LIETUVOS VYRIAUSIOJO ARCHYVARO TARNYBOS

ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ VALDYMO KOMISIJA

POSĖDŽIO PROTOKOLAS

2017-02-09 Nr. (1.41 E) V6-71

Vilnius

Posėdis įvyko 2016 m. gruodžio 13 d. 9 val. Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyboje.

Posėdžio pirmininkė – Elektroninių dokumentų valdymo komisijos (toliau – EDVK) pirmininkė

Daiva Lukšaitė.

Protokolą rašė Aistė Somkinė.

Dalyvavo EDVK nariai Daiva Lukšaitė, Ilona Nečiporenkienė, Asta Jankauskienė, Antanas

Mitašiūnas, Vaidotas Ramonas, Vilija Motiekienė, Arūnas Marcinkevičius, Asta Balevičiūtė, Darius

Zabotka.

Kiti dalyviai: Lietuvos vyriausiasis archyvaras Ramojus Kraujelis, Vytautas Krasauskas

(Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerija), Nerijus Jankauskas (UAB „BSS IT“), Zita

Jakimavičienė (AB „Swedbank), Romualdas Budriūnas (UAB „Affecto Lietuva“), Kipras Gerbutavičius

(UAB „Idamas“), Jonas Kupinas (UAB S4ID), Ramunė Braukaitė (UAB iSense Technologies), Jaroslav

Gil (Asociacija „Infobalt“), Petras Petkus (UAB „Mitsoft“), Sonata Lapienienė (Vilniaus apskrities

archyvas), Neli Rambynienė (Vilniaus apskrities archyvas), Danutė Kontrimavičienė (Lietuvos valstybės

naujasis archyvas), Simona Motiejūnienė (Lietuvos valstybės naujasis archyvas), Irma Dagė (Lietuvos

vyriausiojo archyvaro tarnyba), Aistė Somkinė (Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba), Jonas Juškys

(UAB Asseco Lietuva), Kristina Petrylė (UAB „DocLogix), Saulius Kvedaravičius (VĮ Registrų centras),

Igor Voitiulevič (Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba).

DARBOTVARKĖ:

1. ADOC-V3.0 ir PDF-LT-V2.0 specifikacijų projektai (esminiai specifikacijų pakeitimai,

svarstytini ADOC-V3.0 specifikacijos plėtinio/pavadinimo variantai) bei kitos oficialiųjų elektroninių

dokumentų specifikacijų alternatyvos.

2. Registrų, valstybės informacinių sistemų, kitų informacinių sistemų archyvinės vertės

duomenų perėmimo į valstybės archyvus modelio kūrimas.

3. Elektroninių parašų OID naudojimo poreikis, numatant tvirtinti PDF-LT-V2.0 specifikacijos

projektą.

4. Kiti einamieji klausimai.

2

1. SVARSTYTA. ADOC-V3.0 ir PDF-LT-V2.0 specifikacijų projektai (esminiai specifikacijų

pakeitimai, svarstytini ADOC-V3.0 specifikacijos plėtinio/pavadinimo variantai) bei kitos oficialiųjų

elektroninių dokumentų specifikacijų alternatyvos.

Vaidotas Ramonas (1 priedas) pristatė Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2016 m. rugpjūčio 10 d.

įsakymu Nr. (1.3 E)VE-81 „Dėl darbo grupės sudarymo“ sudarytos darbo grupės parengtus oficialiųjų

elektroninių dokumentų specifikacijų ADOC-V2.0 ir PDF-LT-V1.0 naujų versijų projektus. Pranešėjas

nurodė šiuos esminius pakeitimus, atliktus rengiant ADOC-V3.0 specifikacijos projektą: 1)

specifikacijos projektas suderintas su Europos telekomunikacijų standartizacijos instituto (ETSI)

atnaujintomis standartų versijomis, kurios dar turėtų būti nurodytos Europos Parlamento ir Tarybos

reglamento (ES) Nr. 910/2014 dėl elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo

užtikrinimo paslaugų vidaus rinkoje (eIDAS) įgyvendinamajame akte (EN) 2015/1506; 2) aprašyta

galimybė naudoti elektroninius spaudus; 3) įvedamas specifikacijos redakcijos numeris, skirtas gauti

informaciją apie naudojamus algoritmus; 4) specifikacija papildoma reikalavimu, kad elektroninis

parašas, kuris apsaugo registravimo arba gauto dokumento registravimo metaduomenis, kartu turi

apsaugoti ir pagrindinio dokumento rinkmeną bei visų priedų rinkmenas; 5) įrašyta nuostata, jei

elektroninio dokumento pasirašymo ar tvirtinimo paskirties parašas apsaugo ir pridedamo elektroninio

dokumento rinkmeną, tai nelaikoma šio pridedamo elektroninio dokumento pasirašymu ar tvirtinimu; 6)

pakeisti reikalavimai saugiai elektroninio parašo formavimo sistemai; 7) pakeisti elektroninių parašų

kūrimo ir tikrinimo reikalavimai; 8) aprašyti reikalavimai ASIC konteineriui, kuris galėtų būti

konvertuojamas į ADOC-V3.0; 9) pakeisti reikalavimai pakuotės plėtiniui specifikacijų projektuose.

Pranešėjas V. Ramonas pristatė šiuos specifikacijos PDF-LT-V2.0 projekte atliktus esminius

pakeitimus: 1) specifikacijos projektas suderintas su jau minėto ETSI atnaujintais standartais; 2) aprašyta

galimybė naudoti elektroninius spaudus; 3) numatyta, kad pakuotės rinkmena gali būti PDF/A-2 arba

PDF/A-3 (bet be „įtraukiamų“ failų); 4) numatyta galimybė nurodyti originalaus parašo duomenis

kopijoje; 5) įvedamas specifikacijos redakcijos numeris, skirtas gauti informaciją apie naudojamus

algoritmus; 6) pakeisti reikalavimai saugiai elektroninio parašo formavimo sistemai; 7) pakeisti

elektroninių parašų kūrimo ir tikrinimo reikalavimai.

Pranešėjas nurodė, kad Lietuvos vyriausiojo archyvaro sudarytai darbo grupei, rengiant

specifikacijų projektus, nepavyko prieiti vieningos nuomonės dėl specifikacijos ADOC-V3.0 plėtinio.

Tarptautinis standartas ETSI EN 319 162-1 V1.1.1 „Associated Signature Containers (ASiC); Part 1:

Building blocksand AsiC baseline containers” (toliau – ETSI standartas), kuriuo remiantis rengiamas

ADOC-V3.0 specifikacijos projektas, reikalauja, kad plėtinys būtų *.asice. V. Ramonas pristatė tris

3

darbo grupės svarstytas alternatyvas: 1) ADOC rinkmenos plėtinys gali būti tik *.asice; 2) ADOC

rinkmenos plėtinys gali būti tik *.asice arba *.adoc; rekomenduotinas plėtinys *.asice; 3) ADOC

rinkmenos plėtinys gali būti tik *.adoc arba *.asice; rekomenduotinas plėtinys *.adoc. Darbo grupė siūlo

atsisakyti 2 alternatyvos ir toliau svarstyti tik 1 ir 3 alternatyvas. Pranešėjas trumpai

pristatė pagrindinius šių alternatyvų pasirinkimo teigiamus bei neigiamus aspektus ir pakvietė posėdžio

dalyvius diskusijai.

V. Krasausko nuomone, reikalinga vadovautis ETSI standartais ir todėl aptariamas plėtinys

galėtų būti – *.asice. Jei svarstomi kiti plėtiniai, tai reiškia, kad svarstome ar tiesiogiai vadovautis

standartais ar ne.

V. Ramonas pasakė, kad įgyvendinat eIDAS reglamento 27 straipsnio 5 dalį, Europos Komisija

2015 m. rugsėjo 8 d. patvirtino sprendimą (ES) 2015/1506. Šiuo sprendimu nustatomos pažangiųjų

elektroninių parašų ir pažangiųjų spaudų formatų, kuriuos turi pripažinti viešojo sektoriaus įstaigos,

specifikacijos. Jei Europos Komisija atnaujins (ES) 2015/1506 sprendimą (kaip buvo pranešta anksčiau),

nurodydama naujus standartus, tai ADOC-V3.0 ir PDF-LT-V2.0 projektai atitiks naujame sprendime

nurodytas specifikacijas, tačiau nustatys papildomus (leistinus) reikalavimus (pvz.,

privalomus metaduomenis, griežtą struktūrą, sąsajų aprašus ir pan.).

V. Krasauskas paklausė, ar siunčiamą „lietuvišką“ *asice galės atverti užsienio valstybių

institucijos ir ar neturėsime joms pateikti papildomų priemonių.

V. Ramono nuomone, užsienio valstybių institucijos „lietuviškus“ elektroninius dokumentus

turėtų priimti, tačiau nepatikrins ir negalės peržiūrėti mūsų specifinių dalių, t. y. atvers tik turinį ir

elektroninius parašus. Kartu pastebėta, kad analogiška situacija būtų ir Lietuvoje gavus kitų šalių

dokumentus, juos tikrinant su programinėmis priemonėmis, apsiribojančiomis tik atitikties Europos

Komisijos sprendime (ES) 2015/1506 nurodytų specifikacijų reikalavimams tikrinimu.

V. Krasauskas dar kartą atkreipė į dėmesį į tai, kad kurdami ADOC-V3.0 specifikaciją ir

pasirinkdami naudoti plėtinį *asice, iškart leidžiame suprasti, kad elektroninis dokumentas parengtas

vadovaujantis ETSI standartais, o pasirinkdami naudoti plėtinį *adoc – tarsi sukuriame savo lietuvišką

standartą. Standartas tam ir skirtas, kad visos įstaigos galėtų matyti bazinius (pagrindinius) elektroninių

dokumentų elementus. Vartotojui svarbus turinys, o ne plėtinys. V. Krasausko nuomone, teiginiai, kad

vartotojai yra pripratę naudoti elektroninius dokumentus su *adoc plėtiniu ir įpročiai gali lemti

nesusipratimus, nėra teisingas. Vartotojui svarbiausia, kad būtų sukurtos priemonės, kurios leistų

perskaityti (atverti) dokumentą.

4

D. Lukšaitė pasiteiravo, kurią alternatyvą palaikytų V. Krasauskas ir kartu ji pastebėjo, ar

apskritai yra reikalinga lietuviška unikali elektroninių dokumentų struktūra. V. Krasauskas pasakė, kad

lietuviško standarto nereikėtų, pakaktų vadovautis tarptautiniais standartais.

R. Kraujelis atkreipė dėmesį, kad diskusijų šiuo klausimu buvo daug. Buvo svarstyta, ar naudoti

tik pagal tarptautinį standartą sukurtus elektroninius dokumentus be lietuviškų specifinių reikalavimų

(struktūros, metaduomenų), ar išlaikyti nacionalinį plėtinį, kurio siunčiant elektroninius dokumentus į

kitas Europos valstybes nepakaktų. LVAT vadovas paragino posėdžio dalyvius pareikšti nuomonę, kad

būtų galima priimti kuo platesniam ratui tinkamą sprendimą. R. Kraujelis atkreipė dėmesį į tai, kad

pasirinkus tik tarptautinio standarto taikymo kelią, turėtų keistis ir dokumentų valdymo sistemos ir

suabejojo ar tokiam pasikeitimui esame tinkamai pasiruošę, taip pat reikėtų daug daugiau dėmesio skirti

mokymų ir edukacijos sričiai.

A. Mitašiūnas pasakė kad ETSI standartas apibrėžia konteinerį, o ADOC specifikacija –

elektroninius dokumentus. Svarstydami alternatyvas, neteisingai traktuojame ir gretiname techninį ir

teisinį artefaktus. Jo nuomone, kiekviena ES šalis turi teisę pasakyti, kas yra elektroninis dokumentas.

Apsiribojimas konteinerio sąvoka reiškia automatinių procedūrų atsisakymą, metaduomenų atsisakymas

lemtų turinio formatų apibrėžimo atsisakymą, o tai lemia ir vizualizacijos atsisakymą. pastarosios

atsisakymas reikštų kvalifikuoto parašo atsisakymą, nes elektroninio parašo esmė – patvirtinti matomus

duomenis, o norint juos pamatyti turinio formatas yra būtinas. Taip sugriūtų visa sistema. Iš Europos

norime paimti techninį formatą – konteinerio formatą, parašų formatą ir jų pagrindu konstruojam teisinį

artefaktą, kuris apibrėžiamas specifikacija.

V. Krasauskas pakartojo savo klausimą, ar kuriant specifikacijos ADOC-V3 projektą,

vadovaujamasi ETSI standartu ar ne, nes šiame standarte yra reikalavimas naudoti *asice plėtinį. V.

Krasauskas sutiko su A. Mitašiūno nuomone, kad elektroninio dokumento specifikacijos projekte yra

nurodyti formatai ir aprašyti elektroniniai dokumentai, o konteineris – aptartas ETSI standarte.

A. Mitašiūnas pasakė, kad jis pasisako už trečiąją alternatyvą. Elektroniniams dokumentams,

kurie privalomi Lietuvoje yra numatytas pavadinimas „adoc“, nes Lietuvoje dirbama su metaduomenis

ir su turinio formatais. Kitos šalys, gavusios pagal ADOC specifikaciją parengtus elektroninius

dokumentus, galės perskaityti tiek, kiek apibrėžta ETSI standarte. Ir tai nėra problema, kadangi ADOC

specifikaciją atitinkantys elektroniniai dokumentai tuo pat metu atitinka ir *asice konteinerio standartą,

ir to pakanka.

5

R. Kraujelis pasiteiravo, kokios problemos kiltų jei būtų nuspręstą praktikoje realizuoti dviejų

plėtinių naudojimą, t. y. vienoks plėtinys būtų naudojamas šalies viduje liekantiems dokumentams, o

kitas – siunčiamiems į užsienį.

D. Lukšaitė pasakė, kad aptariamu atveju sprendimą dėl plėtinio turėtų priimti dokumento

rengėjas.

J. Gil paminėjo, kad pasirinkus tiek vieną, tiek kitą variantą techniškai dokumentų valdymo

sistemose reikės realizuoti tokias pačias funkcines galimybes. Jo nuomone, vartotojams svarbi tinkama

programinė įranga, o ne elektroninio dokumento formatas.

R. Budriūno nuomone, Lietuvoje tikslinga kurti adoc formato elektroninius dokumentus su

griežtesne struktūra ir reikalingais metaduomenimis. R. Budriūnas palaiko trečiąją alternatyvą.

NUTARTA. Posėdžio dalyviai labiau palaikė trečiąją pasiūlytą alternatyvą, elektroniniams

dokumentas kuriamiems remiantis ADOC specifikaciją plėtinį naudoti *.adoc

2. SVARSTYTA. Registrų, valstybės informacinių sistemų, kitų informacinių sistemų archyvinės

vertės duomenų perėmimo į valstybės archyvus modelio kūrimas.

D. Lukšaitė (2 priedas) pristatė antrąjį posėdyje svarstytą klausimą: kaip archyvai turėtų ar

neturėtų reaguoti į skaitmeninę informaciją ir jos kiekius, kurią sukuria viešojo sektoriaus institucijos.

LVAT nuomone, valstybės archyvai galėtų kaupti ne tik įstaigose sudaromus dokumentus kaip atskirus

objektus, bet ir valstybinių informacinių sistemų informaciją (duomenis). Valstybės archyvai

apibrėždami savo veiklos objektą ir tikslą pabrėžia, kad jų tikslas yra sukaupti informaciją. Archyvų

veiklos objektas: duomenys, veikla, procesas. Daugelis nacionalinių archyvų orientuojasi į informacijos

kaupimą. Mūsų šalies valstybės archyvai šiuo metu stengiasi sukaupti ir išsaugoti dokumentus tokia

forma, kokia jie buvo sukurti, neturime teisės keisti jų formos. Tačiau yra ir tokių užsienio valstybių

pavyzdžių, kai į šią problemą žvelgiama lanksčiau. Pavyzdžiui, vaizdo ir graso dokumentus archyvai turi

kaupti ir saugoti tokia forma, kokia jie buvo sukurti, nors daugelis formatų, kuriais tokio pobūdžio

dokumentai yra sukuriami, nėra tinkami ilgalaikiam saugojimui. Pranešėja nurodė, kad požiūris į

elektroninius dokumentus užsienyje nėra vienodas. Mūsų šalyje laikomasi požiūrio, kad elektroninį

dokumentą sudaro turinys, metaduomenys ir elektroniniai parašai. Tačiau yra šalių, kurioms svarbiausi

elektroninio dokumento elementai yra tik turinys ir metaduomenys. Nėra siekiama kaupti galiojančių

elektroninių parašų ar nesiekiama užtikrinti tokių parašų galiojimo įrodymų. D. Lukšaitė paminėjo, kad

nacionaliniai archyvai taip pat turi skirtingus įgaliojimus kalbant apie valstybines informacines sistemas

ir registrus, ką jie gali perimti saugojimui, ko negali perimti. Pastebėtina, kad yra nacionalinių archyvų,

6

kurie nurodo teisinį kelią ir techninius būdus, kaip įstaigos turi perduoti informaciją archyvams. neretai

taikomi ir kitokie saugojimo būdai.

D. Lukšaitė nurodė, kad LVAT 2017 m. turi pateikti sprendimą kaip įstaigos galėtų atsisakyti

bent jau trumpai saugomų popierinių dokumentų ir vietoj jų saugoti dokumentų skaitmenines kopijas.

Galimas techninis sprendimas siejamas su jau minėtos Lietuvos vyriausiojo archyvaro sudarytos darbo

grupės PDF-LT_V2.0 projekte numatytais sprendiniais. Įstaigos, įvertinusios ekonominę ir kitą veiklos

naudą, galėtų atsisakyti trumpai saugomų popierinių dokumentų ir vietoj jų saugoti skaitmenines

dokumentų kopijas – tai sietina su dokumentų saugojimu kita forma, nei jie buvo sukurti.

Pranešėjos nuomone, žiūrint į ateitį, kylą klausimas, kas laikytina archyvų saugojimo objektu.

Matoma – įstaigos veikla atspindima ne tik dokumentuose, bet ir valstybės informacinėse sistemose ar

kitose sistemose, skirtose ne vidaus administravimo funkcijoms vykdyti. LVAT numato peržiūrėti teisinį

reguliavimą, inicijuoti Dokumentų ir archyvų įstatymo, Valstybės informacinių išteklių įstatymų

pakeitimus, taip pat pasiūlyti modelį, kaip valstybės archyvai teisiškai ir technologiškai galėtų perimti

archyvinės vertės turinčią valstybės informacinių sistemų ir registrų informaciją. Šiuo aspektu svarbu

sužinoti ekspertų nuomonę. kokie techniniai sprendimai galėtų būti pasirinkti.

J. Kupinas pasakė, kad šiuo metu įstaigos skatinamos kurti kuo mažiau dokumentų,

o kuo daugiau informacijos kurti duomenimis, nes duomenis apdoroti ir saugoti paprasčiau ir lengviau.

Pagrindinis dalykas norint perimti informacinių sistemų duomenis – reikalingų duomenų nustatymas,

kokie duomenys yra svarbūs ir reikalingi ilgalaikiam saugojimui. Techninio sprendimo modelio kaip

saugoti duomenis nėra. J. Kupino nuomone, svarstytina galimybė įstaigoms, kurios naudoja valstybės

informacines sistemas, taikyti prievolę svarbius duomenis konvertuoti į reikalingus formatus.

V. Ramonas pasakė, kad dalyvavo E-Ark projekto baigiamajame renginyje, kuriame, be kita ko,

pristatytas ir duomenų bazių elektroninių įrašų archyvavimo klausimas. Šio projekto apimtyje sukurtos

duomenų perdavimo paketo (SIP), saugojimo paketo (AIP) ir pateikimo – vizualizavimo paketo (DIP)

specifikacijos, taip pat sukurta SIARD specifikacija, skirta būtent duomenų bazių įrašų archyvavimui.

Greta specifikacijų sukurtos ir atviro kodo programinės priemonės.

D. Lukšaitė pasakė, kad minėtame DLM forumo vykdytame projekte dalyvavo septynių šalių

nacionaliniai archyvai, turintys patirties kaupiant valstybinių informacinių sistemų ir registrų duomenis.

NUTARTA. EDVK komisijos nariams pateikti savalaikę informaciją apie LVAT numatomus

sprendimus, susijusius su registrų, valstybės informacinių sistemų, kitų informacinių sistemų, skirtų ne

vidaus administravimo funkcijoms vykdyti, duomenų perdavimo į valstybės archyvus modelio kūrimu.

7

3 SVARSTYTA. Elektroninių parašų OID naudojimo poreikis, numatant tvirtinti PDF-LT-V2.0

specifikacijos projektą.

Pranešėjas V. Ramonas (1 priedas) nurodė, kad pagal PDF standarto ir CAdES elektroninio

parašo formato reikalavimus, elektroninio parašo ar spaudo paskirtys turi būti nurodytos naudojant

objektų identifikatorius. Siekiant tvirtinti PDF-LT-V2.0 projektą, būtina turėti objektų identifikatorius

kiekvienai lietuviškai parašo/spaudo paskirčiai, naudojamai pasirašant/tvirtinant elektroninius

dokumentus. Nuoseklu, kad kyla klausimas, kokia įstaiga Lietuvoje galėtų būti nurodyti ir rūpintis

objektų identifikatorių priskyrimu įstaigoms.

D. Lukšaitė pasakė, kad LVAT galėtų tapti koordinuojančia įstaiga, tačiau aptariamas klausimas

labiau susijęs su elektroninių parašų techniniais apsektais, už kuriuos Lietuvoje šiai dienai vienos

atsakingos įstaigos nėra.

V. Krasauskas pasakė, kad elektroninio parašo politiką formuojanti įstaiga yra Lietuvos

Respublikos susisiekimo ministerija. Jei LVAT šios problemos nespręs, tai gali atsirasti tokių įstaigų,

kurios už šią paslaugą ims pinigus.

R. Kraujelis pasakė, kad šiuo atveju reikėtų oficialiai kreiptis į Lietuvos Respublikos susisiekimo

ministeriją ir Vyriausybę ir pateikti siūlymą dėl šio klausimo sprendimo.

D. Lukšaitė apibendrino posėdžio metu aptartus klausimus ir pasakė, kad archyvai nėra statiški,

jie jau dabar yra kitokie nepaisant jų galimybių, ir matoma, kad iššūkiai tiek teisinio reglamentavimo tiek

techninio infrastruktūros kūrimo prasme labai dideli, tiek kalbant kaip reikia elgtis šiandien ir kokius

sprendimus priimti dėl tolimesnio kelio pasirinkimo, galvoti kokių valstybės mastu finansinių ir

žmogiškųjų sąnaudų reikės ateityje.

NUTARTA. LVAT parengti raštą, adresuotą Lietuvos Respublikos susisiekimo ministerijai ir

pasiteirauti nurodytos ministerijos nuomonės, kaip Lietuvoje turėtų būti sprendžiamas elektroninių

parašų objektų identifikatorių suteikimo klausimas.

Posėdžio pirmininkė Daiva Lukšaitė

Protokolą rašė Aistė Somkinė

1 priedas

ADOC-V3.0 ir PDF-LT-V2.0 specifikacijų

projektai ir likę atviri klausimai

ADOC ESMINIAI PAKEITIMAI

Atlikti pakeitimai, kad specifikacija būtų suderinta su naujausiomis standartų versijomis (dar nenurodytomis (EN) 2015/1506

sprendime);

Aprašyta galimybė naudoti elektroninius spaudus;

Įvedamas specifikacijos redakcijos numeris, skirtas gauti informaciją apie naudojamus algoritmus;

Papildyta reikalavimu, kad parašas, kuris apsaugo registravimo arba gauto dokumento registravimo metaduomenis, turi kartu

apsaugoti ir pagrindinio dokumento rinkmeną bei visų priedų rinkmenas;

Papildyta nuostata, kad jei elektroninio dokumento pasirašymo ar tvirtinimo paskirties parašas apsaugo ir pridedamo

elektroninio dokumento rinkmeną, tai nelaikoma šio pridedamo elektroninio dokumento pasirašymu ar tvirtinimu;

Keičiami reikalavimai saugiai elektroninio parašo formavimo sistemai;

Keičiami reikalavimai elektroninių parašų kūrimui ir tikrinimui;

Aprašyti reikalavimai ASIC konteineriui, kuris galėtų būti konvertuojamas į ADOC-V3.0;

Keičiami reikalavimai pakuotės plėtiniui (dar galutinis sprendimas nepriimtas ar leisti naudoti *.adoc ir *.asice ar tik *.asice

plėtinį);

...

PDF-LT ESMINIAI PAKEITIMAI

Atlikti pakeitimai, kad specifikacija būtų suderinta su naujausiomis standartų versijomis (dar

nenurodytomis (EN) 2015/1506 sprendime);

Aprašyta galimybė naudoti elektroninius spaudus;

Pakuotės rinkmena gali būti PDF/A-2 arba PDF/A-3 (bet be „embeded“ failų);

Papildyta galimybe nurodyti originalaus parašo duomenis kopijoje;

Įvedamas specifikacijos redakcijos numeris, skirtas gauti informaciją apie naudojamus algoritmus;

Keičiami reikalavimai saugiai elektroninio parašo formavimo sistemai;

Keičiami reikalavimai elektroninių parašų kūrimui ir tikrinimui;

...

ADOC PLĖTINIO ALTERNATYVOS

Problematika: ETSI EN 319 162-1 V1.1.1 ”Associated Signature Containers (ASiC); Part 1: Building

blocks and ASiC baseline containers” reikalauja, kad plėtinys būtų *.asice

Svarstytos šios alternatyvos:

• Alternatyva 1. ADOC rinkmenos plėtinys gali būti tik *.asice

• Alternatyva 2. ADOC rinkmenos plėtinys gali būti tik *.asice arba *.adoc. Rekomenduotinas

plėtinys *.asice

• Alternatyva 3. ADOC rinkmenos plėtinys gali būti tik *.adoc arba *.asice. Rekomenduotinas

plėtinys *.adoc

Pasiūlymas:

• Rinktis 1 arbą 3 alternatyvą

• 2 alternatyvos tolesniam svarstymui nesiūloma, nes ši alternatyva nulemtų ADOC-V3.0

specifikaciją atitinkančių elektroninių dokumentų mažėjimą (to galima išvengti pasirinkus 3

alternatyvą) bei neužtikrintų, kad visi ADOC-V3.0 specifikaciją atitinantys dokumentai be

papildomų veiksmų (plėtinio keitimo) būtų tinkami siųsti į kitas ES valstybes (to galima

išvengti pasirinkus 1 alternatyvą).

ADOC PLĖTINIO ALTERNATYVOS

1 alternatyva 3 alternatyva

Bendri argumentai

Pasirinkus šią alternatyvą elektroniniai dokumentai atitiks

eIDAS reglamento įgyvendinamajame teisės akte nurodytus

reikalavimus ir galės būti be papildomų veiksmų (plėtinio

keitimas) siunčiami kitų ES valstybių valstybinėms įstaigoms.

Pastaba 1: viešajame sektoriuje tokių dokumentų nėra didelė

dalis.

Pastaba 2: Lietuvoje naudojami elektroniniai dokumentai

neprivalo atitikti eIDAS Reglamentą. Atitikimas reikalingas tik

siunčiant elektroninį dokumentą kitų ES valstybių valstybinėms

įstaigoms. Jeigu elektroninio dokumento plėtinys bus *.adoc tai

prieš siunčiant užteks tik pakeisti rinkmenos plėtinį į *.asice.

Šį alternatyva leidžia išvengti scenarijaus, pagal kurį po 2-5 metų visi Lietuvos juridinių ir

fizinių asmenų valstybinėms įstaigoms siunčiami elektroniniai dokumentai bus Europiniai

ASiC‘ai (tokiu atveju ADOC-V3.0 naudojimas liktų tik vidinis tarp Lietuvos valstybinių

institucijų).

Valstybinės įstaigos privalo priimti tiek ADOC, tiek ir ASiC elektroninius dokumentus. Su

ADOC dirbama kaip su pilnaverčiu dokumentu (registracija, metaduomenų pildymas ir t.t.), o

ASiC privaloma priimti, bet tolimesnis darbas yra iš esmės kitoks, nei su ADOC.

Jeigu abi rinkmenos turės tą patį plėtinį, tai asmenims tai bus tas pats daiktas ir jie ieškos

programinės įrangos, kuri tiesiog kuria *.asice failus. Jei asmenys tam panaudos Europinę

įrangą, bus sukurti ir valstybinėms įstaigoms siunčiami ne ADOC, o ASiC elektroniniai

dokumentai.

Programinės priemonės

Darbo grupė esminės persvaros šioje kategorijoje nenustatė nei vienai iš rekomenduotinų alternatyvų.

Vartotojai

Asmenims nereikės keisti plėtinio, norint siųsti ADOC-V3.0

dokumentą kitų ES valstybių valstybinėms įstaigoms.

Mažesnis poreikis švietimui, nes bus kuriamas/gaunamas žinomo formato elektroninis

dokumentas.

Pagal ADOC plėtinį bus lengviau atskirti koks tai yra dokumentas (ASiC ar ADOC),

tačiau vis tiek lieka problema dėl ADOC-V1.0 ir ADOC-V3.0 atskyrimo, todėl,

pasirinkus šią alternatyvą, svarstytina galimybė naudoti išplėstą, bet susietą su

ADOC, plėtinį (pvz., *.adoc3), tokiu būdu leidžiant lengvai atskirti ADOC-V1.0 ir

ADOC-V3.0 dokumentus.

Oficialiųjų elektroninių dokumentų

specifikacijų tvirtinimo alternatyvos

SPECIFIKACIJŲ TVIRTINIMO ALTERNATYVOS

Informacija:

Įgyvendinat eIDAS reglamento 27 straipsnio 5 dalį, Europos Komisija 2015 m. rugsėjo 8 d. patvirtino

sprendimą (ES) 2015/1506

Šiuo sprendimu nustatomos pažangiųjų elektroninių parašų ir pažangiųjų spaudų formatų, kuriuos turi

pripažinti viešojo sektoriaus įstaigos, specifikacijos

ADOC-V3.0 ir PDF-LT-V2.0 atitinką šias specifikacijas, tačiau nustato papildomus (leistinus)

reikalavimus (pvz., privalomus metaduomenis, griežtą struktūrą, sąsajų aprašus ir pan.)

Galimos alternatyvos:

• Patvirtinti parengtas ADOC-V3.0 ir PDF-LT-V2.0 specifikacijas

• Nustatyti, kad Lietuvoje oficialieji elektroniniais dokumentai turi būti pasirašyti elektroniniais

parašais, atitinkančiais sprendime (ES) 2015/1506 nustatytas pažangiųjų elektroninių parašų ir

pažangiųjų spaudų formatų specifikacijas

OID naudojimo poreikis, tvirtinant PDF-LT-

V2.0 specifikaciją

Problematika:

ETSI EN 319 122-1 „CAdES digital signatures; Part 1: Building blocks and CAdES baseline signatures“ reikalauja, kad

parašo/spaudo paskirtys būtų nurodytos naudojant objektų identifikatorius (OID)

Tvirtinant PDF-LT-V2.0 specifikaciją (naudojami CAdES parašai) yra būtina turėti/nurodyti OID kiekvienai lietuviškai

parašo/spaudo paskirčiai, kuri yra naudojama pasirašant/tvirtinant tokius elektroninius dokumentus

Klausimas: Kokia įstaiga ir kokiame teisės akte galėtų kiekvienai LVAT tvirtinamose ar su LVAT derinamose specifikacijose

naudojamai parašo/spaudo paskirčiai ↑ priskirti OID?

DABARTINĖ SITUACIJA

Parašo ar spaudo paskirtisIdentifikatorius nurodomas PDF parašo žodyno

lauke Reason ir XMP metaduomenų šaltinyje

Identifikatorius nurodomas CAdES formato skaitmeninio parašo

commitment-type-indication atribute

pasirašymas signature id-cti-ets-proofOfOrigin (1.2.840.113549.1.9.16.6.1)

tvirtinimas confirmation id-cti-ets-proofOfApproval (1.2.840.113549.1.9.16.6.5)

vizavimas Visa OID?

suderinimas conciliation OID?

registravimas registration OID?

gauto dokumento registravimas reception-registration OID?

supažindinimas acknowledgement OID?

rezoliucijos įrašymas resolution OID?

žyma apie užduoties įvykdymą end-of-execution OID?

archyvinis patvirtinimas notarisation OID?

kopijos tikrumo patvirtinimas copy-certification OID?

autentiškumo (vientisumo) patvirtinimas authenticity OID?

2 priedas

Registrų, valstybės informacinių sistemų, kitų

informacinių sistemų, skirtų ne vidaus

administravimo funkcijoms atlikti, archyvinės

vertės duomenų perėmimo į valstybės archyvus

modelio kūrimas

Daiva Lukšaitė

LVAT Dokumentų ir archyvų valdymo skyrius

ARCHYVAI IR SKAITMENINĖ APLINKA

Socialiniai tinklai, atvirieji duomenys, didieji duomenys,

informacijos valdymo aspektai (e.valdžia ir pan.) lėmė naujas

įžvalgas apie dokumentus, jų reikšmę, vaidmenį ir jų valdymą.

Technologijų naudojimas keičia ne tik dokumentų pobūdį, bet ir

būdus kaip žmonės ir organizacijos komunikuoja, keičiasi

informacija ir veikia.

Nacionaliniai archyvai orientuojasi į bendresnį veiklos lauką ir savo

kompetencijas sieja ne tik su archyviniais dokumentais (jų atranka

vėliausiu jų gyvavimo etapu), bet įsiterpia į einamųjų dokumentų

valdymą, ir veiklą sieja su visuomenės interesus tenkinančia

informacija.

„Didieji duomenys“(big

data) ir archyvų vieta

Nacionaliniai archyvai suvokia, kad nuolatiniam saugojimui sugebės perimti tik labai nedidelę dalį “didžiųjų duomenų”

Neišvengiamai turi keistis atrankos, vertės ekspertizės principai ir žinoma, teisinis reglamentavimas

Kas yra archyvavimo objektas:◦ duomenys?◦ veikla?◦ procesas?

Iš R. Kraujelio pranešimo

ARCHYVAI IR SKAITMENINĖ APLINKA

Nacionaliniai archyvai perima:

Dokumentus ta forma, kuria jie buvo sukurti;

Dokumentus ta forma, kuria jie buvo sukurti, turint galimybę tam

tikrus dokumentus (pvz., vaizdo ir garso ar elektroninius) perimti kita

forma/formatu.

Nacionaliniai archyvai savo misiją sieja su informacijos išsaugojimu.

Dokumentas neretai suprantamas kaip turinys ir metaduomenys.

Nacionaliniai archyvai turi skirtingus įgaliojimus priimant registrų, IS

duomenis.

TINKAMO VEIKLOS MODELIO PAIEŠKŲ

LABIRINTUOSE?

5

(Iš Hans Fredrik Berg pranešimo)

ARCHYVAI IR SKAITMENINĖ APLINKA

Ilgalaikis išsaugojimas užtikrinamas pasitelkiant keletą veiklų –

pasirenkant elektroninių objektų rinkmenų formatus, taikant

emuliacijos bei migracijos metodus, integruojant dokumentų

valdymo sistemas ir pan.

ISO 14721:2012 „Kosminės duomenų ir informacijos perdavimo

sistemos. Atviroji archyvinės informacijos sistema. Pamatinis

modelis (tapatus ISO 14721:2012)“

(Space data and information transfer systems - Open archival

information system (OAIS) - Reference model (ISO 14721:2012,

identical)

Nacionaliniai archyvai ieško koordinuotų sprendimų, bendrų

standartų (informacijos perėmimui, išsaugojimui, metaduomenų

kaupimui ir kita).

E-ARK sprendimai ir priemonės

(Iš Istvan Alfoldi (Vengrija) pranešimo)

POPIERINIŲ DOKUMENTŲ SKAITMENINIŲ KOPIJŲ KŪRIMO,

ŠIŲ KOPIJŲ AUTENTIFIKAVIMO IR POPIERINIŲ DOKUMENTŲ

NAIKINIMO TEISINĖS GALIMYBĖS SUDARYMAS LIETUVOJE

Viešojo sektoriaus įstaigos nurodo poreikį sudaryti teisines

galimybes saugoti dokumentus kita forma, nei jie buvo sukurti.

Lietuvoje numatoma pakeisti esamą teisinį reguliavimą, kad įgaliota

įstaiga teisės aktų nustatyta tvarka technologinėmis priemonėmis

galėtų sukurti popierinio dokumento skaitmeninę formą, užtikrindama

jo duomenų vientisumą, saugumą, atsekamumą, ir nustatytą terminą

saugotų tik skaitmeninį dokumentą. LVAT techninius pasiūlymus turi pateikti per 2017 m. I pusmetį. Siekiant sudaryti aptariamas galimybes bus reikalinga pakeisti Dokumentų ir archyvų įstatymą.

Ar apsiribosime tik popieriniais dokumentais?

KĄ TAI REIŠKIA:

POPIERINIŲ DOKUMENTŲ SKAITMENINIŲ KOPIJŲ

KŪRIMO, ŠIŲ KOPIJŲ AUTENTIFIKAVIMO IR

POPIERINIŲ DOKUMENTŲ NAIKINIMO TEISINĖS

GALIMYBĖS SUDARYMAS?

9

Einamieji dokumentai

•Įtraukti į apskaitą

•Susisteminti į bylas

Įstaigos archyve saugomi

dokumentai

•Dokumentai saugomi ta forma, kuria buvo sukurti

•Dokumentai saugomi kita forma nei buvo sukurti

VA perduodami dokumentai

•Dokumentai perduodami ta forma, kuria buvo sukurti

•Dokumentai perduodami kita forma nei buvo skurti

DUK

Ar spausdinti elektroninių dokumentų (elektroninės formos

dokumentų), pateiktų ne vidaus administravimui skirtų IS

priemonėmis, nuorašus?

Ar įstaigoje turi būti išsaugomi teisės aktų nustatytą laiką per IS

pateikti trumpai saugomi dokumentai (jų kopijos), pvz.: statistinės

ataskaitos, buhalteriniai dokumentai, pranešimai SODRAI?

Ar reikia į 2017 metų dokumentacijos planą ir registrų sąrašą

įrašyti (ne savivaldybės administracijos IS sudaromus), o jungtinius

IS „MoRisׅ, „Infostatyba“, „Goemap“, „GRIS“, „MEPIS“, ATPR

„SAVAD“ sudaromos ir saugomus registrus ir dokumentus kurie

užregistruoti šiuose registruose?

Kaip elgtis, jei įstaiga konkrečius dokumentus valdo tik IS

(skirtos ne vidaus administravimui) priemonėmis?

11

Siūloma svarstyti galimybę į dokumentacijos planus įrašyti bylas taip:

Ar APIE SVARSTOMĄ KLAUSIMĄ KALBAME TIK ŠIANDIEN?

LVAT 2014 m. kėlė klausimą –

ar įgyvendinant Lietuvos Respublikos valstybės informacinių išteklių įstatymo

21 straipsnio 3 dalies, 32 straipsnio 2 ir 3 dalių nuostatas, į Elektroninio

archyvo informacinę sistemą gali būti perduoti veikiančių (o ne tik likviduotų)

registrų, valstybės informacinių sistemų ilgai saugomi elektroniniai

dokumentai?

Šių įstatymų dalių nuostatose detalizuojami atvejai, kada likviduojamų registrų

ar valstybės informacinių sistemų duomenys gali būti perduodami valstybės

archyvams

LVAT 2017 m. planuoja – Peržiūrėti teisinį reguliavimą taip, kad veikiančių

registrų, VIS duomenys, turintys archyvinės reikšmės, būtų perduodami į

valstybės archyvus (reikėtų atitinkamai keisti Dokumentų ir archyvų

įstatymą, taip pat ir Valstybės informacinių išteklių įstatymą).

Šiuo metu Lietuvoje eksploatuojama apytikriai 343 registrų ir VIS.

SVARSTOMO KLAUSIMO ESMĖ

21 str. 3 dalis. Likviduojant registrą turi būti nustatyta registro likvidavimo pabaiga, registro

duomenų, registro informacijos, registrui pateiktų dokumentų ir (arba) jų kopijų perdavimo

valstybės archyvams ar kitam registrui tvarka arba šių duomenų, informacijos ir dokumentų ir

(arba) jų kopijų saugojimo ir (arba) sunaikinimo priemonės ir terminai, keistini teisės aktai,

teikėjų ir gavėjų informavimo tvarka ir (arba) kitos registro likvidavimo priemonės. Registro

duomenų, registro informacijos, registrui pateiktų dokumentų ir (arba) jų kopijų perdavimo

valstybės archyvams tvarka arba jų sunaikinimo priemonės ir terminai nustatomi vadovaujantis

Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu ir Lietuvos vyriausiojo archyvaro

nustatyta tvarka.

32 str. 2 dalis. Likviduojant valstybės informacinę sistemą (VIS), nustatomos VIS valdytojo ir

VIS teisės ir pareigos VIS likvidavimo laikotarpiu, keistini teisės aktai, duomenų perdavimo

kitoms VIS arba valstybės archyvams tvarka, duomenų sunaikinimo priemonės ir terminai,

institucijų, nuolat teikiančių duomenis iš kitų VIS, registrų, ir institucijų, kitų asmenų,

gaunančių VIS duomenis, informavimo tvarka ir kitos likvidavimo sąlygos.

32 str. 3 dalis. Likviduojant VIS, kuria apdorojama visai valstybei svarbi arba kelioms

institucijoms svarbi institucijos valdoma informacija, joje sukaupti duomenys negali būti

sunaikinami, išskyrus Lietuvos Respublikos įstatymuose ar Europos Sąjungos teisės aktuose

nustatytus atvejus, ir privalo būti perduoti kitai VIS arba valstybės archyvams Dokumentų ir

archyvų įstatymo nustatyta tvarka.

ESAMA SITUACIJA

Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 15 straipsnio 1 dalyje

nustatyta, kad valstybės archyvai saugo nuolat saugomus dokumentus ir ilgai

saugomus elektroninius veiklos dokumentus

Valstybės archyvams perduotiems nuolat ir ilgai saugomiems elektroniniams

dokumentams saugoti yra sukurta ir veikia Elektroninio archyvo informacinė

sistema, kurioje gali būti saugomi ADOC ir EGAS formato elektroniniai

dokumentai.

Registro duomenų, registro informacijos, registrui pateiktų dokumentų ir (arba) jų

kopijų perdavimo valstybės archyvams ar jų sunaikinimo tvarkos aprašas,

patvirtintas Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. vasario 6 d. įsakymu Nr. V-23.

Tačiau šio teisės akto nuostatos sietinos su likviduoto registro duomenų perdavimu

valstybės archyvams.

Specialaus teisės akto dėl likviduotų VIS duomenų perdavimo nėra.

Valstybės archyvai, galiojant Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų

įstatymui, nėra perėmę nei vieno likviduoto registro ar likviduotos VIS

dokumentų, dokumentų kopijų ar informacijos rinkmenų.

SVARSTOMA

Peržiūrėti teisinį reguliavimą taip, kad veikiančių registrų, VIS

duomenis, turinčius archyvinės reikšmės, būtų galima perduoti į

valstybės archyvus.

Peržiūrėti teisinį reguliavimą, valstybės archyvų atliekamus procesus

taip, kad veikiančių registrų, VIS duomenų archyvinę reikšmę

vertintų archyvarai ir priimtų sprendimus dėl jų saugojimo nuolat.

Veikiančių registrų, VIS duomenis valstybės archyvams būtų

perduodami pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatytus

perdavimo (organizacinius, techninius) reikalavimus.

Siekiant tokių tikslų, būtų reikalinga modernizuoti EAIS, taip pat ir

sukurti registrų, veikiančių VIS, kurių duomenys būtų saugomi

nuolat, integracines sąsajas.

Tokio pobūdžio sprendimus LVAT numato kurti 2017 m.,

pasitelkdama IT ir kitų sričių ekspertus.

PRAŠOME KLAUSTI...