Titolo della presentazione

Dott. Massimo BrandiDott. Luigi Tufano

La «Conservazione a Norma» dell’Archivio dell’Intermediario

Telematico

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«Dichiarazione .pdf»

Firma Digitale e Marca Temporaledel RDC

Formazione Documento Informatico

Trasmissione Documento Informatico

Firma Digitale

Creazione del Supporto1. Documento originale immodificabile2. Impronta Criptata3. Firma Digitale4. Marca Temporale RDC

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«Dichiarazione .pdf.p7m»

«Dichiarazione .pdf.p7m»

Campi Chiave:• Tipo Documento• CF/CI• Anno Competenza• Protocollo Invio Telematico

Studio Professionale «ALFA»:Evidenza Informatica copiaIntermediario DichiarazioneRedditi anno «2011»:• Unico Cliente 1• Unico Cliente 2• Unico Cliente «N»

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Conservazione sostitutiva in OutsourcingOutsourcing Processo di Conservazione Sostitutiva

• Il presupposto normativo si basa sulla «Delibera CNIPA n. 11/2004 del 19.2.2004»• (art. 5 Del. CNIPA)• I commi 2 e 3 consentono al responsabile del procedimento di conservazione di delegare in tutto

o in parte le proprie attività ad altri soggetti interni alla struttura e a soggetti terzi.

• Art. 2. Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o inparte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza edesperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate.

• Art. 3. Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altrisoggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presentedeliberazione.

Il RDC delega le attività

Contratto di outsourcing per delega all’esterno del procedimento di conservazione

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1. Formazione del documento “informatico”:– A cura dello Studio/Professionista:– La produzione dei documenti/dichiarativi in formato file pdf (nomenclatura concordata), il

controllo del contenuto e l’apposizione della firma digitale.

2. Trasferimento File (documento) tramite piattaforma web based:– A cura dello Studio/Professionista :– La trasmissione dei documenti informatici da sottoporre al processo di Conservazione

Sostitutiva

3. Presa in carico file :– A cura di Menocarta:– Attraverso il portale Web di Conservazione avviene il passaggio di Responsabilità dallo

Studio/Cliente, dando evidenza della presa in consegna dei files e dell’inizio del processo diConservazione

4. Verifica documento:– Il processo di Conservazione inizia con una fase di elaborazione/consolidamento, che ha

come obiettivo quello di garantire che i documenti entrino nell’archivio digitale con tutte lecaratteristiche richieste dalla normativa.

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Flusso Operativo

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5. Completamento processo Conservazione (creazione supporto):– A cura di Menocarta:– Il completamento del procedimento di Conservazione Sostitutiva, con la creazione di un file

di chiusura su cui apporrà la propria firma digitale e la marca temporale.– Al termine del processo di Conservazione lo Studio/Professionista riceverà un’ e-mail di

notifica di avvenuto completamento.

6. Esibizione / Disponibilità on line del supporto:– A cura di Menocarta:– Rendere disponibili per la consultazione online i documenti al Cliente su canale protetto.

7. Invio Impronte supporti prodotti:– A cura di Menocarta:– Entro il termine stabilito dalla normativa vigente, provvedere alla predisposizione

dell’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione, e a trasmetterla allacompetente Agenzia delle Entrate

8. Manutenzione dei supporti (per la durata del contratto):– A cura di Menocarta:– La verifica periodica dello stato fisico (integrità) e lo stato logico (validità, leggibilità,..) del

supporto.

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Flusso Operativo (segue)

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FOCUS: Tutto l’archivio di dichiarazioni fiscali da conservare in qualità di Intermediario Telematico

Risoluzione n. 354/E del 8 Agosto 2008 dell’Agenzia delle EntrateModalità di conservazione della documentazione informatica ai fini fiscali:«le copie conservate dai contribuenti e dai sostituti d’imposta devono obbligatoriamente riprodurre la sottoscrizione delle dichiarazioni, quelle custodite in formato elettronico dagli intermediari incaricati della trasmissione possono anche esserne prive»

Dal dato testuale della norma si evince che la sottoscrizione della dichiarazione è un elemento essenziale della dichiarazione conservata dai contribuenti e dai sostituti di imposta. Analogo requisito non è, invece, prescritto per i soggetti incaricati della trasmissione che conservano su supporto informatico le copie delle dichiarazioni trasmesse, a condizione che queste siano riproducibili su modello conforme a quello approvato.

Coerentemente con tale interpretazione, la risoluzione n. 298/E del 18 ottobre 2007 precisa che le copie conservate su supporto informatico dal soggetto incaricato della trasmissione possono “anche non riprodurre la sottoscrizione del contribuente”. Inoltre, attesa la natura di documento informatico della copia della dichiarazione creata su supporti informatici, l’obbligo di conservazione può essere assolto nel rispetto delle modalità previste dall’articolo 3 del D.M. 23 gennaio 2004.

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Dichiarazione Originale« stampa cartacea»

Copia Dichiarazione« formato digitale»

Studio Professionale «ALFA»In qualità di Incaricato alla trasmissione delle conservazioni

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COD. AE TIPI DOCUMENTO Archivio Intermediario(All. 1 Prot. 2010/143663 AE)

59 UnicoPersoneFisiche60 UnicoSocietaPersone61 UnicoSocietaCapitale62 UnicoEntiNonCommerciali63 IrapPersoneFisiche64 IrapSocietaPersone65 IrapSocietaCapitale66 IrapEntiNonCommercialiEdEquiparati67 IrapAmministrazioniEdEntiPubblici68 Modello73069 ModelloConsolidatoNazionaleEMondiale70 ModelloIva71 ModelloIvaVrRichiestaRimborsoCreditoIva72 ModelloIva26Lp2006ProspettoLiquidazioniPeriodiche73 ModelloIva74Bis74 ComunicazioneAnnualeDatiIva75 ModelloRichiestaRimborsoCreditoIvaTrimestrale76 ModelloDatiContenutiDichiarazioneIntentoRicevute77 Modello770Semplificato78 Modello770Ordinario79 ModelloCertificazioneCud80 ModelloF2381 ModelloF2482 ModelliAllegatiDichiarazioneRedditiModelloUnico83 ModelliAnnotazioneSeparata84 RicevutaPresentazioneModelliDichiarazione85 AltriDocumenti

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• Alcune realtà del settore ICT, sia del Nord Italia che del Centro-Sud Italia, hanno promosso la rete d’impresamenocarta.net, sviluppando soluzioni e servizi GED e di conservazione sostitutiva «a misura» dei professionisti.

• menocarta.net è un partner tecnologico e di processo in grado di supportare i professionisti nei progetti didematerializzazione e di conservazione sostitutiva «a norma», in particolare con i seguenti servizi:

• Percorsi formativi E Learning «ad hoc» in tema di «Conservazione Documentale Digitale» / «Sostitutiva aNorma»

• Soluzioni GED «in house» a rapida ed efficace implementazione• Servizi di «Outsourcing GED e di Conservazione Sostitutiva su misura» per i professionisti e i loro clienti• Servizi notarili connessi a soluzioni di Strong Authentication e Virtual Private Network, in relazione a

documentazione in «conservazione sostitutiva a norma»

• menocarta.net ha configurato servizi «tagliati» sulle specifiche esigenze dei professionisti, siano esse attuali oprossime evoluzioni, prevedendo specifiche sinergie con le figure professionali (in primis Resp.li Cons.neSostitutiva) che attiveranno i servizi della rete.

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