Upload
saul-saul-rio-sirait
View
93
Download
6
Embed Size (px)
Citation preview
Roni Januar Saputra
Sekretaris IKADI Kota Pekanbaru Universitas Universitas
Abdurrab_SabtuAbdurrab_Sabtu, , 2121 Dzulhijjah Dzulhijjah 14314344 H H
LANDASAN “SESUNGGUNYA ALLAH MENCINTAI
ORANG-ORANG YANG BERPERANG DI JALAN ALLAH DENGAN BARISAN YANG
RAPI SEOLAH MEREKA SEPETI BANGUNAN
YANG TERSUSUN KOKOH
RASULULLAH BERSABDA : JIKA SESEORANG DIANTARA KAMU
MELAKUKAN PEKERJAAN, SESUNGGUHNYA ALLAH MENYUKAI IA MELAKUKANNNYA DENGAN ITQON
(PROFESIONAL)
KEBENARAN YANG TIDAK TERSUSUN DENGAN RAPI MAKA AKAN
DIKALAHKAN OLEH KEBATHILAN YANG TERSUSUN DENGAN RAPI
DALAM AKTIVITAS ORGANISASI AGAR HASILNYA
MAKSIMAL DAN BERJALAN PROFESIONAL PERLU
DITETAPKAN MEKANISME YANG MENGATUR KERJANYA
PENGERTIAN
KESEKRETARIATAN ADALAH SEGENAP PROSES/SIKLUS
DALAM PENYELENGGARAAN USAHA/KEGIATAN
MENCAPAI SUATU TUJUAN YANG BERMANFAAT UNTUK
LINGKUNGAN SEHINGGA HASINYA LEBIH EFEKTIF,
EFISIEN DAN BERKUALITAS MAKSIMAL
FUNGSI1. PUSAT INFORMASI DAN
KOMUNIKASI2. PUSAT KEGIATAN DAN
ADMINISTRASITEMPAT DOKUMEN
3. TEMPAT RAPAT DAN KOORDINASI PENGURUS
4. MENENTUKAN KEBIJAKAN DAN MARKAS ORGANISASI
TUGAS POKOK KESEKRETARIATAN1. Pengelolaan sistem asministrasi organisasi
seperti, pengelolaan surat masuk dan keluar baik internal maupun eksternal
2. Pengelolaan Sistem pengarsipan data dan informasi (inetrnal dan eksternal)
3. Pengelolaan fisik Sekretariat karena merupakan tempat kerja dan silaturrahim pengurus. Semakin nyaman tempatnya akan semakin betah pula pengurus untuk bekerja dan berkumpul di dalamnya, sehingga soliditas pengurus dan kinerja organisasi bisa lebih meningkat demi kepentingan bersama
SARANA PENDUKUNG 1. Sumberdaya Manusia /Pengurus
Organisasi yang ideal seharusnya memiliki divisi atau biro tersendiri yang SDMnya khusus mengelola sistem kesekretariatan. Biro / divisi ini biasanya bersifat internal karena bertugas mendukung kinerja intern organisasi
2. Peralatan/perengkat Kesekretariatan Lemari, Pernagkat komputer, printer dan internet,Perlatan kantor/alat tulis, papan tulis/papan pengumuman+buku komunikasi antar pengurus, meja, kursi, karpet/tikar, alat kebersihan, sambungan telephon dan fax.
IDENTITAS ORGANISASI ` Sebagai Tanda pengenal dasar atau ciri
khususu dari suatu organisasi yang membedakan dengan organisasi lainnya. Juga berguna mempermudah masyarakat/orang lain untuk mengenal organisasi yang bersangkutan
1. Nama dan Logo 2. Papan Nama 3. Perlengkapan Surat Menyurat (kop surat,
amplop, stempel/cap) 4. Kartu Nama 5. Bendera 6. Pin 7. Plakat dan stiker
PENGELOLAAN SURAT ` Sebagai Tanda pengenal dasar atau ciri
khususu dari suatu organisasi yang membedakan dengan organisasi lainnya. Juga berguna mempermudah masyarakat/orang lain untuk mengenal organisasi yang bersangkutan
1. Nama dan Logo 2. Papan Nama 3. Perlengkapan Surat Menyurat (kop surat,
amplop, stempel/cap) 4. Kartu Nama 5. Bendera 6. Pin 7. Plakat dan stiker
MANAJEMEN ORGANISASI
adalah pengelolaan, pengaturan dan pemeliharaan yang
dilakukan oleh dua orang/lebih yang memiliki
tujuan yang sama dan saling menguntungkan sehingga
berjalan dengan ideal sesuai dengan tujuan yang hendak
dicapai yaitu demi kemaslahatan ummat
PEMBAGIAN SURAT
1. SURAT KEPUTUSAN2. SURAT INTRUKSI3. SURAT TUGAS4. SURAT MANDAT5. SURAT UNDANGAN 6. SURAT PENGANTAR7. SURAT KETERANGAN 8. SURAT EDARAN, dll
MEKANISME SURAT
1. PERENCANAAN2. PEMBUATAN3. PENGAGENDAAN4. PENANDATANGANAN5. PENGSTEMPELAN6. PENGAMPLOPAN7. PENGARSIPAN8. PENYEBARAN
PERENCANAAN 1. INFO KAPAN SURAT ITU
HARUS SELESAI2. DATA SELENGKAPNYA3. PERALATAN YANG
MENDUKUNG4. INDENTIFIKASI SURAT5. BERTANYALAH !!!!
PEMBUATAN 1. DILAKUKAN OLEH
SEKUM/WAKSEKUM OR SEKBID2. PERHATIKAN MEKANISME SURAT3. KONSULTASI DENGAN PIHAK
YANG FAHAM DENGAN SURAT4. HARUS BUAT ULANG JIKA SALAH
PENANDATANGANAN 1. DIAWALI OLEH YANG RENDAH
JABATANNYA2. YANG RENDAH JABATANNYA DI
SEBELAH KIRI SURAT DAN DI ATAS SURAT
3. KETUM DAN SEKUM4. WAKETUM DAN WASEKUM5. KALAKS DAN SEKLAK DIK KETUM
PENGSTEMPELAN
1. LETAKNYA SEBELAH KIRI SEKUM DAN SEKRETARIS PELAKSANA
2. STEMPEL WAJIB ADA3. DIMULAI DARI JABATAN TERENDAH4. TIDAK BOLEH DIFOTOKOPI5. DALAM PANITIA STEMPEL DI SEBELAH KIRI
SEKRETARIS PELAKSANA (JIKA KOP SURAT ADA)
6. JIKA KOP TIDAK ADA, MAKA STEMPEL HANYA PADA KETUM,
PENGAMPLOPAN1. NOMOR SURAT DI TULIS DI SUDUT
KANAN ATAS2. ALAMAT YANG DITUJU DI SUDUT
KIRI BAWAH3. STEMPEL DI BAWAH NOMOR
SURAT, TIDAK DISTEMPEL JIKA AMPLOP DICETAK
4. SEBAIKNYA, JANGAN DI LEM
PENGARSIPAN 1. DISEDIAKAN BUKU PENCATATAN
SURAT2. SIMPAN DALAM MAP KHUSUS DENGAN
KODE KHUSUS SESUAI DGN NOMOR SURAT DAN TGL TERIMA SURAT
3. SEKUM WAJIB HAFAL NOMOR SURAT DAN NOMOR ARSIP SURAT
4. TERDIRI DARI :1. SURAT MASUK DAN KELUAR2. LAMPIRAN3. BLANKO, TABEL, DAFTAR HADIR, DLL4. SURAT PENTING DAN SK5. Daftar hadir pengurus,6. Daftar hadir bidang
PENYEBARAN
1. DILAKUKAN OLEH SEKRETARIS JIKA SEDIKIT DAN DIBANTU OLEH PENGURUS KHUSUS HUMAS
2. HARUS SAMPAI PADA PIHAK YANG DITUJU
3. BOLEH DISAMPAIKAN KEPADA PIHAK YANG KITA YAKINI SURAT ITU SAMPAI
4. 4 HARI SEBELUM ACARA
Hal-hal yang perlu diperhatikanSebaiknya kesekretariatan dalam
menerapkan sistemnya secara konsisten, perlu dilakuakn mekanisme punishment bagi pengurus yang menyalahi aturan kesekretariatan, contoh :
1. Telat LPJ2. Surat tidak dinomori/asal dinomori3. Membawa stempel keluar tanpa izin4. Menghilangkan dokumen5. Tidak menggandakan dokumen
uuntuk arsip
LANGKAH2
1. BUKA KOMPUTER DENGAN BAIK
2. DUDUK DENGAN TENANG DAN TANPA BEBAN (IKHLAS)
3. KLIK EKSPLORE JIKA SUDAH PUNYA FOLDER
4. JIKA BELUM, HARAF BUAT FOLDER KHUSUS
5. BUKA MW
6. ATUR PAGE SET UP
7. ATUR MARGIN
8. ATUR PAPER SIZE
9. TENTUKAN JENIS HURUF
10. MULAI MENGETIK
11. SAVE
WARNING !!!! 1. NO SURAT DIKELUARKAN OLEH SEKUM
2. TO SURAT BIDANG KELUAR SEKUM YANG BERI
3. KODE SURAT JGN DIPASI
4. KODE SURAT HARUS BERURUTAN BERDASRKAN HAL DAN TGL DIKELUARKAN SURAT
5. LAMPIRAN DIISI – (STRIP) JIKA TIDAK ADA, DIISI 1 (SATU) LEMBAR JIKA ADA
6. HAL : SINGKAT SAJA
7. di HURUF KECIL KARENA KATA DEPAN BUKAN AWALAN
8. JANGAN DI TEMPAT TAPI KOTA DOMISILI
9. SALAM PEMBUKA, SETIAP BUKAN BHS INA HARUS BEDA
10. PERHATIKAN “ENTER” TIAP PARAGRAF
11. BAHASA HARUS TEPAT
12. PEMBUKA, ISI, PENUTUP HARUS SAMA (PENYEBUTAN OBJEK)
13. ISI : JELASKAN HAL DI ATAS SIMPEL DAN PADAT DAN SINGKAT DAN TAMPILANNYA HARUS BEDA
WARNING !!!! 15. INTI SURAT : TGL, HARI, TEMPAT >>> HARUS DI TAB
JGN DIBUAT DALAM SATU PARAGRAF/SATU BARIS
16. WAKTU : HARUS JELAS DIMULAI DAN AKHIRNYA
17. TEMPAT HARUS JELAS ALAMATNYA
18. TUTUP DENGAN BAIK SESUAI DENGAN SURAT
19. TUTUP DENGAN SALAM
20. TGL JGN SALAH
21. YANG NANDATANGAN JGN DISINGKAT
WARNING !!!! 1. NO SURAT DIKELUARKAN OLEH SEKUM
2. TO SURAT BIDANG KE LUAR SEKUM YANG BERI
3. KODE SURAT JGN DIPASI
4. KODE SURAT HARUS BERURUTAN BERDASRKAN HAL DAN TGL DIKELUARKAN SURAT
5. LAMPIRAN DIISI – (STRIP) JIKA TIDAK ADA, DIISI 1 (SATU) LEMBAR JIKA ADA
6. HAL : SINGKAT SAJA
7. di HURUF KECIL KARENA KATA DEPAN BUKAN AWALAN
8. JANGAN DI TEMPAT TAPI KOTA DOMISILI
9. SALAM PEMBUKA, SETIAP BUKAN BHS INA HARUS BEDA
10. PERHATIKAN “ENTER” TIAP PARAGRAF
11. BAHASA HARUS TEPAT
12. PEMBUKA, ISI, PENUTUP HARUS SAMA (PENYEBUTAN OBJEK)
13. ISI : JELASKAN HAL DI ATAS SIMPEL DAN PADAT DAN SINGKAT DAN TAMPILANNYA HARUS BEDA
PROPOSAL
1. ADALAH KERANGKA ACUAN KEGIATAN YANG BERISIKAN KEGIATAN (PROYEK) SECARA MENDETAIL
2. PROPOSAL JAGAN HANYA UYNTUK MENCARI DANA
ISI PROPOSAL 1. COVER2. LEMBAR PENGESAHAN3. PEMBUKAAN4. TEMA5. LANDASAN KEGIATAN/DASAR
PEMIKIRAN6. TUJUAN DAN SASRAN7. BENTUK KEGIATAN8. WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANA9. PESERTA 10.PENDANAAN/SPONSORSIF11.PENUTUP
SYARAT PROPOSAL
1. LENGKAP2. TIDAK BERTELE-TELE3. JELAS4. TEGAS5. PADAT6. MENARIK7. JUJUR
PROPOSAL EFEKTIF1. BENTUK2. ISI3. JARINGAN4. LOBI/AUDIENSI5. MANAJEMEN6. ISU/TEMA7. PENAMPILAN8. PELAPORAN YANG JELAS
Hima kom, punya kop sendiri : panpel < gimana pandatganannya
Di kota, Kalo internal gmna? Stempel dimana? Asl, ass, aww