Effektiv bostadstillsyn

Klicka ovan eller gå till detaljerad innehållsförteckning.

Oktober 2019

Tillsyn

Inledning

Förebyggande arbete

Riktad bostadstillsyn

Handlägga klagomål

Händelsestyrd tillsyn

Förebyggande arbete

Fastighetsägares egenkontroll

Bilagor Begreppsförklaring

Lagstöd

Bilagor

Tips vid beslutsformuleringar Prioritera och visualisera

2

Innehåll Inledning ______________________________________________ 3

Bakgrund och syfte ________________________________________ 3

Avgränsning _____________________________________________ 4

Projektgrupp _____________________________________________ 4

Läsanvisning _____________________________________________ 4

Tillsyn ________________________________________________ 6

Tillsynsansvar ____________________________________________ 6

Lagstiftning ______________________________________________ 6

Mål ____________________________________________________ 9

Avgifter ________________________________________________ 10

Förebyggande arbete – uppsökande tillsyn _________________ 11

Riktad bostadstillsyn _____________________________________ 11

Fastighetsägares egenkontroll ______________________________ 17

Handlägga klagomål – händelsestyrd tillsyn ________________ 21

Steg 1: Klagomål kommer in ________________________________ 22

Steg 2: Granskning och återkoppling _________________________ 25

Steg 3: Inspektion ________________________________________ 27

Steg 4: Bedömning beslut om åtgärd eller avslut _______________ 28

Steg 5: Uppföljning _______________________________________ 32

Steg 6: Beslut om avslut ___________________________________ 33

Bilagor ______________________________________________ 35

Tips vid beslutsformuleringar _______________________________ 35

Prioritera och visualisera___________________________________ 38

Begreppsförklaring _______________________________________ 41

Lagstöd _________________________________________________ 43

3

Inledning

Bakgrund och syfte Var femte person har hälsorelaterade besvär till följd av inomhusmiljön i bostaden (Miljöhälsorapport 2009 från Karolinska institutet1). Cirka 32 procent av kommunernas miljökontor anger att mellan två tredjedelar och samtliga ärenden om klagomål på inomhusmiljö är befogade och/eller har lett till en åtgärd. Ungefär 42 procent anger istället att siffran är en tredjedel till två tredjedelar av ärendena. (Miljömålsenkät 20152). Dessa siffror visar på brister i fastighetsägarnas ansvar och egenkontroll och att det förebyggande arbetet med att åstadkomma en bättre inomhusmiljö är viktigt för människors hälsa.

Dock är bostadstillsynen på kommunernas miljökontor ofta styrd av de klagomål som löpande kommer in till miljökontoren, men som inte alltid speglar var de allvarligaste problemen finns. Handläggningen av klagomål upptar mycket tid och fokuserar på förhållandena i enskilda lägenheter. För många kommuner är det svårt att prioritera mellan olika typer av klagomålsärenden, och frågan ställs om handläggningen går att effektivisera. I vissa kommuner arbetar miljökontoren mer förebyggande med tillsyn av fastighetsägarnas egenkontroll, men detta fordrar också uppföljning

1 https://www.folkhalsomyndigheten.se/publicerat-material/publikationsarkiv/m/miljohalsorapport-2009/ hämtad 2019-10-17

av att rutinerna genomförs i praktiken om egenkontrollen ska leda till en god boendemiljö.

Syftet med miljösamverkan projekt Effektiv bostadstillsyn har varit att uppmuntra till mer förebyggande och effektiva arbetssätt för tillsyn och handläggning av klagomål rörande bostäder. Projekt-gruppen definierar effektivitet så här: att åstadkomma mesta möjliga nytta för så många som möjligt, med minsta möjliga tidsåtgång. Miljökontoren behöver utreda tillräckligt, men inte mer än vad som är nödvändigt. Arbetet ska vara förebyggande och systematiskt samt leda till beslut som stämmer överens med gällande lagstiftning.

Handläggarstödet ger vägledning kring och exempel på hur förebyggande arbete och prioritering av ärendetyper kan gå till, vilket medför att resurser och kompetens kan användas mer effektivt. Tydligare kommunikation och ärendegång i klagomålsprocessen skapar realistiska förväntningar på vad miljökontoren kan åstadkomma och kan också göra handläggningen mer effektiv.

Handläggarstödet bidrar till Det önskade läget, miljösamverkans värdegrund och vision, genom att ge tillgång till bra exempel på effektiva arbetssätt. Ytterst är syftet att skapa möjligheter för en bättre inomhusmiljö och därigenom uppnå miljömålet God bebyggd miljö.

2 Miljömålsenkät 2015 sammanställning: https://www.boverket.se/sv/samhallsplanering/sa-planeras-sverige/nationella-mal-for-planering/miljomalsarbete/god-bebyggd-miljo/miljomalsenkaten/resultat-fran-miljomalsenkaten/ Hämtad 2019-10-17

4

Avgränsning Handläggarstödet beskriver effektiva och förebyggande arbetssätt men går inte in på sakfrågor i tillsynen annat än i form av exempel hämtade från olika ärendetyper. Likaså ger inte stödet rekommendationer om vilken metod som ska väljas och hur arbetet ska gå till i den enskilda kommunen, eftersom situationen och förutsättningarna i varje kommun är unika.

Projektgrupp Handläggarstödet har tagits fram av en projektgrupp inom Miljösamverkan Västra Götaland och Miljösamverkan Halland med följande deltagare:

Hilde Herrlund, Göteborg Therése Pihl, Göteborg (inledningsvis Kungsbacka) Marika Leijonmarck, Miljösamverkan östra Skaraborg Jenny Almqvist, Kungsbacka Emel Tuna, Mark (inledningsvis Ulricehamn-Tranemo) Ulrika Dahl, Dalsland Malin Karlsson, projektledare Miljösamverkan Västra Götaland Anna Malmros, projektledare Miljösamverkan Västra Götaland (del av projektet) Projektgruppen tackar också de referenspersoner som kommit med värdefulla synpunkter på handläggarstödet under arbetets gång. Ingen nämnd, ingen glömd!

Läsanvisning Handläggarstödet är främst anpassat för att läsas digitalt, på en dataskärm, med klickbara länkar från startsidan till olika delar av materialet. Dessutom finns klickbara länkar i innehållsförteckningen samt i den löpande texten till andra delar av dokumentet.

I handläggarstödet finns olikfärgade rutor till hjälp för dig när du läser:

• Rosa rutor innehåller kortfattade tips inom det specifika området.

• Vita rutor visar på exempel från olika kommuner.

• Gula rutor innehåller användbara länkar till ytterligare information och dokumentation.

• Gröna rutor summerar kort varje metod.

I bilagor i slutet av dokumentet finns:

• Tips vid beslutformuleringar

• Prioritera och visualisera

• Begreppsförklaringar

• Lagstöd

Handläggarstödets huvuddel är uppdelad i tre kapitel:

• Tillsyn

• Förebyggande arbete- uppsökande tillsyn

• Handlägga klagomål- händelsestyrd tillsyn

5

Tillsyn Denna del är den mest teoretiska och tar upp tillsynsansvar och tillhörande lagstiftning och allmänna råd, de övergripande samhällsmål som är relevanta för bostadstillsynen, samt olika avgiftsmodeller för bostadstillsyn.

Förebyggande arbete – uppsökande tillsyn

För närvarande är arbetet med bostadstillsyn i många kommuner till stor del händelsestyrd. Projektgruppen rekommenderar att arbetet i högre grad än idag bör vara förebyggande, och därför beskrivs först två metoder för hur miljökontoren kan genomföra detta genom uppsökande tillsyn. Detta ska dock inte tolkas som att den effektivisering av klagomålshandläggningen som beskrivs i det följande kapitlet är mindre viktig, den kan hjälpa till att frigöra resurser för det förebyggande arbetet.

Handlägga klagomål – händelsestyrd tillsyn

Detta kapitel presenterar ett flödesschema för klagomålshandläggning, som ger ett förslag på hur ett klagomål kan hanteras mer effektivt från att det kommer in till dess att det fattas beslut om avslut. Ett så detaljerat förslag kanske inte fungerar i sin helhet för alla miljökontor, men projektgruppen hoppas att de många tips och matnyttiga exempel som finns att hämta i de olika stegen ska visa sig användbara.

6

Tillsyn I detta avsnitt beskriver vi kort vilket tillsynsansvar som vilar på miljökontoren och vilka lagar, regler mål och vägledningar som finns att förhålla sig till i arbetet.

Tillsynsansvar Enligt miljöbalken (9 kap 9 §) ska fastighetsägare se till att bostäder och lokaler inte orsakar olägenhet för människors hälsa. Miljökontoren ska ägna särskild uppmärksamhet åt bland annat byggnader som innehåller en eller flera bostäder i sin tillsyn enligt Förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd (1998:899, 45 §).

Lagstiftning Här följer en kort sammanfattning av och utdrag ur lagar och förordningar av relevans för bostadstillsyn och klagomålshantering. En längre beskrivning finns i bilagan Lagstöd. Det är viktigt att alltid kontrollera att hänvisning görs till gällande lagstiftning, eftersom lagar kontinuerligt ändras.

Miljöbalk (1998:808) 2 kap. Allmänna hänsynsregler Alla som bedriver en verksamhet eller vidtar en åtgärd ska skaffa sig den kunskap som behövs, vidta de åtgärder som behövs för att förebygga, hindra eller motverka skada eller olägenhet för människors hälsa eller miljön. De ska även hushålla med råvaror och energi och undvika kemikalier som kan befaras medföra risker för människors hälsa eller miljön. (2 – 5 §).

9 kap. Miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd Med olägenhet för människors hälsa avses störning som enligt medicinsk eller hygienisk bedömning kan påverka hälsan menligt och som inte är ringa eller helt tillfällig (3 §). Ägare eller nyttjanderättsinnehavare ska se till att bostäder och lokaler inte orsakar olägenhet för människors hälsa (9 §). Smittskyddsläkare ska omedelbart kontaktas om iakttagelser som kan vara av betydelse för smittskyddet (14 §) 26 kap. Tillsyn Nämnden får besluta om föreläggande eller förbud (9 §). Verksamhetsutövaren skall fortlöpande planera och kontrollera verksamheten för att motverka eller förebygga olägenhet samt hålla sig underrättad om verksamhetens påverkan på miljön (19 §). Tillsynsmyndigheten kan ställa krav på undersökningar om det finns anledning att befara olägenhet för människors hälsa (22 §). Ett beslut kan gälla omedelbart även om det överklagas (26 §). 27 kap. Avgifter Nämnden får ta ut avgift för tillsynen (1 §).

7

28 kap. Tillträde Tillträde till bostäder får endast ske om det behövs för att förebygga eller undanröja olägenheter för människors hälsa (6 §). 29 kap. Straffbestämmelser och förverkande Försvårande av miljökontroll, genom att lämna oriktig uppgift som har betydelse för tillsynen eller inte underrättat tillsynsmyndigheten om driftstörning som kan skada människors hälsa eller miljön. 5 §. Förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd (1998:899) Krav på bostäder för att förhindra olägenhet (33–35 §). Utöver vad som anges i 9 kap 9 § miljöbalken ska byggnader, lokaler för annat än allmänna ändamål och anläggningar hållas fria från ohyra. Åtgärder skall vidtas mot skadedjur som kan orsaka olägenhet för människors hälsa. Är det av särskild betydelse med hänsyn till hälsoskyddet, ska kommunen sörja för att åtgärderna vidtas (34 §). Husdjur ska skötas så att olägenhet inte uppkommer (36 §). Kommunen ska ägna särskild uppmärksamhet åt bland annat byggnader som innehåller en eller flera bostäder och tillhörande utrymmen, lokaler för vård eller annat omhändertagande samt lokaler där många människor vistas (45 §).

Förvaltningslagen (2017:900) Denna lag gäller för handläggning av ärenden hos förvaltningsmyndigheterna och handläggning av förvaltningsärenden hos domstolarna. Den innehåller bestämmelser om bland annat legalitet, objektivitet och proportionalitet. I samband med bostadstillsyn och klagomålshantering i allmänhet är bestämmelserna om service nedan extra viktiga. Service En myndighet ska se till att kontakterna med enskilda blir smidiga och enkla. Myndigheten ska lämna den enskilde sådan hjälp att han eller hon kan ta till vara sina intressen. Hjälpen ska ges i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Den ska ges utan onödigt dröjsmål. En myndighet ska vara tillgänglig för kontakter med enskilda och informera allmänheten om hur och när sådana kan tas. Myndigheten ska vidta de åtgärder i fråga om tillgänglighet som behövs för att den ska kunna uppfylla sina skyldigheter gentemot allmänheten enligt 2 kap. tryckfrihetsförordningen om rätten att ta del av allmänna handlingar. Viteslagen (1985:206) Ett vitesföreläggande ska vara riktat till en eller flera namngivna fysiska eller juridiska personer. Om föreläggandet innebär en skyldighet att vidta en viss åtgärd, ska det av föreläggandet framgå vid vilken tidpunkt som åtgärden ska vidtas.

8

Om det är lämpligt med hänsyn till omständigheterna, får vite föreläggas som löpande vite. Vitet är tänkt att bryta den enskildes motstånd och storleken på vitet sätts därför med hänsyn till kostnaden för åtgärden och med hänsyn till verksamhetsutövarens ekonomiska förhållanden. Tillsynsmyndigheten behöver inte i detalj kartlägga den enskildes ekonomi utan kan utgå från förhållanden som är lätta att konstatera. Beloppet ska sättas så att det inte är lägre än kostnaden för den föreslagna åtgärden eller den vinst eller besparing som en verksamhetsutövare normalt kan göra genom att inte uppfylla föreläggandet. Delgivningslagen (2010:1932) Denna lag gäller när delgivning ska ske i mål eller ärende hos domstol eller annan myndighet eller när delgivning i annat fall ska ske enligt lag eller annan författning. Delgivning innebär att en handling skickas eller lämnas till den eller de personer som har behörighet att ta emot delgivning (delgivningsmottagare). Delgivningssätt ska väljas med utgångspunkt från att det ska vara ändamålsenligt med hänsyn till handlingens innehåll och omfattning och medföra så lite kostnader och besvär som möjligt. (1–4 §) Dataskyddsförordningen - GDPR I dataskyddsförordningen finns ett antal grundläggande principer som berör miljökontoren i egenskap av personuppgiftsansvariga. Det innebär bland annat att en personuppgiftsansvarig:

• inte ska behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålen

• ska se till att personuppgifterna är riktiga • ska radera personuppgifterna när de inte längre behövs • ska skydda personuppgifterna, till exempel så att inte

obehöriga får tillgång till dem och så att de inte förloras eller förstörs

Folkhälsomyndigheten allmänna råd och information Folkhälsomyndighetens allmänna råd innehåller rekommendationer för att främja hälsa, förebygga ohälsa och skydda mot olika typer av hälsohot. Här finns till exempel riktvärden för en god inomhusmiljö avseende buller, luftkvalitet, ventilation, fukt och mikroorganismer, radon, temperatur och skadedjur. Folkhälsomyndighetens allmänna råd innehåller även information om vistelsezoner, mätning, känsliga grupper och hälsoeffekter vid undermålig inomhusmiljö.

Aktuell lagstiftning finner du exempelvis här:

• https://www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/ hämtad 2019-10-17

Allmänna råd och annan information finner du här:

• https://www.folkhalsomyndigheten.se/livsvillkor-levnadsvanor/miljohalsa-och-halsoskydd/tillsynsvagledning-halsoskydd/tillsynsvagledning-miljobalken/tillsynsvagledning-flerfamiljshus/faktorer-som-bor-kontrolleras/ hämtad 2019-10-17

9

Mål Här presenteras en sammanfattning av de nationella miljömål och folkhälsomål som är speciellt relevanta för miljökontorens bostadstillsyn.

Nationella miljömål – miljökvalitetsmålet om God bebyggd miljö Generationsmålet, de 16 miljömålen och etappmålen bildar tillsammans miljömålssystemet. Generationsmålet anger den allmänna inriktningen på miljöarbetet, medan miljömålen, med preciseringar, och etappmålen ger mer konkreta detaljer. Miljökvalitetsmålet för God bebyggd miljö innebär att städer, tätorter och annan bebyggd miljö ska utgöra en god och hälsosam livsmiljö samt medverka till en god regional och global miljö. Natur- och kulturvärden ska tas till vara och utvecklas. Byggnader och anläggningar ska lokaliseras och utformas på ett miljöanpassat sätt och så att en långsiktigt god hushållning med mark, vatten och andra resurser främjas. Precisering: Hälsa och säkerhet Människor utsätts inte för skadliga luftföroreningar, kemiska ämnen, ljudnivåer och radonhalter eller andra oacceptabla hälso- eller säkerhetsrisker. Precisering: Hållbar avfallshantering Avfallshanteringen är effektiv för samhället och enkel att använda för konsumenterna. Avfall ska framför allt förebyggas, samtidigt

som resurserna i det avfall som uppstår tas till vara i så hög grad som möjligt. Avfallets påverkan på och risker för hälsa och miljö minimeras. Nationella folkhälsomål Regeringens proposition 2017/18:249 (riksdagsbeslut 14 juni 2018) fastslår att en god och jämlik hälsa är ”det grundläggande mål som alla offentliga system och organisationer ska arbeta för och hela tiden vägas mot, oavsett inom vilken sektor eller nivå av det allmänna man verkar” och fortsätter: ”Kommunerna är folkhälsoarbetets nyckelaktörer då de ansvarar för flera verksamheter som är viktiga ur folkhälsosynpunkt.” Därvid nämner man också ansvaret för bland annat bostadsförsörjning, vatten och avlopp, hälso- och miljöskydd. Målområde 1: Det tidiga livets villkor Barn som haft möjlighet att utveckla de grundläggande förmågorna tidigt i barndomen har fått en mer stabil grund att stå på och i förlängningen bättre hälsa. Särskilt barn som växer upp i ekonomisk utsatthet får oftare sämre hälsa som vuxna. Det tidiga livets villkor bör därför utgöra ett särskilt målområde. Målområde 5: Boende och närmiljö Boende och närmiljö är ett centralt område för att uppnå jämlik hälsa. Den som inte har rimligt goda boendeförhållanden har svårt att klara övriga delar av livet, såsom till exempel utbildning och arbete, som i sin tur har stor betydelse för hälsan. Låg socioekonomisk position samvarierar med hög exponering för olika riskfaktorer i boende och närmiljön, och genom detta ökar risken för

10

ohälsa, sjukdom och en ojämlik hälsa. Boende och närmiljö bör därför utgöra ett särskilt målområde.

Avgifter Avgift för handläggning kan tas ut som en timavgift eller som en fast årlig avgift. Vid timavgift debiterar miljökontoret för den tid som man har lagt ner på handläggning av ärendet. Timavgift kan användas vid såväl klagomål som riktad bostadstillsyn och fastighetsägares egenkontroll. Faktiskt nedlagd tid för förberedelse, inspektion och efterarbete kan timdebiteras.

För fast årlig avgift har Sveriges Kommuner och Landsting, SKL, tagit fram ett förslag över hur man kan riskklassa fastighetsägare. Detta förslag tillämpas i varierande omfattning bland kommunerna i Västra Götalands och Hallands län. Enligt SKL:s förslag baseras avgiften på hur många lägenheter som fastighetsägaren äger, med möjlighet att göra en erfarenhetsbedömning efter ordinarie tillsynsbesök. Detta kan leda till ökning eller minskning av avgiften beroende på om brister upptäcks.

Fördelen med timavgift är att fastighetsägaren själv i viss mån kan påverka storleken på avgiften eftersom avgiften tas ut för faktiskt

nedlagd tid i ärendet. Om fastighetsägaren genomför åtgärder och är aktiv i arbetet med att åtgärda störningen minskar miljökontorets handläggningstid och därmed också avgiften. Om det blir många timmar kan det vara lämpligt att delfakturera under ärendets gång.

Fördelen med en fast årlig avgift är att miljökontoret vet hur många tillsynstimmar som ska läggas ner på branschen och avgiften blir förutsägbar för fastighetsägaren. Årsavgiftens storlek beror på hur många lägenheter fastighetsägaren har och det är därför viktigt att kontinuerligt uppdatera den informationen. Fast årlig avgift kräver att miljökontoret har regelbunden tillsyn. Årsavgiftens storlek påverkas också av tillsynsintervallet, till exempel tillsyn varje, vartannat eller vart fjärde år.

Mer information om SKL:s underlag för taxa finner du via länken:

• https://skl.se/samhallsplaneringinfrastruktur/miljohalsa/taxamiljo.732.html hämtad 2019-10-17

Mer information om Sveriges miljömål och folkhälsopolitiska målområden finner du via länkarna:

• https://www.folkhalsomyndigheten.se/om-folkhalsomyndigheten/folkhalsopolitiska-mal/

• http://www.sverigesmiljomal.se/miljomalen/ hämtad 2019-10-17

11

Förebyggande arbete – uppsökande tillsyn Fastighetsägare omfattas av miljöbalkens krav på egenkontroll. Alla som driver en verksamhet ska planera och kontrollera sin verksamhet för att motverka eller förebygga olägenheter för människors hälsa eller miljön. Miljökontoret bedriver tillsyn av flerbostadshus i kommunen. Detta avsnitt handlar om hur miljökontoren kan arbeta med uppsökande tillsyn. Två metoder beskrivs: Riktad bostadstillsyn respektive Tillsyn på fastighetsägarens egenkontroll.

Riktad bostadstillsyn Riktad bostadstillsyn innebär att miljökontoret på eget initiativ metodiskt väljer ut flerbostadshus att besöka för att kontrollera inomhusmiljön. I fastigheterna besöker inspektörerna sedan så många av lägenheterna som möjligt för att få en helhetsbild av inomhusmiljön. Flerbostadshus där risken för systematiska brister i

inomhusmiljön bedöms som stor prioriteras i den uppsökande tillsynen.

Tillsynen fokuserar på faktorer som miljökontoret har praktisk möjlighet att undersöka, där det finns stöd i lagstiftningen att ställa krav, och som också kan påverka boendemiljön negativt. Exempel på kontrollområden är ventilation, fukt, mögel, temperatur och skadedjur. Om brister hittas krävs det att fastighetsägaren åtgärdar dem och/eller utför egna fördjupade undersökningar.

Den riktade bostadstillsynen syftar till att säkerställa att alla boende i våra kommuner har bostäder med god inomhusmiljö i enlighet med miljökvalitetsmålet för god bebyggd miljö samt folkhälsopolitikens målområde 1: ”Det tidiga livets villkor” och målområde 5: ”Boende och närmiljö”, se Nationella miljömål- miljökvalitetsmålet om God bebyggd miljö och Nationella folkhälsomål. Genom vår tillsyn kan vi bidra till att skapa bättre förutsättningar för att alla ska kunna ha en god inomhusmiljö i sin bostad och att städer, tätorter och annan bebyggd miljö utgör en god och hälsosam livsmiljö.

Den riktade bostadstillsynen ska ses om ett komplement till dagens klagomålshantering. Den ska syfta till att identifiera flerbostadshus med systematiska brister och bostäder som inte uppfyller kraven i Folkhälsomyndighetens allmänna råd som rör inomhusmiljön, oberoende av om de som bor där kommer in med klagomål. På lång sikt kan den riktade tillsynen minska antalet klagomål och därmed totala handläggningstiden för dessa typer av ärenden. På kort sikt förväntas dock antalet klagomål öka i och med att miljökontorens närvaro ökar invånarnas kunskap om vilka vi är och vilka krav som kan ställas på inomhusmiljön.

Förebyggande arbete

Riktad bostadstillsyn

Fastighetsägares egenkontroll

Vad vill du kontrollera?

12

Metod För att välja ut vilka fastigheter och/eller områden du vill besöka i den riktade tillsynen kan du utgå från följande:

• Tidigare klagomål eller erfarenheter av ett område eller en fastighetsägare. (Sök i ert ärendehanteringssystem.)

• Utvändig inspektion av fastigheter, till exempel av förekomst av sprickor eller fuktskador i grunden eller på fasaden, felaktig markavrinning, vittrad fasad, dåliga fönster, dåliga häng- och stuprännor eller dåligt tak.

• Enkätundersökningar. Insamling av enkäter från boende med frågor om inomhusmiljön kan ge en bild av hur det ser ut i olika fastighetsbestånd.

• Kontakt med hyresgästförening. Hyresgästföreningen har lokala kontor, de kan hjälpa till att svara på om de känner till något område, någon fastighet eller någon fastighetsägare som hyresgäster haft problem med.

• Information om områdens socioekonomiska status, i enlighet med regeringens arbete med folkhälsopolitiken och dess målområden, se Nationella folkhälsomål. Statistik om utbildningsnivå, hälsostatus, livslängd, inkomster och arbetslöshet i olika stadsområden kan exempelvis hämtas från Statistiska centralbyrån (SCB3), Skolverket4 samt Kommun och landstingsdatabasen (KOLADA5), liksom specifika undersökningar som till exempel Lokal uppföljning

3 https://www.scb.se/ hämtad 2019-10-17 4 https://www.skolverket.se/ hämtad 2019-10-17 5 https://www.kolada.se/?_p=index hämtad 2019-10-17

av ungdomspolitiken (LUPP6) eller information från Socialförvaltningen.

• Nyckelpersoner i olika identifierade områden, till exempel representanter från de olika stadsområdena, religiösa samfund, skola, vård, etc.

Cirka en månad innan planerad tillsyn skickar du ut skriftlig information till fastighetsägaren. Där beskriver du miljökontorets roll, syfte med besöket, tillvägagångssätt, vad som kontrolleras och information om avgift. Det kan vara bra att kontakta fastighetsägaren en tid efter utskicket via telefon för att bekräfta att de fått informationen och stämma av om det finns några frågor inför tillsynen.

Ungefär en vecka i förväg informerar du de boende om besöket genom att skicka ut information via brev eller med en lapp i trapphuset. Informationen bör innehålla uppgifter om vilken tid du kommer ut, vad miljökontoret är, vad du kommer att titta på och varför miljökontoret genomför besöken. Väljer du att skicka ut informationen med brev så kan du välja att skicka ut till samtliga boende eller ett urval. Fördelen med att skicka ut till många är att du har större chans att komma in i det antal lägenheter du vill besöka. (Här kan minst 10 procent av beståndet vara ett riktmärke enligt den metodbeskrivning Malmö Stad utgår från vid sin uppsökande tillsyn.) Alla boende kommer inte vara hemma eller vilja ha besök. Eftermiddag/kväll är bästa tiden för besök. Fastighetsägaren bör inte närvara. Det är bra att ha en checklista vid

6 https://www.mucf.se/ungdomsenkaten-lupp hämtad 2019-10-17

Vem ska du besöka?

Hur många lägenheter?

13

besöken så att du lättare får med samtliga områden som ska kontrolleras. Mätningar bör utföras om du misstänker att det kan förekomma någon brist. Prata gärna med de boende och ställ frågor om hur de själva upplever inomhusmiljön och om de vet hur de ska göra en felanmälan.

Tips inför och vid tillsynsbesöken

• Gå igenom Folkhälsomyndighetens olika allmänna råd som berör inomhusmiljö (buller, fukt och mikroorganismer, radon, temperatur, ventilation) så att du är påläst och lättare kan göra en bedömning på plats om det finns risk för olägenhet. Diskutera gärna med kollegorna i förväg olika scenarier och vad ni skulle bedöma vara en avvikelse.

• Kontrollera i god tid att de instrument som ska användas är kalibrerade.

• Kontrollera även att instrumenten är rätt inställda, hur du hantera dem och att batterierna är laddade. Exempelvis kan man göra en testrunda på kontoret och göra en ljudnivåmätning eller en fuktindikerande mätning.

• Boka all utrustning, även bil, i god tid. • Det kan behövas nycklar eller portkoder för att komma in i

fastigheterna. Ta reda på om det är så och hur du kan komma in i trappuppgångarna du ska besöka.

• Ta med mobiltelefon och se till att den är laddad. • Åk gärna ut två inspektörer på tillsynen. Det kan kännas

skönt att ha en kollega att stämma av med om man är osäker i någon bedömning, och ibland kan det också vara bra att en för anteckningar medan den andra utför mätningar. Att vara två är också en extra säkerhet. Även om ni inte går till samma lägenhet så finns det någon i närheten att kontakta.

• Ta foton och gör anteckningar om dem. Det kan vara bra att titta på i efterhand om du är osäker på bedömningen och/eller vill diskutera med en kollega. Det är också bevismaterial. Ta gärna något foto som visar var du varit så du inte blandar ihop dem, till exempel på lägenhetsnumret innan du går in. Det är också viktigt att fundera över vad du tar foto på. Det ska vara relevant för tillsynen men att få med personer eller något som kan identifiera den boende är olämpligt.

• Kom ihåg att anteckna väderförhållanden: temperatur, vindriktning och nederbörd.

• Projektgruppen rekommenderar att minst 10 procent av lägenheterna besöks för att det sedan ska kunna ställas krav på fastighetsöversgripande utredningar.

• Det är bra att kontrollera lägenheter högst upp i hus på grund av att dessa ofta har problem med att varmvattentemperaturen inte är tillräcklig och att de ligger nära yttertaket vilket gör det lättare att upptäcka eventuella vattenskador på grund av dåligt underhåll. Gavellägenheter kan ha problem med för låg temperatur på inomhusluften. Söderfasaden är mer utsatt för väder och vind vilket gör att den kan visa tecken på brister. Lägenheter vid södersida är också mer utsatta för solinstrålning vilket kan leda till höga inomhustemperaturer.

• Det kan vara fördelaktigt att översätta information som du ger till de boende på olika språk.

Prata med de boende!

14

Efter inspektionen skickar du ut en underrättelse- eller inspektionsrapport till fastighetsägaren. Vid brister kan det bli aktuellt med ett föreläggande, till exempel om det handlar om långsiktiga och/eller kostsamma åtgärder eller om du inte tror att fastighetsägaren på eget bevåg korrigerar bristerna på ett bra sätt. Hittar du inga brister så kan du avsluta ärendet. Kom ihåg att eventuellt debitera för nedlagd tid.

Användbara dokument. Klicka på länken för att komma till dokumentet.

• Malmö Metodbeskrivning för egeninitierad tillsyn av bostäder • Malmö Handläggarstöd för uppsökande tillsyn • Miljösamverkan östra Skaraborg Brev till de boende språk • Miljösamverkan östra Skaraborg Brev till fastighetsägare • Miljösamverkan östra Skaraborg Checklista bostadstillsyn • Landskrona Bo inspektionsrapport

• Folkhälsomyndighetens allmänna råd FoHMFS 2014:13 om buller inomhus. FoHMFS 2014:14 om fukt och mikroorganismer. FoHMFS 2014:16 om radon inomhus. FoHMFS 2014:17 om temperatur inomhus. FoHMFS 2014:18 om ventilation.

Halmstads kommun I Halmstads kommun har miljöförvaltningen riktat uppsökande bostadstillsyn mot fastighetsägare de tidigare haft mycket klagomålsärenden hos. De inspekterade då samtliga av fastighetsägarens bostadshus i området. Resultaten av inspektionerna sammanfattades i inspektionsrapporter som skickades ut till fastighetsägaren. Fastighetsägaren gavs i rapporterna tillfälle att yttra sig över innehållet. Text gällande yttrande:

Om ni önskar yttra er över uppgifter i inspektionsrapporten ska detta vara miljönämnden tillhanda senast den 3 augusti 2018. Därefter kommer miljönämnden förelägga er om att vidta åtgärder med stöd av miljöbalken.

Om miljönämnden finner att systemfel föreligger i de inspekterade bostäderna kan miljönämnden komma att ställa krav på att undersökningar görs i samtliga bostäder i samma hus.

Fastighetsägaren förelades sedan att vidta åtgärder. Detta förenades med vite redan i första föreläggandet när det gällde avvikelser som bedömdes vara brådskande, till exempel fuktskador, bristande ventilation och låg varmvattentemperatur.

Miljöförvaltningen i Halmstads kommun har valt att arbeta på detta sätt för att effektivisera handläggningen och därmed göra så att de boende får hjälp snabbare.

Meddela resultat!

15

Landskrona

Miljöförvaltningen i Landskrona Stad genomförde under åren 2011 till 2014 ett projekt inom förebyggande bostadstillsyn. I projektet valde man att fokusera på ”problemområden” i kommunen.

Inledningsvis genomförde man yttre inspektioner av fastigheterna enligt ett särskilt poängsystem. Parametrarna för poängsättning var fönster, tak, andra yttre brister och trappuppgångar. För de fastigheter som fick flest poäng (= mest brister), gick man vidare med inre inspektioner.

Vid de inre inspektionerna tittade miljöförvaltningen på parametrar som ventilation, värme, varmvattentemperatur, fukt och mögel, fönster och skadedjur. Resultatet från inspektionerna visade att många av problemen berodde på systematiska fel.

Numera har Landskrona riskklassat samtliga fastighetsägare som alltså betalar en årlig avgift. Miljöförvaltningen arbetar både med förebyggande tillsyn och klagomål. I den förebyggande tillsynen skickas först ett informationsbrev ut till hyresgäster och fastighetsägare. Därefter besöks ett urval av lägenheterna med hjälp av checklistor. Om inga brister noteras skickas en inspektionsrapport. Vid brister skickas en underrättelse och därefter ett beslut. När brister observeras leder det alltid till ett föreläggande så att fastighetsägaren kan överklaga. För bedömning av brister används Folkhälsomyndighetens allmänna råd.

När det finns brister utgår man från att det finns avvikelse på egenkontrollen när man sedan gör erfarenhetsbedömningen kopplad till riskklassningen. Vid brister görs antingen ett uppföljande besök eller så begär man in redovisning.

Inspektionerna genomförs utan att fastighetsägaren är närvarande och sker genom stickprov. Indikativa mätningar av fukt och luftflöde utförs, liksom en okulär besiktning. Iakttagna brister eller misstanke om sådana leder till krav på uppföljande undersökning. I beslutet ställs det krav på utredning av orsaker, att sakkunniga inom området ska anlitas samt att förslag på åtgärdsplan ska tas fram. Allt ska redovisas i en rapport till miljöförvaltningen för att se om uppföljande inspektion behövs eller inte.

En aktiv samverkan sker med andra myndigheter, bland annat med Räddningstjänsten, Stadsbyggnadsförvaltningen, Polisen och Hyresgästföreningen. Möten ordnas varje månad, och det hålls också regelbundet möten med fastighetsägare. Informationsmaterial har tagits fram och finns tillgängligt på hemsidan.

Arbetet med förebyggande bostadstillsyn har bland annat medfört en större förståelse hos fastighetsägarna som har börjat arbeta mer med egenkontroll. Svårigheter som uppkommit i arbetet är att uppföljningen av de systemfel som varit i fokus tar mycket tid. En del fastighetsägare har haft svårt att acceptera att bli kontrollerade, eller gjort sig oanträffbara. Andra funderingar som uppkommit i samband med projektet har varit om taxan är rättvis eller om en justering behövs.

I framtiden hoppas miljöförvaltningen i Landskrona på att fastighetsägarna ska få större förståelse för miljöbalkens syfte för att nå långsiktiga lösningar. Även kommunikationen med de boende kan bli bättre. Miljöförvaltningen hoppas att de själva ska bli bättre på att kommunicera kring egenkontrollfrågorna, att fatta tydligare beslut samt att arrangera utbildningar.

16

Kort summering

• Välj ut de fastigheter som du vill kontrollera. • Skapa en checklista om vad du ska titta på och fråga om

vid inspektionen. • Skapa ett informationsbrev som du skickar ut till

fastighetsägaren i god tid (cirka 1 mån) innan besöket. • Skapa och skicka ut ett informationsbrev till de boende

cirka 1 vecka innan besök. • Genomför inspektionerna (cirka 10 procent av

lägenheterna). • Gör bedömning av brister och avvikelser. • Återkoppla till fastighetsägaren med en sammanfattande

inspektionsrapport. • Skriv ett eventuellt föreläggande om fördjupade

undersökningar eller åtgärder vid funna brister.

17

Fastighetsägares egenkontroll I denna typ av uppsökande tillsyn träffar miljökontoret utvalda fastighetsägare för att kontrollera deras förebyggande arbete med inomhusmiljön i de fastigheter de äger. Här ligger fokus på fastighetsägarens egenkontroll. Det kan bland annat innebära att titta på rutiner för att förebygga eller åtgärda problem med fukt och mögel, temperatur, radon, skadedjur, vattentemperatur, legionella, ventilation, olämpliga byggnadsmaterial, buller, avfallshantering och felanmälan. Efter mötet kan man välja att komplettera tillsynen med gemensamma besök i fastigheterna. I de fall miljökontoret hittar brister ställs krav på att fastighetsägaren åtgärdar dem och ibland utför egna undersökningar.

Syftet med att bedriva tillsyn över fastighetsägarnas egenkontroll är att ta reda på hur deras förebyggande arbete fungerar, att öka deras kunskap om vad egenkontroll enligt miljöbalkens bestämmelser innebär samt att få en helhetsbild av boendemiljön i flerbostadshusen. Insatsen ska även leda till att utveckla tillsynsverksamheten när det gäller boendemiljön i fastighetsbestånd med kända problem och öka kunskapen hos medborgarna när det gäller boendemiljön.

På sikt tänkt är det tänkt att denna tillsynsmetod ska leda till färre klagomål och därmed också minska tid och resurser som miljökontoren avsätter för att hantera dessa typer av ärenden. Genom att fastighetsägaren får bättre kunskaper om sin roll och kan utföra 7 https://www.scb.se/ hämtad 2019-10-17 8 https://www.skolverket.se/ hämtad 2019-10-17

ett bättre förebyggande arbete kan framtida klagomål förhindras. Genom ökad medvetenhet hos de boende och en bra rutin för felanmälningar kan antalet obefogade klagomål minska och leda till att fler klagomål hamnar hos och behandlas direkt av fastighetsägaren.

Metod För att välja ut vilka fastighetsägare och/eller vilka områden du vill besöka i tillsynen av egenkontrollen kan du utgå från följande: • Tidigare inkomna klagomål på fastighet eller fastighetsägare. • Information om områdens socioekonomiska status, i enlighet

med regeringens arbete med folkhälsopolitiken och dess målområden. Statistik om utbildningsnivå, hälsostatus, livslängd, inkomster och arbetslöshet i olika stadsområden kan exempelvis fås från Statistiska centralbyrån (SCB)7, Skolverket8 samt Kommun och landstingsdatabasen (KOLADA)9, liksom specifika undersökningar som till exempel Lokal uppföljning av ungdomspolitiken (LUPP)10 eller information från Socialförvaltningen.

• Nyckelpersoner i olika identifierade områden, till exempel representanter från de olika stadsområdena, religiösa samfund, skola, vård, etc.

9 https://www.kolada.se/?_p=index hämtad 2019-10-17 10 https://www.mucf.se/ungdomsenkaten-lupp hämtad 2019-10-17

Vem ska du träffa?

18

Börja med att skriftligen informera utvalda fastighetsägare om tillsynen och ge förslag på tid för möte och för besök i fastigheterna. Utskicket bör innehålla information om varför tillsynen görs, vad som kommer att gås igenom samt information om avgifter. Be dem även att bekräfta tider för möte och eventuell inspektion så att det inte uppstår något missförstånd. När bokningen bekräftats så skickar du även ut framtagen checklista, som kan innehålla frågor om de områden som egenkontrollen bör ge svar på och de områden du vill kontrollera, till exempel: • Vilka regelbundna undersökningar görs för planering av

underhåll av fastighet? • Har fastigheten kontrollerats i fråga om olämpliga byggmaterial? • Vilken information ges till boende? • Uppgifter om utdelningsadress, fakturamottagare, mejladress

och telefon för bolaget, fastighetsägaren och fastighetsförvaltaren.

Denna checklista kan i förväg fyllas i av fastighetsägarna och ger dem även möjlighet att förbereda sig väl inför mötet. Vid mötet med fastighetsägaren går ni tillsammans igenom framtagen och utskickad checklista. Det är ingen anmälningspliktig verksamhet att äga flerbostadshus och du kan inte kräva en dokumenterad egenkontroll. Är det ett större fastighetsbestånd är dokumentation att rekommendera.

Ställ gärna öppna frågor, det får fastighetsägaren att berätta mer. Några områden du kan ställa frågor om är till exempel:

• Inventering av risker i fastigheten (buller, ventilation, avfall, vattentemperatur, radon, fukt, PCB)

• Gällande lagkrav, exempelvis gällande riktvärdena. • Vilka är ansvariga för de olika områdena? • Vilka kontroller utförs med jämna intervall? • Vilka rutiner finns dokumenterade? • Hur kan de boende göra en felanmälan? • Hur följer ni upp egenkontrollen? • Hur hanterar ni eventuella driftstörningar? Lämna gärna även information om och diskutera vad egenkontrollen enligt miljöbalken innebär, fastighetsägarens ansvar och boendemiljön.

Användbara dokument. Klicka på länken för att komma till relevant dokument.

• Göteborg Rutin för tillsyn av fastighetsägares egenkontroll • Göteborg Första brev till fastighetsägare • Göteborg Checklista för tillsyn av fastighetsägares

egenkontroll • Göteborg faktablad Egenkontroll för fastighetsägare

Vad ska du fråga om?

19

Efter mötet med fastighetsägaren kan ni tillsammans göra en eller flera bostadsinspektioner. En inspektion kan vara bra för att följa upp om egenkontrollen verkar fungera på plats men du kan också välja att enbart fokusera på egenkontrollen. Fokusområdena under en inspektion kan baseras på vad som framkom vid mötet om egenkontrollen. De boende kan informeras om de planerade bostadsinspektionerna genom anslag i trapphusen.

Efter att samtliga inspektioner genomförts skickar du ut en underrättelse- eller inspektionsrapport till fastighetsägaren. Vid eventuella brister kan det bli aktuellt med att ställa krav på att fastighetsägaren åtgärdar dem och/eller utför egna fördjupade undersökningar. Finner du inga brister i varken egenkontrollen eller fastigheterna kan du avsluta ärendet. Kom ihåg att eventuellt debitera för nedlagd tid.

Tips – så avgör du om det är fråga om en brist

• Kontrollera vad lagstiftningen kräver av en egenkontroll MB 26 kap. 19 §.

• Kontrollera vad lagstiftningen kräver att en bostad ska ha, Förordning (1998:899) om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd 33 §.

• Gå igenom Folkhälsomyndighetens olika allmänna råd som berör inomhusmiljö (buller, fukt och mikroorganismer, radon, temperatur, ventilation) så att du är påläst och lättare kan göra en bedömning. Enligt MB 2 kap. 2 §, den så kallade kunskapsregeln, ska fastighetsägaren ha kännedom om dessa samt utföra löpande kontroller inom områdena.

Tips inför och vid tillsynsbesök vid egenkontroll

• Be fastighetsägaren informera de boende om inspektionen och var de kan finna information om den, till exempel utskick eller anslag i trapphus. Skulle de boende inte vara hemma kan fastighetsägaren i förväg ha bett om lov att gå in i lägenheterna.

• Kontrollera i god tid att de instrument som ska användas är kalibrerade.

• Kontrollera gärna instrumenten i förväg så att du vet att de är rätt inställda och att du vet hur du ska hantera dem. Exempelvis kan man göra en testrunda på kontoret.

• Boka även övrig utrustning, till exempel bil, i god tid. • Ta med mobiltelefon och se till att den är laddad. • Ta foton och gör anteckningar. Det är också viktigt att fundera

över vad man tar foto på, det ska vara relevant för tillsynen. Att få med personer eller något som kan identifiera den boende är olämpligt.

• Om de boende är hemma så ställ gärna frågor som kan bekräfta att egenkontrollen följs.

Användbara dokument och information. Klicka på relevant länk.

• Miljöförvaltningen i Uppsala ”Informationsblad om inomhusmiljö i bostäder” på olika språk hämtad 2019-10-17

• Tillsynsvägledning från Folkhälsomyndigheten hämtad 2019-10-17

Behövs en

inspek-tion?

Meddela resultatet!

20

Göteborg Under åren 2010-2017 utfördes tillsyn genom att först skicka ut brev till fastighetsägaren en månad innan inspektionen med information om kommande tillsyn. En vecka innan inspektionen i lägenheterna åkte inspektörerna ut till fastigheten och satte upp lappar med information till hyresgästerna i fastigheten, en så kallad trapplapp, om att miljöförvaltningen skulle komma dit och göra tillsyn och ville besöka några lägenheter. Vid inspektionen åkte två inspektörer ut och ringde på hos några hyresgäster och frågade om lov att inspektera deras lägenheter. En vecka efter inspektionen hölls ett möte med fastighetsägaren om deras egenkontroll och de eventuella brister som observerats i fastigheten. Därefter skrevs en inspektionsrapport och ett eventuellt beslut om åtgärder samt debitering vid avslut. Under 2018 skickades en inbjudan till fastighetsägaren en månad innan planerat möte med tid och datum för möte på miljöförvaltningen samt tid och datum för inspektioner på plats i deras fastighet. Till inbjudan bifogades checklistan över vad i egenkontrollen som skulle gås igenom vid mötet på förvaltningen. En vecka efter mötet på förvaltningen åkte en inspektör ut till aktuell fastighet och besökte tillsammans med fastighetsägaren några lägenheter. Fastighetsägaren fick själv välja ut och ta kontakt med hyresgästerna vars lägenheter skulle besökas. Fastighetsägaren informerades om att cirka 10 procent av lägenheterna skulle besökas och att det skulle vara spridning på placering av lägenheterna. Efter möte samt inspektioner så skrevs en inspektionsrapport och ett eventuellt beslut om åtgärder samt debitering vid avslut.

11 https://bioenv.gu.se/digitalAssets/1566/1566026_winnansson.pdf hämtad 2019-10-17

Läsvärt Vill du ha mer information om arbetssätt inom förebyggande/uppsökande tillsyn och få information om vad andra kommuner har haft för erfarenhet av det arbetet rekommenderar vi dig att läsa Kristina Winnansons mastersuppsats ”Hur kan miljöförvaltningen minska klagomålen och få större miljö- och hälsonytta av tillsynen” (Göteborgs universitet, 2016)11.

Kort summering

• Välj ut de fastighetsägare som du vill träffa. • Ta fram material om vad egenkontroll enligt miljöbalken

innebär, anpassat för fastighetsägare. • Skapa ett informationsbrev som du skickar ut till

fastighetsägaren med bokat datum för möte. • Skapa en checklista med frågor du vill ha svar på och skicka

den till fastighetsägaren innan mötet. De får chans att förbereda sig inför tillsynen.

• Informera boende om den kommande inspektionen. • Genomför mötet. • Genomför inspektionerna tillsammans med fastighetsägaren. • Återkoppla till fastighetsägaren med en sammanfattande

inspektionsrapport. • Skriv ett eventuellt föreläggande om fördjupade

undersökningar eller åtgärder vid funna brister.

21

Handlägga klagomål – händelsestyrd tillsyn Ett ärende, enligt förvaltningslagen, inleds hos miljökontoret när ett klagomål anmälts av en enskild. Miljökontoret ska ha tillräckligt med uppgifter om den enskildes identitet och ha den information som behövs för att kunna komma i kontakt med personen. Klagomålet ska vara så tydlig framställt att miljökontoret kan avgöra om ärendet är befogat och i så fall handlägga det i den omfattning som krävs.

Enligt 9 § i förvaltningslagen ska ett ärende handläggas så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts. Om du redan från början tänkt igenom ärendets gång och vilka olika moment det kan innefatta så har du en bra grund. Genom att ha en strategi för din handläggning kan du förebygga att lägga för mycket tid på olika moment. Tänk igenom vad du gör om du inte får svar inom utsatt tid och hur du håller koll på svarstiden. Fundera även på vad du kan komma att behöva göra för att utreda klagomålet och vad du behöver ha in för uppgifter att ta beslut i ärendet. Genom att ha en strategi kan du ta bort onödiga moment såsom att göra en inspektion när det redan finns en utredning gjord av sakkunnig eller hur du kan undvika att förlänga handläggningstiden genom att fastna i mejlkonversationer. Målet bör vara att komma vidare i ärendet inom en rimlig tid och att därefter komma till beslut. Ett sätt att göra detta på miljökontoret kan vara att arbeta med en klagomålstavla enligt samma modell som på miljöförvaltningen i Borås. Se vidare bilaga Prioritera och visualisera.

För att arbetet ska bli så effektivt som möjligt kan det också vara bra att miljökontoret också har övergripande strategier för prioritering.

Ett par sådana beskrivs mer ingående i bilagan Prioritering och strukturering.

I detta kapitel beskrivs en handläggningsprocess i sex steg för enskilda klagomålsärenden. Förhoppningen är att dessa idéer ska hjälpa till att göra klagomålshanteringen mindre tidskrävande och mer effektiv.

Steg 1• Klagomål kommer in

Steg 2• Granskning och återkoppling

Steg 3• Inspektion

Steg 4• Bedömning - beslut/avslut

Steg 5• Uppföljning av beslut

Steg 6• Beslut om avslut

En bra strategi

förkortar handlägg-

ningen

22

Steg 1: Klagomål kommer in Första bedömning När ett klagomål kommer in till miljökontoret behöver du som handläggare göra en omedelbar bedömning för att avgöra om klagomålet kan handläggas enligt miljöbalken eller inte. De klagomål som inte kan handläggas enligt miljöbalken kan du avvisa direkt utan att meddela fastighetsägaren. Tänk dock på att meddela klaganden varför vi inte handlägger ärendet samt att hänvisa klaganden vidare om det inte berör miljöbalken. Här kommer några exempel på ärenden som projektgruppen bedömer ska avvisas: • Klagomålet utgör ingen hälsorisk och berör inte frågor som hanteras

enligt miljöbalken eller annan lagstiftning som vi arbetar med. Exempel: Klaganden har ett slitet golv som inte bytts ut på flera år. Klaganden önskar ersättning eller sänkt hyra. Ett slitet golv är ingen hälsorisk enligt miljöbalken utan hanteras under hyreslagstiftning. Hänvisa klaganden till hyresgästföreningen (om personen är medlem) eller hyresnämnden.

• Anonyma klagomål gällande boendemiljö. Exempel: Klaganden är anonym och klagomålet gäller buller i bostaden från en fläkt. Klaganden uppger inga kontaktuppgifter och vill inte uppge var hen bor. Detta ärende kan vi inte utreda eftersom vi inte kommer kunna besöka bostaden. Om det är möjligt att på något sätt kontakta klaganden så framför till klaganden att vi inte kommer handlägga ärendet. Gör en anteckning i ert ärendesystem om varför ni inte handlägger ärendet.

• Störningen är inte pågående eller är helt tillfällig

Exempel: Klaganden framför klagomål på ett musikarrangemang som redan har ägt rum. Eftersom störningen inte är pågående kan vi inte utreda ärendet vidare. Men, om vi vet att det är ett musikarrangemang som är återkommande kan vi planera in att utföra tillsyn nästa gång det ska ske.

Även om du bedömer att klagomålet kan hanteras enligt miljöbalken kan det ändå vara bra att ställa fler frågor om klagomålet innan du går vidare. Här kommer några exempel på vad du kan tänka på innan du skickar iväg information till fastighetsägaren och/eller kontaktar klaganden: • Nödvändiga uppgifter

Tänk igenom vilka uppgifter du behöver för att handlägga ärendet så effektivt som möjligt och för att få en klar bild vad klagomålet gäller. Lägg tid på detta moment eftersom det kan spara mycket tid i den fortsatta handläggningen. Vissa kommuner utformar särskilda blanketter eller e-tjänster som ska fyllas i av den som lämnar in klagomålet. I blanketten kan man förtydliga vilken information man vill ha in för att slippa komplettera uppgifterna i efterhand. Man kan också ha en lista över bra frågor att ställa till den som lämnar in klagomålet för att få så mycket information som möjligt, se exempel på ett frågebatteri från Miljösamverkan östra Skaraborgs som du hittar längre ner i avsnittet under användbara länkar.

Här är ett exempel på hur ett mejl kan se ut där vi begär in fler uppgifter från klaganden för att kunna handlägga ärendet:

Bedöm klago-målet

Vad

behöver du veta?

23

Vi kan även be den som klagar att lämna mer uppgifter om när störningen faktiskt sker innan vi startar ärendet. Det kan vi göra genom att be den som klagar fylla i en så kallad störningsdagbok. Den kan hjälpa oss att avgöra om störningen exempelvis är helt tillfällig eller ge oss en möjlighet att längre fram i handläggningen göra en inspektion på den tid då klaganden med störst sannolikhet upplever störningen. En störningsdagbok kan också vara bra om det finns oklarheter kring vad eller vem som orsakar störningen.

När du har alla uppgifter som du behöver kan du skicka vidare klagomålet till fastighetsägaren och begära återkoppling på den information du fått.

Exempel på mejl om att fler uppgifter behövs

Hej,

Miljökontoret har tagit emot ditt klagomål på buller. Det saknas dock information för att vi ska kunna handlägga ditt klagomål. Vi vill därför att du kompletterar med följande:

- På vilken adress bor du? - Vilken typ av buller störs du av och hur ofta?

Du behöver besvara frågorna ovan för att miljökontoret ska kunna handlägga ditt ärende. Vi vill ha ditt svar snarast, dock senast den datum år (tio arbetsdagar fram). _______________________________________________________

Om du inte får svar på ditt första brev, så kan du skicka om det men byta ut sista stycket mot följande:

Du behöver besvara frågorna ovan för att miljökontoret ska kunna handlägga ditt ärende. Om vi inte får svar senast den datum år (tio arbetsdagar fram) så kommer miljökontoret avsluta ärendet och inte starta någon handläggning av klagomålet du lämnat in.

Exempel på störningsdagbok

Klaganden fyller under en tvåveckorsperiod i när hen störs av lukt. Informera alltid om att vi vill att klagande fyller i störningsdagboken under en viss tidsperiod och att vi därefter vill ha tillbaka dagboken. Informera om att om vi inte får tillbaka den eller störningsdagboken inte är ikryssad så bedömer vi att det inte varit någon störning under perioden. Baserat på störningsdagboken kan vi sen göra en bedömning av hur ofta störningen sker eller få ett underlag till när vi kan göra en inspektion. Så här kan en ifylld störningsdagbok se ut:

Baserat på störningsdagboken vet vi nu att störningen sker i stort sett dagligen vilket innebär att störningen inte är helt tillfällig och att bäst tid för inspektion är mellan klockan 07:00 och 09:00.

Behövs störnings-dagbok?

24

Användbara länkar och dokument. Klicka på länken/rubriken för att komma till det dokument du är intresserad av.

• Miljösamverkan Västra Götaland handläggarstöd ”Klagomål på inomhusmiljö” från december 2015, Detaljerat flödesschema över handläggning av klagomål samt exempel på utskick till fastighetsägare (sid.14–15) hämtad 2019-10-17

• Göteborgs stad digital anmälningsblankett/e-tjänst för att anmäla klagomål på boendemiljö hämtad 2019-10-17

• Miljösamverkan östra Skaraborg Frågebatteri • Göteborg Störningsdagbok med svarsbrev

Tips - effektivisera när klagomål kommer in och vid en första bedömning

• Fokusera på bra information på webb och till kontaktcenter/kundtjänst Se till att ha bra information på er webbplats om hur ni hanterar frågor kopplade till boendemiljö. Ni kan då hänvisa personer dit för att få information. Om ni också har ett kontaktcenter/kundtjänst kan ni använda webben för att instruera dem hur de ska besvara frågor om inomhusmiljö och slipper ta fram separata rutiner för detta. Hämta inspiration genom att besöka andra kommuners hemsidor och börja med att ta fram information inom de områden ni får flest klagomål och frågor.

• Tydliggör miljökontorets roll från början Var tydlig redan när klagomålet kommer in vad miljökontoret kan och inte kan göra i det specifika klagomålet. Genom att klargöra vår roll som tillsynsmyndighet och vilka frågor som hanteras enligt miljöbalken så blir förväntningarna mer korrekta.

• Färdiga svarsfraser till vanliga frågor Gör färdiga svarsfraser till vanligt förekommande frågor. Ni kan antingen ha dem på er webb som frågor och svar eller skicka ut via mejl när frågan kommer in. På så sätt kan ni spara tid och få en samsyn i er arbetsgrupp. Börja med att diskutera med dina kollegor vilka frågor som är vanligt förekommande och hur ni brukar svara. Därefter kan ni börja ta fram färdiga svarsfraser som ni reviderar årligen.

Exempel på färdig svarsfras:

Hej,

Miljökontoret har tagit emot din fråga om vad det finns för regler för golvtemperaturer i en bostad. Riktvärden för golvtemperatur finns i Folkhälsomyndighetens allmänna råd om temperatur inomhus (FoHMFS 2014:17). Där framgår att golvtemperaturen inomhus inte ska vara under 16 grader.

25

Steg 2: Granskning och återkoppling Utredning/komplettering När du går vidare och meddelar fastighetsägaren bör du alltid ha ett sista datum för när du vill få återkoppling på klagomålet, med hänsyn tagen till hur allvarligt du bedömer att det är. Därefter behöver du som handläggare göra en bedömning av om du fått den återkoppling du behöver från fastighetsägaren/verksamhetsutövaren. Du avgör om du, baserat på uppgifterna du fått in, alternativt om du inte fått någon återkoppling, kan avsluta ärendet, behöver göra en inspektion eller behöver kräva in mer uppgifter. Här nedan följer några exempel på olika scenarier som du kan stöta på i steg 2: • Fastighetsägare redovisar utredningar som visar att det inte finns en

olägenhet Fastighetsägaren/verksamheten redovisar en utredning som visar att inga riktvärden överskrids. Kommunicera uppgifterna till klaganden och underrätta inför avslut. Du behöver inte göra en egen inspektion om fastighetsägaren redan anlitat en sakkunnig som visar att det inte är någon olägenhet.

• Fastighetsägare redovisar utredningar som visar att det finns en risk för olägenhet Fastighetsägaren/verksamheten redovisar en utredning som visar att riktvärden överskrids. Stäm av med fastighetsägaren vad de planerat att göra åt detta. Du kan förelägga dem att komma in med kostnadsförslag för att vidta åtgärden, alternativ förelägga om åtgärd direkt om kostnaden inte bedöms som oskälig. Du behöver inte göra en egen mätning om fastighetsägaren redan anlitat en sakkunnig och

resultatet visar att riktvärden överskrids. Handläggningstiden förkortas eftersom du snabbt kan komma till beslut. Eftersom du inte behöver göra en inspektion för att utreda behöver inte heller fastighetsägaren betala för inspektionstid.

• Fastighetsägaren redovisar att inga åtgärder kommer att vidtas Om fastighetsägaren inte kommer vidta några åtgärder och klaganden fortfarande säger att det finns en störning, behövs en inspektion för egen bedömning i ärendet.

• Informationen är bristfällig eller ingen återkoppling alls från fastighetsägaren Om du får bristfällig information eller inget svar alls från fastighetsägaren behöver du avgöra om du ska kräva in fler uppgifter med ett föreläggande eller om du ska göra en inspektion för att utreda klagomålet. Om du bedömer att en inspektion inte tillför något nytt så måste du tydligt motivera detta i ett beslut. Du kan även begära in information som du känner till finns men inte skickats in av fastighetsägaren.

Styr ärendegången Det är lätt att fastna i att man mejlar fram och tillbaka och begär återkoppling eller komplettering i detta steg. Det finns också en risk att fastighetsägaren och den som klagar inte är överens om vad som har hänt. Det är viktigt att som handläggare ta kontroll över ärendet och vara den som styr ärendegången.

Ta kontroll över

ärendet!

26

• Ha en strategi från början Förbered dig redan när du skickar ut information/kontaktar fastighetsägaren om klagomålet för nästa steg i handläggningen. Även om strategin kan behöva justeras beroende på vad som framkommer är det bra att ha en plan.

• Täta kontakter med den klagande Om du har en klagande som dagligen ringer/mejlar/besöker kontoret så kan du behöva vara tydlig mot personen att detta inte påskyndar handläggningen. Ett bra sätt kan vara att vara tydlig med att handläggningen förlängs av alla mejl och ökar arbetsbelastningen på förvaltningen. Be förslagsvis klaganden sammanfatta i ett mejl per vecka om det hänt något nytt i ärendet.

• Kopia för kännedom på alla mejlkonversationer Om fastighetsägaren skickar kännedomskopia på samtliga med klaganden kan det vara bra att tydliggöra för fastighetsägaren att detta tar mycket av din tid och kan leda till att avgifter måste tas ut. Be istället fastighetsägaren att sammanfatta relevant information och skicka en gång i veckan. Genom att vara tydlig med hur ofta du önskar information och hur du önskar få in den kan du själv ta kontroll över handläggningen och undvika att ärendet sväller ut.

Exempel på mejl till klagande

Miljökontoret försöker svara på mejl och samtal som kommer in så snabbt som möjligt. Handläggarna på förvaltningen får dock ett stort antal mejl och samtal i olika ärenden vilket gör att det kan dröja något innan du får svar. Vi hoppas du har förståelse för detta.

Vi har fått ett stort antal mejl från dig i ärendet. Att skicka mejl dagligen med liknande information gör inte att handläggningen går snabbare utan snarare tvärtom. Om du har flera synpunkter du vill framföra är vi därför tacksamma om du försöker sammanfatta dem i ett mejl och skicka det i slutet av veckan. Vi ber även att du försöker specificera vad som är nytt i ditt ärende. Information som du redan har framfört behöver inte vara med varje gång eftersom vi redan registrerat den.

Malmö

Miljöförvaltningen i Malmö har ett samarbete med några större fastighetsägare som ger förenklad ärendehantering. Den förenklade hanteringen innebär att de fastighetsägare som har ett bra arbete med inomhusmiljö har en överenskommelse med miljöförvaltningen. När ett klagomål kommer in från någon av dessa fastigheter startas inget nytt ärende på miljöförvaltningen utan klagomålet skickas direkt till en kontaktperson på fastighetsbolaget som ser till att problemet blir åtgärdat och återkopplar till miljöförvaltningen. Klagomålet blir enbart en anteckning i ett samlingsärende och fastighetsägaren betalar endast en samlad avgift varje år med en schablonavgift för varje klagomål. Detta blir billigare för fastighetsägaren, enklare och snabbare för den klagande och sparar tid för miljöförvaltningen. Detta fungerar mycket bra och sparar tid som istället kan användas för den riktade tillsynen.

Boende i aktuell fastighet återkopplar till miljöförvaltningen inom tre veckor om den inte är nöjd med åtgärderna, då startas direkt ett separat ärende. Detta kommuniceras tydligt till den boende. Fastighetsägaren återkopplar bara att de har tagit emot anmälan om de inte vill tillföra mer information.

27

Steg 3: Inspektion Syftet med inspektionen är att kunna göra en första kontroll och bedömning av klagomålet genom exempelvis en indikerande mätning. Inspektionen bör underlätta för dig att komma till beslut i ärendet. Det kan gälla beslut om att avsluta ärendet om inga brister hittas, eller, om brister konstaterats, kanske beslut om att ytterligare utredningar ska göras av sakkunnig på området eller att åtgärder ska vidtas av sakkunnig. Nedan följer några tips om hur du kan få ut största möjliga effekt av inspektionen. Förberedelser inför inspektion Val av tid För att kunna utreda ett klagomål så effektivt som möjligt behöver vi göra en inspektion just då den klagande upplever störningen. Inspektion av konstanta störningar, som fukt och mögel, kan göras när som helst på dagen. Men för klagomål om varierande störningar, till exempel lukt från matos från en restaurang, är det viktigt att inspektionen görs vid rätt tid, till exempel när restaurangen är öppen och lagar mat. Ett bra sätt att hitta en lämplig tidpunkt för inspektionen är att använda en störningsdagbok där klaganden fyller i tidpunkter för störningen under två veckors tid. Se exempel under Steg 1: Klagomål kommer in. Baserat på störningsdagboken kan du sedan välja tid för inspektionstillfället då sannolikheten för störningen är som störst.

Inspektionens innehåll Tänk på förhand ut vilka områden du ska titta på, och inkludera alla som kan påverka klagomålet. Vid klagomål på exempelvis fukt och mögel är det bra att inte enbart göra en fuktmätning utan även kontrollera ventilation, lukt, ytskikt etc. Ta med de instrument som du kan tänkas behöva, och se till att de fungerar och att du vet hur de används. Det är bra att ha en checklista med frågor att ställa vid inspektionen. Ta fram checklistan i förväg och markera vilka områden du ska kontrollera.

Deltagare vid inspektionen Både ur säkerhetssynpunkt och för att fördela arbetet kan det vara bra med två inspektörer. Ska fastighetsägaren/fastighetsskötaren vara med? Om klaganden inte motsätter sig det, kan detta vara ett effektivt sätt att diskutera eventuella brister och mätresultat vid inspektionen. Ni har också upplevt situationen samtidigt.

Användbara länkar och dokument. Klicka på länken/rubriken för att komma till det dokument du är intresserad av.

• Miljösamverkan Västra Götaland handläggarstöd ”Klagomål på inomhusmiljö” från december 2015, Checklista för första inspektion (sid.10–12)

• Miljösamverkan östra Skaraborg Checklista bostadstillsyn

Vad ska inspektionen

innehålla?

28

På plats Börja inspektionen med att be klaganden identifiera störningen, exempelvis genom att fråga ” Känner du lukten du störs av just nu?”. Gå igenom checklistan och eventuella frågor med klaganden. Anteckna alla mätvärden och fotografera sådant som trasiga ytskikt och mikrobiell påväxt. Detta underlättar både vid diskussion med fastighetsägaren och med kollegor på kontoret. Tänk på att inte fotografera personer eller något som gör att den boende kan identifieras. Vid inspektionen behöver du inte ge besked om hur ni går vidare eller vad mätresultatet säger. Ge inte bedömningar eller besked på plats om du inte är säker att beskedet står fast.

Steg 4: Bedömning beslut om åtgärd eller avslut Att komma till beslut Miljökontoret är enligt 23 § förvaltningslagen ansvarigt för att ett klagomål blir tillräckligt utrett. Hur mycket utredning som behövs

samt vilka uppgifter vi behöver få in i ärendet är en bedömningsfråga. Vi ska inte utreda överdrivet mycket men inte heller för lite utan tillräckligt. Ett viktigt steg i handläggningen av ett ärende är att ta beslut. Enligt 32 § förvaltningslagen måste alla beslut motiveras, det vill säga ha stöd i miljöbalken.

I vissa fall krävs inget formellt beslut. Det kan vara så att fastighetsägaren redan påbörjat åtgärder och lämnat in en tidsplan som vi bedömer är rimlig, och som gör att den som klagat inte längre vidhåller sitt klagomål. Det kan också vara så att när vi kontaktar de som orsakar störningen så är de villiga att omedelbart vidta åtgärder så att olägenheten upphör. Det behövs då ingen inspektion så länge vi följer upp att störningen upphört. Om alla parter är nöjda med de vidtagna åtgärderna kan handläggningen avslutas genom att detta dokumenteras i en tjänsteanteckning. Av tjänsteanteckningen bör det framgå att tillräckliga åtgärder är vidtagna och att den klagande inte längre vidhåller sitt klagomål. Det krävs delegation för en sådan åtgärd, det är en typ av beslut eftersom den innefattar en bedömning i ärendet (händelsekod/ärendekod i ärendehanteringssystemet om beslut att avsluta ärende). Alternativt kan i ett ärende där alla parter är nöjda ett mycket kort formellt beslut skrivas och skickas för kännedom till parterna. Som huvudregel kan ett gynnande beslut inte överklagas. Besvärshänvisning kan, när beslutet inte uppenbart går någon part emot, utelämnas.

Det finns många fördelar med att ha ett skriftligt beslut i klagomålsärenden. I ett beslut blir det tydligt för båda parter, den klagande och fastighetsägaren, vad miljökontoret kräver och inom vilken tid. Det samma gäller om en annan handläggare tar över ett klagomålsärende. Ett beslut är också rättssäkert, eftersom det kan överklagas. Om fastighetsägaren meddelar att åtgärder ska göras

Tips: bestäm antal inspektioner i förväg

Gällande fukt och mögel så bör det räcka med en inspektion eftersom störningen är konstant och inte varierar över tid. Vid klagomål på lukt som kan vara tillfällig kan man utgå från störningsdagbok och sedan göra exempelvis två inspektioner om det inte luktar vid första tillfället. Om vi gör många inspektioner så blir handläggningen förlängd och mer kostsam för fastighetsägaren. Efter att åtgärder har gjorts som kan ha förändrat situationen kan det bli aktuellt med återinspektion om klaganden inte är nöjd.

Ta foton!

Beslut påskyndar handlägg-

ningen

29

men inte omedelbart fullbordas kan ett beslut hjälpa oss att bedöma om tiden är rimlig samt följa upp för att se att åtgärder faktiskt blir gjorda. Om det inte finns ett formellt beslut är risken större att handläggningen drar ut på tiden, om fastighetsägaren exempelvis inte gör åtgärd.

Ett formellt beslut är också ett rättssäkert sätt att avsluta ett ärende. Den klagande kan läsa miljökontorets motivering till att avsluta ärendet och kan, om beslutet går den klagande emot, överklaga beslutet. Att ha ett beslut om avslut kan också underlätta om samma klagomål kommer in igen en kort tid efter att du avslutat det. Vi kan då hänvisa till tidigare beslut och eventuellt avvisa klagomålet. Det är även bra att känna till att det i förvaltningslagen (12 §) framgår att en klagande får begära att myndigheten ska avgöra ärendet om det inte avgjorts senast inom sex månader. Detta ställer krav på oss som myndighet att hantera ärenden skyndsamt och att se till att driva ärenden framåt. Innan en myndighet fattar ett beslut i ett ärende ska den normalt underrätta den som är part om allt material av betydelse för beslutet och ge parten tillfälle att inom en bestämd tid yttra sig över materialet. Myndigheten får dock avstå från sådan kommunikation, om det kan antas att det annars skulle bli avsevärt svårare att genomföra beslutet, eller ett väsentligt allmänt eller enskilt intresse kräver att beslutet meddelas omedelbart. Myndigheten bestämmer hur underrättelse ska ske. Underrättelse får ske genom delgivning.

Motivera beslut om utredning eller åtgärder När du beslutar att en fastighetsägare ska göra en utredning eller vidta en åtgärd behöver det motiveras. Motiveringen ska innehålla uppgifter om vilka föreskrifter som har tillämpats och vilka

omständigheter som är avgörandeför miljökontorets ställnings-tagande. Du ska inte ställa krav på fler utredningar eller åtgärder än vad som behövs. Här är det viktigt att inte påverkas av om klaganden eventuellt efterfrågar extra utredningar/åtgärder. Kom ihåg att du ska styra handläggningen, men också klargöra varför utredning eller åtgärd krävs eller inte krävs. Detta ska baseras på om du bedömer att det finns en risk för olägenhet för människors hälsa. Om sådan risk inte bedöms finnas ska krav inte ställas på utredning och åtgärd utan istället avslutas ärendet. Motiveringen bör ta upp om du gjort en inspektion och hur du bedömde situationen, om mätningar utfördes eller om rapporter kommit in från sakkunniga som visar att det finns risk för eller är en olägenhet för människors hälsa.

Att avvisa tidigare handlagda klagomål Det händer att klagomål kommer in till miljökontoret där det kanske för bara några månader sedan fattats beslut om att avsluta ärendet. Om inget nytt har tillkommit i detta ärende som ändrar tidigare ställningstagande kan du avvisa klagomålet. Du meddelar då att ärendet redan är handlagt och att inget nytt har tillkommit. Rekommendationen från jurist är att bara använda detta förfarande i undantagsfall och istället hellre avsluta ärendet utan åtgärd eftersom det redan har prövats och inget nytt har framkommit. Fundera på hur ni gör på ert kontor.

Motivera ditt

beslut

30

Beslut om avslut utan vidare åtgärd När du utreder ett klagomål kan du komma fram till att klagomålet inte är någon olägenhet för människors hälsa. Det kan vara genom en indikerande mätning av buller där resultatet är att att inga riktvärden överskrids, att redovisningar från sakkunniga kommit in som visar att riktvärden inte överskrids eller att det inte går att känna någon störande lukt vid inspektion. I dessa fall bör ett beslut om avslut som klaganden kan överklaga fattas. I beslutet är det viktigt att motivera varför du bedömer att det inte är en olägenhet och även motivera varför det exempelvis inte leder till krav på fler åtgärder. Du bör även motivera varför din inspektion är representativ för att utreda störningen. Ett bra motiverat beslut gör det tydligt för klaganden varför inte mer görs och det blir tydligt vid ett överklagande till högre instans hur miljökontoret bedömt situationen. Ibland kan även ett beslut om avslut fattas när du bedömer att det kan vara en risk för olägenhet men att det är orimligt

att ställa krav på fler åtgärder. Det kan vara så att åtgärden är väldigt dyr och ger liten effekt.

Exempel på tidigare handlagt klagomål

Miljökontoret har för två månader sedan handlagt ett klagomål på buller från en fläkt. Fastighetsägaren redovisade då uppgifter från sakkunnig som visade att inga riktvärden överskrids. Klaganden kommer återigen in med klagomål på samma sak och meddelar att det är samma störning som tidigare. Miljökontoret kontaktar fastighetsägaren via mejl för att fråga om de gjort någon förändring med fläkten och får svar att ingen förändring har gjorts. Miljökontoret bedömer att det inte hänt något som gör att vi ska ändra vårt ställningstagande och avvisar klagomålet med ett beslut.

Exempel på mejl om påminnelse/avslut Hej, Vi ser positivt på att ni vill utföra åtgärder/undersökningar angående……. och att ni ser allvaret i ärendet. Dock behöver vi en avstämning angående …. för att komma vidare i ärendet. Vi förväntar oss återkoppling om detta senast den dag månad. Om ni inte kommer in med uppgifterna till utsatt datum kan vi komma att förelägga er om att redovisa uppgifterna. Ni är välkomna att höra av er med frågor. ______________________________________________________

Hej, Miljökontoret har tidigare varit i kontakt med dig gällande ett klagomål på X. Vi har fått information av din fastighetsägare att problemet nu är åtgärdat. Miljökontoret har försökt nå dig via telefon och mejl mellan den X-X datum för att stämma av om störningen upphört. Vi har, trots upprepade försök, inte fått svar från dig. Vi utgår därför från att problemet har upphört och överväger därför att avsluta klagomålet hos oss. Innan vi tar beslut har du möjlighet att lämna synpunkter. Vi vill ha dina synpunkter senast den datum år.

31

Tips gällande bedömning och att ta beslut

• Praxis Ta hjälp av domar och praxis när du skriver beslut. Det kan finnas domar som redan avgjort sakfrågan och som du kan använda dig av för inspiration och vägledning när du skriver ditt beslut. Genom att läsa domar kan du lära dig hur en motivering kan se ut och vad man bör tänka på.

• Att ta beslut och sluta påminna om efterfrågade uppgifter inte kommer in I en del ärenden kan handläggningstiden bli lång för att man vid upprepade tillfällen påminner fastighetsägaren eller klaganden att komma in med uppgifter utan att dessa kommer in. Varje gång du påminner, oavsett om det är via mejl eller telefon, bör du diarieföra detta. Då blir det tydligt hur många gånger vi efterfrågat uppgifter vid ett eventuellt beslut.

• Att komma vidare och granska materialet som kommit in I en del ärenden känns det som man har gjort ett flertal utredningar och fått in mycket information från både klaganden och fastighetsägaren. Ärendet kan ha varit pågående länge utan resultat. Det kan då vara bra att stanna upp och gå tillbaka till vad klagomålet gällde och vad som kommit in. Försök klargöra om det saknas något eller om ärendet är tillräckligt utrett för att du ska komma till beslut (gäller både beslut om utredning/åtgärd eller avslut). Klargör vilka uppgifter du vill ha in och sätta ett sista datum för detta. Var noga med att följa upp kort efter utsatt tid och att ta beslut om inga uppgifter kommit in.

32

Steg 5: Uppföljning De ärenden som är beslutade med en åtgärd ska alltid följas upp för att se hur det har blivit för klaganden efter att åtgärden har vidtagits. Enklare åtgärder kan följas upp administrativt, exempelvis genom att foton skickas in till miljökontoret per mejl. Mer omfattande eller tekniskt komplicerade åtgärder ska alltid följas upp med ett besök hos klaganden för att se att åtgärden är vidtagen. Därefter ska du bedöma om åtgärden haft avsedd effekt eller om olägenheten för klaganden kvarstår. I vissa fall kan felaktig eller otillräcklig åtgärd ha vidtagits av fastighetsägaren. Är åtgärden inte tillräcklig så får fastighetsägaren fortsätta med ytterligare åtgärder för att avhjälpa olägenheten. I andra fall kan klaganden vara missnöjd med vidtagen åtgärd och kan eventuellt kräva mera åtgärder. Du får bedöma vad som lagmässigt kan krävas genom att härleda till allmänna råd, vad som är tekniskt möjligt samt vilka kostnader åtgärderna medför. Eventuellt kan du behöva hoppa tillbaka till Steg 4: Bedömning beslut om åtgärd eller avslut i handläggningen. Har åtgärden vidtagits på korrekt sätt och ingen olägenhet kvarstår meddelas både fastighetsägaren och klaganden att den vidtagna åtgärden är tillräcklig, att det inte längre är olägenhet för människors hälsa och att ärendet avslutas.

Beslut med vite Ett beslut med vite kan bli aktuellt om ett tidigare beslut om åtgärder inte efterlevts. Om det är särskilt angeläget att få fastighetsägaren att rätta sig efter ett beslut kan det vara lämpligt att direkt förena ett beslut med vite. Enligt viteslagen kan myndighetsbeslut förenas med vite. Det måste dock framgå av speciallagstiftningen att denna möjlighet finns. I miljöbalken finns en sådan bestämmelse. Har man redan tidigare beslutat om ett föreläggande utan vite måste detta ha

vunnit laga kraft innan nytt beslut med vite fattas i samma sak. Detta är inte direkt uttalat i lag men i rättspraxis har man gjort den bedömningen. Det kan innebära att om man först förelagt utan vite och det beslutet överklagas kan det ta lång tid innan nytt beslut med vite kan fattas. Ett beslut som förenas med vite innebär att den enskilde blir skyldig att betala ett belopp till staten om denne inte rättar sig efter beslutet. Detta efter det att beslutsmyndigheten ansökt till domstolen om vitets utdömande.

Det ska framgå hur stort vitesbeloppet är med hänsyn till vad som kan antas förmå adressaten att följa förbudet eller föreläggandet. Vitet ska förmå den enskilde att följa föreläggandet och bör därför ställas i proportion till den kostnad det skulle innebära att vidta rättelsen med hänsyn tagen till adressatens ekonomiska förhållanden. Du ska alltid utgå ifrån hur stor påtryckning som behövs i det enskilda fallet. Du ska också göra en bedömning av angelägenhetsgraden när du bestämmer vitesbeloppet.

Miljökontoret behöver inte i detalj kartlägga den enskildes ekonomi och förhållanden i övrigt utan kan utgå från förhållanden som är lätta att konstatera. Beloppet ska sättas så att det inte understiger kostnaden för den föreslagna åtgärden eller den vinst eller besparing som en verksamhetsutövare normalt kan göra genom att inte uppfylla föreläggandet. Om flera personer ska föreläggas vid vite ska ett vitesbelopp fastställas för var och en av dem.

Vitet ska fastställas med ett bestämt belopp i pengar och beror alltid på de specifika omständigheterna i det enskilda fallet. Vitesbeloppets storlek kan komma att jämkas av en överprövande instans. Domstolen kan också jämka beloppet vid ansökan om vitets utdömande om tillsynsmyndigheten anser att det finns fog för det.

Har åtgärden

haft avsedd effekt?

33

Ett vitesföreläggande, där ett vite dömts ut på grund av att ett beslut inte följs, kan efter en viss tid förnyas i ett nytt beslut med ett förhöjt vite, om så skulle behövas.

Förbud Det finns en möjlighet att fatta beslut om förbud enligt miljöbalken att hyra ut bostaden om de åtgärder som behövs för att begränsa eller motverka skada på miljön eller människors hälsa inte utförs eller tar tid att genomföra. Om det är nödvändigt får myndigheten förbjuda att fastighetsägaren hyr ut bostaden tills bristerna åtgärdats. Förbuds-möjligheten är det mest ingripande medlet mot en verksamhet och bör användas endast i undantagsfall.

Tvångsförvaltning Tillsynsmyndigheten eller en hyresgästförening kan ansöka hos Hyresnämnden om tvångsförvaltning om fastigheten visar brister på grund av eftersatt underhåll eller annan ej godtagbar förvaltning. Hyresnämnden beslutar om tvångsförvaltning enligt Bostadsförvaltningslagen, 1977:792, 8 §12.

Inskrivning i Lantmäteriets fastighetsregister I Lantmäteriets register finns aktuell information om alla fastigheter i Sverige. Informationen används ofta yrkesmässigt vid till exempel fastighetsförsäljning. Förelägganden och förbud enligt miljöbalken är en form av anteckning som kan registreras i fastighetsregistret av Fastighetsinskrivningen. Lär mer om hur du går till väga att skicka in en anteckning till Fastighetsinskrivningen på Lantmäteriet13.

12 https://www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/bostadsforvaltningslag-1977792_sfs-1977-792 hämtad 2019-10-17

Steg 6: Beslut om avslut När ett ärende avslutas bör den klagande alltid meddelas skriftligen. Vid ett positivt besked, det vill säga om beslutet överensstämmer med den klagandes önskemål anger du kortfattat på vilka grunder beslutet fattats samt lagstöd.

Vid det omvända, det vill säga att avslutet innehåller ett negativt besked för den klagande, är det viktigt att ge mycket tydlig motivering, till exempel genom att ange datum för varje specifik händelse och återge vad som föranlett nästa steg från miljökontorets sida. Vid ett negativt besked kan den klagande vilja överklaga beslutet och om vi redan gjort en utförlig motivering sparar vi tid när vi lämnar ärendet vidare till Länsstyrelsen.

13 https://www.lantmateriet.se/sv/Fastigheter/Fastighetsinformation/ hämtad 2019-10-17

Kort summering

• Steg 1: Bedöm om klagomålet kan handläggas och om det finns tillräckligt med uppgifter.

• Steg 2: Granska och be om återkoppling. Ska du begära utredning, göra en inspektion eller avsluta ärendet?

• Steg 3: Inspektion. Bedöm om det finns brist/olägenhet. • Steg 4: Kom till beslut om åtgärd eller avslut. • Steg 5: Följ upp om åtgärderna fått avsedd effekt och

olägenheten avhjälpts. • Steg 6: Skriv beslut om att ärendet avslutas.

34

Huvudmän Länsstyrelsen Halland och kommunerna i länet Adress Region Halland, Avd. för regional samverkan, Box 517, 301 80 Halmstad Webbplats www.regionhalland.se/miljosamverkan

Utvecklare Malin Andersson 035-17 98 39 malin.n.andersson@regionhalland.se

Huvudmän Länsstyrelsen i Västra Götaland och kommunerna i länet Adress Länsstyrelsen i Västra Götalands län, Miljöskyddsenheten, 403 40 Göteborg Webbplats www.miljosamverkanvg.se

Projektledare Maria Andersson 010-224 43 33 maria.o.andersson@lansstyrelsen.se Malin Karlsson 010-224 44 81 malin.k.karlsson@lansstyrelsen.se Hillevi Upmanis 010-224 53 28 hillevi.upmanis@lansstyrelsen.se Jorge Pena 010-2245370 jorge.pena@lansstyrelsen.se

35

Bilagor

Tips vid beslutsformuleringar Här ger vi exempel på de viktigaste rubrikerna och vad man bör tänka på att få med i varje stycke för att kunna skriva ett bra beslut:

• Huvudrubrik Förutom allmän information så som exempelvis diarienummer, delegeringsnummer och kontaktuppgifter, behövs en huvudrubrik som ska vara kort och spegla ärendet som dokumentet hör till. Exempel på bra rubrik: Brister i inomhusmiljön i lägenhet xxx på xxx AB:s fastighet xxx

• Beslut Rubriken används alltid när delegationsbeslut tas och i förslag till beslut till nämnd. Under rubriken ”beslut” bör även information om eventuellt vite vara med samt om beslutet ska gälla direkt och rätten att överklaga beslutet.

• Redogörelse för ärendet/bakgrund Redogör kortfattat för vad som har hänt i kronologisk ordning från det att klagomålet kom in, inspektion gjordes, yttranden osv. Syftet är att förmedla en tydlig bild av hur vi som myndighet uppfattar bakgrunden till ärendet. Mottagaren får också chansen att kontrollera att vi uppfattat allt rätt och har all information som är nödvändig för att göra en bedömning och ta beslut. Redogörelsen ska vara saklig och fri från värderingar och bedömningar. Ta inte med de uppgifter som inte har betydelse för beslutet. Vid en eventuell överklagan kan överinstansen lättare sätta sig in i ärendet.

Exempel

Miljöförvaltningen beslutar att fastighetsägare/verksamhetsutövare, persnr/orgnr ska göra följande:

1. Utföra kontroll över……. 2. Redovisa mätningar för…….

Detta ska vara gjort x-antal dagar/veckor/månader efter att ni har tagit del av detta beslut.

Alt 1: Beslutet gäller med ett vite på xxx kronor om beslutet inte följs.

Alt 2: Beslutet gäller med ett löpande vite på x kronor för varje gång miljöförvaltningen konstaterar att beslutet inte följs.

Om ni inte följer beslutet kan miljöförvaltningen komma att begära utdömande av vitet. Ni får då betala xxx kr.

Beslutet gäller omedelbart även om det överklagas.

Ni har rätt att överklaga detta beslut. Information om hur du/ni kan överklaga detta beslut finns i bilaga x.

36

• Skälen för miljöförvaltningens beslut Beskriv hur vi kommit fram till bedömningen, att till exempel bullersituationen är en olägenhet för människors hälsa. Kommentera och bemöt invändningar och påståenden från de berörda. Motivera hur vi kommit fram till försiktighetsmått och andra krav, och varför vi anser att kraven är ekonomiskt rimliga jämfört med nyttan. Ange sammanfattningsvis att miljöförvaltningen anser att det här finns en olägenhet för människors hälsa och att det är skäligt att kräva åtgärder i form av ett föreläggande mot fastighetsägaren/ verksamhetsutövaren. Om beslutet gäller omedelbart, motivera varför.

• Fortsatt handläggning Här beskriver vi vad som kan hända i ärendet framöver. Exempel på formuleringar: När vi har fått in din komplettering i ärendet kommer vi att…När tiden för åtgärder har gått ut kommer vi att …

Därefter kommer …Om du inte vidtar åtgärder enligt detta beslut kan miljöförvaltningen överväga att besluta…

• Avgift Här informerar vi om vilken avgift som kommer att tas ut för handläggning av ärendet. Hänvisa gärna till den lagstiftning som gäller om att vi får ta ut en avgift. Komplettera gärna rubriken med vad avgiften gäller. Exempelvis avgift för ansökan eller avgift för handläggning. Det kan även vara bra att beskriva vad vi tar betalt för.

• Delgivning Ange vilken delgivningsmetod som ska användas. Ibland kanske det är effektivare med delgivningsman direkt istället för till exempel mottagningskvitto om man från början vet med sig att till exempel fastighetsägaren är svår att nå.

Exempel avgift

Vi kommer att fatta beslut om en avgift för handläggningen av detta ärende. Avgiften per timma är xxx kr. Handläggningen har tagit x timmar. Avgiften för hela ärendet blir då xxx kr. Vi kommer att skicka en separat faktura som samtidigt är ett beslut om avgift.

Avgiften tas ut enligt den taxa för prövning och tillsyn enligt miljöbalken som gäller i den aktuella kommunen. Taxan är antagen med stöd av 1 och 3 § kap. 27 miljöbalken.

Exempel på delgivningsmetoder

Förenklad delgivning

Mottagningskvitto

Rekommenderat brev

Personlig delgivning

Delgivning via delgivningsman

Välj en av dessa delgivningsmetoder

37

Ibland behöver fler än den som är huvudmottagare av ett beslut kunna överklaga det. Då måste de också delges och få en överklagningshänvisning. Deras adresser kan läggas in under rubrik ”delge”. Huvudadressaterna ska inte vara med här.

Vill du även att andra berörda ska få ta del av beslutet men som inte är part i ärendet kan du skriva in dessa till exempel under rubriken ”kopia”. Detta kan vara entreprenörer, bygglovshandläggare eller hyresgästföreningen.

Du kan även lägga med en rubrik ”bilagor” vid behov, bilagor kan exempelvis vara överklagningshänvisning, mottagningskvitto, foton eller utlåtanden.

Användbara dokument och information om hur du kan formulera bra beslut. Klicka på länken för att komma till det du är intresserad av.

• Språkrådet: http://www4.sprakochfolkminnen.se/klarsprakstest/resources/kommentarer1.pdf hämtad 2019-10-17

• Miljösamverkan Sverige: http://www.miljosamverkansverige.se/Sv/projekt-och-rapporter-/naturvard/hl-stod-starkt-gron-tillsyn/beslut/Sidor/default.aspx hämtad 2019-10-17

• Naturvårdsverket- Tillsyn- och föreskriftrådet: https://www.naturvardsverket.se/Documents/publikationer6400/tofr-beslut-miljobalken-2013-03.pdf?pid=9896 hämtad 2019-10-17

• Miljösamverkan Västra Götaland: http://www.miljosamverkanvg.se/Sv/projekt-och-rapporter/metodik,-juridik-och-planering/Pages/vagledning-om-sanktionsarenden.aspx hämtad 2019-10-17

38

Prioritera och visualisera

En målsättning med projektet Effektiv bostadstillsyn har varit att också ge visst prioriteringsstöd. Det görs i denna bilaga i form av exempel från ett par kommuner på hur prioriteringen kan ske i praktiken och vilka principer som kan ligga till grund för den. Prioriteringsgrunderna är bara exempel på hur prioriteringen kan göras och förutsättningarna ser olika ut i olika kommuner beroende på storlek, boendestruktur, geografi med mera. Använd därför inte exemplen rakt av utan resonera först kring hur det ser ut hos er.

Även visualisering av klagomålshanteringen kan bidra till effektivitet genom att det är lättare att hålla sig att till en strategi när man ser den framför sig. Exemplet från Borås miljöförvaltning ger exempel på ett sådant arbetssätt. --------------------------------------------------------------------------------

Exempel: Malmös miljöförvaltning - Prioriteringsmatris - Att aktivt prioritera vilka ärenden som ska hanteras först

Malmö har ca 330 000 invånare och till miljöförvaltningen kommer det in många klagomål på boendemiljö. För att de ska lägga tid där det gör mest nytta har de tagit fram något som kallas prioriteringsmatris. Med hjälp av detta verktyg planerar de internt hur snabbt de behöver komma ut på inspektion och när de ska försöka lösa klagomålet med rådgivning. Prioriteringsmatrisen är ett verktyg som förvaltningen arbetat fram i Excel för att kunna göra en prioritering av inkomna bostadsklagomål. De får en bra grund för vilka klagomål de ska hantera mer skyndsamt och vilka de, så långt det är möjligt, kan lösa

med rådgivning. De reviderar matrisen med jämna mellanrum och den är ett levande dokument. Handläggarna går tillsammans igenom hur de ska prioritera olika ärenden och om de behöver göra någon förändring. Matrisen är väl förankrad hos chefen som är insatt i hur de prioriterar. Beskrivning av matrisen Prioriteringsmatrisen utgörs av en Excel-fil. I filen listas olika typer av klagomål, såsom på fukt/mögel, buller, skällande hundar. Dessa klagomålstyper poängsätts sedan enligt olika kategorier såsom varaktighet och fysisk och psykisk hälsopåverkan. Baserat på hur höga poäng en ärendetyp fått så avgör det hur en sådan ärendetyp ska prioriteras om klagomål kommer in. Matrisen är färgkodad i rött, gult och grönt baserat på vilka poäng en viss ärendetyp fått. Röda ärenden har fått höga poäng och ska prioriteras direkt. Gula ärenden, som fått medelhöga poäng, kräver tillsyn men är inte lika akuta som röd kategori. Gröna ärenden har fått lägre poäng och bör kunna lösas med rådgivning och utan tillsyn. När klagomål kommer in som faller i röd kategori gör handläggaren en inspektion direkt. Fastighetsägaren informeras inte om klagomålet innan inspektion. Inspektionen görs för att snabbt avgöra om det rör sig om en olägenhet eller inte. Om handläggaren bedömer att en olägenhet föreligger kan hen snabbt förelägga fastighetsägaren om åtgärder och handläggningstiden förkortas. När klagomål kommer in som hamnar i gul kategori krävs en tillsynsinsats. En inspektion görs inom två månader i samband med en så kallad tillsynsdrive, där en heldag avsätts för inspektioner. Vid

39

inspektionerna avgörs om störningen är en olägenhet och om fastighetsägaren blir tvungen att vidta åtgärder. Klagomål som faller i grön kategori kräver oftast enbart rådgivning via telefon, men även dessa ärenden kräver ibland inspektion på plats. En fördel med arbetssättet är att handläggningstiden förkortas och insatser sätts in där det är mest risk för olägenhet. Detta bidrar till att tillsynen känns mer meningsfull. Genom att vara trygg i hur ärenden ska prioriteras minskas risken för att handläggare ska hantera alla klagomål som akuta. I Malmö är de nöjda med detta arbetssätt och tycker fler kommuner ska se över hur de prioriterar de bostadsklagomål som kommer in. En bra start är att diskutera hur man bör prioritera ärenden för att skapa samsyn mellan handläggare på förvaltningen. Halmstads kommuns miljöförvaltning I Halmstads kommun hanterar miljöförvaltningen de inkommande klagomålen genom att först bedöma om de är brådskande eller inte. I brådskande ärenden (till exempel fukt/mögel som uppkommit plötsligt och där boende upplever hälsobesvär, avsaknad av värme vintertid) behövs snabb kontakt med hyresgäst och fastighetsägare för att kunna göra inspektion. Ej brådskande – blanketter för anmälan skickas till hyresgäst. 1. Felanmälan till hyresvärd om problem i inomhusmiljön. Hyresgäst fyller i och skickar sedan till hyresvärd. 2. Anmälan till miljöförvaltningen om problem i inomhusmiljön. Skickas till miljöförvaltningen om hyresgästen inte hört något från hyresvärden på två veckor eller om hyresgästen inte är nöjd med de

åtgärder som vidtagits, det vill säga om inomhusmiljön fortfarande är en olägenhet för hälsan. Exempel: Borås miljöförvaltning- Klagomålstavla- ett sätt att effektivisera klagomålshantering Borås kommun har ca 110 000 invånare och till miljöförvaltningen kommer det in ca 50 klagomål kopplade till bostäder per år. Sedan 2014 har miljöförvaltningen arbetat mer strukturerat med klagomål och med att visualisera arbetet med en så kallad tavla för klagomål. På klagomålstavlan är de olika stegen i en handläggning av klagomål uppritade. Samtliga ärenden som är pågående finns med på tavlan och flyttas runt beroende på i vilket handläggningsskede de befinner sig i. På tavlan finns även röda magneter som markerar vilka ärenden som ska faktureras. Anledningen till att arbetet påbörjades var att miljöförvaltningen hade många pågående klagomålsärenden. Ärenden bevakades på olika sätt genom ”att-göra-listor”, kontroll i Ecos och ärendelistor och i huvudet på handläggaren. Genom att börja hitta bra sätt att visualisera klagomålen kunde de få bättre överblick över vilket skede ett klagomål befann sig i och börja beta av pågående ärenden. Effekten av arbetet märktes snabbt och på ett år minskade antalet pågående ärenden med 75 procent. Klagomålstavlan har blivit en naturlig del i det dagliga arbetet. Varje vecka hålls avstämningsmöten vid tavlan. Handläggarna kan då gemensamt komma fram till vilka ärenden som behöver prioriteras. Även om ärenden fortfarande har en specifik handläggare så är känslan att det mer är ett gemensamt ansvar för de ärenden som

40

kommer in. Vid semestertider eller vid sjukdom är det också enklare att veta var i processen ett ärende är och det gör handläggningen mindre sårbar. Genom att testa ett nytt arbetssätt för att effektivisera hantering av klagomål och utvärdera efterhand har Borås hittat en metod som passar dem. Arbetssättet upplevs också vara något som

fastighetsägare, klagande och handläggare tjänar på genom att det blir tydligt för alla i vilket skede ärendet är. Miljöförvaltningen har fått en snabbare handläggning av klagomål och en bättre överblick över pågående ärenden. Genom att visualisera ett ärendes gång och aktivt flytta ärenden på tavlan kan handläggare enklare se sina framgångar och få motivation i detta.

Miljöförvaltningen i Borås Klagomålstavla.

41

Begreppsförklaring

Projektgruppen har försökt att förklara begrepp som är kopplade till bostadstillsynen, se nedan. Listan är inte komplett.

• Miljökontor: Synonymer är miljöförvaltning, miljö- och hälsoskyddsförvaltning, miljö- och hälsoskyddskontor, miljöförbund, miljö- och byggnämnd etc.

• Handläggning: Avser alla de åtgärder som vidtas från det att ett ärende inkommer till dess att det avslutas eller beslut fattas. • Uppsökande tillsyn: Vid uppsökande tillsyn arbetar man förebyggande. Den uppsökande tillsynen kan delas upp i två metoder, dels riktad

bostadstillsyn och dels tillsyn på fastighetsägarens egenkontroll. • Riktad bostadstillsyn: Vid riktad bostadstillsyn väljer miljökontoret på eget initiativ metodiskt ut flerbostadshus att besöka för att kontrollera

inomhusmiljön. • Händelsestyrd tillsyn: Den tillsyn som genomförs efter att ett klagomål har inkommit/anmälan om olägenhet har skett till miljökontoret • Fastighetsägarens egenkontroll: Egenkontrollen som regleras i miljöbalken (26 kap. 19 §) är ett förebyggande arbete där verksamhetsutövaren

fortlöpande ska planera och kontrollera sin verksamhet för att motverka och förebygga hälsoproblem eller skador på miljön. Egenkontrollen är ett ständigt pågående arbete som noga ska planeras, genomföras, följas upp och kontinuerligt förbättras.

• Checklista: En ”att göra” -lista med punkter och frågor som ska ge stöd vid tillsyn för att effektivera arbetet. Checklistan är en hjälp för att inte missa viktiga undersökningsmoment och frågor att ställa på plats som ska underlätta efterkommande bedömning.

• Kontaktcenter/Kundtjänst: En stödfunktion som ett företag eller organisation erbjuder sina kunder (dem de är till för). Det handlar ofta om att ge information och/eller vägledning samt ta emot klagomål och synpunkter.

• Flerbostadhus: Flerbostadshus är bostadshus med minst två våningar och minst tre bostadslägenheter, där lägenheter ligger ovanpå varandra. (källa: Boverket)

• Miljö- och hälsonytta: Åtgärder som minskar belastningen på miljön och/eller leder till att människors hälsa förbättras. Människors hälsa och miljön ska skyddas mot skador och olägenheter oavsett om dessa orsakas av föroreningar eller annan påverkan. Detta kan uppnås genom att arbeta för att nå miljöbalkens syfte, främja en hållbar utveckling och nå de miljömål som riksdagen fastställt.

• Praxis/rättspraxis: Ett samlingsbegrepp för de rättsliga avgöranden i framförallt domstolar, som anses vara en rättskälla och utgör vägledning för avgöranden av kommande liknande fall. Ett rättsfall vars avgörande blir rättspraxis kallas prejudikat.

42

• Brist/avvikelse: Tillsynsmyndigheten bedömer vad som är en brist/avvikelse utifrån de krav och stöd som finns i lagstiftning med tillhörande författningar, föreskrifter och olika myndigheters allmänna råd. Ett sätt att definiera allvarlig brist kan vara sådana brister som den operativa tillsynsmyndigheten bedömer kräver åtalsanmälan och/eller förelägganden.

• Riktvärde: Vid ett överskridande av ett riktvärde är verksamhetsutövaren skyldig att vidta åtgärder för att korrigera överskridandet och förhindra att ett överskridande upprepas.

43

Lagstöd Projektgruppen har försökt att sammanställa den lagstiftning som hör till handläggningen av bostadstillsyn och klagomål, se tabellen nedan. Lagstiftningen är i vissa fall inte citerad i sin helhet utan mer beskriven. Det är viktigt att alltid kontrollera att du hänvisar till gällande lagstiftning eftersom lagar kontinuerligt ändras.

Lagstiftning/författning Kapitel Paragraf (§) Innehåll/beskrivning

Miljöbalk (1998:808)

Miljöbalk 2-5 Alla som bedriver en verksamhet eller vidtar en åtgärd ska skaffa sig den kunskap som behövs, vidta de åtgärder som behövs för att förebygga, hindra eller motverka skada eller olägenhet för människors hälsa eller miljön. De ska även hushålla med råvaror och energi och undvika kemikalier som kan befaras medföra risker för människors hälsa eller miljön.

Miljöbalk 9 3 Med olägenhet för människors hälsa avses störning som enligt medicinsk eller hygienisk bedömning kan påverka hälsan menligt och som inte är ringa eller helt tillfällig.

Miljöbalk 9 9 Bostäder och lokaler för allmänna ändamål skall brukas på ett sådant sätt att olägenheter för människors hälsa inte uppkommer och hållas fria från ohyra och andra skadedjur.

Aktuell lagstiftning finner du exempelvis här:

• https://www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/ hämtad 2019-10-17

44

Miljöbalk 9 11 Regeringen får föreskriva att vissa djur inte utan särskilt tillstånd av kommunen får hållas inom områden med detaljplan eller områdesbestämmelser, om sådana föreskrifter behövs för att hindra att olägenheter för människors hälsa uppstår. Regeringen får överlåta åt kommunen att meddela sådana föreskrifter.

Miljöbalk 26 9 En tillsynsmyndighet får i det enskilda fallet besluta om de förelägganden och förbud som behövs för att denna balk samt föreskrifter, domar och andra beslut som har meddelats med stöd av balken ska följas.

Mer ingripande åtgärder än vad som behövs i det enskilda fallet får inte tillgripas.

Miljöbalk 26 9a I fråga om omgivningsbuller vid en bostadsbyggnad får tillsynsmyndigheten inte besluta om förelägganden eller förbud om det i planbeskrivningen till detaljplanen eller i bygglovet enligt plan- och bygglagen (2010:900) har angetts beräknade bullervärden och omgivningsbullret inte överskrider dessa värden.

Trots första stycket får förelägganden eller förbud beslutas om det med hänsyn till de boendes hälsa finns synnerliga skäl för det.

Miljöbalk 26 15 Om en tillsynsmyndighet har meddelat ett föreläggande eller förbud mot någon i egenskap av ägare till en fastighet, tomträttshavare eller ägare till en byggnad, anläggning eller anordning på mark som tillhör någon annan, får tillsynsmyndigheten sända beslutet till inskrivningsmyndigheten för anteckning i fastighetsregistrets inskrivningsdel. Är föreläggandet förenat med löpande vite, skall även detta antecknas. Den som senast sökt lagfart eller inskrivning av

45

förvärv av tomträtt skall, om den sökande inte är föreläggandets eller förbudets adressat, av inskrivningsmyndigheten genast i rekommenderat brev underrättas om anteckningen.

Miljöbalk 26 19 Den som bedriver verksamhet eller vidtar åtgärder som kan befaras medföra olägenheter för människors hälsa eller påverka miljön skall fortlöpande planera och kontrollera verksamheten för att motverka eller förebygga sådana verkningar. Den som bedriver sådan verksamhet eller vidtar sådan åtgärd skall också genom egna undersökningar eller på annat sätt hålla sig underrättad om verksamhetens eller åtgärdens påverkan på miljön. Den som bedriver sådan verksamhet skall lämna förslag till kontrollprogram eller förbättrande åtgärder till tillsynsmyndigheten, om tillsynsmyndigheten begär det. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela närmare föreskrifter om kontrollen.

Miljöbalk 26 21 Tillsynsmyndigheten får förelägga den som bedriver verksamhet eller vidtar en åtgärd som det finns bestämmelser om i denna balk eller i föreskrifter som meddelats med stöd av balken, att till myndigheten lämna de uppgifter och handlingar som behövs för tillsynen. Detsamma gäller också för den som annars är skyldig att avhjälpa olägenheter från sådan verksamhet.

Miljöbalk 26 22 Tillsynsmyndigheten kan ställa krav på undersökningar om det finns anledning att befara olägenhet för människors hälsa.

Miljöbalk 26 26 Ett beslut kan gälla omedelbart även om det överklagas.

Miljöbalk 27 1 Nämnden får ta ut avgift för tillsynen.

46

Miljöbalk 28 1 För att fullgöra sina uppgifter enligt denna balk eller EU-förordningar inom balkens tillämpningsområde har en myndighet och den som på myndighetens uppdrag utför ett arbete rätt att få tillträde till fastigheter, byggnader, andra anläggningar samt transportmedel och att där utföra undersökningar och andra åtgärder.

Förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd (1998:899)

Förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd (1998:899)

21 Tillsynsmyndigheten får förelägga den som bedriver verksamhet eller vidtar en åtgärd som det finns bestämmelser om i denna balk eller i föreskrifter som meddelats med stöd av balken, att till myndigheten lämna de uppgifter och handlingar som behövs för tillsynen. Detsamma gäller också för den som annars är skyldig att avhjälpa olägenheter från sådan verksamhet.

Förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd (1998:899)

22 Den som bedriver en verksamhet eller vidtar en åtgärd som kan befaras medföra olägenheter för människors hälsa eller miljön eller den som annars är skyldig att avhjälpa en olägenhet från sådan verksamhet är skyldig att utföra sådana undersökningar av verksamheten och dess verkningar som behövs för tillsynen. Detsamma gäller den som upplåter en byggnad för bostäder eller för allmänna ändamål, om det finns skäl att anta att byggnadens skick medför olägenheter för människors hälsa. Om det är lämpligare, får tillsynsmyndigheten i stället besluta att en sådan undersökning ska utföras av någon annan och utse någon att göra undersökningen. Om inte annat följer av 22 b § 2, ska den som är skyldig att utföra undersökningen ersätta kostnaderna för en undersökning som någon annan utsetts att göra med det belopp som tillsynsmyndigheten fastställer. Beslut om undersökning får förenas med förbud att överlåta den

47

berörda fastigheten eller annan egendom till dess undersökningen är slutförd. Lag (2010:1542).

Förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd (1998:899)

33 I syfte att hindra uppkomst av olägenhet för människors hälsa skall en bostad särskilt; 1. ge betryggande skydd mot värme, kyla, drag, fukt, buller, radon, luftföroreningar och andra liknande störningar, 2. ha tillfredsställande luftväxling genom anordning för ventilation eller på annat sätt, 3. medge tillräckligt dagsljus, 4. hållas tillfredsställande uppvärmd, 5. ge möjlighet att upprätthålla en god personlig hygien, 6. ha tillgång till vatten i erforderlig mängd och av godtagbar beskaffenhet till dryck, matlagning, personlig hygien och andra hushållsgöromål.

Förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd (1998:899)

34 Utöver vad som anges i 9 kap. 9 § miljöbalken skall byggnader, lokaler för annat än allmänna ändamål och anläggningar hållas fria från ohyra.

Förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd (1998:899)

35 Det skall finnas tillräckligt med toaletter i eller i anslutning till byggnader där människor vistas under en längre tid av dygnet.

Förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd (1998:899)

36 Husdjur och andra djur som hålls i fångenskap skall förvaras och skötas så att olägenheter för människors hälsa inte uppkommer.

Förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd (1998:899)

39 Om det behövs för att hindra att olägenheter för människors hälsa uppkommer, får kommunen föreskriva att 1. nötkreatur, häst, get, får eller svin, 2. pälsdjur eller fjäderfä som inte är sällskapsdjur, eller 3. orm

48

inte får hållas inom område med detaljplan eller områdesbestämmelser utan särskilt tillstånd av den kommunala nämnden. Ett sådant tillstånd får förenas med särskilda villkor.

Förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd (1998:899)

40 Om det behövs för att hindra att olägenheter för människors hälsa uppkommer i en kommun, får kommunen meddela föreskrifter om 1. tomgångskörning med motordrivna fordon, 2. spridande av naturligt gödsel, slam och annan orenlighet inom område med detaljplan eller intill sådant område, 3. inrättande av annat slag av toalett än vattentoalett, 4. hantering av mjölk i utrymme för mjölkprodukter, på vilken livsmedelslagen (2006:804) inte tillämpas, 5. skydd för ytvattentäkter och enskilda grundvattentäkter, 6. tillfälligt förbud mot småskalig eldning med vissa fasta bränslen inom särskilt angivna områden, 7. skötsel och tillsyn av eldningsanordning för vissa fasta bränslen, 8. tillfälligt förbud mot eldning av löv, kvistar och annat trädgårdsavfall inom planlagt område, 9. bränning av halm på åkermark, och 10. luftvärmepumpar. Om det i en kommun förekommer camping i betydande omfattning, får kommunen meddela föreskrifter för eller förbjuda sådan camping inom särskilt utsatta områden om det behövs för att förhindra att olägenheter för människors hälsa uppkommer.

Förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd (1998:899)

45 Kommunen ska utöver vad som framgår av miljötillsynsförordningen (2011:13) ägna särskild uppmärksamhet åt följande byggnader, lokaler och anläggningar: 1. byggnader som innehåller en eller flera bostäder och tillhörande utrymmen, 2. lokaler för undervisning, vård eller annat omhändertagande, 3. samlingslokaler där många människor brukar samlas,

49

4. hotell, pensionat och liknande lokaler där allmänheten yrkesmässigt erbjuds tillfällig bostad, 5. idrottsanläggningar, campinganläggningar, badanläggningar, strandbad och andra liknande anläggningar som är upplåtna för allmänheten eller som annars utnyttjas av många människor, 6. lokaler där allmänheten yrkesmässigt erbjuds hygienisk behandling, och 7. lokaler för förvaring av djur. Förordning (2011:21).

Förvaltningslagen (2017:900)

Förvaltningslagen 5 En myndighet får endast vidta åtgärder som har stöd i rättsordningen. I sin verksamhet ska myndigheten vara saklig och opartisk. Myndigheten får ingripa i ett enskilt intresse endast om åtgärden kan antas leda till det avsedda resultatet. Åtgärden får aldrig vara mer långtgående än vad som behövs och får vidtas endast om det avsedda resultatet står i rimligt förhållande till de olägenheter som kan antas uppstå för den som åtgärden riktas mot.

Förvaltningslagen 6 En myndighet ska se till att kontakterna med enskilda blir smidiga och enkla. Myndigheten ska lämna den enskilde sådan hjälp att han eller hon kan ta till vara sina intressen. Hjälpen ska ges i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Den ska ges utan onödigt dröjsmål.

Förvaltningslagen 9 Ett ärende ska handläggas så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts. Handläggningen ska vara skriftlig. Myndigheten får dock besluta att handläggningen helt eller delvis ska vara muntlig, om det inte är olämpligt.

50

Förvaltningslagen 11 Om en myndighet bedömer att avgörandet i ett ärende som har inletts av en enskild part kommer att bli väsentligt försenat, ska myndigheten underrätta parten om detta. I en sådan underrättelse ska myndigheten redovisa anledningen till förseningen.

Förvaltningslagen 12 Om ett ärende som har inletts av en enskild part inte har avgjorts i första instans senast inom sex månader, får parten skriftligen begära att myndigheten ska avgöra ärendet. Myndigheten ska inom fyra veckor från den dag då en sådan begäran kom in antingen avgöra ärendet eller i ett särskilt beslut avslå begäran. Ett beslut enligt första stycket att avslå en begäran om att ärendet ska avgöras får överklagas till den domstol eller förvaltningsmyndighet som är behörig att pröva ett överklagande av avgörandet i ärendet. Myndighetens prövning enligt första stycket får begäras av parten vid ett tillfälle under ärendets handläggning.

Förvaltningslagen 19 En enskild kan inleda ett ärende hos en myndighet genom en ansökan, anmälan eller annan framställning. Framställningen ska innehålla uppgifter om den enskildes identitet och den information som behövs för att myndigheten ska kunna komma i kontakt med honom eller henne. Det ska framgå av framställningen vad ärendet gäller och vad den enskilde vill att myndigheten ska göra. Det ska också framgå vilka omständigheter som ligger till grund för den enskildes begäran, om det inte är uppenbart obehövligt.

Förvaltningslagen 23 En myndighet ska se till att ett ärende blir utrett i den omfattning som dess beskaffenhet kräver. En enskild part som inleder ett ärende ska medverka genom att så långt som möjligt ge in den utredning som parten vill åberopa till stöd för sin framställning. Om det behövs ska myndigheten genom frågor och påpekanden verka för att parten förtydligar eller kompletterar framställningen.

51

Förvaltningslagen 25 Innan en myndighet fattar ett beslut i ett ärende ska den, om det inte är uppenbart obehövligt, underrätta den som är part om allt material av betydelse för beslutet och ge parten tillfälle att inom en bestämd tid yttra sig över materialet. Myndigheten får dock avstå från sådan kommunikation, om 1. ärendet gäller anställning av någon och det inte är fråga om prövning i högre instans efter överklagande, 2. det kan befaras att det annars skulle bli avsevärt svårare att genomföra beslutet, eller 3. ett väsentligt allmänt eller enskilt intresse kräver att beslutet meddelas omedelbart. Myndigheten bestämmer hur underrättelse ska ske. Underrättelse får ske genom delgivning. Underrättelseskyldigheten gäller med de begränsningar som följer av 10 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

Förvaltningslagen 31 För varje skriftligt beslut ska det finnas en handling som visar 1. dagen för beslutet, 2. vad beslutet innehåller, 3. vem eller vilka som har fattat beslutet, 4. vem eller vilka som har varit föredragande, och 5. vem eller vilka som har medverkat vid den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet.

Lag (1985:206) om viten

Lag (1985:206) om viten 2-4 Viteslagen reglerar viten som får föreläggas av myndigheter. Ett vitesföreläggande ska vara riktat till en eller flera namngivna fysiska eller juridiska personer (adressater). Om föreläggandet innebär en skyldighet för adressaten att vidta en viss åtgärd, ska det av föreläggandet framgå vid vilken tidpunkt åtgärden ska vidtas. Vite får

52

inte föreläggas om adressaten kan antas sakna faktisk eller rättslig möjlighet att följa föreläggandet. Om det är lämpligt med hänsyn till omständigheterna, får vite föreläggas som löpande vite. Vitet bestäms då till ett visst belopp för varje tidsperiod av viss längd under vilken föreläggandet inte har följts eller, om föreläggandet avser en återkommande förpliktelse, för varje gång adressaten underlåter att göra detta.

Lag (1985:206) om viten 3 När vite föreläggs, skall det fastställas till ett belopp som med hänsyn till vad som är känt om adressatens ekonomiska förhållanden och till omständigheterna i övrigt kan antas förmå honom att följa det föreläggande som är förenat med vitet. Vitet skall fastställas till ett bestämt belopp, om annat inte följer av 4 §. Om vite föreläggs flera personer gemensamt, skall ett särskilt belopp fastställas för var och en av dem.

Delgivningslag (2010:1932)

Delgivningslag (2010:1932) 1-4 Denna lag gäller när delgivning ska ske i mål eller ärende hos domstol eller annan myndighet eller när delgivning i annat fall ska ske enligt lag eller annan författning. Delgivning innebär att en handling skickas eller lämnas till den eller de personer som har behörighet att ta emot delgivning (delgivningsmottagare). Delgivningssätt ska väljas med utgångspunkt från att det ska vara ändamålsenligt med hänsyn till handlingens innehåll och omfattning och medföra så lite kostnader och besvär som möjligt.

53

Dataskyddsförordningen – GDPR

Dataskyddsförordningen - GDPR

I dataskyddsförordningen finns ett antal grundläggande principer. Principerna innebär bland annat att den som är personuppgiftsansvarig:

• måste ha stöd i dataskyddsförordningen för att få behandla personuppgifter

• bara får samla in personuppgifter för specifika, särskilt angivna och berättigade ändamål

• inte ska behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålen

• ska se till att personuppgifterna är riktiga • ska radera personuppgifterna när de inte längre behövs • ska skydda personuppgifterna, till exempel så att inte obehöriga

får tillgång till dem och så att de inte förloras eller förstörs • ska kunna visa att och hur man lever upp till

dataskyddsförordningen.

Folkhälsomyndighetens allmänna råd

Folkhälsomyndighetens allmänna råd (FoHMFS 2014:14) om fukt och mikroorganismer.

Vägledning vid bedömning av om fukt och mikroorganismer kan utgöra olägenhet för människors hälsa.

Folkhälsomyndighetens allmänna råd (FoHMFS 2014:18) om ventilation

Vägledning om ventilation, tar bland annat upp vilka riktvärden för luftomsättning som finns och vad som bör undersökas vid bristfällig ventilation.

54

Folkhälsomyndighetens allmänna råd (FoHMFS 2014:17) om temperatur inomhus.

Beskriver de riktlinjer och riktvärden som ska gälla för det termiska klimatet inomhus.

Folkhälsomyndighetens allmänna råd (FoHMFS 2014:16) om radon inomhus

Anger det riktvärde för radon i inomhusluft som gäller för befintlig bebyggelse, bostäder och allmänna lokaler som skolor och förskolor.