Leverandør: · Web viewWord, Powerpoint, web, InDesign etc.) Tilbudsgiver bedes beskrive hvorledes Publiceringssystemet guider brugeren til valg af optimalt filformat og opløsning

Sagsnr. 13/7580Udbudsmateriale - Offentligt udbudUdbud af Kontrakt om levering samt vedligeholdelse og drift af publiceringssystem

Kontraktbilag 1 Kravspecifikation / Løsningsbeskrivelse

IntroduktionNærværende dokument indeholder ordregivers krav til den leverede løsning.

Ordregiver har opdelt sine krav i følgende kategorier:

Kravtype Forkortelse Forklaring InstruktionMindstekrav MK MK er krav, som tilbudsgivers tilbud skal overholde for at

tilbuddet kan blive taget i betragtning. Såfremt tilbudsgives tilbud ikke overholder et eller flere MK, vil der blive set bort fra tilbuddet.

Såfremt et MK er opfyldt, skal tilbudsgiver i nedenstående kravspecifikation sætte kryds (”x”) i boksen ud for det enkelte MK.

Såfremt tilbudsgiver ikke har sat kryds, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning, idet ordregiver i så fald vil lægge til grund, at tilbudsgivers tilbud ikke overholder det givne MK.

Tilbudsgiver bedes undlade at uddybe sin besvarelse af MK. Såfremt tilbudsgiver alligevel vælger at give en uddybende beskrivelse af sin besvarelse af et MK, risikerer tilbudsgiver, at ordregiver vil betragte besvarelsen, såfremt denne er uklar eller modstridende, som et forbehold, hvorved ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbuddet.

Krav 1 K1 K1 er at betragte som et ønske, som ordregiver gerne ser, at tilbudsgivers tilbud overholder.

Der vil ikke blive set bort fra et tilbud, der ikke overholder et K1.

I forbindelse med det enkelte K1 har ordregiver beskrevet, hvad der vurderes positivt i forbindelse med tilbudsevalueringen.

Ordregiver vil i sin evaluering – ud fra tilbudsgivers besvarelse – vurdere i hvilket omfang det givne K1 er opfyldt. Jo ”mere” et K1 er opfyldt, jo bedre vurdering vil tilbuddet alt andet lige opnå.

Tilbudsgiver skal i nedenstående kravspecifikation ud for det enkelte K1 give en beskrivelse af, hvorvidt – og i hvilken grad – det givne K1 er opfyldt..

Tilbudsgiver bør sikre sig, at besvarelsen er klar og tydelig, således ordregiver kan vurdere, i hvilken grad det givne K1 er opfyldt.

Såfremt det ikke tydeligt fremgår om et K1 er opfyldt eller såfremt der i besvarelsen er ”modstridende” oplysninger, må tilbudsgiver forvente, at ordregiver vil betragte det givne K1 som ”ikke-opfyldt” eller som kun opfyldt ”delvist”.

14 May 2023 1.



Tilsvarende gælder, at jo flere K1, der opfyldes, jo bedre vurdering vil et tilbud alt andet lige opnå.

Krav 2 K2 K2 er at betragte som et ønske, som ordregiver meget gerne ser, at tilbudsgivers tilbud overholder.

Der vil ikke blive set bort fra et tilbud, der ikke overholder et K2.

I forbindelse med det enkelte K2 har ordregiver beskrevet, hvad der vurderes positivt i forbindelse med tilbudsevalueringen.

Ordregiver vil i sin evaluering – ud fra tilbudsgivers besvarelse – vurdere i hvilket omfang det givne K2 er opfyldt. Jo ”mere” et K2 er opfyldt, jo bedre vurdering vil tilbuddet alt andet lige opnå.

Tilsvarende gælder, at jo flere K2, der opfyldes, jo bedre vurdering vil et tilbud alt andet lige opnå.

I tilbudsevalueringen vil et K2 vægte 2 gange mere end et K1.

Tilbudsgiver skal i nedenstående kravspecifikation ud for det enkelte K2 give en beskrivelse af, hvorvidt – og i hvilken grad – det givne K2 er opfyldt.

Tilbudsgiver bør sikre sig, at besvarelsen er klar og tydelig, således ordregiver kan vurdere, i hvilken grad det givne K2 er opfyldt.

Såfremt det ikke tydeligt fremgår om et K2 er opfyldt eller såfremt der i besvarelsen er ”modstridende” oplysninger, må tilbudsgiver forvente, at ordregiver vil betragte det givne K2 som ”ikke-opfyldt” eller som kun opfyldt ”delvist”.

Tilbudsgiver bedes være opmærksom, at tilbudsgiverens angivelser i kravspecifikationen – løsningsbeskrivelsen – er forpligtende, og at tilbudsgiver derved er bundet af sit tilbud i forbindelse med en evt. kontrakttildeling.

14 May 2023 2.



1. Systemkrav

14 May 2023 1.



14 May 2023 2.

Kra

v /

Min

dste

krav

Punkt Krav til system Besvarelse

K1 1.1 Moduler og funktioner bør i Publiceringssystemet fremstå som sammenhængende og integrerede. Det vægter positivt, at

der kun er et log-in på det samlede system alle Publiceringssystemets moduler fremgår af første skærmbillede efter

log-in

K2 1.2 Tilbudsgiver bedes dokumentere udviklingsplaner for Publiceringssystemet. (Kan evt. vedlægges tilbuddet i et separat dokument med tydelig reference til dette punkt i kravspecifikationen)Det vægter positivt,:

at der foreligger en beskrevet og prioriteret udviklingsplan for Publiceringssystemet for de næstkommende 12 mdr.

såfremt der forefindes en beskrevet og prioriteret udviklingsplan for de kommende 5 år

at der i forhold til udviklingsplanerne foreligger en kundesamarbejdsplan, hvoraf fremgår: 1. hvilke ideer og ønsker til udvikling af Publiceringssystemet

tilbudsgivers kunder har fremsat2. Tilbudsgivers vurdering og prioritering af disse3. dokumentation af hvorledes ideer og ønsker tages til efterretning og

indgår i fremtidige udviklingsopgaver omkring Publiceringssystemet

MK 1.3 Det er et mindstekrav, at Publiceringssystemet på hverdage fra kl. 07 til kl. 18 har en oppetid på minimum 94 %. Definitionen af ”oppetid” fremgår af kontraktens pkt. 1

Mindstekrav accepteres

MK 1.4 Svartid skal måles på en konkret opgave og arbejdsproces. Samlet tid på gennemførsel af nedenstående proces må ikke overstige 3 minutter (internet forbindelsen er en standard 20/20 internetforbindelse):

Bruger står på loginside

1. Bruger indtaster brugernavn og password(bruger får adgang til system og skabeloner/templates)

2. Bruger vælger skabelon/template(skabelon til denne test er defineret som A4 side med baggrundsbillede og tekstfelt over baggrundsbillede)

3. Bruger vælger nyt baggrundsbillede(billede der vælges skal være i 300 dpi og maksimalt skaleret 120% (således minimum 20 mb billede))

4. Bruger indtaster ny tekst i tekstfelt tekst”5. Bruger godkender

6. Bruger bestiller højtopløslig trykklar pdf (300 dpi til offset)

7. Bruger har åbnet den færdige 300 dpi A4 pdf.




2. Licensforhold

Kra

v /

Min

dste

krav


MK 2.1 Materiale som af ordregiver uploades til Publiceringssystemet er ordregivers ejendom og må ikke bruges af anden part uden forudgående skriftlig aftale. Der henvises i øvrigt til Kontraktens pkt. 15


MK 2.2 Det er et mindstekrav, at Publiceringssystemet kan anvendes af 50 samtidige brugere hos Region Syddanmark. jf. Kontraktbilag 2 har ordregiver dog mulighed for – via udnyttelse af optioner – at udvide kapaciteten til henholdsvis 100 og 200 samtidige brugerePubliceringssystemet skal driftes af tilbudsgiver på dennes server, Som option ønsker ordregiver at kunne vælge at få systemet lagt ind på en dedikeret server, som ligeledes driftes af tilbudsgiver.

Ovenstående optioner skal kunne udnyttes af ordregiver på et hvilket som helst tidspunkt i kontraktperioden, inkl. kontraktforlængelser. Såfremt ordregiver vælger at Publiceringssystemet skal driftes fra en dedikeret server, kan ordregiver ikke efterfølgende vælge drift på ikke-dedikeret server.


MK 2.3 Publiceringssystemet skal indeholde brugsret for et ubegrænset antal individuelle brugere.


14 May 2023 3.

http://www.regionsyddanmark.dk/wm199024



3. Administration af Publiceringssystem

Kra

v /

Min

dste

krav


MK 3.1 Det er et mindstekrav, at Publiceringssystemet kan håndtere differentierede rettigheder fordelt på hhv. brugere, grupper og funktioner.


MK 3.2 Det er et mindstekrav, at hele processen i forbindelse med den løbende administrative vedligeholdelse af rettigheder kan varetages af ordregiver eller af en af ordregiver valgt samarbejdspartner


MK 3.3 Det er et mindstekrav, at følgende brugerrettighedsniveauer er til stede i Publiceringssystemet:

Administrator (har adgang til alle funktioner i Publiceringssystemet, herunder oprette nye brugere og styre brugerrettigheder og har adgang til alle filer, skabeloner, mapper)

Editor (kan administrere indhold, uploade filer og skabeloner/template, i de mapper som denne har adgang til) eks. enhed/afdeling.

Operator (kan bruge og uploade i egne mapper og har adgang til de af administrator/editor udvalgte filer/templates/skabeloner) eks. bruger i enhed/afdeling

User (kan ikke uploade eller administrere indhold. Slutbruger der bruger templates/skabeloner og filer.


K1 3.4 I forlængelse af mindstekravet anført i punkt 3.3 bedes tilbudsgiver beskrive, hvorledes en enkelt brugers, enheds eller afdelings muligheder, rettigheder og

14 May 2023 4.



begrænsninger til filer, skabeloner/templates administraresDet vægter positivt, at vedligeholdelse af brugerrettigheder er fleksible og jo finere graduerende styring jo bedreDet vægter ligeledes positivt, at den enkelte bruger udelukkende kan se funktioner, områder, filer eller skabeloner, som den pågældende har rettighed til at se eller anvende

MK 3.5 Det er et mindstekrav, at Administrator kan tildele individuelle rettigheder til skabeloner og billeder i mediadatabase


MK 3.6 Publiceringssystemet skal som minimum understøtte Windows Explorer 7 og senere versioner samt den til hver en tid nyeste version af Mozilla Firefox


14 May 2023 5.



4. Vedligeholdelse af indhold I Publiceringssystemet

Kra

v /

Min

dste

krav


MK 4.1 Det er et mindstekrav, at ordregivers egne medarbejdere eller en af ordregiver valgt samarbejdspartner skal kunne udarbejde skabeloner/templates i Adobe InDesign,


MK 4.2 Det er et mindstekrav, at administration af skabeloner/templates kan varetages af ordregivers egne medarbejdere eller af en af ordregiver valgt samarbejdspartner.


K1 4.3 Tilbudsgiver bedes beskrive hvorledes den administrative vedligeholdelse af brugerrettigheder, skabeloner/templates og mappestrukturer finder sted.Det vægter positivt, at disse vedligeholdelsesprocedurer er logisk og intuitivt opbygget

K1 4.4 Tilbudsgiver bedes trin for trin beskrive proces fra layout i InDesign til skabelon i Publiceringssystem Det vægter positivt, at processen er fleksibel og let tilgængelig for administratoren

MK 4.5 Det er et mindstekrav, at billeder valgt til en given skabelon/publikation kan skaleres (formindskes/forstørres)

Ved valg af billede til et specifikt billedfelt på en given side i skabelon/publikation, skal Publiceringssystemet automatisk sikre at bruger ikke kan skalere/forstørre billede mere end billedets opløsning,og herved sikre en generel minimumskvalitet i publikationer


MK 4.6 Det er et mindstekrav, at brugere under udarbejdelse af publikation løbende skal kunne se foretagne ændringer og valg (Princip om ”WYSIWYG”).(Ordregiver er bekendt med de begrænsninger der findes ved brug af browser i


14 May 2023 6.



forhold loyal afbildning af designvalg f.eks skrifttyper)

MK 4.7 Det er et mindstekrav, at Publiceringssystemet indeholder mulighed for at benytte samme skriftforme / paragraphstyles som angivet i nuværende design guideline for ordregiver.


MK 4.8 Tekstmuligheder i publiceringssystem

Det er et mindstekrav, at der kan defineres forskellige muligheder for tekstredigering i de enkelte tekstfelter på layout.

Følgende tekst-redigeringsmuligheder/redigerings-niveauer skal som minimum kunne vælges

1. Typografi og skriftstørrelse er låst

2. Der kan vælges mellem foruddefinerede Paragraph styles (foruddefineret i InDesign og følger med template i Publiceringssystem)

3. Mulighed for fri angivelse af skriftstørrelse, samt bold, kursiv etc.


K1 4.9 Tilbudsgiver bedes beskrive metoden/metoderne for tekstredigering

Ændring af tekststørrelse

Tekst størrelse kan ændres i editor. Tilladte størrelser kan defineres i template (InDesign).

Ændring af format, fed, kursiv etc.

Tekst typografi kan ændres i editor. Tilladte typografi og forme kan defineres i template (InDesign).

Punktform

Punkt opsætning (tegn eller tal) kan sættes editor. Definitioner på punktforme kan defineres i template (InDesign)

Det vægtes positivt, at editeringen kan ske på en let og fleksibel måde

14 May 2023 7.



MK 4.10 Det er et mindstekrav, at Publiceringssystemet indeholder funktion for automatiseret opdatering herunder automatisk indsættelse af individuel logografik, adresse og telefonnummer) styret af bruger information (login og password).


K1 4.12 Publiceringssystemet bør registrere brugernes aktivitet, så som:- at se hvilke brugere der ikke længere er aktive- registrering af hvem der har foretaget ændringer i en given publikation

Beskriv muligheder for registrering, log og statistik på brugernes handlinger i Publiceringssystemet.Det vægter i den forbindelse positivt, at registrering, log og statistik på brugernes handlinger i Publiceringssystemet kan tilgås på simpel vis og at oversigten er overskuelig.

MK 4.13 Det er et mindstekrav, at brugerne, for så vidt de har de fornødne rettigheder, kan uploade egne billeder og grafiske elementer og benytte disse i skabeloner/templates.


14 May 2023 8.



5. Mediadatabase / Billeddatabase

Kra

v /

Min

dste

krav


MK 5.1 Det er et mindstekrav, at indhold i Mediadatabase / Billeddatabase kan administreres og vedligeholdes af medarbejdere og enheder hos ordregiver, herunder metadata og søgeord.


MK 5.2 Det er et mindstekrav, at Publiceringssystemet som overordnet funktion har et billedarkiv, som skal indeholde alle billeder, der er uploadet til Publiceringssystemet


MK 5.3 Det er et mindstekrav, at Publiceringssystemet indeholder funktion for styring og kontrol af rettigheder og eventuelle restriktioner i brugen af billeder.


MK 5.4 Mediadatabase skal fungere som en integreret del af Publiceringssystemet.

Skabeloner/templates skal kunne udarbejdes med billeder og grafik direkte fra Mediadatabasen, for herved at undgå manuel kopiering af billeder til Publiceringssystemet.


MK 5.5 Brugere uden adgang til Publiceringssystemen skal via separat log-in på en enkelt vis har adgang til mediadatabasen


MK 5.6 Mediadatabasen skal fungere som arkiv for Publiceringssystemet hvor ”konverteringsmotoren”, konverterer højt opløselige billeder til de af brugerne ønskede formater.

Mediadatabasen skal således være baseret på princip om ”Single Source Publishing”, da billeder (og video) kun skal findes i én version og udgave (højtopløslig version) i arkivet


14 May 2023 9.



MK 5.7 Mediadatabasen skal indeholde en ”konverteringsmotor”, der kan håndtere og konvertere til minimum tiff, eps, jpg, gif, png, i en af brugeren ønsket opløsning eller hente orginal format i psd, raw eller lignende formater


K2 5.8 Konverteringsmuligheder bør defineres og navngives, således at brugere præsenteres for den optimale valgmulighed (eks. Word, Powerpoint, web, InDesign etc.)Tilbudsgiver bedes beskrive hvorledes Publiceringssystemet guider brugeren til valg af optimalt filformat og opløsningDet vægter højt, at Publiceringssystemet på let forståelig og overskuelig vis og med tydeligangivelse af valgmuligheder guider brugeren til valg af optimalt filformat og opløsning

MK 5.9 Det er et mindstekrav at filer er indekseret på foruddefinerede søge- og metainformationer, hvoraf der som minimum skal være 17 valgfrie grupperinger af kategorier.


MK 5.10 Det er et mindstekrav, at der kan knyttes ”copyright” information til billeder,således at bruger ved download bliver informeret om eventuelle rettigheder og restriktioner på brugen og skal acceptere disse.


MK 5.11 Det er et mindstekrav, at Mediadatabasen har en Søgefunktion, der indeholder mulighed for følgende søgeprincipper:

1. Simpel søgning Søgning på et enkelt ord/tekst Søgning op del af ord/tekst Flere ord kombineret i samme sætning ”and” Sammensat sætning, herunder brug af ”near”, ”not”, ”or”,

”and” etc.2. Avanceret søgning

Søgning baseret på kombination af alle søgeord, kategori, og metadata felter


14 May 2023 10.



Alle felter kombineret med brug af ”near”, ”not”, ”or”, ”and” etc.

1. Favorit søgning Bruger kan navngive og gemme egne fortrukne søgekombinationer,

under egne Favorit søgninger (egne gemte hurtig-søgninger).

MK 5.12 Det er et mindstekrav, at filer i Mediadatabase præsenteres med preview / thumbnails og i listeform.


14 May 2023 11.



6. Data og integration

Kra

v /

Min

dste

krav


MK 6.1 Det er et mindstekrav, at mediadatabase kan aflevere billeder direkte fra Publiceringssystemet til brug på websites


K2 6.2 I forlængelse af mindstekrav angivet i punkt 6.1 bedes tilbudsgiver bedes beskrive mulighederne for at billeder, video og PDFér i Publiceringssystemet (arkiv & mediadatabase) automatisk, ved integration, kan bruges på eksempelvis websites uden manuel kopiering, konvertering og håndtering.Det vægtes positivt i jo højere grad Publiceringssystemet rummer mulighed at integrere med andre systemer hos ordregiver, hvor filer fra Publiceringssystemet skal benyttes

MK 6.3 Det er et mindstekrav, at Mediadatabasen kan streame video fra system til websites og. intranet


MK 6.4 Det er et mindstekrav, at Publiceringssystemet kan generere links (URL) til udvalgte mapper, billeder, video og PDF’er i Mediadatabase således, at disse kan tilgås direkte ved brug af links/URL fra E-mails eller Websites


MK 6.5 Det er et mindstekrav, at Publiceringssystemet kan integreres med Ordregivers CMS (output til cms).


14 May 2023 12.

Documents

Leverandør: · Web viewWord, Powerpoint, web, InDesign etc.) Tilbudsgiver bedes beskrive hvorledes Publiceringssystemet guider brugeren til valg af optimalt filformat og opløsning