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CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN AMMINISTRAZIONEIN AMMINISTRAZIONE

E ADESSO?E ADESSO?

Maurizio Savoca – Partner

SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILIDocFlow Italia Spa Tel 02 57 50 33 66 marketing@docflow.it www.docflow.com

Intervento durante il convegno Infomanagement 2008

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PREMESSA

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La Normativa

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•Gettato nel panico le direzioni amministriveper un paio di anni

•Alimentato la fantasia degli interpreti

•Scatenato la curiosità degli operatori IT

•Deluso le aspettative di molti Utenti

Le norme sulla conservazione sostitutiva hanno SICURAMENTE:

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•“La necessità di chiudere la registrazione IVA ogni 15 giorni”

•“Tenere separati sezionali per fatture elettroniche e cartacee”

•Interoperabilità (20%)

Alibi?

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RicezionePosta

DataEntry

VerificaFattura

Pagamento Archivio GestionePost

tratto da studio Arthur D. Little

1 2 3 4 5 6

Costo totale: € 13,80

0,9€ 1,4€ 5,4€ 2,8€ 1,5€ 1,8€

Fattura Passiva

RedazioneFattura

Spedizione GestioneIncassi

Archivio Richieste eContenzioso

Tesoreria

1 2 3 4 5 6

Costo totale: € 8,00- 9,50

0,3€ 1,2€ 0,5 - 2,0€ 0,8€ 3,2€ 2,0€

Fattura Attiva

CSCS

CSCS

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Archivio

0,8-1,5 €

- Stampe

- Classificazione

- Archiviazione

- Ricerca

- Duplicati

- Spazio fisico

- Distruzione

±5%XX

XX

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NECESSITA’

TERMINI DI PAGAMENTO FATTUREGERMANIA 30 – 60 gg ITALIA 60-90 gg

RITARDIGERMANIA 9 gg ITALIA 17 gg

CONTESTATE1 su 5

SQUADRATURE1 su 10 soffre di incongruenze F-O-B

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•Aver avviato i processi di dematerializzazione

•Aver fatto crescere la “sensibilità” verso le problematiche di archiviazione

•Aver avviato una revisione dei processi interni alle aziende

La conservazione sostitutiva ha il merito di:

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DATI E DOCUMENTI

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Il documento è un contenitore di conoscenza “istanziato” e “formattato” adatto per la comunicazione umana e come tale:

•Complesso

•Ricco

•Impegnativo

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•Ha una validità variabile

•Interessa diversi uffici

•Contiene clausole non riducibili al dato

•Contiene informazioni sensibili

•Non tutte le sue clausole devono essere visibili a tutti gli utenti autorizzati

•…

Un Contratto ad esempio:

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L’80%delle informazioni sono destrutturate

L’80%dei processi tratta informazioni destrutturate

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In alcuni casi (MA SOLO IN ALCUNI) il confine fra dato e documento diventa più labile.

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Fattura Elettronica

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• elimina l’acquisto di carta,buste e bolli

• elimina i ritardi, i disguidi e gli smarrimenti dall’inoltro cartaceo

• elimina il tempo di trattamento della posta

• riduce le eccezioni, le dispute e il contenzioso derivanti da errori di fatturazione

• elimina il data entry manuale in contabilita’ di fatture

• (potrebbe) eliminare il data entry manuale in contabilita’ di pagamenti ed incassi (e.a.d.)

La fattura elettronica promette:

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RicezionePosta

DataEntry

VerificaFattura

Pagamento Archivio GestionePost

tratto da studio Arthur D. Little

1 2 3 4 5 6

Costo totale: € 13,80

0,9€ 1,4€ 5,4€ 2,8€ 1,5€ 1,8€

Fattura Passiva

RedazioneFattura

Spedizione GestioneIncassi

Archivio Richieste eContenzioso

Tesoreria

1 2 3 4 5 6

Costo totale: € 8,00- 9,50

0,3€ 1,2€ 0,5 - 2,0€ 0,8€ 3,2€ 2,0€

Fattura Attiva

CSCS

CSCSFEFE

FEFEFEFE

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IL PEZZO MANCANTE

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Visto Tecnico

10 – Ft. da Registrare

RICEVIMENTO FATTURE

7 – Coda Dati Contabili Richiesti

Docflow

6 – Dati contabili conosciuti?NO

8 – Coda Dati Contabili Inseriti

Docflow

Docflow

Inserimento Referente in Docflow

Richiesta dati aReferente 5 – Coda Ft.

VerificateDocflowContabile

SIReferenteContabile

Contabile

11 – Registrazione Ft. (Blocco Pag.)

R

Contabile Mail settimanale

14 – Ft. Benestariate

DocflowContabile

15 – Eliminazione blocco + Proposta

Pagamento

R

Contabile

18 – Coda Ft. Pagate

Docflow

Avvio Registrazione

12 – Coda Ft. da approvare

DocflowReferente 22 – Coda Ft. Visto Tecnico Completo

DocflowRef. Visto Tecnico

Inoltro ad altro Referente

16 – Coda Ft. da Pagare

Docflow

21 – Coda Ft. Visto Tecnico Parziale

DocflowRef. Visto Tecnico

Approvazione

Richiesta Visto Tecnico

13 – Coda Ft. da Assegnare

DocflowContabile

Rifiuto competenza

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RicezionePosta

DataEntry

VerificaFattura

Pagamento Archivio GestionePost

tratto da studio Arthur D. Little

1 2 3 4 5 6

Costo totale: € 13,80

0,9€ 1,4€ 5,4€ 2,8€ 1,5€ 1,8€

Fattura Passiva

RedazioneFattura

Spedizione GestioneIncassi

Archivio Richieste eContenzioso

Tesoreria

1 2 3 4 5 6

Costo totale: € 8,00- 9,50

0,3€ 1,2€ 0,5 - 2,0€ 0,8€ 3,2€ 2,0€

Fattura Attiva

CSCS

CSCSFEFE

FEFEFEFE WFWF WFWF

WFWF WFWF WFWF

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LA VISIONE

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• Grandi trasformazioni economiche • Cambiamenti repentini di scenario• Continui processi di fusione e compravendita• Inflazione Tecnologica• Attenzione monotona verso gli ERP

ULTIMA DECADE

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ERP versus ECM

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PRODUCT FOCUS PLATFORM FOCUS

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RIGIDITA’ FLESSIBILITA’

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AGGREGARECONTENUTI

FILTRARECONTENUTI

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STANDARD E CENTRALIZZATO

AD HOC E DIFFUSO

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RISPOSTE REAL TIME

RISPOSTEDIFFERIBILI

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TRANSACTIONS COLLABORATION

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IndefinitiIndefiniti Non formalizzati

Non formalizzati StandardizzatiStandardizzati MonitoratiMonitorati OttimizzatiOttimizzati

Dispersione del know-how aziendaleCircolazione di informazioni obsolete e inconsistentiIndeterminatezza delle responsabilitàDistribuzione delle informazioni lenta e imprecisa

Dispersione del know-how aziendaleCircolazione di informazioni obsolete e inconsistentiIndeterminatezza delle responsabilitàDistribuzione delle informazioni lenta e imprecisa

Efficienza ed efficacia operazionaleResponsabilità chiare e perimetrateConformi con le leggi e i regolamentiKnowledge base centralizzata e sicura

Efficienza ed efficacia operazionaleResponsabilità chiare e perimetrateConformi con le leggi e i regolamentiKnowledge base centralizzata e sicura

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Eliminare la variabilita’?

o gestirla?

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Ma gli strumenti di Collaboration tradizionali…

• Sono un insieme disarmonico di tecnologie• Adottano il paradigma della Bacheca• Privilegiano l’instantaneità al modello• Lasciano all’utente massima autonomia e libertà

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• Livellamento• Disordine• Ridondanza

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Accedere ad una libreria di modelliAggregare a piacimento flussi atomiciDefinire punti “forti” di controllo

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L’OFFERTA

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Alcune classi di applicazione delle tecnologie di gestione documentale

TransactionalSolution

CollaborativeSolution

WorkflowSolution

CARATTERISTICHE

Applicazione in • Processi standardizzati,• con elevati volumi di transazione• che coinvolgono raramente più di una unità organizzative

• Es. ciclo del passivo

Applicazione in • Processi poco standardizzati• con limitati volumi di transazione• Che coinvolgono più unità organizzative• La standardizzazione va ricercata nello sviluppo di un framework comune

• Es. processi di innovazione

Applicazione in • Processi non standardizzati• con limitati volumi di transazione• Che coinvolgono una sola o poche unitàorganizzative nella fase di produzione/storage; molti utenti nella fase di retrieve

• Per il knowldge sharing, il processo di produzione è governato da apposite unità specializzate

• Knowldge management nella consulenza

ATTIVITA’ PROCESSISVILUPPO CONOSCENZA (INTANGIBLES ASSETT)

Medio

Basso

Alto

LEGENDA

Ottimizzazione delle micro attività

Ottimizzazione flusso di processo e delle attività “logistiche”

Limitati ai benefici derivanti dall’estrazione di documenti

La singola attività, nell’ambito del processo può non essere ottimizzata

Gli impatti riguardano il controllo del progetto (tempi, costi) e il coordinamento cross funzione per attività non ricorrenti

Il Know how si sviluppa sull’affinamento del framework di processo, ma soprattutto nella possibilità di “learning by doing”

L’attività, che èprincipalmente “sviluppo” del contenuto normalmente avviene con l’ausilio di diverse applicazioni

I benefici del processo si limitano ai processi di approvazione del contenuto e alle funzionalità di ricerca

La capacità di sviluppo e diffusione della conoscenza sono funzione delle capacitàdi ricerca (categorie, chiavi, testo, etc), e nel caso di management, anche alle funzionalità relative al governo della produzione e alla diffusione (emailing, alert, approvazioni, etc)

CLASSI

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Cattura

Organizzazione

Gestione

Processi

Compliance

Conservazione

Elaborati

eDoc

E-Mail

Fax

Carta

Integrazione

Web

Printel

Distribuzione

Host Integrazione

Fax

E-mail

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Semplicità e immediatezza

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Cruscotto del contabile

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Cruscotto dell’approvatore

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Fornitori

ClientiDipendenti

Intimità(intranet)

Confidenzialità(extranet)

Ufficialità(internet)

Impresa

Azienda Rete

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Dipendenti

Fornitori

Altra origine

Ufficio PostaProtocollo

Portale Acquisti

Clienti

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Agilità diBusinessAgilità diBusiness

Visibilitàe Controllo

Visibilitàe Controllo

EfficienzaOperativaEfficienzaOperativa

Document & Process Management

Document & Process Management

Mitigazione del rischioRegulatory & ComplianceSupporto ad audit e misurazioni

Maggior vantaggio competitivoStabilire leadership di mercatoAdattabilità a condizioni mutevoli

Riduzione CostiAumento ProfittabilitàAumento Produttività

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Serve un buon mix di:

TECNOLOGIE, KNOW-HOW E CAPACITA’ DI FARE

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grazie