KULIAH PENYELIDIKAN

KULIAH PENYELIDIKAN

PEMANTAUAN PROJEK PENYELIDIKAN

PUSAT PENGURUSAN PENYELIDIKAN

(RMC)

NUR ARBAINAH BINTI SHAMSUL ANNUARPEGAWAI PENYELIDIK

2

CARTA ORGANISASI – PENGURUSAN PENYELIDIKAN RMC

PENGARAHProf. Ts. Dr. Shukor Abd. Razak

TIMBALAN PENGARAH (PROJEK, KORPORAT & JARINGAN INDUSTRI)Prof. Ir. Dr. Herlina Binti Abdul Halim

UNIT PENGURUSAN PROJEK

Cik Zuridah Saadan (Q44)

RESEARCH MANAGER / ASST RESEARCH MANAGER

- Puan Farahnatasya / Puan Amelia

- Puan Faezzatul / Puan Hazida

- Puan Norlida / Puan Atifah- Puan Rohaiza / Puan Siti Nursarah

UNIT REKOD DAN PROPOSAL

-Puan Nurul Azrin

-Puan Raja Rozita

UNIT LANTIKAN- Puan AzminaFatin- Puan Khazrinna-Puan Suziana

UNIT AKTIVITI- Puan Faizah Abd Rashid

UNIT PEMANTAUANPuan Nur Arbainah Shamsul Annuar (Q44)

Puan Nur Illani A Khalid (N29)

Puan Siti Mashitah Saidin(N19)

UNIT PENGURUSAN DATA

Puan Noor FazilahZakaria (Q44)

3

CARTA ORGANISASI – UNIT PEMANTAUAN PROJEK

NUR ARBAINAH BINTI SHAMSUL ANNUAR

(Research Officer – Q44)

NUR ILLANI BINTI A KHALID (Assistant Research

Officer – N29 )

SITI MASHITAH BINTI SAIDIN

(Administrative Assistant

– N19 )

LATAR BELAKANG –

UNIT PEMANTAUAN RMC

➢ Ditubuhkan pada Sept 2020

➢ Unit Pemantauan sebelum ini

dibawah Unit Pengurusan Projek

➢ Dipecahkan dari Unit Pengurusan

Projek apabila Puan Nur Illani

ditukarkan dari Unit Jaringan

Industri RMC pada April 2020 dan

Puan Nur Arbainah ditukarkan

dari pejabat Research Alliance

pada Nov 2020

4

SKOP UNIT PEMANTAUAN

LAPORAN PERKEMBANGAN DAN LAPORAN AKHIR

REMINDER PENGHANTARAN LAPORAN SERTA PERKEMBANGAN

PERBELANJAAN DAN OUTPUT

SEMAKAN PERLANJUTAN TEMPOH PROJEK

BENGKEL ATAU SESI PEMANTAUAN PROJEK

PERMOHONAN YANG PERLU DIMAJUKAN KE PENAJA

SEMAKKAN BORANG MENINGGALKAN PERKHIDMATAN DI UTM

5

KATEGORI GERAN DI UTM

NASIONAL

•Agihan peruntukanyang diperolehidaripada sumberagensi kerajaan, kerajaan negeri / NGO

•Contoh ;

•Geran KPT (FRGS/PRGS)

•Geran Agensi(MARDI, AKEPT, MOSTI, NAHRIM)

UNIVERSITI

•Agihan peruntukanyang diperolehidaripada sumberdalaman universiti

•Contoh;

•Geran GUP, Institusi, PTJ

SWASTA / INDUSTRI

•Agihan peruntukanyang diperolehidaripada industri / swasta, syarikat dll

•Contoh ;

•Industri besar/ sederhana / kecil

•Syarikat swasta

•Syarikat Multinasional

•GLC (DalamMalaysia)

ANTARABANGSA

•Agihan peruntukanyang diperolehidaripada agensikerajaan / university / industry / swasta, syarikat LUAR NEGARA

•Contoh ;

•Universiti Luar Negara

•Institusi Luar Negara

•Syarikat Luar Negara

6

ANALISIS GERAN AKTIF

AKTIF GERAN BAGI TAHUN 2021

Jumlah geran aktif : 2563

• Geran Universiti : 1,459• Geran Nasional : 715• Geran Private : 240• Geran Antarabangsa : 149

Data as of Julai 2021 (Unit Data)

PROSES DI UNIT PEMANTAUAN

•Semua jenis geran akandi rekodkan di RADIS

•Melibatkan pendaftaran/ permohonan geran

PENDAFTARAN / PERMOHONAN GERAN

•Melibatkan proses penilaian dan semakan

•Pengaktifan geran (Unit Rekod/ RAHMAT)

PENILAIAN / SEMAKAN / PENGAKTIFAN GERAN

•Pemantauan 3 bulanpertama

•Pemantauan setiap 6 bulan (Jun & Disember)

• Laporan Akhir (dihantarselepas tamat geransehingga 3 bulan gerantamat)

PEMANTAUAN GERAN

PROSES PENDAFTARAN, PERMOHONAN, PENGAKTIFAN DAN PEMANTAUAN

GERAN

8


PEMANTAUAN

PEMANTAUAN BERJADUAL

Melalui Perlaporan di RADIS (Jun & Dis)

Melalui Pelaporan di MyGRANTS (Feb & Julai)

PEMANTAUAN TIDAK BERJADUAL

Bengkel Pemantauan

Lawatan Tapak

Perlaporan semula oleh Penaja

Kriteria yang dipantau;

✓ Perbelanjaan

✓ Milestone

✓ Output

9

PENGISYTIHARAN SEWAKTU MENDAFTAR GERAN DI RADIS

10

PEMANTAUAN GERAN KPT

KITARAN PEMANTAUAN BAGI PROJEK KPT

• Garis panduan permohonan geran• Tadbir Urus Geran Penyelidikan

11


PROSES PENGHANTARAN LAPORAN DI SISTEM RADIS

Ketua Projek menghantar laporan di RADIS

Semakan oleh Verifier Pertama

( Chair RA / TDPI / AcRAS / PIC PTJ )

Semakan oleh Verifier Kedua (RMC)

Pengesahan oleh RMC (Timbalan Pengarah RMC)

1

2

3

4

12

Paparan Menu Progress Report / End Report di RADIS

LAPORAN PERKEMBANGAN DAN LAPORAN AKHIR - RADIS

Semua geran penyelidikan (kecuali Networking Grant & Business Entity) perlu menghantar

Laporan Kemajuan (Progress Report) dan Laporan Akhir (End Report) didalam sistem RADIS.

PENGHANTARAN LAPORAN KE SISTEM RADIS

Laporan Kemajuan Setiap 6 bulan (Jun dan Dis)

Laporan Akhir Sehingga 3 bulan projek tamat

13


Perkara yang perlu di kemaskini• Milestones• Output (penerbitan/talent/etc)• Permasalahan yang dihadapi

(jika ada)• Project profile bagi Laporan akhir

14


Untuk penghantaran Laporan Akhir, Penyelidik dikehendaki menyerahkan semula Fail Online Claim

(fail keras) yang mengandungi dokumen tuntutan sepanjang projek berlangsung.

Fail Online Claim tersebut perlu dihantar ke:

Nama Pegawai No Tel Email

UTM Johor Puan Noor Wahidah Shamsudin 07-5537901 [email protected]

UTM KL Encik Muhammad Hafizul Halim Zawawi 03-26154445 [email protected]

Borang Penyerahan Fail Online Claim kemudiannya akan dikemaskini dibahagian ‘Attachment’ End Report

15


PROSES PENGHANTARAN LAPORAN DI SISTEM MyGRANTS

Ketua Projekmenghantarlaporan di

SistemMyGRANTS

Semakan oleh RMC Admin

(Unit Pemantauan)

Pengesahan oleh Pengarah

RMC

Penghantaran Laporan ke pihak KPT

o Laporan Akhir dibuka sepanjang tahun di Sistem MyGRANTS, manakala bagi Laporan Pemantauan

mengikut tempoh Fasa yang telah ditetapkan oleh pihak KPT.

o Pihak RMC akan membuat hebahan melalui RnD.Net , Facebook RMC dan website RMC

o Peringatan (reminder) akan dimaklumkan melalui email penyelidik Penyelidik adalah diingatkan supaya

mencapai KPI yang telah ditetapkan.

1 2 3 4

16

LAPORAN PERKEMBANGAN DAN LAPORAN AKHIR - MYGRANTS

PROJEK AKTIF PROJEK TAMAT

17


PROSES PENGHANTARAN LAPORAN DI SISTEM MyGRANTS

Contoh pemakluman tarikh pengisian laporan pemantauan di sistem MyGRANTS

18


IMPLIKASI / KESAN TIDAK MENGHANTAR LAPORAN

GERAN DALAMAN UTM

GERAN DP KPT

Tadbir Urus DP KPT Edisi ke 4Klausa 4.6.3 dan

4.6.5

Mesy JKTS / JKPGP

19

Link to document : ProsedurPemantauan Prestasi Projek/ProgramDana Penyelidikan Universiti (Cut OffPolicy)

PROSEDUR PEMANTAUAN PRESTASI PROJEK/PROGRAM

Bil Kitaran

Pencapaian Minima

Milestones % Perbelanjaan

1Kitaran 1(6 month)

(% based on planned scheduled)

25

2Kitaran 2

(12 month)50

3Kitaran 3

(18 month)75

4Kitaran 4

(24 month)100

Projek akan diberi status SUSPENDED (2x peringatan) jika:

- Tidak mencapai perkara di atas

- Tidak menghantar PR

- Suspend untuk 2 bulan

Project akan diberi status TERMINATED (selepas 2 bulan) jika

tiada tindakan/maklumbalas dari Ketua Projek

CUT – OFF POLICY IMPLEMENTATION TAHAP KEMAJUAN YANG PERLU DICAPAI

https://drive.google.com/file/d/1Q8rNB2S12yiYAOEr2kiNn0NyYokGS_Rq/view?usp=sharing

20

REMINDER PENGHANTARAN LAPORAN SERTA PERKEMBANGAN PERBELANJAAN DAN OUTPUT

Contoh penerimaan email peringatan (reminder) kepada Ketua Projek bagi projek

Dana KPT (Sistem MyGRANTS)

REMINDER SISTEM MyGRANTS

21


JADUAL REMINDER RADIS

PENGHANTARAN

PERINGATAN PR RADIS

JUN DIS

Reminder Pertama Minggu Kedua Mei Minggu Kedua Nov

Reminder Kedua Minggu kedua Jun Minggu Kedua Dis

Reminder Ketiga Minggu Empat Jun Minggu Keempat Dis

PENGHANTARAN PERINGATAN ER RADIS MENGIKUT TARIKH TAMAT GERAN

Reminder Pertama Seminggu sebelum geran Ended

Reminder Kedua Seminggu selepas geran Ended

Reminder Ketiga Sebulan selepas geran Ended

PROGRESS REPORT

ENDREPORT

22


Contoh penerimaan email peringatan (reminder) kepada Ketua Projek dari

Sistem RADIS

REMINDER RADIS

23

BENGKEL / SESI PEMANTAUAN PROJEK

Menyemak dan memastikan dokumen lengkap pada sesi

pemantauan

Mengenalpasti masalah ataukesukaran projek penyelidikan

(mock presentation oleh KP)

Memastikan Ketua Projek maklumdan hadir ke sesi pembentangan

Hadir sama semasa sesipemantauan

(Unit Pemantauan/Unit Kewangan)

PEMANTAUAN DALAMAN / PENAJA

24


PermohonanPerlanjutandaripada KetuaProjek

Unit Pemantauanmembuatsemakan

Dipanggil untuk keSesiPembentanganatau dibawa keMesyuarat JKPGP

Memaklumkan keputusan perlanjutan tempoh geran

PERLANJUTAN TEMPOH BAGI GERAN DALAMAN

25


PANGGILAN PEMBENTANGAN PERLANJUTAN TEMPOH BAGI GERAN DALAMAN

Contoh panggilan Pembentagan bagi Permohonan Perlanjutan Tempoh untuk geran dalaman

26

PERMOHONAN KEPADA PENAJA

PERMOHONAN PERUBAHAN SKOP /

OBJEKTIF

PERMOHONAN PERLANJUTAN

TEMPOH

PERMOHONAN PEMINDAHAN V-SIRI

PERMOHONAN TIADA DALAM PROPOSAL

- Permohonan ini

perlu dikemukakan

dalam 6 bulan

pertama

- Perlu mengikut

ketetapan dan

senarai semak

daripada penaja

- Dimajukan ke pihak

penaja untuk

kelulusan

- Dipohon sekurang-

kurangnya 3 bulan

sebelum tarikh

tamat

- Perlu mengikut

ketetapan dan

senarai semak

daripada penaja

- Dimajukan ke

pihak penaja untuk

kelulusan

- Pemohonan bagi

menampung

peruntukan sodo

- Perlu mengikut

ketetapan dan

senarai semak

daripada penaja

- Dimajukan ke

pihak penaja

untuk kelulusan

- Melibatkan pembayaran persidangan atau penerbitan / pembelian yang tidak dinyatakan didalam proposal asal

- Perlu mengikut ketetapan dan senarai semak daripada penaja

- Dimajukan ke pihak penaja untuk kelulusan

27

SENARAI SEMAK BAGI PERMOHONAN GERAN DP KPT

PERMOHONAN PERUBAHAN SKOP / OBJEKTIF PERMOHONAN PEMINDAHAN V-SIRI

Perubahan bergantung kepada Tadbir Urus DP KPT yang terkini ;Edisi Keempat (Mac 2021)

28


PERMOHONAN PEMINDAHAN V-SIRI BAGI

PEMBAYARAN PENERBITAN TIADA DALAM

PROPOSAL

PERMOHONAN PEMINDAHAN V-SIRI BAGI

PERALATAN TIADA DALAM PROPOSAL


29


PERMOHONAN PERLANJUTAN TEMPOH DAN

PEMINDAHAN V-SIRI

PERMOHONAN PERLANJUTAN TEMPOH


30


PERMOHONAN PEMBAYARAN PENERBITAN /

PERSIDANGAN TIADA DALAM PROPOSAL

PERMOHONAN PEMBELIAN PERALATAN TIADA

DALAM PROPOSAL


31

BORANG PERAKUAN MENINGGALKAN PERKHIDMATAN DI UTM

Setiap staf yang akan meninggalkanperkhidmatan di UTM perlu mendapatkanpengesahan di PTJ / Jabatan yang terlibat.

Di Pusat Pengurusan Penyelidikan RMC, terdapat2 unit yang membuat semakan dan pengesahanuntuk borang ini. ✓ Unit Kewangan – Ketua Projek perlu mendapat

pengesahan daripada Pegawai KewanganRMC (Puan Wahidah) terlebih dahulu

✓ Unit Pemantauan

32

BORANG PERAKUAN MENINGGALKAN PERKHIDMATAN DI UTM

Kriteria semakan Unit Pemantauan ;

1. Semakan penghantaran laporan di RADIS dan MyGRANTS; Laporan di RADIS perlu mencapai status COMPLETE dan Laporan Akhir perlu dihantar didalam

sistem MyGRANTS

2. Pertukaran Ketua ProjekSekiranya Ketua Projek mempunyai geran yang masih aktif. Sila berhubung dengan RM/ARM untuk

proses penukaran Ketua Projek

33

AKTIVITI UNIT PEMANTAUAN

SESI COACHING

34

PERANAN PEGAWAI PEMANTAUAN✔Menguruskan Penghantaran Laporan Perkembangan Dan Laporan

Akhir Projek Penyelidikan Yang Diperlukan Oleh Penaja Dalam Dan

Luar

✔Merancang Proses Pemantauan Berkala Di Peringkat Universiti Bagi

Geran Dalam Dan Luar

✔Menyediakan Analisis Data Untuk Dibentangkan Dalam Mesyuarat

JKPGP (Milestone/Perbelanjaan/Expected Output)

✔Bertanggungjawab Untuk Melaporkan Projek-projek Bermasalah

seperti Projek Tidak Berbelanja & Projek Tidak Mengikut Jadual

Perancangan

✔Menyediakan Bank Rekod Panel Penilai Pemantauan Bagi Geran

Dalam Dan Luar

✔Menjadi Sekretariat Bagi Lawatan Pemantauan Di UTM atau di luar

✔Mengemaskini Proses Mengikut Perubahan Tadbir Urus Geran

Penyelidikan Dalam Dan Luar Berkaitan Pemantauan

✔Memberi Peringatan Kepada Projek Penyelidikan Bermasalah Sebelum

Dikenakan Panelti Di Peringkat Universiti

✔Menghadiri Mesyuarat/Bengkel Pemantauan Di Peringkat Penaja

NUR ARBAINAH BINTI SHAMSUL ANNUAR017-7109890

[email protected]

35

PERANAN PENOLONG PEGAWAI PEMANTAUAN

NUR ILLANI BINTI A KHALID0197070760

[email protected]

✔ Membuat semakan laporan yang dihantar melalui sistem penaja

✔ Menyemak dan meluluskan permohonan perubahan berkaitan projek

MyGRANTS

✔ Menukarkan status projek di RADIS

✔ Membantu untuk mengumpul laporan secara manual dan secara atas

talian kepada pihak penaja

✔ Menyemak permohonan perubahan yang perlu dimajukan ke penaja

✔ Menyemak dan menganalisis data dari laporan perkembangan yang

dihantar oleh penyelidik

✔ Menyemak dan menganalisis data dari laporan akhir yang dihantar

oleh penyelidik

✔ Membantu sebagai Sekretariat untuk pembentangan yang dianjurkan

oleh Unit Pemantauan

36

PERANAN PEMBANTU TADBIR PEMANTAUAN

SITI MASHITAH BINTI SAIDIN010 - 5110024

[email protected]

✔Membantu menukar status geran dan menghantar peringatan

✔Membantu sebagai Sekretariat untuk pembentangan yang

dianjurkan oleh Unit Pemantauan

✔Membantu mengumpul dan menyediakan surat menyurat yang

berkaitan dengan unit pemantauan dan proses menghantar ke pihak

penaja

✔Membantu mengumpul dan memastikan dokumen sesi

pembentangan / laporan lengkap seperti mana yang dipinta oleh

penaja.

✔Membantu menghasilkan rekod / data bagi unit pemantauan

✔ Membantu menyemak laporan di MyGRANTS

37

FOLDER OPEN AKSES UNIT PEMANTAUAN RMC

Manual Pengisian Laporan Di RADIS

Manual Pengisian Laporan di sistem MyGRANTS

Tadbir Urus DP KPT Edisi Keempat

Fail Online Claim

Template LaporanAkhir

38

Documents

KULIAH PENYELIDIKAN