0

STRATEŠKO PLANIRANJE U JAVNOM SEKTORU

Kestutis RekertaOdeljenje za strateško planiranje, Kancelarija Vlade Litvanije

Seminar o strateškom planiranju, Beograd, 2007.

1

Šta je strateško planiranje?

Pojam “strategije”Strateško planiranje i strateško upravljanjeStrateško planiranje prema dugoročnom planiranju u privatnom sektoruStrateško planiranje u javnom sektoru :– Najvažniji ciljevi uvođenja strateškog planiranja– Najvažnije koristi od uvođenja strateškog planiranja– Najvažniji izazovi

2

Iskustvo drugih zemalja u uvođenju strateškog planiranja

Nove tendencije u javnom upravljanjuSvetsko iskustvo: SAD, Kanada, Novi ZelandIskustvo EU: Velika Britanija, Irska, Švedska, Litvanija, LatvijaStrateško planiranje na nivou EU: Komisija EU, Strukturalni fondovi EU

3

Primer Litvanije: situacija pre reforme

Preko 200 različitih strateških dokumenataUsvajaju se na različitim nivoima (parlament, vlada, ministarstvo)Različiti periodi planiranjaNe postoji veza između dokumenata i budzeta

4

Faktori koji su uticali na uvođenje strateškog planiranja u Litvaniji

Loša državna finansijska situacija u 1997 – 1999.Deficit bilansa tekućih plaćanja: 12 %Fiskalni deficit: 11 % u 1997.Državni zajam sa kamatnom stopom od 12–14 %

Svetski trendovi razvoja javnog sektoraNovo javno upravljanje: Velika Britanija, SAD, Novi Zeland, Kanada, Švedska...Strateško planiranje (upravljanje) kao način upravljanja rezultatima i finansiranjem

Podrška Kanadske vladePregovori vezani za kanadsko – litvaniski Projekat reforme javne uprave počeli 1997 - 1998

5

Situacija danas

Godišnji državni deficit: 0,5% BDP-a u 2005. (kriterijum konvergencije 3%)Državni dug 18, 8 % BDP-a u 2005. (kriterijum konvergencije 60 %)Stopa inflacije 2, 7 % u aprilu 2006. (kriterijum konvergencije 2, 6 %)Državna dugoročna kamatna stopa 3, 8 % (kriterijum konvergencije 6 %)Učestvovanje u novom kursnom mehanizmu (ERM II) od 2004.Kreditni rejting zemlje je A (standardni i slab do 15. juna 2006)

6

Faze reforme i najvažnije inicijative

1999-2002: sprovođenje strateškog planiranja kao instrumenta za upravljanje finansijama i rezultatima

1999 – pilot projekat u pet ministarstava2000. i kasnije: proces planiranja budžeta se pridržava principa strateškog planiranja i programsko budžetiranje svih javnih ustanova1999-2001: sprovođenje inicijativa Komisije zalaska i izlaska sunca

2003-2004: sprovođenje procene uticaja kao pomoćnog sredstva u procesu odlučivanja

Pre 2003: pozitivan i negativan uticaj predloga podneth Odboru za strateško planiranje, Zakonodavstvo EU, konceptualna dokumenta2003. i dalje: uticaj svih Vladinih predloga se ocenjuje u skladu sapreporukama priručnika za procenu uticaja

7

Najvažniji postignuti rezultati (1)

Strateško planiranje kao instrument planiranja i upravljanja je institucionalizovan u sledećim dokumentima:

Zakon o Vladi

Zakon o budžetu

Postupci za primenu i sprovođenje državnog budzeta i budžeta lokalnih vlada

Kalendar donošenja godišnjeg budžeta

Priručnik za strateško planiranje

8

Najvažniji postignuti rezultati (2)

Formiran i radi Odbor kabineta za strateško planiranjePriručnik za strateško planiranje odobren 2000. (revidiran 2002. i 2004.), obavezan za sve menadžere budžetskih sredstava i preporučen opštinamaVlada odobrila Planove strateških aktivnosti ministarstva i vladinih organizacija početkom 2001.Planovi strateških aktivnosti ministarstava objavljeni (na internetu) i dostupni javnostiUsvojen postupak za kontrolu sprovođenja programa u 2001; u planovima predviđen izveštaj ustanova o sprovođenju zadataka

9

Najvažniji postignuti rezultati (3)

2002. odobreni novi uslovi izveštavanja (redigovani 2007). Izveštaj ustanova o napredovanju sprovođenja strateških aktivnosti

2002. izveštaji o završnom računu se podnose zajedno sa merama učinka što omogućava da se uporede planirani i postignuti rezultati

Parlament 2002. usvojio Dugoročnu državnu strategiju razvoja

Komisija za kontrolu sprovođenja Dugoročne državne strategije razvoja osnovana 2003.

Priručnik za procenu uticaja usvojen 2003. i obavezan za sve predloge koji se podnose Vladi

10

Struktura:Integrisano planiranje i donošenje budžeta

Odbor za strateškoplaniranje

Kabinet

Ministarstvofinansija

Kancelarija Vlade: Jedinica za planiranje

Resorna ministarstva

novo

novo

11

Odbor za strateško planiranje

Formiran 1999.Sastav: Predsednik Vlade (predsedavajući Odbora), ministar finansija, ministar odbrane, ministar socijalne zaštite, ministar inostranih poslova, ministar privrede, ministar unutrašnjih poslova, sekretar Vlade, ministar poljoprivrede (od 2006), glavni savetnik Predsednika Vlade (od 2006)Broj sastanaka: 20 – 25 godišnjeOblast rada: strateška pitanja na nivou Vlade ili strateška pitanja u različitim sektorimaPostupak rada: posebna odluka Vlade

12

Jedinica za strateško planiranje

Formirana 2000.Glavne odgovornosti:Sekretarijat Odbora za strateško planiranje(priprema predloga dnevnog reda za sastanke, revizija materijala, predstavljanje materijala Predsedniku Vlade / sekretaru Vlade, priprema zapisnika sa sastanaka, itd.)Koordiniranje sveukupnog procesa strateškg planiranja(izrada metodoloških smernica za ministarstva i druge javne ustanove)Revizija planova strateških aktivnosti ministarstva i vladePriprema vladinih predloga za zakonodavni plan i program parlamentaPriprema vladinog godišnjeg izveštaja o radu, itd.Osoblje: rukovodilac jedinice i 4 državna službenika

13

Najvažniji postignuti rezultati (4)

U ministarstvima, vladinim organizacijama i okruzima osnovane Jedinice interne revizije; Ministar finansija odobrio sernice za internu reviziju

Od 2004. jedinice za internu reviziju se formiraju u opštinama

Opštine počele da u svojim aktivnostima sprovode strateško planiranje i da primenjuju usvojen priručnik

14

Model:Integrisano planiranje i donošenje budžeta

Utvrđivanje strateških prioriteta Vlade

Evaluacija rezultata, revizija strategije i

analiza sredine

Utvrđivanje fiskalne strategije,utvrđivanje planirane raspodele

sredstava ministarsvima

Kontrola zakonodavstva i

budžeta: rebalans po potrebi

U toku:Revizija makroekonomskih &

fiskalnih indikatora;Ažuriranje fiskalnog plana

Odobravanje planova strateških aktivnosti ministarstava

Usvajanje predloga budžeta, usvajanje

zakonodavnog programa

15

Određivanje budžetskih prioriteta

2000. (EU, NATO, poslovna sredina, informaciono društvo, budžetska ravnoteža)2001. (smanjenje siromaštva, obrazovanje, javna bezbednost)2003. (saobraćajna infrastruktura)2005. (evro u 2007, litvanska politika odbrane u NATO-u)

16

Fiskalna strategija

Prvenstveno u odgovornosti Ministarstva finansijaRazmatranje u Odboru za strateško planiranje u aprilu -majuSadrži informacije o:

– Ukupnim prihodima (uključujući fondove EU)– Ukupnoj potrošnji– Limitima potrošnje– Dugovnim limitima– Fiskalnom deficitu– Pravcima poreske reforme (po potrebi)

Kabinet je usvaja u maju

17

Model integrisanog planiranja

Plan strateških aktivnosti

Program B

r.1

Program B

r…

Plan strateških aktivnosti

Program B

r.1

Program B

r…Plan strateških

aktivnosti

Program B

r.1

Program B

r…

Dugoročni opšti ciljevi (vizija)

(preko 6 godina)

Srednjoročni opšti ciljevi

(3 do 6 godina)

Kratkoročni opšti ciljevi

(1 do 3 godine

Strateški okvirni dokument:• Ekonomska strategija• Regionalni planovi razvoja• Pristupanje EU i NATO dokumenti

(NDP, NPAA, NNIP, PEP)

Fiskalna strategija i budžetski limiti ministarstava

Strateški prioriteti vlade

Strategija sektora

Strategija sektora

Strategija sektora

Dugoročna državna

strategija razvoja

Geopolitička situacijaDugoročni prioritetiDugoročna vizija sektora

18

Dugoročna državna strategija razvoja

Trajanje – do 2015. godineStruktura:

Geopolitička situacijaDugoročni prioritetiDugoročna vizija po sektorima

Odobrava je parlament i vodeće političke stranke

19

Strategije po sektorima i strateška okvirna dokumenta

Trajanje - 3 do 6 godinaStruktura:

Analiza stanja javnog sektoraOpšti ciljevi i prioriteti po sektorimaSprovođenje posebnih ciljeva i mera

Odobrava ih vlada

20

Priprema strateških planova ustanova

U ustanovama se formiraju radne grupe za strateško planiranje sa zadatkom da koordiniraju pripremu plana strateških aktivnosti odgovarajuće ustanove i da kontrolišu njegovo sprovođenje, da procene rezultate postignute u toku fiskalne godine, da analiziraju probleme.

Grupa za strateško planiranje

ministarstva, interni revizori

Strategijama ministarstva se ostvaruju misija i

opšti ciljevi, i odgovara na

potencijalne rizike

Strateški prioriteti Vlade doprinose

misiji i opštim ciljevima

ministarstva

Ostvarivanje rezultata:Mere učinka

Misija ministarstva

Strateški ciljevi ministarstva

Programi

Opšti ciljevi programa

Posebni ciljevi

Aktivnosti

Planiranje u ministarstvu

Proces strateškog planiranja ministarstava

22

Analiza sredine (1) (PEST analiza)

•Analiza spoljnih faktora :

-Političkih-Ekonomskih-Socijalnih-Tehnoloških itd.

•Utvrđivanje prilika i opasnosti

23

Analiza sredine

Spoljni faktori Prilike(pozitivne buduće

tendencije)

Opasnosti(negativne buduće

tendencije)

Politički faktori

Ekonomski faktoriSocijalni faktoriTehnološki faktori

24

Analiza sredine (2)

Analiza unutrašnjih faktora :– Zakonska osnova– organizaciona struktura– ljudski resursi– sistem planiranja– finansijska sredstva– sistem unutrašnje kontrole– sistem komunikacija, itd.

Utvrđivanje snaga i slabosti

25

Analiza sredine (3)(McKinsey 7 S)

StrategijaStrukturaSistemiStil / kulturaOsobljeStručnostZajedničke vrednosti

26

Untrašnji faktori Snage(postojeći pozitivni)

Slabosti(postojeći negativni)

Zakonska osnova

Organizacionastruktura

Ljudski resursi

Sistem planiranja

Finansijska sredstva

Obračunski sistemSistem komunikacija

Sistem unutrašnje kontrole

27

Strateško povezivanje:

Kako upotrebiti snage da se realizuju prilike?Kako ispraviti slabosti iskorišćavanjem prilika? Kako upotrebiti snage za smanjenje opasnosti?Koje se slabosti moraju smanjiti da bi se smanjile opasnosti?

28

Analiza sredine (4)(SWOT analiza)

Snage (Strengths) Slabosti (Weaknesses)

12

34

Prilike (Opportunities) Opasnosti (Threats)

29

Priprema strateških planova ustanova

Misija ustanove – zadaci i obaveze ustanove odražavaju javne potrebe u njenom domenu.

Strateški ciljevi – rezultati koje treba postići u smislu određenih potreba, uslova i prilika.

30

Priprema programa ustanova

Program ustanove obuhvata:Opšte ciljeve programa;Posebne ciljeve;Aktivnosti;Mere učinka;Budžetska sredstva.

31

Kriterijumi za formulisanje opštih ciljeva

Konkretni (Specific)Merljivi (Measurable)Dostižni (Achievable)Realistični (Realistic)Vremenski određeni (Timely)

32

Opšti ciljevi programa

Opisuju rezultat koji treba da se postigne u određenom vremenskom periodu(Konkretniji su od strateških ciljeva ustanova)

Povezani sa strateškim ciljevima ustanove i sa rezultatima analize spoljnih i unutrašnjih faktora

(Moraju da odgovaraju potrebama, uslovima i mogućnostima)

Mora da im se odredi prioritet

33

Posebni ciljevi programa

Povezani sa opštim ciljem programaOznačavaju jedan konkretan rezult koji treba postićiRezultat treba da bude merljiv i uporediv sa indikatorima posebnog ciljaRezultat treba da se ostvari do kraja budžetske godine sa raspoloživim resursima

34

Aktivnosti programa

Svaka aktivnost mora da zadovolji sledeće kriterijume:Aktivnost mora da predstavlja najefikasniji i najracionalniji način za postizanje očekivanog rezultata;Aktivnost mora da daje mogućnost za postizanje očekivanog rezultata sa raspoloživim ili planiranim resursima;Aktivnost mora da bude jasna i praktična.

35

Mere učinka (1)

Indikatori rezultata (uticaja) – da mere nivo ostvarenosti strateškog opšteg cilja

Indikatori rezultata (neposrednog rezultata) – da mere nivo ostvarenosti opšteg cilja programa

Indikatori autputa – da mere nivo ostvarenosti posebnog cilja programa

36

Mere učinka

Treba da budu realistične, da omoguće poređenje, da budu dobro projektovane

Treba da omoguće ocenu korišćenja resursa, rezultata i koristi

Treba da budu objavljene i služe kao osnova za unutrašnje i spoljašno izveštavanje

Treba da se kontrolišu i koriste za donošenje odluka

37

Mere učinka

Kvantitativni indikatori pokazuju količinu proizvedene robe ili pruženih usluga

Kvantitativni indikatori pokazuju različite aspekte rezultata aktivnosti ustanova (kvalitet usluga, usklađenost sa utvrđenim standardima, itd.);

Indikatori isplativosti pokazuju vezu između upotrebljenih resursa i ostvarenih rezultata

38Aktivnosti i procesi

Materijalni, ljudski, finansijski resursi

Inputi:X lita;X zaposlenih;X vakcina; X seminara organizovano;X kompjutera kupljeno

Posebni ciljevi

Rezultati:-# ili X % zaposlenih prošlo obuku;- # ili X % vakcinisane dece/odraslih;- # ili X % radnih mesta opremljeno kompjuterima

Programski ciljevi

Strateški cilj

ministarstva Neposredni rezultati:

- smanjena stopa bolesti kod određenih kategorija za X %;- produktivnost povećana za X %

Rezultati:-Očekivana dužina života povećana za X %; - izvoz povećan za X litaili X %

Mere učinka

39

Opšti ciljevi, posebni ciljevi i mere

Programski cilj 2

Posebni cilj 1 Posebni cilj 2 Posebni cilj 3

mera 1 mera 2 mera 3 mera 4 mera 5 mera 6

Strateški cilj 1

Programski cilj 3Programski cilj 1

40

Programska logika (elementi programa)

Policijske kontrole

Veće korišćenje sigurnosne opreme odstrane vozača

Edukacija društva

Veće znanje o uticajukorišćenja sigurnosne opreme

Kontrola sigurnosne opreme

Povećana sigurnost opreme

Bolja bezbednost na putevima

Aktivnost / učinak

Kratkoročni rezultati

Srednjoročni rezultati

Dugoročni uticaj

Program bezbednosti na putevima

Bolja bezbednost vozača i putnika zbog korišćenja sigurnosne opreme B

41

Programska logika (indikatori učinka)

Broj policijskih kontrola

Nivo korišćrnja sigurnosne opreme

Broj seminara, itd.

Nivo znanja

Broj kontrola

Nivo adekvatnosti

Broj poginulih na 100 000 stanovnika

Inputi / aktivnosti

Rezultati

Neposredni rezultati

Rezultati

Program bezbednosti na putevima

Broj poginulih u saobraćajnim nesrećama zbog nekorišćenja sigurnosne opreme

42

Glavni elementi ocene programa

Potrebe

Posebni ciljevi Inputi Aktivnosti Učinak

Rezultat

Uticaj

Socijalni i ekonomski problemi

Ocena programa

Delotvornost

Efikasnost

KontinuitetRelevantnost

43

Struktura planova (1)

Obrazac 1A (Analiza sredine, misija, strateški opšti ciljevi, ukupna potrošnja ustanove)Obrazac 1B (Detaljan opis programa – opšti ciljevi programa, posebni ciljevi, aktivnosti, finansiranje)Model 1 (kodifikacija elemenata programa)Model 2 (raspodela finansijskih sredstva po elementimaprograma)Model 3 (dinamika raspodele sredstava za programe)Model 4 (Mere učinka)

44

PLAN STRATEŠKIH AKTIVNOSTI1 A obrazac

MISIJA USTANOVE Budžetska godina: n Menadžer budžetskih sredstava

Šifra:

Analiza sredine: Misija ustanove: Strateški ciljevi ustanoves Šifra Nazic opšteg cilja ustanove

Opis cilja ustanove

Ukupna sredstva potrebna ustanovi I predviđeni izvori finansiranja u hiljadama Lt.)

Traženo za budžetsku godinu (n) Grupe ekonomske

klasifikacije

Budž. sredstva za godinu (n-1)

Osnovni

budžet

Promene / novo

Ukupno traženo

Predviđanje za godinu

n+1

Predviđanje

za godi. n +2

Ukupna potrošnja Od čega : Tekuća: Od čega Kapitalna investicija

Osnovni indikatori

Broj vladinih organizacija Broj programa Broj FTE-a

Rukovodilac ustanove…………………………………………………… Funkcija Ime I prezime Potpis Popunio……………………………………………………………………….. Funkcija Ime I prezime Potpis Tellefon

Datum

45

PLAN STRATEŠKIH AKTIVNOSTI 1 B obrazac

OPIS PROGRAMA

Budžetska godina n Menadžer budžetskih sredstava

Šifra:

Program: Šifra: Opis programa: Strateški prioriteti Vlade Šifra: Opšti ciljevi programa dati po redosledu prioriteta Šifra Naziv opštegf cilja programa Opis Kontinuitet programa (nov, započet, završava se) Ukupna sredstva potrebna za program I predviđeni izvori finansiranja (u hiljadama Lt.)

Traženo za budžetsku godinu (n) Grupe ekonomske

klasifikacije

Budžet. sredstva za godinu (n-1)

Osnovni

budžet

Promene / Novo

Ukupno

traženo

Predviđeno za god n+1

Predviđeno

za godinu

n +2 Ukupno traženo

Od čega : Tekuće Od čega plate Kapitalne investicije

Relevantni zakoni: Predviđen efekat programa (očekivani rezultati):

Moguće alternative za implementaciju i finansiranje programa:

Druge relevant ne informacije:

Rukovodilac ustanove …………………………………………………………... Funkcija Ime I prezime Potpis Datum

46

Zašto treba da merimo svoje aktivnosti?

Omogućava planiranje, upravljanje, kontrolisanje i poboljšanje rezultata naših aktivnostiPokazuje kvalitet aktivnosti ustanovePomaže da se utvrde problemiOmogućava informisanje poreskih obveznika o postignutim rezultatimaOmogućava izveštavanje Vlade i Parlamenta o rezultatima aktivnosti javnih ustanova i sprovođenju političkih odluka

47

Iskustvo drugih zemaljaIndikatori učinka Velika Britanija Novi Zeland Kanada

Rezultat (mere rezultata)pripremaju se od 1998.

(mere rezultata) pripremaju se u nekim ministarstvima od 2003.

(mere rezultata, strateški rezultati) pripremaju se u nekim ministarstvina od2000.

Neposredni rezultat

Nema formalnog razlikovanja

(neposredne mere rezultata) pripremaju se u nekim ministarstvima od2003.

(mere neposrednog rezultata) pripremaju se u nekim ministarvima od2000.

Autput Pripremaju se od 1982. Pripremaju se od 1987. Pripremaju se od 1985.

48

Kontrola i izveštavanjeKontrola se vrKontrola se vršši na svim nivoimai na svim nivoima::

Ustanove (rukovodilac ustanove kontroliše da li relevantna ustanova ostvaruje svoje opšte ciljeve i sprovodi programe)

Vlada (kontroliše da li ustanove ostvaruju strateške ciljeve i sprovode strateške planove)

Parlament (Parlament ima mogućnost da kontroliše kako je vlada ostvarila opšte ciljeve i sprovodila budžet)

društvo (društvo ima mogućnost da vidi da li je vlada ispunila svoje obaveze, pružila kvalitetne usluge)

49

Principi izveštavanja

Treba da se prikupe samo relevantne informacijeDetaljne informacije o aktivnostima daju se rukovodiocima najnižeg rangaInformacije o rezultatima treba da se daju rukovodiocima svih rangovaDruštvo interesuju samo rezultati

50

Grafički prikaz indikatora rezultata ministarstvaobrazovanja

Pristupačnost sistema obrazovanjaProcenat populacije starostu 20-24 godina sa

srednjim obrazovanjemn

81,2 79,382,1

86,1 87,5 88,7 90

77,9 85

90

76,3 76,6 76,7 76,4 7976,4

50556065707580859095

2000 2001 2002 2003 2004 2006 2010 2012Cilj Litvanije za 2012. Prosek EU

51

Da li je sve merljivo?

Šta meriti i kako?