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ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION DOCUMENTAL
INSTRUCTIVO DE CORRESPONDENCIA
INSTRUCTIVO Y
APLICATIVO
DE DOCUMENTOS
COMERCIALES
SAN JOSE DE CUCUTA, 14 DE ABRIL DE 2010
ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION DOCUMENTAL
INSTRUCTIVO DE CORRESPONDENCIA
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION
1. OBJETIVOS 2. LA CORRESPONDENCIA
2.1.1 OBJETIVO 2.2 CONCEPTO Y CLASIFICACION
2.3 RECEPCION Y TRÁMITE DE LA CORRESPONDENCIA 2.3.1. ELEMENTOS UTILIZADOS EN LA RECEPCION DE CORRESPONDENCIA
2.3.2 CONTROL DE LA CORRESPONDENCIA 2.4 ELABORACION DE LA CORRESPONDENCIA
a. Cartas b. Elaboración de Sobres c. Elaboración de Memorandos
d. Elaboración de Circulares e. Elaboración de Actas Administrativas
f. Elaboración de Certificados y Constancias g. Elaboración de la Hoja de Vida h. Informes Administrativos
i. Otros Documentos Comerciales 2.5. DESPACHO DE CORRESPONDENCIA
2.5.1. CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA 2.5.2. DISTRIBUCION Y DESPACHO DE LA CORRESPONDENCIA EXTERNA
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INSTRUCTIVO DE CORRESPONDENCIA
INTRODUCCION
Este instructivo ha sido elaborado con el fin de aportar a la organización administrativa en el manejo de la correspondencia de la entidad, y facilitar a
los funcionarios de cualquier nivel la toma de decisiones a través de un manejo rápido y preciso de las comunicaciones escritas. Este instructivo contiene ejemplos prácticos que facilitan a los funcionarios su
comprensión y manejo cuando requieran usarlo como guía para el desarrollo de las funciones relacionadas con la correspondencia. La adecuada
aplicación de las normas y procedimientos que contiene este instructivo contribuirá a una buena organización para un mejor servicio.
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1. OBJETIVOS
Establecer y reglamentar las normas para la administración de la
correspondencia de la empresa.
Orientar y servir de instrumento al personal de la institución para
unificar criterios sobre el proceso de la correspondencia.
Administrar y controlar las técnicas que existen sobre la elaboración de la correspondencia interna como externa.
Definir y clasificar la correspondencia según su destino o procedencia.
Establecer normas para el recibo y despacho de la
correspondencia.
Conocer las normas y procedimientos que se deben tener en cuenta en la elaboración, presentación y trámite de la correspondencia producida por la empresa.
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FLUJOGRAMA DE RECIBO DE DOCUMENTOS
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2. LA CORRESPONDENCIA
2.1. OBJETIVO
Teniendo en cuenta la procedencia de la correspondencia, clasificarla y archivarla según las normas establecidas para el
recibo y el despacho de la misma.
Mostrar las diferentes etapas que conforman el recibo y despacho
dela correspondencia, así como los elementos utilizados y el trámite respectivo.
2.2. CONCEPTO Y CLASIFICACION
Para propósito del instructivo, correspondencia es la comunicación escrita entre las dependencias y la ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA y el
medio externo. Las cartas, memorandos y circulares constituyen la correspondencia.
CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
La correspondencia según su destino se clasifica en: externa e interna.
La correspondencia externa es la que se dirige a personas o entidades fuera de la ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA, aunque también es
correspondencia externa aquella que se dirige a funcionarios de la entidad, como asuntos relacionados con su situación laboral (solicitud de vacaciones, permisos, licencias, llamados de atención o felicitaciones).
Para la correspondencia externa en la ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA se utiliza:
La carta La correspondencia interna es la que se utiliza para comunicaciones entre las
diferentes dependencias dela ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA para la correspondencia interna de la ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA se
utiliza: me La circular
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2.3. RECEPCION Y TRÁMITE DE LA CORRESPONDENCIA
Los responsables de la tramitación y archivo de la correspondencia en
ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA deben seguir las siguientes normas.
La correspondencia que va dirigida a las diferentes dependencias dela ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA la recibe y controla el área o dependencia Centro de Administración e Información Documental.
Los encargados de las etapas de: la recepción (recibo, clasificación,
radicación, registro y distribución) son el receptor de documentos y el mensajero interno de la ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA.
La correspondencia externa que llega al Centro de Administración e Información Documental, es recibida, controlada y tramitada por el receptor
de documentos que cumple con sus funciones, este se encarga de:
Recibir la documentación del mensajero y usuarios o cuando llega por
fax o por intermedio de correos electrónicos.
Clasificar la documentación en:
a) Correspondencia personal: es toda la que está dirigida con nombre
propio y no tenga el cargo que éste desempeñe en la empresa o la que está marcada: “confidencial”, “personal” o “solo para abrir por el
destinatario”, “no abra esta correspondencia”.
Solamente imprima la fecha de recibo en el sobre o hágala llegar
directamente al interesado.
b) Correspondencia empresarial: son los sobres dirigidos a nombre
dela empresa o a una persona con el cargo que desempeñe. Luego de abrir esta correspondencia, proceda a leerla con el fin de:
Comparar las fechas de elaboración y recibo.
Revisar si está firmada Verificar la inclusión de anexos Comprobar si el documento trae dirección del remitente
Verificar a quien está dirigida la correspondencia. Después de esto proceda a:
Colocar en la parte superior derecha de los documentos el sello, con el fin de identificar de manera más ágil el número de radicación, la fecha, hora y el nombre del funcionario que realizó la recepción del
documento en la empresa.
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Si es un “derecho de petición” se coloca el sello de “urgente” y fecha límite. Llevar el control de la numeración utilizada para la radicación.
c) Correspondencia publicitaria: está compuesta por revistas, folletos y
publicaciones. Son suscripciones oficiales que se les imprime a la fecha y se envía al destinatario.
Luego del recibo y trámite de la correspondencia el receptor de documentos de la ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA, dejará que el mensajero
interno de la empresa cumpla con las siguientes funciones: Confrontar la documentación con los listados que recibirá del receptor de
documentos, si existen procesos sistematizados, de lo contrario, organizar los documentos y elaborar el formato de aviso de traspaso interno de
documentos. Clasificar y colocar en el casillero de la documentación de acuerdo al código
empleado por cada dependencia.
Introducir los documentos en sus respectivas chuspas para su protección y confiabilidad.
Zonificar los diferentes recorridos de acuerdo al horario establecido. Programación del servicio interno de mensajería.
Reparto de correspondencia: En la mañana a las 10:30 horas y en la tarde a las 16:30 horas.
Entregar personalmente la chuspa (color azul) y hacer firmar el aviso de traspaso interno de documentos a las secretarias.
Recoger la documentación que se encuentra en la chuspa (Color verde).
Distribuir las chuspas en sus respectivos casilleros. Mantener absoluta reserva sobre las comunicaciones, documentos y hechos
conocidos en el desempeño de sus funciones.
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CONTROL ENTREGA DE CORRESPONDENCIA
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TIPO FECHA RADICADO DESTINO DESCRIPCION NOMBRE DE QUIEN RECIBE
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2.3.1. ELEMENTOS UTILIZADOS EN LA RECEPCION DE CORRESPONDENCIA
En la elaboración de correspondencia se utilizan los siguientes elementos:
Sello de radicación Sellos para sobres marcados (confidencial o personal) Sellos para asuntos de inmediato tramite
Sellos para recepción de recursos o apelaciones contra actos administrativos
de la ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA. Planilla para registro y control de correspondencia recibida.
Casilleros Bolsas plásticas o chuspas de 2 colores.
SELLO DE RADICACION
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RAD._____________________________________________________ ASUNTO: _________________________________________________ FECHA Y HORA: ___________________________________________
PASA A: TRAMITE ATENDIDO
__________ ____________ _______________ __________ ____________ _______________
RESP. N. ____________________FECHA ______________________
RAD. Consecutivo sin importar cambio de año
ASUNTO: tema del que trata la comunicación FECHA: Día, mes y año en que se recibe el documento. HORA: momento preciso en el que se recibe el documento.
PASA A: código de la dependencia que debe conocer o tramitar el documento.
TRAMITE: colocar letra indicando el tramite respectivo (Revisadoc) Códigos de trámites internos
R: responda para mi firma
E: encárguese del asunto
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V: verifique o revise I: infórmese S: salir del trámite normal
A: aprobado D: divulgar
O: observaciones C: comentémoslo personalmente ATENDIDO: Para firma de quien se entera o tramita el documento
RESPUESTA No.: para indicar el número de la respuesta FECHA: indicar la fecha de la respuesta
Sello para sobres marcados confidencial, personal o privado (no se abren).
SI NO ES PERSONAL FAVOR DEVOLVER AL ARCHIVO
Sello para atender derechos de petición, tutelas, asuntos de inmediato
trámite o respuestas dentro del periodo de ley.
Sello para recepción de recursos o apelaciones contra actos administrativos de la entidad.
El documento solo puede ser presentado por el interesado o su apoderado.
RAD.__________________________________________________
PRESENTADO PERSONALMENTE POR: _________________________________________________ C.C. ________________________ DE ______________________ TP: _________________________ N. FOLIOS _______________ FECHA _____________________ RECIBE __________________
URGENTE: ___________________________
Fecha límite: __________________________
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PLANILLA DE REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA
En el siguiente formato se imprimen los principales datos de lacomunicación recibida y radicada.
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REPORTE PARA CONTROL ENTREGA DE DOCUMENTACION RECIBIDA
FECHA HORA HOJA 1/1 DESTINATARIO FIRMA
N. TIPO RADICADO FECHA REMITE DEPENDENCIA CIUDAD DESCRIPCION
Casilleros: en las áreas del Centro de Información y documentación deben
estar ubicados casilleros identificados con el código de cada dependencia del
ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA, para facilitar la distribución de la correspondencia. Además esta área debe poseer casilleros adicionales para
ubicar la correspondencia que se va a enviar por correo. Tula plástica o chuspas: Cada dependencia debe poseer dos bolsas en
percalina para la distribución de la correspondencia. Una chuspa roja y la otra azul; una permanece en el archivo central o centro de información y
documentación y la otra bolsa en las dependencias, y se intercambiaran en cada recorrido.
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2.3.2. CONTROL DE LA CORRESPONDENCIA
Para mantener informados a los interesados sobre el estado de la tramitación
de la correspondencia, el área del Centro de Información y Documentación de la ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA, elaborará periódicamente el
informe denominado Recordatorio de la Correspondencia Recibida. Este informe se produce con base en los registros de correspondencia recibida de la institución.
Del registro se extraen las comunicaciones que no aparezcan tramitadas ocho días después de recibidas. Esta relación se elaborará
sistematizadamente en original y copia, el original se pasa a las dependencias que poseen comunicaciones sin tramitar. En el Centro de Información y Documentación se guarda temporalmente la
copia hasta cuando el antecedente (original de la correspondencia recibida) sea devuelto junto con el original del recordatorio debidamente diligenciado.
2.4. ELABORACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
2.4.1. RECOMENDACIONES GENERALES PARA LA ELABORACION DE DOCUMENTOS COMERCIALES
a) CARTA: comunicación escrita que se utiliza en las relaciones
comerciales entre empresas y personas naturales, igualmente en las
relaciones entre las empresas y sus empleados.
Acrónimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iníciales y no
iníciales de una razón social. Anexo: documento o elementos que acompaña a la carta.
Apóstrofe: signo ortográfico („) que, para efectos de esta norma, se utiliza
para separas las cifras en dinero que indican millón. Asunto: síntesis del contenido de la carta.
Copia: fiel reproducción de un documento.
Datos del remitente: razón social, logotipo, ciudad, dirección, apartado,
teléfono, fax, teles y dirección electrónica y NIT de quien envía la comunicación. Despedida: palabra o frase de cortesía
Destinatario: persona a quien va dirigida la comunicación.
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Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del
documento.
Espacio: distancia horizontal de escritura.
Estilo: orden en la distribución de las diferentes líneas que conforman la
carta.
Fecha: lugar de origen del documento, día, mes y año de envío.
Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le
denomina renglón.
Líneas especiales: líneas de anexos, copia, e identificación del transcriptor.
Logotipo. Símbolo que identifica a una empresa.
Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifica a una
persona natural o jurídica. Modelo: esquema de distribución de zonas que le permite a la empresa la
diagramación de su papelería. Número o referencia: identificación consecutiva del documento.
Razón social: nombre que identifica a una empresa
Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.
Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
Saludo o vocativo: línea opcional de cortesía.
Sigla: abreviatura conformada por las letras iníciales de cada palabra de una
razón social. Texto: cuerpo del mensaje.
Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.
Zona: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos
impresos o escritos.
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CLASIFICACIÓN
Para efectos de esta norma se establecen dos modelos para la diagramación
de la primera hoja y dos estilos para la presentación, así: MODELOS
MODELO 1: Para el diseño de la papelería se distribuye en tres zonas (1 y 2
para datos del remitente y la 3 se deja libre para sello de registro o fecha de recibido).
MODELO 2: Se distribuye en dos zonas (1 para los datos del remitente y la 3
que se deja libre).
ESTILOS
BLOQUE EXTREMO: Todas las líneas parten del margen izquierdo
BLOQUE: Las líneas de número, fecha, asunto, nombre del remitente y cargo
se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho REQUISITOS
MARGENES: Superior entre 3 y 4 cm
Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm
Lateral derecho Entre 2 y 3 cm
Inferior entre 2 y 3 cm
Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm ZONAS
ZONA 1: Razón social, sigla o acrónimo, logotipo y NIT
ZONA 2: Dirección, apartado, fax, teléfono, ciudad
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ZONA 3: Se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de
registro.
PARTES DE LA CARTA
NUMERO: Consecutivo, lo puede anteceder el código de la dependencia. De
2 a 3 interlíneas del margen superior.
FECHA: Ciudad de origen y fecha de envío, de 2 a 3 interlíneas del número,
en orden día, mes y año; sin separarlo con punto. (Santiago de Cali, 20 de agosto de 2003) DATOS DEL DESTINATARIO
Se dirigen en forma personalizada, es decir a un funcionario específico. De 4 a 6 interlíneas según la extensión de la carta, pueden ocupar hasta 8 líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a interlínea sencilla.
TRATAMIENTO: o título académico, se escribe con mayúscula inicial
(Señor, Señora, Doctor, Ingeniero,...) NOMBRE DEL DESTINATARIO: En mayúscula sostenida o mayúscula
inicial, con los dos apellidos. No se utiliza negrilla. (Jhon Freddy Cuesta López) CARGO: Se escribe con mayúscula inicial. (Gerente). Cargos extensos
pueden repartirse en dos renglones sin efectuar división silábica.
EMPRESA: Con la denominación más ampliamente conocida, es decir,
razón social, sigla o acrónimo. (I.C.B.F., SENA o Sena, ICONTEC o Icontec)
DIRECCIÓN O APARTADO: Se utiliza una de las dos. Se escribe la misma
dirección que se registra en el sobre. Se dejan dos espacios a máquina o
ZONA 3 ZONA 1
ZONA 2
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cuatro en computador entre el número de la calle y el de la puerta. Opcional la abreviatura de número No.. No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida,... (Carrera 57 14E-48). En caso de apartado se anota en un solo
número (Apartado 43567). NOMBRE DE LA CIUDAD: Se identifica por su nombre aun tratándose de
correspondencia local. (Bucaramanga, Santander) PAÍS: Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la
misma línea de la ciudad o en la siguiente dependiendo de la extensión de
los datos. ASUNTO: (Opcional). Constituye la síntesis de la carta en máximo cuatro
palabras, mayúscula inicial. (Vencimiento póliza 456890).
SALUDO O VOCATIVO: Para las damas el nombre y para los caballeros el
apellido. Como saludo independiente se escribe a dos interlíneas del asunto. (Apreciado señor Gómez)
Como parte inicial del texto se escribe a tres interlíneas del asunto. (Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Lucía, y confirmamos...)
TEXTO: Se escribe a una interlínea, dos entre párrafos. Se debe tener en
cuenta:
Tratar un solo tema por carta Omitir temas personales en cartas comerciales
Hablar de usted Sin errores técnicos, ortográficos, mecanográficos, gramaticales o de puntuación
Sin borrones ni repisados Comienza a tres interlíneas del asunto.
PÁGINAS SUBSIGUIENTES
Se pueden utilizar hojas en blanco o que sólo tengan el logotipo. La calidad, color, tamaño del papel deben ser los mismos. El encabezado se ubica entre dos a tres cm del borde superior de la hoja en
papel blanco y a dos interlíneas del logo, con mayúscula inicial. La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre destinatario,
estos datos contra el margen izquierdo y la página al margen derecho. (Ingeniero Luis Castañeda Londoño 2) El primer párrafo de las líneas subsiguientes se inicia de dos a cuatro
interlíneas del encabezado. En caso de terminar página sin finalizar párrafo, se dejan mínimo dos
renglones y se pasan dos a la nueva página.
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La última página debe contener mínimo el párrafo de cierre antes de la despedida. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del
texto. (Cordialmente, Para nosotros es un gusto servirle.)
REMITENTE: El nombre se sitúa de cuatro a seis interlíneas de la
despedida, en mayúscula sostenida o inicial en concordancia con el nombre
del destinatario. El cargo en la línea siguiente con mayúscula inicial sincentrar.
LINEAS ESPECIALES
ANEXO o ANEXOS: Si se requiere se detallan en el texto. Después del
firmante a dos interlíneas seguida de dos puntos, a dos espacios se enuncia
la cantidad, de preferencia se hace claridad en número de hojas o tipo de anexo. (Anexo: uno (10 hojas)). COPIA: a dos interlíneas del firmante o de la línea de anexos contra el
margen izquierdo. Sin abreviar y seguida de dos puntos, a dos espacios se
relacionan los destinatarios así: tratamiento, nombre, cargo; si es externo se adiciona la empresa. (Sr. Julio Sánchez Chacón, Gerente CENS E.S.P.). Si son varios destinatarios puede ir uno debajo del otro o en línea seguida.
Las copias para el archivo y consecutivo no se enuncian. IDENTIFICACIÓN TRANSCRIPTOR: a dos interlíneas del firmante o del
último renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento. Se
recomienda emplear letra más pequeña. (María S., Pablo Z.) ASPECTOS GENERALES DE LA CARTA
Las palabras escritas con mayúscula sostenidas no se dividen.
Conveniente tildar vocales escritas con mayúscula sostenida.
No exagerar uso de mayúsculas sostenidas.
Escribir con mayúscula inicial nombres propios, asimismo distinguir nombre propio de término genérico.
Utilizar debidamente la separación silábica y mecanográfica.
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Al escribir un valor numérico con el símbolo de una unidad de medida, éstos se separan por un espacio en blanco. (1 cm, 1 g).
Al mencionar fecha en texto se escribe completa (día, mes y año).
Las cifras de dinero no se separan con espacio sino con coma en los decimales, con punto en unidades de mil y apóstrofo para unidades de millón. El signo de $ unido a la cifra y la palabra pesos sigue a la expresiónen
letras. En la escritura eventual de números dentro de un texto, del uno al nueve en
letras y del 10 en adelante en cifras. Cuando los números hagan parte de rangos, grados, porcentajes, se
escriben en cifra.
Cantidades del 16 al 29 en una palabra y del 31 en adelante en dos palabras. Los números telefónicos se separan por grupos y con espacios, indicativo
entre paréntesis.
Para la denominación de la hora local se utiliza modelo internacional de 24 horas.
Es incorrecto el uso de abreviaturas, excepto cuando formen parte del nombre o razón social.
Para cartas de un párrafo es conveniente modificar los límites de medidas convencionales:
3 interlíneas entre el margen superior y el número
3 interlíneas entre el número y la fecha 6 interlíneas para iniciar destinatario
El párrafo a interlineación de uno y medio o dos y el doble para la despedida. Las líneas especiales se pueden separar por 3 interlíneas.
No se cambia la interlineación sencilla para los datos del destinatario y
remitente.
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PLEGADO DE LA CARTA
Convencional o rectangular: Borde inferior de la hoja hasta 3-4 cm arriba de la mitad se efectúa el primer doblez; luego borde superior hacia abajo
dejando pestaña de 1 cm se efectúa segundo doblez.
SOBRE CON VENTANILLA: Se hace de acuerdo con la posición de la
ventanilla.
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NIT. 890.345.675-1
1
2
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ESTRUCTURA DE LA CARTA ESTILO BLOQUE EXTREMO
Entre 3 a 4 cm
3 y 4
cm
2 y
3
cm
Entre 2 y 3 cm
2 a 3 interlíneas
Número o referencia
2 a 3 interlíneas
Ciudad y fecha
4 a 6 interlíneas
Datos del destinatario
1 interlínea
4 a 6 interlíneas
Texto con saludo incluido
...........................................................................................................................
................................................................ 1 interlínea
2 interlíneas
...........................................................................................................................
........................................................................................
Despedida
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ESTRUCTURA DE LA CARTA ESTILO BLOQUE
Entre 3 a 4 cm
2 a 3 interlíneas
Número o referencia
2 a 3 interlíneas
Ciudad y fecha
4 a 6 interlíneas
Datos del destinatario
1 interlínea
2 a 3 interlíneas
Asunto: (opcional)
2 a 3 interlíneas
Saludo: (opcional)
3 interlíneas
Texto..................................................................................................................
......................................................................... 1 interlínea
2 interlíneas
...........................................................................................................................
........................................................................................
Despedida
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DE VALENCIA NIT. 890.345.675-1
380 San José de Cúcuta, 25 de Abril de 2011
Doctor Luis Alberto Rangel Becerra Gerente
Centrales Eléctricas del Norte de Santander Avenida Aeropuerto 5N – 220 Sevilla
San José de Cúcuta Asunto: Presentación Cotización
Respetado doctor Rangel:
En atención a su solicitud tenemos el gusto de presentar a su consideración nuestra propuesta para la prestación del servicio de digitalización e indexación,
de conformidad con lo establecido en el pliego de Condiciones de la Convocatoria Pública N. 380-10-2010 realizada por Centrales Eléctricas de Norte
de Santander. Cordialmente,
CARLOS ALBERTO FORERO DIAZ
Representante Legal
Anexo: uno (90 folios) Elsa G
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a) ELABORACIÓN DE SOBRES
Cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envío.
PARTES
Tercio izquierdo: Anotaciones tales como CONFIDENCIAL, PERSONAL, CONTIENE DISQUETE, CONTIENE VIDEOCINTA, etc., las cuales se ubican
centradas en la parte inferior.
Tercio central: para ubicar datos del destinatario. Tercio derecho: para uso exclusivo de la oficina de correo.
ASPECTOS GENERALES SOBRES
El sobre debe coincidir en color, calidad y diseño de la papelería.
Se recomienda que los sobres de manila lleven impresos el membrete.
En sobres grandes se deben respetar las zonas guardando armonía con el tamaño.
El tamaño debe ser el adecuado según anexos.
Para sobres de manila a partir del tamaño carta se recomienda escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida a interlineación de 1 y medio.
La impresión de los datos del destinatario y remitente en sobres de manila puede hacerse en sentido vertical u horizontal, en el último caso se deja la
solapa al lado derecho. Cuando se utilicen servicios especiales de correo se recomienda incluir
número telefónico antes de la ciudad. Al utilizar etiqueta, se debe adherir centrada en el segundo tercio del sobre y
se recomienda un tamaño apropiado.
Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante no se adhiera al documento.
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DATOS DEL REMITENTE
1
DATOS DEL DESTINATARIO
2
ESPACIO PARA
EL CORREO
3
ZONA 1
ZONA 2
ZONA 3
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ZONA 1
REMITENTE
ZONA 2
DOCTOR
JUAN LUIS RESTREPO
GERENTE
INCORA
APARTADO 1250
NEIVA, HUILA
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b) ELABORACION DE MEMORANDOS
Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, se uti liza para
transmitir información, orientaciones o pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales. CLASIFICACIÓN:
BLOQUE EXTREMO BLOQUE REQUISITOS
Márgenes (Igual a la carta) ZONAS (igual a la carta)
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Denominación del documento: A partir del margen superior de 2 a 3 interlíneas se ubica la palabra MEMORANDO en mayúscula sostenida y
centrada.
Número: Numeración consecutiva. Puede anteceder el código dependencia,
de 2 a 3 interlíneas de la palabra MEMORANDO. Fecha: Los datos del nombre de la ciudad y fecha se escriben de 2 a 3
interlíneas del número. Encabezamiento:
A tres interlíneas de la fecha contra el margen izquierdo se ubica la preposición PARA seguida de dos puntos, al frente se anotan los datos del
destinatario con mayúscula inicial.
A dos interlíneas de la palabra PARA se ubica la preposición DE en
mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, al frente los datos del remitente
con mayúscula inicial. A dos interlíneas de la preposición DE se ubica el vocablo ASUNTO, seguida
de dos puntos. Al frente se escribe la síntesis del documento con mayúscula inicial.
Alternativas para diligenciamiento datos destinatario y remitente:
Alternativa 1:
Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo, éste último separado por coma.
Remitente: Nombre y cargo separados por coma.
En este caso se omite el nombre al final el nombre mecanografiado del
remitente y sólo aparece su firma. Alternativa 2:
Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo
Remitente: Cargo y dependencia o cargo
En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado al final del texto, con mayúscula inicial y conservando el
estilo elegido.
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Alternativa 3:
Destinatario: Cargo y dependencia
Remitente: Cargo y dependencia
La firma del remitente se coloca sobre el nombre mecanografiado al final del
texto. REMITENTE O DESTINATARIO NO TITULAR:
Si la persona a quien se dirige o quien remite ocupa el cargo en forma
provisional se hace aclaración escribiendo entre paréntesis y con mayúscula la letra E. Seguida de punto. Después del cargo.
Asunto: Síntesis del tema expresado en máximo cuatro palabras con
mayúscula inicial.
Texto:
Se inicia de 3 a 4 interlíneas del asunto contra el margen izquierdo. Se redacta en primera persona del singular o del plural según el caso.
Se usa tratamiento de usted.
No debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
Presentación impecable, sin borrones ni repisados. PAGINAS SUBSIGUIENTES
Se puede utilizar hojas en blanco o con logotipo, de igual color, calidad y
tamaño. El encabezado se escribe de 2 a 3 interlíneas del borde superior o a 2 del
logotipo con mayúscula inicial.
La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre del destinatario, se escribe contra el margen izquierdo y el número de la página a la derecha.
Doctor Fabio Lara Fuentes 2
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El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de 2 a 4 interlíneas del encabezado. Despedida: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto,
contra el margen izquierdo en los dos estilos. Expresión breve o frase
terminada en punto. Remitente: Cuando se aplican las alternativas 2 y 3 en el encabezamiento,
el nombre del remitente se escribe de 4 a 6 interlíneas de la despedida con mayúscula inicial.
Si se utiliza estilo bloque extremo, parte del margen izquierdo y en estilo bloque, del centro del escrito hacia la derecha.
Líneas especiales: Anexos, copias e identificación del transcriptor, seaplican
igual que en la carta.
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ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA
NIT. 890.345.675-1
340
MEMORANDO
San José de Cúcuta, 13 de marzo 2010
PARA: Ingeniero Samuel Sandoval, Jefe de Nómina
DE: Claudia Pulido, Jefe de Talento Humano
ASUNTO: Relación nuevos salarios Me permito enviarle relación con el valor de los nuevos salarios que devengará
el personal del Centro de Administración Documental: CARGO SALARIO
Ingenieros 1.800.000
Coordinadores 900.000
Auxiliares 870.000 Cordialmente,
Elsa G.
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c) ELABORACION DE CIRCULARES
Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el
mismo texto o contenido dirigida a varios destinatarios CLASIFICACIÓN
De acuerdo con el destinatario:
EXTERNA O CARTA CIRCULAR
INTERNA O GENERAL De acuerdo con el estilo:
BLOQUE EXTREMO BLOQUE
REQUISITOS
MÁRGENES: Superior entre 3 y 4 cm
Inferior entre 2 y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 4 cm Lateral derecho entre 2 y 3 cm
CARTA CIRCULAR o CIRCULAR EXTERNA
Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para diferentes destinatarios. Se tiene en cuenta la norma sobre elaboración de
cartas. CIRCULAR INTERNA O GENERAL DENOMINACIÓN: Del margen superior de 2 a 3 interlíneas se ubica la
palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada. NÚMERO: Consecutivo de la correspondencia o independiente. Le puede
anteceder el código de la dependencia, se escribe de 2 a 3 interlíneas de la palabra circular.
FECHA: Ciudad y fecha de 2 a 3 interlíneas del número.
DESTINATARIO: A 3 interlíneas y contra el margen izquierdo o centrado, en
mayúscula sostenida. (PARA TODOS LOS FUNCIONARIOS)
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ASUNTO: Opcional. Síntesis en máximo en cuatro palabras, a 3 interlíneas
de con mayúscula inicial y seguida de dos puntos. TEXTO: De 3 a 4 interlíneas del asunto. A interlineación senci lla y doble
entre párrafos. Se redacta en tercera persona del singular o en primera del
plural. (Con agrado informamos al personal…., La Gerencia se complace en…) PÁGINAS SUBSIGUIENTES
Utilizar hojas en blanco o con logo Igual calidad, color y tamaño
Encabezado de 2 a 3 cm del borde superior o a 2 del logo
La línea de identificación puede contener grupo destinatario, opcional la fecha o número y el número a la derecha.
El primer párrafo se inicia de 2 a 4 interlíneas del encabezado.
Demás recomendaciones de la carta comercial. DESPEDIDA: Expresión de cortesía a 2 interlíneas del texto, contra el
margen izquierdo. Breve o frase terminada en punto.
REMITENTE: Nombre de 4 a 6 interlíneas de la despedida en mayúscula
sostenida. El cargo a 1 interlínea del nombre, con mayúscula inicial sin
centrar. (Tener en cuenta esti lo elegido). Preferiblemente firma a manuscrita.
Los anexos e identificación del transcriptor se establecen igual que en la carta. “LA CIRCULAR INTERNA NO LLEVA SALUDO”
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CIRCULAR
450
San José de Cúcuta, 15 de marzo de 2010
PARA TODO EL PERSONAL
Asunto: Capacitación nuevo software
Con agrado informamos al personal que del 18 al 20 de marzo se estará realizando la capacitación del nuevo software de la consulta de la digitalización
de documentos “Powerfile” de las 8:00 a las 10:00 y de las 15:00 a las 17:00 horas, en la sala de juntas Manuela Chávez.
La ingeniera Sandra Delgado, estará a cargo de la capacitación. Esperamos contar con su participación.
Santiago Sánchez Guzmán Profesional Universitario División Sistemas Lenys G.
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a) ELABORACIÓN DE ACTAS ADMINISTRATIVAS
Documento en el consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.
CLASIFICACIÓN
Registrada y no registrada REQUISITOS
MARGENES: a la carta
TITULO: Nombre del grupo que se reúne. Aclarar cuando sea de carácter
extraordinario. PRESENTACIÓN: En hojas sueltas o en libros. Se redactan en tiempo
pasado. No se inicia con gerundio.
No debe presentar errores mecanográficos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. Sin borrones ni repisados.
SUBSIGUIENTES
Papel del mismo color, calidad y tamaño.
Encabezamiento de 2 a 3 cm del borde superior contra el margen izquierdo. Se identifica con el nombre de la reunión y el número separado con guión, al
margen derecho se escribe el número.
Se inicia párrafo de 2 a 3 interlíneas del encabezado. REQUISITOS ESPECÍFICOS
RAZÓN SOCIAL: Margen superior de la primera página
TITULO: Nombre de la reunión y su naturaleza, centrados, mayúscula
sostenida a 3 interlíneas del logo (Puede ir en negrilla).
DENOMINACIÓN DOCUMENTO Y NÚMERO: A 3 interlíneas del título se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el
número.
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FECHA: Al margen izquierdo, a 3 interlíneas de la denominación del documento se escribe FECHA: en mayúscula sostenida y seguida de dos
puntos. Al frente se escribe la fecha.
HORA: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas. Al frente se
escribe la hora de inicio y la de finalización de la reunión. (HORA: De 09:15 a
las 10:30 horas) LUGAR: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas de hora, en
mayúscula sostenida de dos puntos. (Hotel El Barón, Salón Diamante)
ASISTENTES: Margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas, mayúscula sostenida
y seguida de dos puntos. Al frente se escribe la relación de nombres con
mayúscula inicial a interlineación sencilla, separando cargo con coma. (Ingeniero Eduardo Casas Burgos, Presidente).
Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora lista aparte que se incluye como primer anexo y se especifica así: ASISTENTES: Lista adjunta (120
personas)
INVITADOS: Se mencionan en caso de existir.
AUSENTES: Se mencionan en caso de existir con o sin justificación.
ORDEN DEL DIA: El margen izquierdo a 3 interlíneas del último nombre y
con mayúscula sostenida. De 1.5 a 2 interlíneas y contra el margen izquierdo
se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial. Entre un tema y otro se deja 1.5 o 2 interlíneas. DESARROLLO: Al margen izquierdo, a 3 interlíneas y con mayúscula
sostenida. A 2 interlíneas se inicia el primer tema (con negrilla si se desea).
A dos interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto a interlineación sencilla. CONVOCATORIA: Se programa una nueva reunión. Contra el margen
izquierdo a 3 interlíneas. Se indica fecha y hora de la próxima reunión. FIRMAS DE LOS ASISTENTES: En mayúscula sostenida, debajo el cargo
con mayúscula inicial. ANEXOS: Si los hay.
IDENTIFICACIÓN TRANSCRIPTOR: Si se desea.
b) ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
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CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado que
asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
CONSTANCIA: Documento de carácter probatorio en el que se describen
hechos o circunstancias que no requieren solemnidad. CLASIFICACIÓN: De acuerdo con el hecho o acto que se prueba pueden
ser: Constancias para tiempo de servicio, experiencia, salarios, clase de trabajo,
jornada laboral, comportamiento, etc. Certificados sobre calificaciones, diploma obtenido, asistencia eventos,
documento identidad, paz y salvos, exámenes médicos, etc.. ESTILOS
BLOQUE EXTREMO: (Número, fecha y firmante parten del margen
izquierdo)
BLOQUE: Número, fecha y firmante parten del centro hacia el margen derecho. REQUISITOS
MÁRGENES: Igual a los demás documentos. PARTES
NÚMERO: Opcional. A 2 ó 3 interlíneas del margen superior y según el estilo.
FECHA: De 2 a 3 interlíneas, en forma completa
CARGO: De 3 a 4 interlíneas, mayúscula sostenida y centrado precedido por EL-LA.
IDENTIFICACIÓN: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR seguidas de dos puntos, de 3 a 4 interlíneas, centradas y en mayúscula
sostenida.(Puede uti lizarse negrilla). TEXTO: De 3 a 4 interlíneas y contra el margen izquierdo, se inicia con la
conjunción Que a la que siguen datos solicitante (tratamiento, nombre en mayúscula sostenida e identificación).
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Se emplea interlineación de 1 y medio o dos en el texto y doble entre párrafos.
Se redacta en tercera persona.
En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación y de preferencia se incluye el destinatario.
FIRMANTE: Mayúscula sostenida, de 4 a 6 interlíneas y según el esti lo.
TRANSCRIPTOR: A 2 interlíneas del firmante y al margen izquierdo. CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS EXPEDIDOS POR CENTROSEDUCATIVOS: Escribir los dos cargos responsables (Director y
Secretario).
g) ELABORACIÓN HOJA DE VIDA
Relación de los datos personales, estudios, experiencia y referencias que
califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad. REQUISITOS MÁRGENES:
Igual anteriores documentos.
PARTES
IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO: La expresión HOJA DE VIDA se
escribe de 2 a 3 interlíneas del margen superior, centrada, mayúscula
sostenida. Se puede usar negrilla. DATOS PERSONALES: Mayúscula sostenida, margen izquierdo, de 3 a 4
interlíneas.
Se presentan en dos columnas y constan de nombre, identificación, fecha de nacimiento, estado civil, domicilio y teléfono (opcionales: licencia conducción, pasaporte, tarjeta profesional)
Los enunciados se escriben en mayúscula sostenida, contra el margen
izquierdo, seguidos de dos puntos.
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NOMBRE: A 3 interlíneas de DATOS PERSONALES. Al frente nombre y
apellidos en mayúscula sostenida. IDENTIFICACIÓN: A 2 interlíneas, al frente se especifica tipo de documento
y ciudad de expedición.
FECHA DE NACIMIENTO: A 2 interlíneas, al frente con mayúscula inicial se
nombra la ciudad y fecha completa.
DOMICILIO: A 2 interlíneas. Al frente dirección y ciudad de residencia.
TELÉFONO: A 2 interlíneas, al frente el número separado por espacios.
ESTUDIOS: Título contra el margen izquierdo, en mayúscula sostenida, a 3
interlíneas. Los estudios se presentan a dos columnas y constan de
ESTUDIOS PRIMARIOS, SECUNDARIOS, UNIVERSITARIOS, POSTGRADO y otros. ESTUDIOS PRIMARIOS Y SECUNDARIOS: A 3 interlíneas del título
ESTUDIOS. Al frente nombre del establecimiento, título obtenido o periodos
cursados, ciudad y año de terminación. Esta información se puede suprimir. ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS: Título en mayúscula sostenida, al
margen izquierdo y a 3 interlíneas.
A 3 interlíneas se relacionan los cursos o seminarios, destacándolos con negrilla o mayúscula sostenida. Luego duración, nombre institución, ciudad y fecha.
EXPERIENCIA: Título contra el margen izquierdo, mayúscula sostenida, a 3
interlíneas. A 3 interlíneas se relacionan los nombres de las empresas, cargos y tiempo de servicio, comenzando por el último cargo desempeñado.
En orden: Nombre de la empresa con mayúscula inicial, cargo desempeñado destacado negrilla o mayúscula sostenida y tiempo de servicio. REFERENCIAS:
LABORALES: Mayúscula sostenida contra el margen izquierdo, a 3
interlíneas.
A 3 interlíneas se escribe nombre de la empresa y los datos de la persona de la referencia (nombre, cargo, dirección y teléfono).
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PERSONALES: Mayúscula sostenida contra el margen izquierdo, a 3
interlíneas.
A 3 interlíneas, datos de la persona que referencia (nombre, profesión o dignidad, ciudad y teléfono).
NOMBRE Y FIRMA: De 4 a 6 interlíneas contra el margen izquierdo y en
mayúscula sostenida se escribe el nombre completo.
FECHA DE PRESENTACIÓN: 3 a 4 interlíneas se escribe la ciudad y fecha.
PÁGINAS SUBSIGUIENTES
Igual color, calidad y tamaño del papel Todas las hojas deben finalizar párrafo completo
Encabezado entre 2 y 3 cm del borde superior con mayúscula inicial Línea de identificación consta de nombre del documento y de la persona, y número de la página a la derecha.
El primer párrafo se inicia de 2 a 4 interlíneas. ASPECTOS GENERALES
Debe ser enviada en original y acompañada por carta
Datos veraces Fotografía reciente parte superior derecha primera hoja
Cuando se desee se pueden citar fortalezas y experiencias.
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HOJA DE VIDA
DATOS PERSONALES
NOMBRE: SANDRA PATRICIA CORTÉS D.
IDENTIFICACIÓN: C.C. 60.246.567 de Cali
FECHA DE NACIMIENTO: Santa marta, 5 de julio de 1963
ESTADO CIVIL: Casada DOMICILIO: Calle 45 67-98
TELÉFONO: 545 67 89
ESTUDIOS
SECUNDARIOS: Colegio Nuestra Señora del Rosario Bogotá, Bachiller Técnico en Comercio, 1984
UNIVERSITARIOS: Universidad Externado de Colombia, cinco
años. Administración de Empresas, 1990.
ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS
Seminario de Relaciones Públicas, Colegio Mayor de Antioquia, 80 horas, Medellín, agosto de 1991.
Formadores en Calidad Total. Escuela Superior de Negocios, 50 horas, Bogotá DC, noviembre de 1993.
Hoja de Vida de Sandra Patricia Cortés Duarte 2
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EXPERIENCIA
Cotrasal. Asistenta Relaciones Industriales, desde abril de 1992 hasta la
fecha. Funciones: Programar, controlar y dirigir el proceso de selección de personal.
Distribuidora Colombia. Auxiliar de Personal, 1991-1992
REFERENCIAS LABORALES
Distribuidora Colombia. Doctor Jorge Alberto Reyes Soto, Jefe de
Relaciones Industriales. Avenida de las Américas 4-92, Bogotá. Teléfono 283 47 65.
Cotrasal. Señor Carlos Eduardo Gamboa, Jefe de Recursos Humanos. Avenida 68 10-34, Bogotá. Teléfono 480 05 06.
REFERENCIAS PERSONALES
Doctor Roberto Ramírez Andrade, Asesor Financiero del banco de la República. Bogotá, teléfono 267 47 56.
Doctora Julia Emma Álzate, Senadora de la República. Santa marta, teléfono 285 34 76.
SANDRA PATRICIA CORTÉS DUARTE
Bogotá D.C., 25 de abril de 2011
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c) INFORME ADMINISTRATIVO
DEFINICIÓN: Documento que describe o da a conocer el estado de cualquier
actividad, estudio o proyecto de carácter administrativo. CLASIFICACIÓN
De acuerdo con los requerimientos de la entidad: En periódicos o
esporádicos.
De acuerdo con el número de hojas: En cortos, hasta la página número 10 y en extensos, a partir de la página 11. REQUISITOS
MARGENES: Los mismos de la carta; para el encabezado de segundas hojas, igualmente.
INFORME EXTENSO: Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe. Consta de cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.
CUERPO DEL INFORME: Constituye la parte central del documento y está conformado por introducción, núcleo del informe, conclusiones y
recomendaciones (Opcional) Consúltese la Norma Icontec 3588
INFORME CORTO: De las partes que se explican a continuación. El autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente.
RAZÓN SOCIAL: Se ubica entre 3 y 4 cm del borde superior, contra el
margen izquierdo y en mayúscula sostenida, cuando se utiliza papel que no la tiene impresa.
DEPENDENCIA: A interlineación doble, bajo la razón social se escribe el nombre de la dependencia, origen del informe, con mayúscula inicial y contra el margen izquierdo.
NUMERO O CODIGO: En caso de requerir el número o el código de
identificación, éste se ubica sobre el mismo renglón de la dependencia, contra el margen derecho, así: CM-023
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TITULO: A cuatro interlíneas de la dependencia se escribe el título del informe, centrado y en mayúscula sostenida.
FECHA: A cuatro renglones del título, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos ( : ). Al
frente se anotan la ciudad y la fecha completa, con mayúscula inicial. AUTORÍA DEL INFORME: A interlineación de uno y medio a dos debajo de
la fecha, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida, se escribe una de las siguientes expresiones, seguida de dos puntos ( : ), ELABORADO
POR, RESPONSABLE. Al frente se anotan el o los nombres correspondientes, con mayúscula inicial. Los datos de la fecha y la autoría se tabulan a dos espacios de la expresión más larga.
OBJETIVO: El informe corto lleva un objetivo, para describir en forma breve,
el propósito del mismo y se presenta, así: De dos a cuatro interlíneas del encabezamiento se escribe la palabra OBJETIVO, seguida de dos puntos ( : ), en mayúscula sostenida y contra el margen izquierdo. A dos espacios de
este enunciado, se expresa la finalidad del informe con mayúscula inicial. En caso de requerir más de un renglón, el segundo y los subsiguientes retornan
contra el margen izquierdo. ESCRITURA DE TEXTO: El informe corto, generalmente consta de un
capítulo único, de requerir numerales se escriben contra el margen izquierdo.
CONCLUSIONES: (Opcional) En caso de incluirlas se procede así: la palabra CONCLUSIÓN o CONCLUSIONES se escribe en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, de dos a cuatro interlíneas del último renglón del
texto. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título.
FIRMA: El informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores, El nombre se anota en mayúscula sostenida, de cuatro a seis
renglones del último párrafo. El cargo, a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial.
TRANSCRIPTOR: Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación se escribe a dos interlíneas del firmante.
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INFORME EXTENSO
MATERIAL PRELIMINAR
Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe. Consta de cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.
LOGOTIPO EMPRESA
4 interlíneas
NOMBRE INFORME
4 interlíneas FECHA:
(1.5 a 2 interlíneas) ELABORADO POR:
2 a 4 interlíneas
OBJETIVO: 2 a 4 interlíneas
TEXTO ( 1.5 o 2 interlíneas). _____________________________________________________________
_____________________________________________________________ ____________________________________.
CONCLUSIONES
2 a 4 interlíneas _____________________________________________________________
____________________________________.
4 a 6 interlíneas
NOMBRE COMPLETO Cargo
Transcriptor
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CUBIERTA
Presenta la información básica del documento. Al utilizarla, debe contenerlos
datos suficientes, para que el lector sepa con exactitud a qué informe se refiere, sin necesidad de abrirlo. Puede ser reemplazada por la portada,
incluye los siguientes elementos básicos: Razón social, Título del informe y subtítulo, si lo hay. Número o código de identificación: El autor puede emplear un número o
código alfanumérico de identificación. En el informe extenso, esta se anota en la parte superior derecha tanto en la cubierta como en la portada,
precedido de la palabra número o presentado en un recuadro. Ejemplos: Margen derecho
SG-02
Para códigos
7506-02
002
Para números:
Número 002
Con excepción del código o número de identificación, los demás elementos
pueden aparecer en la posición estética deseada. Portada
De libre diagramación en estética, tamaño de letra, escritura en mayúscula
sostenida o no, dibujos y otros. Si reemplaza la cubierta, es la fuente principal de información y constituye la primera página del informe. Adiciona la los elementos de la cubierta, contiene los siguientes datos:
Nombre de la dependencia, área, grupo, comité, sucursal, comisión, entre
otros. Nombre de la o de las personas que elaboraron el informe.
Ciudad de origen del informe en cualquiera de las siguientes opciones:
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Fecha completa. Ejemplo: San José de Cúcuta, 17 de julio de 2010
Mes y año: Tunja, junio de 2010
Año: Bucaramanga, 2010 Tabla de contenido
Se coloca inmediatamente después de la portada. Contiene los títulos de:
capítulos, subdivisiones principales del cuerpo del informe, material complementario y su respectivo número de página. El título TABLA DE CONTENIDO o CONTENIDO se escribe en mayúscula
sostenida, centrado a 5 cm del borde superior. La relación se inicia de dos a cuatro interlíneas del título.
Si la columna de paginación se titula con la abreviatura pág., ésta constituye la primera línea después del título, y la relación comienza a dos interlíneas.
Numerales. Se ubican contra el margen izquierdo, igualmente contra el
mismo margen, los títulos que no llevan numeral como: glosario, introducción, bibliografía, índice, conclusiones y recomendaciones.
Título de cada capítulo y subdivisiones. Los títulos de los numerales de primero y segundo niveles se escriben en mayúscula sostenida; los títulos de
la subdivisión de tercer nivel con mayúscula inicial. Se determina una tabulación a dos espacios del tercer nivel, máxima subdivisión que aparece en la tabla de contenido.
La Tabla de Contenido se escribe a dos interlíneas entre títulos. Cuando
algunos de ellos ocupen más de un renglón, el segundo y los subsiguientes se escriben a una interlínea y comienzan debajo de la primera letra del anterior.
Número de página. Se tabula contra el margen derecho, frente al tema o subtema que le corresponde.
Nota: Es opcional rellenar con puntos el espacio sobrante entre los títulos y el
número de página. Tablas. Figuras, ilustraciones y anexos. Cuando el informe los requiera, éstos
se pueden enunciar al final de la tabla de contenido o en la lista separada.
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Cuando la relación se efectúa al final de la tabla de contenido, cada uno de los títulos se ubica centrado, en mayúscula sostenida, de dos a cuatro renglones después de la última línea.
Para ambos casos, la primera línea d escritura se inicia de dos a cuatro
renglones del título, contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial, relacionando las figuras, tablas o anexos con el número y la leyenda correspondiente. El número de la página se escribe en el mismo renglón,
contra el margen derecho.
Glosario (último elemento del material preliminar). Si el informe requiere una explicación de términos, abreviaturas o siglas, para
facilitar su interpretación, se elabora un glosario en orden alfabético.
El título GLOSARIO se escribe centrado, en mayúscula sostenida a 5 cm del borde superior de la hoja.
De dos a cuatro interlíneas se ubica el primer término en mayúscula sostenida contra el margen izquierdo, seguido de dos puntos (:) y después de
dos espacios se digita la definición con mayúscula inicial; si ésta ocupa más de un reglón, el segundo y los subsiguientes se escriben a una interlínea sin dejar sangría. Entre términos se dejan dos interlíneas.
CUERPO DEL INFORME
Constituye la parte central del documento y está conformada por introducción, núcleo del informe y conclusiones y recomendaciones
(opcional).
Introducción. El informe extenso lleva una introducción que plantee brevemente el alcance, los objetivos de trabajo y el enfoque general. Como no hace parte del texto principal, no tiene numeración sino título.
La palabra INTRODUCCIÓN se escribe en mayúscula sostenida, centrada y a 5 cm del borde superior. La primera línea de escritura se inicia de dos a
cuatro renglones del título; las subsiguientes a interlineación de uno, uno y medio o dos.
Núcleo del informe. El núcleo del informe se puede dividir en capítulos y éstos a su vez, en subdivisiones que correspondan a un tema completo.
Para su desarrollo se tiene en cuenta lo siguiente:
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Escritura de texto. Se redacta en forme impersonal (se proyecta, se estudió...) y los párrafos comienzan contra el margen izquierdo.
La primera línea de escritura de cada capítulo se inicia de dos a cuatro renglones del título. Queda a libre criterio escribir a interlineación de uno, o
de uno y medio. Entre párrafos se deja el doble de la interlineación elegida. Capítulos. Cada capítulo tiene un título (división de primer nivel) que lo
identifica, el cual se escribe en mayúscula sostenida, centrado y a 5 cm del borde superior, precedido por el numeral correspondiente. El título no lleva
punto final. Los títulos de las subdivisiones de segundo nivel se escriben en mayúscula
sostenida, contra el margen izquierdo, el texto se inicia al doble de la interlineación elegida. Los títulos de las subdivisiones de tercer nivel se
escriben contra el margen izquierdo, con mayúscula inicial; el texto se inicia al doble de la interlineación elegida.
Los títulos de las subdivisiones de cuarto nivel (si lo hay) se escriben contra el margen izquierdo, con mayúscula inicial. A dos espacios se continúa el
texto, en el mismo renglón. Nota: Si se desea, los títulos pueden resaltarse con negrilla o escribirse con
otro tipo de letra.
Cada capítulo puede iniciar en hoja aparte o continuar en la misma página del anterior. Si se escoge esta segunda opción se tiene en cuenta lo siguiente:
Numeración e identificación de páginas. La paginación del informe
administrativo debe efectuarse de la siguiente manera: Se utiliza numeración arábiga consecutiva. La página uno corresponde a la
portada. Cuando el informe se imprime por ambas caracas de la hoja, las páginas
derechas llevan los números impares. Se procura que no queden páginas izquierdas en blanco.
Nota: No se adicionan páginas tales como: 4 bis, 7ª.
Páginas subsiguientes. Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño de la primera hoja, sin impresión o papel especial de segunda hoja.
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Estas páginas llevan un encabezado constituido por la línea de identificación y el número de página, que se ubican entre 2 cm y 3 cm del borde superior de la hoja, así:
Margen izquierdo Margen derecho
Informe Propuesta Salarios 2
Informe OCSA-CR-137 2
La escritura de texto se inicia de dos a cuatro interlíneas del encabezado. Numerales. Cuando se requiera numerar capítulos y subdivisiones se
emplean números arábigos, procurando no sobrepasar el cuarto nivel.
En estas figuras se puede observar que la colocación del punto (.) va después del primer nivel y entre los dígitos que designan las subdivisiones.
El punto se omite al final del último dígito, a partir del segundo nivel. Se pueden utilizar los literales, guiones y viñetas con uso moderado.
Al emplear el guión, éste se escribe contra el margen izquierdo y a dos espacios se inicia el texto; al utilizar literales, la letra debe ser minúscula,
seguida de punto (.), contra el margen izquierdo y a dos espacios se inicial el texto, a partir de la segunda línea y subsiguientes es opcional conservar la
misma sangría o retornar al margen izquierdo. Al emplear viñetas, éstas se colocan contra el margen izquierdo y el texto
conserva la sangría si hay más de un renglón.
Figuras y tablas. Cuando el informe requiere figuras y tablas, éstas aparecen después de ser mencionadas y, de ser posible, en la misma página.
Citas. En caso de que el autor requiera citar conceptos escritos o verbales, propuestas y otros, se tienen en cuenta las siguientes recomendaciones:
La cita breve de menos de cinco renglones, se digita entre comillas, en la misma línea del texto.
Cuando la cita ocupa más de cinco renglones, aparece como una inserción en el texto y se deja una sangría de cuatro espacios a ambos lados, que se conserva hasta el final y se escribe a una interlínea sin comillas. Se separa
del texto por dos interlíneas. La cita se identifican en el texto con un número (superíndice o número arábigo entre paréntesis). El uso de una de las dos
formas de identificación se conserva a través de todo el documento.
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Referencia bibliográfica de un artículo.
SAMBLER, Ricardo. Contra la corriente. En: Clase Empresarial. Santa fe de Bogotá: No.24 (mayo 1995); p.5-15
a) OTROS DOCUMENTOS COMERCIALES
CHEQUE:
Elemento comercial más usual, en virtud de las seguridades que ofrece y el ahorro de tiempo que significa. Ya no llevamos dinero en efectivo para nuestras compras; basta diligenciar correctamente un cheque del talonario
que nos ha suministrado el Banco.
El Banco es una institución de crédito, creada bajo leyes y reglamentos especiales, que tienen por objeto promover la movilización y desarrollo de la riqueza facilitando así las operaciones de comercio y consecuentemente el
progreso y mejoramiento social.
Una de las principales actividades que desarrollan los bancos es recibir depósitos de dinero a personas y empresas que desean mantener su capital en lugar seguro y evitar el inconveniente de realizar pagos en efectivo.
La movilidad constante de estas operaciones de depositar y retirar dinero con
los fines expuestos anteriormente, se denomina cuenta corriente. El cheque es una orden de pago contra un banco y a favor de una persona o una empresa.
Las personas que intervienen en la negociación con cheque son:
El Girador, que es la persona o entidad que extiende el cheque, o sea, quien
da la orden de pago.
Beneficiario, que es la persona o entidad a favor de la cual se extiende el
cheque.
Girado, que siempre será el banco que hace la entrega del dinero al
beneficiario. Las partes que contiene un cheque son: Nombre del banco, serie y número,
lugar y fecha, valor en números, nombre del beneficiario, valor en letras, firma del girador, número de la cuenta corriente. La distribución de estas
partes varía según la institución bancaria a la que pertenece el cheque.
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La escritura mecanográfica sigue las mismas normas del diligenciamiento de formatos. Los espacios que queden en blanco después de llenar el cheque
se anulan con guiones.
CLASES DE CHEQUES:
Cheque Ordinario: aquel que en la línea “páguese a la orden de” lleva el
nombre del beneficiario para ser cobrado por él mismo o endosarlo a otra persona para su cobro.
Cheque al Portador: En la línea “páguese a la orden de” lleva el término
“Portador”. No es conveniente girar cheques al portador porque en caso de pérdida pueden ser cobrados por cualquier persona. Cheque cruzado: La misma forma que el cheque ordinario, se gira a la
orden de una persona o una institución. Sin embargo, tiene una diferencia
especial: CRUZADO POR UNA DOBLE LÌNEA PARALELA Y OBLICUA. Este cruce confiere mayor seguridad al beneficiario, pues no puede ser
cobrado directamente en el banco (como ocurre con los ordinarios), sino que debe consignarse.
Cheque especialmente cruzado: Con el empleo de esta clase de cheque, la
seguridad aumenta. A la característica de cheque cruzado que ya
señalamos, se agrega otra condición: colocar, dentro de las líneas paralelas, el nombre de la persona o entidad beneficiario o la leyenda “Páguese al
primer beneficiario”. Consecuentemente, sólo el beneficiario está facultado para hacer efectivo su cobro, a través de la consignación respectiva. Cheque certificado: Esta clase de cheque da a la operación que con él se
cierra, una mayor seguridad. El cheque certificado, como su nombre lo indica, debe ser certificado por el banco responsable de su pago. El margen
de seguridad que señalamos radica en que el banco certifica que en la cuenta corriente del girador existe, por lo menos, la cantidad de dinero
indicada en el cheque. La certificación de un cheque requiere los siguientes datos:
El sello de certificado
La fecha de certificación
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La firma del empleado autorizado por el banco
El dueño de la cuenta corriente, especialmente las empresas, registran en el banco un sello, que se imprime al lado de la firma en el cheque.
En ningún caso el cheque puede tener enmendaduras, borrones ni repisados. CONSIGNACIONES
Tener una cuenta corriente significa haber depositado una suma de dinero en un banco, de la que en cualquier momento se puede disponer valiéndose de los cheques. El depósito puede hacerse con dinero en efectivo o mediante
cheque. Para que quede constancia de los depósitos, existen unos formatos de consignación que deben diligenciarse y anexarse con cada depósito.
Estos formatos son impresos directamente por el banco. La copia, registrada por el banco, será la única constancia de la consignación realizada. CLASES DE CONSIGNACIONES
De acuerdo con el lugar de origen de los cheques que se van a consignar, las consignaciones pueden ser de dos clases: Ordinarias: En éstas, se hace referencia al efectivo y a los cheques locales,
o sea, que pertenecen a la misma ciudad.
Las partes habituales del formato en este caso, son: Nombre de la oficina, esto es, de la sucursal del banco donde se hace la
consignación.
Lugar y fecha Nombre del titular de la cuenta
Número de la cuenta
Cantidad que se va a consignar en efectivo
Detalle de los cheques que se consignan . En este caso deben anotarse nombre del banco, número y serie del cheque,
valor.
Monto total de la consignación.
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Firma del depositante (o enterante), es decir, de quien hace la consignación. Para diligenciar mecanográficamente debemos seguir las normas de llenado
de formatos. LETRA DE CAMBIO:
En las transacciones comerciales a crédito, o sea aquellas en las cuales el
vendedor otorga al comprador un plazo para cubrir su valor, se hace necesario por parte del cliente respaldar la deuda con una garantía formal.
La letra de cambio constituye esta garantía.
Letra de cambio es una orden incondicional de pago, escrita, dirigida por una persona a otra y firmada por quien la extiende, mediante la cual se exige a la
persona a quien está dirigida, pagar en un tiempo determinado la suma indicada en el documento.
En este documento intervienen las siguientes personas: Girador o acreedor: Es quien da la orden de o pagar el valor de la letra.
Girado o deudor: Es quien recibe la orden de pagar la suma indicada en la
letra; y quien a la vez se compromete junto con el codeudor o fiador, a pagar solidariamente la obligación.
Beneficiario: Es quien debe recibir finalmente el valor de la letra.
Generalmente el beneficiario es el mismo girador, a excepción de los casos
en que las letras han sido negociadas a través de su endoso. La letra de cambio viene ya impresa en formatos especiales. Estos pueden variar en su
distribución pero deben contener espacios para diligenciar las siguientes partes:
Número de la letra Fecha de expedición
Valor en número
Nombre del girado
Fecha de vencimiento
Lugar donde se efectuará el pago
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Nombre del beneficiario
Valor en letras
Interés (si lo tiene) Firma del girador
Firma del girado
Firma del fiador
Dilección y teléfono del girado.
Su diligenciamiento mecanográfico obedece a las mismas normas vistas anteriormente para los documentos comerciales. Sin embargo, debemos tener en cuenta lo siguiente:
Número: Debe figurar en forma de quebrado, donde el numerador indica,
dentro de una misma obligación el orden consecutivo de las letras, y el denominador en todas, la cantidad total de letras que se han firmado. Fecha de expedición: Se escribe la del día en que gira la letra. Toda letra
debe ser registrada en la DIAN, para que tenga validez.
Fecha de vencimiento: Se escribe la fecha del día en que el deudor debe cancelar su deuda.
Firmas:
Del girador o acreedor: Va al final de la letra, con el número del documento de identificación, después de la palabra atentamente o las letras S.S.S., Del girado o deudor: Siempre debe aparecer después de la palabra
ACEPTADA, también debe llevar el número del documento de identidad. Del Codeudor o fiador: Cuando intervenga, su firma, nombre y número de
documento de identidad deben figurar después de la firma del deudor.
RECUERDE QUE: Todo espacio en blanco debe llenarse con guiones. En la letra de cambio como en cualquier otro documento comercial, no deben aparecer enmiendas, tachaduras ni borrones.
LAS FORMAS IMPRESAS
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Los comerciantes registran cuidadosamente todas las transacciones de su empresa, para tal efecto, las diversas entidades se proveen de numerosos y variados formularios o formas impresas, sobre las cuales nos detendremos
antes de entrar a considerar las cotizaciones. FORMA IMPRESA O FORMULARIO
Es un formato en el cual vienen ya impreso los datos y referencias de las
negociaciones, redactados de tal manera que son guía suficiente para comprender su uso y completar con pocos datos su contenido.
Los formatos tienen como finalidad simplificar las tareas de registro y control de las operaciones de una empresa. Vienen en juegos con varias copias en
diferentes colores para facilitar su distribución. A continuación indicamos las normas generales que deben tenerse en cuenta para mecanografiar los
formularios. El formato impreso debe leerse detenidamente antes de comenzar su
escritura, con el fin de saber si se dispone de todos los datos necesarios para llenarlo.
La hoja del formato debe alinearse en la maquila, teniendo en cuenta su rayado y no los bordes del papel.
El regulador de interlíneas debe aislarse con el liberador indefinido del rodillo.
Cada renglón de escritura se ubica girando la perilla, con el fin de asegurar que las letras queden escritas sin tocar la línea inferior.
Los nombres de quien envía el formulario y el de la persona a quien va
dirigido deben escribirse con mayúscula fija. Antes de llenar cada columna es necesario cerciorarse que los datos
corresponden a ella. Es importante que todos los datos estén correctamente alineados.
Para escribir los datos correspondientes a las columnas, se tabula la
máquina en cada una de ellas y se llena con interlineación sencilla y mayúsculas iníciales.
Las entidades deben quedar bien escritas en cada columna, con el fin de poder realizar las operaciones aritméticas a que haya lugar.
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Los símbolos monetarios deben figurar en la primera partida de cada columna y cada vez que se totalice.
Cuando se totalizan las cantidades de una columna, debe trazarse doble raya debajo del total, dejando una separación mínima entre las rayas.
Cuando el espacio es insuficiente deben utilizarse las abreviaturas usuales.
Cada tipo de formato debe llevar una numeración consecutiva para facilitar su archivo, control y localización.
Los cálculos y datos consignados en cada formato deben ser revisados cuidadosamente.
Las cantidades en letras, deben escribirse con mayúscula fija.
LA COTIZACIÒN
Es la información suministrada por un vendedor a un posible comprador sobre determinados artículos, estipulando para ellos un precio dentro de un
plazo determinado. Toda cotización nace de una solicitud de información por parte de la persona interesada en adquirir servicios o mercancías quien generalmente efectúa dicha solicitud por medio de una carta.
Esta debe elaborarse en estilo bloque o bloque extremo.
PEDIDOS
Una vez obtenidas diferentes cotizaciones y tomada la determinación de comprar, se formula un pedido (o sea una orden de compra), en el cual se
especifican los datos necesarios para identificar los artículos solicitados, el número de la cotización y de más condiciones de la compra. El pedido u orden de compra es un documento por el cual una empresa se compromete
a adquirir mercancías a otra, de acuerdo con las condiciones ya definidas por el vendedor. Puede elaborarse por medio de carta, en cuyo caso utilizamos el estilo bloque o el bloque extremo.
REMISIONES
La empresa vendedora, al recibir el pedido, ordena el despacho de las mercancías solicitadas en él, y elabora una remisión en la cual se detallan los
artículos con todas sus características, la cantidad despachada, el número del pedido correspondiente y la vía por la cual ha sido despachada la
mercancía.
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EMISIÒN: Es entonces, el comprobante que elabora la empresa vendedora para registrar la venta de mercancías y la salida de bodega.
FACTURAS
Una vez despachada la mercancía, y con base en los documentos anteriores (cotización, pedido y remisión), se procede a elaborar la factura.
Factura es el documento en que se registran las ventas realizadas por una
entidad comercial, incorporándose en él todos los datos relacionados con la operación efectuada. Se especifican también descuentos, si los hay, valor del transporte, condiciones de pago, financiación impuestos a las ventas, etc.
Las facturas se elaboran de una u otra forma, según la compra sea a crédito
o al contado. Cuando el pago es de contado, generalmente el vendedor hace un descuento especial, el cual debe especificarse en la factura, y restarse del
valor total. Cuando es a crédito hay un recargo o financiación que se suma el valor de la
mercancía. En este caso los artículos se entregan mediante el pago de una cuota inicial y el saldo se cancela en cuotas y en fechas fijas a partir de la compra.
Tanto a las compras a crédito como a las de contado, se les recargo el
impuesto más ventas, que algunas empresas incorporan al valor total de la mercancía y otras lo estipulan por separado, en la factura. La forma de pago en las facturas de crédito debe presentarse, así:
Cuota 1/3 vencimiento 2004.10.09
Cuota 2/3 vencimiento 2004.10.10 Cuota 3/3 vencimiento 2004.10.11
Si el número de cuotas es superior a seis, se relacionan en una sola línea, así:
Diez cuotas mensuales cada una $15.000 - $150.000
Primer vencimiento: 2004.10.09 El valor de estas cuotas sumando a la inicial debe ser igual al valor total de la
factura.
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En las facturas de crédito, lo mismo que en las de contado, se escribe al final en mayúscula fija el valor total. Así mismo, debe tenerse en cuenta lo siguiente:
Los datos alineados dentro de cada columna
El nombre de cada artículo se escribe en singular
El valor total de la factura va en números y en letras
Inmediatamente después del total se traza doble línea, cerrando la factura. ESCRITURA DE TARJETAS
Toda organización requiere de algunos medios, como son las tarjetas, que le
permitan cumplir con las normas sociales y d protocolo. Las tarjetas buscan mejorar las relaciones interpersonales entre los
trabajadores y en muchas ocasiones son el contacto con el público externo allegado a la empresa.
Una tarjeta es un detalle, es una manifestación, es un deseo; por lo tanto, hay que tener mucho cuidado con su diseño, redacción y presentación.
El contenido de una tarjeta es corto pero muy diciente. Deténgase antes de
enviarla, póngase en el lugar del receptor y analice las posibles reacciones de éste. Sólo después ejecute el último pasado de esta tarea… envíela.
En el desarrollo de su actividad secretarial tiene la oportunidad de redactar diferentes tipos de tarjetas: agradecimiento, felicitación, invitación, pésame,
presentación, excusa, etc.. Según su contenido unas son sociales y otras comerciales o de negocios.
Las pautas que le daremos le servirán para realizar mejor este trabajo. Le recomendamos su aplicación.
Las tarjetas son comunicaciones escritas que permiten a las personas que tienen la representación de una entidad, cumplir con ciertos deberes de
cortesía y de negocios. Las tarjetas desempeñan una función primordial en las relaciones públicas,
por constituir una forma protocolaria y breve para agradecer, felicitar, presentar, invitar, informar, etc., así como para participar diversas actividades
como inauguraciones, promociones, instalación de seminarios, etc..
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La ventaja de la tarjeta se fundamenta en la brevedad y en la calidad expositiva del mensaje. Ambas cosas obligan a la secretaria o el redactor, a
ejercitar dentro de este tipo epistolar y evitar confusiones y ambigüedades, ya que su redacción se hace en tercera persona, lo que le da el verdadero
valor social, a este tipo de comunicaciones. CLASES DE TARJETAS
TARJETAS DE NEGOCIOS
Son las que emplea una persona APRA identificarse como representante de una empresa.
Tiene las siguientes características:
TARJETAS PERSONALES Son las que se emplean para enviar regalos, flores o escritos propios.
TARJETAS DE PUBLICIDAD Son las que se emplean para dar a conocer el nombre y actividad de un
negocio, con fines publicitarios. Tamaño: 8.5 x 4.5 centímetros aproximados
Presentación: Debe ser vistosa por los fines que persigue. Su impresión debe
llevar:
Razón Social
Logotipo
Actividad económica
Dirección
Teléfono
Lugar
Promoción de la empresa
Utilización: Promocionar la empresa.
TARJETAS EN BLANCO
Son utilizaciones en la mayoría de las empresas, independientemente de su actividad económica. Sólo llevan impreso el logotipo de la empresa y en algunas ocasiones el nombre y cargo del representante de la empresa.
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Se llaman tarjetas en blanco porque su contenido se escribe a máquina o manuscrito.
Utilización: Las tarjetas en blanco se utilizan para FELICITACIONES, con motivo de ascensos, menciones honoríficas, cumpleaños, aniversarios,
grados, etc.; AGRADECIMIENTOS, por servicios prestados, trabajos realizados, etc.;
INVITACIONES, para actos culturales, sociales o reuniones en general, etc.;
PRESENTACIONES, para relacionar a una persona con otra. Se recomienda 17 x 12 ò 16 x 11 centímetros aproximadamente.
Actualmente se utilizan en colores pasteles esfumados. En estos casos hay
que tener mucho cuidado con el sobre; debe ser del mismo color. Texto: Se escribe en la parte superior, teniendo en cuenta la ubicación del
logotipo y se redacta en tercera persona.
Fecha: Se escribe completa después del texto. Datos del remitente: El nombre mecanográfico va después de la fecha y se
escribe con mayúscula fija, partiendo de la mitad de la tarjeta hacia la derecha.
Cuando la tarjeta tiene nombre impreso, no es necesario volverlo a mecanografiar.
Cuando la persona envía la tarjeta lo hace en representación de una entidad
debe colocarse el cargo correspondiente escrito con mayúsculas iniciales. Datos del Destinatario: escriben en la esquina inferior izquierda encabezados
por el tratamiento. Nota: Cuando el texto de la tarjeta es extenso, los datos del destinatario se
escriben solamente en el sobre.
Clases de tarjetas en blanco: FELICITACIÒN: Se envían con ocasión de ascensos, menciones honoríficas,
cumpleaños, aniversarios, grados o a personas que se hayan destacado en alguna ocasión personal o profesional.
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LE RECORDAMOS QUE LA TARJETA DEBE REDACTARSE EN TERCERA PERSONA
FLUJOGRAMA DE DESPACHO DE DOCUMENTOS
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1.2. DESPACHO DE CORRESPONDENCIA
El Centro de Administración e Información Documental dela ALCALDIA MUNCIPAL DE VALENCIA recibe y envía la correspondencia. Las
dependencias para el cao de despacho de correspondencia, no escriben el consecutivo del radicado y la fecha a los documentos que elaboran, de esto
se encarga la unidad de correspondencia. En el Centro de Información y Administración Documental se encuentra el
despachador de documentos que se encarga de:
Verificar que el estilo de la presentación de la documentación corresponda al estilo de la empresa.
Cartas (estilo bloque extremo)
Sobres comercial Memorando
Circular general
Circular interna
Actas
Cerciorarse que el documento este firmado por la persona autorizada y sus anexos.
Colocar sellos a las comunicaciones que envían Correspondencia externa (número de radicación y fecha)
Correspondencia interna (sello fechador)
Conservar una copia de los documentos despachados para formar el consecutivo de la correspondencia.
Controlar la secuencia interrumpida de los números.
Embalar la correspondencia y determinar la forma del envió con que cuenta la empresa.
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Elaborar la relación para el control de documentos despachados por la mensajería.
Descargar la correspondencia recibida que ha sido tramitada y que ha vuelto a su poder con la firma de “ATENDIDO” y se debe registrar en
el formato o digitar en las ultimas casillas el número y la fecha de respuesta.
1.2.1. CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA DESPACHADA
Es el legajo organizado con esta clase de correspondencia, en su orden numérico- cronológico, para facilitar su consulta.
El consecutivo de correspondencia despachada está conformado por:
Una copia de las cartas Una copia de los memorandos
Un índice alfabético del contenido de cada tomo
1.2.2. DISTRIBUCION Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA
EXTERNA
El despacho de la correspondencia al medio externo en la ALCALDIA
MUNICIPAL DE VALENCIA se realiza exclusivamente a través del Centro de Administración e Información Documental en el siguiente horario:
Primer recorrido: a las 10:00 horas
Segundo recorrido: a las 16:00 horas. Su distribución se entrega a mano por el mensajero externo de la empresa
para la correspondencia local o por medio de servicios especializados de correo.
El mensajero externo reparte la correspondencia en el perímetro urbano y cumple con las siguientes funciones:
Organizar la documentación por zonas.
Zonificar el recorrido diario de trabajo para la entrega de correspondencia.
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INSTRUCTIVO DE CORRESPONDENCIA
Repartir la documentación de la empresa dentro de la ciudad y hacer firmar el recibido.
Mantener absoluta reserva sobre todas las comunicaciones, documentos y hechos conocidos en el desempeño de sus funciones.
Diligenciar el control de reparto de correspondencia local cuando no haya sistematización, en caso contrario confrontar la documentación con el listado
que recibirá del receptor de documentos.
CONTROL DESPACHO DE CORRESPONDENCIA
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REGISTRO DESPACHO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA: LOCAL, MUNICIPAL Y NACIONAL
ITEM No. RADICADO
FECHA DOCUMENTO
REMITE DESTINATARIO CIUDAD FOLIOS