Manual de Usuario Lotus Notes 8.5

MANUAL DE USUARIO LOTUS NOTES 8.5



Índice

1.-GENERAL ...................................................................................................................................... 3 1.1 Área de Trabajo.........................................................................................................................................................3 2. -CORR EO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

2.1 Pantalla Inicial............................................................................................................................................................4 2.2 Mensaje de Correo Nuevo......................................................................................................................................5 2.3 Incluir un fichero en un mensaje ...........................................................................................................................6 2.4 Incluir un destinatario nuevo para el correo..................................................................................................6 2.5 Respuesta a mensajes ...............................................................................................................................................7 2.6 Mover un mensaje a otra carpeta ..........................................................................................................................8 2.7 Añadir una firma de correo ....................................................................................................................................8 2.8 Formulario de “Estado Ausente” ..........................................................................................................................8 2.9 Avisos de nuevos mensajes....................................................................................................................................9 3.-MENSAJERÍA INSTANTÁNEA......................................................................................... 10

3.1 Uso de la mensajería instantánea ................................................................................................................ 10 4.-MENSAJE TELEFÓNICO ........................................................................................................ 11 5.-ARCHIVADO DE CORREO..................................................................................................... 12 6.-LIBRETA DE DIRECCIONES ........................................................................................... 13

6.1 Pantalla Principal /Creación de Entradas en la Libreta de Direcciones................................................13 6.1.1 Pantalla Principal...............................................................................................................................................13 6.1.2.- Creación de entradas en la agenda personal ......................................................................................13 6.1.3 Creación de Grupos ........................................................................................................................................... 14 6.2 Vista de Contactos ................................................................................................................................................ 15 6.3 Vista de Contactos por Categorías.............................................................................................................. 15 6.4 Vista de Contactos por Jerarquías............................................................................................................... 15 6.5 Vista de Contactos por Empresa ........................................................................................................................ 16 6.6 Vista de Grupos...................................................................................................................................................... 16 6.7 Permisos de las Libretas de Direcciones .................................................................................................... 16 7.-CARACTERÍSTICAS COMUNES .......................................................................................... 16

7.1 Búsqueda........................................................................................................................................................ 16 7.1.1 Acceso a las opciones de Búsqueda............................................................................................................... 16 7.2 Búsqueda Avanzada .............................................................................................................................................. 17 7.2.1 Condiciones ......................................................................................................................................................... 17 7.2.2 Opciones de la búsqueda.................................................................................................................................. 17 7.2.3 Ordenación de resultados ................................................................................................................................ 18 7.4 Selección de datos.................................................................................................................................................. 18


1.- GENERAL

1.1 Área de Trabajo Correo Agenda Tareas Contactos

Si pulsamos dos veces con el botón izquierdo del ratón sobre cualquiera de las Pestañas de Organización del área de trabajo, nos aparece una ventana como ésta:

Pulsando sobre “Página” podremos asignarle un nombre a la pestaña.

Pulsando sobre “Color” podremos seleccionar uno de la lista de colores que nos aparece.

El área de trabajo nos permite organizar de una forma visual y sencilla las bases de datos a las que tenemos acceso. Podremos acceder a el la pulsando sobre el marcador situado habitualmente en la barra de la izquierda.

Pestañas de Bases de Datos / Documentos Abiertos

Pestañas de Organización del Área de trabajo

Accesos directos (Marcadores) a Bases de Datos

Accesos directos a Bases de Datos (Área de trabajo)

3

MANUAL DE USUARIO LOTUS NOTES 8.5 2.- CORREO 2.1 Pantalla Inicial Botones de acciones que se pueden

realizar con los mensajes de correo.

Tipo de Base de Datos que tenemos abierta. Nombre de la Base de Datos abierta.

Carpetas de la Base de Datos

__Carpetas Personales. Estas carpetas pueden ser creadas, modificadas, eliminadas. Sirven para clasificar nuestros mensajes.

Aquí se almacenan los documentos antiguos (Almacén). Ver Apartado 5.

Vista de carpetas existentes en la base de datos de correo

Vista de mensajes en la carpeta. Marcados con * y en rojo los no leídos. Se pueden ordenar pulsando encima de la columna correspondiente (Nombre, Fecha, Hora, Tamaño o Asunto). Para abrir un mensaje, pulsar dos veces sobre el mismo.

Indicadores de estado de la mensajería instantánea. Si

pulsamos con el botón derecho encima de uno de los nombres podremos seleccionar la opción “Conversar con” para iniciar directamente la conversación.

Para más información ver Apartado 3.

4


Botones de acciones: Para desplazarse por la barra (en el caso que algún botón quede oculto), pulsar sobre las flechas de la derecha de la barra ( ).

Pulsando sobre este botón podemos Mostrar/Ocultar la barra de opciones de entrega del m e n s a j e .

2.2 Mensaje de Correo Nuevo

Campos para introducir los destinatarios del mensaje y el asunto del mismo

Buzón de Grupo o Personal desde el que se envía el mensaje (Membrete).

Texto del mensaje.

Documento Anexo al mensaje. Pulsar dos veces para abrirlo.

5

MANUAL DE USUARIO LOTUS NOTES 8.5 2.3 Incluir un fichero en un mensaje

Hay dos maneras:

a) Pulsar con el botón izquierdo del ratón sobre el icono de la barra de herramientas superior.

En ambos casos se nos abrirá la ventana para seleccionar el/los archivo/s que queremos incluir en el mensaje.

2.4 Incluir un destinatario nuevo para el correo

Para añadir un nuevo destinatario tenemos varias opciones:

a) Escribir directamente el nombre del destinatario en cualquiera de los tres campos (Para, CC o CCO). Tras esperar unos segundos o pulsar F9, se nos mostrará el primer contacto encontrado que coincida con el texto insertado.

b) Pulsar con el botón izquierdo del ratón sobre “Para”, “CC” o “CCO”. Nos aparece una ventana como la que sigue:

Ir a “Archivo” -> “Anexar” del menú superior de la pantalla (pulsando primero sobre “Archivo” y de la ventana que se nos abre, pulsamos con el botón izquierdo del ratón sobre “Anexar ..:”)

b)

Ir a “Archivo” -> “Anexar” del menú superior de la pantalla (pulsando primero sobre “Archivo” y de la ventana que se nos abre, pulsamos con el botón izquierdo del ratón sobre “Anexar ..:”)

b)

6


En esta ventana podemos:

Seleccionar un destinatario desplazándonos por el listado de usuarios, marcando (con el botón izquierdo del ratón) sobre uno de los nombres y pulsando sobre el botón “Para”, “CC” o “CCO” para introducirlo en el campo correspondiente.

Pulsar dos veces con el botón izquierdo del ratón sobre uno de los nombres, apareciendo el nombre seleccionado en el campo “Para”.

Cabe destacar que existen varias Libretas de direcciones, que podemos ver pulsando sobre “Libretas de direcciones”. Las más importantes de las existentes son las siguientes:

Libreta de direcciones de [ ... ] -> son los contactos personales propios. GRUPO’s Directory -> son los usuarios de la empresa que utilizan Lotus Notes. Exchange’s Name & Address Book -> son los usuarios de la empresa que utilizan Exchange. Contactos Grupo -> son los contactos que están dados de alta en la agenda del departamento.

Es importante saber que los contactos con un * delante son Listas de Distribución. Si pulsamos sobre la lista desplegable “Ver” podremos mostrar la vista de los Contactos por diferentes datos, por ejemplo por “Jerarquía de la empresa”, donde los contactos están agrupados por empresa, siendo otra forma de buscar un contacto en concreto. Ver Apartado 7.

2.5 Respuesta a mensajes

Para responder un mensaje, primero deberemos seleccionarlo en la bandeja de entrada y después pulsamos sobre el botón “Responder” de la barra de acciones.

Se nos muestran cuatro opciones:

Enviamos únicamente el texto y ficheros que nosotros hayamos escrito. Enviamos, además del texto y ficheros que hayamos añadido, el mensaje original que nos había llegado a nosotros, incluidos los ficheros anexos. Igual que el anterior, pero sin enviar los ficheros anexos que venían con el mensaje original. Se envía el mensaje como solo texto.

7


2.6 Mover un mensaje a otra carpeta

Para mover mensajes de una carpeta a otra hay varias formas:

a) Arrastrar directamente el/los mensaje/s a la carpeta de destino (pulsando sobre el mensaje con el botón izquierdo del ratón y con el botón todavía pulsado, desplazar el puntero hasta la carpeta en la que queramos almacenar el mensaje).

b) Una vez marcado/s el/los mensaje/s (ver Apartado 7.4), pulsar sobre el botón de acción de la barra superior marcado como “Carpeta” y seleccionar la opción “Mover a una carpeta”. Nos aparecerá una nueva ventana donde podemos seleccionar la carpeta a la que queremos mover el mensaje o bien crear una carpeta nueva.

2.7 Añadir una firma de correo

Podemos diseñar una firma de correo que añadir al final de los mensajes que enviamos. Para realizarlo nos vamos al Botón de Acción “Herramientas” y seleccionamos la opción “Preferencias” del menú desplegable que nos aparece. Nos aparecerá una nueva ventana.

2.8 Formulario de “Estado Ausente

Seleccionamos la pestaña superior “Correo” y la pestaña inferior “Firma”. Podemos marcar la casilla de “Incluir automáticamente una firma al final de mis m e n s a j e s d e c o r r e o salientes” (marcado en la imagen en rojo) en caso que queramos añadir esta firma en todos los mensajes que enviemos. En el cuadro de texto inferior (marcado en azul en la imagen) podremos escribir el texto que deseamos que aparezca al final de los mensajes.

Podemos predeterminar un mensaje de correo de respuesta automática a aquellas personas que nos envíen mensajes, en caso que estemos ausentes de la oficina, pudiendo definir las fechas entre las que estos mensajes aparecerán. Para realizar la operación debemos buscar el botón de acción “Herramientas” y seleccionar la opción “Ausente de la oficina”. Nos aparecerá una nueva ventana.

8


2.9 Avisos de nuevos mensajes

Cuando nos llegue un mensaje de correo nuevo a nuestra Base de Datos personal, se nos mostrará una pantalla como la siguiente:

Si pulsamos sobre “Aceptar”, podremos seguir trabajando en el mismo punto en que estábamos antes de que apareciese esta ventana, mientras que si pulsamos “Abrir Bandeja de entrada” nos aparecerá la ventana de nuestra Base de Datos de correo.

En la pestaña “Fecha” podremos indicar los días en los que estamos ausentes de la oficina (incluidos los mismos).

En la pestaña “Mensaje Predeterminado” podremos indicar el mensaje que queremos que aparezca como respuesta a la persona que nos envió el mensaje original.

Cabe destacar que los mensajes de “Ausente de oficina” únicamente están disponibles para los buzones personales.

9


3.- MENSAJERÍA INSTANTÁNEA 3.1 Uso de la mensajería instantánea

Lotus Notes permite mantener conversaciones entre una o varias personas en un entorno de tiempo real, la mensajería instantánea. Existen cuatro iconos para acceder a estas características situados en una barra de herramientas como esta:

Este icono sirve para establecer una comunicación con una persona. También podemos iniciar la conversación pulsando con el botón derecho del ratón encima de un contacto de la base de datos de correo (como se explica anteriormente) y seleccionando la opción “Conversar con”.

Este icono sirve para establecer una comunicación con varias personas simultáneamente.

Este icono sirve para agregar un nuevo usuario a la lista de contactos. Cuando pulsamos sobre este icono nos aparece la siguiente ventana.

Estos iconos los vemos también en los mensajes de correo, pudiendo saber también de esta forma si la persona en cuestión está disponible para mantener una conversación.

Una vez iniciada una conversación veremos una pantalla como la de la izquierda, donde en la parte superior podremos observar el diálogo establecido previamente (en rojo) y en la parte inferior podremos insertar nuevo texto (en verde).

Podemos invitar a otros usuarios a compartir la conversación pulsando sobre el botón “Invitar a otras personas...” (en azul).

Recordar que también podemos iniciar una sesión de mensajería desde la Base de Datos de correo (ver Apartado 2.1).

Dejando la casilla activada (“Agregar una persona a la lista de contactos instantáneos”), podemos, o bien escribir el nombre de la persona que queremos añadir directamente en el cuadro de texto, o bien pulsar sobre el

i c o n o p a r a b u s c a r a

u n a persona en la ventana en el listado de contactos que nos aparece.

Este icono sirve para mostrar la lista de contactos que tenemos. Cuando pulsamos sobre ella nos aparece una ventana como la de abajo.

La persona está “Activa” y acepta mantener una conversación

La persona está “Ausente”, con lo que es posible que no conteste inmediatamente.

La persona está “Ocupada” y desea no ser molestada.

10

MANUAL DE USUARIO LOTUS NOTES 8.5 4.- MENSAJE TELEFÓNICO

Lotus Notes dispone de diferentes plantillas de mensajes que podemos utilizar. Un ejemplo de ellas son los avisos de mensajes telefónicos.

Pulsando en la barra de menú superior sobre “Crear” -> “Especial” -> “Mensaje Telefónico”, accedemos a una pantalla donde dejar una nota a un compañero/a de una llamada que le hayan realizado.

Deberemos poner en el campo “Para” la persona a la que deseamos enviar la nota (si es necesario, podemos cumplimentar los otros campos “CC” o “CCO”). Si no sabemos el nombre concreto del destinatario, podemos buscarlo pulsando sobre el botón de acción “Dirección”.

11


5.- ARCHIVADO DE CORREO

Existe una base de datos donde se almacenan los elementos de correo antiguos.

Se abrirá una base de datos similar a nuestra base de datos personal, pero con el nombre “Correo archivado”.

Cabe destacar dos características importantes:

En estas carpetas se almacenarán los elementos de nuestra base de datos de correo personal.

En estas carpetas se hayan los elementos de las carpetas originales de nuestra base de datos personal.

a) Desde la base de datos de correo . Deberemos ir a “Herramientas” -> “Archivado” -> “Archivado Local” en la lista de carpetas de la izquierda (marcado en Rojo).

12


6.- LIBRETA DE DIRECCIONES

En la libreta de direcciones se almacenan los datos de contactos. Como se explicó en el Apartado 2.4 hay cuatro tipos diferentes de libretas de direcciones.

En este apartado nos centraremos en la libreta de direcciones “Contactos Grupo.

6.1 Pantalla Principal /Creación de Entradas en la Libreta de Direcciones

6.1.1 Pantalla Principal

Por norma general, la pantalla que visualizaremos cuando abramos la base de datos de contactos será similar a la siguiente:

Si pulsamos sobre este botón podremos crear un nuevo contacto en la agenda.

Si pulsamos sobre este botón podremos crear una nueva entrada de reunión en la agenda.

6.1.2.- Creación de entradas en la agenda personal

Podemos crear nuevos contactos o grupos pulsando con el botón izquierdo del ratón en el botón de acción “Crear” y seleccionando la opción “Contacto” o “Grupos” en función de lo que queramos crear. Si pulsamos sobre crear nuevo contacto nos aparecerá la siguiente ventana.

13


Datos personales del contacto Listín en el que se encuentra el contacto.

Empresa a la que pertenece. Es importante para posteriormente usar la vista de Contactos por Empresa, ya que se agruparán los contactos en función del contenido de este campo.

Abriendo la pestaña de Avanzadas veremos la siguiente pestaña:

6.1.3 Creación de Grupos

Podemos definir nuestros propios grupos de usuarios para poder enviar correos a varios destinatarios de una forma más dinámica y ágil. Para hacerlo seguimos los primeros pasos del Apartado 7.1.2. Podemos actuar con estos grupos de la misma forma que con un contacto cualquiera (para añadir un grupo como destinatario de un correo, ver el Apartado 2.4).

Establecemos un nombre con el que identificar el grupo.

Podemos definir una Categoría a la que pertenecerá este grupo, de forma que cuando usemos la Vista de Grupos por Categorías encontraremos los contactos agrupados por el contenido de este campo.

Seleccionamos los contactos que queremos que pertenezcan a este grupo. El funcionamiento es el mismo

que el explicado en el Apartado 2.4.

Importante este campo, pues podremos posteriormente usar la vista de Contactos por Categorías y agrupar a los contactos en función del contenido de este campo.

14


6.2 Vista de Contactos Esta vista nos muestra todos los contactos de todos los listines t e l e f ó n i c o s d e “Contactos Grupo” a los que se tenga acceso . En esta vista están también todos los contactos de t o d a s l i b r e t a s d e d i r e c c i o n e s d e departamentos a las que tengamos acceso.

6.3 Vista de Contactos por Categorías

E s t a v i s t a n os pe r m i t e visual izar los contactos agrupados por las categorías que hayamos definido para clasificar a los contactos.

Las categorías se pueden especificar dentro de cada uno de los contactos, pestaña avanzadas, bajo la etiqueta de organización (ver Apartado 6.1.3).

6.4 Vista de Contactos por Jerarquías

En esta vista se ven las libretas de direcciones a las que se tiene acceso por estructura jerárquica de empresa y departamento (determinado por el listín al que pertenezca ese contacto en concreto).

15


6.5 Vista de Contactos por Empresa

Esta vista nos permite ver a todos los contactos agrupados por empresa de contacto.

6.6 Vistas de Grupos

Igual que las vistas de contactos (ver Apartado 6.2) pero esta vez nos los muestra resumidos por los Grupos a los que hayamos asignado a los contactos.

6.7 Permisos de las Libretas de Direcciones

Tanto los contactos como los grupos solo pueden ser visualizados por aquellos usuarios a los que se les haya dado acceso de lectura de la base de datos (otorgada por el administrador).

Para crear nuevos contactos y grupos, además de tener acceso de lectura a la base de datos, se debe disponer de permisos para poder modificarlos y crearlos (otorgados por el administrador).

7.- CARACTERÍSTICAS COMUNES

En este apartado explicaremos una serie de funciones que dispone Lotus Notes para ayudarnos a

trabajar.

7.1 Búsqueda

Esta función nos permite la búsqueda de datos a través de toda la información almacenada en las diferentes bases de datos.

7.1.1 Acceso a las opciones de Búsqueda

Para acceder a esta función hay dos formas posibles:

a ) P u l s a r s o b r e e l icono para ver la barra de búsqueda. b) En el menú superior, ir a “Ver” -> “Buscar en esta vista”.

En ambos casos nos aparecerá una barra como la siguiente:

Esta opción nos permite visualizar más

opciones de búsqueda. Ver Búsqueda Avanzada en el Apartado 7.2

Introducimos el texto que deseamos buscar.

Pulsando el botón iniciamos la búsqueda.

16


Una vez realizada la búsqueda nos aparecerá la barra de la siguiente manera:

7.2 Búsqueda Avanzada Si pulsamos sobre la opción “Más” de la barra de búsqueda, accederemos a la barra de búsqueda avanzada, que se presenta de la siguiente manera:

En los siguientes puntos describiremos cada una de las funciones más importantes.

7.2.1 Condiciones

Pulsando sobre cualquiera de estos botones accederemos a una ventana similar a la siguiente:

Podemos buscar principalmente “Según el autor” del mensaje, “Según la fecha” en la que se creó o modificó el mensaje o bien “Varias palabras”, siendo posible especificar la búsqueda seleccionando si se quiere buscar mensajes que contenga todas o algunas de las palabras especificadas.

7.2.2 Opciones de la búsqueda

Podremos indicarle a Lotus Notes que , además de la palabra buscada, busque todas aquellas que contengan la misma raíz, es decir, que sean

similares y también aquellas palabras que se asemejen a la que hayamos introducido para realizar la búsqueda.

Es importante explicar el botón de “Nº de documentos”, pues podremos indicar el número máximo de resultados de la búsqueda que deseamos mostrar.

Texto buscado. Podremos volver a modificarlo para realizar una nueva búsqueda sobre el resultado actual.

Nos permite volver a visualizar todos los documentos de la Base de Datos.

Texto buscado. Podremos volver a modificarlo para realizar una nueva búsqueda sobre el resultado actual.

Nos permite volver a visualizar todos los documentos de la Base de Datos.

17

MANUAL DE USUARIO LOTUS NOTES 8.5 7.2.3 Ordenación de resultados

a) Por frecuencias relativas: Notes muestra el número de resultados coincidentes por

documento y los ordena de mayor a menor, con el número mayor al principio de la lista. b) Primero el más reciente: Notes sitúa los documentos con la fecha de modificación más

reciente al principio de la lista. c) Primero el más antiguo: Notes sitúa los documentos con la fecha de modificación más

antigua al principio de la lista. d) Mantener el orden actual (ordenable): se mantiene el orden de documentos previo a la

búsqueda, además de dejarlos seleccionados. La selección de los datos se explica en el Apartado 8.4. Se permite además la reordenación de los resultados. La ordenación de los datos se explica en el Apartado 8.5.

e) Mostrar todos los documentos (ordenable): muestra todos los documentos de la base de datos, pero deja seleccionados aquellos que cumplen con las condiciones de búsqueda.

7.4 Selección de datos

Si un registro (mensaje) de la base de datos se encuentra seleccionado, aparece un icono a la izquierda del registro en cuestión (ver imagen inferior)

Para seleccionar un registro de la base de datos debemos pulsar el botón izquierdo del ratón a la izquierda del registro que queremos seleccionar (justo en la posición donde aparece la señal de seleccionado).

Para seleccionar varios registros, podemos pulsar en cada uno de los elementos que queremos seleccionar o bien mantener el botón pulsado y pasar por los registros que deseamos.

7.5 Ordenación de datos Podemos observar que en la parte superior de cada una de las bases de datos se hayan los nombres de

los campos.

Aquellos campos que tienen un símbolo o un símbolo son ordenables, es decir, que si pulsamos sobre este nombre de campo, podemos ordenar los datos por orden alfabético, numérico o por fecha (en función del tipo de datos que contenga el campo).

Podemos indicar el orden con el que queremos que se muestren los resultados.

18

Documents

Manual de Usuario Lotus Notes 8.5