La Transformación del Entorno de Trabajo. Seminario Gestión de Centros y Oficinas 2 01 Definición de Valores 02 Nuevos Espacios de Trabajo 03 Perfiles

La Transformación del Entorno de Trabajo

2Seminario Gestión de Centros y Oficinas

01 Definición de Valores

02 Nuevos Espacios de Trabajo

03 Perfiles Funcionales

04 Gestión del Cambio


Los cambios tecnológicos (especialmente en TI), organizativos y de valores de la sociedad facilitan e imponen, al mismo tiempo, nuevos requerimientos en el ámbito profesional.

Avances en las Avances en las Tecnologías de la Tecnologías de la Información y las Información y las ComunicacionesComunicaciones

Cambios en la Cambios en la organizaciónorganización

Conciencia Conciencia ecológica y ecológica y

responsabilidad responsabilidad socialsocial

Transformación Transformación de los espaciosde los espacios

Instrumento de Instrumento de motivación y de motivación y de transmisión de transmisión de nuevos valoresnuevos valores

Eficacia, Eficacia, Eficiencia y Eficiencia y FlexibilidadFlexibilidad

Tecnología digitalOrdenadores portátiles, PDAs...Telefonía móvilInternetBanda ancha

Estructuras horizontalesDirección por objetivosGestión por procesosMayor presencia en el Cliente

Eficiencia energéticaDurabilidadReciclajeConciliación vida personal y laboral

Transformación Transformación de los procesos de los procesos

de negociode negocio

Control de objetivos

Trabajo en equipo

Interconexión en red

Gestión del conocimiento

ExcelenciaInnovación y

creatividadConfianza

LealtadCompromisoParticipación

01

Definición de Valores


En la nueva oficina... El espacio se diseña en torno a procesos y funciones Se crean espacios que motivan la interrelación y la transferencia del

conocimiento El espacio se adapta a cada trabajador, a cada momento y a cada necesidad Se crean áreas abiertas y los puestos no están asignados (ocupación rotativa) El espacio deja de ser “propiedad” del trabajador Se utilizan de forma intensiva las tecnologías de la información y las

comunicaciones Se reducen o trasladan los archivos y almacenes Se estimula el dinamismo y la movilidad

En España, esta nueva visión del espacio de trabajo está aún en sus inicios y la puesta en marcha de este tipo de iniciativas se suele encontrar con fuertes actitudes de resistencia al cambio.

La sustitución de los antiguos hábitos por esta nueva forma de trabajo (más eficiente y flexible) requiere ya no sólo la adopción de nuevos conceptos y la implantación de nuevas tecnologías, sino también su aceptación por parte de los nuevos profesionales

01



TRANSPARENCIA

RENTABILIDAD

CALIDAD

CUMPLIMIENTO

DESARROLLO PROFESIONAL

CLARIDAD

CONTRIBUCIÓN

CERCANÍA

VALORES QUE CONFORMAN LA NUEVA CULTURA

Línea de negocio

Jerarquía

Espacios cerrados

Conocimiento local

Orientado al empleado

HOYSinergias y Homogeneización

Organización horizontal y transparente

El espacio al servicio de las personas

Redes de colaboración

Abierto a clientes y socios

MAÑANA

Todo esto se traduce en una nueva cultura de trabajo:

01



.La sustitución de los antiguos hábitos por esta nueva forma de trabajo (más eficiente y flexible) puede encontrarse con barreras por parte de los implicados.

El Nuevo Modelo requiere ya no sólo la adopción de nuevos conceptos y la implantación de nuevas tecnologías, sino también la adaptación y aceptación por parte de los implicados.

El éxito está condicionado por el logro de la complicidad y el

compromiso activo de todos los profesionales.

Los trabajadores tienden a sentirse “cómodos” en sus actuales emplazamientos y han organizado sus tareas y actividades cotidianas en torno a ellas.

Temor ante lo desconocido.

Ruptura con el modelo de trabajo tradicional.

Se intuyen exclusivamente razones de coste en la decisión del traslado.

01

Definición de ValoresBarreras de Cambio


Producto

Estructurasverticales

Procedi-mientos

Puesto de trabajo

rígido

Jerarquía

Depart. estancos

Empresa centrada en la Tecnología

... para dar el mejor servicio

a nuestros Clientes.

... para dar el mejor servicio

a nuestros Clientes.

La apuesta de Telefónica ...La apuesta de Telefónica ...

EstrategiaEstrategia

ComunicaciónComunicación

ValoresValores

Gestión por objetivos

Gestión por objetivos

FormaciónFormación

SistemasSistemas

Servicios

EstructurasHorizontales

Procesos

Movilidady

Flexibilidad

ConfianzaCompromiso

Cercanía

Trabajo en equipo

Empresa centrada en el Cliente

01

Definición de ValoresAntecedentes







02

Nuevos Espacios de TrabajoPreguntas clave

¿?

¿Cómo evolucionarán las

tecnologías?

¿Cómo influirán en la estructura de las organizaciones?

¿Qué demandarán los

nuevos profesionales?

¿Cuál es la influencia de la tecnología en el

espacio de trabajo?

¿Invirtiendo en tecnología, aumentamos en

costes inmobiliarios?

¿Qué nos hace ser más

productivos?


La transformación en marcha está centrada en las personas, facilitando el entorno adecuado para las nuevas formas de trabajo que se van implantando

02

Nuevos Espacios de TrabajoEl elemento central: las personas

TRANSFORMACIÓN DEL ENTORNO DE TRABAJO

Protagonismo de las personas

Fidelización del talento, promover la motivación, el

rendimiento, favoreciendo el equilibrio entre vida personal y

profesional.

Flexibilidad y Movilidad

Trabaja donde quieras y cuando quieras, en equipos

virtuales y multidisciplinares, favoreciendo la interacción

entre los profesionales







PerfilesPerfiles

MOVILIDAD REQUERIDA

COMUNICACIÓN

CONFIDENCIALIDAD

PRESENCIALIDAD

COLABORACIÓN/ INTERACCIÓN

ACCESO A LA INFORMACIÓN

PU

ES

TO

S D

E T

RA

BA

JO

TIP

O

Se analiza el tipo de perfil de todas las personas de la organización:

03

Perfiles Funcionales


PerfilesPerfiles

Perfil Comercial

Movilidad: >60%Interacción: >40%

Puesto BaseSin posibilidad de asignar

Perfil Operaciones

Movilidad: <40%Colaboración: >40%

Puesto Asignado de

trabajo colaborativo

Sin posibilidad de compartir

Equipamiento de Tecnología

PC Sobremesa

Conectividad LAN

Telefonía Fija IP

Opción Softphone

Equipamiento de Tecnología

PC Portátil

Conectividad UMTS

Conectividad WIFI

Telefonía Móvil

TecnologíaTecnología“Hoy trabajamos como lo hacemos gracias y a pesar

de la tecnología”

“Hoy trabajamos como lo hacemos gracias y a pesar

de la tecnología”

A cada perfil se le asigna un equipamiento de tecnología:

03

Perfiles Funcionales


Formas alternativas de desempeño y los nuevos servicios que facilitan las Tic’s, inciden en las nuevas funcionalidades de los espacios ….

* La movilidad

* La colaboración

* La flexibilidad

* La productividad

Tecnologías * el intercambio de conocimientos

* la innovación y la creatividad

* la interrelación entre las personas

* la motivación, la implicación, el compromiso

* el equilibrio vida profesional/personal

… posibilitando que el trabajo no tenga que desarrollarse únicamente en la oficina ni en el puesto tradicional, al existir medios y espacios que resuelven mejor las distintas necesidades de interacción. Estamos ante una nueva forma de trabajar.

Espacios quefavorezcanModelos

alternativos de trabajo

*Teletrabajo*Presencia cada vez mayor en la sede del cliente del cliente en la empresa*Trabajo colaborativo*Equipos de proyecto

03

Perfiles FuncionalesPerfiles de trabajo en el distrito C


UNA VISION PRACTICA: cómo está evolucionando la oficina

… de la oficina tradicional … a la nueva oficina

Se organiza en base a jerarquías.

Las personas trabajan individual- mente y en espacios cerrados. El trabajador se adapta al espaciodisponible y ocupa siempre el mismo puesto.

El trabajador se siente “propietario” del puesto que tiene asignado

Se estructuran en base a procesos y funciones

Aumentan los puestos en áreas abiertas y los espacios de valor añadido

Disminuyen los despachos, archivos …

El espacio se adapta a cada tipo de puesto, a cada momento y necesidad

Los puestos no están siempre asignados. Ocupación compartida y rotativa. Acceso a otra variedad de espacios. La tecnología favorece la movilidad.

03

Perfiles Funcionales¿Qué se entiende por “Nueva Cultura de Trabajo”?







Incrementar los niveles de desempeño y eficiencia operativa.

Facilitar un rápido retorno de las inversiones realizadas.

Incrementar los niveles de desempeño y eficiencia operativa.

Facilitar un rápido retorno de las inversiones realizadas.

04

Gestión del CambioEl factor humano

La implantación exitosa de cualquier innovación implica una gestión adecuada del factor humano proporcionando las herramientas precisas: Esto es lo que, en una concepción integral de proyecto, cubre la Gestión del Cambio.

Una correcta gestión del Cambio facilitará la transición a un nuevo modelo:


El objetivo global de la Gestión del Cambio es el logro de una transición, gradual y eficiente, de una organización desde su punto de partida hasta la situación final.

Este objetivo puede desglosarse en los siguientes puntos:

Evaluar la preparación de la empresa cliente para afrontar el Proyecto, asesorándola en el enfoque y análisis de impacto del mismo.

·Minimizar el impacto negativo y el riesgo inherente a cualquier iniciativa de cambio.

Conseguir el apoyo y el compromiso de todas las partes involucradas, explicando y “aproximado” el proyecto a cada una de las áreas afectadas.

Evaluar y gestionar las habilidades y capacidades de las personas para llevar a cabo los cambios requeridos de manera efectiva.

Asegurar el máximo aprovechamiento del nuevo modelo de trabajo.

04

Gestión del CambioObjetivos


Clarifica los objetivos del Proyecto

Genera las expectativas “correctas” sobre el Cambio

Prepara, motiva a las Personas hacia el Cambio, modifica las

Actitudes

Crea una estructura base de Comunicación (Emisor, Mensaje,

Audiencia, Feedback)

Reduce el período del Cambio

Potencia y refuerza los Agentes y Líderes del Cambio

Contribuye a la adecuación de puestos, habilidades y cultura al

nuevo entorno

Permite hacer seguimiento del propio esfuerzo de adaptación al

Cambio

Como resultado de una Gestión adecuada del Cambio, se obtendrán unos beneficios que impactarán positivamente en el proyecto y, en definitiva, en la organización:

04

Gestión del CambioBeneficios


Entusiasmo

Protagonismo de toda la organización

Compartiendo los

objetivos, resultados y

éxitos

Formando a las

personas en las nuevas

herramientas y en las nuevas

formas de trabajo

Delegando responsabilidades y asegurando

un apoyo constante a quien

lo necesite

Fomentando la

comunicación interna y

escuchando

activamente todas las

propuestas

FormaciónComunicaciónMotivación Orientación

Incrementar Eficiencia

Creatividad

Asegura

r

Aprovech

amie

nto

Proactividad

Optimismo

Retorno de las Inversiones

OB

JETIV

OS

OB

JETIV

OS

CO

NTE

NID

OS

CO

NTE

NID

OS

04

Gestión del CambioLos contenidos de un Plan de Gestión del Cambio


Planificación del cambio

Liderazgo del cambio

Gestión de implicados

ComunicaciónFormación

Adecuación a la organización

Soporte TécnicoTask Dates

Cambio Principal

Tas k Dates

Planificación del cambio

Liderazgo del cambio

Gestión de implicados

ComunicaciónFormación

Adecuación a la organización

Soporte TécnicoTask Dates

Cambio Principal

Tas k Dates

04

Gestión del CambioMapa de Contenidos

Lo que diferencia a un óptimo Plan de Gestión del Cambio es la selección de aquellos elementos del Mapa de Contenidos que requiera el proyecto a implantar:


Documents

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