MANAGEMENTUL APROVIZIONARII MANAGEMENTUL ACHIZITIILOR ERP/MANAGEMENT… · ACHIZITIILOR. Siveco Application ... Anul curent (anul curent al sistemului) ... achizitie emise de sistem

MANUAL DE UTILIZARE

SIVECO APPLICATIONS

MANAGEMENTUL APROVIZIONARII

MANUAL DE UTILIZARE

SIVECO APPLICATIONS

MANAGEMENTUL ACHIZITIILOR

Siveco Application Managementul Aprovizionarii

Manual Utilizare

INTOCMIT SIVECO Romania SA Octombrie 2005

VERIFICAT SIVECO Romania SA Mai 2006

APROBAT SIVECO Romania SA Mai 2006


CUPRINS

CAPITOLUL 1 ______________________________________________________2

GENERALITATI _______________________________________________________2 1.2 BUGETE DE ACHIZITII ______________________________________________3 1.2.1 CHELTUIELI BUGET ________________________________________________4 1.2.2 CENTRE DE COST _________________________________________________4 1.3 DOCUMENTE DE ACHIZITIE __________________________________________6 1.4 FURNIZORI _______________________________________________________6 1.4.1 DETALII FINANCIARE _______________________________________________9 1.4.2 RELATIA CU FURNIZORUL____________________________________________9 1.5 INTEROPERATIVITATEA CU ALTE APLICATII____________________________12

CAPITOLUL 2 _____________________________________________________13

2.1 CERERE DE ACHIZITIE _____________________________________________15 2.2 CERERE DE OFERTA _______________________________________________25 2.3 COMANDA DE ACHIZITIE ___________________________________________34 2.4 FACTURA _______________________________________________________47 2.5 PREFACTURA ____________________________________________________48 2.6 .STORNARI ______________________________________________________49 2.7.GRAFICE SI ANALIZE ______________________________________________50

Manual Utilizare 1/53



CAPITOLUL 1

Generalitati

Managementul Aprovizionarii este realizat in stransa corelatie cu Managementul Stocurilor si Managementul Intretinerii.

Utilizatorul poate evidentia achizitii numai pentru produse (materiale, piese de schimb, echipamente s.a..m.d.) sau servicii care isi au corespondent in baza de date gestionata in Managementul Stocurilor (articole de stoc / articole non-stoc).

Inainte de inceperea unei proceduri de achizitie, utilizatorul trebuie sa verifice daca:

articolele care fac obiectul achizitiei se gaseasc in baza de date de articole

gestionata la nivelul Managementului Stocurilor (articole de stoc / articole non-stoc)

furnizorii, la care se face referire in documentele de achizitie (cerere de achizitie/cerere de oferta/comanda de achizitie) exista in baza de date de furnizori (vezi pag. Furnizori)


1.2 Bugete de achizitii

Prin selectia Achizitii/Fisiere de Baza/Bugete, sistemul p

- definirea bugetelor de achizitii necesare

- vizualizarea/actualizarea bugetelor de achizitii deja defi

Definirea unui buget de achizitie presupune:

- cod si descriere (informatii obligatorii)

- conturile de cheltuieli (centrele de cost), prin care esde achizitie (vezi pag. Centre de Cost) (informatii obligato

- valoarea bugetului (informatie optionala).

Starea bugetului poate fi urmarita pe o perioada de punand la dispozitia utilizatorului, pentru vizualizare, uvizualizare cu trei stari:

Anul curent (anul curent al sistemului)

Anul trecut (penultimul an)

Manual Utilizare

ermite:

nite

te urmarit bugetul rii)

trei ani, sistemul n buton radio An

3/53


Antepenultimul an

Valoare bugetului, precum si cheltuielile bugetului, sunt gestionate si afisate pentru fiecare luna a anului curent selectionat.

1.2.1 Cheltuieli Buget

1.2.2 Centre de Cost

In fereastra Detalii Bugete Achizitii, utilizatorul are posibilistarii bugetului curent, structurata pe urmatoarele elemen

- valoare Buget planificat

- valoarea comenzilor de achizitie decontate pe catasate bugetului curent - coloana Comandata

- diferentele dintre valorile facturilor inregistrate si din aceste facturi - coloana Fact.-Storn.

- diferenta dintre valorile comenzilor si valorile facAlocat

Manual Utilizare

tatea vizualizarii te:

entrele de cost

valorile stornate

turate - coloana

4/53


- buget “Total”, reprezentat prin valoarea neconsumata a bugetului. Aceasta valoare se calculeaza la nivelul fiecarei luni, prin diferenta dintre valoarea cumulata a bugetului si valoarea comandata sau valoarea facturata-stornata, functie de starea butonului radio Total:

- Total C-da: buget neconsumat, in raport cu valoarea comenzilor de achizitie

- Total Fact: buget neconsumat, in raport cu valoarea facturilor inregistrate/stornate

In fereastra Detalii CC Achizitii, activata prin selectia Achizitii/FisiereBaza/Conturi de Cheltuieli , utilizatorul poate defini centre de cost pengestionarea cheltuielilor inregistrate cu achizitiile, daca cele definitemodulul Stocuri nu raspund cerintelor de urmarire a achizitiilor.

Definirea unui centru de cost presupune:

cod si descriere (informatii obligatorii)

Manual Utilizare 5

de tru in

/53



valoare a bugetului destinat acestui cont de cheltuieli (informatie optionala).

1.3 Documente de Achizitie

Sistemul permite vizualizarea starii contului de cheltuieli (buget, valori comandate, valori facturate, valori ramase de livrat - alocat), pentru perioadele contabile definite prin programul de configurare (de regula: saptamana, luna, trimestru, semestru, an).

Cheltuielile de achizitie sunt urmarite prin aceste centre de cost, pe care se deconteaza articolele achizitionate.

Centrele de cost se precizeaza la nivelul fiecarui articol de achizitionat, putandu-se mentiona in cadrul:

o cererilor de achizitie

o cererilor de oferta

o comenzilor de achizitie.

Sistemul permite definirea regulilor si conventiilor de baza specifice modului in care compania gestioneaza procesul de achizitie, dand utilizatorului posibilitatea sa defineasca in programul de configurare:

- prefixelor cererilor de achizitie, ale celor de oferta, ale comenzilor si facturilor, pentru numerotarea automata a acestora

- obligativitatea validarii si autorizarii cererilor si comenzilor de achizitie

- valorile de validare si autorizare ale cererilor si comenzilor de achizitie

1.4 Furnizori

Prin selectia Achizitii/Fisiere de Furnizori/Detalii , sistemul permite:

- vizualizarea tuturor furnizorilor de articole de stoc sau non-stoc, utilizati in procesul de achizitie

- adaugarea de noi furnizori in baza de date


- actualizarea datelor specifice pentru un anumit furnizor

Un furnizor este unic definit prin cod si descriere.

In fereastra Detalii Furnizor Achizitii , activata pe tab-page-ul Detalii, datele sunt structurate pe urmatoarele sectiuni:

Sectiunea 1 Detalii Juridico-Fiscale (statut, nr. inmatriculare, cod fiscal etc.)

Sectiunea 2 Detalii generale (bonitate etc..)

Sectiunea 3 Detalii Financiare (devizul sub care se realizeaza plata produselor/serviciilor achizitionate, contul furnizorului utilizat pentru operatiuni financiare, limita de credit permisa, modul de plata etc.)

Sectiunea 4 Detalii Contact (persoane, nr. de telefon/ fax/telex pentru contactul comercial si tehnic)

La nivelul tab-page-urilor Adresa si respectiv Comentarii sistemul permite specificarea adresei locale/comerciale si a altor elemente de descriere suplimentare.

Manual Utilizare

7/53


Atribuirea devizului (valutei) pentru un furnizor se realizeaza in fereastra Detalii Furnizor Achizitii, la nivelul campului Deviz, prin selectarea din lista de devize activata prin actionarea tastei F2 sau a butonului selector atasat acestui camp. Aceasta lista este gestionata de sistem prin intermediul nomenclatorului de devize (valute) din componenta standard Managementul Financiar-contabil. Daca componenta este configurata fara legatura cu componenta Managementul Financiar-contabila, nomenclatorul de devize poate fi vizualizat si actualizat prin selectia Achizitii/Fisiere de Baza/Devize.

In fereastra Detalii Devize (deschisa prin apasarea tastei F7 in campul Deviz) sistemul gestioneaza urmatoarele informatii:

- cod si descriere deviz (informatii obligatorii)

- numarul de zecimale pentru afisarea valorilor exprimate in acest deviz (informatie obligatorie)

- scara de afisare a valorilor exprimate in acest deviz (informatie obligatorie)

Scara de afisare a valorii se foloseste de regula pentru valutele exprimate cu mai multe cifre (de ex.: lire turcesti). Coeficientul este un factor de multiplicare a valorii INREGISTRATE.

- cursurile valutare pentru conversia devizului curent (informatii obligatorii pentru conversia corecta)



1.4.1 Detalii financiare

Atribuirea modului de plata catre un furnizor se realizeaza in fereastra Detalii Furnizor Achizitii, la nivelul campului Mod de plata, prin selectarea din lista de moduri de plata activata prin actionarea tastei F2 sau a butonului selector atasat acestui camp.

Nomenclatorul de moduri de plata poate fi vizualizat si actualizat prin selectia Achizitii/Fisiere de Baza/ Moduri de Plata. In fereastra Detalii Mod de Plata sistemul gestioneaza urmatoarele informatii:

- cod mod de plata

- descriere mod de plata.

1.4.2 Relatia cu furnizorul

Sistemul permite utilizatorului vizualizarea:

- reducerilor practicate de furnizor pentru plata in avans, la nivelul ferestrei Reduceri pentru plata in avans, activata prin selectia Achizitii/Fisiere de Furnizor/Reduceri



- istoricului furnizorului prin prisma comenzilor incheiate (ultima comanda, valori comenzi pe ultimii trei ani, zile avans si zile intarzieri), la nivelul ferestrei Istoric Furnizori, activata prin selectia Achizitii/Fisiere de Furnizor/Istoric

- listei articolelor comandate/achizitionate de la furnizor, prin selectia Achizitii/Fisiere de Furnizor/Articole. Aceasta optiune deschide calea catre noi informatii legate de achizitia unui articol: reducerile practicate pentru articol, istoricul achizitiilor pentru acest articol, informatii suplimentare referitoare la achizitiile articolului.



- listei comenzilor incheiate, activata prin selectia Achizitii/Fisiere de Furnizor/Comenzi

- listei facturilor emise de furnizor, activata prin selectia Achizitii/Fisiere de Furnizor/Facturi



1.5 Interoperativitatea cu alte aplicatii

Componenta Managementul Aprovizionarii, componenta a sistemului informatic integrat SIVECO APLLICATIONS, permite utilizarea informatiiilor gestionate la nivelul altor aplicatii din sistem si anume:

o din componenta Managementul Financiar-contabil acceseaza bazele de date de furnizori, facturi

o din componenta Managementul Mentenantei primeste cererile de achizitie emise de sistem pentru un plan de reparatii, pentru care nu exista in stoc resursele materiale necesare

o din componenta Managementul Stocurilor primeste cererile de achizitie emise automat de sistem la diminuarea stocului sub limita de siguranta.

o din componenta Managementul Contractelor acceseaza informatiile cuprinse pe contractul / faza din contract.




CAPITOLUL 2

In cadrul capitolului 2 este prezentata procedura de achizitie.

Dupa parcurgerea acestui capitol se vor cunoaste :

-care este procedura standard de achizitie

-cum se emite/gestioneaza o Cerere de Achizitie

-cum se emite /gestioneaza o Cerere de Oferta

-cum se realizeaza analiza ofertelor si se genereaza comanda de achizitie corespunzatoare

-cum se emite/gestioneaza o Comanda de Achizitie

-cum se inregistreaza facturile emise de furnizori

O procedura standard de achizitie presupune:

1. Emiterea Cererii de Achizitie, care defineste obiectul achizitiei (vezi pag. 2.1.Cerere de Achizitie)

2. Generarea Cererilor de Oferta corespunzatoare articolelor de achizitionat, catre furnizorii vizati (vezi pag. 2.2.Cerere de Oferta) si analizarea ofertelor

3. Emiterea Comenzilor de Achizitie corespunzatoare ofertelor valide (vezi pag. 2.3.Comanda de Achizitie)

Sistemul permite, pentru anumite situatii specifice utilizatorului, realizarea

unor proceduri de achizitie diferite de cea standard. In acest caz, utilizatorul poate emite/genera comenzi de achizitie fara a trece, obligatoriu, prin toate cele trei faze si anume:

- emiterea/generarea unei comenzi de achizitie in baza unei cereri de oferta, creata fara a avea o cerere de achizitie

- emiterea/generarea unei comenzi de achizitie directecatre furnizor, fara a avea o cerere de achizitie si o analiza de oferte




2.1 Cerere de achizitie

O cerere de achizitie se adreseaza departamentului de achizitii, in scopul procurarii unuia sau mai multor articole de stoc si/sau non-stoc.

Articolele care fac obiectul cererii de achizitie pot fi adaugate:

a. automat, de catre sistem din:

- lista de articole aferenta unei rezervari sau unui DL, prin activarea butonului radio DL-Rezervare pe optiunea dorita, specificand numarul DL-ului, respectiv al rezervarii in cauza

- din lista de articole aferenta unui Set de articole, indicand si coeficientul de multiplicare corespunzator

b. manual, de catre utilizator, prin indicarea explicita a fiecarui articol fie printr-o selectie simpla, fie printr-o selectie multipla

Cererea de achizitie trebuie sa contina cel putin un articol, numarul de articole de achizitionat nefiind limitat.

Unei cereri de achizitie i se poate atasa un centru de cost, insa utilizatorul va preciza la nivelul fiecarui articol centrul de cost pe care se deconteaza

achizitia acestuia (vezi pag. Cerere de Achizitie - Articole).


Numar DL dinMentenanta

Date identificare contract


Prin selectia Achizitii/Cerere Achizitie, sistemul permite:

- vizualizarea cererilor de achizitie emise

- actualizarea unei cereri de achizitie

- inregistrarea (adaugarea) unei cereri de achizitie

Inregistrarea unei cereri de achizitie se realizeaza in fereastra Detalii Cerere Achizitie, prin actionarea butonului standard de adaugare (cursorul aflandu-se pe campul Nr.Cerere), care reactiveaza fereastra in modul adaugare.

Utilizatorul va specifica urmatoarele date:

- numarul cererii de achizitie (informatie obligatorie)

- data emiterii cererii (informatie obligatorie)

- furnizorul preferat/solicitantul achizitiei (informatie optionala)

- articolele de achizitionat, functie de optiunea aleasa pentru adaugarea acestora (vezi pag. Cerere de Achizitie - Articole): adaugare manuala sau adaugare multipla prin apasare butonului nestandard si marcarea articoleler in lista de selectie.



Sistemul ofera posibilitatea precizarii solicitantului de achizitie sau a furnizorului preferat, punand la dispozitie butonul radio Furnizor-Solicitant:

- Furnizor, stare care permite precizarea furnizorului

- Solicitant, stare care permite indicarea titularului de cerere

In fereastra Detalii Cerereutilizatorul poate vizualiza/aachizitie.

La nivelul acestei liste utilizapunctul de vedere al procegestionata automat de sistearticolului in cauza. Valorile p

Manual Utilizare

Achizitie, activata pe tab-page-ul Articole, ctualiza lista de articole aferenta cererii de

torul poate vedea starea articolului, privita din sului de achizitie. Aceasta informatie este

m, functie de stadiul in care se afla achizitia e care le poate lua campul stare sunt:

17/53


0 : articol validat (care poate fi comandat)

1 : cantitatea de articol comandata este mai mica decat cantitatea ceruta

2 : s-a emis comanda de achizitie pentru intreaga cantitate ceruta

3 : articolul nu a fost inca validat

4 : articolul este utilizat intr-o cerere de oferta

La nivelul pozitiei de cerere de achizitie exista un camp reprezentand locul de livrare. In momentul creerii unei comenzi de achizitie in baza cererii de achizitie, locatia livrarii se copiaza in planul de livrare. Astfel planul de livrare contine pe langa data si cantitate de livrat si locatia in care se face livrarea. Aspectul ferestrei de detaliu al articolului de pe cerere este

urmatorul:



Pentru validarea/invalidarea unui articol sistemul pune la dispozitia utilizatorului butoanele nestandard Validare / Invalidare, sistemul intervenind cu un mesaj de confirmare a validarii achizitiei produsului:

Un articol nevalidat/invalidat nu poate fi inclus intr-o comanda de achizitie

sau cerere de oferta.

Butoane

nestandard

Campul “Deviz” de la nivelul pozitiilor afiseaza codul valutei de la nivelul cererii de achizitie .

Modul de propunere al pretului de pe cererea de achizitie va fi modificat astfel incat sa se calculze pretul in valuta de pe cerere la data cererii.

Pentru cererea de achizitie si pozitiile ei s-a definit o noua stare cu semnificatia -„In curs de Aprobare”.

Din punct de vedere al restrictiilor la operare aceasta stare implica aceleasi restrictii ca si starea „Neaprobat”(Nevalidat). Trecerea din starea „In curs de aprobare„ in starea „Neaprobat”(Nevalid) se face prin intermediul butonului nestandard „Invalidare”. Aceasta stergere implica stergerea tuturor validarilor acordate cererii si pozitiilor ei. Din punct de vedere al functionarii aplicatiei, cererile aflate in curs de aprobare nu pot continua fluxul de procurare (cerere de oferta sau comanda de achizitii).

La nivelul ferestrei “Cererii de Achizitie” a fost adaugat tab-page-ul “Aprobari” care afiseaza toate aprobarile acordate cererii de achizitie.

Implementarea functionalitatii de aprobare este urmatoarea: folosind selectia multipla utilizatorul selecteaza una sau mai multe pozitii pe care doreste sa le aprobe si apasa butonul validare. Prin intermediul unui message box, aplicatia il intreaba pe utilizator daca doreste validarea



tuturor pozitiilor de pe cerere sau doar pozitiile selectate. Dupa ce utilizatorul raspunde la intrebare, aplicatia cere numele utilizatorului si parola prin intermediul unei ferestre. Dupa validarea numelui si parolei, sunt validate pozitiile selectate sau toate pozitiile din cerere. Solicitarea numelui utilizatorului si parolei se face doar daca aplicatia este configurata in acest sens. Dupa aprobarea pozitiilor de cerere, in cazul in care nivelul de aprobare in care se incadreaza cererea implica si alte aprobari, utilizatorii care au drepturi de aprobare sunt notificati prin email (daca nivelul de aprobare are setata notificarea prin email).

Aspectul ferestrei „Cerere de Achizitie” , tabpage-ul Aprobari este urmatorul:

Printr-un dublu click de mouse pe articolul selectat din lista de achizitii a

cererii curente, utilizatorul activeaza fereastra Detalii Cerere Achizitie, tab-page-ul Articole/Detalii, in care vor preciza urmatoarele date:

- cantitatea ceruta pentru achizitie si unitatea (de masura) de comanda

- furnizorul preferat

- data limita si locul de livrare a articolului

- pretul unitar/valoarea estimativa.



Tot in aceasta fereastra utilizatorul poate adauga noi articole, prin actionarea butonului standard de adaugare, prompterul situandu-se in campul Articol.

Adaugarea de articole se poate realiza si in modul de vizualizare, prin actionarea butonului stantard de adaugare.

Daca articolul solicitat este un articol non-stoc, activand tab-page-ul Descr.det., sistemul pune la dispozitia utilizatorului descrierea detaliata a articolului in cauza. Aceasta informatie este gestionata automat de sistem pentru articolele non-stoc, tab-page-ul nefiind disponibil pentru articolele de stoc.

Manual Utilizare
21/53


In fereastra Detalii Cerere Achizitie, activata pe tab-page-ul Articole/Ccost, sistemul permite vizualizarea/alocarea centrelor de cost pe care sa se deconteze achizitiile articolului curent.

Utilizatorul poate aloca cate centre de cost doreste, cu conditia ca suma cantitatilor de articol repartizate pe fiecare centru de cost sa fie egala cu cantitatea ceruta prin cererea de achizitie. In acest sens, sistemul verifica conditia, intervenind cu un mesaj de avertizare, functie de situatia creata:

“Cantitatea ramasa in suspendare poate fi distribuita pe centre de cost ulterior.”

La adaugarea unui centru de cost, utilizatorul va specifica:

- codul centrului de cost (informatie obligatorie)

- referinta centrului de cost, vis-a-vis de achizitia articolului curent



SeCctu

Ind

-

-

-

-

-

-

M

istemul permite utilizatorului vizualizarea listei de cereri de achizitii mise pentru fiecare articol solicitat pentru achizitie. In fereastra Detalii erere Achizitie, activata pe tab-page-ul Articole/Detalii, avand cursorul in ampul Articol, prin actionarea tastei functionale F8 sistemul afiseaza lista turor cererilor de achizitie care contin in lista de articole articolul curent.

fereastra Cereri de Achizitie Articol sistemul gestioneaza urmatoarele ate:

numarul cererii de achizitie

data inregistrarii cererii

cantitatea solicitata pentru articolul curent

cantitate comandata deja, pe baza cererii de achizitie

starea articolului in cererea de achizitie.

vizualizarea aprobarilor(in tabpage-ul Aprobari)

a

nual Utilizare 23/53


De asemenea, sistemul permite vizualizarea catorva detalii despre ultima furnizare pentru articolul curent, activand fereastra Detalii Ultima Furnizare, prin actionarea tastei functionale F8, cursorul aflandu-se in campul Cantitate ceruta.



In fereastra Detalii Ultima Furnizare sisdate:

- furnizorul (cod si descriere) ultimei intra

- numarul comenzii de achizitie

- data emiterii comenzii de achizitie

- pretul unitar de intrare al articolului

- intarzierea livrarii, exprimata in zile si cemiterii comenzii de achgizitie si data ef(campul Termen).

2.2 Cerere de oferta

Prin selectia Achizitii/Cerere de vizualiza/inregistra cererile de oferta utili

Sistemul gestioneaza cererile de oferta su

cerere de oferta cadru, forma initiala a ugenereaza cererile de oferta propriu-zise sufix)

Manual Utilizare

temul gestioneaza urmatoarele

ri efectuate in baza unei comenzi

alculata ca diferenta dintre data ectuarii intrarii corespunzatoare

Oferta , utilizatorul poate zate in procesul de achizitie.

b doua forme principale:

nei cereri de oferta, din care se catre furnizor (sufix: 000 sau fara

25/53



cerere de oferta propriu-zisa, obtinuta prin generare dintr-o cerere cadru (sufix: 001, 002, .. ,00N).

Generarea cererilor de oferta catre furnizor (propriu-zise) se realizeaza cu butonul nestandard Generare. Cererile de oferta generate au acelasi cod ca cererea cadru din care provin, primind insa automat, pentru identificare, un cod suplimentar denumit “sufix”. Acest camp “sufix” poate lua urmatoarele valori:

- fara valoare, pentru cererea cadru aflata in starea 0

- 000, pentru cererea cadru in starea 1

- 001 …. 00N, pentru cererile propriu-zise

O cerere de oferta poate trece prin urmatoarele stari:

cerere de oferta cadru, care nu a fost utilizata inca pentru generarea cererilor de oferta propriu-zise (cod stare: 0)

cerere de oferta cadru, utilizata deja pentru generarea cererilor de oferta propriu-zise, sau cerere de oferta propriu-zisa, abia generata (cod stare: 1)

cerere de oferta propriu-zisa, modificata de utilizator dupa generare (cod stare: 2)

cerere de oferta propriu-zisa, folosita pentru generarea unei comenzi de achizitie (cod stare: 3).

Dintr-o cerere de oferta se poate genera o singura comanda de achizitie.


Pentru crearea unei cereri de oferta, utilizatorul va activa fereastra Detalii Cerere de Oferta in modul adaugare, prin actionarea butonului standard de adaugare(prompterul gasindu-se in campul Cod).

In aceasta fereastra se specifica:

numarul cererii de oferta (informatie obligatorie)

numarul cererii de achizitie pe baza careia se genereaza cererea de oferta (informatie optionala)

centrul de cost (informatie obligatorie).

Daca cererea de oferta are la baza o cerere de achizitie, sistemul va propune centrul de cost al cererii de achizitie.

- referinta suplimentara, privind cererea de oferta (informatie optionala)

- responsabilul de analiza a ofertei (informatie optionala)

- articolele care fac obiectul cererii de oferta (informatie obligatorie).

Daca cererea de oferta are la baza o cerere de achizitie, sistemul va propune lista de articole a cererii de achizitie, care poate fi completata/actualizata.

Starea butonului radio “Generare de la “, care poate fi:

Doar Furn.Princip - sistemul va genera cereri de oferta doar pentru furnizorii principali (preferati)



Toti Furn.Art. - sistemul va genera cereri de oferta pentru toti furnizorii de articole

Acest buton este accesibil numai pentru cererile de oferta cadru neutilizate inca pentru generare.

In fereastra Detalii Cerere de Oferta, activa pe tab-page-ul Generare, utilizatorul vizualizeaza lista furnizorilor pentru care urmeaza sa genereze cereri de oferta, pe care o poate modifica/actualiza. Tab-page-ul Generare este activ numai pentru cererile de oferta cadru neutilizate inca la generare.

Sistemul permite actualizarea listei de articole pentru cererile de oferta ce

urmeaza a se genera, punand la dispozitie un buton radio Articole cu doua stari:

•Toate Art. : sistemul va include in cererile de oferta generate toate articolele



•Doar Art. Cunoscute: sistemul va include in cererile de oferta generate doar articolele deja achizitionate de la furnizorul pentru care se intocmeste cererea de oferta.

Dupa stabilirea furnizorilor si articolelor corespunzatoare, utilizatorul poate trece la generarea cererilor de oferta catre furnizori, prin actionarea butonului nestandard Generare.

In urma generarii, sufixul si starea cererii de oferta cadru vor fi actualizate automat de sistem.

Din fereastra Detalii Co cerere de oferta cautilizatorul poate vizaceasta, sistemul puneeste accesibil numai ce

In aceasta lista sunt ge

Manual Utilizare

erere de Oferta, tab-page-ul Articole, activata pentru dru utilizata la generare, avand selectat un articol, ualiza lista cererilor de oferta generate. Pentru la dispozitie butonul standard Generate. Acest buton rerilor de oferta cadru (cu sufix 000).

stionate urmatoarele informatii:

29/53


- codul-sufixul cererii de oferta

- data generarii cererii de oferta

- furnizorul pentru care s-a generat cererea

- cantitatea solicitata

- pretul unitar/valoare articolului solicitat

- termenul limita de livrare

Actualizarea cererilor de oferta generate, cu datele primite de la furnizori, se poate realiza in doua moduri:

1. Plecand de la cererea de oferta cadru:

o in fereastra Detalii Cerere de Oferta tab-page-ul Articole, activata pentru cererea de oferta cadru, se selecteaza articolul in cauza

o se actioneaza butonul nestandard Generate, care va activa fereastra Selector Cereri de Oferta Generate

o se selecteaza cererea de oferta generata pentru furnizorul dorit si printr-un dublu click de mouse pe aceasta se activeaza fereastra Detalii Articol Cerere de Oferta, in care se specifica datele necesare.

Acest mod de actualizare este mai operativ, putandu-se actualiza toate

cererile de oferta generate pentru un articol, fara a activa fiecare cerere in

parte.

2. Plecand de la cererea de oferta generata pentru furnizor:

in fereastra Detalii Cerere de Oferta tab-page-ul Articole/Detalii, activata pentru cererea de oferta generata, utilizatorul va specifica datele necesare.

Utilizatorul poate preciza:


o pretul articolului (informatie obligatorie)


o perioada limita de livrare (informatie obligatorie)

o alte informatii suplimentare: modul de calcul al valorii principale a articolului (daca se vor lua sau nu in calcul reducerile practicate de furnizor), reducerile practicate de furnizor, taxe de transport, alte categorii de cheltuieli etc.

La adaugarea unei noi comenzi de achizitie, in momentul specificarii numarului cererii sa se deschida un selector in care sunt afisate pozitiile de cerere de achizitie care pot fi adaugate pe comanda de achizitie. Utilizand selectia multipla, utilizatorul poate alege articolele de pe cerere care sunt incluse pe noua comanda de achizitie.

Sistemul permite:

- setarea modului de calcul al valorii principale a articoului, punand la dispozitie un buton radio Val cu doua stari:

- Pe Baza - valoarea principala a articolului se va calcula ca produs intre pret unitar si cantitate

- Red - valoarea principala a articolului se va calcula tinand cont de reducerile practicate de furnizor

- precizarea reducerilor practicate de furnizor

- specificarea taxelor de transport

- precizarea altor categorii de taxe: Taxa 1/Taxa 2

- specificarea altor categorii de cheltuieli

Utilizatorul are posibilitatea specificarii reducerilor/taxelor/altor cheltuieli fie in valoare procentuala, fie in valoare absoluta.



De asemenea, acestea se pot referi doar la articolul curent sau se pot referi la toate articolele cuprinse in lista cererii de oferta, sistemul punand la dispozitie butonul radio Unitate-Global:-

- Unitate: se aplica numai articolului current

- Global: se aplica tuturor articolelor din cerere, daca articolului curent este primul din lista.

Dupa actualizarea datelor de detaliu articol pentru fiecare furnizor, utilizatorul are posibilitatea compararii ofertelor prin simpla consultare a listei cererilor de oferta generate.

In fereastra Detalii Cerere de Oferta tab-page-ul Articole, activata pentru cererea de oferta cadru, utilizatorul poate activa lista cererilor de oferta generate prin actionarea butonului nestandard Genera et .

Prin compararea pretului si valorii totale, utilizatorul poate lua decizia de emitere a unei comenzi de achizitie a articolului curent pentru un furnizor.

Dupa stabilirea furnizorului de la care se va achizitiona articolul dorit, se selecteaza furnizorul si printr-un dublu click de mouse pe acesta se activeaza fereastra Detalii Articol Cerere de Oferta, in care se va marca caseta de optiune La Comanda, ce va permite includerea acestui articol intr-o comanda de achizitie, realizata in baza cererii de oferta curente.

Daca cel putin un articol al cererii de oferta are pretul unitar diferit de zero si are marcat indicatorul de comanda (este pusa bifa in caseta de optiune La



comanda), sistemul activeaza un buton nestandard, denumit Comanda, prin intermediul caruia se va genera o comanda de achizitie in baza cererii de oferta curente, pentru articolele care indeplinesc conditia specificata mai sus.

Butonul nestandard Comanda va activa fereastra Generare C-da Achizitie Noua, in care utilizatorul va preciza:

- -numarul comenzii de achizitie (campul Referinta CA)

- -daca comanda de achizitie va fi o comanda cadru sau nu (prin marcarea casetei de optiune Ref. Gen.)

- -perioada de valabilitate a comenzii cadru (campurile De la / Pana la). Aceste campuri sunt accesibile numai pentru comenzi de achizitii cadru (caseta Ref. Gen. este bifata).

Utilizatorul are posibilitatea de a reveni la cererea de oferta, renuntand la generarea comenzii de achizitie (butonul Anulare), sau confirma incheierea procesului de generare (butonul Terminare).

Dupa generarea comenzii de achizitie, sistemul va actualiza datele cererii de oferta completand campul Com. Ach. cu valoarea specificata la nivelul campului Referinta CA.

Prin selectia Achizitii/Comanda Achizitie utilizatorul poate vizualiza /actualiza comanda nou generata (vezi pag. Comanda de Achizitie).




2.3 Comanda de achizitie

Sistemul gestioneaza trei tipuri de comenzi:

- Comenzi de achizitie normale (cod tip : 0 CD Normal)

- Comenzi de achizitie cadru, un tip special de comanda de achizitie realizata in baza unui aranjament efectuat intre firma beneficiara si furnizor. Conform acestui aranjament articolele comandate vor fi avea o anumita valoare si vor fi livrate intr-o anumita perioada de timp specificata (cod tip : 1 Ref. Generala)

- Comenzi de achizitie prin acord, care reprezinta instante partiale ale comenzilor cadru. In baza acestor comenzi se efectueaza livrarile partiale ale unei comenzi cadru (cod tip : 2 CD prin acord).

O comanda de achizitie prin acord va avea intotdeauna referita comanda de achizitie cadru corespunzatoare.

Sistemul permite crearea unei comenzi de achizitie in doua moduri:

1. Prin generare dintr-o cerere de oferta (vezi pag. Generare Comanda Achizitie)

2. Creare efectiva in fereastra Detalii Comanda Achizitie, activata prin selectia Achizitii/Comanda Achizitie (vezi pag. Creare Comanda Achizitie)

Pe parcursul derularii procesului de achizitie, o comanda de achizitie poate

trece prin urmatoarele stari:

Comanda de achizitie nu a suferit nici o modificare de cand a fost creata, (dar nu s-au efectuat operatiuni asupra ei)

(cod stare: 0)

Comanda de achizitie a fost partial onorata, existand intrari de articole (receptionate) in stoc pe baza acesteia

(cod stare: 1)

Comanda de achizitie a fost in totalitate onorata, fiind receptionate toate articolele specificate in comanda

(cod stare: 2)

Comanda de achizitie a fost facturata in totalitate (cod stare: 3)

Comanda de achizitie a fost inchisa (cod stare: 4)

Comanda de achizitie a fost anulata (cod stare: 5)

Comanda de achizitie nu a fost autorizata (cod stare: 6)

Starea comenzii de achizitie este gestionata automat de sistem, functie de

stadiul procesului de achizitie.


Pentru crearea unei comenzi de achizitie, utilizatorul va activa fereastra Detalii Comanda Achizitie in modul adaugare, prin actionarea butonului standard de adaugare (prompterul gasindu-se in campul Nr. comanda).

In aceasta fereastra se specifica:

- numarul comenzii de achizitie (informatie obligatorie)

- data limita de livrare a articolelor (informatie obligatorie)

- furnizorul catre care se emite comanda de achizitie (informatie obligatorie)

- numarul cererii de achizitie, daca comanda de achizitie se emite in baza unei cereri de achizitie exprimate (informatie optionala)

- solicitantul achizitiei (informatie optionala)

- modul de plata a facturii emise de furnizor (informatie optionala)

- tipul comenzii de achizitie (informatie obligatorie) (vezi pag. Comanda de Achizitie - Generalitati)

- numarul rezervarii /dispozitiei de lucru, in baza careia se emite comanda de achizitie (informatie optionala)



- centrul de cost pe care se inregistreaza valoarea comenzii de achizitie (informatie optionala)

- referinta generala, daca comanda curenta este o comanda de achizitie prin acord (tip 2) (informatie obligatorie)

- devizul valorii comenzii, pentru care trebuie sa existe deja definite conversii cu devizul contabil implicit (stabilit in programul de configurare) si cu devizul furnizorului, in cazul care acestea sunt diferite (informatie obligatorie)

- articolele care fac obiectul comenzii de achizitie (informatie obligatorie) (vezi pag. Comanda de Achizitie - Articole)

Articolele care urmeaza a fi achizitionate pot fi atasate unei comenzi de

achizitie in doua moduri:

1. automat de catre sistem, in urmatoarele cazuri:

- comanda de achizitie a fost generata dintr-o cerere de oferta

- comanda de achizitie are la baza una sau mai multe cereri de achizitie

- comanda de achizitie este realizata in baza unei rezervari/DL

Utilizatorul va putea vizualiza/actualiza lista de articole astfel atasate



comenzii de achiziti, activand fereastra Detalii Comanda Achizitie tab-page-ul Articole.

2. adaugare efectiva a articolelor de achizitionat. In acest caz, in fereastra Detalii Comanda Achizitie, tab-page-ul Articole, utilizatorul va putea adauga pe rand fiecare articol.

Sistemul pune la dispozitia utilizatorului, pentru precizarea sursei de selectie a articolelor pentru achizitie, un buton radio, denumit Piese - Non-stoc, cu doua stari:

- Piese, care permite selectia articolelor de stoc

- Non-stoc, care permite selectia articolelor non-stoc

Pentru adaugarea unui articol la comanda de achizitie, utilizatorul va specifica urmatoarele informatii:

- sursa de selectie a articolelor, alegand starea butonului radio Piese-Non stoc, dupa necesitati




- codul articolului de achizitionat, selectand din lista de articole afisata automat de sistem la actionarea butonului selector atasat campului Articol

- unitatea de masura pentru comanda

- cantitatea comandata

- data limita de livrare

- pretul unitar

- alte elemente suplimentare:

- reduceri practicate de furnizor, taxe de transport sau alte categorii de taxe (vezi pag. Articole -Cheltuieli suplimentare)

- centrele de cost pe care se deconteaza achizitia articolului curent (vezi pag. Articole - Centre de Cost)

- planul de livrari (vezi pag. Articole - Plan Livrari)

In fereastra Detalii Comanda Achizitie tab-page-ul Articole/Chelt.Supl., sistemul permite:

- setarea modului de calcul al valorii principale a articoului, punand la dispozitie un buton radio Baza - Red. cu doua stari:

- Baza - valoarea principala a articolului se va calcula ca produs intre pret unitar si cantitate

- Red - valoarea principala a articolului se va calcula tinand cont de reducerile practicate de furnizor

- precizarea reducerilor practicate de furnizor

- specificarea taxelor de transport

- precizarea altor categorii de taxe: Taxa 1/Taxa 2

- specificarea altor categorii de cheltuieli

Utilizatorul are posibilitatea specificarii reducerilor/taxelor/altor cheltuieli fie in valoare procentuala, fie in valoare absoluta.

De asemenea, acestea se pot referi doar la articolul curent sau se pot referi la toate articolele cuprinse in lista comenzii de achizitie, sistemul punand la dispozitie butonul radio Unitate-Global:-

- Unitate: se aplica numai articolului curent

- Global: se aplica tuturor articolelor din cerere, daca articolului curent este primul din lista.


Sistemul permite crearea unei comenzi de achizitie pentru mai multe cereri de achizitie, utilizatorul specificand, pe rand, la nivelul campului Nr.Cer.Ach., la crearea comenzii, fiecare cerere de achizitie.

Daca comanda de achizitie are specificate mai multe cereri de achizitie, acest camp va fi gol, utilizatorul putand vizualiza lista de cereri de achizitie la nivel de articol, fereastra Detalii Comanda Achizitie, tab-page-ul Articole, sub-tab-page-ul Cereri.

Cantitatea comandata este, in acest caz, data de suma cantitatilor specificate la nivel de cerere de achizitie.



In fereastra Detalii Comanda Achizitie, activata pe tab-page-ul Articole/CCost, sistemul permite vizualizarea/alocarea centrele de cost pe care sa se deconteze achizitiile articolului curent, punand la dispozitie un buton radio, denumit CC cant. - Val. CC, pentru precizarea modului de alocare (prin cantitate sau prin valoare).

Utilizatorul poate aloca oricate centre de cost, cu conditia ca suma cantitatilor/valorilor de articol repartizate pe fiecare centru de cost sa fie egala cu cantitatea/valoarea comandata prin comanda de achizitie. In acest sens, sistemul verifica conditia, intervenind cu un mesaj de avertizare, functie de situatia creata.

La adaugarea unui centru de cost, utilizatorul va specifica:

- codul centrului de cost (informatie obligatorie)

- referinta centrului de cost, vis-a-vis de achizitia articolului curent (informatie optionala)

- cantitatea/valoarea articolului distribuita pe acest centru de cost (informatie obligatorie).



In momentul crearii unei comenzi de achizitie, utilizatorul poate stabili,

optional, un plan de livrari ale fiecarui articol cuprins in lista de achizitie.

Planul de livrari se specifica in fereastra Detalii Comanda Achizit e, activata i

pe tab-page-ul Articole/Plan Livr., utilizand butonul standard de adaugare.

Sistemul propune, in mod implicit, livrarea intregii cantitati comandate la

data limita de livrare la nivel de articol specificata de utilizator, daca nu s-a

facut o specificare expresa de livrare.

Utilizatorul va preciza:

- data prevazuta pentru livrare (campul Prevazut)

- cantitatea de livrat

Sistemul gestioneaza urmatoarele informatii:

- data prevazuta pentru livrare

- cantitatea planificata

- cantitatea livrata

- numarul bonului de intrare

- data efectuarii intrarii



Sistemul ofera posibilitatea completarii datelor despre o comanda de achizitie cu detalii referitoare la adresele de expeditie si de facturare.

In fereastra Detalii Comanda Achizitie tab-page-ul Exp./Fact., la nivelul ferestrelor Transportat la si respectiv Facturat la, utilizatorul poate realiza:



editari de text

atasari, prin tehnologie OLE, de documente electronice existente, de tipul :

- texte Word

- foi de calcul Excel

- desene ACAD sau scanate

- sunete si imagini video etc.

Utilizatorul are posibilitatea completarii datelor despre o comanda de achizitie cu o serie de comentarii si note referitoare la evolutia in timp a comenzii de achizitie, pentru care nu sunt dedicate campuri in ferestrele specifice descrierii comenzii de achizitie.

In fereastra Detalii Comanda Achizitie, tab-page-urile Comentarii si Urmarire, permit editari de text, atasari (prin tehnologie OLE) de documente electronice existente, de tipul :

- texte Word

- foi de calcul Excel

- desene ACAD sau scanate

- sunete si imagini video

Sd

M

istemul permite efectuarea urmatoarelor operatii la nivelul unei comenzi e achizitie:

anual Utilizare 43/53



Autorizarea comenzii de achizitie, utilizand butonul nestandard Autorizare. Numai utilizatorii cu drepturi vor avea acces la acest buton.

Anularea comenzii de achizitie, utilizand butonul nestandard Anulare. O comanda de achizitie poate fi anulata daca nu s-au inregistrat intrari corelate cu aceasta si daca nu a fost inchisa. Pe o comanda anulata nu se vor mai putea inregistra facturi pe ea si nici intari corelate cu aceasta.

Inchiderea comenzii de achizitie, utilizand butonul nestandard Inchidere. O comanda poate fi inchisa numai daca nu are starea 0 si daca nu este anulata. Dupa inchidere, nu se vor mai putea inregistra intrari in stoc in corelatie cu aceasta. In schimb, se vor putea factura intrarile deja efectuate.

Drepturile de autorizare/anulare/inchidere sunt acordate prin setarile efectuate in programul de configurare a componentei. Prin aceste drepturi se stabileste valoarea maxima pe care un utilizator o poate autoriza.

Utilizatorul are posibilitatea de a sterge o parte din comenzile de achizitie din baza de date, utilizand butonul nestandard Sterg Lot. Acesta realizeaza stergerea grupata a comenzilor de achizitie ale caror date sunt cuprinse intr-un interval definit prin limitele inferioara/superioara. Nu vor fi sterse din baza de date comenzile de achizitie care se gasesc intr-una dintre urmatoarele situatii:

- comanda nu este anulata

- comanda nu este inchisa

- comanda nu este facturata complet.


Utilizatorul are posibilitatea vizubaza unei comenzi de achizitie.

In fereastra Detalii Comandagestioneaza urmatoarele inform

- numarul documentului de

- data acestui document

- numarul notei de intrare-

- data NIR-ului

- tipul intrarii

- starea intrarii

Manual Utilizare

alizarii listei tuturor intrarilor efectuate pe

Achizitie, tab-page-ul Intrari, sistemul atii:

livrare, emis de furnizor

receptie (NIR)

45/53


Sistemul permite utilizatorului vizualizarea listei tuturor facturilor emise de furnizor si inregistrate pentru o comanda de achizitie.

Prin selectia Achizitii/Comanda Achizitie, tab-page-ul Factura, sistemul activeaza lista facturilor, care contine urmatoarele informatii:

- numarul facturii

- numarul documentului de livrare articole (emis de furnizor) in baza caruia s-a emis factura

- data facturii

- data primirii facturii

- devizul (valuta) folosit pentru calculul valorii facturii

- daca factura a fost sau nu reconciliata

Daca componenta este configurata cu legatura la componenta Managementul Financiar-Contabil, vor fi afisate doar numarul si data facturii.

M
anual Utilizare 46/53


2.4 Factura

Prin selectia Achizitii/Factura, sistemul permite inregistrarea facturilor primite de la furnizori pentru articolele achizitionate.

Utilizatorul are posibilitatea de a inregistra mai multe facturi pe aceeasi comanda de achizitie, sistemul informand permanent desprea cantitatea ramasa de facturat, pentru fiecare articol.

Pentru inregistrarea unei facturi in baza de date, utilizatorul va specifica urmatoarele date minimale:

- numarul facturii

- data emiterii facturii

- data inregistrarii facturii

- numarul comenzii de achizitie, in baza careia s-a realizat intrarea in stoc facturata

Manual Utilizare

47/53



2.5 Prefactura

Prin selectia Achizitii/Prefactura , sistemul permite inregistrarea prefacturilor pe baza documentelor primite de la furnizori pentru articolele achizitionate si generarea facturilor.

Pentru inregistrarea unei prefacturi in baza de date, utilizatorul va specifica urmatoarele date minimale:

Nr. Doc numarul documentului financiar-contabil acest numar se introduce manual

Nr Doc Ext numarul extern al documentului

Firma firma furnizoare a articolelor de pe comanda (comenzi)

Tip Doc tipul documentului contabil care se va genera din aceasta componenta

Categ Doc categoria documentului contabil care se va genera

Valuta valuta pentru factura

Combinatia nrdoc, firma , tip doc, categ doc trebuie sa fie unica.

Comanda se selecteza din selector una sau mai multe comenzi (prin butonul Add Multi) cu furnizorul specificat.

Programul aduce automat toate pozitiile de pe comenzile respective.

Pentru a putea fi generata o factura prefactura trebuie intai validata si apoi prin utilizarea butonului generare se genereaza documentul contabil. Nu poate fi generat de doua ori un document contabil pe aceeasi prefactura.


2.6 .Stornari

Prin selectia Achizitii/Stornari , sistemul permite inregistrarea facturilor de stornare pe baza documentelor primite de la furnizori pentru articolele achizitionate si generarea facturilor de stornare.

Pentru inregistrarea unei stornariin baza de date, utilizatorul va specifica urmatoarele date minimale:

Nr. Doc numarul documentului financiar-contabil acest numar se introduce manual

Nr Doc Ext numarul extern al documentului

Firma firma furnizoare a articolelor de pe comanda (comenzi)



Programul aduce automat toate pozitiile de pe comenzile respective.

2.7.Grafice si analize

Prin selectia Achizitii/Grafice si Analize, sistemul permite vizualizarea rapoartelor asociate la configurarea componentei.




Documents

MANAGEMENTUL APROVIZIONARII MANAGEMENTUL ACHIZITIILOR ERP/MANAGEMENT… · ACHIZITIILOR. Siveco Application ... Anul curent (anul curent al sistemului) ... achizitie emise de sistem