KORESPONDENSI

Makalah

Disusun untuk memenuhi salah satu tugas semester genap

Mata Kuliah Manajemen Perkantoran

Oleh :

Nama : Verdico Arief

NPM : 170110070078

JURUSAN ILMU ADMINISTRASI NEGARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS PADJADJARAN

2008

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang

telah memberikan rahmat taufik dan hidayah-Nya sehingga makalah ini dapat

terselesaikan tepat pada waktunya.

Penulisan makalah yang berjudul “Korespondensi” ini, bertujuan untuk

memberikan informasi mengenai korespodensi serta permasalahan-

permasalahanya agar pembaca mengetahui lebih dalam tentang korespodensi

(surat menyurat).

Penulis menyadari banyak kekurangan dalam penulisan makalah ini, itu

dikarenakan kemampuan penulis yang terbatas. Namun berkat bantuan dan

dorongan serta bimbingan dari Ibu Mas Halimah S.IP dosen mata kuliah

Manajemen Perkantoran, dan rekan-rekan dari jurusan administrasi negara, Ibu

Aan dari Dinas Perikanan Provinsi Jawa Barat serta bantuan dari berbagai pihak,

akhirnya pembuatan makalah ini dapat terselesaikan tepat pada waktunya.

Penulis berharap dengan penulisan makalah ini dapat bermanfaat

khususnya bagi penulis sendiri dan bagi para pembaca umumnya serta semoga

dapat menjadi bahan pertimbangan untuk mengembangkan dan meningkatkan

prestasi di masa yang akan datang.

Jatinangor, April 2008

Tim Penulis

D A F T A R I S I

Halaman

KATA PENGANTAR............................................................................................................. i

DAFTAR ISI........................................................................................................................... ii

I. PENDAHULUAN

1.1. Latar belakang........................................................................................................... 1

1.2. Rumusan masalah..................................................................................................... 2

1.3. Tujuan penulisan....................................................................................................... 2

1.4. Metode Pengumpulan Data....................................................................................... 2

1.5. Sistematika Penulisan............................................................................................... 3

II TINJAUAN PUSTAKA.................................................................................................... 4

III PEMBAHASAN

3.1. Fungsi Surat............................................................................................................... 5

3.2. Syarat Surat................................................................................................................ 5

3.3. Macam Surat.............................................................................................................. 6

3.4. Bahasa Surat.............................................................................................................. 7

3.5. Langkah-langkah Dalam Penyusunan Surat.............................................................. 8

3.6. Hal Lain Yang Perlu Diperhatikan agar

Tujuan Berkirim Surat Tercapai................................................................................ 8

3.7. Pedoman Dalam Menyusun Isi.................................................................................. 10

3.8. Kegiatan Surat Menyurat........................................................................................... 11

3.9. Bentuk-Bentuk Surat................................................................................................. 13

3.10.Pembetulan (Revisi Konsep).................................................................................... 21

IV PENUTUP

4.1. Kesimpulan................................................................................................................. 22

4.2. Saran........................................................................................................................... 22

DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................................. 23

STUDI KASUS............................................................................................... 24

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Didalam sistem kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi

salah satunya komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui surat-menyurat

(korespodensi) Kegiatan ini sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran

karena korespodensi atau surat-meyurat merupakan rankaian aktivitas yang

berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan,

penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang

dituju.

Selain itu, proses korenpodensi,merupakan sarana untuk mengirim atau

memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan,

pemberitahuan, permintaan, pertanyaan adalah surat.

Dalam penyusunan korespodensi harus mempehatikan berbagai unsur-

unsur dalam pembuatannya yaitu dari segi tulisan dan pemakain bahasa yang

harus benar dan tepat. Dalam menulis yang berarti menulis, membentuk atau

menyalin huruf, kata atau angka yang dilakukan dengan pensil atau pena tetapi

dalam perkembangannya mengalami perluasan sehinga kini mempunyai

serangkaian arti pengkhususan yang bisa bermakna melukiskan, menyampai

dengan surat, menjadi pengarang dan menyusun atau merancang. Selain dari segi

menulis proses bahasa pun perlu diperhatikan seperti ketepatan dalam

pengunaanya dan memakai bahasa yanag baik serta benar.

Oleh karena itu korespodensi merupkan kebutuhan yang sangat mendasar

dalam perkantoran maka korespodensi harus di perhatikan secara baik karena

apabila terjadi gangguan dalam proses korespodensi pada sebuah perkantoran

maka akan terjadi gangguan secara keseluruhan pada perkantoran tersebut.

1.2. Rumusan Masalah

Dalam makalah ini akan membahas berbagai permasalahan tentang

korespodensi diantaranya:

1. Fungsi-fungsi surat

2. Syarat-syarat surat

3. Macam-macam surat

4. Bahasa surat

5. Langkah-langkah dalam menyusun surat

6. Hal lain yang perlu diperhatikan, agar tujuan berkirim surat tercapai

7. Pedoman dalam menyusun isi

8. Kegiatan surat menyurat

9. Bentuk-bentuk surat

10. Pembetulan (revisi konsep).

1.3. Tujuan

Tujuan dari makalah ini adalah untuk memberikan informasi mengenai

korespodensi yang mencakup Fungsi-fungsi surat, Syarat-syarat surat, Macam-

macam surat, Bahasa surat, Langkah-langkah dalam menyusun surat, Hal lain

yang perlu diperhatikan agar tujuan berkirim surat tercapai, Pedoman dalam

menyusun isi, Kegiatan surat menyurat, Bentuk-bentuk surat, dan Pembetulan

(revisi konsep) serta permasalahan-permasalahanya agar pembaca mengetahui

lebih dalam tentang korespodensi (surat menyurat).

1.4. Metode Pengumpulan Data

Dalam penyusunan makalah ini, perlu sekali pengumpulan data serta

sejumlah informasi aktual yang sesuai dengan permasalahan yang akan dibahas.

Sehubungan dengan masalah tersebut dalam penyusunan makalah ini, penulis

menggunakan beberapa metode pengumpulan data, yang pertama dengan

membaca buku sumber, kedua dengan melakukan observasi lapangan dan

terakhir dengan pengetahuan yang penulis miliki.

1.5. Sistematika Penulisan

Bab I Pendahuluan

Pada bagian ini dijelaskan tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan

penulisan, metode pengumpulan data dan sistematika penulisan.

Bab II Tinjauan Pustaka

Pada bagian ini dijelaskan landasan teori yang mendukung pembuatan

makalah ini.

Bab III Pembahasan

Pada bab ini ditemukan pembahasan yang terdiri dari Fungsi-fungsi surat,

Syarat-syarat surat, Macam-macam surat, Bahasa surat, Langkah-langkah dalam

menyusun surat, Hal lain yang perlu diperhatikan agar tujuan berkirim surat

tercapai, Pedoman dalam menyusun isi, Kegiatan surat menyurat, dan Bentuk-

bentuk surat Pembetulan (revisi konsep).

Bab IV Penutup

Bab terakhir ini memuat kesimpulan dan saran.

Daftar Pustaka

Pada bagian ini berisi referensi-referensi dari berbagai media yang penulis

gunakan untuk pembuatan makalah ini.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

Korespodensi atau surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi

dengan mempergunakan surat sebagai alat, sedangkan dalam arti luas komunikasi

merupakan proses penyampai pendapat, pesan atau lambang yang mengandung

pengertian antar perseorangan atau golongan. Jadi, maka dapat ditarik

kesimpulan, bahwa korespondensi merupakan salah satu alat komunikasi yang

sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari.

Apabila seorang pimpinan harus menyusun sendiri korespondensinya

sampai dengan hal yang sekecil-kecilnya tentu akan menyita waktu pimpinan

tersebut yang sebaiknya dapat dipergunakan untuk tugas lain yang lebih penting.

Diharapkan pimpinan cukup mengdiktekan pokok isi surat saja sedangkan

penyusunan selanjutnya sampai kepada pengetikanya dapat diserahkan kepada

staf atau pegawai lainya, termasuk pula kepada siapa tembusan ,alamat dan

lampiran perlu disampaikan.

Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan

ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas

bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya

tujuan organisasi. Oleh karena itu perlu diusahakan agar dapat membuat surat

dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap akan dapat mempengaruhi pula

penilaian negatif dalam organisasi.

Bentuk komunikasi tertulis lainnya yang sering digunakan selain surat,

adalah memo, laporan, dan dll. Untuk membantu kelancaran komunikasi tertulis,

maka prinsip yang harus diterapkan adalah 7C, yaitu :

1. Compliteness ( lengkap) 6. Courtesy (sopan)

2. Conciseness ( ringkas ) 7. Correctness (benar)

3. Consideration ( pertimbangan )

4. Concreteness ( kongkrit )

5. Clarity ( jelas )

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Fungsi Surat

Surat berfungsi sebagai :

1. Wakil dari pengirim/penulis.

2. Bahan pembukti.

3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.

4. Alat pengukur kegiatan organisasi.

5. Sarana memperpendek jarak ( fungsi abstrak ).

Mengingat betapa pentingnya peranan surat tersebut, maka siapapun yang

menulis surat perlu berusaha untuk menghasilkan surat yang sempurna, agar dapat

mencapai sasaran sesuai dengan kehendak kita/organisasi.

3.2 Syarat Surat

Surat yang baik adalah :

1. Obyektif dan bukan subyektif.

2. Sistematis susunan isi surat.

3. Singkat, tidak bertele-tele.

4. Jelas, kepada siapa, dari mana, tentang apa.

5. Lengkap isinya.

6. Sopan.

7. Wujud fisik yang menarik ( kwalitas kertas, bentuk surat, ketikan dan

sebagainya ).

Untuk menghasilkan surat yang memenuhi syarat seperti yang telah

diutarakan, maka penulisannyapun perlu memenuhi syarat yaitu :

1. Menguasai permasalahannya.

2. Menguasai bahasa tertulis.

3. Memiliki pengetahuan tentang surat menyurat.

3.3 Macam Surat

Karena banyaknya macam surat, maka untuk memudahkan mengetahui

macam/jenis surat kita dapat meninjau dari berbagai segi, misalnya :

1. Menurut wujudnya

a. Kartu pos.

b. Warjat pos.

c. Surat bersampul.

d. Memorandum dan Nota.

e. Telegram.

f. Surat pengantar

2. Menurut Tujuannya

a. Surat pemberitahuan.

b. Surat perintah.

c. Surat permintaan.

d. Surat peringatan.

e. Surat panggilan.

f. Surat susulan.

g. Surat keputusan.

h. Surat laporan.

i. Surat perjanjian.

j. Surat penawaran, pesanan dan lain-lain.

3. Menurut sifat isi dan asalnya

a. Surat dinas.

b. Surat niaga.

c. Surat pribadi.

d. Surat yang isinya masalah sosial.

4. Menurut jumlah penerima

a. Surat biasa

- Untuk satu orang (pejabat/organisasi)

b. Surat edaran

- Untuk beberapa orang/pejabat/organisasi.

c. Surat pengumuman

- Untuk sekelompok masyarakat.

5. Menurut keamanan isinya

a. Surat sangat rahasia.

b. Surat rahasia.

c. Surat biasa.

6. Menurut urgensi penyelesaiannya

a. Surat sangat segera.

b. Surat segera.

c. Surat biasa.

7. Menurut prosedur pengurusannya

a. Surat masuk.

b. Surat keluar.

8. Menurut jangkauannya

a. Surat intern.

b. Surat ekstern.

3.4 Bahasa Surat

Salah satu syarat agar surat dikatakan baik kalau jelas dan sopan, hal itu

akan dapat dicapai kalau kita menggunakan bahasa praktis.

Bahasa praktis, maksudnya adalah :

1. Menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti artinya oleh penulis

surat.

2. Penulis mampu menggunakan kata tersebut.

3. Kata yang dipergunakan :

a. Sederhana.

b. Umum.

c. Bukan kata daerah, asing dan lain-lain.

Selain sebuah keharusan mempergunakan bahasa praktis keberhasilan

suatu surat juga dipengaruhi oleh gaya bahasa.

Dalam surat menyurat gaya bahasa sangat dipengaruhi oleh dua faktor

yaitu :

a. Kedudukan penulis surat terhadap yang dikirim surat.

b. Persoalan yang akan dikemukakan di dalam surat, misalnya: intruksi,

pemberitahuan, permohonan dan sebagainnya.

3.5. Langkah-Langkah Dalam Menyusun Surat

Untuk menghindari pemborosan waktu, biaya dan tenaga atau dengan kata

lain agar kegiatan menyusun surat dapat berjalan lancar dan efektif maka

sebaiknya dilakukan melalui tahap-tahap sebagai berikut :

Menentukan tujuan.

Mengadakan pencatatan (inventarisasi) terhadap masalah-masalah yang

akan dikemukakan didalam surat, termasuk mengumpulkan referensinnya.

Menyusun maslah pada butir a secara sistematis sesuai dengan kaitan dan

urutan masalahnya.

Menguraikan atau menjabarkan butir c ke dalam kalimat surat.

Dalam hal menyusun surat satu anjuran atau saran yang sebaiknya selalu

diingat yaitu

Agar penyusun surat menempatkan diri sebagai pihak yang akan

menerima agar dapat membayangkn apa sekitarny yang akan terjadi

seandainya penyusun menerima surat tersebut.

Hentikan untuk sementara waktu kegiatan menyusun surat, kalau

penyusun sedang dalam keadaan tidak kosentarasi.

3.6. Hal Lain Yang Perlu Diperhatikan, Dalam Pengiriman Surat

Kegiatan menyusun surat bukanlah kegiatan yang mudah artinya diperlukan

pengetahuan yang luas tenteng surat-menyurat serta pengalaman yang cukup.

Untuk dapat menulis surat yang benar-benar baik dan sempurana, disamping

faktor bahasan juga hal-hal berikut perlu diperhatikan :

Bagian surat. Hal ini penting diketahui sebab setiap bagian surat

mempunyai arti dan fungsi yang bebeda.

Bentuk surat dan teknik pengetikannya.

Penyusunanisi surat, yang merupakan bagian terpenting dari sebuah surat.

Ini menyangkut bagaimana kita menyusunnya, bahasa yang bagaimana

yang sebaiknya kita gunakan.

Bagian surat dan fungsinya:

1. Kepala surat ( Heading, letter head ), dengan fungsi sebagai :

a) Alat Penganal ( Identitas )

b) Alat pemberian Informasi

c) Iklan, pada kantor-kantor tertentu

2. Tanggal surat, berfungsi sebagai :

a) Referensi

b) Alat pemberian Informasi

c) Iklan, pada kantor tertentu

3. Nomor surat, dengan fungsi sebagai :

a) Alat petunjuk bagi petugas filling

b) Alat pengukur kegiatan kantor yang berhubungan dengan surat

pada suatu periode tertentu

c) Penunjuk unit asal surat

d) Referensi

e) Lampiran, suatu petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan

bersama surat yang bersangkutan

4. Perihal, dengan fungsi sebagai :

a) Referensi

b) Petunjuk tentang intisari dari surat secara keseluruhan

c) Petunjuk bagi petugas filling

5. Alamat dalam, berfungsi sebgai :

a) Petunjuk bagi petugas filling

b) Petunjuk kemana surat harus disampaikan

c) Alamat luar, bila menggunakan amplop berjendela

6. Salam Pembuka

Tanda pembicaraan akan dimulai. Tidak digunakan dalam surat resmi.

7. Isi Surat

Memberikan uraian materi pokok dan subyek-subyek lainnya.

8. Salam Penutup, berfungsi sebagai :

Tanda bahwa pembicaraan telah selesai. Tidak digunakan dalam surat

resmi

9. Nama Jabatan ( penutup surat ) , berfungsi sebagai :

a) Identitas penanggung jawab

b) Petunjuk bagi petugas filling

10. Initial

Initial adalah kode nama ( singkatan nama ) pembuatan konsep dan

pengetikan. Digunakan untuk memudahkan pemeriksaan kembali

apabila terjadi kekeliruan.

11. Tembusan

Digunakan apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi

surat tersebut.

3.7. Pedoman Dalam Menyusun Isi

Keberhasilan suatu surat terletak terutama pada bagian isi. Untuk itulah

persyaratan-persyaratan tentang surat terutama ditujukan pada bagian isi. Di

bagian ini pula akan menimbulkan kesan positif atau negatif bagi pembaca atau

penerima surat.

Kalimat dalam isi surat sebaiknya pendek tetapi jelas dan lengkap.

Penggunaan tanda bacaan juga haus diperhatikan. Komposisi isi surat harus

menyebabkan dapat dimengerti dengan cepat oleh pembaca. Meskipun dalam satu

surat dikemukakan beberapa pokok pikiran, tetapi secara keseluruhan haruslah

ada hubungan sehingga merupakan satu kesatuan yang lengkap.

3.8. Kegiatan Surat Menyurat

Dalam surat menyurat terdapat kegiatan :

1. Pendiktean

Keterampilan menuilis singkat sesuai dengan kecepatan pendiktean, perlu

dimiliki agar yang didiktekan dapat terekam atau tertulis dengan cepat dan

tepat. Akan lebih baik bila menggunakan stenografi

2. Melatinkan

Adalah keterampilan unutk mengalih bahasakan stenografi menjadi tulisan

latin biasa, baik dengan mempergunakan mesin ketik atau tulisan tangan

agar hasilnya dapat dibaca kembali oleh orang lain secara mudah dan jelas.

3. Transkripsi

Dalam hal ini tidak menggunakan pendiktean, maka tape recorder sering

digunakan untuk merekam pesan-pesan atau merekam isi surat yang akan

dikirim oleh pimpinan. Dengan demikian maka kemampuan untuk

memindahkan suara yang keluar dari tape recorder tersebut kedalam

bentuk tulisan harus dimiliki.

4. Mengetik

Pembuatan konsep surat harus didasari oleh penguasaan bahasa, materi

yang akan dikomunikasikan, pendekatan kepada pandangan pembaca atau

yang akan dikirimi surat dan penguasaan perasaan serta pikiran.

5. Mengoreksi

Diharapkan, konsep surat dibuat tidak berulang kali. Oleh sebab itu,

adalah merupakan suatu keharusan untuk dapat melakukan tindakan

koreksi atas kesalahan mengetik, susunan kalimat, atrau pengetikan dalam

arti bentuk suratnya.

6. Menandatangankan Surat

Langkah terakhir dari kegiatan mempersiapkan surat adalah

penandatanganan surat yang telah sesuai konsep oleh pimpinan. Pimpinan

akan bersedia menandatangani surat yang telah sempurna atau yang tidak

mengalami kesalahan.

7. Menggandakan

Yaitu suatu kegiatan untuk memperbanyak atau memproduksi suatu

naskah. Untuk melaksanakan kegiatan ini maka perlu pula mengetahui

tentang cara pengoperasian mesin stensil, photo copy, mencetak dengan

menggunakan komputer, dan lain-lain.

8. Menghitung

Adalah kegiatan penunjuang yang berupa penghitungan-penghitungan

yang dapat membantu kelancaran kegiatan lainnya. Dalam melaksanakan

bermacam-macam kegiatan kantor, menghitung merupakan kegiatan yang

saling menunjang dan tidak berdiri sendiri.

3.9 Bentuk-Bentuk Surat

1. Bentuk Resmi / Official Style

........................................................ ( 1 )

....................................

......................................... ( 2 )

Nomor : ............................... ( 3 )

Lampiran : ........................... ( 4 )

Perihal : ............................... ( 5 )

.......................................... ( 6 )

.........................................

.............................

................................. ( 7 )

................................................................................................................................................. ( 8a )

.................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

................................................................................................................................................. ( 8b )

.................................................................................................................................................

................................................................................................................................................. ( 8c )

............................................................ ( 9 )

( 10 )

.......................................... ( 11 )

.......................................... ( 12 )

.......................................... ( 13 )

./. ( 14 )

2. Bentuk Lurus Penuh/ Full Block Style

......................................................... ( 1 )

....................................

......................................... ( 2 )

......................................... ( 3 )

......................................... ( 4 )

......................................... ( 5 )

.......................................... ( 6 )

....................................

...................................

................................. ( 7 )

................................................................................................................................................ ( 8a )

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................ ( 8b )

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................ ( 8c )

................................... ( 9 )

( 10 )

.................................... ( 11 )

.................................... ( 12 )

..................................... ( 13 )

./. ( 14 )

3. Bentuk Lurus/ Block Style atau Modified Block Style

......................................................... ( 1 )

....................................

......................................... ( 2 )

............................... ( 3 )

............................... ( 4 )

............................... ( 5 )

............................. ( 6 )

.............................

.............................

................................. ( 7 )

................................................................................................................................................ ( 8a )

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................ ( 8b )

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................ ( 8c )

.................................................. ( 9 )

( 10 )

.......................................... ( 11 )

.......................................... ( 12 )

.......................................... ( 13 )

./. ( 14 )

4. Bentuk Setengah Lurus/ Semi Block Style

......................................................... ( 1 )

....................................

......................................... ( 3 ) ........................................ ( 2 )

......................................... ( 4 )

......................................... ( 5 )

.......................................... ( 6 )

.........................................

.........................................

................................. ( 7 )

.................................................................................................................................. ( 8a )

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

.................................................................................................................................. ( 8b )

................................................................................................................................................

.................................................................................................................................. ( 8c )

....................................................... ( 9 )

( 10 )

.......................................... ( 11 )

.......................................... ( 12 )

.......................................... ( 13 )

./. ( 14 )

5. Bentuk Sederhana / Simplified Style

......................................................... ( 1 )

....................................

......................................... ( 2 )

......................................... ( 3 )

......................................... ( 4 )

......................................... ( 5 )

....................................

.................................... ( 6 )

...................................

............................................................................................................................................. ( 8a )

.............................................................................................................................................

........................................................................................................

............................................................................................................................................. ( 8b )

........................................................................................................

............................................................................................................................................. ( 8c )

( 10 )

.................................... ( 11 )

.................................... ( 12 )

..................................... ( 13 )

./. ( 14 )

6. Bentuk Lekuk / Indented Style

......................................................... ( 1 )

....................................

......................................... ( 3 ) ........................................ ( 2 )

......................................... ( 4 )

......................................... ( 5 )

.......................................... ( 6 )

....................................

...................................

................................. ( 7 )

....................................................................................................................... ( 8a )

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

....................................................................................................................... ( 8b )

................................................................................................................................................

....................................................................................................................... ( 8c )

................................... ( 9 )

( 10 )

.................................... ( 11 )

.................................... ( 12 )

..................................... ( 13 )

./. ( 14 )

7. Bentuk Alinea Menggantung / Hanging Paragraph

......................................................... ( 1 )

....................................

......................................... ( 3 ) ........................................ ( 2 )

......................................... ( 4 )

......................................... ( 5 )

..........................................

......................................... ( 6 )

.........................................

................................. ( 7 )

................................................................................................................................................ ( 8a )

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

................................................................................................................................................ ( 8b )

..................................................................................................................................

................................................................................................................................................ ( 8c )

................................................ ( 9 )

( 10 )

.......................................... ( 11 )

.......................................... ( 12 )

.......................................... ( 13 )

./. ( 14 )

8. Bentuk Lurus Dengan Perihal atau “ Pokok Surat “ / Subject Notice

......................................................... ( 1 )

....................................

.......................................... ( 2 )

..........................................

......................................... ( 6 )

.........................................

................................. ( 7 )

........................................................................ *)

............................................................................................................................................... ( 8a )

...............................................................................................................................................

......................................................................................................

............................................................................................................................................... ( 8b )

......................................................................................................

............................................................................................................................................... ( 8c )

....................................... ( 9 )

( 10 )

.......................................... ( 11 )

.......................................... ( 12 )

.......................................... ( 13 )

./. ( 14 )

*) Perihal atau “ Pokok Surat “ diketik di tengah-tengah

Keterangan Gambar :

1. Kepala surat

2. Tanggal

3. Nomor

4. Lampiran

5. Hal ( perihal )

6. Alamat

7. Salam pembuka

8. a.

b. Isi

c.

9. Salam Penutup

10. Tanda tangan

11. Nama terang

12. NIP ( Nomor Induk Pegawai )

13. Tembusan

14. Inisial ( tanda sandi )

3.10 Pembetulan (Revisi Konsep)

Bila surat atau naskah sudah dibuat, hendaknya konsep yang akan diketik

tersebut diteliti kembali. Apabila terdapat kesalahan, baik berupa pengertian

kalimat, pemakaian huruf, tanda baca dan lainnya, hendakalah segera dikoreksi

dan diperbaiki. Dengan kata lain, pembuat konsep harus merevisi konsepnya.

Dalam hal ini antara pembuat konsep dan juru ketik harus mempunyai suatu kode

atau tanda yang sama dalam merevisi konsep termaksud. Keseragaman tanda-

tanda tersebut sangat diperlukan, supaya apa yang dimaksud oleh pembuat konsep

dapat dipahami sepenuhnya oleh pengetik.

BAB IV

PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Korespodensi atau surat menyurat adalah salah satu bentuk

komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat, oleh karena itu

korespondensi merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan

setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.

Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal

dari satu pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita

dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu

memperlancar tercapainya tujuan organisasi.

Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab

penilaian negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian

negatif dalam organisasi.

4.2. Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas, maka korespondensi sangatlah penting

dalam suatu organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari

proses komunikasi dalam organisasi yang berbentuk tulisan, proses korespondensi

in lebih diutamakan untuk lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh

dalam menciptakan link organisasi. Dengan adanya korespondensi yang baik dan

rapi, maka dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi yaitu bisa bertahan

(Survival) dan bisa tumbuh berkembang (Growth).

D A F T A R P U S T A K A

Soedarmayanti, M.Pd. 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen

Perkantoran. Bandung:Mandar Maju.

Mils, Geoffrey dkk. 1990. Manajemen Perkantoran Modern. London: Pitman

Publishing Limited.

Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty

Yogyakarta.

S T U D I K A S U S

Surat menyurat atau korespondensi berada di bawah kontrol Sub. Bagian

umum, yang mengurusi masalah surat menyurat ini adalah bagian kearsipan.Surat

yang datang ke sebuah instansi terbagi dalam dua arah yaitu :

• Didistribusikan oleh POS Indonesia

• Diantar langsung melalui pengantar surat yang disebut cakra

Surat menyurat masuk ke kantor melalui Sub. bagian umum bidang

kearsipan. Kemudian surat yang diantar POS atau cakra tersebut dicatat dan

setiap surat yang masuk diberi kartu kendali masuk rangkap tiga yang

berwarna putih, kuning dan merah jambu.

Surat menyurat terdiri dari dua personil ( Arsiparis )

• Bagian surat masuk

• Bagian surat keluar

Surat juga bisa dikirim melalui e-mail, tapi banyak kendala yang harus dialami

jika menggunakan sarana ini

• Ketidak mampuan semua pegawai dalam menggunakan internet ( Gaptek )

• Dapat direkayasa oleh pihak yang tidak bertanggung jawab ( Cracker )

Dalam korespondensi atau surat menyurat ada kendala yang sering terjadi dalam

proses pendistribusian surat, diantaranya:

Alur surat yang mengalami hambatan akibat kurangnya perhatian

• Tebusan untuk surat keluar tidak ada

• Disposisi atau salah perintah

• Kartu kendali yang tidak digunakan atau dibuat

• Arsip surat hilang

• Human error

BAGAN JALANNYA SURAT