MAHKAMAH AGUNG REPUBLIK INDONESIA Kesekretariatan PA Bn.pdf  Panitera/Sekretaris ... perintah atasan dan memaraf konsep ... SK kan Kasubbag Umum 30 menit 2. Panitia mengumpulkan

  • View
    223

  • Download
    3

Embed Size (px)

Text of MAHKAMAH AGUNG REPUBLIK INDONESIA Kesekretariatan PA Bn.pdf  Panitera/Sekretaris ... perintah...

  • MAHKAMAH AGUNG REPUBLIK INDONESIA

    DIREKTORAT JENDERAL BADAN PERADILAN AGAMA

    STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

    TATA PERSURATAN

    PADA PENGADILAN AGAMA BENGKULU KELAS I A

    Nomor : Revisi Tgl :

    Tgl Ditetapkan : Halaman :

    NO URAIAN

    KEGIATAN KETERANGAN PELAYANAN

    UNIT/PEJABAT

    TERKAIT

    WAKTU

    PENYELESAIAN KET

    DESKRIPSI:

    Prosedur Tatacara

    Pengelolaan Persuratan

    A. Pengelolaan Surat

    Masuk

    1. Menerima, meneliti dan

    mengelompokkan surat menurut

    jenisnya (surat biasa/penting dan surat

    dinas/pribadi), serta mengembalikan

    surat yang salah alamat.

    Staf Umum

    15 Menit

    2. Memberi tanggal terima dan paraf

    pada surat masuk.

    Staf Umum

    5 Menit

    3. Mencatat surat masuk ke dalam KK

    (Kartu Kendali) untuk surat penting,

    dan LPSB (Lembar Pengantar Surat

    Biasa) untuk surat biasa

    Staf Umum

    15 Menit

    4. Meneruskan kepada TU (Tata Usaha)

    UP (Unit Pelaksana) dan mengambil

    KK/LPSB lembar ke-2 setelah di paraf

    oleh TU UP yang bersangkutan untuk

    dimasukkan ke kotak yang disiapkan

    Staf Umum

    5 Menit

    5. Memberikan LD (lembar disposisi)

    pada surat masuk dan meneruskan ke

    Kasubbag Umum

    Staf Umum

    5 Menit

    6. Membaca dan meneliti surat masuk,

    diteruskan ke Wakil Sekretaris Kasubbag Umum 5 Menit

    7. Membaca, meneliti dan memaraf surat

    masuk, diteruskan ke

    Panitera/Sekretaris

    Wakil Sekretaris

    5 Menit

    8. Membaca, meneliti dan memaraf surat

    masuk, diteruskan ke Ketua PA

    Bengkulu

    Panitera/Sekretaris 10 Menit

    9. Membaca, meneliti dan memberi

    petunjuk pada surat masuk untuk

    ditindaklanjuti, surat kembali

    diturunkan ke Kasubbag Umum

    melalui Panitera/Sekretaris dan Wakil

    Sekretaris secara berjenjang sebagai

    kontrol pelaksanaan

    Ketua PA

    Bengkulu 10 Menit

    10. Wasek mengambil lembar ke-2 pada

    LD untuk diarsipkan sebagai fungsi

    kontrol, selanjutnya memerintahkan

    Kasubbag Umum untuk

    menindaklanjuti sesuai disposisi Ketua

    PA Bengkulu

    Wasek 5 Menit

    11. Mengarsipkan surat yang telah

    ditindak lanjuti/selesai diproses, pada

    UP masing-masing

    Staf Umum 5 Menit

    B. Pengelolaan Surat

    Keluar

    1. Mengonsep surat dinas sesuai dengan

    perintah atasan dan memaraf konsep

    surat dinas yang telah diketik

    Kasubbag Umum 15 menit

    2. Mengetik konsep surat dinas Staf Umum 15 menit

    3. Membaca, meneliti, dan memaraf

    konsep surat keluar, diteruskan ke

    Pan/Sek

    Wasek 5 menit

    4. Membaca, meneliti, dan memaraf

    konsep surat keluar, diteruskan ke

    Ketua PA Bengkulu

    Pan/Sek 1 menit

    5. Membaca, meneliti dan memaraf

    konsep surat keluar, kemudian

    diturunkan ke Kasubbag Umum untuk

    diketik jadi melalui Pan/Sek dan

    Wasek secara berjenjang sebagai

    fungsi kontrol

    Ketua PA

    Bengkulu 10 menit

    6. Memberi Nomor, tanggal dan cap pada

    surat keluar dalam buku agenda surat

    keluar

    Staf Umum 5 menit

  • 7. Mengesahkan surat untuk dikirim

    sesuai tujuan surat dan mengarsipkan

    arsip surat pada kotak yang telah

    disiapkan.

    Kasubbag Umum

    10 menit

    C. Pengelolaan/

    Penatausahaan Arsip

    1. Menerima arsip in aktif Kasubbag Umum 5 menit

    2. Menata arsip sesuai dengan kode

    klasifikasi dan indeks surat Staf Umu 10 menit

    3. Menyeleksi dan menginventarisir

    arsip-arsip yang telah dapat

    dimusnahkan

    Staf Umu 1 hari

    4. Melakukan pemusnahan arsip Staf Umu 2 jam

    5. Membuat berita acara pemusnahan

    arsip Kasubbag Umum 15 menit

    D. Selesai

  • MAHKAMAH AGUNG REPUBLIK INDONESIA

    DIREKTORAT JENDERAL BADAN PERADILAN AGAMA

    STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

    PERLENGKAPAN

    PADA PENGADILAN AGAMA BENGKULU KELAS I A

    Nomor : Revisi Tgl :

    Tgl Ditetapkan : Halaman :

    NO URAIAN

    KEGIATAN KETERANGAN PELAYANAN

    UNIT/PEJABAT

    TERKAIT

    WAKTU

    PENYELESAIAN KET

    DESKRIPSI:

    Prosedur Tatacara

    Pengelolaan BMN

    A. Penatausahaan Simak

    BMN Aset Tetap

    1. Melakukan opname fisik BMN Tim 15 hari

    2. Mengoreksi keadaan saldo awal

    BMN Operator BMN 30 Menit

    3. Mencatat SP2D dan dokumen

    pengadaan BJ ke dalam buku bantu

    ekstra dan intrakomptable secara

    manual

    Operator BMN 30 Menit

    4. Menginput data mutasi barang dan

    jasa kedalam aplikasi SIMAK BMN

    berdasarkan buku bantu

    ekstrakomptable dan intrakomptable

    manual

    Operator BMN 30 Menit

    5. Memberi label nomor inventaris

    pada fisik barang Operator BMN 30 Menit

    6. Mencetak dan membuat DBR, DIL

    dan KIB Operator BMN 1 hari

    7. Melakukan rekonsiliasi internal

    SIMAK dan SAK Operator BMN 1 jam

    8. Melakukan rekonsiliasi ke KPKNL

    Bengkulu Operator BMN 1 hari

    9. Mengirimkan hasil Rekon KPKNL

    ke Korwil Operator BMN 1 jam

    10. Membuat laporan LMBT

    pertriwulan Operator BMN 30 Menit

    11. Mengirimkan laporan LMBT ke

    PTA Bengkulu pertriwulan Operator BMN 1 Jam

    B. Penghapusan BMN 1. Mengusulkan panitia penghapusan

    barang kepada pimpinan untuk di

    SK kan Kasubbag Umum 30 menit

    2. Panitia mengumpulkan dokumen

    barang-barang yang akan di hapus Panitia 1 hari

    3. Panitia meneliti dan menilai kondisi

    serta kegunaan barang yang akan di

    hapus

    Panitia 1 hari

    4. Menghubungi instansi terkait yang

    berhubungan dengan barang yang

    akan dihapus

    Panitia 2 jam

    5. Mengirimkan surat ke PTA

    Bengkulu untuk rekomendasi

    penghapusan

    Panitia 1 jam

    6. Setelah Surat dari PTA Bengkulu

    tentang persetujuan penghapusan

    barang diterima, selanjutnya

    mengajukan permohonan untuk

    jadual pelelangan kepada KPKNL

    Bengkulu

    Panitia 1 jam

    7. Melaksanakan lelang dan membuat

    berita acara pelelangan Panitia 1 hari

    8. Melaporkan hasil pelelangan

    penghapusan kepada pimpinan

    dengan bukti berita acara lelang

    Panitia 1 jam

    9. Menerima dan membukukan bukti

    setor hasil penjualan lelang dari

    KPNL

    Bendahara 30 Menit

    10. Menerima risalah lelang untuk di

    input sebagai mutasi barang pada

    aplkasi SIMAK BMN

    Panitia 30 Menit

  • 11. Melaporkan hasil pelaksanaan

    lelang PTA Bengkulu Panitia 1 jam

    C. Penatausahaan BMN

    Aset Lancar

    1. Melakukan opname fisik barang

    persediaan Operator BMN 2 hari

    2. Mengoreksi saldo awal barang

    persediaan Operator BMN 1 hari

    3. Mencatat pembelian barang

    persediaan kedalam buku bantu

    persediaan berdasarkan faktur

    pembelian

    Operator BMN 1 hari

    4. Menginput pembelian barang

    persediaan kedalam aplikasi

    persediaan berdasarkan buku bantu

    Operator BMN 1 jam

    5. Mencatat pendistribusian barang

    berdasarkan instrument permintaan

    /distribusi barang

    Operator BMN 1 jam

    6. Menginput data pendistribusian

    barang kedalam aplikasi persediaan Operator BMN 1 jam

    7. Menutup buku persediaan barang

    setiap akhir bulan Operator BMN 30 menit

    8. Mengirimkan data barang

    persediaan kedalam aplikasi

    SIMAK BMN

    Operator BMN 1 jam

    9. Setiap bulan membuat laporan

    barang persediaan Operator BMN 1 jam

    10. Mengirimkan laporan barang

    persediaan secara berkala ke korwil Operator BMN 1 jam

    D. Pengadaan Barang

    Inventaris Kantor

    1. Membuat daftar rencana kebutuhan

    barang inventaris kantor/BMN Staf Umum 1 hari

    2. Mengajukan daftar tersebut

    diajukan kepada pimpinan secara

    berjenjang

    Kasubbag Umum 1 jam

    3. Pejabat penerima barang menerima

    barang dari panitia pengadaan atau

    pejabat pengadaan yang dilengkapi

    dengan berita acara serah terima

    barang

    Panitia penerima

    barang 1 jam

    4. Daftar barang yang telah diterima

    diserahkan kepada petugas aplikasi

    SIMAK-BMN

    Operator BMN 1 jam

    5. Menginput data pengadaan dalam

    aplikasi SIMAK-BMN Operator BMN 1 jam

    6. Melakukan Rekonsiliasi kepada

    petugas pengelola aplikasi SAKPA

    setiap bulannya

    Operator BMN 1 jam

    7. Melakukan Rekonsiliasi dengan

    KPKNL minimal 2 (dua) kali

    setahun

    Operator BMN 1 hari

    E. Pemeliharaan Gedung

    dan Bangunan

    Gedung dan bangunan

    kantor

    1. Mengajukan rencana kegiatan

    pemeliharaan gedung kantor secara

    berjenjang

    Kasubbag Umum 1 jam

    2. Melakukan pemeliharaan gedung

    kantor Kasubbag Umum 15 hari

    3. Mencatat pekerjaan pemeliharaan

    gedung kantor dan material yang

    digunakan

    Staf Umum 1 jam

    Gedung dan bangunan

    rumah dinas

    1. Mengajukan rencana kegiatan

    pemeliharaan gedung rumah dinas

    kepada pimpinan secara berjenjang

    Kasubbag Umum 1 jam

    2. Melakukan pemeliharaan gedung

    rumah dinas Kasubbag Umum 15 hari

    3. Melakukan pencatatan tentang

    pekerjaan pemeliharaan gedung dan

    bangunan rumah dinas material

    yang digunakan