KINH NGHIỆM CỦA THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU

TRONG VIỆC DÙNG THỬ CÁC CSDL VÀ

ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA LIÊN HIỆP STE

Người trình bày: ThS. Trần Thị Thanh Thủy

Hà Nội, 2019

NỘI DUNG

• PHẦN 1: KINH NGHIỆM CỦA THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU TRONG

DÙNG THỬ CÁC CSDL

• PHẦN 2: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA LIÊN HIỆP STE TRONG

GIAI ĐOẠN MỚI

PHẦN 1: KINH NGHIỆM CỦA THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU

TRONG DÙNG THỬ CÁC CSDL

1.1 Mục đích

✓Chia sẻ kinh nghiệm trong dùng thử các CSDL

✓Giải bài toán dùng thử nhiều nhưng chưa hiệu quả

✓Cung cấp căn cứ thuyết phục BGH đầu tư mua CSDL

✓Đưa thông tin để các TV cân nhắc trước khi dùng thử CSDL

1.2 Thực tế dùng thử CSDL tại Thư viện Tạ Quang Bửu

Bảng thống kê các CSDL dùng thử tại Thư viện Tạ Quang Bửu

1.2 Thực tế dùng thử CSDL tại Thư viện Tạ Quang Bửu

Tiêu chí đánh giá Kết quả đạt được

Số lượng 29

Chất lượng CSDL Một số CSDL phù hợp với một số

chuyên ngành đào tạo

Về phương thức

truy cập

- Theo dải IP là chủ yếu

- Account (phụ thuộc nhà cung cấp)

Hình thức quảng bá Gửi Email NDT & đưa thông tin

lên cổng thông tin TV

Về khảo sát bạn đọc Chưa tốt

Kết quả đầu tư Không được mua

1.3 Đánh giá

1.3.1 Thành công

* Đối với TV:

• Trong 10 năm đã sử dụng thử 29 CSDL

• Mỗi CSDL đều đáp ứng một số lĩnh vực đào tạo

• Số lượng truy cập cao

• Nhận ra nhiều hạn chế trong dùng thử liên tục các CSDL

1.3 Đánh giá

1.3.1 Thành công

* Đối với NDT:

• Đưa được thông tin về CSDL đến NDT

• Giúp người sử dụng làm quen với việc khai thác tài liệu online

1.3 Đánh giá

1.3.2 Hạn chế

1/ Khảo sát bạn đọc&chăm sóc NDT: chưa thực hiện

2/ Hình thức quảng bá: hạn chế

3/ Cán bộ TV: chưa thực sự nắm vững CSDL

4/ Sự phối hợp trong công việc: chưa chặt chẽ

5/ Báo cáo kết quả dùng thử: sơ sài

6/ Hồ sơ trình BGH: thiếu các minh chứng thuyết phục

1.4 Những thay đổi của Thư viện Tạ Quang Bửutrong dùng thử các CSDL

1/ Thường xuyên tiến hành các khảo sát&chăm sóc NDT

❖ Tập hợp sự đánh giá của NDT qua:

+ Phiếu điều tra xã hội học bằng online

+ Email

+ Bản cứng công văn đến các đơn vị

+ Khảo sát trên cổng thông tin TV và trên chính CSDL

+…

Hình ảnh minh họa phiếu đánh giá CSDL online

1.4 Những thay đổi của Thư viện Tạ Quang Bửutrong dùng thử các CSDL

2/ Đẩy mạnh truyền thông về CSDL dùng thử trên mọi phương

tiện

Một số kênh thông tin sử dụng nhiều nhất & hiệu quả như:

+ Gửi thông báo đến từng khoa viện có lĩnh vực nghiên cứu và

giảng dạy phù hợp với CSDL dùng thử

VD: CSDL ASCE

Hình ảnh minh họa truyền thông qua gửi Email

Hình ảnh minh họa gọi điện thoại mời bạn đọc dùng thử CSDL

1.4 Những thay đổi của Thư viện Tạ Quang Bửutrong dùng thử các CSDL

3/ Cán bộ TV có trải nghiệm thực tế đối với CSDL dùng thử

Lí do cán bộ TV là:

+ Người trung gian kết nối

+ Cần đánh giá khách quan về cách sử dụng CSDL để có đề xuất

cho nhà cung cấp cải tiến

+ Có kiến thức để tư vấn cho BGĐ & BGH về việc bổ sung CSDL

+ Trợ giúp giải đáp thắc mắc cho NDT

1.4 Những thay đổi của Thư viện Tạ Quang Bửutrong dùng thử các CSDL

➢ TV yêu cầu nhà cung cấp:

+ Cấp 1 account trước cho cán bộ TV vào dùng thử CSDL

trước khi phổ biến rộng rãi việc dùng thử CSDL này

+ Cấp 1 account admin phục vụ cho việc quản lý & sử

dụng lâu dài dùng trong suốt thời gian dùng thử CSDL

1.4 Những thay đổi của Thư viện Tạ Quang Bửutrong dùng thử các CSDL

Hình ảnh minh họa cán bộ TV truy cập CSDL dùng thử bằng account

1.4 Những thay đổi của Thư viện Tạ Quang Bửutrong dùng thử các CSDL

4/ Phối hợp chặt chẽ & thường xuyên trong công việc giữa các

bộ phận

4.1 Phối hợp giữa các bộ phận trong TV

• Bổ sung & dùng thử CSDL là công việc liên phòng

• Sau khi đưa các thông báo về CSDL dùng thử, bộ phận chăm sóc

khách hàng theo dõi, khảo sát, đánh giá hiệu quả của CSDL

1.4 Những thay đổi của Thư viện Tạ Quang Bửutrong dùng thử các CSDL

- Phổ biến cho các thành viên trong toàn TV thông qua:

+ Học lớp HDSD CSDL

+ Lưu trữ các bài hướng dẫn trên mọi máy tính

+ Tiếp tục hoàn thiện bài giảng & mở các lớp hướng dẫn

nâng cao về CSDL

Hình ảnh minh họa sự phối hợp giữacác nhóm trong dùng thử CSDL

1.4 Những thay đổi của Thư viện Tạ Quang Bửutrong việc dùng thử các CSDL

4.2 Phối hợp giữa TV & các đơn vị trong trường

✓Gửi các thông báo / phiếu yêu cầu bổ sung tới các viện đào tạo

bằng kênh công văn chính thức

➢ Yêu cầu có phản hồi cụ thể (căn cứ để chứng minh)

✓ Thông báo đến các trưởng khoa/viện trong họp lãnh đạo các cấp

✓ Tích cực chủ động tuyên truyền đến các thầy cô

1.4 Những thay đổi của Thư viện Tạ Quang Bửutrong dùng thử các CSDL

4.2 Phối hợp giữa TV & các đơn vị trong trường

• Giữ mối liên hệ mật thiết & chăm sóc các khách hàng tiềm

năng như:

+ các nhà khoa học có bài viết đăng trên các CSDL

+ các nhà nghiên cứu uy tín, chuyên sâu thuộc Nhà trường

ở các chuyên ngành có tài liệu trong các CSDL dùng thử.

1.4 Những thay đổi của Thư viện Tạ Quang Bửutrong dùng thử các CSDL

5/ Đánh giá rút kinh nghiệm & báo cáo đầy đủ về sử dụng

các CSDL dùng thử

✓Sau khi dùng thử đều phải có báo cáo

✓Lưu đầy đủ minh chứng về việc đã dùng thử + đánh giá

✓Lưu lại hồ sơ dùng thử CSDL

1.4 Những thay đổi của Thư viện Tạ Quang Bửutrong dùng thử các CSDL

Lưu ý: một số vấn đề đơn giản nhưng quyết định đến hiệu quả

của dùng thử các CSDL:

✓ Thời gian dùng thử: cần phù hợp với NDT

✓ Cân nhắc kỹ lưỡng mức độ phù hợp của CSDL dùng thử &

xem xét trước khi quyết định dùng thử

1.4 Những thay đổi của Thư viện Tạ Quang Bửutrong việc dùng thử các CSDL

6/ Đưa ra những minh chứng đầy đủ, rõ ràng trong bộ hồ sơ

trình lên để thuyết phục BGH đầu tư

• Bộ hồ sơ cần có:

1. Tờ trình: làm nổi bật lí do cần bổ sung CSDL đề xuất; hình

thức truy cập thuận tiện,…

2. Báo giá: mức giá có nhiều ưu đãi

3. Phụ lục: - Các minh chứng (để chứng minh mức độ phù hợp)

- Bản mô tả CSDL phân chia theo chủ đề, mức độ liên

quan tới chương trình đào tạo,…

1.4 Những thay đổi của Thư viện Tạ Quang Bửutrong dùng thử các CSDL

TT Các minh chứng

1 Phiếu khảo sát NDT (online+bản cứng)

2 Phiếu đánh giá sử dụng CSDL từ NDT trước đây

3 Bài viết + ý kiến của các tác giả là cán bộ Trường được đăng

trên CSDL

4 Trích dẫn của các tác giả khác từ bài viết của tác giả thuộc Nhà

trường, được trích dẫn trong CSDL hoặc ở các CSDL khác

1.4 Những thay đổi của Thư viện Tạ Quang Bửutrong dùng thử các CSDL

TT Các minh chứng

5 Tỉ lệ % tài liệu thuộc các chuyên ngành trong Trường

+ năm xuất bản

6 Bài viết thuộc các trường ĐH danh tiếng trên thế giới & Việt

Nam thuộc hoặc liên quan đến ngành đào tạo của Nhà trường

7 Các tính năng vượt trội / cải tiến để phục vụ tốt hơn cho NDT so

với các CSDL khác hoặc so với giai đoạn trước

8 Hồ sơ lưu sử dụng các CSDL dùng thử

TỔNG KẾT PHẦN 1

Hiện nay, chúng tôi đã thay đổi về:

1. Điều tra khảo sát bạn đọc, chăm sóc khách hàng

2. Truyền thông

3. Sự trải nghiệm thực tế của cán bộ bổ sung

4. Sự phối kết hợp trong công việc

5. Báo cáo sau khi dùng thử

6. Bộ hồ sơ trình BGH

Những thay đổi trên phù hợp với cơ chế tự chủ của Nhà trường cũng như

chú trọng đầu tư để mua được CSDL

PHẦN 2: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA LIÊN HIỆP STE

Năm 2014 tại HN tổ chức Hội thảo bổ sung &“Thành lập

Liên hiệp chia sẻ nguồn tin điện tử ngành Khoa học Công

nghệ và Kỹ thuật” (STE)

2.1 Giới thiệu về Liên hiệp STE

&

PHẦN 2: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA LIÊN HIỆP STE

2.1 Giới thiệu về Liên hiệp STE

Mục đích:

➢Tối ưu hóa các khoản đầu tư

➢Chia sẻ các chi phí đào tạo&hỗ trợ kỹ thuật

➢NDT được truy cập tới nhiều nguồn tài liệu hơn với chi phí thấp nhất

➢Hỗ trợ phát triển các hoạt động NCKH&ĐT của các trường

=>Chia sẻ nguồn tài nguyên điện tử, dùng thử các CSDL và chính sách

ưu đãi cho liên hiệp khi cùng nhau bổ sung CSDL

2.2 Các hoạt động của Liên hiệp STE

• Nội dung hoạt động của STE:

✓ Ký kết Biên bản tham gia liên hiệp

✓ Hỗ trợ các trường thành viên dùng thử các CSDL

✓ Đàm phán mua chung CSDL cho toàn liên hiệp

- Năm 2015 Trường ĐHBK phối hợp cùng các trường thành viên lựa

chọn CSDL phù hợp với chương trình đào tạo của các trường để

dùng thử

2.2 Các hoạt động của Liên hiệp STE

- Năm 2016 các trường đã được dùng thử các CSDL:

- IGI Global eBook & Journal;

- IEEE

- EEWOWW & TurnItin (công cụ hỗ trợ nghiên cứu khoa học)

- Ebook Ebrary Central

=> Sau khi dùng thử các trường đã thống nhất chọn Ebook Ebrary

Central là CSDL đáp ứng được nhu cầu sử dụng dài hạn liên hiệp

2.3 Một số định hướng phát triển của Liên hiệp STE trong giai đoạn mới

Thách thức

THƯ VIỆN

KIỂM ĐỊNH

CHẤT LƯỢNG

XẾP HẠNG

ĐẠI HỌC

CÁCH MẠNG

CÔNG NGHIỆP 4.0

2.3 Một số định hướng phát triển của Liên hiệp STE trong giai đoạn mới

Định hướng phát triển:

➢ Duy trì & phát triển mạng lưới liên hiệp

➢Phát triển số lượng thành viên mua chung

➢Tăng cường trao đổi, chia sẻ CSDL điện tử ngoại sinh&nội sinh

➢Chia sẻ kinh nghiệm trong việc bổ sung tài liệu đặc biệt là CSDL

điện tử

➢Tiến hành thử nghiệm & lựa chọn CSDL phù hợp

2.3 Một số định hướng phát triển của Liên hiệp STE trong giai đoạn mới

Cụ thể:

❖Xây dựng chuyên mục dành riêng cho STE trên cổng thông tin của

TV TQB

❖Thư viện TQB có một bộ phận chuyên trách về STE để cùng phối

hợp & trợ giúp các TV thành viên

❖Mỗi TV thành viên cử đại diện chuyên trách

❖Tiếp tục tổ chức các hội nghị thường niên để tổng kết & đề ra

phương hướng hoạt động những năm tiếp theo

2.3 Một số định hướng phát triển của Liên hiệp STE trong giai đoạn mới

Đề xuất

❖ Các thành viên trong liên hiệp cùng nhau nghiên cứu & sử dụng

EDS trong tương lai vì đây thực sự là một công cụ hữu ích, phù

hợp với các TV trong điều kiện nguồn kinh phí có hạn mà tài liệu

số không ngừng gia tăng.

❖ Thư viện TQB lên kế hoạch đề xuất đặt mua từ 1 đến 3 CSDL mới

trong thời gian tới.

KẾT LUẬN

CÁC YẾU TỐ TẠO NÊN THÀNH CÔNG CỦA

CHIA SẺ VÀ KHAI THÁC CSDL ĐIỆN TỬ DÙNG CHUNG

TỔNG KẾT

PHẦN 1: KINH NGHIỆM CỦA THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU TRONG

VIỆC DÙNG THỬ CÁC CSDL

PHẦN 2: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA LIÊN HIỆP STE TRONG

GIAI ĐOẠN MỚI

CẢM ƠN SỰ LẮNG NGHE

CỦA QUÝ VỊ!