LOGISTIKA PRI ORGANIZIRANJU IN VODENJU PRIREDITEV · 2018-04-11 · pomembna poslovna prireditev, ali pa večje zabavne prireditve. Dobro organizirana in vodena oz. izpeljana prireditev

B&B VIŠJA STROKOVNA ŠOLA

Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija

Program: Logistično inţenirstvo

Modul: Poslovna logistika

LOGISTIKA PRI ORGANIZIRANJU IN VODENJU PRIREDITEV

Mentor: Bojan Radinja, univ. dipl. inţ. tehnol. prom.

Kandidatka: Marinka Gatej Lektorica: Branka Čenčič, prof. slov.

Kranj, januar 2012

ZAHVALA

Zahvaljujem se mentorju Bojanu Radinji za pomoč in svetovanje pri izdelavi

diplomske naloge. Zahvaljujem se tudi agenciji Media butik za vse posredovane

informacije in lektorici Branki Čenčič, ki je lektorirala mojo diplomsko nalogo.

IZJAVA

»Študentka Marinka Gatej izjavljam, da sem avtorica tega diplomskega dela, ki sem

ga napisala pod mentorstvom Bojana Radinje.«

»Skladno s 1. odstavkom 21. člena Zakona o avtorski in sorodnih pravicah

dovoljujem objavo tega diplomskega dela na spletni strani šole.«

Dne:_____________ Podpis: ________________________

POVZETEK

Prireditev je v današnjem času izrednega pomena, pa naj bo le otroška zabava ali

pomembna poslovna prireditev, ali pa večje zabavne prireditve. Dobro organizirana

in vodena oz. izpeljana prireditev je velikega pomena, tako za same organizatorje

kot za vse obiskovalce. Dobro izpeljana prireditev da voljo za še večji zagon v

nadaljevanju. Dá neko potrditev, da je bilo delo na tem področju dobro opravljeno.

V diplomski nalogi se bom podrobneje osredotočila na samo organizacijo in izvedbo

prireditve. Omenila bom tudi aktivnosti, ki sledijo ţe izvedeni prireditvi. Za zaključek

bom navedla tudi nekaj glavnih točk, brez katerih pri sami prireditvi vsekakor ne gre;

té pa so: zapora ceste, parkiranje, ognjemeti, prisotnost policije in gasilcev,

označevanje prireditev na prostem itd. Na koncu je prikazano katere dokumente je

potrebno pridobiti pri organizaciji prireditve in navedeno nekaj predlogov za uspešno

izvedbo prireditve.

KLJUČNE BESEDE

VIP

SAZAS

ZJZ

DELEŢNIKI

ABSTRACT A performance is extraordinarily significance in these days, no matter which kind is

it: a child`s party, an important business performance or amusing entertainment. A

well done performance has extremely significance for all included: for an organizer

and for visitors. It`s some kind a confirmation, that the organizers did their work

successfully and so they get an impulsion for advance.

In my project I will focus on organization and realization of performance. I will

mention activities at the end of performance too.

At the end I’ll describe some prime point, which is certainly necessary at all of

performances. For example: road blockade, parking, police or fire men presence,

marking open place performance etc.

At the end it is presentated, which documents you must get for organization of

performance and some prepositions for successfully realization.

KEYWORDS VIP

SAZAS

ZJZ

DELEŢNIKI (PARTICIPATORS)

KAZALO

1 UVOD ............................................................................................................... 1

1.1 Predstavitev problema................................................................................ 1

1.2 Cilj naloge .................................................................................................. 2

2 TEORETIČNI DEL ............................................................................................ 2

2.1 Kaj je prireditev? ........................................................................................ 2

2.2 Organizacija prireditve................................................................................ 5

2.3 Izvedba prireditve ..................................................................................... 12

2.4 Aktivnosti po prireditvi .............................................................................. 15

2.5 Zavarovanje prireditve .............................................................................. 17

2.6 Publikacije prireditev ................................................................................ 22

2.7 Sponzoriranje prireditev ........................................................................... 23

3 EMPIRIČNI DEL .............................................................................................. 28

3.1 Dokumenti, ki so potrebni za organiziranje prireditve ............................... 28

4 PREDLOGI ..................................................................................................... 46

5 ZAKLJUČEK ................................................................................................... 47

LITERATURA IN VIRI ......................................................................................... 48

PRILOGE ........................................................................................................... 49

B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija

Marinka Gatej: Logistika pri organiziranju in vodenju prireditev stran 1 od 54

1 UVOD

1.1 Predstavitev problema

Prireditve so velik del našega ţivljenja. Nekatere so osebne, druge poslovne narave.

Včasih se jih udeleţimo sami, o drugih slišimo od prijateljev, o tretjih preberemo v

časopisu ali jih vidimo na televiziji. Za nekatere moramo plačati visoko vstopnino, a

vseeno stojimo vso noč v vrsti, da dobimo vstopnico. Za druge nam plačajo vse,

samo da se jih udeleţimo, pa še vedno ne potrdimo udeleţbe pred prihodom.

Včasih traja le nekaj minut, drugič pa ves mesec. Nekatere se nas dotaknejo,

čeprav se jih sploh nismo udeleţili, druge nas pustijo hladne, čeprav smo sedeli v

prvi vrsti. Nekatere se zgodijo spontano, druge so načrtovane leta vnaprej. Nekatere

nas zaznamujejo celo za vse ţivljenje.

Organizirane prireditve so postale stalnica vsakdanjega ţivljenja. Zasičenost čutil z

različnimi oglasnimi sporočili in posledična neobčutljivost ciljnih skupin nanje sta

pripeljali do spoznanja, da je (ponovno) nastopil čas, da se s svojo ciljno skupino

srečamo osebno. V prostoru in času, v katerem se odvija prireditev, odstranimo

zunanje moteče elemente, še posebej oglasna sporočila konkurence. Naša ciljna

oseba, ciljna skupina, nam je na voljo. Od nas pa je odvisno, na kako kakovosten

način ji bomo podali informacije in kako se bo na njih odzvala. Tukaj nastopi

upravljanje prireditev.

Upravljanje prireditve od zasnove, idejnega koncepta, postavitve ciljev prireditve,

organizacije programa, nastopajočih in podizvajalcev, vodenja in nadzora izvedbe

prireditve do izvedbe komunikacije z mediji v povezavi s prireditvijo je opisana na

primeru 3-dnevne prireditve Praznik glasbe in veselja v Preddvoru, ki je bila

izvedena zadnji vikend v mesecu maju.

Problem pri sami organizaciji in izpeljavi prireditve je v tem, ali se ima, kar se za

tako prireditev potrebuje. Potrebno je imeti projekte za vzbuditev pozornosti, ki bodo

na prireditev privabili čim več gostov. Problem, ki se obravnava, je tudi pridobitev

vseh dovoljenj in soglasij. Pogosto se pojavi problem pri spremembah, ki nastanejo

med samim potekom prireditve, pri usklajevanju delovnih ekip, tehnične podpore,

seznanjanju javnosti.

Izhajajoč iz teh izhodišč je diplomsko delo zasnovano kot praktični vodič po

posameznih sklopih aktivnosti, ki jih je treba pri zasnovi, organizaciji, izvedbi,

nadzoru in komunikaciji z javnostmi upoštevati.



1.2 Cilj naloge

V diplomski nalogi je na konkretnem primeru (3-dnevna prireditev Praznik glasbe in

veselja v Preddvoru) opisana organizacija in vodenje prireditve.

Cilj v diplomski nalogi, je prikazati natančno razčlenitev in opis vseh potrebnih

korakov za izpeljavo neke prireditve in posledično boljšo seznanjenost z vsemi

postopki in trudom, ki ga mora organizator vloţiti za kakovostno izpeljavo dogodka.

Diplomska naloga bo tako neke vrste vodnik vsem, ki se soočajo z izzivom

organizacije prireditev.

Za dosego cilja diplomske naloge sta uporabljeni metodi analize in interpretacije

primarnih in sekundarnih virov. S pomočjo sekundarnih virov bom prikazala

teoretični temelj diplomskega dela, s pomočjo primarnih pa empirični del (tj. izvedba

3-dnevne prireditve Praznik glasbe in veselja v Preddvoru).

2 TEORETIČNI DEL

2.1 Kaj je prireditev?

Prireditev lahko poteka v koncertnih dvoranah, na stadionih in drugih javnih

prostorih. Večinoma so prireditve javnega značaja, redko pa so prirejene za zaprti

krog ljudi.

»Javne prireditve so športne in druge igre, predstave, razstave, veselice in druga

zbiranja občanov zaradi razvijanja telesnovzgojne, kulturne, znanstvene, tehnične,

zabavne ali druge aktivnosti, tako da je pristop k prireditvi dovoljen vsakomur.«

(Vihar 1987, str. 7)

Organiziranje prireditev je v zadnjem času postala velika in pomembna dejavnost, ki

zajema načrtovanje, ustvarjanje, organiziranje, upravljanje, izvajanje pomembnega

komunikacijskega orodja, katerega osnovni namen je druţenje ljudi. Obiskovalci na

enem mestu izmenjujejo ideje, poglede, izkušnje, skratka se pogovarjajo, kar

posredno pripomore k boljšim poslovnim rezultatom.

»Po Slovarju slovenskega knjiţnega jezika je prireditev vse, kar se zgodi. V tem

najširšem pomenu besede je mnoţica vseh prireditev dejansko enako kot ţivljenje

samo, ki ga sicer tudi upravljamo kot prireditev, ki traja pač vse ţivljenje. Če ţivljenje

definiramo kot niz prireditev, je treba takoj pripomniti, da ţivljenje sestavljajo

vsakdanji spontani dogodki, ki se jih ne more upravljati oziroma nadzorovati, in

prireditve, ki jih načrtujemo vnaprej. V nadaljevanju ne bodo predmet zanimanja

spontane prireditve, ki sestavljajo ţivljenje, temveč bodo predmet proučevanja

prireditve, ki jo pripravimo s posebnim namenom, zato se imenujejo tudi posebne

prireditve.« (Bubnič 2009, str. 16)



Zakaj organizirati prireditev?

Prireditev se organizira iz različnih vzrokov oz., z različnimi nameni: ker je tako

zapisano v programu, in bi radi zasluţili,predstavili svoje delo, zaradi ponujene

zanimive ponudbe.

»Prireditve se organizira ob različnih praznikih ali preprosto, ker se v kraju ţe dolgo

ni nič zgodilo. Razlogov je veliko. Vsem pa je skupno, privabiti v dvorano ali na

prizorišče na prostem čim več obiskovalcev. Še posebej, če je za obisk prireditve

potrebno plačati vstopnino.« (Vihar 1987, str. 7)

Preden nadaljujem z različnimi vidiki, koraki, postopki,opredeljujem sam pojem

»organizacija«.

»Organiziramo se, kadar ţelimo, da bi s čim manj sredstvi, ljudmi in v najkrajšem

času za optimalno ceno, pri najvišji stopnji varnosti za izvajalce, obiskovalce in

organizatorje, pri minimalni stopnji uničenja ali poškodovanja tehnike in okolja

(prostora prireditve) dosegli zastavljene cilje: organizirali prireditev tako, kot smo si

zamislili. Na kratko, gre za ceno, varnost, politično primernost, tehnično izvedljivost

in umetniški vtis prireditve.«

(Petrovič 2006, str. 7)

Vrste prireditev

Prireditve se razvrščajo na proslave, sprejeme, koncerte, gledališke predstave,

literarne večere, plesne predstave, nastope folklornih skupin, razstave, jubilejne

prireditve in letne prikaze dela kulturne skupine.

Glede na cilj se lahko prireditve razvrsti:

- »prireditve, neposredno orientirane na dobiček, ki jih priredi oseba ali skupina oseb

zaradi ekonomskega interesa;«

dobiček nastane zaradi samega sodelovanja (vstopnine, davek na sodelovanje) ali

pa zaradi akcij med prireditvijo (prodaja, podpis pogodbe);

- »prireditve, posredno orientirane na dobiček, ki jih priredi oseba ali skupina oseb v

okviru svojih nalog in lastnih ciljev.«

Tukaj je karakter dogodka ob pridobivanju sodelujočih še ustvarjanje pozitivnega

vtisa in podpora drugih primarnih ciljev. Take prireditve imajo lahko komercialen

(marketing) ali idejni karakter. Sem spadajo predvsem zasebne prireditve.

Pri razvrstitvi prireditev glede na velikost je potrebno upoštevati naslednje

pomembne kriterije:

- akterji (količina, stroški),

- servis (obseg, število oseb, stroški),



- število obiskovalcev (pri tem se mora razlikovati med skupnim številom

obiskovalcev, največjim številom in povprečnim številom obiskovalcev).

Prireditve, se v najrazličnejših oblikah pojavljajo v vseh sferah druţbenega ţivljenja

in pri vseh organizacijah. Ena splošna definicija za vse vrste prireditev je pravzaprav

nemogoča.

»Skupne značilnosti posebnih prireditev:

namenskost – posebne prireditve niso rutinske ali vsakdanje narave, temveč se

zgodijo zaradi posebnega namena organizatorja ali investitorja v prireditev.

načrtovanje – ključna značilnost posebnih prireditev je načrtovanje, ki se začne s

potrebo po prireditvi, nadaljuje pa z raziskavo za izvedbo prireditve, zasnovo in

pripravo.

edinstvenost – vsaka prireditev je edinstvena. Čeprav se večkrat zgodi z enakim

namenom in cilji in za enako ciljno javnost, so interakcije na prireditvi vedno

drugačne.

minljivost – posebna prireditev ima svojo enkratno mesto v času in prostoru in ne

traja v nedogled. Liga prvakov v nogometu ni prireditev, temveč so prireditve

posamezne tekme.

fizičnost – prireditev se zgodi tudi fizično na izbranem prizorišču ne glede na to, ali

kanal komuniciranja ni osebni stik, temveč sodobna tehnologija.

neotipljivost – prireditve se pravzaprav zgodijo v glavah ljudi. Ko se končajo,

obstajajo le kot spomin, ki ga morajo organizatorji občasno obuditi.

interaktivnost – posebne prireditve so druţenje manjšega ali večjega števila oseb,

pri čemer prihaja do različnih interakcij. Posameznik ne more imeti posebne

prireditve sam zase.

obrednost – rituali in ceremonije so arhetipi starodavnih prireditev, njihovi elementi

pa se kaţejo v posebnih prireditvah.

doţivetje – prireditev je posebno doţivetje. Če je prireditev vse, kar se zgodi, je

doţivetje vse, kar doţivi posameznik. Posebno doţivetje pa je značilnost posebnih

prireditev.« (Novak 2009, str. 16–17)

Zasnova prireditve

Zasnova prireditve je najdaljša stopnja v celotnem procesu organizacije prireditve in

temelji na rezultatih raziskovanja in kreativnosti.

»Vsako prireditev od fantovščine do nogometnega prvenstva, je treba podrobno

načrtovati, da med njenim izvajanjem ne pride do pretirane improvizacije. Gre torej

za načrtovanje in sprotno usklajevanje zaporedja, vzporedja, prepletanja dejavnosti

in njihovih povezav v celoto. Bistveno je da se dobi pravočasen pregled nad

prihodnjim dogajanjem in poiskati ljudi, ki bi po svojih strokovnih izkušnjah in

vrednotah lahko dovolj zanesljivo in samoiniciativno izvedli posamične dele načrta.

Za uspešno organizacijo prireditve se mora ţe v začetku ustvariti močna strukturna

podpora:



organiziramo programski in organizacijski odbor (velikost prireditve naj

določa velikost odbora, imenujemo predsedujočega, ki naj ima odgovornost

za reševanje teţav z vidika »velike slike« oz., ki naj ima sistemski pogled,

določimo predsednike ostalih pododborov za glavne aktivnosti in

obveznosti);

management – vodenje (administrativni/zakonski management, proračunski

management, sponzorstva);

program – vsebina prireditve(vključitev prodajalcev, gostincev in

udeleţencev, načrtovanje animacijskih aktivnosti);

logistika prireditve (logistika prizorišča – izgradnja, koordinacija

prostovoljcev);

promocija/vidnost na trgu (koordinacija partnerjev, marketing med ljudmi,

marketing in odnosi z mediji).« (Ţbogar 2010, str. 27)

2.2 Organizacija prireditve

Organizacija prireditve je kompleksna naloga, ki zahteva od organizatorja veliko

časa, izkušenj, energije in truda. Prireditve postajajo iz leta v leto večje ter

programsko bogatejše, obiskovalci vedno zahtevnejši.

Opredelitev ciljne javnosti

Preden se začne organizator ukvarjati s posameznimi koraki izvedbe

prireditve,mora razmisliti o tem, kdo so obiskovalci na prireditvi; opredeliti moramo

torej ciljno javnost.

»Skupina, za katero se pripravlja prireditev, je tisti deleţnik prireditve, za katere si

mora upravljavec vzeti največ časa. Ciljno javnost prireditve mora poznati ne samo

dobro, temveč odlično, zato ima osrednje mesto v raziskavi pred prireditvijo prav

odgovor na vprašanje, kdo je obiskovalec na prireditvi. Od tega odgovora bodo

odvisni program, hrana in pijača, način trţenja, varnostni ukrepi, priprava daril

oziroma spominkov pa tudi način zbiranja podatkov za evalvacijo po prireditvi. Z

drugimi besedami, doţivetje na prireditvi si zamislimo tako, da ustreza

obiskovalcem.« (Bubnič 2009, str. 22)

Zasnova celovite kreativne podobe projekta Celovita podoba prireditve je osnovni element komunikacije z naročnikom in ciljno javnostjo. Zato ji posvečamo posebno pozornost tako z vsebinskega kot z oblikovalskega vidika.



»Zasnova prireditve je najbolj kreativna faza pri ustvarjanju prireditve, ko se pripravi

natančen koncept prireditve, ki vključuje program, izbiro prizorišča, scenografijo in

druge elemente, ki vplivajo na celostno podobo prireditve. Zasnova ali programiranje

prireditve temelji na raziskavi, ki nam je dala izhodišča, hkrati pa gre z roko v roki s

finančnim načrtovanjem prireditve.

Celostno podobo prireditve sicer sestavlja mnogo elementov, ki morajo biti usklajeni

med seboj in z osrednjo temo – prizorišče, catering, nastopajoči, govorci,

scenografija, luči, zvok, avdiovizualni elementi ipd.

Z zasnovo prireditve se pride do scenarija prireditve in proračuna, ki se ga sproti

prilagaja spremembam pri nastopajočih in drugih elementih prireditve. Gre za

dokončen koncept prireditve, ki se ga v jedru ne bo več spreminjalo. Seveda

koncept prireditve nikoli ni povsem dokončen, zasnova prireditve pa se pogosto ne

konča do prireditve. Narava organizacije prireditev je pač taka, da se je potrebno

kljub natančnim izhodiščem, dobri zasnovi in vestnemu načrtovanju pripraviti na

improvizacijo in prilagajanje trenutnim razmeram.«

(Bubnič 2009, str. 60)

Opredelitev stroškov

Pri pripravi prireditve je finančno načrtovanje ključnega pomena. Veliko stroškov

organizacije prireditve nastane še preden pridobimo kakršenkoli prihodek.

»Na splošno velja, da je stroške laţe zmanjšati, kot pridobiti prihodke, zato je prav,

da se podrobnejša analiza proračuna začne na odhodkovni strani proračuna.

Stroške prireditve se lahko pojmujejo različno. Po eni strani seima z prireditvijo

direktne stroške, neposredno povezane z organizacijo. Po drugi strani pa se nikakor

ne sme pozabiti tudi na indirektne stroške. Gre za stroške, povezane z delovanjem

organizacije, ki organizira dogodek (delovna sila, najem prostora ipd.).

Zanemarjanje indirektnih stroškov je eden glavnih tveganj za organizatorje

prireditev.

Stroške se lahko deli na fiksne in variabilne. Fiksni stroški nastanejo ne glede na

to, koliko oseb pride na prireditev. Sem spadajo stroški vodenja podjetja (najem

prostora, plače itd.), ob večjih prireditvah pa tudi recimo najem posojila. Ko se

odloča o proračunu prireditve, se mora te stroške primerno razporediti po

posameznih postavkah v proračunu, tako da se določi urno postavko in se jo

pomnoţi s številom ur, potrebnih za najem prostora, dogovor z izvajalci itd.

Postopku se reče absorbcija fiksnih stroškov. Cilj organizacije, ki pripravlja

prireditev, je zmanjšanje fiksnih stroškov, ne da bi s tem trpela kakovost prireditve.

Variabilni stroški pa so stroški, povezani samo s prireditvijo. Odvisni so od števila

gostov ali obiskovalcev. Najpogostejši variabilni stroški so stroški hrane in pijače, pa

tudi stroški oblikovanja in tiska vstopnic, dodatnega osebja ipd. Pri organizaciji

prireditev delitve med fiksnimi in variabilnimi stroški pogosto sicer niso tako jasne

kot na drugih področjih.«(Bubnič 2009, str. 47–48)



Seznanjanje javnosti o prireditvi

Učinkovit odnos z javnostjo je ključni element za uspeh poslovanja. Prek medijev

podjetje komunicira in na ta način gradi svoj ugled, mediji pa so tisti, ki prenašajo

informacije in zgodbe širši javnosti. Komuniciranje z mediji in javnostjo zahteva

veliko znanja in načrtovanja ter sodelovanja, zato pri vseh stikih z javnostjo tesno

sodelujemo. Hkrati pa se poskuša z znanjem, profesionalnim pristopom poiskati

nove načine pojavljanja v medijih in ustvariti nove zanimive zgodbe.

Prireditev je odvisna od različnih deleţnikov ali javnosti, ki so vanj tako ali drugače

vpletene in imajo vpliv na njegovo izvedbo. Organizacija, ki hoče projekt izpeljati, si

mora med temi javnostmi prizadevati za naklonjenost, razumevanje, podporo in

pozitivno podobo. Spletu komunikacijskih orodij, s katerimi se doseţe te cilje,

pravimo odnosi z javnostmi. Gre za premišljeno, načrtovano in konstantno

prizadevanje, da bi ustvarili in obdrţali trdne pozitivne odnose med organizacijo in

njenimi deleţniki. Pri odnosih z javnostmi sicer ne gre samo za odnose z mediji,

čeprav je to v praksi najpogostejša oblika komuniciranja v okviru odnosov z

javnostmi.

Za doseganje ciljev v odnosih z javnostmi se najpogosteje uporablja naslednja

orodja, katera navaja Bubnič:

1. »Sporočilo za javnost – v katero se vključi besedno in avdiovizualno gradivo.

Objavi se jih na spletni strani, pošlje po navadni ali e-pošti oziroma se

predstavi na novinarski konferenci. Sporočila za javnost naj bodo res javna,

poslati jih je treba vsem deleţnikom – namen organizatorja prireditve namreč

nikakor ni, da bi bili sponzorji o potezah organizatorja obveščeni šele iz

medijev.

2. Izdajanje publikacij in drugih tiskovin, ki se jih osebno predstavi ključnim

deleţnikom (na predstavitvi publikacije) in medijem (na novinarski konferenci).

Včasih se lahko oboje zdruţi. Pomembno je, da se publikacijo pošlje tudi po

elektronski in navadni pošti na vse naslove, ki se jih ţeli doseči.

3. Promocijske prireditve, kot so tiskovne konference, brezplačni seminarji,

pogostitve, izleti, sponzorstva, tekmovanja, natečaji ter druţbeno koristna

dejanja in akcije. Pogosto so namenjeni samo medijem, mediji pa so ključni

tudi na prireditvah, sicer namenjeni izbrani ciljni javnosti.«

(Bubnič 2009, str. 295–296)

Izbira primerne lokacije

Lokacija je dejavnik, ki glede na tip in značaj prireditve pritegne največ ljudi.

»Ko se organizator odloči za prireditev, se mora vedeti, kje bo prireditev. Ko se to

ve, se ve tudi, kakšno vsebino lahko da prireditvi oz., kaj si lahko privošči in

nenazadnje, koliko sredstev bo moral nameniti za prireditveni prostor.

Izbira pravega prizorišča je ena od najpomembnejših odločitev, ki jih sprejme

organizator prireditve, saj je prizorišče pomemben del sporočanja pred prireditvijo,



na njem in po njem. Sporočilno vrednost ima ţe vrsta prizorišča, pa tudi kraj in ugled

v poslovni javnosti.

Ker je prizorišče eden od ključnih elementov prireditve, se ga začne izbirati ţe v fazi

raziskave. Takrat se pretrese dejavnike, ki vplivajo na izbiro prizorišča, v fazi

zasnove pa se naredi oţji izbor glede na to, kako prizorišče ustreza namenu

prireditve, osrednji tematiki in rdeči niti. Prednost imajo seveda prizorišča, kjer se bo

namen lahko doseglo brez večje investicije v sceno.

Vsebinski koncept ni edino merilo za izbiro prizorišča, odloča se tudi glede na

velikost, razpoloţljivost, ponudbo na prizorišču (tehnična oprema, garderoba,

hostese, dostop do elektrike, toaletni prostori, parkirišče ...), ugodnosti za

organizatorja, dostopnost, fleksibilnost.

Če se uporablja lastni prostor, se najprej privarčuje pri najemnini prostora, ve se kaj

nam ponuja ta prostor in kakšno prireditev se lahko na tem prostoru pripravi.

Marsikatero delo pri pripravi prostora je olajšana. Seveda pa je treba poskrbeti, da je

prostor čist, ogrevan v zimskem času, da je omogočen nemoten dostop

obiskovalcem in nastopajočim, da je poskrbljeno za varnost, pa na sanitarije se ne

sme pozabiti (tudi na toaletni papir).

Kadar se za prireditve najame prostore, je odločilna cena najema prostora, njegove

tehnične zmogljivosti in dostopnost. Predpogoj za najem prostora je, vnaprejšni

ogled le tega.

Z najemodajalcem se je potrebno natančno dogovoriti in tudi pisno potrditi ceno

najema, in svoje zahteve v zvezi s prostorom. V primeru, da se določenih stvari ne

more zagotoviti, se v pogodbi dogovori in zapiše, kdo bo to zagotovil. Ne sme se

pozabiti da se dogovori tudi o času, v katerem se potrebuje prostor in kdo v imenu

najemodajalca in v organizatorjevem imenu sta kontaktni osebi, ki bosta urejali vse

potrebno.

V primeru slabega vremena je dobro imeti tudi rezervno lokacijo.«

(Petrovič 2006, str. 23–24)

Pridobivanje dovoljenj in soglasij

Za vsako prireditev, ki se organizira, si mora organizator pridobiti dovoljenje in

soglasje.

»Organizator pred organizacijo prireditve pridobi prijavo ali dovoljenje, preveri, če se

za prireditev, ki jo namerava organizirati, uporabljajo določbe - Pravilnik za izvajanje

zakona o javnih zbiranjih (ZJZ).

Vsak organizator, ki organizira javno prireditev, je dolţan pred prireditvijo preveriti,

če je dolţan prijaviti prireditev in če je potrebno pridobiti dovoljenje za prireditev ali

kakšno drugo dovoljenje. V primeru obvezne prijave prireditve je treba le to prijaviti

na način, ki ga določata ZJZ in Pravilnik za izvajanje zakona o javnih zbiranjih.

Kadar gre za prireditev, za katero ZJZ zahteva pridobitev dovoljenja, se mora v

zakonskem roku pridobiti tudi dovoljenje upravne enote.«

(Ţbogar 2010, str. 6)



Prijava in dovoljenje

Kadar gre za organizirano prireditev, mora organizator prireditev prijaviti pristojni

policijski postaji, policijskemu oddelku ali policijski pisarni na območju organizirane

prireditve.

»Kadar gre za organizirano prireditev, jo mora organizator prijaviti pri pristojni

policijski postaji. Pristojna policijska postaja je tista, na območju katere se organizira

prireditev.

Prireditev se mora pravočasno prijaviti. Organizator prireditve odda prijavo najmanj

pet dni pred dnevom prireditve. Za prijavo prireditve ni treba plačati upravne takse.«

(Ţbogar 2010, str. 8)

Včasih pa je treba za organizacijo prireditve pridobiti tudi dovoljenje.

»V določenih primerih si mora organizator za organizacijo prireditve pridobiti še

posebno dovoljenje. Vlogo za izdajo dovoljenja mora organizator vloţiti pri pristojni

upravni enoti najmanj 7 dni pred dnevom prireditve, če gre za prireditev na cesti pa

najmanj 30 dni pred prireditvijo. Za dovoljenje je treba zaprositi pri upravni enoti, na

območju katere se organizira prireditev. Za vlogo za izdajo dovoljenja je treba

plačati upravno takso.

Bistvena razlika med prijavo in dovoljenjem je, da je vsako prireditev treba prijaviti,

razen če Pravilnik za izvajanje Zakona o javnih zbiranjih (ZJZ) to obveznost izrecno

izključuje, (posebno) dovoljenje pa je treba pridobiti poleg prijave za prireditev, in

sicer za tiste prireditve, ki jih ZJZ izrecno našteva. Razlika med prijavo in

dovoljenjem se kaţe tudi v rokih, ki so pri prijavi bistveno krajši kot pri dovoljenju, ter

v organu, ki je pristojen za sprejem prijav ali izdajanje dovoljenj. Za prijavo je

pristojna policijska postaja, za izdajo dovoljenj pa upravna enota, pri kateri je

potrebno plačati upravno takso.«(Ţbogar 2010, str. 9)

Dolţnost prijave ali pridobitve dovoljenja za prireditev

Če je prireditev po Zakonu o javnih zbiranjih potrebno dovoljenje, mora organizator

podati prošnjo pri upravni enoti, na območju katere se organizira prireditev najmanj

7 dni pred dnevom prireditve, če poseben zakon ne določa drugače.

»Za izdajo dovoljenja za tekmovalne športne prireditve v kolesarstvu ter avtomoto

športu na cesti in prireditve na cesti, ki potekajo na območju dveh ali več upravnih

enot, se prošnja poda najmanj 30 dni pred dnevom prireditve pri pristojni upravni

enoti. Če se prireditev odvija na cesti na območju dveh ali več upravnih enot, mora

organizator vlogo podati pri upravni enoti, na območju katere se bo prireditev

pričela.

Prireditve, za katere je potrebno dovoljenje so naslednje:

- prireditve, če je organizator tujec oziroma tuja pravna oseba,

razen če prireditev organizira tujec, ki ima v Republiki Sloveniji stalno prebivališče

ali začasno prebivališče več kot eno leto; zanj veljajo enaki pogoji kot za drţavljana



Republike Slovenije; razen če prireditev organizira drţavljan ali pravna oseba

drţave članice Evropske unije; zanje veljajo enaki pogoji kot za drţavljane

Republike Slovenije;

- prireditve na cesti,

če je prireditveni prostor prometna površina, ki je določena kot cesta (vozišče,

površina za pešce in kolesarje na cestišču, počivališče, parkirišče, avtobusno

postajališče in obračališče, priključek na cesto);

- prireditve, kjer obstaja nevarnost utopitve,

če je prireditveni prostor na vodi, v vodi in nad vodo pa tudi ob vodi na vodnem ali

priobalnem zemljišču, razen na kopališču med njegovim obratovanjem;

- prireditve z zbiranjem ţivali,

razstave, priloţnostni ţivalski vrtovi, ocenjevanje ali tekmovanje ţivali, cirkusi,

potujoči ţivalski vrtovi ipd.;

- mednarodne športne prireditve,

velike mednarodne športne prireditve, ki jih določa Zakon o športu (Uradni list RS,

št. 22/98, 97/01, 110/02 in 15/03): olimpijske igre, mediteranske igre, univerzijade,

svetovna prvenstva (tudi mladinska), evropska prvenstva (tudi mladinska), svetovni

pokali in grandprix mitingi in turnirji; mednarodna klubska tekmovanja in nastopi

reprezentanc, ki se izvajajo pod okriljem mednarodnih ali nacionalnih panoţnih

športnih zvez; športne prireditve v kolektivnih športnih panogah, na katerih sodeluje

klub, ki je v prvi drţavni ligi drţave, iz katere prihaja;

- tekmovanja klubov v prvi drţavni ligi članic oziroma članov v kolektivnih

športih,

vse tekme klubov, ki so v prvi drţavni ligi članic oziroma članov v košarki, nogometu,

malem nogometu, rokometu, odbojki, odbojki na mivki, hokeju na ledu, hokeju in

line, hokeju na travi, vaterpolu, ragbiju in bejzbolu;

- prireditve, na katerih se uporablja odprt ogenj,

kurjenje na priloţnostnih kuriščih, seţiganje predmetov, uporaba bakel in drugih

gorljivih predmetov oziroma snovi, pri katerih ogenj ni zavarovan;

- prireditve, na katerih se uporabljajo predmeti, zaradi katerih je lahko ogroţeno

ţivljenje ali zdravje ljudi oziroma premoţenje,

uporaba pirotehničnih izdelkov za ognjemete razreda III. in IV. (Zakon o eksplozivih,

Uradni list RS, št. 100/05 – uradno prečiščeno besedilo), oroţja, kot je opredeljeno v

Zakonu o oroţju (Uradni list RS, št. 23/05 – uradno prečiščeno besedilo), razen

oroţja, uporabljenega kot gledališki rekvizit, ter vseh drugih predmetov, ki jih

organizator uporablja pri izvedbi programa prireditve oziroma jih v okviru izvajanja

programa prireditve uporabljajo udeleţenci, če je zaradi njihove uporabe lahko

ogroţeno ţivljenje ali zdravje udeleţencev ali tudi drugih ljudi oziroma premoţenje;

- prireditve, na katerih se uporabljajo naprave, zaradi katerih je lahko ogroţeno

ţivljenje ali zdravje ljudi oziroma premoţenje,

uporaba vozil (vsa prevozna sredstva, namenjena voţnji po cesti, razen posebnih

prevoznih sredstev – otroških prevoznih sredstev, bolniških vozičkov ter športnih

pripomočkov in naprav, ki omogočajo gibanje, hitrejše od hoje pešca) in motornih

sani; uporaba zrakoplovov (letala, ultralahka motorna letala, motorni zmaji in druge

letalne naprave z motornim pogonom, tudi letalski modeli, ultralahka jadralna letala,



jadralni zmaji, jadralna padala, baloni); uporaba naprav za zabavo (vrtiljaki,

zabaviščni vlaki ipd.); uporaba drugih naprav, ki jih pri izvedbi programa prireditve

uporablja organizator, kot so večji začasni objekti (odri posebnih konstrukcij, tribune,

šotori ipd.), stroji, za prireditev posebej izdelane ali prirejene priprave (posebna

dvigala, vlečnice ipd.) ali druge naprave, ki obratujejo in lahko ob normalnem

obratovanju oziroma rabi, ali ob prirejeni rabi, ogrozijo ţivljenje in zdravje

udeleţencev ali drugih ljudi oziroma premoţenje;

Za prireditve, na katerih se pričakuje več kot 3000 obiskovalcev, se prav tako

potrebuje dovoljenje.« (Ţbogar 2010, str. 10–11)

Prireditve, ki jih je potrebno prijaviti

Prireditev, za katero ni potrebno dovoljenje, mora organizator prijaviti.

»Obveznosti prijave ni, če prireditev organizirajo:

- gospodarske druţbe in samostojni podjetniki kot svojo redno registrirano

dejavnost v svojih poslovnih prostorih, ki so namenjeni za opravljanje te

dejavnosti;

- drţavni organi, lokalne skupnosti, politične stranke, sindikati, verske

skupnosti, društva ter druge organizacije v zvezi z opravljanjem svoje

dejavnosti, v svojih poslovnih prostorih, ki so namenjeni za opravljanje te

dejavnosti;

- študenti, dijaki in učenci v mejah hišnega reda v šolskih prostorih.« (Bubnič

2009, str. 90)

Druge dolţnosti organizatorja

Organizator prireditve v vsakem primeru odgovarja za kvalitetno izvedbo prireditve

in za škodo, ki nastane zaradi prireditve ali v zvezi z njo, če prireditev ni bila

organizirana v skladu z dogovorom z naročnikom ali če prireditev ne izpolnjuje vseh

zahtev, ki jih določajo predpisi (Zakon o javnih zbiranjih).

»Organizator mora prireditev organizirati tako, da bo poskrbljeno za red, da ne bosta

ogroţena ţivljenje in zdravje udeleţencev ali drugih oseb oziroma premoţenje, da

ne bo ogroţen javni promet in da ne bo nedopustno obremenjeno okolje.

Organizator mora določiti vodjo. Vodja je lahko oseba, ki je stara najmanj 18 let in

ima ustrezne psihofizične sposobnosti za opravljanje nalog vodje.

Glede na značaj prireditve in pričakovano število udeleţencev mora organizator za

zagotavljanje reda na prireditvenem prostoru zagotoviti rediteljsko sluţbo.

Če poseben predpis za posamezne vrste prireditev postavlja tudi druge zahteve

(npr. Zakon o varnosti cestnega prometa, Zakon o varstvu pred utopitvami), mora

organizator izpolniti tudi te zahteve, kar mora navesti v prijavi oziroma v prošnji,

prošnji za dovoljenje pa priloţiti tudi morebitna dokazila.



Če se na prireditvi opravlja kakšna druga dejavnost, ki jih urejajo drugi predpisi, se

mora izpolniti tudi pogoje, ki jih za opravljanje dejavnosti določajo ti predpisi.

Pogoji za nekatere najpogostejše dejavnosti na prireditvah, ki jih mora izpolniti

organizator, so predstavljeni na spletnem portalu Ministrstva za notranje zadeve (

http://mnz.gov.si ) in e-uprave ( http://euprava.gov.si ).«

(Bubnič 2009, str. 88–89)

2.3 Izvedba prireditve

Priprava organizacijskega načrta

Sestavni del projektne knjige so tudi izvedbeni načrti za posamezne delovne

komponente, ki se pripravijo za posamezno področje. Izvedbeni načrti so

pravzaprav »male projektne« knjige, v katerih so ključne informacije za posamezno

področje (opis projekta, odgovorne osebe, opravila, roki za izvedbo, izvajalci itd.).

Izvedbeni načrt se navadno pripravi za zahtevnejše elemente prireditve, kot so

trţenje ali odnosi z javnostmi, program, scenografija in evalvacija.

Izvedbeni sestanki

Priprava prireditve se vedno začne s sestankom, na katerem se predstavi potek

dela, se določijo naloge in odgovornosti posameznikov. Uvede se sistem

komunikacije in pojasni nejasnosti. Pri manjših prireditvah lahko organizacijsko

ekipo sestavljata samo 2 osebi, pri večjih pa je v organizacijskem odboru lahko tudi

10 ali več oseb.

Vabila, darila

Na vabilu naj bo vidno: kdo vabi na prireditev, za kakšno prireditev gre, kdaj in kje

bo prireditev, kdo bo nastopil, v primeru proslave, sprejema, jubilejne prireditve pa

še podatke o slavnostnem govorniku in voditelju prireditve. Če se bo prodajalo

vstopnice, pa še podatke o tem, kje in kdaj je mogoče kupiti vstopnice in ceno le-

teh.

Oblikovanje vabil je prepuščeno domišljiji organizatorja in denarnim zmoţnostim.

Pomembno je, da so napisana čitljivo, pregledno in vsebujejo vse podatke.

Priporočljivo je imeti adresar imen ljudi, institucij in medijev, ki se jih redno vabi na

prireditve z osebnimi vabili.V dobi računalnikov, ni več teţko hraniti tovrstne baze

podatkov, pa vendar. Prireditev se od prireditve razlikuje in za vsako je treba ta

seznam pregledati in dodati naslove glede na zvrst prireditve, ki jo pripravljamo.

Obdarovanje je človeška stalnica, ki je ţe od nekdaj uveljavljena v vseh kulturah.

Izmenjava daril je tradicionalno, lahko tudi obredno dejanje, ki ima namen utrjevanja

socialnih odnosov.

http://mnz.gov.si/

http://euprava.gov.si/



Če se podarja darilo, ne da se vnaprej pozna odziv prejemnika, obstaja nevarnost,

da se podari drago stvar, ki ne bo imela učinka. Z darilom, ki obdarovancu ustreza,

se mu dobro polaska, laskanje pa je eden od glavnih mehanizmov manipulacije z

ljudmi.

Sprejem nastopajočih

Oseba, zadolţena za sprejem nastopajočih mora poskrbeti za rezervacijo hotela

oziroma drugega prenočišča, sprejem na postaji in prevoz na prireditveni prostor,

izvedbo tonske vaje, nastopa ter prevoz iz prireditvenega prostora.

»Nastopajoči pridejo na prireditev navadno uro do dve pred začetkom, odvisno od

dolţine tonske vaje in generalke. Ob prihodu jih sprejme organizator in oseba, ki

popelje nastopajoče na ogled, nato pa sledi tonska vaja in/ali generalka. Po njej se

nastopajoče odpelje v garderobo, kjer se lahko pripravijo na prireditev. Poskrbi se

tudi za hrano in pijačo. Pribliţno 15 minut pred prireditvijo se preveri, ali so

pripravljeni za nastop. Po prireditvi se jih lahko povabi na druţenje z udeleţenci

oziroma zelo pomembna oseba (VIP), zlasti če gre za znana imena iz sveta

zabave.« (Bubnič 2009, str. 227)

Vaja pred nastopom – generalka

Pred prireditvijo se mora pustiti dovolj časa, da se preveri delovanje tehnike, pri

zahtevnejših dogodkih pa se mora na dan prireditve predvideti tudi generalko, na

kateri se pregleda protokol oziroma vsebino dogodka.

»Pri tehničnem pregledu preverimo vse naprave, ki bodo uporabljene na dogodku –

ozvočenje, osvetlitev, projekcija, prevajalske kabine in sistem za prevajanje itd. Pri

generalki pred dogodkom pa zdruţimo tehniko in vsebinski del ter po skrajšanem

postopku izvedemo najpomembnejše dele programa. Namen generalke je

predvsem v tem, da se nastopajoči spoznajo med sabo in s prizoriščem, upravljavec

dogodka pa lahko vidi pomanjkljivosti, ki se še vedno lahko odpravijo.«

(Bubnič 2009, str. 223)

Prihod gostov – zelo pomembna oseba (VIP)

Med VIP (zelo pomembna oseba) spadajo (sponzorji, donatorji, pomembni poslovni

partnerji, novinarji) pa tudi znane in vplivne osebe med gosti.

»Vsaka prireditev ima VIP. Z njimi se moramo ukvarjati ţe pred prireditvijo v okviru

odnosov z javnostmi. Na prireditvi se jim mora obisk čim bolj olajšati – s parkiranjem

čim bliţe prizorišču, odpiranjem vrat avtomobila, brezplačnim dostopom do prizorišč

(morda tudi do zaodrja), brezplačno hrano in pijačo, morda pa tudi s prostorom za

individualni sestanek ali srečanje z zvezdo. Predvidi se lahko tudi posebna darila.

Če je moţno, se zagotovi tudi najboljše sedeţe ali celo VIP-loţo in se jih omeni v



uvodnem pozdravu. Vsekakor je priporočljivo, da se z njimi ukvarja organizator, če

to ni mogoče, pa naj bo na voljo tudi hostesa ali druga oseba, da bo odgovarjala na

njihova vsebinska in tehnična vprašanja.«(Bubnič 2009, str. 227)

Odziv na spremembe

Pri načrtovanju prireditve je potrebno načrtovati tudi kritične točke, na katerih se

lahko kaj zalomi. Upravljavec prireditve, ki je na dan D nadzornik, mora nanje

posebej paziti, da bi morebitno teţavo lahko začutil in rešil, še preden jo opazijo

gostje. Na dan prireditve je torej pomemben predvsem nadzor.

»Prireditev je edinstven trenutek v času, ki se ne more več ponoviti. Čeprav lahko

prireditev z enako vsebino, na enakem kraju in za isto ciljno skupino pripravimo še

enkrat, tega skoraj nikoli ne delamo (izjema so velike uspešnice). Z drugimi

besedami, za vsako prireditev imamo samo en poizkus, v katerem nam mora uspeti.

Da bi bili pri organizaciji uspešni, moramo prireditev načrtovati do popolnosti,

predvideti vsako podrobnost, ki lahko vpliva na izvedbo prireditve, in nato program

tudi izpeljati.

Do nepredvidljivih situacij največkrat pride zaradi slabe komunikacije, neizkušenosti

članov ekipe in časovnega pritiska. To se največkrat pokaţe na velikih prireditvah,

ko je v upravljanje prireditve včasih vključenih veliko oseb, ki imajo različno znanje,

veščine in izkušnje. Ne glede na velikost in zahtevnost prireditve se je mogoče

teţavam izogniti, če pretok informacij teče hitro in učinkovito, vodja pa izvaja dober

nadzor. Veliko je torej odvisno predvsem od vodje ekipe, ki mora poskrbeti za

izvajanje posameznih nalog, komuniciranje v ekipi in ugotavljanje potencialnih

groţenj.« (Bubnič 2009, str. 228–229)

Usklajenost vseh delovnih ekip

Delo ekipe se pred prireditvijo nanaša na organizacijo in koordinacijo z

nastopajočimi ter ponudniki storitev, na prireditvi pa na koordinacijo in skrb, da vse

teče gladko. Ekipa, ki pripravlja prireditev, je srce prireditve, zato morajo biti v njej

zanesljivi stalni in zunanji sodelavci. Dobro je, da se sestavljanju ekipe posveti

dovolj časa, saj kasneje ne bo več časa za usposabljanje posameznikov za

opravljanje nalog. Obseg ekipe je odvisen od velikosti in kompleksnosti prireditve.

Prireditev za pribliţno 30 oseb lahko pripravita in izvedeta eden ali dva člana ekipe,

sorazmerno z velikostjo in kompleksnostjo prireditve pa se povečuje ekipa.

Preden se sestavi ekipa, je dobro, da se ugotovi, kakšna organizacijska struktura je

potrebna. McDonnel (1999, 64–65) razlikuje tri vrste organizacijske strukture:

enostavno, funkcijsko in mreţno.

Pri enostavni strukturi so vse odločitve na strani organizatorja ekipe. Enostavna

struktura je najpogostejša v manjših organizacijah, saj je prilagodljiva, enostavna in

jasna. Zaradi visoke stopnje prilagodljivosti morajo imeti člani ekipe več znanja in



opravljati več funkcij hkrati. Člani take ekipe so navadno zadovoljni in zelo

motivirani. Slabosti take strukture se pokaţejo, ko je članov v ekipi preveč, ko

upravljavec nastopi s preveč avtokratskim načinom vodenja ali ko zboli, takrat se

potem določi namestnika.

Pri funkcijski strukturi so člani ekipe specializirani za delo na svojem področju.

Ekipo vodi upravljavec prireditve, člani pa so osebe, odgovorne za logistiko, trţenje,

odnose z mediji, nastopajoče, varnost itd. Prednosti so večja učinkovitost in manjša

nevarnost, da pride do podvajanja dela. Slabosti pa so slaba komunikacija med

člani, neizrabljene sinergije ali celo spori v ekipi. To lahko preprečimo z rednimi

sestanki ekipe ter organizatorja in dobro komunikacijo, da so člani ekipe sproti

obveščeni o dogajanju itd.

Mreţna struktura temelji na sodelovanju z zunanjimi izvajalci. Organizacija, ki

upravlja prireditev, najame za izvedbo posameznih delov prireditve zunanje

izvajalce. Prednosti so učinkovitost, kakovost storitev, prilagodljivost, dinamičnost,

odzivnost in hitro reševanje problemov itd. Pri mreţni strukturi se včasih teţko najde

zanesljive ponudnike in doseči nadzor nad kakovostjo, slabosti pa so več

porabljenega časa za koordinacijo in višji stroški.

2.4 Aktivnosti po prireditvi

Obveščanje javnosti o izvedeni prireditvi

Po prireditvi je priporočljivo opraviti promocijo prireditve. To bo posebej zanimalo

investitorja in druge deleţnike prireditve. Medijske objave so namreč odličen

pokazatelj odmevnosti prireditve in splošno ustvarjenega mnenja o njem. Po

medijskih učinkih pogosto merimo tudi uspešnost prireditve sploh. Za manjše

prireditve objave navadno spremljamo sami, za večje se najame agencije za kliping.

Medijske učinke se lahko spremlja s kvalitativnega in kvantitativnega vidika. Pri

prvem se meri površina prostora, ki ga dobi prireditev v tiskanih medijih, ali pa

dolţino prispevkov na radiu ali televiziji. Medijske objave so lahko dobre ali slabe,

zato kvantitativno vrednotenje ne sme biti edini način vrednotenja. Izvesti je treba

torej tudi vsebinsko vrednotenje medijskih objav.

Poročanje o prireditvi

Ko so podatki, vtisi, vprašalniki in opaţanja zbrana ter ovrednotena se napiše

poročilo o prireditvi, v katerem se kritično ovrednoti prireditev in se osredotoči na

njene učinke.

»Poročilo je lahko splošno ali pa prilagojeno deleţnikom, ki jih bodo zanimali

specifični vidiki prireditve.



Naročnika najbolj zanima, ali so bili doseţeni ključni cilji. Ali je prireditev zadovoljila

pričakovanja udeleţencev? Za potrebe prihodnjih prireditev se morda zahteva druge

podatke, recimo o tem, od kod so bili udeleţenci, kje so slišali za prireditev in ali se

ga nameravajo udeleţiti v prihodnje. Investitorji bodo seveda ţeleli pregled prihodka

in stroškov ter poročilo o druţbenih, kulturnih ali drugih učinkih prireditve.

Sponzorje zanima, ali je bil njihov prispevek prepoznan. Je oglaševanje na prireditvi

doseglo udeleţence? Kakšna je medijska publiciteta prireditve? Je sponzorstvo

omenjeno v medijskih objavah? Kakšen je bil profil udeleţencev na prireditvi?

Predstavnike občin, vlade, agencij in drugih javnih ustanov zanima, kako je

prireditev vplivala na lokalno, regionalno ali drţavno gospodarstvo. Predstavniki

lokalnih turističnih organizacij ţelijo vedeti, kako je bilo udeleţencem všeč okolje in

koliko so potrošili pri lokalnih ponudnikih zunaj prireditve.«

(Bubnič 2009, str. 334–335)

Komunikacijske aktivnosti po prireditvi

Komunikacijskim aktivnostim z deleţniki po prireditvi se pravi tudi follow up. Gre za

aktivnosti, ki imajo namen dolgoročno povečati promocijske in druge učinke

prireditve.

»Skrivnost dobrega komuniciranja po prireditvi je načrtovanje, ki bo pripeljalo do

časovne in vsebinske ustreznosti komuniciranja po prireditvi. Follow up aktivnosti se

začnejo takoj po prireditvi in lahko trajajo tako dolgo, kolikor smo sposobni oblikovati

relevantna sporočila o prireditvi. Na komuniciranje po prireditvi se mora pripraviti vsa

ekipa, skupaj s podizvajalci, na katere se nanašajo aktivnosti (obiskovalci, tiskarji

itd.).«(Bubnič 2009, str. 335)

Merjenje učinkovitosti

Vrednotenje prireditve je komplet orodij in procedur, s katerimi skozi vse faze

prireditve preverjamo, ali delujemo z vidika zadovoljevanja ciljev, kateri procesi in

ukrepi delujejo dobro in kaj nas pri uresničevanju ciljev ovira. Gre za kritično

opazovanje, merjenje in spremljanje naših aktivnosti v okviru prireditve.

»Vrednotenje prireditve ni enostavno, saj je vanj treba vključevati vse deleţnike

prireditve. Torej vse, ki so prispevali k prireditvi, in vse, na katere je prireditev

vplivala.

Vrednotenje poteka skozi vse faze prireditve: v fazi raziskave vrednotimo različne

moţnosti za prireditve, nato spremljamo pripravo prireditve, po prireditvi pa

vrednotimo učinke prireditve. Najbolj intenzivno se z vrednotenjem prireditve

ukvarjamo, ko se konča in ko imamo največ vhodnih podatkov. Vrednotenju v fazi

priprave sicer navadno pravimo kar nadzor, za vrednotenje (še posebej za del po

prireditvi) pa se uporablja tudi izraz evalvacija.

Vrednotenje prireditve moramo za vsako fazo posebej vključiti v projektno knjigo, v

kateri so zapisani ukrepi za zagotavljanje kakovosti. Projektna knjiga nam lahko

pomaga pri hitrejšem ugotavljanju problemov, obenem pa nam omogoča učinkovit



odziv. Ker motivacija za delo po prireditvi hitro pade, moramo posebej predvideti tudi

vse vrste vrednotenja, ki jih bomo opravili po koncu prireditve. Pri načrtovanju

vrednotenja določimo, katere podatke bomo potrebovali za vrednotenje, kdo, kje in

kako jih bo zbiral, kako bodo analizirani in kako predstavljeni.« (Bubnič 2009, str.

326–327)

2.5 Zavarovanje prireditve

V izogib neţelenim tveganjem je prireditev pametno tudi zavarovati.

»Cilja vsakega organizatorja prireditve sta na eni strani zadovoljni obiskovalci in na

drugi uspešno zaključena finančna konstrukcija. Načrtovanju prireditve je treba

posvetiti veliko pozornosti, saj se pri površnem načrtovanju napake kar hitro

pokaţejo, ponavadi v nepravem trenutku in največkrat v taki obliki, da se ne da

improvizirati in te napake med izvajanjem tudi odpraviti. Uspešno zasnovani fazi

snovanja ideje in načrtovanja prireditve pa še ne pomenita nujno, da bo prireditev

uspešno izvedena tako z organizacijskega kakor tudi finančnega vidika (stroški,

prihodki, proračun…). Zato je ena od pomembnih nalog pri načrtovanju prireditve

tudi ustrezno obvladovanje tveganj. Tako je treba najprej ugotoviti in ovrednotiti

tveganja ter na tej podlagi sprejeti odločitev in izvajati ukrepe za:

- preprečevanje nastanka škode,

- zmanjševanje škode,

- lastno izravnavanje,

- prenos tveganja.

Tveganja, ki imajo nizko verjetnost nastanka in potencialno visok finančni vpliv, je

smotrno prenesti na nekoga drugega. To je sprejemljivo v primerih, kjer so

pričakovani stroški prenosa manjši od škode, ki lahko nastane. Zavarovanje je

učinkovito orodje za omejevanje in nadzor posledic poslovnih tveganj. Tveganja se

lahko prenesejo na zavarovalnico v celoti ali delno, nekaterih tveganj pa sploh ni

mogoče prenesti na zavarovalnico.

Za organizatorja pomeni sklenitev zavarovanja določen (predvidljiv) strošek, ki mu

stabilizira proračun v zameno za to, morebitno nastalo škodo prenese na

zavarovalnico. Največkrat se na zavarovalnico prenesejo tveganja, povezana z:

1. odpovedjo prireditve zaradi višje sile in nekaterih drugih vzrokov, na katere

organizator ne more bistveno vplivati, ter

2. odgovornostjo za škodo, ki bi jo utrpele tretje osebe in ki izhaja iz organizacije

prireditve.« (Bubnič 2009, str. 188)

Splošno o zavarovanju

S sklenitvijo zavarovalne pogodbe se zavarovanec (to je sklenitelj zavarovanja; v

tem kontekstu se predpostavlja, da je to vedno organizator prireditve) zaveţe, da bo



zavarovalnici plačal zavarovalno premijo, zavarovalnica pa se zavezuje, da bo ob

nastopu zavarovalnega primera izplačala zavarovancu ali nekomu tretjemu

zavarovalnino ali odškodnino ali storila kaj drugega.

»Zavarovanje se lahko sklene le za zavarovalne primere, ki se bodo zgodili v

prihodnosti, so negotovi in neodvisni od izključne volje organizatorja. Obligacijski

zakonik tudi opredeljuje, da je zavarovalna pogodba nična, če je tedaj, ko je bila

sklenjena, zavarovalni primer ţe nastal, če je bil ţe v nastajanju, ali je bilo gotovo,

da bo nastal, ali če je tedaj ţe prenehala moţnost, da bi nastal (921. člen OZ).«

(Bubnič 2009, str. 188–189)

Dolţnosti organizatorja

Glede na to, da zavarovalnica »prodaja gospodarsko varnost«, je njena storitev

odvisna od dejanskega obsega nevarnosti, ki ji je izpostavljen zavarovanec.

»Organizator je dolţan ob sklenitvi pogodbe prijaviti zavarovalnici vse okoliščine, ki

so pomembne za ocenitev nevarnosti in so mu znane, ali mu niso mogle ostati

neznane (931. člen OZ). V ta namen so zavarovalnice pripravile standardne

formularje ali vprašalnike, v katerih zavarovalnica določi, katere okoliščine bi lahko

bile pomembne za oceno nevarnosti, organizator pa je na podlagi teh vprašalnikov

dolţan podati resnične informacije.

Organizator je dolţan tudi med trajanjem zavarovalne pogodbe obvestiti

zavarovalnico o vsaki spremembi okoliščin, ki utegne biti pomembna za ocenitev

nevarnosti. Velja opozoriti, da v primeru, da je zavarovalec namenoma neresnično

prijavil ali zamolčal kakšno okoliščino take narave, da zavarovalnica ne bi sklenila

pogodbe, če bi vedela za resnično stanje stvari, lahko zavarovalnica zahteva

razveljavitev pogodbe (932. člen OZ). V tem primeru zavarovalnica obdrţi ţe

plačane premije.

S tem, ko je organizator sklenil zavarovanje in tveganje prenesel na zavarovalnico,

še ne pomeni, da se lahko vede manj odgovorno. Zakon opredeljuje, da je dolţan

storiti predpisane, dogovorjene in vse druge ukrepe, ki so potrebni za to, da se

prepreči nastanek zavarovalnega primera; če zavarovalni primer nastane, pa mora

ukreniti vse, kar je v njegovih močeh, da omeji škodljive posledice. Zavarovalnica pa

mora povrniti stroške, izgube in drugo škodo, povzročeno z razumnim poskusom, da

bi se odvrnila neposredna nevarnost za nastanek zavarovalnega primera, ter s

poskusom, da bi se omejile njegove škodljive posledice, in sicer tudi tedaj, ko so bili

ti poskusi neuspešni (950. člen OZ).«

(Bubnič 2009, str. 189)



Zavarovanje odpovedi prireditve

Še tako skrbno pripravljena in organizirana prireditev lahko propade zaradi

neugodnih vremenskih razmer, višje sile, poţara itd. Slovenske zavarovalnice

ponujajo rešitev za omenjene nevarnosti s sklenitvijo zavarovalne police za

zavarovanje prireditve.

»Najpogosteje se za to zavarovanje odločajo organizatorji prireditev na prostem od

organizatorjev vaških veselic do organizatorjev velikih koncertov ali športnih

tekmovanj v mednarodnem merilu.« (Bubnič 2009, str. 193)

Zavarovane nevarnosti

Osnovni obseg kritja se nanaša na škodo, če je prireditev odpovedana ali ni dosegla

predvidenega števila obiskovalcev zaradi atmosferskih padavin (deţja, snega, toče,

sodre).

»Zavarovalnica povrne škodo le, če atmosferske padavine doseţejo ali preseţejo v

zavarovalni pogodbi navedeno višino. Višina padavin se dokazuje z milimetri. Meri

se s priznanimi merilnimi napravami, ki jih uporabljajo v hidrometeoroloških sluţbah.

Merjenje atmosferskih padavin lahko opravi tudi hidrometeorološka postaja, če je v

kraju prireditve. Če postaje v kraju prireditve ni, lahko višino padavin meri s

priznanimi merilnimi napravami usposobljena oseba, ki jo sporazumno pooblastita

organizator prireditve in zavarovalnica.

Zavarovanje lahko krije tudi škodo, če je prireditev odpovedana ali ni dosegla

predvidenega števila obiskovalcev zaradi drugih nevarnosti, kot so:

- naravne višje sile,

- višje sile administrativne narave,

- poţara, eksplozije,

- neprimernih vremenskih razmer,

- onesposobitve prireditvenega prostora zaradi naravne višje sile.

S posebnim dogovorom in uporabo posebnih klavzul je mogoče zavarovati tudi

odpoved prireditve zaradi nepredvidenega izostanka nastopajočih zaradi bolezni ali

nezgode, za kar je treba izpolniti še poseben vprašalnik.« (Bubnič 2009, str. 193)

Predmet zavarovanja

Predmet zavarovanja pri zavarovanju prireditev je dohodek, ki se pričakuje od

prireditve. Ta dohodek se ustvari s prodajo vstopnic, hrane, pijače in podobno

ponudbo na prireditvi.



»Če predvideni dohodek ne bi v celoti pokril stroškov prireditve, je predmet

zavarovanja lahko tudi nepokriti del neizogibnih stroškov.

Pri prireditvah, na katere je vstop brezplačen, so predmet zavarovanja neizogibni

stroški, ki jih ima prireditelj z nabavo hrane, pijače, stroški za postavitev naprav na

prireditvenem prostoru, stroški za nastopajoče ipd.

Predmet zavarovanja pa niso:

- dotacije in dohodki od oglasov,

- stroški, ki jih ima organizator s tem, da pred prireditvijo ali med prireditvijo

izvede kakšne ukrepe z namenom, da bi prireditev uspela,

- stroški, ki jih ima organizator z urejanjem zemljišč, s poseki drevja, gradnjo

poti, napeljavo vodovodov in drugimi investicijskimi deli, ki imajo vrednost

tudi po končani prireditvi.« (Bubnič 2009, str. 193–194)

Sklenitev zavarovanja

Poskrbeti je treba, da je prireditev še pravočasno zavarovana in tudi pravočasno

plačana.

»Zavarovanje prireditev spada po svoji naravi med kratkoročna zavarovanja, saj

največkrat trajajo le nekaj ur. Zaradi narave tveganja (predvidljivost prireditve) se

mora zavarovalna pogodba skleniti vsaj 10 dni pred začetkom prireditve. Izjemoma

se pogodba lahko sklene tudi kasneje, vendar ne manj kot pet dni pred začetkom

prireditve, vendar pa je zato premija višja.

Zavarovalna premija mora biti plačana najmanj 3 dni pred datumom prireditve,

drugače zavarovanje ne stopi v veljavo. Zato je priporočljivo, da organizator vsaj

mesec dni pred začetkom prireditve začne iskati najugodnejšega ponudnika

zavarovalnih storitev. Še posebej naj to velja v primerih, ko je prireditev povezana z

večjimi zavarovalnimi vsotami.

Začetek in konec zavarovalnega kritja je običajno podan z začetkom in koncem

trajanja prireditve. Če so za izvajanje prireditve potrebne kakšne priprave, se lahko

ob doplačilu premije v zavarovalni pogodbi določi, da kritje začne teči tudi nekaj ur

pred začetkom prireditve.

Pomembni podatki za sklenitev zavarovalne pogodbe so:

- podatki o zavarovancu (naziv in naslov);

- zavarovane nevarnosti;

- vrsta prireditve;

- kraj prireditve (če se zavarovanje razširi še na kraje, od koder se pričakujejo

obiskovalci prireditve, je treba vpisati tudi te kraje);

- čas prireditve (od – do), če traja prireditev več dni, se v polico vpiše za vsak

dan čas prireditve;

- višino padavin v milimetrih, ki so zavarovane (če se zavarovanje razširi še na

kraje, od koder se pričakujejo obiskovalci prireditve, se mora za vsak kraj

vpisati višino padavin v milimetrih, ki so v posameznem kraju zavarovani);



- predvideno število obiskovalcev, če se sklene zavarovanje na podlagi

evidence z vstopnicami (če gre za zavarovanje, ki se vsako leto ponavlja, se

navede še povprečje obiskovalcev v zadnjih 3 letih);

- zavarovalna vsota: če se sklene zavarovanje na podlagi evidence z

vstopnicami, daje seštevek vrednosti vstopnic zavarovalno vsoto, če se

zavarovanje sklene na podlagi stroškov, pa zavarovalno vsoto tvori

predvidena nabavna vrednost prehrambnih izdelkov in morebitnih drugih

stroškov; za laţje ugotavljanje škode je primerno navesti količino

posameznih izdelkov in njihovo nabavno ceno; zavarovalno vsoto je mogoče

določiti tako, da se nabavna vrednost izdelkov poveča za vrednost

predvidenega zasluţka, kar mora biti v polici nedvoumno razvidno;

- datum prijave prireditve;

- organ ali oseba, ki bo ugotavljala višino padavin ali druge razloge, ki so

odločilni za prepoznanje zavarovalnega primera.«(Bubnič 2009, str. 194–

195)

Kaj v primeru škode?

Nastalo škodo mora organizator v najkrajšem času prijaviti zavarovalnici.

»Organizator mora prijaviti zavarovalnici nastanek zavarovalnega primera

najkasneje v treh dneh od dneva, ko zanj izve, in ji dati vse podatke in druge

dokaze, ki so potrebni za ugotavljanje vzroka, obsega in višine škode. Stroški

dokazov, da je nastal zavarovalni primer, gredo v breme zavarovanca.

Če nastane zavarovalni primer, mora zavarovanec poskrbeti, da se čimprej proda

hitro pokvarjeno blago (hrana) in se s tem zmanjša škoda.«(Bubnič 2009, str. 195)

Zavarovanje odgovornosti organizatorja

Poleg tveganja odpovedi prireditev se mora organizator zavedati, da lahko na

prireditvi pride do nesreče, za katero lahko odgovarja kot organizator.

»V zakonu je opredeljeno, da »organizator prireditve večjega števila ljudi v zaprtem

prostoru ali na prostem odgovarja za škodo, nastalo s smrtjo ali telesno poškodbo,

ki nastane zaradi izrednih okoliščin, ki lahko nastanejo ob takih priloţnostih, kot je

gibanje mnoţic, splošen nered in podobno« (157. člen OZ).

Zavarovalnice ponujajo ustrezno rešitev tudi za taka tveganja, in sicer v okviru

zavarovanja splošne odgovornosti. Sklene se zavarovalna polica, ki krije

odgovornost iz organizacije prireditve, in sicer za škodo zaradi civilnopravnih

odškodninskih zahtevkov, ki jih tretje osebe uveljavljajo proti zavarovancu zaradi

nenadne in presenetljive nesreče in ima za posledico poškodovanje oseb in/ali

poškodovanje stvari.



V tem okviru je krita odgovornost tekmovalcev in nastopajočih za škode, ki jih

povzročijo pri udeleţbi na prireditvi, in odgovornost iz uporabe najetih športnih

terenov in naprav (kopališča, drsališča, smučarske steze ipd.).

Običajno se je treba posebej dogovoriti za škode, nastale zaradi izvajanja

ognjemeta, in za poškodovanje oseb, ki sodelujejo pri organizaciji, ali poškodovanje

njihovih stvari.

Posebno kritje velja za zavarovanje odgovornosti organizatorjev kolesarskih,

motornih in avtomobilskih dirk, kjer zavarovanje običajno ne krije škode, povzročene

na cestišču, opremi cestišča, posevkih in travnikih ob trasi dirke. Pri sklepanju

zavarovanja je treba tudi pazljivo proučiti in preveriti:

- ali so krite škode, ki si jo povzročijo tekmovalci in nastopajoči med seboj,

- kako je z odgovornostjo za zastrupitev s hrano in pijačo,

- ali je krita odgovornost iz posesti ţivali,

- kako je s kritjem škod na stvareh, ki jih ima organizator na skrbi …

Taka kritja so namreč velikokrat izključena iz osnovnega zavarovalnega kritja.

Vsekakor pa je treba vedno zelo pazljivo prebrati v zavarovalnih pogojih predvsem

določbe, ki se nanašajo na izključitev zavarovalnega kritja, da ne bi bili pri

morebitnem škodnem dogodku neprijetno presenečeni. Tipične izključitve iz

zavarovalnega kritja so na primer naklep, ekološka škoda, uporaba motornih vozil in

plovil, pa tudi izključitev, če se dogodek organizira brez ustreznih dovoljenj.«

(Bubnič 2009, str. 195–196)

2.6 Publikacije prireditev

Publikacije ob prireditvah so lahko zborniki ob jubilejih, katalogi ali zloţenke ob

razstavah, programski listi in še kaj.

Programski list

Programski list prevzema program prireditve, torej vsebino posamezne točke in

izvajalce.

»Pri koncertu se navede skladatelja skladbe, avtorja besedila, če gre za vokalni

nastop, naslov skladbe in izvajalce, če je več nastopajočih. Pri plesih se ne sme

pozabiti napisati koreografa, kostumografa in avtorja ter naslov spremljajoče glasbe.

Programski list se lahko pošlje vabljenim ţe z vabilom ali se ga razdeli ob vstopu v

dvorano. Praksa je tudi, da ga pred prihodom obiskovalcem poloţimo na vsak stol.

Pri gledaliških predstavah so to gledališki listi, ki jih nastopajoči običajno prinesejo s

seboj.« (Petrovič 2006, str. 59)



Katalog

Katalog običajno pripravimo ob razstavah.

»Te vrste publikacij so zelo drage, zato si ga običajno lahko privoščijo le poklicne

institucije, sicer pa isto vlogo opravijo tudi zloţenke, ki jih lahko izdelamo tudi sami.

Toda bolje nekaj kot nič, saj razstave ni mogoče arhivirati, ostane le zloţenka. Ne

pozabite na tovrstne publikacije napisati, kdo jo je izdal, kdaj, kdo odgovarja zanjo

(običajno je predsednik društva), kdo jo je uredil, oblikoval in natisnil. Praviloma bi

morali napisati tudi, v kakšni nakladi je izšla.«

(Petrovič 2006, str. 59–60)

Jubilejna publikacija

Lahko je razkošna, tiskana na posebnem papirju, trdo vezana, lahko pa je

skromnejša in temu primerno cenejša.

»Pomembna je vsebina in verodostojnost podatkov v njej. So redka društva, ki imajo

vzorno urejeno društveno kroniko, je pomembno, da se podatke skrbno preveri, da

se pri popisu članstva koga ne izpusti, da se pravilno zapiše ime nagrade, priznanja,

ki ga dobi društvo, skupina ali posameznik in seveda letnica.«(Petrovič 2006, str.

60)

2.7 Sponzoriranje prireditev

Definicija sponzorstva

Sponzoriranje je medsebojno koristen poslovni dogovor, v katerem sponzor išče

doseganje izbranih in opredeljenih ciljev.

»Sponzoriranje daje na razpolago denar, stvarna sredstva, znanje in organizacijske

storitve za sponzoriranje s ciljem, da bi za povračilo dobil gospodarsko relevanten

učinek.Sponzoriranje je darilo ali plačilo za določeno priloţnost ali privilegij s ciljem,

da si sponzor zagotovi publiciteto. To ni nikakršna druga oblika dobrodelnih

aktivnosti, preprosto zato, ker poskuša sponzor za vloţeni denar dobiti protivrednost

v eni ali drugi obliki.«(Kline 2001, str. 3)

Sponzorstvo temelji na principu uslug in protiuslug. Sponzor vlaga v pričakovanju,

da bo sponzorirani z lastno dejavnostjo prispeval h komunikaciji sponzorja z druţbo.

Bubnič v knjigi navaja, da je:

»Sponzorstvo je investicija, ki izhaja iz poslovnega sodelovanja dveh ali več

partnerjev, ki ses sponzorskim projektom doseţe racionalno opredeljeno in



kvantificirano vrednost. Emotivna vrednost sponzorstva je le dodana vrednost, ne

sme pa biti cilj.

Organizacija prireditve je projektno delo, ki zahteva velike napore in številno ekipo

vpletenih v projekt. Posamezni člani organizacijske ekipe morajo delovati med seboj

usklajeno, vsak pa ima točno določeno nalogo, ki jo mora voditi in izpolniti do konca.

Toda za organizacijo katerekoli prireditve, najsi bodo olimpijske igre ali druţinska

zabava, so potrebna določena materialna ali finančna sredstva. Če gre za zabavo,

ki jo organiziramo doma, bomo nastale stroške najverjetneje krili sami in tako lahko

rekli, da smo bili sami sponzorji svoje zabave. Če bo zabava uspešna in se bodo

prijatelji na njej dobro počutili in uţivali, se je bodo radi spominjali in se jo bodo ob

naslednjem povabilu najverjetneje rade volje udeleţili. Večja sredstva bomo vloţili v

našo zabavo, večja bo verjetnost za uspeh naše prireditve. Seveda bomo morali pri

tem upoštevati našo »ciljno publiko« ljudi, ki se bodo udeleţili naše zabave. Z večjo

natančnostjo bomo vedeli, kakšno hrano in pijačo imajo raje, kakšno glasbo

poslušajo, ko se zabavajo, večja bo verjetnost, da bo naša prireditev uspešna.

Zelo podoben princip velja za velike prireditve, le da obstaja pri tem veliko več

faktorjev, ki jih moramo upoštevati. Za organizacijo velikih prireditev je potrebno

večje število ljudi, predvsem pa so potrebna veliko večja finančna sredstva kot za

organizacijo hišnih zabav. Veliko prireditev del svojih stroškov krije s prodajo

vstopnic. Toda denar, pridobljen s prodajo vstopnic, v veliki večini primerov še

zdaleč ni dovolj, da bi pokril vse nastale stroške, kaj šele, da bi organizatorju

omogočil zasluţek. Organiziranje take prireditve, ki ţe na samem začetku prinaša

izgubo, bi vsakemu prireditelju narekovalo, naj se ne spušča v projekt, s katerim bi

lahko bil ob velike vsote denarja. Zato je nujno, da organizator v takem primeru

poišče sponzorja ali sponzorje, ki bodo pripravljeni kriti del stroškov, ki bodo

omogočila izvedbo prireditve. Uspeh prireditve seveda ni odvisen samo od količine

razpoloţljivih sredstev, ta pa so eden prvih pogojev, mimo katerih pri organizaciji

prireditve enostavno ne moremo.

Preden se v klubu, ekipi, ustanovi ali projektu sploh sprejme odločitev za

sistematično iskanje sponzorjev za prireditev, si je potrebno pred začetkom zastaviti

ključno vprašanje, ali sta organizacija, tim resnično pripravljena in srčno motivirana

profesionalno vstopiti v resno sponzorsko razmerje, ki bo zahtevalo veliko dela in

prilagajanja.« (Bubnič 2009, str. 306)

Koliko je pravzaprav vredno sponzorstvo prireditve?

Pomembno je, da se sponzoriranec oziroma iskalec sponzorskih sredstev za

prireditev zaveda tudi motiva, ki ga v njem skuša spoznati potencialni sponzor – to

je potencial njegove ciljne skupine, njegovih navijačev, obiskovalcev prireditve.

»Sponzoriranec je za sponzorja vreden toliko, kolikšen je trţni potencial te,

konkretne ciljne skupine, ki jo sponzor prek sponzorirane prireditve nagovarja.

Razumevanje tega dejstva za ambiciozne sponzorirance pomeni le argument, da je

konkretna ciljna skupina sponzorske prireditve ključna pri vsebinski pripravi

sponzorske ponudbe, pogajanju s sponzorjem in razvoju sponzorskega sodelovanja.



Ciljna skupina prireditve je pravzaprav ključna vrednost, kapital sponzoriranca in

hkrati njegova moč.« (Bubnič 2009, str. 307)

Definirajte svoje cilje

Pri iskanju potencialnega sponzorja prireditve je potrebno jasno definirati cilje, ki se

jih ţeli doseči.

»Ko se govori o ciljih sponzorske prireditve, torej tudi o naših ciljih sponzorskega

sodelovanja s sponzorjem, je treba opozoriti, da v projekt – ponudbo, pa tudi sicer v

komunikacijo s potencialnimi sponzorji, se vključi:

- samo merljive cilje; ciljev, ki se ne more meriti, se ne vključujejo v seznam

ciljev,

- konkretno opredeljene cilje z vrednostmi, izhodišča in pričakovane rezultate.

Pripravljeni cilji je potrebno večkrat argumentirati in jih z vidika okoliščin, vsebine,

konteksta prilagoditi poslovnim ciljem konkretnega sponzorja ali več sponzorjev, če

je prireditev velika, kompleksna in specifična.

Vendar bodite realni, raje bolj konservativni kot optimistični, saj se morate zavedati,

da bo gotovo sponzor tudi o vas ali referencah potencialnega sponzorskega

dogodka skušal zbrati informacije, ki ga bodo prepričale o tem, ali je sodelovanje z

vami »varna« naloţba.« (Bubnič 2009, str. 309)

Razišče se, kdo bi bil lahko naš potencialni sponzor

Če bi vprašali potencialne sponzorje, katero sponzorsko prošnjo resno obravnavajo,

bi se odgovor pri večini glasil: le tisto, v kateri vidijo svoje poslovne cilje in jih

sponzorska prireditev pomaga uresničiti.

»Vprašanje pa je, kako priti do relevantnih informacij, kaj je za potencialne

sponzorje prireditev poslovni cilj, ki bi ga radi s sponzorstvom uresničevali. V

nadaljevanju Bubnič navaja, da se laţje ugotovi, katere poslovne cilje bo potencialni

sponzor z prireditvijo uresničeval.

Pregledati je treba:

- »letno poročilo sponzorja, ki nam pomaga razumeti njegove vrednote,

poslanstvo, njegove izdelke ali storitve, zgodbo blagovne znamke, letno

investicijo v sponzorstva in to, ali v sponzorstvo vlaga strateško (ima

strategijo) ali bolj stihijsko (iz sponzoriranih projektov ni moč prepoznati

vsebinske povezave med njimi),

- sponzorsko strategijo sponzorja, ki odgovori na vprašanje, kako resno se

sponzor posveča tej komunikacijski disciplini; sponzorska strategija je

idealen vir njegovih, ciljev, pričakovanj, meril …

Pametno se je pozanimati tudi pri neformalnih virih – poznanstva na strani sponzorja

velikokrat povedo o tem, kdo je pravzaprav ključni odločevalec: ali je potencialni



sogovornik tudi oseba, ki bo operativno nadzirala sponzorstvo prireditve? V fazi

iskanja informacij je tudi priporočljivo, da se opravi neposredni telefonski pogovor z

osebo na strani sponzorja, ki operativno skrbi za sponzorske projekte – na ta način

se dobi tudi osebni vtis in občutek o sponzorski prireditvi.« (Bubnič 2009, str.310)

Prošnja naj bo profesionalno napisana

Prošnjo se napiše v poslovnem jeziku. Biti mora strukturirana, pregledna, jasna,

brez nepotrebnih podrobnosti. Osredotoči se na dejstva projekta, ki se ga opisujete.

Napisana naj bo profesionalno in osredotoča naj se na poslovne cilje, za katere se

meni, da jih ima pri sponzorstvu potencialni sponzor. Dodatno dokumentacijsko

gradivo iz preteklih prireditev, kot so fotografije, seveda pomaga pri tem, da je

prošnja tudi vizualno prepričljiva. Vsebina je vselej nad formo, zato je za sponzorja

ključna vsebina sponzorske prošnje.

»Če si ţelimo, da bo sponzor našo prošnjo obravnaval resno, mora prošnja za

sponzorsko prireditev vsebovati:

- našo predstavitev, našo poslanstvo, vrednote, cilje, ideje …,

- podatke o sponzorski prireditvi: navede se natančne podatke: kaj se bo

dogajalo, kdo bo sodeloval, kdaj, koliko ljudi pričakujete, cena …,

- naš marketinški in komunikacijski načrt sponzorske prireditve: kakšen je naš

cilj pri tem sponzorskem projektu, kako se ga namerava uresničiti in se ga pri

tem ustrezno komunikacijsko podpreti, osebe, ki bodo na naši strani

vključene v sodelovanje, kakšna bo medijska podpora …,

- primer iz naše preteklosti zato, da sponzor dobi vtis, kako profesionalni smo,

- podatke o tem, kakšna je pričakovana investicija,

- seznam sponzorske ponudbe prireditve, ki jo sponzor dobi za investirano

vsoto,

- nadgradnjo sponzorskega sodelovanja: navede se, kaj se bo za sponzorja, ki

je pripravljen investirati v našo prireditev in se z nami celo zavezati

dolgoročno, še dodatno naredili.« (Bubnič 2009, str. 310–311)

Osebni nastop naj bo prepričljiv

Sponzorja se nagovori ob primernem času. Optimalni čas za pogovor je, ko se

načrtujejo sredstva, ki jih sponzor namerava razdeliti po sponzorskih projektih

(konec koledarskega leta), in ko so sponzorska sredstva ţe odobrena, nima pa še

potrjenih sponzorskih vsebin, ciljev.

»Prošnjo bo najbolje podprla osebna predstavitev. Na predstavitvi smo avtentični,

prepričljivi, jasni in artikulirani. Na prvi predstavitvi se ne razpravlja preveč o

predlaganem znesku sponzorstva, marveč se osredotočimo na vsebino. Pomemben

je prvi vtis, ki naj se nanaša na bistvo sponzorskega sodelovanja.

Cena in vrednost, ki ju bo sponzor s sponzorstvom prireditve pridobil, naj bo stvar

nadaljnjih pogovorov in pogajanj.



V idealnem svetu bi nagovorili samo enega sponzorja, ki bi lahko »pokril« vso

prireditev, v realnem poslovnem svetu pa se jih mora nagovoriti več hkrati – to je

popolnoma legitimno. Ko se nagovarja potencialne sponzorje, se pazi, da se na

enaki sponzorski ravni predvidi komplementarni seznam sponzorske ponudbe, da

se lahko sponzorje med seboj pri pridobivanju usklajuje in da se ţe vnaprej izogne

konfliktom med sponzorji. Torej, treba je upoštevati še eno pravilo: nikoli se

sponzorskih prošenj za prireditve ne piše po sistemu »skopiraj in preslikaj« (copy&

paste).« (Bubnič 2009, str. 311)

Sponzorju dati čas za odločitev

V času, ko se od potencialnih sponzorjev pričakuje odgovor, bodimo strpni, četudi

smo v časovni stiski zaradi odlašanja s pisanjem sponzorskih prošenj.

»Veliko sponzorjev postavlja sredstva, namenjena za letna sponzorstva v del

sredstev, ki se jih načrtuje za marketinške projekte. Načrtovanje vselej poteka vsaj

eno leto vnaprej, tudi strategija se določa navadno enkrat na leto, na strateški

oziroma letni poslovni konferenci sponzorja. Če naš sponzorski projekt nima toliko

sredstev, da bi to zahtevalo opisano strateško obravnavo na ravni načrtovanja

strateških korporativnih komunikacij sponzorja, se lahko s svojo predstavitvijo

uvrstite med sponzorirane prireditve čez leto kot sponzorsko prireditev projekt ad

hoc.

Sponzor, njegov sponzorski tim, potrebujeta tudi čas za razmislek: zakaj, kako in s

kakšnim poslovnim motivom in pristopom bo sponzorstvo vaše prireditve

maksimiziral. To pomeni, da se bo poleg vloţenih sponzorskih sredstev v prireditev

del svojih marketinških sredstev dodatno vloţil v projekt in da bodo pri sponzorju

zato morali prerazporediti marketinška sredstva, prilagoditi kako komunikacijsko

sporočilo ali komunikacijsko ţe oblikovanokomunikacijsko/oglaševalsko kampanjo

naši prireditvi, seveda pa ni pričakovati, da se bo vse to zgodilo hitro.

Namesto da se jih neprestano kliče in sprašuje o njihovi odločitvi, jih raje vprašajte,

ali jim lahko še kako olajšate odločitev in sponzorsko prošnjo še kako dopolnite,

morda jih lahko spodbudite s kakšnimi podatki ali dodatno predstavitvijo

sponzorskega sodelovanja.«(Bubnič 2009, str. 311–312)



3 EMPIRIČNI DEL

3.1 Dokumenti, ki so potrebni za organiziranje prireditve

V empiričnem delu je podrobneje predstavljena prireditev Praznik glasbe in veselja v

Preddvoru, ki traja tri dni.

Kaj vse je potrebno za tako prireditev? Najprej je treba prireditev prijaviti na občini,

da se pridobi dovoljenje, potrebno je prijaviti tudi vse nastopajoče. Prireditev pa je

potrebno prijaviti tudi SAZAS-u (Polno ime: Zdruţenje skladateljev in avtorjev za

zaščito avtorske pravice Slovenije). Potem je potrebno narediti načrt varovanja,

priskrbeti dovolj parkirnih mest. Potrebno je tudi poskrbeti za nujno medicinsko

pomoč.

Prijava prireditve

Najprej se prireditev prijavi pri SAZAS-u. Napiše se, kako se bo imenovala ta

prireditev, koliko časa bo trajala, navede se tudi lokacijo prireditve in omeni izvajalce

na prireditvi.

Potrebno je dodati tudi podatke o organizatorju. Izpolnjeni obrazec se nato vrne

SAZAS-u.

Slika 1: Prikaz prijave prireditve



Dovoljenje občine

Imeti se mora tudi dovoljenje občine za izpeljavo take prireditve. V tem dovoljenju

mora biti omenjeno, da se lahko uporablja zvočne naprave na javni prireditvi v

posebnem prostoru pred določenim objektom. Navesti je potrebno tudi dneve, ko se

bo ta prireditev odvijala oziroma, ko bodo uporabljene zvočne naprave.

V dovoljenju se mora tudi določiti odgovorna oseba organizatorja.

Zapisano mora biti tudi, da uporaba zvočnih naprav ne sme presegati kritičnih

obremenitev, ki so določeni z uredbo o načinu uporabe zvočnih naprav.

(Priloga št. 1)

Prijava upravni enoti

Navede se, kdo je organizator, kdaj bo prireditev potekala in kdo je vodja prireditve

(zagotavljanje reda), kdo je vodja rediteljev.

Omeni se tudi sam način varovanja. Na koncu pa je potrebno dodati tudi nekaj prilog

(soglasja, dokazila itd.)

Tudi na pristojni UE (upravna enota) je potrebno oddati izpolnjen poseben obrazec s

katerim zaprosimo za dovolitev javne prireditve.

(Priloga št. 2)



Prijava nastopajočih

Pri SAZAS–u se mora izpolniti obrazec, v katerega se vnese: podatke o uporabniku

in prireditvi, podatke o nastopajočih (vsi nastopajoči na prireditvi, spored izvedenih

del za vse nastopajoče).

Slika 2: Spored izvedenih del za javno izvajanje del na prireditvah



Slika 3: Spored izvedenih del za javno izvajanje del na prireditvah



Izjava – šotor

Podjetje, ki zastopa izposojo šotorov oziroma prireditvene opreme,mora izdati

izjavo, da je šotor a-testiran in v skladu z vsemi potrebnimi predpisi in da ustreza

vsem varnostnim pogojem in zahtevam.

Vse izjave in dovoljenja morajo biti ţigosana in podpisana.

(Priloga št. 3)

Soglasje za uporabo prireditvenega prostora

Pri agenciji Arcus Medica, d. o. o. organizator prireditve Praznik glasbe in veselja v

Preddvoru, ki poteka na prireditvenem prostoru pod šotorom ob Hotelu Bor v

Preddvoru, zaprosi za soglasje, da se uporablja prireditveni prostor, ki je v njihovi

lasti – v lasti Arcus Medica, d. o. o.

OBČINA PREDDVOR

Dvorski trg 10

4205 Preddvor

ARCUS MEDICA, d. o. o.

Industrijska cesta 2 e

6310 IZOLA

Zadeva: SOGLASJE ZA UPORABO PRIREDITVENEGA PROSTORA

Soglašam, da v namene prireditve Praznik glasbe in veselja, ki bo v času od 23. do

25. maja na prireditvenem prostoru pod šotorom ob Hotelu Bor v Preddvoru,

izvajalec prireditve Agencija Media butik, d. o. o. , ki je s strani Občine Preddvor

pooblaščena za izvedbo prireditve, uporablja prireditveni prostor, ki je v naši lasti.

Preddvor, 25. april 2008 Arcus Medica, d. o. o.

Andrej Breznik, direktor

Slika 4: Soglasje za uporabo prireditvenega prostora



Zdravstveni dom Kranj

Izvedbo le-te prireditve je potrebno prijaviti tudi Osnovnemu zdravstvu Gorenjske.

Prijava je videti takole:

Osnovno zdravstvo Gorenjske

Zdravstveni dom Kranj

Gosposvetska ulica 9

(ga. Lili Ţura)

4000 KRANJ

ZADEVA: Izvedba prireditve

Na osnovi včerajšnjega telefonskega razgovora (Lili Ţura – Saša Pivk Avsec) vas

obveščamo, da bo Agencija Media butik, d. o. o., kot pooblaščeni izvajalec

prireditve s strani Občine Preddvor v času od 23. do 25. maja 2008 organizirala

prireditev PRAZNIK GLASBE IN VESELJA – Preddvor 2008 (podroben spored

prireditev vam posredujemo v prilogi).

Obvestilo bomo uporabili v postopku pridobivanja dovoljenja za izvedbo prireditve.

Preddvor, 5. maj 2008 Boštjan Avsec,

direktor

Slika 5: Obvestilo organizatorja prireditve Zdravstvenemu domu Kranj



Ureditev parkirišč

Na spodnji sliki je s svetlo modro barvo označen prostor, ki je v času prireditve

Praznik glasbe in veselja namenjen parkiranju vozil obiskovalcev.

Slika 6: Prikaz ureditve parkirišč



Zbirna prijava – osnove za obračun avtorskega honorarja

V tej prijavi se kot uporabnik vpiše Media butik, d. o. o.. Uporabnik tudi izpolni, kdaj

je prireditev potekala, vrsto prireditve, kraj prireditve, število obiskovalcev, bruto

honorar izvajalcev.

Slika 7: Prijava za obračun avtorskega honorarja



Izjava Toneta Cente – akustika Centa

Pred začetkom prireditve mora svojo izjavo podati tudi odgovorni za postavitev

ozvočenja, saj mora vsa oprema ustrezati določenim standardom.

AKUSTIKA CENTA OZVOČENJE IN OSVETLITEV

Anton Centas.p.

Mali Osolnik 11

1311 TURJAK, Slovenija

Media butik, d. o. o.

Potoče 33

4205 PREDDVOR

IZJAVA

Akustika Centa ozvočenje in osvetlitev Anton Centa s.p. izjavljam, da vsa

uporabljena oprema na prireditvi Praznikglasbe in veselja – Preddvor 2010, ustreza

CE standardu.

Zvočna telesa:

4x EV MTH1 ali PAD-FRM1 vsak bo poganjan z močjo po 350W (wattih) usmerjeno

proti publiki

2x AC SUB138 vsak bo poganjan z močjo po 1800W (wattih) usmerjeno proti publiki

2x EV SX 300 vsak po 300W (wattih) dela ozvočenje postavljeno sredi šotora

6x EV SX250 monitorji, ki so obrnjeni proč od publike vsak po 350 W (wattih)

AKUSTIKA CENTA OZVOCENJE IN OSVETLITEV

Anton CentaS.p.

Mali Osolnik 11

1311 TURJAK

SLOVENIJA

Slika 8: Izjava odgovornega za postavitev ozvočenja



Izjava Danila Šenka o ustreznosti opreme

Pred izvedbo prireditve je potrebno pridobiti tudi izjavo o ustreznosti in tehnični

brezhibnosti opreme.

Varnost: V tej izjavi ADS – EFEKT, d. o. o., izjavlja, da je vsa oprema brezhibno

vzdrţevana in atestirana. Vsa oprema mora biti varno nameščena, tako s fizičnega

kot električnega vidika. Vsa oprema je varovana proti preobremenitvam.

Električni priklop: kot organizatorji smo morali priskrbeti vse potrebno za priklop.

Postavitev: zagotoviti je bilo potrebno vodoravno površino, prav tako je bilo

potrebno zagotoviti tudi fizično zavarovano vodoravno površino za tonsko in

svetlobno reţijo.

ADS-EFEKT d.o.o.

PREDOSLJE 159

SI-4000 KRANJ, SLOVENIJA

OBČINA PREDDVOR ZADEVE: USTREZNOST IN TEHNIČNA BREZHIBNOST OPREME Varnost: Izjavljamo, da je oprema atestirana in brezhibno vzdrţevana. Zavezujemo se, da bo oprema varno nameščena s fizičnega ter električnega vidika od glavnega priklopa naprej. Oprema je elektronsko varovana proti preobremenitvam (kompresorji in limiterji). Za ustrezno neprekinjeno varovanje opreme za ves čas postavitve (tudi v času ko oprema ne obratuje) poskrbi organizator s pooblaščeno varnostno agencijo ter z ustreznimi fizičnimi ovirami (ograje). Ne odgovarjamo za preveliko jakost zvoka na prireditvi. El. priklop: Organizator zagotovi 5-polni 32A (Amper) ali 16A EEC priklop največ 10m oddaljen

od odra. Najmanj 3x16A varovano s počasnimi varovalkami brez diferenčne zaščite. Zagotovljena mora biti napetost med najmanj 3x215 ter največ 3x235V pri polni obremenitvi. V primeru TT električnega sistema, organizator zagotovi ozemljitveno točko, oddaljeno največ 10m od odra.

Postavitev: Organizator na dogovorjenih mestih zagotovi vodoravno površino 2 x 1m za vsak

zvočni steber, dvignjeno od tal najmanj 0,5m ter oddaljeno od publike najmanj za doseg roke. Organizator zagotovi fizično zavarovano vodoravno površino 2 x 2 m na primernem mestu za tonsko in svetlobno reţijo.

ADS-EFEKT, d.o.o.

Danilo Šenk

Slika 9: Izjava o ustreznosti in tehnični brezhibnosti opreme



Izjava za SAZAS

Folklorno društvo Preddvor poda izjavo o izvedbi Folklornega festivala, kjer

obvešča, da so na tem festivalu prikazovali avtohtono ljudsko glasbo in plese iz

našega kraja. V izjavi opozarja tudi, da je sodelovanje prostovoljno in da se ne

izplačuje honorarjev. V izjavi prilaga tudi program festivala, kjer je razvidno, kaj se je

izvajalo.

(Priloga št. 4)

Načrt varovanja prireditve

Varovanje je pred Hotelom Bor v Preddvoru na ograjenem tenis igrišču.

V načrtu varovanja (izvaja ga Rival) je splošno določeno, da se zagotovi varnost

udeleţencem in obiskovalcem, da je zagotovljena varnost premoţenja, opreme,

naprav in drugih sredstev, da se prepreči kazniva dejanja.

V načrtu varovanja je omenjeno, s kakšnim namenom je sluţba varovanja

organizirana, kakšno je zagotavljanje reda na shodih in prireditvah. V načrtu

varovanja je omenjeno tudi, kaj so naloge vodje prireditve. Omenjeni so reditelji,

njihova oprema in njihove naloge.

Omenjeni so tudi tehnični podatki in ocena ogroţenosti (ureditev prireditvenega

prostora).

V načrtu se omenja tudi delovni čas, razporeditev, oprema in naloge varnostnikov.

Na koncu je dodana še priloga – skica prireditvenega prostora, parkirišča za

obiskovalce in kako so razporejeni varnostniki ter reditelji.



PROTOKOL

Da prireditev nemoteno poteka in se ima pregled nad celotnim dogajanjem po

dnevih, se običajno sestavi tudi protokol, ki je tudi prikazan spodaj.

Odgovorne osebe:

Organizacija:

BOŠTJAN AVSEC – 051-697-736

BRANE LIKOZAR – 041-351-234

MARJAN OGRIN – 041-660-369

SAŠA PIVK AVSEC – 051-697-736

Ţupan občine Preddvor Miran Zadnikar – 041-639-210

Direktor Hotela Bor Andrej Breznik -041-678-654

Deţurni električar

Ozvočenje:

Brane Tičar: 041-734-071

Dado:041-711-848

Centa Tone (041-681-957)

Varnostna in redarska sluţba:

Predsednik PGD Poljane Metod Slabe (041-984-981)

Programski del:

Gašperji (Robert Primoţič – 031-611-195)

Mednarodni folklorni festival (Damjan Kovačič – 040-273-118)

Večer šansonov (Romana Krajnčan – 041-686-795)

Donald Trumpet (041-338-775)

Pihalni orkester MO Kranj (Joţe Nunar – 041-606-839, 051-659-702 ali Saša Jeraj –

041-463-626, 041-584-208)

Alpski muzikantje (Joţe Nunar – 041-606-839, 051-659-702)

Ptujski festival (Zdravko Gerţina 041-616-603, Joţe Bračič 041-669-305)

Ans. Braneta Klavţarja – (041-785-319 ali Romana Cafuta 041-503-298)



TOREK, 13. MAJ

- start reklamnih oglasov na Radiu Kranj

- cel mesec ţe tečejo objave v Gorenjskem glasu in edicijah

PETEK, 16. MAJ

- plakatiranje

- raznos zloţenk po Gorenjski

- ob 9.15 – generalna predstavitev prireditve v programu Radia Kranj – v ţivo

- od 13. do 16. – prisotnost na stojnici v Mercator centru Šiška

SOBOTA, 17. MAJ

- plakatiranje

- reklamni pano na tenis igrišču pred Hotelom Bor

NEDELJA, 18. MAJ

- predstavitev na Radiu Gorenjc – 14.00

PONEDELJEK, 19. MAJ

- vabila gostom in narodnim nošam

- še enkrat obvestila medijem

- reklamni pano kriţišče Preddvor-Potoče

- priprava za tisk glasovnic za predizbor

- dokončen vrstni red nastopajočih na predizboru

- pogodba za Ptujski festival

- predstavitev na ORF Celovec – 12.15

- predstavitev na Radiu Triglav Jesenice – po 19.00

- predstavitev na TV Petelin – 20.00

- predstavitev na radiu Kranj: Gašperjev večer (Robi Primoţič + Brane Tičar)

ob 12.45

TOREK, 20. MAJ

- predstavitev na radiu Kranj:Pihalni orkester MO Kranj (Joţe Nunar) ob 18.45

- prisotnost na stojnici Mercator center Primskovo od 17.00 do 19.00

- dostava šotora

SREDA, 21. MAJ

- predstavitev na Radiu Slovenija – dopoldne

- predstavitev na radiu Kranj:Mednarodni folklorni festival (Damjan Kovačič)

ob 16.15

- gost poročil na Gorenjski televiziji ob 15.40 (Saša)

- postavljanje šotora - Cifra



ČETRTEK, 22. MAJ

- predstavitev na Radiu Odmev ob 18.00

- predstavitev na Radiu Sora ob 19.00

- predstavitev na radiu Kranj:Večer šansonov (Romana Krajnčan) ob 13.30

- ureditev teniške hiše

- gostinski del Arvaj:

1 jurček zunaj,

6 pip, 3 avtomati,

predpasniki, pladnji, pulti, hladilniki,

kozarci, rolo prti, majice, kape,

transparenti Union in Arvaj,

kontejner,

prva novica z izjavami kot povabilo v vse medije

PETEK, 23. MAJ

- predstavitev na radiu Kranj: javljanje v program radia Kranj ob 18.15

INFO TOČKA

Dogajanje v šotoru:

- namestitev klopi ob 13. uri

- okrasitev odra, scena – dopoldne (Kozjek)

- postavitev šankov – dopoldne (Arvaj)

- namestitev transparentov – dopoldne (Brane &co)

- namestitev zastav – dopoldne Josip

- lociranje parkirišč – dopoldne (ekipa)

GAŠPERJEV VEČER:

- postavitev ozvočenja: Brane Tičar ob 15. uri

- luči: Brane Tičar

- generalka: ob 18. uri

- garderoba: hiša ob tenis igrišču oz. Turistična poslovalnica

- scenarij: Saša P. Avsec

- stol za kitarista

- miza za prodajo CD

- roţe za nastopajoče: Občina Preddvor

- govor sponzorja večera: KGZ Sloga Roblek

- govor ţupana občine Preddvor Mirana Zadnikarja

- boni za nastopajoče: 7 Gašperji+ 5 Ta stari Gašperji + 12 Folklorna skupina

- panoji za razstavo Gašperjev : Brane Tičar

- fotograf: Milan Savič

- vabila gostom: Saša

- torta: prevzemi do 17. ure Mignon

Rezervacije: 3 mize Občina Preddvor, 1 miza KGZ Sloga, 1 miza Venera shop



Redarska in varnostna sluţba

- nočna straţa

Mediji

- novica o dogodku na vse medije: ob 13.00 poslano vsem

SOBOTA, 24. MAJ

Mediji

- novica o končanem petkovem dogodku na radio Kranj in ostale medije

- javljanje v program radia Kranj ob 18.15

Folklorni festival

- garderoba za Folklorni festival: Osnovna šola Preddvor

- sprejem folkloristov na ploščadi pred Hotelom Bor

- slovenska in evropska himna

- pozdrav ţupana folkoristom

- nagovor skupinam v dveh jezikih

Program v šotoru:

- ozvočenje: Darko Kovačič

- mikrofon da visi s stropa dol

- luči: posodi Centa (prevzem v Festivalni dvorani)

- boni za nastopajoče: Damjan

- šolski zbor: klavir in stopnice prinesejo in odnesejo s seboj

Aktivnosti generalnega pokrovitelja

Rezervacije: 3 mize Adriatic

Večer šansonov:

- generalka

- ozvočenje: Dado

- garderoba: Hotel Bor

- šopki za nastopajoče: Media butik

- govor direktorja Hotela Bor Andreja Breznika in govor direktorja Adriatika

Francija Strniše

- večerja: Grad Hrib

Nastop Donald Trumpet:

- ozvočenje: nimajo

- garderoba: hišica

- boni za prehrano



NEDELJA, 25. MAJ

Mediji:

- javljanje v program radia Kranj ob 7.45 in 18.15

- novica o sobotnem dogajanju na vse medije

Ptujski festival:

- generalka ob 11.15

- boni za nastopajoče in strokovno komisijo

- prodaja glasovnic: Anica Gorza

- nagrade za izţrebane kupce glasovnic

- pokal za nagrado občinstva: Media butik

Nastop pihalnih godb:

- priprava klopi pod odrom

- boni za nastopajoče

Alpski muzikantje:

- ozvočenje: Centa

- generalka: po generalki za Ptujski festival


Veselica z ansamblom Braneta Klavţarja

- ozvočenje: Centa




Obveščanje javnosti

Znano je, če mediji ne poročajo o dogodku, ga ni bilo, zato se pri obveščanju

javnosti vključi besedno in avdiovizualno gradivo. Objavise ga na spletni strani,

pošlje po navadni ali e-pošti, predstavise ga tudi na novinarski konferenci.

Sporočila za javnost naj bodo res javna. Oglaševanje je najbolj tradicionalno orodje

trţno-komunikacijskega spleta.

Slika 10: Plakat za obveščanje javnosti z navedeno vsebino in sponzorji



Slika 11: Plakat s skrajšano vsebino prireditve



4 PREDLOGI

Pred zaključkom diplomske naloge navajam vse kar mora organizator prireditve

napraviti in še nekaj predlogov, ki so organizatorju v pomoč pri izvedbi prireditve.

Pri izvedbi prireditve je potrebno:

- prireditev prijaviti SAZAS – u (v njem se navede, kako se bo imenovala ta

prireditev, napiše se čas in trajanje prireditve ter izvajalce),

- pridobiti dovoljenje občine, da lahko prireditev izpeljemo,

- prireditev prijaviti na pristojni upravni enoti,

- pridobiti izjavo podjetja, ki izposoja šotore, če ga seveda na prireditvi

uporabljamo,

- pridobiti soglasje lastnika prireditvenega prostora,

- prireditev prijaviti zdravstvenemu domu,

- zagotoviti zadostno število parkirišč,

- izpolniti zbirno prijavo za obračun avtorskega honorarja,

- pridobiti izjavo odgovornega za ozvočenje in osvetlitev,

- pridobiti izjavo odgovornega za ustreznost opreme.

Navajam še nekaj predlogov, ki organizatorju olajšajo izvedbo prireditve:

- da prireditev poteka brez kakršnih koli izgredov, potrebujemo varovanje le-te,

- priporočljivo je tudi, da se sestavi protokol prireditve, saj si s tem olajšamo

delo in poskrbimo za nemoten potek prireditve,

- ker ţelimo, da se prireditve udeleţi čim več obiskovalcev, poskrbimo za čim

boljšo obveščenost javnosti.

Pri organizaciji in izvedbi prireditve bodimo pozorni na naslednje:

- ne spreminjajmo poteka prireditve zadnji trenutek, tako namreč vnašamo

med sodelujoče nervozo in nelagodje, ki ne koristita nikomur;

- organizator mora biti vsaj uro pred prireditvijo na prizorišču;

- naj bodo trenutki pred začetkom kar se da sproščeni, brez treme pa tudi

profesionalci niso.



5 ZAKLJUČEK

Pri izdelavi diplomske naloge sem ugotovila, da je organizacija prireditev prava

umetnost in da le-ta postaja vse pogostejša in pomembnejša. Poleg popolne

organizacije in koordinacije vseh vpletenih vsaka prireditev zahteva svojo strategijo

in energijo.

Ugotovila sem tudi, da prireditev pomeni neke vrste predstavo, organizacija pa

predstavlja njeno reţijo. Dobre predstave so tiste, ki pustijo globok pečat, o njih se

še dolgo govori; postanejo organizatorjev novi navdih. Navdih pa pričarajo

podrobnosti, ki jih opazijo vsi, podrobnosti, ki prireditev naredijo posebno.

Za organizacijo prireditve poskrbimo od začetka do konca – to pomeni, da od idejne

zasnove prireditve oblikujemo tudi vse komplementarne elemente.

Dobra prireditev predstavlja navdih!

V tej diplomski nalogi sem razjasnila najosnovnejše pojme, ki se nanašajo na

organizacijo prireditve. Rečem lahko, da se moramo dobro organizirati, kadar

ţelimo, da bi s čim manj sredstvi, ljudmi in v najkrajšem času za optimalno ceno, pri

največji stopnji varnosti za izvajalce, obiskovalce in organizatorje, pri minimalni

stopnji uničenja ali poškodovanja tehnike in okolja dosegli zastavljeni cilj.

Kadar sem prisotna na prireditvi v domačem kraju, opaţam, da obiskovalci

zadovoljni zapuščajo prizorišče prireditve. Smo zadovoljni tudi mi, organizatorji? Res

da nam je padlo breme z ramen, da je treba pospraviti ali pospremiti goste,

poklepetati z nastopajočimi in gosti na pogostitvi, a vseeno je potrebno še isti dan

zabeleţiti, kaj je bilo narobe oziroma morebitne pomanjkljivosti. Pri naslednji

prireditvi bo vse veliko laţje.



LITERATURA IN VIRI

Ţbogar, K. (2010). Kako organizirati prireditev. Škofja Loka: LTO Blegoš.

Vihar, L. (1987). Organizacija prireditve. Ljubljana: RK ZSMS.

Petrovič, N. (2006). Kako pripravimo prireditev. Ptuj: Zveza kulturnih društev

Bubnič, E. (2009). Dogodek od A do Ţ: priročnik za organizacijo in vodenje

dogodkov. Ljubljana: Planet GV.

SPLETNI VIRI

http://www.media-butik.si/

http://www.gr-i.si/organizacija-prireditev-dogodkov-sejmov-seminarjev-posvetov-

kongresov-konferenc-novoletnih-zabav-druzabnih-srecanj/

http://www.teater.si/si/ponudba/organizacijadogodkov/

http://www.eventi.si/

http://www.bomark.si/organizacija-dogodkov.html

http://www.enki.si/organizacija_dogodkov

http://www.tntevents.net/default.asp?mID=sl&pID=dogodki

http://www.media-butik.si/

http://www.gr-i.si/organizacija-prireditev-dogodkov-sejmov-seminarjev-posvetov-kongresov-konferenc-novoletnih-zabav-druzabnih-srecanj/

http://www.gr-i.si/organizacija-prireditev-dogodkov-sejmov-seminarjev-posvetov-kongresov-konferenc-novoletnih-zabav-druzabnih-srecanj/

http://www.teater.si/si/ponudba/organizacijadogodkov/

http://www.eventi.si/

http://www.bomark.si/organizacija-dogodkov.html

http://www.enki.si/organizacija_dogodkov

http://www.tntevents.net/default.asp?mID=sl&pID=dogodki



PRILOGE

Priloga 1:Dovoljenje Občine Preddvor za uporabo zvočnih naprav

Priloga 2: Obrazec – prošnja za dovolitev javne prireditve

Priloga 3: Izjava podjetja PEMA EVENTS

Priloga 4: Izjava za SAZAS











Documents

LOGISTIKA PRI ORGANIZIRANJU IN VODENJU PRIREDITEV · 2018-04-11 · pomembna poslovna prireditev, ali pa večje zabavne prireditve. Dobro organizirana in vodena oz. izpeljana prireditev