estipulado en elcorrespondiente contrato o convenio y con lo regulado en el presente Manual. ElInterventor debe:

1. Requerir al contratista el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contratoy en las leyes y normas que le sean aplicables.


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2. Solicitar el cumplimiento de las obligaciones de manera clara y oportuna alcontratista.

3. Las instrucciones dadas son de carcter obligatorio para el contratista, si estndentro del marco de la ley y lo pactado contractualmente. Se debe dejar constanciaescrita de toda actuacin con firma de recibo por parte del contratista.

4. Son de obligatorio cumplimiento recomendar por escrito las acciones necesariaspara la mejor ejecucin del contrato apuntando a su optimizacin financiera y tcnica.

5. Requerir al contratista los documentos necesarios para la liquidacin del contrato yvigilar permanentemente que las plizas contractuales y post contractuales en valory vigencia estn debidamente aprobadas por el DEPARTAMENTO DE RISARALDA

Administracin Central.

6.3. PRINCIPIOS DE LA INTERVENTORA:

1. Los contemplados en la Ley 80/93 en su artculo 23: Transparencia, Economa yResponsabilidad.

2. Los establecidos en el Cdigo Contencioso Administrativo: Eficiencia, economa,

eficacia, imparcialidad y celeridad.3. Los establecidos en el presente manual.

6.4. OBLIGACIONES

1. Conocer sobre la organizacin y la normatividad vigente del DEPARTAMENTODE RISARALDA Administracin Central. Aplicacin en desarrollo del contrato yde interventora, igualmente deber tramitar adecuadamente la correspondencia,utilizando los formatos y procedimientos establecidos y cumplir con las disposicionescontenidas en el Manual de Interventora vigente, resoluciones y decretos que serelacionen con el ejercicio de la interventora.

2. Todas las rdenes del interventor y del coordinador debern ser por escrito.

3. Todas las actas y documentos que debe elaborar el interventor o elcoordinador deber hacerse con sujecin a los formatos de calidad establecidos porla entidad.


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4. Toda la documentacin que se genere producto de la ejecucin de un contrato oconvenio debe ser remitida por el interventor o coordinador en el informe final a laSecretara de Origen en documento original,

5. Verificar las condiciones de las normas y especificaciones vigentes, los estudiosprevios para la ejecucin del contrato o convenio.

6. Elaborar actas de inicio, siempre y cuando se encuentren satisfechos losrequisitos de legalizacin del contrato. (aprobacin de plizas, publicacin y registro

presupuestal).7. Exigir al contratista, una vez se tenga el acta de Inicio debidamente firmada, laejecucin del contrato o convenio dentro de los trminos establecidos en elrespectivo contrato o convenio y en cumplimiento de la programacin contractual.

8. Controlar la inversin del anticipo concedido al contratista, vigilando que seinvierta en la ejecucin del contrato o convenio. Cuando la entidad lo consideredentro del texto del contrato exigir que el manejo del anticipo se haga mediantecuenta conjunta y autorizando los desembolsos que correspondan a gastos delcontrato efectuados y que estn de acuerdo con el programa de inversionesaprobado por el DEPARTAMENTO DE RISARALDA.

9. Llevar, Mantener actualizado y tener disponibleel archivo de la interventora conla correspondencia, informes y dems documentos requeridos para el control de laejecucin del contrato o convenio, en donde se detallen en general todo aquello quepermita determinar completamente las caractersticas del contrato o convenioejecutado.

Este archivo deber ser entregado a la Secretaria Ejecutora correspondiente comorequisito para el recibo de la Interventora.

10. Realizar el seguimiento al avance del contrato o convenio cualquiera sea sunaturaleza de acuerdo con la programacin, de tal manera que si se detectan atrasose incumplimientos parciales o totales se requiera oportunamente al contratista y decontinuar con los mismos incumplimientos, se informe con la debida sustentacin alcoordinador de contrato y/o al Secretario de despacho correspondiente, junto con lacuantificacin del valor de la sancin o multa para el trmite pertinente.


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11. Elaborar acta de recibo parcial de acuerdo con el pliego de condiciones y/o elcontrato y con los trabajos ejecutados en el mes o perodo a reconocer al contratista.Las actas sern suscritas conjuntamente con el contratista y constituyen el soportepara el recibo definitivo del contrato.

12. Conocer al detalle el estado financiero y legal del contrato y controlar lasoperaciones efectuadas con los fondos del mismo, as como del trmite de contratosadicionales, actas de modificacin, prorrogas, suspensiones, reiniciaciones, etc.

13. Realizar en forma peridica cuando el contrato o convenio y el inters del

DEPARTAMENTO DE RISARALDA, lo requieran, en forma conjunta con elcontratista, las cantidades o actividades ejecutadas contra las contempladas en elproyecto. Haciendo un balance general del contrato o convenio, contra lo pactadocontractualmente.

14. El Interventor tramitar los pagos al contratista, cuantificando las laboresrealizadas, dentro de los plazos establecidos, y presentar la documentacinrequerida al funcionario competente de cada Secretaria, una vez el contratista hayaacreditado toda la documentacin necesaria.

15. El interventor verificar el pago de seguridad social integral y de parafiscales,conforme a las cuantas establecidas en la norma. No podr autorizarse ningnpago sin el cumplimiento de ste requisito.

16. Emitir concepto durante la ejecucin del contrato o convenio y someter aconsideracin del Ordenador del gasto y el Secretario de despacho correspondientecon la debida justificacin tcnico-econmica, los casos en que se le solicite opresenten:

1. Solicitudes de Adicin2. Prrrogas.3. Aclaraciones4. Modificaciones

17. En ningn caso el interventor o el coordinador podr modificar el objeto delcontrato. Tampoco podr aprobar u ordenar modificaciones en el plazo y valor, niordenar cambios en la concepcin general de los trabajos, ni realizar modificacionesque impliquen un cambio sustancial en el mismo. No puede pues el interventor,


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modificar las clusulas del contrato. En caso de ser necesario solicitar mediantejustificacin la modificacin correspondiente.

18. Estudiar las sugerencias, reclamaciones y consultas del contratista que sean desu competencia, resolviendo oportunamente las que estn a su alcance y de las queno, emitir concepto tcnico, financiero y legal segn el caso, con loscorrespondientes soportes remitindolas al Secretario de Despacho correspondiente.

19. Presentar los informes que servirn como fundamento para proferir los actosadministrativos respectivos, para la imposicin de multas, para declarar la caducidad

y hacer efectivas las garantas en caso de ocurrencia del siniestro. Dichos informesdebern ser claros expresos respecto al incumplimiento parcial o total y as mismohacer la tasacin del valor de la multa o sancin perjuicio que se debe aplicar alcontratista incumplido.

20. Verificar que las plizas permanezcan vigentes.

21 Recibo definitivo del contrato mediante la elaboracin del acta correspondiente.

22. Hacer cumplir los requerimientos socio ambientales establecidos para elproyecto.

23. Exigir al contratista el cumplimiento de todas las normas sobre seguridadindustrial y salud ocupacional del personal a su cargo.

24. Cumplir instrucciones y dems obligaciones establecidas por elDEPARTAMENTO.

25. Si durante la ejecucin del contrato surgen discrepancias sobre la interpretacinde las clusulas del contrato que puedan conducir a la paralizacin o a la afectacingrave del servicio pblico que se pretende satisfacer, y no logra llegarse a unacuerdo, el interventor as lo informar por escrito debidamente motivado alordenadordel gasto o quien tenga delegada la contratacin para la adopcin de las medidaspertinentes.

26. Elaborar los informes que le sean solicitados por el Coordinador del contrato, eldirector tcnico de la Secretaria, del secretario de Despacho competente.


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27. El interventor deber articular su accin con los grupos de auditores visibles, lapublicacin de informes de interventora, la asistencia y participacin en los foros conciudadanos, as como atender y dar respuesta a las observaciones hechas por losauditores visibles

28. Elaborar proyecto de acta de liquidacin bilateral o unilateral y allegar ladocumentacin requerida para la liquidacin del respectivo contrato o convenio deacuerdo con las normas vigentes sobre la materia. El acta de liquidacin, la firmar elinterventor que la proyecta, el ordenador del gasto o su delegado, el secretario dedespacho donde se origin el proyecto y el contratista. En caso de liquidacin

unilateral se firmar por el interventor que la proyecta, el ordenador del gasto o sudelegado, el secretario de despacho donde se origin el proyecto.

29. Presentar en original al director y/o Secretario de despacho el correspondiente.Informe final.

6.5. FUNCIONES DEL COORDINADOR DE GRUPO:

1. Emitir conceptos sobre el alcance de los estudios previos y especificaciones delos proyectos de la direccin que estn a cargo y que sirvieron de base para laelaboracin de pliegos de condiciones y la celebracin de contratos.

2. ejercer una supervisin general de los contratos o convenios que se estnejecutando en su rea.

3. Solicitar en forma mensual informe sobre la ejecucin de los contratos o conveniosque se estn ejecutando en el rea

4. Formular sugerencias por escrito sobre los asuntos que estime conveniente endesarrollo del contrato o convenio, sin perjuicio de la autonoma propia delInterventor.

5. Participar en la toma de decisiones, en los asuntos que el interventor o elcoordinador del contrato o convenio no haya podido dirimir y que requieran apoyotcnico, financiero o administrativo.

6.6. FUNCIONES DEL COORDINADOR DE CONTRATO:


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1. Ejercer la Interventora del contrato de Interventora externa conforme a loestablecido en el presente manual.

2. Servir de puente entre la entidad y el interventor externo.

3. Mediar entre el contratista y el interventor externo.

4. Participar en los comits tcnicos del contrato sujeto a Interventora externa, sinperjuicio de la autonoma propia del Interventor externo.

5. Armonizar la interaccin del contratante, el interventor y contratista, para el logrogeneral del objeto contractual que satisfaga las necesidades de la comunidad.

6. Propender por que no se generen conflictos entre las partes y buscar medidastendientes a solucionar eventuales controversias.

7. Informar al coordinador de grupo y al secretario de Despacho correspondientecualquier anomala sobre la cual tenga conocimiento, y que afecta de manera gravela ejecucin del contrato.

8. Hacer entrega de la documentacin que requiera el interventor externo paraejercer su actividad.

NOTA: La responsabilidad en la toma de decisiones tcnicas, financieras yadministrativas, respecto del contrato sujeto a Interventora externa esta en cabezade dicha Interventora externa.

7. INTERVENTORIA PARA LOS CONTRATOS DE OBRA PUBLICA. Adems delas obligaciones generales, el interventor del contrato debe tener en cuenta losiguiente.

1. Solicitar al responsable del proyecto en la secretaria correspondiente lainformacin sobre los predios en donde se realizarn las obras, para que estos seande propiedad o estn a cargo del DEPARTAMENTO DE RISARALDA.

2. Reunin tcnica y visita al proyecto.

3. Mximo dentro de los cinco (5) das habiles siguientes a la orden de iniciacin delproyecto el interventor coordinar una reunin con el director tcnico de la secretariade correspondiente, el Ingeniero Residente del contratista/interventora y el


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Coordinador de Contrato. All se deber analizar con el constructor los planos yespecificaciones del proyecto, el programa de inversiones, el programa de trabajo, elequipo disponible, las fuentes de materiales, requerimientos de mano de obra yambientales, sitios de disposicin de materiales, manejo del transito, la seguridad delos trabajadores y del pblico y en general todo aquello que permita el desarrollonormal de las obras.As mismo, la interventora aprobar antes de iniciar la ejecucin de los trabajos, losprocedimientos constructivos, las frmulas de trabajo y el tramo de prueba quepresente el contratista para realizar las diferentes actividades propias del contrato aejecutar.

4. Hacer entrega de los puntos topogrficos necesarios, con sus coordenadas ycotas, que le permitan al constructor localizar adecuadamente el proyecto sobre elterreno y ejecutar las obras correspondientes, as mismo verificar el replanteo que elconstructor realice con base en las referencias entregadas.

5. Velar por la oportuna colocacin de las vallas.

6. Elaborar actas de vecindad , si del caos.

7. Elaborar actas de inicio, siempre y cuando se encuentren satisfechos los

requisitos de legalizacin del contrato. (aprobacin de plizas, publicacin y registropresupuestal) y verificacin de afiliacin del personal a la seguridad social integral yARP.

8. Disponer, administrar y mantener, en sitios cercanos a la obra, durante el tiempode ejecucin del contrato, personal profesional, tcnico y administrativo,instalaciones, equipos de laboratorio y control, y una organizacin logstica adecuadapara el ejercicio de las funciones de interventora. Segn las especificaciones de losestudios previos y pliegos de condiciones.

9. Llevar junto con el constructor un diario de la obra (bitcora) que deberpermanecer disponible en la oficina de campo de la interventora, en el cual seconsignarn todas las instrucciones, observaciones, ejecuciones y determinacionesrelacionadas con el desarrollo de la obra. ste deber iniciarse el da en quecomiencen las Obras.

10. Programar y asistir a los comits de obra.


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11. Exigir registro fotogrfico, antes, durante y despus de ejecutada la obra.

12. Durante todo el desarrollo del proyecto verificar que el equipo ofrecido por elcontratista en su propuesta se encuentre completo y en buen estado defuncionamiento. El interventor exigir el cambio o adicin del equipo necesariodentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a su requerimiento; de no darsecumplimiento a lo anterior, deber informar al coordinador de contrato y al Secretariode Despacho correspondiente para las acciones a que haya a lugar.

13. Durante todo el desarrollo del proyecto deber mantener actualizada una

relacin diaria de los profesionales, trabajadores y equipo del constructor empleadosen la ejecucin de las obras y en las oficinas o campamentos. El interventor podrexigir el cambio o adicin del personal necesario; de no darse cumplimiento a losolicitado, deber informar al coordinador de contrato y a la Secretariacorrespondiente para el trmite pertinente.

14. Exigir y/o Efectuar ensayos de campo, de laboratorio para el control de calidadde materiales y productos terminados con el objeto de verificar el cumplimiento de lasnormas y especificaciones de construccin. En caso de incumplimiento de stas, seabstendr de recibir la obra informando al Coordinador de contrato y a la Secretariode despacho correspondiente para el trmite pertinente.

15. Elaborar acta de recibo parcial de obra de acuerdo con el contrato o pliego decondiciones y con los trabajos ejecutados en el mes o perodo a reconocer alcontratista. Intervenir directamente en la medicin y cubicacin de las obrasejecutadas, las cuales deben quedar consignadas en una PRE-ACTA detallada.Dichas actas sern suscritas conjuntamente con el constructor y constituyen elsoporte para el recibo definitivo de la obra.

16. Llevar un registro de la provisin, consumo y existencia de los materialesexplosivos utilizados en la obra, as como la medida de las obras que se realicen consu aplicacin, el equipo utilizado y el personal encargado de su manejo. Exigir,adems el cumplimiento de las normas vigentes establecidas por el Ministerio deDefensa para su manejo y control

17. Conocer al detalle el estado financiero y legal del contrato y registrar lasoperaciones efectuadas con los fondos del mismo, as como del trmite de contratosadicionales, actas de modificacin de cantidades de obra, aprobacin de preciospara tem no previstos.


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18. Velar por que el contratista de estricto cumplimiento a la reglamentacin vigentesobre sealizacin temporal durante la etapa de construccin y sobre sealizacindefinitiva, en el caso de estar incluida en el contrato de obra.

19. Velar por que el contratista de estricto cumplimiento en los trmites para laobtencin del titulo minero y la licencia ambiental para la explotacin de las fuentesde materiales.

20. Verificar con las condiciones de las normas y especificaciones vigentes, los

estudios, diseos y planos, requeridos para la ejecucin del contrato o convenio.21. Velar por que el contratista de obra elabore y entregue los planos definitivos de laobra construida, los cuales deben incluir todas las modificaciones realizadas durantela ejecucin del proyecto.

22. Llevar, Mantener actualizado y tener disponible el archivo de la interventora conla correspondencia, informes tcnicos, resultados de laboratorio, planos y demsdocumentos requeridos para el control de la ejecucin del contrato, en donde sedetallen en general todo aquello que permita determinar completamente lascaractersticas del contrato ejecutada.

23. En los contratos de obra, se suscribirn actas de recibo, actas de entrega ,actafinal y acta de liquidacin, si del caso.

24. Colaborar con las entidades encargadas del manejo y control de los recursosnaturales, ecolgicos y del medio ambiente cuando estas as lo requieran.

25. Emitir concepto durante la ejecucin de la obra y someter a consideracin delcoordinador del contrato, del Ordenador del gasto y el Secretario ejecutorcorrespondiente con la debida justificacin tcnico-econmica y anlisis beneficio costo, los casos en que se le solicite o presenten:

1. Cambios o modificaciones en el diseo y/o especificaciones iniciales del proyecto.2. Afectacin de predios no indemnizados.3. Cambios o modificaciones en cantidades de obra.4. Anlisis, comparacin y fijacin de precios no previstos.5. Cambios o modificaciones en mtodos constructivos.6. Reprogramaciones.


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7. Fijacin de costos y/o tarifas de maquinaria de construccin.8. Solicitudes de Adicin y Prrroga.

26. Elaborar proyecto de acta de liquidacin de obra e interventora y allegar ladocumentacin requerida para la liquidacin del respectivo contrato de obra einterventora de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia. (Acta de VisitaPrevia, Acta de Recibo Definitivo, relacin de pagos, Certificacin con los debidossoportes del Pago Parafiscales hasta el mes final de obra e interventora,Certificacin Bancaria de cierre de cuenta de anticipo, cuando hubiere lugar, Paz ySalvo de proveedores, Borradores o definitivas Actas de Liquidacin y plizas

actualizadas y aprobadas, y otros)

8. FUNCIONES DEL INTERVENTOR EN EL SECTOR SALUD:

Para todos los contratos de prestacin de servicios de Salud, se designarn dosinterventores as: Esta Interventora deber estar sujeta a las normas que expidael departamento de Risaralda o las autoridades de salud competentes.

8.1. Interventor Tcnico

Ser el encargado de realizar la Interventora a los servicios facturados,examinando la consistencia entre los diagnsticos de entrada y salida, losprocedimientos diagnsticos y los exmenes de laboratorio realizados, lostratamientos aplicados y la pertinencia de las cirugas y los medicamentossuministrados con el diagnstico, relacionando todo lo anterior con elsexo y la edad de los pacientes. Determinar de acuerdo con lanormatividad vigente, las atenciones de urgencias y dems prestaciones deservicios de conformidad con la Interventora clnica efectuada.

Verificar que el cumplimiento del objeto contratado se realice guardando losparmetros tcnicos contratados.

8.2. Interventor Administ rativo: Funcionario responsable de la Interventora administrativa de los contratos y

de refrendar con su firma dichos procesos. Estandarizacin y formulacin de los procesos de Auditoria e Interventora de

los contratos acorde con lo establecido en el Decreto 4747 de 2007 y


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Resolucin 3047 del 14 de agosto de 2008, relacionado con Soportes de lasfacturas de prestadores de servicios, Manual nico de glosas, devoluciones yrespuestas dentro de los tiempos, procedimientos para regular la relacinentre los prestadores de salud y entidades responsables del pago.

Aplicacin de los formatos establecidos en el Decreto 4747 de 2007 y laResolucin 3047 de 2008.

Diseo, actualizacin, seguimiento y reporte de la base de datos consolidadode los contratos ejecutados e intervenidos.

Reuniones de unificacin de criterios y seguimiento con el gerente delproyecto y/o interventor tcnico.

Gerente y coordinador de la agenda del proceso de auditoria. Recibo de cuentas de cobro, revisin inicial de que se encuentren con los

soportes. Elaboracin de las Actas y Ordenes de pago. Apoyo a los interventores tcnicos en la auditoria de cuentas en los siguientes

aspectos: confrontacin entre los valores facturados y los valores contratados,acorde con la tarifa presentada como propuesta, confrontacin de sumasfacturadas y totalizadas, confrontacin de la presencia y pertinencia de lossoportes que demuestran que el beneficiario del servicio es el incluido en elobjeto del contrato y de la verdadera prestacin o entrega del servicio o bienfacturado, elaboracin de glosas, notas crdito y debito.

Refrendar con su firma los aspectos auditados en los formatos que para tal findisee el interventor administrativo y/o Profesionales de la Secretaria previaaprobacin por parte del Comit de Calidad.

Enviar copia de todos los documentos que se generen en cumplimiento de lalabor de interventor y Acta de Interventora a la Direccin de Contratos de laSecretaria Jurdica.

8.3. INTERVENTORIA PARA EL RGIMEN SUBSIDIADO

Se encuentra reglamentada por la Resolucin No. 660 del 25 de febrero de 2008 yel anexo tcnico del 25 de febrero de 2008, con el objeto de fortalecer, acompaar,

realizar seguimiento, verificacin y evaluacin de la operacin del RgimenSubsidiado tales como la identificacin, seleccin y priorizacin de beneficiarios,afiliacin, contratacin y gestin financiera del Rgimen Subsidiado, se lleven a cabode conformidad para garantizar el acceso de la poblacin al Sistema General deSeguridad Social en Salud, bajo los principios de calidad, oportunidad, eficiencia yeficacia


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El Departamento asigna un interventor para la supervisin de los contratos con cadauno de los municipios que reciben recursos del Sistema General de Participaciones,ellos a su vez subcontratan con las EPSs para la ejecucin y la interventora deestos contratos debe ser ejercida por una Persona Jurdica que se encuentre inscritay habilitada como interventor del Rgimen Subsidiado en la Secretaria de Salud,contrato adjudicado mediante Concurso de Mritos

8.4. Objetivos de la interventora del Rgimen Subsidiado

Verificacin del cumplimiento del marco normativo: Se refiere a la verificacin

que la entidad interventora realiza, acerca del cumplimiento, por parte de lasentidades responsables de garantizar el acceso a los servicios de salud de lapoblacin afiliada al rgimen subsidiado, de las respectivas normas aplicables.

Eficiencia: Hace relacin a las actividades de evaluacin que la entidadinterventora, ejerce sobre las entidades territoriales y EPS`s, en torno a lautilizacin social y econmica de los recursos administrativos, tcnicos yfinancieros disponibles.

Eficacia: Se refiere a la evaluacin que realiza la entidad interventora, sobre elacceso real y oportuno de los afiliados al Rgimen Subsidiado en trminos deequidad, libertad de eleccin, proteccin integral, participacin social ycalidad.

Informacin: Se refiere a la informacin que la entidad interventora debeproporcionar, la cual debe ser verificable, comparable, relevante, pertinente,comprensible y confiable.

Nota: Para la realizacin de la Interventora a los contratos de salud en elrgimen subsid iado, debe tenerse presente el anexo tcnico de la Resolucin660 de 2008. o dems normas que modifiquen.

9. CONSIDERACIONES FINALES.

9.1. PROPIEDAD DE LOS INFORMES, PRODUCTOS O BIENES

Todos los estudios, informes, grficos, u otros materiales preparados por elINTERVENTOR en cumplimiento del presente contrato, sern de propiedad delDEPARTAMENTO DE RISARALDA y deber hacer entrega formal de los mismos, ams tardar, al momento de elaborar el acta final.

10. GLOSARIO


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10.1 TRMINOS BSICOS

Acta:Documento donde se describe un evento del contrato o convenio o lo tratadoen una reunin, dejando constancia de los compromisos y tareas pactadas eindicando el responsable de cada uno de ellas.

Acta de Vecindad. Es el acta se levanta al momento de iniciar la ejecucin de unaobra vial, donde se dejan un inventario detallado del estado en se encuentran lasedificaciones ubicadas en el entorno, donde se ejecutar el contrato.

Ajustes :Es un factor de actualizacin que se genera por la variacin de los ndicesde costos establecidos entre la fecha de presentacin de la propuesta y la fecha deejecucin.

Anticipo: Son recursos pblicos entregados por el DEPARTAMENTO DERISARALDA al contratista, quien se obliga a destinarlos en forma exclusiva a laejecucin del contrato, de acuerdo con el programa de inversin avalado por elinterventor y el Secretario de despacho correspondiente..

Contratista:Persona natural o jurdica (consorcio o unin temporal a quien se le ha

adjudicado una licitacin, concurso, convocatoria pblica y contratacin directa) conquien se celebra el respectivo contrato.

Contrato Adicional: Acuerdo que celebra el DEPARTAMENTO DE RISARALDAyel contratista para adicionar el valor de un contrato.

Prorroga: Acuerdo que celebra el DEPARTAMENTO DE RISARALDA y elcontratista para ampliar o prorrogar el plazo de un contrato

Control de Calidad:Es el proceso mediante el cual se verifican las condiciones delos bienes, materiales, elementos, mtodos, modelos, normas, etc., que se utilizan,de acuerdo con las especificaciones requeridas para la ejecucin del contrato oconvenio.

Convocatoria: Proceso pblico de seleccin que se aplica para la contratacindependiendo del presupuesto asignado a la entidad o el bien y servicio a adquirir.


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Cuenta de Anticipo:Es la cuenta bancaria especial que se abre con el valor totaldel anticipo que entrega el DEPARTAMENTO DE RISARALDA, para ser manejadaen forma conjunta entre el contratista y el interventor. Los rendimientos que genereesta cuenta sern del DEPARTAMENTO DE RISARALDA.

Interventor Externo:Es la persona natural o jurdica a quien se le ha celebrado uncontrato para ejercer control y vigilancia durante la ejecucin y liquidacin delcontrato o convenio celebrado por DEPARTAMENTO DE RISARALDA y lorepresenta ante el contratista.

Interventor Interno: Es el servidor pblico o a quien se ha designado por actoadministrativo o resolucin para ejercer control y vigilancia durante la ejecucin yliquidacin del contrato o convenio celebrado por DEPARTAMENTO DERISARALDAy lo representa ante el contratista.

tem no Previsto:Actividades complementarias a las inicialmente contratadas, quesurgen durante la etapa de ejecucin y son indispensables para cumplir con el objetocontratado; debern ejecutarse previo anlisis, estudio y aprobacin del preciounitario.

Obra Adicional:Es el incremento en la cantidad de un tem inicialmente contratado.

Obra Complementaria: Es la obra no prevista en la propuesta inicial y cuyaejecucin se hace necesaria para dar mayor estabilidad, buen funcionamiento y/oadecuada terminacin a las obras contratadas.

Orden de Iniciacin: Documento en el cual se imparte la fecha de iniciacin delcontrato. A partir de la cual contabiliza el plazo del contrato.

Orden de Pago: Documento a travs del cual se autoriza el pago por parte delDEPARTAMENTO DE RISARALDA al contratista, por las labores ejecutadasdurante el perodo respectivo, de acuerdo con la modalidad de pago estipulada en elcontrato.

Plazo de Ejecucin del Contrato : Es el perodo entre la fecha de iniciacin y devencimiento del trmino estipulado en el contrato.

Pliego de Condiciones: Documento en el cual se fija el Marco normativo bajo elcual se desarrolla el proceso de seleccin que contiene los derechos y obligaciones


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de las partes, describe el objeto a contratar, con la inclusin de los requisitostcnicos, financieros y jurdicos que deben cumplir los proponentes y posteriormente,el contratista durante la ejecucin del contrato.

Reversin de Precios: Llevar el precio del tem no previsto a la fecha de cierre de lalicitacin o proceso de seleccin .

Coordinador de Grupo:Servidor pblico que est a cargo de la direccin del rea ala que corresponde el proyecto o contrato y/o convenio que se ejecuta.

Coordinador de Contrato: Es el servidor pblico designado como Coordinador quedesempea sus funciones en la Secretaria correspondiente. Servidor pblicoencargado de vigilar la ejecucin de un contrato de interventora externa.

Terminacin por Mutuo Acuerdo:Es el mecanismo que tienen las partes para laterminacin anticipada de un contrato, mediante acta debidamente motivada yproceder a su posterior liquidacin.

10.2 TIPOS DE ACTAS

Acta de Ajustes : Documento contractual mediante el cual se reconoce los ajustes

de precios pactados en el contrato, correspondientes a un acta de recibo parcial o derecibo final.

Acta de Aprobacin de Estud ios y Diseos: Documento mediante el cual elcontratista entrega y el DEPARTAMENTO DE RISARALDAo la Interventora recibey aprueba los estudios y/o diseos pactados en el contrato. En esta acta se dejaconstancia de la aprobacin de parte o de la totalidad de los estudios y diseos.

Acta de Entrega de Estudios y Diseos: Documento contractual mediante el cualel contratista hace entrega al DEPARTAMENTO DE RISARALDA o a laInterventora de los estudios o diseos totalmente terminados, que fueron elaboradoso ajustados segn sea el caso. En esta acta se deja constancia de la entrega departe o de la totalidad de los estudios y diseos.

Acta de Comit:Documento mediante el cual se deja constancia del avance fsico,financiero, administrativo y legal del contrato y compromisos que deben realizarse deacuerdo a las necesidades del contrato.


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Acta de Costos: Documento contractual mediante el cual se reconoce cuantificadoslos servicios realizados por la interventora externa durante la ejecucin de uncontrato. Esta acta es el soporte para el pago gradual a la interventora.

Acta de Entrega de Bienes y/o servic ios: Documento contractual mediante el cualse formaliza el recibo y la entrega de bienes y/o servicios por parte del contratista alDEPARTAMENTO DE RISARALDA.

Acta de Entrega por Cambio de Intervento r o Coord inador : Documentocontractual mediante el cual se protocoliza el empalme entre el interventor o

coordinador saliente y entrante. En este documento se deja constancia del estado ymanejo del anticipo, del avance fsico y financiero del contrato y de la entrega yrecibo de todos los documentos.

Acta de Fijacin de Precio no Previs to : Documento contractual mediante el cualse aprueba por parte del interventor, el Secretario de despacho y el ordenador el

justo precio del tem no previsto.

Insumo:Se refiere a cualquier componente del anlisis del Precio Unitario.

Acta de Liquidac in del Contrato: Documento contractual donde se hace un

balance contable de las inversiones ejecutadas, los bienes entregados o los serviciosprestados por el contratista confrontados con el objeto y alcance contractual.

Acta de Suspensin del Contrato o convenio :Documento contractual mediante elcual el DEPARTAMENTO DE RISARALDA y el contratista acuerdan confundamentos Tcnico y Jurdicos la suspensin del plazo de ejecucin del contrato,indicando la fecha probable de reanudacin. El contratista se obliga a actualizar lasplizas, manteniendo la vigencia de stas, segn las estipulaciones del contrato.

Acta de Reinic iac in del contrato o convenio: Documento mediante el cual sedeja constancia de la reiniciacin de un contrato.

Acta de Ent rega y Recibo Defini ti vo : Documento contractual mediante el cual elcontratista hace entrega y el DEPARTAMENTO DE RISARALDArecibe en el estadoen que se encuentran el contrato.

Acta de Recibo Parc ial del contrato: Documento contractual mediante el cual elcontratista hace entrega parcial y el DEPARTAMENTO DE RISARALDA recibe a


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satisfaccin cuantificados los bienes, las obras o los servicios. Esta acta es elsoporte para el pago parcial al contratista.

Acta de Reunin Tcnica:Documento que se elabora, mximo dentro de los cinco(5) das hbiles siguientes a la orden de inicio, se realizar entre el interventor, elcoordinador, si lo hubiere, el Secretario de Despacho correspondiente y elContratista.

ARTICULO PRIMERO: El presente decreto rige a partir de la fecha de publicacin yderoga en su integridad el Decreto 01207 de Agosto 26 de

2002.

Documents

Manual Interventoria Risaralda