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Archivio elettronico A - conservazione sostitutiva, archiviazione · PDF file2013-04-24 · Archivio elettronico e Conservazione sostitutiva ... Vanno quindi trattati con firma digitale

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Text of Archivio elettronico A - conservazione sostitutiva, archiviazione · PDF...

AAArchivio elettronico

Cos larchivio elettronico

Creare e gestire un archivio elettronico

Tipologie di documenti e modalit di inserimento

Archivio elettronico e Conservazione sostitutiva

Digital Document Managementwww.multimediait.net

MultiMedia IT

in collaborazione con

http://www.multimediait.com/http://www.teamsystem.com/

La prima attivit da svolgere consiste nel determinare le regole di funzionamento del sistema : creare aree di competenza, archivi, definire i campi di indicizzazione, i dizionari, le anagrafiche , i permessi di accesso e le procedure di sicurezza.

Questa attivit, che rimane comunque complessa e articolata, viene agevolata dalluso di soluzioni predefinite adatte alle diverse esigenze.

Con i nostri programmi vengono forniti data base pre configurati per Consulenti del lavoro, Studi Tributari e Aziende, facilmente personalizzabili e adattabili.

E' tuttavia opportuno DOCUMENTARE le regole adottate in un "Manuale della Conservazione digitale", attivit che DIVENTA OBBLIGATORIA quando lArchivio Elettronico contiene documenti fiscalmente rilevanti e vuole essere SOSTITUTIVO dellarchivio cartaceo.

In questo caso parliamo di "Conservazione Sostitutiva" e larchivio dovr essere validato con firma digitale e marca temporale secondo le norme vigenti.

Il manuale della conservazione deve essere integrato con le definizioni dei criteri di sicurezza, e con le procedure di qualit e di controllo.

Documentare il sistema

Introduzione

Quando si parla di Archivio Elettronico, alcuni immaginano una serie di files perfettamente ordinati e nominati in cartelle.

Non cos, per archiviare e conservare numerosi documenti esistono metodi pi rigorosi, dove ogni "oggetto informatico" inserito nel sistema, viene identificato e formato secondo regole ben precise definite dal Responsabile della Conservazione.

Lutente che consulta larchivio, non accede mai ai percorsi fisici ma fa le sue scelte dalla base dati relazionale che contiene i dati identificativi di ogni oggetto, i collegamenti, le firme, le validazioni etc.; la scelta del file fisico che rappresenta quel documento un problema demandato al programma.

Configurare l'archivio

Identificare il

responsabile Definire aree

di competenza

Definire gli

archivi

Definire icampi e idizionari

Definire utenti e

permessi

Definire sicurezza e

backup

verifica emigliora

L'archivio elettronico con ArchiMedia /Archivia Plus

Configurare il sistema

http://www.multimediait.com/archimedia-archivia.aspxhttp://www.multimediait.com/configurare.aspx

AAInserire documenti

Definita la struttura del sistema e i singoli archivi, possiamo inserire documenti in diverse modalit dipendenti dalla tipologia, dalla fonte e dalla necessit o meno di attivare una conservazione valida ai fini di legge.

I documenti possono essere nativamente elettronici (file prodotti o ricevuti) oppure fisici (stampe, immagini, suoni).

I primi vanno conservati "cos come sono", per quelli fisici occorre procedere alla "digitalizzazione" e alla trasformazione in "oggetti digitali".

I documenti cartacei vanno digitalizzati acquisendo l'immagine con scanner, video camere o qualsiasi altro strumento in grado di memorizzare l'immagine in formato digitale.

La Scansione semplice permette di pilotare scanner twain e acquisire singoli documenti.

Esistono anche funzioni di scansione massiva, che permettono il trattamento di lotti di documenti e il riconoscimento di codici a barre o valori di testo ai fini di una codifica veloce. Per la conservazione di documenti analogici originali unici, occorre l'autentica da parte di un pubblico ufficiale.

Documenti Cartacei

Molti documenti vengono prodotti con Microsoft Office ma si tratta di Bozze o documenti interni in quanto i formati di office non sono considerati adatti per la conservazione di lungo periodo e la versione finale dovr essere formata in PDF/A.

Tuttavia anche le bozze vanno conservate e quando si dispone di un archivio digitale comodo inserirle come gli altri documenti in appositi contenitori.

Gli Addins sono comandi che si installano nei menu di Office e permettono di inviare il file in uso in conservazione con la semplicit di un solo click

L'email e in particolare le email certificate, sono a tutti gli effetti dei documenti o, quando contengono allegati, le buste con cui vengono trasmessi i documenti.

La loro conservazione spesso avviene senza alcun criterio all'interno dei client di posta.

La forma migliore quella di attivare un Protocollo (generale o di area) e memorizzare le singole email come oggetti ricevuti.

Gli Addins e i moduli di protocollo, leggono automaticamente i dati del mittente, del destinatario e l'oggetto, creando con facilit il record di ricerca. Nel caso di Pec vengono distinte le ricevute dai messaggi normali.

Posta ElettronicaDocumenti prodotti con Microsoft Office

Inserire FilesEffettuare scansioni

Collegare Office

http://www.multimediait.com/inserire-files.aspxhttp://www.multimediait.com/scansionare-.aspxhttp://www.multimediait.com/collegare-office.aspx

AADocumenti gi elettronici

Le abitudini stanno cambiando ed sempre pi frequente il caso in cui ci si scambia o si produce documenti in formato gi elettronico.

E il caso dei documenti prodotti dai software gestionali come le fatture, i registri, i libri; oppure i documenti trasmessi tramite email o quelli prodotti ad uso interno.

In molti casi si potr attivare un sistema di codifica automatica e ottenere un processo interamente elettronico di produzione / ricezione / conservazione / distribuzione.

Il formato preferibile il pdf/a tuttavia potr essere utilizzato qualsiasi formato purch si garantisca la lettura nel tempo. Sono elettronici anche quelli ricevuti elettronicamente (email con allegati) e quelli prodotti dagli utenti.

Archivioelettronico

Documentielettronici

da gestionale

Elaborazioneautomatica

spool

Documentielettroniciprodotti

archiviazionedagli utenti

Documentielettronici

ricevuti

protocolloricezione

buste

Sbustamento archiviazione

allegati

Scansione Massiva

Se dobbiamo acquisire grandi quantit di documenti della stessa tipologia possiamo utilizzare le funzioni di Scansione Massiva, con fogli separatori o codici a barre.

I fogli separatori agevolano solo la scansione mentre i codici a barre permettono di acquisire velocemente intere serie di documenti e ottenerela corretta codifica.

Questa s i pu avere anche con l Ocr (riconoscimento testo), ma in questo caso occorrer valutare se la qualit dei dati riconosciuti sia accettabile oppure no. In ogni caso laddove necessario acquisire numerosi documenti cartacei la scansione massiva un'ottima soluzione.

Letichetta Bar Code fungeda separatore

e chiave di ricerca

Il softwareconverte limmagine in

pdf/a, organizza i documenti per ditta

e tipo e aggiornail gestionale

lo scanner con caricatore capiente

velocizza lalettura

Il gestionale ricevei dati del documento

e rende i dati contabili

ArchiSpool

ArchiScan Scansione massiva e riconoscimento

http://www.multimediait.com/archispool.aspxhttp://www.multimediait.com/archiscan.aspx

AFascicoli e collegamenti

L'uso di un archivio elettronico consente di svolgere attivit che nella opzione cartacea possono essere realizzate solo "duplicando" i documenti ; parliamo di fascicoli e collegamenti.

I fascicoli sono raggruppamenti di documenti arbitrariamente definiti dall 'operatore. I collegamenti sono link tra documenti che agevolano la consultazione, ad esempio i DDT collegati alle fatture, gli ordini collegati ai ddt. etc. etc.. Collegamenti e fascicoli si possono ricavare leggendo automaticamente valori espliciti contenuti nei documenti .

I due sistemi soddisfano esigenze diverse ma evitano la duplicazione poich in un archivio elettronico le relazioni tra documenti sono semplici link che collegano tra loro i record originali. Ricerche visualizzazioni notifiche

L'archivio elettronico agevola il lavoro poich consente di condividere i documenti tra diversi utenti senza duplicarli. La ricerca dei documenti semplice, grazie ai numerosi dati di indicizzazione e alla possibilit di collegare l'archivio elettronico con il software gestionale.

La disponibilit dei documenti elettronici semplifica la trasmissione, che pu essere attivata con le notifiche (verso i colleghi della stessa ditta)e tramite email (verso l'esterno) ma si pu arrivare anche a "esporre" il proprio archivio elettronico agli utenti esterni tramite un sito web.

Il visualizzatore consente di vedere, stampare e spedire i singoli documenti, ma anche di verificare le firme digitali,i dati di conservazione e di validazione.

Archivioelettronico

Fascicolie

Collegamenti

Documento A

Documento B

Documento C

Documento N

Documento NDocumento C

Documento BDocumento A

1

2

43

6

12

1313131313131313

1315

1313131313131314

5

7 8

9 10

11

1316

Conservazione sostitutiva

Quando si conservano documenti giuridicamente o fiscalmente rilevanti come fatture, registri, libri, documenti di cui obbligatoria la conservazione per legge e per un certo numero di anni, e si ha lobbiettivo di SOSTITUIRE A TUTTI I FINI DI LEGGE la conservazione

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