11

FAD / PARTNERFORUM 12. JUNI 2009

Ledelsesplattformen:

Kompetanse, læring og utvikling

Roald Bjørklund

Psykologisk institutt, UiO

2

Tidsplan

• 09.30 – 10.30 Innledning, teori, Roald

• 10.30 – 11.30 Gruppearbeid

• 11.30 – 12.00 Lunsj

• 12.00 – 15.00 Plenumgjennomgang av

gruppeoppgaver, faglig

kommentar av Roald

3

Dagstema (s.11)• tar ansvar for at staten framstår som en attraktiv

arbeidsgiver

• møter kunnskapssamfunnets utfordringer gjennom målrettet rekruttering, faglige utviklingsmuligheter i arbeidet, og systematisk utvikling av virksomhetens kompetanse

• bidrar til utvikling av gode og tverrfaglige læringsmiljøer og et helsefremmende og inkluderende arbeidsmiljø

• rekrutterer personer med minoritetsbakgrunn og personer med nedsatt funksjonsevne, og sørger for mangfold og god kjønnsbalanse i virksomhetene

• legger til rette for at eldre arbeidstakere blir lenger i arbeidslivet, blant annet ved å utnytte deres kompetanse og gi dem tilgang til revitaliserende kompetansetiltak.

4

• Har de fem kulepunktene fra

ledelsesplattformen som omhandler

Kompetanse, læring og utvikling noe

til felles?

• Eventuelt hva?

5

Dagsplan

• Kommunikasjonens betydning i et dynamisk og

tilpasningsdyktig arbeidsliv

• Innføring i ulike metoder (SWOT-metodikk, ROS-

perspektiv og IGLO-modellen) for analyse av

kommunikasjon

• Gjennomgang av styrke-, svakhets-, mulighets- og

trusselmomenter i tilknytning til kommunikasjon i FAD

• Betydningen av god kommunikasjon for å fremme

kompetanse, læring og utvikling i FAD.

• Veien videre for å fremme god kommunikasjon med

formål om en hensiktsmessig implementering av

Ledelsesplattformen

6

Nøkkelord for ledelsesplattformen

Kommunikasjon.

– Kommunikasjon er evnen til å forholde seg til andre

kollegaer / mennesker slik at man ivaretar

kollegaenes /menneskenes verdighet og integritet

a) Metoder for analyse av kommunikasjon i

virksomheten.

b) Metoder for å bedre kommunikasjonen i

virksomheten.

Kan vi oppnå synergieffekter mellom a) og b) ?

77

SWOT- teknikk

Vurdering Tidsdimensjon

Her og nå Fremtid

Positiv Hva fungerer bra –

styrker

Strengths

Hva er

mulighetene

Opportunities

Negativ Hva kan forbedres –

svakhet

Weakness

Hva er

hindringene

Threats

88

Kartlegging av lokale forhold.Hver gruppe skal nevne :

– 5 eksempler på god kommunikasjon i

virksomheten.

– 5 eksempler på kommunikasjon som

kunne vært bedre.

– 5 muligheter for å forbedre

kommunikasjonen.

– 5 trusler som kan hindre bedre

kommunikasjon i virksomheten.

99

IGLO-modell for

ledelsesplattformen

Alle arbeidsmiljøforhold, også kommunikasjon,

kan analyseres på flere nivåer:

• Individ

• Gruppe

• Ledelse

• Organisasjon

• I tillegg på et overordnet nasjonalt nivå

10

ROS-analyse

• Flere virksomheter har utarbeidet maler for

gjennomføring av ROS-analyse knyttet til

eksempelvis organisatorisk, geografisk

eller funksjonelt område.

• ROS-analysen kan avdekke

skadepotensialet ved HMS-tema

1111

Norsk organisasjonspraksis

• Etter 2. verdenskrig fikk Norge betydelig støtte

gjennom Marshall-hjelpen (1948-51), bl.a.

ledelsestrening

• 1960-tallet synliggjorde behovet for stimulering

av arbeidstakerne

• 1964 det Store Samarbeidsprosjektet

arbeidsgivere (NAF) og arbeidstakere (LO),

resultat: Arbeidsmiljøloven 1977

(initierte særpreg ved statlig sektor)

1212

Arbeidsmiljølovens 3 hjørnesteiner

• Samarbeidsprinsippet

• Forebyggingsprinsippet

• Medvirkningsprinsippet

Loven justert 1.1.2006:

Arbeidet skal legges til rette slik at arbeidstakers

integritet og verdighet ivaretas

(etiske retningslinjer)

I tillegg Hovedavtalens IDF

13

Hvordan kan vi bli bedre til å

kommunisere

gjennom trening av

kroppsspråk og tale?

14

• Hva er kommunikasjon?

• Er det mulig å bli bedre til å

kommunisere?

• Momenter ved samtaletrening?

• Kjennetegn på den dyktige

samtalepartner?

15

Kommunikasjonsregler

• Din oppførsel avgjør hvordan kollega opptrer

• Søk konfliktdemping fremfor konfliktheving

(konflikteskalering)

• Ivareta egensikkerhet

• Respektfull opptreden demper konflikten –

pågående eller uengasjert tilnærming hever

konflikten

• ’Hodet foran resten av kroppen’ – faglig

dyktighet

16

Kommunikasjonsregler

• Stor takhøyde

• Respektfull og hensynsfull opptreden

• Kollegaene skal informere, drøfte og forhandle,

ikke dømme om rett og galt.

• Den enkelte skal snakke for seg selv

• Konfidensialitet, det skal ikke refereres fra

innholdet i kommunikasjonen til utenforstående

17

Hvordan kommuniserer vi?

• Verbal kommunikasjon: Vi snakker

ord, volum, hastighet, informasjon,

spørsmål, svar, ordrer, rop, skrik, hyle

• Ikke-verbal kommunikasjon: Kroppen;

ansikt (øyne, munn, kjeve, kinn)

bevegelser i kroppen, (hender, føtter,

kropp, fakter, tics)

18

19

Bedre kommunikasjon ved

• Observasjon av kollegaer

• Tilbakemelding fra kollegaer

• Observasjon av seg selv

(refleksjon)

• Video-opptak av seg selv

• Tilbakemelding fra veileder/mentor

20

Kommunikasjonstrening

Gyldne regel: oppfør deg mot andre slik at du vil at de skal oppføre seg mot deg.

1. Mental forberedelse før kontakt med kollega

2. Aktiv lytting

3. Ta kollegaens perspektiv når du lytter

4. Ta kollegaens perspektiv når du snakker

21

”Konfliktskaperen ”• Utført i affekt (planløst – impulsdrevet)

– Frustrasjon skaper aggresjon (barn, eiendom, stilling)

– Sinnslidelse

– Narkotika – alkohol – uregelmessig levesett

• Utført planlagt

– Religiøse eller politiske motiv

– Psykopati (makt og kontroll behov)

– Kriminell vinning

• De fleste vansker oppstår i affekt – kriminalitet ofte planlagt, i kombinasjon med rus

22

Konfliktskaperen (tegn)

• Pust (respirasjon kortfattet og overfladisk)

• Talemønster (tempo, volum, innhold)

• Ansikt (øyne, munn, kjeveparti - tics)

• Gangelag og bevegelse (stivt - mykt)

• Bevegelse av hender (knipsing), føtter

(urolige)

23

Konflikteskalering

• Ro, trivsel og harmoni (respektfull atferd)

• Spørrende og utfordrende kroppsspråk (øyne,

munn og kroppsposisjon)

• Spørsmål (utfordrende tale)

• Misforståelse (hoderisting, overse, uenighet)

• Verbalt angrep (trussel)

• Trusler (plassering, fysisk kontakt)

• Fysisk angrep

24

Samtaletreningens ’5’ trinn

1. Forberedelse - planlegging - interesse for

jobben, utvikling av yrkesstolthet

2. Kontaktetablering, respektfull tilnærming,

kollega i fokus, egensikkerhet

3. Kollegakontakt: aktiv lytting, gunstig

ordvalg, gi kollega valgmuligheter,

4. Avslutning, få kollega til å vurdere

kontakten

5. Debrief / Ettersamtaler/ Evaluering

25

Kommunikasjonsevne - egenskaper

• Sensitiv: kunne 'lese' konfliktnivå

• Kroppsspråk: under kontroll

• Aktiv lytting: være trent i prinsippene

• Samtaleteknikk: ord som hever og demper

konfliktnivået, kjenne positive og

negative ord

• Mental forberedelse: forutsigbarhet & kontroll

• Verstefallsberedskap: hva kan skje?

• Optimisme & sosial støtte

26

Virkning av vanskelig

kommunikasjon på egen helse :

1. Utenfor kontroll

2. Manglende forutsigbarhet

3. Negativt grensesprengende i

forhold til tidligere erfaringer

27

Effekter av ugunstig kommunikasjon

• Utbrenthet

– Følelsesmessig avflating

– Kynisme

– Manglende arbeidsevne, skadet selvbilde

• Psykiske senskader (PTSD)

– Gjenopplevelse, ord, tanker, følelser, drømmer

– Følelsesmessig avflatning

– Søvnvansker, aggressivitet, irritasjon,

konsentrasjonsvansker, glemsel, skvettenhet,

mareritt, selvbebreidelse, anspenthet, variabelt

stemningsleie

28

Hva skjer ved psykiske traumer?

Fase 1: Forvirret, fortumlet, lamslått,

sjokk

Fase 2: Tilbaketrekning

Fase 3: Personlighetsforandring:

engstelse og depresjon,

skyldfølelse, sinne

29

Sosial støtte - Kollegastøtte

• Umiddelbar støtte

• Hjelp til praktiske oppgaver

• Korrigeringer, kommentar til uklok

oppførsel

• Langsiktig støtte, selvbildet bygges opp og

vedlikeholdes

30

Sosial støtte

• Gir identitet og mening

• Reduserer ensomhet

• Støtte fra andre i vanskelige

situasjoner

• Korreksjon fra andre motvirker uheldig

adferd

31

Konfliktdempende opptreden:

• Respekt

• Vennlig

• Tillitsfullt

• Hensynsfullt

• Konsekvent

• Unngå forskjellsbehandling

32

Evaluering

Evalueringen skal inneholde 4 punkter:

1. Hva gjorde jeg bra?

2. Hva kunne jeg gjort bedre?

3. Hvordan blir jeg bedre?

4. Hva hindrer at jeg blir bedre?

33

Styrker• Intern informasjonsside – intranett

• IDF-møter – kontaktmøter – avdelingsvis

• Nettverk for etatsstyring, møtevirksomhet

• Deling av informasjon horisontalt

• Daglig, humørfylt samhandling

• Engasjerte medarbeidere, kunnskapsstyrte

• Gir mye informasjon på avdelingsmøter

• Tilbakemeldinger mellom medarbeidere

• Vertikal tilbakemelding, bl.a. ”ukas ros”

• ”Ukens gledelige nyhet”

• Synliggjøre medarbeidere

• Sosiale arenaer: sommerfest, fagdag,

• Faglig kommunikasjon mellom medarbeidere

34

Svakheter• Referatføring fra toppledergruppen

• Konseptet for allmøter

• Kommunikasjon mellom fagavdelinger – adm.

• Kommunikasjon politisk ledelse/dep.ledelse – FAD

• Lite synlig toppledelse

• Enssidig innkallelse til toppledelsen

• overstyring av faglig arbeid uten tilbakemeldinger

• Tilbakemeldinger

• Informasjonsflyt horisontalt

• Oversikt over medarbeidernes kunnskap og kompetanse

• Ensidig vektlegging av fornying, demotiverende for avdelinger med mindre oppmerksomhet

• Visjonær ledelse, kulturbygging

• Kompetanseportalen – medarbeidersamtaleverktøy –VPprosessen (prosessgjennomføring)

35

Muligheter• La ansattrep. være med på ledermøter

• Statsråd/depråd møte ute i av.

• Saksbehandler følge hele prosessen

• Enklere/bedre oversikt over saksflyt på intranett

• Lettere tilgjengelig oversikt over medarbeideres kompetanse

• Forutsigbar delegering av fullmakter

• Nettverksgruppe for ledere

• Faglige nettverk på tvers av avd.

• Kontinuerlig forberedelse på politisk skifte

• Informasjon til virksomheten/ansatte om saker til drøfting mellom partene

• Synlig ledelse (være i gangene) – walking around

• Åpenhet for avvikende synspunkter – djevelens advokat & håndtering av uenighet

• Tydeligere beslutningsprosesser

• Håndtering av kritisk saksrettet kommunikasjon – takhøyde

• Aktiv lytting

36

Trusler• Spennvidden i porteføljen

• Utsatt for omorganisering ved politiske endringer

• Svakt selvbilde

• Lite faglig stolthet

• Svakt departement, begrensede virkemidler

• Politiske beslutninger har konsekvenser for intern organisering/prioritering

• Manglende eierskap for beslutninger

• Departementets omdømme

• Forventningsgap om behov for informasjon

• Tette skott mellom dep/avd

• Departementsspesifikk usikkerhet knyttet til politisk fremtid

• Balansepunkt nødvendig/tilstrekkelig informasjon

• Omfang av informasjon