Laporan Akuntabilitas Kinerja Biro Umum Tahun 2014 · organisasi, menciptakan tolok ukur kinerja sebagai dasar evaluasi kinerja aparatur, dan sebagai dasar pemberian reward atau penghargaan

Jakarta, Januari 2015

Laporan Akuntabilitas Kinerja

Biro Umum Tahun 2014

DAFTAR ISI

Hal

aman

ii

Kata Pengantar .......................................................................................... i

Daftar Isi .................................................................................................... ii

Daftar Bagan dan Tabel ............................................................................. iii

BAB I PENDAHULUAN ........................................................................... 1

A. Latar Belakang .............................................................................. 1

B. Gambaran Organisasi Biro Umum ................................................... 2

C. Gambaran Aspek Strategis (Strategic Issues) .................................. 4

BAB II PERENCANAAN KINERJA ............................................................ 6

A. Gambaran Umum Perencanaan Kinerja Biro Umum ......................... 6

B. Ringkasan Penetapan Kinerja Biro Umum Tahun 2014 ..................... 8

C. Ihktisar IKU Biro Umum Tahun 2014 .............................................. 9

BAB III CAPAIAN KINERJA ...................................................................... 18

A. Capaian Kinerja Jangka Menengah (Capaian Resntra) Biro Umum

Tahun 2010-2014 ......................................................................... 20

B. Capaian Kinerja Biro Umum Tahun 2014 ........................................ 24

C. Akuntabilitas Keuangan ................................................................ 50

BAB IV PENUTUP .................................................................................... 52

A. Pengaruh Kinerja ......................................................................... 53

B. Kendala ....................................................................................... 54

C. Upaya Mengatasi Kendala ............................................................. 54

DAFTAR BAGAN DAN TABEL

Hal

aman

iii

A. DAFTAR BAGAN

Bagan 1.1 : Struktur Organisasi Biro Umum ............................................ 4

B. DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 : Formulir Penetapan Kinerja Biro Umum Tahun 20134 ............ 9

Tabel 2.2 : Skema Perubahan IKU Biro Umum Tahun 2010-2014 ............ 11

Tabel 3.1 : Kategori Pencapaian Kinerja................................................. 19

Tabel 3.2 : Capaian Kinerja Renstra Biro umum untuk Periode

2010-2014 .......................................................................... 20

Tabel 3.3 : Capaian Indikator Kinerja Utama Biro Umum Tahun 2014 ...... 25

Tabel 3.4 : Perbandingan antara Target dan Realisasi Kinerja IKU 1

Tahun 2014 ........................................................................ 26

Tabel 3.5 : Rerata Waktu Penyelesaian Administrasi Ketatausahaan

dan Keprotokoleran per Klasifikasi Tahun 2013 ..................... 26

Tabel 3.6 : Perbandingan antara Realisasi Kinerja IKU 1 s.d. Tahun 2014

Dengan Target Jangka Menengah dalam Dokumen Renstra

Biro Umum Tahun 2010-2014 .............................................. 28

Tabel 3.7 : Perbandingan antara target dan Realisasi Kinerja IKU 2

Tahun 2014 ........................................................................ 29

Tabel 3.8 : Pendistribusian Surat/Berkas selama Tahun 2014 .................. 30


Tahun 2014 ........................................................................ 31

Tabel 3.10 : Rincian Realisasi Paket Pengadaan Tahun 2014 ..................... 32

Tabel 3.11 : Rekapitulasi Pelaksanaan Paket Pengadaan Tahun 2014 ........ 32


Tahun 2014 ........................................................................ 34

Tabel 3.13 : Kesesuaian Input Data dalam Laporan BMN TA 2013 ............. 37


Tahun 2014 ........................................................................ 39

Tabel 3.15 : Akuntabilitas Keuangan Tahun 2014 ..................................... 50

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

alam rangka pelaksanaan Tap. MPR RI Nomor

IX/MPR/1998 dan Undang-undang Nomor 28 Tahun

1999 tentang Penyelenggaraan Negara Yang Bersih dan

Bebas Dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme, maka diterbitkan Inpres

Nomor 7 tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah.

Dalam ketentuan tersebut dinyatakan bahwa azas-azas umum

penyelenggaraan negara meliputi kepastian hukum, azas tertib

penyelenggaraan negara, azas kepentingan umum, azas keterbukaan,

azas proporsionalitas dan profesionalitas serta akuntabilitas. Dari 7

(tujuh) azas-azas umum penyelenggaraan negara tersebut dinyatakan

bahwa azas akuntabilitas merupakan azas paling utama yang

mensyaratkan bahwa setiap kegiatan dan hasil akhir dari kegiatan

penyelenggara Negara harus dipertanggungjawabkan kepada

masyarakat dan rakyat sebagai pemegang kedaulatan tertinggi negara

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Inpres Nomor 7 Tahun 1999 mewajibkan setiap instansi

pemerintah sebagai unsur penyelenggara negara mulai dari pejabat

eselon II ke atas untuk mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas

pokok dan fungsinya yang dipercayakan padanya berdasarkan Rencana

Strategis (RENSTRA) dan Penetapan Kinerja yang dirumuskan

sebelumnya.

Pertanggungjawaban dimaksud disampaikan kepada atasan

masing-masing, kepada lembaga-lembaga pengawasan dan penilai

akuntabilitas yang berkewenangan, dan akhirnya kepada Presiden

selaku Kepala Pemerintahan serta dilakukan melalui sistem

akuntabilitas dan media pertanggungjawaban yang harus dilaksanakan

secara periodik dan melembaga.

Dalam kaitan dengan hal tersebut, maka disusun Laporan

Akuntabilitas Kinerja Biro Umum Sekretariat Kabinet Tahun 2014

sebagai bentuk pertanggungjawaban kinerja dan penggunaan sumber

daya yang dihasilkan dan digunakan oleh Biro Umum.

D

Hal

aman

2

B. Gambaran Organisasi Biro Umum

a. Kedudukan, Tugas , Dan Fungsi

Mengacu pada Peraturan Presiden Nomor 82 Tahun 2010

tentang Sekretariat Kabinet, Sekretaris Kabinet telah menetapkan

Peraturan Sekretaris Kabinet Nomor 1 Tahun 2011 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Kabinet, yang telah diubah

dengan Peraturan Sekretaris Kabinet Nomor 4 Tahun 2012

(Perseskab).

Berdasarkan Perseskab tersebut, maka kedudukan, tugas dan

fungsi Biro Umum adalah sebagai berikut:

1. Kedudukan

Biro Umum dipimpin oleh Kepala Biro Umum yang berada di

bawah dan bertanggungjawab kepada Deputi Bidang

Administrasi.

2. Tugas

Biro Umum diberikan tugas untuk melaksanakan

penyelenggaraan dukungan pelayanan teknis dan administrasi

serta pengendalian persuratan, ketatausahaan pimpinan dan

perbantuan, penyelenggaraan acara dan keprotokoleran

Sekretaris Kabinet, penomoran Peraturan Presiden, Keputusan

Presiden, Instruksi Presiden, Peraturan Sekretaris Kabinet,

Keputusan Sekretaris Kabinet, peraturan dan keputusan

lainnya di lingkungan Sekretariat Kabinet, penyelenggaraan

dukungan pelayanan teknis dan administrasi pengadaan barang

dan jasa, penatausahaan barang milik negara, penyiapan dan

pelayanan kerumahtanggaan, pemeliharaan barang, bangunan

dan kendaraan, serta pelayanan umum lainnya di lingkungan

Sekretariat Kabinet.

3. Fungsi

Dalam melaksanakan tugas tersebut, Biro Umum

menyelenggarakan fungsi:

Hal

aman

3

a) Penyelenggaraan dukungan pelayanan teknis dan

administrasi, ketatausahaan pimpinan dan perbantuan,

serta pengendalian persuratan;

b) Penyelenggaraan acara dan keprokoleran Sekretaris

Kabinet;

c) Penomoran Peraturan Presiden, Keputusan Presiden,

Instruksi Pesiden, Peraturan Sekretaris Kabinet, Keputusan

Sekretaris Kabinet, peraturan dan keputusan lainnya di

lingkungan Sekretariat kabinet;

d) Pelaksanaan dukungan pelayanan teknis dan administrasi

pengadaan barang dan jasa, serta penatausahaan barang

milik negara;

e) Pelaksanaan dukungan teknis dan administrasi penyiapan

dan pelayanan kerumahtanggaan, serta pemeliharaan dan

perawatan alat perlengkapan kantor dan barang lainnya,

termasuk komputer beserta perangkat lunaknya,

bangunan, kendaraan, serta sarana dan prasarana lainnya

di lingkungan Sekretariat kabinet;

f) Pelaksanaan dukungan teknis dan administrasi pelayanan

umum lainnya; dan

g) Pelaksanaan fungsi-fungsi lain yang diberikan oleh Deputi

Bidang Administrasi.

b. Struktur Organisasi

Untuk melaksanakan tugas, fungsi tersebut, sesuai Perseskab

Nomor 1 Tahun 2011, Kepala Biro Umum dibantu oleh:

1. Bagian Tata Usaha dan Protokol, yang terdiri atas:

a) Subbagian Persuratan dan Penomoran;

b) Subbagian Tata Usaha Pimpinan; dan

c) Subbagian Acara dan Protokol.

2. Bagian Pengadaan, yang terdiri atas:

a) Subbagian Lelang; dan

b) Subbagian Pengadaan Langsung.

3. Bagian Rumah Tangga, yang terdiri atas:

Hal

aman

4

a) Subbagian Penatausahaan Barang Milik Negara; dan

b) Subbagian Penyiapan dan Pelayanan.

4. Bagian Pemeliharaan, yang terdiri atas:

a) Subbagian Barang dan Bangunan; dan

b) Subbagian Kendaraan.

Secara rinci, struktur organisasi Biro Umum, dapat dilihat

pada bagan berikut:

Bagan 1.1

Struktur Organisasi Biro Umum

C. Gambaran Aspek Strategis (Strategic Issues)

Biro Umum sebagai salah satu unit yang berkedudukan dibawah

Deputi Bidang Administrasi, berperan dalam rangka peningkatan

kepuasan dan kualitas atas pelayanan teknis dan administrasi di

lingkungan Sekretariat Kabinet. Peningkatan kepuasan dan kualitas

tersebut diwujudkan melalui pelaksanaan tugas dan fungsinya.

Namun, disadari bahwa peningkatan kepuasan dan kualitas

pengguna layanan sulit untuk diwujudkan tanpa dukungan kebijakan

dan sistem yang baik. Untuk itu, Biro Umum mulai tahun 2014 telah

meningkatkan kerja sama dan koordinasi dengan internal Sekretariat

Kabinet maupun dengan instansi lain terkait untuk melakukan

Hal

aman

5

peningkatan atas pelayanan teknis dan administrasi secara bertahap

dan berkelanjutan. Perwujudan peningkatan kepuasan dan kualitas

yang telah dilakukan, antara lain:

a) Mendukung pelaksanaan e-government yaitu dengan pembangunan

dan pengembangan Sistem Informasi Dokumen dan Alur Kerja

(SIDA) atau Document and Workflow Management System (DWMS).

Sistem ini merupakan perangkat lunak yang berfungsi sebagai alat

untuk memenuhi kebutuhan informasi organisasi;

b) Telah melaksanakan penetapan Peraturan Presiden 54 tahun 2010

pasal 14 ayat 1 bahwa Kementerian/Lembaga/Departemen/Instansi

diwajibkan mempunyai Unit Layanan Pengadaan (ULP) yang dapat

memberikan pelayanan/pembinaan dibidang Pengadaan

Barang/Jasa. ULP dimaksud, saat ini secara structural masih

melekat pada Bagian Pengadaan di Biro Umum.

c) Telah dilakukan alih status Barang Milik Negara kepemilikan

Sekretariat Negara menjadi Barang Milik Negara Sekretariat

Kabinet.

BAB II PERENCANAAN KINERJA

Hal

aman

6

A. Gambaran Umum Perencanaan Kinerja Biro Umum

elaksanaan tugas dan fungsi Biro Umum, dilakukan

berdasarkan pasal 300 Perseskab Nomor 1 tahun 2011

yang telah diperbaharui dengan Perseskab Nomor 4 Tahun

2012. Agar pelaksanaan tugas dan fungsi tersebut efektif,

Biro Umum berpedoman pada dokumen perencanaan yang terdapat

dalam Rencana Strategis (Renstra) Biro Umum Tahun 2010-2014, dan

Penetapan Kinerja Tahun 2014.

1. Renstra Biro Umum Tahun 2010-2014

Renstra Biro Umum Tahun 2010-2014 yang telah

diperbaharui pada tahun 2011 merupakan perencanaan jangka

menengah Biro Umum yang berisi tentang gambaran sasaran atau

kondisi hasil yang akan dicapai dalam kurun waktu lima tahun oleh

Biro Umum beserta strategi yang akan dilakukan untuk mencapai

sasaran sesuai dengan tugas, fungsi, dan peran yang diamanahkan.

Penyusunan Renstra Biro Umum telah mengacu pada Renstra

Sekretariat Kabinet Tahun 2010-2014, yang telah direvisi pada

tahun 2011, khususnya pada program Dukungan Manajemen dan

Pelaksanaan Tugas Teknis Lainnya. Secara ringkas substansi

Renstra Biro Umum dapat diilustrasikan sebagai berikut:

1. Visi

Visi Biro Umum adalah “Menjadi Biro yang andal dalam

menyelenggarakan dukungan dan pelayanan teknis dan

administrasi secara cepat, tepat, dan akuntabel kepada

Sekretaris Kabinet dan unit-unit kerja di lingkungan

Sekretariat Kabinet”.

Visi tersebut mengandung pengertian bahwa Biro Umum

sebagai unit kerja Sekretariat Kabinet yang menyelenggarakan

dukungan dan pelayanan teknis dan administrasi bagi unit

kerja lainnya yang ada di Sekretariat Kabinet dengan pelayanan

yang prima. Pelayanan yang prima tersebut antara lain adalah

P

pemberian pelayanan secara cepat/responsif, tepat, aman,

akurat, dan akuntabel. Untuk mendukung visinya tersebut Biro

Umum menerapkan prinsip-prinsip good governance dalam

pelaksanaan tugas dan fungsinya seperti transparansi,

partisipasif, akuntabilitas, sesuai aturan hukum, keadilan, dan

kejujuran (fairness).

Adanya visi ini diharapkan Biro Umum mampu mengantisipasi

dan menghadapi setiap tantangan yang ditemui di masa depan

sekaligus meningkatkan kualitas kinerja secara maksimal

dalam rangka memberikan dukungan dan pelayanan kepada

Sekretaris Kabinet dan unit-unit kerja di lingkungan


2. Misi

Dalam rangka mewujudkan visi tersebut, Biro Umum telah

menetapkan Misi, yaitu ”Meningkatkan kualitas dukungan

dan pelayanan teknis dan administrasi kepada Sekretaris

Kabinet dan unit-unit kerja di lingkungan Sekretariat

Kabinet”.

Misi tersebut mengandung pengertian bahwa Biro Umum dalam

memberikan dukungan dan pelayanan teknis administrasi

kepada Sekretaris Kabinet dan unit-unit kerja di lingkungan

Sekretariat Kabinet harus semakin baik. Hal ini juga berarti,

pelayanan yang dilakukan oleh Biro umum harus dapat

memberikan kepuasan yang optimal dan terus meningkat

secara gradual. Dukungan pelayanan teknis dan administrasi

harus lebih cepat dalam pelaksanaannya, tepat sasaran, terjaga

kerahasiaannya, dan mempunyai tingkat akurasi yang tinggi,

sehingga dapat memberikan kepuasan yang tinggi kepada

pihak-pihak yang berkepentingan.

3. Tujuan

Berdasarkan visi dan misi yang telah ditetapkan, Biro Umum

menetapkan tujuan yang akan dicapai oleh organisasi dalam

jangka waktu sampai tahun 2014, yaitu Meningkatnya

kualitas dukungan pelayanan teknis dan administrasi di

bidang ketatausahaan dan keprotokolan, pengadaan

barang dan jasa, kerumahtanggaan dan pemeliharaan,

kepada Sekretaris Kabinet dan unit-unit kerja di

lingkungan Sekretariat Kabinet. Dengan diformulasikannya

tujuan tersebut, maka Biro Umum dapat secara tepat

mengetahui hal-hal yang harus dilaksanakan oleh organisasi

dalam mencapai visi dan misinya.

4. Sasaran Strategis

Berdasarkan atas tujuan tersebut, selanjutnya Biro Umum

menjabarkannya dalam sasaran strategis yang akan dicapai

secara tahunan selama periode Renstra, yaitu Terwujudnya

peningkatan kualitas dukungan pelayanan teknis dan

administrasi di bidang ketatausahaan dan keprotokolan,

Pengadaan barang dan jasa, pemeliharaan, dan

kerumahtanggaan kepada Sekretaris Kabinet dan unit-

unit kerja di lingkungan Sekretariat Kabinet.

B. Ringkasan Penetapan Kinerja Biro Umum 2014

Penetapan Kinerja pada dasarnya adalah pernyataan komitmen

yang merepresentasikan tekad dan janji untuk mencapai kinerja yang

jelas dan terukur dalam rentang waktu satu tahun dengan

mempertimbangkan sumberdaya yang dikelolanya. Tujuan khusus

penetapan kinerja, antara lain adalah untuk meningkatkan

akuntabilitas, transparansi, dan kinerja aparatur sebagai wujud nyata

komitmen antara penerima amanah dengan pemberi amanah sebagai

dasar penilaian keberhasilan/kegagalan pencapaian tujuan dan sasaran

organisasi, menciptakan tolok ukur kinerja sebagai dasar evaluasi

kinerja aparatur, dan sebagai dasar pemberian reward atau

penghargaan dan sanksi.

Biro Umum telah membuat penetapan kinerja tahun 2014,

dengan indicator kinerja dan target tahunan yang mengacu pada

Renstra Biro Umum tahun 2010-2014. Penetapan kinerja tersebut

dapat dilihat pada tabel berikut:

Tabel 2.1

Formulir Penetapan Kinerja Biro Umum Tahun 2014

Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target

(1) (2) (3)

Terwujudnya peningkatan kualitas dukungan pelayanan teknis dan administrasi di bidang ketatausahaan dan keprotokoleran, pengadaan barang dan jasa, kerumahtanggaan, dan pemeliharaan kepada Sekretaris Kabinet dan unit-unit kerja di lingkungan Sekretariat Kabinet

Kecepatan pelayanan administrasi ketatausahaan

Persentase pelaksanaan pendistribusian surat yang tepat sasaran

1 hr

100%

Persentase kesesuaian paket pengadaan barang dan jasa dengan rencana pengadaan

80%

Akurasi laporan BMN yang dijadikan sebagai bahan laporan pertanggungjawaban akan pelaksanaan pengelolaan BMN

100%

Tingkat kepuasan layanan teknis dan administrasi keprotokoleran, kerumahtanggaan, serta pemeliharaan dan perawatan alat perlengkapan kantor dan barang lainnya

75%

C. Ikhtisar IKU Biro Umum Tahun 2014

Dalam Formulir Penetapan Kinerja Biro Umum, ditetapkan

indikator kinerja utama (IKU), serta target yang akan dicapai dalam

satu tahun untuk mengukur pencapaian sasaran strategis.

IKU Biro Umum ditetapkan pertama kali pada pada tahun 2008

dan telah mengalami beberapa kali perubahan dan penyempurnaan.

IKU Tahun 2014 ditetapkan dengan merujuk kepada Renstra Biro

Umum Tahun 2010-2014.

Apabila dibandingkan dengan IKU dari tahun 2010, terdapat

beberapa perubahan.Pada tahun 2011, adanya reorganisasi Sekretariat

Kabinet pada pertengahan tahun, menyebabkan perubahan struktur di

dalam Biro Umum, sehingga dilakukan penyesuaian dengan struktur

baru.

Sedangkan pada tahun 2013, perubahan dilakukan terhadap

beberapa indikator, yang dapat lebih menggambarkan pencapaian

kinerja Biro Umum karena semakin berkembangnya kebutuhan-

kebutuhan terkait dukungan administrasi dan teknis layanan di Biro

Umum.

Kemudian pada tahun 2014, untuk lebih dapat mengukur kinerja

pelayanan yang dilakukan oleh Biro Umum, terdapat beberapa indikator

yang diubah, menjadi indikator kepuasan layanan.

Gambaran perubahan IKU Sekretariat Kabinet tersebut dapat

dilihat pada skema perbandingan berikut:

Tabel 2.2

Skema Perubahan IKU Biro Umum Tahun 2010-2014

IKU Tahun 2010 dan Awal 2011 IKU Perubahan Tahun 2011 dan

2012 IKU tahun 2013 IKU Tahun 2014

1. a. Kecepatan

b. Ketepatan

Pemenuhan permintaan sarana

dan prasarana dalam hal

pengadaan dan

pendistribusiannya berupa BMN

dan Barang Persediaan

1. a. Kecepatan

b. Ketepatan

Pemenuhan permintaan

pengadaan sarana dan prasarana

berupa BMN dan Barang

Persediaan

1. a. Kecepatan

b. Ketepatan

tindak lanjut pemenuhan

permintaan pengadaan sarana

dan prasarana berupa BMN dan

barang persediaan

2. Persentase pengadaan

barang/jasa sesuai rencana

1. Persentase kesesuaian paket

pengadaan barang/jasa dengan

rencana pengadaan

2. a. Kecepatan

b. Ketepatan

pemenuhan permintaan

pemeliharaan/perbaikan sarana

dan prasarana

2. a. Kecepatan

b. Ketepatan



dan prasarana

3. a. Kecepatan

b. Ketepatan


permintaan


dan prasarana

Digabung dengan layanan

keprotokoleran, kerumahtanggaan

(jamuan dan perlengkapan rapat)

2. a. Kecepatan

b. Ketepatan


kerumahtanggaan (jamuan dan

perlengkapan rapat)

3. a. Kecepatan

b. Ketepatan


kerumahtanggaan (jamuan,

perlengkapan rapat, BMN, dan

barang persediaan)

4. a. Kecepatan

b. Ketepatan


permintaan kerumahtanggaan

(jamuan, perlengkapan rapat,

BMN, dan barang persediaan)

2. Akurasi Laporan BMN yang

dijadikan sebagai bahan laporan

pertanggungjawaban pelaksanaan

pengelolaan BMN

IKU Tahun 2010 dan Awal 2011 IKU Perubahan Tahun 2011 dan

2012 IKU tahun 2013 IKU Tahun 2014

4. Kecepatan uploading

data/informasi:

a. PUU

b. Kepegawaian

c. Press Release Hasil Sidang

Kabinet

d. Pengumuman CPNS

e. Pengumunan Lelang

f. Berita Seskab

Indikator ini dihapus sejak Restrukturisasi Organisasi Sekretariat kabinet pada Mei 2011

5. Jumlah pengakses data/informasi

6. Jumlah dokumen yang diunduh

7. Persentase keberlanjutan

pelayanan (continuity of service)

4. a. Kecepatan

b. Ketepatan

pelayanan administrasi

ketatausahaan dan protokoleran

5. a. Kecepatan

b. Ketepatan

pelayanan administrasi

ketatausahaan dan protokoleran

3. Kecepatan pelayanan

administrasi ketatausahaan

4. Persentase pelaksanaan

pendistribusian surat yang tepat

sasaran

5. Persentase kepuasan layanan tek-

nis administrasi keprotokoleran,

kerumahtanggaan, serta pemeli-

haraan/perawatan alat perleng-

kapan kantor dan barang lainnya

Berikut akan diuraikan tentang penyempurnaan sasaran dan

indikator sasaran yang menjadi dasar penetapan IKU di atas.

SASARAN: Terwujudnya peningkatan kualitas dukungan pelayanan

teknis dan administrasi di bidang ketatausahaan dan

keprotokoleran, pengadaan barang/jasa, pemeliharaan, dan

kerumahtanggaan kepada Sekretaris kabinet dan unit-unit kerja di

lingkungan Sekretariat Kabinet

Pada kurun waktu pelaksanaan Rencana Strategis Biro Umum

Tahun 2010 – 2014, rumusan sasaran ini telah mengalami

penyempurnaan pada pertengahan tahun 2011. Penyempurnaan

tersebut dilakukan dengan:

1. menambahkan bidang ketatausahaan dan keprotokoleran, serta

mengubah bidang perlengkapan menjadi pengadaan barang/jasa;

dan

2. menghapuskan sasaran kedua yang ditetapkan tahun 2010, yaitu

terwujudnya peningkatan kecepatan aksesibiltas penyediaan

informasi yang dihasilkan Sekretariat Kabinet kepada

stakeholders.

Penyempurnaan tersebut dimaksudkan untuk menyesuaikan

dengan tugas dan fungsi Biro Umum hasil reorganisasi yang ditetapkan

dengan Peraturan Sekretaris Kabinet Nomor 1 Tahun 2011 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Kabinet. Berdasarkan

reorganisasi, Biro Umum mendapat mandat untuk melaksanakan

dukungan layanan teknis dan administrasi bidang ketatausahaan dan

keprotokoleran, pengadaan barang/jasa, pemeliharaan, serta

kerumahtanggaan. Sedangkan pengelolaan sistem informasi yang

sebelumnya berada di bawah Biro Umum menjadi unit kerja tersendiri.

Pencapaian sasaran ini diukur melalui beberapa indikator, yang

dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Indikator pertama “Kecepatan pelayanan administrasi

ketatausahaan”.

Penetapan target kecepatan pelayanan pada indikator sasaran

disesuaikan dengan waktu yang dibutuhkan dan telah disepakati,

yaitu 1 (satu) hari).Kecepatan pelayanan administrasi ketatausaha-

an diukur berdasarkan:

a) Surat/berkas masuk pengukurannya terhitung 1 hari dengan

uraian sebagai berikut:

1) Diterima oleh Sub BagianPersuratan dan Penomoran;

2) Mengagendakan surat atau dokumen pada database dan

menuliskan nomor agenda pada surat;

3) Memilah dan menyusun surat atau dokumen berdasarkan

prioritasnya (Biasa, Segera, Sangat Segera, Rahasia, Sangat

Rahasia);

4) Menyampaikan surat atau dokumen sesuai alamat yang

dituju di lingkungan Sekretariat Kabinet;

5) Menyampaikan surat atau dokumen melalui Sub Bagian

Tata Usaha Pimpinan untuk mendapatkan disposisi dan

arahan lebih lanjut Sekretaris Kabinet (catatan: turunnya

disposisi menyesuaikan jadwal atau kegiatan Sekretaris

Kabinet yang padat); dan

6) Setelah berkas diterima oleh Sub Bagian Tata Usaha

Pimpinan, dilakukan pencatatan disposisi Sekretaris Kabinet

kedalam database dan segera didistribusikan kepada unit

kerja yang terkait sesuai disposisi Sekretaris Kabinet.

b) Memorandum masuk dari unit kerja pemroses pengukurannya

terhitung 1 hari dengan uraian sebagai berikut:

1) Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan menerima pengajuan

surat/memorandum untuk Sekretaris Kabinet dan

mengecek kelengkapan berkas surat/memorandum. Apabila

ada kekurangan akan dikembalikan oleh staf untuk

dilengkapi;

2) Mengagendakan surat/memorandum pada data base dan

menuliskan nomor agenda pada surat/memorandum serta

memilah dan menyusun surat/memorandum berdasarkan

prioritasnya (Biasa, Segera, Sangat Segera, Rahasia, Sangat

Rahasia);

3) Menyampaikan surat/memorandum melalui Sub Bagian

Tata Usaha Pimpinan untuk mendapatkan disposisi dan

arahan lebih lanjut Sekretaris Kabinet (catatan: turunnya

disposisi menyesuaikan jadwal atau kegiatan Sekretaris

Kabinet yang padat);

4) Setelah berkas diterima dilakukan pencatatan disposisi

Sekretaris Kabinet kedalam data base. Apabila berkas

tersebut berbentuk:

(a) memorandum, maka Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan

memberikan nomor kemudian berkas segera dikirim

kepada Presiden/Wakil Presiden/Mensesneg.

(b) Surat keluar, maka Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan

akan mengembalikan kepada unit pemproses

(Deputi/Waseskab) sesuai dengan disposisi Sekretaris

Kabinet untuk segera diberikan penomoran surat dan

dikirim oleh Sub Bagian Persuratan dan Penomoran.

c) Surat/berkas Keluar pengukurannya terhitung 1 hari dengan

uraian sebagai berikut:

Apabila Sekretaris akan mengirimkan surat atau dokumen

maka prosedur penomorannya dilakukan sama seperti Halnya

penerimaan surat dari pihak atau instansi lain.

d) Pelaksanaan keprotokolan memiliki target 100%.

Pengukurannya dihitung apabila kegiatan yang akan

dilaksanakan ditentukan oleh kesesuaian jadwal yang telah

diagendakan dan pelaksanaannya tidak bersamaan dengan

jadwal pendampingan terhadap Presiden RI.

Kegiatan Sekretaris Kabinet diagendakan dalam bentuk

Rencana Acara Bulanan Sekretaris Kabinet meliputi a)

pendampingan kunjungan kerja; b)menerima audiensi; c)

menghadiri undangan – undangan seperti menghadiri

pernikahan, penganugerahan penghargaan, upacara resmi

kenegaraan, upacara pembukaan dan peresmian; d) siding

kabinet; dan e) melakukan peninjauan.

2. Indikator kedua “Persentase pelaksanaan pendistribusian surat

yang tepat sasaran”

Indikator ketepatan pelaksanaan pendistribusian surat yang

tepatsasaran digunakan apabila tindaklanjut dari administrasi

pendistribusiantelah disampaikan kepada yang orang/jabatan

dituju dalam surat/disposisi dan sesuai dengan materi yang

disampaikan.

Untuk indikator sasaran ini, ditetapkan targetnyaadalah 100%.

Penetapan target tersebut, diambil dengan perhitungan seluruh

jenis surat, disposisi, danberkas yang diterima dapat ditindaklanjuti

seluruhnya.

3. Indikator ketiga “Persentase kesesuaian paket pengadaan

barang/jasa dengan rencana pengadaan”

Target yang ditetapkan untuk kesesuaian pelaksanaan pengadaan

barang/jasa adalah 80%. Target ini dihitung dengan

membandingkan jumlah paket pengadaan yang dilaksanakan sesuai

rencana dengan jumlah paket pengadaan yang direncanakan sesuai

Rencana Umum Pengadaan (RUP) Tahun 2014.

Metode penghitungannya adalahsebagaiberikut:

4. Indikator keempat “Akurasi Laporan BMN yang dijadikan sebagai

bahan laporan pertanggungjawaban akan pelaksanaan

pengelolaan BMN”

Barang Milik Negara (BMN) meliputi:1) barang yg dibeli/diperoleh

atas beban APBN dengan jenis belanja, antara lain: a)

BelanjaBarang (52), b) Belanja Modal (53), c) BelanjaHibah (56), d)

BelanjaSosial (57), dan e) Belanja Lain-lain (58); dan 2) barang yang

Jumlah paket pengadaan yang dilaksanakan sesuai rencana

Jumlah paket pengadaan yang direncanakan X 100%

berasal dari perolehan lain yang sah, antara lain: a)

hibah/sumbangan atau yang sejenis, b) pelaksanaan

perjanjian/kontrak, c) berdasarkan ketentuan undang-undang, dan

d) berdasarkan putusan pengadilan yang telah memperoleh

kekuatan hokum tetap.

Pengelolaan Barang Milik Negara (BMN), dalam hal pelaksanaan

pencatatan, inventarisasi dan revaluasi aset harus ada dilakukan

koordinasiyang baik, sehingga dalam siklus pengelolaan aset, yaitu

mulai dari proses perencanaan dan diakhiri dengan

pertanggungjawaban/pelaporan aset dapat dinilai akuntabilitasnya

dan memberikan nilai tambah/nilai guna bagi pemerintah. Oleh

karena itu, akurasi Laporan BMN yang dijadikan sebagai bahan

laporan pertanggungjawaban akan pelaksanaan pengelolaan BMN

dijadikan indicator kinerja utama Biro Umum.

5. Indikator kelima “Tingkat kepuasan layanan teknis dan

administrasi keprotokolan, kerumahtanggaan, serta

pemeliharaan dan perawatan alat perlengkapan kantor dan

barang lainnya”

Untuk mengetahui tingkat kepuasan pengguna layanan terhadap

pelayanan Biro Umum diperlukan penilaian mandiri (self

assessment) yang mengacu kepada Keputusan Menteri

Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: KEP/25/M.PAN/2/2004

mengenai Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan

Masyarakat terhadap unit pelayanan instansi pemerintah, dengan

beberapa penyesuaian.

Tingkat kepuasan layanan dihitung melalui penyebaran kuesioner

kepada Sekretaris Kabinet (untuk layanan keprotokolan), serta unit-

unit kerja di lingkungan Sekretariat Kabinet (untuk layanan

kerumahtanggaan dan pemeliharaan).

BAB III CAPAIAN KINERJA

Hal

aman

18

aporan kinerja merupakan ikhtisar yang menjelaskan secara

ringkas dan lengkap tentang capaian kinerja yang disusun

berdasarkan rencana kerja yang ditetapkan dalam rangka

pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN). Dengan

demikian laporan kinerja merupakan bentuk akuntabilitas dari

pelaksanaan tugas dan fungsi yang dipercayakan kepada setiap instansi

pemerintah atas penggunaan anggaran. Hal terpenting yang diperlukan

dalam penyusunan laporan kinerja adalah pengukuran kinerja dan evaluasi

serta pengungkapan secara memadai hasil analisis terhadap pengukuran

kinerja. Pengukuran kinerja tersebut dimaksudkan sebagai hasil dari suatu

penilaian yang sistematik dan didasarkan pada kelompok indikator kinerja

yang berupa indikator-indikator masukan, keluaran, hasil, manfaat, dan

dampak.

Pengukuran kinerja merupakan aktivitas pembandingan antara

sesuatu dengan alat ukurnya. Dalam hal ini proses pengukuran kinerja

merupakan suatu proses sistematis dan berkesinambungan untuk menilai

keberhasilan dan kegagalan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan program,

kebijakan, sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan dalam mewujudkan

visi, misi dan strategi instansi.

Pengukuran kinerja di lingkungan instansi pemerintah dilakukan

sesuai dengan peran, tugas, dan fungsi masing-masing instansi

pemerintah, sehingga dilakukan secara berjenjang dari tingkatan unit kerja

sampai pada tingkatan tertinggi organisasi suatu instansi. Guna mengatasi

berbagai kerumitan pengukuran di berbagai tingkatan dan agregasinya,

digunakan beberapa indikator kinerja utama (IKU) yang dipilih diantara

berbagai indikator yang paling dapat mewakili dan menggambarkan apa

yang diukur.

Guna mendapatkan hasil yang komprehensif, proses pengukuran

kinerja selain memuat analisis capaian kinerja juga dilengkapi dengan

evaluasi atas hasil capaian kinerja tersebut. Evaluasi ini bertujuan untuk

mengetahui progress realisasi kinerja yang dihasilkan maupun kendala dan

L

Hal

aman

19

tantangan yang dihadapi dalam mencapai sasaran, serta menilai efisiensi,

efektivitas, keekonomisan maupun perbedaan kinerja (gap), sebagai umpan

balik untuk mengetahui pencapaian implementasi perencanaan strategis

maupun perencanaan kinerja.

Pengukuran persentase capaian kinerja dihitung menggunakan

beberapa rumus yang disesuaikan dengan karakteristik komponen

realisasinya, yaitu:

1. Semakin tinggi realisasi menunjukkan pencapaian kinerja yang semakin

baik. Untuk hal ini, digunakan rumus:

2. Semakin tinggi realisasi menunjukkan semakin rendah pencapaian

kinerja. Untuk hal ini, digunakan rumus:

Penilaian atas capaian kinerja Biro Umum tahun 2014 menggunakan

kategori capaian kinerja dengan skala ordinal, sebagaimana yang

ditetapkan pada tahun-tahun sebelumnya, yaitu:

Tabel. 3.1 Kategori Pencapaian Kinerja

No. Rentang Capaian Kinerja Kategori Pencapaian Kinerja

1. ≥ 100 Memuaskan

2. 85% - < 100% Sangat Baik

3. 70% - < 85% Baik

4. 55% - < 70% Cukup Baik

5. < 55% Kurang Baik

Rumus 2 Persentase pencapaian Realisasi

rencana tingkat capaian

Rencana – (Realisasi - Rencana)

= Rencana× 100%

Rencana

Persentase pencapaian Realisasi

rencana tingkat capaian

Rumus 1 Realisasi

= Rencana × 100%

Hal

aman

20

A. Capaian Kinerja Jangka Menengah (Capaian Renstra) Biro Umum

Tahun 2010-2014

Pencapaian tujuan Biro Umum dapat digambarkan melalui

capaian sasaran strategisnya selama periode jangka menengah

maupun jangka panjang. Tahun 2014 merupakan tahun terakhir

pelaksanaan Renstra Biro Umum Tahun 2010—2014. Oleh karena

itu, perlu diungkapkan informasi kinerja terkait resume/rekapitu-

lasi pencapaian tujuan jangka menengah 2010—2014.

Pencapaian tujuan tersebut dapat digambarkan dalam

capaian beberapa indikator sasaran strategis Renstra Biro Umum

selama periode 5 (lima) tahun terakhir yaitu 2010—2014, yang

digambarkan dengan uraian sebagai berikut:

Tabel. 3.2 Capaian Kinerja Renstra Biro Umum untuk Periode 2010-2014

No Indikator Kinerja Sasaran

Strategis

Capaian Kinerja (%)

2010 2011 2012 2013 2014

1. Kecepatan tindak lanjut pemenuhan permintaan sarana dan prasarana

a. Pengadaan

(pengukuran indikator hanya sampai 2013)

1) BMN 107,14 102,52 104,56 112 -

2) Barang Persediaan 106,25 106,67 117,07 107,86 -

b. Pendistribusian


1) BMN 100 - - - -

2) Barang Persediaan 100 - - - -

2. Ketepatan pemenuhan permintaan sarana dan prasarana dalam hal:

a. Pengadaan


1) BMN 100 105,18 111,11

100 - 2) Barang Persediaan

100 100 100

Hal

aman

21


Strategis

Capaian Kinerja (%)

2010 2011 2012 2013 2014

b. Pendistribusian


1) BMN 111,11 - - - -

2) Barang Persediaan 100 - - - -

3. Persentase kesesuaian

paket pengadaan barang/

jasa dengan rencana

pengadaan

(indikator ini baru ada

tahun 2013)

- - - 100 58

4. Kecepatan tindak lanjut


pemeliharaan/perbaikan

sarana dan prasarana

(pengukuran indikator

hanya sampai 2013)

100 100 102,66 124,33 -

5. Ketepatan pemenuhan per-

mintaan pemeliharaan/

perbaikan sarana dan

prasarana


hanya sampai 2013)

77,16 112,34 125 124,33 -

6. Kecepatan tindak lanjut


kerumahtanggaan (jamuan

dan perlengkapan, BMN,

dan barang persediaan)


hanya sampai 2013)

200 100 102 132 -

7. Ketepatan pemenuhan

permintaan kerumah-

tanggaan (jamuan dan

perlengkapan, BMN, dan

barang persediaan)

106,98 119,61 117,65 100 -

Hal

aman

22


Strategis

Capaian Kinerja (%)

2010 2011 2012 2013 2014


hanya sampai 2013)

8. Akurasi laporan BMN yang

dijadikan sebagai bahan

pertanggung-jawaban akan

pelaksa-naan pengelolaan

BMN


tahun 2014)

- - - - 83,33

7. Kecepatan uploading data/informasi:


a. PUU 228,57 - - - -

b. Kepegawaian 160 - - - -

c. Press Release Hasil

Sidang Kabinet

100 - - - -

d. Pengumuman CPNS 100 - - - -

e. Pengumuman Lelang 171,87 - - - -

f. Berita Setkab 28,57 - - - -

8. Jumlah pengakses data/

informasi


hanya sampai 2010)

178,06 - - - -

9. Jumlah dokumen yang

diunduh


hanya sampai 2010)

100 - - - -

10. Persentase keberlanjutan

pelayanan (continuity of

service)


hanya sampai 2010)

99,99 - - - -

Hal

aman

23


Strategis

Capaian Kinerja (%)

2010 2011 2012 2013 2014

11. Kecepatan pelayanan administrasi ketatausahaan terhadap

(indikator ini baru ada tahun 2011)

a. Ketatausahaan - 133,33 100 100 100

b. Keprotokoleran - -

12. Ketepatan pelayanan administrasi

(indikator ini baru ada tahun 2011)


a. Ketatausahaan - 100 100 100 -

b. Keprotokoleran 99,62

13. Persentase pelaksanaan

pendistribusian surat yang

tepat sasaran


tahun 2014)

- - - - 100

14. Persentase kepuasan

layanan teknis dan

administrasi

keprotokoleran,

kerumahtanggan, serta

pemeliharaan dan

perawatan alat

perlengkapan kantor dan

barang lainnya


tahun 2014)

- - - - 104,24

Data pada tabel di atas menunjukkan bahwa capaian kinerja Biro

Umum selama 5 (lima) tahun terakhir memang berfluktuasi, meskipun

demikian masih menunjukkan trend yang positif ke arah peningkatan

capaian kinerja. Secara umum rata-rata capaian indikator kinerja

utama dan indikator kinerja penunjang lainnya cukup memuaskan, dan

apabila terdapat penurunan hal itu disebabkan adanya perubahan

target yang cukup subtansial dibandingkan tahun sebelumnya sehingga

mempengaruhi angka capaian. Selain itu, terdapat kondisi lain yang

Hal

aman

24

mempengaruhi besaran capaian kinerja antara lain perbedaan/

perubahan metode dan instrumen pengukuran, perluasan cakupan

kinerja yang diukur, peningkatan requirement/persyaratan kinerja, dan

lain-lain. Meskipun demikian, sejumlah capaian kinerja Biro Umum di

tahun 2014 cenderung meningkat dibandingkan tahun-tahun

sebelumnya.

Dalam rangka peningkatan capaian kinerja jangka pendek,

menengah, maupun jangka panjang, Biro Umum telah melakukan

upaya perbaikan terhadap manajemen kinerja Biro Umum secara terus-

menerus dan berkesinambungan.

B. Capaian Kinerja Biro Umum Tahun 2014

Sasaran strategis yang ingin dicapai Biro Umum adalah

Terwujudnya peningkatan kualitas dukungan pelayanan teknis

dan administrasi di bidang ketatausahaan dan keprotokoleran,

Pengadaan barang dan jasa, pemeliharaan, dan kerumah-

tanggaan kepada Sekretaris Kabinet dan unit-unit kerja di

lingkungan Sekretariat Kabinet. Sasaran strategis tersebut dicapai

dengan 5 (lima) indikator kinerja yang telah ditetapkan pada tahun

2014.Dari indikator kinerja tersebut,dipilih indikator sasaran yang

dianggap paling strategis dan mencerminkan core business Biro Umum

sebagai dasar penetapan Indikator Kinerja Utama (IKU).

Capaian IKU Biro Umum Tahun 2014 direpresentasikan oleh

capaian indikator sasaran yang berhubungan langsung atau yang

dijadikan dasar penetapan IKU serta ditunjang indikator lain yang juga

memberikan kontribusi bagi pencapaian IKU tersebut. Dari sasaran

strategis yang telah ditetapkan, indikator sasaran keseluruhannya

merupakan IKU yang harus dicapai oleh Biro Umum.

Gambaran pencapaian IKU Biro Umum periode Januari s.d.

Desember 2014, secara ringkas dapat dilihat pada tabel berikut:

Hal

aman

25

Tabel. 3.3 Capaian Indikator Kinerja Utama Biro Umum Tahun 2014

No. Indikator Kinerja

Utama Target Realisasi

% Capaian

Kategori Capaian Kinerja

1. Kecepatan pelayanan admnistrasi ketatausahaan

1 hari 1 hari 100 Memuaskan

2. Persentase pelaksanaan pendistribusian surat yang tepat sasaran

100% 100% 100

Memuaskan

3. Persentase kesesuaian paket pengadaan barang dan jasa dengan rencana pengadaan

80% 46,40 58,00 Cukup Baik

4. Akurasi laporan BMN yang dijadikan sebagai bahan pertanggungjawaban pelaksanaan pengelolaan BMN

100% 83,33% 83,33 Baik

5. Persentase kepuasan layananteknis dan administrasi keprotokoleran, kerumahtanggaan, serta pemeliharaan dan perawatan alat perlengkapan kantor dan barang lainnya

75% 78,18% 104,24% Memuaskan

Penjelasan secara rinci tabel di atas, dapat dilihat pada uraian

masing-masing capaian IKU sebagai berikut:

1. IKU 1 “Kecepatan Pelayanan Administrasi Ketatausahaan”

Uraian mengenai perbandingan antara target dan realisasi

kinerja capaian IKU pertama Tahun 2014 adalah dapat dilihat pada

table berikut:

Hal

aman

26

Tabel 3.4 Perbandingan Antara Target dan Realisasi Kinerja IKU 1

Tahun 2014

Indikator Kinerja Target Realisasi %

Capaian

Kecepatan pelayanan


1 hari 1 hari 100%

Berdasarkan tabel di atas, capaian sasaran untuk kecepatan

dihitung menggunakan rumus 2, dengan realisasi sebesar 1 hari,

dengan capaian sasaran sebesar 100%, sehingga berdasarkan

kategori pencapaian kinerja, dapat dinyatakan bahwa pencapaian

untuk sasaran ini adalah memuaskan.

Rerata waktu penyelesaian administrasi ketatausahaan dan

protokoleran dihitung dengan menggunakan metode rata-rata

sederhana. Perhitungan tersebut melibatkan populasi seluruh

berkas administrasi ketatausahaan yang dihitung reratanya setiap

bulan guna memperoleh rerata keseluruhan (realisasi kecepatan)

penyelesaian berdasarkan kesepakatan yang dibuat pada awal

tahun.

Perhitungan dilakukan terhadap 25.437 berkas masuk,

meliputi 13.572 surat/memo masuk, 887 pengajuan memorandum

keluar, 4.966 pengajuan surat keluar, 5.178 surat yang harus

dikirim, 751 naskah Perpres, Inpres, Kepseskab, dan peraturan dan

keputusan lainnya yang berasal dari unit-unit kerja Eselon I

maupun Eselon II di lingkungan Sekretariat Kabinet, dengan rerata

waktu sebagaimana tercantum dalam tabel berikut:

Tabel 3.5 Rerata Waktu Penyelesaian Administrasi Ketatausahaan Dan

Keprotokolan Per Klasifikasi

Tahun 2014

Klasifikasi Bidang Berkas Rerata Waktu

Penyelesaian

Ketatausahaan a. Surat masuk dari Luar

Instansi

10.911 13.572 1 hari

Hal

aman

27

Klasifikasi Bidang Berkas Rerata Waktu

Penyelesaian

b. Memo masuk

dari internal

Setkab

2.661

Penomoran surat a. Memo Internal 887 5.853 1 hari

b. Surat Keluar 4.966

Pengiriman surat Surat 5.178 1 hari

Penomoran dan Pengiriman

Perpres, Inpres,

Kepseskab, Serta

Peraturan

Lainnya

a. Inpres 9 751 1 hari

b. Perpres 194

c. Ampres 38

d. Keppres 435

e. Kepseskab 44

f. Perseskab 6

g. Peraturan

Lainnya

25

Protokol 1. Kegiatan

Dalam Negeri

73 83 1 hari

2. Kegiatan

Luar Negeri

10

Jumlah 25.437 1 hari

Rerata waktu penyelesaian administrasi

ketatausahaan

1 hari

Dari tabel di atas dapat diketahui bahwa dari 5 (lima)

klasifikasi permasalahan administrasi ketatausahaan yang

ditangani Biro Umum, semua diselesaikan dalam waktupaling lama

1 hari. Hal ini mengingat ketatausahaan merupakan pintu masuk

dari semua pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat Kabinet,

sehingga kecepatan penyelesaian administrasi kedua hal tersebut

berpengaruh signifikan terhadap kinerja Sekretariat Kabinet.

Apabila dibandingkan tahun sebelumnya, yaitu tahun 2013,

tidak ada perubahan capaian. Hal tersebut dikarenakan

Hal

aman

28

penghitungan kecepatan penyelesaian layanan selama 1 (satu) hari

sudah merupakan standar yang harus dipenuhi oleh Biro Umum.

Mengingat IKU ini pertama kali muncul pada tahun 2011

setelah adanya re-organisasi di Sekretariat Kabinet, yang

menyebabkan bergabungnya ketatausahaan dengan Biro Umum,

perkembangan pencapaian sasaran dapat diketahui melalui

perbandingan dengan kinerja dari tahun 2011-2014, sebagaimana

tabel berikut:

Tabel 3.6

Perbandingan Antara Realisasi Kinerja IKU 1 sampai dengan

Tahun 2014 Dengan Target Jangka Menengah Dalam Dokumen

Renstra Biro Umum Tahun 2010-2014

Indikator Kinerja

2011 2012 2013 2014

Realisasi

% Capai

an

Realisasi %

Capai

an

Realisasi %

Capai

an

Realisasi %

Capai

an

Kecepatan

pelayanan


10

menit

133,

33 1 hari 100 1 hari 100 1 hari 100

Berdasarkan data pada gambar di atas, dapat dilihat bahwa

capaian tahun 2012-2014 menurun dibandingkan tahun 2011. Hal

ini disebabkan karena perbedaan target dan metode pengukuran.

Pada tahun 2011, target ditetapkan selama 15 (lima belas) menit

dengan realisasi 10 (sepuluh) menit. Sedangkan sejak tahun 2012

target tersebut diubah menjadi 1 (satu) hari. Perubahan target

tersebut dikarenakan sistem informasi persuratan yang digunakan

oleh Biro Umum mengalami pergantian, yaitu dari sistem

mailtracking menjadi Workflow Management System (WMS).

Pada saat menggunakan mailtracking, penyelesaian layanan

ketatausahaan dapat dipantau sampai dengan perhitungan menit,

sehingga dapat lebih akurat dalam mengukur kecepatan

penyelesaian layanan. Namun, dengan digunakannya WMS,

terdapat perbedaan penggunaaan, yang mempersulit perhitungan

Hal

aman

29

kecepatan layanan, sehingga pengukuran hanya dilakukan

berdasarkan catatan manual dengan hitungan hari.

Terkait hal ini, Biro Umum telah beberapa kali meminta

dilakukan perbaikan terhadap sistem WMS, agar dapat melakukan

perhitungan kecepatan layanan secara akurat, tetapi belum ada

tindak lanjut hingga akhir 2014.

2. IKU 2 “Persentase Pelaksanaan Pendistribusian Surat Yang

Tepat Sasaran”


kinerja capaian IKU kedua Tahun 2014 adalah dapat dilihat pada

table berikut:


Tahun 2014


Capaian

Persentase pelaksanaan

pendistribusian surat yang tepat sasaran

100 %

(15.380) berkas/surat

100%

(15.877) berkas/surat

100%

Berdasarkan tabel di atas, capaian sasaran untuk kecepatan

dihitung menggunakan rumus 1, dengan realisasi sebesar 100%,

dengan capaian sasaran sebesar 100%, sehingga berdasarkan

kategori pencapaian kinerja, dapat dinyatakan bahwa pencapaian

untuk sasaran ini adalah memuaskan.

Rumusan “tepat sasaran” yang digunakan menekankan

pada telah dilaksanakannyadistribusisurat dengan menyampai-

kannya kepada Pimpinandan untuk selanjutnya dapat ditindak-

lanjuti/diproses oleh unit kerja Eselon I dan Eselon II terkait

berdasarkan arahan Pimpinan. Dengan demikian, semakin banyak

berkas administrasi ketatausahaan yang telah didistribusikan

secara tepat kepada pemangku kepentingan berarti kinerja Biro

Umum semakin tinggi.

Hal

aman

30

Perhitungan dilakukan dari 15.380 surat/berkas yang

masuk, seluruhnya didistribusikan kepada unit kerja Pengolah

secara tepat. Dengan kata lain, tidak ada satu berkaspun yang

didistribusikan bukan kepada unit kerja /stakeholder yang dituju

dalam surat/berkas dimaksud.

Capaian IKU kedua ini tidak dapat dibandingkan dengan

tahun sebelumnya karena IKU ini baru ada pada tahun 2014.

Gambaran lebih rinci terhadap realisasi penanganan

surat/berkas yang didistribusikan tepat sasaran selama tahun

2014, dapat dilihat pada tebel berikut:

Tabel 3.8

Pendistribusian Surat/Berkas Selama Tahun 2014

Bulan Jumlah

surat/berkas

Jumlah berkas yang

didistribusikan tepat sasaran

Persentase realisasi

Januari 1.234 1.280 100%

Februari 1.238 1.279 100%

Maret 1.257 1.298 100%

April 1.345 1.386 100%

Mei 1.143 1.184 100%

Juni 1.270 1.311 100%

Juli 1.371 1.412 100%

Agustus 1.092 1.133 100%

September 1.418 1.459 100%

Oktober 1.409 1.450 100%

November 1.137 1.178 100%

Desember 1.466 1.507 100%

Total 15.380 15.877 100%

Hal

aman

31

3. IKU 3 “Persentase kesesuaian pelaksanaan paket pengadaan

barang dan jasa dengan rencana pengadaan ”

Uraian mengenai perbandinganantara target dan realisasi

kinerja capaian IKU ketiga Tahun 2014 adalah dapat dilihat pada

table berikut:

Tabel 3.9

Perbandingan Antara Target dan Realisasi Kinerja IKU 3 Tahun 2014


Capaian

Persentase kesesuaian pelaksanaan paket pengadaan barang/jasa

dengan rencana pengadaan

80 %

46,40%

58%

Berdasarkan tabel di atas, capaian IKU 3 dihitung

menggunakan rumus 1, dengan realisasi sebesar 46,40%, dengan

capaian sasaran sebesar 58%, sehingga berdasarkan kategori

pencapaian kinerja, dapat dinyatakan bahwa pencapaian untuk IKU

ini adalah cukup baik.

Kesesuaian pelaksanaan pengadaan barang/jasa dihitung

dengan membandingkan jumlah paket pengadaan yang dilaksana-

kan sesuai rencana dengan jumlah paket pengadaan yang dilaksa-

nakan. Dalam hal ini kesesuaian diukur dengan membandingkan

jenis metode pengadaan yang digunakan dalam pelaksanaan

pengadaan dengan jenis metode pengadaan yang direncanakan

dalam Rencana Umum Pengadaan (RUP). Rencana Umum

Pengadaan (RUP) Sekretariat Kabinet berisi paket-paket pengadaan

yang akan dilaksanakan sekaligus jenis metode pengadaannya yang

ditetapkan oleh Deputi Bidang Administrasi Sekretariat Kabinet

selaku Kuasa Pengguna Anggaran Sekretariat Kabinet

Pada akhir tahun 2014, telah dilaksanakan sebanyak 444

paket pengadaan, meliputi 9 paket dilaksanakan melalui Lelang

Umum/Penunjukan Langsung, dan 435 paket dilaksanakan melalui

Pengadaan Langsung, dengan rincian sebagai berikut:

Hal

aman

32

Tabel 3. 10 Rincian Paket Pengadaan

Tahun 2014

No. Periode LU/TL PL

Jumlah Barang Modal Barang Modal

1. TW 1 4 - 90 1 95

2. TW 2 1 1 94 - 96

3. TW 3 - 1 105 1 107

4. TW 4 2 - 134 10 146

Jumlah 7 2 432 12 444

Berdasarkan hasil di atas, secara keseluruhan persentase

jumlah paket pengadaan yang telah dilaksanakan dibandingkan

dengan jumlah paket pengadaan yang direncanakan adalah sebesar

205,56%.

Namun, karena yang dihitung adalah kesesuaian dengan

rencana, maka harus dilihat lebih lanjut apakah paket pengadaan

yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah disusun

sebelumnya, dalam hal pemilihan metode pengadaannya.

Berdasarkan hasil telaah tersebut, dapat dilihat rincian

pengadaan yang sesuai dengan rencana, sebagaimana tabel berikut:

Rincian jumlah paket pengadaan yang dilaksanakan selama

tahun 2014, dapat dilihat pada tabel berikut:

Tabel. 3.11 Rekapitulasi Pelaksanaan Paket Pengadaan

Tahun 2014

Periode Jumlah Rencana

Pengadaan

Pengadaan Yang

Dilaksanakan

Pengadaan Yang Sesuai

Rencana

Realisasi

(%)

TW 1 LU/TL 14

46 4

95 4

51 53,68 PL 32 91 47

TW 2 LU/TL 14

74 2

96 2

42 43,75 PL 60 94 40

Hal

aman

33

Periode Jumlah Rencana

Pengadaan

Pengadaan Yang

Dilaksanakan

Pengadaan Yang Sesuai

Rencana

Realisasi

(%)

TW 3 LU/TL 10

56 1

107 1

37 34,58 PL 46 106 36

TW 4 LU/TL 4

40 2

146 2

76 52,05 PL 36 144 74

Jumlah 216 444 206 46,40

Berdasarkan tabel di atas, realisasi pelaksanaan pengadaan

yang sesuai rencana sebesar 46,40%. Mengingat target yang

ditetapkan adalah 80%, maka capaiannya adalah 58%. Apabila

dibandingkan dengan tahun 2013, terjadi penurunan sebesar 42%.

Hal ini dikarenakan perbedaan metode pengukuran yang dilakukan.

Pada tahun 2013, pengukuran hanya dilakukan dengan

membandingkan jumlah paket pengadaan yang dilaksanakan

dengan jumlah paket pengadaan yang direncanakan. Jika

pengukuran tersebut yang digunakan, maka pada tahun 2014

terjadi kenaikan yang cukup signifikan, yaitu sebesar 105,56%.

Namun, pengukuran pada tahun 2014 lebih dititikberatkan

pada paket pengadaan yang sesuai dengan rencana, dalam hal ini

metode pengadaannya, dengan pertimbangan agar dapat lebih

mengukur kinerja Biro Umum, khususnya pengadaan, secara lebih

akurat. Karena banyaknya jumlah paket pengadaan yang

dilaksanakan tidak berbanding lurus dengan perbaikan kinerja.

Dengan metode pengukuran tersebut, dari 444 paket

pengadaan yang dilaksanakan di tahun 2014, ternyata hanya 206

paket yang sesuai rencana atau sebesar 46,40%.

Besarnya persentase pengadaan yang dilaksanakan tidak

sesuai dengan rencana menggambarkan bahwa perlu dilakukan

perbaikan terhadap proses perencanaan pengadaan yang dilakukan,

dengan mempertimbangkan kondisi internal organisasi, maupun

Hal

aman

34

perubahan anggaran yang terjadi pada tahun berjalan. Dengan

memaksimalkan proses perencanaan, diharapkan pelaksanaan

pengadaan di tahun berikutnya akan terlaksana sesuai dengan

rencana.

4. IKU 4 “Akurasi laporan BMN yang dijadikan sebagai bahan

laporan pertanggungjawaban akan pelaksanaan pengelolaan

BMN”


kinerja capaian IKU keempat Tahun 2014 adalah dapat dilihat pada

table berikut:


Tahun 2014


Capaian

Akurasi laporan BMN

yang dijadikan sebagai bahan laporan pertanggungjawaban

akan pelaksanaan pengelolaan BMN

100 %

100%

100%



capaian sasaran sebesar 83,33%, sehingga berdasarkan kategori


ini adalah baik.

Akurasi laporan BMN dihitung dengan membandingkan

kesesuaian antara data yang diinput oleh Biro Umum dalam

penyusunan Laporan BMN Anaudited dengan data yang tersaji

dalam Laporan BMN hasil audit BPK (Audited). Berdasarkan

indikator tersebut, tingkat akurasi ditetapkan dengan menghitung

persentase ketidaksesuaian data yang ada dalam Laporan BMN.

Pada tahun 2014, target yang ditetapkan untuk akurasi

sebesar 100%. Penetapan target ini disebabkan penatausahaan

Hal

aman

35

BMN yang tertib, akurat, dan konsisten mutlak diperlukan untuk

menyediakan informasi yang dapat dipercaya tentang posisi

keuangan suatu instansi pemerintah secara keseluruhan. Hasil

penatausahaan BMN nantinya juga dapat digunakan untuk

penyusunan neraca pemerintah pusat setiap tahunnya,

perencanaan kebutuhan pengadaan dan pemeligaraan BMn setiap

tahun, serta pengamanan administrasi BMN. Selain itu, BMN

mempunyai porsi nilai yang cukup besar dalam Neraca Laporan

Keuangan Sekretariat Kabinet, sehingga keakuratan dalam

pelaporan dan pertanggungjawabannya dapat secara signifikan

mempengaruhi pemberian opini Laporan Keuangan oleh BPK.

Laporan BMN yang diukur keakuratannya adalah Laporan

BMN Tahun 2013. Hal tersebut dikarenakan penyusunan dan audit

Laporan BMN Tahun 2013 dilakukan pada tahun 2014.

Laporan BMN merupakan laporan yang mencakup seluruh

aspek BMN yang ditatausahakan dan dikelola oleh Biro Umum

Sekretariat Kabinet selaku Unit Akuntansi Kuasa pengguna Barang

(UAKPB). Laporan ini disusun menggunakan sistem aplikasi sebagi

alat bantu guna mempermudah dalam melakukan Penatausahaan

BMN.

Laporan BMN terdiri atas:

a) Neraca;

b) Laporan Barang Persediaan;

c) Laporan Aset Tetap (Intrakomptabel, Ekstrakompatbel, dan

Gabungan);

d) Laporan Konstruksi Dalam Pengerjaan (KDP);

e) Laporan Aset Tak Berwujud;

f) Laporan Barang Bersejarah;

g) Laporan Kondisi Barang;

h) Laporan Penyusutan;

i) Laporan Barang Hilang yang Telah Diusulkan Penghapusanya

kepada Pengelola Barang;

Hal

aman

36

j) Laporan Barang Rusak Berat yang telah Diusulkan

Penghapusannya kepada Pengelola Barang;

k) Laporan Barang Bantuan Pemerintah yang Belum Ditetapkan

Statusnya (BPYBDS);

l) Catatan atas Laporan Barang Milik Negara;

m) Berita Acara Rekonsiliasi (BAR) internal SAK-SIMAK pada

UAKPB;

n) Laporan PNBP yang terkait Pengelolaan BMN;

o) Arsip Data Komputer (ADK).

Prosedur penyusunan Laporan BMN berawal dari input yang

berupa dokumen sumber, yang diperoleh melalui entry data.

Dokumen sumber yang dimaksud adalah:

a) Untuk transaksi Saldo Awal, dokumen sumber yang diperlukan

meliputi catatan dan/atau Laporan BMN periode sebelumnya

dan apabila diperlukan dapat dilakukan inventarisasi.

b) Untuk transaksi perolehan/pengembangan/penghapusan,

dokumen sumber yang diperlukan meliputi Berita Acara Serah

Terima BMN, Bukti Kepemilikan BMN, Dokumen pengadaan

dan/atau pemeliharaan BMN (Surat Perintah Membayar

(SPM)/Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D), Faktur Pembelian,

Kuitansi, Surat keterangan Penyelesaian Pembangunan, Surat

Perintah Kerja (SPK), dan Surat Perjanjian/Kontrak), Surat

Keputusan Penghapusan, dokumen pengelolaan BMN, serta

dokumen lain yang sah.

Adapun rincian data yang dimasukkan serta kesalahan yang

terjadi dalam laporan BMN Tahun 2013, adalah sebagai berikut:

Hal

aman

37

Tabel 3.13 Kesesuaian Input Data dalam Laporan BMN TA 2013

No. Uraian

Jumlah Input

(Anaudited)

(Rp)

Jumlah hasil

audit (Audited)

(Rp)

Kesesuaian

Ya Tidak

1. Saldo Awal 5.708.737.996 5.708.737.996 v

2. Mutasi Masuk

a. Persediaan 0 14.364.003.345 v

b. Peralatan dan

Mesin

8.984.892.354 8.984.892.354 v

c. Aset tetap

dalam Renovasi

0 0

d. Aset Lainnya 465.388.600 465.388.600 v

e. Aset Tetap

Lainnya

77.582.020 77.582.020 v

f. Alih Status 44.505.723.231 44.505.723.231 v

3. Mutasi Keluar

a. Persediaan 1.233.158.213 15.051.248.558 v

b. Peralatan dan

Mesin

o 0 v

c. Aset tetap

dalam Renovas

o 0 v

d. Aset Lainnya o v

e. Aset Tetap

Lainnya

o v

Setelah dicermati lebih mendalam, kesalahan terjadi pada

penginputan Mutasi Barang Persediaan, baik yang masuk maupun

yang keluar. Sedangkan di mutasi lainnya tidak ada kesalahan

penginputan yang terjadi. Berdasarkan hal tersebut, dari target

akurasi sebesar 100%, dapat dicapai realisasi sebesar 83,33%. hal

itu dikarenakan dari 12 jenis data yang diinput, jumlah kesalahan

Hal

aman

38

data sebanyak 2 jenis yang artinya persentase tingkat kesalahan

dalam Laporan BMN sebesar 16,67%.

Terjadinya kesalahan dalam pemasukkan data di Laporan

BMN, disebabkan karena:

1. Pada awal penyusunan laporan, nilai mutasi Barang Persediaan

sebesar Rp.14.364.003.345,- tidak dicantumkan karena saldo

mutasi tersebut 0 (nol), yang artinya semua barang yang masuk

telah dikeluarkan seluruhnya. Namun, berdasarkan hasil audit

BPK, walaupun mutasi habis, harus tetap dimasukkan nilainya

dalam Laporan BMN yang disusun. Oleh karena itu, dalam

Laporan BMN Audited terdapat perubahan nilai mutasi masuk

Barang Persediaan berdasarkan Pembelian sebesar

Rp.14.364.003.345,-, dan nilai mutasi keluar barang Persediaan

sebesar Rp. 15.051.248.558,-.

2. Selain itu, ternyata berdasarkan opname fisik BPK di kantor Staf

Khusus Presiden, masih terdapat buku cetakan yang belum

dibagikan kepada masyarakat senilai Rp.545.913.000,-.

Berdasarkan pencatatan, barang tersebut sudah dikeluarkan

nilainya, tetapi karena barang tersebut belum dibagikan, BPK

menganggap barang tersebut masih ada di gudang. Oleh karena

itu, dalam Laporan BMN Audited, terdapat penambahan saldo

akhir Barang Persediaan dari Rp.1199.382.402,- menjadi

Rp.1.745.295.402,-.

Hasil capaian IKU 4 ini tidak dapat dibandingkan dengan

tahun-tahun sebelumnya, karena IKU ini baru ada di tahun 2014.

Pada prinsipnya akurasi Laporan BMN dapat ditinjau dari beberapa

indikator, tetapi untuk tahun ini, hanya satu indikator yang dipakai

yaitu kesesuaian antara data yang diinput (dalam artian jumlah

nilai barang), dengan data hasil audit BPK (berdasarkan hasil

opname fisik). Namun, di tahun-tahun mendatang akan terus

diupayakan perbaikan-perbaikan agar capaian sasaran untuk

akurasi Laporan BMN menjadi semakin tinggi karena semakin kecil

Hal

aman

39

tingkat kesalahannya, sehingga kinerja yang dilakukan semakin

baik dan akuntabel.

5. IKU 5 ” Tingkat kepuasan layanan teknis dan administrasi

keprotokoleran, kerumahtanggaan, serta pemeliharaan dan

perawatan alat perlengkapan kantor dan barang lainnya”


kinerja capaian IKU kelima Tahun 2014 adalah dapat dilihat pada

table berikut:


Tahun 2014


Capaian

Tingkat kepuasanlayanan teknis dan administrasi keprotokoleran,

kerumahtanggaan, serta pemeliharaan dan perawatan alat

perlengkapan kantor dan barang lainnya

75 %

78,18%

104,24%



capaian sasaran sebesar 104,4%, sehingga berdasarkan kategori


ini adalah memuaskan.

Untuk mengetahui tingkat kepuasan pengguna layanan

terhadap pelayanan Biro Umum diperlukan penilaian mandiri (self

assessment) dengan maksud untuk memberikan masukan sebagai

upaya peningkatan kinerja pelayanan Biro Umum.

Adapun penetapan target untuk indikator ini memang belum

bisa ditetapkan secara optimal, karena, selain merupakan indikator

yang baru ada di tahun 2014, juga masig memerlukan atau mencari

mekanisme serta standar pengukuran yang tepat atau sebaiknya

digunakan.

Hal

aman

40

Sehubungan dengan hal itu, penetapan target terkait dengan

indikator kepuasan ditetapkan sebesar 75%, dengan asumsi bahwa

masih banyak perbaikan yang perlu dilakukan oleh Biro Umum

dalam memberikan pelayanan.

Pengukuran tingkat kepuasan stakeholder terhadap layanan

Biro Umum dilakukan dalam 2 (dua) bagian. Untuk layanan

keprotokolan, pengukuran dilakukan kepada Sekretaris Kabinet,

yang dalam hal ini diwakili oleh Ibu (Istri Sekretaris Kabinet).

Sedangkan untuk layanan kerumahtanggaan dan pemeliharaan

dilakukan kepada unit kerja Eselon I, dan Eselon II di lingkungan


Survei yang dilakukan dengan memberikan 12 (dua belas)

pertanyaan yang berkaitan dengan tingkat kepuasan stakeholder

mengenai layanan yang diberikan oleh Biro Umum. Survei tingkat

kepuasan ini mengacu pada pemberian layanan yang berkualitas,

yaitu:

1. Prosedur pelayanan.

2. Persyaratan Pelayanan.

3. Kejelasan petugas pelayanan.

4. Kedisiplinan petugas pelayanan.

5. Tanggung jawab petugas pelayanan.

6. Kemampuan petugas pelayanan.

7. Kecepatan pelayanan.

8. Keadilan mendapatkan pelayanan.

9. Kesopanan dan keramahan petugas.

10. Kepastian jadwal pelayanan.

11. Kenyamanan lingkungan.

12. Keamanan pelayanan

Pengukuran tingkat kepuasan dilakukan dalam 5 (lima)

kriteria, yaitu untuk kategori tidak puas diberi nilai persepsi 1,

kurang puas diberi nilai persepsi 2, puas diberi nilai persepsi 3,

sangat puas diberi nilai 4, dan sangat puas sekali diberi nilai

persepsi 5.

Hal

aman

41

Dari 134 (seratus tiga puluh empat) kuesioner yang

disebarkan, yang kembali sebanyak 62 (enam puluh dua) kuesioner.

Banyaknya kuesioner yang tidak kembali dikarenakan, para

responden, khususnya dari Staf Khusus Presiden, dan Utusan

Khusus Presiden, telah habis masa tugasnya sebelum kuesioner

disebarkan, sehingga hanya sebagian kecil yang dapat mengisi

kuesioner.

Berikut adalah responden dari kuesioner kepuasan pimpinan

dan unit kerja di lingkungan sekretariat kabinet terhadap pelayanan

Biro Umum dengan hasil survei sebagai berikut:

1. Bagaimana tingkat kepuasan Saudara terkait dengan

kemudahan prosedur pelayanan yang diberikan oleh Bagian

Rumah Tangga (Subbagian Jamuan dan Subbagian Barang

Milik Negara) dan Bagian Pemeliharaan (Subbagian Kendaraan

dan Subbagian Gedung dan Bangunan), Biro Umum?

Sangat Puas Sekali 8%

Sangat Puas 34%

Puas 52%

Kurang Puas 5%

Tidak Puas 1%

2. Kesamaan persyaratan pelayanan dengan jenis pelayanannya

yang diberikan oleh Bagian Rumah Tangga (Subbagian Jamuan

dan Subbagian Barang Milik Negara) dan Bagian Pemeliharaan

8%

34%

52%

5% 1%

Prosedur Pelayanan

Sangat Puas Sekali

Sangat Puas

Puas

kurang Puas

Tidak Puas

Hal

aman

42

(Subbagian Kendaraan dan Subbagian Gedung dan Bangunan),

Biro Umum?


Sangat Puas 32%

Puas 54%

Kurang Puas 5%

Tidak Puas 3%

3. Kejelasan dan kepastian staf pada Bagian Rumah Tangga

(Subbagian Jamuan dan Subbagian Barang Milik Negara) dan

Bagian Pemeliharaan (Subbagian Kendaraan dan Subbagian

Gedung dan Bangunan), Biro Umum yang memberikan

pelayanan?


Sangat Puas 26%

Puas 51%

Kurang Puas 11%

Tidak Puas 4%

6%

32%

54%

5% 3%

Persyaratan Pelayanan

Sangat Puas Sekali

Sangat Puas

Puas

Kurang Puas

Tidak Puas

Hal

aman

43

4. Kedisiplinan staf pada Bagian Rumah Tangga (Subbagian

Jamuan dan Subbagian Barang Milik Negara) dan Bagian

Pemeliharaan (Subbagian Kendaraan dan Subbagian Gedung

dan Bangunan), Biro Umum dalam memberikan pelayanan?


Sangat Puas 25%

Puas 57%

Kurang Puas 11%

Tidak Puas 3%

5. Tanggungjawab staf pada Bagian Rumah Tangga (Subbagian

Jamuan dan Subbagian Barang Milik Negara) dan Bagian

Pemeliharaan (Subbagian Kendaraan dan Subbagian Gedung

dan Bangunan), Biro Umum dalam memberikan pelayanan?


Sangat Puas 31%

8%

26%

51%

11%

4%

Kejelasan Petugas Pelayanan

Sangat Puas Sekali

Sangat Puas

Puas

Kurang Puas

Tidak Puas

4%

25%

57%

11%

3%

Kedisiplinan Petugas Pelayanan

Sangat Puas Sekali

Sangat Puas

Puas

Kurang Puas

Tidak Puas

Hal

aman

44

Puas 57%

Kurang Puas 3%

Tidak Puas 0%

6. Kemampuan staf Bagian Rumah Tangga (Subbagian Jamuan

dan Subbagian Barang Milik Negara) dan Bagian Pemeliharaan


Biro Umum dalam memberikan pelayanan?


Sangat Puas 31%

Puas 63%

Kurang Puas 3%

Tidak Puas 0%

7. Kecepatan pelayanan yang diberikan oleh Bagian Rumah

Tangga (Subbagian Jamuan dan Subbagian Barang Milik

Negara) dan Bagian Pemeliharaan (Subbagian Kendaraan dan

Subbagian Gedung dan Bangunan), Biro Umum?

9%

31%

57%

3% 0%

Tanggungjawab Petugas Pelayanan

Sangat Puas Sekali

Sangat Puas

Puas

Kurang Puas

Tidak Puas

3%

31%

63%

3% 0%

Kemampuan Petugas Pelayanan

Sangat Puas Sekali

Sangat Puas

Puas

Kurang Puas

Tidak Puas

Hal

aman

45


Sangat Puas 26%

Puas 41%

Kurang Puas 25%

Tidak Puas 3%

8. Keadilan untuk mendapatkan pelayanan dari Bagian Rumah





Sangat Puas 28%

Puas 57%

Kurang Puas 11%

Tidak Puas 1%

5%

26%

41%

25%

3%

Kecepatan Pelayanan

Sangat Puas Sekali

Sangat Puas

Puas

Kurang Puas

Tidak Puas

3%

28%

57%

11%

1%

Keadilan Mendapatkan Pelayanan

Sangat Puas Sekali

Sangat Puas

Puas

Kurang Puas

Tidak Puas

Hal

aman

46

9. Kesopanan dan keramahan staf pada Bagian Rumah Tangga

(Subbagian Jamuan dan Subbagian Barang Milik Negara) dan

Bagian Pemeliharaan (Subbagian Kendaraan dan Subbagian

Gedung dan Bangunan), Biro Umum dalam memberikan

pelayanan?


Sangat Puas 26%

Puas 52%

Kurang Puas 6%

Tidak Puas 2%

10. Ketepatan pelaksanaan terhadap jadwal waktu pelayanan yang

dilakukan Bagian Rumah Tangga (Subbagian Jamuan dan

Subbagian Barang Milik Negara) dan Bagian Pemeliharaan


Biro Umum?


Sangat Puas 25%

Puas 54%

Kurang Puas 14%

Tidak Puas 3%

14%

26%

52%

6% 2%

Kesopanan dan Keramahan Petugas Pelayanan

Sangat Puas Sekali

Sangat Puas

Puas

Kurang Puas

Tidak Puas

Hal

aman

47

11. Kenyamanan di lingkungan unit pelayanan khususnya pada

Bagian Rumah Tangga (Subbagian Jamuan dan Subbagian

Barang Milik Negara) dan Bagian Pemeliharaan (Subbagian

Kendaraan dan Subbagian Gedung dan Bangunan), Biro

Umum?


Sangat Puas 18%

Puas 65%

Kurang Puas 11%

Tidak Puas 0%

12. Keamanan pelayanan yang diberikan oleh Bagian Rumah




4%

25%

54%

14%

3%

Kepastian Jadwal Pelayanan

Sangat Puas Sekali

Sangat Puas

Puas

Kurang Puas

Tidak Puas

6%

18%

65%

11%

0%

Kenyamanan Lingkungan

Sangat Puas Sekali

Sangat Puas

Puas

Kurang Puas

Tidak Puas

Hal

aman

48


Sangat Puas 26%

Puas 65%

Kurang Puas 3%

Tidak Puas 0%

Pada survei tahun 2014, capaian tertinggi diperoleh dari

aspek “Kenyamanan lingkungan” dan “Kenyamanan pelayanan”.

Kedua aspek tersebut mendapatkan jumlah yang sama yaitu 65%

responden dengan menjawab puas.

Adapun hal yang perlu mendapat perhatian dan perbaikan

adalah terkait “Kecepatan pelayanan”, yang dirasakan oleh para

responden masih kurang cepat dimana terhadap pertanyaan ini

responden menjawab puas sebesar (41%). Sedangkan terkait dengan

pertanyaan mengenai “Kejelasan petugas pelayanan”, responden

menjawab puas sebesar 51%, yang artinya pentingnya kejelasan dan

kepastian staf pada Bagian Rumah Tangga (Subbagian Jamuan dan

Subbagian Barang Milik Negara) dan Bagian Pemeliharaan

(Subbagian Kendaraan dan Subbagian Gedung dan Bangunan), Biro

Umum yang memberikan pelayanan atas kebutuhan unit kerja.

Selanjutnya terkait pertanyaan menyangkut “Prosedur Pelayanan”,

hasilnya sebanyak (52%) responden menjawab puas bahwa

pentingnya kemudahan prosedur pelayanan yang diberikan oleh

Bagian Rumah Tangga (Subbagian Jamuan dan Subbagian Barang

6%

26%

65%

3% 0%

Kenyamanan Pelayanan

Sangat Puas Sekali

Sangat Puas

Puas

Kurang Puas

Tidak Puas

Hal

aman

49

Milik Negara) dan Bagian Pemeliharaan (Subbagian Kendaraan dan

Subbagian Gedung dan Bangunan), Biro Umum.

Untuk memperoleh hasil penghitungan akhir, setiap jawaban

dari responden diberi bobot nilai sesuai dengan kategori jawaban,

kemudian dilakukan pengolahan data dengan mengacu pada

Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor:

KEP/25/M.PAN/2/2004 mengenai Pedoman Umum Penyusunan

Indeks Kepuasan Masyarakat terhadap unit pelayanan instansi

pemerintah, dengan beberapa penyesuaian.

Dari hasil perhitungan tersebut atas, dapat jua disimpulkan

bahwa kepuasan unit kerja terhadap pelayanan Biro Umum sebesar

78,875%. Tingkat kepuasan tersebut melebihi target yang

ditetapkan yaitu 75%, dengan capaian sebesar 104, 25%. Namun,

walaupun tingkat kepuasan tersebut telah melebihi target yang

ditentukan, bukan berarti tidak ada kritik, masukan, atau saran

dari pengguna layanan terhadap kinerja Biro Umum. Kritik,

masukan, dan saran tersebut, antara lain:

1. Perlu dilakukan pengecekan dan pembuatan daftar kebutuhan

setiap bulan untuk memastikan perlengkapan atau peralatan

kantor tersedia.

2. Agar pelayanan yang diberikan selama ini dapat ditingkatkan.

Perlu dilakukan evaluasi ke setiap unit kerja terhadap kelayakan

barang - barang yang masih atau tidak dapat dipakai dan

diinventarisir untuk segera penggantiannya. Contohnya:

melakukan inventarisir perangkat komputer untuk kemudian

dilakukan peremajaan kembali, mengingat banyak perangkat

komputer yang berusia hampir 10 tahun. Kemudian dilakukan

pemeriksaan "berkala secara rutin" terhadap perangkat

komputer yang ada, dapat secara triwulan; Melakukan perbaikan

dan pemeliharaan AC secara berkala, sehingga memberikan

kenyamanan dalam bekerja.

Hal

aman

50

3. Perlu peningkatan pelayanan dan peningkatan kemampuan

Sumber Daya Manusia.

C. Akuntabilitas Keuangan

Akuntabilitas keuangan merupakan pertanggungjawaban lembaga

publik untuk menggunakan dana publik secara ekonomis, efisien dan

efektif, tidak ada pemborosan dan kebocoran dana, serta korupsi. Oleh

karena itu, fokus pengukuran pada fungsi dan kegiatan pada suatu unit

organisasi dimana setiap kegiatan yang ada harus dapat diukur

kinerjanya dan setiap penggunaan anggaran untuk membiayai kegiatan

tersebut harus dapat dipertanggungjawabkan.

Gambaran umum tentang realisasi anggaran dan kinerja

Sekretariat Kabinet tahun 2013 dapat dijelaskan dalam tabel sebagai

berikut:

Tabel 3.15 Akuntabilitas Keuangan Tahun 2014

Sasaran Pagu Realisasi

%

Terwujudnya peningkatan kualitas

dukungan pelayanan teknis dan

administrasi di bidang

ketatausahaan dan keprotokoleran,

Pengadaan barang dan jasa,

pemeliharaan, dan kerumah-

tanggaan kepada Sekretaris

Kabinet dan unit-unit kerja di

lingkungan Sekretariat Kabinet

19.952.984.000

17.596.592.839

88,19

Pada awal tahun 2014, Biro Umum mendapatkan alokasi

anggaran sebesar Rp.23.203.632.000,-, tetapi anggaran yang

dipergunakan untuk mencapai sasaran hanya sebesar

Rp.19.952.984.000,-, dengan realisasi di akhir tahun sebesar

Rp.17.596.592.839,-. Belum optimalnya realisasi anggaran, yaitu hanya

88,19% dikarenakan masih kurang matangnya perencanaan anggaran,

sehingga pada saat pelaksanaan angaran sering terjadi revisi anggaran,

Hal

aman

51

bahkan ada anggaran yang pada akhirnya tidak dipergunakan, karena

tidak sesuai kebutuhan.

Untuk mengatasi hal ini, perlu dilakukan upaya-upaya perbaikan,

khususnya dalam merencanakan anggaran kegiatan agar pada saat

pelaksanaannya semua dapat terealisasi dengan baik.

Hal

aman

13

BAB IV PENUTUP

Hal

aman

52

eberhasilan dalam pencapaian tugas dan fungsi oleh setiap

instansi pemerintah merupakan suatu tuntutan yang harus

dipenuhi. Untuk memperoleh gambaran keberhasilan tersebut,

setiap instansi pemerintah diwajibkan menyiapkan, menyusun, dan

menginformasikan capaian kinerjanya secara tertulis dalam bentuk LAKIP

sesuai Instruksi Presiden Nomor 7 Tahun 1999. Laporan akuntabilitas

kinerja secara tepat dan terukur dalam bentuk LAKIP diperlukan agar

capaian kinerja suatu instansi pemerintah dapat tercermin secara jelas.

Laporan Akuntabilitas Kinerja pada hakekatnya dimaksudkan untuk

menjawab atau menerangkan mengenai kinerja suatu instansi pemerintah

dan tindakan pimpinan organisasi kepada pihak yang memiliki kewenangan

untuk meminta keterangan atau pertanggungjawaban. Akuntabilitas kinerja

merupakan pertanggungjawaban keberhasilan atau kegagalan suatu

instansi pemerintah atas pelaksanaan tujuan dan sasaran organisasi yang

telah ditetapkan sebelumnya.

Dalam kaitan tersebut, Biro Umum menyusun LAKIP Tahun 2014

yang sekaligus merupakan bentuk pertanggungjawaban dari pelaksanaan

program dan kegiatan selama kurun waktu Tahun 2014.

LAKIP ini diharapkan dapat menjadi informasi mengenai kinerja Biro

Umum sekaligus menjadi bahan masukan bagi peningkatan akuntabilitas

kinerja pada masa yang akan datang. Peningkatan kinerja ini diperlukan

agar Biro Umum dapat lebih meningkatkan tugas dan fungsinya dalam

rangka berperan memberikan dukungan teknis dan administrasi di bidang

ketatausahaan dan keprotokoleran, pengadaan barang/jasa, kerumah-

tanggaan, dan pemeliharaan.

Rekomendasi bagi Perbaikan Kinerja

Dalam melaksanakan tujuan, program, sasaran, dan kegiatan

berdasarkan RKT Biro Umum Tahun 2014, Biro Umum menghadapi

beberapa permasalahan/kendala. Kendala-kendala tersebut perlu diatasi

pada Tahun 2015. Rencana untuk mengatasi akan mempertimbangkan

K

Hal

aman

53

juga arah kebijakan dan strategi dalam Renstra Sekretariat Kabinet 2015-

2019 dan Renstra Biro Umum 2015-2019 yang akan disusun. Rencana

tersebut tidak dapat dilakukan oleh Biro Umum sendiri, tapi juga

membutuhkan dukungan dan kooordinasi dengan unit-unit kerja di

Lingkungan Sekretariat Kabinet (Biro Kepegawaian, Organisasi, dan Tata

Laksana, Biro Perencanaan dan Keuangan, serta unit-unit kerja lain).

Upaya-upaya tersebut perlu direncanakan dan diimplementasikan secara

terkoordinasi dan harmonis agar berhasil.

A. Pengaruh Kinerja

Pada Tahun 2014 upaya Biro Umum dalam mewujudkan

Sasaran Strategis Pertama dipengaruhi, antara lain oleh:

1. Komitmen Biro Umum dalam meningkatkan kualitas kinerja

melalui penyempurnaan visi, misi, sasaran strategis, kebijakan,

program, kegiatan, indikator kerja, dan IKU dalam kurun

waktu 2011-2014 sesuai penyempurnaan Renstra dan RKT, PK,

IKU Deputi Bidang Administrasi dan Sekretariat Kabinet.

2. Penyusunan Standar Pelayanan Internal di lingkungan Biro

Umum yang akan menetapkan pedoman untuk pemenuhan

dukungan layanan teknis dan administrasi bidang

ketatausahaan dan keprotokoleran, pengadaan barang/jasa,

kerumahtanggaan, dan pemeliharaan.

Adapun kondisi dan dan situasi yang berpengaruh pada

Sasaran Strategis adalah sebagai berikut:

1. Peran dan posisi Biro Umum dalam pemberian dukungan

layanan teknis dan administrasi bidang ketatausahaan dan

keprotokoleran, pengadaan barang/jasa, kerumahtanggaan,

dan pemeliharaan

2. Meningkatnya peran Sekretariat Kabinet sebagai Kabinet

Manajemen sehingga berpengaruh pada meningkatnya

kebutuhan sarana dan prasarana untuk menunjang

pelaksanaan tugas dan fungsi.

Hal

aman

54

B. Kendala

Meskipun capaian kinerja telah melampaui target yang

ditetapkan, namun dalam pengukuran tingkat capaian sasaran

strategis masih ditemui kendala umum, yaitu, antara lain:

1. Terkait dengan sumber daya manusia, program peningkatan

kualitas sumber daya manusia (capacity building) belum

optimal, demikian juga dari sisi kuantitas perlu penambahan

pegawai, baik staf maupun pegawai administrasi.

2. Belum adanya Standar Pelayanan sehingga berpengaruh

terhadap pemberian layanan kepada unit-unit kerja di

lingkungan Sekretariat Kabinet.

3. Peningkatan kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana

penunjang pelaksanaan tugas dan fungsi belum optimal.

C. Upaya Mengatasi Kendala

1. Sosialisasi Renstra, RKT, PK dan IKU Sekretariat Kabinet,

Deputi Bidang Administrasi dan Biro pada pejabat dan pegawai

di lingkungan Biro Umum.

2. Peningkatan kualitas (capacity building) dan kuantitas sumber

daya manusia.

3. Peningkatan kualitas dan kuantitas sarana dan prasanana

penunjang pelaksanaan tugas dan fungsi.

4. Pengelolaan anggaran berbasis kinerja

Documents

Laporan Akuntabilitas Kinerja Biro Umum Tahun 2014 · organisasi, menciptakan tolok ukur kinerja sebagai dasar evaluasi kinerja aparatur, dan sebagai dasar pemberian reward atau penghargaan