IBM Lotus Notes 8

Guida per utenti

IBM Lotus Notes 8

Indice generaleUtilizzo di Lotus Notes.........................................................................................................................3 Invio mail....................................................................................................................................3 Gestione cartelle e regole............................................................................................................5 Quota e archiviazione..................................................................................................................7 Sametime.....................................................................................................................................7 Giornale personale......................................................................................................................8 Contatti........................................................................................................................................8 Funzioni di ricerca......................................................................................................................8 Lotus Symphony.........................................................................................................................9 Gestione replica off-line..............................................................................................................9 Diario e Attivit.........................................................................................................................10 Controllo della posta via browser.............................................................................................12 Controllo della posta da telefono cellulare................................................................................12 Personalizzazione dell'interfaccia.............................................................................................12 Contrassegni lettura documenti.................................................................................................12 Inviare biglietti da visita via e-mail..........................................................................................13 Risoluzione problemi noti..................................................................................................................14 Blocco di Lotus Notes...............................................................................................................14 Sametime disconnesso..............................................................................................................14 Non si apre la posta sul server...................................................................................................14 Nell'accesso web non si vedono i contatti.................................................................................14 Il browser interno non visualizza correttamente alcuni siti......................................................14 Impossibile accedere a Lotus Notes..........................................................................................14 Indicizzazione contatti nella versione Notes 8.5.......................................................................15

2009 Davide Pelagotti garantito il permesso di copiare, distribuire e/o modificare questo documento seguendo i termini della Licenza per Documentazione Libera GNU, Versione 1.1 o ogni versione successiva pubblicata dalla Free Software Foundation; IBM, il logo IBM, ibm.com, Lotus e Notes sono marchi di International Business Machines Corporation negli Stati Uniti e/o in altri paesi. Altri nomi di societ, prodotti o servizi possono essere marchi o marchi di servizio di altri. I nomi propri di persone o aziende sono stati censurati per motivi di privacy.

2

Guida utenti

Utilizzo di Lotus NotesInvio mail 1. Nella scheda della posta cliccare su Nuovo 2. Per scegliere i destinatari cliccare su Per, oppure iniziare a scrivere il nome nel campo, che verr ricercato tra i contatti

3. Per richiedere una ricevuta di ritorno cliccare su Opzioni consegna

3

IBM Lotus Notes 8 4. Per inserire un allegato cliccare sull'icona con la graffetta 5. Per inviare la mail fare clic su Invia. Per modificare la firma da aggiungere automaticamente a tutte le mail in uscita andare su File --> Preferenze --> Posta --> Firma

Si pu scrivere la firma in formato testo, oppure importarla da un documento o da un'immagine esterna.

4

Guida utenti Gestione cartelle e regole possibile creare delle cartelle per organizzare le mail. Una volta smistati i messaggi nelle varie cartelle possibile sempre vederle tutte nella cartella Tutti i documenti. In Cronologia conversazione vengono archiviate le conversazioni salvate con Sametime. In Completa si vedono i messaggi contrassegnati con un flag che indica la priorit di lavorazione della mail. Per assegnare una priorit a una mail, cliccare sull'icona con la bandierina .

Si possono creare delle regole per smistare le mail in arrivo nelle varie cartelle.

Si pu creare una regola a partire da zero selezionando Regole di posta oppure andando sulla cartella Regole.

5

IBM Lotus Notes 8

E' possibile anche creare una Regola rapida a partire da una mail gi ricevuta.

6

Guida utenti Quota e archiviazione Le caselle di posta hanno un limite di spazio sul server di 1 GB. Quando si raggiunge il limite si blocca la ricezione e l'invio di posta. Si pu vedere la quota occupata dalla barra in cima alle cartelle della posta.

E' possibile archiviare la posta in locale, sul PC, per liberare spazio sul server. Per creare l'archivio locale basta trascinare un messaggio che si vuole archiviare in Archivio posta 1. Lotus Notes creer un archivio con la stessa struttura di cartelle dell'archivio principale, e sar visibile cliccando su Archivio posta 1.

Sametime Sametime un instant messenger, una chat simile all'MSN Messenger, con cui si pu chattare con gli utenti aziendali di Lotus. Per attivarlo e disattivarlo si va sul men Online/Off-line, e si sceglie lo stato in cui si desi-

dera essere visti. Per aggiungere un nuovo contatto si clicca sull'icona con il + e si sceglie l'utente dalla schermata successiva. Accanto agli utenti nella lista ci sono gli indicatori di stato: il quadrato verde indica che l'utente on-line, il rombo giallo indica che l'utente lontano dal computer, se non c' indicatore significa che l'utente non connesso a Sametime. 7

IBM Lotus Notes 8 Per avviare una conversazione basta fare doppio click sull'utente da contattare. Alla chiusura della finestra di conversazione viene richiesto il salvataggio. Se si sceglie s, si potr ritrovare la conversazione in Cronologia conversazione. Giornale personale (Blocco note) Il giornale personale (o blocco note) un'applicazione Lotus che funge da blocco di appunti elettronico. Si apre dall'icona sulla Home. Cliccando su Nuovo si crea un nuovo documento. Per ogni foglio si possono aggiungere delle categorie che facilitano l'archiviazione e la ricerca. E' possibile sincronizzare il blocco note del client Notes con gli appunti del client web: aprire la Posta e scegliere dal men Operazioni Lotus iNotes Sincronizza blocco note

Contatti La rubrica dei contatti personali si aggiunge alla directory aziendale degli utenti Lotus. Per creare un nuovo contatto cliccare su Nuovo, all'interno della scheda dei contatti. E' importante abilitare la sincronizzazione dei contatti dal gestore repliche (vedi sopra), per poter vedere la rubrica anche dal web e dal BlackBerry. Funzioni di ricerca Ci sono delle funzioni di ricerca all'interno delle varie applicazioni (Posta, Contatti, Giornale personale, ecc...). Si pu effettuare una ricerca rapida dal campo Ricerca in alto a destra. Per effettuare una ricerca completa necessario indicizzare i documenti. Per farlo si va su Cerca in questa vista. Si aprir, in cima all'applicazione, un form di ricerca, che si espande cliccando su altro.

8

Guida utenti In alto si vede se il database indicizzato o meno. Nel caso che non lo sia, si deve creare o aggiornare l'indice con il pulsante in basso a destra. Per essere sicuri che i contatti siano indicizzati, entrare nelle preferenze dei contatti e spuntare Ot-

Lotus Symphony E' una suite di programmi derivata da OpenOffice, che comprende un editor di documenti, di fogli elettronici e di presentazioni, equivalenti a Word, Excel e Power Point. Le applicazioni possono leggere e salvare documenti anche in formato Microsoft Office. In pi possibile salvarli in formato PDF (tramite File Esporta). Si pu configurare in modo che apra in automatico i documenti di Office, e scegliere il formato da usare come default (tra il formato OpenOffice e Microsoft Office).

Gestione replica off-line Spesso pu essere necessario consultare la posta anche quando non disponibile una connessione alla rete aziendale (es. con un portatile da casa). Per farlo si deve creare una replica in locale della posta (che risiede su un server Domino). 9

IBM Lotus Notes 8 Dopo aver aperto la posta, si seleziona Visualizza > Men avanzati. Quindi si sceglie Nuova replica dal men File.

E si da OK alla finestra successiva

Aprendo il gestore repliche si controlla se la replica abilitata. E' importante che sia abilitata anche quella dei contatti. Si pu avviare la replica manualmente oppure pianificarne l'esecuzione. Per passare alla modalit off-line, si utilizza il men in basso a destra. Diario e Attivit L'applicazione Attivit consente di scrivere un promemoria delle cose da fare, con relativa scadenza e priorit. La lista delle attivit si pu vedere anche dalla scheda della posta, sotto il riquadro delle cartelle. 10

Guida utenti L'applicazione Diario consente organizzare i propri appuntamenti in un calendario. E' possibile condividere il calendario, per mostrare ai colleghi i propri appuntamenti. Per abilitare la condivisione aprire Preferenze Posta Accesso e delega, e aggiungere gli utenti con cui si vuole condividere il calendario.

Per visualizzare i diari di altri utenti: dal menu del Diario scegliere Diari di gruppo Crea diari di gruppo cliccare su Nuovo diario di gruppo scegliere un nome e gli utenti di cui vedere il diario

11

IBM Lotus Notes 8 Per poter vedere il diario di un utente necessario farsi dare l'autorizzazione, con la procedura descritta sopra.

Controllo della posta via browser Con Lotus possibile controllare la posta via browser (Internet Explorer). Si apre il browser e si digita lindirizzo del server. Poi si inserisce nome utente e password. Dalla scheda contatti si pu verificare che funzioni la sincronizzazione con il server.

Controllo della posta da telefono cellulare Tramite il server BES possibile sincronizzare il BlackBerry con il server Lotus. In questo modo si possono vedere la posta, i contatti, il diario, le attivit e il blocco note, e si pu usare Sametime. I nuovi messaggi ricevuti sul server vengono inviati direttamente al dispositivo mobile. E' possibile consultare la posta anche sull'iPhone, grazie alla visualizzazione Ultralite, accedendo al Web Access via Safari. Personalizzazione dell'interfaccia Si pu personalizzare l'interfaccia del client Notes in base alle esigenze degli utenti. Ad esempio nella Posta possibile mostrare entrambi i campi Mittente e Destinatario invece che uno solo, oppure visualizzare un pulsante che permette di salvare tutti gli allegati di una mail. Contrassegni lettura documenti All'installazione solitamente si imposta la vista della Posta in modo che i documenti vengano contrassegnati come letti appena si visualizzano nell'anteprima. Si pu impostare Notes in modo che le nuove mail vengano contrassegnate come lette solo quando vengono aperte. 12

Guida utenti Andare su Preferenze Configurazione client Notes base e spuntare Marca i documenti come letti quando aperti nel quadro di anteprima.

Per modificare il contrassegno di un singolo messaggio basta selezionarlo e premere il tasto INS. Inviare biglietti da visita via e-mail possibile inviare un contatto della rubrica tramite email come biglietto da visita: dalla scheda dei Contatti premere Inoltra vCard. Per aggiungere alla rubrica un biglietto da visita ricevuto basta fare doppio click sull'allegato vcf.

13

IBM Lotus Notes 8

Risoluzione problemi notiBlocco di Lotus Notes Uno dei problemi pi frequenti, almeno prima del rilascio della versione 8.5, era il blocco dell'applicazione. In questo caso necessario chiudere tramite Task manager vari processi e rilanciare Lotus.Avviare Task Manager (premere CTRL-ALT-CANC e click su "Task Manager") Andare nella scheda "Processi" Chiudere i seguenti processi: nlnotes.exe notes2w.exe ntaskldr.exe eclipse.exe soffice.exe - Per chiudere i programmi: selezionare il nome del programma e fare click su Termina processo

Sametime disconnesso

Click su "off-line" --> Accedi --> Disponibile Reinserire la password senza premere Invio Selezionare i box "Ricorda password" e "Accesso automatico" Click su OK

Non si apre la posta sul server Se nella posta appare la scritta Locale invece del nome del server, anche quando la posizione On-line, procedere cos: Aprire File --> Apri --> Applicazione Lotus Notes Entrare nella cartella Mail Aprire l'archivio con il nome dell'utente.

Nell'accesso web non si vedono i contattiAbilitare la sincronizzazione dei contatti col server. Il browser interno non visualizza correttamente alcuni siti Nelle preferenze, impostare come browser predefinito quello esterno Impossibile accedere a Lotus Notes Quando si resetta la password di Dominio, per accedere a Windows, pu succedere che Lotus non si avvii pi con nessuna password. In questo caso necessario sostituire il file user.id presente nella cartella

14

Guida utentiData, con il file id utente presente sul server. Questo resetta anche la password di Lotus, che dovr essere nuovamente sincronizzata con quella di Windows. NOTA: La necessit di resettare la password di Windows si presenta quando si ignora l'avviso di scadenza password fino all'ultimo giorno disponibile per la modifica. Indicizzazione contatti nella versione Notes 8.5 Quando si aggiorna il client alla versione 8.5 e si tenta di indicizzare i contatti si riscontrano degli errori. Per riuscire a creare l'indice si procede in questo modo: 1.Aprire la scheda dei Contatti 2.Andare su File Applicazione Sostituisci impostazione

3.Dal men in alto scegliere la voce [server]/AZIENDA, scegliere Personal Address Book e spuntare Eredita modifiche di impostazioni future. Cliccare su Sostituisci.

15

IBM Lotus Notes 8

4.Chiudere la scheda dei Contatti e riaprirla. Ignorare gli errori che si presentano. 5.Creare l'indice di ricerca dei Contatti, come descritto sopra al paragrafo Funzioni di ricerca 6.Ripetere il punto 3, scegliendo Locale invece di [server]/AZIENDA, e poi Rubrica personale. 7.Infine chiudere e riaprire la scheda dei Contatti.

16