sedert 1982
Farm Management AfricaInkomste Module Studie Gids
Kwaliteit Sagteware – Uitstekende Diens
tel: (021) 874-1047 faks: (021) 874-1341 e-pos:
[email protected] web: www.donkerhoekdata.co.za
Farm Management Africa (FMA) Studie gids
Saamgestel deur Donkerhoek Data© 2008 Donkerhoek Data
Wie is Donkerhoek Data?
Donkerhoek Data is in 1982 deur die destydse boer op Donkerhoek,
Robert Koch, begin. Hy het gespesialiseerde landbou sagteware
ontwikkel en aan die boerderybedryf bekendgestel.
Hierdie innovasie het saam met die tyd gegroei om ons ’n ervare
en industrie erkende diensverskaffer met meer as 1000 kliënte te
maak. Donkerhoek Data ontwikkel dus sagteware maar lewer ook
omvattende hardeware dienste.
Die Farm Management Africa Gebruikershandleiding
Raadpleeg gerus ons omvattende handleiding om meer van Farm
Management Africa se program funksies te wete te kom.
Hierdie simbool dui aan watter gedeelte in die handleiding die
betrokke onderwerp dek. Op daterings is op ons webtuiste
beskikbaar.
Ander Donkerhoek Data Produkte
Costing Module – Uitgawes per aktiwiteit per blok – Koppel aan
Payroll Africa.
Income Module – Spesifieke inkomste per blok kan ge-allokeer
word.
Payroll Africa – Payroll (Salarisse en Lone) vir plase, kelders
en besighede. Addisionele hardeware vir tyd en teenwoordigheid en
stukwerk is ook beskikbaar.
Indeks
1. Inleiding na Farm Management Africa
2. Hoof Module Opstelling
3.Inleiding na die Inkomste Module
4.Opstelling
4.1.Produsent
4.2.Areas
4.3.Kostes
4.4.Koste Entiteite
4.5.Grootte
4.6.Geldeenhede
4.7.Depot
4.8.Pallet Tipes
4.9.Palette Ontvang
4.10.Gradering
4.11.Verlore Eenhede
4.12.Verpakkings Materiaal
4.13.Hawes
4.14.Metings Eenhede
4.15.Algemeen
5.Inkomste
5.1.Produksie
5.2.Aflewering
5.3.Allokasie Dokumente
5.4.Laai Dokumente
5.5.Faktuur Dokumente
5.6.Betalings Dokumente
6.Verslae
6.1.Gevorderde Verslae
6.2.Dokumente Verslae
6.3.Opstelling Verslae
1. Inleiding na Farm Management Africa
Hierdie program begin met die Hoof Module en word opgevolg met
addisionele modules bv. Spuit, Koste Allokasie, etc. Die modules
kan geopen word deur op die ikone te kliek of om die opsies aan die
bokant van die skerm te gebruik.
Die volgende punte is dieselfde deur die hele Farm Management
Africa en sal u help om u vertroud te maak met die program.
Tool tip teks – ‘n Kort beskrywing sal opkom as die merker
(cursor) op die ikoon gehou word.
Gebruik die ikoon om ‘n nuwe rekord by te voeg.
Gebruik die ikoon om ‘n rekord te verwyder.
Gebruik die ikoon om ‘n rekord/ data te stoor.
Gebruik die ikoon om die skerm toe te maak.
Gebruik die ikoon om ‘n rekord te verander.
Gebruik die ikoon om te druk.
U kan by verslae in gaan deur op die ikoon te kliek. Hou die
merker (cursor) op die ikoon om die naam van die verslag te sien.
Die meeste verslae gee ‘n lys van al die informasie onder die
kategorie. Die ander verslae word aan die einde van die handleiding
verduidelik.
Die ikoon sal die pad wat geneem is om by die onderwerp uit te
kom verduidelik. Die ikoon word sleg in die handleiding
gebruik.
Wenk: ‘n Punt (.) moet altyd gebruik word wanneer desimale
getalle ingevoer word en NIE ‘n komma nie(,). Bv. ‘1.5’ – NIE
‘1,5’.
2. Hoof Module opstelling
Die Hoof Module word gebruik om die aanvangs informasie in te
voer wat deur al die ander modules gebruik word.
Hoof module skerm
Die informasie vir die Hoof / Sproei blokke, strooiers en store
moet in hierdie afdeling ingevoer word. Verwys asb na die Hoof
module vir verdere informasie.
3. Inleiding na die Inkomste Module
Hoof Module > Inkomste Module
Inkomste Module Skerm
Farm Selekteer die korrekte plaas vanaf die lys.
Season Selekteer die korrekte seisoen vanaf die lysie (Drop Down
List)
Gebruik die ikoon om menu’s te open en te sluit.
4. Setup
Hoof Module > Inkomste Module > Opstelling
Hierdie afdeling van die Inkomste Module word gebruik vir die
aanvangs opstelling. Dit is belangrik dat hierdie opstelling korrek
is voordat u met enige ander invoere begin.
Wenk: Die Produsent moet eerste opgestel word voordat enige
ander opstelling gedoen kan word.
Opstelling Menu Skerm
4.1 Produsent
Hoof Module > Inkomste Module > Opstelling >
Produsent
Die Produsent moet eerste opgestel word. Sonder Produsente kan
die opstelling nie voltooi word nie.
Opstelling van Produsent Skerm
Code Voer ‘n kode vir die Produsent in. Die maksimum lengte is 3
alfa numeriese karakters.
Description Voer ‘n naam vir die Produsents in. Bv. Die naam van
die plaas.
Email Voer die Produsents se e-pos adres in. Hierdie veld is
opsioneel.
Farm Selekteer die korrekte plaas vanaf die lys. Dit is die
informasie soos opgestel onder Hoof Module > Plaas
Opstelling.
4.2 Areas
Hoof Module > Inkomste Module > Opstelling > Areas
Gebruik hierdie afdeling om die verskillende areas waaraan u
lewer op te stel. Die informasie sal gebruik word wanneer markte
opgestel word.
Die verskillende areas waarheen uitgevoer word, word hier
opgestel bv. Europe, Wes-Kaap, Amerika.
Code Voer ‘n kode vir die area in. Die maksimum lengte is 15
alfa numeriese karakters.
Description Voer ‘n beskrywing vir die area in.
4.3 Kostes
Hoof Module > Inkomste Module > Opstelling > Kostes
Gebruik hierdie afdeling om kategorieë vir die uitgawes op te
stel.
Byvoorbeeld: Vervoer, Kommissie, Verpakking, bankfooie,
verkoelingskoste.
Opstelling van kostes Skerm
Code Voer ‘n kode vir die koste in. Die maksimum lengte is 15
alfa numeriese karakters.
Description Voer ‘n beskrywing vir die koste in.
4.4 Koste Entiteite
Hierdie is die markte, agente, uitvoerders ens. aan wie u die
vrugte gaan lewer.
Hoof Module > Inkomste Module > Opstelling > Koste
Entiteite
U sal fakture en kostes na die onderskeie Koste Entiteite
allokeer.
Byvoorbeeld: Pakhuise, Agente,Eksport, Direkte Verkope.
Opstelling van Koste Entiteite Skerm
Code Voer ‘n kode vir die Koste Entiteit in. Die maksimum lengte
is 15 alfa numeriese karakters.
Description Voer ‘n beskrywing vir die Koste Entiteit in.
Type Selekteer die korrekte tipe vanaf die lys. As u ‘Market’
selekteer, sal die volgende skerm verskyn.
Opstelling van Koste Eenhede wanneer die ‘Market’ opsie gekies
word.
Area Selekteer die korrekte area vanaf die lys. Hierdie is die
areas soos opgestel onder Hoof Module > Inkomste Module >
Opstelling > Areas. Kliek op die ikoon om meer areas by te
voeg.
Link to Agents Selekteer enige agente wat gekoppel is aan die
koste entiteit.
Currency Selekteer die korrekte geldeenheid vanaf die lys.
Hierdie is die geldeenhede soos opgestel onder Hoof Module >
Inkomste Module > Opstelling > Geldeenhede. Kliek op die
ikoon om meer geldeenhede by te voeg.
Cost Category Setup Gebruik hierdie afdeling om die kostes en
die koste eenhede met mekaar te koppel. Meer as een koste kan geheg
word en subkategorieë kan geskep word.
Maatskappy inligting: Die adres, VAT no, ens wat u hier invoer
sal op die faktuur van die entiteit druk.
4.5 Grootte
Hoof Module > Inkomste Module > Opstelling >
Grootte
Gebruik hierdie afdeling of die verskillende vrug groottes by op
te stel. Die groottes sal gebruik word wanneer die vrugte verpak
word onder Hoof Module > Inkomste Module > Inkomste >
Aflewering.
Opstelling van groottes Skerm
By perskes gaan die verskillende tellings hier ingevoer word bv.
Telling 18 ,20, 24
Code: Voer ‘n kode vir die grootte in. Die maksimum lengte is 11
alfa numeriese karakters.
Description: Voer ‘n beskrywing vir die vrug grootte in.
Size: Voer die vrug se grootte in.
Quantity: Voer die aantal vrugte in die grootte eenheid in.
Hierdie opsie word gebruik wanneer die groottes vir perskes en
pruime opgestel word.
Net Weight: Voer die netto gewig in gram in van die vrugte.
4.6. Geldeenhede
Hoof Module > Inkomste Module > Opstelling >
Geldeenhede
Gebruik hierdie opsie om geldeenhede by op te stel. Slegs een
geldeenheid mag opgestel word as die plaaslike eenheid. Die
wisselkoers van die plaaslike eenheid moet altyd 1 wees.
Opstelling van geldeenhede Skerm
Code Voer ‘n kode vir die geldeenheid in. Die maksimum lengte is
11 alfa numeriese karakters.
Description Voer ‘n beskrywing vir die geldeenheid in.
Exchange Rate Voer die wisselkoers van die geldeenheid in. Die
wisselkoers sal saam met die plaaslike geldeenheid werk.
4.7. Depot
Hoof Module > Inkomste Module > Opstelling > Depot
Gebruik die opstelling om die verskillende depots by op te stel.
Die opgestelde depots sal gebruik word om die palette/kratte in te
stoor. U sal in staat wees om voorraad te hou van die hoeveelheid
palette/ kratte wat in elke depot moet wees.
Opstelling van Depot Skerm
Code Voer ‘n kode vir die depot in Die maksimum lengte is 15
alfa numeriese karakters.
Description Voer ‘n beskrywing vir die depot in.
4.8. Pallet Tipes
Hoof Module > Inkomste Module > Opstelling > Pallet
Tipes
Gebruik hierdie afdeling om die verskillende palette op te stel
wat u gebruik.
Voorbeeld : Stellenpak, Chep of die plaas se eie palette.
Opstelling van Pallet Tipes Skerm
Code Voer ‘n kode vir die pallet tipe in. Die maksimum lengte is
15 alfa numeriese karakters.
Description Voer ‘n beskrywing vir die pallet tipe in.
Length (cm) Voer die lengte van die pallet in sentimeters
in.
Width (cm) Voer die wydte van die pallet in sentimeters in.
Opening Balance Voer die aantal palette wat u tans in die stoor
het in. Hierdie getal sal gebruik word wanneer daar voorraad gehou
word van die palette.
4.9. Palette ontvang
Hoof Module > Inkomste Module > Opstelling > Palette
Ontvang
Elke keer wanneer u palette ontvang by ‘n depot, moet die aantal
palette hier ingevoer word. Dit sal u help om voorraad te hou van
die aantal palette beskikbaar.
Opstelling van Palette Ontvang
Depot selekteer die depot waar die palette ontvang word vanaf
die lys. Hierdie is die depots soos opgestel onder Hoof Module >
Inkomste Module > Opstelling >
Depots. Kliek op die ikoon om meer depots by te voeg.
Pallet Type Selekteer die tipe palette wat ontvang is vanaf die
lys. Hierdie is die palette soos opgestel onder Hoof Module >
Inkomste Module > Opstelling > Palette. Kliek op die ikoon om
meer pallet tipes op te stel.
Quantity Received Voer die aantal palette ontvang in.
Reference No Voer ‘n verwysings nommer vir die transaksie in.
Ons beveel aan dat u die faktuur nommer vir die veld gebruik.
4.10. Gradering
Hoof Module > Inkomste Module > Opstelling >
Gradering
Gebruik hierdie afdeling om die verskillende graderings van die
vrugte by op te stel.
Opstelling van Grade Skerm
Code: Voer ‘n kode vir die graad tipe in. Die maksimum lengte is
15 alfa numeriese karakters.
Description: Voer ‘n beskrywing vir die graad in.
4.11 Verlore Eenhede
Hoof Module > Inkomste Module > Opstelling > Verlore
Eenhede
Produkte wat verlore gaan moet iewers aangedui word. U kan
verlore vrugte aan ‘n Eenheid koppel. Dit stel u in staat om
telling te hou van die hoeveelheid verlore vrugte en die rede vir
die verlies.
Opstelling van Verlore eenhede Skerm
Code Voer ‘n kode vir die Eenheid in. Die maksimum lengte kan 15
alfa numeriese karakters bevat.
Description Voer ‘n beskrywing vir die eenheid in.
4.12 Verpakkings materiaal
Hoof Module > Inkomste Module > Opstelling >
Verpakkings Materiaal
Gebruik hierdie afdeling om die verskillende verpakkings tipes
op te stel. U kan een opstel vir elke vrug grootte en tipe.
Opstelling van verpakkings materiaal Skerm
Code Voer ‘n kode vir die verpakkings materiaal in. Die maksimum
lengte is 15 alfa numeriese karakters.
Description Voer ‘n beskrywing vir die verpakkings materiaal in.
Ons beveel aan dat u een van die onderstaande as ‘n beskrywing
gebruik:
· Vrugte
· Verpakkings tipe
· Grootte/Graad
· Plaaslik of uitvoer.
Byvoorbeeld: Bloubessie Boks 2kg 1ste Klas Plaaslik
Cost per Unit (R) Voer die koste van die verpakkings materiaal
per eenheid in Rand in.
Net Weight (Kg) Voer die gewig van die verpakkings materiaal in
Kilogram in.
Crop Group, Crop Type and Cultivar Gebruik die kolomme of die
filter om te selekteer vir watter gewasse hierdie verpakkings
materiaal gebruik word.
Select/Deselect All Gebruik hierdie ikone om al die opsies in
die ooreenstemmende kolomme te selekteer of te deselekteer.
Previous/Next Gebruik hierdie ikone om te beweeg tussen die
vorige en volgende verpakkings tipe wat opgestel is.
4.13 Hawes
Hoof Module > Inkomste Module > Opstelling > Hawes
Voer al die hawes waarna u vrugte neem en vanaf ontvang in.
Opstelling van Hawes Skerm
Code Voer ‘n kode vir die hawe in. Die maksimum lengte is 15
alfa numeriese karakters.
Local Port. Selekteer of die hawe plaaslik is of nie.
Description Voer ‘n beskrywing vir die hawe in.
4.14 Unit of Measure
Hoof Module > Inkomste Module > Opstelling > Unit of
Measure
Informasie wat hier opgestel word sal gebruik word onder Hoof
Module > Inkomste Module > Inkomste > Produksie. Die
eenhede word gebruik vir die meeting van bins, etc. wat gebruik
word om gewasse te vervoer vanaf die blokke na die store.
Opstelling van Unit of Measure Skerm
Code Voer ‘n kode vir die eenheid in. Die maksimum lengte is 15
alfa numeriese karakters.
Description Voer ‘n beskrywing vir die metings eenheid in.
Indien elke gewas tipe/ kultivar ‘n verskillende gewig het, is dit
belangrik om ‘n metings eenheid vir elke gewas tipe/ kultivar op te
stel.
Empty Weight Voer die leë gewig van die bin/ krat in kilogram
in.
Filled Weight Voer die gewig van die bin/ krat in soos wanneer
dit met die betrokke kultivar/ gewas gevul is. Voer die gevulde
gewig in kilogram in.
Netto Weight Hierdie veld dui slegs die vrugte se gewig aan. Die
veld sal outomaties voltooi word deur die leë gewig van die gevulde
gewig af te trek.
4.15 Algemeen
Hoof Module > Inkomste Module > Opstelling >
Algemeen
Opstelling van Algemene Inligting Skerm
Farm Database Location Kies die plek waar u Farm Databasis
gestoor is deur op die ikoon te kliek.
Company Logo Location Kies die plek waar u Maatskappy Embleem
gestoor is deur om op die ikoon te kliek. Die embleem sal op die
fakture gedruk word. Die embleem sal in die regterkantste onderste
hoek vertoon.
Program License Type Indien meer as een plaas die inkomste
module gebruik en al die lêers moet gekonsolideer word na die hoof
kantoor toe. Merk die plaas as: “Producer License Type” en die
Hoofkantoor of Hoof Plaas as “Head Office License Type”.
Pack house Location Kies die pakhuis lokasie.
Invoice No. Generation Selekteer “Auto Generate Document No.”
Indien u wil hê dat die faktuur nommer self moet genereer. Indien
die veld skoon gelos word, sal u self die faktuur nommer moet
invoer.
Invoice Printing Indien Vooraf gedrukte fakture gebruik word,
selekteer hierdie opsie.
Invoice Detail Voltooi die maatskappy besonderhede. Die
informasie sal op al die fakture druk.
5. Inkomste
Hoof Module > Inkomste Module > Inkomste
Al die transaksies wat u sal invoer, vind in die afdeling van
die module plaas.
Inkomste Menu Skerm
5.1 Produksie
Hoof Module > Inkomste Module > Inkomste > Produksie
> Begroting/Werklik
Gebruik hierdie opsie om die gewasse wat vanaf die blokke by die
store arriveer te kontroleer. Daar is twee opsies:
Begroting: Die aantal gewasse wat u begroot om te ontvang. (Die
opsie hoef nie gebruik te word nie)
Werklik: Die aantal gewasse wat u werklik ontvang het.
Die skerms vir beide van die opsies lyk dieselfde:
Produksie Begroting/ Werklik
Date Kies die datum vanaf die kalender.
Production Record Elke produksie nommer moet uniek wees. Hierdie
nommer sal gebruik word onder Hoof Module > Inkomste Module >
Inkomste > Lewering. U kan die eerste nommer invoer van waar die
opvolgende outomaties sal genereer.
Production Split U kan kies om die produksie outomaties te
versprei tussen die geselekteerde blokke. Indien u die opsie wil
gebruik, kan u kies of u dit eweredig wil versprei tussen blokke,
hektare of plante. Die informasie sal verkry word vanaf die Hoof
Module > Opstelling van Spuit Blokke. Indien u nie hierdie opsie
gebruik nie, kan u die hoeveelhede self invoer.
Add to Amount Indien u ‘n produksie rekord moet verander, kan u
die hoeveelheid gaan verander of by die oorspronklike getal byvoeg.
Bv. Indien die oorspronklike hoeveelheid 400 was en u ontvang nog
300, kan u op die blok kliek, die 300 invoer en die Enter sleutel
druk. Die totaal sal na 700 verander. Dit beteken dat u slegs een
produksie rekord per kultivar of blok hoef te skep en elke keer net
by die getal kan byvoeg wanneer u nuwe aflewerings by die stoor
het.
Edit Amounts: Die opsie laat u toe om vorige syfers te verander.
Dit beteken dat syfers wat voorheen ingevoer was, oorskryf sal
word.
Crop Group, Crop Type, Crop Cultivar Gebruik hierdie filters on
die korrekte blokke in die tabel te vertoon.
Crop Unit of Measurement Die afmeting van elke eenheid (bin/
krat) soos gelewer aan die stoor. Die informasie is opgestel onder
Hoof Module > Inkomste Module > Opstelling> Metings
Eenheid. Kliek op die ikoon om nuwe metings eenhede by te voeg.
gebruik die ikoon om die filters te verwyder.
Production Unit of Measure Quantities Voer die hoeveelheid in
soos per eenheid van meting. Bv. Die aantal bins/ Kratte wat u
ontvang het. Voer die aantal vanaf die blok ge-oes en die aantal
gelewer in. Die verlore eenhede sal outomaties bereken.
Gebruik die ikoon om die aantal gelewer te versprei tussen die
verskillende blokke in die tabel volgens die metode wat geselekteer
was by die Produksie Verdeling.
Block, Area & No. Of Plants Die informasie sal outomaties in
die kolomme voltooi word volgens die filters wat geselekteer is in
die Hoof Module > Opstelling van Besproeiing blokke.
Previous Die hoeveelheid wat voorheen vanaf die blok ontvang
is.
Actual Voer die hoeveelheid in wat vanaf die blokke ge-oes
was.
Deliver Voer die hoeveelheid in wat aan die stoor gelewer
is.
Loss Enige verskille tussen die eenhede wat ge-oes en gelewer
is, sal outomaties bereken word. Indien daar enige verlore eenhede
was, kan u op die * kliek aan die einde van die ry om die eenhede
te allokeer wat verlore is. (sien Hoof Module > Inkomste Module
> Inkomste > Allokasie Dokumente vir meer informasie).
%Deliver en %Loss dui die persentasie van vrugte gelewer en verloor
aan deur om die totale aantal vrugte ge-oes in berekening te
bring.
YTD Die kolom dui die totale aantal eenhede ge-oes vir die jaar
aan.
YTD Deliver Die kolom dui die totale aantal eenhede aan wat al
vir die jaar gelewer is.
Hawkers Kliek op die ikoon. Die volgende skerm sal verskyn:
Smouse Skerm
Hierdie afdeling laat u toe om die verliese direk aan smouse te
verkoop.
Total Qty Sold To Hawkers Die totale aantal eenhede wat tot op
datum aan smouse verkoop is.
Total Qty Available to Hawkers Die aantal onverkoopte verliese
vir hierdie produksie. Dit sal nie moontlik wees om meer as hierdie
aantal te verkoop nie.
Amount Sold Die aantal eenhede wat al voorheen verkoop is.
Qty Sold To Hawkers Voer die aantal eenhede in wat u wil verkoop
aan smouse.
Amount Paid by Hawkers Voer die bedrag in wat die smouse betaal
het in.
Unit of Measure Totals Die afdeling dui die aantal eenhede
ge-oes, gelewer en verloor in die spesifieke eenheid soos aangedui
by die gewas se metings eenheid.
Totals in Tons Die afdeling dui die aantal eenhede ge-oes,
gelewer en verloor in tonne in.
Hierdie is ‘n kortpad na Hoof Module > Inkomste Module >
Inkomste > Aflewering
Gebruik hierdie funksie as ‘n kortpad na Hoof Module >
Inkomste Module > Inkomste > Faktuur Dokumente >
Fakture.
5.2 Aflewerings
Hoof Module > Inkomste Module > Inkomste >
Aflewering
(Werklik)
U sal hierdie afdeling gebruik om die ontvangste en verpakkings
wat by die pakstoor te ontvang, in te voer.
Aflewerings Skerm
Cost Entity Selekteer die korrekte koste entiteit vanaf die lys.
As die koste entiteit wat u benodig nie op die lys is nie, kan ‘n
nuwe entiteit opgestel word onder Hoof Module > Inkomste Module
> Opstelling > Koste Entiteite.
Date Selekteer die korrekte datum van aflewering van die
lys.
Pack house Intake No Voer die pakhuis se inname nommer vir die
aflewering in. Die nommer kan alfanumeries wees. Ons beveel aan dat
die blok of kultivar se naam gebruik word om dit later makliker te
kan uitken.
Internal Delivery No Voer ‘n aflewerings nommer in. Indien u
gekies het dat die nommer self moet genereer onder Hoof Module >
Inkomste Module > Opstelling > Algemeen, sal hierdie veld
outomaties voltooi word.
Add to units delivered As u ‘n aflewerings rekord moet verander,
kan u data by die reeds bestaande eenhede voeg. Bv. Die
oorspronklike getal was 400 en ‘n addisionele 100 word gelewer. U
kan op die blok kliek en die 100 invoer. Die totaal sal verander na
500. Dit beteken dat u een aflewering per kultivar kan skep en elke
keer wanneer daar gelewer word net die aantal byvoeg.
Edit units delivered Die opsie laat u toe om getalle te verander
wat vroeër ingevoer is. Die vorige getalle sou oorskryf.
Crop Group, Crop Type, Crop Cultivar Gebruik die filters om die
korrekte blokke in die tabel te kan besigtig.
Crop Unit of Measurement Die afmeting van elke eenheid
(Bin/Krat) wat by die stoor afgelewer word. Die informasie is
vroeër opgestel onder Hoof Module > Inkomste Module >
Opstelling> Units of Measure. Kliek op om ‘n nuwe eenheid op te
stel.
Gebruik die knoppie om die filters te verwyder.
Allocated quantities Die “Loaded(Exported)” en “Invoiced(Local
Sale)” velde sal outomaties voltooi word volgens die transaksies
wat onder Hoof Module > Inkomste Module > Inkomste >
Laai/Faktuur Dokumente ingevoer was. “Availible” sal die aantal
eenhede van die lewering wat nog beskikbaar is, aandui.
Production Number Die kolom dui die produksie nommer wat vir die
aflewering gebruik is aan.
From Production Die kolom dui die eenhede soos van die produksie
verkry aan.
YTD Delivered Die kolom dui die aantal eenhede aan wat al die
jaar gelewer is.
Units Delivered Voer die aantal eenhede wat by die pakhuis
gelewer is in. Voltooi eers die veld voordat u die eenhede wat
gepak is invoer. (Packout Result)
Units Packed Die kolom dui die aantal eenhede wat reeds verpak
is aan.
KG Packed Die kolom dui die aantal kilogram aan wat reeds gepak
is.
Total Loss Die kolom dui die aantal verlore eenhede aan. Hierdie
sal die verskil wees tussen die aantal gelewer en verpak.
%P Die persentasie gepakte eenhede.
%L Die persentasie verlore eenhede.
Totals Die totale eenhede vir die aflewering.
Gebruik die opsie om die eenhede te verpak. As u op die knoppie
kliek, sal hierdie skerm verskyn:
Verpakkings resultate Skerm
Delivery No., Crop Cultivar en Crop Unit of Measure Die velde
sal outomaties voltooi word volgens die informasie wat ingevoer was
by die aflewering.
Export, Local, (Cash Sales) Gebruik die skerms om die verpakte
eenhede vir elke tipe by in te voer. Die verskillende tipes is
opgestel onder Hoof Module > Inkomste Module > Inkomste >
Gradering.
Date Selekteer die datum waarop die eenhede verpak is.
Size Selekteer die korrekte vrug grootte vanaf die lys. Indien
die grootte wat u benodig nie op die lys is nie, kan u ‘n nuwe een
gaan opstel onder Hoof Module > Inkomste Module >
Inkomste> Grootte. U kan ook op die skerm regs kliek en ‘n nuwe
grootte byvoeg.
Fruit/Unit Die aantal vrugte per eenheid sal outomaties
bereken.
Pack Material Selekteer die korrekte verpakkings materiaal vanaf
die lys. As die verpakkings materiaal wat u benodig nie op die
lysie is nie, kan u ‘n nuwe een opstel onder Hoof Module >
Inkomste Module > Inkomste > Verpakkings Materiaal. U kan ook
op die skerm regs kliek en ‘n nuwe grootte byvoeg.
Cost/Unit Hierdie veld dui die koste van elke verpakkings
eenheid aan en sal outomaties voltooi word. U kan die veld
verander.
Packed Qty Voer die aantal verpakte eenhede in.
Qty Fruit Die veld sal die aantal vrugte in die verpakking
outomaties voltooi.
Net Weight Die veld dui die netto gewig van die verpakking aan
en sal outomaties voltooi.
Total Die veld sal die totaal aandui.
Total Packed Qty, Total Weight en Total Pack Material Cost Die
velde dui die totale aantal aan vir die lewering.
Wanneer die verpakking geskep is, kliek op Save. U sal gevra
word om die verpakkings materiaal kostes te allokeer. Allokeer en
stoor die data. Vir meer informasie rakende allokasies, sien asb.
Hoof Module > Inkomste Module > Inkomste > Allokasie
Dokumente > Allokasie Kostes.
Gebruik die funksie as ‘n kortpad na die Hoof Module >
Inkomste Module > Inkomste > Allokasie Dokumente >
Allokeer Kostes.
Gebruik die funksie as ‘n kortpad na die Hoof Module >
Inkomste Module > Inkomste > Laai Dokumente > Laai.
Gebruik die funksie as ‘n kortpad na die Hoof Module >
Inkomste Module > Inkomste > Faktuur Dokumente >
Fakture.5.3 Allokasie Dokumente
Hoof Module > Inkomste Module > Inkomste > Allokasie
Dokumente > Allokeer Kostes
Gebruik die funksie om kostes te allokeer vir aflewerings,
fakture en betalings.
Allokasie van Kostes Skerm
Transaction type Selekteer die transaksie tipe vanaf die lysie
(drop down list).
Document No Selekteer die dokument nommer vanaf die lysie (drop
down list). Die lys sal al die dokument nommers bevat wat gedoen is
onder die gekose transaksie tipe.
Cost Invoice No Voer ‘n faktuur nommer vir die allokasie in. Die
nommer sal nie outomaties gegenereer word nie en sal elke keer self
ingevoer moet word.
Date Selekteer die datum van die allokasie.
Cost Entity Selekteer die regte koste entiteit vanaf die lys.
Indien die entiteit wat u benodig nie op die lys is nie, kan u ‘n
nuwe een opstel onder Hoof Module > Inkomste Module >
Opstelling > Koste Eenhede.
Use Currency Selekteer of die transaksie gedoen is in ‘n
buitelandse geldeenheid.
Currency Selekteer die geldeenheid vanaf die lysie (drop down
list). Die informasie is opgestel onder Hoof Module > Inkomste
Module > Opstelling > Geld eenhede. Kliek op om ‘n nuwe
eenheid by te voeg.
Last Updated Die veld dui die laaste datum aan waar op u die
wisselkoers op gedateer het. Die veld sal outomaties voltooi
word.
Exchange Voer die wisselkoers in en kliek op om die wisselkoers
vir toekomstige gebruik te stoor. Die wisselkoers moet ingevoer
word volgens u land se uitruil waarde.
Home Currency Die veld dui die plaaslike geldeenheid aan soos
opgestel onder Hoof Module > Inkomste Module > Opstelling
> Geldeenhede.
Cost Categories Selekteer die kategorie aan wie u die kostes wil
toeken. Indien die kategorie wat u wil kies nie op die lys
beskikbaar is nie, kan u ‘n nuwe een opstel deur op te kliek.
Cost Elke kategorie sal sy eie koste veld hê. Voer die totale
bedrag wat u aan elke kategorie wil toeken in.
% Die kolom dui die persentasie wat aan elke kategorie toegeken
is aan.
Cost Die veld dui die totale kostes aan.
5.4 Laai Dokumente
Hoof Module > Inkomste Module > Inkomste > Laai
Dokumente > Laai van eenhede
Laai dokumente word opgestel vir uitvoer verkope.
Laai dokumente Skerm
Loading Type Selekteer die laai tipe vanaf die lysie (drop down
list).
Delivery No Kies watter aflewering u wil gebruik om van te laai.
U kan meer as een aflewering selekteer of slegs ‘n gedeelte.
Exporter/Agent Selekteer die uitvoerder of agent vanaf die lysie
(drop down list). Indien die uitvoerder of agent wat u benodig nie
op die lys is nie, kliek op om ‘n nuwe agent of uitvoerder by te
voeg.
Date Selekteer die datum vanaf die kalender (drop down
calendar).
Loading Doc. No Die nommer sal outomaties genereer.
Consignment No/Vessel and Voyage Voer ‘n besending of skip en
reis nommer in.
Transporter Selekteer ‘n Vervoerder vanaf die lysie (drop down
list), die vervoerkoste sal aan die vervoerder geheg word. Die
informasie is opgestel onder Hoof Module > Inkomste Module >
Opstelling> Vervoerders. Kliek op om ‘n nuwe vervoerder by te
voeg.
Transport Method Selekteer die vervoer metode vanaf die lysie
(drop down list).
Port Of Loading (POL) Selekteer die hawe van waar die vrag
gelaai word vanaf die lysie (drop down list). Die informasie is
opgestel onder Hoof Module > Inkomste Module > Opstelling>
Hawes. Kliek op om ‘n nuwe hawes by te voeg.
Port of Delivery (POD) Selekteer die poort waar die vrag
afgelaai word. Die informasie is opgestel onder Hoof Module >
Inkomste Module > Opstelling> Hawes. Kliek op om ‘n nuwe
hawes by te voeg.
Estimated Loading Date (ELD) Selekteer die verwagte datum waarop
die vrag gelaai sal word in.
Estimated Delivery Date (EDD) Selekteer die verwagte datum
waarop die vrag afgelaai sal word in.
Deliver no, Cultivar, Grade, Size, Pack Material Die kolom dui
die besonderhede vir die geselekteerde aflewering aan.
Qty Loaded Die kolom dui die getal aan wat reeds gelaai is.
Qty Avail Die kolom dui die beskikbare hoeveelheid aan.
Quantity Voer die hoeveelheid in wat by die transaksie getel
moet word.
Container Voer ‘n vrag houer nommer in.
Batch no. Voer ‘n besending nommer in.
Gebruik die funksie as ‘n kortpad na die Hoof Module >
Inkomste Module > Inkomste > Faktuur Dokumente >
Fakture.
5.4.1 Fakture
Hoof Module > Inkomste Module > Inkomste > Faktuur
Dokumente > Fakture
Gebruik die afdeling om fakture uit te reik. Drie tipes fakture
kan uitgereik word:
Direct Sale Gebruik die opsie vir produkte wat u wil verkoop wat
nog nie verpak is nie vanaf die Hoof Module > Inkomste Module
> Inkomste > Produksies opsie.
Export Gebruik die opsie vir uitvoer verkope vanaf die Hoof
Module > Inkomste Module > Inkomste > Laai Dokumente.
Local Sale Gebruik die opsie vir plaaslike verkope vanaf die
Hoof Module > Inkomste Module > Inkomste >
Aflewerings.
Genereer Faktuur Skerm
Marketing Name Kies die korrekte Mark naam vanaf die ly. As die
naam wat u benodig nie op die lys verskyn nie, kan u ‘n nuwe een
intik wat die program dan sal onthou vir opvolg gebruik.
Invoice Type Selekteer die faktuur tipe vanaf die lys.
Invoice No. Voer ‘n faktuur nommer in. Indien u onder Hoof
Module > Inkomste Module > Opstelling > Algemeen gekies
het dat die nommer outomaties voltooi, sal hierdie veld outomaties
voltooi word.
Invoice Date Selekteer die datum van die faktuur.
Market Ref No. Voer die verwysings nommer soos deur die mark
gebruik word in.
Production No., Loading Documents or Delivery Documents Die
opskrif sal verander volgens die faktuur tipe wat gekies is.
Selekteer watter produksie/laai/aflewering u wil gebruik vir die
transaksie. Meer as een kan geselekteer word.
Cost Entity Selekteer die korrekte koste entiteit vanaf die lys.
Hierdie is die Koste Entiteite soos opgestel onder Hoof Module >
Inkomste Module > Opstelling > Koste Entiteite. Kliek op om
meer koste entiteite by te voeg.
Pallets used Indien pallette gebruik was by die verkope, kan die
afdeling voltooi word om u te help om voorraad te hou van die
pallette.
Depot Selekteer die korrekte Depot vanaf die lys. Hierdie is die
depot soos opgestel onder Hoof Module > Inkomste Module >
Opstelling > Depot. Kliek op om meer depots by te voeg.
Pallet Type Selekteer die korrekte pallet tipe vanaf die lys.
Hierdie is die palette soos opgestel onder Hoof Module >
Inkomste Module > Opstelling > Palette. Kliek op om meer
palet tipes by te voeg. ‘n Maksimum van drie palet tipes kan gekies
word vir een faktuur.
Qty Voer die aantal palette wat gebruik is in.
Production Die kolom dui die produksie aan wat u besig is om mee
te werk.
Cultivar Die kolom dui die kultivar aan wat u besig is om mee te
werk.
Grade Druk CTRL en F2 op u sleutelbord om die graad van die
produksie te verander. Selekteer die korrekte opsie vanaf die lys.
Indien die graad wat u benodig nie op die lysie is nie, kan u ‘n
nuwe een gaan opstel onder Hoof Module > Inkomste Module >
Opstelling > Grade.
UOM Die kolom dui die Unit of Measurement wat gebruik is
aan.
Qty Paid Die kolom dui die totale aantal eenhede waar voor
betaal is aan.
Qty Available Die kolom dui die aantal eenhede wat beskikbaar is
om te verkoop aan.
Qty Voer die aantal eenhede wat u by die faktuur wil byvoeg
in.
Weight Die veld sal outomaties voltooi volgens die UOM en Qty
wat ingevoer is.
Price/Unit Voer die prys per eenheid in. Indien die prys nog nie
gefinaliseer is nie, kan die veld oop gelos word. Die bedrag kan
ingevoer word wanneer die betaling gefinaliseer word.
Net Price Die veld sal outomaties voltooi volgens die
prys/eenheid en aantal wat ingevoer is.
VAT % Voer die persentasie VAT in wat u wil in berekening wil
bring.
Total Die kolom dui die totale bedrag aan.
Totals Qty Die veld dui die totale aantal eenhede aan vir die
faktuur.
Netto Price Die veld dui die totale Netto bedrag aan vir die
faktuur.
Grand Total Die veld dui die totale bedrag wat betaalbaar is vir
die totale faktuur aan.
Gebruik die funksie as ‘n kortpad na die Hoof Module >
Inkomste Module > Inkomste > Allokasie Dokumente Documents
> Allokeer Kostes.
Gebruik die opsie om fakture te druk.
Indien u onseker is oor die bedrag wat u sal ontvang vir die
produksie, kan u die finale bedrag ingevoer word wanneer die
betaling gemaak word onder Hoof Module > Inkomste Module >
Inkomste > Betalings Dokumente > Betalings. Kies eerstens “
Part Invoice” en voer die prys in (sien 5.5 van die handleiding vir
meer informasie). Die prys op die faktuur sal outomaties op dateer.
Die selfde geld vir die QTY(quantity)
Voorbeeld van ‘n gedrukte Faktuur Skerm
5.4.2 Gekanselleerde Fakture
Hoof Module > Inkomste Module > Inkomste > Faktuur
Dokumente > Gekanselleerde Fakture
Gebruik die afdeling om gekanselleerde fakture te besigtig of te
druk vanaf die Hoof Module > Inkomste Module > Inkomste >
Faktuur Dokumente > Fakture
5.5. Betalings Dokumente
5.5.1 Betalings
Hoof Module > Inkomste Module > Inkomste > Betalings
Dokumente > Betalings
Gebruik die afdeling om alle betalings wat u ontvang in te
voer.
Betalings Skerm
Doc. Type Selekteer die tipe faktuur wat u wil skep vir die
betaling.
Payment Type Gewoonlik betaal die debiteure nie die volle bedrag
van die faktuur by die eerste betaling nie. Daar is twee tipes
betalings opsies:
· Part Invoice Gebruik die opsie indien u die faktuur se
betaling wil verdeel. Bv. Die debiteur wil R5 betaal as ‘n
voorskot. U kan R5 by die Adv/Carton kolom invoer.
· Part Quantity Gebruik die opsie indien u die betaling wil
verdeel volgens die aantal eenhede. Bv. Die debiteur wil 6 van die
20 eenhede betaal. U kan 6 onder die Qty kolom invoer.
· Cost Entity Selekteer die regte koste entiteit vanaf die lysie
(drop down list). Die koste entiteit is opgestel onder Hoof Module
> Inkomste Module > Opstelling > Koste Entiteite. Kliek op
om ‘n nuwe koste entiteit by te voeg.
Invoice No Kies die korrekte faktuur vanaf die lysie (drop down
list). Slegs fakture wat vir die spesifieke dokument tipe
geselekteer is, sal beskikbaar wees.
Date Selekteer die datum van die betaling.
Week Die veld dui die week nommer aan soos vanaf die kalender
gekies.
Payment Method Selekteer die korrekte betalings metode vanaf die
lys.
Payment no Voer ‘n betalings nommer in. Indien u gekies het dat
die nommers outomaties genereer onder die Hoof module > Inkomste
Module > Opstelling > Algemeen sal hierdie veld outomaties
voltooi word.
Internal Payment no Die veld laat u toe om addisionele
verwysings nommer vir die betaling by in te voer bv. ‘n tjek of
kontant ontvangste nommer.
Selekteer die geldeenheid vanaf die lysie (drop down list). Die
informasie is opgestel onder Hoof Module > Inkomste Module >
Opstelling > Geldeenheid. Kliek op om nuwe eenhede by te
voeg.
Exchange Voer die wisselkoers van die eenheid in. Die eenheid
moet ooreen stem met die wisselkoers van u tuisland.
Advance Selekteer die opsie indien die betaling gedeeltelik
is.
Final Selekteer die opsie indien die betaling die finale
betaling op die faktuur is.
Delivery no., Cultivar, Grade, Size Die informasie sal
outomaties voltooi word volgens die faktuur wat geselekteer is.
Qty Avail. Die veld dui die aantal eenhede aan wat nog nie voor
betaal is nie. Qty Paid Die veld dui die aantal eenhede aan wat
reeds voor betaal is.
Qty Voer die aantal eenhede in wat vir die betaling geld. Die
veld kan slegs verander word indien u “Part Quantity” geselekteer
het by die betalings metode.
Adv. /Carton Voer die prys per eenheid in.
Total Die velde dui die totale uitstaande bedrag aan.
Invoice Total Die veld dui die totaal aan wat op die faktuur
gespesifiseer is.
Amount(on grid) Die veld dui die totale bedrag aan vir die
betaling. Die mark pryse wissel gereeld, dus kan die faktuur bedrag
van die betaalde bedrag verskil. Vir hierdie rede hoef die bedrae
dus nie ooreen te stem nie.
Gebruik die knoppie as ‘n kortpad na Hoof Module > Inkomste
Module > Inkomste > Allokasie Dokumente > Allokeer
Kostes.
5.5.2 Gekanselleerde Betalings
Hoof Module > Inkomste Module > Inkomste > Faktuur
Dokumente > Gekanselleerde Betalings
Gebruik hierdie afdeling om gekanselleerde betalings te druk of
te besigtig vanaf die Hoof Module > Inkomste Module >
Inkomste > Betalings Dokumente > Betalings
6. Verslae
6.1 Gevorderde Verslae
Hoof Module > Inkomste Module > Verslae > Gevorderde
Verslae
Hierdie afdeling bevat meer gedetailleerde verslae. Informasie
van die hele Inkomste Module sal gebruik word om die verslae te
genereer. Hierdie afdeling word gewoonlik gebruik om te help in die
maak van besigheid besluite.
Gevorderde Verslae Menu Skerm
Wanneer u ‘n verslag kies, sal ‘n skerm, soortgelyk aan die een
hier onder, verskyn. Kies die regte datums vir die verslag en
selekteer wat u in die verslag wil vertoon. Daar is ook “
Select/Deselect” ikone wat gebruik kan word in die seleksie proses.
Wanneer die kriteria klaar geselekteer is, kliek op druk vanwaar
die verslag na die skerm toe sal druk.
Selekteer die kriteria vir die verslag
6.2 Dokumentasie Verslae
Hoof Module > Inkomste Module > Verslae > Dokumentasie
Verslae
Gebruik die afdeling om informasie te besigtig vir transaksies
wat ingevoer was onder Hoof Module > Inkomste Module >
Inkomste.
Dokumentasie Verslae Menu
Wanneer u ‘n verslag kies, sal ‘n skerm, soortgelyk aan die een
hier onder, verskyn. Kies die regte datums vir die verslag en
selekteer die seksies wat u in die verslag wil vertoon. . Daar is
ook “ Select/Deselect” ikone wat gebruik kan word in die seleksie
proses. Wanneer die kriteria klaar geselekteer is, kliek op druk
vanwaar die verslag na die skerm toe sal druk.
Selekteer die kriteria vir die verslae
6.3 Opstelling Verslae
Hoof Module > Inkomste Module > Verslae > Opstelling
Verslae
Gebruik die verslae om die informasie te besigtig vanaf die Hoof
module > Inkomste Module > Opstelling
Opstelling verslae menu
Die verslae sal almal direk na die skerm toe druk.
25
