Közigazgatási technológiaÜgyiratkezelés

Ügyiratkezelés 800 éves múltra tekint vissza a

magyar ügyiratkezelés

Első önálló ügyiratkezelési szabályzat (1790)

Három funkció:1. Törvényességi, védelmi funkció2. Folyamatszabályozás3. Ellenőrzés

Ügyiratkezelés1. Törvényességi, védelmi funkció

szabályok, iratok megőrzése iratok hozzáférési rendjére vonatkozó

előírások valamennyi közigazgatási szinten

egyaránt érvényesülnek

2. Folyamatszabályozás ügyiratokkal végzett munkarendjének

szabályozása

3. Ellenőrzés ügyirathátralékról, illetve

eredményességről kaphatunk információt.

ÜgyiratkezelésÖsszegezve: Az ügyiratkezelés azon technikai

cselekmények összessége, amely biztosítja az iratok törvényes védelmét, szabályozza az iratokkal végzett műveletek rendjét és alkalmas a hatósági munka mennyiségi és minőségi paramétereinek ellenőrzésére.

Ügyiratkezelési rendszerek1. Tematikus ügyintézési rendszer

Tartalom szerinti ügyintézés Akkor alkalmazható, ha az adott

szervezet feladati tárgy szerint jól elkülöníthetők, azok tartalma hosszú időn keresztül stabil marad.

2. Kronologikus Időrendbeli ügyintézés Feladatok sokfélék, az ügyek tárgyának

meghatározása bizonytalan, a feladatrendszer nehezen áttekinthető

Ügyiratkezelés szervezete

Típusai:1. centralizált

ügyintézőnkénti 5000-6000 / év ügyiratforgalomig mindenképpen

valamennyi belső egységnek az iratait az ügyiratkezelésre szakosodott központi iktató irodában kezelik

2. decentralizált alkalmazásakor valamennyi belső szervezeti

egység maga végzi saját iratainak kezelését 3. vegyes rendszerű

akkor alkalmazzák, ha valamilyen oknál fogva valamelyik szervezeti egységet nem lehet a központi iktatásba bevonni

Ügyiratkezelés technológiája

1. Kézi (manuális) technológia iktatókönyv használatára épül iratok nyilvántartásba vételkor sorszámot vagy

tárgykódszámot kapnak iktatókönyvbe feljegyzik az iratra jellemző

ismérveket és az ügyintézés menetére vonatkozó fontos információkat (érkezési időpont, határidő, irattári keltezés, stb.)

munkaállomások közötti mozgást nyilvántartókönyvekben szerepeltetik, bizonylatolják

2. Számítógépes technológia jelenleg a manuális folyamatok gépesítését

jelenti Magyarországon

Iratvédelem Az iratvédelem alapszabálya: a közhitelű

nyilvántartásba foglalt tényeket ellenkező bizonyításig igaznak kell elfogadnia a hatóságoknak.

Érkezés illetve keletkezés alapján iktatás Iktató bélyegző használata (hivatal neve,

érkezés időpontja, azonosító kódszám) Iktatókönyv hitelesítése Javítás megfelelő módon! Elektronikus iratvédelem számítógépes

technológia alkalmazása esetén

Ügyiratkezelés folyamataI. Nyilvántartásba vétel

1. Érkezés érkezhet állampolgártól, jogi személytől keletkezhet hivatalból

2. Postabontás

3. Kezdőirat-utóirat létezik-e előzménye (előirata) az

ügyiratnak? ha kezdőiratról van szó, akkor szignálni kell ha utóirat akkor ki kell keresni a határidős

nyilvántartásból az előzményt és össze kell fűzni azzal

Ügyiratkezelés folyamata4. Szignálás

előadó kijelölése munkaszervezési funkció munkamegosztás

5. Iktatás a kezdő irat iktatása a következő szabad

sorszámra ezen rögzítjük az érkezés időpontját, a beküldő

nevét, az irat tárgyát, jellegét és esetleges kezelési feljegyzések

6. Mutatózás iktatás után az ügyiratok tárgymutatókönyvben

való bevezetése ABC sorrendben tartalmazza az egyes iratok

tárgyszövegeit

Ügyiratkezelés folyamata7. Előadói ív megnyitása

megismétli az ügyirat legfontosabb iktatási adatait (sorszám, érkezési időpont, ügyintéző neve, határidő)

ebből adódóan iratazonosításra alkalmas ügyirat-kezelési, ügyviteli utasításokat is

tartalmazhat

II. Ügyintézés szakasza8. Tervezet tisztázása (ügyir. szabályzat)

szakigazgatási szerv neve, címe egyéb elérhetőség (fax, telefon) ügyintéző valamint kiadmányozó neve ügyirat tárgya, mellékletek száma

Ügyiratkezelés folyamata9. Kiadmányozás

olyan formai szabályok összessége, melyek azt igazolják, hogy az irat a jogszabály által feljogosított hivatalos szervtől származik

felelősség megállapításánál van döntő jelentősége

a kiadmányozó viseli a hibás döntés munkajogi, esetleg büntetőjogi következményeit

10. Postázás

11. Határidős nyilvántartás közbenső intézkedések határidejét

tartalmazza

Ügyiratkezelés folyamataIII. Ügyiratkezelés az ügy lezárása után

11. Kézi irattár ügyiratokra általában 2 évig van szükség így két évig a kézi irattárba kerülnek

elhelyezésre

12. Központi irattár két évnél régebbi keletű iratokat az iktató és

segédkönyvekkel együtt a központi irattárba kell elhelyezni

13. Iratok selejtezése megőrzés 2-75 évig a selejtezési kódszámtól

függően

14. Mikrofilm az irattárban

IrodalomforrásAlmássy Gy. – Csúth S.:A közigazgatási szervezéstan és technológia. BKÁE, Budapest. 2001.

Köszönöm figyelmüket!