of 24/24
PERSEPSI STAF AKADEMIK UNIMAS TERHADAP KEBERKESANAN SISTEM KEHADIRAN Oleh Abdul Hamid Bin Adon 5875 P. KHIDMAT MAKLUMAT AKADEMIK UNIMAS 11111 uiimumiimmuii 0000115899 Projek dipersembahkan kepada Fakulti Ekonomi dan Perniagaan sebagai sebahagian syarat untuk memenuhi kehendak Ijazah Sarjana Muda Ekonomi dan Perniagaan Dengan Kepujian (Ekonomi Industri dan Organisasi) UNIVERSITI MALAYSIA SARAWAK 2002/03

KEBERKESANAN SISTEM KEHADIRAN

  • View
    12

  • Download
    0

Embed Size (px)

Text of KEBERKESANAN SISTEM KEHADIRAN

KEBERKESANAN SISTEM KEHADIRAN
UNIMAS
Dengan Kepujian
-PERSEPSI STAF AKADEMIK UNIMAS TERHADAP
KEBERKESANAN SISTEM KEHADIRAN"
ini adalah hasil kerja saya sendiri kecuali nukilan, petikan, huraian dan ringkasan yang
tiap-tiap satunya telah saya nyatakan sumbemya.
1 6- $ r; t";
UNIMAS TERHADAP KEBERKESANAN SISTEM KEHADIRAN"
yang dibuat oleh Abdul Hamid Bin Adon (5875), pihak penyelia berpuas hati dengan
Projek Tahun Akhir im sebagai memenuhi syarat pengijazahan Ijazah Sarjana Muda
Ekonomi dan Perniagaan dengan Kepujian (Ekonomi Industri dan Organisasi).
ý /oo Tarikh Serahan
Fakulti Ekonomi dan Pemiagaan
KEBERKESANAN SISTEM KEHAD[RAN
Kajian ini adalah bertujuan untuk mengkaji persepsi staf akademik Unimas terhadap
keberkesanan sistem kehadiran yang diguna pakai. Masalah ketidakhadiran menyebabkan
timbul kos kepada organisasi, proses pengawalan dan kelemahan sistem kehadiran juga
telah dikenalpasti melalui kajian im. Data-data yang diperolehi dianalisa dengan kaedah
peratusan dan graf. Hasil kajian menunjukkan staf akademik berpersepsi bahawa sistem
kehadiran yang diguna pakai tidak berkesan iaitu tidak akan meningkatkan prestasi
mereka dalam bidang pengajaran dan pembelajaran, bidang penyelidikan, bidang khidmat
sosial kecuali bidang pengurusan. Oleh kerana banyak kelemahan yang dikenalpasti
dalam kajian ini, maka dapat dibuat kesimpulan bahawa sistem kehadiran yang sedang
diguna pakai oleh staf akademik masih tidak berkesan.
ABSTRACT
EFFECTIVENESS OF ATTENDANCE SYSTEM
Abdul Hamid Bin Adon
The aim of the study is to find out the perception of Unimas academic staff towards the
effectiveness of attendance system that being used. As absenteeism could cost an
organization, monitoring process and the attendance system weaknesses are also
identified in the study. Data is analyzed using percentage and graph. The result showed
that staff academic perceived the attendance system is ineffective as it will not increase
their quality in all aspects such as in teaching and learning, research, social contribution
except in management. Since a lot of weaknesses identified in the study, it is concluded
that the attendance system that being is still ineffective. i
PENGHARGAAN
Bismillahirrahmanirrahim. Alhamdulillah, bersyukur ke hadrat Ilahi kerana
dengan limpah kurnia Nya, maka dapat saya menyiapkan projek tahun akhir im.
Dalam kesempatan ini saya ingin mengucapkan jutaan terima kasih kepada
penyelia saya Puan Masita Bte Hassan yang telah banyak memberi dorongan, tunjuk ajar
dan nasihat kepada saya sepanjang saya menyiapkan projek tahun akhir im.
Saya juga ingin mengucapkan ribuan tenma kasih kepada juruaudit dalaman
Unimas Encik Mazlan Kiflie yang telah memberikan kerja sama kepada saya semasa sesi
temubual diadakan.
Tidak lupa juga saya ucapkan banyak - banyak terima kasih kepada All keluarga
tersayang yang telah banyak memberi bantuan dalam bentuk kewangan dan juga telah
memberikan semangat kepada saya dalam menyiapkan projek tahun akhir ini.
Akhir sekali saya ingin mengucapkan kepada staf akademik yang telah
meluangkan masa mereka untuk mengisi borang soal selidik saya.
Terima kasih atas bantuan dan sokongan anda semua.
vii
1.1 Sistem penggunaan kad perakam waktu di pejabat kerajaan 1
1.2 Masalah ketidakhadiran dalam organisasi 1
1.3 Kepentingan utama sistem kehadiran 2
1.4 Sistem kehadiran di Unimas 3
1.5 ISO 9002 dalam perkhidmatan awam
1.6 Penyataan masalah
1.7 Objektif kajian
1.8 Rasional kajian
1.9 Definisi istilah
1.10 Batasan kajian
BAB 2: ULASAN KARMA TERPILIH
2.1 Definisi ketidakhadiran
2.2 Rekod kedatangan
2.4 Tempoh masa bekerja
organisasi
4.2 Peratusan responden mengikut fakulti
4.3 Jenis sistem kehadiran yang digunakan mengikut fakulti
4.4 Pendapat mengenai sistem kehadiran dapat meningkatkan
prestasi dalam bidang tertentu atau tidak
4.4. 1 Persepsi staf akademik dalam bidang pengajaran dan
pembelajaran
13
19
20
23
24
28
29
31
32
32
33
34
35
36
37
37
ix
4.4.4 Persepsi staf akademik dalam bidang khidmat sosial 40
4.5 Jumlah staf akademik yang pernah dan tidak pernah check in 41
untuk rakan
5.2 Jenis sistem kehadiran
5.4 Pendapat unit audit dalaman
BAB 6: KESIMPULAN DAN CADANGAN
6.1 Kesimpulan
6.2 Cadangan
Rajah 2 Peratusan Dalam Bidang Pengajaran Dan
Pembelaj aran
Rajah 5 Peratusan Dalam Bidang Khidmat Sosial
Rajah 6 Jumlah Staf Akademik Yang Pernah Dan
Tidak Pernah Check In Untuk Rakan
35
37
38
39
40
41
xi
BAB1
PENDAHULUAN
KERAJAAN
Dalam Surat Pekeliling Am Bil. 11 Tabun 1981, Kerajaan Malaysia telah
memutuskan supaya semua pejabat dan agensi Kerajaan di peringkat Persekutuan
menggunakan kad perakam waktu untuk mengawal waktu pegawai-pegawai dan
kakitangan kerajaan datang dan pulang dari pejabat. Tujuannya ialah untuk menjamin
supaya mereka menjalankan tugas dengan dedikasi dan tekun agar tidak kurang dart
jumlah waktu pejabat yang ditetapkan oleh kerajaan. (Pekeliling Am Bil. 11 Tabun 1981)
Keberkesanan program yang dijalankan oleh pihak kerajaan juga amat
mempengaruhi keberkesanan dan produktiviti dalam perkhidmatan awam. Di mana,
keberkesanan dan produktiviti perkhidmatan awam dipengaruhi oleh cara pengurusan dan
struktur sesebuah organisasi tersebut.
Masalah ketidakhadiran merupakan masalah yang sering dialami oleh semua
organisasi. Ketidakhadiran juga merupakan satu masalah dalam semua industri tidak kira
industri perkhidmatan malah industri lain seperti industri pengeluaran dan industri
pemiagaan juga turut mengalami masalah ketidakhadiran. (Dalton and I; n,:, I987)
I
Masalah ketidakhadiran akan mendatangkan kesan yang buruk bagi pengurus dan
majikan. Oleh itu, setiap pihak khasnya pihak pengurusan hendaklah memandang serius
terhadap masalah ketidakhadiran ini.
Di Amerika Syarikat sendiri telah dianggarkan bahawa masalah ketidakhadiran
membawa kerugian sebanyak $40 billion setiap tahun. Sebanyak 1 juta pekerja Amerika
dianggarkan hari tidak hadir setiap hari mengikut jadual kerja yang ditetapkan. (Dalton
and Enz, 1987)
Keberkesanan sistem kad perakam waktu ini terletak pada penggunaan dan
pengawasan yang bijak mengikut keperluan satu-satu pejabat. Antara keperluan-
keperluan utama sistem kad perakam waktu ini adalah :
1.3.1 Memastikan supaya semua pegawai atau kakitangan tidak datang lewat ke pejabat
atau keluar untuk balik sebelum waktu yang dibenarkan
1.3.2 Mengesan perbuatan staf yang datang ke pejabat lewat atau keluar sebelum waktu
dengan mudah kerana adanya catatan merah pada kad perakam waktu pada kad
staf yang berkenaan.
ý
1.3.3 Memastikan supaya tiap-tiap staf yang masuk atau keluar pejabat selain dan
waktu biasa mencatatkan sebab-sebab berbuat demikian dengan pengesahan atau
tanda izin pegawai atasan masing-masing.
1.3.4 Membolehkan tindakan yang sewajamya diambil terhadap staf yang selalu datang
ke pejabat atau keluar pejabat tidak mengikut waktu atau tanpa izin yang rasmi
kerana sebab-sebab tertentu.
1.4 SISTEM KEHADIRAN DI UNIMAS
Unimas merupakan salah satu agensi kerajaan yang telah mengamalkan sistem
kehadiran seperti yang dikehendaki dalam Pekeliling Am Bil 11 Tahun 1981.
Sistem kehadiran staf akademik Unimas direkod dengan menggunakan sistem
berkomputer lotus notes. Selain itu, Unimas juga menggunakan mesin perakam waktu
dan buku kehadiran bagi merekod kedatangan stai Apabila kehadiran staf akademik
direkod maka mudah untuk memastikan mereka melakukan kerja dengan jumlah waktu
yang dikehendaki.
1.5 MS ISO 9002 DALAM PERKHIDMATAN AWAM
Tujuan utama MS ISO 9002 im dilaksanakan dalam perkhidmatan awam di
Malaysia adalah untuk membangunkan sistem kualiti pengurusan yang efektif dan
efisyen bagi menyediakan perkhidmatan yang konsisten kepada orang awam. Objektif ini
boleh dicapai kerana setiap agensi mesti mematuhi sistem kualiti pengurusan yang telah
ditetapkan. (Pengarah MAMPU, 1997)
kehadiran yang dibangunkan mestilah menepati objektif pembangunan sistem tersebut
dan disokong oleh penggunanya.
berkesan malahan akan mengakibatkan peningkatan kos pengurusan. Pembangunan
sistem kehadiran staf akademik Unimas juga tidak terkecuali.
4
Berpandukan Surat Pekeliling Am Bil 11 1981, pemantauan perlu dilakukan
supaya tindakan boleh diambil ke atas staf yang telah melanggar sistem kehadiran yang
dibangunkan. Ini adalah untuk menjamin perkhidmatan yang diberikan oleh staf
akademik Unimas terjamin kualitinya
Skop kajian bagi kajian ini adalah untuk mengenalpasti persepsi staf akademik
mengenai keberkesanan sistem kehadiran meningkatkan kualiti perkhidmatan staf
akademik di Unimas. Oleh itu, untuk mengatasi masalah ketidakhadiran, maka kajian im
dibuat untuk mencari cadangan jalan penyelesaian yang sesuai bagi masalah im.
1.7 OBJEKTIF PENYELIDIKAN
1.7.1 Objektif Umum:
yang digunapakai.
kualiti kerja.
5
3. Mengetahui peranan unit audit dalaman Unimas dalam memantau sistem
kehadiran.
Tujuan menggunakan sistem kehadiran yang ditetapkan oleh kerajaan ke atas
semua anggota kerajaan adalah supaya setiap anggotanya menjalankan tugas dengan
dedikasi dan tekun iaitu tidak kurang dari waktu pejabat yang ditetapkan. Anggota
kerajaan yang melanggar sistem kehadiran akan diambil tindakan.
Sebagai anggota kerajaan, staf akademik Unimas disarankan menggunakan
sistem kehadiran. Walaupun begitu, matlamat penggunaan sistem kehadiran tidak akan
tercapai kerana staf akademik mungkin menolak penggunaan sistem kehadiran yang
mengikat tugas mereka dengan waktu pejabat.
Dengan itu, keputusan kajian in sangat penting bag] menonjolkan bahawa sistem
kehadiran ini sesuai atau tidak untuk digunakan oleh staf akademik Unimas.
1.9 DEFINISI ISTILAH
Dalam kajian ini akan menggunakan beberapa istilah teknikal. Oleh itu, bahagian
ini akan menghuraikan maksud istilah-istilah tersebut bagi memudahkan pemahaman
terhadap kajian ini.
" Khidmat Sosial
Mengikut kamus dewan edisi ketiga istilah khidmat sosial merupakan satu bidang
yang melibatkan seseorang itu dengan persekitaran kemasyarakatan.
" Penyelidikan
Mengikut kamus dewan edisi ketiga istilah penyelidikan merupakan satu bidang
di mana proses mencari penemuan baru dan perbuatan menyelidik dilakukan.
" Pengajaran Dan Pembelajaran
Mengikut kamus dewan edisi ketiga istilah pengajaran dan pembelajaran
merupakan satu bidang yang membolehkan hubungan dua hala dilakukan di mana
pensyarah mengajar dan pelajar pula melakukan proses belajar.
" Sistem kehadiran
Mengikut kamus dewan edisi ketiga istilah sistem kehadiran merupakan satu
sistem untuk merekod kehadiran staf atau pekerja apabila berada di sesuatu
tempat bekerja.
" Staf Akademik
Mengikut kamus dewan edisi ketiga istilah staf akademik merupakan ahli
akademik yang terdiri daripada pensyarah dan orang yang mempunyai ilmu
pengetahuan yang tinggi dan mendalam.
7
Mengikut kamus dewan edisi ketiga istilah staf sokongan merupakan pekerja
biasa yang terdiri daripada kerani untuk menyokong dan membantu pekerja
atasan.
1.10.1 Masa
Masalah masa bagi membuat kajian im memang amat mempengaruhi. [ni kerana,
kajian im hanya dijalankan dalam masa dua semester sahaja dan seharusnya untuk
membuat kajian ini ia memerlukan masa yang lebih panjang terutama dalam melihat
perkembangan unit audit dalaman dalam usaha mereka untuk meningkatkan
keberkesanan sistem kehadiran bagi meningkatkan prestasi staf akademik Unimas.
1.10.2 Rujukan
Bahan-bahan rujukan di CAIS adalah amat terhad tentang pengauditan. In]
kerana, di Unimas tidak ada kursus khusus pengauditan yang ditawarkan dan untuk
mendapatkan artikel dari universiti dan perpustakaan lain memerlukan kos yang tinggi.
Selain itu juga, tidak terdapat kajian projek tahun akhir yang lepas seumpama ini
yang telah dibuat. Ini menyebabkan tiada sebarang panduan dalam menyempurnakan
kajian ini.
Seperti yang diketahui responden mungkin tidak mahu menjawab borang soal
selidik dan sesi temubual dengan jujur. Im kerana, mungkin mereka sibuk dan tidak
berminat untuk meluangkan masa mereka. Ini menyebabkan data-data yang diperolehi
mungkin tidak tepat.
1.10.4 Tidak melibatkan staf bukan akademik
Kajian ini hanya tertumpu kepada staf akademik sahaja dan tidak melibatkan staf
bukan akademik. Oleh itu, kajian ini tidak bersifat menyeluruh kepada seluruh staf
Unimas.
9
Dalam bab ini akan menjelaskan tentang karya-karya yang terdahulu tentang
masalah ketidakhadiran dan unit audit dalaman. Oleh itu, beberapa petikan artikel, jurnal
dan tulisan ilmiah telah dipetik untuk menjelaskan secara lebih lanjut lagi tentang audit
dalaman ini.
2.1 DEFINISI KETIDAKHADIRAN
Menurut Crosby (1986) dalam bukunya yang bertajuk Running things: The art of'
making thing happen mendefinisikan maksud ketidakhadiran terbahagi kepada dua iaitu
pekerja yang tidak bersungguh-sungguh semasa bekerja dan pekerja yang tidak berminat
untuk melakukan sesuatu kerja tersebut. Manakala berdasarkan laporan Bureau Of
Labour di Amerika Syarikat mereka mendefinisikan istilah ketidakhadiran sebagai
kegagalan pekerja melaporkan din mereka pada hari bekerja.
Di samping itu, menurut Atkin dan Goodman (1984) dalam bukunya yang
berjudul An issue-oriented review of the research on absenteeism mengatakan bahawa
seseorang pekerja yang gagal untuk membuat sesuatu kerja atau perkhidmatan dalam
tempoh masa yang telah ditetapkan juga boleh anggap sebagai ketidakhadiran seseorang
pekerja.
10
Manakala Wooden (1990) dalam junalnya yang bertajuk The Sickie: A public
sector phenomena? Journal of Industrial Relations pula mengatakan bahawa pekerja
yang tidak hadir akan memberi berbagai alasan untuk mengatakan mengapa mereka tidak
dapat datang bekerja seperti alasan batuk, demam, sakit kepala dan sakit perut.
2.2 REKOD KEDATANGAN
Kehadiran memberi kesan yang negatif kepada sesebuah organisasi di mana
sekiranya pihak pengurusan tidak dapat mengurus atau mengatasi masalah ketidakhadiran
dikalangan pekerja mereka maka pihak pengurusan tidak akan mengetahui bahawa
terdapat kos yang tersembunyi yang ditanggung oleh organisasi tersebut. Ini kerana
organisasi terpaksa membayar gaji pekerja yang tidak hadir. Oleh itu, dengan menyimpan
rekod kehadiran maka pihak pengurusan akan tahu mengenai masalah ini sering
dilakukan oleh pekerja mereka dan pihak pengurusan akan dapat mencari jalan untuk
mengatasinya.
seseorang pekerja, di mana pihak pengurusan akan dapat mengetahul corak
ketidakhadiran pekerja - pekerja mereka iaitu sama ada pekerja itu sering ponteng atau
tidak. Dengan mengetahui corak ketidakhadiran pekerja maka pihak pengurusan akan
dapat mengatur strategi yang boleh mengatasi masalah ketidakhadiran dikalangan pekerja
mereka.
11
Pendapat ini turnt disokong oleh Sternhagen (1986) dalam buku beliau yang
bertajuk Absenteeism and T ardiness di mana beliau mengatakan bahawa semua jenis
ketidakhadiran termasuk ketidakhadiran separuh han direkodkan oleh pihak pengurusan
di mana setiap rekod ketidakhadiran itu perlu ada mencatatkan alasan ketidakhadiran
pekerja dan tindakan pihak pengurusan. Di samping itu juga, ketua bahagian perlu
mencatatkan alasan serta menurunkan tandatangan selepas membuat soal siasat terhadap
pekerja berkenaan. Dengan berbuat sedemikian maka pihak pengurusan akan dapat
mengetahui sebab - sebab pekerja mereka yang tidak hadir bekerja.
Menurut Fichman (1984) dalam jurnalnya yang bertajuk theoretical approach to
understanding employees absence berpendapat ketidakhadiran sebagai satu proses yang
berterusan di mana ketidakhadiran yang lepas mempunyai kesan ke atas ketidakhadiran
pada masa depan. Contohnyajika majikan tidak mengetahui alasan pekerja itu tidak hadir
pada had tersebut maka tindakan majikan ini boleh dianggap cuai di mana ia akan
mendorong pekerja berkenaan terus mengambil kesempatan untuk tidak hadir pada masa-
masa akan datang.
Di samping itu juga, dengan tidak mengambil sebarang tindakan yang tegas
terhadap pekerja - pekerja yang sering melakukan masalah ketidakhadiran, maka ini akan
menyebabkan pekerja terus berani untuk melakukan sebarang kesalahan lain.
12
Menurut Steers & Rhodes (1984) dalam bukunya yang berjudul Knowledge and
speculation about absenteeism in Goodman mengatakan bahawa terdapat 269 faktor yang
mempengaruhi masalah ketidakhadiran. Oleh itu adalah amat sukar untuk pihak
pengurusan untuk mencari jalan penyelesaian bagi masalah ketidakhadiran ini. Walaupun
begitu, pihak pengurusan boleh menggunakan langkah-langkah yang mereka fikir sesuai
untuk mengurangi masalah ketidakhadiran dikalangan pekerja mereka.
Manakala Williams dan Slater (1996) dalam jurnalnya yang bertajuk Absenteeism
in nursing: A longitudinal study mengatakan bahawa pihak pengurusan perlu mempunyai
perancangan pengurusan yang strategic di mana ia akan membantu pihak majikan untuk
mengatasi masalah ketidakhadiran. Masalah ketidakhadiran merupakan sifat dan sikap
seseorang, oleh itu, setiap langkah untuk mengawal masalah ketidakhadiran pekerja
hendaklah mengambil kira sifat kumpulan atau individu yang sering tidak hadir. Dengan
kata lain langkah yang diambil akan dapat mengubah sikap pekerja yang berkenaan.
Oleh itu, pihak pengurusan atasan hendaklah merangka satu strategi atau polisi
bagi mengawal masalah ketidakhadiran, di mana, kaedah itu hendaklah dijalankan secara
berterusan. Pihak pengurusan atasan hendaklah sentiasa mengenalpasti dan mengukur
sejauh mana masalah ketidakhadiran yang berlaku dalam organisasi mereka. Polisi yang
digubal seharusnya dapat mendefinisikan apakah maksud tidak hadir sebahagian dengan
tidak hadir sepenuhnya. Di samping itu juga, polisi tersebut juga seharusnya dapat
13
membezakan jenis ketidakhadiran sama ada yang khusus, bersebab dan yang tidak
bersebab. Selain itu juga, pihak pengurusan perlu untuk membuat prosedur untuk
melaporkan masalah ketidakhadiran seperti terdapat seorang pekerja yang menyelia
perkara ini.
Selain itu, pengurusan atasan juga boleh mendapatkan bantuan dari jabatan
sumber manusia atau unit audit dalaman bagi mendapatkan satu gambaran yang jelas
mengenai masalah ketidakhadiran ini. Oleh itu, untuk mengawal masalah ini rekod sistem
kehadiran yang lengkap adalah diperlukan bagi mengetahui pekerja yang sering terlibat
dengan masalah ketidakhadiran ini. Tetapi kebanyakkan organisasi tidak mempunyai
rekod kehadiran yang lengkap. Oleh itu, pihak pengurusan sukar untuk mengawal
masalah ketidakhadiran dikalangan pekerja mereka.
Walaubagaimanapun, pihak pengurusan masih mempunyai banyak strategi untuk
mengatasi atau mengawal masalah ketidakhadiran ini dengan sentiasa memantau sistem
kehadiran pekerja mereka dengan menyemak rekod sama ada pekerja yang berkenaan
pernah di beri amaran atau tidak. Sekiranya pernah diberi amaran maka pihak pengurusan
mudah untuk mengambil tindakan terus terhadap pekerja yang berkenaan.
Selain itu, Kuzmits (1986), dalam jurnalnya yang bertajuk What To 1)o Ahout Long
-Term Absenteeism. Personnel Administrator 10 pula telah menggariskan beherapa polisi
bagi mengatasi masalah ketidakhadiran. Di antaranya ialah:
14